Il template dei dati per la gestione del credito e il recupero crediti

Questo attributo descrive un singolo passaggio del ciclo di vita della fattura, come «Fattura generata», «Procedura di sollecito avviata» o «Pagamento ricevuto». Ogni attività rappresenta un evento distinto che fa avanzare il caso.

Analizzare la sequenza e la frequenza delle attività è il fulcro del Process Mining. Aiuta a ricostruire il flusso effettivo del processo, a individuare i colli di bottiglia in cui i casi si bloccano, a rilevare i cicli di rilavorazione in cui le attività vengono ripetute e a confrontare il processo effettivo con quello progettato o ideale. Il nome dell’attività è fondamentale per creare mappe dei processi e calcolare i tempi di transizione tra i passaggi.

Questo attributo definisce i passaggi nella mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare il ciclo di vita della fattura dall’inizio alla fine.

È un campo concettuale ricavato da diversi eventi aziendali in Oracle Fusion Financials, spesso creato associando gli stati delle transazioni, le date degli eventi o azioni specifiche dei moduli come Receivables (AR) e Advanced Collections.

Il numero fattura è la chiave centrale che collega tutti gli eventi e le attività relativi a un singolo credito, dalla creazione fino al saldo finale o allo stralcio. Consente di visualizzare l’intero ciclo di vita della fattura, dall’inizio alla fine.

Nelle analisi di Process Mining, questo attributo serve a ricostruire il percorso di ogni fattura. Raggruppando tutte le attività correlate sotto un unico numero fattura, gli analisti possono visualizzare i flussi del processo, individuare i percorsi ricorrenti e quelli anomali e misurare i tempi di ciclo dell’intero processo o di fasi specifiche, come la risoluzione delle contestazioni o la registrazione dei pagamenti.

È l’ID del caso essenziale che collega tutti i passaggi correlati del processo e consente di ricostruire e analizzare il percorso di ogni fattura, dall’emissione alla chiusura.

In Oracle Fusion Financials, questo identificativo si trova in genere nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL, nel campo TRX_NUMBER.

L’ora dell’evento, o data e ora, registra il momento esatto in cui si è svolta un’attività. È essenziale per ordinare cronologicamente gli eventi e ricostruire con precisione il flusso del processo. Senza date e orari accurati, non è possibile determinare correttamente la sequenza degli eventi.

Nelle analisi, questo attributo serve a calcolare le durate e i tempi di ciclo tra le attività, fondamentali per misurare le prestazioni. Per esempio, viene utilizzato per calcolare KPI come il tempo di ciclo di risoluzione delle contestazioni o il tempo di ciclo del pagamento della fattura. Consente inoltre di analizzare l’andamento delle prestazioni del processo in periodi diversi.

Questa data e ora sono essenziali per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e le durate e analizzare nel tempo le prestazioni del processo.

Ricavato da diversi campi data delle tabelle Oracle Fusion Financials, come TRX_DATE in RA_CUSTOMER_TRX_ALL per la creazione della fattura o la data di creazione di un’azione di recupero crediti.

Questo attributo identifica l’applicazione di origine in cui sono stati registrati i dati dell’evento. In un’architettura IT complessa, un singolo processo dall’inizio alla fine può coinvolgere più sistemi.

Specificare il sistema di origine è importante per la governance dei dati, la risoluzione dei problemi e la comprensione del contesto dei dati. Se gli eventi di sistemi diversi vengono riuniti in un’unica vista del processo, consente di distinguerli e di mantenere chiara la provenienza dei dati.

Chiarisce la provenienza dei dati, aspetto fondamentale per la convalida e la governance dei dati e per comprendere il contesto tecnologico del processo.

In genere, è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati per identificarne l’origine.

Questo attributo indica la data e l’ora dell’estrazione dei dati più recente. È un campo di metadati che non fa parte del processo aziendale, ma è fondamentale per capire quanto siano aggiornati i dati analizzati.

Gli analisti usano questa data e ora per verificare di lavorare con informazioni aggiornate e per conoscere il limite temporale dei dati disponibili. È essenziale per la governance dei dati e per gestire le aspettative degli utenti sull’aggiornamento dei dati nelle Dashboard e nei report.

Indica quanto sono aggiornati i dati, aiutando analisti e stakeholder a valutarne la tempestività e la pertinenza.

Questo valore viene generato e aggiunto a ogni record durante il processo di estrazione e caricamento dei dati (ETL).

L’addetto al recupero crediti è la persona o il team responsabile della gestione delle attività di recupero relative a una fattura scaduta. L’assegnazione è un passaggio fondamentale del flusso di lavoro di recupero crediti.

Questo attributo è essenziale per gestire le prestazioni e distribuire le risorse all’interno del reparto di recupero crediti. Analizzando i risultati per addetto, i responsabili possono valutarne l’efficacia, individuare le esigenze di formazione e bilanciare i carichi di lavoro. La Dashboard sull’efficacia dell’assegnazione degli addetti al recupero crediti si basa direttamente su questo attributo per confrontare i tassi di successo e i tempi di ciclo dei diversi addetti.

Consente di analizzare le prestazioni dei singoli addetti o dei team, aiutando a ottimizzare l’allocazione delle risorse e a migliorare l’efficienza complessiva del recupero crediti.

Queste informazioni sono in genere memorizzate nel modulo Oracle Advanced Collections, spesso in tabelle come IEX_CASES_ALL_B o in tabelle correlate alle assegnazioni.

La data di scadenza è una data fondamentale, concordata contrattualmente per il pagamento, e costituisce il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti.

Questo attributo è essenziale per individuare le fatture scadute e calcolare da quanti giorni lo sono. È il dato principale per stabilire quando avviare le procedure di sollecito e viene utilizzato nel calcolo di indicatori come i Giorni medi di incasso (DSO). È inoltre indispensabile per creare report sull’anzianità dei crediti insoluti.

Costituisce il riferimento per stabilire se una fattura è scaduta, avviare le attività di recupero crediti e analizzarne l’anzianità.

Disponibile nella tabella AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL come DUE_DATE.

L’importo della fattura rappresenta il valore totale dei beni o dei servizi fatturati al cliente. È un attributo finanziario fondamentale per comprendere l’impatto economico del processo.

Nelle analisi, l’importo della fattura serve a stabilire le priorità delle attività di recupero, concentrandosi sulle fatture scadute di valore elevato. Consente inoltre di analizzare le abitudini di pagamento in base al valore delle transazioni e di calcolare l’impatto finanziario degli stralci. Dashboard come l’analisi del tasso di stralcio delle fatture utilizzano questo valore per valutare l’entità delle perdite finanziarie.

Fornisce il contesto finanziario del processo, consentendo di dare priorità alle fatture di valore elevato e di analizzare l’impatto economico delle inefficienze.

Queste informazioni possono essere ricavate dalla tabella AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, che contiene l’importo dovuto per una fattura.

Il livello di sollecito indica l’intensità del promemoria di pagamento, che in genere aumenta nel tempo. Ad esempio, il livello 1 potrebbe corrispondere a un gentile promemoria via e-mail, mentre il livello 3 potrebbe prevedere una lettera formale o una telefonata.

Analizzare il processo in base al livello di sollecito aiuta a valutare l’efficacia della strategia di recupero crediti. La Dashboard sull’efficacia dei solleciti utilizza questo attributo per visualizzare i tassi di conversione da ciascuna fase di sollecito al pagamento. In questo modo, l’azienda può individuare le azioni più efficaci e perfezionare tempi e contenuti dei promemoria per massimizzare gli incassi.

Tiene traccia della fase di escalation delle attività di recupero crediti, un dato fondamentale per valutare l’efficacia della strategia di sollecito.

Questi dati sono gestiti nel modulo Oracle Advanced Collections e si trovano in tabelle relative allo storico dei solleciti, come IEX_DUNNINGS.

Il numero cliente collega una fattura a uno specifico conto cliente. Consente di segmentare e analizzare il processo di gestione del credito e recupero crediti in base agli attributi del cliente.

Includendo il numero cliente, gli analisti possono verificare se alcuni clienti pagano regolarmente in ritardo, presentano più contestazioni o richiedono maggiori attività di recupero. Queste informazioni sono fondamentali per definire strategie di recupero specifiche per ciascun cliente, adeguare le condizioni di credito e individuare i segmenti di clientela a rischio elevato. Supportano direttamente analisi come l’analisi del tasso di stralcio delle fatture per segmento di clientela.

Consente di segmentare il processo per cliente e aiuta a individuare schemi ricorrenti, rischi e opportunità per definire strategie di recupero mirate.

In genere, si trova nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL come BILL_TO_CUSTOMER_ID, collegato a HZ_CUST_ACCOUNTS.

Il segmento cliente è un attributo categoriale che raggruppa i clienti in base a caratteristiche comuni. I segmenti possono essere definiti in base a fattori come «strategico», «PMI» o «Enterprise», oppure al settore, come «manifatturiero» o «commercio al dettaglio».

Questo attributo è utile per le analisi comparative. Consente agli analisti di confrontare le prestazioni del processo tra segmenti diversi e, per esempio, verificare se un segmento presenta più contestazioni o tempi di pagamento più lunghi. Queste informazioni aiutano ad adattare le politiche creditizie e le strategie di recupero alle esigenze e ai rischi specifici di ciascun segmento e supportano Dashboard come l’analisi del tasso di stralcio delle fatture.

Consente analisi comparative approfondite, mostrando come le prestazioni e i rischi del processo variano tra i diversi gruppi di clienti.

Spesso è gestito nei dati anagrafici dei clienti (HZ_CUST_ACCOUNTS o tabelle correlate) oppure ricavato da attributi del cliente, come il fatturato o il settore.

Questo attributo identifica il dipendente o l’utente di sistema automatizzato responsabile dell’esecuzione di un’attività, ad esempio l’approvazione di un limite di credito, la registrazione di un pagamento o la risoluzione di una contestazione.

Analizzare le attività per utente è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, i risultati individuali e la conformità. Per le attività automatizzate, consente di monitorare il coinvolgimento dei processi di sistema. Può inoltre aiutare a individuare esigenze di formazione o possibili attività fraudolente, monitorando il comportamento degli utenti.

Attribuisce le attività del processo a persone specifiche o a sistemi automatizzati, consentendo di monitorare i risultati, analizzare il carico di lavoro e svolgere verifiche.

Ricavato dalle colonne 'CREATED_BY' o 'LAST_UPDATED_BY' di diverse tabelle delle transazioni e dello storico in Oracle Fusion Financials.

Durante le attività di recupero crediti, il cliente può impegnarsi a effettuare un pagamento in una data futura. La data promessa di pagamento viene registrata per tenere traccia di questo impegno.

Questo attributo è importante per gestire i flussi di lavoro di recupero crediti e valutare l’affidabilità degli impegni presi dai clienti. Confrontando la data promessa di pagamento con la data effettiva di ricezione del pagamento, gli addetti al recupero crediti possono valutare la percentuale di promesse mantenute. Il dato aiuta a prevedere con maggiore precisione i flussi di cassa e a decidere quando intensificare le attività di recupero se una promessa non viene rispettata.

Tiene traccia degli impegni di pagamento dei clienti, aiutando a prevedere gli incassi e a valutare l’efficacia delle trattative per il recupero crediti.

È memorizzata nel modulo Oracle Advanced Collections, probabilmente in tabelle come IEX_PROMISES_T.

È un attributo derivato che indica in modo semplice, con un valore vero o falso, se una fattura è scaduta. In genere si calcola confrontando la data corrente (o la data di pagamento) con la data di scadenza della fattura.

Questo indicatore è molto utile per filtrare e segmentare i dati durante l’analisi. Consente agli analisti di isolare rapidamente le fatture scadute e studiarne i percorsi di processo, l’efficacia delle attività di recupero crediti e altre caratteristiche. Semplifica la creazione di Dashboard e KPI dedicati alla gestione dei crediti scaduti, come la Dashboard sull’anzianità e sullo stato delle fatture scadute.

Fornisce un indicatore semplice e chiaro per individuare e analizzare tutte le fatture scadute, l’obiettivo principale del processo di recupero crediti.

È un campo calcolato. La logica è: IF CurrentDate > DueDate AND Status != 'Paid' THEN True ELSE False.

Questo indicatore derivato identifica le fatture che l’azienda ha considerato inesigibili e ha rimosso dai crediti attivi. In genere rappresenta l’esito finale, e indesiderato, del ciclo di vita di una fattura.

Questo attributo è essenziale per calcolare il KPI del tasso di storno delle fatture e per la relativa Dashboard di analisi. Consente agli analisti di isolare i casi di recupero non riuscito e individuare caratteristiche comuni, come il segmento del cliente o il valore della fattura, potenzialmente associate a un rischio più elevato di storno. Queste informazioni aiutano a migliorare le politiche di credito e le strategie di recupero.

Identifica chiaramente i casi in cui il recupero non è riuscito, un dato essenziale per analizzare le cause profonde dei crediti inesigibili e calcolare i tassi di storno.

È un campo calcolato, derivato dalla verifica dell’esistenza dell’attività 'Invoice Written Off' per il caso o del valore 'Written Off' nello stato della fattura.

Questa metrica calcolata quantifica il ritardo di una fattura non pagata. Si calcola come differenza tra la data corrente (per le fatture aperte) o la data di pagamento (per quelle chiuse) e la data di scadenza.

I giorni di ritardo sono una misura fondamentale per analizzare l’anzianità dei crediti e stabilire le priorità delle attività di recupero. Costituiscono la metrica principale della Dashboard sull’anzianità e sullo stato delle fatture scadute, che raggruppa le fatture per fasce di anzianità, ad esempio da 1 a 30 giorni o da 31 a 60 giorni. In questo modo, il team addetto al recupero crediti può concentrarsi sui debiti più vecchi e a maggior rischio.

Quantifica l’entità dei ritardi di pagamento ed è una metrica fondamentale per stabilire le priorità delle attività di recupero e analizzare l’anzianità dei crediti.

È un campo calcolato. La logica è: CurrentDate - DueDate per le fatture aperte oppure PaymentDate - DueDate per quelle chiuse.

L’importo del limite di credito rappresenta l’esposizione creditizia totale che un’azienda è disposta ad assumere nei confronti di un determinato cliente. Viene definito durante la revisione del credito.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard sull’impatto delle decisioni sui limiti di credito. Mettendo in relazione il limite di credito approvato con i successivi comportamenti di pagamento e gli importi stornati, l’azienda può valutare l’efficacia delle proprie politiche di rischio creditizio. L’analisi può rivelare se limiti di credito eccessivamente elevati contribuiscono a un aumento dei crediti inesigibili, aiutando a perfezionare il processo di approvazione del credito.

È fondamentale per valutare l’efficacia delle politiche di rischio creditizio, mettendo in relazione il limite approvato con gli esiti dei pagamenti e gli importi stornati.

È gestito in Oracle Credit Management e in genere viene memorizzato in tabelle relative ai profili di credito dei clienti, come HZ_CUST_PROFILE_AMTS.

Quando contesta una fattura, il cliente in genere indica un motivo, ad esempio «Prezzo errato», «Merce danneggiata» o «Fattura duplicata». Questo attributo registra il motivo della contestazione.

Analizzare i motivi delle contestazioni è fondamentale per individuare le cause profonde dei problemi. Aiuta a rilevare criticità ricorrenti nei processi a monte, come la gestione degli ordini o la fatturazione, che causano ritardi nei pagamenti. Classificando e monitorando la frequenza dei diversi motivi, l’azienda può intervenire in modo mirato per risolvere le cause profonde e contribuire a ridurre il tempo di ciclo della risoluzione delle contestazioni.

Aiuta a individuare le cause profonde delle contestazioni delle fatture e a migliorare in modo proattivo i processi a monte, prevenendo contestazioni future.

Se la gestione delle contestazioni è formalizzata, queste informazioni vengono in genere registrate nei moduli Oracle Advanced Collections o Oracle Channel Revenue Management. Possono trovarsi in tabelle come AR_DISPUTE_HISTORY.

Per le attività con un inizio e una fine distinti, questo attributo registra l’ora di completamento. Nel Process Mining molti eventi sono istantanei, ma alcuni, come «Analisi della contestazione», possono durare per un certo periodo.

Disporre di un’ora di fine separata consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività. Il calcolo è più accurato rispetto alla stima della durata in base all’ora di inizio dell’attività successiva, soprattutto in presenza di periodi di inattività. Questo dato è fondamentale per analizzare l’utilizzo delle risorse e individuare le fasi specifiche che richiedono più tempo nel processo.

Consente di calcolare con precisione la durata delle singole attività e offre maggiori informazioni sui colli di bottiglia e sull’utilizzo delle risorse.

Spesso si tratta di un attributo concettuale. Può essere ricavato da un’indicazione temporale di «ultimo aggiornamento» o da un campo specifico «data di chiusura» nelle tabelle di origine corrispondenti all’attività.

Lo stato della fattura offre una fotografia della sua posizione attuale nel processo. Tra gli stati più comuni figurano «Aperta», «Pagata», «Contestata», «Scaduta» o «Stornata». Questo attributo fornisce una panoramica generale della situazione dei crediti.

Nel Process Mining, è utile per filtrare i casi e concentrarsi su gruppi specifici, ad esempio tutte le fatture aperte e scadute. È una dimensione chiave della Dashboard sull’anzianità e sullo stato delle fatture scadute, che offre una visione immediata dello stato attuale del portafoglio fatture e aiuta a definire le priorità delle attività di recupero crediti.

Fornisce una rapida panoramica dello stato corrente della fattura e consente di filtrare facilmente i dati e stabilire le priorità delle attività di recupero crediti.

In genere è disponibile nella tabella AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, in un campo denominato STATUS.

I termini di pagamento definiscono le condizioni entro cui il cliente deve pagare, ad esempio «30 giorni» o «60 giorni». Queste condizioni servono a calcolare la data di scadenza della fattura.

Analizzare l’andamento dei pagamenti in base ai termini concordati può rivelare schemi interessanti. Per esempio, i clienti con termini più brevi potrebbero avere maggiori probabilità di pagare in ritardo. Queste informazioni possono essere utilizzate per rivedere e ottimizzare le politiche di credito e suddividere i clienti in gruppi a cui applicare diverse strategie di recupero. Offrono inoltre un contesto utile per capire perché alcune fatture scadono.

Fornisce il contesto sulle scadenze di pagamento concordate e consente di analizzare il comportamento di pagamento in base alle diverse condizioni di credito.

È memorizzato nella tabella RA_TERMS e collegato alla transazione della fattura.

Nelle grandi organizzazioni, le attività sono spesso suddivise tra più unità aziendali. Questo attributo indica a quale unità aziendale è associata la fattura.

Analizzare il processo in base all’unità aziendale consente di confrontare i risultati delle diverse aree dell’organizzazione. Può mettere in luce differenze nell’applicazione delle politiche di credito e recupero crediti e mostrare quali unità aziendali gestiscono meglio i crediti. Queste informazioni aiutano a condividere le buone pratiche e a uniformare i processi dove necessario.

Consente di confrontare i risultati delle diverse unità organizzative, aiutando a individuare le buone pratiche e le aree da migliorare.

Disponibile nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL tramite il campo ORG_ID, collegato alla struttura organizzativa.

Questo attributo specifica la valuta della fattura, per esempio USD, EUR o GBP. Nelle organizzazioni multinazionali, le fatture vengono spesso emesse in valute diverse.

L’analisi di dati in più valute richiede particolare attenzione. Questo attributo consente di filtrare la vista del processo per valuta o di applicare i tassi di cambio corretti per il consolidamento dei dati finanziari. Assicura che i valori monetari siano interpretati correttamente e che gli importi vengano confrontati su basi omogenee.

È essenziale per interpretare correttamente i dati finanziari in un contesto con più valute e garantire analisi finanziarie accurate.

In genere, si trova nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL come INVOICE_CURRENCY_CODE.