Il Suo Template dati Purchase to Pay - Richiesta

Il Purchase Requisition ID è la chiave centrale che collega tutte le attività relative a una singola richiesta di beni o servizi. A ogni richiesta creata in SAP Ariba viene assegnato un ID univoco, che rimane invariato per tutto il suo ciclo di vita, dalla creazione e dall’invio fino all’approvazione finale, alla negazione o alla chiusura.

Nell’analisi di Process Mining, questo Attributo è fondamentale per correlare i casi. Consente di ricostruire il percorso completo end-to-end di ogni richiesta, calcolare con precisione i tempi di ciclo, identificare le varianti di processo e analizzare i cicli di rilavorazione. Senza questo identificativo sarebbe impossibile distinguere gli eventi appartenenti a richieste diverse.

È l’identificativo essenziale del caso che collega tutte le attività correlate, rendendo possibile analizzare il processo end-to-end delle richieste per ogni singola richiesta.

È un campo chiave primario nelle principali tabelle di intestazione delle richieste all’interno della struttura dati di SAP Ariba.

Il Nome dell’attività descrive una singola fase o milestone del processo delle richieste, come «Requisition Created», «Approval Step Approved» o «Requisition Closed». Questi dati derivano generalmente dagli Event Log, dai cambi di stato o da specifiche azioni degli utenti registrate in SAP Ariba.

Questo Attributo è fondamentale per costruire la mappa di processo, che rappresenta visivamente il flusso delle attività. Analizzando la sequenza e la frequenza di tali attività, gli analisti possono individuare i percorsi di processo più comuni, i colli di bottiglia, le deviazioni dalla procedura standard e le aree di rilavorazione. Costituisce la base di ogni analisi di Process Mining.

Definisce le fasi del processo e consente di visualizzare e analizzare il Workflow delle richieste, inclusi i colli di bottiglia e le deviazioni.

Derivato dagli Event Log, dagli audit trail o dai record dei cambi di stato all’interno di SAP Ariba, spesso associati alle tabelle di intestazione delle richieste e delle righe.

Il Timestamp dell’evento registra il momento esatto in cui si è verificata un’attività. Questi dati ad alta precisione sono essenziali per ordinare correttamente gli eventi all’interno di ciascun caso e calcolare la durata tra le diverse fasi del processo.

Nell’analisi, questo timestamp costituisce la base di tutti i calcoli temporali, inclusi i tempi di ciclo, i tempi di attesa e le durate di elaborazione. Viene utilizzato per alimentare Dashboard che analizzano le prestazioni, come il Requisition Approval Cycle Time e l’Approval Path Bottleneck Analysis. L’accuratezza di questo campo incide direttamente sull’affidabilità di tutte le metriche delle prestazioni.

Questo Attributo fornisce l’ordine cronologico degli eventi e costituisce la base per tutti i calcoli delle prestazioni e delle durate, come i tempi di ciclo e i colli di bottiglia.

Si trova generalmente insieme ai record delle attività o dei cambi di stato nelle tabelle dell’audit trail o dei log delle transazioni di SAP Ariba.

La Categoria articolo fornisce informazioni dettagliate su ciò che viene acquistato. Questa classificazione aiuta a comprendere i modelli di spesa e ad applicare strategie e policy di approvvigionamento specifiche per categoria.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per la Dashboard «Analisi delle modifiche alle richieste», poiché può evidenziare se determinate categorie di articoli sono più soggette a modifiche, indicando specifiche poco chiare o prezzi variabili. Consente inoltre di confrontare le prestazioni del processo, ad esempio i tempi di approvazione, tra diversi tipi di acquisto, per verificare se alcune categorie incontrano maggiori ostacoli.

Consente di analizzare il tipo di beni o servizi acquistati, aiutando a individuare colli di bottiglia o problemi di conformità specifici per categoria.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Queste informazioni si trovano generalmente a livello di riga della richiesta.

Questo Attributo registra il valore finanziario dell’intera richiesta. È un elemento fondamentale del contesto aziendale, utile per classificare e definire le priorità delle richieste.

Analizzare le metriche di processo in relazione a questo valore può far emergere schemi importanti. Ad esempio, le richieste di valore elevato possono seguire percorsi di approvazione diversi e più rigorosi oppure avere tempi di ciclo più lunghi. Questo Attributo è essenziale per comprendere l’impatto finanziario delle inefficienze di processo e classificare le richieste in fasce di valore per effettuare analisi comparative.

Fornisce un contesto finanziario essenziale e consente di analizzare in che modo il valore della richiesta influisce sul comportamento del processo, ad esempio sui tempi di approvazione e sulla complessità del Workflow.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. È un campo standard nell’intestazione della Purchase Requisition.

Il Livello di urgenza, spesso rappresentato da un indicatore di priorità, segnala la necessità aziendale di accelerare l'elaborazione. In genere viene impostato dal richiedente per garantire che le esigenze critiche siano gestite tempestivamente.

Questo attributo è il principale fattore alla base della Dashboard «Monitoraggio delle richieste urgenti» e del KPI «Tempo di elaborazione delle richieste urgenti». Consente di confrontare direttamente i tempi di ciclo delle richieste urgenti e di quelle standard, verificando l'efficacia della gestione prioritaria. L'analisi di deviazioni o ritardi nelle richieste urgenti è fondamentale per garantire la continuità operativa.

Consente di dare priorità alle analisi e di verificare se le richieste ad alta priorità vengono elaborate più rapidamente, garantendo la soddisfazione delle esigenze aziendali critiche.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Spesso si tratta di un campo selezionabile nel modulo di creazione della richiesta.

Quando una richiesta viene rifiutata, gli approvatori indicano spesso un motivo, inserito come testo libero oppure selezionato da un elenco predefinito. Questo attributo raccoglie tale importante riscontro.

Questi dati sono alla base della Dashboard «Analisi del tasso di rifiuto delle richieste». L'analisi dei motivi di rifiuto più frequenti aiuta a individuare le cause principali dei problemi di processo, come codifica errata, motivazioni insufficienti o problemi di budget. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per migliorare la formazione dei richiedenti e la qualità delle richieste iniziali, riducendo le rilavorazioni.

Fornisce una visione diretta dei motivi per cui le richieste non vanno a buon fine, consentendo di analizzare le cause principali, ridurre le rilavorazioni e migliorare il tasso di correttezza al primo tentativo.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Queste informazioni vengono generalmente registrate nei commenti o nella sezione della cronologia associata a un evento di rifiuto.

Questo attributo definisce la variante di processo standard o la matrice di approvazione a cui una richiesta deve attenersi in base alle sue caratteristiche, come valore, categoria dell'articolo e reparto. Rappresenta il processo «to-be», ovvero il percorso ideale.

È fondamentale per il controllo della conformità e viene utilizzato nella Dashboard «Panoramica della conformità delle richieste». Confrontando la sequenza effettiva delle attività con il Percorso del Workflow di approvazione previsto, gli analisti possono rilevare automaticamente violazioni delle policy, fasi di approvazione non autorizzate o controlli saltati. Si tratta di un elemento essenziale per l'audit interno e la gestione dei rischi.

Definisce il processo standard da seguire e consente al controllo della conformità di rilevare automaticamente deviazioni e violazioni delle policy.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Può essere ricavato dalla configurazione della matrice di approvazione o da un campo specifico della richiesta.

Questo Attributo fornisce il contesto organizzativo identificando la parte dell’azienda che ha avviato la richiesta. Deriva generalmente dal profilo utente del richiedente oppure viene indicato direttamente nel modulo della richiesta.

Nell’analisi, costituisce una dimensione efficace per filtrare e confrontare i dati. Viene utilizzato in quasi tutti i Dashboard, come «Requisition Approval Cycle Time» e «Requisition Rejection Rate Analysis», per suddividere le metriche per reparto. In questo modo è possibile individuare i reparti con i tempi di ciclo più lunghi, i tassi di modifica più elevati o il maggior numero di richieste non conformi, indirizzando interventi di miglioramento mirati.

Consente di segmentare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse aree dell’organizzazione, mettendo in evidenza problemi o best practice specifici dei singoli reparti.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Il dato è generalmente disponibile nelle informazioni di intestazione della richiesta, spesso collegato al profilo del richiedente.

Questo attributo riflette lo stato in tempo reale di una richiesta, ad esempio «In composizione», «Inviata», «Approvata», «Rifiutata» o «Chiusa». Fornisce una fotografia della posizione di ogni caso nel processo al momento dell'estrazione dei dati.

Sebbene il Process Mining ricostruisca il flusso storico, questo attributo è fondamentale per il monitoraggio operativo. È il principale dato alla base del «Tracker live dello stato delle richieste», che consente ai responsabili di visualizzare il carico di lavoro corrente e individuare le richieste bloccate o in attesa da troppo tempo. Offre una visibilità immediata e operativa sulla pipeline delle richieste attive.

Consente di monitorare in tempo reale la pipeline delle richieste, aiutando a individuare e gestire le richieste bloccate o in attesa da troppo tempo prima che diventino problematiche.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Si tratta di un campo di stato standard nell'intestazione della richiesta.

L’Attributo Utente dell’evento identifica la persona responsabile dell’esecuzione di una specifica fase del processo. Può trattarsi del dipendente che ha inviato la richiesta, del manager che l’ha approvata o dell’addetto agli acquisti che l’ha elaborata.

Questo Attributo è essenziale per analizzare il carico di lavoro, confrontare le prestazioni e individuare opportunità di formazione. Alimenta il Dashboard «Approver Workload and Performance», consentendo di analizzare i tempi di approvazione per utente. Viene inoltre utilizzato per indagare le cause di ritardi o deviazioni, riconducendole a persone o team specifici.

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e l’allocazione delle risorse, aiutando a individuare i colli di bottiglia causati da utenti o team specifici.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Questo dato è spesso memorizzato nelle tabelle dell’audit trail o della cronologia, collegate ai dati anagrafici degli utenti.

Questo attributo distingue gli eventi di sistema automatizzati, come le approvazioni automatiche o le modifiche di stato generate dal sistema, dalle attività manuali eseguite dagli utenti. È fondamentale per comprendere il livello di automazione del processo.

Nelle analisi, aiuta a misurare con precisione l'impegno umano e a individuare ulteriori opportunità di automazione. Ad esempio, filtrare le attività manuali consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione dal punto di vista dell'utente. Aiuta inoltre a verificare che le regole automatizzate funzionino come previsto nel processo.

Distingue le azioni umane da quelle di sistema, un elemento essenziale per misurare i tassi di automazione e individuare nuove opportunità di automazione.

In genere viene ricavato verificando se l'«Utente dell'evento» corrisponde a un ID utente di sistema o batch.

Questo attributo calcolato identifica i casi in cui si è verificata almeno un'attività «Richiesta modificata». Semplifica l'individuazione delle richieste che hanno richiesto modifiche durante il loro ciclo di vita.

Questo indicatore viene utilizzato per calcolare il KPI «Tasso di modifica delle richieste». Contando i casi in cui l'indicatore è impostato su true, gli analisti possono misurare facilmente la frequenza delle rilavorazioni e analizzarne le cause principali mettendola in relazione con altri attributi, come «Nome del richiedente» o «Categoria articolo».

Semplifica il calcolo del KPI relativo al tasso di modifica, aiutando a quantificare le rilavorazioni e a individuare le aree in cui sono necessarie specifiche iniziali più chiare.

Impostato su true se un caso contiene una o più attività «Richiesta modificata» e su false in caso contrario.

Questo attributo calcolato misura l'inefficienza in modo più ampio rispetto a «IsAmended». Contrassegna i casi che hanno attraversato cicli significativi di rilavorazione, generalmente definiti dalla presenza di uno o più eventi «Fase di approvazione rifiutata» o di più eventi «Richiesta modificata».

Questo indicatore viene utilizzato per calcolare il KPI «Tasso di rilavorazione delle richieste». Aiuta a quantificare i costi nascosti e i ritardi associati ai problemi di processo. L'analisi dei casi contrassegnati come rilavorazioni può far emergere schemi ricorrenti legati a determinati approvatori, reparti o tipi di richiesta che generano attriti nel processo.

Identifica i casi caratterizzati da significativi attriti nel processo, come i rifiuti, consentendo un'analisi mirata delle cause di inefficienza e ritardo.

Impostato su true se un caso contiene un'attività di rifiuto o più di un'attività di modifica.

Questo attributo collega una richiesta di acquisto al documento successivo del processo, l'ordine di acquisto (PO). La sua presenza indica che la richiesta è stata convertita correttamente in un ordine.

È essenziale per l'analisi end-to-end del processo, che si estende oltre la fase della richiesta. Viene utilizzato per calcolare il KPI «Tempo di attraversamento da richiesta a PO», collegando l'evento di creazione della richiesta a quello di creazione del PO. Offre così una visione completa della fase iniziale del ciclo di approvvigionamento.

Collega la richiesta al successivo ordine di acquisto e consente di misurare il tempo di ciclo end-to-end da richiesta a PO.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. In genere viene memorizzato nei dati della riga della richiesta dopo la generazione di un PO.

Questo attributo a livello di caso identifica il creatore della richiesta di acquisto. Fornisce il contesto sull'origine della richiesta e sullo stakeholder che l'ha avviata.

Nelle analisi, questo attributo viene utilizzato per filtrare il processo e analizzare i comportamenti dei singoli richiedenti. Ad esempio, le Dashboard «Analisi delle modifiche alle richieste» e «Analisi del tasso di rifiuto delle richieste» lo utilizzano per individuare le persone che potrebbero necessitare di ulteriore formazione a causa dell'elevato numero di modifiche o rifiuti. Aiuta a personalizzare il feedback e le iniziative di miglioramento.

Identifica il creatore della richiesta e consente di analizzare il comportamento e la qualità del processo per singolo richiedente.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. È un campo standard nell'intestazione della richiesta, spesso denominato «Creato da» o «Richiedente».

Questo attributo identifica il responsabile o stakeholder specifico incaricato di un'attività di approvazione. Si distingue dall'«Utente dell'evento» generico, poiché si riferisce specificamente alle attività di approvazione.

È un attributo fondamentale per la Dashboard «Carico di lavoro e prestazioni degli approvatori». Consente di monitorare il numero di richieste gestite da ciascun approvatore e il relativo tempo medio di approvazione. In questo modo è possibile individuare i colli di bottiglia individuali, bilanciare i carichi di lavoro e valutare le prestazioni rispetto agli obiettivi.

Individua con precisione la persona responsabile di un'approvazione, consentendo un'analisi dettagliata del bilanciamento del carico di lavoro e delle prestazioni degli approvatori.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Queste informazioni sono memorizzate nei dati del flusso di approvazione collegati alla richiesta.

Questo Attributo identifica l’origine dei dati di processo. In questa vista, il valore sarebbe costantemente «SAP Ariba», ma in un contesto più ampio, nel quale i dati potrebbero essere uniti da più sistemi, questo campo è fondamentale per la tracciabilità dei dati e la risoluzione dei problemi.

Nell’analisi, aiuta a confermare l’origine dei dati e può essere utilizzato per filtrare o confrontare processi che coinvolgono sistemi diversi. Garantisce chiarezza e affidabilità nella fonte dei dati, aspetti importanti per ottenere il consenso degli stakeholder.

Identifica l’origine dei dati, elemento fondamentale per la governance dei dati, la risoluzione dei problemi e la corretta comprensione del contesto dell’analisi.

Si tratta generalmente di un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati per indicare l’origine del dataset.

Questo Attributo mostra la data e l’ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recente dei dati relativi a un determinato evento. Offre trasparenza sull’aggiornamento dei dati analizzati, aspetto particolarmente importante per il monitoraggio dei processi in corso.

Gli analisti utilizzano queste informazioni per comprendere quanto siano recenti gli insight generati. Per Dashboard come il «Live Requisition Status Tracker», questo campo è fondamentale per informare gli utenti sul livello di aggiornamento delle informazioni visualizzate. Aiuta a gestire le aspettative sulla tempestività dei dati.

Indica il livello di aggiornamento dei dati, essenziale per comprenderne la tempestività e la rilevanza degli insight di Process Mining.

Questo timestamp viene generalmente generato e aggiunto a ogni record durante il processo di acquisizione dei dati.