Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Requisition

L’ID della richiesta d’acquisto è la chiave centrale che collega tutte le attività relative a una singola richiesta di beni o servizi. A ogni richiesta creata in SAP Ariba viene assegnato un ID univoco, che resta invariato per tutto il suo ciclo di vita, dalla creazione e dall’invio fino all’approvazione, al rifiuto o alla chiusura.

Nell’analisi di Process Mining, questo attributo è fondamentale per correlare i casi. Consente di ricostruire il percorso completo di ogni richiesta, dall’inizio alla fine, calcolare con precisione i tempi di ciclo, individuare le varianti di processo e analizzare i cicli di rilavorazione. Senza questo identificativo, sarebbe impossibile distinguere gli eventi appartenenti a richieste diverse.

È l’identificativo essenziale del caso, che collega tutte le attività correlate e permette di analizzare l’intero processo di richiesta d’acquisto per ciascuna richiesta.

È un campo chiave primaria nelle principali tabelle di intestazione delle richieste nella struttura dati di SAP Ariba.

Il nome dell’attività descrive un singolo passaggio o una tappa del processo di richiesta d’acquisto, ad esempio «Richiesta d’acquisto creata», «Fase di approvazione approvata» o «Richiesta d’acquisto chiusa». Questi dati provengono in genere dagli Event Log, dai cambi di stato o da specifiche azioni degli utenti registrate in SAP Ariba.

Questo attributo è fondamentale per costruire la mappa del processo, che rappresenta visivamente il flusso delle attività. Analizzandone la sequenza e la frequenza, gli analisti possono individuare i percorsi più comuni, i colli di bottiglia, le deviazioni dalla procedura standard e le aree in cui si verificano rilavorazioni. È alla base di ogni analisi di Process Mining.

Definisce i passaggi del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso di lavoro delle richieste, compresi i colli di bottiglia e le deviazioni.

Deriva dagli Event Log, dai registri di controllo o dai record dei cambi di stato in SAP Ariba, spesso associati alle tabelle di intestazione delle richieste e delle relative righe.

Il timestamp dell’evento registra il momento esatto in cui si è verificata un’attività. Questa precisione è essenziale per ordinare correttamente gli eventi all’interno di ciascun caso e calcolare la durata tra le diverse fasi del processo.

Nell’analisi, questo timestamp è alla base di tutti i calcoli temporali, compresi i tempi di ciclo, di attesa e di elaborazione. Alimenta le Dashboard che analizzano le prestazioni, come quelle dedicate al tempo di ciclo di approvazione delle richieste e all’analisi dei colli di bottiglia nel percorso di approvazione. La precisione di questo campo incide direttamente sull’affidabilità di tutte le metriche di prestazione.

Questo attributo stabilisce l’ordine cronologico degli eventi ed è alla base di tutti i calcoli di prestazione e durata, come i tempi di ciclo e i colli di bottiglia.

Si trova in genere insieme ai record delle attività o dei cambi di stato nei registri di controllo o nelle tabelle dei registri delle transazioni di SAP Ariba.

La categoria dell’articolo descrive ciò che viene acquistato. Questa classificazione aiuta a comprendere le abitudini di spesa e ad applicare strategie e policy di acquisto specifiche per categoria.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per la Dashboard «Analisi delle modifiche alle richieste», perché può evidenziare se alcune categorie di articoli sono più soggette a modifiche, segnalando specifiche poco chiare o prezzi variabili. Consente inoltre di confrontare le prestazioni del processo, ad esempio i tempi di approvazione, tra diversi tipi di acquisto e di individuare le categorie che incontrano più ostacoli.

Consente di analizzare i dati in base al tipo di beni o servizi acquistati e di individuare colli di bottiglia o problemi di conformità specifici per categoria.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Queste informazioni si trovano in genere a livello di singola riga della richiesta.

Questo attributo registra il valore economico dell’intera richiesta. È un elemento fondamentale del contesto aziendale, utile per classificare e stabilire la priorità delle richieste.

Il confronto tra le metriche di processo e questo valore può rivelare schemi importanti. Per esempio, le richieste di importo elevato possono seguire percorsi di approvazione diversi e più rigorosi oppure avere tempi di ciclo più lunghi. Questo attributo è essenziale per comprendere l’impatto economico delle inefficienze e suddividere le richieste in fasce di valore da confrontare.

Fornisce un contesto economico essenziale e consente di analizzare in che modo il valore della richiesta incide sul processo, ad esempio sui tempi di approvazione e sulla complessità del flusso di lavoro.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. È un campo standard nell’intestazione della richiesta d’acquisto.

Il livello di urgenza, spesso rappresentato da un indicatore di priorità, segnala la necessità aziendale di accelerare l’elaborazione. In genere è il richiedente a impostarlo, affinché le esigenze critiche vengano gestite tempestivamente.

Questo attributo è alla base della Dashboard «Monitoraggio delle richieste urgenti» e del KPI «Tempo di elaborazione delle richieste urgenti». Consente di confrontare direttamente i tempi di ciclo delle richieste urgenti e standard e di verificare l’efficacia della gestione prioritaria. Analizzare le deviazioni o i ritardi nelle richieste urgenti è importante per garantire la continuità operativa.

Consente di dare priorità all’analisi e verificare se le richieste più urgenti vengono elaborate più rapidamente, così da soddisfare le esigenze aziendali critiche.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Spesso è un campo selezionabile nel modulo di creazione della richiesta.

Quando una richiesta viene rifiutata, gli approvatori spesso ne indicano il motivo, inserendolo in testo libero o scegliendolo da un elenco predefinito. Questo attributo registra un riscontro fondamentale.

Questi dati sono alla base della Dashboard «Analisi del tasso di rifiuto delle richieste». Analizzare i motivi di rifiuto più frequenti aiuta a individuare le cause profonde degli insuccessi del processo, come una codifica errata, una motivazione insufficiente o problemi di budget. Queste informazioni possono essere utilizzate per migliorare la formazione dei richiedenti e la qualità delle richieste iniziali, riducendo le rilavorazioni.

Fornisce informazioni dirette sui motivi per cui le richieste non vanno a buon fine e consente di analizzarne le cause profonde, ridurre le rilavorazioni e aumentare la percentuale di richieste corrette al primo invio.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Queste informazioni sono in genere registrate nei commenti o nella sezione della cronologia associata all’evento di rifiuto.

Questo attributo definisce la variante standard del processo o la matrice di approvazione che una richiesta dovrebbe seguire in base alle sue caratteristiche, come valore, categoria dell’articolo e reparto. Rappresenta il processo previsto, o percorso ottimale.

È fondamentale per il controllo di conformità e viene utilizzato nella Dashboard «Panoramica della conformità delle richieste». Confrontando la sequenza effettiva delle attività con il percorso di approvazione previsto, gli analisti possono rilevare automaticamente violazioni delle policy, fasi di approvazione non autorizzate o controlli omessi. È un aspetto essenziale per l’audit interno e la gestione dei rischi.

Definisce il processo standard da seguire e consente al controllo di conformità di rilevare automaticamente deviazioni e violazioni delle policy.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Il dato può derivare dalla configurazione della matrice di approvazione o da un campo specifico della richiesta.

Questo attributo fornisce il contesto organizzativo, identificando la parte dell’azienda da cui è partita la richiesta. In genere deriva dal profilo utente del richiedente oppure viene specificato direttamente nel modulo della richiesta.

Nell’analisi è una dimensione utile per filtrare e confrontare i dati. Viene utilizzata in quasi tutte le Dashboard, ad esempio quelle dedicate al tempo di ciclo di approvazione delle richieste e all’analisi del tasso di rifiuto, per suddividere le metriche per reparto. È così possibile individuare i reparti con i tempi di ciclo più lunghi, il maggior numero di modifiche o più richieste non conformi e orientare gli interventi di miglioramento.

Consente di segmentare e confrontare le prestazioni del processo tra le diverse aree dell’organizzazione, mettendo in evidenza problemi specifici dei reparti o buone pratiche.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. L’informazione è di solito disponibile nei dati di intestazione della richiesta e spesso è collegata al profilo utente del richiedente.

Questo attributo indica lo stato in tempo reale di una richiesta, ad esempio «In compilazione», «Inviata», «Approvato», «Respinta» o «Chiusa». Fornisce un’istantanea della fase in cui si trova ciascun caso al momento dell’estrazione dei dati.

Il Process Mining ricostruisce il flusso storico, mentre questo attributo è essenziale per il monitoraggio operativo. È il dato principale del «Monitoraggio in tempo reale dello stato delle richieste», che consente ai responsabili di visualizzare il carico di lavoro corrente e individuare le richieste bloccate o in attesa da troppo tempo. Offre una visibilità immediata e utile per intervenire sulla coda delle richieste attive.

Consente di monitorare in tempo reale la coda delle richieste, aiutando a individuare e gestire quelle bloccate o in attesa da troppo tempo prima che diventino problematiche.

Consultare la documentazione di SAP Ariba. Si tratta di un campo di stato standard nell’intestazione della richiesta.

L’attributo utente dell’evento identifica la persona responsabile dell’esecuzione di una specifica fase del processo. Può trattarsi del dipendente che ha inviato la richiesta, del responsabile che l’ha approvata o dell’addetto agli acquisti che l’ha elaborata.

Questo attributo è essenziale per analizzare il carico di lavoro, confrontare le prestazioni e individuare opportunità di formazione. Alimenta la Dashboard «Carico di lavoro e prestazioni degli approvatori», consentendo di analizzare i tempi di approvazione per utente. Serve inoltre a indagare le cause di ritardi o deviazioni, riconducendole a singole persone o team.

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni degli utenti e l’allocazione delle risorse, aiutando a individuare i colli di bottiglia causati da specifici utenti o team.

Consulti la documentazione di SAP Ariba. Queste informazioni sono spesso conservate nelle tabelle del registro di controllo o della cronologia e collegate ai dati anagrafici degli utenti.

Questo attributo distingue gli eventi automatici del sistema, come le approvazioni automatiche o le modifiche di stato generate dal sistema, dalle attività manuali svolte dagli utenti. È fondamentale per comprendere il livello di automazione del processo.

Nell’analisi, consente di misurare con precisione il lavoro umano e individuare ulteriori opportunità di automazione. Ad esempio, filtrando le attività manuali è possibile calcolare con precisione i tempi di elaborazione imputabili agli utenti. Aiuta inoltre a verificare che le regole automatiche funzionino come previsto nel processo.

Distingue le azioni umane da quelle del sistema, un requisito essenziale per misurare il livello di automazione e individuare nuove opportunità in questo ambito.

In genere, si ricava verificando se l’«Utente dell’evento» corrisponde a un ID utente di sistema o di elaborazione batch.

Questo attributo calcolato individua i casi in cui si è verificata almeno un’attività «Richiesta modificata». Semplifica l’identificazione delle richieste che hanno richiesto modifiche durante il loro ciclo di vita.

L’indicatore viene utilizzato per calcolare il KPI «Tasso di modifica delle richieste». Contando i casi per cui è attivo, gli analisti possono misurare facilmente la frequenza delle rilavorazioni e indagarne le cause profonde mettendola in relazione con altri attributi, come «Nome del richiedente» o «Categoria dell’articolo».

Semplifica il calcolo del KPI sul tasso di modifica, aiutando a quantificare le rilavorazioni e a individuare gli ambiti in cui servono specifiche iniziali più chiare.

Il valore è true se un caso contiene una o più attività «Richiesta modificata»; altrimenti è false.

Questo attributo calcolato misura le inefficienze in modo più ampio rispetto a «È stata modificata». Segnala i casi che hanno comportato cicli di rilavorazione significativi, in genere definiti dalla presenza di uno o più eventi «Passaggio di approvazione rifiutato» o di più eventi «Richiesta modificata».

L’indicatore viene utilizzato per calcolare il KPI «Tasso di rilavorazione delle richieste». Aiuta a quantificare i costi nascosti e i ritardi associati ai problemi del processo. Analizzando i casi contrassegnati come rilavorazioni, è possibile individuare schemi ricorrenti legati a determinati approvatori, reparti o tipi di richiesta che ostacolano il processo.

Individua i casi in cui il processo presenta ostacoli significativi, ad esempio rifiuti, e consente di analizzare in modo mirato le cause di inefficienze e ritardi.

Il valore è true se un caso contiene un’attività di rifiuto o più di un’attività di modifica.

Questo attributo collega una richiesta d’acquisto al documento successivo, l’ordine d’acquisto (PO). La sua presenza indica che la richiesta è stata convertita correttamente in un ordine.

È essenziale per l’analisi end-to-end del processo, che prosegue oltre la fase della richiesta. Viene utilizzato per calcolare il KPI «Tempo di attraversamento dalla richiesta al PO», collegando l’evento di creazione della richiesta a quello di creazione del PO. In questo modo è possibile ottenere una visione completa della fase iniziale del ciclo di approvvigionamento.

Collega la richiesta al successivo ordine d’acquisto e consente di misurare il tempo di ciclo end-to-end dalla richiesta al PO.

Consultare la documentazione di SAP Ariba. In genere, dopo la generazione di un PO, il dato è memorizzato nei dati delle righe della richiesta.

Questo attributo a livello di caso identifica chi ha creato la richiesta d’acquisto. Fornisce informazioni sull’origine della richiesta e sulla persona che l’ha presentata.

Nell’analisi, viene utilizzato per filtrare il processo e analizzare il comportamento dei singoli richiedenti. Ad esempio, le Dashboard «Analisi delle modifiche alle richieste» e «Analisi del tasso di rifiuto delle richieste» lo utilizzano per individuare le persone che potrebbero aver bisogno di ulteriore formazione a causa dell’elevato numero di modifiche o rifiuti. Aiuta a personalizzare i riscontri e le iniziative di miglioramento.

Identifica chi ha creato la richiesta e consente di analizzare il comportamento e la qualità del processo per singolo richiedente.

Consultare la documentazione di SAP Ariba. È un campo standard nell’intestazione della richiesta, spesso denominato «Creato da» o «Richiedente».

Questo attributo identifica il responsabile o la parte interessata incaricata di un’attività di approvazione. A differenza del generico «Utente dell’evento», si riferisce in modo specifico alle attività di approvazione.

È un attributo fondamentale per la Dashboard «Carico di lavoro e prestazioni degli approvatori». Consente di monitorare il numero di richieste gestite da ciascun approvatore e il tempo medio di approvazione, aiutando a individuare i colli di bottiglia individuali, bilanciare i carichi di lavoro e valutare i risultati rispetto agli obiettivi.

Individua la persona incaricata di un’approvazione, consentendo di bilanciare nel dettaglio i carichi di lavoro e analizzare le prestazioni degli approvatori.

Consultare la documentazione di SAP Ariba. Queste informazioni sono memorizzate nei dati del flusso di approvazione collegati alla richiesta.

Questo attributo identifica l’origine dei dati del processo. In questa vista il valore sarà sempre «SAP Ariba», ma in un contesto più ampio, in cui i dati possono provenire da più sistemi, il campo è fondamentale per ricostruirne la provenienza e risolvere eventuali problemi.

Nell’analisi, aiuta a verificare l’origine dei dati e può essere utilizzato per filtrare o confrontare processi che coinvolgono sistemi diversi. Rende chiara e verificabile la provenienza dei dati, un aspetto importante per ottenere il sostegno delle parti interessate.

Identifica l’origine dei dati, un’informazione essenziale per la governance dei dati, la risoluzione dei problemi e la corretta interpretazione del contesto dell’analisi.

In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati per indicare l’origine del set di dati.

Questo attributo indica la data e l’ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recente dei dati di un evento. Permette di sapere quanto sono aggiornati i dati analizzati, un aspetto particolarmente importante per monitorare i processi in corso.

Gli analisti utilizzano questa informazione per valutare quanto siano recenti le informazioni ottenute. Nelle Dashboard come «Monitoraggio in tempo reale dello stato delle richieste», il campo è essenziale per indicare agli utenti quanto siano aggiornate le informazioni visualizzate. Aiuta a definire aspettative realistiche sulla tempestività dei dati.

Indica quanto sono aggiornati i dati, un’informazione essenziale per valutarne la tempestività e la rilevanza ai fini delle analisi di Process Mining.

Questo timestamp viene in genere generato e aggiunto a ogni record durante l’acquisizione dei dati.