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Migliori la gestione del ciclo dei ricavi

Guida in 6 passaggi per ottimizzare la gestione del ciclo dei ricavi in Optum360.

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Gestione del ciclo dei ricavi

Optum360

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Ottimizzi la gestione del ciclo dei ricavi in Optum360 per migliorare i risultati

Gestire processi complessi porta spesso a inefficienze nascoste e opportunità mancate. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia e i rischi di conformità e a rendere più efficienti le attività. In questo modo è possibile accelerare i pagamenti, migliorare il flusso di cassa e rafforzare la salute finanziaria complessiva.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare la gestione del ciclo dei ricavi?

La gestione del ciclo dei ricavi, o RCM, è fondamentale per la salute finanziaria di qualsiasi organizzazione sanitaria e per la sua capacità di offrire ai pazienti cure di qualità. In un settore sanitario sempre più complesso, una RCM efficace garantisce rimborsi puntuali e corretti per i servizi erogati, gestisce il flusso di cassa e assicura il rispetto delle normative in evoluzione. Tuttavia, anche con sistemi solidi come Optum360, le inefficienze intrinseche dei processi possono erodere silenziosamente gli utili e l’efficienza operativa. I costi di un processo RCM inefficiente sono considerevoli: pagamenti ritardati, più reclami respinti, numerose rilavorazioni manuali, maggiori costi amministrativi e potenziali rischi di conformità. Queste difficoltà non solo mettono sotto pressione le risorse finanziarie, ma possono anche peggiorare l’esperienza dei pazienti a causa di errori di fatturazione o di controversie che si trascinano a lungo. Ottimizzare la RCM non significa soltanto migliorare i risultati finanziari, ma anche creare un’organizzazione resiliente, conforme e attenta ai pazienti.

Come il Process Mining trasforma la gestione del ciclo dei ricavi in Optum360

Il Process Mining offre una visione diretta di come viene effettivamente gestito il ciclo dei ricavi all’interno e intorno a Optum360. Estraendo i dati dell’Event Log, che registra con precisione ogni passaggio e la relativa data e ora di un evento di fatturazione, il Process Mining ricostruisce l’intero percorso, dall’inizio alla fine. Questo metodo va oltre le ipotesi e i modelli di processo ideali, mostrando con precisione come si svolge il lavoro, dall’erogazione iniziale del servizio e dalla registrazione degli addebiti fino al pagamento finale e alla chiusura del conto. Offre una visione completa dei percorsi nascosti, dei cicli di rilavorazione e delle deviazioni dalle procedure operative standard, spesso invisibili nei report tradizionali.

In particolare, gli strumenti di Process Mining individuano le fasi esatte in cui gli eventi di fatturazione si bloccano, causando ritardi significativi. Ad esempio, è possibile verificare se

Gestione del ciclo dei ricavi Fatturazione sanitaria Finanza sanitaria Responsabile della fatturazione Analista finanziario Ottimizzazione del flusso di cassa Gestione dei reclami Audit di conformità Amministrazione sanitaria RCM Ricavi sanitari Fatturazione ai pazienti Gestione dei reclami

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nei pagamenti incidono direttamente sulla liquidità e sulla salute finanziaria dell’organizzazione. Spesso dipendono da inefficienze nella fatturazione, tempi lunghi per risolvere le controversie o controlli insufficienti con pagatori e pazienti, con conseguente aumento dei giorni medi di incasso (DSO).
ProcessMind analizza l’intero processo di gestione del ciclo dei ricavi in Optum360 e individua i punti esatti in cui la riscossione rallenta. Seguendo ogni evento di fatturazione, mette in evidenza i colli di bottiglia specifici e le relative cause profonde, così da consentire interventi mirati per accelerare il flusso di cassa.

Un numero elevato di contestazioni o rifiuti delle fatture segnala problemi alla base della registrazione degli addebiti, della correttezza della codifica o della comunicazione con pagatori e pazienti. Questo comporta un notevole carico amministrativo, distoglie risorse e ritarda la realizzazione dei ricavi nella gestione del ciclo dei ricavi in Optum360.
ProcessMind individua con precisione le fasi e i motivi alla base delle frequenti contestazioni delle fatture, analizzando le attività "Invoice Disputed" e gli attributi "Dispute Reason Code". Questa visibilità consente di correggere gli errori ricorrenti alla fonte, riducendo le rilavorazioni e migliorando la precisione della fatturazione nel processo di gestione del ciclo dei ricavi.

Quando nasce una controversia, procedure di risoluzione inefficienti possono allungare notevolmente i tempi di pagamento della fattura, bloccando ricavi potenziali. La gestione manuale, la mancanza di responsabilità chiare o una comunicazione inefficace nella gestione del ciclo dei ricavi in Optum360 contribuiscono a questi ritardi.
ProcessMind mappa il flusso effettivo delle fatture contestate, da "Invoice Disputed" a "Dispute Resolved/Invoice Re-issued", mostrando dove il processo si blocca. Individua i colli di bottiglia e i percorsi non standard nella gestione del ciclo dei ricavi, consentendo di ottimizzare il processo per risolvere più rapidamente le controversie e migliorare il flusso di cassa.

Rettifiche frequenti o significative degli importi fatturati possono indicare problemi nella registrazione iniziale degli addebiti, nell’autorizzazione dei servizi o nella conformità ai contratti. Questa perdita di ricavi incide direttamente sulla redditività e può rappresentare un costo nascosto nella gestione del ciclo dei ricavi in Optum360.
ProcessMind offre una panoramica di tutti gli eventi "Account Adjusted" associati a ciascun evento di fatturazione e li mette in relazione con gli attributi "Billed Amount" e "Adjusted Amount". In questo modo è possibile individuare le cause delle rettifiche e i punti in cui si perdono ricavi, così da intervenire nella gestione del ciclo dei ricavi.

Le deviazioni dalle procedure operative standard o dalle linee guida normative nella gestione del ciclo dei ricavi possono comportare multe, sanzioni e danni alla reputazione. Senza una visione completa, è difficile garantire che ogni evento di fatturazione rispetti gli standard di conformità in Optum360.
ProcessMind mostra tutte le varianti del processo e i percorsi non conformi nella gestione del ciclo dei ricavi. Confrontando l’esecuzione effettiva con le regole definite, indica dove e come si verificano le violazioni, consentendo di mitigare i rischi in modo proattivo e prepararsi agli audit.

Senza una visione chiara e aggiornata dell’intero processo di gestione del ciclo dei ricavi, da "Service Ordered" a "Account Closed", è difficile individuare dove si verificano ritardi, dove le risorse non sono assegnate in modo efficace o dove si perde efficienza. Questa mancanza di trasparenza ostacola le decisioni strategiche in Optum360.
ProcessMind ricostruisce il percorso completo di ogni evento di fatturazione e visualizza il flusso effettivo del processo da un capo all’altro. Offre una visione trasparente di tutte le attività e dei passaggi di consegne nella gestione del ciclo dei ricavi, facendo emergere colli di bottiglia nascosti e opportunità di ottimizzazione.

Se i servizi vengono erogati ma gli addebiti non vengono registrati o fatturati tempestivamente, l’intero processo di gestione del ciclo dei ricavi subisce ritardi, con ripercussioni sul flusso di cassa e possibili perdite di ricavi. L’inserimento manuale degli addebiti o i problemi di integrazione dei sistemi in Optum360 contribuiscono spesso a questi ritardi.
ProcessMind analizza il tempo che intercorre tra le attività "Service Provided/Completed" e "Charges Captured/Recorded". Individua le cause profonde dei ritardi e aiuta a semplificare la registrazione degli addebiti e ad accelerare la fatturazione nella gestione del ciclo dei ricavi.

Tempi variabili per registrare i pagamenti ricevuti possono complicare la rendicontazione finanziaria e la riconciliazione, rendendo difficile mantenere saldi aperti e previsioni del flusso di cassa accurati nella gestione del ciclo dei ricavi in Optum360.
ProcessMind misura il tempo che intercorre tra "Payment Received" e "Payment Posted" per ogni evento di fatturazione. Evidenzia le variazioni e i colli di bottiglia in questa fase cruciale, consentendo di uniformare e accelerare la registrazione dei pagamenti nella gestione del ciclo dei ricavi.

Un numero costantemente elevato di conti che entrano nelle attività di riscossione suggerisce problemi nelle fasi precedenti della gestione del ciclo dei ricavi, come una fatturazione iniziale inefficace, una comunicazione carente con i pazienti o controlli tardivi in Optum360.
ProcessMind individua gli eventi di fatturazione che portano spesso all’attività "Collection Activity Started", aiutando a comprendere quali situazioni la precedono. Analizzando l’intero percorso, fa emergere opportunità per intervenire prima e ridurre la necessità di attività di riscossione prolungate.

Errori nella creazione iniziale delle fatture, come importi o codici di servizio errati, comportano la riemissione delle fatture, correzioni manuali e nuovi invii. Queste rilavorazioni assorbono tempo e risorse considerevoli del personale, aumentando i costi operativi nella gestione del ciclo dei ricavi in Optum360.
ProcessMind individua i cicli di rilavorazione legati alla creazione e alla riemissione delle fatture, collegandoli in particolare alle attività "Invoice Generated" e "Invoice Re-issued". Aiuta a individuare l’origine degli errori, riducendo gli interventi manuali più costosi e migliorando l’efficienza nella gestione del ciclo dei ricavi.

Nelle organizzazioni con più reparti o team di fatturazione, le differenze di prestazioni possono causare disomogeneità nell’efficienza, nella velocità dei pagamenti e nel numero di controversie. Individuare i reparti meno efficienti nella gestione del ciclo dei ricavi in Optum360 è fondamentale per definire interventi mirati.
ProcessMind consente di confrontare i diversi valori dell’attributo "Billing Department". Evidenzia i reparti con tempi di ciclo più lunghi, più controversie o un numero maggiore di rettifiche, aiutando a individuare le pratiche efficaci e gli aspetti da migliorare nella gestione del ciclo dei ricavi.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo medio necessario per ricevere i pagamenti dopo l’emissione di una fattura, migliorando direttamente il flusso di cassa. Riscuotere più rapidamente significa disporre di maggiore liquidità e ricorrere meno ai finanziamenti a breve termine, con benefici per la salute finanziaria complessiva della gestione del ciclo dei ricavi.
ProcessMind fa emergere i ritardi nel ciclo dei ricavi di Optum360 e individua le fasi specifiche o i gruppi di pagatori presso cui i pagamenti si bloccano. Visualizzando il flusso effettivo del processo e i tempi medi di ciclo, aiuta a individuare le cause profonde e a definire interventi mirati che potrebbero ridurre i tempi di riscossione del 15-20%.

Ridurre la percentuale di fatture contestate da clienti o pagatori significa alleggerire il carico amministrativo e i costi legati alla gestione delle eccezioni. Meno controversie favoriscono attività più fluide e ricavi più prevedibili nella gestione del ciclo dei ricavi.
ProcessMind individua i motivi e gli schemi ricorrenti delle controversie in Optum360 analizzando gli eventi "Invoice Disputed" e gli attributi associati. Evidenzia pratiche di fatturazione problematiche o errori di inserimento dati, consentendo di apportare modifiche al processo che potrebbero ridurre le contestazioni del 10-25% e liberare tempo del personale.

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo medio necessario per risolvere una controversia dopo la sua apertura. Una risoluzione più rapida limita i ricavi bloccati, migliora la soddisfazione dei clienti e libera risorse attualmente dedicate a procedure lunghe di gestione delle controversie nella gestione del ciclo dei ricavi.
ProcessMind mappa l’intero sottoprocesso di risoluzione delle controversie, facendo emergere colli di bottiglia e inefficienze in Optum360, da "Invoice Disputed" a "Dispute Resolved". Quantifica i ritardi e individua i passaggi o i team che prolungano i tempi di risoluzione, che potrebbero ridursi del 20-30%.

Ridurre la necessità di rettifiche dei ricavi dopo la fatturazione migliora direttamente la redditività e l’accuratezza della rendicontazione finanziaria. L’obiettivo è assicurare la correttezza degli importi fatturati fin dall’inizio, riducendo gli stralci e migliorando la corrispondenza tra i servizi erogati e i ricavi contabilizzati nella gestione del ciclo dei ricavi.
ProcessMind analizza eventi come "Account Adjusted" per risalire alle cause profonde delle rettifiche in Optum360, ad esempio errori nella registrazione degli addebiti o nella codifica. Evidenziando i passaggi precedenti del processo, consente di adottare misure preventive che potrebbero ridurre le rettifiche dei ricavi del 5-15%, tutelando i margini.

Questo obiettivo è fondamentale per rispettare le normative ed evitare sanzioni, assicurando che tutte le attività di gestione del ciclo dei ricavi seguano le linee guida e i requisiti di legge. Una conformità costante riduce i rischi e rafforza la fiducia di pagatori e pazienti, tutelando l’organizzazione.
ProcessMind crea un gemello digitale del processo RCM ideale in Optum360 e individua automaticamente tutte le deviazioni dal percorso conforme definito. Evidenzia le attività o le fasi non conformi, consentendo di intervenire subito e monitorare costantemente il processo per mantenere un livello elevato di conformità, spesso vicino al 100%.

Questo obiettivo consiste nell’individuare e rimuovere i punti di congestione o di ritardo che rallentano l’intero flusso della gestione del ciclo dei ricavi. Eliminare i colli di bottiglia rende le attività più fluide, riduce i tempi di elaborazione e migliora l’efficienza complessiva del ciclo RCM.
ProcessMind visualizza il processo Optum360 da un capo all’altro e, analizzando i tempi di attesa tra le attività, mostra dove si accumula il lavoro e si generano ritardi significativi. Quantifica l’impatto di ogni collo di bottiglia e fornisce informazioni basate sui dati per ridistribuire i carichi di lavoro o automatizzare i passaggi, con la possibilità di ridurre del 10-25% il tempo di ciclo complessivo.

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo che intercorre tra l’erogazione di un servizio e la registrazione dei relativi addebiti e l’emissione della fattura. Registrare gli addebiti più rapidamente accelera direttamente la fatturazione, riduce i giorni di permanenza dei crediti verso clienti e migliora il flusso di cassa nella gestione del ciclo dei ricavi.
ProcessMind segue il passaggio da "Service Provided" a "Charges Captured" e "Invoice Generated" in Optum360. Fa emergere i ritardi nella documentazione o nell’inserimento dei dati che ostacolano la fatturazione tempestiva, consentendo interventi mirati che potrebbero ridurre questo ritardo cruciale fino al 20% e accelerare la fatturazione.

Una registrazione dei pagamenti più regolare e tempestiva è essenziale per una rendicontazione finanziaria accurata e processi di riconciliazione efficienti. Questo obiettivo riduce discrepanze e ritardi nell’aggiornamento dei saldi, migliorando l’integrità dei dati finanziari nella gestione del ciclo dei ricavi.
ProcessMind analizza il tempo che intercorre tra "Payment Received" e "Payment Posted" in Optum360, individuando variazioni e ritardi. Aiuta a identificare problemi nella registrazione manuale, nelle integrazioni dei sistemi o nei flussi di lavoro di riconciliazione, consentendo modifiche al processo che potrebbero migliorare la regolarità della registrazione del 15-25%.

Questo obiettivo mira a ridurre il numero di casi che richiedono attività di riscossione, segnalando un miglioramento delle fasi precedenti della gestione del ciclo dei ricavi. Meno attività di riscossione significano costi operativi inferiori, un carico minore per il personale e una migliore esperienza finanziaria per i pazienti.
ProcessMind individua i passaggi precedenti del processo e gli attributi che più spesso portano all’attività "Collection Activity Started" in Optum360. Analizzando questi fattori, consente di intervenire in modo proattivo nelle fasi iniziali del ciclo, con la possibilità di ridurre del 10-20% il volume dei casi di riscossione.

Questo obiettivo mira a ridurre i casi in cui gli errori di fatturazione richiedono rilavorazioni, contenendo così i costi operativi e accelerando il ciclo di fatturazione complessivo. Meno errori significano un processo più efficiente e un invio iniziale dei reclami più accurato nella gestione del ciclo dei ricavi.
ProcessMind risale all’origine dei casi che comportano più cicli di "Invoice Re-issued" o "Account Adjusted" in Optum360. Individua le attività o gli input di dati specifici che contribuiscono agli errori, consentendo interventi formativi mirati o miglioramenti dei sistemi che potrebbero ridurre le rilavorazioni del 15-25%.

Questo obiettivo affronta le differenze di prestazioni tra i reparti o i team che partecipano alla gestione del ciclo dei ricavi. L’uniformità favorisce risultati più prevedibili, carichi di lavoro equilibrati e una maggiore efficienza operativa complessiva in tutta l’organizzazione.
ProcessMind confronta le metriche di processo, come i tempi di ciclo e il numero di controversie, tra i diversi reparti o tipi di servizio in Optum360. Evidenzia le pratiche efficaci e gli aspetti da migliorare, consentendo di applicare in modo coerente flussi di lavoro efficienti in tutta l’organizzazione.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per la gestione del ciclo dei ricavi

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Attui i miglioramenti RCM

Monitori i progressi della RCM

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Cosa fare

Acceda al template Excel preconfigurato per i dati di gestione del ciclo dei ricavi in Optum360. Il template definisce la struttura necessaria per un’analisi efficace dei processi.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

Una struttura standardizzata garantisce dati inseriti in modo accurato e coerente, creando le basi per informazioni affidabili e riducendo il rischio di errori.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all’uso con le intestazioni di colonna corrette per i dati RCM di Optum360.

COSA OTTERRÀ

Individui le inefficienze nascoste nel ciclo dei ricavi

ProcessMind crea una mappa visiva completa delle operazioni di gestione del ciclo dei ricavi, mettendo in evidenza inefficienze e rischi di conformità. Ottenga una visione chiara di ogni passaggio, dalla registrazione del paziente al pagamento finale.

Visualizzi i flussi di processo RCM dall’inizio alla fine
Individui i colli di bottiglia nei flussi di lavoro di Optum360
Riduca i tempi di pagamento e i rifiuti delle richieste
Verifichi la conformità RCM e riduca i rischi

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Trasformare la gestione del ciclo dei ricavi

Questi risultati rappresentano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono ottimizzando i processi di gestione del ciclo dei ricavi. Analizzando i dati degli eventi di fatturazione nei sistemi come Optum360, individuiamo inefficienze e colli di bottiglia.

0 % faster

Cicli di pagamento più rapidi

Accelerare il flusso di cassa

Ridurre il tempo medio che intercorre tra l’emissione della fattura e la ricezione del pagamento, migliorando il capitale circolante e la liquidità.

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Meno contestazioni delle fatture

Ridurre il carico amministrativo

Diminuire la percentuale di fatture contestate, riducendo il carico amministrativo e migliorando la soddisfazione dei clienti.

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Risoluzione più rapida delle contestazioni

Accelerare il recupero dei ricavi

Ridurre il tempo medio necessario per risolvere una contestazione di fattura, limitando l’impatto sui ricavi e i costi generali.

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Meno rettifiche dei ricavi

Migliorare la precisione della fatturazione

Ridurre la quota degli importi fatturati che viene successivamente rettificata al ribasso, migliorando la redditività e la precisione nella registrazione degli addebiti.

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Meno rilavorazioni della fatturazione

Migliorare la conformità del processo

Ridurre la frequenza dei casi che richiedono rilavorazioni a causa di errori di fatturazione, ottenendo risparmi significativi e migliorando la conformità.

I risultati variano in base al contesto operativo, alla complessità del processo e alla qualità dei dati. I valori riportati illustrano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Parta dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una singola prestazione o fornitura di un prodotto che genera un addebito e funge da ID principale del caso.

Perché è importante

È l’ID del caso essenziale che collega tutte le attività correlate del ciclo dei ricavi e consente di analizzare il processo nel suo complesso, dall’inizio alla fine.

Nome di uno specifico evento o attività che si è verificato nel processo di gestione del ciclo dei ricavi.

Perché è importante

Questo attributo definisce i singoli passaggi del processo, costituisce la base della mappa del processo e consente tutte le analisi basate sui flussi.

Data e ora che indicano quando si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questa data e ora è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i colli di bottiglia.

Identificativo univoco del paziente che ha ricevuto i servizi.

Perché è importante

Consente di svolgere analisi incentrate sul paziente, comprendere l’intero percorso finanziario e individuare schemi relativi a specifici gruppi di pazienti.

Identificativo univoco della compagnia assicurativa o del pagatore responsabile della richiesta di rimborso.

Perché è importante

Segmentare il processo per pagatore è essenziale per individuare quelli che causano ritardi o rifiuti e intervenire in modo mirato sulla loro gestione.

Il reparto o il team interno che ha gestito o svolto l’attività di fatturazione.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni dei diversi team di fatturazione, individuando quelli più efficaci e le aree che richiedono miglioramenti.

Valore monetario complessivo degli addebiti inviati con la richiesta di rimborso o la fattura.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario di ogni caso e consente analisi basate sul valore e il calcolo di KPI finanziari fondamentali.

Valore monetario degli stralci, delle rettifiche contrattuali o delle correzioni apportate all’importo fatturato.

Perché è importante

Misura direttamente le perdite di ricavi ed è fondamentale per calcolare i KPI finanziari e comprendere la redditività.

Codice standard fornito dal pagatore per spiegare il motivo del rifiuto di una richiesta di rimborso.

Perché è importante

Indica la causa profonda del rifiuto delle richieste e consente interventi mirati per prevenirne di futuri e ridurre le costose rilavorazioni.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Segna l’avvio dell’evento di fatturazione, quando vengono ricevute le informazioni sul servizio clinico dalla cartella clinica elettronica (EHR) o da un altro sistema di origine. In genere, l’evento viene registrato tramite una voce esplicita nel registro o un record di transazione creato da un’interfaccia di integrazione dopo l’acquisizione dei dati.

Perché è importante

Questo è l’evento di inizio principale del ciclo dei ricavi. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e la registrazione degli addebiti è fondamentale per individuare i ritardi iniziali nei dati che incidono sull’intero processo.

La richiesta di rimborso generata è stata inviata elettronicamente al pagatore assicurativo per la valutazione. L’evento viene registrato esplicitamente dal modulo di invio delle richieste o dall’interfaccia della clearinghouse al momento della trasmissione riuscita.

Perché è importante

È una tappa fondamentale, perché da questo momento inizia il conteggio dei tempi di risposta del pagatore. Aiuta a misurare l’efficienza del processo di invio delle richieste e a individuare eventuali ritardi.

Il sistema ha ricevuto dal pagatore un file elettronico di avviso di pagamento (ERA), con i dettagli di pagamenti, rettifiche e rifiuti. L’evento viene registrato esplicitamente quando il sistema acquisisce un file EDI 835.

Perché è importante

Questa attività è una tappa fondamentale che indica che il pagatore ha elaborato la richiesta. Il contenuto del file determina tutte le azioni successive, come la registrazione del pagamento o la gestione del rifiuto.

Il pagatore ha rifiutato una richiesta di rimborso, come indicato nell’avviso di pagamento ricevuto. L’evento viene dedotto analizzando i dati dell’avviso per individuare i codici specifici del motivo del rifiuto associati alle singole righe della richiesta.

Perché è importante

Monitorare i rifiuti è fondamentale per individuare le cause profonde delle perdite di ricavi e delle inefficienze del processo. Questa attività segna l’inizio di tutti i cicli di gestione dei rifiuti e delle relative rilavorazioni per i ricorsi.

Un pagamento ricevuto è stato correttamente attribuito al conto specifico del paziente e alle relative righe di servizio. Si tratta di un’azione esplicita, eseguita da un utente o automaticamente, che riconcilia il pagamento con gli addebiti ancora da saldare.

Perché è importante

Questa attività è fondamentale per misurare l’efficienza del processo di registrazione dei pagamenti in back office. I ritardi nella registrazione possono falsare i dati dei crediti verso clienti e posticipare la chiusura del conto.

L’evento di fatturazione è considerato concluso: il saldo è pari a zero e non sono previste ulteriori attività. L’evento viene dedotto quando il saldo del conto raggiunge lo zero e lo stato viene aggiornato a 'Chiuso' o a un altro stato finale equivalente.

Perché è importante

Questo è l’evento finale principale del processo. Misurare il tempo di ciclo totale fino a questo momento offre una visione completa dell’efficienza complessiva dell’RCM.

Domande frequenti

Che cosa può rivelare il Process Mining sulla mia RCM in Optum360?

Il Process Mining analizza i dati degli eventi di fatturazione di Optum360 per visualizzare il flusso effettivo del ciclo dei ricavi. Individua le deviazioni dal processo ideale, i colli di bottiglia che rallentano i pagamenti e gli aspetti che contribuiscono all’aumento delle contestazioni o delle rettifiche dei ricavi. In questo modo aiuta a comprendere come si svolgono realmente le attività e a migliorarne l’efficienza.

Come posso estrarre da Optum360 i dati necessari per il Process Mining?

Per iniziare, occorre estrarre da Optum360 gli Event Log relativi agli eventi di fatturazione, agli identificativi dei casi e alle relative date e ore. A tal fine, è necessario individuare le tabelle o le viste che contengono i dati sulla registrazione degli addebiti, l’invio delle richieste di rimborso, la registrazione dei pagamenti e la gestione delle contestazioni. Spesso è necessario collaborare con il team IT o con gli amministratori di Optum360 per generare report adeguati o eseguire query dirette sul database, così da ottenere i dati necessari.

Quali dati servono nello specifico per il Process Mining dell’RCM?

Per il Process Mining dell’RCM, i dati fondamentali sono l’ID del caso, il nome dell’attività e la data e ora di ogni passaggio del ciclo dei ricavi. Altri attributi, come l’importo dell’addebito, i dati del pagatore, le informazioni demografiche del paziente e l’utente responsabile, possono arricchire l’analisi. In questo modo è possibile seguire nel dettaglio ogni singolo evento di fatturazione lungo l’intero ciclo del processo.

In quanto tempo posso ottenere i primi risultati dal Process Mining dell’RCM?

Una volta completate l’estrazione e la preparazione dei dati, spesso è possibile ottenere le prime indicazioni nel giro di poche settimane. Un’analisi completa, che includa l’individuazione delle cause profonde e raccomandazioni concrete, richiede in genere dalle 4 alle 8 settimane. I tempi complessivi dipendono dalla disponibilità dei dati e dalla complessità del processo RCM specifico.

Quali miglioramenti posso aspettarmi nell’RCM dopo aver utilizzato il Process Mining?

Il Process Mining può portare a miglioramenti misurabili, come l’incasso più rapido dei pagamenti, una riduzione delle contestazioni delle fatture e tempi più brevi per risolverle. Può inoltre contribuire a ridurre le rettifiche dei ricavi, migliorare la conformità del processo RCM ed eliminare i colli di bottiglia nascosti. In definitiva, aiuta a rendere più uniformi i risultati dei diversi reparti e a ridurre le costose rilavorazioni dovute a errori di fatturazione.

Per svolgere attività di Process Mining dell’RCM servono software o competenze specialistiche?

Sì, è necessario un software dedicato di Process Mining per acquisire e analizzare efficacemente i dati dell’Event Log. Sebbene il software automatizzi gran parte dell’individuazione dei processi, è molto utile poter contare su un analista che conosca sia i principi del Process Mining sia le attività RCM. Molte organizzazioni iniziano con un progetto pilota, spesso avvalendosi di competenze esterne, prima di sviluppare capacità interne.

Il Process Mining è riservato alle grandi organizzazioni o può essere utile anche alle strutture sanitarie più piccole?

Il Process Mining è utile alle organizzazioni di qualsiasi dimensione, purché generino una quantità sufficiente di dati transazionali attraverso sistemi come Optum360. Anche le strutture sanitarie più piccole possono ottenere indicazioni significative sulle inefficienze dell’RCM e sui rischi di conformità. Il valore consiste nel comprendere e ottimizzare i processi, indipendentemente dalle dimensioni delle attività.

In che modo il Process Mining aiuta a garantire la conformità dell’RCM?

Il Process Mining confronta automaticamente i flussi effettivi del processo RCM con i modelli di conformità e le regole aziendali predefiniti. Evidenzia ogni deviazione, che si tratti di un passaggio eseguito fuori sequenza, di un’approvazione mancante o di un’attività non autorizzata. Ciò consente di individuare e affrontare rapidamente i rischi di conformità, prima che diventino problemi rilevanti, e di mantenere un solido sistema di controllo.

Il Process Mining può individuare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti?

Certamente. Seguendo i singoli eventi di fatturazione, il Process Mining può individuare con precisione dove si verificano i ritardi, ad esempio in caso di attese prolungate tra determinate attività o di cicli di rilavorazione ripetuti. Può inoltre mettere in relazione i ritardi con specifici reparti, ruoli utente o tipi di caso, aiutando a comprendere le ragioni alla base dei tempi lunghi di incasso. Queste indicazioni mirate consentono di intervenire in modo efficace.

Che cosa si intende per "evento di fatturazione" nel Process Mining per Optum360?

In Optum360, un "evento di fatturazione" funge da identificativo del caso e rappresenta una singola istanza di un processo del ciclo dei ricavi. Può corrispondere al percorso di un addebito specifico per un paziente, di una richiesta di rimborso o di un intero episodio di cura. Ogni evento di fatturazione ha un identificativo univoco e una sequenza di attività con le relative date e ore, che consentono di monitorarne e analizzarne l’intero ciclo, dall’inizio alla conclusione.

Migliori la gestione del ciclo dei ricavi e riduca subito i ritardi

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