Il Suo template dei dati per la gestione dei contratti

L’ID del contratto è l’identificativo univoco del caso e collega tutti gli eventi e le attività relativi a uno specifico contratto. Ogni record nell’event log corrisponde a un’azione eseguita sul contratto e questo ID raggruppa tutte le azioni correlate.

Nell’analisi di Process Mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire l’intero percorso di ogni contratto. Consente di visualizzare i flussi di processo, calcolare i tempi di ciclo dalla richiesta alla firma e segmentare l’analisi in base alle caratteristiche dei singoli contratti.

È la chiave essenziale per seguire l’intero percorso di un contratto. Senza di essa, non è possibile analizzare il flusso di processo end-to-end né calcolare i KPI a livello di caso.

In genere, corrisponde alla chiave primaria della tabella principale dei contratti in Agiloft.

Questo attributo descrive la fase del processo svolta, ad esempio «Contratto redatto», «Revisione legale effettuata» o «Contratto eseguito/firmato». Queste attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo.

Analizzare la sequenza e la frequenza delle attività aiuta a individuare il flusso di processo principale, rilevare deviazioni o cicli di rilavorazione e identificare le fasi più frequenti o più lunghe. È essenziale per creare Dashboard come «Panoramica del ciclo di vita complessivo del contratto» e «Varianti del processo di redazione dei contratti».

Le attività definiscono le fasi della mappa del processo. Questo attributo è necessario per visualizzare il flusso di processo e comprendere il lavoro svolto.

Deriva dall’azione o dalla modifica dello stato registrata nella cronologia del contratto o nelle tabelle del registro di controllo di Agiloft.

Questo attributo fornisce la data e l’ora di ogni attività registrata nella cronologia del contratto. Stabilisce l’ordine cronologico degli eventi, fondamentale per l’individuazione e l’analisi dei processi.

L’ora di inizio serve a calcolare la durata tra le attività, individuare i colli di bottiglia e misurare i tempi di ciclo. È alla base di quasi tutti i KPI temporali, come «Tempo medio di ciclo dei contratti» e «Durata media della fase di approvazione».

Questa data e ora sono essenziali per ordinare gli eventi, calcolare le durate e analizzare nel tempo le prestazioni del processo. Senza di esse, il Process Mining non è possibile.

Corrisponde alla data e ora di un’azione registrata nella cronologia del contratto o nelle tabelle del registro di controllo di Agiloft.

Questo attributo identifica l’origine dei dati di gestione dei contratti. Per questo processo, il valore sarà sempre «Agiloft».

Nelle analisi aziendali più ampie, che combinano dati provenienti da più sistemi, questo campo è fondamentale per ricostruire la provenienza dei dati e definire correttamente l’ambito dell’analisi. Fornisce contesto e tracciabilità.

Identifica l’origine dei dati, un’informazione fondamentale per la governance dei dati, la risoluzione dei problemi e l’integrazione di dati provenienti da più fonti.

È un valore statico da aggiungere durante l’estrazione e la trasformazione dei dati.

Questo attributo indica la data e ora dell’estrazione più recente dei dati. È fondamentale per capire quanto siano aggiornati i dati analizzati e gestire la pianificazione degli aggiornamenti.

Gli utenti si basano su questa data e ora per verificare che le informazioni visualizzate siano aggiornate e per conoscere il periodo coperto dall’analisi. È un metadato essenziale per qualsiasi analisi affidabile basata sui dati.

Permette agli utenti di sapere quanto siano aggiornati i dati, un’informazione essenziale per prendere decisioni aziendali tempestive e accurate.

Questa data e ora viene generata e aggiunta durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

La data di scadenza è un campo fondamentale che determina la fine del periodo di validità del contratto. È essenziale per gestire rinnovi e risoluzioni ed evitare scadenze o rinnovi automatici indesiderati.

Questo attributo è alla base della Dashboard «Scadenze e stato dei contratti in arrivo» e del KPI «Percentuale di azioni contrattuali completate nei tempi previsti». Consente all’azienda di gestire in modo proattivo la fine dei contratti, assicurando che rinnovi e risoluzioni vengano gestiti tempestivamente ed evitando il mancato rispetto delle scadenze.

È fondamentale per gestire i contratti in modo proattivo e aiutare l’azienda a non mancare le scadenze di rinnovi o risoluzioni.

È un campo data standard nella tabella principale dei contratti di Agiloft.

Questo attributo identifica l’altra organizzazione o persona che firma il contratto. La controparte può influire in modo significativo sulla negoziazione, sui tempi e sulle condizioni dell’accordo.

Analizzare le prestazioni del processo per controparte è uno degli obiettivi delle Dashboard «Fattori di variabilità del tempo di ciclo dei contratti» e «Frequenza delle modifiche in fase di negoziazione». Aiuta a individuare i partner con cui le trattative sono più lunghe o richiedono più revisioni, così da definire strategie di negoziazione mirate e gestire meglio i rapporti.

Aiuta a capire come i diversi partner esterni influiscono sui tempi e sulla complessità delle negoziazioni, migliorando le previsioni e la definizione delle strategie.

È un campo standard nella tabella principale dei contratti oppure viene collegato a una tabella Aziende/Account in Agiloft.

Questo attributo identifica la persona responsabile del completamento di una determinata fase del processo, ad esempio chi ha redatto il contratto o l’avvocato che ha svolto la revisione legale. In genere, il dato proviene dalle informazioni sull’utente associate a un’azione nel registro di controllo del sistema.

L’analisi per utente è essenziale per la Dashboard «Analisi del carico di lavoro delle risorse contrattuali», perché aiuta a individuare come è distribuito il carico, le differenze nelle prestazioni individuali e le opportunità di formazione. Consente inoltre di risalire ai responsabili di azioni specifiche.

Consente di analizzare il carico di lavoro, confrontare le prestazioni e individuare i colli di bottiglia o le buone pratiche legati a specifiche risorse.

In genere, si trova nelle tabelle della cronologia del contratto o del registro di controllo ed è collegato all’utente che ha apportato la modifica.

L’ora di inizio indica quando è cominciata un’attività, mentre l’ora di fine ne segna il completamento. La differenza tra le due corrisponde al tempo di elaborazione dell’attività.

Nel Process Mining, disporre sia dell’ora di inizio sia dell’ora di fine consente di analizzare più nel dettaglio l’utilizzo delle risorse e distinguere i tempi di attesa da quelli di lavoro effettivo. Ad esempio, permette di separare il tempo dedicato alla revisione legale da quello trascorso in coda. Questo dato alimenta il KPI «Tempo di elaborazione della revisione legale».

Consente di calcolare il tempo effettivo di elaborazione di un’attività, distinguendo il lavoro attivo dall’attesa e rendendo più precisa l’analisi dei colli di bottiglia.

In alcuni sistemi, questo dato è disponibile direttamente. Spesso si deduce dall’ora di inizio dell’attività successiva nel caso. In Agiloft, potrebbe essere necessario ricavarlo dal registro di controllo.

Questo attributo fornisce il contesto del reparto coinvolto nel contratto, ad esempio «Vendite», «Ufficio legale», «Approvvigionamenti» o «Finanza». L’informazione può essere associata al responsabile del contratto o all’utente che ha svolto una specifica attività.

Questa dimensione è fondamentale per la Dashboard «Fattori di variabilità del tempo di ciclo dei contratti». Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra reparti diversi, facendo emergere eventuali differenze nei tempi di ciclo, nelle rilavorazioni o nei percorsi seguiti. Ad esempio, è possibile verificare se i contratti provenienti dal reparto Vendite impiegano più tempo a superare la revisione legale rispetto a quelli del reparto Approvvigionamenti.

Consente di confrontare le prestazioni tra unità aziendali e di individuare problemi di processo o buone pratiche specifici di ciascun reparto.

Queste informazioni possono essere ricavate dalle tabelle dei profili utente oppure essere memorizzate direttamente nel record del contratto in Agiloft.

Questo attributo indica la fase corrente del contratto, ad esempio «In redazione», «In revisione», «Eseguito», «Scaduto» o «Risolto». Fornisce un quadro della situazione del contratto in un determinato momento.

Nel Process Mining, spesso sono proprio le variazioni dello stato nel tempo a definire le attività. Come attributo a livello di caso, è utile per filtrare l’analisi e concentrarsi solo sui contratti attivi, firmati o scaduti. Alimenta direttamente la Dashboard «Scadenze e stato dei contratti in arrivo».

Fornisce una rapida panoramica della fase corrente del contratto e consente di filtrare e segmentare l’analisi distinguendo i casi in corso da quelli completati.

È un campo standard nella tabella principale dei contratti di Agiloft.

Il tipo di contratto è un campo di classificazione fondamentale, che definisce la natura e il template dell’accordo. Tipi di contratto diversi seguono spesso varianti di processo specifiche, presentano livelli di complessità differenti e coinvolgono interlocutori diversi.

Questo attributo è essenziale per l’analisi comparativa e influisce in modo determinante sulle Dashboard «Fattori di variabilità del tempo di ciclo dei contratti» e «Frequenza delle modifiche in fase di negoziazione». Suddividendo il processo per tipo di contratto, gli analisti possono capire perché alcuni tipi richiedono più tempo, più revisioni o si discostano più spesso dal processo standard.

Aiuta a spiegare le differenze significative nella complessità, nella durata e nel rischio dei processi. È un attributo fondamentale per segmentare i processi in modo significativo.

È un campo standard nella tabella principale dei contratti di Agiloft.

Questo attributo rappresenta il valore finanziario complessivo del contratto, in termini di ricavi, costi o impegni. Spesso, questo valore influisce sul livello di controllo e sulla complessità del processo di approvazione.

Il valore del contratto è fondamentale per la Dashboard «Tendenze del valore e del volume dei contratti firmati» e consente di analizzare l’impatto finanziario delle prestazioni del processo. Può inoltre essere messo in relazione con il tempo di ciclo per verificare se i contratti di valore elevato richiedono tempi di elaborazione significativamente più lunghi. Questo aiuta a stabilire le priorità e a ottimizzare i flussi di lavoro relativi ai contratti di maggior valore.

Fornisce un contesto finanziario per il processo e consente analisi basate sul valore, la definizione delle priorità e la valutazione dell’impatto aziendale dei ritardi.

È un campo standard nella tabella principale dei contratti di Agiloft.

Questo attributo distingue le attività svolte da persone da quelle eseguite dal sistema, come gli aggiornamenti automatici dello stato, le notifiche o i flussi di lavoro avviati dal sistema.

L’analisi aiuta a comprendere il livello di automazione del processo di gestione dei contratti. Può essere utilizzata per misurare l’impatto delle iniziative di automazione, individuare ulteriori opportunità e verificare che le fasi automatizzate funzionino come previsto senza creare colli di bottiglia.

Aiuta a misurare il grado di automazione del processo e a individuare le fasi svolte dai sistemi anziché dalle persone.

Si ricava individuando specifici account utente di sistema, ad esempio «Sistema» o «Amministratore», nella cronologia delle attività oppure contrassegnando determinati tipi di attività automatizzate.

Questo attributo definisce la scadenza prevista dall’accordo sul livello di servizio (SLA) per specifiche attività di revisione. Stabilisce tempi di risposta chiari e consente di misurare le prestazioni rispetto agli obiettivi interni.

Questa data è essenziale per la Dashboard «Rispetto degli SLA nelle revisioni dei contratti» e per il relativo KPI «Percentuale di rispetto degli SLA per le revisioni». Confrontando la data effettiva di completamento delle attività di revisione con la scadenza, il sistema può determinare se il processo rispetta gli obiettivi di servizio e segnalare le aree in cui gli SLA vengono spesso disattesi.

Consente di misurare le prestazioni rispetto alle scadenze interne, un aspetto fondamentale per far rispettare gli SLA e ridurre i tempi di revisione.

In Agiloft, può essere un campo calcolato in base alla data di invio del contratto e alle regole SLA predefinite oppure un campo data impostato manualmente.

Questa metrica misura il tempo necessario per ottenere tutte le approvazioni interne e legali previste per un contratto. In genere, il calcolo parte dall’avvio della prima attività di revisione (ad esempio, «Revisione interna inviata») e termina quando viene ricevuta l’ultima approvazione richiesta.

Questo attributo costituisce la base del KPI «Durata media della fase di approvazione» ed è un elemento fondamentale della Dashboard «Analisi dei colli di bottiglia nella revisione e nell’approvazione». Isola una fase critica del ciclo di vita del contratto, consentendo di analizzare in modo mirato le cause dei ritardi nelle revisioni e nelle approvazioni.

Isola e quantifica il tempo trascorso nella fase di approvazione, aiutando a individuare e affrontare i colli di bottiglia in questo passaggio cruciale.

Si calcola nell’event log determinando, per ciascun contratto, la differenza tra l’inizio della prima attività di approvazione e la fine dell’ultima.

Questa metrica misura il tempo che intercorre tra l’avvio delle trattative con la controparte esterna (ad esempio, «Negoziazione con la controparte avviata») e il raggiungimento dell’accordo finale, approvato dalla controparte.

È la metrica principale della Dashboard «Tempo di ciclo della fase di negoziazione» e del KPI «Durata media della fase di negoziazione». Analizzarla aiuta a valutare l’efficienza delle trattative, a individuare i tipi di contratto o le controparti che prolungano i tempi e a trovare opportunità per semplificare le interazioni.

Misura l’efficienza della fase di negoziazione e offre indicazioni utili per ridurre il tempo impiegato nelle interazioni con le controparti esterne.

Si calcola nell’event log misurando il tempo tra l’attività «Negoziazione con la controparte avviata» e un’attività conclusiva, come «Approvazione della controparte ricevuta».

Questo attributo specifica quale template standard, se presente, è stato utilizzato come punto di partenza per il contratto. L’uso coerente dei template è fondamentale per rendere efficiente la redazione.

L’analisi di questo attributo contribuisce ai KPI «Percentuale di rilavorazione nella redazione dei contratti» e «Percentuale di approvazione interna al primo invio». Confrontando i risultati dei contratti creati con template diversi o senza template, le organizzazioni possono individuare quelli più efficaci e capire dove è più necessario standardizzare.

Aiuta a valutare l’efficacia dei template standard e favorisce la standardizzazione, riducendo in modo significativo i tempi di redazione e le rilavorazioni.

Potrebbe trattarsi di un campo del record del contratto in Agiloft, compilato quando il contratto viene creato a partire da un template.

Questo attributo registra il numero di iterazioni a cui è sottoposto un contratto, soprattutto durante la redazione e la negoziazione. Un numero elevato di revisioni spesso segnala problemi nei template, negoziazioni complesse o requisiti iniziali poco chiari.

Questa metrica alimenta direttamente la Dashboard «Frequenza delle modifiche in fase di negoziazione» e il KPI «Frequenza delle modifiche ai contratti». Analizzare il numero di revisioni aiuta a individuare i tipi di contratto o le controparti che generano più scambi e modifiche, fornendo indicazioni utili per semplificare la redazione e la negoziazione.

Quantifica le rilavorazioni e la complessità delle negoziazioni, aiutando a individuare opportunità per migliorare la qualità dei template e le strategie di negoziazione.

In genere, si calcola contando le occorrenze delle attività «Contratto con modifiche evidenziate/revisionato» per ciascun ID del contratto nell’event log.

Questo attributo identifica la risorsa legale specifica responsabile dell’attività «Revisione legale effettuata». Offre una visione del carico di lavoro più dettagliata rispetto a un campo generico «Utente», che può includere ruoli diversi.

È utile per la Dashboard «Analisi del carico di lavoro delle risorse contrattuali», perché consente di analizzare in modo mirato la capacità e le prestazioni del team legale. Aiuta a valutare come è distribuito il carico di lavoro all’interno del team e se alcuni revisori sono associati a tempi di revisione più lunghi, fornendo dati per il KPI «Tempo medio di elaborazione della revisione legale».

Consente di analizzare nel dettaglio il carico di lavoro e le prestazioni della funzione di revisione legale, aiutando a gestire efficacemente le risorse del team legale.

Può corrispondere a un campo specifico del contratto che indica il consulente legale incaricato oppure essere ricavato dal nome utente associato all’attività di revisione legale.

Questo attributo si ottiene confrontando l’ora effettiva di completamento di un’attività di revisione (ad esempio, «Revisione interna completata») con la relativa «ReviewSlaDueDate». Il valore è «true» se la revisione è stata completata in tempo e «false» se è stata completata in ritardo.

Questo indicatore alimenta direttamente la Dashboard «Rispetto degli SLA per le revisioni dei contratti», che consente di visualizzare facilmente i tassi di conformità. Semplifica il calcolo del KPI «Tasso di rispetto degli SLA per le revisioni», permettendo di contare semplicemente i valori true e false.

Fornisce un esito chiaro e binario sul rispetto degli SLA, semplificando la misurazione, la visualizzazione e la rendicontazione della conformità alle scadenze interne.

Si calcola confrontando l’«EventTime» dell’attività di completamento della revisione con la «ReviewSlaDueDate» di ciascun contratto.