Il Suo Template Dati per la Gestione dei Contratti

L'ID Contratto funge da identificatore definitivo del case, collegando in modo univoco tutti gli event e le attività relative a uno specifico contratto. Ogni record nell'event log corrisponde a un'azione eseguita su un contratto, e questo ID raggruppa tali azioni.

Nell'analisi di Process Mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire l'intero percorso di ogni contratto. Consente la visualizzazione dei flussi di processo, il calcolo dei cycle time dalla richiesta all'esecuzione e la segmentazione dell'analisi basata sulle caratteristiche individuali del contratto.

Questa è la chiave essenziale per tracciare il percorso completo di un contratto. Senza di essa, non è possibile analizzare il flusso di processo end-to-end o calcolare i KPI a livello di case.

Questa è tipicamente la chiave primaria della tabella principale dei Contratti in Agiloft.

Questo attributo descrive il passaggio eseguito nel processo, come 'Contratto Redatto', 'Revisione Legale Condotta' o 'Contratto Eseguito/Firmato'. Queste attività sono i blocchi costitutivi della mappa di processo.

L'analisi della sequenza e della frequenza delle attività aiuta a identificare il flusso di processo principale, a scoprire deviazioni o cicli di rilavorazione e a individuare quali passaggi sono più comuni o richiedono più tempo. È essenziale per la costruzione di dashboard come 'Panoramica del Ciclo di Vita Complessivo del Contratto' e 'Varianti del Processo di Redazione del Contratto'.

Le attività definiscono i passaggi nella Sua mappa di processo. Questo attributo è necessario per visualizzare il flusso di processo e comprendere il lavoro che viene svolto.

Derivato dall'azione o dal cambiamento di stato registrato nella cronologia del contratto o nelle tabelle di audit trail in Agiloft.

Questo attributo fornisce la data e l'ora per ogni attività registrata nella storia del contratto. Stabilisce l'ordine cronologico degli event, che è fondamentale per la scoperta e l'analisi dei processi.

Lo Start Time è utilizzato per calcolare le durate tra le attività, identificare i bottleneck e misurare i cycle time. È la base per praticamente tutti i KPI basati sul tempo, come 'Tempo Medio del Ciclo Contrattuale' e 'Durata Media della Fase di Approvazione'.

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli event, calcolare le durate e analizzare le performance del processo nel tempo. Il Process Mining è impossibile senza di esso.

Ciò corrisponde al timestamp di un'azione registrata nella cronologia del contratto o nelle tabelle di audit trail in Agiloft.

Questo attributo identifica l'origine dei dati di gestione del contratto. Per questo processo, il valore sarà costantemente 'Agiloft'.

In analisi aziendali più ampie che combinano dati da più sistemi, questo campo è cruciale per la data lineage e per garantire che le analisi siano correttamente circoscritte. Fornisce contesto e tracciabilità per i dati.

Identifica l'origine dei dati, il che è cruciale per la data governance, la risoluzione dei problemi e l'integrazione di dati da più fonti.

Questo è un valore statico che dovrebbe essere aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati.

Questo attributo fornisce il timestamp dell'estrazione data più recente. È cruciale per comprendere l'attualità dei dati analizzati e per gestire i programmi di aggiornamento dei dati.

Gli utenti si affidano a questo timestamp per confermare che stanno visualizzando informazioni aggiornate e per comprendere l'intervallo di tempo coperto dall'analisi. È un elemento chiave di metadati per qualsiasi analisi affidabile basata sui dati.

Assicura che gli utenti sappiano quanto sono aggiornati i dati, il che è vitale per prendere decisioni aziendali tempestive e accurate.

Questo timestamp viene generato e aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL).

La Data di Scadenza è un campo data critico che determina la fine del termine attivo di un contratto. È essenziale per la gestione dei rinnovi, delle risoluzioni e per evitare interruzioni involontarie o rinnovi automatici.

Questo attributo è la pietra angolare del dashboard 'Scadenze e Stato dei Contratti Futuri' e del KPI 'Tasso di Azioni Contrattuali Tempestive'. Consente all'azienda di gestire proattivamente gli event di fine vita del contratto, assicurando che i rinnovi o le risoluzioni siano gestiti in modo tempestivo e prevenendo scadenze mancate.

Cruciale per una gestione proattiva dei contratti, consentendo all'azienda di evitare scadenze mancate per rinnovi o risoluzioni.

Questo è un campo data standard nella tabella principale dei Contratti in Agiloft.

Questo attributo identifica l'altra organizzazione o individuo che firma il contratto. La controparte può influenzare significativamente il processo di negoziazione, la tempistica e i termini dell'accordo.

L'analisi delle performance di processo per controparte è un obiettivo chiave dei dashboard 'Fattori di Variabilità del Tempo del Ciclo Contrattuale' e 'Frequenza delle Revisioni di Negoziazione'. Aiuta a identificare quali partner portano a negoziazioni più lunghe o a più revisioni, consentendo strategie di negoziazione su misura e una migliore gestione delle relazioni.

Aiuta a identificare come diversi partner esterni influenzano i tempi e la complessità della negoziazione contrattuale, consentendo una migliore previsione e strategia.

Questo è un campo standard nella tabella principale dei Contratti o collegato da una tabella Aziende/Account in Agiloft.

Questo attributo identifica l'individuo responsabile del completamento di un dato passaggio del processo, come la persona che ha redatto il contratto o l'avvocato che ha condotto la revisione legale. È tipicamente ricavato dalle informazioni utente associate a un'azione nel registro di audit del sistema.

L'analisi per utente è essenziale per il dashboard 'Analisi del Carico di Lavoro delle Risorse Contrattuali', poiché aiuta a identificare la distribuzione del carico di lavoro, le variazioni di performance tra individui e le opportunità di formazione. Aiuta anche a rintracciare la responsabilità per azioni specifiche.

Consente l'analisi del carico di lavoro, il confronto delle prestazioni e l'identificazione di bottleneck o best practice specifici delle risorse.

Tipicamente trovato nella cronologia del contratto o nelle tabelle di audit trail, collegato all'utente che ha apportato la modifica.

Mentre lo Start Time indica quando un'attività è iniziata, l'End Time ne segna il completamento. La differenza tra i due rappresenta il tempo di elaborazione di quella specifica attività.

Nel Process Mining, avere sia lo Start Time che l'End Time consente un'analisi più dettagliata dell'utilizzo delle risorse e dei tempi di attesa rispetto ai tempi di lavoro attivo. Ad esempio, può distinguere il tempo in cui una revisione legale è stata attivamente lavorata dal tempo in cui era in attesa in una coda. Questo supporta il KPI 'Tempo di Elaborazione della Revisione Legale'.

Consente il calcolo del tempo di elaborazione effettivo di un'attività, separando il tempo di lavoro attivo dal tempo di attesa per un'analisi dei bottleneck più precisa.

In alcuni sistemi, questo è direttamente disponibile. Spesso, è inferito come l'ora di inizio dell'attività successiva nel case. Per Agiloft, potrebbe dover essere derivato dalla traccia di audit.

Questo attributo fornisce il contesto dipartimentale per il contratto, come 'Sales', 'Legal', 'Procurement' o 'Finance'. Questa informazione può essere associata al proprietario del contratto o all'utente che ha eseguito una specifica attività.

Questa dimensione è critica per il dashboard 'Fattori di Variabilità del Tempo del Ciclo Contrattuale'. Consente di filtrare e confrontare le performance di processo tra diversi dipartimenti, rivelando se certi dipartimenti hanno cycle time più lunghi, più rilavorazioni o percorsi di processo diversi. Ad esempio, può analizzare se i contratti originati dalle Vendite impiegano più tempo per superare la revisione legale rispetto a quelli provenienti dagli Acquisti.

Consente il confronto delle prestazioni tra le unità aziendali, aiutando a identificare problemi di processo specifici del dipartimento o best practice.

Queste informazioni possono essere unite da tabelle di profilo utente o possono essere archiviate direttamente nel record del contratto in Agiloft.

Questo attributo indica la fase attuale del contratto, come 'Drafting', 'In Review', 'Executed', 'Expired' o 'Terminated'. Fornisce un'istantanea di dove si trova il contratto in qualsiasi momento.

Nel Process Mining, il cambiamento di stato nel tempo è ciò che spesso definisce le attività stesse. Come attributo a livello di case, è utile per filtrare l'analisi per concentrarsi solo sui contratti attivi, eseguiti o scaduti. Supporta direttamente il dashboard 'Scadenze e Stato dei Contratti Futuri'.

Fornisce una rapida panoramica dello stato attuale di un contratto, consentendo il filtraggio e la segmentazione per l'analisi dei case in corso rispetto a quelli completati.

Questo è un campo standard nella tabella principale dei Contratti in Agiloft.

Il Tipo di Contratto è un campo di categorizzazione chiave che definisce la natura e il template dell'accordo. Diversi tipi di contratto spesso seguono varianti di processo distinte, presentano diversi livelli di complessità e coinvolgono differenti stakeholder.

Questo attributo è essenziale per l'analisi comparativa ed è un driver primario per i dashboard 'Fattori di Variabilità del Tempo del Ciclo Contrattuale' e 'Frequenza delle Revisioni di Negoziazione'. Segmentando il processo per tipo di contratto, gli analisti possono scoprire perché certi tipi richiedono più tempo, più revisioni o deviano più spesso dal processo standard.

Spiega significative variazioni nella complessità, durata e rischio del processo. È un attributo fondamentale per una segmentazione significativa del processo.

Questo è un campo standard nella tabella principale dei Contratti all'interno di Agiloft.

Questo attributo rappresenta il valore finanziario totale del contratto, sia esso ricavo, costo o impegno. Questo valore è spesso un fattore chiave che influenza il livello di controllo e la complessità del processo di approvazione.

Il Valore del Contratto è cruciale per il dashboard 'Tendenze del Valore e del Volume dei Contratti Eseguiti', consentendo un'analisi dell'impatto finanziario delle performance di processo. Può anche essere utilizzato per correlare il valore del contratto con il cycle time, rivelando se i contratti di alto valore richiedono tempi di elaborazione significativamente più lunghi. Ciò aiuta a dare priorità ai contratti di alto valore e a ottimizzare i loro workflow.

Fornisce un contesto finanziario al processo, consentendo un'analisi basata sul valore, la prioritizzazione e la comprensione dell'impatto aziendale dei ritardi.

Questo è un campo standard nella tabella principale dei Contratti in Agiloft.

Questo attributo traccia il numero di iterazioni a cui un contratto è sottoposto, in particolare durante le fasi di redazione e negoziazione. Un elevato numero di revisioni spesso indica problemi con i template, negoziazioni complesse o requisiti iniziali poco chiari.

Questa metrica supporta direttamente il dashboard 'Frequenza delle Revisioni di Negoziazione' e il KPI 'Frequenza delle Revisioni Contrattuali'. L'analisi del numero di revisioni aiuta a identificare quali tipi di contratto o controparti portano al maggior numero di scambi, fornendo insight per ottimizzare la redazione e la negoziazione.

Quantifica la rilavorazione e la complessità della negoziazione, aiutando a identificare opportunità per migliorare la qualità del template e le strategie di negoziazione.

Questo è tipicamente derivato contando le occorrenze delle attività 'Contratto Revisionato/Modificato' per ogni ID contratto nell'event log.

Questo attributo definisce la scadenza del Service Level Agreement (SLA) per specifiche attività di revisione. Stabilisce un'aspettativa chiara per i tempi di risposta ed è utilizzato per misurare le performance rispetto agli obiettivi interni.

Questa data è essenziale per alimentare il dashboard 'Conformità SLA per le Revisioni Contrattuali' e il KPI associato 'Tasso di Conformità SLA per le Revisioni'. Confrontando il tempo di completamento effettivo delle attività di revisione con questa data di scadenza, il sistema può determinare se il processo sta raggiungendo i suoi obiettivi di livello di servizio ed evidenziare le aree in cui gli SLA vengono frequentemente violati.

Consente la misurazione delle prestazioni rispetto alle scadenze interne, il che è fondamentale per applicare gli SLA e migliorare i tempi di risposta delle revisioni.

Questo potrebbe essere un campo calcolato in Agiloft basato sulla data di invio del contratto e sulle regole SLA predefinite, o un campo data impostato manualmente.

Questa metrica misura il tempo impiegato da un contratto per superare tutte le approvazioni interne e legali necessarie. Tipicamente inizia quando la prima attività di revisione ha inizio (ad esempio, 'Revisione Interna Inviata') e termina quando viene ricevuta l'approvazione finale richiesta.

Questo attributo è la base per il KPI 'Durata Media della Fase di Approvazione' e un componente chiave del dashboard 'Analisi dei Bottleneck di Revisione e Approvazione'. Isola una fase critica del ciclo di vita del contratto, consentendo un'analisi mirata su ciò che causa ritardi nelle revisioni e nelle approvazioni.

Isola e quantifica il tempo trascorso nella fase di approvazione, aiutando a individuare e affrontare i bottleneck in questa fase critica.

Calcolato dal log eventi trovando la differenza di tempo tra l'inizio della prima attività di approvazione e la fine dell'ultima per ogni contratto.

Questa metrica misura il tempo da quando iniziano le negoziazioni con la parte esterna (ad esempio, 'Negoziazione Controparte Avviata') fino a quando viene raggiunto e approvato un accordo finale dalla controparte.

Questa è la metrica centrale per il dashboard 'Tempo del Ciclo della Fase di Negoziazione' e il KPI 'Tempo Medio della Fase di Negoziazione'. L'analisi di questa durata aiuta a comprendere l'efficienza del processo di negoziazione, identificare quali tipi di contratto o controparti portano a negoziazioni prolungate e trovare opportunità per ottimizzare le interazioni.

Misura l'efficienza della fase di negoziazione, fornendo intuizioni per aiutare a ridurre il tempo trascorso interagendo con le parti esterne.

Calcolato dal log eventi misurando il tempo tra l'attività 'Negoziazione Controparte Avviata' e un'attività conclusiva come 'Approvazione Controparte Ricevuta'.

Questo attributo distingue tra attività guidate dall'uomo e quelle guidate dal sistema, come aggiornamenti di stato automatizzati, notifiche o workflow attivati dal sistema.

Nell'analisi, ciò aiuta a comprendere il livello di automazione all'interno del processo di gestione dei contratti. Può essere utilizzato per misurare l'impatto delle iniziative di automazione, identificare opportunità per ulteriore automazione e assicurarsi che i passaggi automatizzati funzionino come previsto senza causare bottleneck.

Aiuta a misurare il grado di automazione nel processo e a identificare quali passaggi sono eseguiti da sistemi rispetto agli esseri umani.

Derivato identificando specifici account utente di sistema (ad esempio, 'System', 'Admin') nella cronologia delle attività o segnalando specifici tipi di attività automatizzate.

Questo attributo specifica quale template standard, se presente, è stato utilizzato come punto di partenza per il contratto. La coerenza nell'utilizzo del template è fondamentale per un processo di redazione efficiente.

L'analisi di questo attributo aiuta a supportare i KPI 'Tasso di Rilavorazione della Redazione Contrattuale' e 'Tasso di Approvazione Interna al Primo Passaggio'. Confrontando le performance dei contratti creati da diversi template, o senza alcun template, le organizzazioni possono identificare quali template sono più efficaci e dove gli sforzi di standardizzazione sono più necessari.

Aiuta a valutare l'efficacia dei template standard e promuove la standardizzazione, che può ridurre significativamente il tempo di redazione e la rilavorazione.

Questo potrebbe essere un campo nel record del contratto in Agiloft che viene popolato quando un contratto viene creato da un template.

Questo attributo identifica la specifica risorsa legale responsabile dell'attività 'Revisione Legale Condotta'. Fornisce una visione più granulare del carico di lavoro rispetto a un campo 'Utente' generico, che può catturare molti ruoli diversi.

Ciò è prezioso per il dashboard 'Analisi del Carico di Lavoro delle Risorse Contrattuali', consentendo un'analisi mirata della capacità e delle performance del team legale. Aiuta a rispondere a domande sull'equilibrio del carico di lavoro all'interno del team legale e se specifici revisori sono associati a tempi di revisione più lunghi, supportando il KPI 'Tempo Medio di Elaborazione della Revisione Legale'.

Consente un'analisi dettagliata del carico di lavoro e delle prestazioni specificamente per la funzione di revisione legale, aiutando a gestire efficacemente le risorse del team legale.

Potrebbe essere un campo specifico nel contratto per il consulente legale assegnato, oppure potrebbe essere derivato dal nome utente associato all'attività di revisione legale.

Questo attributo è derivato confrontando il timestamp di completamento effettivo di un'attività di revisione (ad es. 'Revisione Interna Eseguita') con la sua 'ReviewSlaDueDate'. Sarà 'true' se la revisione è stata tempestiva e 'false' se è stata in ritardo.

Questo flag alimenta direttamente il dashboard 'Conformità SLA per le Revisioni Contrattuali', consentendo una facile visualizzazione dei tassi di conformità. Semplifica il calcolo del KPI 'Tasso di Conformità SLA per le Revisioni' consentendo un semplice conteggio dei valori true rispetto ai valori false.

Fornisce un risultato chiaro e binario per l'aderenza agli SLA, rendendo semplice misurare, visualizzare e riportare sulla compliance con le scadenze interne.

Calcolato confrontando l'EventTime di un'attività di completamento della revisione con il ReviewSlaDueDate per ogni contratto.

Questo attributo è una metrica calcolata che rappresenta il tempo totale trascorso per un contratto per attraversare il suo ciclo di vita fondamentale, tipicamente da 'Richiesta Contratto Avviata' a 'Contratto Eseguito/Firmato'.

Questo è un KPI primario per le performance di processo, che misura direttamente l'efficienza complessiva. È la metrica principale per il dashboard 'Panoramica del Ciclo di Vita Complessivo del Contratto' e il KPI 'Tempo Medio del Ciclo Contrattuale'. L'analisi del cycle time aiuta a identificare i case a lungo termine e a investigare le cause profonde dei ritardi.

Questo è un indicatore chiave di performance che misura l'efficienza end-to-end del processo di gestione dei contratti.

Calcolato prendendo la differenza tra il timestamp dell'attività 'Contratto Eseguito/Firmato' e l'attività 'Richiesta Contratto Avviata' per ogni ID Contratto.