Il template dei dati per l’onboarding KYC dei clienti

Questo attributo registra il nome di ogni fase o attività del processo KYC, ad esempio «Pratica inviata», «Valutazione del rischio eseguita» o «Pratica approvata». Costituisce uno degli elementi che compongono la mappa del processo.

Analizzare il nome dell’attività consente di visualizzare il flusso del processo, individuare le attività frequenti o rare e rilevare colli di bottiglia o cicli di rilavorazione. È un elemento fondamentale per capire quali azioni vengono svolte e in quale ordine, aspetto essenziale per analizzare le varianti e verificare la conformità.

Definisce le fasi della mappa del processo e consente di visualizzare il flusso, individuare gli scostamenti e analizzare la frequenza e la sequenza delle attività.

Queste informazioni si trovano in genere in una tabella dei log degli eventi di ACTICO, spesso in un campo che descrive il tipo di evento o attività. Consulti la documentazione ACTICO.

L’ora dell’evento è la data e l’ora esatte in cui un’attività è stata registrata nel sistema. Definisce l’ordine cronologico di tutti gli eventi associati a una singola pratica del cliente e traccia il percorso di onboarding nel tempo.

Questo attributo è fondamentale per tutte le analisi basate sul tempo. Serve a calcolare i tempi di ciclo tra le attività, individuare ritardi e tempi di attesa, misurare la durata complessiva dei casi e verificare il rispetto degli accordi sul livello di servizio (SLA). La sequenza delle marche temporali di un caso consente agli strumenti di Process Mining di ricostruire il flusso effettivo del processo.

Questo attributo definisce l’ordine cronologico degli eventi, indispensabile per calcolare le durate, individuare i colli di bottiglia e analizzare l’andamento temporale del processo.

Si trova nelle tabelle dei log degli eventi di ACTICO ed è la marca temporale associata a ogni attività registrata. Consulti la documentazione ACTICO.

La pratica del cliente è l’identificativo principale del caso, che raggruppa tutti gli eventi e le attività relativi al percorso di onboarding di un singolo cliente. Rappresenta un’istanza completa del processo KYC, dall’invio iniziale alla decisione finale di approvazione o rifiuto.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per ricostruire il percorso completo di ogni pratica. Consente agli analisti di seguire la sequenza delle attività, misurare i tempi di ciclo complessivi e confrontare i diversi percorsi, o varianti, seguiti dalle varie pratiche. Tutti gli eventi associati allo stesso ID della pratica del cliente sono considerati parte dello stesso caso.

È l’attributo fondamentale per il Process Mining, perché collega tutti gli eventi correlati in un’unica istanza di processo coerente e consente di analizzare dall’inizio alla fine l’esperienza di onboarding di ogni cliente.

È una chiave primaria nelle tabelle principali delle pratiche o della gestione dei casi in ACTICO. Consulti la documentazione ACTICO per conoscere i nomi specifici delle tabelle e dei campi.

Questo attributo identifica il sistema informativo di origine in cui sono stati generati i dati. Per questo processo il valore sarà sempre «ACTICO», mentre nelle analisi più ampie che coinvolgono più sistemi consente di distinguere la provenienza dei dati.

Nel Process Mining è fondamentale per la governance e la convalida dei dati: assicura che i dati siano attribuiti correttamente alla fonte e risulta quindi importante quando si uniscono dati provenienti da sistemi diversi per ottenere una visione complessiva del processo. Inoltre, aiuta a risalire al sistema di origine quando si verificano problemi di qualità dei dati.

Fornisce un contesto essenziale sulla provenienza dei dati e ne garantisce la tracciabilità e la governance, aspetti fondamentali quando si combinano dati provenienti da più fonti.

In genere è un valore statico («ACTICO»), aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati per identificare il set di dati.

Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultima estrazione dei dati da ACTICO. È un campo di metadati riferito all’intero set di dati, non ai singoli eventi, e fornisce un’indicazione sull’aggiornamento dei dati utilizzati nell’analisi.

Nelle Dashboard e nei report, questa informazione è essenziale per capire quanto siano aggiornati i dati. Aiuta a valutare la tempestività delle informazioni e risulta fondamentale per il monitoraggio operativo, quando è importante disporre di dati quasi in tempo reale. Mostrare la data e l’ora dell’aggiornamento rende i dati presentati più trasparenti e affidabili.

Indica quanto sono aggiornati i dati e permette di capire se l’analisi si basa su informazioni recenti, un aspetto fondamentale per le decisioni operative.

Questo valore viene generato e memorizzato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL). Corrisponde alla data e all’ora in cui il processo ETL è stato completato correttamente.

La data obiettivo SLA è il termine entro cui completare l’onboarding di un cliente, secondo quanto stabilito dagli accordi interni sui livelli di servizio. Spesso viene calcolata a partire dalla data di invio della richiesta, aggiungendo il tempo di elaborazione standard.

Questo attributo è essenziale per monitorare il rispetto degli SLA. Confrontando la data effettiva di completamento di un caso con la relativa data obiettivo SLA, il sistema può determinare se il caso è stato completato in tempo o se lo SLA è stato superato. È la base della Dashboard «Prestazioni SLA dell’onboarding» e del KPI «Tasso di rispetto degli SLA dell’onboarding».

Fornisce il valore di riferimento per misurare il rispetto delle scadenze e consente di monitorare e rendicontare direttamente il rispetto degli SLA.

Può essere registrata in un campo della tabella principale dei casi in ACTICO oppure ricavata applicando regole aziendali, ad esempio: data di invio + 5 giorni lavorativi.

Questo attributo rappresenta la categoria di rischio assegnata al cliente, che spesso determina la complessità e il rigore delle fasi successive del processo KYC. Un cliente ad alto rischio può richiedere controlli e approvazioni aggiuntivi rispetto a un cliente a basso rischio.

Nel Process Mining, il livello di rischio è una dimensione utile per le analisi comparative. Consente agli analisti di verificare che il processo segua correttamente percorsi diversi in base al rischio, come previsto. Per esempio, è possibile controllare che tutti i clienti ad alto rischio siano sottoposti a una verifica rafforzata. È un elemento fondamentale della Dashboard «Flussi del processo di valutazione del rischio».

Consente di suddividere i casi in base al rischio e di verificare se il processo si adatta correttamente ai diversi profili di rischio, come previsto dalle politiche di conformità.

È un dato fondamentale, registrato a livello di caso nella tabella principale delle richieste di ACTICO.

Quando lo stato finale di una richiesta è «Respinto», questo attributo ne indica la causa. Alcuni esempi sono «Documentazione incompleta», «Verifica dei precedenti non superata» o «Profilo ad alto rischio».

È un attributo essenziale per l’analisi delle cause profonde. Analizzando la frequenza dei diversi motivi di rifiuto, l’azienda può individuare problemi sistemici nel processo o nelle richieste dei clienti. Per esempio, un numero elevato di rifiuti dovuti a documentazione incompleta potrebbe indicare che le istruzioni per presentare la richiesta non sono chiare. Questo attributo alimenta direttamente la Dashboard «Tasso e motivi di rifiuto delle richieste».

Spiega perché le richieste vengono respinte e consente di analizzare le cause profonde, ridurre il tasso di rifiuto e migliorare l’efficienza del processo.

Di solito si trova nella tabella principale dei casi o delle richieste in ACTICO e viene compilato solo quando lo stato della richiesta è «Respinto».

L’ora di fine indica quando si conclude un’attività. Insieme all’ora di inizio (EventTime), consente di calcolare la durata esatta di ogni task, detta tempo di elaborazione. Non tutti gli eventi hanno un’ora di fine distinta, perché alcuni possono essere istantanei.

Questo attributo è fondamentale per l’analisi delle prestazioni, in particolare per misurare la durata di ogni passaggio. Consente di creare Dashboard dettagliate sulle prestazioni, aiuta a individuare le attività che richiedono più tempo ed è indispensabile per calcolare KPI come «Tempo medio di revisione dei documenti».

Consente di calcolare con precisione la durata delle attività (tempo di elaborazione), un dato fondamentale per individuare i colli di bottiglia e analizzare l’efficienza nell’impiego delle risorse.

Come l’ora di inizio, in genere si trova nelle tabelle del log degli eventi di ACTICO. Alcuni sistemi registrano l’ora di inizio e quella di fine in colonne separate dello stesso record di evento. Consultare la documentazione di ACTICO.

Questo attributo assegna un’attività a una specifica unità organizzativa, ad esempio «Conformità», «Team di onboarding» o «Relazioni con i clienti». In questo modo, aggiunge al flusso di lavoro un contesto organizzativo.

L’analisi per reparto è fondamentale per capire come il lavoro passa da una parte all’altra dell’organizzazione. Aiuta a individuare i colli di bottiglia tra reparti, misurare l’efficienza dei singoli reparti e analizzare l’assegnazione delle risorse ai team. Le Dashboard possono essere filtrate per reparto, così i responsabili possono consultare i dati sulle prestazioni del proprio team.

Aggiunge una dimensione organizzativa all’analisi, consentendo di individuare i ritardi tra reparti e valutare le prestazioni dei singoli team.

Queste informazioni possono essere registrate direttamente nei dati degli eventi oppure ricavate unendo i dati degli utenti a una tabella anagrafica delle risorse umane che associa ogni utente al relativo reparto. Consultare la documentazione di ACTICO.

Questo attributo indica l’esito finale di un caso, in genere «Approvato» o «Respinto». Può anche indicare lo stato dei casi ancora in corso. È una dimensione fondamentale per l’analisi degli esiti.

Capire perché le richieste vengono approvate o respinte è uno degli obiettivi principali del Process Mining applicato ai processi KYC. Questo attributo consente di filtrare la mappa del processo per confrontare i percorsi tipici delle richieste approvate con quelli delle richieste respinte e individuare gli schemi che portano a esiti indesiderati. È inoltre la base per calcolare il KPI «Tasso di rifiuto delle richieste».

Definisce l’esito di ogni caso e consente di confrontare le istanze di processo concluse con successo con quelle non riuscite, oltre a calcolare il tasso di rifiuto.

È un attributo a livello di caso, spesso presente nella tabella principale dei casi o delle richieste in ACTICO. Indica lo stato finale della richiesta.

Questo attributo identifica l’utente o l’agente di sistema responsabile dell’esecuzione di un’attività. Collega i passaggi del processo alle persone o ai team che li hanno svolti.

L’analisi delle prestazioni per utente è un’esigenza comune. Questo attributo consente di creare Dashboard che mostrano la distribuzione del carico di lavoro, i tempi di elaborazione individuali e le differenze di prestazioni tra utenti o team. Aiuta a individuare sia le persone con prestazioni elevate sia quelle che potrebbero aver bisogno di ulteriore formazione, ed è utile per comprendere come vengono assegnate e utilizzate le risorse.

Collega le attività del processo agli utenti che le hanno svolte, consentendo di analizzare le prestazioni di singole persone o team e di individuare esigenze formative o squilibri nell’impiego delle risorse.

In genere è registrato insieme a ogni evento nel log degli eventi o nelle tabelle della cronologia delle transazioni di ACTICO. Consultare la documentazione di ACTICO.

Questo attributo booleano distingue i task eseguiti da una persona da quelli svolti automaticamente dal sistema, come un controllo dei precedenti o il calcolo del punteggio di rischio.

Analizzare questo attributo aiuta a valutare l’efficacia delle iniziative di automazione. Consente di confrontare i tempi di elaborazione delle attività automatizzate con quelli delle attività manuali, individuare le parti del processo che richiedono ancora molto lavoro manuale e mettere in luce opportunità per aumentare l’efficienza e ridurre i costi operativi.

Distingue le attività svolte da persone da quelle eseguite dal sistema, un aspetto fondamentale per misurare l’impatto dell’automazione e individuare possibili miglioramenti dell’efficienza.

Il valore può essere dedotto dall’attributo «InitiatingUser», ad esempio quando l’utente è «SYSTEM», oppure può corrispondere a un indicatore specifico nel log degli eventi. Consultare la documentazione di ACTICO.

Questo attributo indica il paese del cliente, che può influire in modo significativo sul processo KYC. Le diverse giurisdizioni prevedono requisiti normativi diversi, che possono comportare fasi aggiuntive o alternative nel processo.

Analizzare il processo per paese consente di confrontare le prestazioni nelle diverse aree geografiche. Può aiutare a individuare i paesi in cui i tempi di ciclo sono sistematicamente più lunghi o il tasso di rifiuto è più elevato, possibili segnali di ostacoli normativi o di specifiche difficoltà di mercato. Questa prospettiva geografica è importante per le organizzazioni internazionali che intendono standardizzare i processi rispettando al contempo i requisiti locali di conformità.

Aggiunge una dimensione geografica all’analisi e aiuta a comprendere le variazioni del processo e le differenze di prestazioni tra le diverse giurisdizioni normative.

È un dato essenziale del cliente, registrato a livello di caso o di cliente nel sistema ACTICO.

Questo attributo booleano segnala le attività svolte una seconda volta o più all’interno dello stesso caso, per esempio una «Revisione dei documenti» ripetuta dopo una richiesta di ulteriori informazioni. Identifica le rilavorazioni, che sono spesso una fonte di inefficienza del processo.

Individuare le rilavorazioni è uno degli obiettivi principali del Process Mining. Questo indicatore consente di quantificarle, per esempio calcolando il KPI «Tasso di rilavorazione dei documenti». Nella mappa del processo, i cicli di rilavorazione possono essere evidenziati per mostrare i punti in cui il processo torna sui propri passaggi. In questo modo è più facile individuare problemi di qualità o le fasi in cui il processo non viene eseguito correttamente al primo tentativo.

Evidenzia le attività ripetute, consentendo di misurare direttamente le inefficienze del processo e individuare le attività caratterizzate da problemi di qualità o chiarezza.

È un attributo calcolato. La logica viene definita nello strumento di Process Mining o durante la trasformazione dei dati per rilevare le attività ripetute all’interno dello stesso caso.

Questo attributo fornisce una valutazione per categoria delle prestazioni di un caso rispetto al relativo accordo sul livello di servizio. Si ottiene confrontando l’ora di completamento del caso, oppure l’ora attuale per i casi aperti, con «SlaTargetDate».

L’attributo semplifica la rendicontazione degli SLA trasformando il confronto tra date in uno stato facile da interpretare. Le Dashboard possono utilizzarlo per creare visualizzazioni chiare, come grafici a torta o indicatori, che mostrano la percentuale di casi «Rispettati» rispetto a quelli «Superati». È un elemento fondamentale della Dashboard «Prestazioni SLA dell’onboarding» e contribuisce direttamente al KPI «Tasso di rispetto degli SLA dell’onboarding».

Fornisce per ogni caso uno stato chiaro e categorizzato sul rispetto dello SLA, semplificando la rendicontazione e la visualizzazione delle prestazioni rispetto agli obiettivi.

È un attributo calcolato in base alla logica aziendale, che confronta la data e l’ora di completamento del caso con «SlaTargetDate».

Questo attributo classifica i richiedenti in categorie diverse, per esempio persone fisiche e aziende. Il processo KYC può variare notevolmente tra queste categorie: l’onboarding di un’azienda, ad esempio, è molto più complesso.

Utilizzare il tipo di cliente come dimensione consente di separare e confrontare chiaramente questi processi distinti all’interno dello stesso set di dati. Gli analisti possono filtrare la mappa del processo per visualizzare solo i clienti «Azienda» e comprenderne le specifiche criticità, i colli di bottiglia e i tempi di ciclo, senza che i dati siano influenzati dal processo molto più semplice previsto per le «Persone fisiche».

Consente di segmentare il processo in base alle diverse categorie di clienti, che spesso seguono flussi di lavoro e livelli di complessità molto diversi, rendendo l’analisi più accurata.

È un attributo fondamentale, registrato a livello di caso o di cliente in ACTICO.