Il Suo template dei dati per il ciclo dall’ordine all’incasso, fatturazione ed emissione delle fatture
Il Suo template dei dati per il ciclo dall’ordine all’incasso, fatturazione ed emissione delle fatture
- Attributi consigliati da raccogliere
- Attività principali da monitorare
- Indicazioni per l’estrazione dei dati da Oracle E-Business Suite
Attributi del ciclo dall’ordine all’incasso: fatturazione ed emissione delle fatture
| Nome | Descrizione | ||
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Numero fattura
InvoiceNumber
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Identificativo univoco di ciascun documento di fatturazione, utilizzato come ID del caso principale nel processo di fatturazione. | ||
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Descrizione
Il numero fattura è il riferimento centrale per l’analisi della fatturazione dall’ordine all’incasso, poiché identifica in modo univoco ogni transazione di fatturazione. Riunisce in un’unica istanza di processo tutte le attività correlate, come la generazione, l’approvazione, l’invio, il pagamento e la chiusura. In questo modo è possibile osservare l’intero ciclo di vita della fattura, dall’inizio alla fine. Nel Process Mining, analizzare i processi in base al numero fattura aiuta a misurare il tempo di ciclo totale, individuare le varianti nella gestione delle fatture e identificare i colli di bottiglia che ritardano i pagamenti. È essenziale per seguire ogni fattura lungo tutto il percorso, dalla creazione al saldo.
Perché è importante
È l’identificativo essenziale del caso che collega tutti gli eventi correlati e consente di ricostruire e analizzare l’intero processo di fatturazione per ogni singola fattura.
Dove reperirli
In genere corrisponde al numero di transazione della tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL in Oracle Receivables.
Esempi
INV-9234501788144US-2023-001293
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Ora dell’evento
EventTime
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Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività. | ||
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Descrizione
L’ora dell’evento è il timestamp associato a ciascuna attività e definisce l’ordine cronologico degli eventi all’interno di un caso. È il dato di partenza per tutte le analisi temporali nel Process Mining. Questo attributo è essenziale per calcolare indicatori chiave, come i tempi di ciclo, la durata tra le attività e i tempi di attraversamento del processo. Ad esempio, la differenza tra l’ora dell’evento “Fattura generata” e quella di “Fattura approvata” indica la durata dell’approvazione. Timestamp precisi e completi sono fondamentali per un’analisi affidabile del processo.
Perché è importante
Fornisce il contesto temporale di ogni evento e permette di calcolare le durate, analizzare le prestazioni del processo e individuare i colli di bottiglia.
Dove reperirli
Ricavata da diversi campi data nelle tabelle Oracle EBS, come CREATION_DATE o LAST_UPDATE_DATE nelle tabelle RA_CUSTOMER_TRX_ALL e AR_CASH_RECEIPTS_ALL.
Esempi
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-20T14:35:10Z2023-05-15T00:00:00Z
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Nome dell’attività
ActivityName
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Nome dello specifico evento aziendale che si è verificato in un determinato momento del ciclo di vita della fattura. | ||
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Descrizione
Il nome dell’attività descrive una fase o una tappa del processo di fatturazione, ad esempio “Fattura generata”, “Fattura approvata” o “Pagamento del cliente ricevuto”. La sequenza cronologica di queste attività per un determinato numero fattura costituisce il flusso del processo. Questo attributo è fondamentale per il Process Mining: serve a costruire la mappa del processo, analizzare le varianti e individuare deviazioni o cicli di rilavorazione. Nomi delle attività chiari e uniformi sono essenziali per ottenere analisi significative, ad esempio per calcolare il tempo tra fasi specifiche o verificare la conformità del processo.
Perché è importante
Questo attributo è la base per individuare e visualizzare il flusso del processo e analizzarne le varianti, i colli di bottiglia e le rilavorazioni.
Dove reperirli
In genere si ricava associando le modifiche di stato, i tipi di evento o la creazione e l’aggiornamento dei record nelle diverse tabelle Oracle EBS, ad esempio AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL e RA_CUSTOMER_TRX_ALL, a nomi standardizzati delle attività.
Esempi
Fattura generataFattura approvataScadenza del pagamento raggiuntaPagamento del cliente ricevuto
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Data di scadenza
DueDate
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Data entro la quale il cliente dovrebbe pagare la fattura. | ||
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Descrizione
La data di scadenza è un attributo temporale fondamentale che definisce il termine di pagamento della fattura in base alle condizioni concordate. È il riferimento con cui si misura la puntualità dei pagamenti effettivi. Questo attributo è essenziale per calcolare KPI come la percentuale di pagamenti puntuali e creare report sull’anzianità delle fatture. Nel Process Mining consente di analizzare le abitudini di pagamento, ad esempio individuando i clienti che pagano regolarmente in ritardo o valutando l’impatto dei ritardi di processo sulla possibilità di incassare puntualmente.
Perché è importante
È il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, calcolare l’anzianità delle fatture e valutare il rischio di ritardi o crediti inesigibili.
Dove reperirli
Disponibile nella tabella AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, nella colonna DUE_DATE.
Esempi
2023-05-152023-06-302023-07-01
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ID cliente
CustomerId
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Identificativo univoco del cliente a cui è stata emessa la fattura. | ||
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Descrizione
L’ID cliente collega una fattura a uno specifico conto cliente nei dati anagrafici. Questo consente di aggregare e confrontare le prestazioni del processo tra clienti diversi. Grazie a questo attributo, gli analisti possono creare Dashboard che mettono in evidenza le abitudini di pagamento dei clienti, individuano quelli associati al maggior numero di contestazioni o rilavorazioni e confrontano i tempi di elaborazione delle fatture tra segmenti di clientela. È fondamentale per passare da una visione limitata al processo a un’analisi incentrata sul cliente.
Perché è importante
Consente un’analisi incentrata sul cliente e aiuta a individuare abitudini di pagamento, contestazioni frequenti o varianti del processo specifiche di determinati clienti.
Dove reperirli
Si trova nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL come SOLD_TO_CUSTOMER_ID o BILL_TO_CUSTOMER_ID.
Esempi
CUST-100239845ACME-US-01
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Importo totale della fattura
TotalInvoiceAmount
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Valore monetario complessivo della fattura, comprensivo di tutte le righe, le imposte e gli oneri. | ||
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Descrizione
Questo attributo rappresenta il valore finanziario totale della fattura inviata al cliente ed è una metrica fondamentale per l’analisi finanziaria del processo di fatturazione. Nel Process Mining, l’importo totale della fattura serve a segmentare e filtrare i casi. Ad esempio, gli analisti possono confrontare il flusso del processo per le fatture di importo elevato e quelle di importo ridotto, per verificare se vengono gestite in modo diverso. È inoltre essenziale per valutare l’impatto finanziario, ad esempio calcolando il valore delle fatture bloccate nella fase di approvazione.
Perché è importante
Consente di analizzare l’impatto finanziario, stabilire le priorità in base al valore monetario dei problemi e comprendere come gli importi delle fatture incidono sul processo.
Dove reperirli
Probabilmente proviene dalla tabella AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL (AMOUNT_DUE_ORIGINAL) oppure viene calcolato a partire da RA_CUSTOMER_TRX_LINES_ALL per una determinata fattura.
Esempi
1500.0012550.75500.50
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Reparto
Department
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Reparto o team funzionale a cui appartiene l’utente che ha eseguito l’attività. | ||
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Descrizione
L’attributo reparto fornisce il contesto organizzativo dell’utente che ha eseguito un’attività, ad esempio “Crediti verso clienti” o “Gestione vendite”. Consente di aggregare l’analisi a livello di team o reparto. È fondamentale per comprendere come le diverse aree dell’organizzazione interagiscono con il processo di fatturazione e lo influenzano. Può aiutare a individuare problemi sistemici all’interno di un reparto, confrontare le prestazioni tra team e analizzare l’allocazione delle risorse. Ad esempio, consente di suddividere per reparto la Dashboard “Tempo di ciclo di approvazione delle fatture”.
Perché è importante
Consente di analizzare le prestazioni del processo in base alla struttura organizzativa, mettendo in evidenza le differenze tra i team e aiutando a individuare i colli di bottiglia specifici di un reparto.
Dove reperirli
In genere si ricava collegando le informazioni degli utenti ai dati della gerarchia del personale dell’organizzazione, spesso contenuti in PER_ALL_ASSIGNMENTS_F o in una tabella HR simile.
Esempi
Crediti verso clientiGestione finanziariaServizi di fatturazione
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Stato della fattura
InvoiceStatus
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Stato corrente della fattura nel suo ciclo di vita. | ||
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Descrizione
Lo stato della fattura ne indica la situazione corrente, ad esempio “Aperta”, “Chiusa” o “Contestata”, offrendo una fotografia dei progressi della fattura. Questo attributo è essenziale per creare Dashboard come “Panoramica dell’anzianità e dello stato delle fatture”, che consentono di visualizzare rapidamente il numero e il valore delle fatture in ciascuno stato. Aiuta a dare priorità alle attività di recupero sulle fatture aperte e offre una sintesi generale della situazione del portafoglio crediti.
Perché è importante
Fornisce una visione aggiornata dello stato delle fatture, fondamentale per le Dashboard operative, la gestione dei carichi di lavoro e la definizione delle priorità nelle attività di recupero crediti.
Dove reperirli
Disponibile nella tabella AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, nella colonna STATUS (“OP” per aperta, “CL” per chiusa).
Esempi
ApertaChiusaContestata
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Utente
User
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ID dell’utente che ha eseguito l’attività. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica il dipendente o l’utente di sistema responsabile dell’esecuzione di una fase del processo, ad esempio l’approvazione di una fattura o la registrazione di un incasso. È essenziale per comprendere il contributo delle persone al processo. L’analisi per utente aiuta a individuare esigenze di formazione, squilibri nella distribuzione del carico di lavoro e differenze nelle prestazioni individuali. Ad esempio, può evidenziare gli utenti associati al maggior numero di rilavorazioni o ai tempi di approvazione più lunghi, fornendo indicazioni per interventi mirati di miglioramento del processo.
Perché è importante
Consente di analizzare le prestazioni individuali e aiuta a individuare gli utenti con i risultati migliori, le esigenze di formazione e i possibili squilibri nel carico di lavoro.
Dove reperirli
Proviene da campi ID utente come CREATED_BY o LAST_UPDATED_BY presenti in diverse tabelle delle transazioni. L’ID viene poi collegato a FND_USER per ricavare il nome dell’utente.
Esempi
JSMITHBWILLIAMSCDAVIS
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Condizioni di pagamento
PaymentTerms
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Le condizioni concordate che stabiliscono entro quando il cliente deve pagare la fattura. | ||
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Descrizione
Le condizioni di pagamento definiscono i termini, ad esempio «30 giorni» o «60 giorni», utilizzati per calcolare la data di scadenza della fattura. Sono dati anagrafici fondamentali, che incidono direttamente sul flusso di cassa. L’analisi per condizioni di pagamento aiuta a capire in che modo i diversi termini influenzano i comportamenti di pagamento e i giorni medi di incasso (DSO). Può rivelare se i clienti con termini più brevi pagano prima e orientare le decisioni strategiche sulle condizioni da proporre ai diversi segmenti di clientela.
Perché è importante
Incide direttamente sulla data di scadenza della fattura e sulle previsioni del flusso di cassa. La sua analisi consente di valutare l’efficacia delle diverse politiche di credito.
Dove reperirli
Il dato proviene dalla tabella RA_TERMS_B ed è collegato tramite TERM_ID nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Esempi
30 giorni60 giorniPagamento alla ricezione
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Giorni medi di incasso
DaysSalesOutstanding
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Numero di giorni tra l’emissione della fattura e la ricezione del pagamento. | ||
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Descrizione
I giorni medi di incasso (DSO) sono una metrica finanziaria fondamentale che misura il tempo medio necessario per incassare un pagamento dopo l’emissione di una fattura. Questo attributo viene calcolato per ogni singola fattura. Il KPI complessivo è una media, ma disporre del valore per ciascuna fattura consente analisi più approfondite. È possibile creare distribuzioni, individuare valori anomali e analizzare nel tempo l’andamento dell’efficienza degli incassi. La Dashboard «Andamento del DSO» visualizza direttamente la media di questo attributo nel tempo.
Perché è importante
Misura l’efficienza degli incassi per singola fattura e fornisce i dati di base per analizzare l’andamento e individuare i fattori associati a un DSO elevato.
Dove reperirli
Calcolato durante la trasformazione dei dati. Logica: Timestamp('Pagamento ricevuto dal cliente') - Timestamp('Fattura emessa').
Esempi
304592
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Nome cliente
CustomerName
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Denominazione legale del cliente a cui è stata emessa la fattura. | ||
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Descrizione
Il nome cliente offre un identificativo leggibile del cliente. L’ID cliente serve per i collegamenti e l’identificazione univoca, mentre il nome viene visualizzato nei report e nelle Dashboard. L’analisi diventa così più intuitiva, perché gli utenti possono riconoscere facilmente i nomi dei clienti senza dover cercare i relativi ID. È fondamentale per creare visualizzazioni di facile consultazione, come un grafico a barre che mostra il ritardo medio di pagamento per cliente.
Perché è importante
Rende più semplici da consultare le Dashboard e i report, fornendo un nome leggibile da utilizzare per filtrare e raggruppare i dati e rendendo l’analisi più accessibile.
Dove reperirli
Ottenuto collegando le tabelle HZ_PARTIES e HZ_CUST_ACCOUNTS tramite l’ID cliente presente nell’intestazione della fattura.
Esempi
Global Corp Inc.Innovate Solutions Ltd.Test Company LLC
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Numero dell’ordine di vendita
SalesOrderNumber
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Identificativo dell’ordine di vendita originale che ha portato alla creazione della fattura. | ||
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Descrizione
Il numero dell’ordine di vendita collega direttamente la fattura alla fase precedente di «Gestione degli ordini» nel ciclo dall’ordine all’incasso. Mette in relazione il processo di fatturazione con l’ordine iniziale del cliente. Questo attributo consente un’analisi più ampia, che attraversa più processi. Per esempio, gli analisti possono verificare se determinati tipi di ordini di vendita causano sistematicamente contestazioni sulle fatture o ritardi nei pagamenti. Offre un contesto prezioso, che spesso si perde quando si analizza la fatturazione isolatamente.
Perché è importante
Collega la fatturazione al processo di vendita a monte, consentendo un’analisi più completa del ciclo dall’ordine all’incasso e l’individuazione delle cause profonde.
Dove reperirli
In genere si trova in un campo di riferimento o di interfaccia della tabella delle righe fattura RA_CUSTOMER_TRX_LINES_ALL, ad esempio INTERFACE_LINE_ATTRIBUTE1 o un campo descrittivo flessibile analogo.
Esempi
SO-54321601882ORD-2023-9910
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Paese del cliente
Country
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Il paese dell’indirizzo di fatturazione del cliente. | ||
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Descrizione
Questo attributo indica il paese associato all’indirizzo di fatturazione del cliente e aggiunge una dimensione geografica all’analisi del processo. L’analisi per paese può mettere in luce differenze regionali nei comportamenti di pagamento, nell’efficienza del processo o nel rispetto delle normative locali. Per esempio, nella Dashboard «Analisi dei comportamenti di pagamento dei clienti» è possibile verificare se i ritardi medi di pagamento variano sensibilmente da un paese all’altro.
Perché è importante
Consente di analizzare il processo su base geografica, mettendo in evidenza le differenze regionali nei comportamenti dei clienti, nell’impatto normativo o nelle prestazioni operative.
Dove reperirli
Il dato viene ricavato dalle informazioni sulla sede di fatturazione del cliente, archiviate in HZ_LOCATIONS e FND_TERRITORIES, e collegato tramite le tabelle dei conti cliente.
Esempi
USAGermaniaRegno Unito
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Pagamento puntuale
IsPaidOnTime
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Indicatore calcolato che specifica se la fattura è stata pagata entro la data di scadenza. | ||
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Descrizione
È un attributo booleano ottenuto confrontando la data e l’ora di «Pagamento ricevuto dal cliente» con la «Data di scadenza» della fattura. Il valore è vero se il pagamento è avvenuto entro la scadenza o in anticipo, falso se è avvenuto in ritardo. Questo indicatore semplifica la creazione di KPI e Dashboard relativi ai pagamenti. È il dato di partenza per calcolare il KPI «Percentuale di pagamenti puntuali» e permette di filtrare e suddividere facilmente le fatture in «puntuali» e «in ritardo», per ulteriori analisi delle cause profonde.
Perché è importante
Alimenta direttamente il KPI «Percentuale di pagamenti puntuali» e semplifica le analisi suddividendo le fatture in «puntuali» e «in ritardo».
Dove reperirli
Calcolato durante la trasformazione dei dati. Logica: IF (Timestamp('Pagamento ricevuto dal cliente') <= Date('Data di scadenza')) THEN true ELSE false.
Esempi
truefalse
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Rilavorazione
IsRework
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Indicatore calcolato che segnala se la fattura ha richiesto una rilavorazione, ad esempio una modifica o una nuova approvazione. | ||
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Descrizione
Questo indicatore booleano assume il valore vero se il flusso del processo della fattura include attività che segnalano una rilavorazione, come «Fattura modificata» o un secondo evento «Fattura approvata». Aiuta a individuare rapidamente le fatture che si discostano dal percorso standard ed efficiente. L’attributo è fondamentale per KPI come «Tasso di errore delle fatture» e «Tasso di rilavorazione manuale». Consente agli analisti di quantificare facilmente la frequenza delle rilavorazioni, filtrare i casi inefficienti e indagarne le cause profonde, per esempio individuando gli utenti o i reparti più spesso coinvolti.
Perché è importante
Misura le inefficienze del processo segnalando le fatture che hanno richiesto passaggi aggiuntivi e non standard, così da analizzare le cause e l’impatto delle rilavorazioni.
Dove reperirli
Calcolato durante la trasformazione dei dati, rilevando sequenze specifiche di attività (per esempio «Fattura approvata» seguita da «Fattura modificata») all’interno di un caso.
Esempi
truefalse
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Sistema di origine
SourceSystem
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Il sistema di registrazione da cui sono stati estratti i dati. | ||
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Descrizione
Questo attributo identifica l’applicazione di origine dei dati degli eventi. Per questo processo, il sistema sarà sempre Oracle E-Business Suite. Negli ambienti con più sistemi, il campo è fondamentale per ricostruire la provenienza dei dati e risolvere i problemi. Anche quando si utilizza un solo sistema, è obbligatorio ai fini della governance dei dati, perché conferma che i dati provengono dalla fonte prevista.
Perché è importante
Garantisce la tracciabilità e il contesto dei dati, aspetti fondamentali per la governance dei dati e per l’integrazione di dati provenienti da più sistemi aziendali.
Dove reperirli
È un valore statico impostato durante l’estrazione dei dati per identificare il sistema ERP di origine.
Esempi
Oracle E-Business SuiteOracle EBS R12
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Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
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Timestamp che indica quando i dati di questo evento sono stati aggiornati o estratti per l’ultima volta dal sistema di origine. | ||
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Descrizione
Questo attributo riporta il timestamp dell’ultima estrazione dei dati ed è fondamentale per valutarne l’aggiornamento. Gli utenti consultano questo campo per verificare se le Dashboard e le analisi riflettono lo stato più recente del processo. Aiuta a comprendere i ritardi nell’aggiornamento dei dati ed è un metadato essenziale per qualsiasi modello di dati affidabile.
Perché è importante
Indica agli utenti quanto sono aggiornati i dati, aiutandoli a capire a quale momento si riferisce l’analisi del processo.
Dove reperirli
È un campo di metadati generato e applicato a ogni record durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).
Esempi
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
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Unità aziendale
BusinessUnit
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L’unità aziendale o operativa dell’azienda che ha emesso la fattura. | ||
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Descrizione
L’unità aziendale rappresenta l’entità organizzativa responsabile della transazione. In Oracle EBS, spesso corrisponde all’unità operativa. Questo attributo consente di confrontare le prestazioni del processo tra le diverse aree dell’azienda. Aiuta a individuare le unità aziendali più efficienti, quelle con una percentuale maggiore di pagamenti puntuali o quelle che registrano più contestazioni, favorendo la condivisione delle buone pratiche e interventi mirati.
Perché è importante
Consente di confrontare le prestazioni tra le diverse aree dell’organizzazione, aiutando a individuare le buone pratiche e le criticità specifiche di ciascuna area.
Dove reperirli
Il contesto dell’unità operativa è disponibile implicitamente tramite ORG_ID nella maggior parte delle tabelle delle transazioni, come RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Esempi
Attività negli Stati UnitiServizi in Europa, Medio Oriente e AfricaProduzione globale
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Valuta
Currency
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Codice della valuta in cui sono espressi gli importi della fattura. | ||
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Descrizione
Questo attributo specifica la valuta, ad esempio USD o EUR, in cui sono espressi gli importi della fattura. Fornisce il contesto necessario per interpretare tutte le metriche finanziarie. Quando si analizzano dati provenienti da attività internazionali, l’attributo valuta è essenziale per interpretare e confrontare correttamente i valori finanziari. Le Dashboard possono utilizzarlo per filtrare i dati per valuta o applicare tassi di cambio ai fini della rendicontazione consolidata.
Perché è importante
Fornisce il contesto necessario per tutti gli attributi finanziari e ne garantisce l’interpretazione e l’analisi corrette in un ambiente con più valute.
Dove reperirli
Si trova in genere nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL, nella colonna INVOICE_CURRENCY_CODE.
Esempi
USDEURGBP
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Attività del ciclo dall’ordine all’incasso: fatturazione ed emissione delle fatture
| Attività | Descrizione | ||
|---|---|---|---|
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Fattura chiusa
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La fattura viene chiusa ufficialmente quando il saldo raggiunge lo zero grazie a pagamenti, note di credito e/o rettifiche. Questo segna il completamento del ciclo di vita della fattura. | ||
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Perché è importante
È il principale punto di arrivo del processo. Il tempo di ciclo complessivo da “Fattura generata” a “Fattura chiusa” è un indicatore fondamentale dell’efficienza complessiva del ciclo di fatturazione dall’ordine all’incasso.
Dove reperirli
Deducibile dalla modifica del campo STATUS nella tabella AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL in “CL” (Closed). Come timestamp si può utilizzare la data dell’ultima transazione che ha determinato la chiusura.
Acquisizione
Deducibile dalla modifica dello stato in “CL” in AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL; il timestamp corrisponde all’ultima applicazione correlata.
Tipo di evento
inferred
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Fattura generata
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Indica la creazione di una nuova transazione di fatturazione nel sistema. In genere, l’evento viene attivato dal programma “Autoinvoice Import Program”, che elabora le righe degli ordini di vendita evasi, oppure dall’inserimento manuale di una fattura nel modulo Receivables. | ||
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Perché è importante
È il punto di partenza del processo di fatturazione. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e gli eventi successivi permette di ricostruire l’intero ciclo di vita della fattura e di individuare i colli di bottiglia nelle fasi iniziali.
Dove reperirli
Viene registrato come data di creazione della transazione nella tabella Oracle Receivables RA_CUSTOMER_TRX_ALL. Come timestamp dell’evento si possono utilizzare TRX_DATE o CREATION_DATE.
Acquisizione
L’evento corrisponde al timestamp di creazione di un record nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Tipo di evento
explicit
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Fattura inviata al cliente
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Questa attività indica che la fattura è stata trasmessa ufficialmente al cliente, in formato cartaceo o elettronico. L’evento segna l’inizio del periodo entro il quale il cliente deve effettuare il pagamento. | ||
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Perché è importante
È una tappa fondamentale per misurare il tempo di attraversamento dell’invio della fattura e l’intervallo che precede il pagamento. Permette di distinguere i ritardi interni di elaborazione dalle abitudini di pagamento del cliente.
Dove reperirli
Oracle EBS non registra sempre esplicitamente questo evento in un campo standard. Può essere dedotto dal timestamp del programma concorrente “Invoice Print” o da un indicatore personalizzato impostato al momento dell’invio elettronico.
Acquisizione
Deducibile dalla data di completamento del programma di stampa delle fatture o dalla logica personalizzata per la trasmissione elettronica.
Tipo di evento
inferred
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Incasso applicato e riconciliato
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Il pagamento ricevuto dal cliente è stato applicato correttamente a una o più fatture specifiche, riducendo il saldo residuo. Questo evento rappresenta la riconciliazione del pagamento con il debito. | ||
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Perché è importante
È la fase finale del processo di pagamento ed è fondamentale per misurare il tempo di ciclo di registrazione degli incassi. I ritardi in questa fase possono falsare i saldi dei conti cliente e incidere sulla gestione del credito.
Dove reperirli
L’evento viene registrato esplicitamente con un timestamp alla creazione di un record nella tabella AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL, che collega un incasso a una transazione.
Acquisizione
L’evento corrisponde al timestamp di creazione (GL_DATE o APPLY_DATE) di un record in AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL.
Tipo di evento
explicit
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Pagamento del cliente ricevuto
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Il pagamento del cliente è stato inserito nel sistema come incasso. A questo punto potrebbe non essere ancora associato a una fattura specifica. | ||
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Perché è importante
È una tappa fondamentale per calcolare i giorni medi di incasso (DSO). Il tempo che intercorre tra la generazione della fattura e la ricezione del pagamento è una delle principali misure dell’efficienza degli incassi.
Dove reperirli
L’evento viene registrato esplicitamente con un timestamp alla creazione di un record nella tabella AR_CASH_RECEIPTS_ALL.
Acquisizione
L’evento corrisponde al timestamp di creazione di un record nella tabella AR_CASH_RECEIPTS_ALL.
Tipo di evento
explicit
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Contestazione presentata
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Il cliente ha contestato formalmente la fattura e le attività di incasso vengono sospese fino alla risoluzione. La contestazione viene spesso gestita in Oracle Advanced Collections o tramite aggiornamenti manuali dello stato. | ||
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Perché è importante
Le contestazioni incidono direttamente sul flusso di cassa perché ritardano i pagamenti. Monitorarne la frequenza e i tempi di risoluzione aiuta a individuare problemi ricorrenti relativi a prodotti, servizi o precisione della fatturazione.
Dove reperirli
Se si utilizza Oracle Advanced Collections, la contestazione viene registrata come transazione esplicita. In caso contrario, può essere dedotta da uno stato specifico di contestazione o da un blocco applicato alla fattura in AR.
Acquisizione
Registrata come transazione in Oracle Advanced Collections oppure dedotta da una modifica dello stato della fattura.
Tipo di evento
explicit
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Fattura approvata
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Indica l’approvazione interna formale di una fattura inserita manualmente o sottoposta a revisione, prima dell’invio al cliente. Questa attività può rientrare in un Oracle Workflow configurato oppure corrispondere a una modifica manuale dello stato. | ||
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Perché è importante
Monitorare i tempi di approvazione è fondamentale per il KPI “Tempo di ciclo di approvazione delle fatture”. I ritardi in questa fase posticipano direttamente la fatturazione al cliente e allungano il ciclo complessivo di conversione della liquidità.
Dove reperirli
La rilevazione dipende spesso dalla configurazione. L’evento può essere dedotto dalle modifiche di stato nelle tabelle del flusso di lavoro, ad esempio WF_ITEM_ACTIVITY_STATUSES, oppure da un campo descrittivo flessibile della transazione di fatturazione in RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Acquisizione
Deducibile dalle modifiche di stato nelle tabelle del flusso di lavoro o dai campi di stato personalizzati.
Tipo di evento
inferred
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Fattura modificata
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Indica che una fattura esistente e incompleta è stata aggiornata o corretta. La modifica può riguardare le righe, gli importi o i dati di fatturazione, prima del completamento o dell’invio della fattura. | ||
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Perché è importante
Modifiche frequenti possono indicare inefficienze del processo, problemi di qualità dei dati o errori degli utenti. Analizzare questa attività aiuta a quantificare le rilavorazioni e il loro impatto sui tempi di ciclo, oltre a monitorare KPI come il “Tasso di errore delle fatture”.
Dove reperirli
Per le fatture incomplete, l’evento può essere dedotto confrontando CREATION_DATE e LAST_UPDATE_DATE nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL. Se è attiva la funzione di audit, le modifiche possono essere tracciate in modo più esplicito.
Acquisizione
Deducibile monitorando gli aggiornamenti tramite LAST_UPDATE_DATE nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Tipo di evento
inferred
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Nota di credito creata
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Viene generata una transazione di nota di credito, spesso associata a una fattura esistente per correggere un errore di fatturazione o gestire un reso. Si tratta di una transazione distinta, ma correlata, nell’ambito della gestione dei crediti. | ||
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Perché è importante
Un numero elevato di note di credito può indicare problemi nelle fasi precedenti, come l’evasione degli ordini, i prezzi o la precisione della fatturazione iniziale. Analizzare questi eventi è fondamentale per individuare le cause profonde delle perdite di ricavi e dell’insoddisfazione dei clienti.
Dove reperirli
Viene registrata come nuova transazione in RA_CUSTOMER_TRX_ALL, dove CUST_TRX_TYPE_ID rimanda a un tipo con classe “CM” (Credit Memo). Il campo PREVIOUS_CUSTOMER_TRX_ID la collega alla fattura originale.
Acquisizione
L’evento corrisponde alla creazione in RA_CUSTOMER_TRX_ALL di un record con un tipo di transazione di nota di credito.
Tipo di evento
explicit
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Pagamento stornato
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Indica che un pagamento del cliente ricevuto in precedenza è stato stornato. In genere, ciò avviene per fondi insufficienti (NSF) o altri errori di elaborazione bancaria. | ||
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Perché è importante
Gli storni dei pagamenti rendono meno affidabili le previsioni del flusso di cassa e richiedono ulteriore lavoro amministrativo. Monitorare questi eventi aiuta a individuare i clienti o i metodi di pagamento problematici.
Dove reperirli
Si tratta di un’azione esplicita in Oracle Receivables. Lo storno crea voci in AR_CASH_RECEIPT_HISTORY_ALL con uno stato che indica l’annullamento, ad esempio “REVERSED”.
Acquisizione
Individuato dalla modifica dello stato in “REVERSED” nella tabella AR_CASH_RECEIPT_HISTORY_ALL.
Tipo di evento
explicit
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Scadenza del pagamento raggiunta
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Evento calcolato che indica il giorno in cui la fattura scade in base alle condizioni di pagamento. Non corrisponde a un’azione dell’utente o del sistema, ma rappresenta una tappa temporale fondamentale. | ||
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Perché è importante
Questo evento è essenziale per calcolare la percentuale di pagamenti puntuali e analizzare le abitudini di pagamento dei clienti. Costituisce il riferimento per stabilire se un pagamento è anticipato, puntuale o in ritardo.
Dove reperirli
Non viene registrato come evento. Si calcola confrontando la data di sistema con il campo TERM_DUE_DATE della tabella AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL per la fattura specifica.
Acquisizione
Ricavato confrontando il timestamp corrente con AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.TERM_DUE_DATE.
Tipo di evento
calculated
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Sollecito di pagamento inviato
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È stato inviato al cliente un avviso di sollecito relativo a una fattura scaduta. Si tratta di un’attività fondamentale nel processo di recupero crediti. | ||
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Perché è importante
Monitorare questa attività è essenziale per misurare l’efficacia delle strategie di recupero crediti. Permette di analizzare i tassi di pagamento prima e dopo l’invio dei solleciti.
Dove reperirli
Se si utilizza Oracle Advanced Collections, l’invio di una lettera di sollecito viene registrato come evento esplicito. Senza questo modulo, l’attività viene spesso svolta al di fuori del sistema e potrebbe non essere tracciata in modo affidabile.
Acquisizione
Registrato come evento Dunning Correspondence nel modulo Oracle Advanced Collections.
Tipo di evento
explicit
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Stralcio creato
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Viene effettuata una rettifica per stralciare, in tutto o in parte, il saldo residuo della fattura come credito inesigibile. In genere, ciò avviene dopo aver esaurito i tentativi di recupero. | ||
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Perché è importante
Gli stralci rappresentano una perdita diretta di ricavi. Analizzarne la frequenza e il valore aiuta a perfezionare le politiche di credito e a comprendere l’impatto finanziario dei crediti inesigibili.
Dove reperirli
Viene registrato come transazione di rettifica di un tipo specifico associata alla fattura. L’evento si trova nella tabella AR_ADJUSTMENTS_ALL ed è collegato a un tipo di attività di credito definito per gli stralci.
Acquisizione
L’evento corrisponde alla creazione in AR_ADJUSTMENTS_ALL di un record con tipo di attività “Write-Off”.
Tipo di evento
explicit
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