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Migliori il processo Record to Report - Registrazione contabile

La guida in 6 passaggi per ottimizzare le registrazioni contabili in Oracle Fusion

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Migliori il processo Record to Report - Registrazione contabile

Record to Report - Registrazione delle scritture contabili

Oracle Fusion

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Ottimizzi le scritture contabili in Oracle Fusion per accelerare il processo Record to Report

Il processo di registrazione contabile è spesso soggetto a ritardi nelle approvazioni e nelle riconciliazioni, con ripercussioni sul ciclo di chiusura finanziaria. La nostra piattaforma consente di individuare con precisione le inefficienze e i rischi di conformità nelle attività operative. Comprendendo dove si verificano questi colli di bottiglia, è possibile semplificare i processi finanziari, migliorare l’accuratezza e accelerare l’intero ciclo Record to Report.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo Record to Report - Registrazione delle scritture contabili in Oracle Fusion Financials

Il processo di registrazione delle scritture contabili è un elemento fondamentale del ciclo Record to Report (R2R) e incide direttamente sull’accuratezza finanziaria, sulla conformità normativa e sulla rapidità della chiusura finanziaria. In ambienti complessi come Oracle Fusion Financials, la gestione delle scritture contabili può presentare notevoli difficoltà. I processi manuali, i numerosi passaggi di approvazione e i possibili cicli di rilavorazione spesso causano ritardi, errori e un aumento dei costi operativi. Queste inefficienze gravano sul team contabile e possono ritardare la rendicontazione finanziaria, compromettendo le decisioni strategiche e comportando potenziali sanzioni per mancata conformità.

Senza una visione chiara dell’effettiva esecuzione dei processi di registrazione delle scritture contabili, individuare le cause profonde di questi problemi resta difficile. Spesso si finisce così per intervenire in modo reattivo, affrontando i sintomi anziché i problemi sistemici sottostanti. Per ottimizzare davvero il processo Record to Report - Registrazione delle scritture contabili in Oracle Fusion Financials, serve un approccio basato sui dati che mostri con precisione dove il processo si inceppa e consenta di introdurre miglioramenti mirati e misurabili.

Come il Process Mining migliora l’efficienza delle scritture contabili

Il Process Mining offre un metodo oggettivo per analizzare l’intero ciclo di vita di ogni scrittura contabile nel sistema Oracle Fusion Financials. Collegandosi direttamente ai log di audit e ai dati delle transazioni del sistema, ricostruisce il flusso effettivo del processo man mano che si svolge, senza basarsi su mappe di processo ipotetiche. In questo modo, ottiene una visione precisa di ogni passaggio, da

Record to Report - Registrazione delle scritture contabili elaborazione delle scritture contabili chiusura finanziaria efficienza contabile rendicontazione della conformità accuratezza finanziaria Ciclo R2R operazioni finanziarie R2R Contabilità generale Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nell’approvazione delle scritture contabili incidono direttamente sul ciclo di chiusura finanziaria, allungando i tempi di rendicontazione e aumentando il rischio di non rispettare le scadenze. Possono inoltre creare notevoli difficoltà operative e ostacolare decisioni finanziarie tempestive. ProcessMind analizza le attività "Journal Entry Submitted for Review" e "Journal Entry Approved" in Oracle Fusion Financials per ricostruire i tempi effettivi di approvazione e individuare i colli di bottiglia, identificando utenti o team responsabili dei ritardi e suggerendo interventi di riprogettazione del processo.

Un numero elevato di registrazioni contabili respinte, che devono essere corrette e inviate di nuovo, segnala possibili problemi nella qualità dei dati, nell’accuratezza dell’inserimento iniziale o nella chiarezza dei criteri di approvazione. Questo lavoro aggiuntivo sottrae tempo prezioso al personale contabile e allunga il ciclo Record to Report. ProcessMind utilizza le attività «Registrazione contabile respinta» e «Registrazione contabile corretta e inviata di nuovo» per quantificare i cicli di rilavorazione. Individua le cause profonde, ad esempio le tipologie di registrazione o gli utenti con un tasso elevato di rifiuto, consentendo di pianificare interventi formativi mirati o miglioramenti del sistema in Oracle Fusion Financials.

La variabilità dei tempi necessari per contabilizzare nel libro mastro le registrazioni approvate può compromettere il calendario di chiusura finanziaria e causare ritardi imprevisti nella rendicontazione. Questa discontinuità rende difficile prevedere il fabbisogno di risorse e rispettare scadenze di chiusura rigorose. ProcessMind misura il tempo trascorso tra le attività «Registrazione contabile approvata» e «Registrazione contabile contabilizzata», individuando schemi ricorrenti e cause dei ritardi. Analizzando il flusso completo di Record to Report - Registrazione contabile, aiuta a standardizzare le procedure di contabilizzazione in Oracle Fusion Financials.

Quando le registrazioni contabili non seguono i passaggi di revisione o approvazione previsti, o percorrono iter non standard, aumentano i rischi per la conformità, si riduce il controllo e possono verificarsi errori. Questi scostamenti compromettono l’integrità del processo Record to Report e possono comportare rilievi in sede di audit. ProcessMind visualizza tutti gli iter effettivamente seguiti dalle registrazioni contabili, mettendo in evidenza i percorsi non autorizzati o inefficienti che si discostano dal flusso previsto. Queste informazioni consentono alle organizzazioni di garantire la conformità e semplificare il flusso di lavoro delle registrazioni contabili in Oracle Fusion Financials.

Alcune persone o alcuni reparti possono diventare sistematicamente punti di congestione nel flusso di lavoro delle registrazioni contabili, causando arretrati e allungando i tempi di ciclo delle transazioni finanziarie. Individuare questi colli di bottiglia è fondamentale per migliorare l’efficienza complessiva del processo. ProcessMind analizza attività come «Registrazione contabile revisionata» o «Registrazione contabile approvata» insieme agli attributi degli utenti, quantificando il carico di lavoro individuale e individuando i partecipanti sovraccarichi o meno efficienti. In questo modo è possibile ottimizzare l’allocazione delle risorse nel processo Record to Report - Registrazione contabile di Oracle Fusion Financials.

Tempi di riconciliazione prolungati possono ritardare la chiusura dei conti, compromettere l’accuratezza dei rendiconti finanziari e allungare il ciclo complessivo Record to Report. Ne può derivare un effetto a catena che rallenta le attività finanziarie successive. ProcessMind segue il ciclo di vita delle registrazioni contabili fino all’attività «Registrazione contabile riconciliata», individuando i ritardi e le tipologie o le fonti di registrazione che rendono più difficile la riconciliazione. Aiuta così a ottimizzare questa fase fondamentale in Oracle Fusion Financials.

Molte attività del processo di registrazione contabile, pur essendo ripetitive, vengono ancora svolte manualmente, con conseguente aumento dei costi del lavoro, degli errori e dei tempi di elaborazione. Individuare questi interventi manuali è essenziale per sfruttare l’automazione e migliorare efficienza e accuratezza. ProcessMind mappa l’intero processo Record to Report - Registrazione contabile, facendo emergere le attività svolte spesso manualmente che potrebbero essere automatizzate. Aiuta le organizzazioni a definire le priorità degli interventi di automazione in Oracle Fusion Financials e a ridurre l’intervento umano.

Senza una visione chiara e aggiornata dello stato di ogni registrazione contabile, chi gestisce il processo fatica a individuare le attività in sospeso, prevedere i tempi di completamento e intervenire tempestivamente sui ritardi. Questa mancanza di trasparenza incide sulla pianificazione e sul controllo finanziario. ProcessMind offre una visione dettagliata di ogni «ID registrazione contabile», mostrando lo stato esatto e il percorso seguito, da «Registrazione contabile creata» a «Registrazione contabile contabilizzata». Questa maggiore visibilità facilita il controllo e le decisioni nel processo Record to Report - Registrazione contabile di Oracle Fusion Financials.

Il tempo complessivo che intercorre tra la creazione di una registrazione contabile, la sua contabilizzazione e la riconciliazione può essere eccessivo, immobilizzando capitale circolante e ritardando informazioni finanziarie importanti. Tempi di ciclo così lunghi riducono l’agilità e la capacità di risposta della funzione finanziaria. ProcessMind misura il tempo di attraversamento totale di ogni «ID registrazione contabile», da «Registrazione contabile creata» a «Registrazione contabile riconciliata», individuando i sottoprocessi o le fasi che contribuiscono maggiormente ai ritardi. Aiuta a rendere più efficiente l’intero flusso Record to Report - Registrazione contabile in Oracle Fusion Financials.

Stornare registrazioni contabili errate può essere un’attività complessa e dispendiosa in termini di tempo, con conseguenti ritardi nelle rettifiche finanziarie e possibili imprecisioni nei periodi di rendicontazione. Storni inefficienti rendono meno agile la chiusura finanziaria. ProcessMind analizza l’attività «Storno della registrazione contabile elaborato», esaminandone la frequenza, il percorso seguito e i ritardi associati. Aiuta a individuare come semplificare e accelerare gli storni, migliorando l’integrità dei dati in Oracle Fusion Financials.

Un processo di registrazione contabile inefficiente, caratterizzato da rilavorazioni, attività manuali e tempi di ciclo lunghi, comporta direttamente un costo operativo più elevato per ogni registrazione. Questo incide sulla redditività e sull’efficienza complessiva del reparto finanziario. ProcessMind quantifica le attività del ciclo di vita di ogni «ID registrazione contabile», consentendo alle organizzazioni di associare i costi alle singole fasi, alle rilavorazioni e ai ritardi. In questo modo è possibile individuare come ridurre il costo complessivo del processo Record to Report - Registrazione contabile in Oracle Fusion Financials.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo che le registrazioni contabili trascorrono in attesa di approvazione, accelerando il ciclo Record to Report. Approvazioni più rapide consentono di chiudere prima i conti e prendere decisioni con maggiore tempestività, riducendo i colli di bottiglia operativi in Oracle Fusion Financials. ProcessMind individua i punti in cui le registrazioni subiscono ritardi e mette in evidenza gli approvatori o i passaggi che li causano. Analizzando i tempi di elaborazione e di attesa delle attività «Registrazione contabile inviata per la revisione» e «Registrazione contabile approvata», fornisce indicazioni concrete per semplificare il flusso di approvazione.

Ridurre la percentuale di registrazioni contabili respinte migliora la qualità dei dati finanziari e limita le rilavorazioni, rendendo più efficiente il processo Record to Report. Meno rifiuti significano meno tempo dedicato a correggere e inviare nuovamente le registrazioni, con una chiusura finanziaria più fluida. ProcessMind collega l’attività «Registrazione contabile respinta» ai passaggi e agli attributi precedenti, facendo emergere le cause più frequenti dei rifiuti. Analizzando gli schemi di rifiuto e il percorso «Registrazione contabile corretta e inviata di nuovo», le organizzazioni possono introdurre interventi formativi mirati o modifiche al processo per migliorare l’accuratezza prima dell’invio.

In Oracle Fusion Financials, contabilizzare le registrazioni in modo prevedibile è fondamentale per una rendicontazione finanziaria accurata e puntuale. L’obiettivo è garantire che le registrazioni vengano contabilizzate con regolarità, rispettando le scadenze e sostenendo processi di chiusura finanziaria solidi. ProcessMind visualizza l’intero flusso, da «Registrazione contabile creata» a «Registrazione contabile contabilizzata», individuando variazioni e ritardi. Misurando il tempo tra le attività chiave e utilizzando l’attributo «Data di contabilizzazione», mette in evidenza i fattori che incidono sulla puntualità, consentendo di intervenire in modo proattivo.

Standardizzare il processo Record to Report - Registrazione contabile riduce gli errori, migliora la conformità e aumenta l’efficienza operativa. In Oracle Fusion Financials, seguire le procedure definite garantisce coerenza e tracciabilità ai fini degli audit per tutte le transazioni finanziarie. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del processo, da «Registrazione contabile creata» a «Registrazione contabile contabilizzata», e le confronta con un modello standard definito. Indica con precisione dove e perché si verificano gli scostamenti, aiutando a individuare passaggi e utenti non conformi e a far rispettare il processo in modo più rigoroso.

Eliminare i colli di bottiglia causati da singoli utenti o reparti accelera l’intero processo Record to Report e favorisce un flusso di lavoro regolare ed efficiente. In questo modo si prevengono i ritardi, si distribuiscono le responsabilità in modo più equilibrato e si ottimizza l’impiego delle risorse in Oracle Fusion Financials. ProcessMind utilizza gli attributi «Creato da utente» e «Approvato da utente» per individuare gli utenti o i ruoli che contribuiscono ad allungare i tempi di ciclo. Visualizza la distribuzione del carico di lavoro e le code in corrispondenza di passaggi specifici delle fasi «Registrazione contabile revisionata» o «Registrazione contabile approvata», consentendo di riassegnare le attività.

Riconciliare più rapidamente le registrazioni contabili riduce le partite in sospeso e migliora l’accuratezza dei rendiconti finanziari, un aspetto essenziale per chiudere puntualmente il processo Record to Report. L’obiettivo contribuisce direttamente a rafforzare il controllo finanziario e a ridurre i rischi in Oracle Fusion Financials. ProcessMind misura la durata e i percorsi che conducono all’attività «Registrazione contabile riconciliata». Analizzando i passaggi precedenti alla riconciliazione e individuando ritardi o rilavorazioni legati a «Contabilizzazione verificata», fa emergere le cause profonde dei tempi lunghi e orienta gli interventi di miglioramento.

Aumentare l’automazione nel processo Record to Report - Registrazione contabile riduce il lavoro manuale e gli errori umani, liberando il personale finanziario per attività a maggior valore. L’obiettivo favorisce l’efficienza e il contenimento dei costi in Oracle Fusion Financials. ProcessMind individua le attività manuali, come «Documentazione di supporto allegata» o «Contabilizzazione verificata», che potrebbero essere automatizzate. Mappando le interazioni effettive delle persone e le attività di sistema, mette in evidenza le opportunità di automazione robotica dei processi (RPA) o di miglioramento della configurazione del sistema.

Una visione chiara e aggiornata dello stato di tutte le registrazioni contabili migliora la trasparenza e consente ai team finanziari di gestire in modo proattivo il ciclo Record to Report. Si riduce così l’incertezza e si migliora il coordinamento, soprattutto durante la chiusura di fine mese in Oracle Fusion Financials. ProcessMind ricostruisce il percorso preciso di ogni «ID registrazione contabile» attraverso le diverse attività e ne mostra lo stato puntuale sulla base degli eventi. Visualizza l’avanzamento effettivo, evidenzia le registrazioni bloccate in fasi intermedie e offre un’unica fonte affidabile per conoscerne lo stato corrente.

Ridurre il tempo complessivo necessario per completare l’intero ciclo di vita di una registrazione contabile migliora sensibilmente l’agilità del processo Record to Report. L’obiettivo consente di accelerare i cicli finanziari e di rendere più tempestive le attività aziendali in Oracle Fusion Financials. ProcessMind offre una mappa visiva completa del ciclo di vita di ogni «ID registrazione contabile», da «Registrazione contabile creata» a «Registrazione contabile contabilizzata» e «Registrazione contabile riconciliata». Misura con precisione il tempo di ciclo totale e individua i percorsi e le attività più lunghi.

Semplificare e accelerare il processo di storno delle registrazioni contabili riduce i rischi finanziari e migliora l’integrità dei dati contabili. Le correzioni vengono così applicate in modo rapido ed efficiente, mantenendo l’accuratezza del libro mastro in Oracle Fusion Financials. ProcessMind analizza l’attività «Storno della registrazione contabile elaborato», ricostruendo i passaggi precedenti e individuando complessità e ritardi. Fa emergere percorsi inefficienti e passaggi superflui nel flusso di lavoro degli storni, offrendo indicazioni per riprogettarlo e renderlo più rapido e semplice.

Ridurre il costo di elaborazione di ogni registrazione contabile incide direttamente sui risultati economici e migliora l’efficienza finanziaria della funzione Record to Report. L’obiettivo consente di ottenere risparmi operativi significativi in Oracle Fusion Financials. ProcessMind individua le fasi inefficienti, le rilavorazioni e i colli di bottiglia che aumentano i costi operativi. Correlando la durata e la frequenza delle attività con il consumo di risorse, indica dove intervenire per ottimizzare e automatizzare il processo e ridurre i costi.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Record to Report - Registrazione contabile

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Cosa fare

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Perché è importante

Disporre fin dall’inizio della struttura dati corretta è fondamentale per ottenere un’analisi accurata. Semplifica la preparazione dei dati e previene gli errori nelle successive attività di Process Mining.

Risultato atteso

Un template Excel standardizzato, pronto per accogliere i dati delle registrazioni contabili di Oracle Fusion Financials.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia nelle registrazioni contabili e acceleri il ciclo R2R

ProcessMind visualizza il processo effettivo di registrazione contabile, mettendo in evidenza inefficienze e rischi di conformità con precisione. Ottenga informazioni chiare per semplificare le attività finanziarie in Oracle Fusion.

Mappare i percorsi effettivi di approvazione delle registrazioni contabili
Individuare i ritardi nelle approvazioni e nelle riconciliazioni
Far emergere i rischi di conformità nelle registrazioni finanziarie
Ridurre il tempo di ciclo Record to Report

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Migliorare l’efficienza nell’elaborazione delle registrazioni contabili

Applicare il Process Mining al processo Record to Report - Registrazione contabile, in particolare in Oracle Fusion Financials, consente di individuare colli di bottiglia e inefficienze. I risultati riportati di seguito illustrano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono in genere ottimizzando questi processi finanziari fondamentali.

0 %

Approvazioni contabili più rapide

Riduzione del tempo medio di approvazione

Semplifichi i flussi di approvazione ed elimini i colli di bottiglia per accelerare sensibilmente la revisione e l’approvazione delle registrazioni contabili, garantendo una rendicontazione finanziaria puntuale.

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Meno registrazioni contabili respinte

Riduzione del tasso di rifiuto delle registrazioni

Comprendendo le cause più frequenti dei rifiuti, le organizzazioni possono migliorare la qualità iniziale dei dati e ridurre il numero complessivo di registrazioni contabili da correggere e inviare nuovamente.

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Più contabilizzazioni puntuali

Percentuale di registrazioni contabilizzate puntualmente

Aumenti il numero di registrazioni contabili contabilizzate entro le date previste, migliorando l’accuratezza della rendicontazione e il rispetto delle scadenze di chiusura finanziaria.

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Processo complessivo più breve

Riduzione del tempo totale di elaborazione

Ottenga una visione completa dell’intero ciclo di vita delle registrazioni contabili, dalla creazione alla riconciliazione, per individuare ed eliminare i ritardi e ridurre sensibilmente il tempo di ciclo complessivo.

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Maggiore conformità del processo

Maggiore aderenza al processo standard

Analizzi gli scostamenti e i percorsi non standard per orientare gli utenti verso il processo ottimale, migliorando la coerenza e riducendo gli errori manuali e le rilavorazioni.

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Più automazione

Più attività di registrazione contabile automatizzate

Individui le attività adatte all’automazione, come l’inserimento ripetitivo dei dati o le approvazioni basate su regole, per liberare risorse e migliorare la rapidità e l’accuratezza dell’elaborazione.

I risultati variano in base alla complessità specifica del processo di registrazione contabile e alla qualità dei dati di Oracle Fusion Financials. Le cifre riportate riflettono i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una singola registrazione contabile, che collega tutte le attività relative alla transazione finanziaria.

Perché è importante

È la chiave fondamentale per seguire una registrazione contabile dall’inizio alla fine e analizzare l’intero flusso di processo di ogni caso.

Nome dello specifico evento aziendale o dell’attività che si è verificata in un determinato momento del processo di registrazione contabile.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, costituisce la struttura portante della mappa e permette di analizzare il flusso, i colli di bottiglia e le variazioni.

Data e ora che indicano quando si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questa data e ora è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare tutte le durate del processo ed eseguire qualsiasi analisi temporale.

Utente che ha eseguito l’attività, ad esempio creando, approvando o contabilizzando la registrazione.

Perché è importante

Associa le fasi del processo ai responsabili, consentendo di analizzare il carico di lavoro degli utenti, le prestazioni individuali e le esigenze di formazione.

Reparto o team a cui appartiene l’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Fornisce il contesto organizzativo per analizzare le prestazioni per team o reparto e mettere in luce le inefficienze tra funzioni.

Categoria della registrazione contabile, ad esempio «Accantonamento», «Rettifica» o «Riclassificazione».

Perché è importante

Permette di segmentare il processo in base alla finalità aziendale della registrazione e di mettere in luce differenze nel comportamento e nelle prestazioni tra le varie tipologie.

Libro ausiliario o origine che ha generato la registrazione contabile, ad esempio «Debiti verso fornitori», «Crediti verso clienti» o «Manuale».

Perché è importante

Distingue le registrazioni manuali da quelle automatizzate, un dato fondamentale per misurare i livelli di automazione e analizzare le differenze tra i processi.

Valore monetario totale della registrazione contabile, in genere pari alla somma degli addebiti.

Perché è importante

Fornisce un contesto aziendale fondamentale per analizzare l’impatto finanziario e capire se le registrazioni di importo elevato seguono un processo diverso.

Descrizione testuale o codice che spiega perché una registrazione contabile è stata rifiutata.

Perché è importante

Fornisce indicazioni dirette sulle cause profonde delle rilavorazioni e dei ritardi del processo, consentendo interventi mirati per ridurre i rifiuti.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio del processo di registrazione contabile. Indica il momento in cui un utente crea una nuova testata contabile e inizia a inserire i dati, prima dell’invio per la revisione o l’approvazione.

Perché è importante

È l’evento di inizio principale del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e i passaggi successivi aiuta a misurare l’efficienza dell’inserimento iniziale dei dati e il tempo di ciclo complessivo.

Questa attività si verifica quando l’utente invia formalmente la registrazione contabile completata al flusso di approvazione. La registrazione passa così dallo stato di bozza o incompleto a quello di approvazione in sospeso.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per iniziare a misurare i tempi del ciclo di approvazione e individuare i colli di bottiglia. Segna il passaggio dalla fase di inserimento dei dati a quella di revisione e approvazione.

L’approvatore designato ha approvato formalmente la registrazione contabile, confermandone l’accuratezza e la validità. È l’ultima fase del flusso di lavoro di approvazione e consente di procedere con la contabilizzazione.

Perché è importante

Questa tappa segna la conclusione del processo di approvazione. Il tempo che intercorre tra l’invio e l’approvazione è un KPI importante per misurare l’efficienza del flusso di lavoro e individuare i colli di bottiglia nell’approvazione.

I dati finanziari della registrazione contabile sono stati registrati correttamente nel General Ledger. Gli addebiti e gli accrediti sono ora inclusi nei saldi dei conti.

Perché è importante

Questa è una tappa fondamentale: la registrazione entra nei registri finanziari ufficiali. È essenziale per misurare la percentuale di contabilizzazioni puntuali e il tempo totale che intercorre dalla creazione alla contabilizzazione.

La registrazione contabile è stata abbinata e chiusa durante la riconciliazione dei conti di fine periodo. Questo conferma che la transazione è coerente con gli altri dati finanziari, ad esempio gli estratti conto bancari.

Perché è importante

Questa attività rappresenta la vera conclusione del ciclo di vita della registrazione. Misurare il tempo che intercorre tra la contabilizzazione e la riconciliazione è un KPI importante per valutare l’efficienza del processo di chiusura finanziaria.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può migliorare concretamente il processo Record to Report - Registrazione contabile in Oracle Fusion Financials?

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo delle registrazioni contabili e individua colli di bottiglia nascosti, come approvazioni lente o rifiuti frequenti. Aiuta a rilevare gli scostamenti dalle procedure standard e mette in evidenza le attività che potrebbero essere automatizzate. Ne derivano tempi di elaborazione più brevi, maggiore conformità e costi operativi ridotti.

Quali dati di Oracle Fusion Financials servono per iniziare ad applicare il Process Mining alle registrazioni contabili?

Servono principalmente log degli eventi che descrivano ogni passaggio di una registrazione contabile, con i nomi delle attività, le date e gli orari e l’ID della registrazione contabile come identificativo del caso. Sono utili anche attributi quali l’approvatore, il motivo del rifiuto o la tipologia di registrazione. In genere, questi dati si trovano nelle tabelle delle transazioni e di audit pertinenti di Oracle Fusion Financials.

Come si estraggono da Oracle Fusion Financials i dati necessari per l’analisi con il Process Mining?

L’estrazione dei dati può essere eseguita con gli strumenti di reportistica standard di Oracle, query SQL o connettori specifici. L’obiettivo è raccogliere i dati storici degli eventi in un formato strutturato, spesso CSV o una tabella di database, che includa l’ID del caso, l’attività e la data e l’ora. In questa fase è fondamentale garantire la qualità e la completezza dei dati per ottenere un’analisi accurata.

Quali miglioramenti e risultati concreti posso aspettarmi applicando il Process Mining al processo di registrazione contabile?

Può aspettarsi una riduzione significativa dei tempi di approvazione, un tasso di rifiuto più basso e scadenze di contabilizzazione più prevedibili. Il Process Mining aiuta a migliorare la conformità al processo e a bilanciare il carico di lavoro, riducendo in definitiva i tempi complessivi di elaborazione e il costo per registrazione. Alcune organizzazioni, ad esempio, riducono i tempi di elaborazione del 15-30%.

Quanto tempo occorre in genere per applicare il Process Mining alle registrazioni contabili e ottenere i primi risultati?

La configurazione iniziale, che comprende l’estrazione dei dati e la configurazione del modello, può spesso essere completata in poche settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. In genere, entro il primo mese è possibile ottenere informazioni utili e individuare i colli di bottiglia. Il monitoraggio continuo offre poi ulteriori opportunità di ottimizzazione.

Il Process Mining sostituisce gli strumenti di reportistica o analisi già presenti in Oracle Fusion Financials?

No, il Process Mining integra gli strumenti di reportistica esistenti offrendo una visione completa del processo, dall’inizio alla fine, anziché limitarsi alle metriche delle singole fasi. I report di Oracle mostrano che cosa è successo; il Process Mining aiuta a capire perché e come interagiscono le diverse fasi. Aggiunge così un livello di analisi diagnostica e indicazioni sugli interventi possibili.

Quali competenze tecniche servono per utilizzare efficacemente il Process Mining nell’analisi delle registrazioni contabili?

Una conoscenza di base di SQL è utile per estrarre e preparare i dati di Oracle Fusion Financials. Sono vantaggiose anche la familiarità con i concetti di analisi dei dati e la conoscenza dei processi. Molti strumenti moderni di Process Mining offrono interfacce intuitive, riducendo la necessità di competenze avanzate di programmazione per svolgere l’analisi.

Il Process Mining può individuare gli utenti o i team che causano colli di bottiglia nel processo di registrazione contabile?

Sì. Analizzando i log degli eventi che includono gli ID utente, il Process Mining può mettere in evidenza le persone o i gruppi le cui azioni, o la cui mancata azione, incidono sensibilmente sulla durata del processo o causano scostamenti. Queste informazioni consentono di pianificare interventi formativi mirati, riequilibrare il carico di lavoro o riprogettare il processo. L’obiettivo deve comunque essere sempre il miglioramento del processo, non l’attribuzione di colpe ai singoli.

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