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Migliori il processo di inserimento dei dipendenti

Migliori l’efficienza del processo di inserimento con la nostra guida in 6 passaggi.

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Semplifichi l’onboarding dei dipendenti con il Process Mining

ProcessMind La aiuta a individuare colli di bottiglia e ritardi nascosti nel processo di inserimento dei dipendenti. Scopra in quale fase le nuove risorse si bloccano, individui i passaggi ridondanti e comprenda le cause profonde dei tempi di inserimento prolungati. Analizzando i Suoi dati, ProcessMind mette in luce le opportunità per semplificare le attività e migliorare l’esperienza delle nuove risorse.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Il percorso di onboarding di un dipendente è un momento decisivo per la prima impressione e comprende una sequenza complessa di attività, spesso distribuite tra più reparti e sistemi. Anche quando il processo è progettato per essere fluido, nella pratica possono emergere ritardi nascosti, rischi di conformità e inefficienze. Il Process Mining consente di analizzare in modo oggettivo l’intero processo di onboarding, dall’accettazione iniziale dell’offerta alla verifica fondamentale dopo 30 giorni. Estraendo gli Event Log dai sistemi esistenti, ProcessMind ricostruisce una mappa completa e basata sui dati di come si svolge davvero l’onboarding, qualunque sia il sistema HR, ERP o di altro tipo utilizzato. In questo modo emergono i percorsi effettivi dei nuovi assunti, con deviazioni inattese, soluzioni manuali e passaggi dimenticati che incidono sull’efficienza e sull’esperienza dei dipendenti.

Molte organizzazioni faticano a offrire un onboarding coerente, soprattutto perché i dati sono distribuiti in sistemi separati, i passaggi di consegne tra i team sono manuali e manca una visione aggiornata dei colli di bottiglia. Ne possono derivare lacune di conformità, esperienze disomogenee per i nuovi assunti e tempi più lunghi per raggiungere la piena produttività. ProcessMind affronta queste difficoltà offrendo una visione unificata dell’intero percorso di onboarding. Individua le cause profonde dei ritardi, segnala le attività non conformi e mette in luce opportunità di automazione nelle diverse fasi, dalla raccolta dei documenti all’assegnazione degli accessi e della formazione, fino agli incontri introduttivi. Analizzare l’onboarding con ProcessMind permette di superare le impressioni aneddotiche e prendere decisioni basate sui dati, migliorando l’efficienza e la conformità e aumentando la soddisfazione dei nuovi assunti.

Con ProcessMind può ottimizzare ogni aspetto dell’onboarding dei dipendenti. Visualizzi i percorsi più frequenti e le relative varianti, individui i punti in cui i nuovi assunti incontrano difficoltà e comprenda l’impatto delle singole attività sulla durata complessiva dell’onboarding. Può confrontare i processi di onboarding tra aree geografiche o reparti, valutarne l’efficacia e individuare le pratiche più efficaci. La piattaforma aiuta a eliminare le attività ridondanti, semplificare le approvazioni e offrire a ogni nuovo dipendente un’esperienza coerente e positiva, favorendone l’integrazione nella cultura aziendale e il contributo agli obiettivi dell’organizzazione. Queste informazioni sono disponibili sia quando i dati risiedono in un unico sistema principale, sia quando sono distribuiti tra più sistemi, consentendo un’analisi davvero completa.

Iniziare a migliorare il processo di onboarding dei dipendenti è semplice. ProcessMind è progettato per integrarsi con i sistemi e i dati già in uso. È sufficiente preparare i dati dell’Event Log seguendo il template fornito, che indica come estrarre dal sistema o dai sistemi le informazioni necessarie, come l’identificativo Onboarding Case, i nomi delle attività e le date e ore. Carichi i dati e, in pochi minuti, potrà individuare aspetti del processo di onboarding che altrimenti resterebbero nascosti, per offrire a tutti i futuri dipendenti un’esperienza più efficiente, conforme e accogliente.

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Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Cicli di onboarding inutilmente lunghi ritardano il momento in cui i nuovi assunti raggiungono la piena produttività, con ripercussioni sulle attività aziendali e sul tempo necessario per generare valore. Possono inoltre aumentare i costi e lasciare una prima impressione negativa, favorendo potenzialmente le dimissioni nei primi mesi.

Il Process Mining analizza l’intero percorso di onboarding e individua le attività e i percorsi che causano ritardi significativi. Queste informazioni aiutano a semplificare il processo, ridurre i tempi di ciclo e integrare più rapidamente i nuovi assunti, affinché possano contribuire prima.

Spesso, dopo la data di inizio, i nuovi dipendenti devono attendere a lungo per ottenere account IT, software necessari o attrezzature. Questo impedisce loro di essere subito produttivi e genera frustrazione, dando un’impressione negativa della preparazione e dell’efficienza dell’organizzazione.

Il Process Mining individua i punti in cui le attività di fornitura delle risorse si bloccano, ricostruendo la sequenza effettiva dalla richiesta alla consegna. Evidenzia i passaggi di consegne inefficienti e le fasi che creano colli di bottiglia, consentendo di ottimizzare l’assegnazione delle risorse e di garantire ai nuovi assunti ciò di cui hanno bisogno fin dal primo giorno.

Il percorso di onboarding può variare notevolmente tra reparti, ruoli o responsabili delle assunzioni, dando luogo a un’esperienza frammentata e disomogenea. La mancanza di standardizzazione può confondere i nuovi assunti, generare frustrazione e ostacolarne l’integrazione nella cultura aziendale.

Il Process Mining individua e visualizza automaticamente tutte le varianti del processo, confrontando i percorsi effettivi con lo standard previsto. Mostrando queste differenze, aiuta a standardizzare i flussi di lavoro e a offrire a ogni nuovo dipendente un’esperienza coerente e di qualità.

Passaggi fondamentali per la conformità, come le verifiche dei precedenti o la formazione obbligatoria, vengono spesso saltati o completati oltre la scadenza. Ciò espone l’organizzazione a rischi legali, sanzioni normative e inefficienze operative, mettendo a repentaglio la sicurezza e l’integrità delle attività.

La nostra piattaforma monitora il completamento delle attività fondamentali per la conformità rispetto alle relative scadenze. Segnala tempestivamente le attività scadute o i passaggi saltati, consentendo di intervenire subito e di rispettare pienamente le politiche interne ed esterne.

Spesso i team HR e i responsabili delle assunzioni non hanno una visione chiara e aggiornata della fase di onboarding in cui si trova ciascun nuovo assunto. Senza questa trasparenza, è difficile affrontare i problemi in anticipo, prevedere i ritardi o fornire supporto tempestivo, con il rischio di intervenire solo quando le criticità si sono già manifestate.

Il Process Mining offre una visione completa dell’intero processo di onboarding, dall’accettazione dell’offerta alla verifica dopo 30 giorni. Crea una mappa aggiornata del processo e mostra ogni passaggio, la relativa durata e i partecipanti, fornendo le informazioni necessarie per prendere decisioni basate sui dati.

Molte fasi dell’onboarding richiedono l’inserimento manuale dei dati o ripetute correzioni dovute a errori e informazioni incomplete. Ne derivano un maggiore carico amministrativo, costi operativi più elevati e ritardi nel raggiungimento della piena produttività dei nuovi assunti.

Il Process Mining visualizza i cicli del processo e individua le attività ripetute di frequente o che generano rilavorazioni, spesso a causa di dati incoerenti o passaggi manuali tra team. Mettendo in luce queste inefficienze, aiuta a individuare le opportunità per automatizzare le attività ed eliminare gli interventi manuali non necessari.

I passaggi di consegne tra HR, IT, responsabili delle assunzioni e altri reparti spesso causano attriti e ritardi. Informazioni perse o priorità non allineate rendono l’esperienza frammentata e rallentano l’intero processo di onboarding.

Il Process Mining mappa il flusso delle attività tra i diversi reparti e individua i passaggi di consegne inefficienti e le lacune di comunicazione che ostacolano l’avanzamento. Quantifica il tempo perso a ogni passaggio, consentendo di migliorare il coordinamento e semplificare la collaborazione.

Un numero significativo di nuovi dipendenti lascia l’azienda nei primi mesi, spesso dopo un’esperienza di onboarding insoddisfacente o poco chiara. Questo abbandono precoce comporta costi di selezione sprecati, perdita di produttività e ripercussioni negative sulla reputazione dell’azienda come datore di lavoro.

Il Process Mining può mettere in relazione le varianti e i ritardi del processo di onboarding con i dati sulla permanenza dei nuovi assunti, individuando gli schemi che contribuiscono alle uscite precoci. Comprendendo le cause profonde, può ottimizzare il processo e offrire un’esperienza di accoglienza più coinvolgente ed efficace.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Ridurre il tempo che intercorre tra l’accettazione dell’offerta e il raggiungimento della piena operatività è un obiettivo prioritario di ogni processo di onboarding. Periodi di inserimento lunghi ritardano i progetti, aumentano i costi e possono creare frustrazione nei nuovi dipendenti, incidendo sul loro coinvolgimento iniziale e sul successo nel lungo periodo.

ProcessMind analizza l’intero percorso di onboarding e individua i colli di bottiglia e i ritardi che impediscono ai nuovi assunti di diventare produttivi. Visualizzando il percorso critico e quantificando il tempo trascorso in ogni fase, mette in luce le opportunità per semplificare la formazione, accelerare l’accesso alle risorse e ottimizzare i flussi di lavoro, riducendo sensibilmente i tempi di inserimento.

Il mancato completamento di attività obbligatorie, come le verifiche dei precedenti, la presa visione delle politiche aziendali o la formazione richiesta, espone l’organizzazione a rischi legali e finanziari significativi. Per garantire un processo sicuro e ben gestito, ogni nuovo assunto deve completare puntualmente tutti i passaggi previsti per la conformità.

ProcessMind offre una visione completa della conformità, monitorando ogni attività obbligatoria per ciascun nuovo assunto. Segnala automaticamente le deviazioni dal processo previsto, come i passaggi saltati o le scadenze non rispettate, consentendo ai team HR di intervenire tempestivamente e di verificare che ogni caso di onboarding rispetti tutti gli standard interni ed esterni.

Per un nuovo assunto, iniziare senza il computer portatile, l’accesso ai sistemi o la postazione di lavoro necessari è particolarmente frustrante. I ritardi nella fornitura delle risorse creano una prima impressione negativa, causano tempi improduttivi e rivelano un processo interno disorganizzato, con possibili ripercussioni sul morale iniziale.

ProcessMind mappa l’intero sottoprocesso di fornitura, dalla richiesta iniziale alla consegna, mettendo in luce le cause profonde dei ritardi. Individua i passaggi di consegne inefficienti tra HR, IT e altri reparti, aiutandoLa a riprogettare il flusso di lavoro affinché tutte le risorse essenziali siano disponibili dal primo giorno.

Quando i processi di onboarding variano in base al reparto, al responsabile o alla sede, i nuovi dipendenti ricevono un’esperienza disomogenea e spesso poco chiara. La mancanza di standardizzazione può causare disparità, passaggi saltati e un’introduzione frammentata alla cultura e alle procedure aziendali.

ProcessMind individua e visualizza automaticamente tutte le varianti effettive del processo di onboarding. Confrontando i diversi percorsi, fornisce informazioni basate sui dati per individuare le pratiche più efficaci, eliminare le deviazioni indesiderate e applicare uno standard unico e di qualità, così da offrire un’esperienza positiva a ogni nuovo assunto.

L’inserimento manuale eccessivo dei dati, le correzioni ripetute e le attività ridondanti sottraggono tempo prezioso ai team HR, introducono errori e rallentano l’intero processo di onboarding. Queste inefficienze aumentano i costi operativi e distolgono l’attenzione da attività più strategiche e di maggior valore, che migliorano l’esperienza dei nuovi assunti.

ProcessMind individua e quantifica i cicli di rilavorazione e le attività manuali frequenti analizzando i dati di processo dei sistemi di origine. Evidenzia i punti in cui gli errori sono più comuni e quelli in cui l’automazione potrebbe offrire i maggiori vantaggi, fornendo indicazioni chiare per ridurre il carico amministrativo e migliorare l’efficienza complessiva del processo.

L’onboarding coinvolge HR, IT, servizi generali, responsabili delle assunzioni e finanza, ma gli attriti tra questi gruppi sono spesso una delle principali cause di ritardo. Passaggi di consegne inefficienti e comunicazioni carenti frammentano il processo e rendono l’esperienza frustrante per il nuovo assunto.

ProcessMind offre una visione oggettiva e completa delle interazioni tra i diversi reparti durante il percorso di onboarding. Misura i tempi di attesa a ogni passaggio, mettendo in luce lacune di comunicazione e problemi di coordinamento, così da poter semplificare la collaborazione tra le funzioni e rendere il flusso più fluido.

Senza una visione chiara della fase del processo in cui si trova ciascun nuovo assunto, i team HR e i responsabili delle assunzioni non possono intervenire tempestivamente per risolvere i problemi. Questa mancanza di visibilità porta a gestire le criticità solo dopo che si sono verificate, a non rispettare le scadenze e a non poter fornire aggiornamenti precisi ai nuovi dipendenti in attesa di informazioni.

ProcessMind crea una mappa aggiornata e basata sui dati dell’intero processo di onboarding, offrendo visibilità in tempo reale sullo stato di ogni caso. Consente alle persone coinvolte di seguire l’avanzamento, individuare subito i casi bloccati e scendere di livello per analizzare i dettagli di ogni ritardo, favorendo una gestione proattiva e un’esecuzione più fluida.

Un’esperienza di onboarding negativa o disorganizzata è tra le principali cause dell’abbandono precoce dei dipendenti, con costi elevati in termini di selezione e produttività persa. Migliorare il processo significa investire direttamente nella permanenza delle persone che l’organizzazione ha lavorato tanto per attrarre.

ProcessMind può mettere in relazione i dati di processo con risultati aziendali come i tassi di abbandono. Analizzando i percorsi di onboarding dei dipendenti che lasciano l’azienda nei primi mesi, può individuare schemi, punti di attrito o problemi di processo che contribuiscono all’insoddisfazione, aiutando a riprogettare l’esperienza e favorire la permanenza.

Il percorso di miglioramento dell’onboarding dei dipendenti in 6 passaggi

Colleghi e individui i dati

Mappi il processo

Individui i colli di bottiglia

Analizzi le cause profonde

Progettazione dei miglioramenti

Monitori e migliori nel tempo

Colleghi e individui i dati

Cosa fare

Estragga dal sistema i dati dell’Event Log, inclusi i nomi delle attività, le date e ore e gli identificativi dei casi, come "Onboarding Case". Verifichi che siano registrate tutte le fasi di onboarding pertinenti.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

Questi dati costituiscono una base oggettiva per comprendere il flusso effettivo del processo e vedere come si svolge davvero l’onboarding.

Risultato atteso

Un insieme di dati completo e convalidato, pronto per l’analisi e rappresentativo di tutte le attività e varianti del processo.

COSA OTTERRÀ

Scopra informazioni preziose in ogni processo aziendale

ProcessMind analizza in dettaglio i dati dei processi esistenti e ricostruisce il modo in cui si svolgono realmente le attività. Potrà comprendere con chiarezza le varianti, le prestazioni e la conformità dei processi in tutti i Suoi sistemi.

Visualizzi il flusso effettivo del processo
Individui colli di bottiglia e deviazioni
Ottimizzi l’allocazione delle risorse
Migliori l’efficienza operativa

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

I risultati ottenuti dalle organizzazioni nell’inserimento dei dipendenti

Questi risultati illustrano i benefici concreti che le organizzazioni possono ottenere applicando il Process Mining ai processi di inserimento dei dipendenti. Individuando i colli di bottiglia e le aree da ottimizzare, le aziende possono migliorare sensibilmente l’efficienza e l’esperienza dei dipendenti.

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Riduzione dei tempi di inserimento

Riduzione media della durata complessiva del processo

Individuando ed eliminando i colli di bottiglia lungo il percorso di inserimento, le organizzazioni possono ridurre sensibilmente il tempo che intercorre tra l’accettazione dell’offerta e il pieno inserimento in azienda, aiutando i nuovi dipendenti a diventare operativi prima.

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Maggiore conformità

Miglioramento del completamento delle attività obbligatorie

Verificare che tutte le attività essenziali di inserimento, come la formazione obbligatoria e la documentazione, siano completate nei tempi previsti e secondo le procedure, riducendo i rischi e migliorando la governance.

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Meno rilavorazioni ed errori

Riduzione delle attività ridondanti e dei problemi relativi ai dati

Individuare ed eliminare le cause profonde delle rilavorazioni, come gli errori di inserimento manuale dei dati o la documentazione incompleta, per rendere il processo di inserimento più fluido, efficiente e privo di errori.

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Preparazione più rapida delle risorse

Tempo risparmiato per la consegna delle dotazioni IT e delle attrezzature

Semplificare la predisposizione degli account IT, delle attrezzature e della postazione di lavoro, affinché i nuovi dipendenti abbiano tutto il necessario per lavorare in modo efficiente fin dal primo giorno.

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Processo più uniforme

Aumento dei percorsi di inserimento coerenti

Individuare le varianti non controllate del processo e ricondurle a un percorso di inserimento coerente e di qualità per ogni nuovo dipendente, migliorando la prevedibilità e la governance in tutta l’organizzazione.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Le cifre indicano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco che raggruppa tutte le attività di inserimento relative a un singolo nuovo dipendente.

Perché è importante

È la chiave essenziale per collegare tutti gli eventi relativi al percorso di inserimento di un singolo nuovo dipendente e rendere possibile l’analisi completa del processo.

Nome dell’attività, della tappa o dell’evento specifico che si è verificato durante il processo di inserimento.

Perché è importante

Definisce i singoli passaggi del processo e consente di creare una mappa di processo e analizzare il flusso di lavoro, i colli di bottiglia e le deviazioni.

Data e ora precise in cui si è verificata o è stata completata un’attività di inserimento.

Perché è importante

Questa data e ora sono essenziali per ordinare gli eventi, calcolare tutte le metriche temporali, come il tempo di ciclo e il tempo di attesa, e individuare i colli di bottiglia del processo.

Data e ora di completamento di un’attività, utilizzate per le attività di cui è possibile misurare la durata.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione il tempo necessario per completare determinate attività, un dato fondamentale per l’analisi delle risorse e l’individuazione delle attività inefficienti.

Identificativo univoco assegnato a ciascun dipendente nel sistema HR dell’organizzazione.

Perché è importante

Collega il processo di inserimento alla scheda permanente del dipendente e consente di analizzare nel tempo l’impatto dell’inserimento sulla permanenza e sulle prestazioni.

Il reparto o l’unità aziendale in cui entrerà la nuova risorsa.

Perché è importante

Consente di confrontare l’efficienza dell’inserimento, le variazioni del processo e l’esperienza delle nuove risorse tra diverse unità aziendali, mettendo in luce le opportunità di standardizzazione.

Il ruolo o la posizione specifica della nuova risorsa.

Perché è importante

Consente di analizzare le differenze nel processo di inserimento tra i vari ruoli e di individuare le esigenze di ottimizzazione e personalizzazione specifiche.

La sede di lavoro principale, l’ufficio o la regione della nuova risorsa.

Perché è importante

Consente di analizzare le differenze geografiche nel processo di inserimento, un aspetto essenziale per garantire la conformità e standardizzare l’esperienza in un’organizzazione internazionale.

Il nome o l’ID del responsabile a cui fa capo la nuova risorsa.

Perché è importante

Aiuta a valutare le prestazioni e la coerenza dei responsabili nello svolgimento delle attività di inserimento, con un impatto diretto sull’esperienza delle nuove risorse e sul tempo necessario per raggiungere la piena produttività.

L’utente, il ruolo o il sistema che ha eseguito l’attività di inserimento.

Perché è importante

Mostra chi esegue ciascuna attività e consente di analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro, l’efficienza dei passaggi di consegne e le opportunità di automazione.

Il primo giorno di lavoro ufficiale della nuova risorsa.

Perché è importante

È una data fondamentale che separa le attività precedenti e successive all’inserimento ed è essenziale per misurare la «Preparazione per il primo giorno» e altri KPI importanti.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Segna l’avvio ufficiale della fase precedente all’assunzione. L’evento si verifica quando il candidato accetta formalmente l’offerta di lavoro, confermando l’intenzione di entrare in azienda.

Perché è importante

È un punto di partenza fondamentale per misurare il tempo di ciclo complessivo dell’inserimento. Consente di analizzare la durata e l’efficienza della fase precedente all’assunzione a partire dall’accettazione del candidato.

Questa attività si verifica quando il nuovo dipendente ha firmato e inviato tutti i documenti richiesti prima dell’assunzione. In genere il sistema registra automaticamente il completamento di tutte le firme elettroniche o dei caricamenti dei documenti.

Perché è importante

Il completamento delle pratiche è un requisito fondamentale per creare il profilo ufficiale del dipendente e avviare l’elaborazione delle retribuzioni. Questa tappa è essenziale per garantire che tutto sia pronto per il primo giorno e per assicurare la conformità.

Indica la creazione ufficiale del record del nuovo dipendente nel sistema HR centrale. Con questo evento, la persona passa formalmente da candidata a dipendente nel sistema di registrazione.

Perché è importante

È una tappa fondamentale, che rende possibili tutti gli altri processi relativi al dipendente, come la configurazione delle retribuzioni, l’iscrizione ai benefit e la predisposizione delle risorse IT. È inoltre un indicatore chiave dell’efficienza dei processi HR.

Questa attività segna l’invio formale al reparto IT della richiesta di creare gli account necessari, configurare gli accessi ai sistemi e attivare l’indirizzo e-mail del nuovo dipendente. È il punto di partenza di tutte le attività tecniche di inserimento.

Perché è importante

Predisporre tempestivamente le risorse IT è fondamentale affinché il nuovo dipendente sia operativo fin dal primo giorno. Misurare il tempo tra la richiesta e il completamento aiuta a individuare i principali colli di bottiglia che compromettono la preparazione per il primo giorno.

Questa attività rappresenta il primo giorno ufficiale di lavoro del nuovo dipendente. È un evento calcolato a partire da un campo data chiave, non da un’azione dell’utente registrata come transazione.

Perché è importante

È una tappa decisiva, che separa le attività precedenti all’inizio del lavoro da quelle successive. Costituisce la base di riferimento per misurare il tempo necessario per diventare operativi e il coinvolgimento dopo l’assunzione.

Segna il completamento di tutti i corsi di formazione obbligatori da parte del nuovo dipendente. Indica che il dipendente ha soddisfatto i requisiti iniziali di conformità e formazione.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per verificare che il nuovo dipendente rispetti i requisiti di conformità e disponga delle competenze necessarie per il proprio ruolo. È inoltre un indicatore importante della preparazione del nuovo dipendente e dell’efficacia del programma di formazione.

Questa attività segna la chiusura formale dell’intero processo di inserimento del nuovo dipendente. Indica che tutte le attività assegnate nel relativo piano di inserimento sono state completate.

Perché è importante

Questo evento definisce la fine del processo di inserimento e consente di calcolare con precisione il tempo di ciclo complessivo. Conferma che, dal punto di vista del processo, l’organizzazione considera il nuovo dipendente pienamente integrato.

Per ricevere raccomandazioni sui dati personalizzate, scelga il processo specifico.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può migliorare il processo di onboarding dei dipendenti?

Il Process Mining aiuta a visualizzare il flusso effettivo delle attività di onboarding e individua i colli di bottiglia, come le fasi preliminari all’assunzione troppo lunghe o la configurazione lenta delle risorse. Fa emergere varianti e inefficienze che allungano i tempi di ciclo, consentendo di semplificare l’intero percorso dei nuovi assunti. Il risultato è un’esperienza di onboarding più coerente ed efficiente per tutti.

Quali dati dobbiamo estrarre dal sistema per iniziare ad analizzare l’onboarding con il Process Mining?

Servono i dati dell’Event Log, con un identificativo del caso, il nome dell’attività e una data e ora per ogni passaggio. Per l’onboarding dei dipendenti, l’identificativo del caso potrebbe essere l’ID univoco del nuovo assunto, mentre le attività potrebbero rappresentare passaggi come "Documenti HR completati" o "Configurazione IT avviata". Questi dati consentono allo strumento di ricostruire il flusso esatto del processo.

Quali risultati o miglioramenti possiamo aspettarci ottimizzando l’onboarding con il Process Mining?

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come una riduzione del tempo necessario ai nuovi assunti per raggiungere la piena produttività, una fornitura più rapida delle risorse e una maggiore visibilità in tempo reale sull’avanzamento dell’onboarding. Ne derivano costi operativi inferiori, una maggiore permanenza dei nuovi assunti nei primi mesi e un’esperienza di onboarding più standardizzata ed efficiente. Questi risultati incidono direttamente sulla produttività e sulla soddisfazione dei nuovi assunti.

Quanto tempo occorre in genere per iniziare e ottenere i primi risultati?

La configurazione iniziale e l’estrazione dei dati dal sistema di origine possono richiedere da pochi giorni a un paio di settimane, a seconda degli accessi disponibili e del volume dei dati. Una volta caricati i dati, in genere bastano da poche ore a qualche giorno per generare le prime mappe di processo e individuare i principali colli di bottiglia. Nelle settimane successive, un’analisi più approfondita consente di ricavare indicazioni utili per intervenire.

Il Process Mining può aiutare a garantire la conformità di tutte le attività obbligatorie di inserimento?

Sì. Il Process Mining offre una visione chiara dei tassi effettivi di completamento delle attività obbligatorie e individua i casi in cui alcuni passaggi vengono saltati o non completati nei tempi previsti. Può mettere in evidenza le deviazioni dal percorso previsto per garantire la conformità, consentendo di uniformare il processo e verificare che ogni nuovo dipendente completi le attività necessarie, riducendo i rischi legati alla conformità.

Quali requisiti tecnici o competenze sono necessari per il Process Mining?

Il requisito tecnico principale è poter estrarre i dati degli eventi dal sistema di origine in un formato strutturato, di solito CSV o tramite API. Serve inoltre una piattaforma di Process Mining, in cloud o installata in locale, per acquisire e analizzare questi dati. Per preparare l’Event Log possono essere utili competenze di base nella manipolazione dei dati, ma molti strumenti moderni sono semplici da usare.

Se il nostro processo di inserimento prevede molte varianti, il Process Mining può comunque essere efficace?

Il Process Mining è particolarmente adatto proprio a questi casi. Mappa tutte le varianti effettive del processo, anche quando sono complesse, invece di basarsi su modelli ideali. In questo modo è possibile capire quali varianti portano a risultati positivi e quali introducono inefficienze, così da uniformare i percorsi di inserimento e ridurre le rilavorazioni.

Il Process Mining può individuare le attività manuali che si potrebbero automatizzare?

Sì. Il Process Mining individua le attività manuali e le rilavorazioni che si ripetono più spesso nel flusso di lavoro di inserimento. La visualizzazione del processo effettivo mette in evidenza i passaggi più esposti a errori umani o inefficienze, che possono quindi essere valutati come possibili candidati all’automazione. Questo aiuta a stabilire dove introdurre soluzioni digitali.

Il Process Mining interferisce con il nostro sistema operativo in uso?

No. Il Process Mining è progettato per non interferire con le operazioni: analizza i dati storici esportati dal sistema operativo, senza interagire direttamente con l’ambiente in uso. I processi in corso non subiscono quindi modifiche durante l’analisi.

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