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Il suo Template per i Dati di Gestione delle Spese

Expensify

Attributi di Gestione delle Spese (21) Attività di Gestione delle Spese (13) Guide all'Estrazione (3)

Il suo Template per i Dati di Gestione delle Spese

Questo template fornisce una chiara roadmap per la raccolta dei dati necessari ad analizzare il Suo processo di gestione delle spese. Delinea gli attributi cruciali da raccogliere, le attività chiave da tracciare e una guida pratica per estrarre queste informazioni dal Suo sistema Expensify. Utilizzi questa risorsa per preparare i Suoi dati per potenti insight di process mining.

`Attributi` raccomandati da raccogliere per un'analisi completa
Attività chiave da monitorare per una scoperta accurata del processo
Guida pratica per l'estrazione dei dati

È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

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Attributi di Gestione delle Spese

Questi sono i campi dati raccomandati da includere nel Suo event log per un'analisi e ottimizzazione complete della gestione delle spese.

3 Obbligatorio 5 Consigliato 13 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	ID Nota Spese ExpenseReportId	L'identificatore unico per una nota spese, che raggruppa tutte le attività correlate dalla presentazione al rimborso.
Descrizione L'ID della Nota Spese è l'identificatore di caso primario per il processo di gestione delle spese. Ogni ID rappresenta una singola raccolta di spese presentate da un dipendente per l'approvazione e il rimborso. Questo attributo è cruciale per tracciare il percorso end-to-end di una nota spese, consentendo la ricostruzione del suo intero ciclo di vita, comprese tutte le presentazioni, approvazioni, rifiuti e pagamenti. Perché è importante Consente l'aggregazione di tutti gli eventi correlati in una singola istanza di processo, che è la base di qualsiasi analisi di `Process Mining`. Dove trovare Questa è la chiave primaria nell'oggetto dati delle note spese, spesso disponibile tramite l'endpoint dei report dell'API Expensify come "reportID". Esempi RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Nome attività ActivityName	Il nome dell'evento aziendale che si è verificato in un momento specifico per una nota spese.
Descrizione Il Nome dell'Attività descrive una fase specifica o un traguardo nel processo di gestione delle spese, come "Nota Spese Presentata" o "Approvato dal Responsabile". Costituisce la spina dorsale della mappa del processo, consentendo agli analisti di visualizzare il flusso di lavoro, identificare percorsi comuni e individuare deviazioni o colli di bottiglia. L'analisi della sequenza delle attività è fondamentale per comprendere l'efficienza e la conformità del processo. Perché è importante Questo attributo definisce i passaggi nella mappa del processo, rendendo possibile visualizzare e analizzare il flusso del processo, le variazioni e i cicli di rilavorazione. Dove trovare Questo attributo è tipicamente derivato mappando i cambiamenti di stato del report, i commenti o le voci del log della cronologia da Expensify a un elenco standardizzato di attività. Esempi Nota Spese InviataApprovato dal ManagerRifiutato dalla FinanzaRimborso Eseguito
	Timestamp Evento EventTime	Il timestamp che indica quando una specifica attività o evento si è verificato per una nota spese.
Descrizione `Event Time` fornisce la data e l'ora precise per ogni attività nel processo. Questa informazione temporale è essenziale per calcolare i `cycle time`, le durate e i tempi di attesa tra i diversi passaggi. Permette l'analisi dei `bottleneck`, delle tendenze di performance nel tempo e della conformità con gli accordi sui livelli di servizio. Senza `timestamp` accurati, l'analisi del `Process Mining` è limitata alla scoperta del flusso. Perché è importante I timestamp sono essenziali per tutte le analisi basate sul tempo, inclusi il calcolo dei tempi di ciclo, l'identificazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle performance del processo. Dove trovare Questo è il timestamp di creazione associato a ogni voce del log della cronologia o cambiamento di stato nei dati del report Expensify. Esempi 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	Approvatore Approver	Il nome o l'ID dell'utente responsabile dell'approvazione o del rifiuto della nota spese.
Descrizione L'attributo Approvatore identifica il responsabile o il membro del team finanziario che intraprende azioni su una nota spese presentata. Questo è essenziale per analizzare il comportamento specifico dell'approvatore, come i tempi di approvazione, i tassi di rifiuto e la distribuzione del carico di lavoro. Comprendere le performance dell'approvatore può aiutare a identificare le esigenze di formazione, riallocare i carichi di lavoro e efficientare il processo di approvazione. Perché è importante Questo attributo è chiave per analizzare i colli di bottiglia nell'approvazione, la distribuzione del carico di lavoro e i tassi di rifiuto specifici dell'approvatore. Dove trovare Questa informazione si trova nella cronologia del report o nel log del workflow, spesso associata a eventi di approvazione o rifiuto. Il campo potrebbe essere etichettato come "managerEmail" o simile. Esempi jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Dipartimento Dipendente EmployeeDepartment	Il dipartimento o l'unità aziendale a cui appartiene il presentatore.
Descrizione Questo attributo indica il dipartimento organizzativo del dipendente che presenta la nota spese, come "Vendite", "Ingegneria" o "Marketing". È una dimensione cruciale per l'analisi, che consente confronti dei tempi di ciclo, tassi di rifiuto e conformità alle politiche tra diverse parti dell'azienda. Ciò aiuta a identificare problemi specifici del dipartimento o esigenze di formazione. Perché è importante Consente una potente analisi di `drill-down` per confrontare le performance del processo e la conformità tra diverse unità di business. Dove trovare Questa informazione potrebbe essere memorizzata come tag sul report o associata al profilo utente del presentatore in Expensify. Potrebbe richiedere un arricchimento da un sistema HR esterno. Esempi VenditeMarketingIngegneriaFinanza
	Importo Totale del Report ReportTotalAmount	Il valore monetario totale della nota spese.
Descrizione Questo attributo rappresenta la somma di tutte le spese incluse in una singola nota spese. È una metrica finanziaria critica utilizzata per varie analisi, come l'identificazione di spese di alto valore che potrebbero richiedere un'ulteriore revisione o seguire un percorso di approvazione diverso. È anche utilizzato nella rendicontazione finanziaria e per comprendere i modelli di spesa nell'organizzazione. Perché è importante Consente l'analisi delle note spese di alto valore, aiuta a identificare le tendenze di spesa ed è cruciale per le `dashboard` finanziarie e di conformità. Dove trovare Disponibile nell'oggetto dei report di Expensify, spesso denominato 'total' o 'amount'. Esempi 150.752500.0089.50
	Mittente Submitter	Il dipendente che ha creato e presentato la nota spese.
Descrizione L'attributo Presentatore identifica il dipendente che ha sostenuto le spese e che cerca il rimborso. Questa informazione viene utilizzata per analizzare i modelli di spesa per dipendente, dipartimento o ruolo. Aiuta a rispondere a domande su quali dipendenti o gruppi subiscono i maggiori ritardi o hanno i più alti tassi di violazione delle politiche, contribuendo a una migliore analisi dell'esperienza del dipendente. Perché è importante Consente l'analisi delle performance del processo dal punto di vista del dipendente, aiutando a identificare gruppi con problemi o ritardi frequenti. Dove trovare Questo è un campo primario nell'oggetto nota spese, tipicamente etichettato "policyEmail", "submitterEmail" o "employeeEmail". Esempi sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Segnalazione di Violazione della Politica PolicyViolationFlag	Un indicatore booleano vero se il report è stato segnalato per una violazione di policy.
Descrizione Questo flag indica se una nota spese ha attivato una o più violazioni delle politiche, come il superamento di un limite di spesa o la mancanza di una ricevuta. Il sistema automatizzato di Expensify spesso segnala questi problemi. Questo attributo è essenziale per la dashboard di Panoramica delle Violazioni delle Politiche, aiutando a quantificare i problemi di conformità e a individuare le aree di miglioramento. Perché è importante Misura direttamente la conformità alle policy e aiuta a identificare i report che richiedono un ulteriore controllo, rendendolo un input chiave per le `dashboard` di conformità. Dove trovare I report di Expensify spesso contengono un campo o uno stato specifico che indica una violazione, come 'hasViolations' o un flag booleano simile. Esempi truefalse
	Approvazione al primo tentativo IsFirstPassApproval	Un flag calcolato vero se il report è stato approvato senza rifiuti o revisioni.
Descrizione Questo flag booleano è calcolato per ogni nota spese per determinare se ha superato il processo di approvazione senza esiti negativi, come essere rifiutata o rimandata per revisione. È una misura diretta della qualità e dell'efficienza del processo, alimentando direttamente il KPI del Tasso di Approvazione al Primo Passaggio. Un tasso elevato indica che le presentazioni sono di buona qualità e le politiche sono ben comprese. Perché è importante Misura direttamente la qualità degli invii iniziali e l'efficienza del flusso di approvazione, evidenziando la frequenza delle rilavorazioni. Dove trovare Questo è calcolato controllando la sequenza di attività per un dato ExpenseReportId. Se la sequenza non contiene "Manager Rejected", "Finance Rejected" o "Report Sent Back For Revision", il flag è vero. Esempi truefalse
	Categoria di Spesa ExpenseCategory	La categoria assegnata a una singola voce di spesa all'interno di un report.
Descrizione La Categoria di Spesa classifica il tipo di spesa, come 'Viaggio', 'Pasti e Intrattenimento' o 'Software'. Sebbene un report possa avere più categorie, questo attributo è spesso denormalizzato a livello di report, ad esempio prendendo la categoria più frequente o la categoria con l'importo più alto. Viene utilizzato per analizzare le tendenze di spesa e per verificare la conformità alle policy per tipi specifici di spese. Perché è importante Aiuta nell'analisi dei modelli di spesa, delle violazioni delle policy e dei tempi di approvazione per diversi tipi di spese. Dove trovare Trovato a livello di voce ('transazioni') all'interno di un report. È necessaria un'aggregazione o una regola di business per assegnarlo a livello di caso. Esempi Biglietto AereoAlloggioPastiForniture per ufficio
	Esito Audit AuditOutcome	Il risultato di un audit manuale o automatizzato eseguito sulla nota spese.
Descrizione Questo attributo cattura l'esito di un audit, che potrebbe essere "Superato", "Fallito" o "Superato con Riscontri". Questo è rilevante per le aziende che hanno una fase formale di audit nel loro processo di spesa, sia per tutti i report che per un campione. L'analisi degli esiti dell'audit aiuta a comprendere i livelli di conformità e l'efficacia dei controlli esistenti. Perché è importante Misura direttamente l'esito dei controlli di conformità ed è essenziale per analizzare l'efficacia del processo di audit. Dove trovare Questo è probabilmente un attributo concettuale o potrebbe essere memorizzato come tag o in un commento. La sua esistenza dipende dalla configurazione specifica del processo dell'azienda all'interno di Expensify. Esempi ApprovatoFallito - Violazione PolicySuperato con Osservazioni
	Metodo di Pagamento PaymentMethod	Il metodo utilizzato per rimborsare il dipendente.
Descrizione Questo attributo descrive come il dipendente è stato rimborsato, come "Bonifico Diretto (ACH)", "PayPal" o "Carta di Credito Aziendale". L'analisi del metodo di pagamento può aiutare a comprendere la parte di rimborso del processo, specialmente se certi metodi sono associati a ritardi più lunghi. Fornisce un contesto aggiuntivo per le fasi finali del processo. Perché è importante Fornisce contesto per la fase di rimborso e può essere utilizzato per analizzare ritardi o costi associati a diverse modalità di erogazione. Dove trovare Questa informazione è tipicamente disponibile all'interno dei dettagli di rimborso di un report chiuso. Esempi ACHPayPalBill.com
	Motivo del Rigetto RejectionReason	Il motivo fornito da un approvatore quando rifiuta una nota spese o la rimanda per revisione.
Descrizione Quando una nota spese viene rifiutata, l'approvatore può tipicamente fornire un motivo. Questo attributo di testo cattura tale motivo, fornendo un insight qualitativo inestimabile sul perché i report falliscono l'approvazione. L'analisi dei motivi di rifiuto aiuta a identificare errori comuni di presentazione, politiche poco chiare o aree in cui i dipendenti necessitano di maggiore formazione, sostenendo direttamente gli sforzi per migliorare il tasso di approvazione al primo passaggio. Perché è importante Fornisce dati qualitativi che spiegano perché si verifica la rilavorazione, il che è cruciale per l'analisi delle cause profonde dei rifiuti dei report. Dove trovare Questa informazione si trova solitamente nei commenti o nel log della cronologia associati a un evento di rifiuto. Esempi Ricevuta mancante per articolo oltre $75Categoria di spesa errata selezionataSpesa duplicata inviata
	Nome della Politica PolicyName	Il nome della politica di spesa applicata al report.
Descrizione In Expensify, diversi gruppi di dipendenti possono essere soggetti a diverse policy di spesa. Questo attributo identifica la policy specifica che governa le regole per la nota spese. È una dimensione critica per l'analisi, poiché consente di confrontare la conformità e l'efficienza tra diverse policy, che possono avere regole e `workflow` di approvazione differenti. Perché è importante Consente di segmentare l'analisi del processo in base all'insieme di regole applicate, essenziale per comprendere le variazioni determinate da diverse policy. Dove trovare Questo è un campo standard nell'oggetto report in Expensify, spesso chiamato "policyID" o "policyName". Esempi Politica Dipendenti USAPolitica del Team Vendite UKPolicy Viaggi Dirigenziali
	Ora Fine Evento EventEndTime	Il timestamp in cui è terminata una specifica attività. Utile per attività con una durata misurabile.
Descrizione Mentre molte attività nella gestione delle spese sono istantanee, alcune come la "Revisione del Responsabile" possono essere modellate con un'ora di inizio e fine. L'Ora di Fine Evento segna il completamento di tale attività. È utilizzato in congiunzione con l'Ora di Inizio per calcolare il tempo di elaborazione preciso per i singoli passaggi, fornendo una visione più dettagliata di dove viene impiegato il tempo. Perché è importante Consente il calcolo dei tempi di elaborazione delle attività, il che aiuta a distinguere tra tempo di lavoro attivo e tempo di attesa inattivo. Dove trovare Questo non è tipicamente un campo diretto. È derivato prendendo il timestamp dell'evento successivo nella sequenza per lo stesso caso. Esempi 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Sistema di Origine SourceSystem	Il sistema da cui i dati sono stati estratti.
Descrizione Questo attributo identifica l'origine dei dati di processo, che in questo caso è "Expensify". È importante per la governance dei dati, specialmente in ambienti in cui i dati provenienti da più sistemi vengono combinati. Aiuta a tracciare la data lineage e a comprendere il contesto del processo. Perché è importante Fornisce un contesto cruciale per la data lineage e aiuta a differenziare i processi quando i dati provenienti da più sistemi sorgente vengono caricati nello stesso ambiente. Dove trovare Questo è un valore statico ("Expensify") che dovrebbe essere aggiunto durante il processo di trasformazione dei dati. Esempi ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Stato del Report ReportStatus	Lo stato attuale della nota spese nel suo ciclo di vita.
Descrizione Lo Stato del Report indica la posizione attuale della nota spese nel processo, come "APERTO", "PRESENTATO", "APPROVATO", "RIMBORSATO" o "CHIUSO". Fornisce un'istantanea dell'avanzamento del report. Nel process mining, questo attributo è spesso utilizzato per derivare il Nome dell'Attività, ma può anche essere utilizzato come dimensione per analizzare quanto tempo i report trascorrono in ogni stato. Perché è importante Indica lo stato attuale di un caso ed è spesso la fonte per derivare l'`activity log` per il `Process Mining`. Dove trovare Questo è un campo standard nell'oggetto report Expensify, spesso chiamato "status" o "state". Esempi PRESENTATOAPPROVEDRIMBORSATOCLOSED
	Tempo di ciclo totale TotalCycleTime	Il tempo totale trascorso dalla creazione del primo evento al completamento dell'ultimo evento per una nota spese.
Descrizione Il Tempo di Ciclo Totale è un calcolo a livello di caso che misura la durata end-to-end del processo di gestione delle spese per un singolo report. È un indicatore chiave di performance (KPI) per l'efficienza complessiva del processo. Questa metrica è calcolata prendendo la differenza tra il timestamp della primissima attività (ad esempio, "Nota Spese Creata") e l'ultimissima attività (ad esempio, "Rimborso Eseguito"). Perché è importante Questo è un KPI primario per misurare la velocità complessiva del processo e identificare casi di lunga durata che possono indicare problemi sistemici. Dove trovare Questo attributo è calcolato sottraendo (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) per ogni ExpenseReportId. Esempi 6048001209600259200
	Tempo di Elaborazione ProcessingTime	La durata del tempo impiegato in una singola attività.
Descrizione Il Tempo di Elaborazione è una metrica calcolata che misura il tempo tra l'ora di inizio e fine di un'attività. Rappresenta il tempo attivo impiegato in un'attività. Ad esempio, potrebbe misurare per quanto tempo un responsabile ha tenuto aperto un report prima di approvarlo. Questa metrica è utilizzata per distinguere tra tempo di lavoro attivo e tempo di attesa, fornendo un'analisi più approfondita dell'efficienza del processo. Perché è importante Aiuta a distinguere tra tempo di elaborazione attivo e tempo di attesa passivo, consentendo un'identificazione più precisa dei `bottleneck`. Dove trovare Questo è calcolato durante la trasformazione dei dati sottraendo l'EventTime dall'EventEndTime. Esempi 864003600600
	Ultimo `Data Update` LastDataUpdate	Il timestamp che indica l'ultimo aggiornamento dei dati per questo record dal sistema sorgente.
Descrizione Questo attributo registra la data e l'ora in cui i dati sono stati estratti e aggiornati l'ultima volta nello strumento di process mining. Fornisce trasparenza sull'attualità dei dati ed è cruciale per comprendere quanto sia attuale l'analisi. Questo aiuta gli utenti a fidarsi degli insight e a prendere decisioni informate basate su dati tempestivi. Perché è importante Garantisce che gli utenti siano a conoscenza dell'attualità dei `dati`, il che è fondamentale per la pertinenza e l'accuratezza dell'analisi del processo. Dove trovare Questo è tipicamente il timestamp del job di estrazione dati, aggiunto durante il processo di trasformazione dei dati (ETL). Esempi 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	Valuta Currency	Il codice valuta per gli importi nella nota spese.
Descrizione L'attributo Valuta specifica la valuta dell'Importo Totale del Report, come USD, EUR o GBP. Questo è cruciale per le organizzazioni che operano in più paesi per garantire che i dati finanziari siano interpretati correttamente. Tutti i valori monetari dovrebbero essere analizzati in congiunzione con questo attributo per evitare aggregazioni errate. Perché è importante Garantisce un'analisi e una reportistica finanziaria accurate fornendo il contesto necessario per tutti i valori monetari. Dove trovare Questo è un campo standard nell'oggetto report Expensify, spesso chiamato "currency". Esempi USDEURGBPCAD

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Gestione delle Spese

Queste sono le fasi chiave del processo e le milestone da registrare nel tuo event log per un'accurata scoperta dei processi e l'identificazione dei colli di bottiglia.

7 Consigliato 6 Facoltativo

	Activity	Descrizione
	Approvato dal Manager	Il responsabile diretto o l'approvatore di primo livello ha esaminato e approvato la nota spese. Questo evento viene catturato dal log del workflow di approvazione, che registra l'azione e il timestamp dell'approvatore.
Perché è importante Una tappa fondamentale nel processo di approvazione. L'analisi del tempo dall'invio a questo evento aiuta a identificare i `bottleneck` relativi al manager e misura il KPI `Cycle Time` di Approvazione del Manager. Dove trovare Catturato dalla cronologia o dal `audit trail` del report, che registra esplicitamente l'azione di approvazione, il nome dell'approvatore e il `timestamp`. Acquisisci Registrato come un'azione di approvazione distinta nella cronologia del `workflow` del report. Tipo di evento explicit
	Approvato dalla Finanza	Il dipartimento finanziario o l'approvatore finale ha esaminato e dato l'approvazione finale per la nota spese. Questa azione è registrata nella cronologia del workflow e tipicamente cambia lo stato del report in "Approvato".
Perché è importante Questa è la fase finale di approvazione prima del rimborso. Il tempo impiegato per questa fase è critico per il tempo di ciclo complessivo e il KPI del Tempo Medio di Consegna del Rimborso. Dove trovare Catturato dalla cronologia o dal `audit trail` del report, che registra l'azione di approvazione finale, l'approvatore del team finanziario e il `timestamp`. Acquisisci Registrato come un'azione di approvazione finale distinta nella cronologia del `workflow` del report. Tipo di evento explicit
	Nota Spese Creata	Segna l'avvio di una nuova nota spese da parte di un dipendente. Questo è tipicamente catturato come un evento esplicito con un `timestamp` di creazione quando il report viene salvato per la prima volta in Expensify.
Perché è importante Questa attività è il punto di partenza per tutte le analisi di processo ed è cruciale per misurare il tempo di ciclo totale dalla creazione al rimborso. Dove trovare Questo evento viene catturato dal timestamp di creazione del report nella cronologia del report o dai log di audit di Expensify. Ogni oggetto report ha una data di creazione. Acquisisci Registrato al momento della creazione iniziale e del salvataggio della nota spese. Tipo di evento explicit
	Nota Spese Inviata	Il dipendente presenta ufficialmente la nota spese completata affinché il workflow di approvazione abbia inizio. Questa è una transizione chiave dall'inserimento dati al processo di revisione, solitamente catturata da un cambiamento di stato e un timestamp di presentazione.
Perché è importante Questa attività è un traguardo critico che avvia il ciclo di approvazione. Serve come punto di partenza per misurare i tempi di revisione del responsabile e della finanza. Dove trovare Deducibile dal cambio di stato del report da 'Aperto' o 'Bozza' a 'In Elaborazione' o 'Inviato', insieme al `timestamp` associato a questo cambio. Acquisisci Derivato dal cambio di stato a 'In Elaborazione' e il `timestamp` di invio associato. Tipo di evento inferred
	Report Chiuso	La nota spese è formalmente chiusa nel sistema dopo che tutte le azioni, inclusi il rimborso e la sincronizzazione contabile, sono complete. Questo evento è tipicamente dedotto da uno stato finale, terminale come "Chiuso".
Perché è importante Fornisce un punto finale definitivo per il processo, distinto dal rimborso, utile per analizzare le fasi finali di contabilità e archiviazione. Dove trovare Deducibile dal cambio di stato del report a uno stato terminale come 'Chiuso'. Ciò accade spesso dopo il rimborso e l'esportazione contabile. Acquisisci Derivato dal cambio di stato del report a 'Chiuso' con il relativo `timestamp`. Tipo di evento inferred
	Report Rimandato per Revisione	Un approvatore, manager o del team finanziario, restituisce il report al dipendente per correzioni o ulteriori informazioni. Questo è tipicamente dedotto da un cambio di stato a 'Aperto' dopo che era 'In Elaborazione'.
Perché è importante Questa attività rappresenta la rilavorazione, che è una delle principali fonti di inefficienza. Tracciarla aiuta a quantificare i cicli di rilavorazione, misurare il KPI del Tasso di Rilavorazione e identificare le cause profonde. Dove trovare Deducibile da un cambio di stato del report da 'In Elaborazione' o 'Inviato' a 'Aperto'. Il `timestamp` di questo cambio di stato segna l'evento. Acquisisci Derivato da un cambio di stato del report da 'In Elaborazione' a 'Aperto'. Tipo di evento inferred
	Rimborso Eseguito	Il pagamento è stato inviato con successo al dipendente, completando la parte di rimborso del processo. Questo viene catturato dai log di elaborazione dei pagamenti o da un aggiornamento dello stato finale in Expensify.
Perché è importante Questo è un punto finale chiave per misurare i tempi di ciclo a contatto con i dipendenti. È critico per i KPI del Tempo di Ciclo Medio della Nota Spese e del Tempo Medio di Consegna del Rimborso. Dove trovare Deducibile dal cambio di stato del report a 'Rimborsato'. L'integrazione di Expensify con i sistemi di pagamento fornisce un `timestamp` per questo cambio di stato. Acquisisci Derivato dal cambio di stato del report a 'Rimborsato' e il relativo `timestamp`. Tipo di evento inferred
	Registrato in Contabilità	I dati finanziari della nota spese sono stati esportati e registrati nel sistema contabile o ERP dell'azienda. Questo è il passaggio finale, che segna il completamento del processo dal punto di vista dei registri finanziari.
Perché è importante Rappresenta la chiusura finale della nota spese nel sistema finanziario. È importante per misurare l'intero processo end-to-end e garantire la sincronizzazione dei dati. Dove trovare Catturato dai log di integrazione tra Expensify e il software di contabilità. Ciò potrebbe richiedere la combinazione di dati da due sistemi. Acquisisci Registrato nella cronologia di integrazione quando i dati sono sincronizzati con successo al sistema contabile. Tipo di evento explicit
	Rifiutato dal Manager	L'approvatore di primo livello ha esaminato la nota spese e l'ha rifiutata, il che tipicamente interrompe il processo. Questo è registrato come evento di rifiuto nel log del workflow, spesso con un motivo fornito.
Perché è importante L'analisi degli eventi di rifiuto è fondamentale per comprendere il KPI del Tasso di Rifiuto delle Note Spese. Aiuta a identificare le ragioni comuni di fallimento e le aree che necessitano di miglioramenti nel processo. Dove trovare Catturato dalla cronologia del report, che registra l'azione di rifiuto, l'identità del rifiutante e il `timestamp`. Lo stato del report cambia tipicamente in 'Rifiutato'. Acquisisci Registrato come un'azione di rifiuto distinta nella cronologia del `workflow` del report. Tipo di evento explicit
	Rifiutato dalla Finanza	Il dipartimento finanziario ha esaminato e rifiutato la nota spese, fermando il processo di rimborso. Questo evento è registrato nella cronologia del workflow con un timestamp e il motivo del rifiuto.
Perché è importante Identifica i `bottleneck` e le ragioni di fallimento nella fase di revisione finale. È essenziale per analizzare il tasso di rifiuto complessivo e i problemi di conformità. Dove trovare Catturato dalla cronologia del report, che registra l'azione di rifiuto da parte del team finanziario, insieme a un `timestamp` e all'utente. Acquisisci Registrato come un'azione di rifiuto distinta nella cronologia del `workflow` del report. Tipo di evento explicit
	Rimborso Programmato	Dopo l'approvazione finale, la nota spese viene messa in coda per l'elaborazione del pagamento. Questo evento segna il passaggio dall'approvazione alla fase di pagamento ed è spesso catturato quando lo stato del report cambia in 'In Rimborso'.
Perché è importante Segna l'inizio del `lead time` di rimborso. L'analisi della durata tra questo e il pagamento effettivo aiuta a identificare i ritardi nel processo di pagamento. Dove trovare Deducibile da un cambio di stato del report a 'In Rimborso' o 'Elaborazione Pagamento', con il relativo `timestamp`. Acquisisci Derivato da un cambio di stato che indica che il report è in coda per il pagamento. Tipo di evento inferred
	Spesa Aggiunta al Report	Rappresenta un dipendente che aggiunge una voce di spesa specifica, come una ricevuta scannerizzata o una spesa inserita manualmente, al report. Questo viene catturato come voce nel log dettagliato della cronologia del report.
Perché è importante L'analisi del tempo tra la creazione del report e l'aggiunta delle spese può rivelare ritardi nella raccolta delle prove o nella preparazione dell'invio da parte dei dipendenti. Dove trovare Dal `audit trail` o dalla cronologia della nota spese, che registra azioni come l'aggiunta di singole voci di spesa. Acquisisci Registrato nella cronologia del report ogni volta che viene aggiunta una nuova voce di spesa. Tipo di evento explicit
	Violazione della Politica Segnalata	Un controllo automatizzato identifica una spesa che viola la policy aziendale, come un superamento del budget o la mancanza di una ricevuta. Questo evento viene catturato quando un flag specifico di violazione policy viene impostato sul report o su una voce di riga.
Perché è importante Evidenzia i problemi di conformità e aiuta a identificare quali policy vengono frequentemente violate, consentendo una formazione mirata o una chiarificazione delle policy. Questo è cruciale per il KPI del Conteggio Violazioni Policy. Dove trovare Deducibile dal flag o attributo 'Violazione Policy' impostato su vero nei dati della nota spese. Il `timestamp` corrisponde a quando questo flag è stato impostato. Acquisisci Derivato dal `timestamp` quando l'attributo di violazione policy per il report viene aggiornato. Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all'Estrazione

Come ottenere i Suoi dati da Expensify

Fasi

Acceda al Suo account Expensify con permessi di Amministratore di Dominio o Amministratore di Policy.
Navighi alla sezione Impostazioni, quindi vada su Policy e selezioni la policy di gruppo specifica per la quale desidera esportare i dati.
Nel menu a sinistra, selezioni l'opzione Formati di Esportazione sotto la categoria Report.
Clicchi su Aggiungi un nuovo formato di esportazione per iniziare a creare il template personalizzato. Dia un nome descrittivo al template, ad esempio, ProcessMind Event Log Export.
Nell'editor del template di esportazione, selezioni il tipo di esportazione Report. Ora definirà le colonne per il Suo file CSV. Utilizzi il pulsante Aggiungi nuova colonna per aggiungere ogni campo richiesto.
Configuri le colonne inserendo le formule esatte fornite nella sezione query sottostante. Ciò include colonne per l'ID caso, i timestamp per ogni attività e tutti gli attributi richiesti e consigliati.
Dopo aver aggiunto tutte le colonne necessarie, clicchi su Salva per creare il template di esportazione.
Navighi alla pagina Report dal menu principale di Expensify. Utilizzi i filtri per selezionare i report che desidera analizzare. È fondamentale impostare un intervallo di date specifico, ad esempio, gli ultimi 3-6 mesi, per garantire una dimensione del file gestibile.
Clicchi sul pulsante Esporta in e selezioni il Suo template appena creato, ProcessMind Event Log Export, dall'elenco a discesa.
Expensify genererà il file CSV e Le invierà un link per scaricarlo. Scarichi il file sul Suo computer locale. Il file esportato sarà in formato "wide", con una riga per ogni nota spese e colonne separate per il timestamp di ogni attività.
Trasformi i dati scaricati da un formato wide a un formato long, adatto per il Process Mining. Può utilizzare strumenti come Microsoft Excel (con la funzione Annulla pivot colonne di Power Query), Python (con la libreria pandas) o altri strumenti di preparazione dati. L'obiettivo è avere una riga per attività, con colonne per ExpenseReportId, ActivityName e EventTime.
Salvi i dati trasformati come file CSV e li carichi nell'applicazione ProcessMind.

Configurazione

Permessi Amministratore: Deve disporre dei permessi di Amministratore di Dominio o Amministratore di Policy per la policy pertinente per creare e gestire i formati di esportazione.
Template di Esportazione: Deve essere configurato un template di esportazione personalizzato. Questo metodo non funzionerà con i template predefiniti.
Intervallo di Date: È vivamente consigliato filtrare l'esportazione per un intervallo di date specifico, ad esempio 3-6 mesi, per mantenere il processo di esportazione tempestivo e la dimensione del file risultante gestibile. Utilizzi la Data di Invio come filtro primario.
Filtro Stato Report: Per catturare l'intero ciclo di vita del processo, eviti di filtrare per stato del report. Esporti tutti i report all'interno dell'intervallo di date, inclusi gli stati Aperto, In Elaborazione, Approvato, Rimborsato e Chiuso.
Campi Personalizzati: Attributi come Dipartimento Dipendente dipendono dalla configurazione specifica di Expensify della Sua organizzazione. Se utilizza Tag o Campi Report per queste informazioni, deve aggiungere la formula corrispondente, ad esempio {report:tag:Department}, al template di esportazione.

a Query di Esempio config

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Fasi

Prerequisiti e Configurazione: Si assicuri di avere Python 3 installato sul Suo sistema. Installi la libreria requests necessaria eseguendo pip install requests nel Suo terminale o prompt dei comandi. Avrà anche bisogno delle credenziali API da Expensify.
Ottenere le Credenziali API di Expensify: Acceda al Suo account Expensify con privilegi di amministratore. Navighi su Impostazioni > Account > Integrazioni > API Pubbliche. Qui può generare il Suo partnerUserID e partnerUserSecret. Archivi in modo sicuro queste credenziali in quanto forniscono accesso ai dati della Sua azienda.
Configurare il Template di Esportazione Expensify: Lo script si basa su un'esportazione di dati personalizzata. In Expensify, vada su Impostazioni > Policy > [La Sua Policy di Gruppo] > Formati di Esportazione. Crei un nuovo template di esportazione che includa tutte le colonne necessarie. Fondamentale, deve includere campi come ID Report, Data Creazione, Data Invio, Data Approvazione, Data Rimborso, Data Chiusura, Importo Totale, Email Inviante, Dettagli Approvatore, Violazioni Policy e il Log Dettagliato della Cronologia Report. La Cronologia Report è essenziale per catturare eventi come rifiuti e commenti.
Personalizzare lo Script Python: Copi lo script Python fornito in un file, ad esempio, extract_expensify_log.py. Sostituisca i valori segnaposto per PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE e EXPORT_TEMPLATE_NAME con le Sue credenziali specifiche, l'intervallo di date desiderato e il nome esatto del template di esportazione che ha configurato nel passaggio precedente.
Eseguire lo Script per Scaricare i Dati: Esegua lo script dal Suo terminale usando python extract_expensify_log.py. Lo script si autenticherà prima con l'API Expensify, quindi invierà una richiesta di lavoro per esportare i dati del report. Eseguirà un polling dell'API ogni pochi secondi per verificare se l'esportazione è pronta.
Attendere il Download del File: Una volta completato il lavoro di esportazione, lo script scaricherà automaticamente il file CSV risultante e lo salverà come expensify_raw_export.csv nella stessa directory.
Trasformare i Dati Grezzi in Event Log: Lo script procede a leggere il file expensify_raw_export.csv scaricato. Itera attraverso ogni riga, che rappresenta una singola nota spese, e disannida i dati. Per ogni colonna data rilevante e voce di log di cronologia, crea una riga distinta nell'event log, corrispondente a un'attività aziendale.
Generare il File Event Log Finale: Dopo aver elaborato tutti i report dall'esportazione grezza, lo script scrive i dati trasformati in un nuovo file chiamato expensify_event_log.csv. Questo file è strutturato con le colonne richieste: ExpenseReportId, ActivityName, EventTime e altri attributi consigliati.
Preparare per l'Upload a ProcessMind: Apra il file expensify_event_log.csv finale. Verifichi che le intestazioni delle colonne corrispondano ai requisiti e che il formato dei dati sia corretto. Il file è ora pronto per essere caricato su ProcessMind per l'analisi.

Configurazione

Credenziali API: Sono necessari un partnerUserID e un partnerUserSecret validi da Expensify per l'autenticazione. L'utente associato a queste credenziali deve avere i permessi per accedere ed esportare i dati dei report.
Template di Esportazione Expensify: Questa è la configurazione più critica. L'intera estrazione dipende da un template di esportazione personalizzato creato nell'interfaccia utente di Expensify. Questo template deve contenere tutti i campi necessari per derivare le attività e gli attributi, specialmente il log dettagliato della Cronologia Report, che contiene i timestamp e i commenti per approvazioni, rifiuti e altri passaggi del workflow.
Filtri Intervallo di Date: Lo script include le variabili START_DATE e END_DATE. Si consiglia di iniziare con un intervallo più piccolo, ad esempio 3-6 mesi di dati, per garantire che il processo funzioni correttamente prima di tentare di estrarre dataset più grandi.
Filtro Stato Report: La richiesta API nello script può essere modificata per includere un filtro reportState (es. APPROVED, REIMBURSED, CLOSED) per restringere l'ambito dell'esportazione. Questo può essere utile per la gestione del volume di dati o per concentrarsi sui processi completati.
Ambiente Python: Lo script richiede un ambiente Python 3 con la libreria requests installata. Non sono necessarie altre librerie speciali, rendendo la configurazione relativamente semplice.

a Query di Esempio python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Fasi

Acceda al Suo account Expensify con permessi di Amministratore di Dominio o Amministratore di Policy.
Navighi alla sezione Impostazioni, quindi vada su Policy e selezioni la policy di gruppo specifica per la quale desidera esportare i dati.
Nel menu a sinistra, selezioni l'opzione Formati di Esportazione sotto la categoria Report.
Clicchi su Aggiungi un nuovo formato di esportazione per iniziare a creare il template personalizzato. Dia un nome descrittivo al template, ad esempio, ProcessMind Event Log Export.
Nell'editor del template di esportazione, selezioni il tipo di esportazione Report. Ora definirà le colonne per il Suo file CSV. Utilizzi il pulsante Aggiungi nuova colonna per aggiungere ogni campo richiesto.
Configuri le colonne inserendo le formule esatte fornite nella sezione query sottostante. Ciò include colonne per l'ID caso, i timestamp per ogni attività e tutti gli attributi richiesti e consigliati.
Dopo aver aggiunto tutte le colonne necessarie, clicchi su Salva per creare il template di esportazione.
Navighi alla pagina Report dal menu principale di Expensify. Utilizzi i filtri per selezionare i report che desidera analizzare. È fondamentale impostare un intervallo di date specifico, ad esempio, gli ultimi 3-6 mesi, per garantire una dimensione del file gestibile.
Clicchi sul pulsante Esporta in e selezioni il Suo template appena creato, ProcessMind Event Log Export, dall'elenco a discesa.
Expensify genererà il file CSV e Le invierà un link per scaricarlo. Scarichi il file sul Suo computer locale. Il file esportato sarà in formato "wide", con una riga per ogni nota spese e colonne separate per il timestamp di ogni attività.
Trasformi i dati scaricati da un formato wide a un formato long, adatto per il Process Mining. Può utilizzare strumenti come Microsoft Excel (con la funzione Annulla pivot colonne di Power Query), Python (con la libreria pandas) o altri strumenti di preparazione dati. L'obiettivo è avere una riga per attività, con colonne per ExpenseReportId, ActivityName e EventTime.
Salvi i dati trasformati come file CSV e li carichi nell'applicazione ProcessMind.

Configurazione

Permessi Amministratore: Deve disporre dei permessi di Amministratore di Dominio o Amministratore di Policy per la policy pertinente per creare e gestire i formati di esportazione.
Template di Esportazione: Deve essere configurato un template di esportazione personalizzato. Questo metodo non funzionerà con i template predefiniti.
Intervallo di Date: È vivamente consigliato filtrare l'esportazione per un intervallo di date specifico, ad esempio 3-6 mesi, per mantenere il processo di esportazione tempestivo e la dimensione del file risultante gestibile. Utilizzi la Data di Invio come filtro primario.
Filtro Stato Report: Per catturare l'intero ciclo di vita del processo, eviti di filtrare per stato del report. Esporti tutti i report all'interno dell'intervallo di date, inclusi gli stati Aperto, In Elaborazione, Approvato, Rimborsato e Chiuso.
Campi Personalizzati: Attributi come Dipartimento Dipendente dipendono dalla configurazione specifica di Expensify della Sua organizzazione. Se utilizza Tag o Campi Report per queste informazioni, deve aggiungere la formula corrispondente, ad esempio {report:tag:Department}, al template di esportazione.

a Query di Esempio config

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Il suo Template per i Dati di Gestione delle Spese

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Attività di Gestione delle Spese

Guide all'Estrazione

Esportazione Report Personalizzato Integrato Expensify in CSV

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Configurazione

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Estrazione tramite Script Python via API Pubbliche di Expensify

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Estrazione Dati tramite un Connettore ETL di Terze Parti

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