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Il template dei dati per la gestione delle note spese

Expensify

Attributi per la gestione delle note spese (20) Attività di gestione delle note spese (13) Guide all’estrazione (3)

Il template dei dati per la gestione delle note spese

Questo template offre indicazioni chiare sui dati da raccogliere per analizzare il processo di gestione delle note spese. Descrive gli attributi essenziali da acquisire, le attività principali da monitorare e le istruzioni pratiche per estrarre queste informazioni da Expensify. Utilizzi questa risorsa per preparare i dati e ricavare informazioni utili con il Process Mining.

Attributi consigliati da raccogliere per un’analisi completa
Attività principali da monitorare per individuare correttamente il processo
Indicazioni pratiche per l’estrazione dei dati

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

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Attributi per la gestione delle note spese

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare e ottimizzare in modo completo la gestione delle note spese.

3 Obbligatorio 5 Consigliato 12 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	ID della nota spese ExpenseReportId	Identificativo univoco della nota spese, che raggruppa tutte le attività correlate dall’invio al rimborso.
Descrizione L’ID della nota spese è l’identificativo principale del caso nel processo di gestione delle spese. Ogni ID corrisponde a un insieme di spese presentate da un dipendente per l’approvazione e il rimborso. Questo attributo è fondamentale per seguire l’intero percorso della nota spese e ricostruirne il ciclo di vita completo, inclusi tutti gli invii, le approvazioni, i rifiuti e i pagamenti. Perché è importante Consente di aggregare tutti gli eventi correlati in una singola istanza di processo, base di qualsiasi analisi di Process Mining. Dove reperirli È la chiave primaria nell’oggetto dati delle note spese ed è spesso disponibile nell’endpoint reports dell’API Expensify con il nome 'reportID'. Esempi RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Nome dell’attività ActivityName	Nome dell’evento aziendale che si è verificato in un momento specifico per una nota spese.
Descrizione Il nome dell’attività descrive una fase o una tappa specifica del processo di gestione delle spese, ad esempio 'Nota spese inviata' o 'Approvato dal responsabile'. Costituisce la struttura della mappa del processo e consente agli analisti di visualizzare il flusso di lavoro, individuare i percorsi più frequenti e rilevare deviazioni o colli di bottiglia. Analizzare la sequenza delle attività è fondamentale per comprendere l’efficienza del processo e la conformità. Perché è importante Questo attributo definisce le fasi della mappa del processo e permette di visualizzare e analizzare il flusso, le varianti e i cicli di rilavorazione. Dove reperirli In genere, questo attributo si ricava associando le modifiche dello stato della nota spese, i commenti o le voci della cronologia di Expensify a un elenco standardizzato di attività. Esempi Nota spese inviataApprovato dal responsabileRespinto dall’ufficio finanziarioRimborso erogato
	Ora dell’evento EventTime	Timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività o un evento relativo a una nota spese.
Descrizione L’ora dell’evento indica la data e l’ora precise di ogni attività del processo. Queste informazioni temporali sono essenziali per calcolare i tempi di ciclo, le durate e i tempi di attesa tra le diverse fasi. Consentono di analizzare i colli di bottiglia, l’andamento delle prestazioni nel tempo e la conformità agli accordi sui livelli di servizio. Senza timestamp accurati, l’analisi di Process Mining si limita alla ricostruzione dei flussi. Perché è importante I timestamp sono essenziali per tutte le analisi basate sul tempo, compreso il calcolo dei tempi di ciclo, l’individuazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle prestazioni del processo. Dove reperirli È il timestamp di creazione associato a ogni voce della cronologia o modifica dello stato nei dati delle note spese di Expensify. Esempi 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	Approvatore Approver	Nome o ID dell’utente responsabile dell’approvazione o del rifiuto della nota spese.
Descrizione L’attributo Approvatore identifica il responsabile o il membro dell’ufficio finanziario che interviene su una nota spese inviata. È essenziale per analizzare il comportamento dei singoli approvatori, ad esempio i tempi di approvazione, i tassi di rifiuto e la distribuzione del carico di lavoro. Comprendere le prestazioni degli approvatori può aiutare a individuare esigenze di formazione, ridistribuire il carico di lavoro e semplificare il processo di approvazione. Perché è importante Questo attributo è fondamentale per analizzare i colli di bottiglia nell’approvazione, la distribuzione del carico di lavoro e i tassi di rifiuto dei singoli approvatori. Dove reperirli Queste informazioni si trovano nella cronologia o nel log del flusso di lavoro della nota spese e sono spesso associate agli eventi di approvazione o rifiuto. Il campo può chiamarsi 'managerEmail' o in modo simile. Esempi jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Importo totale della nota spese ReportTotalAmount	Valore monetario complessivo della nota spese.
Descrizione Questo attributo rappresenta la somma di tutte le spese incluse in una singola nota. È una metrica finanziaria fondamentale per diverse analisi, ad esempio per individuare le spese di importo elevato che potrebbero richiedere controlli aggiuntivi o seguire un diverso iter di approvazione. Viene inoltre utilizzato nella rendicontazione finanziaria e per comprendere le abitudini di spesa dell’organizzazione. Perché è importante Consente di analizzare le note spese di importo elevato, aiuta a individuare le tendenze di spesa ed è fondamentale per le Dashboard finanziarie e di conformità. Dove reperirli Disponibile nell’oggetto reports di Expensify, spesso con il nome 'total' o 'amount'. Esempi 150.752500.0089.50
	Indicatore di violazione della policy PolicyViolationFlag	Indicatore booleano che assume valore vero se la nota spese è stata segnalata per una violazione della policy.
Descrizione Questo indicatore segnala se una nota spese ha attivato una o più violazioni delle policy, ad esempio il superamento di un limite di spesa o la mancanza di una ricevuta. Il sistema automatizzato di Expensify segnala spesso questi problemi. L’attributo è essenziale per la Dashboard Panoramica delle violazioni delle policy, che aiuta a quantificare i problemi di conformità e a individuare gli aspetti da migliorare. Perché è importante Misura direttamente la conformità alle policy e aiuta a individuare le note spese che richiedono controlli aggiuntivi, perciò è un dato fondamentale per le Dashboard di conformità. Dove reperirli Le note spese di Expensify contengono spesso un campo o uno stato specifico che indica una violazione, ad esempio 'hasViolations' o un indicatore booleano simile. Esempi truefalse
	Reparto del dipendente EmployeeDepartment	Reparto o unità aziendale a cui appartiene il richiedente.
Descrizione Questo attributo indica il reparto aziendale del dipendente che invia la nota spese, ad esempio 'Vendite', 'Ingegneria' o 'Marketing'. È una dimensione fondamentale per confrontare i tempi di ciclo, i tassi di rifiuto e la conformità alle policy tra le diverse aree aziendali. Aiuta a individuare problemi specifici di un reparto o esigenze di formazione. Perché è importante Consente di scendere di livello nell’analisi per confrontare le prestazioni del processo e la conformità tra diverse unità aziendali. Dove reperirli Queste informazioni possono essere memorizzate come tag nella nota spese o associate al profilo utente del richiedente in Expensify. Potrebbe essere necessario integrarle con dati provenienti da un sistema HR esterno. Esempi VenditeMarketingIngegneriaUfficio finanziario
	Richiedente Submitter	Il dipendente che ha creato e inviato la nota spese.
Descrizione L’attributo Richiedente identifica il dipendente che ha sostenuto le spese e ne chiede il rimborso. Queste informazioni servono ad analizzare le spese per dipendente, reparto o ruolo. Aiutano a capire quali dipendenti o gruppi subiscono più ritardi o registrano il maggior numero di violazioni delle policy, contribuendo a valutare meglio l’esperienza dei dipendenti. Perché è importante Consente di analizzare le prestazioni del processo dal punto di vista del dipendente e di individuare i gruppi che incontrano spesso problemi o ritardi. Dove reperirli È un campo principale dell’oggetto nota spese, in genere denominato 'policyEmail', 'submitterEmail' o 'employeeEmail'. Esempi sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Approvazione al primo passaggio IsFirstPassApproval	Indicatore calcolato che vale true se la nota è stata approvata senza rifiuti né richieste di revisione.
Descrizione Questo indicatore booleano viene calcolato per ogni nota spese per verificare se ha superato il processo di approvazione senza esiti negativi, come un rifiuto o una richiesta di revisione. Misura direttamente la qualità e l’efficienza del processo e alimenta il KPI del tasso di approvazione al primo passaggio. Un tasso elevato indica che le richieste sono di buona qualità e che le policy sono comprese. Perché è importante Misura direttamente la qualità delle richieste iniziali e l’efficienza del flusso di approvazione, evidenziando la frequenza delle rilavorazioni. Dove reperirli Si calcola verificando la sequenza delle attività per uno specifico ExpenseReportId. Se la sequenza non contiene «Manager Rejected», «Finance Rejected» o «Report Sent Back For Revision», l’indicatore vale true. Esempi truefalse
	Categoria di spesa ExpenseCategory	Categoria assegnata a una singola voce di spesa all’interno di una nota.
Descrizione La categoria di spesa classifica il tipo di spesa, ad esempio 'Viaggi', 'Pasti e intrattenimento' o 'Software'. Una nota spese può includere più categorie, ma spesso questo attributo viene riportato a livello di nota, ad esempio scegliendo la categoria più frequente o quella con l’importo maggiore. Serve ad analizzare le tendenze di spesa e a verificare la conformità alle policy per specifici tipi di spesa. Perché è importante Aiuta ad analizzare le abitudini di spesa, le violazioni delle policy e i tempi di approvazione per i diversi tipi di spesa. Dove reperirli È disponibile a livello di singola voce ('transactions') all’interno di una nota. Per assegnarlo al caso, è necessaria un’aggregazione o una regola aziendale. Esempi Biglietto aereoAlloggioPastiMateriale per ufficio
	Esito dell’audit AuditOutcome	Esito di un audit manuale o automatizzato effettuato sulla nota spese.
Descrizione Questo attributo registra l’esito di un audit, che può essere 'Superato', 'Non superato' o 'Superato con rilievi'. È pertinente per le aziende che prevedono una fase formale di audit nel processo di gestione delle spese, per tutte le note o solo per un campione. Analizzare gli esiti degli audit aiuta a comprendere il livello di conformità e l’efficacia dei controlli esistenti. Perché è importante Misura direttamente l’esito dei controlli di conformità ed è essenziale per analizzare l’efficacia del processo di audit. Dove reperirli È probabilmente un attributo concettuale oppure può essere memorizzato come tag o commento. La sua disponibilità dipende dalla configurazione specifica del processo in Expensify. Esempi SuperatoNon superato: violazione della policySuperato con rilievi
	Metodo di pagamento PaymentMethod	Metodo utilizzato per rimborsare il dipendente.
Descrizione Questo attributo descrive la modalità di rimborso del dipendente, ad esempio 'Bonifico diretto (ACH)', 'PayPal' o 'Carta di credito aziendale'. Analizzare il metodo di pagamento aiuta a comprendere la fase di rimborso del processo, soprattutto se alcune modalità comportano ritardi più lunghi. Fornisce ulteriore contesto sulle fasi finali del processo. Perché è importante Fornisce un contesto sulla fase di rimborso e può essere utilizzato per analizzare i ritardi o i costi associati alle diverse modalità di pagamento. Dove reperirli Queste informazioni sono in genere disponibili nei dettagli del rimborso di una nota spese chiusa. Esempi ACHPayPalBill.com
	Motivo del rifiuto RejectionReason	Motivo indicato dall’approvatore quando respinge una nota spese o la restituisce per una revisione.
Descrizione Quando una nota spese viene respinta, in genere l’approvatore può indicarne il motivo. Questo attributo testuale registra tale motivazione e fornisce informazioni qualitative preziose sulle cause del mancato superamento dell’approvazione. Analizzare i motivi dei rifiuti aiuta a individuare errori ricorrenti nell’invio, policy poco chiare o aspetti su cui i dipendenti necessitano di maggiore formazione, contribuendo direttamente ad aumentare il tasso di approvazione al primo invio. Perché è importante Fornisce dati qualitativi che spiegano perché si verificano le rilavorazioni ed è fondamentale per analizzare le cause profonde dei rifiuti delle note spese. Dove reperirli Queste informazioni si trovano di solito nei commenti o nel log della cronologia associato a un evento di rifiuto. Esempi Ricevuta mancante per una spesa superiore a 75 $Categoria di spesa selezionata non correttaSpesa duplicata inviata
	Nome della policy PolicyName	Nome della policy sulle spese applicata alla nota.
Descrizione In Expensify, gruppi diversi di dipendenti possono essere soggetti a policy sulle spese differenti. Questo attributo identifica la policy che definisce le regole applicabili alla nota spese. È una dimensione fondamentale per l’analisi, perché consente di confrontare la conformità e l’efficienza tra policy diverse, che possono prevedere regole e flussi di approvazione differenti. Perché è importante Consente di segmentare l’analisi del processo in base alle regole applicate ed è essenziale per comprendere le variazioni dovute a policy diverse. Dove reperirli È un campo standard dell’oggetto nota spese in Expensify, spesso denominato 'policyID' o 'policyName'. Esempi Policy per i dipendenti negli Stati UnitiPolicy per il team vendite nel Regno UnitoPolicy per i viaggi dei dirigenti
	Ora di fine dell’evento EventEndTime	Timestamp che indica quando è terminata una specifica attività. È utile per le attività di cui si può misurare la durata.
Descrizione Molte attività di gestione delle spese sono istantanee, ma alcune, come la 'Revisione del responsabile', possono essere modellate con un’ora di inizio e una di fine. L’ora di fine dell’evento indica il completamento di un’attività di questo tipo. Insieme all’ora di inizio, consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione delle singole fasi e di capire meglio come viene impiegato il tempo. Perché è importante Consente di calcolare i tempi di elaborazione delle attività e di distinguere il tempo di lavoro effettivo dai tempi di attesa. Dove reperirli In genere non è un campo diretto. Si ricava dal timestamp dell’evento successivo nella sequenza dello stesso caso. Esempi 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Sistema di origine SourceSystem	Il sistema da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione Questo attributo identifica l’origine dei dati del processo, che in questo caso è 'Expensify'. È importante per la governance dei dati, soprattutto quando si combinano dati provenienti da più sistemi. Aiuta a ricostruire la provenienza dei dati e a comprendere il contesto del processo. Perché è importante Fornisce un contesto essenziale sulla provenienza dei dati e aiuta a distinguere i processi quando i dati di più sistemi di origine vengono caricati nello stesso ambiente. Dove reperirli È un valore statico ('Expensify') da aggiungere durante la trasformazione dei dati. Esempi ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Stato della nota spese ReportStatus	Stato attuale della nota spese nel suo ciclo di vita.
Descrizione Lo stato della nota spese indica la posizione corrente del documento nel processo, ad esempio 'APERTO', 'INVIATO', 'APPROVATO', 'RIMBORSATO' o 'CHIUSO'. Fornisce un quadro aggiornato dell’avanzamento della nota. Nel Process Mining, questo attributo viene spesso utilizzato per ricavare il nome dell’attività, ma può anche servire come dimensione per analizzare il tempo trascorso dalle note in ciascuno stato. Perché è importante Indica lo stato attuale di un caso ed è spesso utilizzato per ricavare il log delle attività per il Process Mining. Dove reperirli È un campo standard nell’oggetto nota spese di Expensify, spesso denominato 'status' o 'state'. Esempi INVIATAAPPROVATARIMBORSATACHIUSA
	Tempo di ciclo totale TotalCycleTime	Tempo totale trascorso dalla creazione del primo evento al completamento dell’ultimo evento di una nota spese.
Descrizione Il tempo di ciclo totale è un calcolo a livello di caso che misura la durata complessiva del processo di gestione delle note spese per una singola nota. È un indicatore chiave di prestazione (KPI) dell’efficienza complessiva del processo. Si calcola sottraendo l’ora della prima attività (ad esempio, «Nota spese creata») da quella dell’ultima (ad esempio, «Rimborso eseguito»). Perché è importante È un KPI fondamentale per misurare la velocità complessiva del processo e individuare i casi di lunga durata, che possono segnalare problemi sistemici. Dove reperirli Questo attributo si calcola per ogni ExpenseReportId sottraendo MIN(EventTime) da MAX(EventTime). Esempi 6048001209600259200
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Timestamp che indica quando i dati di questo record sono stati aggiornati per l’ultima volta dal sistema di origine.
Descrizione Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultima estrazione e dell’ultimo aggiornamento dei dati nello strumento di Process Mining. Indica quanto sono aggiornati i dati ed è fondamentale per capire quanto siano attuali i risultati dell’analisi. Aiuta gli utenti a fidarsi delle informazioni ottenute e a prendere decisioni consapevoli sulla base di dati aggiornati. Perché è importante Permette agli utenti di sapere quanto sono aggiornati i dati, un aspetto fondamentale per la pertinenza e l’accuratezza dell’analisi del processo. Dove reperirli In genere, è il timestamp del processo di estrazione dei dati, aggiunto durante la trasformazione dei dati (ETL). Esempi 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	Valuta Currency	Codice della valuta utilizzata per gli importi della nota spese.
Descrizione L’attributo Valuta specifica la valuta dell’importo totale della nota spese, ad esempio USD, EUR o GBP. È fondamentale per le organizzazioni che operano in più paesi, affinché i dati finanziari siano interpretati correttamente. Per evitare aggregazioni errate, tutti i valori monetari devono essere analizzati insieme a questo attributo. Perché è importante Garantisce l’accuratezza delle analisi e della rendicontazione finanziaria, fornendo il contesto necessario per interpretare tutti i valori monetari. Dove reperirli È un campo standard nell’oggetto nota spese di Expensify, spesso denominato 'currency'. Esempi USDEURGBPCAD

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di gestione delle note spese

Questi sono i passaggi e le tappe principali da acquisire nell’Event Log per individuare correttamente il processo e i colli di bottiglia.

7 Consigliato 6 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Approvato dal responsabile	Il responsabile diretto o il primo approvatore ha esaminato e approvato la nota spese. L’evento viene registrato nel log del flusso di lavoro di approvazione, che riporta l’azione dell’approvatore e il relativo timestamp.
Perché è importante È una tappa fondamentale del processo di approvazione. Analizzare il tempo che intercorre tra l’invio e questo evento aiuta a individuare i colli di bottiglia legati ai responsabili e a misurare il KPI Tempo di ciclo dell’approvazione del responsabile. Dove reperirli L’evento viene acquisito dalla cronologia o dal registro di controllo della nota spese, che registra esplicitamente l’approvazione, il nome dell’approvatore e il timestamp. Acquisizione Viene registrato come azione di approvazione distinta nella cronologia del flusso di lavoro della nota spese. Tipo di evento explicit
	Approvato dall’ufficio finanziario	L’ufficio finanziario o l’approvatore finale ha esaminato e approvato definitivamente la nota spese. L’azione viene registrata nella cronologia del flusso di lavoro e, in genere, cambia lo stato della nota spese in 'Approvata'.
Perché è importante È l’ultimo passaggio di approvazione prima del rimborso. Il tempo necessario per completarlo incide sul tempo di ciclo complessivo e sul KPI Tempo medio di attraversamento del rimborso. Dove reperirli L’evento viene acquisito dalla cronologia o dal registro di controllo della nota spese, che riporta l’approvazione finale, l’approvatore dell’ufficio finanziario e il timestamp. Acquisizione Viene registrato come azione di approvazione finale distinta nella cronologia del flusso di lavoro della nota spese. Tipo di evento explicit
	Nota spese chiusa	La nota spese viene chiusa formalmente nel sistema dopo il completamento di tutte le attività, compresi il rimborso e la sincronizzazione contabile. In genere, l’evento si deduce da uno stato finale, ad esempio 'Chiusa'.
Perché è importante Indica in modo definitivo la conclusione del processo, distinta dall’erogazione del rimborso, e consente di analizzare le fasi finali di contabilizzazione e archiviazione. Dove reperirli Si deduce dal passaggio dello stato della nota spese a uno stato finale, ad esempio 'Chiusa'. Spesso avviene dopo il rimborso e l’esportazione dei dati contabili. Acquisizione Si ricava dal passaggio dello stato della nota spese a 'Chiusa' e dal relativo timestamp. Tipo di evento inferred
	Nota spese creata	Indica l’avvio di una nuova nota spese da parte di un dipendente. In genere, l’evento viene registrato esplicitamente con la data e l’ora di creazione, quando la nota viene salvata per la prima volta in Expensify.
Perché è importante Questa attività è il punto di partenza per tutte le analisi del processo ed è fondamentale per misurare il tempo di ciclo totale dalla creazione al rimborso. Dove reperirli L’evento viene ricavato dalla data e dall’ora di creazione della nota spese, registrate nella cronologia dei report o nei log di audit di Expensify. Ogni oggetto nota spese riporta una data di creazione. Acquisizione Registrata al momento della creazione e del salvataggio iniziali della nota spese. Tipo di evento explicit
	Nota spese inviata	Il dipendente invia ufficialmente la nota spese completata, avviando il flusso di approvazione. Questo passaggio segna il passaggio dall’inserimento dei dati alla revisione ed è in genere registrato tramite una modifica dello stato e la data e l’ora di invio.
Perché è importante Questa attività è una tappa fondamentale che avvia il ciclo di approvazione. È il punto di partenza per misurare i tempi di revisione da parte dei responsabili e dell’ufficio finanziario. Dove reperirli Ricavata dalla modifica dello stato della nota da «Aperta» o «Bozza» a «In elaborazione» o «Inviata», insieme alla data e all’ora associate alla modifica. Acquisizione Ricavata dalla modifica dello stato a «In elaborazione» e dalla relativa data e ora di invio. Tipo di evento inferred
	Nota spese restituita per revisione	Un approvatore, responsabile o addetto alla contabilità, restituisce la nota spese al dipendente perché la corregga o fornisca ulteriori informazioni. In genere, l’evento si deduce dal passaggio dello stato a 'Aperta' dopo essere stato 'In elaborazione'.
Perché è importante Questa attività rappresenta una rilavorazione, una delle principali fonti di inefficienza. Monitorarla consente di quantificare i cicli di rilavorazione, misurare il KPI Tasso di rilavorazione e individuare le cause profonde. Dove reperirli Si deduce dal passaggio dello stato della nota spese da 'In elaborazione' o 'Inviata' a 'Aperta'. Il timestamp della modifica dello stato indica il momento dell’evento. Acquisizione Si ricava dal passaggio dello stato della nota spese da 'In elaborazione' a 'Aperta'. Tipo di evento inferred
	Rimborso erogato	Il pagamento è stato inviato correttamente al dipendente e la fase di rimborso del processo è completata. L’evento viene acquisito dai log di elaborazione dei pagamenti o dall’aggiornamento finale dello stato in Expensify.
Perché è importante È un punto di arrivo fondamentale per misurare i tempi di ciclo dal punto di vista del dipendente. È essenziale per i KPI Tempo medio di ciclo della nota spese e Tempo medio di attraversamento del rimborso. Dove reperirli Si deduce dal passaggio dello stato della nota spese a 'Rimborsata'. L’integrazione di Expensify con i sistemi di pagamento fornisce il timestamp della modifica. Acquisizione Si ricava dal passaggio dello stato della nota spese a 'Rimborsata' e dal relativo timestamp. Tipo di evento inferred
	Registrato in contabilità	I dati finanziari della nota spese sono stati esportati e registrati nel sistema contabile o ERP dell’azienda. È l’ultimo passaggio e segna il completamento del processo dal punto di vista delle registrazioni contabili.
Perché è importante Rappresenta la chiusura definitiva della nota spese nel sistema finanziario. È importante per misurare il processo dall’inizio alla fine e garantire la sincronizzazione dei dati. Dove reperirli L’evento viene acquisito dai log di integrazione tra Expensify e il software contabile. Potrebbe essere necessario combinare dati provenienti da due sistemi. Acquisizione Viene registrato nella cronologia dell’integrazione quando i dati sono sincronizzati correttamente con il sistema contabile. Tipo di evento explicit
	Respinto dal responsabile	Il primo approvatore ha esaminato e respinto la nota spese, interrompendo di norma il processo. L’evento viene registrato nel log del flusso di lavoro, spesso con l’indicazione del motivo.
Perché è importante Analizzare gli eventi di rifiuto è fondamentale per comprendere il KPI Tasso di rifiuto delle note spese. L’analisi aiuta a individuare i motivi più frequenti dei rifiuti e gli aspetti del processo da migliorare. Dove reperirli L’evento viene acquisito dalla cronologia della nota spese, che registra il rifiuto, l’identità di chi lo ha effettuato e il timestamp. In genere, lo stato della nota spese passa a 'Respinta'. Acquisizione Viene registrato come azione di rifiuto distinta nella cronologia del flusso di lavoro della nota spese. Tipo di evento explicit
	Respinto dall’ufficio finanziario	L’ufficio finanziario ha esaminato e respinto la nota spese, interrompendo il processo di rimborso. L’evento viene registrato nella cronologia del flusso di lavoro con il timestamp e il motivo del rifiuto.
Perché è importante Consente di individuare i colli di bottiglia e i motivi dei rifiuti nella fase di revisione finale. È essenziale per analizzare il tasso complessivo di rifiuto e i problemi di conformità. Dove reperirli L’evento viene acquisito dalla cronologia della nota spese, che registra il rifiuto da parte dell’ufficio finanziario, il timestamp e l’utente. Acquisizione Viene registrato come azione di rifiuto distinta nella cronologia del flusso di lavoro della nota spese. Tipo di evento explicit
	Rimborso programmato	Dopo l’approvazione finale, la nota spese viene inserita nella coda di elaborazione dei pagamenti. L’evento segna il passaggio dalla fase di approvazione a quella di pagamento e spesso viene registrato quando lo stato della nota spese diventa 'Rimborso in corso'.
Perché è importante Segna l’inizio del tempo di attraversamento del rimborso. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e il pagamento effettivo aiuta a individuare i ritardi nell’erogazione. Dove reperirli Si deduce dal passaggio dello stato della nota spese a 'Rimborso in corso' o 'Pagamento in elaborazione', insieme al relativo timestamp. Acquisizione Si ricava da una modifica dello stato che indica l’inserimento della nota spese nella coda dei pagamenti. Tipo di evento inferred
	Spesa aggiunta alla nota	Indica che un dipendente aggiunge alla nota una singola voce di spesa, ad esempio una ricevuta acquisita tramite scansione o una spesa inserita manualmente. L’azione viene registrata nella cronologia dettagliata della nota.
Perché è importante Analizzare il tempo che intercorre tra la creazione della nota e l’aggiunta delle spese può far emergere ritardi nella raccolta dei giustificativi o nella preparazione dell’invio da parte dei dipendenti. Dove reperirli Dalla traccia di audit o dalla cronologia della nota spese, che registra azioni come l’aggiunta di singole voci di spesa. Acquisizione Registrata nella cronologia della nota ogni volta che viene aggiunta una nuova voce di spesa. Tipo di evento explicit
	Violazione della policy segnalata	Un controllo automatico rileva una spesa che viola una policy aziendale, ad esempio perché supera il budget o perché manca una ricevuta. L’evento viene registrato quando sulla nota o su una singola voce viene impostato un apposito indicatore di violazione della policy.
Perché è importante Evidenzia i problemi di conformità e aiuta a individuare le policy violate più spesso, consentendo di organizzare attività di formazione mirate o chiarire le regole. È un dato fondamentale per l’indicatore KPI «Numero di violazioni delle policy». Dove reperirli Ricavata dall’impostazione su «true» dell’indicatore o dell’attributo «Violazione della policy» nei dati della nota spese. La data e l’ora corrispondono al momento in cui è stato impostato l’indicatore. Acquisizione Ricavata dalla data e dall’ora di aggiornamento dell’attributo relativo alla violazione della policy per la nota spese. Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come ottenere i dati da Expensify

Passaggi

Acceda al Suo account Expensify con i permessi di Domain Admin o Policy Admin.
Apra la sezione Impostazioni, quindi vada a Policies e selezioni la policy di gruppo per cui desidera esportare i dati.
Nel menu a sinistra, selezioni Export Formats nella categoria Report.
Faccia clic su Add a new export format per creare il template personalizzato. Assegni al template un nome descrittivo, ad esempio ProcessMind Event Log Export.
Nell’editor del template di esportazione, selezioni il tipo di esportazione Report. Definisca quindi le colonne del file CSV. Utilizzi il pulsante Add a new column per aggiungere ogni campo richiesto.
Configuri le colonne inserendo le formule esatte indicate nella sezione query qui sotto. Includa la colonna per l’ID caso, i timestamp di ogni attività e tutti gli attributi obbligatori e consigliati.
Dopo aver aggiunto tutte le colonne necessarie, faccia clic su Salva per creare il template di esportazione.
Dal menu principale di Expensify, apra la pagina Report. Utilizzi i filtri per selezionare i report da analizzare. È essenziale impostare un intervallo di date specifico, ad esempio gli ultimi 3-6 mesi, per mantenere gestibili le dimensioni del file.
Faccia clic sul pulsante Export To e selezioni dall’elenco a discesa il template appena creato, ProcessMind Event Log Export.
Expensify genererà il file CSV e Le invierà un link per scaricarlo. Scarichi il file sul computer. Il file esportato avrà un formato «wide», con una riga per ogni nota spese e colonne separate per il timestamp di ciascuna attività.
Trasformi i dati scaricati dal formato wide a un formato long, adatto al Process Mining. Può utilizzare strumenti come Microsoft Excel (con la funzione Annulla pivot colonne di Power Query), Python (con la libreria pandas) o altri strumenti di preparazione dei dati. Il risultato deve contenere una riga per attività e le colonne ExpenseReportId, ActivityName e EventTime.
Salvi i dati trasformati in un file CSV e li carichi nell’applicazione ProcessMind.

Configurazione

Permessi di amministrazione: per creare e gestire i formati di esportazione, deve disporre dei permessi Domain Admin o Policy Admin per la policy pertinente.
Template di esportazione: è necessario configurare un template di esportazione personalizzato. Questo metodo non funziona con i template predefiniti.
Intervallo di date: si consiglia vivamente di filtrare l’esportazione in base a un intervallo di date specifico, ad esempio 3-6 mesi, per contenere i tempi di elaborazione e mantenere gestibili le dimensioni del file. Utilizzi Submitted Date come filtro principale.
Filtro per stato del report: per acquisire l’intero ciclo di vita del processo, eviti di filtrare in base allo stato del report. Esporti tutti i report nell’intervallo di date, inclusi quelli con stato Open, Processing, Approved, Reimbursed e Closed.
Campi personalizzati: attributi come EmployeeDepartment dipendono dalla configurazione specifica di Expensify della Sua organizzazione. Se utilizza Tag o Report Fields per queste informazioni, deve aggiungere la formula corrispondente al template di esportazione, ad esempio {report:tag:Department}.

a Query di esempio sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Passaggi

Prerequisiti e configurazione: verifichi che Python 3 sia installato nel sistema. Installi la libreria necessaria requests eseguendo pip install requests nel terminale o nel prompt dei comandi. Le serviranno anche le credenziali API di Expensify.
Recupero delle credenziali API di Expensify: acceda al Suo account Expensify con privilegi di amministratore. Vada a Settings > Account > Integrations > Public API. Qui può generare partnerUserID e partnerUserSecret. Conservi queste credenziali in modo sicuro, poiché consentono di accedere ai dati della Sua azienda.
Configurazione del template di esportazione Expensify: lo script utilizza un’esportazione personalizzata dei dati. In Expensify, vada a Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats. Crei un nuovo template di esportazione che includa tutte le colonne necessarie. È essenziale includere campi come Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations e il registro dettagliato Report History. La cronologia dei report è indispensabile per acquisire eventi come rifiuti e commenti.
Personalizzazione dello script Python: copi lo script Python fornito in un file, ad esempio extract_expensify_log.py. Sostituisca i valori segnaposto di PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE e EXPORT_TEMPLATE_NAME con le Sue credenziali, l’intervallo di date desiderato e il nome esatto del template di esportazione configurato nel passaggio precedente.
Esecuzione dello script per scaricare i dati: esegua lo script dal terminale con python extract_expensify_log.py. Lo script autenticherà prima la richiesta tramite l’API Expensify, quindi invierà una richiesta per esportare i dati dei report. Interrogherà l’API ogni pochi secondi per verificare se l’esportazione è pronta.
Attesa del download del file: al termine dell’esportazione, lo script scaricherà automaticamente il file CSV risultante e lo salverà nella stessa cartella con il nome expensify_raw_export.csv.
Trasformazione dei dati grezzi in Event Log: lo script legge quindi il file scaricato expensify_raw_export.csv. Esamina ogni riga, che rappresenta una singola nota spese, e separa i dati. Per ogni colonna di data pertinente e voce del registro cronologico, crea una riga distinta nell’Event Log, corrispondente a un’attività aziendale.
Creazione del file Event Log finale: dopo aver elaborato tutti i report esportati, lo script scrive i dati trasformati in un nuovo file denominato expensify_event_log.csv. Il file contiene le colonne richieste: ExpenseReportId, ActivityName, EventTime e gli altri attributi consigliati.
Preparazione del caricamento in ProcessMind: apra il file finale expensify_event_log.csv. Verifichi che le intestazioni delle colonne corrispondano ai requisiti e che il formato dei dati sia corretto. Il file è pronto per essere caricato in ProcessMind e analizzato.

Configurazione

Credenziali API: per l’autenticazione sono necessari un partnerUserID e un partnerUserSecret validi di Expensify. L’utente associato a queste credenziali deve avere i permessi per accedere ai dati dei report ed esportarli.
Template di esportazione Expensify: è la configurazione più importante. L’intera estrazione dipende da un template di esportazione personalizzato creato nell’interfaccia di Expensify. Deve contenere tutti i campi necessari per ricavare le attività e gli attributi, in particolare il registro dettagliato Report History, che include timestamp e commenti relativi ad approvazioni, rifiuti e altri passaggi del flusso di lavoro.
Filtri per intervallo di date: lo script include le variabili START_DATE e END_DATE. Si consiglia di iniziare con un intervallo più breve, ad esempio 3-6 mesi di dati, per verificare che il processo funzioni correttamente prima di estrarre insiemi di dati più ampi.
Filtro per stato del report: la richiesta API nello script può essere modificata per includere un filtro reportState (ad esempio, APPROVED, REIMBURSED, CLOSED) e limitare l’ambito dell’esportazione. Può essere utile per gestire il volume dei dati o concentrarsi sui processi completati.
Ambiente Python: lo script richiede un ambiente Python 3 con la libreria requests installata. Non servono altre librerie specifiche, quindi la configurazione è relativamente semplice.

a Query di esempio python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Passaggi

Verifichi che il connettore ETL o iPaaS scelto supporti Expensify e possa recuperare i record dei report, le singole voci dei report, la cronologia dei report o i record del flusso di lavoro, i dati sulle violazioni delle policy, i record di rimborso o pagamento, i record di esportazione contabile e le modifiche allo stato dei report. Le funzionalità e i nomi degli oggetti variano a seconda del fornitore; configuri quindi ogni oggetto di origine consultando la documentazione del connettore.
Crei nel connettore una connessione a Expensify in sola lettura e inserisca le credenziali, gli ambiti di accesso, le impostazioni di tenant o area di lavoro e gli eventuali filtri aziendali richiesti. Utilizzi il metodo di autenticazione supportato dal connettore e verifichi che il test di connessione abbia esito positivo.
Configuri l’estrazione incrementale utilizzando, se disponibile, un timestamp delle modifiche nell’origine. Se il connettore non espone un timestamp affidabile, utilizzi una finestra mobile di estrazione di 3-6 mesi e conservi un identificativo del record di origine per eliminare i duplicati.
Estragga i dati di intestazione dei report, le singole voci, la cronologia dettagliata o i dati del flusso di lavoro, le violazioni delle policy, i rimborsi o i pagamenti, le esportazioni contabili e la cronologia degli stati dei report in tabelle di staging. Sostituisca nella query ogni segnaposto relativo agli oggetti di origine con l’oggetto o la tabella esposti dal connettore scelto.
Mappi i campi di origine ai campi logici utilizzati dalla query. I campi obbligatori sono ExpenseReportId, ActivityName ed EventTime. Mappi anche i campi facoltativi, se disponibili, tra cui ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment e PolicyViolationFlag.
Conservi i timestamp e gli identificativi di origine durante la fase di staging. Converta i timestamp in un fuso orario coerente, preferibilmente UTC, e mantenga il timestamp originale se è necessario garantire la tracciabilità per gli audit. Non sovrascriva più eventi di origine con lo stesso identificativo del report e timestamp.
Configuri la query di trasformazione in modo da creare una riga per ogni attività esplicita. La query include tutte le 13 attività obbligatorie e utilizza UNION ALL, così ProcessMind riceve l’Event Log così com’è, senza basarsi su eventi dedotti.
Verifichi che ExpenseReportId ed EventTime siano valorizzati per ogni riga di output, che ActivityName contenga solo i nomi delle attività definiti e che gli attributi facoltativi siano compilati quando disponibili nell’origine. Verifichi le righe duplicate causate dalla paginazione del connettore, da finestre di estrazione sovrapposte o da record di origine ripetuti.
Pianifichi l’esecuzione della pipeline con una frequenza adeguata al processo, ad esempio ogni ora o ogni giorno. Utilizzi un watermark o una finestra mobile sovrapposta per acquisire la cronologia che arriva in ritardo, quindi elimini i duplicati tramite l’identificativo dell’evento di origine, se disponibile.
Esporti il risultato finale come file semplice o vista di database contenente almeno ExpenseReportId, ActivityName ed EventTime. Includa gli attributi consigliati quando disponibili, verifichi la codifica UTF-8 e il formato dei timestamp, quindi carichi il risultato in ProcessMind o vi si colleghi per utilizzarlo come Event Log, con Expense Report ID come identificativo del caso.

Configurazione

Scelta del connettore: utilizzi un connettore ETL o iPaaS commerciale che supporti esplicitamente gli oggetti dati Expensify richiesti. Prima dell’implementazione, verifichi il supporto per la cronologia dei report, le azioni di approvazione, le violazioni delle policy, gli eventi di rimborso, le esportazioni contabili e le modifiche di stato.
Configurazione degli oggetti di origine: sostituisca [Your report table], [Your report line item table], [Your report history table], [Your policy violation table], [Your reimbursement table], [Your accounting export table] e [Your report status history table] con gli oggetti esposti dal connettore scelto. Non presuma che questi oggetti logici abbiano lo stesso nome nel connettore.
Intervallo di date: inizi con 3-6 mesi di cronologia. Estenda l’intervallo solo dopo aver verificato la capacità di elaborazione del connettore, i limiti API, la conservazione dei dati nell’origine e il volume di eventi in ProcessMind.
Caricamento incrementale: preferisca un timestamp di modifica o un cursore supportato dal connettore. Utilizzi una finestra mobile sovrapposta quando gli eventi possono arrivare in ritardo ed elimini i duplicati tramite un identificativo stabile dell’evento di origine, se disponibile.
Filtri: applichi [Your company filter] o filtri equivalenti per tenant, area di lavoro, entità, reparto, policy dei report e stato dei report solo se corrispondono all’ambito del processo desiderato. Eviti di escludere i report chiusi se l’analisi deve coprire l’intero ciclo di vita.
Gestione dei timestamp: normalizzi EventTime in UTC o in un altro fuso orario documentato. Mantenga la precisione originale, se disponibile, poiché più attività possono verificarsi a breve distanza l’una dall’altra.
Mappatura delle attività: configuri i valori esatti di ActivityName come Expense Report Created, Expense Added To Report, Expense Report Submitted, Policy Violation Flagged, Manager Approved, Manager Rejected, Report Sent Back For Revision, Finance Approved, Finance Rejected, Reimbursement Scheduled, Reimbursement Executed, Accounting Posted e Report Closed.
Attributi facoltativi: valorizzi ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment e PolicyViolationFlag utilizzando l’oggetto di origine più affidabile. Se il connettore non espone un valore, utilizzi NULL invece di inventarlo.
Prestazioni: limiti l’estrazione all’intervallo di date e all’ambito di processo richiesti, abiliti la paginazione, utilizzi i caricamenti incrementali, prepari i dati di origine in tabelle di staging prima della trasformazione e, se supportato, suddivida le tabelle cronologiche di grandi dimensioni in base alla data dell’evento.
Prerequisiti: ottenga l’autorizzazione Expensify, la licenza del connettore, i permessi API o di integrazione, l’accesso ai dati richiesti dei report e del flusso di lavoro, i permessi di scrittura nel data warehouse di destinazione e i permessi per caricare dati in ProcessMind o stabilire una connessione.
Qualità dei dati: verifichi che gli identificativi dei report siano stabili in tutti gli oggetti di origine, che i campi relativi a valuta e importo seguano una convenzione documentata e che la cronologia di origine non venga troncata senza segnalazione a causa dei limiti del connettore.

a Query di esempio sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

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