Migliori la gestione dei pagamenti ai fornitori

Accelerare le approvazioni è essenziale per mantenere la fiducia dei fornitori ed evitare penali per ritardi. Le attese sono spesso dovute a responsabilità poco chiare o a gerarchie articolate che rallentano il flusso di lavoro. Ridurre i tempi di approvazione consente di saldare tempestivamente le passività, migliorando direttamente l’affidabilità creditizia dell’organizzazione e la gestione complessiva dei flussi di cassa.

ProcessMind individua le fasi in cui le fatture restano inattive nel sistema e mette in evidenza gli utenti o i reparti che causano gli intoppi. Visualizzando il percorso dalla ricezione all’approvazione, può introdurre interventi formativi mirati o modifiche al flusso di lavoro per ridurre sensibilmente i tempi e misurare i risultati rispetto agli accordi interni sui livelli di servizio.

Sfruttare tutti gli sconti disponibili contribuisce direttamente ai risultati economici e rafforza i rapporti con i fornitori. Molte organizzazioni perdono denaro semplicemente perché i processi interni sono troppo lenti per rispettare le scadenze dei fornitori. Rendere il processo più efficiente permette di trasformare la contabilità fornitori da centro di costo a leva per migliorare i risultati economici.

ProcessMind monitora, per ogni fattura elaborata, il tempo che manca alla scadenza dello sconto. Analizzando i dati storici, la piattaforma individua i fornitori che offrono le condizioni migliori e le fasi in cui il processo non riesce di solito a rispettare le scadenze, aiutando a dare priorità alle fatture di maggior valore e a non perdere nessuno sconto.

Un’elevata quota di abbinamenti senza intervento manuale significa che le fatture passano dalla ricezione al pagamento senza richiedere attività manuali. Si riduce così il carico amministrativo del team finanziario e il costo per fattura elaborata. L’automazione consente inoltre di gestire volumi di transazioni crescenti, lasciando al personale più tempo per attività strategiche.

Con il Process Mining può individuare perché alcune fatture non superano l’abbinamento automatico nel sistema di origine. Che si tratti di prezzi unitari incoerenti o di ricevute merci mancanti, ProcessMind mette in luce le cause profonde e Le consente di perfezionare le regole di abbinamento, aumentando sensibilmente la quota di fatture elaborate automaticamente.

Le discrepanze tra fatture e ordini di acquisto possono bloccare l’intero flusso di pagamento e creare arretrati. Risolverle in modo efficiente è fondamentale per ridurre gli ostacoli amministrativi ed evitare che le controversie protratte danneggino i rapporti con i fornitori. Cicli di risoluzione più rapidi rendono più prevedibili le uscite di cassa e migliorano l’integrità dei dati in tutta l’organizzazione.

Con un’analisi dettagliata dei percorsi, ProcessMind individua i cicli in cui le fatture passano ripetutamente tra ufficio acquisti e contabilità fornitori. Identificando le cause più frequenti, come differenze di prezzo o quantità, può definire procedure più chiare per risolvere i problemi più rapidamente e ridurre la necessità di interventi manuali.

Pagare due volte la stessa fattura comporta un grave rischio finanziario e rende complesso il recupero delle somme. Per mantenere il controllo finanziario e la conformità, è essenziale che ogni numero di fattura segua un percorso univoco e privo di anomalie. Eliminare le duplicazioni tutela il capitale circolante, evita comunicazioni superflue con i fornitori e migliora la tracciabilità ai fini degli audit.

ProcessMind rileva gli schemi in cui vengono elaborate più fatture con identificativi di caso diversi o importi simili per lo stesso fornitore. Evidenziando queste anomalie attraverso l’analisi dei dati storici, può individuare le lacune del processo, come la presenza di più punti di inserimento, che permettono alle duplicazioni di passare inosservate, riducendo così il rischio finanziario e migliorando la responsabilità dei reparti.

I blocchi di pagamento vengono spesso applicati come misura precauzionale, ma se diventano la regola o vengono applicati per errore creano notevoli colli di bottiglia. Rimuovere i blocchi ingiustificati mantiene regolare il calendario dei pagamenti ed evita che fatture valide subiscano ritardi per ostacoli burocratici. Il miglioramento riduce gli interventi manuali e previene il malcontento dei fornitori.

ProcessMind offre una visione trasparente di ogni attività di applicazione dei blocchi di pagamento nel sistema. Analizzando gli attributi associati ai blocchi, può distinguere le misure necessarie di mitigazione del rischio dagli interventi manuali inefficienti, così da automatizzare la rimozione dei blocchi al verificarsi di determinati criteri e accelerare l’esecuzione del pagamento.