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Améliorez le traitement de vos paiements fournisseurs

Guide en 6 étapes pour optimiser Microsoft Dynamics 365
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Traitement des paiements des comptes fournisseurs
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Optimisez le traitement des paiements des comptes fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365

Le traitement des paiements souffre souvent de retards d’approbation et d’erreurs manuelles qui augmentent les coûts. Notre solution vous offre une visibilité claire sur ces points de friction et vous aide à localiser précisément les endroits où les flux de travail ralentissent. En traitant ces goulots d’étranglement invisibles, vous pouvez accélérer le traitement et mieux contrôler vos obligations financières.

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L’importance stratégique de l’optimisation des paiements fournisseurs

Le cycle de traitement des paiements fournisseurs est souvent considéré comme une fonction purement administrative. Il constitue pourtant un levier essentiel pour gérer la liquidité de l’organisation et préserver la confiance des fournisseurs. Lorsque ce processus devient lent ou opaque, ses conséquences dépassent largement le service financier. Les retards de paiement peuvent nuire à votre réputation auprès de fournisseurs stratégiques, entraîner des conditions de crédit moins favorables, voire provoquer des perturbations de la chaîne d’approvisionnement. De plus, un traitement inefficace augmente le coût par facture et réduit les marges de l’ensemble de l’entreprise. En vous concentrant sur l’optimisation des processus dans Microsoft Dynamics 365, vous pouvez transformer la gestion des paiements fournisseurs, d’un centre de coûts en une fonction stratégique qui protège la trésorerie et permet de bénéficier de toutes les remises disponibles pour paiement anticipé.

Révéler la réalité cachée grâce au Process Mining

Microsoft Dynamics 365 fournit un cadre complet pour la gestion financière, mais la manière dont les utilisateurs interagissent quotidiennement avec le système s’écarte souvent des procédures opérationnelles standard. Le Process Mining agit comme une radiographie numérique de votre processus de traitement des paiements fournisseurs. Il extrait les journaux d’événements d’entités telles que GeneralJournal et LedgerEntry afin de cartographier le parcours réel de chaque facture. Plutôt que de vous appuyer sur des témoignages pour comprendre les retards de paiement, vous voyez précisément où se produit un goulot d’étranglement. Cette approche fondée sur les données permet d’identifier les boucles d’approbation, lorsqu’une facture circule entre plusieurs services, ainsi que les situations nécessitant une intervention manuelle en raison d’erreurs de saisie. La visualisation de ces parcours vous fait passer d’un dépannage réactif à une gestion proactive et garantit que votre empreinte numérique reflète la logique métier attendue.

Cibler les principales inefficacités dans Microsoft Dynamics 365

L’optimisation de votre flux de travail de gestion des paiements fournisseurs exige d’examiner attentivement les activités qui consomment le plus de temps. Le rapprochement constitue un axe d’amélioration prioritaire. Les écarts entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises déclenchent souvent des recherches manuelles qui peuvent retarder un paiement de plusieurs jours. Le Process Mining vous permet d’identifier les fournisseurs ou catégories de produits à l’origine fréquente de ces écarts et de traiter leurs causes profondes, comme des données de référence inexactes ou des pratiques de réception incohérentes. Le flux de travail d’approbation est un autre point de friction courant. En analysant les temps de cycle pour les différents niveaux d’approbation, vous pouvez déterminer si certains seuils sont trop bas et contraignent des factures nombreuses mais peu risquées à attendre inutilement la validation d’un dirigeant. La suppression de ces délais structurels rend le calendrier des paiements plus prévisible et mieux aligné sur votre stratégie de gestion de trésorerie.

Mesurer les résultats grâce à une meilleure conformité et à plus de rapidité

L’objectif ultime de l’optimisation des processus est d’obtenir un cycle de paiement efficace, transparent et parfaitement conforme. La réduction du temps de cycle global constitue l’indicateur de réussite le plus immédiat. Un délai plus court entre la réception de la facture et l’exécution du paiement vous donne la souplesse nécessaire pour choisir précisément le moment du décaissement. Votre équipe de trésorerie peut ainsi mieux optimiser le fonds de roulement, en décidant de payer rapidement pour obtenir une remise ou de conserver les liquidités jusqu’à l’échéance. Au-delà de la rapidité, le Process Mining renforce considérablement votre niveau de conformité. Vous pouvez détecter facilement les écarts par rapport aux procédures standard, comme les paiements effectués sans bon de commande correspondant ou le déblocage manuel d’un paiement sans justificatifs suffisants. Ces analyses sont précieuses pour les audits internes et pour vérifier que vos contrôles financiers sont appliqués de manière cohérente dans tous les codes société et toutes les unités opérationnelles.

Maintenir l’excellence opérationnelle sur le long terme

L’amélioration du traitement des paiements fournisseurs n’est pas un projet ponctuel, mais une démarche d’amélioration continue. À mesure que votre entreprise se développe et que vos relations avec les fournisseurs évoluent, vos processus doivent s’adapter à une complexité et à des volumes croissants. En utilisant les analyses issues des données de Microsoft Dynamics 365, vous pouvez établir une référence de performance et définir des objectifs d’amélioration réalistes. Que vous cherchiez à augmenter le pourcentage de factures traitées sans intervention ou à éliminer le risque de paiements en double, la visibilité offerte par le Process Mining garantit que vos efforts portent sur les domaines où leur impact sera le plus important. Commencez par examiner votre flux actuel, repérez les obstacles les plus significatifs et appuyez-vous sur les données pour engager des changements utiles au service de la santé financière globale de votre organisation.

Traitement des paiements des comptes fournisseurs Flux de travail des factures Paiements aux fournisseurs Validation des factures Optimisation de la trésorerie Conformité des paiements Service des comptes fournisseurs Gestion des factures Automatisation des comptes fournisseurs Cycle de paiement Procure to Pay

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les cycles d’approbation longs des factures sont l’une des principales causes des retards de paiement et de la dégradation des relations avec les fournisseurs. Lorsque les factures restent dans une file d’attente en attendant la validation de responsables très sollicités, le service perd sa capacité à gérer la trésorerie de manière prévisible et s’expose à des pénalités de retard qui affectent directement ses résultats. Cette situation crée souvent un environnement réactif, dans lequel les collaborateurs doivent donner la priorité aux demandes urgentes au détriment des flux de travail habituels.

ProcessMind analyse de bout en bout le flux de travail de traitement des paiements fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365 afin de localiser précisément ces délais. En visualisant le temps passé à chaque niveau d’approbation, vous pouvez identifier les services ou rôles individuels qui constituent des goulots d’étranglement. Cette approche fondée sur les données vous permet d’ajuster les seuils d’approbation ou d’automatiser les validations standard afin d’accélérer l’ensemble du cycle de paiement.

L'intervention manuelle dans le rapprochement des factures révèle un manque de synchronisation entre les achats et la finance. Lorsque le rapprochement automatisé du système échoue en raison d'écarts de prix ou de quantité, les équipes doivent résoudre ces problèmes manuellement. Cette tâche consomme beaucoup de temps et augmente le risque d'erreur humaine. Ces interventions masquent souvent des problèmes systémiques plus profonds liés aux données fournisseurs ou aux pratiques d'achat.

L'application du Process Mining à vos données Microsoft Dynamics 365 révèle la fréquence et les causes profondes des remplacements manuels. ProcessMind identifie les fournisseurs ou les catégories de produits qui nécessitent régulièrement un rapprochement manuel. En comprenant ces tendances, vous pouvez traiter l'origine des écarts et évoluer vers un modèle de traitement des paiements fournisseurs plus efficace, avec moins d'interventions manuelles.

Ne pas bénéficier des remises pour paiement anticipé représente une occasion manquée de réduire sensiblement les coûts. Un traitement inefficace signifie souvent qu'au moment où une facture est validée et approuvée, la période de remise est déjà terminée. L'entreprise laisse ainsi de l'argent de côté et augmente le coût total des biens et services achetés.

ProcessMind compare la vitesse de votre traitement des paiements fournisseurs aux conditions de remise enregistrées dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme met en évidence les étapes auxquelles du temps est perdu, empêchant les factures d'atteindre à temps le stade du paiement. Ces analyses vous permettent de prioriser les factures assorties des remises les plus importantes et de simplifier leur parcours, de la réception au lancement du paiement.

Lorsqu'une facture ne correspond pas au bon de commande ou à la réception de marchandises, sa résolution peut devenir un véritable gouffre de productivité. Les factures circulent souvent entre les services sans responsable clairement désigné, ce qui entraîne de longues périodes d'inactivité. Ce blocage dans le flux de traitement des paiements fournisseurs retarde les paiements et crée un arriéré difficile à résorber lors de la clôture mensuelle.

En cartographiant le parcours des factures contestées, ProcessMind offre une visibilité sur leur cycle de résolution dans Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez voir combien de temps les factures restent en situation d'écart et quelles activités contribuent le plus au retard. Vous pouvez ainsi mettre en place des circuits d'escalade plus clairs et résoudre plus rapidement les écarts de prix ou de quantité.

Les blocages de paiement sont souvent appliqués par mesure de sécurité. Lorsqu’ils ne sont pas levés rapidement après la résolution des problèmes, ils provoquent toutefois des retards inutiles. Ces blocages peuvent s’accumuler dans le système et fragmenter l’exécution des paiements, de nombreuses factures validées restant en attente sans raison clairement identifiée. Ce manque de transparence complique la communication d’informations précises aux fournisseurs par les équipes chargées des paiements fournisseurs.

ProcessMind analyse l’application et la levée des blocages de paiement dans Microsoft Dynamics 365. Il identifie les cas où des blocages restent actifs longtemps après la résolution du problème déclencheur. En optimisant cette partie du flux de travail de traitement des paiements fournisseurs, vous garantissez que les paiements passent à l’étape d’exécution dès que toutes les exigences de conformité sont satisfaites.

Les doublons de factures représentent un risque financier important et entraînent des opérations de récupération longues et coûteuses. Ils peuvent entrer dans le système par différents canaux ou être saisis avec de légères variations, ce qui les rend difficiles à détecter avec les contrôles standard. Traiter et payer deux fois la même facture réduit directement les réserves de trésorerie et exige un travail manuel important pour régulariser la situation avec le fournisseur.

ProcessMind analyse vos journaux d'événements Microsoft Dynamics 365 afin de détecter les tendances révélant un traitement en double dans le cycle de gestion des paiements fournisseurs. En identifiant les factures présentant des Attributs similaires et suivant des parcours identiques, la plateforme signale les doublons potentiels avant l'exécution du paiement final. Cette analyse proactive protège votre fonds de roulement et réduit le besoin d'audits après paiement.

Un codage financier incorrect au début du processus entraîne d’importantes reprises plus tard dans le cycle. Lorsqu’une facture est affectée au mauvais compte du grand livre ou à la mauvaise dimension financière, elle doit être contrepassée puis saisie de nouveau, ce qui double la charge de travail de l’équipe chargée des paiements fournisseurs. Cette inefficacité retarde la comptabilisation finale et peut fausser les rapports financiers par service.

ProcessMind identifie la fréquence des modifications de codage et des nouvelles comptabilisations dans Microsoft Dynamics 365. En analysant les fournisseurs ou types de factures qui nécessitent le plus de corrections, vous pouvez traiter les causes profondes des erreurs de codage. L’amélioration de la précision lors de la saisie initiale optimise le flux de traitement des paiements fournisseurs et garantit des données financières plus fiables pour l’organisation.

Le calendrier et la fréquence des campagnes de paiement sont souvent sous-optimaux, ce qui entraîne une volatilité des flux de trésorerie ou des échéances manquées. Si les paiements ne sont exécutés qu'une fois par semaine, les factures approuvées juste après une campagne peuvent rester en attente plusieurs jours. Cette planification rigide peut provoquer des retards, même lorsque les factures ont été approuvées bien avant leur échéance.

ProcessMind examine l'intervalle entre l'approbation du paiement et son exécution effective dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme vous aide à déterminer si la fréquence actuelle des campagnes correspond à votre vitesse moyenne de traitement. L'optimisation de ces calendriers dans le cadre du traitement des paiements fournisseurs garantit une utilisation plus régulière des liquidités et une meilleure Conformité aux conditions convenues avec les fournisseurs.

Pour accélérer les paiements, les collaborateurs peuvent parfois contourner les flux de travail d’approbation standard, ce qui crée d’importants risques de conformité et d’audit. Ces pratiques dérogatoires manquent souvent de supervision et peuvent entraîner des dépenses non autorisées. Sans vision claire de la manière dont les approbations sont réellement effectuées, la direction ne peut pas garantir le respect des contrôles internes.

ProcessMind visualise les parcours réellement suivis par les factures dans Microsoft Dynamics 365 et les compare à vos politiques internes établies. Il met en évidence les écarts par rapport au circuit standard de traitement des paiements fournisseurs, comme les étapes d’approbation ignorées ou les validations non autorisées. Cette transparence vous aide à faire respecter la conformité et à préparer vos audits en toute confiance.

Le délai nécessaire pour faire passer une facture de sa réception à la saisie des données est souvent la partie la plus négligée du processus. Si les factures restent plusieurs jours dans une boîte de réception ou sur un bureau avant d’être saisies dans le système, l’ensemble du cycle de paiement est immédiatement pénalisé. Ce manque de visibilité initiale empêche la direction financière de prévoir précisément les besoins de trésorerie à venir.

En suivant le délai entre l’activité de réception initiale et l’extraction des données dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind révèle ces retards invisibles. Réduire ce délai au début du flux de travail de traitement des paiements fournisseurs laisse davantage de temps pour les approbations et les rapprochements, ce qui réduit sensiblement la pression sur le reste de l’équipe.

Même lorsqu'une facture est entièrement approuvée et autorisée au paiement, un délai parfois surprenant s'écoule avant le transfert effectif des fonds. Ce délai peut être dû à des étapes manuelles de lancement du paiement, à des problèmes techniques avec les interfaces bancaires ou à des goulots d'étranglement administratifs. Pour un fournisseur, un paiement n'est considéré comme ponctuel que lorsque les fonds sont reçus, et non lorsque la validation interne est accordée.

ProcessMind surveille les dernières étapes du cycle de traitement des paiements fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365 afin de mesurer le délai entre la validation finale et l'exécution du paiement. L'identification de ce délai précis vous aide à améliorer les échanges entre votre système financier et vos partenaires bancaires. Sa réduction vous permet de respecter vos obligations contractuelles et de préserver votre solvabilité auprès de vos fournisseurs.

Le traitement de paiements dans plusieurs devises ajoute une complexité qui entraîne souvent des erreurs et des retards. Les écarts de taux de change ou les ajustements manuels nécessaires pour les factures en devises étrangères peuvent ralentir considérablement le flux de paiement. Ces problèmes nécessitent souvent des connaissances spécialisées. Lorsque ces connaissances deviennent un goulot d'étranglement, les paiements internationaux peuvent rester bloqués plusieurs jours.

ProcessMind catégorise la performance du traitement des paiements fournisseurs selon la devise et la localisation du fournisseur dans Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez ainsi vérifier si les factures en devises étrangères suivent un parcours nettement plus lent ou plus sujet aux erreurs que les factures locales. Ces analyses vous permettent de standardiser la gestion des écarts de change et de préserver vos relations avec les fournisseurs internationaux.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Accélérer les approbations est essentiel pour préserver la confiance des fournisseurs et éviter les pénalités de retard. Les délais sont souvent dus à une répartition des responsabilités peu claire ou à des hiérarchies à plusieurs niveaux qui ralentissent le flux de travail. La réduction de ces cycles garantit le règlement rapide des dettes, ce qui améliore directement la solvabilité de l’organisation et la gestion globale de sa trésorerie.

ProcessMind identifie les étapes précises auxquelles les factures restent en attente dans Microsoft Dynamics 365, en mettant en évidence les utilisateurs ou services à l’origine des blocages. En visualisant le parcours, de Facture reçue à Facture approuvée pour paiement, vous pouvez mettre en place des formations ciblées ou ajuster les flux de travail afin de réduire les délais d’approbation jusqu’à 40 %. Cette transparence facilite le suivi des résultats par rapport à vos accords de niveau de service internes.

Un taux élevé de rapprochement sans intervention manuelle signifie que les factures passent de la réception au paiement sans intervention humaine. Cela réduit la charge administrative de l'équipe financière et le coût par facture traitée. L'automatisation permet au traitement des paiements fournisseurs de rester évolutif lorsque les volumes de transactions augmentent, tout en libérant du temps pour des tâches plus stratégiques.

Grâce au Process Mining, vous pouvez déterminer pourquoi certaines factures échouent au rapprochement automatisé dans Microsoft Dynamics 365. Qu'il s'agisse de prix unitaires incohérents ou de réceptions de marchandises manquantes, ProcessMind révèle les causes profondes. Vous pouvez ainsi affiner vos règles de rapprochement et atteindre un taux nettement plus élevé de traitements automatisés, souvent supérieur à 85 % du volume total.

Bénéficier de toutes les remises disponibles contribue directement aux résultats et améliore les relations avec les fournisseurs. De nombreuses organisations perdent chaque mois des milliers d'euros simplement parce que leurs processus internes sont trop lents pour respecter les échéances des fournisseurs. L'optimisation de ce parcours permet à l'entreprise de transformer son service de gestion des paiements fournisseurs, d'un centre de coûts en un centre de profit.

ProcessMind suit, pour chaque facture traitée, le temps restant avant l'expiration de la remise. En analysant les données historiques de Microsoft Dynamics 365, la plateforme identifie les fournisseurs qui proposent les meilleures conditions et les étapes auxquelles le processus ne respecte généralement pas les délais. Vous pouvez ainsi prioriser les factures à forte valeur, ne manquer aucune remise et maximiser le rendement de votre fonds de roulement.

Les écarts entre les factures et les bons de commande peuvent interrompre l'ensemble du flux de paiement et créer des arriérés. Leur résolution efficace est essentielle pour éviter les frictions administratives et préserver les relations avec les fournisseurs, que des litiges prolongés peuvent détériorer. Des cycles de résolution plus courts rendent les décaissements plus prévisibles et améliorent l'intégrité des données dans toute l'organisation.

Grâce à une analyse détaillée des parcours, ProcessMind révèle les boucles dans lesquelles les factures circulent entre les achats et le service chargé des paiements fournisseurs. En identifiant les causes les plus fréquentes de ces écarts dans Microsoft Dynamics 365, comme les différences de prix ou de quantité, vous pouvez établir des procédures plus claires, résoudre ces problèmes deux fois plus vite et réduire le recours aux remplacements manuels.

Les blocages de paiement sont souvent appliqués par mesure de sécurité. Lorsqu'ils deviennent systématiques ou sont appliqués à tort, ils créent toutefois d'importants goulots d'étranglement. La suppression des blocages injustifiés garantit le respect du calendrier des paiements et évite que des factures valides soient retardées par des obstacles administratifs. Cette amélioration réduit les interventions manuelles et limite l'insatisfaction des fournisseurs.

ProcessMind offre une visibilité transparente sur chaque activité Payment Block Applied dans Microsoft Dynamics 365. En analysant les Attributs associés à ces blocages, vous pouvez distinguer les mesures de réduction des risques nécessaires des remplacements manuels inefficaces. Vous pouvez ensuite automatiser la levée des blocages lorsque certains critères sont remplis et accélérer l'exécution finale des paiements.

Payer deux fois la même facture représente un risque financier majeur et un véritable cauchemar administratif lorsqu'il faut récupérer les fonds. Garantir un parcours unique et fiable pour chaque numéro de facture est essentiel au maintien du contrôle financier et de la Conformité. L'élimination des doublons préserve le fonds de roulement, évite les échanges inutiles avec les fournisseurs et améliore la piste d'audit globale.

ProcessMind détecte dans Microsoft Dynamics 365 les situations où plusieurs identifiants de cas ou des montants de facture similaires sont traités pour un même fournisseur. En mettant en évidence ces anomalies grâce aux audits historiques, vous pouvez identifier les failles du processus, comme la multiplicité des points de saisie, qui permettent aux doublons de passer inaperçus. Vous réduisez ainsi efficacement ce risque financier et améliorez la responsabilité des services.

Un codage financier correct garantit l’affectation des dépenses aux bons services et projets, pour des rapports fiables. Un taux élevé de reprises lors du codage fait perdre du temps et entraîne des états financiers erronés, qui doivent être corrigés en fin de mois. Améliorer la précision dès le début du processus évite les corrections ultérieures et simplifie l’ensemble du flux de travail comptable.

En analysant l’activité Facture codée, ProcessMind identifie les fournisseurs ou types de factures qui nécessitent fréquemment des corrections manuelles dans Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez utiliser ces analyses pour définir de meilleures règles de codage par défaut ou proposer des formations ciblées aux collaborateurs, réduire sensiblement le taux de reprises et améliorer la fiabilité des données des enregistrements GeneralJournal et LedgerEntry.

Gérer le moment et la fréquence des cycles de paiement est essentiel pour équilibrer la trésorerie et l’efficacité opérationnelle. Des cycles irréguliers ou trop fréquents peuvent entraîner une hausse des coûts de transaction et une gestion fragmentée de la trésorerie. Un calendrier standardisé permet de mieux planifier les liquidités et aide l’équipe financière à gérer sa charge de travail plus efficacement.

ProcessMind analyse le comportement de regroupement des activités Payment Processed dans Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez ainsi vérifier si vos cycles de paiement sont alignés sur les échéances fournisseurs et les disponibilités des ressources internes. Cette visibilité vous permet de regrouper les paiements au sein de cycles plus efficaces, de réduire les interventions manuelles nécessaires à leur exécution et de diminuer les frais bancaires.

Des parcours d’approbation incohérents selon les régions ou les services entraînent des risques de conformité et des temps de cycle imprévisibles. La mise en place d’un flux de travail standardisé garantit que chaque facture suit un parcours prédéfini et conforme, ce qui simplifie les audits et améliore la gouvernance. Cette uniformité facilite la gestion du traitement des paiements fournisseurs à grande échelle.

Grâce au contrôle de conformité, ProcessMind compare les parcours réellement suivis par les factures dans Microsoft Dynamics 365 à votre modèle de processus cible. Il met en évidence les parcours d’approbation non standard qui contournent les contrôles et vous permet d’imposer un processus uniforme, conforme aux exigences réglementaires, tout en conservant la rapidité nécessaire aux entreprises actuelles.

Le temps qu’une facture passe en attente avant d’être saisie dans le système constitue une période sans visibilité sur les dettes de l’organisation. Réduire cet intervalle est essentiel pour établir des prévisions financières fiables et lancer le processus d’approbation le plus tôt possible. Une meilleure visibilité à ce stade aide la direction à comprendre les engagements de trésorerie réels en temps réel.

ProcessMind mesure le délai entre Invoice Received et Invoice Data Extracted en suivant la chronologie de l’identifiant Invoice Number. En identifiant les goulots d’étranglement dans les premières étapes du processus Accounts Payable Payment Processing dans Microsoft Dynamics 365, vous pouvez déterminer si le retard provient d’un arriéré au service courrier ou d’une file de saisie manuelle, puis prendre les mesures correctives nécessaires.

Une fois la facture entièrement approuvée, tout retard dans l’exécution finale du paiement constitue une charge administrative inutile et peut entraîner des paiements tardifs. Il est essentiel d’assurer une transition simple entre l’approbation et la compensation du paiement pour maintenir un niveau de performance élevé. Cette étape est le dernier obstacle du processus et doit être traitée aussi rapidement que possible afin d’améliorer l’expérience fournisseur.

ProcessMind surveille la durée entre Invoice Approved for Payment et Payment Executed dans Microsoft Dynamics 365. Il révèle si les factures restent bloquées dans une dernière file d’attente ou si le processus de transfert repose excessivement sur des interventions manuelles. L’optimisation de cette dernière étape peut réduire le délai global de plusieurs jours et garantir le respect précis des échéances de vos obligations financières.

Pour les organisations internationales, une gestion incohérente des fluctuations de change peut entraîner des écarts dans le grand livre et retarder les paiements. Standardiser le calcul et l’approbation de ces écarts garantit l’exactitude financière et réduit les interventions manuelles nécessaires aux rapprochements. Cette harmonisation est essentielle pour conserver des données financières fiables au sein de plusieurs entités.

En examinant les données FinancialDimension et LedgerEntry associées aux factures en devises étrangères, ProcessMind identifie les situations dans lesquelles les écarts entraînent des déviations du processus. Vous pouvez utiliser ces analyses pour automatiser le traitement des écarts mineurs dans Microsoft Dynamics 365, afin de réserver la vérification manuelle aux écarts importants et d’accélérer l’ensemble du processus de paiement international.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes de la comptabilité fournisseurs

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Exporter vos données
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Importer votre jeu de données
4

Analyser votre processus
5

Mettre en œuvre les améliorations
6

Surveillez votre processus
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Que faire

Accédez au modèle Excel conçu spécifiquement pour les entités de grand livre et de journal de Microsoft Dynamics 365 Finance.

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Pourquoi c’est important

Une structure préassociée garantit le formatage correct de vos données financières pour une découverte immédiate des processus.

Résultat attendu

Un modèle de données standardisé, prêt à recevoir vos enregistrements de factures.

VOS ANALYSES

Obtenez une vision complète de vos flux de travail de gestion des paiements fournisseurs

ProcessMind révèle les performances réelles de vos activités de gestion des paiements fournisseurs, en vous montrant chaque étape, de la saisie de la facture au règlement final. Vous découvrirez les causes profondes des retards de paiement et des moyens concrets d’optimiser votre trésorerie.
  • Visualisez le cycle de vie complet des paiements
  • Identifiez les goulots d’étranglement précis au niveau des approbations
  • Repérez les possibilités de bénéficier de remises pour paiement anticipé
  • Garantissez la Conformité réglementaire de tous les paiements
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS DÉMONTRÉS

Gains d’efficacité dans les comptes fournisseurs

En appliquant le Process Mining à votre environnement Microsoft Dynamics 365, vous identifiez les goulots d’étranglement des cycles d’approbation des factures et de l’exécution des paiements. Ces indicateurs reflètent la transformation de flux de travail manuels de gestion des paiements fournisseurs en opérations optimisées et fondées sur les données.

~ 0 %
Des délais de traitement plus courts

Réduction du délai de bout en bout

L’optimisation des flux de travail d’approbation et l’automatisation de la saisie des données réduisent le délai entre la réception de la facture et la compensation finale du paiement.
~ 0 %
Davantage de remises pour paiement anticipé

Amélioration du taux de capture

L’identification des retards dans le circuit d’approbation permet aux équipes de trésorerie de bénéficier de davantage de remises pour paiement anticipé, avec des avantages financiers directs à la clé.
0 %
Éliminer les doublons

Réduction des erreurs de paiement

Détecter les numéros de facture et les références fournisseurs en double avant l’exécution du paiement évite les pertes financières et protège le processus des comptes fournisseurs.
0 % increase
Traitement sans intervention manuelle

Taux de rapprochement au premier passage

L’amélioration de la synchronisation des commandes d’achat augmente le nombre de factures traitées sans intervention manuelle.
0 %
De meilleures relations avec les fournisseurs

Taux de paiement à temps

Le respect constant des échéances de paiement contribue à éviter les frais de retard et les blocages de crédit, ce qui améliore la satisfaction globale des partenaires du service achats.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans diverses mises en œuvre du Process Mining appliqué au traitement des factures.

Données recommandées

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Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique attribué à la facture fournisseur.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé fondamentale qui relie les activités AP distinctes au sein d’une même instance de processus.

Tâche précise ou changement de statut survenu.

Pourquoi c’est important

Il définit le flux du processus et la séquence des événements de la carte de processus.

Horodatage auquel l’activité a eu lieu.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour calculer les délais de traitement, les temps de cycle et identifier les goulots d’étranglement.

Numéro de compte unique du fournisseur.

Pourquoi c’est important

Permet de segmenter la performance du processus par fournisseur.

Identifiant de l’entité juridique ou de la filiale.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles ou différents pays.

Valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour analyser le volume des dépenses et le risque financier.

Date à laquelle la facture doit être payée au plus tard.

Pourquoi c’est important

Référence pour mesurer la performance des paiements effectués à temps.

Numéro de référence de la commande d’achat associée.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour analyser le taux de rapprochement du processus procure-to-pay.

Identifiant de l’utilisateur ayant effectué l’activité.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser le comportement des ressources et la séparation des tâches.

Nom de l’organisation fournisseur.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte du numéro de compte fournisseur.

Date du document indiquée sur la facture.

Pourquoi c’est important

Définit le début de la période d’ancienneté de la facture.

Service responsable du coût.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser l’organisation par niveau de détail et d’identifier les responsabilités.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Création initiale dans le système d’un enregistrement de facture fournisseur en attente. Cette étape marque l’entrée de la facture dans le flux de travail Dynamics 365, manuellement ou par importation d’une entité de données.

Pourquoi c’est important

Définit l’heure de début du calcul du délai de traitement. Elle permet aux organisations de mesurer le temps pendant lequel les factures restent dans le système avant d’être traitées ou comptabilisées.

Le système associe correctement la ligne de facture à une Purchase Order ou à un Product Receipt. Cette activité confirme la validation de la facture par rapport à la commande d’achat.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour le KPI First-Pass PO Matching Rate. Il permet de distinguer le traitement sans intervention manuelle des factures nécessitant une intervention manuelle.

L’instance du flux de travail de la facture en attente atteint le statut Terminé ou Approuvé. La facture peut désormais être comptabilisée dans le grand livre.

Pourquoi c’est important

Calcule le délai moyen d’approbation. Les retards à ce stade réduisent directement la possibilité de bénéficier de remises pour paiement anticipé.

La facture est comptabilisée dans le grand livre, ce qui crée une dette dans le système. L’enregistrement passe des tables des éléments en attente aux tables des transactions comptabilisées.

Pourquoi c’est important

Étape majeure marquant la reconnaissance comptable de la dette. Cette activité permet de sélectionner la facture pour paiement.

La facture est sélectionnée et ajoutée à une ligne du journal des paiements. Cette étape indique l’intention de payer et lance généralement le flux de travail d’examen du paiement.

Pourquoi c’est important

Marque le passage de la dette au traitement du décaissement. Utilisé pour mesurer les délais d’exécution des paiements.

Le système génère le fichier de paiement (EFT, ISO20022) ou imprime les chèques. Le statut du paiement sur la ligne du journal passe à Sent ou Generated.

Pourquoi c’est important

Alimente le KPI Approved-to-Executed Lag Time. Confirme que l’instruction de paiement a été générée.

Le Payment Journal est comptabilisé dans le grand livre, ce qui règle la facture et solde le compte fournisseur. Le processus financier est alors terminé.

Pourquoi c’est important

Dernière activité du délai moyen entre la facture et le paiement. Confirme que les écritures comptables liées à la diminution de la trésorerie sont finalisées.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining offre une vue transparente de l’ensemble du cycle de paiement, de la réception de la facture au règlement final. Il identifie les goulots d’étranglement précis, comme les retards d’approbation ou les nombreuses interventions manuelles qui ralentissent le cycle. En visualisant ces inefficacités, les équipes peuvent mettre en place des corrections ciblées pour améliorer la productivité globale.

L’extraction des données consiste généralement à se connecter à la base SQL sous-jacente ou à utiliser les services OData pour récupérer les journaux d’événements. Vous devrez exporter les tables liées aux transactions fournisseurs, aux commandes d’achat et aux journaux comptables, en utilisant le numéro de facture comme identifiant principal du cas. La plupart des outils modernes de Process Mining proposent des connecteurs préconfigurés pour Dynamics 365 afin de simplifier cette intégration.

Oui, la technologie met précisément en évidence les factures bloquées dans le circuit d’approbation avant l’expiration des délais d’escompte. Vous pouvez analyser le délai entre la saisie de la facture et son approbation finale afin de planifier vos campagnes de paiement au meilleur moment. Cette visibilité permet à la direction de donner la priorité aux factures à forte valeur offrant les meilleurs retours financiers.

La plupart des organisations peuvent consulter leurs premières cartes de processus dans les deux à quatre semaines suivant la fin de l’extraction initiale des données. Une fois les données de Dynamics 365 associées au format du journal d’événements, le logiciel génère automatiquement les visualisations. Ce délai court permet aux équipes de commencer presque immédiatement à traiter les goulots d’étranglement et les problèmes de conformité.

Le Process Mining excelle dans la détection des processus dérogatoires, lorsque les approbations contournent les contrôles organisationnels établis. En comparant le flux réel de votre processus avec la conception prévue, vous pouvez identifier chaque intervention manuelle. Cette visibilité, adaptée aux audits, est essentielle pour garantir la conformité réglementaire et réduire le risque de fraude.

Non, le Process Mining est un outil de diagnostic qui fonctionne avec vos systèmes d’automatisation et ERP existants. Votre logiciel d’automatisation exécute les tâches, tandis que le Process Mining évalue la qualité de leur réalisation. Il vous aide à déterminer quelles parties de votre automatisation échouent et où une nouvelle automatisation serait la plus efficace.

Pour créer une carte de processus fiable, vous avez besoin du numéro de facture comme identifiant du cas, de noms d’activités tels que Invoice Received ou Payment Executed, ainsi que d’horodatages précis pour chaque événement. Vous pouvez également inclure des données complémentaires, comme les noms des fournisseurs, les montants des factures et les codes des services. Ce contexte supplémentaire permet d’appliquer des filtres plus précis et d’analyser les causes racines avec davantage de granularité.

Le Process Mining vous permet de suivre l’historique de chaque numéro de facture et de signaler les séquences qui apparaissent plusieurs fois. En analysant les étapes de saisie et de validation dans Dynamics 365, vous pouvez déterminer si les doublons sont dus à des erreurs système ou à des erreurs de saisie manuelle. Cette analyse vous aide à affiner vos règles de validation afin d’éviter de futures pertes financières.

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