Il template dei dati per la gestione dei problemi

Gestione dei problemi in ServiceNow
Il template dei dati per la gestione dei problemi

Il template dei dati per la gestione dei problemi

Questo template offre uno schema completo per analizzare il ciclo di gestione dei problemi ITIL in ServiceNow. Include gli attributi da raccogliere, le attività principali da monitorare e le istruzioni dettagliate per estrarre i dati per il progetto. Questa struttura consente di ottenere la visibilità necessaria per ridurre il tempo medio di risoluzione ed eliminare gli incidenti ricorrenti.
  • Attributi consigliati per l’analisi delle cause profonde
  • Attività e tappe fondamentali del processo
  • Istruzioni dettagliate per l’estrazione da ServiceNow
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi della gestione dei problemi

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare in modo completo il processo ITIL di gestione dei problemi.
5 Obbligatorio 7 Consigliato 9 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
Activity
Evento o azione specifica eseguita sul record di problema.
Descrizione

Rappresenta i singoli passaggi o cambi di stato che si verificano durante il ciclo di vita di un record di problema. Alcuni esempi sono 'Record di problema creato', 'Causa profonda individuata' o 'Assegnato al gruppo di supporto'. Questo attributo è fondamentale per creare la mappa del processo e visualizzare la sequenza degli eventi.

Perché è importante

Definisce i nodi della mappa del processo e permette di visualizzare il flusso di lavoro e le varianti del processo.

Dove reperirli

Derivato dalle tabelle 'sys_audit' e 'sys_history_line' o dai cambi di stato nella tabella 'problem'

Esempi
Segnalazione di problema creataAnalisi completataStato modificato in Chiuso
Data e ora dell’evento
EventTime
Data e ora esatte in cui si è verificata un’attività.
Descrizione

Registra la data e l’ora esatte in cui una modifica o un’azione è stata registrata nel sistema. Questo dato è fondamentale per ordinare cronologicamente le attività e calcolare metriche di durata, come i tempi di ciclo e i tempi di attraversamento tra le fasi del processo.

Perché è importante

È essenziale per ordinare gli eventi e calcolare tutti i KPI basati sul tempo.

Dove reperirli

Campo 'sys_created_on' di ServiceNow nelle tabelle di audit e cronologia

Esempi
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
Segnalazione di problema
ProblemNumber
Identificatore univoco della segnalazione di problema.
Descrizione

Chiave alfanumerica univoca assegnata a uno specifico record di problema in ServiceNow (ad es. PRB000123). Questo identificativo funge da riferimento centrale per collegare tutte le attività del processo, dalla registrazione iniziale all’analisi delle cause profonde fino alla chiusura. Nell’analisi di Process Mining, questo attributo funge da ID del caso e consente di ricostruire l’intero percorso di risoluzione del problema.

Perché è importante

È la chiave primaria che consente di distinguere i singoli casi e raggruppare gli eventi correlati nel grafo del processo.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'number'

Esempi
PRB004512PRB009823PRB001122
Sistema di origine
SourceSystem
Nome del sistema da cui provengono i dati.
Descrizione

Identifica la specifica istanza o l’ambiente ServiceNow da cui sono stati estratti i dati di gestione dei problemi. È particolarmente utile negli ambienti con più sistemi, perché consente di tracciare la provenienza dei dati e tenere conto delle specificità di ciascun sistema durante l’analisi.

Perché è importante

Fornisce informazioni sull’origine dei dati, soprattutto quando si uniscono dati provenienti da più strumenti ITSM.

Dove reperirli

Impostato durante l’estrazione (ad es. 'ServiceNow Production')

Esempi
ServiceNow ProdServiceNow EMEA
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Data e ora dell’estrazione o dell’ultimo aggiornamento dei dati.
Descrizione

Indica quanto sono aggiornati i dati utilizzati nell’analisi. Aiuta gli analisti a capire se stanno consultando dati in tempo reale o una fotografia storica, aspetto fondamentale per interpretare correttamente lo stato dei casi aperti.

Perché è importante

Consente di sapere quanto sono aggiornati i dati per produrre report operativi accurati.

Dove reperirli

Ora del sistema al momento dell’esecuzione dell’ETL

Esempi
2023-11-01T12:00:00Z
Categoria della causa profonda
RootCauseCategory
Classificazione della causa profonda individuata.
Descrizione

Classifica la causa alla base del problema, ad esempio un difetto software, un errore umano o un guasto hardware. Questo attributo alimenta la Dashboard 'Accuratezza della classificazione delle cause profonde' e aiuta a individuare schemi ricorrenti di malfunzionamento.

Perché è importante

Consente di analizzare gli schemi di malfunzionamento per orientare i miglioramenti strategici.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'rca_category' o 'u_root_cause_category'

Esempi
Difetto softwareErrore di configurazioneProblema del fornitore
Gruppo di supporto
AssignmentGroup
Team tecnico responsabile della risoluzione del problema.
Descrizione

Indica il gruppo o il team di supporto specifico a cui è assegnato il problema. Questo attributo è essenziale per la Dashboard 'Analisi delle riassegnazioni ai gruppi di supporto', che consente di tracciare i passaggi di consegne tra i team e individuare i compartimenti organizzativi.

Perché è importante

È fondamentale per individuare i colli di bottiglia tra i reparti e analizzare l’efficienza dei passaggi di consegne.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'assignment_group'

Esempi
Operazioni di reteAmministratori di databaseService Desk
Numero di incidenti correlati
RelatedIncidentCount
Numero di incidenti collegati a questo record di problema.
Descrizione

Quantifica l’impatto del problema contando gli incidenti a esso associati. I valori elevati di questo campo, soprattutto per gli errori noti, alimentano la Dashboard 'Errori noti e ricorrenza degli incidenti'.

Perché è importante

Misura l’entità dell’impatto del problema sugli utenti.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'related_incidents' (il nome del campo può variare) o conteggio dei record collegati

Esempi
1501200
Numero di riassegnazioni
ReassignmentCount
Numero di volte in cui il problema è stato riassegnato tra gruppi.
Descrizione

Contatore che registra quante volte è cambiato il gruppo di assegnazione. È la fonte diretta del KPI 'Numero di riassegnazioni dei record di problema' e aiuta a individuare i casi in cui i ticket rimbalzano da un team all’altro.

Perché è importante

È un indicatore diretto degli attriti nel processo e della mancanza di responsabilità chiare.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'reassignment_count'

Esempi
0312
Priorità
Priority
Livello di priorità assegnato al record di problema.
Descrizione

Indica l’importanza e l’urgenza del problema, generalmente calcolate in base all’impatto e all’urgenza. Questo attributo consente di segmentare l’analisi in base alla criticità e supporta la Dashboard 'Monitoraggio delle violazioni degli SLA e delle priorità'.

Perché è importante

Consente di segmentare le prestazioni del processo in base alla criticità per l’azienda.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'priority'

Esempi
1 - Critico2 - Alta3 - Moderata
Stato del problema
ProblemState
Stato del ciclo di vita del record di problema.
Descrizione

Indica la fase corrente del record di problema, ad esempio Aperto, Analisi delle cause profonde, Correzione in corso o Chiuso. È un criterio fondamentale per filtrare e comprendere la composizione dell’arretrato nella Dashboard 'Analisi dell’anzianità dei record di problema'.

Perché è importante

È il principale indicatore di stato utilizzato per filtrare i casi aperti e quelli chiusi.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'state'

Esempi
NuovoValutazioneAnalisi delle cause profondeRisolto
Utente assegnato
AssignedTo
Persona specifica incaricata di gestire il problema.
Descrizione

Identifica l’utente attualmente responsabile del record di problema. L’analisi di questo attributo aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni individuali e gli eventuali colli di bottiglia a livello di risorse.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare l’efficienza delle risorse e il carico di lavoro individuale.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'assigned_to'

Esempi
Alice SmithBob JonesAmministratore di sistema
Data di scadenza dello SLA
SlaDueDate
Data e ora entro cui risolvere il problema secondo lo SLA.
Descrizione

Data e ora entro cui il problema deve essere risolto per rispettare gli accordi sui livelli di servizio. Costituisce la base di riferimento per la Dashboard 'Monitoraggio delle violazioni degli SLA e delle priorità' e per il calcolo dei tassi di conformità.

Perché è importante

Base di riferimento per calcolare lo stato di violazione dello SLA.

Dove reperirli

Tabella 'task_sla' di ServiceNow collegata al problema

Esempi
2023-12-31T17:00:00Z
Durata dello stato in sospeso
PendingDuration
Tempo totale trascorso dal problema in uno stato sospeso o in attesa.
Descrizione

Somma il tempo trascorso in stati come 'In attesa del fornitore' o 'In pausa'. Questa metrica viene utilizzata nell’analisi 'Stato in sospeso e tempi di attesa' per distinguere il tempo di elaborazione interno dai ritardi esterni.

Perché è importante

Permette di distinguere le inefficienze del team dalle dipendenze esterne.

Dove reperirli

Calcolato come somma della durata degli intervalli in cui lo stato è In sospeso/In pausa

Esempi
5 giorni0 minuti
È un errore noto
IsKnownError
Indicatore che segnala se il problema è classificato come errore noto.
Descrizione

Indica se il record di problema è stato convertito in errore noto o contrassegnato come tale. È essenziale per l’analisi 'Errori noti e ricorrenza degli incidenti', che permette di valutare l’efficacia del processo di gestione delle conoscenze.

Perché è importante

Distingue le indagini in corso dai difetti accettati per i quali esistono soluzioni temporanee.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'known_error'

Esempi
truefalse
Elemento di configurazione
ConfigurationItem
Risorsa o servizio specifico interessato dal problema.
Descrizione

Identifica l’elemento di configurazione (CI) collegato al record di problema. L’analisi consente di correlare i problemi a specifici componenti hardware, software o servizi e supporta la Dashboard 'Accuratezza della classificazione delle cause profonde'.

Perché è importante

Collega i problemi di processo a risorse fisiche o logiche specifiche.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'cmdb_ci'

Esempi
Server SAP ERP 01Servizio di posta elettronica ExchangeOracle DB Prod
Esito della PIR
PostImplementationReviewResult
Esito o stato di completamento della revisione post-implementazione.
Descrizione

Registra l’esito o lo stato della PIR (ad es. Completata, Non richiesta, In sospeso). Questo attributo è necessario per la Dashboard 'Conformità delle revisioni post-implementazione', che consente di verificare che i problemi gravi siano sottoposti a revisione.

Perché è importante

Metrica di controllo della qualità che verifica che dagli incidenti gravi si traggano insegnamenti.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'pir_state' o campo personalizzato equivalente

Esempi
CompletataEsentataIn sospeso
Numero della richiesta di modifica
ChangeRequestNumber
Identificativo della richiesta di modifica avviata per risolvere il problema.
Descrizione

Collega il record di problema a un record di Change Management (RFC). Questo collegamento è fondamentale per la Dashboard 'Efficienza del passaggio alle richieste di modifica', che misura la rapidità del passaggio dalla diagnosi del problema all’esecuzione della modifica all’infrastruttura.

Perché è importante

Traccia il passaggio dalla gestione dei problemi alla gestione delle modifiche.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'rfc'

Esempi
CHG003001CHG004552
Servizio aziendale
BusinessService
Servizio aziendale di alto livello interessato dal problema.
Descrizione

Rappresenta il servizio rivolto all’azienda (ad es. 'Servizio paghe' o 'Portale clienti'), anziché il componente tecnico. Offre una prospettiva orientata all’azienda per la reportistica destinata alle parti interessate.

Perché è importante

Collega i problemi tecnici ai flussi di valore aziendali.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'business_service'

Esempi
Servizi bancari onlinePosta elettronica interna
Soluzione temporanea pubblicata
WorkaroundPublished
Indica se è stata documentata e condivisa una soluzione temporanea.
Descrizione

Indicatore booleano o di stato che segnala se è stata individuata e pubblicata una soluzione temporanea nella Knowledge Base o nel database degli errori noti. Supporta la Dashboard 'Efficacia della pubblicazione delle soluzioni temporanee'.

Perché è importante

È fondamentale per misurare la rapidità con cui si riduce l’impatto sull’azienda prima di applicare una correzione definitiva.

Dove reperirli

Tabella 'problem' di ServiceNow, campo 'work_around' (presenza di testo) o stato specifico

Esempi
truefalse
Tempo di elaborazione della soluzione
SolutionDraftingTime
Tempo che intercorre tra l’individuazione della causa profonda e la proposta di una soluzione.
Descrizione

Misura la durata della fase di progettazione della correzione, successiva all’individuazione della causa. Supporta la Dashboard 'Elaborazione della soluzione e applicazione della correzione'.

Perché è importante

Isola le prestazioni della fase di progettazione della correzione.

Dove reperirli

Calcolato come data e ora di 'Proposta di soluzione elaborata' meno quelle di 'Causa profonda individuata'

Esempi
2 giorni4 ore
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di gestione dei problemi

Questi sono i passaggi principali del processo e le tappe del ciclo di vita da registrare nell’Event Log per individuare con precisione i flussi di lavoro relativi ai problemi.
8 Consigliato 6 Facoltativo
Attività Descrizione
Assegnata al gruppo di supporto
Assegnazione della segnalazione di problema a un team tecnico specifico per l’indagine. Questa attività tiene traccia dei passaggi di responsabilità ed è fondamentale per analizzare i passaggi di consegne.
Perché è importante

Essenziale per la Dashboard di analisi delle riassegnazioni ai gruppi di supporto, che permette di individuare rimpalli e colli di bottiglia tra i team.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_audit' o 'sys_history_line', che registra le modifiche al campo 'assignment_group'.

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica

Tipo di evento inferred
Causa profonda individuata
Momento in cui vengono compilati i codici 'Root Cause' o lo stato passa a 'Fix in Progress'. Indica che il problema è stato diagnosticato.
Perché è importante

Calcola il tempo medio necessario per individuare la causa profonda e fornisce dati utili alla Dashboard sul tempo di ciclo delle indagini sulle cause profonde. È una tappa fondamentale del processo.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_audit', che registra le modifiche al campo della categoria 'root_cause' o il passaggio allo stato 'Fix in Progress'.

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica

Tipo di evento inferred
Correzione definitiva applicata
Momento in cui il problema viene contrassegnato come risolto, spesso in seguito alla chiusura della richiesta di modifica associata. Indica che il lavoro tecnico è terminato.
Perché è importante

Determina la fine del ciclo di correzione attiva. Serve a calcolare il tempo totale di risoluzione rispetto allo SLA.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_audit', campo 'state' con passaggio a 'Resolved' (valore tipico: 106).

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica

Tipo di evento inferred
Indagine avviata
Passaggio della segnalazione di problema dallo stato 'New' a 'Assess' o 'Root Cause Analysis'. Indica che un analista ha iniziato a occuparsi attivamente del problema.
Perché è importante

Segna la fine dell’attesa iniziale in coda e l’inizio della fase d’indagine attiva, fornendo dati utili per l’analisi degli stati in attesa.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_audit', che registra le modifiche al campo 'state' (ad esempio, passaggio al valore 102 o 103, a seconda della configurazione).

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica

Tipo di evento inferred
Richiesta di modifica avviata
Associazione di una richiesta di modifica (RFC) alla segnalazione di problema. Segna il passaggio dalla gestione dei problemi alla gestione delle modifiche per l’attuazione.
Perché è importante

Fondamentale per la Dashboard sull’efficienza del passaggio alle richieste di modifica. Individua i ritardi tra l’individuazione di una correzione e l’avvio del processo di modifica.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_audit', che registra la compilazione del campo di riferimento 'rfc' nella tabella 'problem'.

Acquisizione

Registrato all’esecuzione della transazione Create Normal Change

Tipo di evento explicit
Segnalazione di problema chiusa
Evento finale del ciclo di vita, in cui il record diventa inattivo. Non sono previste altre attività.
Perché è importante

Punto finale definitivo dell’istanza di processo. È necessario per calcolare il tempo di ciclo totale.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'problem', campo 'closed_at' o passaggio del campo 'state' a 'Closed'.

Acquisizione

Registrato all’esecuzione della transazione Close Problem

Tipo di evento explicit
Segnalazione di problema creata
Creazione iniziale di una segnalazione di problema nel sistema ServiceNow. Segna l’inizio del ciclo di vita della gestione dei problemi e definisce il timestamp di riferimento per le metriche di anzianità.
Perché è importante

Definisce l’ora di inizio per tutti i calcoli del tempo di ciclo e le misurazioni degli SLA. È il riferimento principale per individuare il volume delle nuove indagini sui problemi.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'problem', campo 'sys_created_on'.

Acquisizione

Registrato all’esecuzione della transazione New Record

Tipo di evento explicit
Soluzione temporanea individuata
Inserimento di testo nel campo 'Workaround' della segnalazione di problema. Registra il momento in cui l’analista documenta una soluzione temporanea.
Perché è importante

Fornisce alla Dashboard sulle prestazioni di pubblicazione delle soluzioni temporanee il momento in cui la soluzione tecnica è stata individuata per la prima volta.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_audit' con 'fieldname' impostato su 'workaround'.

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica

Tipo di evento inferred
Bozza della soluzione proposta
Inserimento di dati nei campi 'Fix Notes' o 'Resolution Code'. Indica che l’analista è passato dalla comprensione della causa alla progettazione della correzione definitiva.
Perché è importante

Fornisce alla Dashboard sulla stesura della soluzione e l’applicazione della correzione dati per isolare la durata della fase di progettazione.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_audit', che registra gli aggiornamenti al campo 'fix_notes'.

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica

Tipo di evento inferred
Revisione successiva all’implementazione completata
Completamento dell’attività PIR o impostazione del contrassegno PIR. Conferma che, per i problemi gravi, è stata svolta un’analisi a posteriori.
Perché è importante

Fornisce dati diretti alla Dashboard sulla conformità delle revisioni successive all’implementazione. L’assenza di questa attività per i problemi ad alta priorità indica una mancata conformità.

Dove reperirli

Chiusura di un record di tipo PIR nella tabella ServiceNow 'problem_task' oppure modifica del campo 'pir_state' nella tabella 'problem'.

Acquisizione

Ricavare confrontando il campo X con il campo Y

Tipo di evento inferred
Risoluzione verificata
Fase di convalida in cui si conferma l’efficacia della risoluzione. A seconda del livello di maturità del processo, può corrispondere a uno stato specifico o a una casella di controllo.
Perché è importante

Assicura il controllo della qualità prima della chiusura. L’omissione di questa fase permette di analizzare le deviazioni dal processo.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_audit'. Può trattarsi di un cambio di stato (Resolved -> Closed) o di un campo specifico 'u_resolution_verified', se configurato.

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica

Tipo di evento inferred
Soluzione temporanea pubblicata
Esecuzione dell’azione 'Communicate Workaround', che invia la soluzione temporanea agli incidenti correlati o crea un articolo sugli errori noti. È un’attività distinta dal semplice inserimento del testo della soluzione.
Perché è importante

Fondamentale per misurare la rapidità della condivisione delle informazioni. I ritardi in questa fase incidono direttamente sul volume degli incidenti ricorrenti.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_journal_field' o registri specifici delle azioni dell’interfaccia; è possibile dedurlo anche dalla creazione di un record 'kb_knowledge' di tipo 'Known Error'.

Acquisizione

Registrato all’esecuzione della transazione Communicate Workaround

Tipo di evento explicit
Stato modificato in Fix in Progress
Il record passa a uno stato che indica che la correzione è in fase di sviluppo o distribuzione, spesso in attesa della gestione delle modifiche.
Perché è importante

Distingue il tempo d’indagine attiva dal tempo di attesa della modifica, affinando l’analisi dei colli di bottiglia.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_audit', campo 'state' con passaggio a 'Fix in Progress' (valore tipico: 104).

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica

Tipo di evento inferred
Valutazione respinta
La segnalazione di problema viene riportata a uno stato precedente o annullata durante la fase di valutazione perché il problema non è ritenuto valido.
Perché è importante

Individua le inefficienze dovute alla classificazione errata degli incidenti come problemi.

Dove reperirli

Tabella ServiceNow 'sys_audit', campo 'state' con passaggio da 'Assess' a 'Closed/Cancelled' o 'New'.

Acquisizione

Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica

Tipo di evento inferred
Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

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