Progettazione dei processi aziendali | ProcessMind

Un modello di processo rende visibile il flusso di lavoro previsto. Offre al team un riferimento condiviso per discutere attività, decisioni, passaggi di consegne e responsabilità.

Questo riferimento è utile anche prima di avere dati da analizzare. Aiuta a raccogliere le conoscenze del team, individuare le questioni da risolvere e concordare l’ambito del processo. Il modello registra la progettazione concordata, senza affermare che ogni caso la segua alla lettera.

Coinvolga le persone che conoscono il lavoro e i sistemi che lo supportano:

Responsabile del processo: definisce l’ambito, conferma il processo previsto e risolve le questioni relative alle responsabilità e agli standard. Analista: facilita la discussione, documenta il flusso e mantiene il modello chiaro e coerente. IT: illustra le fasi di sistema, i dati e i vincoli tecnici che incidono sullo svolgimento del lavoro.

Coinvolga altri esperti in materia quando il processo attraversa più team o dipende da conoscenze specialistiche. È possibile concordare un modello utile senza documentare ogni eccezione nel primo incontro.

Inizi dalla progettazione quando deve definire come dovrebbe funzionare un processo. Concordi l’ambito e le convenzioni, quindi crei e riveda il modello. Utilizzi Process Mining quando dispone di dati degli eventi e desidera confrontare il lavoro registrato con il flusso previsto.

I due approcci rispondono a domande diverse:

Progettazione dei processi: come dovrebbe funzionare il processo? Process Mining: che cosa mostrano i dati degli eventi disponibili sul suo funzionamento effettivo?

Per creare il primo modello non servono dati degli eventi. Quando sarà pronto ad analizzare l’esecuzione, il progetto concordato offrirà al team un chiaro punto di riferimento.

Concordi alcune convenzioni prima di creare una libreria estesa. Le mantenga allineate all’architettura dei processi e agli standard di documentazione.

Utilizzi BPMN 2.0 in modo coerente. Attribuisca lo stesso significato ad attività, eventi, decisioni e flussi in tutti i modelli. Scelga nomi chiari. Segua la convenzione di denominazione dell’organizzazione e la applichi con coerenza. Definisca il livello di dettaglio adeguato. Nei modelli di alto livello si concentri sulle fasi principali. Aggiunga dettagli nei modelli di livello inferiore quando servono a chi li consulta. Definisca i confini del processo. Indichi chiaramente dove inizia e termina il processo e quali elementi non rientrano nel suo ambito. Renda visibili responsabilità e passaggi di consegne. Utilizzi lane e altri elementi BPMN pertinenti. Riveda il modello con chi svolge il lavoro. Verifichi che rispecchi l’intento concordato prima di utilizzarlo come riferimento. Mantenga aggiornato il modello quando il lavoro cambia. Assegni la responsabilità degli aggiornamenti affinché la visione condivisa resti attuale.

Inizi da un processo e da una discussione mirata. Documenti il flusso principale, quindi perfezioni il modello con le persone responsabili, incaricate dell’analisi e del supporto al lavoro.

Definisca l’ambito. Concordi il nome del processo, i punti di inizio e fine e il livello di dettaglio. Mappi il flusso principale. Individui le attività, le decisioni, gli eventi e i passaggi di consegne fondamentali. Applichi le convenzioni condivise. Utilizzi gli standard di denominazione e di dettaglio concordati dall’organizzazione. Riveda il modello. Chieda al responsabile del processo, all’analista, al team IT e agli esperti in materia pertinenti di risolvere lacune o disaccordi. Conservi la versione concordata. Mantenga il modello in un luogo accessibile al team e lo aggiorni quando il processo cambia.

ProcessMind offre un modellatore BPMN 2.0 accessibile dal browser per creare e rivedere modelli. Può anche importare ed esportare file BPMN 2.0.

Scopra la funzionalità di modellazione BPMN

La standardizzazione parte da scelte condivise: come denominare i processi, quanto dettaglio includere in ciascun modello e quali elementi BPMN 2.0 utilizzare per descrivere il lavoro.

Quando i team applicano queste scelte con coerenza, possono confrontare i modelli e trovare più facilmente i processi correlati. Una libreria di processi condivisa offre al team un unico luogo in cui trovare l’ultima versione concordata, senza dover fare affidamento su copie separate o appunti personali.

Standardizzare non significa imporre a tutti i team lo stesso modo di lavorare. Significa offrire loro una struttura comune per documentare le differenze e decidere quali pratiche condividere.

Una volta che il responsabile del processo e il team hanno concordato il progetto, può mantenere il modello in una libreria di processi più ampia. Se in seguito disporrà di dati degli eventi, utilizzi Process Mining per confrontare l’esecuzione con il processo previsto. Le Dashboard e i KPI possono aiutarLa a rivedere le prestazioni, mentre la simulazione consente di esplorare scenari.

Inizi dalla progettazione, poi aggiunga l’analisi quando sarà pronto.

Esplori l’architettura dei processi aziendali

Per un’introduzione pratica a BPMN 2.0, scopra che cosa significa BPMN 2.0 per la modellazione dei processi. Può anche consultare i passaggi per costruire un diagramma BPMN prima di creare il primo modello.