Il Suo template dei dati per Order to Cash - Fatturazione ed emissione fatture

Il numero fattura è il riferimento centrale per l’analisi del processo di fatturazione. Funge da ID del caso e raggruppa tutti gli eventi, dalla creazione della fattura al pagamento finale e alla chiusura. In questo modo è possibile ricostruire l’intero ciclo di vita di un singolo documento di fatturazione.

Nel Process Mining, l’analisi per numero fattura consente di visualizzare le varianti del processo, calcolare i tempi di ciclo delle singole fatture e individuare colli di bottiglia o cicli di rilavorazione che interessano transazioni specifiche. È indispensabile per Dashboard come 'Tempo di ciclo end-to-end della fattura' e per calcolare KPI fondamentali, come i giorni medi di incasso (DSO), per ciascuna fattura.

Questo attributo è fondamentale perché collega tutte le attività di fatturazione e pagamento correlate in un unico caso, consentendo un’analisi completa e accurata del ciclo di vita della fattura.

In genere, si tratta del numero di transazione (TRX_NUMBER) della tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL in Oracle Fusion Financials.

La data e ora dell’evento registra il momento esatto in cui si è verificata un’attività. Definisce l’ordine cronologico degli eventi per ciascuna fattura, indispensabile per ricostruire il flusso del processo e svolgere analisi basate sul tempo.

Questo attributo è alla base di tutti i calcoli di durata e prestazioni. Serve a misurare il tempo tra le attività, calcolare i tempi di ciclo end-to-end, verificare se i pagamenti sono puntuali e analizzare gli andamenti nel tempo. KPI come 'Tempo medio di approvazione della fattura' e 'Tempo di ciclo end-to-end della fattura' vengono calcolati direttamente a partire da queste date e ore.

Le date e ore sono indispensabili per calcolare tutte le metriche di prestazione, inclusi i tempi di ciclo, i ritardi e il rispetto delle scadenze, e costituiscono la base dell’analisi quantitativa dei processi.

Il dato proviene da diversi campi data delle tabelle di Oracle Fusion Financials, ad esempio CREATION_DATE in RA_CUSTOMER_TRX_ALL o le date e ore degli aggiornamenti di stato nelle tabelle del flusso di lavoro.

Il nome dell’attività descrive un passaggio del processo di fatturazione, ad esempio 'Fattura creata', 'Fattura approvata' o 'Pagamento del cliente ricevuto'. Questi eventi costituiscono la sequenza di azioni che compone il flusso del processo per ciascuna fattura.

Questo attributo è essenziale per l’individuazione dei processi, perché consente allo strumento di Process Mining di ricostruire una mappa visiva di come vengono effettivamente gestite le fatture. Serve ad analizzare le varianti del processo, individuare cicli di rilavorazione, come le approvazioni ripetute, e misurare la frequenza e la durata di ogni fase. Tutte le Dashboard e i KPI si basano su questo attributo per comprendere il flusso del processo.

Questo attributo definisce i passaggi della mappa del processo e permette di visualizzare e analizzare il flusso di lavoro delle fatture, individuandone le inefficienze.

Queste informazioni derivano da diverse tabelle e modifiche di stato in Oracle Fusion Financials, ad esempio dalle tabelle della cronologia del flusso di lavoro, incluse quelle relative alle approvazioni, e dai campi di stato delle transazioni.

La data di scadenza è un attributo fondamentale che definisce il termine di pagamento della fattura in base alle condizioni concordate.

È essenziale per monitorare il recupero crediti e la situazione finanziaria. Costituisce la base di riferimento per calcolare il KPI relativo alla percentuale di pagamenti puntuali e per creare report sulla scadenza dei crediti. Nelle Dashboard serve a prevedere il flusso di cassa, mostrando quando sono attesi i pagamenti, e a individuare le fatture scadute per cui occorre avviare attività di recupero.

È il principale valore di riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, calcolare i giorni medi di incasso e gestire l’anzianità dei crediti verso clienti.

Si trova nella tabella AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, in genere nel campo DUE_DATE.

Questo attributo rappresenta l’importo totale dovuto per la fattura. È una metrica finanziaria fondamentale per comprendere il valore monetario che attraversa il processo di fatturazione.

Nell’analisi, l’importo della fattura serve a dare priorità alle transazioni di valore elevato, calcolare il valore totale dei crediti ancora da incassare e ponderare KPI come i giorni medi di incasso (DSO). Consente di segmentare il processo in base all’impatto finanziario, ad esempio per verificare se le fatture di importo elevato seguono un iter di approvazione diverso o richiedono più tempo per essere pagate.

Fornisce il contesto finanziario di ciascun caso e consente analisi basate sul valore, di dare priorità alle fatture di importo elevato e di calcolare i principali KPI finanziari.

Si trova nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL, probabilmente in un campo come INVOICE_AMOUNT o in un campo correlato che rappresenta il totale della transazione.

Questo attributo identifica il cliente associato alla fattura. È una dimensione fondamentale per segmentare e filtrare i dati del processo.

Analizzare il processo per nome cliente aiuta a individuare quali clienti hanno i cicli di pagamento più lunghi, contestano più spesso le fatture e pagano regolarmente entro i termini. È un’informazione essenziale per la Dashboard sull’andamento dei giorni medi di incasso e per adattare le strategie di recupero crediti ai comportamenti dei singoli clienti.

Consente di segmentare il processo per cliente, mettendo in luce comportamenti diversi, pattern di pagamento e possibili problemi nella relazione che incidono sul flusso di cassa.

Si ricava unendo la tabella delle transazioni (RA_CUSTOMER_TRX_ALL) alle tabelle anagrafiche dei clienti, come HZ_PARTIES.

Lo stato della fattura mostra a che punto del processo si trova. Tra gli stati più comuni figurano aperta (non pagata), chiusa (pagata), contestata o annullata.

Questo attributo è utile per il monitoraggio generale e per applicare filtri. Ad esempio, la Dashboard delle previsioni del flusso di cassa in tempo reale utilizza questo stato per classificare gli importi ancora da incassare. Aiuta a individuare rapidamente le fatture scadute, contestate o saldate per intero.

Fornisce una visione immediata e generale dello stato corrente della fattura, agevolando filtri e classificazioni per la rendicontazione finanziaria e la gestione operativa.

Si ricava dai campi di stato di tabelle come RA_CUSTOMER_TRX_ALL o AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, ad esempio dal campo STATUS.

L’unità aziendale rappresenta l’entità organizzativa responsabile della transazione. Nelle grandi imprese è un elemento chiave per la segmentazione e la rendicontazione finanziaria.

Questo attributo consente di confrontare le prestazioni del processo tra le diverse aree dell’azienda. Ad esempio, è possibile verificare se i giorni medi di incasso variano sensibilmente tra le unità aziendali o se una di esse registra un tasso di rilavorazione della fatturazione molto più elevato. In questo modo si possono indirizzare gli interventi di miglioramento dove sono più necessari.

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità organizzative, aiutando a individuare le buone pratiche e le aree da migliorare con un livello di dettaglio maggiore.

È disponibile in tabelle delle transazioni come RA_CUSTOMER_TRX_ALL, spesso nel campo ORG_ID, collegato alle definizioni delle unità aziendali.

Le condizioni di pagamento definiscono le regole che stabiliscono quando e come deve essere pagata una fattura, inclusi eventuali sconti per il pagamento anticipato. Queste informazioni sono fondamentali per gestire i crediti e il flusso di cassa.

Questo attributo è essenziale per calcolare correttamente la data di scadenza e individuare le opportunità di sconto per pagamento anticipato. Il KPI relativo al tasso di acquisizione degli sconti per pagamento anticipato dipende direttamente da questi dati, che permettono di determinare quali fatture avevano diritto a uno sconto.

Definisce le regole di pagamento della fattura, incidendo direttamente sul calcolo della data di scadenza e sulla possibilità di monitorare e ottimizzare gli sconti per pagamento anticipato.

Si trova nella tabella RA_TERMS ed è collegato alla transazione tramite term_id in RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

La data fattura, detta anche data della transazione, è la data riportata sul documento. Costituisce il punto di partenza per il calcolo dei termini di pagamento.

È un elemento fondamentale per calcolare i giorni medi di incasso (DSO), che misurano il tempo trascorso tra la data fattura e quella del pagamento. Si distingue dalla data di creazione nel sistema e rappresenta, dal punto di vista del cliente, l’inizio ufficiale del ciclo di pagamento.

È la data ufficiale di inizio del ciclo di vita della fattura e la base di riferimento per calcolare il KPI dei giorni medi di incasso (DSO).

Si trova nella tabella RA_CUSTOMER_TRX_ALL, nel campo TRX_DATE.

Questo attributo calcolato segnala le attività che comportano lavoro superfluo o ridondante. Alcuni esempi sono una fattura rifiutata e poi inviata nuovamente per l’approvazione, oppure una correzione apportata dopo la creazione iniziale.

Segnalare le rilavorazioni permette di quantificarne facilmente l’impatto sul processo. Il KPI del tasso di rilavorazione della fatturazione viene calcolato direttamente a partire da questo attributo. Le Dashboard possono mostrare la frequenza delle rilavorazioni e misurare il tempo di ciclo aggiuntivo che comportano, aiutando a individuare le fonti di inefficienze ed errori.

Quantifica direttamente le inefficienze del processo segnalando il lavoro superfluo o ripetuto e semplifica la misurazione dei costi e dei tempi associati ai problemi di qualità.

Si calcola durante la trasformazione dei dati, in base alla sequenza delle attività. Ad esempio, se l’attività 'Fattura approvata' è preceduta da 'Fattura rifiutata' per lo stesso caso, viene segnalata come rilavorazione.

I giorni medi di incasso (DSO) sono una metrica finanziaria fondamentale che misura il tempo medio necessario per incassare il pagamento dopo l’emissione di una fattura. Questo attributo li calcola per ogni singola fattura.

Il DSO complessivo è un KPI importante, ma calcolarlo a livello di singola fattura consente un’analisi molto più approfondita. Il dato può servire a creare Dashboard sugli andamenti, individuare le caratteristiche delle fatture con DSO elevato e misurare l’impatto finanziario dei ritardi nel processo. Questo calcolo dettagliato fornisce i dati necessari per comprendere i fattori che determinano il KPI aggregato del DSO.

Calcola una metrica fondamentale del flusso di cassa per ogni singola fattura e consente un’analisi dettagliata dei fattori che incidono sui tempi di incasso e sui risultati finanziari.

Si calcola determinando la differenza tra la data e ora dell’attività 'Pagamento del cliente ricevuto' e l’attributo 'Data fattura'.

Questo attributo specifica come il cliente ha pagato la fattura. L’informazione può essere utile per analizzare gli andamenti e i costi dei pagamenti.

I diversi metodi di pagamento possono comportare tempi di elaborazione e costi di transazione differenti. L’analisi per metodo di pagamento aiuta a capire se alcuni metodi sono più soggetti a errori o ritardi di riconciliazione. Può inoltre orientare le strategie per incoraggiare i clienti a utilizzare canali di pagamento più efficienti.

Aiuta ad analizzare l’efficienza dell’elaborazione dei pagamenti, i costi di transazione e i tassi di errore di riconciliazione associati ai diversi canali di pagamento.

Si trova nelle tabelle degli incassi, come AR_CASH_RECEIPTS_ALL, che contiene un campo indicante il metodo di pagamento.

Quando un cliente contesta una fattura, viene registrato il motivo della contestazione, che può riguardare i prezzi, la quantità, la qualità del servizio o altri aspetti.

Analizzare i motivi delle contestazioni è un modo efficace per individuarne le cause profonde. Comprendendo quali sono i motivi più frequenti, l’azienda può intervenire sui problemi alla base dei prezzi, dell’evasione degli ordini o della qualità dei dati. Questo aiuta a ridurre il tempo medio di risoluzione delle contestazioni sulle fatture e a migliorare la soddisfazione dei clienti.

Fornisce indicazioni dirette sulle cause profonde dei ritardi nei pagamenti e dell’insoddisfazione dei clienti, permettendo all’azienda di affrontare i problemi sistemici.

Queste informazioni possono essere archiviate in Oracle Collections o in un modulo correlato per la gestione delle contestazioni. Potrebbero trovarsi in una tabella dedicata alle contestazioni o in un codice motivo associato alla transazione.

L’ora di fine dell’evento registra il momento in cui un’attività è stata completata. Molti eventi sono istantanei, ma alcune attività, come l’approvazione di una fattura, possono avere una durata: iniziano con l’invio e terminano quando viene presa una decisione.

L’ora di fine consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione delle attività. È utile per analizzare quanto tempo gli utenti dedicano a compiti specifici e rende più accurata l’analisi dei colli di bottiglia, distinguendo i tempi di attesa da quelli di effettiva elaborazione.

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività e di distinguere il tempo di lavoro effettivo dai tempi di attesa, un aspetto fondamentale per un’analisi dettagliata dei colli di bottiglia.

Spesso si ricava dall’ora di inizio dell’attività successiva nel processo. Per alcune attività, nei registri del flusso di lavoro può essere presente un campo dedicato all’ora di fine.

Questo attributo calcolato indica in modo semplice se il pagamento è stato puntuale oppure no. Si ricava confrontando la data dell’attività 'Pagamento del cliente ricevuto' con l’attributo 'Data di scadenza' della fattura.

L’indicatore semplifica l’analisi e la rendicontazione del KPI relativo alla percentuale di pagamenti puntuali. Consente di applicare facilmente filtri e segmentazioni per capire quali fattori, come il cliente, la regione o l’importo della fattura, sono correlati ai ritardi di pagamento. È una metrica fondamentale per valutare l’efficacia delle attività di recupero crediti.

Semplifica la misurazione dei risultati delle attività di recupero crediti e facilita l’analisi dei fattori che contribuiscono ai pagamenti puntuali o in ritardo.

Si calcola confrontando la data e ora dell’attività di pagamento finale con l’attributo DueDate. La logica è: PaymentTimestamp <= DueDate.

La regione fornisce il contesto geografico della fattura, in genere in base alla sede del cliente, e consente di analizzare le prestazioni del processo su base geografica.

L’analisi per regione può far emergere differenze dovute alle normative locali, alle condizioni di mercato o alle prestazioni dei team regionali. È possibile segmentare per regione Dashboard come quelle sull’andamento dei giorni medi di incasso e sul tempo di ciclo end-to-end della fattura, per verificare se alcune aree incontrano difficoltà specifiche nell’incasso delle fatture.

Consente di segmentare geograficamente il processo e può mettere in luce differenze regionali nelle prestazioni, nel comportamento dei clienti o nella conformità.

In genere si ricava dalle informazioni sull’indirizzo del cliente archiviate nel TCA (HZ_LOCATIONS, HZ_PARTY_SITES). Non è un campo presente direttamente nella fattura.

Questo attributo identifica l’applicazione di origine dei dati. Per questo processo si tratta in genere di Oracle Fusion Financials, ma può indicare anche un modulo specifico, come Oracle Receivables (AR).

Negli ambienti con più sistemi integrati, questo campo aiuta a distinguere le origini dei dati ed è fondamentale per la convalida e la governance dei dati. Garantisce che l’analisi si basi sul set di dati corretto e previsto.

Identifica l’origine dei dati, un’informazione fondamentale per la governance dei dati, la risoluzione dei problemi e la verifica che l’analisi si basi sul sistema di registrazione corretto.

In genere è un valore statico ('Oracle Fusion Financials'), aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati.

Questo attributo misura la durata end-to-end dell’intero ciclo di vita della fattura per un singolo caso. Si calcola come differenza tra la prima attività, in genere 'Fattura creata', e l’ultima, 'Fattura chiusa'.

Questa metrica offre una visione generale dell’efficienza complessiva del processo. È la misura principale della Dashboard 'Tempo di ciclo end-to-end della fattura'. Analizzandola in base a dimensioni come il cliente o l’unità aziendale, le organizzazioni possono individuare le tipologie di fattura che richiedono più tempo e indagarne le cause profonde.

Fornisce un’unica misura essenziale della velocità complessiva del processo e aiuta a individuare rapidamente le fatture che richiedono più tempo per essere completate, dall’inizio alla fine.

È una metrica calcolata sottraendo il valore minimo di EventTimestamp dal valore massimo per ciascun InvoiceNumber univoco.

Questo attributo identifica il team o il reparto specifico dell’organizzazione che ha gestito il processo di fatturazione. Aggiunge un ulteriore livello di contesto organizzativo all’analisi.

Segmentando il processo per ufficio fatturazione, un’azienda può confrontare l’efficienza e la precisione dei diversi team. Può individuare i reparti con più rilavorazioni, cicli di approvazione più lunghi o un contributo maggiore a valori elevati dei giorni medi di incasso, così da evidenziare opportunità di formazione mirata o di standardizzazione del processo.

Consente di confrontare le prestazioni dei team interni e aiuta a individuare buone pratiche, esigenze di risorse e aree in cui migliorare il processo.

Queste informazioni possono essere ricavate dall’utente che ha creato la fattura, collegandolo al reparto assegnato nel sistema delle risorse umane, ad esempio tramite PER_ALL_ASSIGNMENTS_F.

Questo attributo indica la data e ora dell’estrazione dei dati più recente. È un campo di metadati essenziale per capire quanto siano aggiornati i dati analizzati.

Gli analisti lo utilizzano per verificare di lavorare con informazioni aggiornate e per valutarne la recenza. È particolarmente importante per le Dashboard che dichiarano di fornire dati in tempo reale o quasi, perché rende trasparenti gli eventuali ritardi nell’aggiornamento dei dati.

Indica quanto sono aggiornati i dati, così che le analisi e le conclusioni si basino su informazioni la cui recenza è nota e adeguata.

È un campo di metadati generato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL). In genere corrisponde all’ora di esecuzione della pipeline dei dati.

L’attributo utente identifica la persona o l’agente automatizzato responsabile di un passaggio del processo. Può trattarsi dell’utente che ha creato la fattura, del responsabile che l’ha approvata o dell’addetto al recupero crediti che ha inviato un sollecito.

L’analisi per utente aiuta a individuare esigenze di formazione, distribuire i carichi di lavoro e rilevare differenze di prestazione tra persone o team. Può mostrare se determinati utenti sono associati a un numero elevato di errori o se alcuni approvatori costituiscono colli di bottiglia ricorrenti.

Attribuisce la responsabilità dei passaggi del processo e consente di analizzare le prestazioni degli utenti, bilanciare i carichi di lavoro e individuare le esigenze di formazione.

Il dato proviene da campi con l’ID utente, come CREATED_BY o LAST_UPDATED_BY, presenti in diverse tabelle delle transazioni e del flusso di lavoro. L’ID viene poi collegato alle tabelle dell’elenco utenti, ad esempio PER_ALL_PEOPLE_F, per ricavare il nome dell’utente.