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Migliori il processo di reclutamento e acquisizione dei talenti

La guida in 6 passaggi per ottimizzare il reclutamento con iCIMS.

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Migliori il processo di reclutamento e acquisizione dei talenti

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Ottimizzi il processo di selezione in iCIMS per accelerare l’acquisizione dei talenti

I processi di reclutamento sono spesso rallentati da ritardi e percorsi poco chiari, rendendo difficile assumere i migliori talenti in modo efficiente. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia nel processo di selezione, dalla candidatura iniziale fino all’inserimento. Potrà quindi semplificare le attività, ridurre i costi e migliorare la qualità delle nuove assunzioni, rendendo il processo più fluido e rapido.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché è importante ottimizzare il recruiting e l’acquisizione dei talenti

Il recruiting e l’acquisizione dei talenti sono essenziali per la crescita di qualsiasi organizzazione. La capacità di individuare, attrarre e assumere le persone giuste in modo efficiente incide direttamente sulla crescita aziendale, sull’innovazione e sul vantaggio competitivo. In sistemi complessi come iCIMS, gestire l’intero ciclo di vita dei talenti, dalla richiesta di assunzione all’inserimento, può diventare impegnativo. Nel processo possono facilmente insinuarsi inefficienze, con conseguenti tempi di assunzione più lunghi, costi operativi maggiori, occasioni perse con i candidati migliori e un’esperienza complessiva negativa per chi si candida. Spesso le organizzazioni faticano a capire dove si verificano i ritardi o perché alcune pipeline di selezione risultano sistematicamente meno efficaci. Un processo di recruiting lento o discontinuo non solo frustra responsabili delle assunzioni e recruiter, ma rischia anche di far perdere talenti preziosi a favore di concorrenti che offrono un’esperienza più rapida e lineare. Ottimizzare il processo di recruiting e acquisizione dei talenti in iCIMS non significa soltanto lavorare con maggiore efficienza: significa assicurarsi in modo efficace ed economico le competenze necessarie per il futuro.

Come il Process Mining fa luce sul processo di recruiting in iCIMS

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per comprendere come si svolge realmente il processo di recruiting e acquisizione dei talenti in iCIMS. Analizzando gli Event Log generati da ogni interazione con una candidatura, ricostruisce il percorso completo di ciascun candidato, dall’inizio alla fine. Questa visione dettagliata consente di andare oltre le supposizioni e osservare in modo oggettivo ogni fase, dalla creazione della richiesta di assunzione all’assunzione o al rifiuto del candidato. È possibile visualizzare il flusso effettivo del processo, individuare le varianti più comuni e identificare con precisione le fasi in cui le candidature si bloccano, facendo emergere colli di bottiglia che spesso sfuggono ai report tradizionali. Questa prospettiva permette di analizzare i tempi di ciclo di ogni fase, confrontare i risultati dei recruiter, valutare l’efficacia dei diversi responsabili delle assunzioni e verificare il rispetto degli SLA interni e dei requisiti normativi esterni. Il Process Mining aiuta a rispondere a domande fondamentali come: «In quali fasi le candidature trascorrono più tempo?» oppure «Quali sono gli scostamenti più frequenti dal processo di selezione previsto?»

Aree di miglioramento nel recruiting e nell’acquisizione dei talenti

L’analisi dei dati iCIMS con il Process Mining mette in luce opportunità concrete per ottimizzare le attività di recruiting e acquisizione dei talenti:

Risoluzione dei colli di bottiglia: individui e affronti con precisione i rallentamenti più critici, come le revisioni prolungate da parte dei responsabili delle assunzioni, i ritardi nella pianificazione dei colloqui o i tempi eccessivi per i controlli dei precedenti. Eliminare questi colli di bottiglia riduce direttamente il tempo complessivo necessario per assumere.
Riduzione dei tempi di ciclo: semplifichi le attività ridondanti o prive di valore aggiunto per accelerare l’intero ciclo di recruiting e assicurarsi più rapidamente i candidati migliori in un mercato competitivo.
Eliminazione delle rilavorazioni: individui le attività ripetute senza necessità, come una nuova selezione dei candidati o la riprogrammazione di più colloqui, e ne comprenda le cause profonde per evitare che si ripetano.
Ottimizzazione dell’allocazione delle risorse: ottenga visibilità sui carichi di lavoro dei recruiter e sul coinvolgimento dei responsabili delle assunzioni, così da distribuire meglio le responsabilità, migliorare l’efficienza e prevenire il sovraccarico.
Miglioramento dell’esperienza dei candidati: individui le fasi in cui i candidati abbandonano più spesso il percorso o devono attendere a lungo, per perfezionare l’esperienza e rafforzare il marchio aziendale.
Coerenza del processo e conformità: verifichi che tutte le fasi del recruiting rispettino le politiche aziendali e i requisiti normativi, riducendo i rischi e promuovendo pratiche di selezione eque in tutti i reparti e per tutti i ruoli.

Risultati attesi dall’ottimizzazione dei processi

Ottimizzare il recruiting e l’acquisizione dei talenti con il Process Mining porta benefici concreti e misurabili:

Riduzione significativa dei tempi di assunzione: copra più rapidamente i ruoli critici, limitando le perdite di ricavi dovute alle posizioni vacanti e accelerando l’avvio dei progetti.
Riduzione del costo per assunzione: migliori l’efficienza, riduca il carico amministrativo e limiti il ricorso ad agenzie esterne o a costose campagne pubblicitarie.
Migliore qualità delle assunzioni: attragga e selezioni candidati più qualificati offrendo un’esperienza di recruiting più rapida e professionale.
Maggiore soddisfazione di candidati e responsabili delle assunzioni: un processo più lineare e trasparente rende più soddisfatti i candidati e favorisce il coinvolgimento dei responsabili delle assunzioni.
Maggiore conformità e riduzione dei rischi: individui e corregga in modo proattivo gli scostamenti dal processo, assicurando il rispetto delle politiche interne e delle normative esterne.
Maggiore produttività dei recruiter: consenta al team di acquisizione dei talenti di concentrarsi sulla ricerca strategica e sul rapporto con i candidati, anziché gestire ritardi evitabili.

Come iniziare a ottimizzare il processo di recruiting in iCIMS

Ottimizzare con il Process Mining il processo di recruiting e acquisizione dei talenti in iCIMS è semplice. Con una soluzione di Process Mining dedicata a questo ambito, può collegarsi rapidamente ai dati iCIMS e ricavarne informazioni utili senza bisogno di competenze tecniche approfondite. In questo modo può passare dall’individuazione dei problemi all’attuazione di interventi basati sui dati, ottenendo miglioramenti immediati e duraturi e aiutando l’organizzazione ad attrarre e trattenere i talenti migliori con efficienza.

Selezione e acquisizione dei talenti Processo di assunzione Tempo di assunzione Esperienza dei candidati Efficienza della selezione Team di acquisizione dei talenti Operazioni delle risorse umane Gestione delle candidature Processo di inserimento Prestazioni dei selezionatori ATS Sistema di gestione delle candidature Percorso di selezione Bacino di talenti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nel ciclo di recruiting fanno spesso perdere i candidati migliori a favore della concorrenza, ostacolando l’acquisizione dei talenti e la crescita dell’organizzazione. Processi di selezione lunghi aumentano anche i costi operativi e mettono sotto pressione i team di recruiting.
ProcessMind analizza i dati iCIMS per mappare con precisione l’intero percorso di recruiting e individuare le fasi o i passaggi di consegne che allungano maggiormente i tempi di assunzione. Visualizzando le varianti del processo e i colli di bottiglia, può risalire alle cause profonde e introdurre interventi mirati per accelerare l’acquisizione dei talenti.

Le candidature spesso si bloccano in fasi specifiche, come la selezione iniziale o la pianificazione dei colloqui, creando arretrati significativi e frustrando candidati e responsabili delle assunzioni. Questi colli di bottiglia rallentano l’intero processo di acquisizione dei talenti, riducono la produttività e prolungano i tempi di copertura delle posizioni.
ProcessMind utilizza gli Event Log di iCIMS per mostrare con precisione dove si accumulano le candidature e perché. Visualizza il flusso, evidenziando le attività che causano ritardi e i ruoli coinvolti, per esempio determinati recruiter o responsabili delle assunzioni, così da intervenire in modo mirato e risolvere efficacemente i blocchi.

I candidati ritirano spesso la propria candidatura o rifiutano un’offerta quando il processo di selezione è lento, poco chiaro o caratterizzato da comunicazioni insufficienti. Questo non solo fa sprecare tempo e risorse preziose ai recruiter, ma danneggia anche il marchio aziendale e aumenta il costo di acquisizione dei talenti.
Con i dati sul recruiting e sull’acquisizione dei talenti di iCIMS, ProcessMind ricostruisce i percorsi dei candidati e individua i punti esatti in cui perdono interesse. Può mettere in relazione gli abbandoni con ritardi specifici o passaggi ripetuti, fornendo indicazioni per migliorare le comunicazioni e rendere più lineare l’esperienza dei candidati.

I risultati dei recruiter possono variare notevolmente: alcuni riescono con regolarità a concludere le assunzioni più rapidamente e a convertire una quota maggiore di candidati. Questa disomogeneità comporta una distribuzione squilibrata del carico di lavoro e inefficienze nel processo di acquisizione dei talenti.
ProcessMind analizza i percorsi e le metriche dei singoli recruiter in iCIMS, confrontando le varianti del processo, i tempi di ciclo e i risultati. In questo modo è possibile individuare in modo oggettivo le pratiche più efficaci e le aree in cui formazione o modifiche al processo possono uniformare e migliorare l’efficienza complessiva dei recruiter.

Recruiter e responsabili delle assunzioni spesso si discostano dal processo di acquisizione dei talenti definito, offrendo ai candidati esperienze disomogenee e raggiungendo livelli di efficienza diversi. Senza una procedura standard, diventa più difficile ampliare le attività, garantire la conformità e misurare con precisione i risultati.
ProcessMind utilizza i dati iCIMS per individuare automaticamente tutte le varianti effettive del processo e confrontarle con il modello previsto. Evidenzia i percorsi non conformi e identifica i team o le persone che se ne discostano, aiutando a diffondere le pratiche migliori e a rendere coerente l’esecuzione del processo.

I ritardi dei responsabili delle assunzioni nel fornire un riscontro sui colloqui o nell’approvare i passaggi successivi sono una delle principali cause dei colli di bottiglia nel recruiting. Rallentano le decisioni, allungano i tempi di assunzione e frustrano sia i recruiter sia i candidati.
ProcessMind visualizza in iCIMS i tempi di attesa esatti tra le attività dei recruiter e le risposte dei responsabili delle assunzioni. Individua i punti in cui i riscontri tardano più spesso, consentendo interventi mirati e modifiche al processo per accelerare le fasi decisionali più importanti.

Investire in diverse fonti di candidature senza conoscerne l’efficacia reale comporta uno spreco di risorse e assunzioni di qualità inferiore. Alcuni canali possono generare molte candidature ma poche assunzioni, mentre altri risultano molto efficaci ma vengono utilizzati poco.
ProcessMind integra i dati sulle fonti delle candidature in iCIMS e analizza l’intero percorso dei candidati provenienti da ciascun canale. Mostra quali fonti portano con regolarità ad assunzioni riuscite, tempi di assunzione più brevi o candidati di qualità superiore, così da ottimizzare la strategia di ricerca sulla base dei dati.

Il frequente rifiuto delle offerte di lavoro può indicare problemi nella strategia retributiva, nella gestione dei candidati o nella negoziazione. Ogni offerta rifiutata comporta uno spreco di tempo e risorse e costringe a ricominciare l’intero processo di selezione per quella posizione.
ProcessMind analizza in iCIMS il percorso che precede le offerte accettate e rifiutate, individuando schemi ricorrenti o ritardi che possono anticipare un rifiuto. Queste informazioni aiutano a perfezionare la strategia delle offerte, migliorare il coinvolgimento dei candidati e aumentare il tasso di accettazione.

Il mancato rispetto di passaggi obbligatori, come i controlli dei precedenti o specifiche procedure per i colloqui, può esporre l’organizzazione a rischi legali e normativi. Senza una visione chiara, è difficile verificare che nel processo di recruiting siano eseguiti tutti i controlli di conformità richiesti.
ProcessMind monitora ogni passaggio registrato in iCIMS e confronta l’esecuzione effettiva con le regole di conformità e le attività obbligatorie definite. Segnala automaticamente i casi in cui vengono omessi passaggi critici o questi vengono eseguiti fuori sequenza, fornendo una traccia di audit e consentendo di ridurre i rischi in modo proattivo.

Un passaggio poco coordinato dal recruiting all’inserimento può compromettere l’esperienza dei nuovi assunti e persino favorire un abbandono precoce. I ritardi nell’avvio dei controlli dei precedenti o nella preparazione dei documenti di inserimento dopo l’accettazione dell’offerta creano ostacoli e incertezza per i nuovi dipendenti.
ProcessMind mappa nei dati iCIMS l’intero percorso da «Offerta accettata» a «Candidato assunto» fino a «Inserimento avviato». Evidenzia lacune e ritardi in questo passaggio cruciale, consentendo di semplificare le fasi finali e garantire ai nuovi assunti un inizio positivo e senza intoppi.

A causa di comunicazioni carenti o della scarsa visibilità sul processo, diversi recruiter o responsabili delle assunzioni possono ripetere più volte la selezione della stessa candidatura o duplicare le fasi dei colloqui. Ne derivano sprechi di lavoro, tempi di ciclo più lunghi e un’esperienza frustrante per i candidati.
ProcessMind analizza gli Event Log di iCIMS per rilevare attività ridondanti e cicli di rilavorazione nelle fasi di selezione e colloquio. Visualizzando queste inefficienze, la piattaforma aiuta a individuarne le cause profonde e a ottimizzare il processo, assegnando con maggiore chiarezza le attività.

Dopo l’accettazione di un’offerta, i ritardi nell’avvio dei controlli dei precedenti possono allungare i tempi complessivi prima dell’inizio del lavoro, incidere sulle attività aziendali e indurre i candidati a ritirarsi. Questo passaggio cruciale diventa spesso un collo di bottiglia a causa di procedure manuali o passaggi tra sistemi.
ProcessMind misura in iCIMS il tempo esatto tra «Offerta accettata» e «Controllo dei precedenti avviato» e individua le cause dei ritardi. Aiuta a capire se il blocco è sistemico, dipende da un team specifico o da un’attività manuale, così da accelerare il processo con interventi mirati.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Ridurre il tempo necessario per coprire le posizioni aperte incide direttamente sulla produttività e sulla competitività aziendale, consentendo di assicurarsi più rapidamente i talenti migliori. L’obiettivo è ridurre di un quinto l’intero ciclo di recruiting, dalla candidatura iniziale all’assunzione, ottenendo risparmi significativi e migliorando l’efficienza operativa in tutta l’organizzazione. ProcessMind analizza il percorso della «Candidatura di lavoro» per individuare colli di bottiglia e ritardi nel processo di recruiting e acquisizione dei talenti in iCIMS. Evidenzia le attività o i passaggi di consegne che allungano i tempi di assunzione, come la pianificazione prolungata dei colloqui o l’invio tardivo dei riscontri, consentendo interventi mirati per raggiungere la riduzione del 20%.

Un processo di selezione ottimizzato offre ai candidati un percorso più lineare e rapido, riducendo la frustrazione sia per loro sia per i team di selezione. L’obiettivo è individuare ed eliminare inefficienze, passaggi superflui e attività ridondanti, migliorando l’esperienza complessiva e rendendo il processo più agile. In iCIMS, ProcessMind offre una mappa visiva basata sui dati dell’intero percorso della «Candidatura di lavoro», dalla ricezione della candidatura all’avvio dell’inserimento. Individua con precisione i punti in cui i candidati abbandonano il percorso, i ritardi e le attività inefficienti, come «Candidatura esaminata», consentendo di ottimizzare ogni fase.

Un tasso elevato di abbandono delle candidature segnala un’esperienza insoddisfacente o processi troppo lunghi, con conseguente perdita di talenti e spreco di risorse dedicate al recruiting. Ridurre gli abbandoni del 15% rafforza la pipeline di talenti e migliora la percezione del marchio aziendale, contenendo i costi per ripubblicare gli annunci e ripetere la selezione. Analizzando in iCIMS i percorsi delle «Candidature di lavoro», ProcessMind individua i punti del processo in cui i candidati si ritirano o perdono interesse più spesso. Evidenzia le correlazioni tra abbandono, durata del processo, numero di colloqui e sequenza delle attività, fornendo indicazioni concrete per migliorare la permanenza dei candidati nel percorso.

Migliorare l’efficienza dei recruiter significa ottimizzare la gestione del carico di lavoro, ridurre le attività manuali e concentrarsi su quelle a maggior valore. Un miglioramento del 25% può tradursi in più assunzioni per recruiter, una copertura più rapida dei ruoli e un migliore ritorno sull’investimento per il team di acquisizione dei talenti. ProcessMind analizza i singoli flussi della «Candidatura di lavoro» in iCIMS per confrontare le prestazioni dei recruiter. Mostra le differenze nei tempi dedicati ad attività come «Candidatura esaminata» o «Colloquio telefonico con il candidato» e aiuta a individuare le pratiche migliori e le aree su cui concentrare la formazione o la riprogettazione del processo.

Processi di recruiting diversi tra reparti o aree geografiche possono comportare rischi di non conformità, esperienze disomogenee per i candidati e inefficienze operative. L’obiettivo è definire un processo uniforme, basato sulle pratiche migliori, che garantisca coerenza, equità e prevedibilità in ogni selezione. ProcessMind individua automaticamente in iCIMS tutte le varianti effettive del processo «Candidatura di lavoro» e mette in evidenza gli scostamenti dai modelli previsti. Mostra chiaramente come i diversi reparti o responsabili delle assunzioni gestiscono il recruiting, aiutando a identificare le pratiche non standard da uniformare.

I ritardi nei riscontri dei responsabili delle assunzioni possono allungare notevolmente il ciclo di recruiting e far perdere i candidati migliori. L’obiettivo è ridurre il tempo tra un colloquio e l’attività «Riscontro inviato», accelerando le decisioni e rendendo il processo più agile. ProcessMind analizza in iCIMS il percorso della «Candidatura di lavoro» e misura in particolare il tempo tra le attività «Colloquio svolto» e «Riscontro inviato». Individua i responsabili delle assunzioni o i reparti che causano più spesso ritardi, consentendo di intervenire sul processo, inviare promemoria o proporre formazione mirata.

Capire quali fonti di candidature portano i candidati migliori e consentono assunzioni più efficienti è fondamentale per massimizzare il ritorno sull’investimento nel recruiting. L’obiettivo è migliorare l’allocazione delle risorse individuando i canali più efficaci, riducendo gli investimenti in quelli meno performanti e aumentando la qualità dei candidati. ProcessMind mette in relazione l’attributo «Fonte della candidatura» di ogni «Candidatura di lavoro» con i risultati successivi, come i tempi di assunzione, il tasso di accettazione delle offerte e la qualità dei candidati. Mostra quali canali portano ad assunzioni più rapide e riuscite in iCIMS, orientando le decisioni strategiche sugli investimenti nelle attività di marketing per il recruiting.

Un tasso elevato di rifiuto delle offerte può segnalare problemi relativi a retribuzione, benefit o valore percepito del ruolo o dell’azienda, costringendo i recruiter a ricominciare il processo. L’obiettivo è comprendere le cause profonde dei rifiuti, aumentare l’accettazione delle offerte e ridurre i costi di recruiting. ProcessMind analizza in iCIMS l’intero percorso della «Candidatura di lavoro» fino alle attività «Offerta inviata» e «Offerta accettata». Confrontando le offerte accettate e quelle rifiutate, aiuta a individuare schemi ricorrenti o caratteristiche delle fasi precedenti, come ritardi nei colloqui o nei riscontri, che potrebbero essere correlate ai rifiuti.

Rispettare i requisiti normativi e le politiche interne durante il processo di selezione è fondamentale per evitare rischi legali, sanzioni e danni alla reputazione. L’obiettivo è individuare e ridurre gli scostamenti non conformi, assicurando che tutte le attività relative alla «Candidatura di lavoro» rispettino le regole e le pratiche migliori definite. ProcessMind confronta automaticamente in iCIMS l’esecuzione effettiva del processo «Candidatura di lavoro» con i modelli di conformità o i percorsi previsti. Segnala le attività «Richiesta di assunzione creata» o «Controllo dei precedenti avviato» che non rispettano la sequenza o i tempi richiesti, consentendo di individuare e correggere tempestivamente le lacune di conformità.

Un passaggio senza intoppi da «Offerta accettata» a «Inserimento avviato» è essenziale per la soddisfazione dei candidati e la loro integrazione efficace in azienda. L’obiettivo è rendere più efficiente e chiaro questo passaggio cruciale, riducendo i ritardi e garantendo ai nuovi assunti un inizio positivo. In iCIMS, ProcessMind analizza la parte del percorso della «Candidatura di lavoro» che va da «Offerta accettata» a «Inserimento avviato». Individua le attività o i reparti responsabili dei ritardi e mette in luce gli ostacoli nel processo che, una volta risolti, possono migliorare sensibilmente l’esperienza dei nuovi assunti.

Attività di selezione ridondanti, come più passaggi «Candidatura esaminata» senza una distinzione chiara, fanno sprecare tempo prezioso ai recruiter e possono frustrare i candidati. L’obiettivo è individuare ed eliminare le ripetizioni non necessarie, semplificando il processo e liberando risorse da dedicare ad attività di maggior valore. ProcessMind mappa il flusso della «Candidatura di lavoro» in iCIMS e mostra i casi in cui attività di selezione simili vengono ripetute senza una motivazione chiara. Evidenzia le duplicazioni e consente alle organizzazioni di accorpare o ridefinire le fasi di selezione, migliorando l’efficienza e l’esperienza dei candidati.

I ritardi nell’avvio dei controlli dei precedenti possono rallentare le fasi finali della selezione, posticipare le date di inizio e incidere sulle attività aziendali. L’obiettivo è ridurre il tempo tra «Offerta accettata» e «Controllo dei precedenti avviato», così da passare più rapidamente alla fase di inserimento. In iCIMS, ProcessMind misura con precisione il tempo tra attività chiave della «Candidatura di lavoro», come «Offerta accettata» e «Controllo dei precedenti avviato». Individua i punti in cui si verificano ritardi, dovuti a passaggi manuali o a problemi di integrazione tra sistemi, fornendo dati utili per ottimizzare questa fase cruciale del recruiting.

Il percorso in 6 fasi per migliorare il recruiting e l’acquisizione dei talenti

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Cosa fare

Utilizzi il template Excel predefinito, progettato appositamente per i dati relativi al recruiting e all’acquisizione dei talenti. Il template consente di raccogliere tutti gli Event Log e gli attributi necessari.

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Perché è importante

Una struttura dati standardizzata è fondamentale per un Process Mining accurato. Riduce gli errori e semplifica la fase di analisi, garantendo risultati affidabili.

Risultato atteso

Un template Excel pronto da compilare, ottimizzato per i dati di recruiting di iCIMS e progettato per raccoglierli correttamente.

COSA OTTERRÀ

Individui i ritardi nella selezione con iCIMS e acceleri l’acquisizione dei talenti

ProcessMind mostra il flusso effettivo del processo di selezione in iCIMS e offre una rappresentazione visiva di ogni passaggio. Individui con precisione i ritardi e le opportunità per rendere più efficiente il percorso di selezione.

Visualizzi l’intero percorso di selezione, dall’inizio alla fine
Individui i principali ritardi nel percorso di selezione in iCIMS
Semplifichi le fasi di selezione per acquisire talenti più rapidamente
Riduca i costi di selezione e migliori la qualità delle assunzioni

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Maggiore efficienza nella selezione

Questi risultati rappresentano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono applicando il Process Mining ai flussi di lavoro di selezione e acquisizione dei talenti in iCIMS. Analizzando in profondità l’intero percorso di candidatura, le aziende possono individuare i colli di bottiglia, ridurre i tempi di ciclo e migliorare l’esperienza dei candidati.

0 %

Riduzione dei tempi di assunzione

Riduzione media della durata del processo di selezione

Individuando ed eliminando i colli di bottiglia, le organizzazioni riducono sensibilmente il tempo necessario per coprire le posizioni aperte e riescono ad assumere più rapidamente i candidati migliori.

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Meno candidati abbandonano il processo

Riduzione dell’abbandono nel processo di selezione

Individui le fasi in cui i candidati abbandonano più spesso la procedura di candidatura, così da poter intervenire in modo mirato e migliorare l’esperienza e la permanenza dei candidati.

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Maggiore conformità del processo

Rispetto delle procedure standard

Ottenga piena visibilità sulle deviazioni del processo e sulle attività non conformi, per garantire pratiche di selezione coerenti a livello globale e ridurre i rischi legati agli audit.

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Riscontri più rapidi dai responsabili delle assunzioni

Risposta più rapida dei responsabili delle assunzioni

Riduca i ritardi nelle decisioni più importanti ottimizzando il processo di raccolta dei riscontri dai responsabili delle assunzioni, così da far progredire con efficienza l’acquisizione dei talenti.

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Migliore rendimento degli investimenti nel sourcing

Maggiore efficacia dei canali

Individui i canali di candidatura più efficaci per trovare candidati di qualità, così da allocare il budget e le risorse per la selezione sulla base dei dati.

I risultati specifici possono variare in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati; queste cifre illustrano tuttavia i miglioramenti tipici osservati nei diversi progetti di Process Mining applicati alla selezione.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco della candidatura di una persona per una specifica richiesta di assunzione.

Perché è importante

È essenziale per monitorare l’intero ciclo di vita di una singola candidatura e consente di analizzare, per ogni candidato, il tempo necessario per assumere, i tassi di abbandono e la conformità del processo.

Nome della specifica fase o tappa del processo di selezione.

Perché è importante

Questo attributo definisce le fasi del processo e consente di creare una mappa del processo, analizzarne il flusso e individuare le deviazioni dalla procedura standard di selezione.

Marca temporale che indica quando è iniziata o è stata registrata una specifica attività di selezione.

Perché è importante

Definisce l’ordine cronologico degli eventi, fondamentale per calcolare la durata del processo, individuare i colli di bottiglia e comprendere le tempistiche della selezione.

Nome o ID del recruiter responsabile della gestione della candidatura.

Perché è importante

Questo attributo è fondamentale per valutare il carico di lavoro e le prestazioni dei recruiter e consente di pianificare interventi mirati e allocare le risorse.

Nome o ID del responsabile delle assunzioni per la richiesta di assunzione.

Perché è importante

Aiuta ad analizzare il coinvolgimento e l’efficienza dei responsabili delle assunzioni, in particolare la tempestività dei loro riscontri, spesso causa di ritardi.

Identificativo univoco della posizione o dell’offerta di lavoro.

Perché è importante

Raggruppa tutte le candidature per lo stesso ruolo e consente di analizzare l’intero processo di selezione per una specifica posizione.

Il reparto o la funzione aziendale per cui si sta cercando una persona da assumere.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni delle diverse unità aziendali, evidenziando le differenze nell’efficienza delle assunzioni e i colli di bottiglia.

Il canale o il metodo utilizzato dal candidato per inviare la candidatura.

Perché è importante

Aiuta a misurare l’efficacia dei diversi canali di reclutamento e a ottimizzare le strategie di ricerca dei candidati e il relativo budget.

L’esito finale o lo stato corrente della candidatura per la posizione.

Perché è importante

Definisce l’esito del processo, un dato essenziale per calcolare metriche chiave come i tassi di assunzione e di rifiuto.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Segna l’inizio del processo di selezione per una specifica candidatura. L’evento viene registrato quando il candidato invia correttamente la candidatura tramite il portale dedicato oppure quando questa viene inserita manualmente in iCIMS.

Perché è importante

È il principale evento di inizio del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e le tappe successive è essenziale per comprendere il tempo complessivo necessario a coprire una posizione e individuare i colli di bottiglia nelle fasi iniziali.

Il recruiter presenta formalmente al responsabile delle assunzioni il profilo di un candidato idoneo, affinché lo valuti. Di solito l’evento viene registrato quando il recruiter sposta il candidato in una fase specifica del flusso di lavoro di iCIMS, come «Revisione del responsabile delle assunzioni».

Perché è importante

È un passaggio di consegne fondamentale. Misurare il tempo che intercorre tra questa fase e il riscontro del responsabile aiuta a individuare i ritardi nella parte del processo di sua competenza.

Questa attività indica che si è concluso il primo ciclo di colloqui con il candidato. In genere viene registrata quando, dopo il colloquio, il recruiter o il responsabile delle assunzioni aggiorna lo stato del candidato.

Perché è importante

È una tappa importante del processo di valutazione. Il tempo che intercorre tra questo evento e l’invio del riscontro è fondamentale per analizzare il ciclo di raccolta dei riscontri del responsabile delle assunzioni.

È stata formulata un’offerta di lavoro formale e presentata al candidato. È una tappa fondamentale, che in genere viene registrata quando lo stato della candidatura passa a una fase specifica, come «Offerta».

Perché è importante

Questa attività costituisce il numeratore del KPI del tasso di accettazione delle offerte. Segna l’inizio della fase decisionale conclusiva del processo di selezione.

Il candidato ha accettato formalmente l’offerta di lavoro. È una tappa fondamentale per il buon esito del processo, registrata quando il recruiter aggiorna lo stato del candidato in base alla sua risposta.

Perché è importante

Questa attività è essenziale per calcolare il tasso di accettazione delle offerte e segna il passaggio alle verifiche preassuntive e all’inserimento.

È l’attività conclusiva che indica il buon esito del processo di selezione. L’evento viene registrato quando il candidato passa allo stato finale «Assunto», che conclude ufficialmente la procedura di candidatura e spesso avvia i flussi di lavoro di inserimento.

Perché è importante

È il principale evento conclusivo che indica il buon esito del processo. È essenziale per calcolare il tempo complessivo necessario per assumere e i tassi di conversione del processo di selezione.

L’azienda ha deciso di non proseguire con il candidato in una fase del processo. L’evento viene registrato quando il recruiter o il responsabile delle assunzioni aggiorna lo stato della candidatura a uno stato terminale come «Rifiutata» o «Non selezionata».

Perché è importante

È l’esito conclusivo più frequente. Analizzare in quale fase si verificano la maggior parte dei rifiuti è fondamentale per comprendere l’efficacia del processo di selezione e individuare i colli di bottiglia.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può migliorare il processo di recruiting e acquisizione dei talenti?

Il Process Mining visualizza l’intero percorso di recruiting, dalla candidatura all’inserimento, utilizzando i dati iCIMS già disponibili. Individua colli di bottiglia, inefficienze e lacune di conformità che spesso sfuggono ai report tradizionali. In questo modo può prendere decisioni basate sui dati per semplificare il processo di selezione e migliorare l’esperienza dei candidati.

Quali dati di iCIMS servono per un’analisi di Process Mining?

Per iniziare, in genere servono Event Log con identificativi dei casi, nomi delle attività e indicazioni temporali. Per un processo di recruiting, si tratta per esempio dell’ID della candidatura di lavoro, delle fasi svolte, come «Candidatura inviata», «Colloquio pianificato» e «Offerta inviata», e della data e dell’ora in cui si è verificata ciascuna fase. Altri attributi, come il nome del recruiter o il reparto per cui si assume, possono arricchire l’analisi.

Come si estraggono da iCIMS i dati degli eventi necessari?

iCIMS offre diverse funzionalità di reportistica ed esportazione dei dati, che consentono di estrarre gli Event Log necessari. A seconda della configurazione di iCIMS, potrebbe essere necessario creare report personalizzati o integrare le API. I nostri esperti possono aiutarLa a individuare il metodo più adatto per acquisire tutti i dati essenziali in modo accurato ed efficiente.

Quali miglioramenti possiamo aspettarci introducendo il Process Mining nel processo di selezione?

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come una riduzione del tempo necessario per assumere, un minor numero di candidati che abbandonano il processo e una maggiore efficienza dei recruiter. Il Process Mining aiuta a individuare le cause profonde dei ritardi e dei numerosi rifiuti delle offerte, consentendo di intervenire in modo mirato. Il risultato è un processo di selezione più standardizzato e conforme alle procedure.

Quali sono i requisiti tecnici tipici di un progetto di Process Mining?

Il requisito tecnico principale è poter accedere ai dati storici del processo, di solito in un formato strutturato come CSV o sotto forma di tabelle di database. È inoltre necessaria una piattaforma software di Process Mining per acquisire e analizzare questi dati. Una volta definite le modalità iniziali di estrazione, in genere è sufficiente un supporto IT limitato.

Quanto tempo occorre in genere per completare un’analisi di Process Mining del processo di selezione?

L’estrazione iniziale dei dati e la configurazione possono richiedere alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta acquisiti i dati, la fase di analisi dura in genere dalle 4 alle 8 settimane, durante le quali vengono elaborati e convalidati i risultati. L’attuazione delle modifiche consigliate e la valutazione del loro impatto sono attività continuative.

Il Process Mining sostituisce gli strumenti di analisi e reportistica HR che utilizziamo già?

No, il Process Mining affianca gli strumenti di analisi e reportistica HR esistenti. Gli strumenti tradizionali mostrano «che cosa» è successo, mentre il Process Mining rivela «come» e «perché» si sono svolte le attività del processo. Offre una visione più approfondita dei flussi di processo dall’inizio alla fine e fornisce indicazioni diagnostiche e operative che vanno oltre le Dashboard standard.

Il Process Mining può aiutarci a garantire la conformità nel processo di selezione?

Sì, il Process Mining è particolarmente utile per individuare le deviazioni dai percorsi di selezione standardizzati e conformi alle procedure. Può mettere in evidenza i casi in cui sono stati saltati passaggi obbligatori, non sono state ottenute le approvazioni o non sono state rispettate le tempistiche, consentendo di affrontare in modo proattivo i potenziali rischi di non conformità. In questo modo è possibile rispettare le politiche interne e le normative esterne.

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