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Migliora la tua Elaborazione Fatture Accounts Payable

La tua guida in 6 passaggi per ottimizzare la Contabilità Fornitori in SAP S/4HANA.
Migliora la tua Elaborazione Fatture Accounts Payable
Sfide (12) Obiettivi (10) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (4)
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Ottimizza l'Elaborazione delle Fatture Fornitori in SAP S/4HANA

Molte organizzazioni affrontano inefficienze nascoste nell'elaborazione delle loro fatture, che causano ritardi e problemi di conformità. La nostra piattaforma ti aiuta a individuare i colli di bottiglia precisi, dall'acquisizione iniziale dei dati all'esecuzione finale del pagamento. Ciò fornisce una visione chiara, permettendoti di ottimizzare le operazioni e massimizzare le performance.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché Ottimizzare la Gestione delle Fatture Fornitore?

La gestione delle fatture fornitore è un pilastro operativo fondamentale per qualsiasi azienda. Gestire in modo efficiente le fatture – dal ricevimento al pagamento finale – non significa solo saldare i conti; è fondamentale per mantenere un flusso di cassa sano, solide relazioni con i fornitori e la conformità finanziaria. In ambienti aziendali complessi come SAP S/4HANA, il processo di Contabilità Fornitori può trasformarsi in un'intricata rete di attività che coinvolge più reparti, sistemi e interazioni utente. Senza una chiara visibilità, questi processi nascondono spesso inefficienze che portano a notevoli svantaggi finanziari, come penali per ritardato pagamento, mancati sconti per pagamenti anticipati, rilavorazioni inutili e persino violazioni della conformità.

La mancata ottimizzazione della tua Contabilità Fornitori può comportare costi di elaborazione elevati, cicli di pagamento estesi, fornitori insoddisatti e un maggiore rischio di frode. Comprendere il vero percorso end-to-end di una fattura all'interno di SAP S/4HANA è il primo passo per trasformare queste sfide in opportunità di risparmi significativi e di eccellenza operativa. Molte organizzazioni faticano a identificare i punti precisi di ritardo o deviazione all'interno del loro workflow di elaborazione delle fatture, rendendo i miglioramenti mirati quasi impossibili con i metodi di analisi tradizionali.

Come il Process Mining Illumina il Tuo Processo di Contabilità Fornitori

Il Process Mining offre un livello di trasparenza senza precedenti sulle prestazioni effettive della tua gestione delle fatture fornitore, sfruttando i dati degli eventi direttamente dal tuo sistema SAP S/4HANA. Invece di basarsi su ipotesi o interviste manuali, il Process Mining ricostruisce il ciclo di vita completo di ogni fattura, creando un gemello digitale preciso delle tue operazioni. Analizzando tabelle come BKPF, BSEG, ACDOCA e altre, identifica ogni attività che una fattura attraversa – da "Fattura Ricevuta" a "Pagamento Completato" – e traccia i suoi timestamp precisi e gli utenti responsabili.

Questo potente approccio analitico consente di visualizzare i percorsi esatti che le fatture intraprendono, evidenziare tutte le varianti di processo e individuare dove si verificano i colli di bottiglia. Puoi vedere chiaramente quanto tempo richiede ogni passaggio (ad es. "Fattura Validata" o "Fattura Inviata per Approvazione"), quali utenti o reparti causano ritardi e dove sono più diffuse le rilavorazioni o gli interventi manuali. Questo livello di insight basato sui fatti e sui dati ti permette di andare oltre le congetture e di implementare cambiamenti basati sull'esecuzione reale dei processi all'interno del tuo panorama SAP S/4HANA.

Aree di Miglioramento Chiave Scoperte dal Process Mining

Applicando il Process Mining alla tua gestione delle fatture fornitore, scoprirai aree specifiche mature per la trasformazione:

  • Identificazione dei Colli di Bottiglia: Identifica istantaneamente dove le fatture impiegano un tempo eccessivo. Si tratta di uno specifico passaggio di approvazione, di un ritardo nella corrispondenza con l'Ordine d'Acquisto, o di un problema ricorrente durante la risoluzione delle discrepanze? Puoi analizzare in dettaglio specifici reparti, utenti o persino tipi di fattura che causano i rallentamenti, contribuendo significativamente a ridurre il tempo di ciclo della gestione delle fatture fornitore.
  • Opportunità di Automazione: Individua le attività manuali che potrebbero essere automatizzate. Ad esempio, se molte fatture seguono costantemente un percorso semplice e prevedibile, queste sono candidate ideali per la Robotic Process Automation (RPA) o per workflow guidati dal sistema potenziati all'interno di SAP S/4HANA.
  • Conformità e Aderenza alle Policy: Rileva deviazioni dai termini di pagamento stabiliti, dalle gerarchie di approvazione interne o dai requisiti normativi. Comprendi perché alcune fatture vengono pagate in ritardo, comportando penali, o perché certe approvazioni bypassano le procedure standard.
  • Ottimizzazione del Capitale Circolante: Analizza l'aderenza ai termini di pagamento e identifica le opportunità per massimizzare gli sconti per pagamenti anticipati. Semplificando l'elaborazione, puoi assicurarti che le fatture siano pronte per il pagamento in modo strategico, ottimizzando il tuo flusso di cassa ed evitando oneri per ritardi.
  • Standardizzazione dei Processi e Applicazione delle Best Practice: Confronta i flussi di processo tra diverse unità organizzative o gruppi di fornitori. Identifica le varianti di processo più efficienti e utilizzale come modello per standardizzare e migliorare le prestazioni complessive della gestione delle fatture fornitore in tutta l'azienda.

Risultati Attesi: Benefici Misurabili per la Tua Attività

Gli insight ottenuti dal Process Mining si traducono direttamente in benefici tangibili per la gestione delle tue fatture fornitore:

  • Riduzione del Tempo di Ciclo di Elaborazione: Accelera l'elaborazione end-to-end delle fatture da giorni o settimane a ore, contribuendo direttamente a un tempo di ciclo più rapido per la gestione delle fatture fornitore.
  • Risparmi Significativi sui Costi: Minimizza le penali per ritardato pagamento, massimizza gli sconti per pagamenti anticipati, riduci lo sforzo manuale e diminuisci le rilavorazioni, portando a significative riduzioni dei costi operativi.
  • Conformità Migliorata e Rischio Ridotto: Garantisci una coerenza nell'aderenza alle policy di pagamento, alle matrici di approvazione e ai requisiti normativi, mitigando i rischi finanziari e reputazionali.
  • Miglioramento delle Relazioni con i Fornitori: Promuovi relazioni più solide con i fornitori attraverso pagamenti puntuali e prevedibili, portando a un maggiore potere negoziale e alla stabilità della supply chain.
  • Aumento della Produttività: Rialloca il tuo team di Contabilità Fornitori dalle attività reattive di risoluzione dei problemi e immissione manuale dei dati ad attività più strategiche e a valore aggiunto.

Iniziare a Ottimizzare la Tua Contabilità Fornitori

Trasformare la gestione delle tue fatture fornitore in SAP S/4HANA non richiede un grande stravolgimento o competenze specialistiche di data science. Sfruttando una soluzione di Process Mining dedicata, puoi connetterti rapidamente ai tuoi dati SAP S/4HANA e iniziare a scoprire insight in pochi giorni, non mesi. Questo potente approccio ti consente di monitorare continuamente il tuo processo, misurare l'impatto dei miglioramenti e sostenere l'eccellenza operativa nel tempo. Immergiti nei tuoi dati e scopri come migliorare la gestione delle fatture fornitore, creando un'operazione più efficiente, conforme e economicamente vantaggiosa.

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Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Le fatture spesso rimangono bloccate nelle code di approvazione per periodi prolungati, causando pagamenti in ritardo e relazioni tese con i fornitori. Questo incide sulla gestione del flusso di cassa e può comportare la perdita di opportunità di sconto per pagamenti anticipati. ProcessMind analizza le attività da 'Fattura Inviata per Approvazione' a 'Fattura Approvata' per individuare esattamente dove si verificano i ritardi, identificando specifici approvatori o dipartimenti che causano colli di bottiglia nell'Elaborazione Fatture Fornitore all'interno di SAP S/4HANA.

Il tempo complessivo dalla ricezione di una fattura al suo pagamento finale è eccessivo, assorbendo risorse preziose e aumentando i costi operativi. Questo ciclo prolungato impedisce al team della Contabilità Fornitori (AP) di concentrarsi su attività più strategiche e riduce l'efficienza. ProcessMind offre una visione end-to-end del tuo processo di gestione delle fatture fornitori, mostrando la durata precisa di ogni fase. Evidenzia le attività che contribuiscono maggiormente a tempi di ciclo lunghi all'interno di SAP S/4HANA, indicando le aree di miglioramento più significative.

I ritardi nell'elaborazione comportano che la vostra organizzazione non riesca spesso a sfruttare gli sconti per pagamento anticipato offerti dai fornitori, con un impatto diretto sulla redditività. Questa perdita rappresenta una fuga finanziaria tangibile che potrebbe essere prevenuta. ProcessMind identifica le fatture con condizioni di pagamento rilevanti e ne traccia il percorso fino all'esecuzione del pagamento nel processo di Elaborazione Fatture Contabilità Fornitori. Rivela dove si verificano i ritardi che causano la perdita di questi preziosi sconti, indicando il potenziale di miglioramento in SAP S/4HANA.

Errori frequenti durante l'acquisizione dati fattura richiedono correzioni manuali e rilavorazioni, portando a un aumento dei costi di elaborazione e a ritardi. Questi errori spesso si propagano nel sistema, creando discrepanze in fasi successive del processo. ProcessMind analizza la frequenza e i tipi di cicli di rilavorazione che si verificano dopo le attività di "Invoice Data Captured" e "Invoice Validated" nella gestione delle fatture Accounts Payable. Identifica le fonti comuni di errori in SAP S/4HANA, indicando dove l'automazione o la formazione possono ridurre le rilavorazioni.

Le fatture a volte vengono pagate al di fuori dei termini stabiliti o senza la dovuta approvazione, e ciò comporta rischi di conformità e potenziali sanzioni finanziarie. Garantire l'adesione alle normative interne ed esterne è fondamentale per l'integrità finanziaria. ProcessMind monitora l'attività 'Pagamento Eseguito' confrontandola con gli attributi 'Termini di Pagamento' e 'Data di Scadenza Fattura'. Segnala i casi di pagamenti o processi non conformi nell'Elaborazione Fatture Fornitore, consentendo una mitigazione proattiva del rischio all'interno di SAP S/4HANA.

I team Finance spesso faticano a determinare lo stato esatto di una fattura, portando a richieste manuali, perdite di tempo e difficoltà nel fornire risposte tempestive ai fornitori. Questa mancanza di trasparenza ostacola una gestione efficace. ProcessMind visualizza l'intero percorso di gestione delle fatture Accounts Payable da "Invoice Received" a "Payment Cleared". Fornisce insight trasparenti e in tempo reale su ogni passo che una fattura compie in SAP S/4HANA, eliminando le incertezze e migliorando la comunicazione.

Un elevato volume di fatture richiede l'intervento manuale per risolvere le discrepanze relative a prezzi, quantità o informazioni mancanti. Questa rilavorazione assorbe significative risorse del team AP e prolunga i tempi di elaborazione. ProcessMind identifica i modelli in cui le fatture spesso entrano nell'attività "Discrepanza Risolta" dopo "Ordine d'acquisto Abbinato" o "Ricevimento Merce Abbinato". Evidenzia le cause radice di queste discrepanze nell'Elaborazione Fatture Fornitori, ottimizzando le operazioni SAP S/4HANA.

Le discrepanze tra ordini d'acquisto, ricezioni merce e fatture comportano blocchi e indagini manuali, rallentando l'intero ciclo di pagamento. Questa inefficienza genera arretrati e ritardi nel saldo finale. ProcessMind analizza le attività di "Corrispondenza Ordine d'Acquisto" e "Corrispondenza Ricevimento Merce", identificando dove le discrepanze causano deviazioni o rilavorazioni. Visualizza l'impatto sull'elaborazione delle fatture fornitori (Accounts Payable) all'interno di SAP S/4HANA, consentendo una riprogettazione mirata del processo.

L'elaborazione di fatture che mancano di un ordine d'acquisto corrispondente o che ne hanno uno non valido crea un significativo sovraccarico amministrativo e aumenta il rischio di spese non autorizzate. Ciò porta spesso a problemi di "acquisto non autorizzato" (maverick buying). ProcessMind può identificare le fatture che bypassano i passaggi standard di corrispondenza dell'ordine d'acquisto o che vengono instradate per l'elaborazione manuale a causa di attributi "Numero Ordine d'Acquisto" mancanti nelle prime fasi dell'elaborazione delle fatture fornitori. Aiuta a far rispettare la conformità all'ordine d'acquisto in SAP S/4HANA.

Nonostante i controlli interni, esiste sempre il rischio che una fattura possa essere pagata più di una volta, portando a perdite finanziarie e sforzi di riconciliazione. I pagamenti duplicati sprecano risorse e incidono sul flusso di cassa. ProcessMind analizza gli attributi "Numero Fattura" e "Importo Fattura" associati agli eventi "Pagamento Eseguito". Identifica modelli e istanze nel processo di Elaborazione Fatture Contabilità Fornitori in cui la stessa fattura viene pagata più volte all'interno di SAP S/4HANA, prevenendo perdite.

Le fatture possono passare attraverso passaggi ridondanti o che non aggiungono valore, prolungando il tempo di elaborazione e consumando risorse senza contribuire al risultato finale. Questi passaggi aggiuntivi nascondono opportunità di semplificazione. ProcessMind mappa il flusso di processo effettivo nell'Elaborazione Fatture Fornitore, rivelando deviazioni dal percorso ideale. Evidenzia le attività eseguite frequentemente ma che non aggiungono valore in SAP S/4HANA, indicando dove i processi possono essere ottimizzati.

Le fatture non sono sempre indirizzate all'approvatore corretto o non seguono una gerarchia di approvazione coerente, portando a confusione, re-indirizzamenti e ritardi. Questa mancanza di standardizzazione complica la tracciabilità degli audit. ProcessMind visualizza i percorsi di approvazione effettivi delle fatture dalla fase 'Fattura Inviata per Approvazione' a 'Fattura Approvata', basandosi sugli attributi 'Approvatore' e 'Centro di Costo'. Ciò espone gli instradamenti incoerenti nell'Elaborazione Fatture Fornitore all'interno di SAP S/4HANA, consentendo la standardizzazione.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Ridurre il tempo di attesa di una fattura per l'approvazione ha un impatto diretto sulle relazioni con i fornitori e sul flusso di cassa. Approvazioni più rapide significano fatture elaborate e pagate puntualmente, sbloccando spesso sconti per pagamento anticipato e migliorando la gestione del capitale circolante nell'elaborazione delle fatture di contabilità fornitori. ProcessMind identifica i colli di bottiglia nei tuoi workflow di approvazione SAP S/4HANA, individuando utenti o passaggi specifici che causano ritardi. Analizzando i tempi di ciclo per ogni approvatore e percorso di approvazione, puoi identificare opportunità per snellire il processo, puntando a una riduzione del 15-25% della durata dell'approvazione e a un miglioramento complessivo dell'efficienza della contabilità fornitori.

I lunghi tempi di elaborazione delle fatture comportano un aumento dei costi operativi, potenziali penali per pagamenti in ritardo e relazioni tese con i fornitori. Ottenere un ciclo di elaborazione complessivo più breve, dalla ricezione al pagamento, è fondamentale per un reparto Contabilità Fornitori efficiente. ProcessMind mappa l'intero ciclo di vita delle fatture in SAP S/4HANA, identificando passaggi che non aggiungono valore, rilavorazioni e attività parallele che prolungano l'elaborazione. Visualizzando i flussi di processo effettivi, puoi eliminare le ridondanze e ottimizzare la sequenza delle attività, mirando a una riduzione del 20-30% del tempo medio di elaborazione delle fatture.

Non sfruttare gli sconti per pagamento anticipato rappresenta una perdita diretta di potenziali risparmi per la vostra organizzazione. Catturare attivamente questi sconti può migliorare significativamente la redditività e il flusso di cassa, rendendolo un indicatore di performance chiave per la Contabilità Fornitori. ProcessMind aiuta a identificare le fatture che, a causa di ritardi di elaborazione all'interno di SAP S/4HANA, non hanno potuto beneficiare dello sconto per pagamento anticipato. Correlando i tempi di elaborazione con i termini di sconto, è possibile individuare le cause alla radice delle opportunità perse e implementare modifiche al processo per catturare un ulteriore 5-10% di sconti.

L'inserimento manuale dei dati è una fonte comune di errori nell'Elaborazione Fatture Fornitore, causando rilavorazioni, ritardi nei pagamenti e problemi di riconciliazione. L'eliminazione di questi errori è vitale per l'accuratezza dei dati, l'efficienza operativa e la riduzione dei costi associati. ProcessMind evidenzia varianti di processo e rilavorazioni originate da errori di inserimento dati in SAP S/4HANA, mostrando dove gli errori vengono introdotti e il loro impatto a valle. Identificando questi punti, puoi implementare automazione o regole di validazione più stringenti, mirando a ridurre le rilavorazioni legate all'inserimento dati del 30-40%.

Il rispetto delle politiche di pagamento interne e dei requisiti normativi è fondamentale per la governance finanziaria, la gestione del rischio e la preparazione agli audit. La non conformità può comportare sanzioni, discrepanze finanziarie e danni reputazionali per l'organizzazione. ProcessMind confronta automaticamente i percorsi effettivi di elaborazione delle fatture in SAP S/4HANA con le regole di conformità definite, segnalando le deviazioni. Offre una visione chiara delle attività non conformi o dei passaggi non autorizzati, consentendo l'applicazione delle politiche e puntando a un tasso di conformità superiore al 95% su tutte le transazioni.

La mancanza di visibilità in tempo reale sullo stato di una fattura crea incertezza, genera richieste ridondanti e ostacola una previsione efficace del flusso di cassa. Migliorare la trasparenza in tutto il ciclo di Elaborazione Fatture Fornitore apporta benefici agli stakeholder interni e ai fornitori. ProcessMind fornisce una mappa visiva interattiva del percorso di ogni fattura in SAP S/4HANA, mostrando la sua attività attuale e i passaggi precedenti. Questo elimina scenari da 'scatola nera', consentendo agli stakeholder di monitorare l'avanzamento e rispondere rapidamente alle richieste, migliorando la trasparenza e riducendo il tempo di risoluzione delle richieste del 20%.

Frequenti rilavorazioni dovute a discrepanze, come discordanze nelle quantità o nei prezzi, aumentano significativamente i costi di elaborazione e ritardano i pagamenti. La riduzione di queste rilavorazioni contribuisce direttamente all'efficienza operativa e migliora le prestazioni complessive degli Accounts Payable. ProcessMind identifica le attività e le condizioni specifiche che più frequentemente portano a discrepanze e ai successivi cicli di rilavorazione all'interno di SAP S/4HANA. Analizzando le cause alla radice, come una scarsa acquisizione dati o un abbinamento incoerente, puoi implementare misure preventive, riducendo le rilavorazioni legate alle discrepanze del 25-35%.

Un processo di matching a 3 vie (fattura, ordine d'acquisto, ricevimento merce) inefficiente è un comune collo di bottiglia, che porta a interventi manuali e ritardi. Ottimizzare questo passaggio cruciale garantisce pagamenti accurati e riduce lo sforzo richiesto al team di gestione delle fatture fornitori. ProcessMind visualizza il flusso del matching a 3 vie in SAP S/4HANA, identificando dove si verificano i fallimenti di matching, le loro cause e come influiscono sui passaggi successivi. Comprendendo le variazioni di processo, è possibile automatizzare più scenari di matching e ridurre le eccezioni manuali del 20-30%.

Le fatture ricevute senza un ordine di acquisto (PO) valido interrompono l'elaborazione standard, richiedendo spesso interventi manuali e ritardando l'approvazione. Ridurre queste fatture 'senza PO' migliora l'automazione dei processi e rafforza i controlli sugli acquisti. ProcessMind aiuta a identificare la frequenza e l'impatto delle fatture 'senza PO' all'interno del tuo sistema SAP S/4HANA, monitorando i loro specifici percorsi di elaborazione e i passaggi aggiuntivi. Analizzando la provenienza di queste fatture, puoi applicare politiche sui PO a monte, mirando a ridurre le fatture 'senza PO' del 15-20%.

I pagamenti di fatture duplicate comportano perdite finanziarie dirette, richiedono una riconciliazione dispendiosa in termini di tempo e possono danneggiare la fiducia dei fornitori. L'implementazione di controlli robusti per prevenire tali errori è una priorità assoluta per l'integrità finanziaria nella Contabilità Fornitori. ProcessMind analizza i dati storici dei pagamenti e identifica i casi in cui si sono verificati pagamenti duplicati all'interno di SAP S/4HANA, rivelando le deviazioni di processo che li hanno permessi. Mappando gli scenari comuni che portano a duplicati, è possibile implementare misure preventive e rafforzare i controlli, riducendo questo rischio quasi a zero.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per la gestione delle fatture di contabilità fornitori

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Analizza il tuo processo

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Cosa fare

Accedi e scarica il modello Excel preconfigurato per l'estrazione dati, personalizzato per l'elaborazione delle fatture fornitori in SAP S/4HANA.

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Perché è importante

L'utilizzo del template corretto assicura che i tuoi dati siano strutturati adeguatamente per l'analisi, risparmiando tempo e prevenendo errori nei passaggi successivi.

Risultato atteso

Un modello dati pronto all'uso, perfettamente allineato ai requisiti di elaborazione delle fatture fornitori in SAP S/4HANA.

COSA OTTERRAI

Scopri le Inefficienze Nascoste della Gestione Fatture Fornitori, Trasforma il Tuo Workflow

ProcessMind visualizza il tuo processo di Contabilità Fornitori in SAP S/4HANA, rivelando insight critici e colli di bottiglia esatti. Scopri dove si verificano i ritardi e come ottimizzare le operazioni per la massima efficienza.
  • Visualizza il flusso end-to-end delle fatture dei fornitori
  • Individua i colli di bottiglia esatti nel ciclo di pagamento
  • Identifica rischi di conformità e deviazioni
  • Valuta le performance della Contabilità Fornitori tra le diverse entità
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Massimizza l'Efficienza e i Risparmi nella Gestione Fatture Fornitori

Questi risultati dimostrano i significativi miglioramenti operativi e le riduzioni dei costi realizzati applicando il Process Mining alla gestione delle fatture fornitori in SAP S/4HANA. Analizzando meticolosamente lo stato attuale, le organizzazioni possono identificare le inefficienze, eliminare le rilavorazioni e ottimizzare i workflow di pagamento.

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Approvazione Fatture più Rapida

Riduzione media dei tempi di approvazione

Identifica ed elimina i colli di bottiglia nel processo di approvazione, portando a una più rapida elaborazione delle fatture e a fornitori più soddisfatti.

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Massimizzare gli Sconti per Pagamento Anticipato

Aumento del tasso di acquisizione sconti

Ottimizza la pianificazione dei pagamenti e i flussi di lavoro di approvazione per assicurare che le fatture idonee vengano saldate in tempo per ottenere preziosi sconti per pagamento anticipato, incrementando la redditività.

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Rilavorazioni manuali ridotte

Riduzione nella risoluzione delle discrepanze

Individua le cause alla radice delle discrepanze delle fatture e degli errori di inserimento dati, riducendo significativamente la necessità di rilavorazione manuale e i costi associati.

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Maggiore Conformità nei Pagamenti

Miglioramento del tasso di pagamenti puntuali

Garantisci che una percentuale maggiore di fatture sia pagata entro la data di scadenza, evitando penali per ritardo e rafforzando le relazioni con i fornitori.

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Riconciliazione a tre vie snellita

Aumento degli abbinamenti riusciti

Migliora l'efficienza dell'abbinamento di ordini d'acquisto, ricevimenti merci e fatture, riducendo drasticamente eccezioni e interventi manuali.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e al contesto organizzativo. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni di successo del Process Mining per la contabilità fornitori.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco per un documento di fattura, che serve come ID del case primario per il processo di Contabilità Fornitori.

Perché è importante

Identifica in modo univoco il percorso di ogni fattura, rendendo possibile tracciare il suo intero ciclo di vita e analizzare le performance del processo caso per caso.

Il nome di uno specifico evento o passaggio aziendale che si è verificato nel ciclo di vita dell'elaborazione della fattura.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del flusso di processo, l'identificazione dei colli di bottiglia e il rilievo dei cicli di rilavorazione.

La data e l'ora esatte in cui si è verificata l'attività.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate, che sono essenziali per il Process Mining.

L'user ID della persona che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Attribuisce le attività a individui specifici, permettendo l'analisi delle performance degli utenti, del carico di lavoro e della conformità alle politiche di segregazione delle mansioni.

L'unità organizzativa per la quale la fattura viene elaborata.

Perché è importante

Consente il confronto delle performance di processo tra diverse entità legali, aiutando a identificare problemi specifici per regione o business unit e le migliori pratiche.

Il nome del fornitore che ha presentato la fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance di processo per fornitore, contribuendo a identificare i fornitori problematici e a gestire efficacemente le relazioni strategiche con essi.

L'importo lordo totale della fattura nella valuta originale del documento.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario al processo, consentendo analisi basate sul valore, la prioritizzazione delle fatture di alto valore e la quantificazione degli impatti finanziari.

L'identificatore univoco dell'ordine di acquisto associato alla fattura, se applicabile.

Perché è importante

Cruciale per analizzare l'efficienza del matching a 3 vie e misurare la conformità alle politiche di approvvigionamento, identificando le fatture elaborate senza un ordine di acquisto.

La data entro la quale il pagamento della fattura è dovuto al fornitore.

Perché è importante

Questo è il fattore trainante principale per l'analisi dei pagamenti puntuali, consentendo la misurazione delle prestazioni di pagamento e del loro impatto sulle relazioni con i fornitori e sulle penali di mora.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna la creazione di un documento di fattura in SAP, sia manualmente che tramite un'interfaccia automatizzata come OCR/VIM. Questo evento è tipicamente acquisito dalla data e ora di creazione dell'intestazione del documento contabile.

Perché è importante

Come punto di partenza del processo, questa attività è essenziale per calcolare il tempo di ciclo end-to-end della fattura e misurare il throughput dell'intero processo di Contabilità Fornitori.

Il sistema ha applicato automaticamente o manualmente un blocco sulla fattura, impedendone il pagamento. Ciò è tipicamente dovuto a discrepanze nel prezzo, nella quantità o alla mancanza di approvazioni.

Perché è importante

È un indicatore chiave di problemi e rilavorazioni. Analizzare le motivazioni e le durate dei blocchi aiuta a identificare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti e delle inefficienze di processo.

La fattura ha ricevuto tutte le approvazioni necessarie all'interno del sistema di workflow. Questo è spesso il passaggio finale prima che una fattura possa essere registrata o sbloccata per il pagamento.

Perché è importante

Questo traguardo chiave segna la fine del ciclo di approvazione. Il tempo tra l'inoltro e l'approvazione è una metrica cruciale per l'efficienza.

La fattura è formalmente registrata nel Libro Mastro Generale, creando una passività finanziaria. Un documento parcheggiato diventa un documento registrato, oppure viene effettuata una registrazione diretta.

Perché è importante

Questo è un traguardo finanziario cruciale. Conferma l'obbligo di pagamento dell'azienda ed è spesso un prerequisito per la pianificazione del pagamento.

È stato effettuato un pagamento per la fattura. Questo viene registrato quando la sessione di pagamento è completata e un documento di pagamento viene creato e contabilizzato.

Perché è importante

Questa attività è cruciale per l'analisi del cash flow e per misurare il KPI 'On-Time Payment Rate' confrontando questa data con la data di scadenza della fattura.

Questa attività segna la chiusura finale della fattura, dove il pagamento e la fattura vengono riconciliati tra loro nel sottoconto. Ciò significa che il processo è completo.

Perché è importante

Essendo la fase finale del processo, questa attività è essenziale per un calcolo accurato del tempo di ciclo end-to-end. Conferma che il debito è stato saldato.

Il documento di fattura è stato stornato, annullandone di fatto l'impatto finanziario. Questo è uno stato finale alternativo per il processo, spesso dovuto a registrazioni errate o controversie con i fornitori.

Perché è importante

Il monitoraggio degli annullamenti aiuta a identificare le cause dei fallimenti di processo, come invii duplicati o dati di fattura errati, che possono indicare problemi a monte.

FAQ

Domande frequenti

Il process mining visualizza il tuo flusso effettivo di elaborazione delle fatture per rivelare colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e deviazioni dalle procedure standard. Questo insight basato sui dati ti permette di accelerare le approvazioni delle fatture, catturare più sconti per pagamento anticipato e migliorare l'efficienza operativa complessiva. Aiuta a garantire la conformità e a ridurre gli errori manuali evidenziando le aree problematiche.

Vi serviranno principalmente i dati di event log che dettagliano ogni fase del ciclo di vita di una fattura, inclusi activity, timestamp e case ID (il numero della fattura). Le tabelle rilevanti includono tipicamente BKPF, BSEG, RBKP, RSEG e i documenti di modifica. L'obiettivo è ricostruire l'esatta sequenza degli eventi per ogni fattura.

Potrete ottenere miglioramenti quantificabili, come la riduzione dei tempi di elaborazione delle fatture, una maggiore acquisizione degli sconti per pagamento anticipato e la minimizzazione delle rilavorazioni manuali. I primi risultati che identificano i principali colli di bottiglia sono spesso ottenibili entro poche settimane dall'estrazione dei dati. Gli sforzi di ottimizzazione continua possono generare risultati significativi nel corso di diversi mesi.

Il process mining mapperà con precisione i colli di bottiglia nell'approvazione, percorsi di routing inconsistenti e cicli di rilavorazione ricorrenti. Identifica dove gli errori di inserimento dati manuale si verificano frequentemente ed evidenzia le fatture senza ordini d'acquisto validi o passaggi di elaborazione non necessari. Ciò rivela le vere cause di ritardi e non conformità.

No, il process mining è una tecnica analitica non invasiva. Richiede accesso in sola lettura ai dati storici delle transazioni dal vostro sistema SAP S/4HANA. Ciò significa che opera senza influenzare il vostro ambiente di produzione live, i flussi di lavoro degli utenti o le prestazioni del sistema.

Avrete bisogno di una piattaforma software di Process Mining e di un accesso sicuro e in sola lettura al vostro database SAP S/4HANA. L'estrazione dei dati viene tipicamente effettuata tramite connettori SAP standard (es. RFC), report personalizzati o query dirette al database. Non sono richieste modifiche al vostro sistema SAP core.

Assolutamente. Analizzando i log degli eventi, il process mining identifica gli approvatori o i dipartimenti specifici che causano ritardi e individua le fasi esatte in cui le fatture si bloccano. Questa visibilità granulare consente interventi mirati, come adeguamenti del workflow o formazione, per ottimizzare e accelerare significativamente le approvazioni.

Il process mining può rilevare automaticamente le deviazioni dalle politiche di pagamento e dai controlli interni definiti. Evidenzia casi di termini di pagamento non conformi, esecuzioni di pagamenti non autorizzate o potenziali pagamenti di fatture duplicate. Questo monitoraggio continuo rafforza la governance e riduce i rischi finanziari.

Il process mining per la Contabilità Fornitori utilizza principalmente dati provenienti dai moduli standard di SAP S/4HANA come Contabilità Finanziaria (FI) e Gestione Materiali (MM) per la verifica delle fatture. Il requisito fondamentale è l'accesso ai dati delle transazioni provenienti dalle intestazioni dei documenti, dalle voci di riga e dai log delle modifiche relativi alle attività di elaborazione delle fatture.

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