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Migliori la gestione delle note spese

La guida in 6 passaggi per ottimizzare la gestione delle note spese in Expensify.
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Ottimizzi la gestione delle spese in Expensify per accelerare i rimborsi

Nei processi di gestione delle note spese si verificano spesso ritardi nelle approvazioni, mancato rispetto delle policy o rilavorazioni non necessarie. La nostra piattaforma aiuta a individuare con precisione questi colli di bottiglia e le inefficienze, offrendo una visione chiara delle cause profonde. In questo modo è possibile apportare miglioramenti basati sui dati, semplificare le attività, ridurre i costi e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché è importante ottimizzare la gestione delle spese

Anche con sistemi evoluti come Expensify, gestire le spese in modo efficace può essere difficile. Senza una visione chiara dei flussi di processo effettivi, le inefficienze possono passare inosservate, facendo aumentare i costi operativi, ritardando i rimborsi e riducendo la soddisfazione dei dipendenti. Può capitare che i dipendenti aspettino settimane per ricevere il rimborso o che i team finanziari trascorrano ore a sollecitare approvazioni e correggere errori. Questi problemi non gravano soltanto sulle risorse finanziarie, ma incidono anche sul morale e sulla produttività dell’intera organizzazione. Migliorare attivamente la gestione delle spese significa quindi non solo semplificare un’attività finanziaria, ma anche investire nell’efficienza aziendale, nella conformità e nella fiducia dei dipendenti. Capire come migliorare la gestione delle spese diventa così una priorità strategica.

Come il Process Mining aiuta a comprendere il processo delle spese

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per ottimizzare la gestione delle spese. Anziché affidarsi a supposizioni o testimonianze, utilizza i dati dell’Event Log direttamente dal sistema Expensify e dalle eventuali piattaforme finanziarie integrate per ricostruire il percorso effettivo di ogni rendiconto spese. Questa tecnica di analisi visualizza l’intero processo, dall’inizio alla fine, mostrando con precisione come i rendiconti passano dalla creazione al rimborso e alla registrazione contabile. Può individuare esattamente dove si verificano i colli di bottiglia, misurare il tempo di ciclo effettivo di ogni attività e rilevare gli scostamenti dal processo previsto. Ad esempio, il Process Mining può mostrare se alcuni responsabili impiegano regolarmente troppo tempo per approvare, se determinate categorie di spesa comportano più revisioni o se alcuni controlli delle policy causano ritardi imprevisti. Questa analisi approfondita dei dati operativi fornisce indicazioni utili che le verifiche manuali o i report tradizionali non possono offrire.

Aree chiave per migliorare il processo delle spese

Applicando il Process Mining alla gestione delle spese in Expensify, può individuare diverse aree prioritarie di miglioramento:

  • Semplificazione del flusso di approvazione: Individui gli approvatori o le fasi di approvazione che causano ritardi significativi. Verifichi se le approvazioni parallele avvengono davvero in parallelo o se le fasi sequenziali prolungano inutilmente i tempi di ciclo. Questo contribuisce direttamente a ridurre i tempi di ciclo della gestione delle spese.
  • Rispetto delle policy: Individui le violazioni più frequenti e le fasi in cui vengono introdotte o rilevate. Potrà così intervenire con formazione mirata o modifiche alle regole di sistema per migliorare la conformità in modo proattivo.
  • Efficienza dei rimborsi: Analizzi il passaggio dall’approvazione all’effettiva esecuzione del rimborso. Verifichi se i ritardi si verificano nella pianificazione, nell’elaborazione dei pagamenti o nella riconciliazione contabile.
  • Allocazione delle risorse: Comprenda come si distribuisce il carico di lavoro tra i team finanziari e i responsabili coinvolti nel processo, così da pianificare meglio le risorse e bilanciare i carichi.
  • Opportunità di automazione del processo: Individui le attività manuali ripetitive o i cicli di rilavorazione ricorrenti che potrebbero essere automatizzati o semplificati, liberando tempo prezioso del personale.

Risultati attesi dall’ottimizzazione

Ottimizzare in modo proattivo il processo di gestione delle spese con il Process Mining può portare benefici misurabili e concreti:

  • Rimborsi più rapidi: Riduca sensibilmente il tempo di ciclo complessivo dall’invio della spesa al rimborso, migliorando la soddisfazione dei dipendenti e la gestione dei flussi di cassa.
  • Riduzione dei costi operativi: Limiti gli errori manuali, riduca la necessità di solleciti continui e contenga i costi amministrativi legati alla gestione delle spese.
  • Maggiore conformità: Garantisca il rispetto costante delle policy aziendali sulle spese, riducendo i rischi finanziari e semplificando gli audit.
  • Maggiore soddisfazione dei dipendenti: Un processo di rimborso semplice, prevedibile e rapido migliora il morale dei dipendenti e la fiducia nelle funzioni amministrative dell’organizzazione.
  • Migliore controllo finanziario: Ottenga maggiore trasparenza sulle abitudini di spesa e sulle prestazioni del processo, per pianificare budget e previsioni con più precisione.

Con il Process Mining, può passare da un utilizzo di Expensify limitato alla gestione delle spese all’ottimizzazione attiva dell’intero processo.

Come iniziare a ottimizzare i processi in Expensify

Il primo passo per avviare questo percorso di ottimizzazione è comprendere lo stato attuale. Questa guida offre un metodo e gli strumenti per analizzare i dati di Expensify e individuare le inefficienze nascoste nel processo di gestione delle spese. Adottando un approccio basato sui dati, potrà prendere decisioni informate e ottenere miglioramenti concreti. Inizi oggi ad analizzare il processo e scopra come rendere la gestione delle spese più efficiente e conforme.

Gestione delle spese Approvazione delle spese Processo di rimborso Controlli di conformità Reparto finanziario Spese dei dipendenti Controllo dei costi Ottimizzazione del flusso di lavoro Spese di viaggio Rendicontazione delle spese T&E

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nell’approvazione da parte dei responsabili o dell’ufficio finanziario costringono i dipendenti ad attendere i rimborsi e generano frustrazione. Nel processo di gestione delle spese, questo riduce la soddisfazione dei dipendenti e immobilizza inutilmente il capitale circolante. ProcessMind analizza l’intero processo di gestione delle spese in Expensify, ricostruendo tutti i percorsi di approvazione e individuando con precisione i colli di bottiglia, oltre a quantificarne l’impatto sui tempi di ciclo. Evidenzia le fasi o gli approvatori che causano più spesso ritardi, così da consentire interventi mirati per semplificare i flussi di lavoro e migliorare l’esperienza dei dipendenti.

I dipendenti si trovano spesso a dover gestire il rifiuto delle proprie note spese, con conseguenti rilavorazioni e tempi di elaborazione più lunghi. Nel sistema di gestione delle spese Expensify, ciò può dipendere da informazioni mancanti, dal mancato rispetto delle policy o da istruzioni poco chiare per l’invio. ProcessMind visualizza tutti i cicli di rilavorazione e i punti in cui le note spese vengono rifiutate, individuando le cause profonde dei rifiuti. Analizzando gli attributi associati alle note spese rifiutate, come determinate categorie o i nominativi di chi le invia, aiuta a capire dove migliorare la comunicazione delle policy o la formazione, riducendo il lavoro manuale e accelerando le approvazioni.

Anche quando sono in vigore apposite policy, le organizzazioni faticano ad applicarle con coerenza e finiscono per approvare spese non conformi. Per le aziende che utilizzano Expensify, questo comporta rischi finanziari, possibili problemi in sede di audit e differenze nelle abitudini di spesa tra i reparti. ProcessMind utilizza l’attributo «Segnalazione di violazione della policy» e i flussi effettivi del processo per individuare gli scostamenti dalle policy di gestione delle spese previste. Mostra i casi in cui i controlli vengono aggirati o vengono comunque approvate note spese non conformi, consentendo di rafforzare l’applicazione delle policy e ridurre l’esposizione finanziaria.

I dipendenti attendono a lungo i rimborsi, con conseguente insoddisfazione e difficoltà di liquidità personali. Spesso i ritardi dipendono da inefficienze nelle fasi finali del processo di gestione delle spese, tra cui la revisione finanziaria, la pianificazione e l’esecuzione del pagamento in sistemi come Expensify. ProcessMind monitora l’intero ciclo di vita del rimborso, da «Rimborso pianificato» a «Rimborso eseguito» e «Registrazione contabile». Individua i ritardi in queste fasi cruciali e mostra dove intervenire per accelerare il processo, garantire pagamenti puntuali e migliorare il benessere finanziario dei dipendenti.

I team finanziari e i dipendenti dedicano molto tempo e risorse alla correzione manuale degli errori o alla richiesta di ulteriori informazioni sulle note spese. Nel sistema di gestione delle spese Expensify, queste rilavorazioni onerose aumentano i costi operativi e distolgono il personale da attività a maggior valore aggiunto. ProcessMind ricostruisce tutti i casi in cui una «Nota spese restituita per revisione» o in cui vengono «Allegate ricevute» dopo l’invio iniziale, quantificando il volume e le cause delle rilavorazioni. Aiuta a individuare le fasi del processo o i punti di inserimento dati che generano più errori, così da intervenire con automazioni mirate o semplificare il processo.

Le parti interessate non hanno una visione chiara e completa del percorso delle note spese, dall’invio al rimborso, e faticano quindi a individuare le inefficienze. Questa mancanza di trasparenza ostacola le decisioni e gli interventi di ottimizzazione nell’ambiente Expensify. ProcessMind ricostruisce l’intero processo di gestione delle spese e offre una rappresentazione oggettiva, basata sui dati, di tutti i percorsi seguiti dalle note spese. Questa visione d’insieme mette in luce le variazioni effettive del processo, i colli di bottiglia nascosti e le lacune di conformità, aiutando i team a definire interventi di miglioramento consapevoli.

Il costo complessivo di elaborazione di ogni nota spese supera le aspettative e incide sul budget e sull’allocazione delle risorse dell’ufficio finanziario. Nel processo di gestione delle spese Expensify, ciò può dipendere da flussi di lavoro inefficienti, interventi manuali eccessivi o tempi di ciclo prolungati. ProcessMind mette in relazione gli indicatori di prestazione del processo, come i tempi di ciclo e i tassi di rilavorazione, con i costi operativi. Individuando gli scostamenti onerosi e i percorsi inefficienti, aiuta a ottimizzare l’impiego delle risorse e a semplificare il processo di gestione delle spese, riducendo il costo di elaborazione per ogni nota spese.

Le policy sulle spese vengono applicate in modo diverso a seconda del reparto o dell’approvatore, con possibili disparità e aree di rischio per la conformità. Questa incoerenza compromette l’integrità del sistema di gestione delle spese in Expensify e può causare reclami da parte dei dipendenti o rilievi in sede di audit. ProcessMind analizza le decisioni di approvazione e gli esiti dei controlli sulle policy in base agli attributi «Reparto del dipendente» e «Approvatore». Evidenzia le differenze nei criteri di approvazione e nei motivi di rifiuto tra le diverse aree dell’organizzazione, consentendo di applicare le policy in modo uniforme e di fornire indicazioni più chiare.

Alcuni responsabili o addetti alla funzione finanziaria sono sovraccarichi di richieste di approvazione delle spese, mentre altri ne gestiscono poche. Ne derivano ritardi e il rischio di esaurimento delle risorse. Questo squilibrio incide sull’efficienza e sull’equità del processo di approvazione delle spese in Expensify. Analizzando il volume e la complessità delle note spese gestite, ProcessMind mostra la distribuzione del carico di lavoro per ciascun «Approvatore». Visualizza i colli di bottiglia causati dagli approvatori sovraccarichi e fornisce indicazioni per riequilibrare i carichi o rivedere i livelli di approvazione, migliorando la capacità di elaborazione.

Preparare audit interni o esterni sulle note spese richiede molto tempo e lavoro, perché occorre recuperare e verificare manualmente una grande quantità di dati. Questo impegno grava sui team finanziari e, in assenza di dati completi sul processo facilmente consultabili in Expensify, può costringerli a correre ai ripari all’ultimo momento. ProcessMind fornisce una traccia di audit completa e immutabile per ogni nota spese, da «Nota spese creata» a «Registrazione contabile». Rende facilmente consultabili tutte le attività, le decisioni e i controlli sulle policy relativi a ciascuna spesa, riducendo drasticamente il tempo e il lavoro necessari per preparare gli audit e garantendo la conformità.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Tempi di approvazione lunghi frustrano i dipendenti e ritardano i rimborsi. L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo che intercorre tra l’invio di una spesa e la sua approvazione finale, migliorando la soddisfazione dei dipendenti e la liquidità. Approvazioni più rapide consentono di rimborsare prima i dipendenti, migliorando il morale e riducendo le richieste di aggiornamento.
ProcessMind analizza i flussi di approvazione in Expensify e individua i colli di bottiglia, i passaggi ridondanti e gli approvatori con prestazioni inferiori alle attese. Mostra dove si verificano più spesso i ritardi, consentendo di riorganizzare i flussi di approvazione, introdurre automazioni o ottimizzare l’allocazione delle risorse per ottenere, ad esempio, una riduzione del 30% del tempo medio di approvazione.

Un tasso elevato di rifiuti può indicare problemi nella comprensione delle policy, nella qualità delle richieste o nei criteri di approvazione. Ridurre i rifiuti fa risparmiare tempo sia ai dipendenti, che devono inviare nuovamente le note spese, sia ai team finanziari, che devono riesaminarle. Ne derivano maggiore efficienza e rispetto delle policy fin dall’inizio.
ProcessMind individua le cause profonde dei rifiuti in Expensify, come violazioni ricorrenti delle policy, informazioni mancanti o approvatori che rifiutano le richieste con particolare frequenza. Visualizzando i percorsi di rifiuto più comuni, è possibile organizzare una formazione mirata, migliorare le istruzioni per l’invio o modificare le regole delle policy, riducendo i rifiuti fino al 40%.

La mancata conformità può comportare rischi finanziari, problemi in sede di audit e spese non uniformi. L’obiettivo è applicare rigorosamente le policy aziendali sulle spese a tutte le richieste, riducendo il rischio di frodi e tutelando l’integrità finanziaria. Un’applicazione coerente delle policy rafforza la fiducia e riduce i rischi legati agli audit.
In Expensify, ProcessMind rileva automaticamente gli scostamenti dalle policy e le lacune di conformità, confrontando l’esecuzione effettiva del processo con le regole definite. Evidenzia i singoli casi di mancata conformità, consentendo di intervenire tempestivamente, aggiornare le policy e rafforzarne l’applicazione con misure mirate, con una possibile riduzione del 25% delle violazioni.

Rimborsi puntuali sono essenziali per la soddisfazione e il benessere finanziario dei dipendenti. L’obiettivo è ridurre il tempo che intercorre tra l’approvazione finale e il pagamento, affinché i dipendenti ricevano tempestivamente le somme dovute. Pagamenti più rapidi migliorano l’esperienza dei dipendenti e riducono il carico amministrativo.
ProcessMind monitora in Expensify l’intero ciclo di vita del rimborso, dall’approvazione all’esecuzione del pagamento. Individua i ritardi nella revisione finanziaria o nella pianificazione dei pagamenti e mostra dove è possibile automatizzare l’avvio dei pagamenti o ottimizzare l’elaborazione in lotti, riducendo del 20% il tempo medio di rimborso.

Le rilavorazioni manuali, spesso dovute a errori o richieste incomplete, sottraggono tempo prezioso ai dipendenti e al personale finanziario. L’obiettivo è individuare ed eliminare le cause di queste inefficienze, liberando risorse e migliorando la qualità complessiva del processo. Ridurre le rilavorazioni si traduce direttamente in un risparmio sui costi.
ProcessMind ricostruisce tutti i cicli di rilavorazione e le attività ricorrenti nel processo Expensify. Individua con precisione dove e perché le note spese vengono restituite per una revisione, consentendo di affrontare le cause profonde, come istruzioni poco chiare o problemi di configurazione del sistema, e ridurre le rilavorazioni manuali eliminando le fonti di errore più comuni.

Senza una visione chiara dell’intero processo di gestione delle spese, è difficile individuare inefficienze e opportunità di miglioramento. L’obiettivo è offrire una comprensione completa e trasparente di ogni fase, dalla creazione alla registrazione contabile. Una visibilità completa favorisce decisioni basate sui dati.
ProcessMind ricostruisce automaticamente il flusso effettivo completo delle note spese in Expensify. Visualizza tutti i percorsi, gli scostamenti e i colli di bottiglia, offrendo una rappresentazione imparziale del funzionamento reale del processo. In questo modo è possibile individuare inefficienze nascoste e ottimizzare l’intero percorso, dall’inizio alla fine.

Costi operativi elevati possono incidere sui risultati economici dell’azienda. L’obiettivo è individuare ed eliminare le inefficienze che aumentano il costo di elaborazione di ogni nota spese, ottenendo risparmi significativi. Ottimizzare i processi contribuisce direttamente alla solidità finanziaria.
ProcessMind mette in relazione le attività del processo con i relativi costi e mostra dove passaggi non necessari, rilavorazioni o tempi di ciclo prolungati aumentano le spese in Expensify. Individuando i fattori che generano questi costi, è possibile semplificare il processo e adottare misure di risparmio, riducendo potenzialmente del 15-20% i costi di elaborazione per ogni nota spese.

Un’applicazione disomogenea delle policy sulle spese può generare disparità, rischi per la conformità e confusione. L’obiettivo è garantire che tutte le note spese siano esaminate ed elaborate secondo criteri uniformi e chiaramente definiti, favorendo coerenza e prevedibilità.
In Expensify, ProcessMind analizza le differenze nei percorsi di approvazione e nei motivi di rifiuto tra reparti, approvatori e categorie di spesa. Evidenzia i casi in cui le policy vengono interpretate o applicate in modo incoerente, consentendo di perfezionare le linee guida, automatizzare i controlli e garantire un’applicazione uniforme, con un miglioramento della coerenza del 30%.

Una distribuzione disomogenea del carico di lavoro tra gli approvatori può creare colli di bottiglia, sovraccaricare alcuni e lasciare altri inattivi, rallentando le approvazioni. L’obiettivo è distribuire le note spese in modo equilibrato, utilizzare le risorse in modo efficiente e accelerare l’elaborazione complessiva.
In Expensify, ProcessMind fornisce indicazioni sulle prestazioni e sul carico di lavoro dei singoli approvatori, individuando quelli sovraccarichi o sottoutilizzati. Consente di riorganizzare l’assegnazione delle approvazioni, introdurre regole per bilanciare i carichi o proporre attività di formazione, distribuendo le attività in modo più efficiente ed equo.

Preparare audit interni o esterni sulle note spese può richiedere molto lavoro manuale e tempo. L’obiettivo è semplificare e accelerare la preparazione, riducendo l’impegno e le risorse necessarie. Preparare gli audit più rapidamente consente di risparmiare risorse preziose e limitare le interruzioni.
ProcessMind fornisce una registrazione trasparente e immutabile di ogni azione eseguita su una nota spese in Expensify, con date, orari e responsabili. La traccia di audit generata automaticamente semplifica i controlli di conformità e riduce drasticamente il lavoro manuale necessario per raccogliere documenti e prove da presentare agli auditor, tagliando i tempi di preparazione fino al 50%.

La soddisfazione dei dipendenti rispetto al processo di gestione delle spese è fondamentale per il morale e la produttività. L’obiettivo è migliorare l’esperienza complessiva di invio delle spese e di ricezione dei rimborsi, affrontando problemi come ritardi e rifiuti. Una maggiore soddisfazione contribuisce a creare un ambiente di lavoro positivo.
ProcessMind aiuta a individuare e quantificare l’impatto delle inefficienze del processo, come i tempi di rimborso prolungati o i rifiuti frequenti, che incidono direttamente sulla soddisfazione dei dipendenti che utilizzano Expensify. Ottimizzando i momenti più critici, ad esempio riducendo del 25% i ritardi nelle approvazioni, è possibile migliorare direttamente gli indicatori relativi all’esperienza dei dipendenti.

Dati sulle spese inesatti possono causare errori nella rendicontazione finanziaria, discrepanze negli audit e decisioni poco efficaci. L’obiettivo è migliorare la precisione e la completezza di tutte le informazioni sulle spese, così da disporre di dati affidabili per le analisi finanziarie. Dati di alta qualità sono alla base di una gestione finanziaria solida.
ProcessMind individua gli schemi che portano a errori nei dati, come categorie assegnate in modo incoerente o informazioni spesso mancanti nelle richieste inviate tramite Expensify. Mostrando dove e perché si verificano problemi di qualità dei dati, consente di intervenire in modo mirato e migliorare i sistemi, ottenendo dati più accurati e affidabili.

Il percorso di miglioramento della gestione delle spese in 6 passaggi

1

Scaricare il template
2

Esportare i dati
3

Caricare il set di dati
4

Analizzare il processo
5

Introdurre miglioramenti
6

Monitorare il processo
1

Scaricare il template

Cosa fare

Ottenere il template Excel di ProcessMind progettato appositamente per i dati sulla gestione delle spese, in modo che corrisponda alla struttura tipica dei dati di Expensify.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template
Perché è importante

Utilizzare il template corretto semplifica la preparazione dei dati e rende più facile estrarre e formattare i dati di Expensify per un’analisi senza intoppi.

Risultato atteso

Un template Excel strutturato, pronto per ricevere i dati delle note spese di Expensify e compatibile con ProcessMind.

COSA OTTERRÀ

Scopra informazioni nascoste sulla gestione delle note spese in Expensify

ProcessMind visualizza l’intero flusso di lavoro delle note spese in Expensify e trasforma i dati grezzi in informazioni chiare e utili. Individui con precisione dove si verificano i ritardi e come intervenire per accelerare i rimborsi e migliorare la conformità.
  • Visualizzi l’intero percorso delle note spese in Expensify, dall’inizio alla fine
  • Individui con precisione i colli di bottiglia e i ritardi nelle approvazioni
  • Rilevi le violazioni delle policy e i rischi per la conformità
  • Semplifichi i rimborsi e riduca i costi operativi
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Risultati ottenibili nella gestione delle spese

Questi risultati illustrano i miglioramenti che le organizzazioni ottengono in genere applicando il process mining alla gestione delle spese. Analizzando i dati di sistemi come Expensify, il process mining aiuta a individuare colli di bottiglia e inefficienze, favorendo miglioramenti operativi significativi.

0 %
Riduzione dei tempi di ciclo delle spese

Riduzione media del tempo totale di elaborazione

Semplifichi l’intero processo di gestione delle spese, dall’invio al rimborso, individuando ed eliminando i colli di bottiglia per ridurre sensibilmente i tempi.
0 %
Riduzione dei costi di rilavorazione

Riduzione delle rilavorazioni manuali

Riduca i costi del ciclo di restituzione delle note spese per la revisione. Il process mining individua le cause profonde delle rilavorazioni, favorendo un maggior numero di approvazioni al primo invio e riducendo le spese operative.
0 %
Maggiore conformità alle policy

Riduzione delle violazioni delle policy rilevate

Individui e affronti tempestivamente le richieste di rimborso non conformi. Il process mining favorisce un’applicazione coerente delle policy sulle spese, riducendo i rischi legati agli audit e le discrepanze finanziarie.
0 days
Rimborsi più rapidi

Riduzione del tempo necessario per erogare i rimborsi ai dipendenti

Migliori la soddisfazione e la fiducia dei dipendenti accelerando sensibilmente i rimborsi. Individui e riduca i ritardi tra l’approvazione dell’ufficio finanziario e l’effettiva erogazione del rimborso.
0 %
Riduzione dei rifiuti

Riduzione dei rifiuti da parte dei responsabili e dell’ufficio finanziario

Riduca il numero di note spese rifiutate dai responsabili e dall’ufficio finanziario, migliorando la qualità delle richieste e l’efficienza complessiva del processo. In questo modo si limitano i ritardi e la frustrazione di tutte le persone coinvolte.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alle inefficienze esistenti e alla qualità dei dati. Le cifre riportate rappresentano miglioramenti comuni osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco della nota spese, che raggruppa tutte le attività correlate dall’invio al rimborso.

Perché è importante

Consente di aggregare tutti gli eventi correlati in una singola istanza di processo, base di qualsiasi analisi di Process Mining.

Nome dell’evento aziendale che si è verificato in un momento specifico per una nota spese.

Perché è importante

Questo attributo definisce le fasi della mappa del processo e permette di visualizzare e analizzare il flusso, le varianti e i cicli di rilavorazione.

Timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività o un evento relativo a una nota spese.

Perché è importante

I timestamp sono essenziali per tutte le analisi basate sul tempo, compreso il calcolo dei tempi di ciclo, l’individuazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle prestazioni del processo.

Valore monetario complessivo della nota spese.

Perché è importante

Consente di analizzare le note spese di importo elevato, aiuta a individuare le tendenze di spesa ed è fondamentale per le Dashboard finanziarie e di conformità.

Nome o ID dell’utente responsabile dell’approvazione o del rifiuto della nota spese.

Perché è importante

Questo attributo è fondamentale per analizzare i colli di bottiglia nell’approvazione, la distribuzione del carico di lavoro e i tassi di rifiuto dei singoli approvatori.

Il dipendente che ha creato e inviato la nota spese.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni del processo dal punto di vista del dipendente e di individuare i gruppi che incontrano spesso problemi o ritardi.

Reparto o unità aziendale a cui appartiene il richiedente.

Perché è importante

Consente di scendere di livello nell’analisi per confrontare le prestazioni del processo e la conformità tra diverse unità aziendali.

Indicatore booleano che assume valore vero se la nota spese è stata segnalata per una violazione della policy.

Perché è importante

Misura direttamente la conformità alle policy e aiuta a individuare le note spese che richiedono controlli aggiuntivi, perciò è un dato fondamentale per le Dashboard di conformità.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica l’avvio di una nuova nota spese da parte di un dipendente. In genere, l’evento viene registrato esplicitamente con la data e l’ora di creazione, quando la nota viene salvata per la prima volta in Expensify.

Perché è importante

Questa attività è il punto di partenza per tutte le analisi del processo ed è fondamentale per misurare il tempo di ciclo totale dalla creazione al rimborso.

Il dipendente invia ufficialmente la nota spese completata, avviando il flusso di approvazione. Questo passaggio segna il passaggio dall’inserimento dei dati alla revisione ed è in genere registrato tramite una modifica dello stato e la data e l’ora di invio.

Perché è importante

Questa attività è una tappa fondamentale che avvia il ciclo di approvazione. È il punto di partenza per misurare i tempi di revisione da parte dei responsabili e dell’ufficio finanziario.

Il responsabile diretto o il primo approvatore ha esaminato e approvato la nota spese. L’evento viene registrato nel log del flusso di lavoro di approvazione, che riporta l’azione dell’approvatore e il relativo timestamp.

Perché è importante

È una tappa fondamentale del processo di approvazione. Analizzare il tempo che intercorre tra l’invio e questo evento aiuta a individuare i colli di bottiglia legati ai responsabili e a misurare il KPI Tempo di ciclo dell’approvazione del responsabile.

Un approvatore, responsabile o addetto alla contabilità, restituisce la nota spese al dipendente perché la corregga o fornisca ulteriori informazioni. In genere, l’evento si deduce dal passaggio dello stato a 'Aperta' dopo essere stato 'In elaborazione'.

Perché è importante

Questa attività rappresenta una rilavorazione, una delle principali fonti di inefficienza. Monitorarla consente di quantificare i cicli di rilavorazione, misurare il KPI Tasso di rilavorazione e individuare le cause profonde.

L’ufficio finanziario o l’approvatore finale ha esaminato e approvato definitivamente la nota spese. L’azione viene registrata nella cronologia del flusso di lavoro e, in genere, cambia lo stato della nota spese in 'Approvata'.

Perché è importante

È l’ultimo passaggio di approvazione prima del rimborso. Il tempo necessario per completarlo incide sul tempo di ciclo complessivo e sul KPI Tempo medio di attraversamento del rimborso.

Il pagamento è stato inviato correttamente al dipendente e la fase di rimborso del processo è completata. L’evento viene acquisito dai log di elaborazione dei pagamenti o dall’aggiornamento finale dello stato in Expensify.

Perché è importante

È un punto di arrivo fondamentale per misurare i tempi di ciclo dal punto di vista del dipendente. È essenziale per i KPI Tempo medio di ciclo della nota spese e Tempo medio di attraversamento del rimborso.

La nota spese viene chiusa formalmente nel sistema dopo il completamento di tutte le attività, compresi il rimborso e la sincronizzazione contabile. In genere, l’evento si deduce da uno stato finale, ad esempio 'Chiusa'.

Perché è importante

Indica in modo definitivo la conclusione del processo, distinta dall’erogazione del rimborso, e consente di analizzare le fasi finali di contabilizzazione e archiviazione.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il process mining analizza i dati di Expensify per ricostruire una mappa oggettiva, basata sui dati, del percorso effettivo delle note spese. Fa emergere colli di bottiglia nascosti, scostamenti dai requisiti di conformità e inefficienze che ostacolano il processo. In questo modo è possibile accelerare i cicli di approvazione, ridurre i rifiuti e ottimizzare l’allocazione delle risorse.

Il process mining può individuare le cause profonde dei cicli di approvazione lenti, dei frequenti rifiuti delle note spese e dell’applicazione disomogenea delle policy in Expensify. Aiuta inoltre a identificare le cause dei ritardi nei rimborsi ai dipendenti, delle rilavorazioni manuali eccessive e dei costi operativi elevati. Visualizzando il processo effettivo, è più facile capire dove concentrare gli interventi di miglioramento.

Per iniziare, servono soprattutto i dati dell’Event Log di Expensify, che registrano ogni fase del percorso di una nota spese. Tra questi figurano «ID della nota spese» come identificativo del caso, i nomi delle attività, come «Inviata» o «Approvata», e le date e gli orari precisi di ciascuna attività. Ulteriori attributi, come l’approvatore, l’importo o le violazioni delle policy, possono arricchire l’analisi.

Può ottenere una rappresentazione chiara, basata sui dati, dell’intero processo di gestione delle spese, con tutte le variazioni effettive. Avrà così informazioni quantificate sui colli di bottiglia, sulle lacune di conformità e sulle aree in cui si svolgono rilavorazioni manuali. Potrà quindi contare su indicazioni concrete per accelerare le approvazioni, ridurre al minimo i rifiuti, contenere i costi operativi e migliorare la soddisfazione dei dipendenti.

In genere, i dati si estraggono utilizzando le funzioni di reportistica integrate in Expensify o la relativa API. L’obiettivo è ottenere uno storico completo di tutti gli eventi delle note spese. Il fornitore della soluzione di process mining può spesso fornire indicazioni specifiche o connettori per semplificare l’acquisizione dei dati.

No, il process mining è una tecnica di analisi non invasiva. Utilizza esclusivamente dati storici esportati da Expensify. Analizza quindi gli eventi passati senza interagire con il sistema operativo in uso né interrompere i flussi di lavoro degli utenti.

Le prime visualizzazioni del processo e l’individuazione dei colli di bottiglia possono spesso essere completate entro poche settimane dall’acquisizione e dalla modellazione dei dati. Per ottenere miglioramenti misurabili, come la riduzione dei tempi di approvazione, è in genere necessario procedere per cicli successivi di analisi, modifica del processo e monitoraggio, nell’arco di diversi mesi. I tempi esatti dipendono dalla complessità del processo attuale e dalla portata degli interventi.

Una certa competenza tecnica è utile per l’estrazione iniziale dei dati e la configurazione, ma molte piattaforme moderne di process mining sono progettate anche per gli utenti aziendali. Offrono interfacce intuitive per l’analisi, che consentono agli analisti aziendali e ai responsabili di processo di ottenere informazioni direttamente. In genere, i fornitori mettono a disposizione anche assistenza e formazione continuative.

Il requisito tecnico fondamentale è poter accedere in modo affidabile ai dati degli eventi di Expensify, in genere tramite report o API, e disporne in un formato strutturato, come CSV o una tabella di database. Serve inoltre una piattaforma software di process mining per acquisire, modellare e analizzare questi dati. La piattaforma può essere basata sul cloud o installata sulla propria infrastruttura.

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