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Migliori la Sua Gestione delle Spese

La Sua guida in 6 fasi per ottimizzare la gestione delle spese Expensify.
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Migliori la Sua Gestione delle Spese
Sfide (10) Obiettivi (12) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (4)

Ottimizza la Gestione delle Spese Expensify per Rimborsi più Veloci

I processi di gestione delle spese spesso affrontano sfide come ritardi nelle approvazioni, non conformità alle policy o rilavorazioni non necessarie. La nostra piattaforma La aiuta a identificare questi esatti bottleneck e inefficienze, fornendo chiari insight sulle cause radice. Ciò consente miglioramenti basati sui dati, portando a operazioni snellite, costi ridotti e una maggiore soddisfazione dei dipendenti.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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L'Importanza di Ottimizzare la Gestione delle Spese

Anche con sistemi robusti come Expensify, gestire efficacemente le spese può presentare sfide significative. Senza una chiara visibilità sui Suoi flussi di processo reali, le inefficienze possono rimanere nascoste, portando a costi operativi maggiori, rimborsi ritardati e una minore soddisfazione dei dipendenti. Immagini dipendenti che attendono settimane per i loro rimborsi, o team finanziari che dedicano innumerevoli ore a sollecitare approvazioni o correggere errori. Questi problemi non solo gravano sulle Sue risorse finanziarie, ma influenzano anche il morale e la produttività in tutta l'organizzazione. Cercando attivamente di migliorare la Gestione delle Spese, Lei non sta semplicemente snellendo un compito finanziario, ma sta investendo nell'efficienza, nella conformità e nella fiducia dei dipendenti della Sua azienda. Comprendere "come migliorare la Gestione delle Spese" diventa un'iniziativa strategica cruciale.

Come il Process Mining Rileva Insight sui Processi di Spesa

Il Process Mining offre un approccio unico, basato sui dati, all'ottimizzazione della Gestione delle Spese. Invece di affidarsi a supposizioni o prove aneddotiche, utilizza i dati di event log direttamente dal Suo sistema Expensify e da qualsiasi piattaforma finanziaria integrata per ricostruire il percorso effettivo di ogni nota spese. Questa potente tecnica analitica visualizza l'intero processo end-to-end, rivelando con precisione come le note spese fluiscono dalla creazione al rimborso finale e alla contabilità. Può identificare esattamente dove si verificano i bottleneck, misurare il vero cycle time di ogni attività e scoprire deviazioni dal Suo processo previsto. Ad esempio, il Process Mining può mostrarLe se determinati manager sono costantemente lenti nelle approvazioni, se specifiche categorie di spesa innescano più revisioni, o se determinati controlli di policy causano ritardi inaspettati. Questo approfondimento nei Suoi dati operativi fornisce insight azionabili che gli audit manuali o la reportistica tradizionale semplicemente non possono offrire.

Aree Chiave per il Miglioramento del Processo di Spesa

Applicare il Process Mining alla Sua Gestione delle Spese Expensify può evidenziare diverse aree critiche di miglioramento:

  • Ottimizzazione del Workflow di Approvazione: Individuare approvatori o fasi di approvazione specifiche che causano ritardi significativi. Comprendere se le approvazioni parallele sono veramente parallele o se i passaggi sequenziali stanno prolungando inutilmente i cycle time. Questo aiuta direttamente a "ridurre il cycle time della Gestione delle Spese."
  • Applicazione della Conformità alle Policy: Identificare i tipi comuni di violazioni delle policy e le fasi in cui vengono più frequentemente introdotte o rilevate. Ciò consente una formazione mirata o aggiustamenti delle regole di sistema per migliorare proattivamente la conformità.
  • Efficienza del Rimborso: Analizzare il passaggio tra l'approvazione e l'effettiva esecuzione del rimborso. Determinare se si verificano ritardi nella pianificazione, nell'elaborazione dei pagamenti o nella riconciliazione contabile.
  • Allocazione delle Risorse: Ottenere insight sulla distribuzione del carico di lavoro tra i Suoi team finanziari e di gestione coinvolti nel processo di spesa, consentendo una migliore pianificazione delle risorse e bilanciamento del carico.
  • Opportunità di Automazione dei Processi: Scoprire attività manuali ripetitive o cicli di rilavorazione comuni che potrebbero essere automatizzati o semplificati, liberando tempo prezioso per il personale.

Risultati Attesi dell'Ottimizzazione

L'ottimizzazione proattiva del Suo processo di Gestione delle Spese tramite il Process Mining produce benefici misurabili e di impatto:

  • Rimborsi Più Veloci: Ridurre significativamente il cycle time complessivo dall'invio della spesa al rimborso, portando a dipendenti più soddisfatti e una migliore gestione del flusso di cassa.
  • Costi Operativi Ridotti: Minimizzare gli errori manuali, ridurre la necessità di follow-up costanti e tagliare i costi amministrativi associati alla gestione delle spese.
  • Conformità Migliorata: Garantire una coerenza nell'adesione alle policy di spesa aziendali, mitigando il rischio finanziario e semplificando i processi di audit.
  • Maggiore Soddisfazione dei Dipendenti: Un processo di rimborso fluido, prevedibile e rapido aumenta il morale dei dipendenti e la fiducia nelle funzioni amministrative dell'organizzazione.
  • Miglior Controllo Finanziario: Ottenere maggiore trasparenza sui modelli di spesa e sulle performance del processo, consentendo una budgetizzazione e previsione più accurate.

Sfruttando il Process Mining, Lei trasforma l'uso di Expensify da una mera gestione delle spese a un'ottimizzazione attiva dell'intero percorso di Gestione delle Spese.

Iniziare con l'Ottimizzazione del Processo Expensify

Intraprendere questo percorso di ottimizzazione inizia con la comprensione del Suo stato attuale. Questa guida fornisce il framework e gli strumenti per analizzare i Suoi dati Expensify e scoprire le inefficienze nascoste nel Suo processo di Gestione delle Spese. Adottando un approccio basato sui dati, Lei è in grado di prendere decisioni informate che portano a miglioramenti tangibili. Inizi a esplorare il Suo processo oggi stesso e scopra quanto più efficiente e conforme può diventare la Sua gestione delle spese.

Gestione delle Spese Approvazione Spesa Processo di Rimborso Controlli di Conformità Dipartimento Finanziario Spese dei Dipendenti Controllo dei Costi Ottimizzazione del Workflow

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Ritardi nell'approvazione del manager o del team finanziario portano a dipendenti frustrati che attendono i rimborsi. Ciò influisce negativamente sulla soddisfazione dei dipendenti e immobilizza inutilmente il capitale circolante all'interno del processo di Gestione delle Spese. ProcessMind analizza il processo di Gestione delle Spese end-to-end all'interno di Expensify, mappando tutti i percorsi di approvazione e identificando esattamente dove si verificano i bottleneck, quantificandone l'impatto sui cycle time. Evidenzia i passaggi o gli approvatori specifici che causano frequentemente ritardi, consentendo interventi mirati per snellire i workflow e migliorare l'esperienza dei dipendenti.

Spesso i dipendenti vedono le loro note spese rifiutate, il che porta a rilavorazioni e tempi di elaborazione prolungati. Questo può essere dovuto a informazioni mancanti, non conformità alle policy o linee guida di invio poco chiare all'interno del sistema di Gestione delle Spese Expensify. ProcessMind visualizza tutti i cicli di rilavorazione e i punti di rifiuto nel processo delle spese, individuando le cause principali dei rifiuti. Analizzando gli attributi associati ai report rifiutati, come categorie specifiche o mittenti, aiuta a identificare aree per una migliore comunicazione delle policy o formazione, riducendo lo sforzo manuale e accelerando l'approvazione.

Nonostante le policy, le organizzazioni faticano a farle rispettare in modo coerente, portando all'approvazione di spese non conformi. Ciò espone l'azienda a rischi finanziari, potenziali problemi di audit e modelli di spesa incoerenti tra i dipartimenti che utilizzano Expensify. ProcessMind sfrutta l'attributo 'Flag Violazione Policy' e i flussi di processo reali per scoprire deviazioni dalla policy di Gestione delle Spese prevista. Rivela casi in cui i controlli di policy vengono aggirati o dove report non conformi vengono comunque approvati, consentendo miglioramenti nell'applicazione e riducendo l'esposizione finanziaria.

I dipendenti subiscono lunghe attese per i loro rimborsi, il che porta a insoddisfazione e problemi di flusso di cassa per gli individui. Ciò spesso deriva da inefficienze nelle fasi finali del processo di Gestione delle Spese, inclusa la revisione finanziaria, la pianificazione e l'esecuzione all'interno di sistemi come Expensify. ProcessMind traccia l'intero ciclo di vita del rimborso da 'Rimborso Pianificato' a 'Rimborso Eseguito' e 'Contabilità Registrata'. Identifica i ritardi in questi passaggi critici, evidenziando dove il processo può essere accelerato per garantire pagamenti tempestivi e migliorare il benessere finanziario dei dipendenti.

Tempo e risorse significativi vengono consumati dai team finanziari e dai dipendenti nel correggere manualmente gli errori o richiedere informazioni aggiuntive per le note spese. Questa rilavorazione ad alta intensità di lavoro aumenta i costi operativi e distoglie il personale da attività a maggior valore all'interno del sistema di Gestione delle Spese Expensify. ProcessMind mappa tutte le istanze di "Nota Spese Rimandata per Revisione" e "Ricevute Allegato" dopo la presentazione iniziale, quantificando il volume e le cause della rilavorazione. Aiuta a identificare passaggi specifici del processo o punti di inserimento dati che generano la maggior parte degli errori, consentendo automazione mirata o semplificazione del processo.

Gli stakeholder non hanno una comprensione chiara e completa di come le note spese fluiscono dalla presentazione al rimborso, rendendo difficile individuare le inefficienze. Questa opacità ostacola un processo decisionale efficace e gli sforzi di ottimizzazione all'interno dell'ambiente di Gestione delle Spese Expensify. ProcessMind ricostruisce l'intero percorso di Gestione delle Spese, fornendo una visualizzazione oggettiva e basata sui dati di ogni percorso intrapreso da una nota spese. Questa visione olistica illumina le variazioni effettive del processo, i colli di bottiglia nascosti e le lacune di conformità, permettendo ai team di apportare miglioramenti informati.

Il costo complessivo di elaborazione di ciascuna nota spese è superiore alle aspettative, con un impatto sul budget e sull'allocazione delle risorse del dipartimento finanziario. Ciò può essere dovuto a workflow inefficienti, eccessivi interventi manuali o tempi di ciclo prolungati nell'intero processo di Gestione delle Spese Expensify. ProcessMind correla le metriche di performance del processo, come i tempi di ciclo e i tassi di rilavorazione, con i costi operativi. Identificando deviazioni costose e percorsi inefficienti, aiuta a ottimizzare l'utilizzo delle risorse e a efficientare il processo di Gestione delle Spese per ridurre le spese di elaborazione per report.

Le policy di spesa sono applicate in modo disomogeneo tra i diversi dipartimenti o approvatori, portando a problemi di equità e potenziali punti critici di non conformità. Questa incoerenza mina l'integrità del sistema di Gestione delle Spese in Expensify e può portare a reclami dei dipendenti o rilievi di audit. ProcessMind analizza le decisioni di approvazione e gli esiti dei controlli policy basati sugli attributi 'Dipartimento Dipendente' e 'Approvatore'. Evidenzia le variazioni nei modelli di approvazione e nelle ragioni di rifiuto tra i diversi segmenti organizzativi, consentendo un'applicazione standardizzata delle policy e linee guida più chiare.

Alcuni responsabili o personale finanziario sono sovraccarichi di approvazioni di spese, mentre altri hanno carichi di lavoro più leggeri, causando ritardi e potenziale burnout. Questo squilibrio influenza l'efficienza e l'equità all'interno della struttura di approvazione della Gestione delle Spese Expensify. ProcessMind identifica la distribuzione del carico di lavoro per ciascun "Approvatore" analizzando il volume e la complessità delle note spese che gestiscono. Visualizza i colli di bottiglia creati dagli approvatori sovraccarichi, fornendo insight per riequilibrare i carichi di lavoro o regolare le gerarchie di approvazione per migliorare il throughput.

Prepararsi per audit interni o esterni delle note spese è un processo dispendioso in termini di tempo e ad alta intensità di lavoro, che richiede un notevole recupero e verifica manuale dei dati. Questo sforzo mette sotto pressione i team finanziari e può portare a corse dell'ultimo minuto a causa della mancanza di dati di processo completi e prontamente disponibili in Expensify. ProcessMind fornisce una traccia di audit completa e immutabile di ogni nota spese, da "Nota Spese Creata" a "Registrato in Contabilità". Rende facilmente visibili tutte le attività, le decisioni e i controlli delle politiche relativi a qualsiasi spesa, riducendo drasticamente il tempo e lo sforzo richiesti per la preparazione all'audit e garantendo la conformità.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Tempi di approvazione lunghi frustrano i dipendenti e ritardano i rimborsi. Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il periodo dall'invio della spesa all'approvazione finale, migliorando la soddisfazione dei dipendenti e il flusso di cassa. Approvazioni più rapide significano che i dipendenti vengono rimborsati più velocemente, aumentando il morale e riducendo le richieste.
ProcessMind analizza i workflow di approvazione in Expensify, identificando bottleneck specifici, passaggi ridondanti o approvatori con prestazioni insufficienti. Può individuare dove i ritardi si verificano più frequentemente, consentendoLe di riconfigurare i flussi di approvazione, introdurre l'automazione o ottimizzare l'allocazione delle risorse per ottenere, ad esempio, una riduzione del 30% del tempo medio di approvazione.

Tassi di rifiuto elevati indicano problemi con la comprensione delle policy, la qualità dell'invio o i criteri di approvazione. Ridurre i rifiuti fa risparmiare tempo sia ai dipendenti, che devono reinviare, sia ai team finanziari, che devono riesaminare. Ciò migliora l'efficienza e garantisce l'aderenza alle policy fin dall'inizio.
ProcessMind scopre le cause radice dei rifiuti all'interno di Expensify, come violazioni comuni delle policy, informazioni mancanti o approvatori specifici con elevate tendenze al rifiuto. Visualizzando i percorsi di rifiuto comuni, può implementare formazione mirata, migliorare le linee guida di invio o modificare le regole delle policy per ridurre i tassi di rifiuto fino al 40%.

La non conformità può portare a rischi finanziari, problemi di audit e spese incoerenti. Questo obiettivo si concentra sull'applicazione rigorosa delle politiche di spesa aziendali su tutte le richieste, riducendo le potenziali frodi e mantenendo l'integrità finanziaria. Una conformità costante favorisce la fiducia e riduce i rischi di audit.
ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dalle politiche e le lacune di conformità nelle note spese di Expensify confrontando l'esecuzione effettiva del processo con regole predefinite. Evidenzia istanze specifiche di non conformità, consentendo interventi proattivi, aggiustamenti delle politiche e applicazione mirata, riducendo potenzialmente le violazioni delle politiche del 25%.

Rimborsi tempestivi sono cruciali per la soddisfazione dei dipendenti e il benessere finanziario. Questo obiettivo mira a ridurre il tempo dall'approvazione finale al pagamento effettivo, assicurando che i dipendenti ricevano i loro fondi prontamente. Pagamenti più rapidi migliorano l'esperienza dei dipendenti e riducono l'onere amministrativo.
ProcessMind traccia l'intero ciclo di vita del rimborso in Expensify, dall'approvazione all'esecuzione del pagamento. Identifica i ritardi nelle fasi di revisione finanziaria o di programmazione dei pagamenti, rivelando opportunità per automatizzare i trigger di pagamento o ottimizzare l'elaborazione batch, portando a un tempo medio di rimborso più veloce del 20%.

La rilavorazione manuale, spesso causata da errori o invii incompleti, consuma tempo prezioso per i dipendenti e il personale finanziario. Questo obiettivo cerca di identificare e rimuovere le cause di queste inefficienze, liberando risorse e migliorando la qualità complessiva del flusso di processo. Ridurre la rilavorazione si traduce direttamente in risparmi sui costi.
ProcessMind mappa tutti i cicli di rilavorazione e le attività ricorrenti all'interno del processo Expensify. Individua esattamente dove le note spese vengono rimandate per revisione e perché, consentendoLe di affrontare le cause radice come istruzioni poco chiare o problemi di configurazione del sistema, riducendo efficacemente la rilavorazione manuale eliminando le fonti comuni di errore.

Senza una chiara visione dell'intero processo di gestione delle spese, identificare inefficienze e opportunità di miglioramento è difficile. Questo obiettivo fornisce una comprensione completa e trasparente di ogni fase, dalla creazione alla contabilità. La piena visibilità abilita il processo decisionale basato sui dati.
ProcessMind ricostruisce automaticamente il flusso di processo completo e reale delle note spese in Expensify. Visualizza tutti i percorsi, le deviazioni e i colli di bottiglia, fornendo una visione imparziale di come il processo opera realmente, consentendoLe di scoprire inefficienze nascoste e ottimizzare l'intero percorso end-to-end.

Costi operativi elevati possono incidere sul bilancio aziendale. Questo obiettivo si concentra sull'identificazione e l'eliminazione delle inefficienze che aumentano il costo di elaborazione di ogni nota spese, portando a risparmi significativi. L'ottimizzazione dei processi contribuisce direttamente alla salute finanziaria.
ProcessMind correla le attività di processo con i costi associati, rivelando aree in cui passaggi non necessari, rilavorazioni o cycle time prolungati aumentano le spese all'interno di Expensify. Identificando questi fattori di costo, può snellire il processo e implementare misure di risparmio, riducendo potenzialmente i costi di elaborazione per report del 15-20%.

L'applicazione incoerente delle policy di spesa può portare a problemi di equità, rischi di conformità e confusione. Questo obiettivo mira a garantire che tutte le note spese siano revisionate ed elaborate secondo standard uniformi e chiaramente definiti, promuovendo coerenza e prevedibilità.
ProcessMind analizza le variazioni nei percorsi di approvazione e nelle ragioni di rifiuto tra diversi dipartimenti, approvatori o categorie di spesa in Expensify. Evidenzia dove le policy vengono interpretate o applicate in modo incoerente, consentendoLe di affinare le linee guida, automatizzare i controlli e garantire un'applicazione uniforme, migliorando la coerenza del 30%.

Un carico di lavoro non uniforme tra gli approvatori può creare colli di bottiglia, burnout per alcuni e tempo inattivo per altri, influenzando la velocità di approvazione. Questo obiettivo cerca di bilanciare la distribuzione delle note spese tra gli approvatori, garantendo un uso efficiente delle risorse e un'elaborazione complessiva più rapida.
ProcessMind fornisce insight sulle performance e sul carico di lavoro dei singoli approvatori all'interno di Expensify, identificando approvatori sovraccarichi o sottoutilizzati. Le consente di riconfigurare le assegnazioni di approvazione, implementare regole di bilanciamento del carico o suggerire formazione, portando a una distribuzione più efficiente ed equa dei compiti.

Prepararsi per audit interni o esterni delle note spese può essere un'attività manuale e dispendiosa in termini di tempo. Questo obiettivo mira a semplificare e accelerare il processo di preparazione all'audit, riducendo lo sforzo e le risorse richieste. Una preparazione più rapida all'audit consente di risparmiare risorse preziose e minimizza le interruzioni.
ProcessMind fornisce un registro trasparente e immutabile di ogni azione intrapresa su una nota spese Expensify, inclusi timestamp e attori. Questa traccia di audit generata automaticamente semplifica i controlli di conformità e riduce drasticamente lo sforzo manuale necessario per compilare documentazione e prove per gli auditor, tagliando i tempi di preparazione fino al 50%.

La soddisfazione dei dipendenti per il processo di gestione delle spese è vitale per il morale e la produttività. Questo obiettivo mira a migliorare l'esperienza complessiva di invio e rimborso delle spese, affrontando punti dolenti come ritardi o rifiuti. Una maggiore soddisfazione contribuisce a una cultura del lavoro positiva.
ProcessMind aiuta a identificare e quantificare l'impatto delle inefficienze di processo, come tempi di rimborso prolungati o rifiuti frequenti, che influenzano direttamente la soddisfazione dei dipendenti con Expensify. Ottimizzando questi punti di contatto critici, come la riduzione dei ritardi di approvazione del 25%, può migliorare direttamente le metriche dell'esperienza dei dipendenti.

Dati sulle spese imprecisi possono portare a report finanziari errati, discrepanze di audit e decisioni scadenti. Questo obiettivo si concentra sul miglioramento della precisione e completezza di tutte le informazioni relative alle spese, garantendo dati affidabili per l'analisi finanziaria. Un'elevata qualità dei dati è fondamentale per una robusta gestione finanziaria.
ProcessMind può identificare schemi che portano a errori nei dati, come incoerenze nella categorizzazione o punti informativi mancanti spesso trascurati negli invii di Expensify. Evidenziando dove e perché sorgono problemi di qualità dei dati, consente interventi mirati e miglioramenti del sistema per garantire input di dati più puliti e affidabili.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Fasi per la Gestione delle Spese

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Scarica il Modello
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Esporta i Tuoi Dati
3

Carica il Tuo Dataset
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Analizza il Tuo Processo
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Implementa Miglioramenti
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Monitora il Tuo Processo
1

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Cosa fare

Ottenga il template Excel di ProcessMind specificamente progettato per i dati di Gestione Spese, assicurandosi che si allinei alla tipica struttura dati di Expensify.

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Perché è importante

L'utilizzo del template corretto semplifica la preparazione dei dati, rendendo più facile estrarre e formattare i Suoi dati Expensify per un'analisi senza intoppi.

Risultato atteso

Un template Excel strutturato pronto a ricevere i Suoi dati delle note spese di Expensify, garantendo la compatibilità con ProcessMind.

COSA OTTERRAI

Scopri Insight Nascosti nella Gestione delle Spese Expensify

ProcessMind visualizza l'intero Suo workflow delle spese Expensify, trasformando i dati grezzi in insight chiari e utilizzabili. Scopra esattamente dove si verificano i ritardi e come ottimizzare per rimborsi più veloci e una maggiore conformità.
  • Visualizzi il Suo percorso spese Expensify end-to-end
  • Identificare `bottleneck` e ritardi esatti nelle approvazioni
  • Rilevare violazioni delle policy e rischi di conformità
  • Efficientare i rimborsi e ridurre i costi operativi
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Cosa può Realizzare nella Gestione delle Spese

Questi risultati evidenziano i miglioramenti tipici che le organizzazioni ottengono applicando il process mining al loro processo di Gestione delle Spese. Analizzando i dati da sistemi come Expensify, il process mining aiuta a scoprire colli di bottiglia e inefficienze, portando a significativi miglioramenti operativi.

0 %
`Cycle Time` delle Spese più Veloce

Riduzione media del tempo totale di elaborazione

Efficienti l'intero Suo processo di gestione delle spese, dalla presentazione al rimborso, identificando ed eliminando i colli di bottiglia per ottenere notevoli risparmi di tempo.
0 %
Costi di Rilavorazione Ridotti

Diminuzione degli sforzi di rilavorazione manuale

Minimizzare il costoso ciclo di rinvio delle note spese per revisioni. Il Process Mining scopre le cause radice delle rilavorazioni, portando a più approvazioni al primo passaggio e minori spese operative.
0 %
Conformità della Politica Migliorata

Riduzione delle violazioni delle politiche rilevate

Identificare e affrontare proattivamente le presentazioni di spese non conformi. Il process mining garantisce un'applicazione coerente delle politiche di spesa, riducendo i rischi di audit e le discrepanze finanziarie.
0 days
Rimborsi più Rapidi

Tempi di pagamento più rapidi per i dipendenti

Migliorare la soddisfazione e la fiducia dei dipendenti accelerando significativamente i pagamenti di rimborso. Individuare e ottimizzare i ritardi tra l'approvazione finanziaria e l'effettiva esecuzione del rimborso.
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Tasso di Rifiuto Inferiore

Diminuzione dei rifiuti da parte di manager e finanza

Ridurre il numero di note spese rifiutate da responsabili e finanza, migliorando la qualità delle presentazioni e l'efficienza complessiva del processo. Questo minimizza i ritardi e riduce la frustrazione per tutte le parti.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alle inefficienze esistenti e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti comuni osservati in varie implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore unico per una nota spese, che raggruppa tutte le attività correlate dalla presentazione al rimborso.

Perché è importante

Consente l'aggregazione di tutti gli eventi correlati in una singola istanza di processo, che è la base di qualsiasi analisi di Process Mining.

Il nome dell'evento aziendale che si è verificato in un momento specifico per una nota spese.

Perché è importante

Questo attributo definisce i passaggi nella mappa del processo, rendendo possibile visualizzare e analizzare il flusso del processo, le variazioni e i cicli di rilavorazione.

Il timestamp che indica quando una specifica attività o evento si è verificato per una nota spese.

Perché è importante

I timestamp sono essenziali per tutte le analisi basate sul tempo, inclusi il calcolo dei tempi di ciclo, l'identificazione dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle performance del processo.

Il valore monetario totale della nota spese.

Perché è importante

Consente l'analisi delle note spese di alto valore, aiuta a identificare le tendenze di spesa ed è cruciale per le dashboard finanziarie e di conformità.

Il nome o l'ID dell'utente responsabile dell'approvazione o del rifiuto della nota spese.

Perché è importante

Questo attributo è chiave per analizzare i colli di bottiglia nell'approvazione, la distribuzione del carico di lavoro e i tassi di rifiuto specifici dell'approvatore.

Il dipendente che ha creato e presentato la nota spese.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance del processo dal punto di vista del dipendente, aiutando a identificare gruppi con problemi o ritardi frequenti.

Il dipartimento o l'unità aziendale a cui appartiene il presentatore.

Perché è importante

Consente una potente analisi di drill-down per confrontare le performance del processo e la conformità tra diverse unità di business.

Un indicatore booleano vero se il report è stato segnalato per una violazione di policy.

Perché è importante

Misura direttamente la conformità alle policy e aiuta a identificare i report che richiedono un ulteriore controllo, rendendolo un input chiave per le dashboard di conformità.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna l'avvio di una nuova nota spese da parte di un dipendente. Questo è tipicamente catturato come un evento esplicito con un timestamp di creazione quando il report viene salvato per la prima volta in Expensify.

Perché è importante

Questa attività è il punto di partenza per tutte le analisi di processo ed è cruciale per misurare il tempo di ciclo totale dalla creazione al rimborso.

Il dipendente presenta ufficialmente la nota spese completata affinché il workflow di approvazione abbia inizio. Questa è una transizione chiave dall'inserimento dati al processo di revisione, solitamente catturata da un cambiamento di stato e un timestamp di presentazione.

Perché è importante

Questa attività è un traguardo critico che avvia il ciclo di approvazione. Serve come punto di partenza per misurare i tempi di revisione del responsabile e della finanza.

Il responsabile diretto o l'approvatore di primo livello ha esaminato e approvato la nota spese. Questo evento viene catturato dal log del workflow di approvazione, che registra l'azione e il timestamp dell'approvatore.

Perché è importante

Una tappa fondamentale nel processo di approvazione. L'analisi del tempo dall'invio a questo evento aiuta a identificare i bottleneck relativi al manager e misura il KPI Cycle Time di Approvazione del Manager.

Un approvatore, manager o del team finanziario, restituisce il report al dipendente per correzioni o ulteriori informazioni. Questo è tipicamente dedotto da un cambio di stato a 'Aperto' dopo che era 'In Elaborazione'.

Perché è importante

Questa attività rappresenta la rilavorazione, che è una delle principali fonti di inefficienza. Tracciarla aiuta a quantificare i cicli di rilavorazione, misurare il KPI del Tasso di Rilavorazione e identificare le cause profonde.

Il dipartimento finanziario o l'approvatore finale ha esaminato e dato l'approvazione finale per la nota spese. Questa azione è registrata nella cronologia del workflow e tipicamente cambia lo stato del report in "Approvato".

Perché è importante

Questa è la fase finale di approvazione prima del rimborso. Il tempo impiegato per questa fase è critico per il tempo di ciclo complessivo e il KPI del Tempo Medio di Consegna del Rimborso.

Il pagamento è stato inviato con successo al dipendente, completando la parte di rimborso del processo. Questo viene catturato dai log di elaborazione dei pagamenti o da un aggiornamento dello stato finale in Expensify.

Perché è importante

Questo è un punto finale chiave per misurare i tempi di ciclo a contatto con i dipendenti. È critico per i KPI del Tempo di Ciclo Medio della Nota Spese e del Tempo Medio di Consegna del Rimborso.

La nota spese è formalmente chiusa nel sistema dopo che tutte le azioni, inclusi il rimborso e la sincronizzazione contabile, sono complete. Questo evento è tipicamente dedotto da uno stato finale, terminale come "Chiuso".

Perché è importante

Fornisce un punto finale definitivo per il processo, distinto dal rimborso, utile per analizzare le fasi finali di contabilità e archiviazione.

FAQ

Domande frequenti

Il process mining analizza i Suoi dati Expensify per creare una mappa oggettiva e basata sui dati del percorso reale delle Sue note spese. Rivela colli di bottiglia nascosti, deviazioni di conformità e inefficienze che ostacolano il Suo processo. Ciò Le consente di accelerare i cicli di approvazione, ridurre i rifiuti e ottimizzare l'allocazione delle risorse.

Il process mining può individuare le cause profonde dei cicli di approvazione lenti, dei frequenti rifiuti delle note spese e dell'applicazione incoerente delle politiche all'interno di Expensify. Aiuta anche a identificare le fonti di rimborsi dei dipendenti ritardati, dell'eccessivo lavoro manuale e degli elevati costi operativi. Visualizzando il vero processo, ottiene chiarezza su dove concentrare gli sforzi di miglioramento.

Per iniziare, Le servono principalmente dati di event log da Expensify, che catturano ogni fase di una nota spese. Ciò include l'"ID Nota Spese" come identificatore di caso, nomi delle attività come "Presentato" o "Approvato", e timestamp precisi per ogni attività. Attributi aggiuntivi come approvatore, importo o violazioni delle politiche possono arricchire ulteriormente l'analisi.

Può aspettarsi una visualizzazione chiara e basata sui dati del Suo processo di spesa end-to-end, che rivela tutte le variazioni reali del processo. Ciò porta a insight quantificati su colli di bottiglia, lacune di conformità e aree di rilavorazione manuale. In definitiva, ottiene raccomandazioni attuabili per accelerare le approvazioni, minimizzare i rifiuti, ridurre i costi operativi e migliorare la soddisfazione dei dipendenti.

L'estrazione dei dati di solito comporta l'uso delle funzionalità di reporting integrate di Expensify o della sua API. L'obiettivo è ottenere un registro storico completo di tutti gli eventi delle note spese. Il Suo fornitore di Process Mining può spesso fornire una guida specifica o connettori per semplificare questa acquisizione di dati.

No, il process mining è una tecnica analitica non invasiva. Opera esclusivamente su dati storici esportati da Expensify, il che significa che analizza eventi passati senza interagire o interrompere il sistema operativo live o i workflow degli utenti.

Visualizzazioni iniziali del processo e identificazione dei bottleneck possono spesso essere raggiunte entro poche settimane dall'ingestione e modellazione dei dati di successo. Realizzare miglioramenti misurabili, come tempi di approvazione ridotti, di solito comporta un approccio iterativo di analisi, modifiche ai processi e monitoraggio successivo per diversi mesi. La tempistica esatta dipende dalla complessità del Suo processo attuale e dall'ambito dei miglioramenti.

Mentre una certa competenza tecnica è utile per l'estrazione dati iniziale e la configurazione, molte moderne piattaforme di process mining sono progettate per gli utenti business. Offrono interfacce intuitive per l'analisi, consentendo ai Suoi business analyst o process owner di ottenere insight direttamente. Supporto continuo e formazione sono solitamente disponibili dai fornitori.

Il requisito tecnico fondamentale è un accesso affidabile ai Suoi dati evento di Expensify, solitamente tramite report o API, in un formato strutturato come CSV o una tabella di database. Avrà anche bisogno di una piattaforma software di process mining per acquisire, modellare e analizzare questi dati. Questa piattaforma può essere basata su cloud o installata sulla Sua infrastruttura.

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