Il Suo Template dati per Record to Report - Journal Entry

Microsoft Dynamics 365
Il Suo Template dati per Record to Report - Journal Entry

Il Suo Template dati per Record to Report - Journal Entry

Questo Template offre una guida completa ai dati essenziali necessari per analizzare il processo Record to Report - Journal Entry. Descrive gli attributi fondamentali da raccogliere e le attività principali da monitorare, assicurando che Lei acquisisca tutte le informazioni necessarie per un'iniziativa di Process Mining efficace. Include inoltre indicazioni pratiche per estrarre questi dati dal sistema di origine.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare
  • Indicazioni per l'estrazione da Microsoft Dynamics 365
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Record to Report - Attributi della registrazione contabile

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa del processo Record to Report - registrazione contabile.
3 Obbligatorio 7 Consigliato 10 Facoltativo
Nome Descrizione
ID della registrazione contabile
JournalEntryId
L'identificativo univoco di una registrazione contabile, che funge da identificativo principale del caso.
Descrizione

Il Journal Entry ID collega in modo univoco tutte le attività e i punti dati relativi a una singola transazione di registrazione contabile. Consente di monitorare l'intero ciclo di vita della registrazione, dalla creazione e revisione fino alla contabilizzazione finale nel libro mastro generale.

Nell'analisi di Process Mining, questo Attributo è fondamentale per ricostruire il flusso del processo. Ogni Journal Entry ID univoco rappresenta una singola istanza del processo e consente di esaminare in dettaglio le varianti di processo, i tempi di ciclo e la conformità delle singole transazioni finanziarie.

Perché è importante

È la chiave essenziale per monitorare una registrazione contabile dall'inizio alla fine, rendendo possibile l'analisi dell'intero flusso di processo per ogni caso.

Dove reperirlo

Questo identificativo si trova generalmente nella tabella dell'intestazione della registrazione, ad esempio LedgerJournalTable, spesso in un campo denominato JournalNum.

Esempi
JRN-0012345JV-2023-08-156GENJ0000891
Nome dell'attività
ActivityName
Il nome della specifica fase o dell'evento del processo aziendale che si è verificato.
Descrizione

Questo Attributo descrive un singolo evento o Task nel ciclo di vita della registrazione contabile, come 'Journal Entry Created', 'Journal Submitted For Approval' o 'Journal Entry Posted'. Queste attività costituiscono i nodi della mappa di processo individuata.

Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività è fondamentale per il Process Mining. Rivela il flusso effettivo del processo, aiuta a identificare le deviazioni dalla procedura standard ed evidenzia i colli di bottiglia nei punti in cui le attività richiedono più tempo del previsto o vengono ripetute.

Perché è importante

Questo Attributo definisce le fasi del processo, costituendo l'ossatura della mappa di processo e consentendo di analizzare il flusso e le variazioni del processo.

Dove reperirlo

Si tratta di un Attributo concettuale derivato dagli eventi di sistema, dalle modifiche di stato o dai log del Workflow all'interno di Microsoft Dynamics 365.

Esempi
Registrazione contabile creataRegistrazione contabile inviata per l'approvazioneRegistrazione contabile approvataRegistrazione contabile contabilizzata
Ora dell'evento
EventTime
Il timestamp preciso che indica quando si è verificata un'attività o un evento.
Descrizione

L'ora dell'evento registra la data e l'ora in cui si è svolta una specifica attività del processo delle registrazioni contabili. Questi dati cronologici sono essenziali per ordinare gli eventi e calcolare la durata tra di essi.

Nell'analisi, questo timestamp viene utilizzato per costruire la sequenza temporale di ogni caso, fondamentale per calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come tempi di ciclo, tempi di elaborazione e tempi di attesa. Consente di individuare i ritardi tra le fasi e supporta i Dashboard relativi ai colli di bottiglia e alla conformità agli SLA.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutti i KPI basati sulla durata, come il tempo di ciclo e i ritardi di elaborazione.

Dove reperirlo

I timestamp degli eventi si trovano generalmente nei log della cronologia del Workflow, nelle tabelle delle tracce di audit, ad esempio SysDatabaseLog, oppure nei timestamp di creazione o modifica dei record correlati, come LedgerJournalTable e LedgerJournalTrans.

Esempi
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:10Z
Entità giuridica
LegalEntity
L'entità giuridica o il codice azienda per cui viene registrata la registrazione contabile.
Descrizione

L'entità giuridica rappresenta la specifica società o unità aziendale all'interno di un'organizzazione per cui viene registrata la transazione finanziaria. Si tratta di una dimensione organizzativa fondamentale nei sistemi finanziari.

Nel Process Mining, questo attributo consente di confrontare il processo di registrazione contabile tra diverse aree dell'organizzazione. Può evidenziare se alcune entità giuridiche presentano processi più efficienti, tassi di rifiuto più elevati o tempi di ciclo più lunghi, contribuendo a individuare e condividere le best practice.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse società o unità aziendali, mettendo in evidenza variazioni e opportunità di miglioramento.

Dove reperirlo

È un campo fondamentale in Dynamics 365, spesso disponibile in tabelle delle transazioni come LedgerJournalTable e generalmente associato a DataAreaId.

Esempi
USMFDEMFGBSI
Importo totale del giornale
JournalTotalAmount
Il valore monetario complessivo della registrazione contabile, generalmente pari alla somma degli addebiti.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore finanziario complessivo della registrazione contabile. Può essere utilizzato per suddividere le registrazioni in fasce di valore, ad esempio basso, medio e alto.

L'analisi del processo in base al valore finanziario può far emergere schemi importanti. Ad esempio, le registrazioni contabili di importo elevato potrebbero seguire un processo di approvazione più rigoroso, con un numero maggiore di passaggi e tempi di ciclo più lunghi. Questo attributo è essenziale per l'analisi della rilevanza e per comprendere l'impatto finanziario delle inefficienze di processo.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo in base al valore finanziario, spesso correlato alla complessità del processo, al rischio e ai Workflow di approvazione.

Dove reperirlo

Potrebbe essere necessario calcolare questo valore sommando gli importi degli addebiti dalla tabella delle righe del giornale, LedgerJournalTrans, per ogni registrazione contabile.

Esempi
1500.75125000.0050.25
Motivo del rifiuto
RejectionReason
Il motivo indicato quando una registrazione contabile viene rifiutata durante il processo di approvazione.
Descrizione

Quando una registrazione contabile viene rifiutata, l'approvatore indica spesso il motivo del rifiuto. Questo Attributo acquisisce tale informazione, preziosa per l'analisi delle cause principali.

È l'Attributo principale per il Dashboard 'Journal Entry Rejection Rate Analysis'. Categorizzando e analizzando i motivi dei rifiuti, le organizzazioni possono individuare i problemi più comuni, come documentazione errata, violazioni delle policy o errori di inserimento dei dati, e attuare quindi interventi formativi o miglioramenti mirati del processo.

Perché è importante

Spiega perché si verifica la rilavorazione, fornendo l'insight diretto necessario per ridurre i tassi di rifiuto e migliorare le approvazioni corrette al primo tentativo.

Dove reperirlo

Queste informazioni sono generalmente archiviate nella cronologia del Workflow o nella sezione dei commenti associata alla fase di rifiuto.

Esempi
Documentazione giustificativa insufficienteConto utilizzato erratoSoglia di approvazione superataRegistrazione duplicata
Nome utente
UserName
Il nome dell'utente che ha eseguito l'attività.
Descrizione

Questo Attributo identifica il dipendente o l'utente di sistema responsabile dell'esecuzione di una specifica attività, come la creazione, l'approvazione o la contabilizzazione di una registrazione contabile. Collega le fasi del processo alle risorse umane.

Analizzare le prestazioni per utente è una funzionalità fondamentale del Process Mining. Aiuta a creare il Dashboard 'Journal Entry User Performance' per confrontare la durata delle attività e la produttività tra utenti o team diversi. Può evidenziare i migliori risultati, individuare le esigenze formative e supportare il bilanciamento dei carichi di lavoro.

Perché è importante

Collega le attività del processo a persone specifiche, consentendo di analizzare le prestazioni degli utenti, la distribuzione del carico di lavoro e l'allocazione delle risorse.

Dove reperirlo

Le informazioni sugli utenti si trovano generalmente nei campi createdBy o modifiedBy di tabelle come LedgerJournalTable oppure nei log della cronologia del Workflow associati.

Esempi
Alice SmithBob Johnsonsystem.batch
Ora di fine dell'evento
EventEndTime
Il timestamp che indica quando un'attività o un evento è stato completato.
Descrizione

L'ora di fine dell'evento indica il completamento di una specifica attività. Mentre StartTime indica quando inizia un evento, EndTime fornisce l'altro limite temporale e consente di calcolare con precisione la durata delle singole attività.

Nel Process Mining, disporre sia dell'ora di inizio sia dell'ora di fine consente di calcolare il tempo di elaborazione dell'attività, distinto dal tempo di attesa. Questo è fondamentale per i Dashboard che analizzano le prestazioni degli utenti e identificano quali attività specifiche, non solo gli intervalli tra di esse, assorbono più tempo.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione la durata di ogni attività, un elemento essenziale per analizzare le prestazioni degli utenti e individuare le attività che richiedono più risorse.

Dove reperirlo

Questi dati possono essere memorizzati esplicitamente nei log del Workflow oppure devono essere derivati utilizzando lo StartTime dell'attività successiva nella sequenza.

Esempi
2023-10-26T10:05:15Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T15:00:00Z
Stato della registrazione
JournalStatus
Lo stato attuale o finale della registrazione contabile.
Descrizione

Questo Attributo indica lo stato della registrazione contabile in un determinato momento, ad esempio 'Draft', 'In Review', 'Approved', 'Rejected' o 'Posted'. Fornisce una fotografia della posizione della registrazione nel suo ciclo di vita.

Analizzare lo stato è utile per comprendere gli esiti dei casi. Può essere utilizzato per filtrare tutte le registrazioni rifiutate o monitorare il volume delle registrazioni in una fase specifica. Questo Attributo supporta diversi Dashboard, fornendo il contesto per l'analisi della produttività e dello stato.

Perché è importante

Fornisce un esito chiaro per ogni registrazione contabile, consentendo di analizzare i tassi di successo e di rifiuto e il volume di lavoro nelle diverse fasi.

Dove reperirlo

Lo stato si trova spesso nella tabella dell'intestazione della registrazione, LedgerJournalTable, oppure viene derivato dallo stato del Workflow.

Esempi
BozzaInviatoApprovatoRegistratoRifiutato
Tipo di registrazione
JournalType
La classificazione della registrazione contabile, ad esempio General Journal o Accrual.
Descrizione

Il tipo di registrazione categorizza le registrazioni in base alla loro finalità aziendale, ad esempio registrazioni giornaliere, ratei, allocazioni o eliminazioni. Questa segmentazione è fondamentale per comprendere i diversi percorsi e comportamenti del processo.

Questo Attributo consente di filtrare e confrontare il processo tra diversi tipi di registrazione. È essenziale per il Dashboard 'Journal Entry Throughput Volume by Type' e aiuta ad analizzare se determinati tipi di registrazione sono più soggetti a ritardi, rifiuti o rilavorazioni.

Perché è importante

Consente di segmentare l'analisi per confrontare i processi associati a diverse finalità aziendali, che possono presentare percorsi, tempi di ciclo e requisiti di approvazione distinti.

Dove reperirlo

Questo dato è generalmente memorizzato nella tabella dell'intestazione della registrazione, LedgerJournalTable, in un campo relativo ai nomi o ai tipi di registrazione, ad esempio JournalName.

Esempi
Giornale generaleRettifica per competenzaTrasferimento intercompanyPaghe
Codice valuta
CurrencyCode
La valuta dell'importo della registrazione contabile.
Descrizione

Questo attributo specifica la valuta in cui è denominata la registrazione contabile, ad esempio USD, EUR o GBP. Fornisce il contesto essenziale per l'importo totale del giornale.

Sebbene non venga sempre utilizzata per analizzare il flusso del processo in sé, la valuta è fondamentale per qualsiasi reportistica o analisi finanziaria basata sugli importi delle registrazioni. Consente di aggregare e confrontare correttamente i valori, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per qualsiasi analisi finanziaria, assicurando che i valori monetari siano interpretati correttamente, soprattutto in ambienti con più valute.

Dove reperirlo

Il codice valuta è generalmente disponibile nella tabella delle righe del giornale, LedgerJournalTrans.

Esempi
USDEURGBPJPY
Data di registrazione
PostingDate
La data in cui la registrazione contabile viene registrata nel libro mastro generale.
Descrizione

La data di registrazione è la data ufficiale in cui la transazione incide sui saldi del libro mastro generale. Questa data è fondamentale per la reportistica finanziaria e per la chiusura dei periodi contabili.

Questo attributo viene utilizzato per analizzare il ritardo tra approvazione e registrazione, oggetto del KPI "Journal Entry Posting Lead Time". Ridurre questo ritardo è spesso un obiettivo prioritario per accelerare il processo di chiusura finanziaria. L'attributo può inoltre essere utilizzato per analizzare i volumi di registrazione nel tempo.

Perché è importante

È fondamentale per calcolare il KPI del tempo di attraversamento della registrazione e comprendere i ritardi tra l'approvazione e il momento in cui una transazione diventa ufficiale nel libro mastro.

Dove reperirlo

Questa data è generalmente archiviata nella tabella dell'intestazione del giornale, LedgerJournalTable, o in tabelle correlate delle transazioni registrate.

Esempi
2023-10-282023-11-012023-10-31
È corretto al primo tentativo
IsFirstTimeRight
Un flag che indica se il giornale è stato approvato senza rifiuti precedenti.
Descrizione

Questo attributo booleano a livello di caso è true se una registrazione contabile passa dall'invio all'approvazione senza attività intermedie "Journal Rejected" o "Journal Entry Corrected". È una misura fondamentale della qualità del processo.

Il KPI "First-Time Right Approval Rate" viene calcolato direttamente a partire da questo attributo. Un tasso elevato indica un processo efficiente e di alta qualità, mentre un tasso basso segnala problemi sistemici nella qualità iniziale dei dati, nella chiarezza dei requisiti o nelle procedure di invio.

Perché è importante

È una misura fondamentale della qualità del processo, poiché evidenzia quante registrazioni attraversano senza problemi il processo di approvazione, senza alcuna rilavorazione.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo calcolato a livello di caso, derivato dall'analisi della sequenza delle attività per ogni Journal Entry ID.

Esempi
truefalse
È una rilavorazione
IsRework
Un flag che identifica le attività appartenenti a un ciclo di rilavorazione o correzione.
Descrizione

Questo attributo booleano calcolato viene impostato su true per le attività che si verificano dopo un rifiuto, come "Journal Entry Corrected" o una nuova occorrenza di "Journal Submitted For Approval". Consente di isolare e quantificare la rilavorazione.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard "Journal Entry Rework and Correction Loops" e per il KPI "Rework Rate". Contrassegnando le rilavorazioni, diventa semplice visualizzare e misurare la frequenza e l'impatto dei cicli di correzione, che rappresentano una delle principali fonti di inefficienza del processo.

Perché è importante

Contrassegna direttamente i cicli di rilavorazione inefficienti, rendendo semplice quantificare l'impatto di rifiuti e correzioni sul tempo di ciclo e sui costi complessivi.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo calcolato durante la trasformazione dei dati, analizzando la sequenza delle attività all'interno di un caso.

Esempi
truefalse
La registrazione è automatica
IsAutomatedPosting
Un indicatore che segnala se la registrazione contabile è stata creata o registrata automaticamente.
Descrizione

Questo attributo booleano distingue tra le registrazioni contabili create manualmente da un utente e quelle generate automaticamente dal sistema o da un sottosistema, ad esempio un'integrazione di sistema o un processo automatizzato di allocazione.

L'analisi di questo attributo consente di confrontare l'efficienza e i tassi di errore dei processi automatizzati e manuali. Può evidenziare opportunità di ulteriore automazione mostrando se le registrazioni manuali sono più soggette a errori, rilavorazioni o ritardi.

Perché è importante

Distingue i processi manuali da quelli automatizzati, consentendo di confrontarne efficienza, accuratezza e conformità.

Dove reperirlo

Può essere indicato dall'utente riportato nel campo "Created by", ad esempio un utente di sistema o batch, oppure da un flag specifico nell'intestazione del giornale o nella configurazione del tipo.

Esempi
truefalse
Livello di approvazione
ApprovalLevel
Indica la fase attuale o completata in un Workflow di approvazione articolato su più livelli.
Descrizione

Per le registrazioni contabili che richiedono più approvazioni, questo attributo tiene traccia del livello gerarchico raggiunto dalla registrazione, ad esempio "Approvazione del manager" o "Approvazione del direttore".

Questo attributo è utile per analizzare più dettagliatamente i colli di bottiglia nelle approvazioni. Può aiutare a individuare se i ritardi si verificano sistematicamente a uno specifico livello della catena di approvazione, suggerendo la necessità di riprogettare il processo o riallocare le risorse in quella fase.

Perché è importante

Offre visibilità sui Workflow di approvazione articolati su più fasi, contribuendo a individuare i colli di bottiglia nei singoli livelli di approvazione.

Dove reperirlo

Queste informazioni derivano dalla cronologia del Workflow, che registra il completamento delle diverse fasi di approvazione.

Esempi
Livello 1: ManagerLivello 2: DirettoreLivello 3: VP Finance
Reparto
DepartmentName
Il reparto o centro di costo associato alla registrazione contabile.
Descrizione

Il reparto o centro di costo identifica l'unità aziendale interna responsabile della transazione finanziaria o interessata da essa. Si tratta di una dimensione fondamentale per la reportistica gestionale interna.

Questo attributo consente di analizzare il processo di registrazione contabile per reparto. Può aiutare a rispondere a domande come: quali reparti inviano il maggior numero di registrazioni? Alcuni reparti presentano tassi di rifiuto più elevati o tempi di approvazione più lunghi? Queste informazioni sono utili per interventi di miglioramento del processo mirati.

Perché è importante

Offre un modo per analizzare le prestazioni del processo per funzione aziendale, contribuendo a individuare colli di bottiglia specifici dei reparti o esigenze formative.

Dove reperirlo

Queste informazioni si trovano generalmente a livello di riga del giornale, in LedgerJournalTrans, come dimensione finanziaria.

Esempi
VenditeFinanzaMarketingOperations
Sistema di origine
SourceSystem
Il sistema di riferimento dal quale sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo Attributo identifica l'applicazione di origine da cui provengono i dati delle registrazioni contabili. Per questo processo, il valore è generalmente costante, ad esempio 'Microsoft Dynamics 365'.

In un contesto di analisi più ampio, soprattutto negli ambienti con più ERP o sistemi integrati, questo campo aiuta a distinguere i processi e le fonti dei dati. Garantisce chiarezza sulla provenienza dei dati ed è importante per la governance e la convalida dei dati.

Perché è importante

Identifica l'origine dei dati, un elemento fondamentale per la governance dei dati e per le analisi che possono estendersi a più sistemi aziendali.

Dove reperirlo

Si tratta di un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) dei dati per indicare l'origine del set di dati.

Esempi
Microsoft Dynamics 365D365 F&O
Stato SLA dell'approvazione
ApprovalSlaState
Indica se l'approvazione della registrazione contabile ha rispettato il relativo accordo sul livello di servizio.
Descrizione

Questo attributo classifica il ciclo di approvazione di ogni registrazione contabile in base al rispetto del tempo obiettivo definito da un Service Level Agreement (SLA). I valori possibili sono generalmente "Rispettato" o "Violato".

È la metrica principale della Dashboard "Journal Entry Approval SLA Compliance". Offre una visione chiara e orientata al business delle prestazioni rispetto agli obiettivi, contribuendo a monitorare e gestire la puntualità del processo di approvazione e a promuovere miglioramenti nei casi in cui gli SLA non vengano rispettati con frequenza.

Perché è importante

Trasforma i dati grezzi sui tempi di ciclo in un risultato aziendale chiaro, rispettato o violato, rendendo semplice monitorare le prestazioni rispetto agli obiettivi principali.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo calcolato. La logica richiede il confronto tra il KPI calcolato "Approval Cycle Time" e un obiettivo SLA predefinito.

Esempi
RispettatoViolato
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Il timestamp dell'ultimo aggiornamento dei dati dal sistema di origine.
Descrizione

Questo Attributo indica la data e l'ora dell'estrazione più recente dei dati dal sistema di origine. Fornisce il contesto necessario per valutare l'aggiornamento dell'analisi e dei dati inclusi.

La visualizzazione di queste informazioni nei Dashboard garantisce agli utenti la tempestività dei dati e li aiuta a comprendere l'intervallo temporale coperto dall'analisi del processo corrente. È un elemento di metadati fondamentale per qualsiasi progetto di Process Mining.

Perché è importante

Fornisce un contesto essenziale sull'aggiornamento dei dati, assicurando che gli utenti comprendano quanto sia attuale l'analisi del processo.

Dove reperirlo

Questo timestamp viene generato e memorizzato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) dei dati.

Esempi
2023-10-27T02:00:00Z
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Record to Report - Attività della registrazione contabile

Queste sono le fasi chiave e le principali tappe del processo da acquisire nell’Event Log per una corretta individuazione e analisi del processo.
5 Consigliato 7 Facoltativo
Attività Descrizione
Registrazione contabile approvata
La registrazione contabile è stata approvata dall'autorità designata, completando l'ultima fase del Workflow di approvazione. In genere viene acquisita da una modifica dello stato dell'intestazione della registrazione, ad esempio il passaggio a 'Approved'.
Perché è importante

Si tratta di una tappa critica che conclude il processo di approvazione e consente la contabilizzazione. È essenziale per calcolare il tempo del ciclo di approvazione, il tempo di attraversamento fino alla contabilizzazione e il tasso di correttezza al primo tentativo.

Dove reperirlo

Viene dedotto da una modifica del campo di stato, ad esempio dal passaggio di ApprovalStatus a 'Approved', in LedgerJournalTable oppure dalla tabella della cronologia del Workflow che indica lo stato di approvazione finale.

Acquisizione

Individui il timestamp in cui lo stato della registrazione passa a 'Approved'.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile contabilizzata
Questa attività indica la contabilizzazione riuscita della registrazione contabile nel libro mastro generale, rendendola un documento finanziario ufficiale. È un evento critico, acquisito quando lo stato dell'intestazione della registrazione viene aggiornato a 'Posted'.
Perché è importante

Questo è il principale evento di fine positivo del processo. Viene utilizzato per calcolare il tempo di ciclo end-to-end e il tempo di attraversamento fino alla contabilizzazione, indicatori fondamentali dell'efficienza della chiusura finanziaria.

Dove reperirlo

Viene acquisito da una modifica del campo di stato, ad esempio dal passaggio di JournalStatus a 'Posted', in LedgerJournalTable e dalla creazione delle relative registrazioni nella tabella GeneralJournalAccountEntry.

Acquisizione

Individui il timestamp in cui lo stato della registrazione passa a 'Posted'.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile creata
Questa attività segna l'avvio di una nuova registrazione contabile. Viene acquisita quando un utente crea nel sistema un nuovo record di intestazione della registrazione, stabilendo un Journal Entry ID univoco che funge da identificativo del caso per l'analisi del processo.
Perché è importante

Questo è il principale evento di avvio del processo. Analizzare il tempo che intercorre da questo momento alla contabilizzazione è fondamentale per misurare il tempo di ciclo end-to-end e individuare i ritardi iniziali nell'inserimento dei dati.

Dove reperirlo

Questo evento viene acquisito dal timestamp di creazione dell'intestazione della registrazione nell'entità GeneralJournalEntry o LedgerJournalTable. In genere si tratta di un evento esplicito di creazione del record.

Acquisizione

Utilizzi il campo 'createdDateTime' di GeneralJournalEntry o LedgerJournalTable.

Tipo di evento explicit
Registrazione contabile inviata per l'approvazione
Rappresenta l'invio formale di una registrazione contabile completata a un Workflow di revisione e approvazione. In genere viene dedotto da una modifica dello stato dell'intestazione della registrazione, ad esempio da 'Draft' a 'In Review' o 'Submitted'.
Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale che avvia il ciclo di approvazione. Misurare il tempo dall'invio all'approvazione finale è essenziale per individuare i colli di bottiglia nel processo di revisione e monitorare la conformità agli SLA.

Dove reperirlo

Viene dedotto da una modifica del campo di stato, ad esempio dal passaggio di ApprovalStatus a 'InReview', in LedgerJournalTable oppure dai log della cronologia del Workflow associati alla registrazione.

Acquisizione

Individui il timestamp in cui lo stato della registrazione passa a 'submitted' o 'in review'.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile rifiutata
La registrazione contabile è stata rifiutata da un revisore o approvatore e richiede una correzione. Questo evento viene acquisito da una modifica dello stato della registrazione, ad esempio il passaggio a 'Rejected' o 'Needs Correction'.
Perché è importante

Monitorare i rifiuti è fondamentale per calcolare il tasso di rifiuto e individuare le cause principali delle rilavorazioni. Evidenzia problemi relativi alla qualità dei dati, alla conformità o alla formazione degli utenti.

Dove reperirlo

Viene dedotto da una modifica del campo di stato, ad esempio dal passaggio di ApprovalStatus a 'Rejected', in LedgerJournalTable oppure dal log della cronologia del Workflow.

Acquisizione

Individui il timestamp in cui lo stato della registrazione passa a 'Rejected'.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile corretta
Questa attività indica che una registrazione contabile precedentemente rifiutata è stata modificata da un utente. In genere viene dedotta rilevando una modifica all'intestazione della registrazione o alle relative righe dopo la registrazione dello stato 'Rejected'.
Perché è importante

Questa attività identifica esplicitamente la rilavorazione. Analizzare la frequenza e la durata dei cicli di correzione aiuta a semplificare il processo e ridurre il lavoro manuale.

Dove reperirlo

Viene dedotta monitorando i campi 'modifiedDateTime' e 'modifiedBy' nelle tabelle LedgerJournalTable o LedgerJournalTrans dopo il verificarsi di un evento 'Journal Rejected'.

Acquisizione

Confronti il timestamp dello stato 'Rejected' con i timestamp delle modifiche successive effettuate dal creatore.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile reinviata per l'approvazione
Una registrazione contabile corretta viene reinserita nel Workflow di approvazione per un nuovo ciclo di revisione. Questo evento viene dedotto da una modifica dello stato da 'Rejected' o 'Draft' a 'In Review' o 'Submitted'.
Perché è importante

Questa attività segna l'inizio di un ciclo di rilavorazione. Contare questi eventi aiuta a quantificare il tasso di rilavorazione e il numero medio di cicli di approvazione per registrazione contabile.

Dove reperirlo

Viene dedotta dalla cronologia del Workflow oppure monitorando le modifiche di stato in LedgerJournalTable, quando lo stato passa da rifiutato a inviato.

Acquisizione

Individui un evento di stato 'Submitted' che si verifica dopo un evento di stato 'Rejected' per la stessa registrazione.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile stornata
Indica il completamento del processo di storno della registrazione contabile, nel quale una registrazione di storno viene contabilizzata correttamente. Costituisce un punto finale alternativo nel ciclo di vita di una registrazione errata.
Perché è importante

Questa attività conclude il ciclo delle registrazioni corrette e aiuta ad analizzare l'impegno complessivo dedicato alle rettifiche successive alla contabilizzazione, che incide sull'efficienza generale del processo.

Dove reperirlo

Viene acquisita quando la nuova registrazione di storno passa a sua volta allo stato 'Posted'. Il collegamento alla registrazione originale viene mantenuto tramite un campo di riferimento.

Acquisizione

Individui l'evento di stato 'Posted' relativo alla registrazione di storno associata.

Tipo di evento inferred
Revisione della registrazione avviata
Questa attività indica il momento in cui un revisore inizia a lavorare attivamente su una registrazione inviata. Può essere dedotta dall'assegnazione della registrazione a un revisore oppure dalla prima apertura del record da parte del revisore per esaminarlo.
Perché è importante

Questa attività aiuta a misurare il tempo di passaggio al revisore, ovvero il ritardo tra l'invio e l'inizio della revisione. Può evidenziare problemi di assegnazione delle risorse o di notifica.

Dove reperirlo

Spesso questo evento non viene registrato esplicitamente. Può essere dedotto dai log di assegnazione del Workflow oppure richiede il confronto tra il timestamp di invio e il primo timestamp di modifica effettuata dall'utente revisore.

Acquisizione

Richiede l'analisi dei log di assegnazione degli utenti del Workflow o dei log delle attività degli utenti, che potrebbero non essere disponibili come funzionalità standard.

Tipo di evento inferred
Riga della registrazione aggiunta
Questo evento indica che una riga dare o avere è stata aggiunta alla registrazione contabile. Viene acquisito ogni volta che viene creata una nuova riga di transazione associata all'intestazione della registrazione.
Perché è importante

Monitorare la creazione delle singole righe aiuta a comprendere la complessità e l'impegno richiesto per l'inserimento dei dati nei diversi tipi di registrazione. Può inoltre evidenziare i ritardi tra la creazione dell'intestazione e il completamento delle righe.

Dove reperirlo

Viene acquisito dal timestamp di creazione dei record nell'entità LedgerJournalTrans, collegata all'intestazione della registrazione. Ogni creazione di riga costituisce un evento distinto.

Acquisizione

Utilizzi il campo 'createdDateTime' per ogni record nella tabella LedgerJournalTrans.

Tipo di evento explicit
Storno della registrazione contabile avviato
Questo evento rappresenta l'avvio del processo di storno di una registrazione contabile precedentemente contabilizzata. Viene acquisito quando un utente avvia l'azione di storno nel sistema.
Perché è importante

Monitorare gli storni aiuta a individuare la frequenza e le ragioni delle correzioni delle registrazioni contabilizzate. Può far emergere problemi alla base delle fasi iniziali di inserimento dei dati o di approvazione.

Dove reperirlo

In genere si tratta di un'azione esplicita dell'utente, acquisibile dalle tracce di audit oppure identificando la creazione di una nuova registrazione di storno collegata all'originale.

Acquisizione

Utilizzi l'evento di creazione di una nuova registrazione contabile contrassegnata come storno di una registrazione contabilizzata.

Tipo di evento explicit
Tentativo di contabilizzazione della registrazione
Questa attività indica che un utente ha avviato il processo di contabilizzazione di una registrazione approvata. Può essere acquisita esplicitamente se il sistema registra l'avvio del job di contabilizzazione.
Perché è importante

Distinguere tra il tentativo di contabilizzazione e la contabilizzazione riuscita aiuta a diagnosticare problemi di prestazioni del sistema o ritardi dei job batch che incidono sulla chiusura finanziaria.

Dove reperirlo

Può trattarsi di un evento esplicito registrato in una tabella della cronologia dei job batch oppure dedotto da una modifica dello stato a 'Posting in progress' in LedgerJournalTable.

Acquisizione

Richiede l'analisi dei job batch o dei log di sistema relativi alla routine di contabilizzazione del General Ledger.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

Guide all'estrazione

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