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Il Suo Template dei dati Purchase to Pay - Purchase Order

NetSuite

Purchase to Pay - Attributi dell’ordine di acquisto (21) Purchase to Pay - Attività dell’ordine di acquisto (14) Guide all'estrazione (3)

Il Suo Template dei dati Purchase to Pay - Purchase Order

Questo Template è stato progettato per aiutarLa a preparare i dati per il Process Mining, assicurando che vengano raccolte tutte le informazioni necessarie per analizzare in modo efficace il processo Purchase to Pay - Purchase Order. Illustra i campi dati essenziali e le attività principali da monitorare, oltre a fornire indicazioni su come estrarre queste informazioni da NetSuite. Seguendo questo Template, potrà semplificare la preparazione dei dati e accelerare il percorso verso insight concreti.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l'estrazione da NetSuite

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

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Purchase to Pay - Attributi dell’ordine di acquisto

Questi sono i campi dati consigliati da includere nel Suo Event Log per un’analisi completa del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto.

5 Obbligatorio 6 Consigliato 10 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Nome dell'attività ActivityName	Il nome dello specifico evento o passaggio aziendale che si è verificato all'interno del processo Purchase Order.
Descrizione Questo attributo descrive un'azione specifica o una modifica di stato nel ciclo di vita di un Purchase Order, come 'Purchase Order Created', 'Purchase Order Approved' o 'Bill Payment Made'. Queste attività costituiscono i nodi della mappa di processo. Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività è il fulcro del Process Mining. Consente di visualizzare il flusso del processo, identificare i percorsi comuni e rari, ovvero le varianti, e individuare i colli di bottiglia o le deviazioni dalla procedura standard. Perché è importante Definisce i passaggi nella mappa di processo, consentendo di visualizzare e analizzare il flusso del processo, le varianti e la conformità. Dove reperirlo Questo valore deriva in genere dalla combinazione del tipo di transazione e del relativo campo di stato, ad esempio 'Order Status', oppure dai log della traccia di audit di sistema in NetSuite. Esempi Purchase Order creatoPurchase Order approvatoItem Receipt creatoFattura creata dal Purchase Order
	Ora dell'evento EventTime	La data e l'ora precise in cui si è verificata l'attività.
Descrizione Questo timestamp indica il momento esatto in cui si è svolta una specifica attività. Costituisce la base temporale di tutte le analisi delle prestazioni e delle durate nel Process Mining. Gli orari degli eventi vengono utilizzati per ordinare cronologicamente le attività all'interno di un caso, calcolare la durata tra i passaggi e misurare il tempo di ciclo complessivo del caso. Questi dati sono fondamentali per individuare i colli di bottiglia, misurare i tempi di attesa e analizzare le prestazioni rispetto agli accordi sul livello di servizio. Perché è importante Questo attributo è fondamentale per calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come tempi di ciclo e durate, essenziali per individuare i ritardi di processo. Dove reperirlo È il timestamp associato a ogni transazione o modifica di stato, spesso presente in campi come 'Date Created' o nei log della traccia di audit di sistema in NetSuite. Esempi 2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:00Z
	Ordine di acquisto PurchaseOrder	L'identificativo univoco del Purchase Order, utilizzato come ID principale del caso per monitorare il ciclo di vita del Procurement.
Descrizione Il numero del Purchase Order è l'identificativo centrale che collega tutte le attività correlate, dalla creazione iniziale al pagamento finale e alla chiusura. Ogni numero di Purchase Order distinto rappresenta una singola istanza del processo Procurement. Nel Process Mining, questo attributo viene utilizzato per raggruppare tutti gli eventi correlati in un unico caso. Analizzare il percorso di ciascun Purchase Order consente di ottenere una visione chiara del processo end-to-end, identificare le varianti e calcolare metriche a livello di caso, come il tempo di ciclo complessivo. Perché è importante È l'identificativo essenziale del caso, che consente di ricostruire e analizzare l'intero ciclo di vita di ogni singolo Purchase Order. Dove reperirlo In genere è l'identificativo principale della transazione nel record Purchase Order di NetSuite, spesso indicato come 'Transaction ID' o 'PO #'. Esempi PO-001254PO-001299PO-001357
	Sistema di origine SourceSystem	Il sistema dal quale sono stati estratti i dati.
Descrizione Questo attributo identifica l'origine dei dati di processo. In questa vista, il valore sarà sempre 'NetSuite'. Nelle iniziative di Process Mining più ampie, che combinano dati provenienti da più sistemi, questo campo è fondamentale per la data lineage, la risoluzione dei problemi e la comprensione dei comportamenti specifici dei sistemi. Garantisce chiarezza sull'origine di ogni dato. Perché è importante Fornisce informazioni essenziali sulla data lineage, garantendo chiarezza sull'origine dei dati di processo, soprattutto negli ambienti con più sistemi integrati. Dove reperirlo È un valore statico ('NetSuite') aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati. Esempi NetSuite
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Il timestamp che indica quando i dati relativi a questo evento sono stati aggiornati l'ultima volta dal sistema di origine.
Descrizione Questo attributo registra la data e l'ora dell'estrazione o dell'aggiornamento più recente dei dati. Fornisce il contesto relativo all'attualità dei dati analizzati. Conoscere l'ora dell'ultimo aggiornamento è fondamentale per comprendere la tempestività degli insight generati. Aiuta analisti e utenti aziendali a verificare se stanno visualizzando i dati di processo più recenti, aspetto particolarmente importante per i Dashboard di monitoraggio operativo. Perché è importante Indica l'attualità dei dati, elemento fondamentale per garantire che analisi e Dashboard si basino su informazioni aggiornate. Dove reperirlo È un timestamp generato e aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL). Esempi 2024-05-21T02:00:00Z
	Categoria di acquisto PurchaseCategory	La classificazione dei beni o dei servizi acquistati, come hardware IT, servizi di marketing o forniture per ufficio.
Descrizione Questo attributo categorizza gli articoli del Purchase Order, consentendo un'analisi aggregata in base al tipo di spesa. In NetSuite, viene spesso implementato tramite un campo di classificazione personalizzato o un segmento. Analizzare il processo per categoria di acquisto è fondamentale per il Dashboard 'Purchase Category Efficiency'. Aiuta a individuare se determinati tipi di acquisto presentano tempi di ciclo più lunghi, tassi di modifica più elevati o maggiori problemi di Conformità, consentendo miglioramenti mirati per specifiche aree di spesa. Perché è importante Consente di analizzare l'efficienza del processo per categoria di spesa, aiutando a individuare i tipi di acquisto più inefficienti o non conformi. Dove reperirlo Può trattarsi di un campo personalizzato o di un segmento di classificazione standard, come 'Class', oppure di un segmento personalizzato applicato a livello di intestazione o di riga del PO. Consulti la documentazione di NetSuite. Esempi Hardware ITServizi professionaliMateriale per ufficioLicenze software
	Importo totale TotalAmount	Il valore monetario totale del Purchase Order.
Descrizione Questo attributo rappresenta il costo totale di tutti gli articoli e servizi inclusi nel Purchase Order. È una metrica finanziaria fondamentale per l'analisi del Procurement. Analizzare le metriche di processo in base al Total Amount può rivelare modelli importanti, ad esempio se i PO di valore più elevato richiedono più tempo per essere approvati o sono soggetti a un numero maggiore di modifiche. È essenziale per comprendere l'impatto finanziario delle inefficienze di processo e stabilire le priorità degli interventi di miglioramento. Perché è importante Consente di analizzare finanziariamente il processo Procurement, aiutando a individuare l'impatto del valore del PO sui tempi di ciclo, sui percorsi di approvazione e sulla Conformità. Dove reperirlo Corrisponde al campo 'Total' nella sezione di riepilogo del record Purchase Order in NetSuite. Esempi 500.001250.7515000.00
	Nome del fornitore VendorName	Il nome del fornitore dal quale vengono acquistati i beni o i servizi.
Descrizione Questo attributo identifica il fornitore esterno del Purchase Order. È una dimensione fondamentale per analizzare le relazioni e le prestazioni dei fornitori. Il nome del fornitore è essenziale per il Dashboard 'Vendor Delivery Performance' e per i relativi KPI. Consente di segmentare il processo per confrontare i tempi di attraversamento, i tassi di consegna puntuale e gli esiti delle ispezioni qualità tra diversi fornitori, aiutando a identificare sia i fornitori affidabili sia quelli con prestazioni insufficienti. Perché è importante Consente di analizzare le prestazioni specifiche dei fornitori, inclusi i tempi di consegna e l'affidabilità, elementi fondamentali per ottimizzare la supply chain. Dove reperirlo Corrisponde al campo 'Vendor' o 'Supplier' nella scheda principale del record Purchase Order in NetSuite. Esempi Global Office SuppliesTech Solutions Inc.Creative Marketing Agency
	Nome del reparto DepartmentName	Il nome del reparto associato al Purchase Order.
Descrizione Questo attributo rappresenta il reparto aziendale o il centro di costo che ha avviato l'acquisto o ne è finanziariamente responsabile. Consente di filtrare e segmentare i dati di processo in base alla struttura organizzativa. Analizzare il processo per reparto è fondamentale per individuare i colli di bottiglia specifici dei reparti, confrontare l'efficienza tra diverse unità aziendali e comprendere i modelli di spesa. Supporta direttamente Dashboard come 'Departmental Bottleneck Analysis'. Perché è importante Consente di analizzare il processo per reparto, aiutando a individuare colli di bottiglia, inefficienze e modelli di spesa specifici. Dove reperirlo È un campo standard nell'intestazione del record Purchase Order o nelle righe degli articoli in NetSuite. Esempi FinanzaServizi ITMarketingOperazioni
	Nome utente UserName	Il nome dell'utente che ha eseguito l'attività.
Descrizione Questo attributo identifica il dipendente o l'utente di sistema responsabile dell'esecuzione di una specifica fase del processo, come l'approvazione di un Purchase Order o la creazione di una fattura. Fornisce una dimensione relativa alla risorsa umana o di sistema del processo. Analizzare le attività per utente aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare le esigenze formative e rilevare le anomalie. È inoltre fondamentale per il monitoraggio della Conformità, poiché consente di tracciare chi ha eseguito azioni critiche come modifiche o approvazioni dei PO. Perché è importante Attribuisce le attività a utenti specifici, consentendo di analizzare il carico di lavoro, le prestazioni e la conformità alle policy di autorizzazione. Dove reperirlo È disponibile nella sottoscheda 'System Notes' o nella traccia di audit di un record di transazione e indica l'utente che ha apportato la modifica. Esempi Alice JohnsonBob WilliamsAutomazione del sistema
	Stato del Purchase Order PurchaseOrderStatus	Lo stato attuale o finale del Purchase Order.
Descrizione Questo attributo indica lo stato del Purchase Order in un determinato momento, ad esempio 'Pending Approval', 'Fully Billed' o 'Closed'. Spesso costituisce la fonte da cui derivano molti valori concettuali di 'ActivityName'. Analizzare i dati per stato aiuta a comprendere gli esiti dei Purchase Order, ad esempio quanti vengono rifiutati rispetto a quelli approvati o quanti rimangono aperti. È fondamentale per KPI come 'PO Approval Failure Rate' e per filtrare i casi in base al loro stato di completamento. Perché è importante Fornisce una fotografia dello stato del PO, consentendo di analizzare esiti come rifiuti o chiusure e supportando i KPI relativi agli errori di approvazione. Dove reperirlo È il campo 'Status' nel record di transazione Purchase Order in NetSuite. Esempi In attesa dell'approvazione del supervisoreIn attesa della ricezioneInteramente fatturatoChiusoRifiutato
	Consegna in ritardo IsLateDelivery	Un indicatore che segnala se le merci sono state ricevute dopo la data di consegna richiesta.
Descrizione Si tratta di un attributo booleano calcolato, impostato su true se l'attività «Item Receipt Created» si verifica dopo la «Requested Delivery Date» specificata nel Purchase Order. Fornisce un indicatore semplice e chiaro della puntualità della consegna. Questo attributo semplifica la creazione di Dashboard e KPI sulle prestazioni dei fornitori. Consente di filtrare e aggregare facilmente i dati per calcolare il «Tasso di consegna puntuale dei fornitori» e individuare i fornitori che non rispettano con regolarità le scadenze di consegna. Perché è importante Fornisce un semplice indicatore true/false della puntualità della consegna, semplificando l'analisi delle prestazioni e il calcolo dei KPI per la gestione dei fornitori. Dove reperirlo Si tratta di un campo calcolato. La logica è: (Timestamp di «Item Receipt Created») > («RequestedDeliveryDate»). Esempi truefalse
	Data di consegna richiesta RequestedDeliveryDate	La data entro la quale l'azienda ha richiesto al fornitore di consegnare i beni o i servizi.
Descrizione Questo attributo rappresenta la data di consegna obiettivo impostata durante il processo di acquisto. Costituisce il riferimento rispetto al quale vengono misurate le prestazioni di consegna effettive. Questa data è essenziale per calcolare il KPI 'Vendor Delivery On-Time Rate'. Confrontando la 'Requested Delivery Date' con il timestamp effettivo di 'Item Receipt Created', l'analisi può determinare se i fornitori rispettano gli impegni di consegna, fornendo un input fondamentale per il Dashboard 'Vendor Delivery Performance'. Perché è importante Costituisce il riferimento per misurare le prestazioni di consegna puntuale dei fornitori, un KPI fondamentale per la gestione della supply chain. Dove reperirlo È probabilmente un campo personalizzato oppure può corrispondere a 'Expected Receipt Date' nelle righe del Purchase Order. Consulti la documentazione di NetSuite. Esempi 2023-11-152023-12-012024-01-10
	È un acquisto non gestito IsMaverickBuy	Un indicatore che segnala se un Purchase Order è stato creato senza una Purchase Requisition precedente.
Descrizione Si tratta di un attributo booleano calcolato, impostato su true a livello di caso se la prima attività del processo è «Purchase Order Created» anziché «Purchase Requisition Created». Funge da indicatore diretto degli acquisti effettuati al di fuori del processo standard. Questo attributo viene utilizzato per calcolare il «Tasso di PO diretti», un KPI fondamentale per il «Monitoraggio della conformità degli acquisti». Aiuta le organizzazioni a individuare e quantificare rapidamente gli acquisti non gestiti, che possono comportare costi più elevati e maggiori rischi. Perché è importante Segnala direttamente i comportamenti di acquisto non conformi, consentendo alle organizzazioni di monitorare e ridurre facilmente gli acquisti non gestiti. Dove reperirlo Si tratta di un attributo calcolato. La logica è: (Prima attività del caso = «Purchase Order Created») AND (nessuna «Purchase Requisition» collegata). Esempi truefalse
	È una rilavorazione IsRework	Un indicatore che segnala se un'attività rappresenta una rilavorazione, ad esempio una seconda approvazione dopo un rifiuto.
Descrizione Questo attributo booleano calcolato è impostato su true per le attività che indicano un ciclo o una ripetizione all'interno del processo. Ad esempio, un'attività «Purchase Order Approved» viene contrassegnata come rilavorazione se è preceduta da un'attività «Purchase Order Rejected» nello stesso caso. Questo attributo è essenziale per quantificare le inefficienze e gli attriti del processo. Consente di analizzare facilmente i cicli di rilavorazione, misurare il «Tasso di rifiuto e reinvio dei PO» e mettere in evidenza i processi che non vengono completati correttamente al primo tentativo. Perché è importante Aiuta a quantificare le inefficienze del processo contrassegnando esplicitamente le attività che fanno parte di un ciclo di rilavorazione, così da facilitarne l'analisi e la risoluzione. Dove reperirlo Questo indicatore viene calcolato durante la trasformazione dei dati analizzando la sequenza delle attività all'interno di un caso. Esempi truefalse
	Luogo di consegna DeliveryLocation	La sede fisica o l'indirizzo presso cui devono essere consegnate le merci.
Descrizione Questo attributo specifica la destinazione delle merci ordinate nel PO, ad esempio un magazzino, un ufficio o uno stabilimento specifico. Consente di segmentare il processo in base all'area geografica o alla sede. È una dimensione fondamentale per il Dashboard «Tempo di elaborazione della ricezione delle merci». L'analisi dei tempi di ricezione per sede può aiutare a individuare le sedi con personale insufficiente o processi di ricezione inefficienti, consentendo di definire interventi operativi mirati. Perché è importante Consente di analizzare le prestazioni del processo per sede, aiutando a individuare i colli di bottiglia specifici della sede nella ricezione delle merci o in altre attività. Dove reperirlo Corrisponde all'indirizzo «Ship To» o al campo «Location» del record Purchase Order in NetSuite. Esempi Magazzino principale - Baia ASede centrale - 15° pianoCentro di distribuzione della costa occidentale
	Motivo del rifiuto RejectionReason	Il motivo per cui un Purchase Order è stato rifiutato durante il processo di approvazione.
Descrizione Quando un Purchase Order viene rifiutato, questo attributo fornisce il motivo specifico del rifiuto, ad esempio «Budget Exceeded», «Incorrect Vendor» o «Policy Violation». Queste informazioni sono fondamentali per comprendere le cause degli errori di approvazione. Questo attributo supporta direttamente il Dashboard «Tasso di rifiuto e reinvio dei PO». Analizzando i motivi dei rifiuti, l'azienda può individuare le fonti più comuni degli errori nella creazione dei PO, come una formazione insufficiente o policy poco chiare, e adottare azioni correttive per ridurre le rilavorazioni associate ai rifiuti. Perché è importante Spiega perché i PO non superano l'approvazione, consentendo di definire interventi mirati per ridurre il tasso di rifiuto e aumentare la percentuale di approvazione al primo tentativo. Dove reperirlo Queste informazioni vengono spesso registrate nel campo memo dell'evento di rifiuto o in un campo personalizzato «Rejection Reason» all'interno del Workflow di approvazione. Consultare la documentazione di NetSuite. Esempi Supera il budget del repartoFornitore non preferenziale selezionatoDescrizione incompleta della voce
	Motivo della modifica ChangeReason	Il motivo indicato per la modifica di un Purchase Order dopo la sua creazione.
Descrizione Questo attributo registra la motivazione delle modifiche apportate a un Purchase Order, ad esempio «Price Update», «Quantity Change» o «Delivery Date Change». Questo contesto è fondamentale per comprendere le cause delle rilavorazioni. È un attributo cruciale per il Dashboard «Analisi delle modifiche ai Purchase Order». L'analisi della frequenza dei diversi motivi di modifica aiuta a individuare le cause alla radice dell'instabilità del processo, come requisiti iniziali imprecisi o prezzi dei fornitori soggetti a variazioni. Perché è importante Fornisce il contesto essenziale per comprendere perché i PO vengono modificati, consentendo un'analisi delle cause alla radice volta a ridurre il tasso complessivo di modifica dei PO. Dove reperirlo Probabilmente si tratta di un campo personalizzato da compilare quando un utente modifica un PO approvato, oppure del campo «Memo» dell'evento di modifica. Consultare la documentazione di NetSuite. Esempi Quantità dell'articolo errataVariazione del prezzo del fornitoreRequisito di consegna aggiornato
	Ora di fine dell'evento EventEndTime	La data e l'ora precise in cui si è conclusa l'attività.
Descrizione Questo timestamp indica il completamento di un'attività. Insieme a Start Time, definisce il tempo di elaborazione di un evento. Per gli eventi istantanei, End Time può coincidere con Start Time. Questo attributo è essenziale per calcolare la durata esatta di specifiche attività, nota come tempo di elaborazione. Aiuta a distinguere il tempo dedicato al lavoro effettivo su un'attività dal tempo trascorso in attesa del passaggio successivo, aspetto fondamentale per un'analisi dettagliata dei colli di bottiglia. Perché è importante Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, aiutando a distinguere il tempo di lavoro effettivo dal tempo di attesa inattivo. Dove reperirlo Per le attività con una durata misurabile, questo dato può essere registrato in un campo separato o ricavato dai log di audit. Spesso deve essere dedotto oppure coincide con Start Time. Esempi 2023-10-26T09:05:12Z2023-10-26T11:30:45Z2023-10-27T15:00:00Z
	Richiesta di acquisto PurchaseRequisition	L'identificativo della Purchase Requisition che ha preceduto il Purchase Order.
Descrizione Questo attributo collega un Purchase Order alla Purchase Requisition di origine. L'assenza di questo collegamento può indicare una deviazione dal processo standard. Questo campo è fondamentale per il monitoraggio della Conformità e per individuare gli acquisti non autorizzati. Il KPI 'Direct PO Rate' viene calcolato verificando l'assenza di una Purchase Requisition collegata, evidenziando così gli acquisti effettuati al di fuori del Workflow di approvazione standard. Perché è importante È fondamentale per l'analisi della Conformità, poiché aiuta a individuare gli acquisti non autorizzati, ovvero i Purchase Order creati senza una richiesta approvata. Dove reperirlo Nel record Purchase Order, queste informazioni si trovano in genere nella sottoscheda 'Related Records' o in un campo 'Created From'. Esempi PR-00582PR-00610PR-00715
	Valuta Currency	Il codice della valuta dell'importo della transazione.
Descrizione Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso l'importo totale del Purchase Order, ad esempio USD, EUR o GBP. Costituisce un contesto essenziale per qualsiasi valore monetario. Nelle organizzazioni che operano a livello internazionale, questo attributo è fondamentale per garantire accuratezza nella reportistica e nell'analisi finanziaria. Consente di aggregare e confrontare correttamente i valori dei PO tra diverse aree geografiche e assicura una corretta interpretazione dei KPI monetari. Perché è importante Fornisce il contesto necessario per i valori monetari, garantendo analisi e report finanziari accurati negli ambienti multivaluta. Dove reperirlo Corrisponde al campo 'Currency' nel record Purchase Order, spesso determinato dalla configurazione del Vendor selezionato. Esempi USDEURGBP

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Purchase to Pay - Attività dell’ordine di acquisto

Questi sono i passaggi chiave e le tappe fondamentali del processo da acquisire nel Suo Event Log per individuare con precisione il processo e i colli di bottiglia.

6 Consigliato 8 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Fattura creata dal Purchase Order	Una fattura del fornitore è stata ricevuta e inserita in NetSuite, con collegamento al Purchase Order. Si tratta di una transazione esplicita che registra formalmente la passività relativa ai beni o ai servizi ricevuti.
Perché è importante Questa attività segna il passaggio dal Procurement al processo di contabilità fornitori. Analizzare il tempo tra la ricezione delle merci e la fatturazione evidenzia potenziali ritardi nell'elaborazione finanziaria. Dove reperirlo Rilevato dalla data di creazione del record di transazione Vendor Bill. La fattura è collegata direttamente al Purchase Order di origine. Acquisizione Rilevi il timestamp di creazione della transazione Vendor Bill. Tipo di evento explicit
	Item Receipt creato	Questa attività rappresenta la ricezione fisica delle merci ordinate nel Purchase Order. In NetSuite, è un evento esplicito, rilevato quando viene creata una transazione 'Item Receipt' collegata alla specifica riga del Purchase Order.
Perché è importante Questa è una milestone fondamentale che segna la fine del ciclo di consegna del fornitore. È essenziale per calcolare i tassi di consegna puntuale dei fornitori e i tempi di attraversamento complessivi. Dove reperirlo Rilevato dalla data di creazione del record di transazione Item Receipt. Il record contiene un collegamento al Purchase Order di origine. Acquisizione Rilevi il timestamp di creazione della transazione Item Receipt. Tipo di evento explicit
	Purchase Order approvato	Rappresenta l'autorizzazione finale e ufficiale del Purchase Order, che ne consente l'invio al fornitore. È una milestone chiave, rilevata quando il campo 'Approval Status' del Purchase Order viene aggiornato a 'Approved'.
Perché è importante Questa è una milestone fondamentale per calcolare i tempi del ciclo di approvazione e individuare i colli di bottiglia nella catena di approvazione. I ritardi in questa fase incidono direttamente sui tempi di attraversamento del Procurement. Dove reperirlo Deducibile dalle note di sistema o dalla cronologia del Workflow che registra la modifica del campo 'Approval Status' del record Purchase Order a 'Approved'. Acquisizione Rilevi la modifica del campo 'Approval Status' del Purchase Order in 'Approved'. Tipo di evento inferred
	Purchase Order chiuso	Il Purchase Order è stato chiuso ufficialmente, pertanto non sono previste ulteriori ricezioni o fatture a suo carico. L'evento viene dedotto quando lo stato del Purchase Order cambia in 'Closed', automaticamente dopo la completa fatturazione e ricezione oppure manualmente.
Perché è importante Questa attività segna la fine operativa del ciclo di vita del Purchase Order. Conferma che l'ordine è stato completamente evaso ed elaborato, fornendo un punto finale definitivo per l'analisi dei tempi di ciclo. Dove reperirlo Deducibile dalla modifica del campo 'Status' nel record Purchase Order in 'Closed'. Acquisizione Rilevi la modifica del campo 'Status' del Purchase Order in 'Closed'. Tipo di evento inferred
	Purchase Order creato	Questa attività indica la creazione del documento formale Purchase Order, che costituisce il caso centrale di questa analisi. In NetSuite, viene rilevata dalla creazione del record di transazione Purchase Order, manualmente oppure a partire da una richiesta approvata.
Perché è importante Questo passaggio fondamentale trasforma una richiesta in un impegno formale all'ordine. Costituisce una milestone chiave e può anche rappresentare l'inizio del processo per i PO diretti, aspetto importante ai fini del monitoraggio della Conformità. Dove reperirlo Rilevato dal campo di sistema 'Date Created' del record di transazione Purchase Order. Acquisizione Utilizzi il timestamp di creazione della transazione Purchase Order. Tipo di evento explicit
	Richiesta di acquisto creata	Questa attività registra la richiesta formale di beni o servizi e avvia il processo Procurement. In NetSuite, viene rilevata quando viene creato e salvato un nuovo record di transazione Purchase Requisition.
Perché è importante In quanto punto di avvio tipico del processo, questa attività è fondamentale per analizzare il tempo di ciclo completo end-to-end e identificare gli acquisti non autorizzati quando viene omessa. Dove reperirlo Questo evento viene rilevato a partire dalla data di creazione del record di transazione Purchase Requisition. Il record è collegato al successivo Purchase Order. Acquisizione Rilevi il timestamp di creazione della transazione Purchase Requisition. Tipo di evento explicit
	Fattura approvata	La fattura del fornitore è stata verificata e approvata per il pagamento. Come per i Purchase Order, l'evento viene rilevato dalla modifica del campo 'Approval Status' nel record Vendor Bill.
Perché è importante L'approvazione della fattura è un passaggio chiave del processo di pagamento. Monitorarne la durata aiuta a individuare i colli di bottiglia nella contabilità fornitori, che potrebbero causare pagamenti tardivi o la perdita di sconti per pagamento anticipato. Dove reperirlo Deducibile dalle note di sistema o dalla cronologia del Workflow che registra la modifica del campo 'Approval Status' del record Vendor Bill in 'Approved'. Acquisizione Rilevi la modifica del campo 'Approval Status' del Vendor Bill in 'Approved'. Tipo di evento inferred
	Ispezione qualità eseguita	Le merci ricevute sono state sottoposte a un controllo qualità. Non si tratta di una transazione NetSuite standard e l'evento viene in genere rilevato tramite l'aggiornamento di un campo personalizzato, un record personalizzato oppure dedotto da una modifica dello stato dell'Item Receipt.
Perché è importante Questa attività consente di misurare il tempo di ciclo del processo di controllo qualità. I ritardi nell'ispezione possono creare colli di bottiglia tra la ricezione delle merci e la loro disponibilità per l'utilizzo. Dove reperirlo Dipende in larga misura dalle personalizzazioni. Può essere rilevato da un campo personalizzato 'QA Status' sull'Item Receipt o da un record personalizzato separato per 'Quality Inspection'. Acquisizione Rilevi l'aggiornamento di un campo personalizzato o la creazione di un record personalizzato relativo all'ispezione qualità. Tipo di evento inferred
	Pagamento della fattura effettuato	È stato emesso al fornitore un pagamento per l'importo fatturato. L'evento viene rilevato quando viene creata una transazione 'Vendor Payment' e applicata al Vendor Bill.
Perché è importante Questa attività indica il completamento dell'obbligazione finanziaria relativa al Purchase Order. È fondamentale per analizzare le prestazioni dei pagamenti puntuali e il flusso di cassa. Dove reperirlo Rilevato dalla data di creazione del record di transazione Vendor Payment applicato al Vendor Bill. Acquisizione Rilevi il timestamp di creazione della transazione Vendor Payment applicata alla fattura. Tipo di evento explicit
	Purchase Order inviato	Il Purchase Order è stato finalizzato e inviato a un Workflow di approvazione. In genere, questo evento viene rilevato da una modifica dello stato del record Purchase Order, che passa da uno stato di bozza come 'Pending Supervisor Approval' a uno stato di revisione attiva.
Perché è importante Questo evento segna l'inizio del ciclo di approvazione. Misurare il tempo da questo momento a 'Purchase Order Approved' è fondamentale per analizzare l'efficienza delle approvazioni e individuare i ritardi. Dove reperirlo Deducibile dalla modifica del campo 'Approval Status' nel record Purchase Order, ad esempio da 'Pending Approval' o da uno stato di bozza personalizzato. Acquisizione Rilevi la modifica del campo 'Approval Status' del PO a uno stato di revisione. Tipo di evento inferred
	Purchase Order inviato al fornitore	Il Purchase Order approvato è stato trasmesso al fornitore. In NetSuite, l'evento viene spesso dedotto quando viene aggiornato un indicatore di comunicazione, come la casella di controllo 'To Be Emailed', oppure quando lo stato cambia per indicare che l'ordine è stato inviato.
Perché è importante Questa attività segna l'inizio del tempo di attraversamento del fornitore. Misurare il tempo da questo momento alla ricezione delle merci è essenziale per valutare le prestazioni di consegna del fornitore. Dove reperirlo Deducibile dal timestamp in cui l'indicatore 'To Be Emailed' o 'To Be Faxed' viene deselezionato, oppure da una voce nella cronologia delle comunicazioni collegata al Purchase Order. Acquisizione Rilevi il timestamp degli eventi di comunicazione, ad esempio l'invio di un'e-mail, collegati al PO. Tipo di evento inferred
	Purchase Order modificato	Indica che il Purchase Order è stato modificato dopo la creazione o l'approvazione iniziale. L'evento può essere dedotto confrontando il campo 'Last Modified Date' con 'Date Created' o con una data di approvazione distinta.
Perché è importante Modifiche frequenti possono segnalare inefficienze, una pianificazione iniziale inadeguata o un ampliamento dell'ambito. Analizzare quando e perché avvengono le modifiche aiuta a semplificare il processo e ridurre gli errori. Dove reperirlo Deducibile confrontando 'Last Modified Date' nel record Purchase Order con il timestamp di creazione o di approvazione. Le note di sistema registrano i dettagli dei campi modificati. Acquisizione Confronti 'Last Modified Date' con la data di creazione o di approvazione, escludendo gli aggiornamenti di sistema. Tipo di evento inferred
	Purchase Order rifiutato	Un approvatore ha rifiutato il Purchase Order, che deve quindi essere modificato e inviato nuovamente. L'evento viene dedotto quando il campo 'Approval Status' del Purchase Order viene modificato in 'Rejected'.
Perché è importante Il monitoraggio dei rifiuti è fondamentale per individuare i cicli di rilavorazione, comprendere le cause del mancato superamento dell'approvazione e migliorare la qualità dell'invio iniziale dei PO. Dove reperirlo Deducibile dalle note di sistema o dalla cronologia del Workflow che registra la modifica del campo 'Approval Status' del record Purchase Order in 'Rejected'. Acquisizione Rilevi la modifica del campo 'Approval Status' del Purchase Order in 'Rejected'. Tipo di evento inferred
	Richiesta di acquisto approvata	Rappresenta l'approvazione ufficiale di una richiesta di beni o servizi, che autorizza la creazione di un Purchase Order. L'evento viene dedotto dalla modifica del campo 'Approval Status' del record Purchase Requisition, da 'Pending Approval' ad 'Approved'.
Perché è importante Il monitoraggio delle approvazioni delle richieste consente di individuare i colli di bottiglia nella fase precedente al Procurement e di misurare l'efficienza della validazione interna delle richieste. Dove reperirlo Deducibile dalle note di sistema o dalla cronologia del Workflow che registra la modifica del campo 'Approval Status' nel record Purchase Requisition. Acquisizione Rilevi la modifica del campo 'Approval Status' della Purchase Requisition in 'Approved'. Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all'estrazione

Come ottenere i dati da NetSuite

Passaggi

Comprenda l'approccio basato su più ricerche: questo metodo richiede la creazione e l'esportazione di diverse Saved Search distinte, una per ciascun tipo principale di transazione del processo Purchase to Pay. I file CSV esportati vengono quindi combinati e trasformati in uno strumento separato, come Excel, Power Query o uno script, per creare l'Event Log consolidato finale.
Acceda alla creazione di una Saved Search: acceda a NetSuite. Selezioni Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. Selezioni «Transaction» come tipo di ricerca.
Crei la ricerca Purchase Requisition:
- Imposti il titolo della ricerca, ad esempio «ProcessMind - Purchase Requisition Events».
- Nella scheda «Criteria», imposti il filtro Type is «Purchase Requisition» e Main Line is «Yes». Aggiunga un filtro Date Created per il periodo di analisi desiderato.
- Nella scheda «Results», aggiunga le colonne specificate nella sezione della query per le requisition. Utilizzi formule per definire le colonne «ActivityName» e «EventTime».
- Salvi ed esegua la ricerca. Esporti i risultati come file CSV.
Crei la ricerca Purchase Order:
- Crei una nuova Saved Search «Transaction» con il titolo «ProcessMind - Purchase Order Events».
- In «Criteria», imposti il filtro Type is «Purchase Order» e Main Line is «Yes». Utilizzi lo stesso filtro data della ricerca precedente.
- In «Results», aggiunga le colonne specificate nella sezione della query per i Purchase Order. Questa ricerca genererà più righe di evento, come Created, Approved e Closed, utilizzando formule CASE.
- Salvi, esegua ed esporti i risultati come file CSV.
Crei la ricerca Item Receipt:
- Crei una nuova Saved Search «Transaction» con il titolo «ProcessMind - Item Receipt Events».
- In «Criteria», imposti il filtro Type is «Item Receipt» e Main Line is «Yes». Utilizzi lo stesso filtro data.
- In «Results», aggiunga le colonne specificate nella sezione della query per gli Item Receipt.
- Salvi, esegua ed esporti i risultati come file CSV.
Crei la ricerca Vendor Bill e Payment:
- Crei una nuova Saved Search «Transaction» con il titolo «ProcessMind - Billing Events».
- In «Criteria», imposti il filtro Type su uno dei valori «Vendor Bill» o «Vendor Payment». Imposti Main Line su «Yes» e applichi lo stesso filtro data.
- In «Results», aggiunga le colonne necessarie per acquisire gli eventi di creazione, approvazione e pagamento delle fatture, utilizzando le formule descritte nella sezione della query.
- Salvi, esegua ed esporti i risultati come file CSV.
Combini e trasformi i dati:
- Apra lo strumento di manipolazione dei dati che preferisce, ad esempio Microsoft Excel con Power Query o uno script Python con pandas.
- Importi tutti i file CSV esportati da NetSuite.
- Accodi i dati di tutti i file in un'unica tabella. Tutte le ricerche sono progettate con la stessa struttura di colonne.
- Per l'output della ricerca Purchase Order, dovrà effettuare un unpivot dei dati. La query è progettata con più colonne timestamp, una per ciascuna attività del PO. Esegua l'unpivot di queste colonne per creare un'unica colonna «ActivityName» e un'unica colonna «EventTime», trasformando il formato esteso in quello verticale richiesto da un Event Log.
Finalizzi ed esporti l'Event Log:
- Esamini i dati combinati. Verifichi che la colonna EventTime utilizzi un formato timestamp coerente e che PurchaseOrder sia valorizzato per tutte le righe.
- Rimuova le righe in cui EventTime è null, poiché rappresentano attività non ancora avvenute.
- Salvi la tabella consolidata finale come un unico file CSV, pronto per essere caricato in ProcessMind.

Configurazione

Tipo di ricerca: tutte le Saved Search devono essere di tipo «Transaction».
Filtro principale (Main Line): imposti il criterio Main Line su «Yes» per tutte le ricerche. È fondamentale per evitare di ottenere una riga per ciascuna riga articolo, duplicando in modo massiccio gli eventi a livello di transazione.
Intervallo di date: applichi un filtro data coerente, ad esempio Date Created is «within last 6 months», a tutte le ricerche, così da analizzare lo stesso insieme di transazioni.
Filtro per tipo di transazione: ogni ricerca deve essere filtrata in base allo specifico Type della transazione, ad esempio Purchase Order o Item Receipt, per isolare gli eventi corretti.
Formato di output: imposti CSV come formato di esportazione preferito, così da facilitare la combinazione dei dati negli strumenti esterni.
Autorizzazioni: l'utente che esegue le ricerche deve disporre delle autorizzazioni di visualizzazione per tutti i record di transazione pertinenti, inclusi Purchase Requisitions, Purchase Orders, Item Receipts, Vendor Bills e Vendor Payments.
Campi personalizzati: per attività come «Quality Inspection Performed», probabilmente dovrà aggiungere ai risultati della ricerca Item Receipt un campo personalizzato della configurazione NetSuite. La query fornita utilizza il segnaposto [Your Quality Inspection Timestamp Field]. Deve sostituirlo con l'ID effettivo del campo presente nel Suo sistema.

a Query di esempio config

### Description of Saved Search Configurations

Below are the configurations for the required Saved Searches. The 'Results' tab columns should be created in the order listed. Use 'Custom Label' to name the columns exactly as shown.

**1. Search: ProcessMind - Purchase Requisition Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Purchase Requisition'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date Created = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Formula (Text): `REPLACE({createdfrom.number}, 'Purchase Order #', '')` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `CASE WHEN {status} = 'Pending Approval' THEN 'Purchase Requisition Created' WHEN {status} = 'Approved' THEN 'Purchase Requisition Approved' ELSE NULL END` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Approval' THEN {datecreated} WHEN {status} = 'Approved' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**2. Search: ProcessMind - Purchase Order Events (Wide Format)**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Purchase Order'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date = [Your Desired Date Range]
*   **Results (Note: This search creates a wide file that must be unpivoted later)**:
    1.  Field: `Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Field: `Date Created` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Created`
    3.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Supervisor Approval' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Submitted`
    4.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Approved`
    5.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Rejected`
    6.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {lastmodifieddate} > {datecreated} + 1 THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Changed`
    7.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Billing' OR {status} = 'Partially Received' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Sent To Vendor`
    8.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Closed' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Closed`
    9.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    10. Field: `Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    11. Field: `Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    12. Field: `Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    13. Field: `Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    14. Field: `Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**3. Search: ProcessMind - Item Receipt Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Item Receipt'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date Created = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Field: `Created From : Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `'Item Receipt Created'` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Field: `Date Created` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Created From : Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Created From : Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Created From : Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Created From : Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Created From : Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**4. Search: ProcessMind - Billing Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = any of 'Vendor Bill', 'Vendor Payment'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Field: `Created From : Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `CASE WHEN {type} = 'Vendor Bill' AND {approvalstatus} <> 'Approved' THEN 'Bill Created From Purchase Order' WHEN {type} = 'Vendor Bill' AND {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Bill Approved' WHEN {type} = 'Vendor Payment' THEN 'Bill Payment Made' ELSE NULL END` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Field: `Date` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Created From : Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Created From : Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Created From : Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Created From : Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Created From : Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

Passaggi

Prerequisito: abiliti SuiteAnalytics Connect: verifichi che la funzionalità SuiteAnalytics Connect sia abilitata nel Suo account NetSuite. Acceda a Setup > Company > Enable Features. Nella scheda Analytics, selezioni la casella SuiteAnalytics Connect. Tenga presente che si tratta di un modulo aggiuntivo a pagamento.
Configuri il ruolo utente e le autorizzazioni: crei o modifichi un ruolo utente per concedere l'accesso a SuiteAnalytics Connect. Il ruolo deve disporre dell'autorizzazione «SuiteAnalytics Connect». Conceda inoltre l'accesso di livello «View» a tutti i record necessari, inclusi Transactions, come Purchase Order, Purchase Requisition, Item Receipt, Vendor Bill e Vendor Payment, Entities, come Vendor ed Employee, e Lists, come Department.
Individui la Sua origine dati: in NetSuite, acceda alla pagina SuiteAnalytics Connect Setup, disponibile in Setup > Company > SuiteAnalytics Connect. Annoti Service Host, Port, Account ID e il nome corretto dell'origine dati, ad esempio NetSuite.com o NetSuite2.com.
Installi il driver ODBC/JDBC: scarichi e installi il driver SuiteAnalytics Connect appropriato, ODBC o JDBC, per il sistema operativo e il client SQL in uso. I driver sono disponibili nel NetSuite Help Center.
Configuri la connessione del client SQL: configuri una nuova connessione nel client SQL che preferisce, ad esempio DBeaver, Power BI o Tableau. Utilizzi i dati di connessione del passaggio 3 e le credenziali dell'utente a cui è stato assegnato il ruolo del passaggio 2.
Personalizzi la query SQL: copi la query SQL fornita nella sezione Query nel client SQL. Modifichi i valori segnaposto nelle clausole WHERE, in particolare l'intervallo di date, «YYYY-MM-DD», e gli eventuali filtri specifici dell'azienda, come l'ID della Subsidiary.
Esegua la query: esegua la query SQL completa sul database NetSuite tramite la connessione configurata. Il tempo di esecuzione varia in base all'intervallo di date e al volume dei dati.
Esamini i risultati: la query restituirà una tabella Event Log piatta, con una riga per attività. Verifichi che tutte le colonne, tra cui PurchaseOrder, ActivityName ed EventTime, siano valorizzate come previsto.
Esporti i dati: esporti i risultati della query come file CSV. Verifichi che la codifica del file sia impostata su UTF-8 per evitare problemi con i caratteri.
Prepari il caricamento: prima di caricare il file in ProcessMind, verifichi che le intestazioni delle colonne nel file CSV corrispondano agli attributi richiesti, PurchaseOrder, ActivityName ed EventTime, e che il formato della data nella colonna EventTime sia coerente.

Configurazione

Licenza SuiteAnalytics Connect: l'organizzazione deve disporre di una licenza valida per il modulo aggiuntivo SuiteAnalytics Connect per stabilire una connessione diretta al database.
Autorizzazioni utente: è necessario un ruolo utente NetSuite dedicato, con l'autorizzazione «SuiteAnalytics Connect» e accesso di visualizzazione a tutti i record di transazione ed entità pertinenti. In assenza delle autorizzazioni corrette, la query non verrà eseguita o restituirà dati incompleti.
Nome dell'origine dati (DSN): deve utilizzare il Service Host e il DSN corretti forniti nell'interfaccia utente NetSuite, alla voce «SuiteAnalytics Connect Setup». In genere è consigliato utilizzare l'origine dati NetSuite2.com, poiché riflette il modello dati basato sulle workbook e offre spesso prestazioni migliori.
Filtro per intervallo di date: la query fornita include una clausola WHERE, «WHERE T.DateCreated >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')», per limitare il periodo di estrazione. È fondamentale impostare un intervallo ragionevole, ad esempio 3-6 mesi, per garantire buone prestazioni della query. Non è consigliabile estrarre più anni di dati in una singola esecuzione.
Filtri Subsidiary/Company: negli ambienti con più Subsidiary, aggiunga un filtro sull'ID della Subsidiary nella clausola WHERE della Transactions_CTE principale per isolare i dati di una specifica entità giuridica, ad esempio «AND T.Subsidiary = 1».
Campi personalizzati: la query include segnaposto per campi personalizzati comuni, come PurchaseCategory. Deve sostituire [Your Purchase Category Custom Field] con l'ID effettivo del campo previsto dalla Sua implementazione NetSuite.

a Query di esempio sql

WITH Transactions_CTE AS (
  SELECT
    T.Transaction_ID,
    T.TranID,
    T.Type,
    T.Status,
    T.ApprovalStatus,
    T.DateCreated,
    T.LastModifiedDate,
    T.Entity_ID AS Vendor_ID,
    T.CreatedBy_ID,
    T.Total,
    T.Department_ID,
    T.ToBeEmailed,
    TL.CreatedFrom_ID,
    -- Placeholder for a custom field. Replace with your actual field ID.
    T.custbody_purchase_category AS PurchaseCategory_ID 
  FROM
    Transaction AS T
    LEFT JOIN TransactionLine AS TL ON T.Transaction_ID = TL.Transaction_ID
  WHERE
    (T.Type IN ('PurchOrd', 'PurchReq', 'ItemRcpt', 'VendBill', 'VendPymt'))
    AND T.DateCreated >= TO_DATE('[YYYY-MM-DD]', 'YYYY-MM-DD') -- Set Start Date
    -- Optional: Add a subsidiary filter for multi-subsidiary environments
    -- AND T.Subsidiary_ID = [Your Subsidiary ID] 
    AND TL.MainLine = 'T' -- Focus on main line data to avoid row duplication
)
-- 1. Purchase Requisition Created
SELECT
  PR_PO_Map.PO_TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Requisition Created' AS "ActivityName",
  PR.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PR
  JOIN TransactionLine AS PR_Line ON PR.Transaction_ID = PR_Line.Transaction_ID
  JOIN Transaction AS PO_Link ON PR_Line.Transaction_ID = PO_Link.AppliedToTransaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON PO_Link.Transaction_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PR.Department_ID = D.Department_ID
  CROSS JOIN (
      SELECT DISTINCT PO_Ref.TranID AS PO_TranID, PR_Ref.Transaction_ID AS PR_ID
      FROM Transaction AS PO_Ref JOIN TransactionLine AS TL_Ref ON PO_Ref.Transaction_ID = TL_Ref.Transaction_ID JOIN Transaction AS PR_Ref ON TL_Ref.CreatedFrom_ID = PR_Ref.Transaction_ID
      WHERE PO_Ref.Type = 'PurchOrd' AND PR_Ref.Type = 'PurchReq'
  ) AS PR_PO_Map ON PR.Transaction_ID = PR_PO_Map.PR_ID
WHERE
  PR.Type = 'PurchReq'

UNION ALL

-- 2. Purchase Requisition Approved
SELECT
  PR_PO_Map.PO_TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Requisition Approved' AS "ActivityName",
  PR.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PR
  JOIN TransactionLine AS PR_Line ON PR.Transaction_ID = PR_Line.Transaction_ID
  JOIN Transaction AS PO_Link ON PR_Line.Transaction_ID = PO_Link.AppliedToTransaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON PO_Link.Transaction_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PR.Department_ID = D.Department_ID
  CROSS JOIN (
      SELECT DISTINCT PO_Ref.TranID AS PO_TranID, PR_Ref.Transaction_ID AS PR_ID
      FROM Transaction AS PO_Ref JOIN TransactionLine AS TL_Ref ON PO_Ref.Transaction_ID = TL_Ref.Transaction_ID JOIN Transaction AS PR_Ref ON TL_Ref.CreatedFrom_ID = PR_Ref.Transaction_ID
      WHERE PO_Ref.Type = 'PurchOrd' AND PR_Ref.Type = 'PurchReq'
  ) AS PR_PO_Map ON PR.Transaction_ID = PR_PO_Map.PR_ID
WHERE
  PR.Type = 'PurchReq'
  AND BUILTIN.DF(PR.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Created
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Created' AS "ActivityName",
  PO.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 4. Purchase Order Submitted
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Submitted' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Pending Approval' AND PO.LastModifiedDate > PO.DateCreated

UNION ALL

-- 5. Purchase Order Approved
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Approved' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 6. Purchase Order Rejected
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Rejected' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Rejected'

UNION ALL

-- 7. Purchase Order Changed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Changed' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND PO.LastModifiedDate > PO.DateCreated

UNION ALL

-- 8. Purchase Order Sent To Vendor
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Sent To Vendor' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND PO.ToBeEmailed = 'F' -- Assumes the PO was sent via email

UNION ALL

-- 9. Item Receipt Created
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Item Receipt Created' AS "ActivityName",
  IR.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS IR
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON IR.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON IR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  IR.Type = 'ItemRcpt' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 10. Quality Inspection Performed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Quality Inspection Performed' AS "ActivityName",
  IR.LastModifiedDate AS "EventTime", -- Assuming date is updated on the Item Receipt
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS IR
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON IR.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON IR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  IR.Type = 'ItemRcpt' AND PO.Type = 'PurchOrd'
  -- This part is a placeholder. It assumes a custom checkbox `custbody_quality_inspected` is checked
  -- to indicate inspection. Adjust the field ID and logic based on your NetSuite configuration.
  AND IR.custbody_quality_inspected = 'T'

UNION ALL

-- 11. Bill Created From Purchase Order
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Created From Purchase Order' AS "ActivityName",
  VB.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VB
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VB.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 12. Bill Approved
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Approved' AS "ActivityName",
  VB.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VB
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VB.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(VB.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 13. Bill Payment Made
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Payment Made' AS "ActivityName",
  VP.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VP
  JOIN TransactionLink AS VL ON VP.Transaction_ID = VL.Transaction_ID AND VL.LinkType = 'Applied To'
  JOIN Transactions_CTE AS VB ON VL.PreviousTransaction_ID = VB.Transaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VP.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VP.Type = 'VendPymt' AND VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 14. Purchase Order Closed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Closed' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.Status) = 'Closed';

Passaggi

Prerequisiti e configurazione dell'ambiente: verifichi di avere installato Python 3.6 o una versione successiva. Installi le librerie necessarie utilizzando pip: pip install requests requests-oauthlib pandas. Avrà inoltre bisogno delle credenziali per la Token-Based Authentication (TBA) di NetSuite.
Configuri NetSuite per l'accesso API: in NetSuite, un amministratore deve abilitare la funzionalità SuiteTalk (REST Web Services). Acceda a Setup > Company > Enable Features. Nella scheda SuiteCloud, nella sezione SuiteTalk (Web Services), selezioni la casella REST WEB SERVICES e salvi.
Crei il record di integrazione: acceda a Setup > Integration > Manage Integrations > New. Crei un nuovo record di integrazione, assicurandosi che la Token-Based Authentication sia abilitata. Annoti il Consumer Key e il Consumer Secret generati.
Crei il token di accesso: acceda a Setup > Users/Roles > Access Tokens > New. Selezioni il record di integrazione appena creato, un utente e un ruolo con autorizzazioni sufficienti per accedere a purchase order, requisition, fatture e pagamenti. Annoti il Token ID e il Token Secret generati. Avrà inoltre bisogno dell'Account ID NetSuite, disponibile in Setup > Integration > Web Services Preferences.
Prepari lo script Python: copi lo script Python dalla sezione «Query» riportata di seguito in un file denominato extract_netsuite_p2p.py. Valorizzi le variabili segnaposto all'inizio dello script con Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID e Token Secret.
Definisca l'ambito dell'estrazione: modifichi la query SuiteQL nello script per impostare l'intervallo di date desiderato. Individui le clausole WHERE che contengono TO_DATE('YYYY-MM-DD', 'YYYY-MM-DD') e sostituisca le date segnaposto con le date di inizio e fine desiderate per l'estrazione.
Personalizzi i campi personalizzati, se necessario: esamini la query SuiteQL, in particolare la sezione relativa a «Quality Inspection Performed». Questa attività si basa spesso su campi o record personalizzati. Adatti la logica della query alla configurazione NetSuite specifica della Sua organizzazione.
Esegua lo script: esegua lo script dal terminale utilizzando il comando: python extract_netsuite_p2p.py. Lo script si connetterà alla REST API di NetSuite, eseguirà la query, gestirà la paginazione e raccoglierà i risultati.
Esamini l'output: al termine dell'esecuzione, lo script genererà nella stessa directory un file CSV denominato netsuite_p2p_event_log.csv. Il file contiene l'Event Log estratto.
Convalidi e carichi i dati: esegua i controlli descritti nella sezione «Validation Steps» per verificare la qualità e la completezza dei dati. Una volta convalidato, il file CSV sarà pronto per essere caricato in ProcessMind.

Configurazione

Autenticazione: questo script richiede l’autenticazione basata su token (TBA). Il ruolo NetSuite associato deve disporre delle autorizzazioni per 'REST Web Services' e dell’accesso in visualizzazione alle transazioni, come ordini di acquisto, richieste di acquisto, fatture dei fornitori, pagamenti ai fornitori ed entrate merci.
Intervallo di date: la query SuiteQL include un filtro segnaposto TO_DATE('YYYY-MM-DD', 'YYYY-MM-DD'). È fondamentale definire un intervallo di date specifico per gestire il volume dei dati ed evitare timeout delle API. Per una prima estrazione, si consiglia un periodo compreso tra 3 e 6 mesi.
Filtro per filiale: per gli account NetSuite OneWorld, è fortemente consigliato aggiungere un filtro per la filiale specifica, così da assicurarsi che i dati vengano estratti per la corretta entità giuridica. È possibile aggiungerlo alla clausola WHERE di ogni istruzione SELECT, ad esempio: AND Transaction.subsidiary = [Your Subsidiary ID].
Governance delle API: NetSuite applica limiti di concorrenza e di utilizzo delle API. L’esecuzione dello script su un intervallo di date molto ampio potrebbe richiedere l’elaborazione in batch più piccoli e sequenziali per rispettare tali limiti. Il LIMIT dello script è impostato su 1000, ovvero la dimensione massima di pagina per le query SuiteQL.
Campi personalizzati e flussi di lavoro: lo script presuppone l’utilizzo di campi e stati standard di NetSuite, ad esempio 'approvalStatus'. Se la Sua organizzazione utilizza campi personalizzati per gli stati o flussi di lavoro di approvazione personalizzati, la query SuiteQL deve essere modificata per riflettere tali configurazioni.

a Query di esempio python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import json
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration: Replace with your NetSuite Credentials ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Your NetSuite Account ID (e.g., 1234567 or 1234567_SB1 for sandbox)
ACCOUNT_ID = class="hl-string">"[Your NetSuite Account ID]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># Token-Based Authentication Credentials
CONSUMER_KEY = class="hl-string">"[Your Consumer Key]"
CONSUMER_SECRET = class="hl-string">"[Your Consumer Secret]"
TOKEN_ID = class="hl-string">"[Your Token ID]"
TOKEN_SECRET = class="hl-string">"[Your Token Secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Script Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># The script will stop if it encounters this many consecutive errors.
MAX_CONSECUTIVE_ERRORS = 5

class=class="hl-string">"hl-comment"># Construct the base URL for the SuiteQL endpoint
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use class="hl-string">'suitetalk.api.netsuite.com' for production or class="hl-string">'suitetalk.api.sandbox.netsuite.com' for sandbox
base_url = fclass="hl-string">"https://{ACCOUNT_ID.lower().replace('_', '-')}.suitetalk.api.netsuite.com"
suiteql_url = fclass="hl-string">"{base_url}/services/rest/query/v1/suiteql"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SuiteQL Query ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query extracts events for the Purchase-to-Pay process centered on Purchase Orders.
class=class="hl-string">"hl-comment"># !! IMPORTANT !!: Replace class="hl-string">'YYYY-MM-DD' with your desired start and end dates.
suiteql_query = class="hl-string">"""
SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Requisition Created' AS ActivityName,
    req.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(req.entity) AS UserName,
    BUILTIN.DF(req.department) AS DepartmentName,
    NULL AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(req.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS req
    INNER JOIN Transaction AS po ON req.ID = po.createdFrom
WHERE
    req.type = 'PurchReq'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND req.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Requisition Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(req.department) AS DepartmentName,
    NULL AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(req.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS req ON note.recordId = req.ID
    INNER JOIN Transaction AS po ON req.ID = po.createdFrom
WHERE
    req.type = 'PurchReq'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Created' AS ActivityName,
    po.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(po.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS po
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND po.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Submitted' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue LIKE 'Pending%'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Rejected' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Rejected'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT DISTINCT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Changed' AS ActivityName,
    po.lastModifiedDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(po.lastModifiedBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS po
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND po.lastModifiedDate > po.dateCreated
    AND po.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Sent To Vendor' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_TOBEEMAILED' AND note.newValue = 'No'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(ir.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Item Receipt Created' AS ActivityName,
    ir.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(ir.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS ir
    INNER JOIN Transaction AS po ON ir.createdFrom = po.ID
WHERE
    ir.type = 'ItemRcpt'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND ir.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

-- Placeholder for Quality Inspection. This requires a custom field or record.
-- This query assumes a custom checkbox field 'custbody_quality_inspection_done' on the Item Receipt.
-- Please update 'custbody_quality_inspection_done' with your actual custom field ID.
SELECT
    BUILTIN.DF(ir.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Quality Inspection Performed' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote note
    INNER JOIN Transaction ir ON note.recordId = ir.ID
    INNER JOIN Transaction po ON ir.createdFrom = po.ID
WHERE
    ir.type = 'ItemRcpt'
    AND note.field = 'CUSTBODY_QUALITY_INSPECTION_DONE'
    AND note.newValue = 'Yes'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(bill.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Bill Created From Purchase Order' AS ActivityName,
    bill.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(bill.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(bill.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS bill
    INNER JOIN Transaction AS po ON bill.createdFrom = po.ID
WHERE
    bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND bill.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(po.tranId) AS PurchaseOrder,
    'Bill Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(bill.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS bill ON note.recordId = bill.ID
    INNER JOIN transactionLine tl ON bill.id = tl.transaction
    INNER JOIN transaction po ON tl.createdFrom = po.id
WHERE
    bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(po.tranId) AS PurchaseOrder,
    'Bill Payment Made' AS ActivityName,
    payment.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(payment.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(payment.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS payment
    INNER JOIN TransactionLine AS paymentLine ON payment.id = paymentLine.transaction
    INNER JOIN Transaction AS bill ON paymentLine.appliedToTransaction = bill.id
    INNER JOIN TransactionLine AS billLine ON bill.id = billLine.transaction
    INNER JOIN Transaction AS po ON billLine.createdFrom = po.id
WHERE
    payment.type = 'VendPymt'
    AND bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND payment.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Closed' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    'Closed' AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_STATUS'
    AND note.newValue = 'Closed'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')
"""

def execute_suiteql(query, oauth_session, limit=1000, offset=0):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query and returns the JSON response."""
    headers = {
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }
    payload = {
        class="hl-string">'q': query,
        class="hl-string">'limit': limit,
        class="hl-string">'offset': offset
    }
    try:
        response = oauth_session.post(suiteql_url, json=payload, headers=headers)
        response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an HTTPError for bad responses (4xx or 5xx)
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error: {e.response.status_code} {e.response.reason}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to run the data extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite P2P data extraction...")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Set up OAuth1 session
    oauth = OAuth1(
        client_key=CONSUMER_KEY,
        client_secret=CONSUMER_SECRET,
        resource_owner_key=TOKEN_ID,
        resource_owner_secret=TOKEN_SECRET,
        realm=ACCOUNT_ID,
        signature_method=class="hl-string">'HMAC-SHA256'
    )

    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000  class=class="hl-string">"hl-comment"># NetSuite's max page size for SuiteQL
    consecutive_errors = 0

    with requests.Session() as session:
        session.auth = oauth
        while True:
            if consecutive_errors >= MAX_CONSECUTIVE_ERRORS:
                print(fclass="hl-string">"Stopping due to {MAX_CONSECUTIVE_ERRORS} consecutive errors.")
                break

            print(fclass="hl-string">"Fetching records with offset: {offset}...")
            data = execute_suiteql(suiteql_query, session, limit, offset)

            if data and class="hl-string">'items' in data:
                consecutive_errors = 0
                items = data[class="hl-string">'items']
                class=class="hl-string">"hl-comment"># The structure of items is a list of dictionaries with key class="hl-string">'links' and other keys as data
                class=class="hl-string">"hl-comment"># We need to flatten this structure.
                for item in items:
                    flat_item = {k: v for k, v in item.items() if k != class="hl-string">'links'}
                    all_results.append(flat_item)

                if data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                    offset = data.get(class="hl-string">'offset', offset) + data.get(class="hl-string">'count', limit)
                else:
                    print(class="hl-string">"No more records to fetch.")
                    break
            elif data is None: class=class="hl-string">"hl-comment"># An error occurred in execute_suiteql
                consecutive_errors += 1
                print(fclass="hl-string">"Retrying... (Attempt {consecutive_errors})")
            else: class=class="hl-string">"hl-comment"># No items in response, or malformed response
                print(class="hl-string">"No items found in the response or response was malformed. Stopping.")
                break

    if not all_results:
        print(class="hl-string">"Extraction complete, but no data was returned.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert results to a pandas DataFrame
    df = pd.DataFrame(all_results)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data type conversions and formatting
    if class="hl-string">'eventtime' in df.columns:
        df[class="hl-string">'eventtime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'eventtime'])

    if class="hl-string">'lastdataupdate' in df.columns:
        df[class="hl-string">'lastdataupdate'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'lastdataupdate'])

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Rename columns to match the required schema
    column_mapping = {
        class="hl-string">'purchaseorder': class="hl-string">'PurchaseOrder',
        class="hl-string">'activityname': class="hl-string">'ActivityName',
        class="hl-string">'eventtime': class="hl-string">'EventTime',
        class="hl-string">'sourcesystem': class="hl-string">'SourceSystem',
        class="hl-string">'lastdataupdate': class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'username': class="hl-string">'UserName',
        class="hl-string">'departmentname': class="hl-string">'DepartmentName',
        class="hl-string">'vendorname': class="hl-string">'VendorName',
        class="hl-string">'purchaseorderstatus': class="hl-string">'PurchaseOrderStatus',
        class="hl-string">'totalamount': class="hl-string">'TotalAmount',
        class="hl-string">'purchasecategory': class="hl-string">'PurchaseCategory'
    }
    df.rename(columns=column_mapping, inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'netsuite_p2p_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events.")
    print(fclass="hl-string">"Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

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Questo Template rappresenta il primo passo per sfruttare appieno il potenziale del processo Purchase to Pay - Purchase Order. Inizi oggi stesso a preparare i dati per individuare le opportunità di efficienza e promuovere miglioramenti concreti.

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Il Suo Template dei dati Purchase to Pay - Purchase Order

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Purchase to Pay - Attributi dell’ordine di acquisto

Purchase to Pay - Attività dell’ordine di acquisto

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