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Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Ordine di acquisto

NetSuite

Attributi di Purchase to Pay - Ordine di acquisto(21) Attività di Purchase to Pay - Ordine di acquisto(14) Guide all’estrazione(3)

Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Questo template La aiuta a preparare i dati per il Process Mining e a raccogliere tutte le informazioni necessarie per analizzare in modo efficace il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto. Illustra i campi dati essenziali, le attività principali da monitorare e come estrarre queste informazioni da NetSuite. Seguendo il template, potrà semplificare la preparazione dei dati e ottenere più rapidamente informazioni utili per intervenire.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l’estrazione da NetSuite

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

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Attributi di Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare in modo completo il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto.

5 Obbligatorio 6 Consigliato 10 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Nome dell’attività ActivityName	Nome dello specifico evento o passaggio aziendale che si è verificato nel processo dell’ordine di acquisto.
Descrizione Questo attributo descrive un’azione specifica o una modifica di stato nel ciclo di vita di un ordine di acquisto, ad esempio «Ordine di acquisto creato», «Ordine di acquisto approvato» o «Pagamento della fattura effettuato». Queste attività costituiscono i nodi della mappa del processo. L’analisi della sequenza e della frequenza di queste attività è alla base del Process Mining. Consente di visualizzare il flusso del processo, individuare i percorsi più e meno frequenti (varianti) e identificare i colli di bottiglia o gli scostamenti dalla procedura standard. Perché è importante Definisce i passaggi della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso, le varianti e la conformità del processo. Dove reperirli Questo valore deriva in genere dalla combinazione del tipo di transazione e del relativo campo di stato, ad esempio «Stato dell’ordine», oppure dai registri di controllo del sistema in NetSuite. Esempi Ordine di acquisto creatoOrdine di acquisto approvatoRicezione articolo creataFattura creata dal Purchase Order
	Ora dell’evento EventTime	La data e l’ora esatte in cui si è verificata l’attività.
Descrizione Questo timestamp indica il momento esatto in cui si è svolta una specifica attività. Costituisce la base temporale per tutte le analisi delle prestazioni e della durata nel Process Mining. Gli orari degli eventi servono a ordinare cronologicamente le attività all’interno di un caso, calcolare la durata tra i passaggi e misurare il tempo di ciclo complessivo del caso. Questi dati sono fondamentali per individuare i colli di bottiglia, misurare i tempi di attesa e analizzare le prestazioni rispetto agli accordi sui livelli di servizio. Perché è importante Questo attributo è essenziale per calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate, fondamentali per individuare i ritardi nel processo. Dove reperirli È il timestamp associato a ogni transazione o modifica di stato, spesso presente in campi come «Data di creazione» o nei registri di controllo del sistema in NetSuite. Esempi 2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:00Z
	Ordine di acquisto PurchaseOrder	Identificativo univoco dell’ordine di acquisto, utilizzato come ID del caso principale per monitorare l’intero ciclo di approvvigionamento.
Descrizione Il numero dell’ordine di acquisto è l’identificativo centrale che collega tutte le attività correlate, dalla creazione iniziale fino al pagamento e alla chiusura. Ogni numero distinto di ordine di acquisto rappresenta una singola istanza del processo di approvvigionamento. Nel Process Mining, questo attributo viene utilizzato per raggruppare tutti gli eventi correlati in un unico caso. Analizzare il percorso di ciascun ordine di acquisto consente di avere una visione chiara del processo end-to-end, individuare le varianti e calcolare metriche a livello di caso, come il tempo di ciclo complessivo. Perché è importante È l’identificativo essenziale del caso, che consente di ricostruire e analizzare l’intero ciclo di vita di ogni singolo ordine di acquisto. Dove reperirli In genere è il principale identificativo della transazione nel record dell’ordine di acquisto in NetSuite, spesso indicato come «Transaction ID» o «PO #». Esempi PO-001254PO-001299PO-001357
	Sistema di origine SourceSystem	Il sistema da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione Questo attributo identifica l’origine dei dati del processo. In questa vista, il valore sarà sempre «NetSuite». Nelle iniziative di Process Mining più ampie, che combinano dati provenienti da più sistemi, questo campo è fondamentale per ricostruire la provenienza dei dati, risolvere i problemi e comprendere i comportamenti specifici dei sistemi. Consente di sapere con chiarezza da dove proviene ogni dato. Perché è importante Consente di ricostruire la provenienza dei dati e di identificarne con chiarezza l’origine, soprattutto negli ambienti con più sistemi integrati. Dove reperirli È un valore statico («NetSuite»), aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati. Esempi NetSuite
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Il timestamp che indica quando i dati relativi a questo evento sono stati aggiornati l’ultima volta dal sistema di origine.
Descrizione Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultima estrazione o dell’ultimo aggiornamento dei dati e fornisce un’indicazione della loro attualità. Conoscere l’ora dell’ultimo aggiornamento è fondamentale per valutare quanto siano recenti le informazioni utilizzate per generare gli insight. Consente ad analisti e utenti aziendali di verificare se stanno consultando i dati di processo più aggiornati, un aspetto particolarmente importante per le Dashboard di monitoraggio operativo. Perché è importante Indica quanto sono aggiornati i dati, un aspetto fondamentale per garantire che le analisi e le Dashboard si basino su informazioni recenti. Dove reperirli È un timestamp generato e aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL). Esempi 2024-05-21T02:00:00Z
	Categoria di acquisto PurchaseCategory	La classificazione dei beni o dei servizi acquistati, ad esempio hardware IT, servizi di marketing o forniture per ufficio.
Descrizione Questo attributo classifica gli articoli dell’ordine di acquisto e consente di raggruppare l’analisi in base alla tipologia di spesa. In NetSuite viene spesso implementato tramite un campo di classificazione personalizzato o un segmento. Analizzare il processo per categoria di acquisto è essenziale per la Dashboard «Efficienza per categoria di acquisto». Aiuta a individuare se determinate tipologie di acquisto comportano tempi di ciclo più lunghi, più modifiche o problemi di conformità, consentendo di intervenire in modo mirato sulle specifiche aree di spesa. Perché è importante Consente di analizzare l’efficienza del processo per categoria di spesa e di individuare le tipologie di acquisto meno efficienti o non conformi. Dove reperirli Può trattarsi di un campo personalizzato o di un segmento di classificazione standard, come «Class», oppure di un segmento personalizzato applicato all’intestazione o alle righe dell’ordine di acquisto. Consultare la documentazione di NetSuite. Esempi Hardware ITServizi professionaliForniture per ufficioLicenze software
	Importo totale TotalAmount	Il valore monetario complessivo dell’ordine di acquisto.
Descrizione Questo attributo rappresenta il costo totale di tutti i beni e i servizi inclusi nell’ordine di acquisto. È una metrica finanziaria fondamentale per l’analisi degli approvvigionamenti. Analizzare le metriche del processo in base all’importo totale può rivelare schemi importanti, ad esempio se gli ordini di acquisto di valore più elevato richiedono più tempo per essere approvati o sono soggetti a più modifiche. È essenziale per comprendere l’impatto finanziario delle inefficienze del processo e stabilire le priorità degli interventi di miglioramento. Perché è importante Consente di analizzare gli aspetti finanziari del processo di approvvigionamento e di individuare l’impatto del valore dell’ordine di acquisto sui tempi di ciclo, sui percorsi di approvazione e sulla conformità. Dove reperirli Corrisponde al campo «Total» nella sezione di riepilogo del record dell’ordine di acquisto in NetSuite. Esempi 500.001250.7515000.00
	Nome del fornitore VendorName	Il nome del fornitore da cui vengono acquistati i beni o i servizi.
Descrizione Questo attributo identifica il fornitore esterno dell’ordine di acquisto. È una dimensione fondamentale per analizzare i rapporti con i fornitori e le relative prestazioni. Il nome del fornitore è essenziale per la Dashboard «Prestazioni di consegna dei fornitori» e per i relativi KPI. Consente di segmentare il processo e confrontare i tempi di attraversamento, la puntualità delle consegne e gli esiti dei controlli qualità tra diversi fornitori, aiutando a individuare quelli più affidabili e quelli con prestazioni inferiori. Perché è importante Consente di analizzare le prestazioni dei singoli fornitori, inclusi i tempi e l’affidabilità delle consegne, un aspetto fondamentale per ottimizzare la catena di approvvigionamento. Dove reperirli Corrisponde al campo «Vendor» o «Supplier» nella scheda principale del record dell’ordine di acquisto in NetSuite. Esempi Global Office SuppliesTech Solutions Inc.Creative Marketing Agency
	Nome del reparto DepartmentName	Il nome del reparto associato all’ordine di acquisto.
Descrizione Questo attributo identifica il reparto aziendale o il centro di costo che ha avviato l’acquisto o ne è finanziariamente responsabile. Consente di filtrare e segmentare i dati del processo in base alla struttura organizzativa. Analizzare il processo per reparto è fondamentale per individuare i colli di bottiglia specifici, confrontare l’efficienza tra diverse unità aziendali e comprendere le abitudini di spesa. Questa analisi supporta direttamente Dashboard come «Analisi dei colli di bottiglia per reparto». Perché è importante Consente di analizzare il processo per reparto e di individuare colli di bottiglia, inefficienze e abitudini di spesa specifici. Dove reperirli È un campo standard nell’intestazione o nelle righe del record dell’ordine di acquisto in NetSuite. Esempi FinanzaServizi ITMarketingOperazioni
	Nome utente UserName	Il nome dell’utente che ha eseguito l’attività.
Descrizione Questo attributo identifica il dipendente o l’utente di sistema responsabile dell’esecuzione di uno specifico passaggio del processo, ad esempio l’approvazione di un ordine di acquisto o la creazione di una fattura. Aggiunge al processo una dimensione relativa alle risorse umane o di sistema. Analizzare le attività per utente aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare esigenze formative e rilevare eventuali irregolarità. È inoltre fondamentale per monitorare la conformità, poiché consente di verificare chi ha eseguito azioni critiche, come modifiche o approvazioni degli ordini di acquisto. Perché è importante Associa le attività a utenti specifici e consente di analizzare il carico di lavoro, le prestazioni e la conformità alle politiche di autorizzazione. Dove reperirli Questa informazione è disponibile nella scheda secondaria «System Notes» o nel registro di controllo del record della transazione e indica l’utente che ha apportato la modifica. Esempi Alice JohnsonBob WilliamsAutomazione di sistema
	Stato dell’ordine di acquisto PurchaseOrderStatus	Lo stato attuale o finale dell’ordine di acquisto.
Descrizione Questo attributo indica lo stato dell’ordine di acquisto in un determinato momento, ad esempio «In attesa di approvazione», «Fatturato completamente» o «Chiuso». Spesso è la fonte da cui si ricavano molti valori concettuali di «Nome attività». L’analisi per stato aiuta a comprendere gli esiti degli ordini di acquisto, ad esempio quanti vengono rifiutati rispetto a quelli approvati o quanti restano aperti. È fondamentale per KPI come il «Tasso di mancata approvazione degli ordini di acquisto» e per filtrare i casi in base al loro stato di completamento. Perché è importante Fornisce un quadro dello stato dell’ordine di acquisto, consentendo di analizzare esiti come i rifiuti o le chiusure e supportando i KPI relativi alle mancate approvazioni. Dove reperirli È il campo «Status» del record della transazione dell’ordine di acquisto in NetSuite. Esempi In attesa di approvazione del responsabileIn attesa di ricezioneFatturato completamenteChiusoRifiutato
	Consegna in ritardo IsLateDelivery	Indicatore che segnala se le merci sono state ricevute dopo la data di consegna richiesta.
Descrizione È un attributo booleano calcolato, impostato su vero se l’attività «Registrazione di ricevimento articoli» si verifica dopo la «Data di consegna richiesta» specificata nell’ordine di acquisto. Fornisce un’indicazione semplice e chiara della puntualità della consegna. Questo attributo semplifica la creazione di Dashboard e KPI sulle prestazioni dei fornitori. Consente di filtrare e aggregare facilmente i dati per calcolare il «Tasso di puntualità delle consegne dei fornitori» e individuare quelli che non rispettano regolarmente le scadenze. Perché è importante Fornisce un semplice indicatore vero/falso della puntualità delle consegne e semplifica l’analisi delle prestazioni e il calcolo dei KPI per la gestione dei fornitori. Dove reperirli È un campo calcolato. La logica è: (timestamp di «Registrazione di ricevimento articoli») > («RequestedDeliveryDate»). Esempi truefalse
	Data di consegna richiesta RequestedDeliveryDate	La data entro cui l’azienda ha richiesto al fornitore di consegnare i beni o i servizi.
Descrizione Questo attributo indica la data di consegna prevista, definita durante il processo di acquisto. Costituisce il valore di riferimento per misurare le prestazioni effettive di consegna. La data è essenziale per calcolare il KPI «Tasso di puntualità delle consegne dei fornitori». Confrontando la «Data di consegna richiesta» con il timestamp effettivo di «Registrazione di ricevimento articoli», l’analisi può determinare se i fornitori rispettano gli impegni di consegna. Si tratta di un dato fondamentale per la Dashboard «Prestazioni di consegna dei fornitori». Perché è importante Costituisce il valore di riferimento per misurare la puntualità delle consegne dei fornitori, un KPI fondamentale per la gestione della catena di approvvigionamento. Dove reperirli È probabilmente un campo personalizzato oppure il campo «Expected Receipt Date» delle righe dell’ordine di acquisto. Consultare la documentazione di NetSuite. Esempi 2023-11-152023-12-012024-01-10
	È un acquisto non autorizzato IsMaverickBuy	Indicatore che segnala se un ordine di acquisto è stato creato senza una richiesta di acquisto precedente.
Descrizione È un attributo booleano calcolato, impostato su vero a livello di caso se la prima attività del processo è «Ordine di acquisto creato» anziché «Richiesta di acquisto creata». Indica direttamente un approvvigionamento non conforme al processo standard. Questo attributo viene utilizzato per calcolare il «Tasso di ordini di acquisto diretti», un KPI fondamentale per il «Monitoraggio della conformità degli approvvigionamenti». Aiuta le organizzazioni a individuare e quantificare rapidamente gli acquisti non autorizzati, che possono comportare costi più elevati e maggiori rischi. Perché è importante Segnala direttamente gli acquisti non conformi e consente alle organizzazioni di monitorare e ridurre facilmente gli acquisti non autorizzati. Dove reperirli È un attributo calcolato. La logica è: (prima attività del caso = «Ordine di acquisto creato») E (nessuna «Richiesta di acquisto» collegata). Esempi truefalse
	È una rilavorazione IsRework	Indicatore che segnala se un’attività rappresenta una rilavorazione, ad esempio una seconda approvazione dopo un rifiuto.
Descrizione Questo attributo booleano calcolato è impostato su vero per le attività che indicano un ciclo o la ripetizione di un passaggio del processo. Ad esempio, l’attività «Ordine di acquisto approvato» viene contrassegnata come rilavorazione se, nello stesso caso, è preceduta dall’attività «Ordine di acquisto rifiutato». Questo attributo è essenziale per quantificare gli attriti e le inefficienze del processo. Consente di analizzare facilmente i cicli di rilavorazione, misurare il «Tasso di rifiuto e nuovo invio degli ordini di acquisto» e individuare i processi che non vanno a buon fine al primo tentativo. Perché è importante Aiuta a quantificare le inefficienze del processo segnalando esplicitamente le attività che fanno parte di un ciclo di rilavorazione, così da facilitarne l’analisi e la gestione. Dove reperirli Questo indicatore viene calcolato durante la trasformazione dei dati, analizzando la sequenza delle attività all’interno di un caso. Esempi truefalse
	Luogo di consegna DeliveryLocation	Il luogo o l’indirizzo fisico in cui devono essere consegnati i beni.
Descrizione Questo attributo specifica la destinazione dei beni ordinati, ad esempio un determinato magazzino, ufficio o stabilimento. Consente di segmentare il processo in base all’area geografica o alla sede. È una dimensione importante per la Dashboard «Tempo di elaborazione della ricezione merci». Analizzare i tempi di ricezione per sede può aiutare a individuare le strutture con personale insufficiente o processi di ricezione inefficienti, così da pianificare interventi operativi mirati. Perché è importante Consente di analizzare le prestazioni del processo per luogo e di individuare i colli di bottiglia specifici di una sede nella ricezione delle merci o in altre attività. Dove reperirli Corrisponde all’indirizzo «Ship To» o al campo «Location» del record dell’ordine di acquisto in NetSuite. Esempi Magazzino principale - Baia ASede centrale - 15° pianoCentro di distribuzione della costa occidentale
	Motivo del rifiuto RejectionReason	Il motivo per cui un ordine di acquisto è stato rifiutato durante il processo di approvazione.
Descrizione Quando un ordine di acquisto viene rifiutato, questo attributo ne specifica il motivo, ad esempio «Budget superato», «Fornitore errato» o «Violazione delle politiche». Questa informazione è fondamentale per comprendere le mancate approvazioni. L’attributo supporta direttamente la Dashboard «Tasso di rifiuto e nuovo invio degli ordini di acquisto». Analizzando i motivi dei rifiuti, l’azienda può individuare le cause ricorrenti degli errori nella creazione degli ordini, come una formazione insufficiente o politiche poco chiare, e intervenire per ridurre le rilavorazioni dovute ai rifiuti. Perché è importante Spiega perché gli ordini di acquisto non vengono approvati e consente di intervenire in modo mirato per ridurre i rifiuti e aumentare le approvazioni al primo tentativo. Dove reperirli Questa informazione viene spesso registrata nel campo «Memo» dell’evento di rifiuto o in un campo personalizzato «Motivo del rifiuto» del flusso di approvazione. Consultare la documentazione di NetSuite. Esempi Budget del reparto superatoSelezionato un fornitore non preferenzialeDescrizione incompleta della riga dell’ordine
	Motivo della modifica ChangeReason	Il motivo indicato per una modifica apportata all’ordine di acquisto dopo la sua creazione.
Descrizione Questo attributo registra la motivazione delle modifiche apportate a un ordine di acquisto, ad esempio «Aggiornamento del prezzo», «Modifica della quantità» o «Modifica della data di consegna». Questo contesto è essenziale per comprendere le cause delle rilavorazioni. È un attributo fondamentale per la Dashboard «Analisi delle modifiche agli ordini di acquisto». Analizzare la frequenza dei diversi motivi di modifica aiuta a individuare le cause profonde dell’instabilità del processo, come requisiti iniziali imprecisi o prezzi dei fornitori soggetti a variazioni. Perché è importante Fornisce un contesto essenziale sui motivi delle modifiche agli ordini di acquisto e consente di analizzarne le cause profonde per ridurne il tasso complessivo. Dove reperirli Probabilmente si tratta di un campo personalizzato da compilare quando un utente modifica un ordine di acquisto approvato, oppure dell’informazione riportata nel campo «Memo» dell’evento di modifica. Consultare la documentazione di NetSuite. Esempi Quantità dell’articolo errataVariazione del prezzo del fornitoreRequisito di consegna aggiornato
	Ora di fine dell’evento EventEndTime	La data e l’ora esatte in cui si è conclusa l’attività.
Descrizione Questo timestamp indica il completamento di un’attività. Insieme all’ora di inizio, definisce il tempo di elaborazione di un evento. Per gli eventi istantanei, l’ora di fine può coincidere con quella di inizio. Questo attributo è essenziale per calcolare la durata esatta di attività specifiche, detta tempo di elaborazione. Consente di distinguere il tempo dedicato al lavoro effettivo su un’attività da quello trascorso in attesa del passaggio successivo, un elemento fondamentale per un’analisi dettagliata dei colli di bottiglia. Perché è importante Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività e di distinguere il tempo di lavoro effettivo dai tempi di attesa. Dove reperirli Per le attività di cui è possibile misurare la durata, il dato può essere registrato in un campo separato o ricavato dai registri di controllo. Spesso deve essere dedotto oppure coincide con l’ora di inizio. Esempi 2023-10-26T09:05:12Z2023-10-26T11:30:45Z2023-10-27T15:00:00Z
	Richiesta di acquisto PurchaseRequisition	L’identificativo della richiesta di acquisto che ha preceduto l’ordine di acquisto.
Descrizione Questo attributo collega un ordine di acquisto alla richiesta di acquisto da cui ha avuto origine. L’assenza di questo collegamento può indicare uno scostamento dal processo standard. Il campo è fondamentale per monitorare la conformità e individuare gli acquisti non autorizzati. Il KPI «Tasso di ordini di acquisto diretti» viene calcolato verificando l’assenza di una richiesta di acquisto collegata e mette in evidenza gli acquisti effettuati al di fuori del flusso di approvazione standard. Perché è importante È fondamentale per l’analisi della conformità, poiché aiuta a individuare gli acquisti non autorizzati, effettuati creando ordini di acquisto senza una richiesta approvata. Dove reperirli Nel record dell’ordine di acquisto, questa informazione si trova in genere nella scheda secondaria «Related Records» o nel campo «Created From». Esempi PR-00582PR-00610PR-00715
	Valuta Currency	Il codice della valuta dell’importo della transazione.
Descrizione Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso l’importo totale dell’ordine di acquisto, ad esempio USD, EUR o GBP. Fornisce un contesto essenziale per interpretare qualsiasi valore monetario. Nelle organizzazioni che operano a livello internazionale, questo attributo è fondamentale per garantire l’accuratezza delle analisi e della rendicontazione finanziaria. Consente di aggregare e confrontare correttamente i valori degli ordini di acquisto tra diverse aree geografiche e di interpretare in modo appropriato i KPI monetari. Perché è importante Fornisce il contesto necessario per interpretare i valori monetari e garantisce analisi e rendicontazioni finanziarie accurate negli ambienti con più valute. Dove reperirli Corrisponde al campo «Currency» del record dell’ordine di acquisto e spesso dipende dalla configurazione del fornitore selezionato. Esempi USDEURGBP

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Questi sono i passaggi e le tappe principali da registrare nell’Event Log per individuare con precisione il processo e i colli di bottiglia.

6 Consigliato 8 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Fattura creata dal Purchase Order	La fattura del fornitore è stata ricevuta e inserita in NetSuite, con un collegamento al Purchase Order. Questa transazione esplicita registra formalmente il debito per i beni o i servizi ricevuti.
Perché è importante Questa attività segna il passaggio dagli acquisti al processo di contabilità fornitori. Analizzare il tempo tra la ricezione della merce e la fatturazione aiuta a individuare possibili ritardi nell’elaborazione finanziaria. Dove reperirli Rilevato dalla data di creazione del record della transazione Vendor Bill. La fattura è collegata direttamente al Purchase Order di origine. Acquisizione Rilevare la data e l’ora di creazione della transazione Vendor Bill. Tipo di evento explicit
	Ordine di acquisto approvato	Indica l’autorizzazione ufficiale e definitiva del Purchase Order, che ne consente l’invio al fornitore. Questa tappa fondamentale viene rilevata quando il campo «Approval Status» del Purchase Order viene aggiornato ad «Approved».
Perché è importante È una tappa fondamentale per calcolare i tempi di approvazione e individuare i colli di bottiglia nella catena delle approvazioni. I ritardi in questa fase incidono direttamente sui tempi di acquisto. Dove reperirli L’evento viene dedotto dalle note di sistema o dalla cronologia del flusso di lavoro, che registra il passaggio del campo «Approval Status» del record Purchase Order ad «Approved». Acquisizione Rilevare il passaggio del campo «Approval Status» del Purchase Order ad «Approved». Tipo di evento inferred
	Ordine di acquisto chiuso	Il Purchase Order è stato chiuso ufficialmente: non sono previste altre ricezioni di merci o fatture a suo carico. L’evento viene dedotto quando lo stato del Purchase Order passa a «Closed», automaticamente dopo la ricezione e la fatturazione complete oppure manualmente.
Perché è importante Questa attività segna la fine operativa del ciclo di vita del Purchase Order. Conferma che l’ordine è stato evaso ed elaborato completamente e fornisce un punto finale certo per l’analisi del tempo di ciclo. Dove reperirli L’evento viene dedotto quando il campo «Status» del record Purchase Order passa a «Closed». Acquisizione Rilevare il passaggio del campo «Status» del Purchase Order a «Closed». Tipo di evento inferred
	Ordine di acquisto creato	Questa attività indica la creazione del documento formale Purchase Order, che costituisce il caso centrale di questa analisi. In NetSuite viene rilevata dalla creazione della transazione Purchase Order, manualmente o a partire da una richiesta approvata.
Perché è importante È una fase cruciale, in cui una richiesta diventa un impegno formale di acquisto. Segna una tappa fondamentale e può anche rappresentare l’inizio del processo per gli ordini diretti, un aspetto importante per il monitoraggio della conformità. Dove reperirli Rilevato dal campo di sistema «Date Created» del record della transazione Purchase Order. Acquisizione Utilizzare la data e l’ora di creazione della transazione Purchase Order. Tipo di evento explicit
	Ricezione articolo creata	Questa attività rappresenta la ricezione fisica della merce ordinata con il Purchase Order. In NetSuite è un evento esplicito, rilevato quando viene creata una transazione «Item Receipt» collegata alla specifica riga del Purchase Order.
Perché è importante È una tappa fondamentale che segna la fine del ciclo di consegna del fornitore. È essenziale per calcolare la percentuale di consegne puntuali e i tempi di attraversamento complessivi. Dove reperirli Rilevato dalla data di creazione del record della transazione Item Receipt, che contiene un collegamento al Purchase Order di origine. Acquisizione Rilevare la data e l’ora di creazione della transazione Item Receipt. Tipo di evento explicit
	Richiesta di acquisto creata	Questa attività registra la richiesta formale di beni o servizi e dà avvio al processo di acquisto. In NetSuite viene rilevata quando si crea e si salva una nuova transazione di tipo Purchase Requisition.
Perché è importante Essendo il punto di partenza tipico del processo, questa attività è fondamentale per analizzare l’intero tempo di ciclo e individuare gli acquisti effettuati al di fuori delle procedure previste quando viene saltata. Dove reperirli L’evento viene rilevato dalla data di creazione della transazione Purchase Requisition. Il record è collegato al successivo Purchase Order. Acquisizione Rilevare la data e l’ora di creazione della transazione Purchase Requisition. Tipo di evento explicit
	Controllo di qualità eseguito	La merce ricevuta è stata sottoposta a un controllo di qualità. Non si tratta di una transazione standard di NetSuite: l’evento viene in genere rilevato tramite l’aggiornamento di un campo personalizzato o di un record personalizzato, oppure dedotto da una modifica di stato dell’Item Receipt.
Perché è importante Questa attività consente di misurare il tempo di ciclo del processo di controllo qualità. I ritardi nell’ispezione possono creare colli di bottiglia tra la ricezione della merce e la sua disponibilità per l’uso. Dove reperirli L’evento dipende in larga misura dalle personalizzazioni. Può essere rilevato da un campo personalizzato «QA Status» nell’Item Receipt o da un record personalizzato separato per «Quality Inspection». Acquisizione Rilevare l’aggiornamento di un campo personalizzato o la creazione di un record personalizzato relativo al controllo di qualità. Tipo di evento inferred
	Fattura approvata	La fattura del fornitore è stata verificata e approvata per il pagamento. Come per i Purchase Order, l’evento viene rilevato da una modifica del campo «Approval Status» nel record Vendor Bill.
Perché è importante L’approvazione della fattura è una fase fondamentale del processo di pagamento. Misurarne la durata aiuta a individuare i colli di bottiglia nella contabilità fornitori, che potrebbero causare pagamenti in ritardo o la perdita di sconti per pagamento anticipato. Dove reperirli L’evento viene dedotto dalle note di sistema o dalla cronologia del flusso di lavoro, che registra il passaggio del campo «Approval Status» del record Vendor Bill ad «Approved». Acquisizione Rilevare il passaggio del campo «Approval Status» del Vendor Bill ad «Approved». Tipo di evento inferred
	Fattura pagata	È stato emesso un pagamento al fornitore per l’importo fatturato. L’evento viene rilevato quando viene creata una transazione «Vendor Payment» e applicata al Vendor Bill.
Perché è importante Questa attività segna l’adempimento dell’obbligo finanziario relativo al Purchase Order. È fondamentale per analizzare la puntualità dei pagamenti e i flussi di cassa. Dove reperirli Rilevato dalla data di creazione del record della transazione Vendor Payment applicata al Vendor Bill. Acquisizione Rilevare la data e l’ora di creazione della transazione Vendor Payment applicata alla fattura. Tipo di evento explicit
	Ordine di acquisto inviato al fornitore	Il Purchase Order approvato è stato trasmesso al fornitore. In NetSuite, l’evento viene spesso dedotto dall’aggiornamento di un indicatore di comunicazione, come la casella «To Be Emailed», o da una modifica di stato che segnala l’invio.
Perché è importante Questa attività segna l’inizio del tempo di attraversamento del fornitore. Misurare il tempo che intercorre da questo momento alla ricezione della merce è essenziale per valutare le prestazioni di consegna dei fornitori. Dove reperirli L’evento viene dedotto dalla data e dall’ora in cui viene deselezionato l’indicatore «To Be Emailed» o «To Be Faxed», oppure da una voce nella cronologia delle comunicazioni collegata al Purchase Order. Acquisizione Rilevare la data e l’ora degli eventi di comunicazione, ad esempio l’invio di un’e-mail, collegati al PO. Tipo di evento inferred
	Ordine di acquisto inviato per l’approvazione	Il Purchase Order è stato completato e inserito in un flusso di approvazione. In genere, l’evento viene rilevato da una modifica di stato del record Purchase Order, che passa da uno stato di bozza, come «Pending Supervisor Approval», a uno stato di revisione attiva.
Perché è importante Questo evento segna l’inizio del ciclo di approvazione. Misurare il tempo che intercorre da questo momento a «Ordine di acquisto approvato» è fondamentale per analizzare l’efficienza delle approvazioni e individuare i ritardi. Dove reperirli L’evento viene dedotto da una modifica del campo «Approval Status» nel record Purchase Order, ad esempio da «Pending Approval» o da uno stato di bozza personalizzato. Acquisizione Rilevare il passaggio del campo «Approval Status» del PO a uno stato di revisione. Tipo di evento inferred
	Ordine di acquisto modificato	Indica che il Purchase Order è stato modificato dopo la creazione o l’approvazione iniziale. L’evento può essere dedotto confrontando «Last Modified Date» con «Date Created» o con una data di approvazione separata.
Perché è importante Modifiche frequenti possono segnalare inefficienze, una pianificazione iniziale inadeguata o un ampliamento dell’ambito. Analizzare quando e perché avvengono aiuta a semplificare il processo e a ridurre gli errori. Dove reperirli L’evento viene dedotto confrontando «Last Modified Date» nel record Purchase Order con la data e l’ora di creazione o di approvazione. Le note di sistema riportano i dettagli dei campi modificati. Acquisizione Confrontare «Last Modified Date» con la data di creazione o di approvazione ed escludere gli aggiornamenti di sistema. Tipo di evento inferred
	Ordine di acquisto rifiutato	Un approvatore ha rifiutato il Purchase Order, che deve quindi essere modificato e inviato di nuovo. L’evento viene dedotto quando il campo «Approval Status» del Purchase Order passa a «Rejected».
Perché è importante Monitorare i rifiuti è fondamentale per individuare i cicli di rilavorazione, comprenderne le cause e migliorare la qualità degli ordini di acquisto inviati inizialmente. Dove reperirli L’evento viene dedotto dalle note di sistema o dalla cronologia del flusso di lavoro, che registra il passaggio del campo «Approval Status» del record Purchase Order a «Rejected». Acquisizione Rilevare il passaggio del campo «Approval Status» del Purchase Order a «Rejected». Tipo di evento inferred
	Richiesta di acquisto approvata	Indica l’approvazione ufficiale di una richiesta di beni o servizi, che autorizza la creazione di un Purchase Order. L’evento viene dedotto quando il campo «Approval Status» del record Purchase Requisition passa da «Pending Approval» ad «Approved».
Perché è importante Monitorare le approvazioni delle richieste consente di individuare i colli di bottiglia nella fase precedente all’acquisto e di misurare l’efficienza della convalida interna delle richieste. Dove reperirli L’evento viene dedotto dalle note di sistema o dalla cronologia del flusso di lavoro che registra la modifica del campo «Approval Status» nel record Purchase Requisition. Acquisizione Rilevare il passaggio del campo «Approval Status» del Purchase Requisition ad «Approved». Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come estrarre i dati da NetSuite

Passaggi

Comprendere l’approccio basato su più ricerche: questo metodo richiede la creazione e l’esportazione di diverse ricerche salvate, una per ciascun tipo principale di transazione del processo Purchase to Pay. I file CSV esportati vengono poi combinati e trasformati con uno strumento separato, come Excel, Power Query o uno script, per creare l’Event Log consolidato finale.
Aprire la creazione di una ricerca salvata: acceda a NetSuite. Selezioni Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. Scelga 'Transaction' come tipo di ricerca.
Creare la ricerca delle richieste di acquisto:
- Imposti il titolo della ricerca, ad esempio 'ProcessMind - Eventi delle richieste di acquisto'.
- Nella scheda 'Criteria', imposti i filtri Type is 'Purchase Requisition' e Main Line is 'Yes'. Aggiunga un filtro Date Created per il periodo di analisi desiderato.
- Nella scheda 'Results', aggiunga le colonne indicate nella sezione della query qui sotto per le richieste. Utilizzi formule per definire le colonne 'ActivityName' e 'EventTime'.
- Salvi ed esegua la ricerca. Esporti i risultati in un file CSV.
Creare la ricerca degli ordini di acquisto:
- Crei una nuova ricerca salvata 'Transaction' con il titolo 'ProcessMind - Eventi degli ordini di acquisto'.
- In 'Criteria', imposti il filtro Type is 'Purchase Order' e Main Line is 'Yes'. Utilizzi lo stesso filtro per le date della ricerca precedente.
- In 'Results', aggiunga le colonne indicate nella sezione della query per gli ordini di acquisto. La ricerca genererà più righe di eventi (Created, Approved, Closed e così via) utilizzando formule CASE.
- Salvi, esegua ed esporti i risultati in un file CSV.
Creare la ricerca delle ricevute degli articoli:
- Crei una nuova ricerca salvata 'Transaction' con il titolo 'ProcessMind - Eventi delle ricevute degli articoli'.
- In 'Criteria', imposti il filtro Type is 'Item Receipt' e Main Line is 'Yes'. Utilizzi lo stesso filtro per le date.
- In 'Results', aggiunga le colonne indicate nella sezione della query per le ricevute degli articoli.
- Salvi, esegua ed esporti i risultati in un file CSV.
Creare la ricerca delle fatture e dei pagamenti ai fornitori:
- Crei una nuova ricerca salvata 'Transaction' con il titolo 'ProcessMind - Eventi di fatturazione'.
- In 'Criteria', imposti il filtro Type su 'Vendor Bill' o 'Vendor Payment'. Imposti Main Line su 'Yes' e applichi lo stesso filtro per le date.
- In 'Results', aggiunga le colonne necessarie a registrare gli eventi di creazione, approvazione e pagamento delle fatture, utilizzando le formule descritte nella sezione della query.
- Salvi, esegua ed esporti i risultati in un file CSV.
Combinare e trasformare i dati:
- Apra lo strumento di manipolazione dei dati che preferisce, ad esempio Microsoft Excel con Power Query o uno script Python con pandas.
- Importi tutti i file CSV esportati da NetSuite.
- Accodi i dati di tutti i file in un’unica tabella. Tutte le ricerche sono progettate per avere la stessa struttura di colonne.
- Per i risultati della ricerca degli ordini di acquisto, dovrà trasformare le colonne in righe. La query prevede più colonne con indicazioni temporali, una per ogni attività dell’ordine di acquisto. Trasformi queste colonne per ottenere un’unica colonna 'ActivityName' e una 'EventTime', convertendo il formato largo in quello verticale richiesto per un Event Log.
Completare ed esportare l’Event Log:
- Riveda i dati combinati. Verifichi che la colonna EventTime utilizzi un formato data e ora coerente e che PurchaseOrder sia valorizzato per tutte le righe.
- Rimuova le righe in cui EventTime è null, poiché corrispondono ad attività non ancora avvenute.
- Salvi la tabella consolidata finale in un unico file CSV, pronto per essere caricato in ProcessMind.

Configurazione

Tipo di ricerca: tutte le ricerche salvate devono essere di tipo 'Transaction'.
Filtro principale (Main Line): imposti il criterio Main Line su 'Yes' per tutte le ricerche. È fondamentale per evitare di ottenere una riga per ogni riga articolo, che duplicherebbe in modo massiccio gli eventi a livello di transazione.
Intervallo di date: applichi a tutte le ricerche un filtro coerente, ad esempio Date Created is 'within last 6 months', per assicurarsi di analizzare lo stesso insieme di transazioni.
Filtro per tipo di transazione: ogni ricerca deve essere filtrata in base al tipo specifico di transazione (ad esempio Purchase Order, Item Receipt), così da isolare gli eventi corretti.
Formato di output: imposti l’esportazione in CSV, il formato più semplice da combinare con strumenti esterni.
Autorizzazioni: l’utente che esegue le ricerche deve disporre delle autorizzazioni di visualizzazione per tutti i record di transazione pertinenti, comprese le richieste e gli ordini di acquisto, le ricevute degli articoli, le fatture e i pagamenti ai fornitori.
Campi personalizzati: per attività come 'Quality Inspection Performed', probabilmente dovrà aggiungere ai risultati della ricerca delle ricevute degli articoli un campo personalizzato della configurazione NetSuite. La query fornita utilizza il segnaposto [Your Quality Inspection Timestamp Field]. Lo sostituisca con l’ID effettivo del campo nel Suo sistema.

Query di esempio config

### Description of Saved Search Configurations

Below are the configurations for the required Saved Searches. The 'Results' tab columns should be created in the order listed. Use 'Custom Label' to name the columns exactly as shown.

**1. Search: ProcessMind - Purchase Requisition Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Purchase Requisition'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date Created = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Formula (Text): `REPLACE({createdfrom.number}, 'Purchase Order #', '')` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `CASE WHEN {status} = 'Pending Approval' THEN 'Purchase Requisition Created' WHEN {status} = 'Approved' THEN 'Purchase Requisition Approved' ELSE NULL END` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Approval' THEN {datecreated} WHEN {status} = 'Approved' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**2. Search: ProcessMind - Purchase Order Events (Wide Format)**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Purchase Order'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date = [Your Desired Date Range]
*   **Results (Note: This search creates a wide file that must be unpivoted later)**:
    1.  Field: `Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Field: `Date Created` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Created`
    3.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Supervisor Approval' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Submitted`
    4.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Approved`
    5.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Rejected`
    6.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {lastmodifieddate} > {datecreated} + 1 THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Changed`
    7.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Billing' OR {status} = 'Partially Received' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Sent To Vendor`
    8.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Closed' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Closed`
    9.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    10. Field: `Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    11. Field: `Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    12. Field: `Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    13. Field: `Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    14. Field: `Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**3. Search: ProcessMind - Item Receipt Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Item Receipt'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date Created = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Field: `Created From : Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `'Item Receipt Created'` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Field: `Date Created` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Created From : Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Created From : Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Created From : Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Created From : Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Created From : Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**4. Search: ProcessMind - Billing Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = any of 'Vendor Bill', 'Vendor Payment'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Field: `Created From : Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `CASE WHEN {type} = 'Vendor Bill' AND {approvalstatus} <> 'Approved' THEN 'Bill Created From Purchase Order' WHEN {type} = 'Vendor Bill' AND {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Bill Approved' WHEN {type} = 'Vendor Payment' THEN 'Bill Payment Made' ELSE NULL END` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Field: `Date` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Created From : Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Created From : Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Created From : Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Created From : Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Created From : Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

Passaggi

Prerequisito: abilitare SuiteAnalytics Connect: verifichi che la funzionalità SuiteAnalytics Connect sia abilitata nel Suo account NetSuite. Vada in Setup > Company > Enable Features. Nella scheda Analytics, selezioni la casella SuiteAnalytics Connect. Si noti che si tratta di un modulo aggiuntivo a pagamento.
Configurare il ruolo utente e le autorizzazioni: crei o modifichi un ruolo utente per concedere l’accesso a SuiteAnalytics Connect. Il ruolo deve disporre dell’autorizzazione 'SuiteAnalytics Connect'. Conceda inoltre l’accesso di livello 'View' a tutti i record necessari, incluse le transazioni (Purchase Order, Purchase Requisition, Item Receipt, Vendor Bill, Vendor Payment), le entità (Vendor, Employee) e gli elenchi (Department e così via).
Individuare l’origine dei dati: in NetSuite, apra la pagina di configurazione di SuiteAnalytics Connect (Setup > Company > SuiteAnalytics Connect). Prenda nota di Service Host, Port, Account ID e del nome corretto dell’origine dei dati (ad esempio NetSuite.com, NetSuite2.com).
Installare il driver ODBC/JDBC: scarichi e installi il driver SuiteAnalytics Connect appropriato (ODBC o JDBC) per il sistema operativo e il client SQL in uso. I driver sono disponibili nel NetSuite Help Center.
Configurare la connessione del client SQL: crei una nuova connessione nel client SQL che preferisce (ad esempio DBeaver, Power BI, Tableau). Utilizzi i dati di connessione del passaggio 3 e le credenziali dell’utente a cui è stato assegnato il ruolo nel passaggio 2.
Personalizzare la query SQL: copi la query SQL fornita nel client SQL. Modifichi i valori segnaposto nelle clausole WHERE, in particolare l’intervallo di date ('YYYY-MM-DD') e gli eventuali filtri specifici dell’azienda, come Subsidiary ID.
Eseguire la query: esegua la query SQL completa sul database NetSuite tramite la connessione configurata. Il tempo di esecuzione varia in base all’intervallo di date e al volume dei dati.
Rivedere i risultati: la query restituirà una tabella Event Log piatta, con una riga per attività. Riveda i risultati per verificare che tutte le colonne (PurchaseOrder, ActivityName, EventTime e così via) siano valorizzate come previsto.
Esportare i dati: esporti i risultati della query in un file CSV. Verifichi che la codifica del file sia UTF-8 per evitare problemi con i caratteri.
Preparare il caricamento: prima di caricare il file in ProcessMind, verifichi che le intestazioni delle colonne nel CSV corrispondano agli attributi richiesti (PurchaseOrder, ActivityName, EventTime) e che la colonna EventTime utilizzi un formato data coerente.

Configurazione

Licenza SuiteAnalytics Connect: per stabilire una connessione diretta al database, l’organizzazione deve disporre di una licenza valida per il modulo aggiuntivo SuiteAnalytics Connect.
Autorizzazioni utente: è necessario un ruolo utente NetSuite dedicato con l’autorizzazione 'SuiteAnalytics Connect' e accesso in visualizzazione a tutti i record di transazione ed entità pertinenti. Senza le autorizzazioni corrette, la query non verrà eseguita o restituirà dati incompleti.
Nome dell’origine dei dati (DSN): deve utilizzare il Service Host e il DSN corretti, indicati nell’interfaccia NetSuite in 'SuiteAnalytics Connect Setup'. In genere è consigliata l’origine dei dati NetSuite2.com, che riflette il modello di dati basato sulle cartelle di lavoro e spesso offre prestazioni migliori.
Filtro per intervallo di date: la query fornita include una clausola WHERE (WHERE T.DateCreated >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')) per limitare il periodo di estrazione dei dati. È fondamentale impostare un intervallo ragionevole, ad esempio 3-6 mesi, per garantire buone prestazioni della query. Si sconsiglia di estrarre più anni di dati in un’unica esecuzione.
Filtri per filiale/azienda: negli ambienti con più filiali, aggiunga un filtro per Subsidiary ID nella clausola WHERE della Transactions_CTE principale, per isolare i dati di una specifica entità giuridica (ad esempio AND T.Subsidiary = 1).
Campi personalizzati: la query include segnaposto per campi personalizzati comuni, come PurchaseCategory. Sostituisca [Your Purchase Category Custom Field] con l’ID effettivo del campo nella Sua implementazione di NetSuite.

Query di esempio sql

WITH Transactions_CTE AS (
  SELECT
    T.Transaction_ID,
    T.TranID,
    T.Type,
    T.Status,
    T.ApprovalStatus,
    T.DateCreated,
    T.LastModifiedDate,
    T.Entity_ID AS Vendor_ID,
    T.CreatedBy_ID,
    T.Total,
    T.Department_ID,
    T.ToBeEmailed,
    TL.CreatedFrom_ID,
    -- Placeholder for a custom field. Replace with your actual field ID.
    T.custbody_purchase_category AS PurchaseCategory_ID 
  FROM
    Transaction AS T
    LEFT JOIN TransactionLine AS TL ON T.Transaction_ID = TL.Transaction_ID
  WHERE
    (T.Type IN ('PurchOrd', 'PurchReq', 'ItemRcpt', 'VendBill', 'VendPymt'))
    AND T.DateCreated >= TO_DATE('[YYYY-MM-DD]', 'YYYY-MM-DD') -- Set Start Date
    -- Optional: Add a subsidiary filter for multi-subsidiary environments
    -- AND T.Subsidiary_ID = [Your Subsidiary ID] 
    AND TL.MainLine = 'T' -- Focus on main line data to avoid row duplication
)
-- 1. Purchase Requisition Created
SELECT
  PR_PO_Map.PO_TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Requisition Created' AS "ActivityName",
  PR.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PR
  JOIN TransactionLine AS PR_Line ON PR.Transaction_ID = PR_Line.Transaction_ID
  JOIN Transaction AS PO_Link ON PR_Line.Transaction_ID = PO_Link.AppliedToTransaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON PO_Link.Transaction_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PR.Department_ID = D.Department_ID
  CROSS JOIN (
      SELECT DISTINCT PO_Ref.TranID AS PO_TranID, PR_Ref.Transaction_ID AS PR_ID
      FROM Transaction AS PO_Ref JOIN TransactionLine AS TL_Ref ON PO_Ref.Transaction_ID = TL_Ref.Transaction_ID JOIN Transaction AS PR_Ref ON TL_Ref.CreatedFrom_ID = PR_Ref.Transaction_ID
      WHERE PO_Ref.Type = 'PurchOrd' AND PR_Ref.Type = 'PurchReq'
  ) AS PR_PO_Map ON PR.Transaction_ID = PR_PO_Map.PR_ID
WHERE
  PR.Type = 'PurchReq'

UNION ALL

-- 2. Purchase Requisition Approved
SELECT
  PR_PO_Map.PO_TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Requisition Approved' AS "ActivityName",
  PR.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PR
  JOIN TransactionLine AS PR_Line ON PR.Transaction_ID = PR_Line.Transaction_ID
  JOIN Transaction AS PO_Link ON PR_Line.Transaction_ID = PO_Link.AppliedToTransaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON PO_Link.Transaction_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PR.Department_ID = D.Department_ID
  CROSS JOIN (
      SELECT DISTINCT PO_Ref.TranID AS PO_TranID, PR_Ref.Transaction_ID AS PR_ID
      FROM Transaction AS PO_Ref JOIN TransactionLine AS TL_Ref ON PO_Ref.Transaction_ID = TL_Ref.Transaction_ID JOIN Transaction AS PR_Ref ON TL_Ref.CreatedFrom_ID = PR_Ref.Transaction_ID
      WHERE PO_Ref.Type = 'PurchOrd' AND PR_Ref.Type = 'PurchReq'
  ) AS PR_PO_Map ON PR.Transaction_ID = PR_PO_Map.PR_ID
WHERE
  PR.Type = 'PurchReq'
  AND BUILTIN.DF(PR.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Created
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Created' AS "ActivityName",
  PO.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 4. Purchase Order Submitted
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Submitted' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Pending Approval' AND PO.LastModifiedDate > PO.DateCreated

UNION ALL

-- 5. Purchase Order Approved
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Approved' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 6. Purchase Order Rejected
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Rejected' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Rejected'

UNION ALL

-- 7. Purchase Order Changed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Changed' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND PO.LastModifiedDate > PO.DateCreated

UNION ALL

-- 8. Purchase Order Sent To Vendor
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Sent To Vendor' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND PO.ToBeEmailed = 'F' -- Assumes the PO was sent via email

UNION ALL

-- 9. Item Receipt Created
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Item Receipt Created' AS "ActivityName",
  IR.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS IR
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON IR.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON IR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  IR.Type = 'ItemRcpt' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 10. Quality Inspection Performed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Quality Inspection Performed' AS "ActivityName",
  IR.LastModifiedDate AS "EventTime", -- Assuming date is updated on the Item Receipt
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS IR
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON IR.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON IR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  IR.Type = 'ItemRcpt' AND PO.Type = 'PurchOrd'
  -- This part is a placeholder. It assumes a custom checkbox `custbody_quality_inspected` is checked
  -- to indicate inspection. Adjust the field ID and logic based on your NetSuite configuration.
  AND IR.custbody_quality_inspected = 'T'

UNION ALL

-- 11. Bill Created From Purchase Order
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Created From Purchase Order' AS "ActivityName",
  VB.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VB
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VB.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 12. Bill Approved
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Approved' AS "ActivityName",
  VB.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VB
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VB.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(VB.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 13. Bill Payment Made
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Payment Made' AS "ActivityName",
  VP.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VP
  JOIN TransactionLink AS VL ON VP.Transaction_ID = VL.Transaction_ID AND VL.LinkType = 'Applied To'
  JOIN Transactions_CTE AS VB ON VL.PreviousTransaction_ID = VB.Transaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VP.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VP.Type = 'VendPymt' AND VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 14. Purchase Order Closed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Closed' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.Status) = 'Closed';

Passaggi

Prerequisiti e configurazione dell’ambiente: verifichi di avere installato Python 3.6 o una versione successiva. Installi le librerie necessarie con pip: pip install requests requests-oauthlib pandas. Le serviranno anche le credenziali per l’autenticazione basata su token (TBA) di NetSuite.
Configurare NetSuite per l’accesso API: in NetSuite, un amministratore deve abilitare la funzionalità SuiteTalk (REST Web Services). Vada in Setup > Company > Enable Features. Nella scheda SuiteCloud, nella sezione SuiteTalk (Web Services), selezioni la casella REST WEB SERVICES e salvi.
Creare un record di integrazione: vada in Setup > Integration > Manage Integrations > New. Crei un nuovo record di integrazione e verifichi che l’autenticazione basata su token sia abilitata. Prenda nota del Consumer Key e del Consumer Secret generati.
Creare un token di accesso: vada in Setup > Users/Roles > Access Tokens > New. Selezioni il record di integrazione appena creato, un utente e un ruolo con autorizzazioni sufficienti per accedere a ordini e richieste di acquisto, fatture e pagamenti. Prenda nota del Token ID e del Token Secret generati. Le servirà anche l’Account ID di NetSuite, disponibile in Setup > Integration > Web Services Preferences.
Preparare lo script Python: copi lo script Python dalla sezione 'Query' qui sotto in un file denominato extract_netsuite_p2p.py. Inserisca le variabili segnaposto all’inizio dello script con il Suo Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID e Token Secret.
Definire l’ambito dell’estrazione: modifichi la query SuiteQL nello script per impostare l’intervallo di date desiderato. Individui le clausole WHERE contenenti TO_DATE('YYYY-MM-DD', 'YYYY-MM-DD') e sostituisca le date segnaposto con le date di inizio e fine dell’estrazione.
Personalizzare i campi personalizzati, se necessario: riveda la query SuiteQL, in particolare la sezione 'Quality Inspection Performed'. Questa attività dipende spesso da campi o record personalizzati. Modifichi la logica della query in base alla configurazione NetSuite specifica dell’organizzazione.
Eseguire lo script: esegua lo script dal terminale con il comando: python extract_netsuite_p2p.py. Lo script si collegherà alla REST API di NetSuite, eseguirà la query, gestirà la paginazione e raccoglierà i risultati.
Rivedere i risultati: al termine dell’esecuzione, lo script genererà nella stessa directory un file CSV denominato netsuite_p2p_event_log.csv. Il file contiene l’Event Log estratto.
Convalidare e caricare: esegua i controlli descritti nella sezione 'Validation Steps' per verificare la qualità e la completezza dei dati. Una volta convalidato, il file CSV sarà pronto per essere caricato in ProcessMind.

Configurazione

Autenticazione: questo script richiede l’autenticazione basata su token (TBA). Il ruolo NetSuite associato deve disporre delle autorizzazioni per 'REST Web Services' e dell’accesso in visualizzazione alle transazioni, come ordini e richieste di acquisto, fatture e pagamenti ai fornitori e ricevute degli articoli.
Intervallo di date: la query SuiteQL include un filtro segnaposto TO_DATE('YYYY-MM-DD', 'YYYY-MM-DD'). È fondamentale definire un intervallo di date specifico per gestire il volume dei dati ed evitare timeout dell’API. Per la prima estrazione, si consiglia un periodo di 3-6 mesi.
Filtro per filiale: per gli account NetSuite OneWorld, si consiglia vivamente di aggiungere un filtro per la filiale specifica, così da estrarre i dati dell’entità giuridica corretta. Il filtro può essere aggiunto alla clausola WHERE di ogni istruzione SELECT, ad esempio: AND Transaction.subsidiary = [Your Subsidiary ID].
Gestione dell’API: NetSuite applica limiti alla concorrenza e all’utilizzo dell’API. Per estrarre dati relativi a un intervallo molto ampio potrebbe essere necessario eseguire lo script in più batch sequenziali, rispettando tali limiti. Il valore LIMIT dello script è impostato su 1000, la dimensione massima di pagina per le query SuiteQL.
Campi personalizzati e flussi di lavoro: lo script presuppone l’utilizzo dei campi e degli stati standard di NetSuite, ad esempio 'approvalStatus'. Se l’organizzazione utilizza campi personalizzati per gli stati o flussi di lavoro di approvazione personalizzati, la query SuiteQL deve essere modificata per rispecchiare tali configurazioni.

Query di esempio python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import json
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration: Replace with your NetSuite Credentials ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Your NetSuite Account ID (e.g., 1234567 or 1234567_SB1 for sandbox)
ACCOUNT_ID = class="hl-string">"[Your NetSuite Account ID]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># Token-Based Authentication Credentials
CONSUMER_KEY = class="hl-string">"[Your Consumer Key]"
CONSUMER_SECRET = class="hl-string">"[Your Consumer Secret]"
TOKEN_ID = class="hl-string">"[Your Token ID]"
TOKEN_SECRET = class="hl-string">"[Your Token Secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Script Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># The script will stop if it encounters this many consecutive errors.
MAX_CONSECUTIVE_ERRORS = 5

class=class="hl-string">"hl-comment"># Construct the base URL for the SuiteQL endpoint
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use class="hl-string">'suitetalk.api.netsuite.com' for production or class="hl-string">'suitetalk.api.sandbox.netsuite.com' for sandbox
base_url = fclass="hl-string">"https://{ACCOUNT_ID.lower().replace('_', '-')}.suitetalk.api.netsuite.com"
suiteql_url = fclass="hl-string">"{base_url}/services/rest/query/v1/suiteql"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SuiteQL Query ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query extracts events for the Purchase-to-Pay process centered on Purchase Orders.
class=class="hl-string">"hl-comment"># !! IMPORTANT !!: Replace class="hl-string">'YYYY-MM-DD' with your desired start and end dates.
suiteql_query = class="hl-string">"""
SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Requisition Created' AS ActivityName,
    req.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(req.entity) AS UserName,
    BUILTIN.DF(req.department) AS DepartmentName,
    NULL AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(req.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS req
    INNER JOIN Transaction AS po ON req.ID = po.createdFrom
WHERE
    req.type = 'PurchReq'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND req.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Requisition Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(req.department) AS DepartmentName,
    NULL AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(req.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS req ON note.recordId = req.ID
    INNER JOIN Transaction AS po ON req.ID = po.createdFrom
WHERE
    req.type = 'PurchReq'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Created' AS ActivityName,
    po.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(po.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS po
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND po.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Submitted' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue LIKE 'Pending%'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Rejected' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Rejected'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT DISTINCT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Changed' AS ActivityName,
    po.lastModifiedDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(po.lastModifiedBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS po
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND po.lastModifiedDate > po.dateCreated
    AND po.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Sent To Vendor' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_TOBEEMAILED' AND note.newValue = 'No'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(ir.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Item Receipt Created' AS ActivityName,
    ir.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(ir.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS ir
    INNER JOIN Transaction AS po ON ir.createdFrom = po.ID
WHERE
    ir.type = 'ItemRcpt'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND ir.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

-- Placeholder for Quality Inspection. This requires a custom field or record.
-- This query assumes a custom checkbox field 'custbody_quality_inspection_done' on the Item Receipt.
-- Please update 'custbody_quality_inspection_done' with your actual custom field ID.
SELECT
    BUILTIN.DF(ir.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Quality Inspection Performed' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote note
    INNER JOIN Transaction ir ON note.recordId = ir.ID
    INNER JOIN Transaction po ON ir.createdFrom = po.ID
WHERE
    ir.type = 'ItemRcpt'
    AND note.field = 'CUSTBODY_QUALITY_INSPECTION_DONE'
    AND note.newValue = 'Yes'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(bill.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Bill Created From Purchase Order' AS ActivityName,
    bill.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(bill.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(bill.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS bill
    INNER JOIN Transaction AS po ON bill.createdFrom = po.ID
WHERE
    bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND bill.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(po.tranId) AS PurchaseOrder,
    'Bill Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(bill.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS bill ON note.recordId = bill.ID
    INNER JOIN transactionLine tl ON bill.id = tl.transaction
    INNER JOIN transaction po ON tl.createdFrom = po.id
WHERE
    bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(po.tranId) AS PurchaseOrder,
    'Bill Payment Made' AS ActivityName,
    payment.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(payment.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(payment.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS payment
    INNER JOIN TransactionLine AS paymentLine ON payment.id = paymentLine.transaction
    INNER JOIN Transaction AS bill ON paymentLine.appliedToTransaction = bill.id
    INNER JOIN TransactionLine AS billLine ON bill.id = billLine.transaction
    INNER JOIN Transaction AS po ON billLine.createdFrom = po.id
WHERE
    payment.type = 'VendPymt'
    AND bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND payment.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Closed' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    'Closed' AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_STATUS'
    AND note.newValue = 'Closed'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')
"""

def execute_suiteql(query, oauth_session, limit=1000, offset=0):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query and returns the JSON response."""
    headers = {
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }
    payload = {
        class="hl-string">'q': query,
        class="hl-string">'limit': limit,
        class="hl-string">'offset': offset
    }
    try:
        response = oauth_session.post(suiteql_url, json=payload, headers=headers)
        response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an HTTPError for bad responses (4xx or 5xx)
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error: {e.response.status_code} {e.response.reason}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to run the data extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite P2P data extraction...")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Set up OAuth1 session
    oauth = OAuth1(
        client_key=CONSUMER_KEY,
        client_secret=CONSUMER_SECRET,
        resource_owner_key=TOKEN_ID,
        resource_owner_secret=TOKEN_SECRET,
        realm=ACCOUNT_ID,
        signature_method=class="hl-string">'HMAC-SHA256'
    )

    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000  class=class="hl-string">"hl-comment"># NetSuite's max page size for SuiteQL
    consecutive_errors = 0

    with requests.Session() as session:
        session.auth = oauth
        while True:
            if consecutive_errors >= MAX_CONSECUTIVE_ERRORS:
                print(fclass="hl-string">"Stopping due to {MAX_CONSECUTIVE_ERRORS} consecutive errors.")
                break

            print(fclass="hl-string">"Fetching records with offset: {offset}...")
            data = execute_suiteql(suiteql_query, session, limit, offset)

            if data and class="hl-string">'items' in data:
                consecutive_errors = 0
                items = data[class="hl-string">'items']
                class=class="hl-string">"hl-comment"># The structure of items is a list of dictionaries with key class="hl-string">'links' and other keys as data
                class=class="hl-string">"hl-comment"># We need to flatten this structure.
                for item in items:
                    flat_item = {k: v for k, v in item.items() if k != class="hl-string">'links'}
                    all_results.append(flat_item)

                if data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                    offset = data.get(class="hl-string">'offset', offset) + data.get(class="hl-string">'count', limit)
                else:
                    print(class="hl-string">"No more records to fetch.")
                    break
            elif data is None: class=class="hl-string">"hl-comment"># An error occurred in execute_suiteql
                consecutive_errors += 1
                print(fclass="hl-string">"Retrying... (Attempt {consecutive_errors})")
            else: class=class="hl-string">"hl-comment"># No items in response, or malformed response
                print(class="hl-string">"No items found in the response or response was malformed. Stopping.")
                break

    if not all_results:
        print(class="hl-string">"Extraction complete, but no data was returned.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert results to a pandas DataFrame
    df = pd.DataFrame(all_results)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data type conversions and formatting
    if class="hl-string">'eventtime' in df.columns:
        df[class="hl-string">'eventtime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'eventtime'])

    if class="hl-string">'lastdataupdate' in df.columns:
        df[class="hl-string">'lastdataupdate'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'lastdataupdate'])

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Rename columns to match the required schema
    column_mapping = {
        class="hl-string">'purchaseorder': class="hl-string">'PurchaseOrder',
        class="hl-string">'activityname': class="hl-string">'ActivityName',
        class="hl-string">'eventtime': class="hl-string">'EventTime',
        class="hl-string">'sourcesystem': class="hl-string">'SourceSystem',
        class="hl-string">'lastdataupdate': class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'username': class="hl-string">'UserName',
        class="hl-string">'departmentname': class="hl-string">'DepartmentName',
        class="hl-string">'vendorname': class="hl-string">'VendorName',
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    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'netsuite_p2p_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')
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    print(fclass="hl-string">"Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

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