Template Dati: Processo Generico

Il campo Attività identifica ciò che è accaduto in ogni fase del processo. Le attività dovrebbero essere nominate in modo coerente e rappresentare eventi aziendali significativi.

I nomi delle attività determinano il modo in cui la mappa del processo viene visualizzata e analizzata.

Derivare da cambiamenti di stato, tipi di azione o descrizioni di eventi nel sistema sorgente.

L'ID del caso è l'identificatore fondamentale che collega tutti gli eventi appartenenti alla stessa istanza di processo. Ogni evento nel Suo event log deve avere un ID del caso.

Senza un Case ID adeguato, è impossibile tracciare il flusso dei singoli casi attraverso il vostro processo.

Utilizzi la chiave primaria o il numero di riferimento dalla Sua tabella di transazione principale.

Il timestamp registra quando ogni attività si è verificata. Questo è essenziale per calcolare i tempi di ciclo, identificare i bottleneck e comprendere la sequenza degli eventi.

I timestamp consentono tutte le analisi basate sul tempo, inclusi i tempi di ciclo e il rilevamento dei bottleneck.

Utilizzi il timestamp più accurato disponibile dal Suo sistema sorgente.

Identifica il dipartimento, il team o l'unità aziendale che ha gestito ogni singola attività, risultando utile per analizzare i passaggi di consegne tra i vari team.

L'analisi inter-dipartimentale rivela ritardi nei passaggi di consegne e frizioni organizzative.

Cerchi i codici di dipartimento o gli identificatori di unità organizzativa.

Il timestamp di fine registra quando ogni attività è stata completata. L'inclusione sia dell'ora di inizio che di fine consente il calcolo della durata dell'attività e del tempo di elaborazione.

I tempi di fine attività permettono di calcolare il tempo di lavoro effettivo confrontandolo con il tempo di attesa.

Cerchi i timestamp di completamento o gli orari di modifica dello stato che segnalano il termine dell'attività.

Indica il livello di urgenza o importanza di ogni singolo caso. La priorità influenza spesso la rapidità di gestione dei casi e i percorsi che questi seguono.

L'analisi delle priorità conferma che i case urgenti ricevono l'attenzione adeguata.

Cercare campi di priorità, indicatori di urgenza o assegnazioni di livello SLA.

Categorizza i Case per tipo, consentendo il confronto tra diverse categorie. Diversi tipi di Case spesso presentano percorsi di processo e performance differenti.

La segmentazione per tipo di caso rivela differenze di prestazioni tra le categorie.

Cercare codici tipo, campi categoria o attributi di classificazione.

Identifica l'utente o la risorsa che ha eseguito ciascuna attività, rendendo possibile l'analisi delle risorse, il bilanciamento del carico di lavoro e il confronto delle prestazioni.

L'analisi delle risorse aiuta a identificare le esigenze di formazione e gli squilibri nel carico di lavoro.

Cercare ID utente, numeri di dipendente o nomi utente associati a ciascun evento.

Identifica il canale di ingresso del caso nel Suo processo. Spesso, canali differenti presentano caratteristiche e prestazioni diverse.

L'analisi dei canali rivela quali metodi di acquisizione sono più efficienti.

Cercare indicatori di origine, codici canale o campi di provenienza.

Identifica il cliente, l'utente o la parte esterna associata al caso, consentendo un'analisi delle prestazioni del processo orientata al cliente.

L'analisi del cliente rivela schemi nell'esperienza del cliente.

Cerchi gli ID cliente, i numeri di conto o gli identificatori delle parti coinvolte.

Le emissioni di carbonio associate a questa attività. Permette l'analisi di sostenibilità del Suo processo.

Il tracciamento della CO2 supporta gli obiettivi di sostenibilità e la rendicontazione ambientale.

Calcolare in base al tipo di attività e ai fattori di emissione standard.

Il costo monetario associato all'esecuzione di questa attività. Consente l'analisi dei costi e l'identificazione delle fasi di processo più costose.

L'analisi dei costi aiuta a prioritizzare i miglioramenti in base all'impatto finanziario.

Cerchi i campi di allocazione dei costi o calcoli dalle tabelle dei costi standard.

Il costo stimato per l'esecuzione di questa attività tramite automazione. Utile per l'analisi del ROI dell'automazione.

Confrontare i costi delle attività manuali rispetto all'automazione aiuta a creare business case.

Tipicamente assegnato da modelli di costo standard per processi automatizzati.

Specifica se l'attività è stata eseguita in modo automatico (dal sistema) o manuale (dall'utente), un'informazione cruciale per valutare i livelli di automazione.

L'analisi dell'automazione rivela opportunità per un'ulteriore automazione.

Derivare dal tipo di utente (sistema vs. umano) o da flag di automazione.

Lo sforzo di lavoro in ore FTE per questa attività. Utile per la pianificazione della capacità e l'analisi del carico di lavoro.

Il monitoraggio delle FTE supporta la pianificazione delle risorse e la gestione della capacità operativa.

Calcolare in base al tempo di elaborazione e ai tassi FTE standard, o estrarre dai sistemi di tracciamento del tempo.

Il valore finanziario elaborato o influenzato da questa attività. Consente un'analisi ponderata in base al valore.

L'analisi del valore aiuta a prioritizzare i miglioramenti basati sull'impatto finanziario.

Cercare importi di transazione, valori di fattura o totali ordine.

La posizione geografica pertinente al caso. È utile per analizzare le differenze regionali nelle prestazioni dei processi o nei requisiti di conformità.

L'analisi geografica rivela variazioni regionali e modelli di conformità.

Cerchi i codici paese, gli identificatori di regione o i campi di località.

Identifica il prodotto, servizio o l'offerta correlata al caso, consentendo un'analisi delle prestazioni del processo a livello di prodotto.

L'analisi dei prodotti rivela se determinati prodotti presentano caratteristiche di processo differenti.

Cercare codici prodotto, SKU o identificatori di servizio.

Un raggruppamento geografico più ampio rispetto al singolo paese. Utile per l'analisi regionale quando le operazioni si estendono su più paesi.

L'analisi regionale aiuta a comprendere le prestazioni nelle diverse aree geografiche.

Cercare codici regione o derivarli dalle informazioni sul paese.

Un identificatore generico per chiunque abbia eseguito l'attività, sia umano che automatizzato. Utile quando le attività possono essere eseguite da persone o sistemi.

Il tracciamento delle risorse permette il confronto tra prestazioni umane e automatizzate.

Cercare identificatori del performer che possono includere sia utenti che account di sistema.

Categorizza i clienti per segmento, livello o valore. Utile per analizzare se diversi segmenti di clientela ricevono livelli di servizio differenti.

L'analisi per segmento conferma che i clienti di alto valore ricevono l'attenzione appropriata.

Cercare codici segmento, assegnazioni di livello o campi di classificazione del cliente.

Indica il sistema sorgente che ha registrato l'evento, un dato fondamentale quando si integrano informazioni provenienti da sistemi diversi.

Il tracciamento della sorgente aiuta a comprendere la provenienza dei dati e i confini del sistema.

Aggiungere come costante o derivare dalla fonte di estrazione.

Indica se il caso è conforme agli accordi sul livello di servizio (SLA). Utile per il monitoraggio della conformità e l'analisi delle escalation.

Il monitoraggio degli SLA identifica i casi a rischio e i tassi complessivi di Conformità.

Cercare campi di stato SLA, indicatori di violazione o calcolarli confrontando i timestamp con gli obiettivi.

Un raggruppamento organizzativo più granulare rispetto al dipartimento. Utile quando più team all'interno di un dipartimento gestiscono diverse parti del processo.

L'analisi a livello di team rivela la distribuzione del carico di lavoro e i modelli di specializzazione.

Cercare codici team, identificatori di coda o assegnazioni di gruppo.

Il tempo trascorso lavorando attivamente sull'attività. Può essere calcolato dai tempi di inizio e fine o fornito direttamente se il Suo sistema lo traccia.

Comprendere il tempo di elaborazione aiuta a identificare quali attività richiedono il maggior sforzo.

Calcolare da EndTime - StartTime, o estrarre dai campi di durata del sistema.

Il timestamp dell'aggiornamento più recente a questo record. Utile per il caricamento incrementale dei dati e il monitoraggio della freschezza.

Il tracciamento degli aggiornamenti supporta il caricamento incrementale e il monitoraggio della qualità dei dati.

Cercare timestamp dell'ultima modifica o campi di tracciamento delle modifiche.

Identifica l'unità aziendale o la divisione responsabile o associata al caso, particolarmente utile per le organizzazioni multi-divisionali.

L'analisi delle unità di business rivela modelli di performance tra le diverse aree organizzative.

Cerchi i codici dell'unità aziendale, gli identificatori di divisione o le assegnazioni ai centri di profitto.