Il template dei dati per Record to Report - Registrazione contabile

SAP S/4HANA
Il template dei dati per Record to Report - Registrazione contabile

Il template dei dati per Record to Report - Registrazione contabile

Questo template fornisce indicazioni complete sulla raccolta dei dati necessari per analizzare il processo Record to Report - Registrazione contabile. Illustra gli attributi essenziali da raccogliere, le attività principali da monitorare e le indicazioni pratiche per estrarre queste informazioni dal sistema di origine. Utilizzi questa risorsa per assicurarsi di disporre di tutti i dati necessari per un’analisi di Process Mining approfondita.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare
  • Indicazioni pratiche per l’estrazione
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi di Record to Report - Registrazione contabile

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa del processo Record to Report - Registrazione contabile.
3 Obbligatorio 5 Consigliato 11 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
ActivityName
Nome dell’attività aziendale svolta in un determinato momento del processo di registrazione contabile.
Descrizione

L’attività rappresenta un passaggio o un evento specifico nel ciclo di vita di una registrazione contabile, come «Registrazione contabile creata», «Registrazione contabile inviata per la revisione» o «Registrazione contabile contabilizzata». In genere, le attività vengono ricavate dai log delle modifiche, dagli aggiornamenti di stato o dai codici transazione registrati nel sistema.

Analizzare le attività consente di visualizzare il flusso del processo, individuare i percorsi più comuni e rilevare le deviazioni dalla procedura standard. È fondamentale per calcolare metriche come la frequenza delle attività, i tempi di attesa tra un passaggio e l’altro e i tassi di conformità.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo e consente di visualizzare le mappe di processo e analizzare gli schemi dei flussi di lavoro.

Dove reperirli

Ricavata da diverse fonti, tra cui i campi di stato nelle tabelle di testata e delle singole voci, ad esempio BKPF-BSTAT, i log dei documenti delle modifiche (CDHDR/CDPOS) e i log del flusso di lavoro.

Esempi
Registrazione contabile creataRegistrazione contabile parcheggiataRegistrazione contabile inviata per la revisioneRegistrazione contabile approvataRegistrazione contabile contabilizzata
Data e ora dell’evento
EventTime
Data e ora che indicano quando si è svolta una specifica attività relativa alla registrazione contabile.
Descrizione

La data e l’ora dell’evento indicano il momento preciso in cui un’attività aziendale è stata eseguita e registrata nel sistema. Ogni attività di un caso ha la propria data e ora, che insieme formano una sequenza cronologica di eventi.

Questo attributo è fondamentale per tutte le analisi di processo basate sul tempo. Viene utilizzato per calcolare i tempi di ciclo, la durata tra le attività e i tempi di attesa, oltre che per comprendere la distribuzione temporale del lavoro. Date e ore accurate sono essenziali per creare un modello di processo affidabile e calcolare indicatori chiave di prestazione come il tempo di ciclo dell’approvazione.

Perché è importante

Fornisce l’ordine cronologico degli eventi, indispensabile per calcolare tutte le metriche basate sulla durata e comprendere la sequenza temporale del processo.

Dove reperirli

Ricavata dai log dei documenti delle modifiche (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), dai log del flusso di lavoro o dai campi di data e ora di creazione o inserimento in tabelle come BKPF (CPUDT, CPUTM).

Esempi
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
ID della registrazione contabile
JournalEntryId
Identificativo univoco di una registrazione contabile, utilizzato come identificativo principale del caso nel processo.
Descrizione

L’ID della registrazione contabile è un numero univoco assegnato a ogni documento contabile al momento della creazione in SAP S/4HANA. È essenziale per monitorare l’intero ciclo di vita della registrazione, dalla creazione o dal parcheggio iniziale, passando per i flussi di lavoro di approvazione, fino alla contabilizzazione finale e all’eventuale storno o compensazione.

Nell’analisi di Process Mining, questo ID collega tutte le attività correlate in un unico caso. Raggruppando gli eventi in base a un ID comune della registrazione contabile, gli analisti possono ricostruire il flusso del processo dall’inizio alla fine, misurare i tempi di ciclo e individuare variazioni o colli di bottiglia per ogni singola transazione finanziaria. È l’attributo fondamentale su cui si basa l’intera vista del processo.

Perché è importante

Questo identificativo collega tutti i passaggi correlati del processo e consente di analizzare l’intero percorso di ogni registrazione contabile.

Dove reperirli

Si tratta di una chiave composta, generalmente ottenuta concatenando il codice società (BKPF-BUKRS), il numero del documento (BKPF-BELNR) e l’esercizio fiscale (BKPF-GJAHR).

Esempi
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Codice società
CompanyCode
Identificativo univoco della società o entità giuridica per cui viene registrata la scrittura contabile.
Descrizione

Il codice società è un’unità organizzativa fondamentale in SAP Financials e rappresenta un’entità giuridica indipendente per la quale vengono redatti i bilanci. Ogni scrittura contabile è assegnata a un codice società specifico.

Questo attributo è essenziale per segmentare e confrontare le prestazioni del processo nelle diverse aree dell’organizzazione. Gli analisti possono usarlo per filtrare la vista del processo in base a una specifica entità giuridica, confrontare i tassi di rifiuto tra codici società o individuare variazioni del processo legate a una determinata area geografica.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare il processo di registrazione contabile tra le diverse entità giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione.

Dove reperirli

Tabella BKPF di SAP S/4HANA, campo BUKRS (codice società).

Esempi
10001710US01
Data di registrazione
PostingDate
Data in cui la registrazione contabile viene contabilizzata nella contabilità generale, determinando il periodo finanziario di riferimento.
Descrizione

La data di registrazione determina il periodo fiscale in cui la transazione compare nei bilanci. È una data fondamentale per la contabilità e può essere diversa da quella in cui il documento è stato creato o inserito nel sistema.

Nel Process Mining, la data di registrazione viene utilizzata per analisi per coorte basate sul tempo, ad esempio per confrontare i processi di chiusura di fine mese o analizzare l’andamento delle prestazioni nei diversi periodi finanziari. Serve anche a misurare i ritardi tra la creazione della registrazione e la sua effettiva contabilizzazione.

Perché è importante

È fondamentale per inquadrare i dati finanziari e analizzare le prestazioni del processo in specifici periodi contabili, ad esempio a fine mese o a fine anno.

Dove reperirli

Tabella BKPF di SAP S/4HANA, campo BUDAT (data di registrazione nel documento).

Esempi
2023-10-312023-11-012024-02-29
Importo in valuta locale
AmountInLocalCurrency
Valore totale della registrazione contabile espresso nella valuta locale del codice società.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore finanziario della registrazione contabile. In genere corrisponde alla somma dei valori assoluti di tutte le righe dare o avere del documento, convertita nella valuta locale del codice società.

L’analisi per importo consente di segmentare il processo in base all’impatto finanziario. Per esempio, le registrazioni di importo elevato possono richiedere un processo di approvazione più rigoroso rispetto a quelle di importo ridotto. Aiuta a dare priorità agli interventi di miglioramento sui processi relativi alle transazioni che comportano i rischi finanziari maggiori.

Perché è importante

Indica il valore finanziario della registrazione e consente di analizzare come cambia il comportamento del processo in base all’importo coinvolto.

Dove reperirli

Calcolato sommando gli importi della tabella delle righe BSEG (campo DMBTR) per una determinata registrazione contabile (BELNR) e convertendo il risultato in un valore positivo.

Esempi
1500.75125000.0050.20
Tipo di registrazione contabile
JournalEntryType
Classifica la registrazione contabile in base alla sua finalità aziendale, ad esempio una registrazione di cespiti, una fattura fornitore o una registrazione di contabilità generale.
Descrizione

Il tipo di registrazione contabile, denominato in SAP tipo documento, è una chiave che classifica i documenti contabili. Determina aspetti quali l’intervallo di numerazione assegnato al documento e i tipi di conto ammessi per la registrazione.

Analizzare il processo in base al tipo di registrazione è fondamentale per comprendere i comportamenti specifici dei diversi contesti. Per esempio, il processo di approvazione di un semplice accantonamento (tipo SA) può essere molto più lineare di quello relativo a una complessa acquisizione di cespiti (tipo AA). Questa dimensione è fondamentale per la Dashboard «Conformità per tipo di registrazione».

Perché è importante

Classifica le registrazioni in base al contesto aziendale e consente di analizzare le variazioni e le prestazioni del processo per i diversi tipi di transazioni finanziarie.

Dove reperirli

Tabella BKPF di SAP S/4HANA, campo BLART (tipo documento).

Esempi
SAKRAA
Utente che ha creato la registrazione
CreatedByUser
ID utente della persona che ha creato la registrazione contabile.
Descrizione

Questo attributo memorizza l’identificativo univoco dell’utente che ha avviato il processo di registrazione contabile creando il documento iniziale. Può trattarsi di un contabile, di un utente aziendale o dell’ID di un sistema per le registrazioni automatiche.

Analizzare il processo in base a chi ha creato la registrazione aiuta a individuare schemi ricorrenti associati a specifici utenti o team. Può far emergere esigenze di formazione, ad esempio se alcuni utenti registrano più rifiuti, oppure mettere in evidenza le persone con i risultati migliori. È essenziale per la Dashboard «Attività e produttività degli utenti».

Perché è importante

Associa le attività del processo a utenti specifici, consentendo di analizzare le prestazioni, bilanciare i carichi di lavoro e individuare opportunità di formazione.

Dove reperirli

Tabella BKPF di SAP S/4HANA, campo USNAM (nome utente).

Esempi
ABROWNCJONESBATCH_USER
Codice transazione
TransactionCode
Codice transazione SAP utilizzato per creare o modificare la registrazione contabile.
Descrizione

Il codice transazione (T-Code) è una scorciatoia che identifica una specifica funzione o un programma in SAP. Per le registrazioni contabili, i diversi T-Code possono indicare come è stata creata la registrazione: per esempio, FB01 per una registrazione manuale in contabilità generale, FV50 per la registrazione provvisoria o un codice automatico per le registrazioni generate dal sistema.

Questo attributo indica chiaramente se un’attività è stata eseguita manualmente da un utente o automaticamente dal sistema. È fondamentale per calcolare il KPI del tasso di registrazioni manuali e individuare opportunità di automazione.

Perché è importante

Indica come è stata elaborata una registrazione, ad esempio manualmente o automaticamente, e aiuta ad analizzare l’automazione e a comprendere le variazioni del processo.

Dove reperirli

Tabella BKPF di SAP S/4HANA, campo TCODE (codice transazione).

Esempi
FB01FV50F-02
È una registrazione manuale
IsManualPosting
Indicatore booleano che segnala se la registrazione contabile è stata contabilizzata manualmente da un utente.
Descrizione

Questo attributo identifica le registrazioni contabili inserite con l’intervento manuale di un utente, anziché automaticamente tramite un processo pianificato o un’interfaccia di sistema. In genere viene ricavato dal codice transazione utilizzato per contabilizzare il documento.

L’indicatore serve a calcolare il KPI del tasso di registrazioni manuali e aiuta le organizzazioni a monitorare i progressi nell’automazione del processo Record to Report. Filtrando le registrazioni manuali, gli analisti possono individuare gli scenari che richiedono ancora l’intervento umano e valutarne il potenziale di automazione.

Perché è importante

Distingue le registrazioni eseguite da persone da quelle gestite dal sistema, un aspetto fondamentale per misurare il livello di automazione e individuare nuove opportunità.

Dove reperirli

È un attributo calcolato in base a TransactionCode. L’indicatore viene impostato su «true» se il codice transazione rientra in un elenco predefinito di codici manuali, ad esempio «FB01» e «F-02».

Esempi
truefalse
È una rilavorazione
IsRework
Indicatore booleano che segnala se la registrazione contabile è stata rilavorata, ad esempio dopo una correzione a seguito di un rifiuto.
Descrizione

Questo attributo calcolato segnala le registrazioni contabili che si sono discostate dal percorso ottimale del processo. In genere viene impostato su true se nel caso si verifica un’attività come «Registrazione contabile rifiutata» o «Registrazione contabile corretta».

L’indicatore semplifica l’analisi dell’efficienza del processo. Consente di calcolare rapidamente il KPI del tasso di rilavorazione e di confrontare direttamente i tempi di ciclo e i costi dei casi con e senza rilavorazioni. Individuare i fattori che causano le rilavorazioni è uno degli obiettivi principali di molte iniziative di miglioramento dei processi.

Perché è importante

Segnala i casi che hanno richiesto correzioni o passaggi aggiuntivi, facilitando la quantificazione delle inefficienze del processo e l’analisi delle relative cause profonde.

Dove reperirli

È un attributo calcolato in base alla sequenza delle attività di un caso. Viene impostato su «true» se è presente un’attività come «Registrazione contabile rifiutata».

Esempi
truefalse
Esercizio fiscale
FiscalYear
Esercizio fiscale a cui appartiene la registrazione contabile.
Descrizione

L’esercizio fiscale è parte della chiave univoca di una registrazione contabile, insieme al codice società e al numero del documento. Rappresenta l’anno finanziario a cui il documento si riferisce.

In fase di analisi, l’esercizio fiscale viene utilizzato per analizzare gli andamenti nel lungo periodo e garantire l’univocità dell’identificativo del caso. Confrontare le metriche del processo tra esercizi fiscali diversi può rivelare miglioramenti o peggioramenti delle prestazioni nel tempo.

Perché è importante

È un elemento fondamentale per identificare in modo univoco i documenti e consente di analizzare le prestazioni del processo da un anno all’altro.

Dove reperirli

Tabella BKPF di SAP S/4HANA, campo GJAHR (esercizio fiscale).

Esempi
202320242022
Motivo dello storno
ReversalReason
Codice che indica il motivo per cui una registrazione contabile già contabilizzata è stata stornata.
Descrizione

Se una registrazione contabile già contabilizzata è errata, non può essere eliminata: deve essere stornata con un nuovo documento. Il codice del motivo dello storno spiega perché è stata eseguita questa operazione, ad esempio per una data o un importo di registrazione errati.

Analizzare i motivi degli storni aiuta a individuare le cause profonde degli errori nel processo Record to Report. La frequenza elevata di un determinato motivo può indicare problemi sistemici, come una formazione inadeguata o carenze nei controlli, da affrontare per migliorare la qualità al primo tentativo.

Perché è importante

Aiuta a individuare le cause profonde degli errori che portano agli storni, fornendo indicazioni utili per ridurre le rilavorazioni e migliorare la qualità del processo.

Dove reperirli

Tabella BKPF di SAP S/4HANA, campo STGRD (motivo dello storno).

Esempi
010205
Ora di fine
EndTime
Data e ora in cui l’attività è stata completata.
Descrizione

L’ora di fine indica il completamento di un’attività. In molti Event Log, l’ora di inizio e quella di fine coincidono, perché l’attività rappresenta un evento istantaneo. Per le attività di cui è possibile misurare la durata, come la revisione attiva di un documento da parte di un utente, questo attributo può invece registrare il tempo impiegato.

Disporre di un’ora di fine distinta consente di calcolare con maggiore precisione i tempi di elaborazione delle attività e i tempi di attesa. In questo modo è possibile distinguere il tempo dedicato effettivamente a un’attività da quello trascorso in attesa in una coda.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, distinguendo il tempo di lavoro effettivo da quello di attesa.

Dove reperirli

Per gli eventi atomici coincide in genere con StartTime. Per le attività con una durata, può provenire dai log del flusso di lavoro oppure essere calcolata in base agli eventi successivi.

Esempi
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Sistema di origine
SourceSystem
Identifica il sistema di origine da cui sono stati estratti i dati delle registrazioni contabili.
Descrizione

Questo attributo specifica il sistema di registrazione da cui provengono i dati della registrazione contabile. Nelle aziende che utilizzano più istanze ERP o combinano sistemi legacy e moderni, consente di distinguere le diverse origini dei dati.

In fase di analisi, può essere utilizzato per confrontare le prestazioni del processo tra sistemi diversi o per filtrare i dati relativi a una specifica origine. È importante per la governance dei dati e per comprenderne il contesto.

Perché è importante

Fornisce informazioni sull’origine dei dati, fondamentali per analizzare e confrontare correttamente i processi in ambienti con più sistemi.

Dove reperirli

In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati, che identifica la specifica istanza SAP S/4HANA, ad esempio tramite SID o nome del sistema logico.

Esempi
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Stato del documento
DocumentStatus
Stato corrente di elaborazione della registrazione contabile, ad esempio provvisoria, contabilizzata o compensata.
Descrizione

Lo stato del documento indica in quale fase del ciclo di vita si trova la registrazione contabile. Per esempio, un documento «provvisorio» è stato salvato ma non ancora contabilizzato nella contabilità generale, mentre un documento «contabilizzato» è definitivo.

Analizzare lo stato aiuta a comprendere il flusso di lavoro e a individuare i colli di bottiglia. Un numero elevato di documenti che rimangono a lungo nello stato «provvisorio» o «in attesa di approvazione» può segnalare inefficienze nel processo. Lo stato è anche una fonte importante per ricavare le attività del processo.

Perché è importante

Mostra a che punto del ciclo di vita si trova una registrazione contabile e aiuta a individuare code e colli di bottiglia.

Dove reperirli

Tabella BKPF di SAP S/4HANA, campo BSTAT (stato del documento).

Esempi
VAB
Tempo di ciclo dell’approvazione
ApprovalCycleTime
Tempo trascorso dall’invio della registrazione contabile per l’approvazione fino alla sua approvazione o al suo rifiuto.
Descrizione

Questa metrica calcolata misura specificamente la durata della fase di approvazione. Rileva il tempo tra l’attività «Registrazione contabile inviata per la revisione» e la successiva attività «Registrazione contabile approvata» o «Registrazione contabile rifiutata».

Questo KPI è fondamentale per individuare i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione. Tempi di ciclo dell’approvazione elevati possono ritardare notevolmente l’intero processo. Analizzare la metrica per approvatore, codice società o tipo di registrazione contabile può far emergere aree specifiche da migliorare.

Perché è importante

Isola la durata della fase di approvazione e aiuta a individuare e risolvere i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di revisione e approvazione.

Dove reperirli

Calcolato misurando la differenza di tempo tra l’evento «Registrazione contabile inviata per la revisione» e l’evento «Registrazione contabile approvata» o «Registrazione contabile rifiutata».

Esempi
1 giorno e 2 ore4 ore e 25 minuti5 giorni e 0 ore
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Data e ora dell’ultimo aggiornamento dei dati di questo record dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l’ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recente dei dati dal sistema di origine. Indica quanto sono aggiornati i dati analizzati.

Conoscere l’ora dell’ultimo aggiornamento è importante per valutare l’attualità dell’analisi del processo. Aiuta a interpretare correttamente le Dashboard e i KPI, chiarendo se si tratta di dati quasi in tempo reale o di un’istantanea relativa a un periodo precedente.

Perché è importante

Indica quanto sono aggiornati i dati, così chi li consulta può valutare l’attualità dell’analisi del processo.

Dove reperirli

È un attributo di metadati, generalmente generato e associato a ogni record durante il processo di acquisizione dei dati.

Esempi
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Utente approvatore
ApproverUser
ID utente della persona che ha approvato o rifiutato la registrazione contabile.
Descrizione

Questo attributo identifica l’utente responsabile della revisione e della decisione su una registrazione contabile inviata. Nei flussi di lavoro di approvazione a più livelli, una singola registrazione contabile può avere diversi approvatori.

Queste informazioni sono essenziali per analizzare nel dettaglio il processo di approvazione. Aiutano a misurare il carico di lavoro dei diversi approvatori, calcolare i tempi di approvazione individuali e individuare i colli di bottiglia nella catena di approvazione. Sono direttamente utili per la Dashboard «Attività e produttività degli utenti».

Perché è importante

Identifica la persona responsabile dell’approvazione e consente di analizzare i carichi di lavoro, le prestazioni e i colli di bottiglia del processo di approvazione.

Dove reperirli

Ricavato dai log del flusso di lavoro, ad esempio SWW_WI2OBJ e SWWLOG, o dalle tabelle dei documenti di modifica (CDHDR/CDPOS), individuando chi ha eseguito la fase di approvazione.

Esempi
DMILLERFWHITEKCHEN
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Record to Report - Registrazione contabile

Questi sono i passaggi e le tappe fondamentali da registrare nell’Event Log per individuare e ottimizzare il processo con precisione.
6 Consigliato 6 Facoltativo
Attività Descrizione
Registrazione contabile approvata
La registrazione contabile riceve l’approvazione finale da un responsabile autorizzato, che ne conferma la validità e l’accuratezza. Questa attività è l’ultimo passaggio prima che il documento possa essere registrato nel libro mastro generale.
Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il ciclo di approvazione. Il tempo necessario per raggiungerla costituisce una parte significativa della durata complessiva del processo ed è un indicatore importante dell’efficienza degli approvatori.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto da un log del flusso di lavoro che mostra il passaggio di approvazione finale o una modifica dello stato del documento. L’ID utente dell’approvatore e la data e l’ora possono essere ricavati dai dati del flusso di lavoro o dai log delle modifiche.

Acquisizione

Individui la data e l’ora del passaggio di approvazione finale nei log del flusso di lavoro oppure la modifica dello stato in «Approvato» nei documenti delle modifiche.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile compensata
Una voce aperta di una registrazione contabile viene compensata da un’altra registrazione, ad esempio quando un pagamento salda una fattura. Questa attività segna la riconciliazione di specifiche voci e la loro chiusura.
Perché è importante

Per molte registrazioni contabili, in particolare quelle relative a conti transitori o gestiti per partite aperte, questa attività rappresenta la fase finale della riconciliazione. Analizzare il tempo che intercorre tra la registrazione e la compensazione aiuta a misurare l’efficienza della riconciliazione.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dalla tabella delle singole voci (BSEG o vista ACDOCA). Quando una voce viene compensata, i campi della data di compensazione (AUGDT) e del documento di compensazione (AUGBL) vengono compilati.

Acquisizione

Utilizzi la data di compensazione della singola voce (BSEG-AUGDT) come data e ora dell’evento.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile contabilizzata
La registrazione contabile viene registrata ufficialmente nel libro mastro generale e incide sul bilancio dell’azienda. Da questo momento, il documento diventa una registrazione finanziaria permanente.
Perché è importante

È il principale traguardo che segna la fine del ciclo di elaborazione centrale. Analizzare il volume delle registrazioni contabilizzate e il tempo necessario per arrivare a questa fase è fondamentale per le metriche di Process Mining.

Dove reperirli

Si tratta di un evento esplicito, indicato dalla data di registrazione (BUDAT) nella tabella BKPF. Un documento contabilizzato ha il campo dello stato del documento (BSTAT) vuoto, a differenza dei documenti parcheggiati («V») o sospesi («D»).

Acquisizione

Utilizzi la data di registrazione (BKPF-BUDAT) e la data di inserimento (BKPF-CPUDT) per indicare la data e l’ora dell’evento. Un valore BKPF-BSTAT vuoto indica che il documento è stato contabilizzato.

Tipo di evento explicit
Registrazione contabile creata
Questa attività segna la creazione iniziale di un documento di registrazione contabile nel sistema. Il record viene creato nella tabella di testata (BKPF), ma non è ancora stato registrato nel libro mastro generale. È il punto di partenza del ciclo di vita della registrazione contabile.
Perché è importante

Questo è l’evento di inizio principale del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la registrazione è fondamentale per misurare il tempo di ciclo complessivo e individuare ritardi iniziali nell’inserimento dei dati.

Dove reperirli

Questo evento può essere rilevato direttamente nella tabella SAP BKPF utilizzando i campi della data di creazione (CPUDT) e dell’ora di creazione (CPUTM) per un determinato numero di documento (BELNR).

Acquisizione

Utilizzi BKPF-CPUDT e BKPF-CPUTM per indicare la data e l’ora dell’evento.

Tipo di evento explicit
Registrazione contabile inviata per la revisione
Chi ha creato la registrazione contabile invia formalmente il documento al flusso di lavoro di revisione e approvazione. Questa attività segna il passaggio dall’inserimento dei dati al processo formale di controllo e avvia il ciclo di approvazione.
Perché è importante

Questo evento segna l’inizio del tempo di ciclo dell’approvazione. Misurare il tempo che intercorre da questo momento fino all’approvazione o al rifiuto finale aiuta a isolare i colli di bottiglia nelle fasi di revisione e approvazione.

Dove reperirli

Spesso l’evento viene rilevato nei log del flusso di lavoro (tabelle SWW_WIHEAD, SWWLOG) collegati all’oggetto aziendale. Può anche essere dedotto da una modifica dello stato in un campo personalizzato della testata del documento (BKPF).

Acquisizione

Data e ora di creazione dell’elemento del flusso di lavoro oppure modifica di un campo di stato in «Inviato» o «In revisione».

Tipo di evento inferred
Storno della registrazione contabile elaborato
Una registrazione contabile già contabilizzata viene stornata creando un nuovo documento con registrazioni inverse. Questa operazione, esplicita e verificabile, serve a correggere gli errori nei documenti contabilizzati.
Perché è importante

Gli storni indicano che è stato commesso un errore in un documento contabilizzato. Un tasso di storno elevato segnala problemi sottostanti nel processo di approvazione o nella qualità dell’inserimento dei dati; monitorarlo aiuta a migliorare l’accuratezza al primo tentativo.

Dove reperirli

Lo storno è un evento esplicito. La testata del nuovo documento di storno (BKPF) contiene un riferimento al documento originale nel campo Numero documento stornato (STBLG). La data di registrazione del nuovo documento indica il momento dell’evento.

Acquisizione

Individui i documenti per cui BKPF-STBLG è compilato. La data dell’evento corrisponde alla data di registrazione del documento di storno.

Tipo di evento explicit
Documentazione di supporto allegata
Un utente allega alla registrazione contabile uno o più documenti di supporto, come fatture o fogli di calcolo. In genere, questi documenti forniscono prove e contesto per la transazione finanziaria durante la revisione e l’audit.
Perché è importante

Allegare la documentazione prima della revisione è fondamentale per la conformità e l’efficienza delle approvazioni. Questa attività consente di misurare il rispetto delle procedure documentali e il relativo impatto sui tempi del ciclo di approvazione.

Dove reperirli

In genere, l’evento viene dedotto verificando la data e l’ora di creazione degli allegati collegati tramite Generic Object Services (GOS). La tabella SRGBTBREL collega l’oggetto aziendale, ad esempio un documento BKPF, all’allegato.

Acquisizione

Interroghi le tabelle degli allegati GOS, ad esempio SRGBTBREL, per individuare i collegamenti all’oggetto BKPF e utilizzi la data e l’ora di creazione dell’allegato.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile corretta
Dopo che una registrazione contabile è stata rifiutata o restituita per essere modificata, l’utente la corregge. Questa attività rappresenta il lavoro di rilavorazione necessario per risolvere i problemi rilevati durante la revisione prima di inviare nuovamente il documento.
Perché è importante

Questa attività quantifica i cicli di rilavorazione. Analizzare la frequenza e la durata delle correzioni aiuta a individuare le fonti di inefficienza e le opportunità di formazione e chiarimento delle procedure.

Dove reperirli

L’evento può essere dedotto monitorando la data dell’ultima modifica (AEDAT) nella tabella BKPF per un documento che si trovava precedentemente nello stato «Rifiutato». I documenti delle modifiche forniscono dettagli più specifici sulle variazioni apportate.

Acquisizione

Utilizzi la data e l’ora delle intestazioni dei documenti delle modifiche (CDHDR-UDATE) per le modifiche apportate dopo un evento di rifiuto.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile modificata dopo la contabilizzazione
Dopo che una registrazione contabile è stata contabilizzata nel libro mastro generale, un utente modifica un insieme limitato di campi. Sebbene la maggior parte dei dati finanziari non sia modificabile dopo la contabilizzazione, è possibile cambiare alcuni campi, come il testo o le assegnazioni.
Perché è importante

Questa attività è un indicatore critico ai fini della conformità. Le modifiche successive alla contabilizzazione possono segnalare tentativi di alterare le registrazioni e devono essere monitorate attentamente per prevenire le frodi e garantire l’integrità dei dati.

Dove reperirli

L’evento può essere dedotto in modo affidabile dalle tabelle dei documenti delle modifiche (CDHDR e CDPOS). Una voce in CDHDR relativa al numero del documento, con una data di modifica successiva alla data di registrazione, indica una modifica successiva alla contabilizzazione.

Acquisizione

Individui i record in CDHDR in cui la data e l’ora della modifica (UDATE/UTIME) sono successive alla data di registrazione del documento (BKPF-BUDAT).

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile parcheggiata
Un utente salva una registrazione contabile incompleta senza registrarla, così da poterla completare o rivedere in un secondo momento. Questa azione esplicita crea un record di testata del documento con stato «parcheggiato», mantenendolo non registrato.
Perché è importante

Il parcheggio è un passaggio comune prima dell’invio. Monitorare la durata dello stato parcheggiato aiuta a individuare ritardi nel completamento e nella preparazione dei dati, prima dell’avvio della revisione e dell’approvazione formali.

Dove reperirli

Nella tabella BKPF, un documento parcheggiato è identificato dal valore «V» nel campo dello stato del documento (BSTAT). La data dell’evento corrisponde alla data di creazione (CPUDT).

Acquisizione

Filtri i documenti per cui BKPF-BSTAT = 'V' al momento della creazione.

Tipo di evento explicit
Registrazione contabile rifiutata
Un revisore o un approvatore rifiuta la registrazione contabile, impedendone la registrazione. In genere, il documento viene restituito a chi lo ha creato affinché lo corregga, avviando un ciclo di rilavorazione.
Perché è importante

Monitorare i rifiuti è fondamentale per comprendere la qualità del processo e individuare gli errori più comuni. Un tasso di rifiuto elevato segnala problemi di accuratezza dei dati, comprensione delle procedure o completezza della documentazione di supporto.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto da una modifica dello stato nel log del flusso di lavoro o in un campo di stato personalizzato del documento di registrazione contabile. I log delle modifiche al documento (CDHDR/CDPOS) relativi al campo di stato pertinente possono fornire la data e l’ora dell’evento.

Acquisizione

Individui la modifica del campo di stato in «Rifiutato» tramite i documenti delle modifiche (CDHDR/CDPOS) o i log del flusso di lavoro.

Tipo di evento inferred
Registrazione manuale individuata
La registrazione contabile è stata registrata utilizzando un codice transazione manuale, anziché un’interfaccia automatizzata o un’elaborazione in batch. Non si tratta di un evento temporale, ma di una classificazione dell’attività di registrazione.
Perché è importante

Individuare le registrazioni manuali è fondamentale per le iniziative di automazione. Un’elevata percentuale di registrazioni manuali segnala opportunità per semplificare i processi integrando i sottosistemi o utilizzando programmi di registrazione automatizzati.

Dove reperirli

La classificazione si basa sull’analisi del campo del codice transazione (TCODE) nella tabella di testata del documento (BKPF). Per classificare la registrazione si utilizza un elenco di codici transazione manuali noti, ad esempio FB01, F-02 e FB50.

Acquisizione

Classifichi l’evento confrontando BKPF-TCODE con un elenco predefinito di codici transazione manuali al momento della registrazione.

Tipo di evento calculated
Consigliato Facoltativo

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