Il Suo Template dei dati Record to Report per le registrazioni contabili

SAP S/4HANA
Il Suo Template dei dati Record to Report per le registrazioni contabili

Il Suo Template dei dati Record to Report per le registrazioni contabili

Questo Template fornisce una guida completa alla raccolta dei dati necessari per analizzare il processo Record to Report relativo alle registrazioni contabili. Illustra gli attributi essenziali da raccogliere, le attività principali da monitorare e indicazioni pratiche per estrarre queste informazioni dal sistema di origine. Utilizzi questa risorsa per assicurarsi di disporre di tutti i dati necessari per un’analisi di Process Mining solida.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare
  • Indicazioni pratiche per l’estrazione
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Record to Report - Attributi delle registrazioni contabili

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa del processo Record to Report - Registrazioni contabili.
3 Obbligatorio 5 Consigliato 11 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
ActivityName
Il nome dell’attività aziendale che si è verificata in un determinato punto del processo delle registrazioni contabili.
Descrizione

L’attività rappresenta un passaggio o un evento specifico nel ciclo di vita di una registrazione contabile, come «Registrazione contabile creata», «Registrazione contabile inviata per la revisione» o «Registrazione contabile eseguita». Queste attività derivano in genere dai log delle modifiche, dagli aggiornamenti di stato o dai codici transazione registrati nel sistema.

L’analisi delle attività consente di visualizzare il flusso del processo, identificare i percorsi più comuni e individuare le deviazioni dalla procedura standard. È fondamentale per calcolare metriche come la frequenza delle attività, i tempi di attesa tra i passaggi e i tassi di conformità.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, consentendo di visualizzare le mappe di processo e analizzare i modelli del Workflow.

Dove reperirlo

Derivata da diverse fonti, inclusi i campi di stato nelle tabelle di testata e delle posizioni, come BKPF-BSTAT, i log dei documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) e i log del Workflow.

Esempi
Registrazione contabile creataRegistrazione contabile parcheggiataRegistrazione contabile inviata per la revisioneRegistrazione contabile approvataRegistrazione contabile eseguita
ID della registrazione contabile
JournalEntryId
L’identificatore univoco di una registrazione contabile, che funge da identificativo principale del caso per il processo.
Descrizione

L’ID della registrazione contabile è un numero univoco assegnato a ogni documento contabile al momento della creazione in SAP S/4HANA. Questo identificatore è essenziale per monitorare l’intero ciclo di vita di una registrazione contabile, dalla creazione o dal parcheggio iniziale, attraverso i Workflow di approvazione, fino alla registrazione finale e a un eventuale storno o compensazione.

Nell’analisi di Process Mining, questo ID viene utilizzato per collegare tutte le attività correlate in un unico caso. Raggruppando gli eventi sotto un ID comune della registrazione contabile, gli analisti possono ricostruire il flusso end-to-end del processo, misurare i tempi di ciclo e identificare variazioni o colli di bottiglia per ogni specifica transazione finanziaria. È l’Attributo fondamentale per costruire l’intera vista del processo.

Perché è importante

Questo identificatore collega tutti i passaggi correlati del processo, rendendo possibile analizzare il percorso end-to-end di ogni registrazione contabile.

Dove reperirlo

Si tratta di una chiave composta, generalmente formata concatenando il codice società (BKPF-BUKRS), il numero documento (BKPF-BELNR) e l’esercizio fiscale (BKPF-GJAHR).

Esempi
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Ora dell’evento
EventTime
Il timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività per la registrazione contabile.
Descrizione

L’ora dell’evento è la data e l’ora precise in cui un’attività aziendale è stata eseguita e registrata nel sistema. Ogni attività di un caso ha il proprio timestamp, creando una sequenza cronologica di eventi.

Questo Attributo è fondamentale per tutte le analisi di processo basate sul tempo. Viene utilizzato per calcolare i tempi di ciclo, le durate tra le attività e i tempi di attesa, oltre che per comprendere la distribuzione temporale del lavoro. Timestamp accurati sono essenziali per costruire un modello di processo affidabile e calcolare indicatori chiave di prestazione come il tempo del ciclo di approvazione.

Perché è importante

Fornisce l’ordine cronologico degli eventi, essenziale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata e comprendere la sequenza temporale del processo.

Dove reperirlo

Proveniente dai log dei documenti di modifica (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), dai log del Workflow o dai timestamp di creazione e inserimento in tabelle come BKPF (CPUDT, CPUTM).

Esempi
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
Data di registrazione
PostingDate
La data in cui la registrazione contabile viene registrata nella contabilità generale, determinando il periodo finanziario di riferimento.
Descrizione

La data di registrazione determina il periodo fiscale in cui la transazione comparirà nei bilanci. È una data fondamentale per la contabilità e può differire dalla data di creazione del documento o da quella in cui il documento è stato inserito nel sistema.

Nel Process Mining, la data di registrazione viene utilizzata per analisi di coorte basate sul tempo, ad esempio per confrontare i processi di chiusura di fine mese o analizzare l’andamento delle prestazioni in diversi periodi finanziari. Viene inoltre utilizzata per misurare i ritardi tra la creazione della registrazione e la sua effettiva contabilizzazione.

Perché è importante

È fondamentale per il contesto finanziario e consente di analizzare le prestazioni del processo in specifici periodi contabili, come la chiusura mensile o annuale.

Dove reperirlo

Tabella SAP S/4HANA BKPF, campo BUDAT (data di registrazione nel documento).

Esempi
2023-10-312023-11-012024-02-29
Importo in valuta locale
AmountInLocalCurrency
Il valore totale della registrazione contabile espresso nella valuta locale del codice società.
Descrizione

Questo attributo rappresenta l’entità finanziaria della registrazione contabile. Generalmente corrisponde alla somma dei valori assoluti di tutte le righe dare o avere del documento, convertita nella valuta locale del codice società.

L’analisi per importo consente di segmentare il processo in base all’impatto finanziario. Ad esempio, le registrazioni di importo elevato possono seguire un processo di approvazione più rigoroso rispetto a quelle di importo ridotto. In questo modo è possibile dare priorità agli interventi di miglioramento del processo sulle transazioni che comportano il rischio finanziario maggiore.

Perché è importante

Fornisce il valore finanziario della registrazione, consentendo di analizzare come cambia il comportamento del processo in funzione dell’importo in gioco.

Dove reperirlo

Calcolato sommando gli importi della tabella delle righe BSEG, campo DMBTR, per una determinata registrazione contabile, BELNR, e convertendo il risultato in un valore positivo.

Esempi
1500.75125000.0050.20
Società
CompanyCode
L’identificativo univoco della società o dell’entità giuridica per la quale viene registrata la registrazione contabile.
Descrizione

Il codice società è un’unità organizzativa fondamentale in SAP Financials e rappresenta un’entità giuridica indipendente per la quale vengono redatti i bilanci. Ogni registrazione contabile viene assegnata a uno specifico codice società.

Questo attributo è essenziale per segmentare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse aree dell’organizzazione. Gli analisti possono utilizzarlo per filtrare la vista del processo relativa a una specifica entità giuridica, confrontare i tassi di rifiuto tra codici società oppure individuare variazioni del processo specifiche di una regione.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare il processo di registrazione contabile tra diverse entità giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione.

Dove reperirlo

Tabella SAP S/4HANA BKPF, campo BUKRS (codice società).

Esempi
10001710US01
Tipo di registrazione contabile
JournalEntryType
Classifica la registrazione contabile in base alla sua finalità aziendale, ad esempio registrazione di un cespite, fattura fornitore o registrazione nella contabilità generale.
Descrizione

Il tipo di registrazione contabile, denominato tipo documento nella terminologia SAP, è una chiave che categorizza i documenti contabili. Controlla aspetti quali l’intervallo di numerazione assegnato al documento e i tipi di conto ammessi per la registrazione.

Analizzare il processo in base al tipo di registrazione contabile è fondamentale per comprendere i comportamenti specifici del contesto. Ad esempio, il processo di approvazione di un semplice rateo, di tipo SA, può essere molto più semplice rispetto a quello di un’acquisizione complessa di un cespite, di tipo AA. Questa dimensione è fondamentale per la Dashboard «Conformità per tipo di registrazione».

Perché è importante

Categorizza le registrazioni in base al contesto aziendale, consentendo di analizzare le variazioni e le prestazioni del processo per diversi tipi di transazioni finanziarie.

Dove reperirlo

Tabella SAP S/4HANA BKPF, campo BLART (tipo documento).

Esempi
SAKRAA
Utente che ha creato la registrazione
CreatedByUser
L’ID utente della persona che ha creato la registrazione contabile.
Descrizione

Questo attributo memorizza l’identificativo univoco dell’utente che ha avviato il processo di registrazione contabile creando il documento iniziale. Può trattarsi di un contabile, di un utente aziendale oppure dell’ID di un sistema per le registrazioni automatizzate.

Analizzare il processo in base all’autore consente di individuare schemi associati a utenti o team specifici. Può evidenziare esigenze formative se determinati utenti presentano tassi di rifiuto più elevati oppure mettere in luce le persone con le migliori prestazioni. È essenziale per la Dashboard «Attività e produttività degli utenti».

Perché è importante

Attribuisce le attività del processo a utenti specifici, consentendo di analizzare le prestazioni, bilanciare i carichi di lavoro e individuare opportunità di formazione.

Dove reperirlo

Tabella SAP S/4HANA BKPF, campo USNAM (nome utente).

Esempi
ABROWNCJONESBATCH_USER
Anno fiscale
FiscalYear
L’anno fiscale a cui appartiene la registrazione contabile.
Descrizione

L’anno fiscale fa parte della chiave univoca di una registrazione contabile, insieme al codice società e al numero del documento. Rappresenta l’anno finanziario in cui il documento è rilevante.

Nell’analisi, l’anno fiscale viene utilizzato per le analisi delle tendenze a lungo termine e per garantire l’univocità dell’identificativo del caso. Il confronto delle metriche di processo tra anni fiscali diversi può evidenziare miglioramenti o peggioramenti delle prestazioni nel tempo.

Perché è importante

Fornisce un elemento fondamentale per identificare univocamente i documenti e consente di analizzare le prestazioni del processo anno su anno.

Dove reperirlo

Tabella SAP S/4HANA BKPF, campo GJAHR (anno fiscale).

Esempi
202320242022
Codice transazione
TransactionCode
Il codice transazione SAP utilizzato per creare o modificare la registrazione contabile.
Descrizione

Il codice transazione, o T-Code, è una scorciatoia che identifica una specifica funzione o un programma in SAP. Per le registrazioni contabili, T-Code diversi possono indicare le modalità di creazione della registrazione, ad esempio FB01 per una registrazione manuale nella contabilità generale, FV50 per il parcheggio oppure un codice automatizzato per le registrazioni generate dal sistema.

Questo attributo è un indicatore efficace per stabilire se un’attività è stata eseguita manualmente da un utente o automaticamente dal sistema. È fondamentale per calcolare il KPI del tasso di registrazioni manuali e individuare opportunità di automazione.

Perché è importante

Indica come è stata elaborata una registrazione, ad esempio manualmente o automaticamente, un’informazione fondamentale per analizzare l’automazione e comprendere le variazioni del processo.

Dove reperirlo

Tabella SAP S/4HANA BKPF, campo TCODE (codice transazione).

Esempi
FB01FV50F-02
È una registrazione manuale
IsManualPosting
Un flag booleano che indica se la registrazione contabile è stata registrata manualmente da un utente.
Descrizione

Questo attributo identifica le registrazioni contabili inserite con l’intervento manuale di un utente, anziché registrate automaticamente da un job di sistema o da un’interfaccia. Generalmente viene derivato dal codice transazione utilizzato per registrare il documento.

Il flag viene utilizzato per calcolare il KPI del tasso di registrazioni manuali e aiuta le organizzazioni a monitorare i progressi nell’automazione del processo Record to Report. Filtrando le registrazioni inserite manualmente, gli analisti possono individuare gli scenari che richiedono ancora l’intervento umano e valutarne il potenziale di automazione.

Perché è importante

Distingue le registrazioni eseguite da persone da quelle gestite dal sistema, un elemento fondamentale per misurare il livello di automazione e individuare nuove opportunità di automazione.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo calcolato derivato da TransactionCode. Un elenco predefinito di codici transazione manuali, ad esempio «FB01» e «F-02», viene utilizzato per impostare il flag su «true».

Esempi
truefalse
È una rilavorazione
IsRework
Un flag booleano che indica se la registrazione contabile è stata sottoposta a rilavorazione, ad esempio se è stata corretta dopo un rifiuto.
Descrizione

Questo attributo calcolato segnala le registrazioni contabili che si sono discostate dal percorso ideale, o «happy path», del processo. Generalmente viene impostato su true se nel caso si verifica un’attività come «Registrazione contabile rifiutata» o «Registrazione contabile corretta».

Il flag semplifica l’analisi dell’efficienza del processo. Consente di calcolare rapidamente il KPI del tasso di rilavorazione e di confrontare direttamente tempi di ciclo e costi tra i casi con e senza rilavorazione. Individuare i fattori che determinano le rilavorazioni è uno degli obiettivi principali di molte iniziative di miglioramento dei processi.

Perché è importante

Segnala i casi che hanno richiesto correzioni o cicli aggiuntivi, consentendo di quantificare facilmente e analizzare le cause principali delle inefficienze del processo.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo calcolato derivato dalla sequenza delle attività in un caso. Viene impostato su «true» se è presente un’attività come «Registrazione contabile rifiutata».

Esempi
truefalse
Motivo dello storno
ReversalReason
Un codice che indica il motivo per cui una registrazione contabile registrata è stata stornata.
Descrizione

Quando una registrazione contabile registrata contiene un errore, non può essere eliminata, ma deve essere stornata mediante un nuovo documento. Il codice del motivo dello storno spiega perché è stata eseguita questa operazione, ad esempio a causa di una data di registrazione o di un importo errato.

L’analisi dei motivi di storno aiuta a individuare le cause principali degli errori nel processo Record to Report. Una frequenza elevata di un determinato motivo può indicare problemi sistemici, come formazione insufficiente o carenze nei controlli, che devono essere affrontati per migliorare la qualità al primo tentativo.

Perché è importante

Aiuta a diagnosticare la causa principale degli errori che portano agli storni, fornendo informazioni utili per ridurre le rilavorazioni e migliorare la qualità del processo.

Dove reperirlo

Tabella SAP S/4HANA BKPF, campo STGRD (motivo dello storno).

Esempi
010205
Ora di fine
EndTime
Il timestamp che indica quando l’attività è stata completata.
Descrizione

L’ora di fine indica il completamento di un’attività. In molti Event Log, l’ora di inizio e l’ora di fine di un’attività coincidono, poiché rappresentano un evento istantaneo. Tuttavia, per le attività con una durata misurabile, come la revisione attiva di un documento da parte di un utente, questo attributo può registrare tale durata.

La disponibilità di un’ora di fine distinta consente di calcolare con maggiore precisione i tempi di elaborazione delle attività, separandoli dai tempi di attesa. Permette di distinguere il tempo durante il quale un’attività è stata effettivamente lavorata dal tempo in cui è rimasta inattiva in una coda.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, separando il tempo di lavoro effettivo dal tempo di attesa.

Dove reperirlo

Generalmente coincide con StartTime per gli eventi atomici. Per le attività con durata, può essere ricavata dai log del Workflow oppure calcolata sulla base degli eventi successivi.

Esempi
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Sistema di origine
SourceSystem
Identifica il sistema di origine dal quale sono stati estratti i dati delle registrazioni contabili.
Descrizione

Questo attributo specifica il sistema di riferimento da cui hanno origine i dati della registrazione contabile. Per le aziende che utilizzano più istanze ERP o una combinazione di sistemi legacy e moderni, consente di distinguere le diverse origini dei dati.

Nell’analisi può essere utilizzato per confrontare le prestazioni del processo tra sistemi diversi oppure per filtrare i dati relativi a una fonte specifica. È importante per la governance dei dati e per garantire che il contesto dei dati sia adeguatamente compreso.

Perché è importante

Fornisce il contesto sull’origine dei dati, un elemento fondamentale negli ambienti multi-sistema per analizzare e confrontare correttamente i processi.

Dove reperirlo

Si tratta generalmente di un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati, che identifica l’istanza SAP S/4HANA specifica, ad esempio il SID o il nome del sistema logico.

Esempi
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Stato del documento
DocumentStatus
Lo stato di elaborazione corrente della registrazione contabile, ad esempio parcheggiata, registrata o compensata.
Descrizione

Lo stato del documento indica la posizione della registrazione contabile nel suo ciclo di vita. Ad esempio, un documento «parcheggiato» è stato salvato ma non è ancora stato registrato nella contabilità generale, mentre un documento «registrato» è definitivo.

L’analisi dello stato aiuta a comprendere il flusso di lavoro e a individuare i colli di bottiglia. Un volume elevato di documenti che rimangono a lungo nello stato «parcheggiato» o «in attesa di approvazione» può segnalare inefficienze nel processo. Lo stato è inoltre una fonte fondamentale per derivare le attività del processo.

Perché è importante

Fornisce una fotografia della posizione della registrazione contabile nel suo ciclo di vita e aiuta a individuare code e colli di bottiglia.

Dove reperirlo

Tabella SAP S/4HANA BKPF, campo BSTAT (stato del documento).

Esempi
VAB
Tempo del ciclo di approvazione
ApprovalCycleTime
Il tempo trascorso dall’invio di una registrazione contabile per l’approvazione fino alla sua approvazione o al suo rifiuto.
Descrizione

Questa metrica calcolata si concentra specificamente sulla durata della fase di approvazione. Misura il tempo tra l’attività «Registrazione contabile inviata per la revisione» e la successiva attività «Registrazione contabile approvata» o «Registrazione contabile rifiutata».

Questo KPI è fondamentale per individuare i colli di bottiglia all’interno del Workflow di approvazione. Tempi di ciclo elevati possono ritardare significativamente l’intero processo. Analizzare questa metrica per approvatore, codice società o tipo di registrazione contabile può far emergere aree specifiche di miglioramento.

Perché è importante

Isola la durata della fase di approvazione, aiutando a individuare e risolvere i colli di bottiglia nel Workflow di revisione e approvazione.

Dove reperirlo

Calcolato determinando la differenza di tempo tra l’evento «Registrazione contabile inviata per la revisione» e l’evento «Registrazione contabile approvata» o «Registrazione contabile rifiutata».

Esempi
1 giorno e 2 ore4 ore e 25 minuti5 giorni e 0 ore
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Timestamp che indica l’ultima volta in cui i dati relativi a questo record sono stati aggiornati dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l’ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recente dei dati dal sistema di origine. Fornisce trasparenza sul livello di aggiornamento dei dati analizzati.

Conoscere l’ora dell’ultimo aggiornamento è importante per comprendere quanto siano attuali i risultati dell’analisi del processo. Aiuta a interpretare correttamente Dashboard e KPI, indicando se si stanno esaminando dati quasi in tempo reale oppure una fotografia relativa a un periodo precedente.

Perché è importante

Indica il livello di aggiornamento dei dati, consentendo agli utenti di sapere quanto siano attuali i risultati dell’analisi del processo.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo di metadati, generalmente generato e registrato in ogni record durante la pipeline di acquisizione dei dati.

Esempi
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Utente approvatore
ApproverUser
L’ID utente della persona che ha approvato o rifiutato la registrazione contabile.
Descrizione

Questo attributo identifica l’utente responsabile della revisione e della decisione su una registrazione contabile inviata. In un Workflow di approvazione multilivello, una singola registrazione contabile può avere diversi approvatori.

Queste informazioni sono essenziali per analizzare nel dettaglio il processo di approvazione. Consentono di misurare il carico di lavoro dei diversi approvatori, calcolare i singoli tempi di approvazione e individuare i colli di bottiglia nella catena di approvazione. Supportano direttamente la Dashboard «Attività e produttività degli utenti».

Perché è importante

Identifica la persona responsabile dell’approvazione, consentendo di analizzare i carichi di lavoro, le prestazioni e i colli di bottiglia del processo di approvazione.

Dove reperirlo

Ricavato dai log del Workflow, ad esempio SWW_WI2OBJ e SWWLOG, oppure dalle tabelle dei documenti di modifica, CDHDR/CDPOS, monitorando l’utente che ha eseguito il passaggio di approvazione.

Esempi
DMILLERFWHITEKCHEN
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Record to Report - Attività delle registrazioni contabili

Questi sono i passaggi chiave e le tappe fondamentali del processo da acquisire nell’Event Log per individuare e ottimizzare con precisione il processo.
6 Consigliato 6 Facoltativo
Attività Descrizione
Processo di storno della registrazione contabile completato
Una registrazione contabile precedentemente eseguita viene stornata creando un nuovo documento con registrazioni inverse. Questa azione serve a correggere errori nei documenti registrati ed è una transazione esplicita e verificabile.
Perché è importante

Gli storni indicano che è stato commesso un errore in un documento registrato. Un tasso elevato di storni suggerisce problemi sottostanti nel processo di approvazione o nella qualità dell’inserimento dei dati; monitorarli aiuta a migliorare l’accuratezza al primo inserimento.

Dove reperirlo

Lo storno è un evento esplicito. La testata del nuovo documento di storno (BKPF) contiene un riferimento al documento originale nel campo Numero documento stornato (STBLG). La data di registrazione del nuovo documento rappresenta il momento dell’evento.

Acquisizione

Identifichi i documenti per i quali BKPF-STBLG è valorizzato. Il timestamp dell’evento è la data di registrazione del documento di storno.

Tipo di evento explicit
Registrazione contabile approvata
La registrazione contabile riceve l’approvazione finale da parte di un responsabile autorizzato, che ne conferma validità e accuratezza. Questa attività rappresenta l’ultimo controllo prima che il documento possa essere registrato nel libro mastro.
Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale che conclude il ciclo di approvazione. Il tempo necessario per raggiungerla costituisce una componente significativa della durata complessiva del processo e un indicatore importante dell’efficienza degli approvatori.

Dove reperirlo

Questo evento viene dedotto da un log del Workflow che mostra il passaggio di approvazione finale o una modifica dello stato del documento. L’ID utente dell’approvatore e il timestamp possono essere ricavati dai dati del Workflow o dai log delle modifiche.

Acquisizione

Identifichi il timestamp del passaggio di approvazione finale nei log del Workflow oppure la modifica dello stato in «Approvato» nei documenti di modifica.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile compensata
Una posizione aperta all’interno di una registrazione contabile viene compensata da un’altra registrazione, ad esempio quando un pagamento compensa una fattura. Questa attività indica la riconciliazione di specifiche posizioni e, di fatto, la loro chiusura.
Perché è importante

Questa attività rappresenta la fase finale di riconciliazione per molte registrazioni contabili, in particolare quelle che coinvolgono conti transitori o gestiti per partite aperte. Analizzare il tempo che intercorre tra registrazione e compensazione aiuta a misurare l’efficienza della riconciliazione.

Dove reperirlo

L’evento viene dedotto dalla tabella delle posizioni (BSEG o vista ACDOCA). Quando una posizione viene compensata, i campi Data di compensazione (AUGDT) e Documento di compensazione (AUGBL) vengono valorizzati per quella posizione.

Acquisizione

Utilizzi la data di compensazione (BSEG-AUGDT) della posizione come timestamp dell’evento.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile creata
Questa attività indica la creazione iniziale di un documento di registrazione contabile nel sistema. Il record viene creato nella tabella di testata (BKPF), ma non è ancora stato registrato nel libro mastro. Questo è il punto di partenza del ciclo di vita della registrazione contabile.
Perché è importante

Questo è il principale evento di avvio del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la registrazione è fondamentale per misurare il tempo complessivo del ciclo e individuare i ritardi iniziali nell’inserimento dei dati.

Dove reperirlo

Questo evento può essere acquisito esplicitamente dalla tabella SAP BKPF utilizzando i campi della data di creazione (CPUDT) e dell’ora di creazione (CPUTM) per un determinato numero documento (BELNR).

Acquisizione

Utilizzi BKPF-CPUDT e BKPF-CPUTM per il timestamp dell’evento.

Tipo di evento explicit
Registrazione contabile eseguita
La registrazione contabile viene registrata ufficialmente nel libro mastro, con impatto sui bilanci dell’azienda. È il momento in cui il documento diventa un record finanziario permanente.
Perché è importante

Questo è il principale traguardo positivo e segna la fine del ciclo di elaborazione centrale. Analizzare la produttività delle registrazioni eseguite e il tempo necessario per raggiungere questa fase costituisce una metrica fondamentale del Process Mining.

Dove reperirlo

Si tratta di un evento esplicito, contrassegnato dalla data di registrazione (BUDAT) nella tabella BKPF. Un documento registrato presenta lo stato documento (BSTAT) vuoto, distinguendosi dai documenti parcheggiati («V») o sospesi («D»).

Acquisizione

Utilizzi la data di registrazione (BKPF-BUDAT) e la data di inserimento (BKPF-CPUDT) per assegnare il timestamp all’evento. Un valore BKPF-BSTAT vuoto indica un documento registrato.

Tipo di evento explicit
Registrazione contabile inviata per la revisione
Il creatore della registrazione contabile invia formalmente il documento al Workflow di revisione e approvazione. Questa attività rappresenta il passaggio dall’inserimento dei dati al processo formale di controllo e avvia il ciclo di approvazione.
Perché è importante

Questo evento segna l’inizio del tempo del ciclo di approvazione. Misurare il tempo da questo punto fino all’approvazione o al rifiuto finale aiuta a isolare i colli di bottiglia specifici delle fasi di revisione e approvazione.

Dove reperirlo

Questo evento viene spesso acquisito dai log del Workflow, nelle tabelle SWW_WIHEAD e SWWLOG, collegate all’oggetto di business. Può anche essere dedotto da una modifica dello stato in un campo personalizzato della testata del documento (BKPF).

Acquisizione

Timestamp della creazione dell’elemento di Workflow oppure modifica di un campo di stato in «Inviato» o «In revisione».

Tipo di evento inferred
Documentazione di supporto allegata
Un utente allega uno o più documenti di supporto, come fatture o fogli di calcolo, alla registrazione contabile. In genere questa operazione serve a fornire prove e contesto per la transazione finanziaria durante la revisione e l’audit.
Perché è importante

Garantire che la documentazione sia allegata prima della revisione è fondamentale per la conformità e l’efficienza delle approvazioni. Questa attività aiuta a misurare il rispetto delle policy sulla documentazione e il relativo impatto sui tempi del ciclo di approvazione.

Dove reperirlo

In genere questo evento viene dedotto verificando il timestamp di creazione degli allegati collegati tramite Generic Object Services (GOS). La tabella SRGBTBREL collega l’oggetto di business, ad esempio il documento BKPF, all’allegato.

Acquisizione

Interroghi le tabelle degli allegati GOS, ad esempio SRGBTBREL, per individuare i collegamenti all’oggetto BKPF e utilizzi il timestamp di creazione dell’allegato.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile corretta
L’utente modifica una registrazione contabile dopo che è stata rifiutata o restituita per apportare modifiche. Questa attività rappresenta il lavoro di rilavorazione necessario per risolvere i problemi individuati durante la revisione prima di un nuovo invio.
Perché è importante

Questa attività quantifica i cicli di rilavorazione. Analizzare la frequenza e la durata delle correzioni aiuta a individuare le fonti di inefficienza e mette in evidenza le opportunità di formazione e chiarimento del processo.

Dove reperirlo

L’evento può essere dedotto monitorando la data «Ultima modifica» (AEDAT) nella tabella BKPF per un documento che si trovava precedentemente nello stato «Rifiutato». I documenti di modifica forniscono dettagli più specifici sulle modifiche apportate.

Acquisizione

Utilizzi il timestamp delle testate dei documenti di modifica (CDHDR-UDATE) per le modifiche effettuate dopo un evento di rifiuto.

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile modificata dopo la registrazione
Un utente modifica un insieme limitato di campi di una registrazione contabile dopo che questa è già stata registrata nel libro mastro. Sebbene la maggior parte dei dati finanziari sia immutabile dopo la registrazione, alcuni campi, come testo o assegnazioni, possono essere modificati.
Perché è importante

Questa attività rappresenta un indicatore critico di conformità. Le modifiche successive alla registrazione possono indicare tentativi di alterare i record e devono essere monitorate attentamente per prevenire frodi e garantire l’integrità dei dati.

Dove reperirlo

L’evento può essere dedotto in modo affidabile dalle tabelle dei documenti di modifica (CDHDR e CDPOS). Una voce in CDHDR relativa al numero documento, con data di modifica successiva alla data di registrazione, indica una modifica successiva alla registrazione.

Acquisizione

Individui in CDHDR i record per i quali il timestamp della modifica (UDATE/UTIME) è successivo alla data di registrazione del documento (BKPF-BUDAT).

Tipo di evento inferred
Registrazione contabile parcheggiata
Un utente salva una registrazione contabile incompleta senza registrarla, per poterla completare o sottoporre a revisione in un secondo momento. Si tratta di un’azione esplicita che crea un record di testata del documento con stato «parcheggiato», mantenendolo in uno stato non registrato.
Perché è importante

Il parcheggio è un passaggio comune prima dell’invio. Monitorare la durata dello stato parcheggiato aiuta a individuare i ritardi nel completamento e nella preparazione dei dati prima dell’avvio formale della revisione e dell’approvazione.

Dove reperirlo

Nella tabella BKPF, un documento parcheggiato è identificato dal campo dello stato documento (BSTAT) con valore «V». Il timestamp dell’evento è la data di creazione (CPUDT).

Acquisizione

Filtri i documenti per i quali BKPF-BSTAT = «V» al momento della creazione.

Tipo di evento explicit
Registrazione contabile rifiutata
Un revisore o approvatore rifiuta la registrazione contabile, impedendone la registrazione. In genere il documento viene restituito al creatore per la correzione, avviando un ciclo di rilavorazione.
Perché è importante

Monitorare i rifiuti è fondamentale per comprendere la qualità del processo e individuare gli errori più comuni. Tassi di rifiuto elevati indicano problemi di accuratezza dei dati, comprensione delle policy o adeguatezza della documentazione di supporto.

Dove reperirlo

Questo evento viene dedotto da una modifica dello stato in un log del Workflow o in un campo di stato personalizzato del documento della registrazione contabile. I log dei documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) relativi al campo di stato interessato possono fornire il timestamp.

Acquisizione

Identifichi la modifica del campo di stato in «Rifiutato» tramite i documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) o i log del Workflow.

Tipo di evento inferred
Registrazione manuale identificata
La registrazione contabile è stata eseguita utilizzando un codice transazione manuale anziché un’interfaccia automatizzata o un job batch. Non si tratta di un evento temporale, ma di una classificazione dell’attività di registrazione.
Perché è importante

Identificare le registrazioni manuali è fondamentale per le iniziative di automazione. Un’elevata percentuale di registrazioni manuali suggerisce opportunità per semplificare i processi integrando i sottosistemi o utilizzando programmi di registrazione automatizzati.

Dove reperirlo

Questo dato viene calcolato analizzando il campo del codice transazione (TCODE) nella tabella di testata del documento (BKPF). Per classificare la registrazione viene utilizzato un elenco di T-Code manuali noti, come FB01, F-02 e FB50.

Acquisizione

Classifichi l’evento in base a BKPF-TCODE, confrontandolo con un elenco predefinito di codici transazione manuali al momento della registrazione.

Tipo di evento calculated
Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

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