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Migliorare l'Elaborazione delle Fatture della Contabilità Fornitori

La tua guida in 6 passaggi per ottimizzare la Contabilità Fornitori in Oracle Fusion
Migliorare l'Elaborazione delle Fatture della Contabilità Fornitori
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)
Processo: Gestione delle Fatture Fornitori
Sistema: Oracle Fusion Financials
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Ottimizzare la Contabilità Fornitori in Oracle Fusion per Pagamenti più Rapidi

La gestione delle fatture fornitori (Accounts Payable) può essere complessa, spesso portando a ritardi nei pagamenti e potenziali rischi di conformità. La nostra piattaforma ti aiuta a identificare con precisione i colli di bottiglia e le inefficienze all'interno dei tuoi workflow. Scopri come ottimizzare le operazioni, ridurre gli errori e assicurare pagamenti puntuali, portando alla luce insight nascosti nei tuoi dati di processo.

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Perché Ottimizzare la Gestione delle Fatture Fornitori (AP) in Oracle Fusion?

La gestione delle fatture fornitori (Accounts Payable - AP) è una funzione critica che impatta direttamente la salute finanziaria di un'organizzazione, il flusso di cassa e le relazioni con i fornitori. All'interno di un robusto sistema ERP (Enterprise Resource Planning) come Oracle Fusion Financials, il processo spesso coinvolge numerosi passaggi, molteplici stakeholder e regole di abbinamento complesse. Sebbene Oracle Fusion offra potenti funzionalità, l'enorme volume di fatture, unito alle variazioni negli accordi con i fornitori, ai requisiti di abbinamento degli ordini d'acquisto (PO) e alle gerarchie di approvazione interne, può introdurre significative inefficienze.

Un'elaborazione inefficiente delle fatture fornitori può manifestarsi in problemi costosi: penali per ritardato pagamento che erodono la redditività, opportunità mancate per sconti sui pagamenti anticipati che si traducono in perdite economiche, ed eccessivo sforzo manuale che fa aumentare i costi operativi. Inoltre, tempi di elaborazione prolungati possono mettere a dura prova le relazioni con i fornitori, potenzialmente portando a condizioni meno favorevoli o persino a interruzioni della catena di approvvigionamento. La complessità aumenta anche il rischio di non conformità con le politiche interne o le normative esterne. Comprendere e ottimizzare questo processo intricato, specialmente quando gestito all'interno di Oracle Fusion Financials, non è solo una questione di riduzione dei costi; è un imperativo strategico per l'agilità finanziaria e l'eccellenza operativa.

Come il Process Mining illumina il tuo processo AP in Oracle Fusion

Il Process Mining offre una prospettiva impareggiabile sull'esecuzione reale del tuo processo di gestione delle fatture fornitori. Invece di basarsi su ipotesi o processi ideali documentati, il Process Mining estrae dati evento granulari direttamente dal tuo sistema Oracle Fusion Financials – tracciando ogni passo che una fattura compie da "Fattura Ricevuta" a "Pagamento Completato". Questo approccio basato sui dati ricostruisce il percorso completo, end-to-end, di ogni singola fattura, fornendo una visione esaustiva del ciclo di vita.

Trattando ogni fattura come un 'identificatore di caso', il Process Mining visualizza l'esatta sequenza di attività, incluse "Dati Fattura Acquisiti", "Fattura Validata", "Ordine d'Acquisto Abbinato", "Ricezione Merce Abbinata", e punti decisionali cruciali come "Discrepanza Risolta" o "Fattura Approvata". Questa visibilità granulare ti permette di:

  • Scoprire Colli di Bottiglia Nascosti: Individuare con precisione dove le fatture trascorrono tempi eccessivi, sia in attesa di approvazione, bloccate in un ciclo di risoluzione delle discrepanze, o ritardate durante i processi di abbinamento.
  • Identificare Deviazioni di Processo: Vedere dove il processo si discosta dal percorso previsto, rivelando rilavorazioni, passaggi non autorizzati o trasferimenti inutili che contribuiscono a ritardi e costi.
  • Analizzare le Variazioni del Tempo di Ciclo: Comprendere perché alcune fatture vengono elaborate più velocemente di altre, in base a fattori come il fornitore, il tipo di fattura, l'importo o persino l'approvatore assegnato, sfruttando attributi come Numero Fattura, Data Fattura, Approver e Stato Pagamento.
  • Migliorare la Conformità: Monitorare l'aderenza ai termini di pagamento e alle politiche interne confrontando i flussi di processo effettivi e le tempistiche con le regole definite. Ad esempio, garantendo che i pagamenti siano eseguiti entro le scadenze specificate per ciascun fornitore.

Questa potenza analitica, applicata direttamente ai tuoi dati di Oracle Fusion Financials, ti consente di superare le prove aneddotiche e prendere decisioni informate su come migliorare il processo di gestione delle fatture fornitori.

Aree di Miglioramento Fondamentali Rivelate dal Process Mining

Attraverso le intuizioni ottenute dal Process Mining sui tuoi dati AP di Oracle Fusion, emergono tipicamente diverse aree di miglioramento ad alto impatto:

  • Semplificare la Gestione delle Eccezioni: Il Process Mining evidenzia frequentemente che una parte significativa di ritardi e costi deriva dalla gestione delle eccezioni. Identificare le ragioni comuni per i rifiuti delle fatture, le risoluzioni ripetute delle discrepanze o gli aggiustamenti manuali aiuta nell'implementazione di misure proattive per ridurre questi eventi. Ad esempio, se "Discrepanza Risolta" è un'attività frequente e lunga, indica problemi nella creazione degli ordini d'acquisto (PO) o nella ricezione della merce. Puoi imparare come ridurre il tempo di ciclo del processo di gestione delle fatture fornitori affrontando questi percorsi di eccezione.
  • Ottimizzare i Flussi di Approvazione: Analizzando le attività "Fattura Inoltrata per Approvazione" e "Fattura Approvata", è possibile rilevare colli di bottiglia causati da approvatori specifici, complessità di approvazione a più livelli o regole di instradamento inefficienti. Questi dati aiutano a riprogettare le matrici di approvazione per una più rapida evasione.
  • Migliorare l'Efficienza dell'Abbinamento: Per le fatture che richiedono "Ordine d'Acquisto Abbinato" e "Ricezione Merce Abbinata", il Process Mining può rivelare perché l'abbinamento spesso fallisce o richiede un intervento manuale, causando ritardi. Comprendere queste cause radice permette miglioramenti nella qualità dei dati, nella comunicazione con i fornitori o nella configurazione del sistema.
  • Automatizzare i Compiti Ripetitivi: Identificare percorsi frequenti e coerenti all'interno del processo di elaborazione delle fatture può evidenziare opportunità per la Robotic Process Automation (RPA) o configurazioni di sistema avanzate all'interno di Oracle Fusion per accelerare i compiti di routine.

Risultati e Benefici Misurabili

L'implementazione di strategie di ottimizzazione dei processi basate sulle intuizioni del Process Mining nella gestione delle fatture fornitori di Oracle Fusion Financials produrrà benefici tangibili e misurabili:

  • Notevole Riduzione del Tempo di Ciclo: Diminuire drasticamente il tempo necessario affinché una fattura passi dalla ricezione al pagamento finale, traducendosi in meno pagamenti in ritardo e maggiori opportunità di acquisire sconti per pagamenti anticipati.
  • Costi Operativi Inferiori: Ridurre lo sforzo manuale, le rilavorazioni e i costi generali di gestione delle eccezioni, portando a risparmi sostanziali nei costi di manodopera associati al processo di gestione delle fatture fornitori.
  • Migliore Gestione del Flusso di Cassa: Ottenere maggiore prevedibilità e controllo sui pagamenti in uscita, ottimizzando il capitale circolante.
  • Conformità Migliorata e Rischio Ridotto: Identificare e affrontare proattivamente attività non conformi o violazioni dei termini di pagamento, mitigando i rischi finanziari e reputazionali.
  • Relazioni più Solide con i Fornitori: Pagamenti tempestivi e accurati favoriscono la fiducia e migliorano le relazioni con i tuoi fornitori, potenzialmente portando a migliori condizioni di negoziazione e un servizio affidabile.

Iniziare con l'Ottimizzazione dei Processi AP

Ottimizzare il processo di gestione delle fatture fornitori all'interno di Oracle Fusion Financials non richiede un'immersione profonda in configurazioni tecniche complesse. Sfruttando i tuoi dati Oracle Fusion esistenti, gli strumenti di Process Mining possono fornire rapidamente intuizioni pratiche. Questo approccio basato sui dati semplifica l'identificazione di colli di bottiglia e inefficienze, consentendoti di apportare miglioramenti mirati. Abbracciare l'ottimizzazione dei processi è la chiave per trasformare la tua funzione AP da centro di costo a risorsa strategica, garantendo efficienza finanziaria e conformità robusta.

Gestione delle Fatture Fornitori Automazione AP Gestione Fatture Conformità dei Pagamenti Ottimizzazione del Flusso di Cassa Operazioni Finanziarie Pagamenti Fornitori Riconciliazione a 3 vie Workflow di Approvazione Fattura Tempo Ciclo Fattura

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Le fatture si bloccano spesso nelle code di approvazione, causando ritardi significativi nell'elaborazione e nel pagamento. Questo può comportare la perdita di sconti per pagamento anticipato, penali per ritardato pagamento e relazioni tese con i fornitori chiave. Queste inefficienze influiscono direttamente sul flusso di cassa e sui costi operativi nell'elaborazione delle fatture della Contabilità Fornitori. ProcessMind identifica con precisione quali passaggi di approvazione, dipartimenti o singoli approvatori stanno creando colli di bottiglia. Visualizzando l'intero percorso di approvazione all'interno di Oracle Fusion Financials, scopre cicli di rilavorazione e deviazioni dai percorsi standard, consentendo miglioramenti mirati per accelerare le approvazioni delle fatture.

Le organizzazioni si trovano spesso di fronte al costoso problema di pagare la stessa fattura più volte a causa di malfunzionamenti del sistema, errori manuali o scarsa visibilità lungo l'intero ciclo di vita dell'Elaborazione Fatture Fornitori. Questi pagamenti duplicati comportano perdite finanziarie immediate, richiedono sforzi di recupero dispendiosi in termini di tempo e complicano la riconciliazione finanziaria. ProcessMind analizza i tuoi log di eventi per rilevare casi in cui fatture identiche vengono elaborate e pagate più di una volta in Oracle Fusion Financials. Evidenzia le cause principali e i modelli di processo specifici che permettono il verificarsi dei duplicati, aiutandoti a implementare controlli preventivi.

Nonostante condizioni di pagamento chiare, molte fatture vengono saldate in ritardo, causando la perdita di preziosi sconti per pagamenti anticipati e talvolta l'applicazione di penali. Ciò influisce direttamente sulla redditività e sulla gestione del capitale circolante nell'ambito dell'elaborazione delle fatture passive (Accounts Payable). L'incapacità di rispettare costantemente le scadenze di pagamento può erodere la fiducia dei fornitori. ProcessMind confronta le date effettive di esecuzione dei pagamenti con le scadenze delle fatture e i termini di sconto disponibili. Il software individua i passaggi specifici del processo o i ritardi in Oracle Fusion Financials che impediscono pagamenti tempestivi, consentendo di recuperare i risparmi mancati.

Il critico processo di matching a tre vie (Ordine di Acquisto, Ricevimento Merce, Fattura) nell'elaborazione delle fatture passive è spesso afflitto da discrepanze, che portano a interventi manuali ed eccezioni. Questo rallenta notevolmente l'elaborazione, aumenta i costi del lavoro e può comportare potenziali errori, compromettendo l'efficienza della tua configurazione Oracle Fusion Financials. ProcessMind visualizza tutte le fasi di matching, inclusi Ordine di Acquisto Riconciliato e Ricevimento Merce Riconciliato, e identifica dove le attività di Discrepanza Risolta sono più frequenti o prolungate. Aiuta a scoprire modelli di fallimento del matching, consentendoti di ottimizzare la riconciliazione.

Una porzione significativa della Gestione delle Fatture Fornitori richiede spesso aggiustamenti manuali, reinserimento di dati o rilavorazioni a causa di errori, informazioni mancanti o eccezioni complesse. Questa dipendenza dall'intervento manuale gonfia i costi operativi, aumenta il rischio di errore umano e ostacola la scalabilità all'interno di Oracle Fusion Financials. ProcessMind mappa il flusso effettivo delle fatture, identificando dove i passaggi manuali come Invoice Data Captured o Discrepancy Resolved sono frequentemente richiesti. Evidenzia attività e attributi specifici che contribuiscono allo sforzo manuale, aprendo la strada all'automazione e alla semplificazione del processo.

Garantire la conformità alle politiche di pagamento interne, ai requisiti normativi e ai termini contrattuali è di fondamentale importanza nell'elaborazione delle fatture passive. Le deviazioni possono portare a rilievi di audit, sanzioni, rischi finanziari e debolezze nei controlli interni all'interno di Oracle Fusion Financials. Senza una chiara visibilità, i pagamenti non conformi possono passare inosservati. ProcessMind scopre tutti i percorsi di pagamento e li confronta con le regole aziendali definite e i Payment Terms. Identifica i casi in cui i pagamenti aggirano i workflow di approvazione standard o vengono effettuati al di fuori della politica, fornendo le prove necessarie per far rispettare la conformità.

Il tempo totale impiegato da una fattura per passare da Fattura Ricevuta a Pagamento Accreditato può essere eccessivamente lungo, bloccando il capitale circolante e influenzando la previsione del flusso di cassa. Questa durata prolungata del ciclo è un indicatore chiave di inefficienza nell'elaborazione delle fatture passive e può nascondere problemi operativi sottostanti. ProcessMind offre una visione completa dell'intero ciclo di vita delle fatture all'interno di Oracle Fusion Financials. Calcola la durata precisa di ogni fase del processo e identifica i percorsi più lunghi e le cause principali dei ritardi, consentendo un'ottimizzazione mirata per ridurre i tempi di ciclo.

Gli errori nella Cattura Dati Fattura, come dettagli del fornitore, importi o codici contabili errati, sono una fonte comune di rilavorazioni e ritardi nell'elaborazione delle fatture passive. Queste inesattezze portano a successivi fallimenti di convalida, richiedono correzioni manuali e possono propagare errori a valle, influenzando la rendicontazione finanziaria in Oracle Fusion Financials. ProcessMind visualizza la frequenza e la posizione degli errori che richiedono Risoluzione Discrepanza o attività di nuova acquisizione. Aiuta a individuare dove sorgono problemi di qualità nell'input dei dati, consentendo miglioramenti nei processi a monte o nell'automazione.

Molte organizzazioni faticano a ottimizzare il flusso di cassa gestendo efficacemente le Condizioni di Pagamento e sfruttando gli sconti per pagamenti anticipati. Le mancate opportunità di pagare strategicamente, sia in anticipo per usufruire di sconti che in ritardo per trattenere liquidità, possono portare a un utilizzo subottimale del capitale circolante e a costi più elevati nell'Elaborazione Fatture Fornitori. ProcessMind analizza la relazione tra Data Fattura, Data Scadenza Fattura, Condizioni di Pagamento e Pagamento Eseguito. Individua schemi nel comportamento di pagamento, aiutando a identificare opportunità per migliorare il flusso di cassa ottimizzando i tempi di pagamento all'interno di Oracle Fusion Financials.

All'interno dei complessi workflow di Elaborazione Fatture Fornitori, alcuni reparti, team o persino singoli utenti possono diventare colli di bottiglia costanti, rallentando sproporzionatamente l'intero processo. Ciò porta a una distribuzione ineguale del carico di lavoro, frustrazione e inefficienza generale, influenzando l'esecuzione tempestiva dei pagamenti in Oracle Fusion Financials. ProcessMind identifica specifici ruoli e gruppi di Approver o Processor User che mostrano tempi di elaborazione più lunghi o creano frequenti cicli di rilavorazione. Fornisce insight basati sui dati su dove le risorse potrebbero essere sovrautilizzate o dove è necessaria formazione/automazione.

Nel tempo, l'Elaborazione Fatture Fornitori può evolvere in un groviglio incontrollato di varianti diverse, deviando significativamente dal processo standard previsto. Questa mancanza di standardizzazione introduce incoerenze, rende difficile l'auditing, aumenta i costi di formazione e nasconde inefficienze all'interno di Oracle Fusion Financials. ProcessMind scopre automaticamente tutte le varianti di processo esistenti dai log di eventi, illustrando i percorsi più comuni e tutti quelli devianti intrapresi dalle fatture. Evidenzia dove i percorsi non previsti sono frequentemente utilizzati, consentendoti di imporre la standardizzazione e ottimizzare i processi principali.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Approvazioni più rapide significano che le fatture vengono pagate in tempo, evitando penali per ritardato pagamento, migliorando le relazioni con i fornitori e ottimizzando il flusso di cassa all'interno dell'elaborazione delle fatture passive. Approvazioni efficienti sono cruciali per la salute operativa e il benessere finanziario. Ciò ha un impatto diretto sulla reputazione e sui risultati economici dell'azienda. ProcessMind visualizza interi workflow di approvazione in Oracle Fusion, individuando colli di bottiglia specifici e identificando utenti o passaggi che causano ritardi. Misura i tempi medi di approvazione e la loro varianza, consentendo miglioramenti mirati per ottenere riduzioni del 20-30% o più, trasformando processi inefficienti in operazioni snelle.

I pagamenti duplicati comportano perdite finanziarie dirette, complessità nella riconciliazione e danni alla fiducia dei fornitori. Prevenire questi errori è un obiettivo fondamentale per qualsiasi dipartimento di elaborazione delle fatture passive (Accounts Payable) per mantenere l'integrità finanziaria e l'efficienza operativa. Non si tratta solo di recuperare i fondi, ma di prevenire la loro perdita fin dall'inizio. ProcessMind analizza i log eventi in Oracle Fusion per rilevare modelli e cause profonde dei pagamenti duplicati, come errori di reinserimento o di elaborazione che aggirano i controlli esistenti. Identificando queste inefficienze, le organizzazioni possono implementare controlli mirati e modifiche ai processi per eliminare oltre il 99% dei casi di pagamenti duplicati.

Cogliere gli sconti per pagamenti anticipati può migliorare significativamente i risultati aziendali e la liquidità di un'azienda. Le opportunità mancate si traducono in risparmi perduti e in un utilizzo meno efficiente del capitale nella gestione delle fatture passive (Accounts Payable), con un impatto sulla redditività e sul capitale circolante. Questo è un indicatore diretto dell'efficacia dei processi finanziari. ProcessMind identifica le fatture che hanno perso l'opportunità di sconto a causa di ritardi nell'elaborazione all'interno di Oracle Fusion. Evidenzia le attività specifiche, i colli di bottiglia e gli utenti responsabili di questi ritardi, consentendo aggiustamenti precisi del processo per acquisire un ulteriore 1-3% di sconti annuali, garantendo un'elaborazione tempestiva delle fatture.

Un'accurata riconciliazione a 3 vie (fattura, ordine di acquisto, ricevuta merce) è vitale per il controllo dei costi, la prevenzione delle frodi e la conformità nella Gestione delle Fatture Fornitori. Frequenti discrepanze portano a rilavorazioni manuali, ritardi nei pagamenti e un aumento dei costi operativi. Migliorare questa accuratezza riduce il rischio finanziario. ProcessMind mappa il processo completo di riconciliazione a 3 vie in Oracle Fusion, rivelando dove e perché i disallineamenti si verificano più frequentemente. Identifica fornitori, prodotti o fasi di elaborazione problematici, consentendo miglioramenti mirati e strategie di automazione per ridurre gli errori di riconciliazione del 15-25% e accelerare la convalida delle fatture.

Gli aggiustamenti manuali e le rilavorazioni sono costosi, soggetti a errori e riducono significativamente l'efficienza dell'Elaborazione Fatture Fornitori. Riducendo queste attività, il personale viene liberato per compiti a maggior valore aggiunto, le operazioni vengono snellite e l'affidabilità complessiva del processo migliora. Questo obiettivo impatta direttamente sui risparmi sui costi operativi. ProcessMind offre una visione dettagliata di tutti i cicli di rilavorazione e dei punti di intervento manuale all'interno dei workflow di Oracle Fusion. Quantifica la frequenza e l'impatto di queste attività, consentendo iniziative mirate di riprogettazione dei processi e automazione per ridurre lo sforzo manuale del 10-20% e abbattere i costi di elaborazione.

L'aderenza alle politiche di pagamento è cruciale per la governance, la gestione del rischio e il mantenimento dell'integrità finanziaria nella Gestione delle Fatture Fornitori. Le deviazioni possono comportare sanzioni, problemi di audit, danni reputazionali e perdite finanziarie. La conformità garantisce responsabilità e riduce l'esposizione legale. ProcessMind confronta i processi effettivi di pagamento delle fatture in Oracle Fusion con le regole di policy definite e le linee guida interne, identificando tutti i pagamenti o i passaggi non conformi. Questo insight consente alle organizzazioni di applicare controlli più severi, riqualificare il personale o adeguare le configurazioni di sistema per raggiungere un tasso di conformità superiore al 95% su tutti i pagamenti.

Un tempo di ciclo end-to-end prolungato per la Gestione delle Fatture Fornitori (Accounts Payable) ritarda i pagamenti, mette a dura prova le relazioni con i fornitori e blocca inutilmente il capitale circolante. Ottimizzare questo processo è un fattore chiave per l'efficienza operativa complessiva e l'agilità aziendale. Una gestione più rapida significa chiusure finanziarie accelerate. ProcessMind offre una radiografia completa dell'intero ciclo di vita delle fatture in Oracle Fusion, dalla ricezione iniziale all'esecuzione del pagamento finale. Identifica le attività più lunghe, i percorsi critici e scopre le vere cause dei ritardi, consentendo una riduzione del tempo di ciclo complessivo del 15-25% su tutti i tipi di fattura.

Errori persistenti di immissione dati nell'Elaborazione Fatture Fornitori portano a problemi a valle come discrepanze di conciliazione, pagamenti errati e un aumento delle rilavorazioni manuali. Minimizzare questi errori migliora la qualità dei dati, riduce le eccezioni e aumenta l'efficienza complessiva del reparto di Contabilità Fornitori. ProcessMind traccia i problemi di qualità dei dati e le successive correzioni all'interno di Oracle Fusion, identificando le fonti comuni di errore e gli utenti o sistemi specifici coinvolti nelle fasi più soggette a errori. Ciò consente formazione mirata, miglioramenti del sistema o iniziative di automazione per ridurre i tassi di errore di immissione dati del 30-50%, portando a dati più puliti e processi più fluidi.

Una gestione efficace del flusso di cassa, attraverso un'ottimizzazione dell'elaborazione delle fatture passive, consente alle aziende di gestire strategicamente la liquidità, ridurre i costi di indebitamento e migliorare la stabilità finanziaria complessiva. Processi non ottimali possono portare a opportunità mancate e a uno stress finanziario inutile. ProcessMind offre insight approfonditi sui modelli di pagamento, le scadenze e i tempi effettivi di esecuzione dei pagamenti all'interno di Oracle Fusion. Comprendendo deviazioni e colli di bottiglia, le organizzazioni possono ottimizzare la pianificazione e l'applicazione dei termini di pagamento, migliorando l'accuratezza e l'utilizzo delle previsioni di flusso di cassa del 5-10% per allinearsi meglio alle esigenze aziendali.

I colli di bottiglia non identificati nei workflow di Elaborazione Fatture Fornitori causano ritardi significativi, frustrano gli stakeholder e impediscono un utilizzo ottimale delle risorse. Individuare e affrontare questi blocchi è fondamentale per ottenere un miglioramento operativo continuo e guadagni di efficienza. ProcessMind scopre automaticamente il flusso di processo effettivo in Oracle Fusion, evidenziando le aree in cui il lavoro si accumula, si blocca o devia dal percorso ideale. Identifica attività, team o utenti specifici responsabili dei ritardi, consentendo interventi mirati e una riallocazione delle risorse per ridurre l'impatto dei colli di bottiglia del 20-40%.

Eccessive variazioni di processo nell'elaborazione delle fatture passive portano a incoerenze, costi di formazione più elevati, errori maggiori e difficoltà nella scalabilità delle operazioni. La standardizzazione favorisce l'efficienza, la prevedibilità e garantisce una qualità costante per tutti i tipi di fattura. ProcessMind mappa automaticamente tutti i percorsi di elaborazione delle fatture esistenti in Oracle Fusion, rivelando variazioni non autorizzate o inefficienti rispetto al processo ideale e desiderato. Ciò consente l'identificazione e l'eliminazione delle varianti indesiderate, raggiungendo il 70-80% di conformità del processo alle best practice e migliorando il controllo operativo complessivo.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Fasi per l'Elaborazione delle Fatture dei Conti Fornitori

1

Scarica il Template

2

Esporta i Tuoi Dati AP

3

Carica i Tuoi Dati

4

Analizza il Tuo Processo AP

5

Implementare Miglioramenti nella Contabilità Fornitori

6

Monitorare le Prestazioni della Contabilità Fornitori

1

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Cosa fare

Accedi al modello Excel personalizzato progettato per i dati della Gestione delle Fatture Fornitori. Questo modello garantisce che i tuoi dati da Oracle Fusion Financials siano strutturati correttamente per l'analisi.

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Perché è importante

Utilizzare la struttura corretta fin dall'inizio previene il rifacimento del lavoro e garantisce un'interpretazione accurata dei dati, ponendo solide basi per la tua analisi di processo.

Risultato atteso

Un modello di dati pronto all'uso, specifico per la Gestione delle Fatture Fornitori in Oracle Fusion Financials.

COSA OTTERRAI

Identifica i Colli di Bottiglia nella Contabilità Fornitori per Pagamenti Oracle più Veloci

ProcessMind trasforma i tuoi dati AP di Oracle Fusion in insight chiari e attuabili. Visualizza ogni fase, individua i ritardi e ottimizza l'elaborazione delle tue fatture per una maggiore efficienza.
  • Visualizza il workflow end-to-end delle fatture fornitori
  • Individuare i colli di bottiglia esatti del processo e i ritardi
  • Identificare i Rischi di Conformità in Oracle Fusion
  • Ottimizzare per pagamenti più rapidi e risparmi sui costi
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Trasforma l'Efficienza della Tua Contabilità Fornitori

Questi risultati mostrano i benefici tangibili che le organizzazioni ottengono comunemente applicando il Process Mining per ottimizzare l'elaborazione delle fatture passive all'interno di Oracle Fusion Financials, rivelando inefficienze nascoste e snellendo le operazioni.

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Ciclo di Approvazione più Veloce

Riduzione media del tempo di approvazione

Accelerare l'elaborazione delle fatture identificando ed eliminando i colli di bottiglia nel workflow di approvazione, portando a pagamenti più rapidi e a migliori relazioni con i fornitori.

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Riduzione dei Pagamenti Duplicati

Elimina i pagamenti errati di fatture

Prevenire costosi pagamenti duplicati rilevando anomalie e applicando controlli all'interno del workflow di elaborazione delle fatture, salvaguardando così le risorse finanziarie.

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Migliore Cattura Sconti

Massimizzare gli sconti per pagamento anticipato

Migliorare il flusso di cassa e risparmiare denaro identificando opportunità per pagare le fatture in anticipo e cogliere sconti disponibili che prima venivano persi.

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Accuratezza del Matching Migliorata

Riduzione dei fallimenti nella corrispondenza a tre vie

Minimizzare gli interventi manuali e le rilavorazioni migliorando l'accuratezza della conciliazione a 3 vie, assicurando che le fatture siano allineate con gli ordini di acquisto e le ricevute di merce.

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Meno Rilavorazioni Manuali

Minore tasso di rettifiche delle fatture

Riduci drasticamente il tempo e lo sforzo dedicati ad aggiustamenti manuali e rilavorazioni, identificando le cause profonde di errori e deviazioni di processo.

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Maggiore Conformità alle Policy

Assicurare il rispetto delle politiche di pagamento

Monitora e applica automaticamente le regole delle politiche di pagamento, assicurando che tutte le fatture siano elaborate e pagate secondo le linee guida interne e i regolamenti.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alle configurazioni di sistema esistenti e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle varie implementazioni.

Dati Consigliati

Iniziate con gli attributi e le attività chiave, quindi aggiungete più dati man mano che la vostra analisi procede.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo univoco per ogni fattura elaborata.

Perché è importante

È essenziale per tracciare il ciclo di vita di ogni fattura dall'inizio alla fine, consentendo l'analisi delle varianti di processo, dei colli di bottiglia e del throughput complessivo.

Il nome della specifica fase di processo o dell'evento che si è verificato.

Perché è importante

Costituisce il fulcro della mappa di processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del flusso del processo, l'identificazione delle deviazioni e la misurazione delle performance specifiche per fase.

Il timestamp che indica quando l'attività si è verificata.

Perché è importante

È fondamentale per il calcolo di tutte le metriche basate sul tempo, inclusi i tempi di ciclo e i tempi di attesa, essenziali per identificare i colli di bottiglia e misurare l'efficienza del processo.

Il nome del fornitore che ha presentato la fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance per fornitore, aiutando a identificare problemi specifici di determinati fornitori, come ritardi frequenti, discrepanze o blocchi.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Permette l'analisi dell'impatto finanziario, come la prioritizzazione delle fatture di alto valore, l'analisi del tempo di elaborazione per valore e il calcolo dell'impatto finanziario dei ritardi.

L'ID utente o il nome della persona che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente l'analisi del carico di lavoro, delle performance del team e l'identificazione di colli di bottiglia individuali o opportunità di formazione. È inoltre fondamentale per l'auditabilità.

L'identificativo dell'ordine di acquisto associato alla fattura.

Perché è importante

Cruciale per analizzare il processo di '3-way matching', identificare le discrepanze di riconciliazione e comprendere le differenze tra le fatture basate su PO e quelle non basate su PO.

La data di scadenza per il pagamento della fattura.

Perché è importante

Essenziale per misurare i tassi di pagamento puntuale, gestire il flusso di cassa ed evitare penali per ritardato pagamento. È un campo chiave per la conformità alle politiche di pagamento.

La data di esecuzione del pagamento della fattura.

Perché è importante

Permette il calcolo dei KPI di pagamento puntuale e l'analisi della realizzazione degli sconti per pagamento anticipato, impattando direttamente sulla gestione del flusso di cassa.

Lo stato attuale o finale della fattura.

Perché è importante

Fornisce una rapida panoramica sull'esito e lo stato attuale della fattura, aiutando ad analizzare i tassi di eccezione (ad es. annullamenti) e l'efficienza del processo.

Il timestamp dell'attività finale per la fattura.

Perché è importante

Consente il calcolo del tempo di ciclo totale end-to-end per ogni fattura, un KPI fondamentale per misurare l'efficienza complessiva del processo.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Rappresenta la creazione iniziale di un record fattura nel sistema, sia tramite inserimento manuale, scansione (OCR) o scambio elettronico di dati (EDI). Questo evento viene acquisito quando un nuovo record viene inserito nella tabella fatture primaria.

Perché è importante

Questo è l'inizio definitivo del ciclo di vita di elaborazione della fattura. L'analisi del tempo che intercorre tra questo evento e gli altri rivela ritardi a monte e la durata complessiva del processo.

Questa attività segna il completamento con successo delle verifiche di convalida automatizzate del sistema sui dati della fattura, come la correttezza del formato e il matching con un fornitore. Viene registrata tracciando i cambiamenti nel campo dello stato di validazione della fattura.

Perché è importante

Indica che la fattura è pronta per ulteriori elaborazioni, come il matching o l'approvazione. Ritardi prima di questo passaggio suggeriscono problemi di immissione dati, alimentando la dashboard 'Analisi degli Errori di Immissione Dati Fattura'.

Rappresenta l'approvazione finale della fattura, autorizzandone il pagamento. Questo traguardo fondamentale è dedotto dall'aggiornamento del campo di stato del workflow a uno stato di approvazione terminale.

Perché è importante

Una tappa fondamentale che conclude il ciclo di approvazione. È essenziale per calcolare l''Invoice Approval Cycle Time' e identificare i colli di bottiglia legati agli approvatori.

Indica il punto in cui una fattura approvata viene inclusa in una Richiesta di Elaborazione Pagamento (PPR) o in un lotto di pagamento, ma non è ancora stata pagata. Viene registrato quando i record del piano di pagamento sono finalizzati.

Perché è importante

Questa attività fa da ponte tra l'approvazione e il pagamento effettivo. Analizzare il tempo trascorso in questa fase è importante per la previsione e la gestione del flusso di cassa.

Rappresenta il momento in cui il pagamento viene creato ed emesso al fornitore. Questo è un evento esplicito catturato dalla creazione di un record di pagamento collegato alla fattura.

Perché è importante

Una tappa cruciale per misurare l''On-Time Payment Rate' e l''End-to-End Invoice Throughput'. Significa che l'azienda ha adempiuto al proprio obbligo finanziario.

L'attività finale del processo, che conferma che il pagamento è stato regolarmente accreditato dalla banca. Questo evento viene solitamente rilevato tramite gli aggiornamenti di stato da Oracle Cash Management dopo la riconciliazione bancaria.

Perché è importante

Questa è la vera conclusione del processo end-to-end, fornendo i dati più accurati per il 'Tempo Ciclo Medio Fattura'. Chiude il ciclo dell'intera transazione finanziaria.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo delle tue fatture passive, identificando colli di bottiglia come approvazioni lente o cicli di rilavorazione. Può scoprire deviazioni dai processi standard, individuare le cause alla radice dei ritardi ed evidenziare i rischi di conformità all'interno di Oracle Fusion.

Avrai tipicamente bisogno di event log relativi a creazione, approvazione, matching e pagamento delle fatture, inclusi timestamp e dettagli delle attività. Tabelle chiave da Oracle Fusion Financials come AP_INVOICES_ALL, AP_APPROVAL_HISTORY e AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL sono comunemente utilizzate.

Il Process Mining aiuta a ridurre i tempi del ciclo di approvazione delle fatture, minimizza i pagamenti duplicati e massimizza gli sconti per pagamenti anticipati. Migliora l'accuratezza della conciliazione a 3 vie e assicura l'aderenza alle policy di pagamento, portando a significativi risparmi sui costi e a un miglioramento del flusso di cassa.

Dopo l'estrazione dei dati e la preparazione iniziale, i primi insight possono essere generati spesso entro poche settimane. La fase iniziale si concentra sulla visualizzazione del processo e sull'identificazione delle principali deviazioni o colli di bottiglia, fornendo una rapida comprensione delle aree di miglioramento.

Sì, mappando ogni passaggio e variante del tuo processo di Contabilità Fornitori, il Process Mining espone chiaramente dove si verificano i ritardi nelle approvazioni e perché avvengono pagamenti duplicati. Fornisce prove basate sui dati per individuare i team, gli utenti o i passaggi di processo esatti che causano queste inefficienze, consentendo miglioramenti mirati.

I dati possono essere estratti utilizzando gli strumenti di reporting standard di Oracle Fusion, query SQL sul database sottostante o tramite livelli di integrazione. L'obiettivo è ottenere un log eventi completo con ID caso (ad es. Invoice ID), nomi delle attività e timestamp precisi.

Sebbene le piattaforme di Process Mining siano soluzioni basate su cloud o on-premise, si integrano generalmente con i panorami IT esistenti. Normalmente non è necessario modificare direttamente il sistema Oracle Fusion Financials, poiché il processo implica principalmente l'estrazione e l'analisi dei dati in uno strumento separato.

La Business Intelligence tradizionale si concentra sul 'cosa è successo' attraverso report e dashboard predefiniti, mostrando spesso metriche aggregate. Il Process Mining, invece, analizza gli event log per rivelare il 'come è successo', ricostruendo il flusso di processo end-to-end effettivo e le sue varianti, identificando colli di bottiglia e deviazioni precedentemente invisibili.

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