> Miglioramento continuo dei processi > Elaborazione delle fatture fornitori > Oracle Fusion Financials

Migliori l’elaborazione delle fatture fornitori

Guida in 6 passaggi per ottimizzare la gestione delle fatture fornitori in Oracle Fusion

Scarichi il template dei dati

Elaborazione delle fatture fornitori

Oracle Fusion

Selezioni un processo

Scelga un processo per continuare a lavorare nell’area di lavoro collegata.

Processi disponibili

Sistemi disponibili

Sfide(11)Obiettivi(11)6 passaggi Anteprima Risultati Dati Domande frequenti(5)

Ottimizzi la contabilità fornitori in Oracle Fusion per accelerare i pagamenti

L’elaborazione delle fatture fornitori può essere complessa e causare ritardi nei pagamenti e potenziali rischi per la conformità. La nostra piattaforma consente di individuare con precisione i colli di bottiglia e le inefficienze nei flussi di lavoro. Scopra come semplificare le operazioni, ridurre gli errori e garantire pagamenti puntuali facendo emergere informazioni utili dai dati di processo.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

Mostra la descrizione dettagliata

Perché ottimizzare l’elaborazione delle fatture fornitori in Oracle Fusion?

L’elaborazione delle fatture fornitori (Accounts Payable, AP) è una funzione fondamentale, che incide direttamente sulla salute finanziaria dell’organizzazione, sul flusso di cassa e sui rapporti con i fornitori. In un sistema ERP completo come Oracle Fusion Financials, il processo prevede spesso numerosi passaggi, diversi interlocutori e regole di abbinamento complesse. Oracle Fusion offre funzionalità avanzate, ma l’elevato volume di fatture, insieme alle differenze tra gli accordi con i fornitori, ai requisiti di abbinamento con gli ordini di acquisto (PO) e alle gerarchie interne di approvazione, può generare notevoli inefficienze.

Un’elaborazione inefficiente delle fatture fornitori può tradursi in problemi costosi: le penali per i ritardi nei pagamenti riducono la redditività, le occasioni perse di usufruire degli sconti per pagamento anticipato comportano mancati risparmi e l’eccessivo lavoro manuale fa aumentare i costi operativi. Inoltre, tempi di elaborazione prolungati possono compromettere i rapporti con i fornitori, che potrebbero applicare condizioni meno favorevoli o persino causare interruzioni nella catena di approvvigionamento. La complessità aumenta anche il rischio di non rispettare le policy interne o le normative esterne. Comprendere e ottimizzare questo processo articolato, soprattutto quando è gestito in Oracle Fusion Financials, non significa soltanto ridurre i costi: è una priorità strategica per garantire agilità finanziaria ed eccellenza operativa.

Come il Process Mining fa luce sul flusso AP in Oracle Fusion

Il Process Mining offre una prospettiva senza precedenti sull’esecuzione effettiva dell’elaborazione delle fatture fornitori. Invece di basarsi su supposizioni o sulla descrizione di un processo ideale, il Process Mining estrae dati dettagliati sugli eventi direttamente da Oracle Fusion Financials e ricostruisce ogni passaggio compiuto da una fattura, da «Fattura ricevuta» a «Pagamento completato». Questo approccio basato sui dati ricostruisce l’intero percorso di ogni singola fattura, offrendo una visione completa del suo ciclo di vita.

Considerando ogni fattura come un identificativo del caso, il Process Mining mostra l’esatta sequenza delle attività, tra cui «Dati della fattura acquisiti», «Fattura convalidata», «Ordine di acquisto abbinato», «Ricevimento merci abbinato» e passaggi decisionali fondamentali come «Discrepanza risolta» o «Fattura approvata». Questa visibilità dettagliata consente di:

Individuare i colli di bottiglia nascosti: stabilire con precisione in quali punti le fatture restano ferme troppo a lungo, in attesa di approvazione, bloccate in un ciclo di risoluzione delle discrepanze o in ritardo durante l’abbinamento.
Rilevare le deviazioni del processo: vedere in quali punti il processo si discosta dal percorso previsto, facendo emergere rilavorazioni, passaggi non autorizzati o trasferimenti di responsabilità superflui che causano ritardi e costi.
Analizzare le differenze nei tempi di ciclo: capire perché alcune fatture vengono elaborate più rapidamente di altre in base a fattori quali fornitore, tipo e importo della fattura o approvatore assegnato, utilizzando attributi come numero e data della fattura, approvatore e stato del pagamento.
Migliorare la conformità: verificare il rispetto dei termini di pagamento e delle policy interne confrontando i flussi e le tempistiche effettivi con le regole definite. Per esempio, è possibile controllare che i pagamenti vengano eseguiti entro le scadenze previste per ciascun fornitore.

Applicata direttamente ai dati di Oracle Fusion Financials, questa capacità di analisi consente di superare le valutazioni basate su impressioni e di prendere decisioni informate per migliorare l’elaborazione delle fatture fornitori.

Principali aree di miglioramento individuate dal Process Mining

Le analisi dei dati AP di Oracle Fusion tramite Process Mining fanno spesso emergere diverse aree di miglioramento ad alto impatto:

Semplificare la gestione delle eccezioni: il Process Mining mostra spesso che una parte significativa dei ritardi e dei costi deriva dalla gestione delle eccezioni. Individuare le cause più frequenti di rifiuto delle fatture, le ripetute risoluzioni di discrepanze o le rettifiche manuali aiuta ad adottare misure preventive. Se, per esempio, l’attività «Discrepanza risolta» è frequente e richiede molto tempo, potrebbero esserci problemi nella creazione degli ordini di acquisto o nella registrazione del ricevimento merci. Scopra come ridurre il tempo di ciclo dell’elaborazione delle fatture fornitori intervenendo su questi percorsi di eccezione.
Ottimizzare i flussi di approvazione: analizzando le attività «Fattura inoltrata per l’approvazione» e «Fattura approvata», è possibile individuare i colli di bottiglia causati da specifici approvatori, da procedure di approvazione multilivello complesse o da regole di instradamento inefficienti. Questi dati aiutano a riprogettare le matrici di approvazione e ad accelerare i tempi di evasione.
Rendere più efficiente l’abbinamento: per le fatture che richiedono l’abbinamento con l’ordine di acquisto e con il ricevimento merci, il Process Mining può rivelare perché l’abbinamento non riesce o richiede spesso un intervento manuale, causando ritardi. Comprendere le cause profonde permette di migliorare la qualità dei dati, la comunicazione con i fornitori o la configurazione del sistema.
Automatizzare le attività ripetitive: individuare i percorsi ricorrenti e regolari nell’elaborazione delle fatture può far emergere opportunità per introdurre l’automazione robotica dei processi (RPA) o migliorare la configurazione di Oracle Fusion, accelerando le attività di routine.

Risultati e vantaggi misurabili

Le strategie di ottimizzazione dei processi basate sulle analisi del Process Mining per la gestione dei debiti verso fornitori in Oracle Fusion Financials possono produrre vantaggi concreti e misurabili:

Riduzione significativa del tempo di ciclo: ridurre drasticamente il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e il pagamento finale significa meno pagamenti in ritardo e più occasioni per usufruire degli sconti per pagamento anticipato.
Costi operativi inferiori: ridurre il lavoro manuale, le rilavorazioni e i costi legati alla gestione delle eccezioni consente di risparmiare in modo significativo sulla manodopera impiegata nell’elaborazione delle fatture fornitori.
Gestione più efficace del flusso di cassa: ottenere maggiore prevedibilità e controllo sui pagamenti in uscita, ottimizzando il capitale circolante.
Maggiore conformità e minori rischi: individuare e affrontare in modo proattivo le attività non conformi o le violazioni dei termini di pagamento, riducendo i rischi finanziari e reputazionali.
Rapporti più solidi con i fornitori: pagamenti puntuali e corretti rafforzano la fiducia e migliorano i rapporti con i fornitori, favorendo potenzialmente condizioni negoziali più vantaggiose e un servizio affidabile.

Come iniziare a ottimizzare il processo AP

Ottimizzare l’elaborazione delle fatture fornitori in Oracle Fusion Financials non richiede di addentrarsi in configurazioni tecniche complesse. Utilizzando i dati già disponibili in Oracle Fusion, gli strumenti di Process Mining possono fornire rapidamente indicazioni utili. Questo approccio basato sui dati semplifica l’individuazione dei colli di bottiglia e delle inefficienze, consentendo di intervenire in modo mirato. Ottimizzare i processi permette di trasformare la funzione AP da centro di costo a risorsa strategica, migliorando l’efficienza finanziaria e garantendo una solida conformità.

Elaborazione delle fatture fornitori Automazione della contabilità fornitori Gestione delle fatture Conformità dei pagamenti Ottimizzazione dei flussi di cassa Operazioni finanziarie Pagamenti ai fornitori Abbinamento a tre vie Flusso di lavoro di approvazione delle fatture Tempo di ciclo delle fatture Dal procurement al pagamento

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Spesso le fatture restano bloccate nelle code di approvazione, causando notevoli ritardi nell’elaborazione e nel pagamento. Si rischia così di perdere gli sconti per pagamento anticipato, incorrere in penali per i ritardi e compromettere i rapporti con i fornitori più importanti. Queste inefficienze incidono direttamente sul flusso di cassa e sui costi operativi dell’elaborazione delle fatture fornitori. ProcessMind individua con precisione i passaggi di approvazione, i reparti o i singoli approvatori che causano colli di bottiglia. Visualizzando l’intero percorso di approvazione in Oracle Fusion Financials, fa emergere i cicli di rilavorazione e le deviazioni dai percorsi standard, consentendo di intervenire in modo mirato per accelerare l’approvazione delle fatture.

Le organizzazioni si trovano spesso a dover affrontare il costo di pagamenti duplicati della stessa fattura, dovuti a malfunzionamenti del sistema, errori manuali o scarsa visibilità sull’intero ciclo di elaborazione delle fatture fornitori. Questi pagamenti causano perdite finanziarie immediate, richiedono attività di recupero dispendiose in termini di tempo e complicano la riconciliazione contabile. ProcessMind analizza gli Event Log per rilevare i casi in cui fatture identiche vengono elaborate e pagate più di una volta in Oracle Fusion Financials. Evidenzia le cause profonde e gli schemi di processo che consentono il verificarsi dei duplicati, aiutando a introdurre controlli preventivi.

Anche quando i termini di pagamento sono chiari, molte fatture vengono pagate in ritardo, facendo perdere alle aziende sconti vantaggiosi e, talvolta, causando penali. Questo incide direttamente sulla redditività e sulla gestione del capitale circolante nell’elaborazione delle fatture fornitori. L’impossibilità di rispettare con regolarità le scadenze può compromettere la fiducia dei fornitori. ProcessMind confronta le date effettive di esecuzione dei pagamenti con le scadenze delle fatture e i termini che danno diritto agli sconti. Individua i passaggi del processo o i ritardi in Oracle Fusion Financials che impediscono di pagare puntualmente, consentendo di recuperare i risparmi persi.

Il fondamentale processo di abbinamento a tre vie, tra ordine di acquisto, ricevimento merci e fattura, è spesso soggetto a discrepanze nell’elaborazione delle fatture fornitori, con conseguenti interventi manuali ed eccezioni. Questo rallenta notevolmente l’elaborazione, aumenta i costi del personale e accresce il rischio di errori, riducendo l’efficienza della configurazione di Oracle Fusion Financials. ProcessMind visualizza tutti i passaggi di abbinamento, compresi quelli tra ordine di acquisto e ricevimento merci, e individua i casi in cui l’attività «Discrepanza risolta» è più frequente o richiede più tempo. Aiuta a rilevare gli schemi ricorrenti negli abbinamenti non riusciti e a semplificare la riconciliazione.

Una parte consistente dell’elaborazione delle fatture fornitori richiede spesso rettifiche manuali, un nuovo inserimento dei dati o rilavorazioni dovute a errori, informazioni mancanti o eccezioni complesse. La dipendenza dagli interventi manuali aumenta i costi operativi, il rischio di errore umano e i limiti di scalabilità in Oracle Fusion Financials. ProcessMind ricostruisce il flusso effettivo delle fatture e individua i casi in cui sono spesso necessari passaggi manuali come «Dati della fattura acquisiti» o «Discrepanza risolta». Evidenzia le attività e gli attributi che comportano un maggiore impegno manuale, aprendo la strada all’automazione e alla semplificazione del processo.

Nell’elaborazione delle fatture fornitori è fondamentale rispettare le policy interne sui pagamenti, i requisiti normativi e le condizioni contrattuali. In Oracle Fusion Financials, le deviazioni possono comportare rilievi in sede di audit, sanzioni, rischi finanziari e carenze nei controlli interni. Senza una visibilità adeguata, i pagamenti non conformi possono passare inosservati. ProcessMind individua tutti i percorsi di pagamento e li confronta con le regole aziendali definite e i termini di pagamento. Rileva i casi in cui i pagamenti aggirano i flussi di approvazione standard o non rispettano le policy, fornendo gli elementi necessari per garantire la conformità.

Il tempo complessivo che intercorre tra la ricezione della fattura e il completamento del pagamento può essere eccessivo, immobilizzando il capitale circolante e rendendo più difficile prevedere il flusso di cassa. Un tempo di ciclo prolungato è un indicatore importante di inefficienza nell’elaborazione delle fatture fornitori e può nascondere problemi operativi sottostanti. ProcessMind offre una visione completa dell’intero ciclo di vita della fattura in Oracle Fusion Financials. Calcola la durata esatta di ogni passaggio del processo e individua i percorsi più lunghi e le cause profonde dei ritardi, consentendo interventi mirati per ridurre i tempi di ciclo.

Errori nei dati acquisiti dalle fatture, come dati del fornitore, importi o codici contabili errati, sono una causa frequente di rilavorazioni e ritardi nell’elaborazione delle fatture fornitori. Queste imprecisioni causano errori nelle convalide successive, richiedono correzioni manuali e possono propagarsi alle fasi seguenti, compromettendo la rendicontazione finanziaria in Oracle Fusion Financials. ProcessMind mostra la frequenza e la posizione degli errori che richiedono attività di risoluzione delle discrepanze o una nuova acquisizione dei dati. Aiuta a individuare i punti in cui si verificano problemi di qualità dei dati inseriti, consentendo di migliorare i processi a monte o introdurre l’automazione.

Molte organizzazioni faticano a ottimizzare il flusso di cassa gestendo efficacemente i termini di pagamento e usufruendo degli sconti per pagamento anticipato. Le occasioni perse di scegliere strategicamente quando pagare, in anticipo per ottenere sconti o più tardi per conservare liquidità, possono comportare un utilizzo inefficiente del capitale circolante e costi più elevati nell’elaborazione delle fatture fornitori. ProcessMind analizza il rapporto tra data della fattura, scadenza, termini di pagamento e data di esecuzione del pagamento. Fa emergere gli schemi ricorrenti nei pagamenti e aiuta a individuare le opportunità per migliorare il flusso di cassa ottimizzando le tempistiche dei pagamenti in Oracle Fusion Financials.

Nei flussi di lavoro complessi per l’elaborazione delle fatture fornitori, alcuni reparti, team o singoli utenti possono diventare colli di bottiglia ricorrenti, rallentando in modo sproporzionato l’intero processo. Ne derivano carichi di lavoro distribuiti in modo disomogeneo, frustrazione e inefficienza generale, con ripercussioni sulla puntualità dei pagamenti in Oracle Fusion Financials. ProcessMind individua i ruoli e i gruppi di approvatori o addetti all’elaborazione che impiegano più tempo o generano frequenti cicli di rilavorazione. Fornisce indicazioni basate sui dati per capire dove le risorse sono sovraccariche o dove servono formazione o automazione.

Con il tempo, l’elaborazione delle fatture fornitori può trasformarsi in un insieme incontrollato di varianti, che si discostano notevolmente dal processo standard previsto. La mancanza di standardizzazione genera incoerenze, complica gli audit, aumenta il carico di formazione e favorisce le inefficienze in Oracle Fusion Financials. ProcessMind individua automaticamente tutte le varianti del processo presenti negli Event Log e mostra i percorsi più comuni e quelli che si discostano dallo standard. Evidenzia i casi in cui vengono utilizzati spesso percorsi non previsti, consentendo di uniformare e ottimizzare i processi principali.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Approvazioni più rapide consentono di pagare le fatture puntualmente, evitando penali, migliorando i rapporti con i fornitori e ottimizzando il flusso di cassa nell’elaborazione delle fatture fornitori. Approvazioni efficienti sono essenziali per la solidità operativa e finanziaria. Incidono direttamente sulla reputazione e sui risultati economici dell’azienda. ProcessMind visualizza l’intero flusso di approvazione in Oracle Fusion, individuando i colli di bottiglia e gli utenti o i passaggi che causano ritardi. Misura i tempi medi di approvazione e le relative variazioni, consentendo interventi mirati che possono ridurli del 20-30% o più e trasformare processi inefficienti in operazioni più snelle.

I pagamenti duplicati causano perdite finanziarie dirette, complicano la riconciliazione e compromettono la fiducia dei fornitori. Evitarli è un obiettivo fondamentale per qualsiasi reparto che gestisca l’elaborazione delle fatture fornitori, così da tutelare l’integrità finanziaria e l’efficienza operativa. Non si tratta soltanto di recuperare le somme, ma soprattutto di evitare che vadano perse. ProcessMind analizza gli Event Log di Oracle Fusion per rilevare gli schemi ricorrenti e le cause profonde dei pagamenti duplicati, come il nuovo inserimento dei dati o errori di elaborazione che aggirano i controlli esistenti. Individuando queste inefficienze, le organizzazioni possono introdurre controlli e modifiche mirati per eliminare oltre il 99% dei casi di pagamento duplicato.

Ottenere sconti per pagamento anticipato può migliorare sensibilmente i risultati economici e la liquidità dell’azienda. Le occasioni perse comportano mancati risparmi e un utilizzo meno efficiente del capitale nell’elaborazione delle fatture fornitori, con ripercussioni sulla redditività e sul capitale circolante. È un indicatore diretto dell’efficacia dei processi finanziari. ProcessMind individua le fatture per cui, a causa di ritardi nell’elaborazione in Oracle Fusion, non è stato possibile usufruire degli sconti. Evidenzia le attività, i colli di bottiglia e gli utenti responsabili dei ritardi, consentendo di apportare modifiche mirate e ottenere ogni anno un ulteriore 1-3% di sconti, elaborando le fatture puntualmente.

Un abbinamento preciso tra fattura, ordine di acquisto e ricevimento merci è fondamentale per controllare i costi, prevenire le frodi e garantire la conformità nell’elaborazione delle fatture fornitori. Le discrepanze frequenti comportano rilavorazioni manuali, ritardi nei pagamenti e maggiori costi operativi. Migliorare la precisione riduce i rischi finanziari. ProcessMind ricostruisce l’intero processo di abbinamento a tre vie in Oracle Fusion, mostrando dove e perché si verificano più spesso le mancate corrispondenze. Individua i fornitori, i prodotti o i passaggi di elaborazione problematici, consentendo di intervenire in modo mirato e introdurre strategie di automazione per ridurre gli errori di abbinamento del 15-25% e accelerare la convalida delle fatture.

Le rettifiche manuali e le rilavorazioni sono costose, soggette a errori e riducono notevolmente l’efficienza dell’elaborazione delle fatture fornitori. Ridurle consente al personale di dedicarsi ad attività di maggior valore, snellisce le operazioni e migliora l’affidabilità complessiva del processo, con un impatto diretto sulla riduzione dei costi operativi. ProcessMind offre una visione dettagliata di tutti i cicli di rilavorazione e dei punti in cui è necessario un intervento manuale nei flussi di lavoro di Oracle Fusion. Quantifica la frequenza e l’impatto di queste attività, consentendo di riprogettare il processo e introdurre iniziative di automazione mirate per ridurre il lavoro manuale del 10-20% e i costi di elaborazione.

Rispettare le policy di pagamento è fondamentale per la governance, la gestione dei rischi e la tutela dell’integrità finanziaria nell’elaborazione delle fatture fornitori. Le deviazioni possono comportare sanzioni, problemi in sede di audit, danni reputazionali e perdite finanziarie. La conformità garantisce responsabilità chiare e riduce i rischi legali. ProcessMind confronta i processi effettivi di pagamento delle fatture in Oracle Fusion con le regole delle policy e le linee guida interne, individuando tutti i pagamenti o i passaggi non conformi. Queste informazioni consentono alle organizzazioni di rafforzare i controlli, formare nuovamente il personale o modificare la configurazione del sistema, con l’obiettivo di raggiungere un tasso di conformità superiore al 95% per tutti i pagamenti.

Un tempo di ciclo complessivo troppo lungo per l’elaborazione delle fatture fornitori ritarda i pagamenti, compromette i rapporti con i fornitori e immobilizza inutilmente il capitale circolante. Snellire il processo è essenziale per migliorare l’efficienza operativa e l’agilità aziendale. Un’elaborazione più rapida consente anche di chiudere prima i conti. ProcessMind offre una visione completa dell’intero ciclo di vita della fattura in Oracle Fusion, dalla ricezione iniziale all’esecuzione del pagamento. Individua le attività più lunghe, i percorsi critici e le cause profonde dei ritardi, consentendo di ridurre del 15-25% il tempo di ciclo complessivo per tutti i tipi di fattura.

Gli errori ricorrenti nell’inserimento dei dati durante l’elaborazione delle fatture fornitori causano problemi nelle fasi successive, come difficoltà di abbinamento, pagamenti errati e maggiori rilavorazioni manuali. Ridurli migliora la qualità dei dati, limita le eccezioni e rende più efficiente il reparto AP. ProcessMind monitora i problemi di qualità dei dati e le correzioni successive in Oracle Fusion, individuando le cause più frequenti degli errori e gli utenti o i sistemi coinvolti nei passaggi più soggetti a imprecisioni. Queste informazioni consentono di intervenire con formazione mirata, miglioramenti del sistema o iniziative di automazione, riducendo gli errori di inserimento del 30-50% e ottenendo dati più accurati e processi più fluidi.

Una gestione efficace del flusso di cassa, ottenuta ottimizzando l’elaborazione delle fatture fornitori, consente alle aziende di gestire strategicamente la liquidità, ridurre i costi di finanziamento e migliorare la stabilità finanziaria complessiva. Processi non ottimali possono far perdere opportunità e creare pressioni finanziarie evitabili. ProcessMind offre informazioni dettagliate sugli schemi di pagamento, le scadenze e i tempi effettivi di esecuzione dei pagamenti in Oracle Fusion. Comprendendo le deviazioni e i colli di bottiglia, le organizzazioni possono perfezionare la pianificazione dei pagamenti e il rispetto dei termini, migliorando del 5-10% la precisione delle previsioni e l’utilizzo del flusso di cassa, in linea con le esigenze aziendali.

I colli di bottiglia non individuati nei flussi di lavoro per l’elaborazione delle fatture fornitori causano ritardi significativi, frustrano gli interlocutori e impediscono di utilizzare al meglio le risorse. Individuare e rimuovere questi ostacoli è fondamentale per migliorare continuamente l’efficienza operativa. ProcessMind ricostruisce automaticamente il flusso effettivo del processo in Oracle Fusion, evidenziando i punti in cui il lavoro si accumula, si blocca o si discosta dal percorso ideale. Individua le attività, i team o gli utenti che causano i ritardi, consentendo interventi mirati e una diversa allocazione delle risorse per ridurre del 20-40% l’impatto dei colli di bottiglia.

Un numero eccessivo di varianti nell’elaborazione delle fatture fornitori genera incoerenze, maggiori costi di formazione, più errori e difficoltà nel far crescere le operazioni. La standardizzazione favorisce efficienza e prevedibilità e garantisce una qualità uniforme per tutti i tipi di fattura. ProcessMind ricostruisce automaticamente tutti i percorsi di elaborazione delle fatture presenti in Oracle Fusion, facendo emergere le varianti non autorizzate o inefficienti rispetto al processo ideale. In questo modo è possibile individuare ed eliminare le varianti indesiderate, raggiungendo una conformità del processo alle migliori pratiche del 70-80% e migliorando il controllo operativo complessivo.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per l’elaborazione delle fatture fornitori

Scarichi il template

Esporti i dati AP

Carichi i Suoi dati

Analizzi il processo AP

Attui i miglioramenti AP

Monitori le prestazioni AP

Scarichi il template

Cosa fare

Acceda al template Excel predisposto per i dati relativi all’elaborazione delle fatture fornitori. Il template assicura che i dati di Oracle Fusion Financials siano strutturati correttamente per l’analisi.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template

Perché è importante

Partire dalla struttura corretta evita le rilavorazioni e garantisce un’interpretazione accurata dei dati, creando basi solide per l’analisi del processo.

Risultato atteso

Un template di dati pronto all’uso, specifico per l’elaborazione delle fatture fornitori in Oracle Fusion Financials.

COSA OTTERRÀ

Individui i colli di bottiglia nella gestione delle fatture fornitori e velocizzi i pagamenti in Oracle

ProcessMind trasforma i dati AP di Oracle Fusion in informazioni chiare e utili per intervenire. Visualizzi ogni passaggio, individui i ritardi e migliori l’efficienza dell’elaborazione delle fatture.

Visualizzi l’intero flusso di lavoro delle fatture fornitori
Individui con precisione i colli di bottiglia e i ritardi nel processo
Individui i rischi per la conformità in Oracle Fusion
Ottimizzi il processo per accelerare i pagamenti e ridurre i costi

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Migliori l’efficienza dei debiti verso fornitori

Questi risultati illustrano i vantaggi concreti che le organizzazioni ottengono comunemente applicando il Process Mining per ottimizzare l’elaborazione delle fatture relative ai debiti verso fornitori in Oracle Fusion Financials. L’analisi fa emergere inefficienze nascoste e aiuta a rendere più fluidi i processi operativi.

0 %

Approvazioni più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Individui e rimuova i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione per accelerare l’elaborazione delle fatture, velocizzare i pagamenti e migliorare i rapporti con i fornitori.

0 %

Meno pagamenti duplicati

Eliminazione dei pagamenti errati delle fatture

Prevenga costosi pagamenti duplicati individuando le anomalie e applicando controlli nel flusso di lavoro di elaborazione delle fatture, così da tutelare le risorse finanziarie.

0 %

Più sconti sfruttati

Maggiore utilizzo degli sconti per pagamento anticipato

Migliori i flussi di cassa e riduca i costi individuando le opportunità per pagare le fatture in anticipo e usufruire degli sconti disponibili che in precedenza non venivano sfruttati.

0 %

Riconciliazione più accurata

Meno errori nella riconciliazione a tre vie

Riduca gli interventi manuali e le rilavorazioni migliorando l’accuratezza della riconciliazione a tre vie, in modo che le fatture corrispondano agli ordini di acquisto e alle ricevute delle merci.

0 %

Meno rilavorazioni manuali

Riduzione delle rettifiche alle fatture

Riduca drasticamente il tempo e l’impegno dedicati a rettifiche manuali e rilavorazioni individuando le cause profonde degli errori e delle deviazioni del processo.

0 %

Maggiore rispetto delle politiche

Rispetto delle politiche di pagamento

Monitora automaticamente le regole delle politiche di pagamento e ne verifica il rispetto, assicurando che tutte le fatture siano elaborate e pagate secondo le linee guida interne e le normative vigenti.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla configurazione dei sistemi esistenti e alla qualità dei dati. Le cifre indicano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività principali, quindi aggiunga altri dati man mano che procede con l’analisi.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di ogni fattura elaborata.

Perché è importante

È essenziale per seguire il ciclo di vita di ogni fattura dall’inizio alla fine e analizzare le varianti del processo, i colli di bottiglia e il volume complessivo.

Nome della specifica fase del processo o dell’evento che si è verificato.

Perché è importante

Costituisce la base della mappa del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso, individuare le deviazioni e misurare le prestazioni delle singole fasi.

Timestamp che indica quando si è verificata l’attività.

Perché è importante

È indispensabile per calcolare tutte le metriche temporali, compresi i tempi di ciclo e di attesa, necessari per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza del processo.

Nome del fornitore che ha inviato la fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni per fornitore e individuare problemi specifici, come ritardi frequenti, discrepanze o blocchi.

Importo totale della fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare l’impatto finanziario, ad esempio dando priorità alle fatture di importo elevato, confrontando i tempi di elaborazione in base al valore e calcolando l’impatto economico dei ritardi.

ID utente o nome della persona che ha svolto l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare i carichi di lavoro e le prestazioni del team, individuare i colli di bottiglia legati alle singole persone e rilevare opportunità di formazione. È inoltre essenziale per la verificabilità.

Identificativo dell’ordine di acquisto associato alla fattura.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare la riconciliazione a tre vie, individuare le discrepanze e comprendere le differenze tra le fatture associate a un PO e quelle che non lo sono.

Data entro cui deve essere pagata la fattura.

Perché è importante

È essenziale per misurare la puntualità dei pagamenti, gestire i flussi di cassa ed evitare penali per ritardi. È inoltre un campo fondamentale per verificare il rispetto delle politiche di pagamento.

Data in cui è stato eseguito il pagamento della fattura.

Perché è importante

Consente di calcolare i KPI relativi alla puntualità dei pagamenti e di analizzare gli sconti ottenuti con i pagamenti anticipati, con un impatto diretto sulla gestione dei flussi di cassa.

Stato attuale o finale della fattura.

Perché è importante

Offre una rapida panoramica dell’esito e dello stato attuale della fattura, utile per analizzare le eccezioni, come gli annullamenti, e l’efficienza del processo.

Data e ora dell’ultima attività relativa alla fattura.

Perché è importante

Consente di calcolare il tempo di ciclo complessivo di ogni fattura, un KPI fondamentale per misurare l’efficienza generale del processo.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Indica la creazione iniziale di una fattura nel sistema, tramite inserimento manuale, scansione (OCR) o scambio elettronico di dati (EDI). L’evento viene registrato quando viene inserito un nuovo record nella tabella principale delle fatture.

Perché è importante

Questo evento segna l’inizio effettivo del ciclo di elaborazione della fattura. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e quelli successivi permette di individuare ritardi nelle fasi iniziali e di misurare la durata complessiva del processo.

Questa attività indica che il sistema ha completato correttamente i controlli automatici sui dati della fattura, ad esempio la verifica del formato e della corrispondenza con un fornitore. L’evento si rileva monitorando le modifiche al campo dello stato di convalida della fattura.

Perché è importante

Indica che la fattura è pronta per le fasi successive, come la riconciliazione o l’approvazione. Eventuali ritardi prima di questo passaggio possono segnalare problemi di inserimento dei dati e fornire indicazioni utili per la Dashboard «Analisi degli errori di inserimento dei dati delle fatture».

Indica l’approvazione definitiva della fattura, che ne autorizza il pagamento. Questa tappa fondamentale si deduce dall’aggiornamento del campo dello stato del flusso di lavoro a uno stato finale di approvazione.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il ciclo di approvazione. È indispensabile per calcolare il «Tempo di ciclo di approvazione delle fatture» e individuare i colli di bottiglia legati agli approvatori.

Indica che una fattura approvata è stata inclusa in una richiesta di pagamento (Payment Process Request, PPR) o in un lotto di pagamenti, ma non è ancora stata pagata. L’evento viene registrato quando i record della pianificazione dei pagamenti sono definitivi.

Perché è importante

Questa attività collega l’approvazione al pagamento effettivo. Analizzare il tempo trascorso in questa fase è importante per prevedere e gestire i flussi di cassa.

Indica il momento in cui il pagamento viene creato e disposto a favore del fornitore. È un evento esplicito, registrato quando viene creato un record di pagamento collegato alla fattura.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per misurare il «Tasso di pagamenti puntuali» e il «Volume di fatture da un’estremità all’altra». Indica che l’azienda ha adempiuto ai propri obblighi finanziari.

L’ultima attività del processo, che conferma l’avvenuto accredito del pagamento sul conto bancario. In genere, l’evento si rileva dagli aggiornamenti di stato di Oracle Cash Management successivi alla riconciliazione bancaria.

Perché è importante

Questo è il vero termine del processo da un’estremità all’altra e fornisce i dati più accurati per calcolare il «Tempo medio di ciclo delle fatture». Completa il ciclo dell’intera transazione finanziaria.

Domande frequenti

Che cosa può rivelare il Process Mining sull’elaborazione delle fatture fornitori?

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo delle fatture AP e individua i colli di bottiglia, come approvazioni lente o cicli di rilavorazione. Può far emergere deviazioni dai processi standard, individuare le cause profonde dei ritardi e mettere in evidenza i rischi di conformità in Oracle Fusion.

Quali dati di Oracle Fusion Financials servono per iniziare l’analisi del processo AP con il Process Mining?

In genere servono gli Event Log relativi alla creazione, all’approvazione e all’abbinamento delle fatture e ai pagamenti, con le relative date e ore e i dettagli delle attività. Si utilizzano comunemente tabelle di Oracle Fusion Financials come AP_INVOICES_ALL, AP_APPROVAL_HISTORY e AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Quali sono i principali vantaggi del Process Mining per la gestione dei debiti verso fornitori?

Il Process Mining aiuta a ridurre i tempi di approvazione delle fatture, limita i pagamenti duplicati e consente di sfruttare al meglio gli sconti per pagamento anticipato. Migliora l’accuratezza della riconciliazione a tre vie e favorisce il rispetto delle politiche di pagamento, con conseguenti risparmi significativi e una migliore gestione dei flussi di cassa.

Quanto tempo occorre per ottenere i primi risultati dal Process Mining dei dati relativi ai debiti verso fornitori?

Dopo l’estrazione e la preparazione iniziale dei dati, spesso è possibile ottenere i primi risultati nel giro di poche settimane. La fase iniziale si concentra sulla visualizzazione del processo e sull’individuazione delle principali deviazioni o dei colli di bottiglia, offrendo rapidamente un quadro delle aree da migliorare.

Il Process Mining può aiutare a individuare e risolvere problemi come approvazioni lente o pagamenti duplicati?

Sì. Mappando ogni passaggio e variante del processo di gestione dei debiti verso fornitori, il Process Mining mostra chiaramente dove si verificano ritardi nelle approvazioni e perché si generano pagamenti duplicati. Fornisce evidenze basate sui dati per individuare con precisione i team, gli utenti o le fasi del processo all’origine di queste inefficienze, così da poter intervenire in modo mirato.

Come si estraggono da Oracle Fusion Financials i dati necessari per l’analisi?

I dati si possono estrarre con gli strumenti standard di reporting di Oracle Fusion, tramite query SQL sul database sottostante o attraverso livelli di integrazione. L’obiettivo è ottenere un Event Log completo, con gli ID caso (ad esempio, l’ID della fattura), i nomi delle attività e timestamp precisi.

Per applicare il Process Mining ai debiti verso fornitori in Oracle Fusion servono infrastrutture IT o software specializzati?

Le piattaforme di Process Mining sono disponibili come soluzioni cloud o installabili in locale e, in genere, si integrano con l’architettura IT esistente. Di norma non è necessario modificare direttamente Oracle Fusion Financials: il processo consiste principalmente nell’estrarre e analizzare i dati con uno strumento separato.

In che modo il Process Mining si confronta con la business intelligence (BI) tradizionale nell’analisi dei debiti verso fornitori?

La BI tradizionale si concentra su «che cosa è successo», attraverso report e Dashboard predefinite che spesso mostrano metriche aggregate. Il Process Mining, invece, analizza gli Event Log per ricostruire il flusso effettivo del processo da un’estremità all’altra e le sue varianti, mostrando «come è successo» e individuando colli di bottiglia e deviazioni che altrimenti resterebbero nascosti.

Riduca del 60% i costi di elaborazione delle fatture fornitori: inizi ora

Automatizzi l’elaborazione delle fatture fornitori e riduca gli errori per risparmiare il 60% sui costi.

Inizi la prova gratuita

Non è richiesta la carta di credito • Configurazione in pochi minuti