> Miglioramento continuo dei processi > Procure to Pay Ordine di acquisto > SAP Ariba

Migliori il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto

La guida in 6 passaggi per ottimizzare gli ordini di acquisto in SAP Ariba.
Migliori il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto
Procure to Pay - Ordine di acquisto
SAP Ariba

Selezioni un processo

Scelga un processo per continuare a lavorare nell’area di lavoro collegata.

Processi disponibili
Sistemi disponibili
259 Processi
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 passaggi Anteprima Risultati Dati Domande frequenti (5)

Ottimizzi il processo degli ordini di acquisto in SAP Ariba

Un’elaborazione inefficiente può causare ritardi nelle consegne e maggiori costi operativi. La nostra piattaforma La aiuta a individuare con precisione le inefficienze nei flussi di lavoro. Scopra come migliorare la capacità di risposta, ottimizzare l’allocazione delle risorse e garantire consegne puntuali in tutte le Sue attività.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

Mostra la descrizione dettagliata

Perché ottimizzare il processo Procure to Pay - Ordine di acquisto in SAP Ariba?

Nell’attuale contesto aziendale, caratterizzato da ritmi serrati, un processo Procure to Pay (P2P) efficiente è fondamentale per il successo operativo e la solidità finanziaria. In particolare, la gestione dei Purchase Orders (PO) in un sistema completo come SAP Ariba può diventare complessa. Sebbene SAP Ariba offra strumenti efficaci, le organizzazioni si trovano spesso ad affrontare inefficienze difficili da individuare, che causano ritardi negli approvvigionamenti, maggiori costi operativi, rapporti tesi con i fornitori e persino interruzioni della produzione. È essenziale comprendere l’intero ciclo di vita dei Purchase Orders, dalla richiesta iniziale al ricevimento delle merci. Senza questa visibilità, individuare le cause profonde dei ritardi e delle mancate conformità diventa un esercizio di supposizioni, con ripercussioni su tutto, dai livelli delle scorte ai flussi di cassa.

Le inefficienze nel processo degli ordini di acquisto non sono semplici inconvenienti: incidono direttamente sui risultati economici. Cicli di approvazione lenti possono far mancare le date di consegna e comportare costi aggiuntivi per le spedizioni urgenti o l’esaurimento delle scorte. Le rilavorazioni dovute a ordini o approvazioni errati sottraggono tempo prezioso al personale. La scarsa visibilità sullo stato degli ordini rende difficile gestire le aspettative dei referenti interni e dei fornitori esterni. Ottimizzare questo processo fondamentale in SAP Ariba significa trasformare tali difficoltà in opportunità strategiche, garantendo consegne puntuali e valorizzando al meglio la spesa per gli approvvigionamenti.

Approfondire l’analisi degli ordini di acquisto con il Process Mining

Il Process Mining offre un approccio innovativo per comprendere e migliorare il processo degli ordini di acquisto. Invece di basarsi su supposizioni o testimonianze isolate, utilizza gli event log del sistema SAP Ariba per ricostruire il flusso effettivo di ogni singolo Purchase Order. È così possibile visualizzare l’intero percorso di ciascun PO, dall’inizio alla fine, e capire come si svolge davvero il lavoro, non solo come dovrebbe svolgersi.

Questa prospettiva basata sui dati è preziosa per individuare i colli di bottiglia, far emergere rilavorazioni nascoste e rilevare gli scostamenti dalle procedure operative standard. Consente di vedere con precisione dove i Purchase Orders trascorrono più tempo, quali fasi di approvazione causano ritardi e se determinati fornitori o reparti incontrano regolarmente problemi specifici. Il Process Mining va oltre i report di sintesi e offre informazioni dettagliate sulle variazioni dei tempi di ciclo, sulla frequenza degli interventi manuali e sui percorsi seguiti dai Purchase Orders, comprese deviazioni e cicli di rilavorazione. In questo modo è possibile rispondere a domande cruciali, come «come ridurre il tempo di ciclo del processo Procure to Pay - Ordine di acquisto», individuando le fasi precise da migliorare.

Aree prioritarie di miglioramento nel flusso di lavoro degli ordini di acquisto in SAP Ariba

Applicare il Process Mining al processo degli ordini di acquisto in SAP Ariba permette di individuare diverse aree prioritarie su cui intervenire:

  • Riduzione dei tempi di ciclo: Individui le fasi precise in cui gli ordini di acquisto subiscono i ritardi più lunghi. Si verificano durante l’approvazione della richiesta di acquisto, la preparazione del Purchase Order, la conferma del fornitore o la registrazione del ricevimento delle merci? Comprendere questi rallentamenti specifici consente di intervenire in modo mirato e ridurre sensibilmente il tempo di ciclo complessivo.
  • Risoluzione dei colli di bottiglia: Individui le risorse specifiche, come singoli approvatori o reparti, che diventano regolarmente punti di congestione nel processo. Queste informazioni consentono di intervenire con formazione mirata, assegnazione delle risorse o modifiche al flusso di lavoro.
  • Conformità e rilevamento delle anomalie: Individui i casi in cui i Purchase Orders si discostano dalle politiche stabilite o dai requisiti normativi. Tra questi rientrano le modifiche non autorizzate agli ordini dopo l’approvazione, gli ordini che saltano le fasi di approvazione necessarie e gli schemi insoliti nelle registrazioni dei ricevimenti. Mantenere un elevato livello di conformità è fondamentale per la governance e la gestione dei rischi.
  • Opportunità di automazione: Individui le attività manuali ripetitive che assorbono risorse significative. Il Process Mining può mettere in evidenza le aree adatte all’automazione, come l’invio automatico di notifiche, la convalida dei dati o l’instradamento secondo regole predefinite, migliorando l’efficienza in SAP Ariba.
  • Valutazione delle prestazioni dei fornitori: Analizzi i tempi di consegna effettivi e la reattività dei diversi fornitori in base alle date di conferma dei Purchase Orders e di ricevimento delle merci. Questi dati favoriscono decisioni più efficaci in materia di approvvigionamento strategico e contribuiscono a consolidare i rapporti con i fornitori.

Risultati concreti grazie all’ottimizzazione dei processi

L’ottimizzazione del processo Procure to Pay - Ordine di acquisto con il Process Mining offre vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione dei costi operativi: Eliminando le rilavorazioni, riducendo il lavoro manuale e migliorando l’efficienza, si abbassano i costi amministrativi legati alla gestione dei Purchase Orders. Una migliore gestione delle scorte riduce inoltre i costi di mantenimento ed evita ordini urgenti onerosi.
  • Maggiore efficienza e rapidità: Riduca i tempi complessivi dalla richiesta di acquisto iniziale al ricevimento finale di beni o servizi. Ciò consente di soddisfare più rapidamente le esigenze interne e migliora la capacità di risposta dell’intera organizzazione.
  • Miglioramento della conformità e della gestione dei rischi: Individui e corregga in modo proattivo i processi non conformi, assicurando una maggiore aderenza alle politiche di approvvigionamento, ai controlli interni e alle normative esterne, e riducendo così i rischi finanziari e reputazionali.
  • Rapporti più solidi con i fornitori: Una gestione trasparente ed efficiente degli ordini di acquisto favorisce interazioni più fluide con i fornitori, rafforzando la fiducia e creando le condizioni per ottenere termini o servizi migliori.
  • Maggiore soddisfazione dei referenti: I richiedenti interni beneficiano di consegne più rapide di beni e servizi, mentre i team finanziari ottengono maggiore visibilità e controllo sulle spese.

Come iniziare a ottimizzare gli ordini di acquisto

Avviare un percorso di ottimizzazione del processo Procure to Pay - Ordine di acquisto in SAP Ariba può sembrare impegnativo, ma con gli strumenti e l’approccio giusti è un’attività accessibile e molto vantaggiosa. Il Process Mining offre una comprensione approfondita delle attività di approvvigionamento, basata sui dati. Non è necessario essere esperti di Process Mining per iniziare: un’analisi strutturata può guidarLa nell’individuazione delle aree prioritarie di miglioramento. Inizi a esplorare come il Process Mining può far emergere le inefficienze nascoste nel flusso degli ordini di acquisto in SAP Ariba e aiutarLa a rendere più efficienti le attività di approvvigionamento.

Procure to Pay - Ordine di acquisto Ottimizzazione P2P Efficienza degli approvvigionamenti Gestione della catena di fornitura Richiesta di acquisto Ricevimento merci Gestione dei fornitori Team approvvigionamenti Procure to Pay Gestione dei fornitori Gestione degli acquisti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Gli ordini di acquisto spesso si bloccano nei flussi di lavoro di approvazione, causando ritardi significativi nell’acquisizione di beni e servizi. Ciò può comportare il mancato rispetto delle date di consegna, maggiori costi operativi per accelerare le forniture e insoddisfazione tra i referenti interni in attesa dei beni o servizi necessari. ProcessMind visualizza i percorsi di approvazione nel processo degli ordini di acquisto in SAP Ariba e mette in evidenza dove e perché si verificano i ritardi. Individua gli approvatori o le fasi che costituiscono colli di bottiglia, consentendo di riorganizzare i flussi di lavoro per velocizzare l’elaborazione e garantire che gli ordini vengano evasi nei tempi previsti.

Il tempo che intercorre tra la creazione della richiesta e il ricevimento delle merci può essere eccessivo, con ripercussioni sui livelli delle scorte, sulle tempistiche dei progetti e sulla capacità di risposta operativa complessiva. Tempi di ciclo lunghi possono causare esaurimenti delle scorte, ritardi nella produzione e maggiori costi di mantenimento delle scorte. ProcessMind ricostruisce l’intero percorso di ogni Purchase Order in SAP Ariba, dalla richiesta iniziale al ricevimento finale delle merci. Analizzando la durata di ogni fase e i passaggi di consegne, individua le attività e i passaggi tra reparti che contribuiscono maggiormente ad allungare i tempi di ciclo, facendo emergere opportunità per semplificare il processo.

Nel processo Procure to Pay si verificano spesso acquisti non autorizzati o aggiramenti delle politiche di acquisto stabilite, con conseguenti spese non autorizzate, occasioni mancate di ottenere sconti negoziati e maggiori rischi di non conformità. Ciò può causare perdite finanziarie e rilievi in sede di audit. ProcessMind rileva automaticamente gli scostamenti dai flussi standard del processo degli ordini di acquisto in SAP Ariba, individuando casi di non conformità, come ordini effettuati senza le richieste o le approvazioni necessarie. Offre una visione chiara di dove e come si verificano comportamenti non conformi, consentendo di applicare le politiche in modo mirato e migliorare i controlli.

Un numero elevato di modifiche ai Purchase Orders dopo la creazione iniziale comporta notevoli rilavorazioni, assorbe risorse preziose e può causare errori o incomprensioni con i fornitori. Ogni modifica aumenta il carico amministrativo e prolunga il ciclo complessivo degli approvvigionamenti. ProcessMind quantifica la frequenza e la natura delle modifiche ai Purchase Orders in SAP Ariba, individuando le fasi in cui sono più frequenti e chi le avvia. L’analisi aiuta a comprenderne le cause profonde, come requisiti poco chiari o verifiche iniziali insufficienti, così da ridurre le rilavorazioni e rendere il processo più stabile.

I ritardi nella registrazione dei ricevimenti merci possono innescare una serie di problemi, tra cui discrepanze nelle fatture, pagamenti tardivi ai fornitori e dati di magazzino inesatti. Spesso aumentano il lavoro manuale di riconciliazione e compromettono i rapporti con i fornitori. ProcessMind monitora, per ogni Purchase Order in SAP Ariba, il tempo che intercorre tra la data prevista e quella effettiva di registrazione del ricevimento delle merci. Individua ritardi specifici, sedi o tipologie di articoli soggetti a registrazioni tardive, consentendo di ottimizzare le attività di ricevimento e migliorare l’accuratezza dei dati.

Il passaggio da una richiesta di acquisto a un Purchase Order confermato può essere ostacolato da passaggi manuali, errori di inserimento dei dati o responsabilità poco chiare. Queste inefficienze rallentano gli approvvigionamenti e aumentano i costi operativi. ProcessMind visualizza il flusso dalla creazione della richiesta all’approvazione e all’invio del Purchase Order in SAP Ariba. Evidenzia eventuali passaggi manuali imprevisti, cicli di rilavorazione o tempi di attesa prolungati durante questa fase cruciale, facendo emergere opportunità di automazione e di assegnazione più efficiente delle attività.

Molti ordini di acquisto richiedono ancora un notevole intervento manuale, nonostante l’utilizzo di sistemi automatizzati come SAP Ariba. Ne derivano costi di elaborazione più elevati, un maggior rischio di errore umano e limiti alla capacità di crescita e alla rapidità delle attività di approvvigionamento. ProcessMind individua le attività del processo degli ordini di acquisto svolte manualmente che potrebbero essere automatizzate o semplificate. Confrontando i flussi effettivi con percorsi automatizzati ideali, mette in evidenza dove si concentra il lavoro manuale e indica con chiarezza le aree su cui intervenire per digitalizzare e aumentare l’efficienza.

La variabilità dei tempi di consegna e dell’affidabilità dei fornitori rende imprevedibile la catena di fornitura, complicando la gestione delle scorte e aumentando il rischio di interruzioni operative. La pianificazione diventa più difficile e può rendersi necessario mantenere scorte di sicurezza costose. ProcessMind analizza, per ciascun fornitore in SAP Ariba, il tempo che intercorre tra l’invio del Purchase Order e il ricevimento delle merci. Fa emergere schemi di prestazioni disomogenee tra i fornitori, consentendo di individuare quelli meno affidabili e di migliorare le decisioni di approvvigionamento strategico sulla base dei dati effettivi sulle consegne.

Quando gli ordini di acquisto entrano spesso in cicli di rilavorazione, ad esempio perché vengono rinviati per una nuova approvazione o una correzione, i tempi di elaborazione si allungano notevolmente e si sprecano risorse. Spesso ciò segnala problemi di fondo nella qualità dei dati, nei criteri di approvazione o nella chiarezza della richiesta iniziale. ProcessMind mostra graficamente tutti i cicli di rilavorazione nel processo degli ordini di acquisto in SAP Ariba e la loro frequenza. Ne quantifica l’impatto sui tempi di ciclo e sui costi, aiutando a individuare le cause profonde delle rilavorazioni e ad adottare misure preventive.

I casi in cui beni o servizi vengono ricevuti senza essere registrati formalmente in SAP Ariba comportano notevoli difficoltà di riconciliazione e rischi di non conformità. Possono causare pagamenti per articoli non consegnati, carenze rilevate durante gli audit e scarsa visibilità sulle spese effettive. ProcessMind individua i Purchase Orders che attraversano il processo senza un evento corrispondente di ricevimento merci o conferma dei servizi. In questo modo mette in evidenza le lacune nelle attività di tracciamento e consente di rafforzare i controlli sulla documentazione dei ricevimenti, assicurando che tutti gli ordini evasi siano registrati correttamente.

Differenze significative nei tempi di elaborazione dei Purchase Orders tra i reparti possono indicare disparità nella formazione, nell’assegnazione delle risorse o nell’adozione delle buone pratiche. Ne derivano livelli di servizio disomogenei e inefficienze complessive. ProcessMind segmenta il processo degli ordini di acquisto in base ad attributi come 'Reparto' o 'Centro di costo', mostrando le differenze nei tempi di elaborazione e i colli di bottiglia tra le diverse unità organizzative. Questa analisi comparativa aiuta a individuare i team con i risultati migliori e le aree che necessitano di processi più uniformi o di ulteriore supporto in SAP Ariba.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo necessario affinché i Purchase Orders completino tutte le fasi di approvazione previste. Approvazioni più rapide evitano ritardi negli approvvigionamenti, assicurano la disponibilità puntuale di beni e servizi e riducono i costi operativi legati ai tempi di attesa. L’obiettivo incide direttamente sulle tempistiche dei progetti e sui livelli delle scorte, migliorando la capacità di risposta complessiva dell’azienda. Il miglioramento del processo può inoltre favorire rapporti più solidi con i fornitori e una pianificazione operativa più prevedibile nel processo Procure to Pay di SAP Ariba.
ProcessMind utilizza gli event log di SAP Ariba per mappare tutti i percorsi di approvazione e individuare colli di bottiglia specifici, come approvatori sovraccarichi o instradamenti inefficienti. Analizzando i tempi di attraversamento di ogni fase di approvazione, aiuta a stabilire dove intervenire, con l’obiettivo di ridurre del 20-30% la durata media delle approvazioni. Il risultato si misura calcolando il tempo di ciclo medio dei Purchase Orders dall’avvio all’approvazione finale.

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo totale che intercorre dalla creazione o dalla richiesta di un Purchase Order al suo completamento e al ricevimento delle merci. Ridurre il tempo di ciclo complessivo migliora l’efficienza operativa, accorcia i tempi di approvvigionamento e consente di acquisire più rapidamente le risorse necessarie. Ne derivano una migliore gestione delle scorte e una catena di fornitura più agile, elementi fondamentali per essere competitivi negli approvvigionamenti gestiti con SAP Ariba.
ProcessMind analizza l’intero ciclo di vita dei Purchase Orders e individua i ritardi in ogni attività, dalla richiesta al ricevimento delle merci. Visualizzando il flusso effettivo del processo e le sue variazioni, individua le attività o le sequenze che causano rallentamenti. Le informazioni fornite da ProcessMind consentono di intervenire in modo mirato, con l’obiettivo di accelerare del 15-25% il tempo medio di elaborazione dei Purchase Orders. Il risultato si misura calcolando il tempo totale dalla creazione del PO alla registrazione del ricevimento delle merci.

Questo obiettivo mira a garantire che tutti i Purchase Orders rispettino con regolarità le politiche interne, i requisiti normativi e le condizioni contrattuali stabilite nel sistema SAP Ariba. Un elevato livello di conformità riduce i rischi legati agli audit, alle questioni legali e alle sanzioni finanziarie, promuovendo al contempo pratiche di approvvigionamento trasparenti ed etiche. Tutela l’integrità finanziaria e la reputazione dell’organizzazione, un aspetto particolarmente importante nel processo Procure to Pay.
ProcessMind individua automaticamente gli scostamenti dai percorsi ottimali e dalle regole di conformità predefiniti, come gli acquisti diretti non autorizzati o l’assenza delle approvazioni richieste. Confrontando il processo effettivo con un modello di riferimento, mette in evidenza i Purchase Orders non conformi e le relative cause profonde. ProcessMind aiuta a raggiungere un tasso di conformità pari o superiore al 95%, misurato in base alla percentuale di Purchase Orders che rispettano le matrici di approvazione e le politiche di approvvigionamento definite.

L’obiettivo è ridurre la frequenza delle modifiche, delle variazioni o degli annullamenti dei Purchase Orders dopo l’approvazione iniziale e l’invio. Un numero elevato di modifiche segnala problemi nelle fasi precedenti, come richieste inesatte, pianificazione carente o comunicazione inefficace, che causano rilavorazioni, ritardi e maggiori costi amministrativi. Rendere più stabili i Purchase Orders migliora la prevedibilità e i rapporti con i fornitori in SAP Ariba.
ProcessMind individua i Purchase Orders modificati di frequente, le fasi in cui avvengono le modifiche e chi le effettua, facendo emergere schemi ricorrenti e cause profonde. Può risalire a problemi come specifiche poco chiare nella fase di richiesta o conferme dei fornitori non uniformi. Sulla base delle informazioni fornite da ProcessMind, le organizzazioni possono puntare a ridurre del 10-20% le modifiche ai Purchase Orders, misurando il numero di variazioni effettuate dopo l’approvazione.

Questo obiettivo mira a garantire che i beni e i servizi ricevuti siano registrati in SAP Ariba in modo tempestivo e accurato. La registrazione tardiva o errata delle entrate merci può creare discrepanze tra le giacenze fisiche e i dati di sistema, con ripercussioni sulla riconciliazione finanziaria, sulle scadenze di pagamento dei fornitori e sulla pianificazione delle scorte. Registrare le entrate merci con puntualità e precisione è fondamentale per l’efficienza del processo Purchase to Pay.
ProcessMind analizza il tempo che intercorre tra l’arrivo effettivo dei beni e la loro registrazione nel sistema, individuando i colli di bottiglia nelle attività di ricevimento e inserimento dei dati. Aiuta a individuare le cause dei ritardi, come le variazioni del processo o la carenza di risorse, e a definire interventi mirati. ProcessMind supporta il raggiungimento di una percentuale di registrazioni delle entrate merci puntuali e accurate pari o superiore al 90%, misurabile attraverso il tempo medio tra la ricezione fisica e l’inserimento nel sistema e il tasso di errore nelle registrazioni.

Questo obiettivo punta a ottimizzare il processo che trasforma una richiesta di acquisto iniziale in un ordine di acquisto definitivo in SAP Ariba. Una conversione efficiente riduce i ritardi e il lavoro amministrativo e consente di tradurre rapidamente e con precisione le esigenze di approvvigionamento in ordini formali. Ne derivano tempi di attraversamento più brevi per le forniture critiche e una maggiore reattività operativa.
ProcessMind visualizza l’intero percorso dalla creazione della richiesta all’emissione dell’ordine di acquisto, mettendo in evidenza le attività parallele, i cicli di rilavorazione e i passaggi superflui che riducono l’efficienza. Può individuare le richieste spesso respinte o soggette a più revisioni. ProcessMind aiuta a semplificare il processo di conversione, con l’obiettivo di ridurre del 15-25% il tempo medio necessario per passare dalla richiesta all’ordine di acquisto, misurato in base al tempo di ciclo che intercorre tra l’invio della richiesta e l’approvazione dell’ordine.

L’obiettivo è individuare e automatizzare le attività manuali e ripetitive del processo degli ordini di acquisto che richiedono molto tempo e sono soggette a errori umani. Automatizzare questi passaggi, soprattutto in SAP Ariba, permette al personale addetto agli acquisti di concentrarsi su attività più strategiche, riduce i costi operativi e aumenta la velocità e la precisione delle operazioni. In questo modo migliorano l’efficienza e la coerenza del flusso di lavoro Purchase to Pay.
ProcessMind individua le attività manuali ad alto volume e basso valore che seguono schemi ricorrenti e sono quindi adatte all’automazione. Quantifica il tempo e le risorse impiegati per svolgerle e aiuta a stabilire le priorità degli interventi, con l’obiettivo di ridurre del 20-40% gli interventi manuali per le tipologie di ordini di acquisto più comuni. Il risultato si misura confrontando il numero di attività automatizzate con quello delle attività manuali.

Questo obiettivo punta a ridurre la variabilità e rendere più prevedibili i tempi di consegna degli ordini di acquisto da parte dei fornitori. Tempi di consegna incostanti possono compromettere i programmi di produzione, causare esaurimenti o eccedenze di scorte e aumentare i costi delle spedizioni urgenti. Una maggiore regolarità rende più affidabile la catena di approvvigionamento e migliora la precisione della pianificazione degli acquisti in SAP Ariba.
ProcessMind analizza gli Event Log degli ordini di acquisto e confronta le date di consegna richieste con quelle di effettiva registrazione delle entrate merci, per fornitore, reparto o categoria di prodotto. Mostra quali fornitori non rispettano regolarmente le scadenze o presentano una forte variabilità. ProcessMind aiuta a individuare le cause profonde delle differenze, con l’obiettivo di ridurre del 10-15% lo scostamento dei tempi di attraversamento, misurando per ogni ordine e fornitore la differenza tra le date di consegna previste e quelle effettive.

L’obiettivo è individuare ed eliminare i casi in cui gli ordini di acquisto o i documenti correlati devono essere ripresi, corretti o elaborati nuovamente a causa di errori, omissioni o informazioni inesatte. Le rilavorazioni assorbono risorse preziose, allungano i tempi di ciclo e rendono meno efficiente il processo Purchase to Pay in SAP Ariba, oltre a creare frustrazione. Ridurle significa aumentare la percentuale di pratiche corrette al primo tentativo.
ProcessMind visualizza le deviazioni e i cicli del processo, mostrando con chiarezza dove e perché si verificano le rilavorazioni nel flusso degli ordini di acquisto. Può ricondurle a specifiche attività, ruoli o punti di inserimento dei dati, facendo emergere le cause sottostanti. ProcessMind aiuta a ridurre di almeno il 50% i cicli di rilavorazione, misurandone la frequenza e la durata per gli ordini di acquisto che vi entrano.

Questo obiettivo punta a migliorare la trasparenza e la tracciabilità dei beni e dei servizi ricevuti, ma non ancora registrati formalmente nel sistema. La mancanza di visibilità in questa fase cruciale può causare articoli non tracciati, ritardi nei pagamenti, dati sulle scorte inesatti e difficoltà nella riconciliazione degli ordini. Una maggiore visibilità consente di migliorare il controllo e di definire responsabilità chiare nella logistica di SAP Ariba.
ProcessMind può mappare il percorso dei beni ricevuti anche prima della registrazione formale nel sistema, correlando diversi tipi di eventi o dati esterni. Evidenzia i periodi in cui i beni sono fisicamente presenti ma non tracciati, facendo emergere i punti ciechi del processo. ProcessMind consente un monitoraggio più efficace, con l’obiettivo di rendere tracciabile il 99% delle ricezioni di beni e servizi, confrontando le notifiche di ricezione fisica con le successive registrazioni nel sistema.

Questo obiettivo punta a ridurre le differenze nell’elaborazione degli ordini di acquisto tra reparti o centri di costo. Livelli di efficienza diversi possono tradursi in un servizio incostante, attriti interni e difficoltà nell’estendere le pratiche più efficaci. Uniformare i processi consente di distribuire il carico di lavoro in modo equo e di utilizzare al meglio le risorse nell’ambiente P2P di SAP Ariba.
ProcessMind confronta i dati delle diverse unità organizzative, individuando i reparti con i tempi di ciclo degli ordini di acquisto più brevi e quelli che registrano risultati meno favorevoli in termini di tempi, rilavorazioni o conformità. Evidenzia le differenze tra i processi dei reparti, così da individuare e adottare le pratiche più efficaci. ProcessMind aiuta a ottenere un’efficienza di elaborazione uniforme, puntando a mantenere entro il 10% lo scostamento tra i tempi di ciclo medi dei reparti, misurato attraverso le metriche degli ordini di acquisto per reparto.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay - Ordine di acquisto

1

Scarichi il template
2

Esporti i dati P2P
3

Carica i Suoi dati
4

Analizzi il flusso P2P
5

Attui gli interventi
6

Monitori costantemente i progressi
1

Scarichi il template

Cosa fare

Acceda al template Excel già predisposto per i dati di Purchase to Pay - Ordine di acquisto. In questo modo i dati avranno la struttura corretta per l’analisi.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template
Perché è importante

Un formato dati standardizzato è fondamentale per mappare e analizzare correttamente i processi, evitare errori di importazione e ottenere risultati più rapidamente.

Risultato atteso

Un template Excel pronto da compilare con i dati degli ordini di acquisto.

COSA OTTERRÀ

Individui le inefficienze nel processo degli ordini di acquisto SAP Ariba

ProcessMind mostra il percorso effettivo dei Suoi ordini di acquisto con visualizzazioni chiare e indicazioni utili. Individui ritardi e problemi di conformità nell’intero flusso di lavoro degli acquisti, dalla richiesta di acquisto alla ricezione delle merci.
  • Visualizzi il flusso completo degli ordini di acquisto in SAP Ariba
  • Individui con precisione i ritardi nei cicli di approvazione
  • Individui gli ordini di acquisto non conformi
  • Ottimizzi la ricezione delle merci e l’elaborazione delle fatture
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI CONCRETI

Miglioramenti misurabili per il processo P2P

Applicata ai processi degli ordini di acquisto in SAP Ariba, la nostra soluzione di Process Mining fa emergere inefficienze e colli di bottiglia. Grazie ad analisi basate sui dati, le organizzazioni possono semplificare le operazioni, ridurre i tempi di ciclo e ottimizzare la spesa.

0 %
Approvazioni degli ordini di acquisto più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Riduca i tempi di approvazione degli ordini di acquisto individuando ed eliminando i colli di bottiglia nei flussi di lavoro con più passaggi. In questo modo diminuiscono sensibilmente i tempi di attraversamento degli acquisti critici.
0 %
Riduzione del tempo di ciclo complessivo degli ordini di acquisto

Riduzione del tempo complessivo di elaborazione

Semplifichi l’intero ciclo di vita dell’ordine di acquisto, dalla richiesta al pagamento, facendo emergere ritardi nascosti e passaggi di consegne inefficienti. Ne risulterà una maggiore velocità operativa complessiva.
0 %
Più approvazioni al primo tentativo

Aumento degli ordini di acquisto conformi

Migliori la conformità degli ordini di acquisto aumentando il numero di ordini approvati al primo tentativo, senza modifiche né rilavorazioni. In questo modo si rafforza il rispetto delle politiche di acquisto.
0 %
Meno modifiche agli ordini di acquisto

Riduzione del tasso di modifica

Riduca il numero di ordini di acquisto che richiedono modifiche dopo la creazione o l’approvazione iniziale. Un calo indica che i requisiti sono stati raccolti meglio fin dall’inizio e che il processo viene seguito con maggiore coerenza, riducendo i costi delle rilavorazioni.
0 %
Registrazione più tempestiva delle entrate merci

Registrazioni delle entrate merci più rapide

Migliori la rapidità e la precisione con cui le entrate di beni e servizi vengono registrate nel sistema. Ciò favorisce la gestione delle scorte e l’elaborazione dei pagamenti, riducendo i ritardi.
0 %
Meno rilavorazioni degli ordini di acquisto

Riduzione dei casi di rilavorazione

Individui ed elimini i casi in cui gli ordini di acquisto tornano a uno stato precedente o richiedono una nuova approvazione. In questo modo si riducono sensibilmente il lavoro manuale e i costi operativi.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla configurazione dei sistemi esistenti e alla qualità dei dati. I valori presentati riflettono i miglioramenti comunemente osservati nelle implementazioni di SAP Ariba per gli ordini di acquisto.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di ciascun documento di ordine di acquisto, utilizzato come identificativo centrale del caso nel processo.

Perché è importante

È l’ID del caso essenziale che collega tutte le fasi del processo e consente di analizzare il ciclo di vita completo di ogni singolo ordine di acquisto.

Il nome dell’evento o dell’attività specifica che si è verificata in un determinato momento durante il processo dell’ordine di acquisto.

Perché è importante

Questo attributo definisce le fasi del processo e consente di visualizzarne il flusso e individuare colli di bottiglia, rilavorazioni e deviazioni.

La data e l’ora esatte in cui si è verificata una determinata attività o un evento.

Perché è importante

Questa marca temporale è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e di attesa.

Il nome o l’ID dell’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di attribuire le responsabilità e analizzare le prestazioni, il carico di lavoro e la conformità per utente, aspetti essenziali per individuare le esigenze di formazione o le deviazioni dal processo.

Il reparto aziendale o il centro di costo associato all’ordine di acquisto.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni delle diverse unità aziendali, individuare i colli di bottiglia nei reparti e condividere le prassi migliori.

Il nome del fornitore da cui vengono acquistati beni o servizi.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni dei fornitori, individuare i partner affidabili e identificare quelli che causano ritardi o altri problemi.

Il valore monetario totale dell’ordine di acquisto.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario di ogni caso e consente di dare priorità ai miglioramenti in base al valore, oltre a comprendere in che modo l’importo dell’ordine influisce sul processo.

La data entro cui il richiedente si aspetta che vengano consegnati i beni o i servizi.

Perché è importante

Costituisce la base di riferimento per misurare la puntualità delle consegne, un dato fondamentale per valutare l’affidabilità dei fornitori e l’efficienza della catena di approvvigionamento.

La data in cui la ricezione dei beni o il completamento dei servizi è stato registrato ufficialmente nel sistema.

Perché è importante

Rappresenta la data effettiva di consegna ed è essenziale per calcolare le prestazioni di consegna e individuare i ritardi nella catena di approvvigionamento.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione di una richiesta di acquisto, ovvero la richiesta formale di beni o servizi che precede un ordine di acquisto. In SAP Ariba, viene in genere registrata quando un utente salva e invia un nuovo documento di richiesta, creando un record esplicito con la data e l’ora di creazione.

Perché è importante

È il principale punto di avvio del processo di approvvigionamento. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la creazione dell’ordine di acquisto è fondamentale per comprendere il tempo di ciclo dalla richiesta all’ordine e individuare i colli di bottiglia nelle fasi iniziali.

Questa attività indica la creazione del documento ufficiale dell’ordine di acquisto in SAP Ariba, a partire da una richiesta approvata oppure direttamente. Viene rilevata dalla data e ora di creazione del documento dell’ordine e segna l’avvio formale del suo ciclo di vita.

Perché è importante

Per gli ordini di acquisto diretti, questo è l’inizio del processo. È un traguardo importante per misurare il tempo di conversione dalla richiesta all’ordine e il tempo di ciclo complessivo dell’ordine.

Indica che l’ordine di acquisto ha ricevuto tutte le approvazioni interne necessarie ed è pronto per essere inviato al fornitore. L’evento si deduce dal passaggio del documento dell’ordine allo stato “Approved” al termine del flusso di lavoro previsto.

Perché è importante

È un traguardo fondamentale per misurare i tempi di approvazione e individuare i colli di bottiglia nella revisione da parte dei responsabili. I ritardi in questa fase incidono direttamente sui tempi di attraversamento dei fornitori e sull’efficienza degli acquisti.

Indica il momento in cui l’ordine di acquisto approvato viene trasmesso ufficialmente al fornitore, in genere tramite Ariba Network. L’evento viene registrato quando lo stato dell’ordine passa a “Sent” o “Ordered”.

Perché è importante

Segna il passaggio dall’elaborazione interna all’evasione esterna. È il punto di partenza per misurare i tempi di attraversamento del fornitore e le prestazioni di consegna.

Indica la ricezione fisica dei beni, registrata in SAP Ariba. È un evento esplicito, rilevato quando un utente crea e invia un documento Ricezione per una riga dell’ordine di acquisto.

Perché è importante

È un traguardo fondamentale per confermare la consegna e rappresenta il punto finale per misurare le prestazioni di consegna del fornitore. In uno scenario di confronto a tre vie, autorizza inoltre il pagamento della fattura.

Questa attività segna la conclusione positiva del ciclo di vita dell’ordine di acquisto e indica che i beni o i servizi sono stati ricevuti e fatturati integralmente. Si deduce dal passaggio dello stato dell’ordine a “Received”, “Invoiced” o a uno stato finale equivalente.

Perché è importante

È il principale punto di arrivo che indica il completamento del processo. Misurare il tempo necessario per raggiungerlo fornisce il tempo di ciclo complessivo, un indicatore chiave dell’efficienza generale del processo.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining offre una radiografia basata sui dati del flusso effettivo degli ordini di acquisto, individuando colli di bottiglia, attività non conformi e inefficienze, come tempi di approvazione eccessivi. Mostra dove il processo si discosta dal percorso previsto e quali aree possono essere ottimizzate o automatizzate. Comprendendo come si svolge davvero il processo, le organizzazioni possono attuare miglioramenti mirati che aumentano sensibilmente l’efficienza e la conformità.

Per analizzare il processo degli ordini di acquisto, il Process Mining richiede principalmente i dati dell’Event Log. In genere servono un identificativo del caso, come il numero dell’ordine di acquisto, il nome di un’attività, ad esempio “Ordine di acquisto creato” o “Ordine di acquisto approvato”, e un’indicazione temporale precisa per ogni attività. È possibile includere altri attributi, come il fornitore, l’importo, l’approvatore o il reparto, per ottenere analisi più ricche e contestualizzate.

Tra i vantaggi attesi rientrano una riduzione significativa dei tempi di approvazione e dei tempi di ciclo complessivi degli ordini di acquisto, una maggiore aderenza alle norme di conformità e una diminuzione evidente delle modifiche agli ordini. È inoltre possibile semplificare il passaggio dalle richieste agli ordini di acquisto, migliorare la visibilità sulle registrazioni delle entrate merci e individuare maggiori opportunità di automazione delle attività. In definitiva, il Process Mining contribuisce a rendere il processo Purchase to Pay più efficiente, conforme e trasparente.

Sì. Il Process Mining è efficace nell’individuare le cause profonde dei colli di bottiglia negli ordini di acquisto, non soltanto i sintomi. Correlando le deviazioni del processo con attributi specifici, come determinati gruppi di approvatori, tipologie di ordine o differenze tra reparti, può mostrare perché alcuni passaggi richiedono più tempo. Queste analisi dettagliate consentono di intervenire in modo mirato sui problemi alla radice e di ottenere miglioramenti duraturi.

Molte piattaforme moderne di Process Mining offrono connettori già predisposti o modalità di integrazione semplici per sistemi di approvvigionamento diffusi come SAP Ariba. La complessità spesso non riguarda tanto il collegamento tecnico, quanto la mappatura e la trasformazione iniziale dei dati e la verifica della qualità e completezza dell’Event Log estratto. Una volta configurate, l’estrazione e l’analisi dei dati possono essere ampiamente automatizzate.

In genere, i dati di SAP Ariba necessari per il Process Mining possono essere estratti in diversi modi: utilizzando gli strumenti di reportistica standard di SAP Ariba, accedendo direttamente ai dati tramite API oppure esportandoli in formati come CSV o Excel per convertirli in un Event Log. Il confronto con il team IT e il fornitore della piattaforma di Process Mining permette di scegliere la strategia di estrazione più efficiente e sicura per la configurazione specifica.

La configurazione iniziale e le prime analisi del processo degli ordini di acquisto possono essere disponibili nel giro di alcune settimane o di un paio di mesi, a seconda della complessità dei dati e del loro livello di preparazione. Questo periodo comprende l’estrazione e la modellazione dei dati e la fase iniziale di analisi. Il valore più significativo, tuttavia, deriva dal monitoraggio continuo e dai miglioramenti progressivi basati sulle analisi nel tempo.

Ottimizzi oggi il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto!

Riduca del 30% il tempo di ciclo ed elimini i colli di bottiglia in SAP Ariba.

Inizi la prova gratuita

Non è necessaria una carta di credito. Attivi la prova gratuita in pochi minuti.