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Migliori il processo Purchase to Pay - Purchase Order

La guida in 6 passaggi per ottimizzare gli ordini di acquisto SAP Ariba.
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Ottimizzi il processo degli ordini d’acquisto SAP Ariba

Una gestione inefficiente può causare ritardi nelle consegne e un aumento dei costi operativi. La nostra piattaforma La aiuta a individuare con precisione le inefficienze nel Suo Workflow. Scopra come migliorare la reattività, ottimizzare l'allocazione delle risorse e garantire il completamento puntuale delle attività in tutte le Sue operazioni.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Purchase to Pay - Purchase Order in SAP Ariba?

Nell’attuale contesto aziendale, caratterizzato da ritmi sempre più rapidi, un processo Purchase to Pay, P2P, efficiente è fondamentale per il successo operativo e la solidità finanziaria. In particolare, la gestione dei Purchase Order, PO, all’interno di un sistema completo come SAP Ariba può diventare complessa. Sebbene SAP Ariba metta a disposizione strumenti avanzati, le organizzazioni si trovano spesso ad affrontare inefficienze nascoste che causano ritardi negli approvvigionamenti, aumento dei costi operativi, rapporti più difficili con i fornitori e persino interruzioni della produzione. Comprendere il reale ciclo di vita dei Suoi Purchase Order, dalla richiesta iniziale alla registrazione della ricezione delle merci, è essenziale. Senza questa visibilità, individuare le cause alla radice dei ritardi e delle non conformità diventa un esercizio di supposizioni, con ripercussioni su tutto, dai livelli di inventario al flusso di cassa.

Le inefficienze nel processo Purchase Order non sono semplici inconvenienti: incidono direttamente sui risultati economici. Cicli di approvazione lenti possono causare il mancato rispetto delle date di consegna, con conseguenti costi di spedizione urgente o esaurimenti delle scorte. Le rilavorazioni dovute a ordini o approvazioni errati assorbono tempo prezioso del personale. La scarsa visibilità sullo stato degli ordini rende difficile gestire le aspettative degli stakeholder interni e dei fornitori esterni. Ottimizzare questo processo centrale in SAP Ariba significa trasformare tali criticità in opportunità strategiche, garantendo l’evasione puntuale degli ordini e massimizzando il valore della spesa per gli approvvigionamenti.

Ottenere insight più approfonditi con il Process Mining per i Purchase Order

Il Process Mining offre un approccio innovativo alla comprensione e al miglioramento del processo Purchase Order. Anziché basarsi su ipotesi o testimonianze aneddotiche, utilizza gli Event Log del Suo sistema SAP Ariba per ricostruire il flusso effettivo di ogni singolo Purchase Order. In questo modo può visualizzare il percorso completo, dall’inizio alla fine, di ogni PO e comprendere come il lavoro viene realmente svolto, non soltanto come dovrebbe essere eseguito.

Questa prospettiva basata sui dati è preziosa per individuare i colli di bottiglia, scoprire rilavorazioni nascoste e identificare le deviazioni dalle procedure operative standard. Può vedere con precisione dove i Purchase Order rimangono più a lungo, quali fasi di approvazione causano ritardi e se determinati fornitori o reparti riscontrano sistematicamente problemi specifici. Il Process Mining va oltre i report di alto livello e offre insight dettagliati sulle variazioni dei tempi di ciclo, sulla frequenza degli interventi manuali e sui percorsi effettivamente seguiti dai Purchase Order, comprese tutte le deviazioni e i cicli di rilavorazione. Questo Le consente di rispondere a domande fondamentali, come «come ridurre il tempo di ciclo Purchase to Pay - Purchase Order», individuando con precisione le fasi da migliorare.

Principali aree di miglioramento nel Workflow Purchase Order di SAP Ariba

L’applicazione del Process Mining al processo Purchase Order di SAP Ariba mette in evidenza diverse aree chiave di miglioramento strategico:

  • Riduzione dei tempi di ciclo: individui le fasi precise in cui i Purchase Order subiscono i ritardi più lunghi. Il problema si verifica durante l’approvazione della Purchase Requisition, nella redazione del Purchase Order, nella conferma del fornitore o nella registrazione della ricezione delle merci? Comprendere questi rallentamenti specifici consente di intervenire in modo mirato e ridurre significativamente il tempo di ciclo complessivo.
  • Risoluzione dei colli di bottiglia: identifichi le risorse specifiche, come singoli approvatori o reparti, che diventano sistematicamente punti di congestione del processo. Questo insight consente di pianificare formazione mirata, allocare meglio le risorse o modificare il Workflow per alleggerire i punti di pressione.
  • Conformità e rilevamento delle anomalie: individui i casi in cui i Purchase Order si discostano dalle policy aziendali o dai requisiti normativi stabiliti. Rientrano in questa categoria le modifiche non autorizzate agli ordini dopo l’approvazione, gli ordini che aggirano le fasi di approvazione necessarie o i modelli insoliti nelle registrazioni della ricezione delle merci. Mantenere un elevato livello di Conformità è fondamentale per la governance e la gestione dei rischi.
  • Opportunità di automazione: scopra le attività manuali e ripetitive che assorbono risorse significative. Il Process Mining può evidenziare le aree più adatte all’automazione, come le notifiche automatiche, la convalida dei dati o l’instradamento basato su regole predefinite, migliorando l’efficienza in SAP Ariba.
  • Valutazione delle prestazioni dei fornitori: analizzi i tempi di attraversamento effettivi e la reattività dei diversi fornitori sulla base del momento in cui i Purchase Order vengono confermati e le merci ricevute. Questi dati supportano decisioni migliori di strategic sourcing e rafforzano i rapporti con i fornitori.

Risultati concreti grazie all’ottimizzazione dei processi

L’ottimizzazione del processo Purchase to Pay - Purchase Order mediante il Process Mining produce vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione dei costi operativi: eliminando le rilavorazioni, riducendo il lavoro manuale e migliorando l’efficienza, diminuisce il carico amministrativo associato all’elaborazione dei Purchase Order. Una gestione migliore dell’inventario riduce inoltre i costi di mantenimento ed evita ordini urgenti onerosi.
  • Maggiore efficienza e rapidità: ottenga tempi di evasione più brevi, dalla Purchase Requisition iniziale fino alla ricezione finale di merci o servizi. Questo si traduce direttamente in una risposta più rapida alle esigenze interne e in una maggiore reattività dell’intera organizzazione.
  • Migliore Conformità e gestione dei rischi: individui e corregga in modo proattivo i processi non conformi, garantendo una maggiore aderenza alle policy di approvvigionamento, ai controlli interni e alle normative esterne, così da ridurre i rischi finanziari e reputazionali.
  • Rapporti più solidi con i fornitori: un’elaborazione trasparente ed efficiente dei Purchase Order favorisce interazioni più fluide con i fornitori, rafforzando la fiducia e creando potenzialmente le condizioni per ottenere termini o servizi migliori.
  • Maggiore soddisfazione degli stakeholder: i richiedenti interni beneficiano di una consegna più rapida di merci e servizi, mentre i team finanziari ottengono maggiore visibilità e controllo sulla spesa.

Iniziare il percorso verso Purchase Order ottimizzati

Intraprendere il percorso di ottimizzazione del processo Purchase to Pay - Purchase Order in SAP Ariba può sembrare impegnativo, ma con gli strumenti e l’approccio giusti è un’iniziativa accessibile e altamente vantaggiosa. Sfruttando il Process Mining, ottiene una comprensione senza precedenti e basata sui dati delle attività di approvvigionamento. Non è necessario essere esperti di Process Mining per iniziare: un’analisi strutturata può guidarLa nell’individuazione delle principali aree di miglioramento. Inizi esplorando come il Process Mining possa portare alla luce le inefficienze nascoste nel flusso Purchase Order di SAP Ariba e trasformare il Suo processo di approvvigionamento, portandolo ai massimi livelli di efficienza.

Purchase to Pay - Purchase Order Ottimizzazione P2P Efficienza degli acquisti Gestione della catena di approvvigionamento Richiesta d’acquisto Ricezione merci Gestione dei fornitori Team acquisti Procure to Pay Gestione dei fornitori Gestione degli acquisti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I Purchase Order rimangono spesso bloccati nei Workflow di approvazione, causando ritardi significativi nell’acquisizione di merci e servizi. Questo può comportare il mancato rispetto delle date di consegna, un aumento dei costi operativi dovuto agli ordini urgenti e l’insoddisfazione degli stakeholder interni in attesa di articoli o servizi necessari. ProcessMind visualizza i percorsi di approvazione all’interno del processo Purchase Order di SAP Ariba, evidenziando dove e perché si verificano i ritardi. Individua gli approvatori o le fasi che costituiscono colli di bottiglia, consentendoLe di riconfigurare i Workflow per ottenere un’elaborazione più rapida ed efficiente e garantire l’evasione puntuale degli ordini.

Il tempo che intercorre tra la creazione della richiesta e la ricezione delle merci può essere eccessivamente lungo, con ripercussioni sui livelli di inventario, sulle tempistiche dei progetti e sulla reattività operativa complessiva. Tempi di ciclo prolungati possono causare esaurimenti delle scorte, ritardi nella produzione e maggiori costi di mantenimento dell’inventario. ProcessMind mappa il percorso completo, dall’inizio alla fine, di ogni Purchase Order in SAP Ariba, dalla richiesta iniziale alla ricezione finale delle merci. Analizzando la durata di ogni fase e i passaggi di consegna tra i team, identifica le attività e i trasferimenti tra reparti che contribuiscono maggiormente all’allungamento dei tempi di ciclo, facendo emergere opportunità di semplificazione del processo.

Nel processo Purchase to Pay si verificano spesso acquisti non autorizzati o aggiramenti delle policy di approvvigionamento stabilite, con conseguenti spese non autorizzate, mancato accesso agli sconti negoziati e maggiori rischi di Conformità. Questo può causare perdite finanziarie e rilievi di audit. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dai flussi standard del processo Purchase Order in SAP Ariba, identificando casi di non conformità, come ordini effettuati senza le necessarie richieste o approvazioni. Offre una visibilità chiara su dove e come si verificano i comportamenti non conformi, consentendoLe di applicare policy mirate e migliorare i controlli.

Un numero elevato di modifiche ai Purchase Order dopo la creazione iniziale genera rilavorazioni significative, assorbe risorse preziose e può causare errori o incomprensioni con i fornitori. Ogni modifica aumenta il carico amministrativo e prolunga il ciclo complessivo degli approvvigionamenti. ProcessMind quantifica la frequenza e la natura delle modifiche ai Purchase Order in SAP Ariba, identificando la fase in cui sono più comuni e chi le avvia. Questa analisi aiuta a comprendere le cause alla radice, come requisiti poco chiari o verifiche preliminari insufficienti, così da ridurre le rilavorazioni e stabilizzare il processo.

I ritardi nella registrazione della ricezione delle merci possono innescare una serie di problemi, tra cui discrepanze nelle fatture, pagamenti tardivi ai fornitori e dati di inventario inesatti. Spesso ne conseguono maggiori attività manuali di riconciliazione e rapporti più difficili con i fornitori. ProcessMind monitora il tempo trascorso tra la ricezione prevista e la registrazione effettiva della ricezione delle merci per ogni Purchase Order in SAP Ariba. Identifica i ritardi specifici, le sedi o le tipologie di articoli più soggette a registrazioni tardive, consentendoLe di ottimizzare i processi di ricezione e migliorare l’accuratezza dei dati.

Il passaggio da una Purchase Requisition a un Purchase Order confermato può essere ostacolato da passaggi manuali tra i team, errori di inserimento dei dati o responsabilità poco chiare. Queste inefficienze rallentano il processo di approvvigionamento e aumentano i costi operativi. ProcessMind visualizza il flusso dalla creazione della requisizione all’approvazione e all’invio del Purchase Order in SAP Ariba. Evidenzia eventuali fasi manuali impreviste, cicli di rilavorazione o tempi di attesa prolungati durante questa fase critica di conversione, facendo emergere opportunità di automazione e di assegnazione più efficiente delle attività.

Molti Purchase Order richiedono ancora un intervento manuale significativo, nonostante l’utilizzo di sistemi automatizzati come SAP Ariba. Questo comporta costi di elaborazione più elevati, un maggiore rischio di errore umano e limita la scalabilità e la rapidità delle attività di approvvigionamento. ProcessMind identifica le attività del processo Purchase Order eseguite manualmente che potrebbero essere automatizzate o semplificate. Confrontando i flussi effettivi con percorsi ideali e automatizzati, evidenzia dove si concentra il lavoro manuale e individua obiettivi concreti per la digitalizzazione e il miglioramento dell’efficienza.

La variabilità dei tempi di consegna e dell’affidabilità dei fornitori rende imprevedibile la supply chain, creando difficoltà nella gestione dell’inventario e potenziali interruzioni operative. Questo complica la pianificazione e può rendere necessarie scorte di sicurezza costose. ProcessMind analizza la durata compresa tra l’invio di un Purchase Order al fornitore e la ricezione delle merci per ogni fornitore in SAP Ariba. Fa emergere modelli di prestazioni non uniformi, consentendoLe di identificare i fornitori inaffidabili e migliorare le decisioni di strategic sourcing sulla base dei dati effettivi di consegna.

Il fatto che i Purchase Order entrino frequentemente in cicli di rilavorazione, ad esempio perché vengono restituiti per una nuova approvazione o una correzione, prolunga significativamente i tempi di elaborazione e spreca risorse. Spesso questo indica problemi sottostanti nella qualità dei dati, nei criteri di approvazione o nella chiarezza della richiesta iniziale. ProcessMind visualizza graficamente tutti i cicli di rilavorazione e la loro frequenza all’interno del processo Purchase Order di SAP Ariba. Quantifica l’impatto di questi cicli sui tempi e sui costi, aiutandoLa a individuare le cause alla radice delle rilavorazioni e ad adottare misure preventive.

I casi in cui merci o servizi vengono ricevuti ma non documentati formalmente in SAP Ariba creano notevoli difficoltà di riconciliazione e rischi di Conformità. Questo può comportare pagamenti per articoli non consegnati, carenze rilevate durante gli audit e una visibilità incompleta sulla spesa effettiva. ProcessMind identifica i Purchase Order che attraversano il processo senza un corrispondente evento di ricezione delle merci o di conferma del servizio. In questo modo evidenzia le lacune nei processi di tracciamento e consenteLe di applicare controlli più rigorosi sulla documentazione delle ricezioni, assicurando che tutti gli ordini evasi siano registrati correttamente.

Differenze significative nei tempi di elaborazione dei Purchase Order tra i reparti possono indicare disomogeneità nella formazione, nell’allocazione delle risorse o nell’adozione delle best practice. Ne derivano livelli di servizio non uniformi e inefficienza complessiva. ProcessMind segmenta il processo Purchase Order per Attributi come «Department» o «Cost Center», evidenziando le variazioni nella velocità di elaborazione e nei colli di bottiglia tra diverse unità organizzative. Questa analisi comparativa aiuta a identificare i team con le migliori prestazioni e le aree che necessitano di una standardizzazione dei processi o di ulteriore supporto in SAP Ariba.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo necessario affinché i Purchase Order completino tutte le fasi di approvazione richieste. Approvazioni più rapide prevengono i ritardi negli approvvigionamenti, garantiscono la disponibilità puntuale di merci e servizi e riducono in ultima analisi i costi operativi associati ai tempi di attesa. L’impatto riguarda direttamente le tempistiche dei progetti e i livelli di inventario, migliorando la reattività complessiva dell’azienda. Il miglioramento di questo processo può favorire rapporti migliori con i fornitori e una pianificazione operativa più prevedibile nel processo Purchase to Pay di SAP Ariba.
ProcessMind utilizza gli Event Log di SAP Ariba per mappare tutti i percorsi di approvazione e identificare i colli di bottiglia specifici, come approvatori sovraccarichi o instradamenti inefficienti. Analizzando i tempi di attraversamento di ogni fase di approvazione, ProcessMind aiuta a individuare dove applicare i miglioramenti, con l’obiettivo di ridurre del 20-30% la durata media delle approvazioni, misurata attraverso il tempo medio di ciclo dei Purchase Order dall’avvio all’approvazione finale.

L’obiettivo è ridurre significativamente il tempo totale che intercorre tra la creazione o la richiesta di un Purchase Order e il suo completamento finale con la ricezione delle merci. Ridurre questo tempo di ciclo end-to-end migliora l’efficienza operativa, accorcia i tempi di attraversamento e garantisce un’acquisizione più rapida delle risorse. Ne derivano una gestione migliore dell’inventario e una supply chain più agile, elementi fondamentali per ottenere un vantaggio competitivo negli approvvigionamenti gestiti con SAP Ariba.
ProcessMind analizza l’intero ciclo di vita del Purchase Order, identificando i ritardi in ogni attività, dalla requisizione alla ricezione delle merci. Visualizzando il flusso reale del processo e le sue variazioni, individua le attività o le sequenze che causano i rallentamenti. Gli insight di ProcessMind consentono ottimizzazioni mirate, con l’obiettivo di accelerare del 15-25% il tempo medio di elaborazione dei Purchase Order, misurato dalla durata complessiva tra la creazione del PO e la registrazione della ricezione delle merci.

Questo obiettivo si concentra sulla garanzia che tutti i Purchase Order rispettino costantemente le policy interne stabilite, i requisiti normativi e i termini contrattuali all’interno del sistema SAP Ariba. Un’elevata Conformità riduce i rischi legati ad audit, controversie legali e sanzioni finanziarie, promuovendo al contempo pratiche di approvvigionamento trasparenti ed etiche. Protegge l’integrità finanziaria e la reputazione dell’organizzazione, aspetti particolarmente importanti nel processo Purchase to Pay.
ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dai percorsi ottimali predefiniti e dalle regole di Conformità, come gli acquisti diretti non autorizzati o l’assenza di approvazioni obbligatorie. Confrontando il processo effettivo con un modello obiettivo, evidenzia i Purchase Order non conformi e le relative cause alla radice. ProcessMind aiuta a raggiungere un tasso di Conformità pari o superiore al 95%, misurato in base alla percentuale di Purchase Order conformi alle matrici di approvazione e alle policy di approvvigionamento definite.

L’obiettivo è ridurre la frequenza di modifiche, variazioni o annullamenti dei Purchase Order dopo la loro approvazione e il relativo invio. Un tasso elevato di modifiche segnala problemi a monte, come requisizioni inesatte, pianificazione insufficiente o interruzioni nella comunicazione, che causano rilavorazioni, ritardi e maggiori costi amministrativi. Stabilizzare i Purchase Order migliora la prevedibilità e i rapporti con i fornitori in SAP Ariba.
ProcessMind identifica quali Purchase Order vengono modificati più spesso, in quali fasi e da chi, facendo emergere modelli ricorrenti e cause alla radice. Può risalire a problemi come specifiche poco chiare nella fase di requisizione o conferme incoerenti dei fornitori. Utilizzando gli insight di ProcessMind, le organizzazioni possono puntare a una riduzione del 10-20% del tasso di modifica dei Purchase Order, misurata monitorando il numero di modifiche apportate dopo l’approvazione.

Questo obiettivo consiste nel garantire che le merci e i servizi ricevuti siano registrati tempestivamente e correttamente in SAP Ariba. Registrazioni tardive o errate della ricezione delle merci possono creare discrepanze tra l’inventario fisico e i dati di sistema, con ripercussioni sulla riconciliazione finanziaria, sulle tempistiche dei pagamenti ai fornitori e sulla pianificazione dell’inventario. Una registrazione tempestiva e accurata è fondamentale per l’efficienza del processo Purchase to Pay.
ProcessMind analizza il ritardo tra l’arrivo effettivo delle merci e la relativa registrazione nel sistema, identificando i colli di bottiglia nei processi di ricezione e inserimento dei dati. Aiuta a individuare le cause dei ritardi, come variazioni del processo o vincoli di risorse, consentendo miglioramenti mirati. ProcessMind supporta il raggiungimento di un tasso di registrazioni della ricezione delle merci puntuali e accurate pari o superiore al 90%, misurato in base al tempo medio tra la ricezione fisica e l’inserimento nel sistema e al tasso di errore delle registrazioni.

Questo obiettivo mira a ottimizzare il processo di conversione da una Purchase Requisition iniziale a un Purchase Order definitivo in SAP Ariba. Una conversione efficiente riduce i ritardi e il lavoro amministrativo e garantisce che le esigenze di approvvigionamento vengano trasformate rapidamente e correttamente in ordini formali. Ciò produce effetti positivi sui tempi di approvvigionamento delle forniture critiche e sulla reattività operativa complessiva.
ProcessMind visualizza il percorso completo dalla creazione della requisizione all’emissione del Purchase Order, evidenziando attività parallele, cicli di rilavorazione e fasi non necessarie che ostacolano l’efficienza. Può identificare i casi in cui le requisizioni vengono rifiutate frequentemente o richiedono più revisioni. ProcessMind aiuta a semplificare la conversione, con l’obiettivo di ridurre del 15-25% il tempo medio necessario per passare dalla requisizione al Purchase Order, misurato dal tempo di ciclo tra l’invio della requisizione e l’approvazione del PO.

L’obiettivo è identificare e automatizzare le attività manuali e ripetitive del processo Purchase Order che richiedono molto tempo e sono soggette a errori umani. Automatizzare queste fasi, soprattutto in SAP Ariba, libera il personale degli approvvigionamenti, che può concentrarsi su attività più strategiche, riduce i costi operativi e aumenta la rapidità e l’accuratezza dell’elaborazione. In questo modo migliora l’efficienza e la coerenza dell’intero Workflow Purchase to Pay.
ProcessMind individua le attività ad alto volume e basso valore che vengono eseguite manualmente con frequenza e seguono schemi ricorrenti, rendendole candidate ideali all’automazione. Quantifica il tempo e le risorse impiegati in tali attività. ProcessMind aiuta a definire le priorità delle iniziative di automazione, portando a una riduzione del 20-40% dei punti di contatto manuali per le tipologie comuni di Purchase Order, misurata in base al numero di attività automatizzate rispetto a quelle manuali.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione della variabilità e sul miglioramento della prevedibilità dei tempi di consegna dei fornitori per i Purchase Order. Tempi di consegna incoerenti causano interruzioni nei programmi di produzione, esaurimenti delle scorte o eccessi di inventario e maggiori costi per gli ordini urgenti. Ottenere una maggiore coerenza rafforza l’affidabilità della supply chain e l’accuratezza della pianificazione negli approvvigionamenti gestiti con SAP Ariba.
ProcessMind analizza gli Event Log dei Purchase Order per confrontare le date di consegna richieste con le date effettive di ricezione delle merci, distinguendo tra fornitori, reparti o categorie di prodotto. Evidenzia i fornitori che non rispettano sistematicamente gli obiettivi o presentano un’elevata variabilità. ProcessMind aiuta a individuare le cause alla radice delle incoerenze, con l’obiettivo di ridurre del 10-15% lo scostamento dei tempi di attraversamento, misurato confrontando le date di consegna pianificate ed effettive per ogni Purchase Order e fornitore.

L’obiettivo è identificare ed eliminare le situazioni in cui i Purchase Order o i documenti correlati devono essere riesaminati, corretti o rielaborati a causa di errori, omissioni o informazioni errate. Le rilavorazioni consumano risorse preziose, prolungano i tempi di ciclo e contribuiscono alle inefficienze operative e alla frustrazione nel processo Purchase to Pay di SAP Ariba. Ridurre le rilavorazioni migliora l’elaborazione corretta al primo tentativo.
ProcessMind visualizza le deviazioni e i cicli del processo, mostrando chiaramente dove e perché si verificano le rilavorazioni nel flusso Purchase Order. Può ricondurre questi cicli ad attività, ruoli o punti specifici di inserimento dei dati, facendo emergere le cause sottostanti. ProcessMind aiuta a ottenere una riduzione pari o superiore al 50% dei cicli di rilavorazione, misurata monitorando la frequenza e la durata dei Purchase Order che entrano nelle attività di rilavorazione.

Questo obiettivo mira a migliorare la trasparenza e la tracciabilità di merci e servizi dopo la ricezione, ma prima della registrazione formale nel sistema. La mancanza di visibilità durante questa fase cruciale può causare articoli non tracciati, ritardi nei pagamenti, inesattezze nell’inventario e difficoltà nella riconciliazione degli ordini. Una visibilità migliore garantisce maggiore controllo e responsabilità nella logistica di SAP Ariba.
ProcessMind può mappare il percorso delle merci ricevute anche prima delle registrazioni formali nel sistema, correlando diversi tipi di eventi o dati esterni. Evidenzia i periodi in cui le merci sono fisicamente presenti ma non tracciate, portando alla luce i punti ciechi del processo. ProcessMind consente un monitoraggio migliore, con l’obiettivo di raggiungere un tasso del 99% di ricezioni di merci e servizi tracciabili, misurato confrontando le notifiche di ricezione fisica con le successive registrazioni nel sistema.

Questo obiettivo mira a ridurre le differenze di prestazione nell’elaborazione dei Purchase Order tra reparti o centri di costo diversi. Livelli di efficienza variabili possono causare un’erogazione non uniforme dei servizi, tensioni interne e l’impossibilità di estendere le best practice. La standardizzazione dei processi garantisce carichi di lavoro equilibrati e un utilizzo ottimizzato delle risorse nell’intero ambiente P2P di SAP Ariba.
ProcessMind offre analisi comparative tra diverse unità organizzative, identificando i reparti con le prestazioni migliori e quelli più lenti in termini di tempi di ciclo dei Purchase Order, tassi di rilavorazione o Conformità. Evidenzia le variazioni di processo tra i reparti, consentendo di individuare e adottare le best practice. ProcessMind aiuta a raggiungere un’efficienza di elaborazione uniforme, puntando a uno scostamento non superiore al 10% nei tempi medi di ciclo tra i reparti, misurato attraverso le metriche dei Purchase Order per reparto.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Purchase to Pay - Purchase Order

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Analizzi il flusso P2P
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Cosa fare

Acceda al Template Excel preconfigurato per i dati Purchase to Pay - Purchase Order. In questo modo, i dati avranno la struttura corretta per l’analisi.

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Perché è importante

Un formato dati standardizzato è fondamentale per una mappatura e un’analisi accurate del processo, poiché previene gli errori di importazione e accelera la generazione degli insight.

Risultato previsto

Un Template Excel pronto per essere compilato con i dati dei Purchase Order.

COSA OTTERRÀ

Individui le inefficienze del processo PO in SAP Ariba

ProcessMind rivela il percorso effettivo dei Suoi ordini di acquisto, offrendo visualizzazioni chiare e indicazioni operative. Individui ritardi e problemi di Conformità nell'intero Workflow di approvvigionamento, dalla richiesta alla ricezione delle merci.
  • Visualizzi il flusso end-to-end degli ordini di acquisto in SAP Ariba
  • Individui i ritardi esatti nei cicli di approvazione
  • Individui gli ordini di acquisto non conformi
  • Ottimizzi la ricezione delle merci e la gestione delle fatture
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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IMPATTO DIMOSTRATO

Miglioramenti quantificabili per il processo P2P

La nostra soluzione di process mining, applicata ai processi Purchase Order in SAP Ariba, porta alla luce inefficienze e colli di bottiglia. Grazie a insight basati sui dati, le organizzazioni possono semplificare le operazioni, ridurre i tempi di ciclo e ottimizzare la spesa.

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Approvazioni dei PO più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Acceleri il processo di approvazione dei Purchase Order individuando ed eliminando i colli di bottiglia nei Workflow articolati in più fasi. In questo modo ridurrà significativamente i tempi di attraversamento per gli acquisti critici.
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Ciclo end-to-end dei PO più breve

Riduzione del tempo complessivo di elaborazione

Semplifichi l'intero ciclo di vita del Purchase Order, dalla richiesta al pagamento, facendo emergere ritardi nascosti e passaggi di consegne inefficienti. In questo modo aumenterà la velocità operativa complessiva.
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Più approvazioni al primo passaggio

Aumento dei PO conformi

Migliori la conformità dei Purchase Order facendo in modo che un numero maggiore di PO venga approvato al primo tentativo, senza modifiche o rilavorazioni. In questo modo rafforzerà il rispetto delle politiche di acquisto.
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Meno modifiche ai PO

Riduzione del tasso di modifica

Riduca il numero di Purchase Order che richiedono modifiche dopo la creazione o l'approvazione iniziale. Questo indica una migliore raccolta dei requisiti a monte e una maggiore aderenza al processo, con una conseguente riduzione dei costi di rilavorazione.
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Registrazioni delle entrate merci più tempestive

Registrazioni più rapide delle entrate merci

Aumenti la rapidità e l'accuratezza delle registrazioni delle entrate di merci e servizi nel sistema. In questo modo migliorerà la gestione delle scorte e l'elaborazione dei pagamenti, riducendo i ritardi.
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Riduzione delle rilavorazioni sui PO

Diminuzione dei casi di rilavorazione

Individui ed elimini i casi in cui i Purchase Order tornano a uno stato precedente o richiedono una nuova approvazione. In questo modo ridurrà significativamente il lavoro manuale e i costi operativi.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alle configurazioni di sistema esistenti e alla qualità dei dati. Le cifre presentate riflettono miglioramenti comunemente osservati nelle implementazioni dei Purchase Order in SAP Ariba.

Dati consigliati

Inizi dagli Attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco di ogni documento Purchase Order, che funge da identificativo centrale del caso per il processo.

Perché è importante

Questo è il Case ID essenziale che collega tutte le fasi del processo, rendendo possibile analizzare il ciclo di vita end-to-end di ogni singolo Purchase Order.

Il nome dell'evento o dell'attività specifica che si è verificata in un determinato momento all'interno del processo Purchase Order.

Perché è importante

Questo attributo definisce le fasi del processo, consentendo di visualizzare il flusso e individuare colli di bottiglia, rilavorazioni e deviazioni.

La data e l'ora precise in cui si è verificata una determinata attività o un determinato evento.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come tempi di ciclo e tempi di attesa.

Il nome o l'ID dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Garantisce la responsabilità e consente di analizzare prestazioni, carico di lavoro e conformità a livello di utente, elementi fondamentali per individuare esigenze formative o deviazioni del processo.

Il reparto aziendale o il centro di costo associato al Purchase Order.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse unità aziendali, aiutando a individuare i colli di bottiglia a livello di reparto e a condividere le best practice.

Il nome del fornitore dal quale vengono acquistati beni o servizi.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni dei fornitori, aiutando a individuare i partner affidabili e a identificare quelli che causano ritardi o altri problemi.

Il valore monetario totale del Purchase Order.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario di ogni caso, consentendo un’analisi basata sul valore per stabilire la priorità dei miglioramenti e comprendere in che modo il valore dell’ordine influisce sul comportamento del processo.

La data entro la quale il richiedente prevede che i beni o i servizi vengano consegnati.

Perché è importante

Costituisce il riferimento per misurare la puntualità delle consegne, un elemento fondamentale per valutare l’affidabilità dei fornitori e l’efficienza della supply chain.

La data in cui la ricezione dei beni o il completamento dei servizi è stato registrato ufficialmente nel sistema.

Perché è importante

Rappresenta la data effettiva di consegna, essenziale per calcolare le prestazioni di consegna e individuare i ritardi nella supply chain.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività indica la creazione di una richiesta d'acquisto, ovvero la richiesta formale di beni o servizi che precede un Purchase Order. In SAP Ariba, viene generalmente registrata quando un utente salva e invia una nuova richiesta, creando un record esplicito con il relativo timestamp di creazione.

Perché è importante

Questo rappresenta il principale punto di avvio del processo di approvvigionamento. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la creazione del PO è fondamentale per comprendere il tempo di ciclo dalla richiesta all'ordine e individuare i colli di bottiglia nelle fasi iniziali.

Questa attività indica la creazione del documento ufficiale Purchase Order in SAP Ariba, a partire da una richiesta approvata oppure direttamente. Viene acquisita dal timestamp di creazione del documento PO, che rappresenta l'avvio formale del ciclo di vita del PO.

Perché è importante

Per i PO creati direttamente, questo rappresenta l'inizio del processo. È una milestone fondamentale per misurare il tempo di conversione dalla richiesta al PO e il ciclo complessivo di elaborazione del PO.

Indica che il Purchase Order ha ricevuto tutte le approvazioni interne necessarie ed è pronto per essere inviato al fornitore. Questo evento viene dedotto dal passaggio dello stato del documento PO ad 'Approved' dopo il completamento del Workflow designato.

Perché è importante

Questa è una milestone critica per misurare i tempi del ciclo di approvazione e individuare i colli di bottiglia nella revisione manageriale. I ritardi in questa fase incidono direttamente sui tempi di consegna del fornitore e sull'efficienza degli approvvigionamenti.

Rappresenta il momento in cui il Purchase Order approvato viene trasmesso ufficialmente al fornitore, generalmente tramite Ariba Network. L'evento viene acquisito quando lo stato del PO passa a 'Sent' o 'Ordered'.

Perché è importante

Segna il passaggio dall'elaborazione interna all'evasione esterna. Costituisce il punto di partenza per misurare i tempi di consegna del fornitore e le prestazioni di consegna.

Rappresenta la ricezione fisica delle merci, registrata in SAP Ariba. Si tratta di un evento esplicito, acquisito quando un utente crea e invia un documento Receipt per una riga del Purchase Order.

Perché è importante

Questa è una milestone fondamentale per confermare la consegna e rappresenta il punto finale per misurare le prestazioni di consegna del fornitore. Inoltre, autorizza il pagamento della fattura in uno scenario di three-way match.

Questa attività segna la conclusione positiva del ciclo di vita del Purchase Order, indicando che le merci o i servizi sono stati completamente ricevuti e fatturati. Viene dedotta dal passaggio dello stato del PO a 'Received', 'Invoiced' o a uno stato terminale analogo.

Perché è importante

Questo è il principale punto terminale che indica il completamento positivo del processo. Misurare il tempo necessario per raggiungere questo stato fornisce il tempo di ciclo end-to-end, un indicatore fondamentale dell'efficienza complessiva del processo.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining offre una radiografia basata sui dati del flusso effettivo dei Purchase Order, individuando colli di bottiglia, attività non conformi e inefficienze, come tempi di ciclo di approvazione eccessivi. Mostra i punti in cui il processo devia dal percorso ideale, evidenziando le aree da ottimizzare e automatizzare. Comprendendo il processo reale, le organizzazioni possono implementare miglioramenti mirati che producono significativi incrementi di efficienza e conformità.

Per analizzare il processo Purchase Order, il Process Mining richiede principalmente dati degli Event Log. In genere includono un identificativo del caso, come il numero del Purchase Order, il nome di un’attività, come ‘PO Created’ o ‘PO Approved’, e un timestamp preciso per ogni attività. È possibile includere ulteriori attributi, come fornitore, importo, approvatore o reparto, per ottenere insight e contesto più approfonditi.

Tra i vantaggi attesi figurano una riduzione significativa dei tempi di approvazione e del ciclo complessivo dei Purchase Order, una maggiore aderenza alle norme di conformità e una diminuzione evidente del tasso di modifica dei Purchase Order. Può inoltre aspettarsi conversioni più fluide da richiesta a PO, una visibilità migliore sulle registrazioni della ricezione delle merci e maggiori opportunità di automatizzare le attività. In definitiva, il Process Mining porta a un processo Purchase to Pay più efficiente, conforme e trasparente.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare le cause profonde, non soltanto i sintomi, dei colli di bottiglia dei Purchase Order. Correlando le deviazioni del processo con attributi specifici, come determinati gruppi di approvatori, tipi di ordine o differenze tra reparti, può identificare il motivo per cui alcuni passaggi richiedono più tempo. Questo livello di dettaglio consente interventi mirati che risolvono i problemi alla radice e producono miglioramenti duraturi del processo.

Molte piattaforme moderne di Process Mining offrono connettori preconfigurati o funzionalità di integrazione semplici per i sistemi di approvvigionamento più diffusi, come SAP Ariba. La complessità riguarda spesso meno il collegamento tecnico e più la mappatura e la trasformazione iniziali dei dati, oltre alla garanzia della qualità e della completezza dell’Event Log estratto. Una volta configurato, il processo di estrazione e analisi dei dati può essere ampiamente automatizzato.

L’estrazione dei dati da SAP Ariba per il Process Mining può generalmente essere eseguita con diversi metodi. Tra questi rientrano gli strumenti standard di reporting di SAP Ariba, l’utilizzo di API per accedere direttamente ai dati oppure l’esportazione in formati come CSV o Excel, da convertire in un Event Log. La collaborazione con il team IT e il fornitore della piattaforma di Process Mining consentirà di definire la strategia di estrazione più efficiente e sicura per la Sua configurazione.

La configurazione iniziale e i primi insight sul Process Mining dei Purchase Order possono generalmente essere ottenuti nell’arco di alcune settimane o di un paio di mesi, in base alla complessità del panorama dati e al livello di preparazione dei dati. Questo periodo comprende l’estrazione e la modellazione dei dati, oltre alla fase di analisi iniziale. Il valore reale deriva tuttavia dal monitoraggio continuo e dai miglioramenti iterativi basati sugli insight raccolti nel tempo.

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