Il Suo template dei dati per l’inserimento dei dipendenti

L’ID del caso di inserimento è la chiave primaria per monitorare l’intero percorso di inserimento di un nuovo dipendente, dall’inizio alla fine. A ogni processo di inserimento viene assegnato un identificativo univoco, dall’accettazione iniziale dell’offerta al completamento di tutte le attività richieste. Questo ID collega tra loro tutti gli eventi, le attività e le tappe correlate.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per correlare i casi. Consente al software di ricostruire il flusso completo del processo per ogni nuovo dipendente, collegando eventi distinti come «Verifica dei precedenti avviata» e «Attrezzatura consegnata» in un’unica sequenza coerente. Senza un identificativo affidabile del caso, non è possibile analizzare il processo a livello di singolo caso.

È la chiave essenziale per collegare tutti gli eventi relativi al percorso di inserimento di un singolo nuovo dipendente e rendere possibile l’analisi completa del processo.

Di norma viene generato dal sistema HR principale o dal sistema di gestione dell’inserimento quando si avvia il processo di assunzione di un dipendente.

Questo attributo descrive un singolo passaggio o evento all’interno del processo complessivo di inserimento. Alcuni esempi sono «Offerta accettata», «Verifica dei precedenti completata» e «Richiesta di predisposizione IT». Per creare una mappa di processo accurata e comprensibile è fondamentale adottare criteri di denominazione chiari e coerenti per le attività.

Nell’analisi, il nome dell’attività serve a visualizzare il flusso del processo, individuare i colli di bottiglia tra passaggi specifici e misurare la frequenza di ciascuna attività. È la struttura portante della mappa di processo e consente agli analisti di capire cosa accade in ogni fase del percorso di inserimento. Analizzare la sequenza e la frequenza delle attività aiuta a individuare deviazioni e inefficienze nel processo.

Definisce i singoli passaggi del processo e consente di creare una mappa di processo e analizzare il flusso di lavoro, i colli di bottiglia e le deviazioni.

Proviene dai registri degli eventi, dai moduli di gestione delle attività o dalle tracce di audit dei sistemi HR, IT e di inserimento.

L’ora dell’evento è la data e l’ora che registrano il momento esatto in cui si è verificata un’attività. Questo dato è fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e calcolare la durata tra i diversi passaggi del processo. Dovrebbe indicare il momento in cui un’attività è stata completata oppure quello in cui si è verificato un evento istantaneo.

Questo attributo è alla base di tutte le analisi temporali nel Process Mining. Viene utilizzato per calcolare indicatori chiave come i tempi di ciclo, di attesa e di elaborazione. Analizzando le date e le ore registrate è possibile individuare i colli di bottiglia, confrontare le prestazioni del processo con gli accordi sui livelli di servizio e capire come si distribuiscono nel tempo le attività.

Questa data e ora sono essenziali per ordinare gli eventi, calcolare tutte le metriche temporali, come il tempo di ciclo e il tempo di attesa, e individuare i colli di bottiglia del processo.

Si trova nei registri di sistema o nei record delle transazioni associati a ciascuna attività o tappa di inserimento, spesso indicata come data di completamento o data di creazione.

Questo attributo identifica il sistema informativo di origine di ciascun evento nel dataset, ad esempio un sistema informativo delle risorse umane (HRIS), un sistema di gestione delle candidature (ATS) o uno strumento di gestione dei servizi IT (ITSM). Poiché i processi di inserimento spesso coinvolgono più sistemi, tenere traccia dell’origine è fondamentale per convalidare i dati e comprendere le interazioni tra sistemi.

Nell’analisi di Process Mining, conoscere il sistema di origine aiuta a individuare i problemi di qualità dei dati e a comprendere i passaggi di consegne tra piattaforme diverse. Per esempio, analizzare il ritardo tra un’attività nel sistema HR e la corrispondente attività nel sistema IT può far emergere problemi di integrazione o ritardi dovuti al trasferimento manuale dei dati. Queste informazioni aiutano a capire perché determinate fasi del processo si svolgono in un certo modo.

Indica l’origine di ciascun evento, un’informazione essenziale per risolvere i problemi di qualità dei dati e analizzare i passaggi di consegne tra i diversi sistemi aziendali.

Queste informazioni vengono in genere aggiunte durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL), oppure possono essere disponibili come campo standard in un data warehouse centralizzato.

Questo attributo indica, con data e ora, l’ultima sincronizzazione dei dati dal sistema di origine. È un campo di metadati essenziale per capire quanto siano aggiornati i dati analizzati e quando siano stati acquisiti. Si distingue dall’ora dell’evento, che registra il momento in cui si è verificata l’attività aziendale.

La data e l’ora dell’ultimo aggiornamento dei dati sono importanti per la governance dei dati e per assicurarsi che le analisi si basino su informazioni aggiornate. Aiutano chi consulta le Dashboard a capire se sta visualizzando dati in tempo reale o un’istantanea riferita a un momento specifico. Sono inoltre fondamentali per individuare problemi nelle pipeline di dati e verificare che i processi di estrazione vengano eseguiti secondo la pianificazione.

Indica quanto sono aggiornati i dati, un’informazione essenziale per la governance dei dati e per assicurarsi che l’analisi del processo rifletta lo stato operativo più recente.

Questo valore temporale viene in genere generato e registrato dallo strumento ETL o dalla pipeline di dati durante l’acquisizione dei dati.

Questo attributo indica la data ufficiale di inizio del rapporto di lavoro della nuova risorsa. È una tappa fondamentale del processo di inserimento e un riferimento importante per molte metriche di prestazione.

La data di inizio del dipendente permette di distinguere le fasi precedenti e successive all’inizio del lavoro. È essenziale per calcolare KPI come il «Tasso di preparazione per il primo giorno» e il «Tempo di attraversamento prima dell’assunzione». Confrontando la data e l’ora di attività come «Consegna delle attrezzature» con la data di inizio, le aziende possono misurare l’efficacia dei preparativi per l’arrivo di una nuova risorsa. Questa data costituisce una scadenza fondamentale per tutte le attività di preparazione all’inserimento.

È una data fondamentale che separa le attività precedenti e successive all’inserimento ed è essenziale per misurare la «Preparazione per il primo giorno» e altri KPI importanti.

È un campo data fondamentale, registrato nel contratto o nella scheda della risorsa nel sistema informativo delle risorse umane (HRIS).

Questo attributo identifica chi o che cosa ha eseguito una determinata attività. L’esecutore può essere un utente specifico, come il responsabile delle assunzioni, un ruolo come «Supporto IT» oppure un sistema automatizzato o un bot. Queste informazioni sono fondamentali per comprendere il coinvolgimento delle risorse e i passaggi di consegne nel processo.

Analizzare l’esecutore dell’evento aiuta a creare una rete di relazioni o una mappa organizzativa che mostra le interazioni e i carichi di lavoro. Può individuare i reparti o le persone che costituiscono colli di bottiglia e mettere in luce le opportunità di automazione, identificando le attività manuali ripetitive. Capire chi fa cosa è fondamentale per ottimizzare le risorse e migliorare la collaborazione tra le diverse funzioni.

Mostra chi esegue ciascuna attività e consente di analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro, l’efficienza dei passaggi di consegne e le opportunità di automazione.

Si trova nella traccia di audit o nei dati dell’Event Log del sistema di origine, spesso registrato come «ID utente», «Modificato da» o «Agente di sistema».

L’ID dipendente è il codice univoco assegnato a una nuova risorsa quando viene inserita ufficialmente nel sistema informativo delle risorse umane (HRIS) dell’azienda. Si distingue dall’ID del caso di inserimento e funge da chiave primaria per la scheda permanente del dipendente.

L’ID del caso di inserimento tiene traccia del processo, mentre l’ID dipendente collega le attività di inserimento a una persona specifica. In questo modo è possibile svolgere analisi a lungo termine, per esempio mettendo in relazione l’esperienza di inserimento con le prestazioni, il coinvolgimento o la permanenza futura del dipendente. L’ID consente inoltre di arricchire i dati del processo con altri attributi del dipendente, come l’anzianità o i cambi di ruolo, ricavati dal sistema HR principale.

Collega il processo di inserimento alla scheda permanente del dipendente e consente di analizzare nel tempo l’impatto dell’inserimento sulla permanenza e sulle prestazioni.

Proviene dal sistema informativo centrale delle risorse umane (HRIS) o dall’anagrafica dei dipendenti, una volta creata la scheda della nuova risorsa.

L’ora di fine dell’evento indica il momento in cui si conclude un’attività con una durata misurabile. Molti eventi del processo di inserimento sono istantanei, ma alcune attività, come il controllo dei precedenti o la formazione obbligatoria, hanno un inizio e una fine distinti. Questo attributo registra il momento in cui si concludono.

Nel Process Mining, disporre sia dell’ora di inizio sia di quella di fine consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione dell’attività. Questo dato è diverso dal tempo di attesa, che corrisponde alla durata tra un’attività e l’altra. Analizzare il tempo di elaborazione aiuta a individuare le attività specifiche che richiedono più tempo, anziché limitarsi a rilevare lunghe attese tra le fasi. È un dato essenziale per creare modelli accurati di utilizzo delle risorse e analizzare nel dettaglio i colli di bottiglia nelle singole attività.

Consente di calcolare con precisione il tempo necessario per completare determinate attività, un dato fondamentale per l’analisi delle risorse e l’individuazione delle attività inefficienti.

Si trova in genere nei sistemi di gestione delle attività o dei flussi di lavoro, in cui un’attività ha stati distinti, come «In corso» e «Completata».

L’attributo «Qualifica professionale» indica il titolo ufficiale della posizione ricoperta dalla nuova risorsa, per esempio «Ingegnere del software», «Responsabile clienti» o «Specialista HR». Queste informazioni permettono di analizzare il processo di inserimento con maggiore dettaglio.

L’analisi del processo per qualifica professionale o livello di ruolo può rivelare schemi importanti. Per esempio, l’inserimento dei dirigenti potrebbe essere molto diverso e più lungo rispetto a quello delle risorse in ruoli iniziali. Questo attributo consente di creare viste del processo su misura per le diverse categorie di dipendenti, così da confrontare ruoli simili e progettare percorsi di inserimento specifici per ciascun ruolo.

Consente di analizzare le differenze nel processo di inserimento tra i vari ruoli e di individuare le esigenze di ottimizzazione e personalizzazione specifiche.

Proviene dalla richiesta di assunzione o dai dettagli della posizione della risorsa nel sistema informativo delle risorse umane (HRIS).

Questo attributo specifica l’unità organizzativa di appartenenza della nuova risorsa, per esempio «Vendite», «Ingegneria» o «Finanza». Fornisce un contesto aziendale essenziale per ciascun caso di inserimento.

Nell’analisi di Process Mining, il reparto è una dimensione importante per filtrare e confrontare i dati. Gli analisti possono segmentare i processi di inserimento per capire come variano i risultati nelle diverse aree dell’organizzazione. Per esempio, è possibile confrontare il tempo medio di inserimento nel reparto di Ingegneria con quello del reparto Marketing, per individuare le buone pratiche o le aree che necessitano di supporto. L’attributo aiuta anche a comprendere l’allocazione delle risorse e a individuare i colli di bottiglia specifici di un reparto nel percorso di inserimento.

Consente di confrontare l’efficienza dell’inserimento, le variazioni del processo e l’esperienza delle nuove risorse tra diverse unità aziendali, mettendo in luce le opportunità di standardizzazione.

Proviene in genere dalla scheda della nuova risorsa o dai dati della richiesta di assunzione nel sistema HR.

L’attributo «Responsabile delle assunzioni» identifica il supervisore diretto della nuova risorsa, ovvero la persona principalmente responsabile del suo inserimento, della formazione e delle prime valutazioni delle prestazioni.

Nel Process Mining, analizzare le attività per responsabile delle assunzioni può mettere in luce differenze nel coinvolgimento e nell’efficacia dei responsabili durante l’inserimento. Può aiutare a individuare chi completa con efficienza le attività di inserimento e chi potrebbe invece aver bisogno di ulteriore supporto o formazione. Queste informazioni sono fondamentali per definire responsabilità chiare per i responsabili e rendere più coerente l’esperienza delle nuove risorse, che dipende in larga misura dal supervisore diretto.

Aiuta a valutare le prestazioni e la coerenza dei responsabili nello svolgimento delle attività di inserimento, con un impatto diretto sull’esperienza delle nuove risorse e sul tempo necessario per raggiungere la piena produttività.

Proviene dai dati della richiesta di assunzione o dalla struttura gerarchica della risorsa definita nel sistema HR.

Questo attributo specifica la sede geografica o fisica in cui lavorerà la nuova risorsa. Può indicare una città, un Paese, un edificio specifico o una modalità di lavoro, come «Da remoto».

La sede è una dimensione importante per l’analisi, poiché i processi di inserimento possono variare notevolmente in base all’area geografica, a causa di requisiti legali diversi, della logistica degli uffici o delle prassi di gestione locali. Filtrando o confrontando i processi per sede, le organizzazioni possono individuare differenze regionali, garantire la conformità alle normative locali e standardizzare l’esperienza di inserimento dove opportuno. È particolarmente importante per le aziende internazionali che devono conciliare le esigenze locali con gli standard aziendali.

Consente di analizzare le differenze geografiche nel processo di inserimento, un aspetto essenziale per garantire la conformità e standardizzare l’esperienza in un’organizzazione internazionale.

Queste informazioni sono in genere registrate nella scheda della risorsa nel sistema HR e spesso vengono definite nella richiesta di assunzione.

Questo attributo contiene il nome completo della nuova risorsa. Fornisce un identificativo leggibile per ciascun caso di inserimento e permette di esaminare casi specifici senza dover consultare i numeri identificativi.

Anche se in genere non viene utilizzato per le analisi aggregate dei processi, il nome della nuova risorsa è prezioso per il monitoraggio operativo e per approfondire i singoli casi. Per esempio, una Dashboard aggiornata in tempo reale sullo stato degli inserimenti può mostrare i nomi delle nuove risorse bloccate in una determinata fase, così che il personale HR o i responsabili possano intervenire direttamente. Aggiunge un importante elemento di praticità alle Dashboard di Process Mining.

Fornisce un identificativo leggibile per i singoli casi e aiuta responsabili e personale HR a monitorare e approfondire specifici percorsi di inserimento.

Proviene dalla scheda della nuova risorsa nel sistema di gestione delle candidature (ATS) o nel sistema informativo delle risorse umane (HRIS).

Questo attributo riassume a che punto si trova il caso di inserimento nel suo ciclo di vita. Gli stati più comuni sono «In corso», «Completato», «Annullato» o «In sospeso». Spesso è un attributo a livello di caso che cambia man mano che il processo avanza.

Lo stato dell’inserimento è particolarmente utile per il monitoraggio operativo e per creare Dashboard di sintesi. Consente alle parti interessate di vedere rapidamente quanti inserimenti sono attivi, completati o presentano problemi. Nel Process Mining, può essere utilizzato per filtrare i casi incompleti o annullati, analizzarne le cause profonde e capire perché alcuni processi di inserimento non si concludono correttamente.

Offre una panoramica dell’avanzamento dei casi, utile per il monitoraggio operativo e per analizzare le cause profonde dei processi di inserimento incompleti o annullati.

Questo stato viene in genere gestito e aggiornato nel sistema principale per la gestione dei flussi di lavoro di inserimento o HR.

Questo attributo classifica il tipo di rapporto di lavoro della nuova risorsa con l’azienda. I valori più comuni sono «Tempo pieno», «Tempo parziale», «Collaboratore esterno» o «Tirocinante». Il tipo di rapporto di lavoro spesso determina la complessità e i requisiti del processo di inserimento.

Analizzare il processo in base al tipo di rapporto di lavoro è essenziale per comprenderne le variazioni. Per esempio, l’inserimento di un collaboratore esterno può essere molto più breve e prevedere passaggi legali e informatici diversi rispetto a quello di un dipendente a tempo pieno. Segmentare l’analisi in base a questo attributo permette di valutare le metriche in modo equo e aiuta le organizzazioni a ottimizzare percorsi di inserimento distinti per le diverse categorie di lavoratori.

Consente di segmentare il processo di inserimento in base alle diverse categorie di lavoratori, confrontare equamente i risultati e ottimizzare percorsi distinti.

È un attributo fondamentale, presente nei dati relativi al rapporto di lavoro o alla posizione della risorsa nel sistema HR principale.