Il Suo Template dati per l'inserimento dei dipendenti

L'ID del caso di onboarding funge da chiave primaria per monitorare l'intero percorso di onboarding di un nuovo assunto, dall'inizio alla fine. A ogni distinto processo di onboarding, dall'accettazione iniziale dell'offerta al completamento di tutte le attività richieste, viene assegnato un identificativo univoco. Questo ID collega tutti gli eventi, le attività e le milestone correlate.

Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per la correlazione dei casi. Consente al software di ricostruire il flusso di processo end-to-end per ogni nuovo assunto, collegando eventi distinti come «Verifica dei precedenti avviata» e «Apparecchiatura consegnata» in un'unica sequenza temporale coerente. Senza un identificativo di caso affidabile, l'analisi dei processi a livello di caso è impossibile.

È la chiave essenziale per collegare tutti gli eventi correlati al percorso di onboarding di un singolo nuovo assunto, rendendo possibile l'analisi end-to-end del processo.

Viene generalmente generato dal sistema HR principale o dal sistema di gestione dell'onboarding quando viene avviato un nuovo processo di assunzione.

Questo attributo descrive un singolo passaggio o evento all'interno del più ampio processo di onboarding. Tra gli esempi rientrano «Offerta accettata», «Verifica dei precedenti completata» o «Provisioning IT richiesto». Una convenzione di denominazione chiara e coerente per le attività è fondamentale per creare una process map accurata e comprensibile.

Nell'analisi, il Nome dell'attività viene utilizzato per visualizzare il flusso del processo, identificare i colli di bottiglia tra passaggi specifici e misurare la frequenza di ogni attività. Costituisce la struttura portante della process map e consente agli analisti di comprendere cosa accade in ogni fase del percorso di onboarding. L'analisi della sequenza e della frequenza delle attività aiuta a individuare deviazioni e inefficienze del processo.

Definisce i singoli passaggi del processo, consentendo di creare una process map e analizzare Workflow, colli di bottiglia e deviazioni.

Proviene dagli Event Log, dai moduli di gestione delle attività o dagli audit trail dei sistemi HR, IT e di onboarding.

L'Ora dell'evento è il timestamp che registra il momento esatto in cui si è verificata un'attività. Questo timestamp è fondamentale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare la durata tra i diversi passaggi del processo. Deve rappresentare l'ora di completamento di un'attività oppure l'ora in cui si è verificato un evento istantaneo.

Questo attributo costituisce la base di tutte le analisi temporali nel Process Mining. Viene utilizzato per calcolare indicatori chiave di prestazione come tempi di ciclo, tempi di attesa e tempi di elaborazione. Analizzando i timestamp, è possibile identificare i colli di bottiglia, misurare le prestazioni del processo rispetto agli accordi sui livelli di servizio e comprendere la distribuzione temporale delle attività.

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare tutte le metriche temporali, come il tempo di ciclo e il tempo di attesa, e individuare i colli di bottiglia del processo.

Si trova nei log di sistema o nei record delle transazioni associati a ogni attività o milestone di onboarding, spesso indicato come data di completamento o data di creazione.

Questo attributo identifica il sistema informativo di origine di ogni evento nel dataset, ad esempio un HRIS, un Applicant Tracking System (ATS) o uno strumento di IT Service Management (ITSM). Poiché i processi di onboarding spesso coinvolgono più sistemi, monitorare l'origine è essenziale per convalidare i dati e comprendere le interazioni tra sistemi.

In un'analisi di Process Mining, conoscere il sistema di origine aiuta a diagnosticare i problemi di qualità dei dati e a comprendere i passaggi di consegne tra piattaforme diverse. Per esempio, analizzare il ritardo tra un'attività nel sistema HR e l'attività corrispondente nel sistema IT può rivelare problemi di integrazione o ritardi dovuti al trasferimento manuale dei dati. Fornisce il contesto necessario per comprendere perché determinati passaggi del processo si comportano in un certo modo.

Identifica l'origine di ogni evento, un elemento fondamentale per risolvere i problemi di qualità dei dati e analizzare i passaggi di consegne tra diversi sistemi aziendali.

Queste informazioni vengono generalmente aggiunte durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) dei dati, oppure possono essere presenti come campo standard in un data warehouse centralizzato.

Questo attributo fornisce un timestamp che indica l'ultima sincronizzazione dei dati dal sistema di origine. È un campo di metadati essenziale per comprendere l'attualità e la freschezza dei dati analizzati. Si differenzia dall'Ora dell'evento, che registra quando si è verificata effettivamente l'attività aziendale.

Il timestamp dell'Ultimo aggiornamento dei dati è importante per la governance dei dati e per garantire che le analisi si basino su informazioni aggiornate. Aiuta gli utenti del Dashboard a capire se stanno consultando dati in tempo reale o un'istantanea riferita a uno specifico momento. È inoltre fondamentale per il debug delle pipeline di dati e per verificare che i processi di estrazione dei dati vengano eseguiti secondo la pianificazione.

Indica l'attualità dei dati, essenziale per la governance dei dati e per garantire che l'analisi del processo rifletta lo stato operativo più aggiornato.

Questo timestamp viene generalmente generato e registrato dallo strumento ETL o dalla pipeline di dati durante il processo di acquisizione dei dati.

Questo attributo indica la data ufficiale in cui il nuovo assunto inizia il rapporto di lavoro. È una milestone fondamentale del processo di onboarding e costituisce un riferimento importante per numerose metriche di prestazione.

La Data di inizio del dipendente viene utilizzata per separare le fasi di onboarding precedenti e successive all'inizio del lavoro. È essenziale per calcolare KPI come «Tasso di preparazione al primo giorno» e «Tempo di ciclo pre-assunzione». Confrontando i timestamp di attività come «Apparecchiatura consegnata» con la data di inizio, le aziende possono misurare l'efficacia della preparazione all'arrivo del nuovo assunto. Questa data rappresenta una scadenza fondamentale per tutte le attività di pre-onboarding.

È una data fondamentale che separa le attività di pre-onboarding da quelle successive all'inizio del lavoro ed è essenziale per misurare la «Preparazione al primo giorno» e altri KPI chiave.

È un campo data fondamentale memorizzato nel contratto o nel profilo del dipendente all'interno del sistema informativo delle risorse umane (HRIS).

Questo attributo identifica chi o che cosa ha eseguito una determinata attività. L'esecutore può essere un utente specifico, come il manager responsabile dell'assunzione, un ruolo, come «Supporto IT», oppure un sistema o bot automatizzato. Queste informazioni sono fondamentali per comprendere il coinvolgimento delle risorse e i passaggi di consegne nel processo.

L'analisi dell'Esecutore dell'evento aiuta a creare una rete sociale o una mappa organizzativa che mostra interazioni e carichi di lavoro. Può individuare i reparti o le persone che costituiscono colli di bottiglia e mettere in evidenza opportunità di automazione, identificando le attività manuali ripetitive. Comprendere chi fa cosa è fondamentale per ottimizzare le risorse e migliorare la collaborazione tra funzioni.

Mostra chi esegue ogni attività, consentendo di analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro, l'efficienza dei passaggi di consegne e le opportunità di automazione.

Si trova nell'audit trail o nei dati dell'Event Log del sistema di origine, spesso registrato come «ID utente», «Modificato da» o «Agente di sistema».

L'ID dipendente è il codice univoco assegnato a un nuovo assunto al momento del suo ingresso ufficiale nel sistema informativo delle risorse umane (HRIS) dell'azienda. Questo identificativo è distinto dall'ID del caso di onboarding e funge da chiave primaria per il record permanente del dipendente.

Mentre l'ID del caso di onboarding monitora il processo, l'ID dipendente collega le attività di onboarding a una persona specifica. Ciò consente analisi a lungo termine, ad esempio correlando l'esperienza di onboarding con le future prestazioni, il coinvolgimento o la permanenza del dipendente. Viene inoltre utilizzato per arricchire i dati di onboarding con altri attributi del dipendente, come l'anzianità o i cambiamenti di ruolo, provenienti dal sistema HR principale.

Collega il processo di onboarding al record permanente del dipendente, consentendo di analizzare nel lungo periodo l'impatto dell'onboarding sulla permanenza e sulle prestazioni del dipendente.

Proviene dal sistema informativo centrale delle risorse umane (HRIS) o dal file principale dei dati dei dipendenti, una volta creato il profilo del nuovo assunto.

L'attributo Manager responsabile dell'assunzione identifica il supervisore diretto del nuovo assunto, cioè la persona principalmente responsabile del suo inserimento, della formazione e delle prestazioni iniziali.

Nel Process Mining, l'analisi delle attività per Manager responsabile dell'assunzione può evidenziare differenze nel coinvolgimento e nell'efficacia dei manager durante l'onboarding. Può aiutare a individuare i manager che completano le attività di onboarding con maggiore efficienza e quelli che potrebbero necessitare di ulteriore supporto o formazione. Queste informazioni sono fondamentali per migliorare la responsabilità dei manager e la coerenza complessiva dell'esperienza del nuovo assunto, fortemente influenzata dal suo manager diretto.

Aiuta a valutare le prestazioni e la coerenza dei manager nell'esecuzione delle responsabilità di onboarding, con un impatto diretto sull'esperienza del nuovo assunto e sul tempo necessario per raggiungere la produttività.

Proviene dai dati della richiesta di assunzione o dalla struttura gerarchica del dipendente definita nel sistema HR.

L'Ora di fine dell'evento indica il momento in cui viene completata un'attività con durata. Sebbene molti eventi di onboarding siano istantanei, alcune attività, come «Verifica dei precedenti» o «Formazione obbligatoria», hanno un inizio e una fine distinti. Questo attributo registra il punto finale di tali attività.

Nel Process Mining, disporre sia dell'ora di inizio sia dell'ora di fine consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione dell'attività. Questo valore si differenzia dal tempo di attesa, che corrisponde alla durata tra due attività. L'analisi del tempo di elaborazione aiuta a identificare quali attività specifiche richiedono più tempo, anziché limitarsi a individuare lunghi ritardi tra i passaggi. È fondamentale per creare modelli accurati di utilizzo delle risorse e per un'analisi dettagliata dei colli di bottiglia all'interno delle singole attività.

Consente di calcolare con precisione quanto tempo richiedono attività specifiche per essere completate, cioè il tempo di elaborazione, un dato fondamentale per l'analisi delle risorse e l'identificazione delle attività inefficienti.

Si trova generalmente nei sistemi di gestione delle attività o nei sistemi Workflow in cui un'attività presenta stati distinti, come «In corso» e «Completata».

L'attributo Qualifica definisce il titolo ufficiale della posizione ricoperta dal nuovo assunto, come «Software Engineer», «Account Manager» o «HR Generalist». Queste informazioni aggiungono un livello di dettaglio all'analisi del processo di onboarding.

L'analisi del processo per Qualifica o livello professionale può rivelare schemi importanti. Per esempio, l'onboarding dei ruoli dirigenziali può essere significativamente diverso e più lungo rispetto a quello delle posizioni entry-level. Questo attributo consente di creare viste del processo personalizzate per diversi gruppi di dipendenti, assicurando che i confronti vengano effettuati tra ruoli simili e contribuendo a progettare percorsi di onboarding specifici per ruolo.

Consente di analizzare le differenze del processo di onboarding tra ruoli diversi, aiutando a individuare le esigenze di ottimizzazione e personalizzazione specifiche per ruolo.

Proviene dalla richiesta di assunzione o dai dettagli della posizione del dipendente nel sistema informativo delle risorse umane (HRIS).

Questo attributo specifica l'unità organizzativa, come «Vendite», «Ingegneria» o «Finanza», a cui appartiene il nuovo assunto. Fornisce un contesto aziendale essenziale per ogni caso di onboarding.

Nell'analisi di Process Mining, il reparto è una dimensione fondamentale per il filtraggio e il confronto. Gli analisti possono utilizzarlo per segmentare i processi di onboarding e comprendere come variano le prestazioni all'interno dell'organizzazione. Per esempio, è possibile confrontare il tempo medio di ciclo dell'onboarding del reparto Ingegneria con quello del reparto Marketing, così da individuare best practice o aree che necessitano di supporto. Aiuta inoltre a comprendere l'allocazione delle risorse e a identificare i colli di bottiglia specifici dei singoli reparti nel percorso di onboarding.

Consente di confrontare l'efficienza dell'onboarding, le variazioni del processo e l'esperienza dei nuovi assunti tra diverse unità aziendali, mettendo in evidenza le opportunità di standardizzazione.

Proviene generalmente dal profilo del nuovo assunto o dai dati della richiesta di assunzione nel sistema HR.

Questo attributo specifica la posizione geografica o fisica in cui sarà basato il nuovo assunto. Può trattarsi di una città, di un Paese, di uno specifico edificio aziendale oppure di una designazione come «Da remoto».

La sede è una dimensione fondamentale per l'analisi, poiché i processi di onboarding possono variare significativamente in base all'area geografica, a causa di requisiti legali diversi, della logistica degli uffici o delle pratiche manageriali regionali. Filtrando o confrontando i processi per sede, le organizzazioni possono individuare incoerenze regionali, garantire la conformità alle normative locali e standardizzare l'esperienza di onboarding dove appropriato. È particolarmente importante per le aziende globali che intendono bilanciare le esigenze locali con gli standard aziendali.

Consente di analizzare le variazioni geografiche del processo di onboarding, un elemento fondamentale per garantire la conformità e standardizzare l'esperienza in un'organizzazione globale.

Queste informazioni sono generalmente memorizzate nel profilo del dipendente all'interno del sistema HR e spesso vengono determinate dalla richiesta di assunzione.

Questo attributo contiene il nome completo del nuovo assunto. Fornisce un identificativo leggibile per ogni caso di onboarding, facilitando l'analisi di singole istanze senza dover fare riferimento incrociato ai numeri identificativi.

Sebbene non venga generalmente utilizzato per l'analisi aggregata dei processi, il Nome del nuovo assunto è prezioso per il monitoraggio operativo e l'analisi dettagliata dei singoli casi. Per esempio, un Dashboard aggiornato che monitora l'avanzamento dell'onboarding potrebbe mostrare i nomi dei nuovi assunti bloccati in una determinata fase, consentendo al personale HR o ai manager di intervenire direttamente. Aggiunge un livello essenziale di usabilità ai Dashboard di Process Mining.

Fornisce un identificativo leggibile per i singoli casi, facilitando ai manager e al personale HR il monitoraggio e l'analisi di specifici percorsi di onboarding.

Proviene dal profilo del nuovo assunto nell'Applicant Tracking System (ATS) o nel sistema informativo delle risorse umane (HRIS).

Questo attributo fornisce una sintesi di alto livello della posizione del caso di onboarding nel suo ciclo di vita. Gli stati tipici includono «In corso», «Completato», «Annullato» o «In sospeso». Si tratta spesso di un attributo a livello di caso che cambia con l'avanzamento del processo.

Lo Stato dell'onboarding è particolarmente utile per il monitoraggio operativo e la creazione di Dashboard di alto livello. Consente agli stakeholder di visualizzare rapidamente il numero di onboarding attivi, completati o che presentano problemi. Nel Process Mining, può essere utilizzato per filtrare i casi incompleti o annullati, eseguire un'analisi delle cause principali e comprendere perché alcuni processi di onboarding non vengono completati correttamente.

Fornisce una visione di alto livello dell'avanzamento dei casi, consentendo il monitoraggio operativo e l'analisi delle cause principali dei processi di onboarding incompleti o annullati.

Questo stato viene generalmente gestito e aggiornato nel sistema principale di gestione dell'onboarding o del Workflow HR.

Questo attributo classifica la modalità di impiego del nuovo assunto presso l'azienda. I valori più comuni includono «Tempo pieno», «Tempo parziale», «Collaboratore esterno» o «Stagista». Il tipo di impiego determina spesso la complessità e i requisiti del processo di onboarding.

Analizzare il processo per Tipo di impiego è essenziale per comprendere le variazioni del processo. Per esempio, l'onboarding di un collaboratore esterno può essere significativamente più breve e prevedere passaggi legali e IT diversi rispetto a quello di un dipendente a tempo pieno. Segmentare l'analisi in base a questo attributo garantisce una valutazione equa delle metriche di prestazione e aiuta le organizzazioni a ottimizzare percorsi di onboarding distinti per i diversi tipi di lavoratori.

Consente di segmentare il processo di onboarding per i diversi tipi di lavoratori, garantendo confronti equi delle prestazioni e contribuendo a ottimizzare percorsi di processo distinti.

È un attributo fondamentale presente nei dati relativi al lavoro o alla posizione del dipendente nel sistema HR principale.