Il Suo Template dati Purchase to Pay - Purchase Order

SAP ECC
Il Suo Template dati Purchase to Pay - Purchase Order

Il Suo Template dati Purchase to Pay - Purchase Order

Questo Template La guida attraverso i dati essenziali necessari per analizzare il processo Purchase to Pay - Purchase Order in SAP ECC. Descrive gli attributi fondamentali da raccogliere, le attività chiave da monitorare e fornisce indicazioni pratiche per estrarre queste informazioni dal Suo sistema. Utilizzi questa risorsa per creare un event log completo e affidabile per le Sue iniziative di Process Mining.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività chiave da monitorare
  • Indicazioni per l'estrazione da SAP ECC
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Purchase to Pay - Purchase Order: attributi

Questi sono i campi dati essenziali consigliati per l’inclusione nell’Event Log, che consentono un’analisi completa del processo Purchase to Pay - Purchase Order.
3 Obbligatorio 6 Consigliato 12 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
Activity
Il nome dello specifico evento o passaggio aziendale che si è verificato durante il ciclo di vita dell'ordine di acquisto.
Descrizione

Questo attributo descrive un singolo passaggio del processo, come «Ordine di acquisto creato», «Ordine di acquisto approvato» o «Entrata merci registrata». La sequenza di queste attività costituisce il flusso di processo per ogni ordine di acquisto.

Analizzare la sequenza, la frequenza e la durata tra le attività è il fulcro del Process Mining. Aiuta a individuare colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e deviazioni dal processo standard, consentendo miglioramenti mirati e iniziative di standardizzazione.

Perché è importante

Le attività definiscono i passaggi del processo. Analizzarne la sequenza e la tempistica rivela il flusso effettivo del processo, i colli di bottiglia e le deviazioni.

Dove reperirlo

Derivato da diverse tabelle SAP e dai log delle transazioni, come CDHDR/CDPOS per le modifiche, EKBE per GR/IR ed EBAN per le richieste. Spesso richiede una logica personalizzata o un programma di estrazione dedicato per essere generato.

Esempi
Ordine di acquisto creatoOrdine di acquisto approvatoEntrata merci registrata
Ora dell'evento
EventTime
La data e l'ora precise in cui si è verificata l'attività.
Descrizione

Questo timestamp indica il momento esatto in cui si è verificato un evento, ad esempio quando è stato approvato un PO o registrata un'entrata merci. Fornisce l'ordine cronologico di tutte le attività all'interno di un caso.

I timestamp sono fondamentali per il Process Mining, poiché consentono tutte le analisi basate sul tempo. Tra queste rientrano il calcolo dei tempi di ciclo tra le attività, l'individuazione dei ritardi, l'analisi della produttività del processo e la misurazione delle prestazioni rispetto agli accordi sul livello di servizio, SLA.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i colli di bottiglia, e per ordinare cronologicamente gli eventi.

Dove reperirlo

Derivato da diversi campi di data e ora nelle tabelle SAP, come EKKO-AEDAT, data di modifica, CDHDR-UDATE/UTIME, timestamp del log delle modifiche, o EKBE-BUDAT, data di registrazione.

Esempi
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Ordine di acquisto
PurchaseOrder
L'identificativo univoco del documento dell'ordine di acquisto, che funge da caso principale per monitorare il processo di approvvigionamento.
Descrizione

Il numero dell'ordine di acquisto è l'identificativo centrale che collega tutte le attività, dalla creazione alla registrazione finale dell'entrata merci e al completamento. Ogni numero di PO univoco rappresenta una singola istanza del processo di approvvigionamento.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per ricostruire il percorso completo di ogni acquisto. Consente di analizzare in dettaglio i tempi di ciclo, le variazioni del processo e i controlli di Conformità per ogni singolo ordine, costituendo la base dell'intero modello di processo.

Perché è importante

È l'identificativo principale che collega tutti gli eventi correlati, rendendo possibile analizzare l'intero ciclo di vita di ogni singolo ordine di acquisto.

Dove reperirlo

Tabella: EKKO, Campo: EBELN

Esempi
450001762345000176244500017625
Gruppo merci
MaterialGroup
Una classificazione utilizzata per raggruppare materiali o servizi con caratteristiche simili.
Descrizione

Il gruppo merci, o categoria di acquisto, viene utilizzato per classificare il tipo di beni o servizi acquistati. Tra gli esempi rientrano «Hardware IT», «Forniture per ufficio» o «Servizi professionali».

Questo attributo è fondamentale per l'analisi della spesa e la comprensione dei modelli di approvvigionamento. Consente di filtrare il processo per analizzare come vengono gestite le diverse categorie, chi le approva e quali fornitori le forniscono. È una dimensione chiave della Dashboard «Purchase Order Value Analysis».

Perché è importante

Consente di segmentare il processo per categoria di prodotto o servizio, evidenziando comportamenti, tempi di ciclo o fornitori differenti per i diversi tipi di spesa.

Dove reperirlo

Tabella: EKPO, Campo: MATKL

Esempi
00101IT_HWCONSULT
Importo dell'ordine
OrderAmount
Il valore monetario totale della posizione dell'ordine di acquisto.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore totale di una specifica posizione dell'ordine di acquisto, calcolato moltiplicando la quantità per il prezzo netto. Per ottenere il valore complessivo del PO, è necessario aggregare gli importi delle posizioni.

Analizzare il processo in base all'importo dell'ordine è fondamentale per individuare le transazioni di valore elevato, che potrebbero richiedere controlli più rigorosi o percorsi di approvazione differenti. Questo attributo alimenta la Dashboard «Purchase Order Value Analysis» e aiuta a dare priorità agli interventi di miglioramento sui processi con maggiore rilevanza finanziaria.

Perché è importante

Quantifica l'impatto finanziario di ogni acquisto, consentendo analisi basate sul valore per dare priorità agli ordini di importo elevato o individuare opportunità di risparmio.

Dove reperirlo

Tabella: EKPO, Campo: NETWR, valore netto dell'ordine.

Esempi
1500.00250.7512345.50
Nome utente
UserName
L'ID utente della persona che ha eseguito l'attività.
Descrizione

Questo attributo acquisisce il nome utente SAP del dipendente che ha creato, modificato o approvato un documento. Per i passaggi automatizzati, può mostrare l'ID di un utente di sistema o batch.

L'analisi per utente aiuta a individuare esigenze formative, persone con prestazioni elevate o potenziali problemi di Conformità. È fondamentale per creare Dashboard relative alla distribuzione del carico di lavoro, alla Conformità della matrice di approvazione e alla comprensione delle prestazioni di team o singoli individui.

Perché è importante

Attribuisce le azioni degli utenti a persone specifiche, consentendo di analizzare le prestazioni, il carico di lavoro e il rispetto dei protocolli di Conformità.

Dove reperirlo

Tabella: EKKO, Campo: ERNAM, creato da; Tabella: CDHDR, Campo: USERNAME, modificato da.

Esempi
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Numero fornitore
VendorNumber
L'identificativo univoco del fornitore.
Descrizione

È il codice che identifica univocamente il fornitore dal quale vengono acquistati i beni o i servizi. Costituisce un elemento fondamentale dei dati anagrafici nel processo di approvvigionamento.

Questo attributo è essenziale per l'analisi incentrata sui fornitori. Consente di valutare le prestazioni di consegna, confrontare i tempi di consegna tra diversi fornitori e analizzare i modelli di spesa. È la dimensione principale della Dashboard «Vendor Delivery Performance».

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni dei fornitori, aiutando a individuare quelli affidabili e quelli che causano ritardi o problemi di qualità.

Dove reperirlo

Tabella: EKKO, Campo: LIFNR

Esempi
100345V-20598700112
Società
CompanyCode
L'identificativo dell'entità giuridica o della società che avvia l'acquisto.
Descrizione

La società rappresenta un'entità giuridica indipendente in SAP. Tutte le transazioni vengono registrate a livello di società, che costituisce quindi un'unità organizzativa fondamentale.

Analizzare il processo per società consente di confrontare l'efficienza e la Conformità degli approvvigionamenti tra diverse unità aziendali o Paesi. Aiuta a individuare le best practice di un'entità che potrebbero essere replicate altrove oppure a identificare le unità che incontrano difficoltà nel processo.

Perché è importante

Rappresenta l'entità giuridica e consente di confrontare le prestazioni del processo e verificare la Conformità tra diverse aree dell'organizzazione.

Dove reperirlo

Tabella: EKKO, Campo: BUKRS

Esempi
10002100US01
Tipo di documento
DocumentType
Un codice che classifica i diversi tipi di ordini di acquisto.
Descrizione

Il tipo di documento è una configurazione SAP che controlla l'intervallo di numerazione, la selezione dei campi e il flusso complessivo del processo per un ordine di acquisto. Ad esempio, possono esistere tipi diversi per i PO standard, i PO relativi a servizi o gli ordini di trasferimento delle scorte.

Questo attributo è una dimensione potente per l'analisi, poiché tipi di documento diversi seguono spesso processi intenzionalmente differenti. Filtrare per tipo di documento consente un confronto più accurato tra tempi di ciclo e flussi di processo realmente omogenei.

Perché è importante

Distingue i diversi tipi di processo di acquisto, ad esempio standard, servizi o resi, che spesso presentano percorsi e aspettative di prestazione differenti.

Dove reperirlo

Tabella: EKKO, Campo: BSART

Esempi
NBFOUB
Consegna puntuale
IsOnTimeDelivery
Indicatore che segnala se le merci sono state ricevute entro o prima della data di consegna richiesta.
Descrizione

Questo attributo booleano è vero se il timestamp dell'attività 'Goods Receipt Posted' è uguale o precedente alla 'Requested Delivery Date'. Fornisce un esito chiaro e binario delle prestazioni di consegna per ogni riga dell'ordine di acquisto.

Questo attributo costituisce la base del KPI 'On-Time Goods Receipt Rate'. Semplifica l'analisi delle prestazioni dei fornitori e dell'efficienza interna nella ricezione, consentendo di aggregare e filtrare facilmente le consegne puntuali e quelle in ritardo.

Perché è importante

Fornisce una metrica chiara di successo o insuccesso della puntualità delle consegne e supporta direttamente i KPI e le Dashboard sulle prestazioni dei fornitori.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo calcolato confrontando la data di registrazione della ricezione merci (EKBE-BUDAT) con la data di consegna richiesta (EKPO-EINDT).

Esempi
truefalse
Data di consegna richiesta
RequestedDeliveryDate
La data entro la quale l'azienda ha richiesto al fornitore di consegnare i beni o i servizi.
Descrizione

È la data di consegna obiettivo specificata nell'ordine di acquisto. Costituisce il riferimento rispetto al quale vengono misurate le prestazioni effettive di consegna.

Questa data è essenziale per calcolare il KPI «On-Time Goods Receipt Rate». Confrontando la data effettiva dell'entrata merci con quella richiesta, le organizzazioni possono misurare quantitativamente l'affidabilità del fornitore e l'efficienza interna nella ricezione, fornendo un supporto diretto alla Dashboard «Vendor Delivery Performance».

Perché è importante

È la data obiettivo della consegna, essenziale per calcolare i KPI relativi alla puntualità e valutare l'affidabilità del fornitore.

Dove reperirlo

Tabella: EKPO, Campo: EINDT

Esempi
2023-06-102023-07-222023-08-01
Gruppo acquisti
PurchasingGroup
L'acquirente specifico o il gruppo di acquirenti responsabile dell'attività di approvvigionamento.
Descrizione

Il gruppo acquisti rappresenta la persona o il team di acquirenti responsabile di una determinata attività di acquisto. Costituisce il principale punto di contatto per i fornitori.

Questo attributo offre un livello di analisi più granulare rispetto all'organizzazione acquisti. Aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro tra gli acquirenti e a individuare differenze di prestazione a livello individuale, fornendo indicazioni utili per l'allocazione delle risorse e le iniziative formative.

Perché è importante

Offre una visione granulare del responsabile di un acquisto, consentendo un'analisi dettagliata del carico di lavoro e delle prestazioni a livello di acquirente o team.

Dove reperirlo

Tabella: EKKO, Campo: EKGRP

Esempi
001002N01
Modifica successiva all'approvazione
IsPostApprovalChange
Indicatore che segnala se una modifica all'ordine di acquisto è avvenuta dopo l'approvazione iniziale.
Descrizione

Questo attributo booleano è vero se viene rilevata un'attività 'Purchase Order Changed' dopo un'attività 'Purchase Order Approved' per lo stesso ordine di acquisto. Consente di isolare le modifiche problematiche che si verificano nelle fasi avanzate del processo.

Questo campo calcolato supporta direttamente il KPI 'Post-Approval PO Change Rate' e la Dashboard 'Purchase Order Rework and Changes'. Consente di quantificare ed evidenziare le modifiche disruptive che possono causare ritardi e richiedere una nuova approvazione, indicando possibili problemi nella specifica iniziale o nella definizione dell'ambito.

Perché è importante

Misura direttamente il rework successivo all'approvazione, un KPI fondamentale per la stabilità e l'efficienza del processo. Valori elevati indicano problemi nella definizione dei requisiti a monte.

Dove reperirlo

Si tratta di un attributo calcolato, derivato dalla sequenza delle attività nell'event log.

Esempi
truefalse
Motivo del rifiuto
RejectionReason
Il codice o il testo che spiega perché una richiesta di acquisto o un ordine di acquisto è stato rifiutato.
Descrizione

Questo attributo registra il motivo specifico indicato quando un ordine di acquisto viene rifiutato durante il Workflow di approvazione. Queste informazioni sono fondamentali per comprendere le cause alla radice del rework e dei ritardi.

L'analisi dei motivi di rifiuto aiuta a individuare problemi ricorrenti, come prezzi errati, superamento del budget o selezione di fornitori non conforme. Queste informazioni consentono all'azienda di intervenire sulle cause alla radice, migliorare la qualità della creazione iniziale dell'ordine di acquisto e rendere più efficiente il processo di approvazione.

Perché è importante

Fornisce informazioni dirette sul motivo per cui le approvazioni non vanno a buon fine, consentendo miglioramenti mirati per ridurre il rework e abbreviare i tempi del ciclo di approvazione.

Dove reperirlo

Queste informazioni possono essere difficili da individuare. Potrebbero essere memorizzate in campi di testo esteso o dipendere dalla configurazione personalizzata del Workflow. Spesso è necessaria una conoscenza specifica dell'implementazione.

Esempi
Prezzo erratoBudget superatoRichiesta duplicata
Nome fornitore
VendorName
La denominazione legale del fornitore.
Descrizione

Il nome descrittivo del fornitore, più intuitivo del numero fornitore. Generalmente proviene dai dati anagrafici dei fornitori.

Mentre il numero fornitore viene utilizzato per i join e l'identificazione univoca, il nome fornitore è fondamentale per le Dashboard e i report destinati agli utenti. Rende le analisi più intuitive e accessibili agli utenti aziendali che potrebbero non conoscere i codici dei fornitori.

Perché è importante

Fornisce un nome leggibile del fornitore, rendendo Dashboard e report molto più semplici da comprendere per gli utenti aziendali.

Dove reperirlo

Tabella: LFA1, Campo: NAME1. È necessario un join da EKKO-LIFNR a LFA1-LIFNR.

Esempi
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
Organizzazione acquisti
PurchasingOrganization
L'unità organizzativa responsabile della negoziazione dei prezzi e dell'acquisto di materiali o servizi.
Descrizione

L'organizzazione acquisti è un'unità organizzativa chiave in SAP, responsabile delle attività di approvvigionamento. Può essere centralizzata per l'intera azienda oppure decentralizzata per stabilimento o area geografica.

Analizzare le prestazioni del processo per organizzazione acquisti aiuta a individuare i team di approvvigionamento più efficienti. Consente di confrontare metriche come tempi di ciclo, tassi di rilavorazione e costi tra diverse unità organizzative, mettendo in evidenza le best practice e le aree che necessitano di supporto.

Perché è importante

Identifica il team di approvvigionamento responsabile, consentendo confronti delle prestazioni e analisi tra diverse unità organizzative.

Dove reperirlo

Tabella: EKKO, Campo: EKORG

Esempi
1000US01DE01
Richiesta d’acquisto
PurchaseRequisition
L'identificativo della richiesta di acquisto che ha preceduto l'ordine di acquisto.
Descrizione

Questo attributo collega l'ordine di acquisto alla richiesta di acquisto da cui ha avuto origine. Non tutti i PO sono preceduti da una richiesta.

Il collegamento è fondamentale per analizzare la Dashboard «Requisition to Order Conversion» e il KPI «PR to PO Conversion Rate». Consente di misurare l'efficienza del processo a monte, dalla richiesta iniziale alla creazione di un ordine formale, e di individuare i PO creati senza una richiesta, in violazione della Conformità.

Perché è importante

Collega il PO alla richiesta di origine, consentendo di analizzare il processo di conversione da PR a PO e individuare i PO creati senza una richiesta precedente.

Dove reperirlo

Tabella: EKPO, Campo: BANFN

Esempi
1001589010015891
Sistema di origine
SourceSystem
Il sistema dal quale sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo identifica l'origine dei dati, che generalmente corrisponde all'identificativo di un'istanza SAP ECC, ad esempio «ECC_PROD_100». Negli ambienti con più sistemi, aiuta a distinguere le diverse fonti di dati.

Per la governance e la tracciabilità dei dati, conoscere il sistema di origine è fondamentale. Garantisce l'integrità dei dati e facilita la risoluzione dei problemi di estrazione o qualità, soprattutto quando i dati vengono uniti tra diversi sistemi ERP o moduli.

Perché è importante

Identifica l'origine dei dati, un elemento fondamentale per la governance dei dati, la convalida e la gestione delle analisi tra più sistemi.

Dove reperirlo

Si tratta generalmente di un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione dei dati per contrassegnare il dataset con il relativo sistema di origine.

Esempi
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
Stabilimento
Plant
La sede fisica o lo stabilimento presso cui devono essere consegnati i beni.
Descrizione

Lo stabilimento è un'unità organizzativa che rappresenta un impianto produttivo, un magazzino o un'altra sede in cui vengono ricevuti beni o servizi.

Analizzare i dati per stabilimento aiuta a comprendere le differenze geografiche nel processo di approvvigionamento. Può evidenziare variazioni nei tempi di consegna dei fornitori verso determinate sedi o mettere in luce stabilimenti con processi di ricezione inefficienti, supportando l'analisi della puntualità nella registrazione dell'entrata merci.

Perché è importante

Specifica il luogo di consegna, utile per analizzare le differenze regionali del processo e le prestazioni logistiche.

Dove reperirlo

Tabella: EKPO, Campo: WERKS

Esempi
100011002000
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Il timestamp che indica quando i dati sono stati aggiornati l'ultima volta dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l'ora dell'estrazione o dell'aggiornamento più recente dei dati. Fornisce il contesto relativo all'attualità dei dati analizzati.

Visualizzare queste informazioni nelle Dashboard è fondamentale per consentire agli utenti di capire se gli insight si basano su dati quasi in tempo reale o su un'istantanea storica. In questo modo si gestiscono le aspettative degli utenti e si garantisce che le decisioni vengano prese sulla base di dati di cui si conosce l'età.

Perché è importante

Informa gli utenti sull'attualità dei dati, assicurando che comprendano se l'analisi riflette lo stato operativo più recente.

Dove reperirlo

Questo timestamp viene generato e aggiunto dal processo di estrazione dei dati o ETL al momento dell'esecuzione.

Esempi
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Valuta
Currency
Il codice della valuta dell'importo dell'ordine di acquisto.
Descrizione

Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso il valore dell'ordine di acquisto, ad esempio USD, EUR o GBP. Fornisce il contesto essenziale per tutti i valori monetari.

Per le organizzazioni internazionali, la valuta è fondamentale per un'analisi finanziaria corretta. Consente di aggregare e confrontare correttamente i valori degli ordini; tutti i KPI monetari devono essere interpretati nel contesto della relativa valuta.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per tutti i valori monetari, garantendo un'analisi finanziaria accurata, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali.

Dove reperirlo

Tabella: EKKO, Campo: WAERS

Esempi
USDEURJPY
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Purchase to Pay - Purchase Order: attività

Questi sono i passaggi chiave e le principali tappe del processo da acquisire nell’Event Log, che costituiscono la base per una corretta individuazione del processo e dei colli di bottiglia.
6 Consigliato 8 Facoltativo
Attività Descrizione
Entrata merci registrata
Questa attività indica la ricezione fisica dei beni da parte del fornitore in relazione a uno specifico ordine di acquisto. La registrazione dell'entrata merci è un'azione esplicita, ad esempio tramite la transazione MIGO, che crea un documento materiale e aggiorna le scorte.
Perché è importante

È una tappa fondamentale per monitorare le prestazioni di consegna del fornitore e l'avvio del processo di verifica delle fatture. Viene utilizzata per calcolare i tassi di puntualità delle consegne e la tempestività della registrazione dell'entrata merci.

Dove reperirlo

Viene registrato alla creazione di un documento materiale. Il timestamp dell'evento è la data di registrazione, MKPF-BUDAT, oppure la data di creazione, MKPF-CPUDT, della tabella di testata dei documenti materiali, MKPF, collegata al PO tramite la tabella di dettaglio, MSEG.

Acquisizione

Utilizzare il timestamp di registrazione o creazione della tabella MKPF per i documenti materiali che fanno riferimento al PO.

Tipo di evento explicit
Ordine di acquisto approvato
Rappresenta l'approvazione finale dell'ordine di acquisto, che ne autorizza l'invio al fornitore. Questa tappa fondamentale viene generalmente dedotta dalla modifica dello stato di rilascio del PO a uno stato di rilascio completo o di approvazione.
Perché è importante

Questa attività è essenziale per calcolare il KPI relativo al tempo del ciclo di approvazione del PO e individuare i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione. Costituisce un prerequisito per la maggior parte delle attività successive, come l'invio dell'ordine al fornitore.

Dove reperirlo

Viene dedotto monitorando i log delle modifiche, CDHDR/CDPOS, della tabella di testata dell'ordine di acquisto, EKKO, per individuare il momento in cui viene applicato il codice di rilascio finale o in cui l'indicatore dello stato di rilascio complessivo, EKKO-FRGKE, viene impostato su «rilasciato».

Acquisizione

Individuare il timestamp in cui lo stato di rilascio complessivo del PO, EKKO-FRGKE, passa allo stato finale di approvazione.

Tipo di evento inferred
Ordine di acquisto completato
Indica che una posizione dell'ordine di acquisto è considerata completamente consegnata. È un evento dedotto, generalmente ricavato dall'impostazione automatica o manuale dell'indicatore «Consegna completata» sulla posizione dell'ordine di acquisto.
Perché è importante

Questa attività costituisce il punto finale logico della parte di evasione dell'ordine. È essenziale per calcolare il tempo complessivo del ciclo del PO, dalla creazione al completamento.

Dove reperirlo

Viene dedotto dai documenti di modifica, CDHDR/CDPOS, che registrano il momento in cui l'indicatore «Consegna completata», EKPO-ELIKZ, viene impostato su «X» per una posizione del PO. L'impostazione a completata dell'ultima posizione può indicare il completamento dell'intero PO.

Acquisizione

Individuare il timestamp nei documenti di modifica relativo all'impostazione del flag EKPO-ELIKZ.

Tipo di evento inferred
Ordine di acquisto creato
Questa attività indica la creazione di un documento formale di ordine di acquisto, che costituisce un contratto vincolante con un fornitore. È un evento esplicito, registrato quando un utente crea e salva un ordine di acquisto, ad esempio tramite la transazione ME21N, generando voci nelle tabelle EKKO ed EKPO.
Perché è importante

Segna l'avvio ufficiale del ciclo di vita dell'ordine di acquisto. Costituisce una tappa fondamentale per misurare sia il tempo di conversione da PR a PO sia il tempo complessivo di evasione dell'ordine.

Dove reperirlo

Viene acquisito dalla data di creazione, EKKO-AEDAT, nella tabella di testata degli ordini di acquisto, EKKO, per il numero di PO corrispondente, EKKO-EBELN.

Acquisizione

Utilizzare il timestamp di creazione della tabella EKKO per ogni nuovo ordine di acquisto.

Tipo di evento explicit
Ordine di acquisto inviato al fornitore
Questa attività indica il momento in cui l'ordine di acquisto approvato viene trasmesso ufficialmente al fornitore, ad esempio tramite EDI, e-mail o stampa. È un evento esplicito, acquisito nelle tabelle di controllo dei messaggi quando un messaggio di output viene elaborato correttamente.
Perché è importante

È una tappa fondamentale, poiché avvia il conteggio del tempo di consegna del fornitore. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la registrazione dell'entrata merci è essenziale per valutare le prestazioni del fornitore e la puntualità delle consegne.

Dove reperirlo

Viene registrato nella tabella degli stati dei messaggi, NAST. Il timestamp può essere ricavato da NAST-DATVR e NAST-UHRVR quando lo stato di elaborazione, NAST-VSTAT, è «1», ovvero elaborato correttamente, per il tipo di output PO pertinente.

Acquisizione

Utilizzare il timestamp di elaborazione della tabella NAST per il messaggio di output del PO.

Tipo di evento explicit
Richiesta di acquisto creata
Questa attività indica la creazione di una richiesta formale di beni o servizi. Si tratta di un evento esplicito, acquisito quando un utente salva un nuovo documento di richiesta di acquisto, utilizzando transazioni come ME51N, con la conseguente generazione di un record univoco nella tabella EBAN.
Perché è importante

È il principale punto di avvio del processo di approvvigionamento. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la creazione dell'ordine di acquisto consente di misurare l'efficienza con cui la domanda interna viene trasformata in ordini operativi.

Dove reperirlo

Viene registrato alla creazione di una voce nella tabella di testata delle richieste di acquisto, EBAN. La data di creazione, EBAN-BADAT, e l'ora costituiscono il timestamp dell'evento.

Acquisizione

Individuare le nuove voci nella tabella EBAN in base alla data di creazione.

Tipo di evento explicit
Approvazione dell'ordine di acquisto richiesta
Indica che un ordine di acquisto creato o modificato è stato sottoposto ad approvazione secondo la strategia di rilascio configurata. L'evento viene dedotto quando la strategia di rilascio viene attivata e il PO entra in uno stato di approvazione in sospeso.
Perché è importante

Distinguere tra la creazione del PO e l'avvio del processo di approvazione consente di misurare con precisione il KPI relativo al tempo del ciclo di approvazione. In questo modo è possibile evidenziare eventuali ritardi prima dell'avvio del Workflow di approvazione.

Dove reperirlo

Viene dedotto dai documenti di modifica, CDHDR/CDPOS, relativi all'ordine di acquisto, oggetto EINKBELEG, che mostrano l'impostazione iniziale di uno stato di rilascio, oppure quando lo stato di rilascio complessivo, EKKO-FRGKE, viene impostato per la prima volta su un valore che indica l'attivazione di un processo di approvazione.

Acquisizione

Individuare la prima voce del documento di modifica che attiva la strategia di rilascio del PO.

Tipo di evento inferred
Beni restituiti
Rappresenta la restituzione al fornitore di beni precedentemente ricevuti, spesso a causa di problemi di qualità o di spedizioni errate. È un evento esplicito, acquisito tramite la registrazione di un documento materiale con un tipo di movimento specifico per i resi.
Perché è importante

Questa attività evidenzia problemi nella qualità del fornitore o nella correttezza dell'ordine ed è un indicatore importante della rilavorazione del processo. È fondamentale per calcolare il KPI Goods Receipt Variance Rate.

Dove reperirlo

Viene registrato nelle tabelle dei documenti materiali, MKPF/MSEG, quando viene utilizzato un tipo di movimento per reso, ad esempio «122» per la restituzione al fornitore. La data di registrazione, MKPF-BUDAT, costituisce il timestamp.

Acquisizione

Individuare i documenti materiali con un tipo di movimento per reso, ad esempio 122, che fanno riferimento al PO originale.

Tipo di evento explicit
Conferma dei servizi inserita
Per gli ordini di acquisto relativi a servizi, questa attività rappresenta la conferma dell'avvenuta erogazione dei servizi. È un evento esplicito, acquisito tramite la creazione di un Service Entry Sheet, ad esempio mediante la transazione ML81N.
Perché è importante

È l'equivalente dell'entrata merci per i servizi ed è essenziale per monitorare l'evasione degli ordini di servizio. Attiva il processo finanziario per il pagamento dei servizi.

Dove reperirlo

Viene acquisito dalla data di creazione, ESSR-ERDAT, nella tabella di testata dei Service Entry Sheet, ESSR. Il collegamento all'ordine di acquisto si trova nella tabella ESLL.

Acquisizione

Utilizzare il timestamp di creazione della tabella ESSR per i Service Entry Sheet collegati al PO.

Tipo di evento explicit
Ispezione qualità eseguita
Indica che i beni ricevuti sono stati sottoposti a un'ispezione di qualità. Questa attività viene generalmente dedotta quando, per un lotto di ispezione creato al momento dell'entrata merci, viene presa una decisione d'uso nel modulo Quality Management.
Perché è importante

Nei settori in cui la qualità è fondamentale, questa attività aiuta ad analizzare la durata e gli esiti del processo di ispezione. I ritardi in questa fase possono creare colli di bottiglia tra la ricezione dei beni e la loro disponibilità per l'utilizzo.

Dove reperirlo

Viene dedotto dal modulo Quality Management. Un lotto di ispezione viene creato nella tabella QALS al momento dell'entrata merci e l'attività è contrassegnata dalla creazione di una decisione d'uso nella tabella QAVE, che include un timestamp.

Acquisizione

Individuare il timestamp della decisione d'uso nella tabella QAVE per il lotto di ispezione collegato al documento materiale.

Tipo di evento inferred
Ordine di acquisto eliminato
Rappresenta l'annullamento o l'eliminazione logica di una posizione dell'ordine di acquisto, impedendo ulteriori elaborazioni come la registrazione dell'entrata merci o la fatturazione. È un evento dedotto, acquisito quando l'indicatore di eliminazione viene impostato sulla posizione del PO.
Perché è importante

È un'attività terminale che indica l'annullamento di un ordine. Analizzare perché e quando gli ordini vengono eliminati può far emergere problemi nella pianificazione della domanda o nella selezione dei fornitori.

Dove reperirlo

Viene dedotto dai documenti di modifica, CDHDR/CDPOS, che mostrano l'impostazione su «L» dell'indicatore di eliminazione, EKPO-LOEKZ, per una posizione dell'ordine di acquisto.

Acquisizione

Individuare il timestamp nei documenti di modifica relativo all'impostazione del flag EKPO-LOEKZ.

Tipo di evento inferred
Ordine di acquisto modificato
Rappresenta qualsiasi modifica apportata a un ordine di acquisto dopo la sua creazione iniziale, ad esempio a quantità, prezzo o date di consegna. Queste modifiche vengono registrate esplicitamente nel sistema dei documenti di modifica SAP.
Perché è importante

Modifiche frequenti, soprattutto dopo l'approvazione, indicano inefficienze di processo, una pianificazione iniziale inadeguata o un ampliamento dell'ambito. Questa attività è essenziale per la Dashboard PO Rework and Changes e per i KPI correlati.

Dove reperirlo

Viene registrato esplicitamente nelle tabelle di testata e di dettaglio dei documenti di modifica, CDHDR e CDPOS, per l'oggetto ordine di acquisto, EINKBELEG. Ogni modifica genera una nuova voce con il relativo timestamp.

Acquisizione

Estrarre gli eventi di modifica e i relativi timestamp dalle tabelle CDHDR e CDPOS collegate al numero dell'ordine di acquisto.

Tipo di evento explicit
Ordine di acquisto rifiutato
Questa attività si verifica quando un approvatore rifiuta un ordine di acquisto durante il Workflow di approvazione. È un evento dedotto, ricavato dalla modifica dello stato nei dati della strategia di rilascio del PO, che indica l'avvenuto rifiuto.
Perché è importante

Monitorare i rifiuti aiuta a individuare problemi nella qualità dei dati del PO, nella mancata Conformità alle politiche o nella matrice di approvazione. Spesso comporta attività di rilavorazione e aumenta la durata complessiva del ciclo.

Dove reperirlo

Viene dedotto dai documenti di modifica, CDHDR/CDPOS, relativi allo stato di rilascio dell'ordine di acquisto. Un rifiuto viene generalmente registrato quando un codice di rilascio viene annullato o viene impostato uno specifico stato di rifiuto.

Acquisizione

Monitorare i log delle modifiche per individuare l'annullamento di un codice di rilascio o una modifica dello stato che indichi un rifiuto.

Tipo di evento inferred
Richiesta di acquisto approvata
Rappresenta l'approvazione formale di una richiesta di acquisto, che ne autorizza la conversione in un ordine di acquisto. L'evento viene dedotto dalle modifiche ai campi dello stato di rilascio nei dati della richiesta di acquisto, monitorate tramite il Workflow della strategia di rilascio SAP.
Perché è importante

Monitorare le approvazioni è fondamentale per individuare i colli di bottiglia nella fase precedente all'ordine e garantire la Conformità alle politiche di approvazione. I ritardi in questa fase incidono direttamente sulla durata complessiva del ciclo di approvvigionamento.

Dove reperirlo

Viene dedotto dai log delle modifiche della tabella delle richieste di acquisto, EBAN, monitorando in particolare le modifiche ai campi dello stato di rilascio, ad esempio EBAN-FRGZU, oppure analizzando i documenti di modifica in CDHDR/CDPOS per l'oggetto EBAN.

Acquisizione

Monitorare i documenti di modifica relativi ai campi dello stato di rilascio di EBAN per individuare il timestamp dell'approvazione finale.

Tipo di evento inferred
Consigliato Facoltativo

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