Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Ordine di acquisto

SAP ECC
Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Il Suo template dei dati per Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Questo template La guida nella raccolta dei dati essenziali per analizzare in SAP ECC il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto. Indica gli attributi fondamentali da raccogliere e le attività principali da monitorare, oltre a fornire indicazioni pratiche su come estrarre queste informazioni dal sistema. Utilizzi questa risorsa per creare un event log affidabile per le Sue iniziative di Process Mining.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare
  • Indicazioni per l’estrazione da SAP ECC
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi di Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Questi sono i campi dati essenziali consigliati per l’inclusione nell’event log, così da consentire un’analisi completa del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto.
3 Obbligatorio 6 Consigliato 12 Facoltativo
Nome Descrizione
Attività
Activity
Nome dello specifico evento o passaggio aziendale che si è verificato nel ciclo di vita dell’ordine di acquisto.
Descrizione

Questo attributo descrive un singolo passaggio del processo, ad esempio «Ordine di acquisto creato», «Ordine di acquisto approvato» o «Entrata merci registrata». La sequenza di queste attività costituisce il flusso del processo per ciascun ordine di acquisto.

L’analisi della sequenza, della frequenza e della durata tra le attività è alla base del Process Mining. Aiuta a individuare colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e scostamenti dal processo standard, consentendo di intervenire in modo mirato e favorire la standardizzazione.

Perché è importante

Le attività definiscono i passaggi del processo. Analizzarne la sequenza e i tempi permette di ricostruire il flusso effettivo, individuare i colli di bottiglia e rilevare gli scostamenti.

Dove reperirli

Ricavato da diverse tabelle SAP e dai log delle transazioni, ad esempio CDHDR/CDPOS per le modifiche, EKBE per entrate merci e fatture e EBAN per le richieste. Spesso è necessario ricorrere a una logica personalizzata o a un programma di estrazione per generarlo.

Esempi
Ordine di acquisto creatoOrdine di acquisto approvatoEntrata merci registrata
Ora dell’evento
EventTime
Data e ora precise in cui si è verificata l’attività.
Descrizione

Questa marca temporale indica il momento esatto in cui si è verificato un evento, ad esempio l’approvazione di un ordine di acquisto o la registrazione di un’entrata merci. Definisce l’ordine cronologico di tutte le attività all’interno di un caso.

Le marche temporali sono fondamentali per il Process Mining, perché consentono tutte le analisi basate sul tempo: calcolare i tempi di ciclo tra le attività, individuare i ritardi, analizzare il flusso del processo e misurare le prestazioni rispetto agli accordi sul livello di servizio (SLA).

Perché è importante

Questa marca temporale è fondamentale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i colli di bottiglia, e per ordinare cronologicamente gli eventi.

Dove reperirli

Ricavato da diversi campi di data e ora nelle tabelle SAP, ad esempio EKKO-AEDAT (data di modifica), CDHDR-UDATE/UTIME (marca temporale del log delle modifiche) o EKBE-BUDAT (data di registrazione).

Esempi
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Ordine di acquisto
PurchaseOrder
Identificativo univoco del documento dell’ordine di acquisto (PO), utilizzato come caso principale per monitorare il processo di approvvigionamento.
Descrizione

Il numero dell’ordine di acquisto è l’identificativo centrale che collega tutte le attività, dalla creazione alla ricezione finale della merce e al completamento. Ogni numero univoco corrisponde a una singola istanza del processo di approvvigionamento.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per ricostruire l’intero percorso di ogni acquisto. Consente di analizzare nel dettaglio i tempi di ciclo, le varianti del processo e la conformità di ciascun ordine, costituendo la base dell’intero modello di processo.

Perché è importante

È l’identificativo fondamentale che collega tutti gli eventi correlati e permette di analizzare l’intero ciclo di vita di ogni singolo ordine di acquisto.

Dove reperirli

Tabella: EKKO, campo: EBELN

Esempi
450001762345000176244500017625
Gruppo di materiali
MaterialGroup
Classificazione che raggruppa materiali o servizi con caratteristiche simili.
Descrizione

Il gruppo di materiali, o categoria di acquisto, serve a classificare il tipo di beni o servizi acquistati. Alcuni esempi sono «Hardware IT», «Forniture per ufficio» e «Servizi professionali».

Questo attributo è fondamentale per analizzare la spesa e comprendere le modalità di approvvigionamento. Permette di filtrare il processo e analizzare come vengono gestite le diverse categorie, chi le approva e quali fornitori le forniscono. È una dimensione importante della Dashboard «Analisi del valore degli ordini di acquisto».

Perché è importante

Consente di segmentare il processo per categoria di prodotto o servizio, mettendo in luce differenze nel comportamento, nei tempi di ciclo o nei fornitori in base al tipo di spesa.

Dove reperirli

Tabella: EKPO, campo: MATKL

Esempi
00101Hardware ITConsulenza
Importo dell’ordine
OrderAmount
Valore monetario totale della singola posizione dell’ordine di acquisto.
Descrizione

Questo attributo rappresenta il valore totale di una specifica posizione dell’ordine di acquisto, calcolato moltiplicando la quantità per il prezzo netto. Per ottenere il valore complessivo dell’ordine, occorre sommare gli importi delle singole posizioni.

Analizzare il processo in base all’importo dell’ordine è fondamentale per individuare le transazioni di valore elevato, che possono richiedere controlli più rigorosi o percorsi di approvazione diversi. Questo attributo alimenta la Dashboard «Analisi del valore degli ordini di acquisto» e aiuta a dare priorità agli interventi di miglioramento sugli ordini di maggiore rilevanza finanziaria.

Perché è importante

Quantifica l’impatto finanziario di ogni acquisto e consente di dare priorità agli ordini di valore elevato o individuare opportunità di risparmio.

Dove reperirli

Tabella: EKPO, campo: NETWR (valore netto dell’ordine).

Esempi
1500.00250.7512345.50
Nome utente
UserName
ID utente della persona che ha eseguito l’attività.
Descrizione

Questo attributo registra il nome utente SAP della persona che ha creato, modificato o approvato un documento. Per i passaggi automatizzati, può indicare l’ID di un utente di sistema o batch.

L’analisi per utente aiuta a individuare esigenze di formazione, persone con prestazioni elevate o potenziali problemi di conformità. È fondamentale per creare Dashboard sulla distribuzione del carico di lavoro, sul rispetto della matrice di approvazione e sulle prestazioni dei diversi team o delle singole persone.

Perché è importante

Associa le azioni degli utenti a persone specifiche, consentendo di analizzarne le prestazioni, il carico di lavoro e il rispetto delle procedure di conformità.

Dove reperirli

Tabella: EKKO, campo: ERNAM (creato da); tabella: CDHDR, campo: USERNAME (modificato da).

Esempi
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Numero fornitore
VendorNumber
Identificativo univoco del fornitore.
Descrizione

È il codice che identifica in modo univoco il fornitore da cui si acquistano beni o servizi. È un dato anagrafico fondamentale nel processo di approvvigionamento.

Questo attributo è essenziale per le analisi incentrate sui fornitori. Consente di valutare le prestazioni di consegna, confrontare i tempi di consegna tra fornitori diversi e analizzare le abitudini di spesa. È la dimensione principale della Dashboard «Prestazioni di consegna dei fornitori».

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni dei fornitori e individuare quelli affidabili e quelli che causano ritardi o problemi di qualità.

Dove reperirli

Tabella: EKKO, campo: LIFNR

Esempi
100345V-20598700112
Società
CompanyCode
Identificativo della persona giuridica o società che avvia l’acquisto.
Descrizione

In SAP, la società rappresenta una persona giuridica indipendente. Tutte le transazioni vengono registrate a livello di società, che costituisce quindi un’unità organizzativa fondamentale.

Analizzare il processo per società permette di confrontare l’efficienza degli acquisti e la conformità tra diverse unità aziendali o paesi. Aiuta a individuare le buone pratiche di una società che potrebbero essere adottate altrove e a identificare le unità che incontrano difficoltà nel processo.

Perché è importante

Rappresenta la persona giuridica e consente di confrontare le prestazioni del processo e verificare la conformità nelle diverse aree dell’organizzazione.

Dove reperirli

Tabella: EKKO, campo: BUKRS

Esempi
10002100US01
Tipo di documento
DocumentType
Codice che classifica i diversi tipi di ordini di acquisto.
Descrizione

In SAP, il tipo di documento è una configurazione che determina l’intervallo di numerazione, la selezione dei campi e il flusso complessivo del processo per un ordine di acquisto. Ad esempio, possono esistere tipi diversi per gli ordini standard, gli ordini di servizio o gli ordini di trasferimento delle scorte.

Questo attributo è una dimensione di analisi importante, poiché tipi di documento diversi seguono spesso processi distinti per scelta. Filtrare per tipo di documento permette di confrontare in modo omogeneo i tempi di ciclo e i flussi di processo.

Perché è importante

Distingue i diversi tipi di processo di acquisto, ad esempio standard, servizi o resi, che spesso seguono percorsi e hanno aspettative di prestazione differenti.

Dove reperirli

Tabella: EKKO, campo: BSART

Esempi
Ordine standardOrdine quadroOrdine di trasferimento
Consegna puntuale
IsOnTimeDelivery
Indicatore che segnala se i beni sono stati ricevuti entro la data di consegna richiesta.
Descrizione

Questo attributo booleano è vero se la data e l’ora dell’attività «Entrata merci registrata» sono uguali o precedenti alla «Data di consegna richiesta». Fornisce un esito chiaro, positivo o negativo, sulla puntualità della consegna per ogni riga dell’ordine di acquisto.

Questo attributo è alla base del KPI «Tasso di registrazione puntuale delle entrate merci». Semplifica l’analisi delle prestazioni dei fornitori e dell’efficienza interna del ricevimento, consentendo di aggregare e filtrare facilmente le consegne puntuali e quelle in ritardo.

Perché è importante

Fornisce una misura chiara dell’esito della puntualità delle consegne e supporta direttamente i KPI e le Dashboard sulle prestazioni dei fornitori.

Dove reperirli

È un attributo calcolato confrontando la data di registrazione dell’entrata merci (EKBE-BUDAT) con la data di consegna richiesta (EKPO-EINDT).

Esempi
truefalse
Data di consegna richiesta
RequestedDeliveryDate
Data entro cui l’azienda ha richiesto al fornitore di consegnare i beni o i servizi.
Descrizione

È la data di consegna prevista indicata nell’ordine di acquisto e costituisce la base di riferimento per misurare le prestazioni effettive di consegna.

Questa data è essenziale per calcolare il KPI «Tasso di entrate merci puntuali». Confrontando la data effettiva di ricezione della merce con quella richiesta, le organizzazioni possono misurare quantitativamente l’affidabilità dei fornitori e l’efficienza interna nella ricezione, informazioni che alimentano direttamente la Dashboard «Prestazioni di consegna dei fornitori».

Perché è importante

È la data prevista per la consegna, essenziale per calcolare i KPI di puntualità e valutare l’affidabilità dei fornitori.

Dove reperirli

Tabella: EKPO, campo: EINDT

Esempi
2023-06-102023-07-222023-08-01
Gruppo acquisti
PurchasingGroup
Acquirente o gruppo di acquirenti responsabile dell’attività di approvvigionamento.
Descrizione

Il gruppo acquisti rappresenta la persona o il team di acquirenti responsabile di una determinata attività di acquisto. È il principale punto di contatto per i fornitori.

Questo attributo consente un’analisi più dettagliata rispetto all’organizzazione acquisti. Aiuta a comprendere come è distribuito il carico di lavoro tra gli acquirenti e a individuare differenze nelle prestazioni a livello individuale, fornendo indicazioni utili per l’assegnazione delle risorse e le iniziative di formazione.

Perché è importante

Consente di vedere nel dettaglio chi è responsabile di un acquisto e di analizzare il carico di lavoro e le prestazioni a livello di buyer o di team.

Dove reperirli

Tabella: EKKO, campo: EKGRP

Esempi
001002N01
Modifica dopo l’approvazione
IsPostApprovalChange
Indicatore che segnala se un ordine di acquisto è stato modificato dopo l’approvazione iniziale.
Descrizione

Questo attributo booleano è vero se, per lo stesso ordine di acquisto, viene rilevata l’attività «Ordine di acquisto modificato» dopo l’attività «Ordine di acquisto approvato». Consente di isolare le modifiche problematiche apportate nelle fasi avanzate del processo.

Questo campo calcolato alimenta direttamente il KPI «Tasso di modifica degli ordini di acquisto dopo l’approvazione» e la Dashboard «Rielaborazioni e modifiche degli ordini di acquisto». Aiuta a quantificare e mettere in evidenza le modifiche che causano ritardi e richiedono una nuova approvazione, segnalando possibili problemi nella definizione iniziale delle specifiche o dell’ambito.

Perché è importante

Misura direttamente le rielaborazioni successive all’approvazione, un KPI fondamentale per valutare la stabilità e l’efficienza del processo. Valori elevati indicano problemi nella definizione iniziale dei requisiti.

Dove reperirli

È un attributo calcolato in base alla sequenza delle attività nell’event log.

Esempi
truefalse
Motivo del rifiuto
RejectionReason
Codice o testo che spiega perché una richiesta di acquisto o un ordine è stato rifiutato.
Descrizione

Questo attributo registra il motivo specifico indicato quando un ordine di acquisto viene rifiutato durante il flusso di approvazione. È un’informazione fondamentale per comprendere le cause profonde delle rielaborazioni e dei ritardi.

L’analisi dei motivi di rifiuto aiuta a individuare problemi ricorrenti, come prezzi errati, superamento del budget o selezione di fornitori non conformi. Queste informazioni consentono all’azienda di intervenire sulle cause profonde, migliorare la qualità degli ordini di acquisto iniziali e semplificare il processo di approvazione.

Perché è importante

Mostra direttamente perché le approvazioni non vanno a buon fine e consente di intervenire in modo mirato per ridurre le rielaborazioni e abbreviare i tempi del ciclo di approvazione.

Dove reperirli

Questa informazione può essere difficile da reperire. Potrebbe trovarsi in campi di testo lungo o dipendere dalla configurazione personalizzata del flusso di lavoro. Spesso è necessaria una conoscenza specifica dell’implementazione.

Esempi
Prezzo erratoBudget superatoRichiesta duplicata
Nome fornitore
VendorName
Denominazione legale del fornitore.
Descrizione

Denominazione descrittiva del fornitore, più intuitiva del numero fornitore. In genere, viene ricavata dai dati anagrafici dei fornitori.

Il numero fornitore serve per i collegamenti e l’identificazione univoca, mentre il nome è fondamentale nelle Dashboard e nei report destinati agli utenti. Rende le analisi più intuitive e accessibili anche a chi non conosce i codici dei fornitori.

Perché è importante

Fornisce una denominazione leggibile del fornitore, rendendo le Dashboard e i report più comprensibili per gli utenti aziendali.

Dove reperirli

Tabella: LFA1, campo: NAME1. È necessario collegare EKKO-LIFNR a LFA1-LIFNR.

Esempi
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
Organizzazione acquisti
PurchasingOrganization
Unità organizzativa responsabile della negoziazione dei prezzi e dell’acquisto di materiali o servizi.
Descrizione

In SAP, l’organizzazione acquisti è un’unità organizzativa fondamentale, responsabile delle attività di approvvigionamento. Può essere centralizzata per l’intera azienda oppure decentralizzata per stabilimento o area geografica.

Analizzare le prestazioni del processo per organizzazione acquisti aiuta a individuare i team di approvvigionamento più efficienti. Consente di confrontare metriche come i tempi di ciclo, i tassi di rilavorazione e i costi tra diverse unità organizzative, mettendo in evidenza le buone pratiche e le aree che necessitano di supporto.

Perché è importante

Identifica il team responsabile degli acquisti e consente di confrontare le prestazioni e condurre analisi tra diverse unità organizzative.

Dove reperirli

Tabella: EKKO, campo: EKORG

Esempi
1000US01DE01
Richiesta di acquisto
PurchaseRequisition
Identificativo della richiesta di acquisto che ha preceduto l’ordine.
Descrizione

Questo attributo collega l’ordine di acquisto alla richiesta da cui ha avuto origine. Non tutti gli ordini sono preceduti da una richiesta.

Il collegamento è fondamentale per analizzare la Dashboard «Dalla richiesta all’ordine» e il KPI «Tasso di conversione da richiesta a ordine». Consente di misurare l’efficienza del processo a monte, dalla richiesta iniziale alla creazione dell’ordine formale, e di individuare gli ordini non conformi creati senza una richiesta.

Perché è importante

Collega l’ordine alla richiesta di origine, consentendo di analizzare la conversione da richiesta a ordine e individuare gli ordini creati senza una richiesta precedente.

Dove reperirli

Tabella: EKPO, campo: BANFN

Esempi
1001589010015891
Sistema di origine
SourceSystem
Sistema da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo attributo identifica l’origine dei dati, in genere un’istanza SAP ECC, ad esempio «ECC_PROD_100». Negli ambienti con più sistemi, consente di distinguere le diverse origini dei dati.

Per la governance e la tracciabilità dei dati, è fondamentale conoscere il sistema di origine. Questo aiuta a garantire l’integrità dei dati e a risolvere i problemi di estrazione o qualità, soprattutto quando i dati provengono da sistemi o moduli ERP diversi.

Perché è importante

Identifica l’origine dei dati, un’informazione fondamentale per la governance, la convalida e la gestione delle analisi su più sistemi.

Dove reperirli

In genere, si tratta di un valore statico aggiunto durante l’estrazione per indicare il sistema di origine del set di dati.

Esempi
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
Stabilimento
Plant
La sede fisica o lo stabilimento presso cui devono essere consegnati i beni.
Descrizione

Lo stabilimento è un’unità organizzativa che rappresenta un impianto di produzione, un magazzino o un’altra sede in cui vengono ricevuti beni o servizi.

L’analisi per stabilimento aiuta a comprendere le differenze geografiche nel processo di approvvigionamento. Può mettere in luce variazioni nei tempi di consegna dei fornitori in determinate sedi o individuare stabilimenti con processi di ricevimento inefficienti, facilitando l’analisi della puntualità nella registrazione delle entrate merci.

Perché è importante

Indica il luogo di consegna ed è utile per analizzare le differenze regionali nei processi e le prestazioni logistiche.

Dove reperirli

Tabella: EKPO, campo: WERKS

Esempi
100011002000
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdate
Marca temporale che indica quando i dati sono stati aggiornati l’ultima volta dal sistema di origine.
Descrizione

Questo attributo registra la data e l’ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recente dei dati. Fornisce un’indicazione sull’aggiornamento dei dati analizzati.

Mostrare questa informazione nelle Dashboard è fondamentale perché gli utenti possano capire se le informazioni si basano su dati quasi in tempo reale o su una fotografia storica. In questo modo si definiscono aspettative realistiche e si prendono decisioni sulla base di dati di cui si conosce l’età.

Perché è importante

Indica agli utenti quanto sono aggiornati i dati, aiutandoli a capire se l’analisi riflette lo stato più recente delle attività.

Dove reperirli

Questa marca temporale viene generata e aggiunta dal processo di estrazione o ETL al momento dell’esecuzione.

Esempi
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Valuta
Currency
Codice della valuta dell’importo dell’ordine di acquisto.
Descrizione

Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso il valore dell’ordine di acquisto, ad esempio USD, EUR o GBP. Fornisce il contesto necessario per interpretare gli importi.

Per le organizzazioni internazionali, la valuta è essenziale per un’analisi finanziaria corretta. Consente di aggregare e confrontare adeguatamente i valori degli ordini; tutti i KPI monetari devono essere interpretati tenendo conto della valuta.

Perché è importante

Fornisce il contesto necessario per interpretare gli importi e garantire analisi finanziarie accurate, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali.

Dove reperirli

Tabella: EKKO, campo: WAERS

Esempi
USDEURJPY
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Purchase to Pay - Ordine di acquisto

Queste sono le fasi e le tappe fondamentali del processo da registrare nell’event log, alla base di un’individuazione accurata dei processi e dell’identificazione dei colli di bottiglia.
6 Consigliato 8 Facoltativo
Attività Descrizione
Entrata merci registrata
Questa attività indica la ricezione fisica della merce dal fornitore in riferimento a uno specifico ordine di acquisto. La registrazione dell’entrata merci è un’azione esplicita, ad esempio tramite la transazione MIGO, che crea un documento materiale e aggiorna le scorte.
Perché è importante

È un passaggio fondamentale per monitorare le prestazioni di consegna del fornitore e l’avvio del processo di verifica delle fatture. Serve a calcolare la percentuale di consegne puntuali e la tempestività della registrazione delle entrate merci.

Dove reperirli

L’evento viene registrato alla creazione di un documento materiale. La marca temporale corrisponde alla data di registrazione (MKPF-BUDAT) o alla data di creazione (MKPF-CPUDT) nella tabella di testata dei documenti materiali (MKPF), collegata all’ordine tramite la tabella delle posizioni (MSEG).

Acquisizione

Utilizzare la marca temporale di registrazione o creazione della tabella MKPF per i documenti materiali che fanno riferimento all’ordine di acquisto.

Tipo di evento explicit
Ordine di acquisto approvato
Indica l’approvazione finale dell’ordine di acquisto, che ne autorizza l’invio al fornitore. Questo passaggio fondamentale viene in genere dedotto dalla modifica dello stato di rilascio dell’ordine a «rilasciato completamente» o «approvato».
Perché è importante

Questa attività è fondamentale per calcolare il KPI relativo al tempo di ciclo dell’approvazione dell’ordine di acquisto e individuare i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione. È un prerequisito per la maggior parte delle attività successive, come l’invio dell’ordine al fornitore.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto monitorando i log delle modifiche (CDHDR/CDPOS) della tabella di testata degli ordini di acquisto (EKKO), per individuare quando viene applicato il codice di rilascio finale o quando l’indicatore dello stato di rilascio complessivo (EKKO-FRGKE) viene impostato su «rilasciato».

Acquisizione

Individuare la marca temporale in cui lo stato di rilascio complessivo dell’ordine di acquisto (EKKO-FRGKE) passa allo stato di approvazione finale.

Tipo di evento inferred
Ordine di acquisto completato
Indica che una posizione dell’ordine di acquisto è considerata consegnata per intero. È un evento dedotto, in genere dall’impostazione automatica o manuale dell’indicatore «Consegna completata» sulla posizione dell’ordine.
Perché è importante

Questa attività costituisce il punto di arrivo logico della fase di evasione dell’ordine. È essenziale per calcolare il tempo di ciclo complessivo dell’ordine di acquisto, dalla creazione al completamento.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS), che registrano quando l’indicatore «Consegna completata» (EKPO-ELIKZ) viene impostato su «X» per una posizione dell’ordine. Il completamento dell’ultima posizione può indicare che l’intero ordine è stato completato.

Acquisizione

Individuare nei documenti di modifica la marca temporale in cui viene impostato l’indicatore EKPO-ELIKZ.

Tipo di evento inferred
Ordine di acquisto creato
Questa attività indica la creazione di un documento formale di ordine di acquisto, che costituisce un contratto vincolante con un fornitore. È un evento esplicito, registrato quando un utente crea e salva un ordine di acquisto, ad esempio tramite la transazione ME21N, con conseguente inserimento di voci nelle tabelle EKKO ed EKPO.
Perché è importante

Segna l’inizio ufficiale del ciclo di vita dell’ordine di acquisto. È un riferimento importante per misurare sia il tempo di conversione da richiesta di acquisto a ordine di acquisto, sia il tempo complessivo di evasione dell’ordine.

Dove reperirli

Il dato viene ricavato dalla data di creazione (EKKO-AEDAT) nella tabella di testata degli ordini di acquisto (EKKO), per il numero d’ordine corrispondente (EKKO-EBELN).

Acquisizione

Utilizzare la marca temporale di creazione della tabella EKKO per ogni nuovo ordine di acquisto.

Tipo di evento explicit
Ordine di acquisto inviato al fornitore
Questa attività segna il momento in cui l’ordine di acquisto approvato viene trasmesso ufficialmente al fornitore, ad esempio tramite EDI, e-mail o stampa. È un evento esplicito, registrato nelle tabelle di controllo dei messaggi quando un messaggio di output viene elaborato correttamente.
Perché è importante

È un passaggio fondamentale, da cui inizia a decorrere il tempo di consegna del fornitore. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la ricezione della merce è essenziale per valutare le prestazioni del fornitore e la puntualità delle consegne.

Dove reperirli

L’evento viene registrato nella tabella dello stato dei messaggi (NAST). La marca temporale può essere ricavata da NAST-DATVR e NAST-UHRVR quando lo stato di elaborazione (NAST-VSTAT) è «1» (elaborato correttamente) per il tipo di messaggio di output dell’ordine pertinente.

Acquisizione

Utilizzare la marca temporale di elaborazione della tabella NAST per il messaggio di output dell’ordine di acquisto.

Tipo di evento explicit
Richiesta di acquisto creata
Questa attività segna la creazione di una richiesta formale di beni o servizi. È un evento esplicito, registrato quando un utente salva un nuovo documento di richiesta di acquisto, ad esempio tramite la transazione ME51N, generando un record univoco nella tabella EBAN.
Perché è importante

È il principale punto di avvio del processo di approvvigionamento. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e la creazione dell’ordine di acquisto permette di misurare l’efficienza con cui la domanda interna viene trasformata in ordini operativi.

Dove reperirli

L’evento viene registrato quando si crea una voce nella tabella di testata delle richieste di acquisto (EBAN). La data di creazione (EBAN-BADAT) e l’ora corrispondente costituiscono la marca temporale dell’evento.

Acquisizione

Individuare le nuove voci nella tabella EBAN in base alla data di creazione.

Tipo di evento explicit
Approvazione dell’ordine di acquisto richiesta
Indica che un ordine di acquisto appena creato o modificato è stato sottoposto ad approvazione secondo la strategia di rilascio configurata. L’evento viene dedotto quando si attiva la strategia di rilascio e l’ordine entra in uno stato di approvazione in sospeso.
Perché è importante

Distinguere la creazione dell’ordine di acquisto dall’avvio del processo di approvazione consente di misurare con precisione il KPI relativo al tempo di ciclo dell’approvazione. In questo modo emerge l’eventuale ritardo prima dell’avvio del flusso di lavoro di approvazione.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) dell’ordine di acquisto (oggetto EINKBELEG), che mostrano l’impostazione iniziale di uno stato di rilascio, oppure dalla prima assegnazione allo stato di rilascio complessivo (EKKO-FRGKE) di un valore che indica l’avvio del processo di approvazione.

Acquisizione

Individuare la prima voce nei documenti di modifica che attiva la strategia di rilascio dell’ordine di acquisto.

Tipo di evento inferred
Conferma del servizio inserita
Per gli ordini di acquisto relativi a servizi, questa attività indica la conferma dell’avvenuta erogazione dei servizi. È un evento esplicito, registrato con la creazione di un foglio di registrazione dei servizi, ad esempio tramite la transazione ML81N.
Perché è importante

Per i servizi, equivale all’entrata merci ed è essenziale per monitorare l’evasione degli ordini di servizio. Avvia il processo finanziario per il pagamento dei servizi.

Dove reperirli

Il dato viene ricavato dalla data di creazione (ESSR-ERDAT) nella tabella di testata dei fogli di registrazione dei servizi (ESSR). Il collegamento all’ordine di acquisto si trova nella tabella ESLL.

Acquisizione

Utilizzare la marca temporale di creazione della tabella ESSR per i fogli di registrazione dei servizi collegati all’ordine di acquisto.

Tipo di evento explicit
Controllo qualità eseguito
Indica che la merce ricevuta è stata sottoposta a un controllo di qualità. In genere, l’attività viene dedotta quando a un lotto di controllo, creato al momento dell’entrata merci, viene assegnata una decisione d’uso nel modulo di gestione della qualità.
Perché è importante

Nei settori in cui la qualità è fondamentale, questa attività permette di analizzare la durata e gli esiti del processo di controllo. I ritardi possono creare colli di bottiglia tra la ricezione della merce e la sua disponibilità per l’uso.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dal modulo di gestione della qualità. Al momento dell’entrata merci viene creato un lotto di controllo (tabella QALS); l’attività è contrassegnata dalla creazione di una decisione d’uso (tabella QAVE), che include una marca temporale.

Acquisizione

Individuare la marca temporale della decisione d’uso nella tabella QAVE per il lotto di controllo collegato al documento materiale.

Tipo di evento inferred
Merce restituita
Indica la restituzione al fornitore di merce ricevuta in precedenza, spesso a causa di problemi di qualità o di una spedizione errata. È un evento esplicito, registrato con la creazione di un documento materiale che utilizza un tipo di movimento specifico per i resi.
Perché è importante

Questa attività evidenzia problemi di qualità del fornitore o di accuratezza dell’ordine ed è un indicatore importante delle rilavorazioni del processo. È fondamentale per calcolare il KPI relativo al tasso di scostamento delle entrate merci.

Dove reperirli

L’evento viene registrato nelle tabelle dei documenti materiali (MKPF/MSEG) quando si utilizza un tipo di movimento di reso, ad esempio «122» per la restituzione della merce al fornitore. La data di registrazione (MKPF-BUDAT) costituisce la marca temporale.

Acquisizione

Individuare i documenti materiali con un tipo di movimento di reso, ad esempio 122, che fanno riferimento all’ordine di acquisto originale.

Tipo di evento explicit
Ordine di acquisto eliminato
Indica l’annullamento o l’eliminazione logica di una posizione dell’ordine di acquisto, che impedisce ulteriori operazioni, come la registrazione delle entrate merci o la fatturazione. È un evento dedotto, registrato quando viene impostato l’indicatore di eliminazione sulla posizione dell’ordine.
Perché è importante

È un’attività terminale che indica l’annullamento di un ordine. Analizzare perché e quando gli ordini vengono eliminati può far emergere problemi nella pianificazione della domanda o nella selezione dei fornitori.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS), che mostrano l’impostazione su «L» dell’indicatore di eliminazione (EKPO-LOEKZ) per una posizione dell’ordine di acquisto.

Acquisizione

Individuare nei documenti di modifica la marca temporale in cui viene impostato l’indicatore EKPO-LOEKZ.

Tipo di evento inferred
Ordine di acquisto modificato
Indica qualsiasi modifica apportata a un ordine di acquisto dopo la creazione iniziale, ad esempio a quantità, prezzo o date di consegna. Queste modifiche vengono registrate esplicitamente nel sistema SAP dei documenti di modifica.
Perché è importante

Le modifiche frequenti, soprattutto dopo l’approvazione, possono indicare inefficienze del processo, una pianificazione iniziale inadeguata o un ampliamento dell’ambito. Questa attività è essenziale per la Dashboard relativa a rilavorazioni e modifiche degli ordini di acquisto e per i KPI correlati.

Dove reperirli

L’evento viene registrato esplicitamente nelle tabelle di testata (CDHDR) e di posizione (CDPOS) dei documenti di modifica per l’oggetto ordine di acquisto (EINKBELEG). Ogni modifica genera una nuova voce con la relativa marca temporale.

Acquisizione

Estrarre gli eventi di modifica e le relative marche temporali dalle tabelle CDHDR e CDPOS collegate al numero dell’ordine di acquisto.

Tipo di evento explicit
Ordine di acquisto rifiutato
Questa attività si verifica quando un approvatore rifiuta un ordine di acquisto durante il flusso di lavoro di approvazione. È un evento dedotto dai cambiamenti di stato nei dati della strategia di rilascio dell’ordine, che indicano l’avvenuto rifiuto.
Perché è importante

Monitorare i rifiuti aiuta a individuare problemi nella qualità dei dati dell’ordine, violazioni delle politiche o criticità nella matrice di approvazione. Spesso comporta rilavorazioni e allunga il tempo di ciclo complessivo.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dai documenti di modifica (CDHDR/CDPOS) dello stato di rilascio dell’ordine di acquisto. In genere, il rifiuto viene registrato quando un codice di rilascio viene annullato o viene impostato uno specifico stato di rifiuto.

Acquisizione

Monitorare i log delle modifiche per rilevare l’annullamento di un codice di rilascio o un cambiamento di stato che indica un rifiuto.

Tipo di evento inferred
Richiesta di acquisto approvata
Indica l’approvazione formale di una richiesta di acquisto, che ne autorizza la conversione in un ordine di acquisto. L’evento viene dedotto dalle modifiche ai campi dello stato di rilascio nei dati della richiesta, registrate dal flusso di lavoro della strategia di rilascio SAP.
Perché è importante

Monitorare le approvazioni è fondamentale per individuare i colli di bottiglia nella fase precedente all’ordine e verificare il rispetto delle politiche di approvazione. I ritardi in questa fase incidono direttamente sul tempo di ciclo complessivo degli acquisti.

Dove reperirli

L’evento viene dedotto dai log delle modifiche della tabella delle richieste di acquisto (EBAN), monitorando in particolare i campi dello stato di rilascio, ad esempio EBAN-FRGZU, oppure analizzando i documenti di modifica in CDHDR/CDPOS per l’oggetto EBAN.

Acquisizione

Monitorare i documenti di modifica dei campi dello stato di rilascio in EBAN per individuare la marca temporale dell’approvazione finale.

Tipo di evento inferred
Consigliato Facoltativo

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