Il Suo Template dei dati per l'onboarding dei dipendenti

Onboarding di SAP SuccessFactors
Il Suo Template dei dati per l'onboarding dei dipendenti

Il Suo Template dei dati per l'onboarding dei dipendenti

Questo Template offre una guida completa alla raccolta dei dati necessari per analizzare il processo di onboarding dei dipendenti. Illustra gli attributi essenziali da acquisire, le attività principali da monitorare e indicazioni pratiche per estrarre i dati dai Suoi sistemi. Utilizzi questa risorsa per semplificare la preparazione dei dati e avviare il percorso di analisi del processo.
  • Attributi consigliati da raccogliere
  • Attività principali da monitorare
  • Indicazioni per l'estrazione
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi dell’onboarding dei dipendenti

Questi sono i campi dati essenziali consigliati da includere nell’Event Log per garantire un’analisi approfondita e significativa del processo di onboarding dei dipendenti.
5 Obbligatorio 7 Consigliato 10 Facoltativo
Nome Descrizione
Caso di onboarding
OnboardingCaseId
L'identificativo univoco del processo di onboarding di un singolo nuovo dipendente, che raggruppa tutte le attività correlate.
Descrizione

L'ID del caso di onboarding è l'identificativo centrale che collega tutti gli eventi e i punti dati relativi al percorso di onboarding di un singolo nuovo assunto. Viene creato quando il processo di onboarding viene avviato e resta valido fino a quando il processo non viene contrassegnato come completato.

Nel Process Mining, questo Attributo è essenziale per ricostruire il flusso end-to-end del processo per ogni nuovo assunto. Consente di analizzare percorsi diversi (varianti), tempi di ciclo e risultati caso per caso, costituendo la base dell'intera analisi.

Perché è importante

Questo è l'Attributo fondamentale che definisce l'ambito dell'analisi. Senza di esso, non sarebbe possibile ricostruire il percorso di un nuovo assunto né misurare indicatori di performance fondamentali come il tempo totale di onboarding.

Dove reperirlo

In genere si tratta di un ID dell'istanza di processo generato nel modulo SAP SuccessFactors Onboarding quando viene avviato l'onboarding di un nuovo assunto.

Esempi
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
Nome dell'attività
ActivityName
Il nome dell'attività o della tappa specifica che si è verificata nel processo di onboarding.
Descrizione

Questo Attributo descrive un evento o una fase specifica all'interno del Workflow di onboarding, come "Background Check Initiated" o "Manager Tasks Assigned". Queste attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo.

L'analisi della sequenza e della frequenza delle attività aiuta a individuare il flusso effettivo del processo, a rilevare le deviazioni dalla procedura standard e a identificare i colli di bottiglia nei punti in cui il processo si arresta. È un componente essenziale per qualsiasi attività di process discovery e analisi.

Perché è importante

Definisce le fasi della mappa del processo. Analizzare la sequenza delle attività è il modo principale per comprendere e ottimizzare il Workflow di onboarding.

Dove reperirlo

Queste informazioni vengono registrate nella cronologia del processo o nelle tabelle dell'audit trail all'interno del modulo SAP SuccessFactors Onboarding per ogni caso.

Esempi
Processo di onboarding avviatoControllo dei precedenti completatoRichiesta di provisioning IT inviataCheck-in dei 30 giorni effettuato
Timestamp dell'evento
EventTimestamp
La data e l'ora esatte in cui un'attività è stata completata o è stata raggiunta una tappa.
Descrizione

Il Timestamp dell'evento registra il momento preciso in cui si è verificata un'attività. Questi dati sono fondamentali per ordinare correttamente gli eventi e per tutte le analisi basate sul tempo, come il calcolo dei tempi di ciclo, dei tempi di attesa e delle durate tra fasi diverse.

Nel Process Mining, i timestamp vengono utilizzati per ordinare le attività all'interno di ogni caso e costruire una rappresentazione accurata del flusso del processo nel tempo. Costituiscono la base per l'analisi delle performance, il monitoraggio degli SLA e l'identificazione dei colli di bottiglia.

Perché è importante

Questo Attributo è essenziale per calcolare tutte le metriche legate al tempo, inclusi i tempi di ciclo e la durata dei colli di bottiglia, fondamentali per l'analisi delle performance.

Dove reperirlo

In genere viene registrato insieme a ogni attività nell'Event Log o nell'audit trail del modulo SAP SuccessFactors Onboarding.

Esempi
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
Sistema di origine
SourceSystem
Identifica il sistema dal quale sono stati estratti i dati.
Descrizione

Questo Attributo specifica l'origine dei dati, che in questo caso è "SAP SuccessFactors Onboarding". È particolarmente utile negli ambienti in cui i dati provenienti da più sistemi possono essere combinati per ottenere una visione più ampia del processo.

Ai fini dell'analisi, aiuta nella governance dei dati, nella risoluzione dei problemi e nella verifica che i dati siano correttamente attribuiti alla fonte. Fornisce contesto, soprattutto quando si confrontano processi o dati provenienti da applicazioni diverse.

Perché è importante

Fornisce un contesto essenziale sull'origine dei dati, importante per la governance dei dati, la validazione e l'integrazione con altri sistemi.

Dove reperirlo

In genere si tratta di un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati per identificare il dataset.

Esempi
Onboarding di SAP SuccessFactorsSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
Ultimo aggiornamento dei dati
LastDataUpdateTimestamp
Il timestamp che indica quando i dati relativi a questo evento sono stati aggiornati o estratti per l'ultima volta dalla fonte.
Descrizione

Questo Attributo registra la data e l'ora dell'ultimo prelievo dei dati dal sistema di origine. Non rappresenta il momento in cui si è verificato l'evento, bensì quello in cui il record dell'evento è stato aggiornato per l'ultima volta nel dataset utilizzato per l'analisi.

Si tratta di un campo di metadati fondamentale per comprendere l'aggiornamento dei dati. Aiuta analisti e utenti aziendali a sapere quanto è attuale l'analisi del processo e quando aspettarsi che i nuovi dati siano visibili nei Dashboard.

Perché è importante

Assicura che gli utenti comprendano l'aggiornamento dei dati, un aspetto fondamentale per prendere decisioni basate sull'analisi.

Dove reperirlo

Questo timestamp viene generalmente generato e aggiunto a ogni record durante il processo di estrazione dei dati.

Esempi
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
Coordinatore dell'onboarding
OnboardingCoordinator
Il professionista HR o il coordinatore responsabile della gestione del caso di onboarding.
Descrizione

Questo attributo identifica la persona, generalmente appartenente al team HR, che supervisiona il processo di onboarding del nuovo assunto. È responsabile di garantire il completamento puntuale delle attività e di risolvere eventuali problemi.

Questi dati sono essenziali per la gestione del carico di lavoro e l'allocazione delle risorse all'interno del team HR. Il Dashboard «Onboarding Coordinator Workload» utilizza questo attributo per bilanciare l'assegnazione dei casi e individuare i coordinatori che potrebbero essere sovraccarichi o particolarmente efficienti.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare il carico di lavoro del team HR, pianificare la capacità e individuare le best practice tra i coordinatori.

Dove reperirlo

È probabilmente un ruolo assegnato o un campo utente all'interno dell'istanza del processo di Onboarding di SAP SuccessFactors.

Esempi
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
Data ufficiale di inizio
OfficialStartDate
Il primo giorno ufficiale di lavoro del nuovo assunto.
Descrizione

Questo attributo rappresenta la data di inizio concordata contrattualmente per il nuovo dipendente. Costituisce una scadenza fondamentale per molte attività di pre-onboarding, come la predisposizione dell'accesso IT, il completamento della documentazione e i controlli dei precedenti.

Nell'analisi, questa data viene utilizzata come riferimento per misurare la puntualità delle attività di pre-onboarding. È essenziale per il KPI «Day One IT Resource Readiness Rate» e per i Dashboard che monitorano se l'azienda è pronta ad accogliere il nuovo assunto.

Perché è importante

Costituisce una scadenza e un riferimento fondamentali per valutare la puntualità e il successo di tutte le attività di pre-onboarding.

Dove reperirlo

È un campo data fondamentale nel record di impiego del nuovo assunto in SAP SuccessFactors.

Esempi
2024-07-012024-07-152024-08-01
ID del dipendente nuovo assunto
NewHireEmployeeId
L'ID univoco del dipendente assegnato al nuovo assunto.
Descrizione

Questo Attributo è l'identificativo ufficiale e permanente del nuovo assunto nel sistema HR aziendale. In genere viene assegnato dopo la creazione del profilo HR e resta associato al dipendente per tutta la sua permanenza in azienda.

Mentre l'ID del caso di onboarding tiene traccia del processo, l'ID dipendente collega il processo di onboarding al record permanente del dipendente. Ciò consente analisi a lungo termine, ad esempio correlando l'esperienza di onboarding con le performance future o la permanenza del dipendente.

Perché è importante

Collega il processo temporaneo di onboarding al record permanente del dipendente, consentendo di analizzarne l'impatto nel lungo periodo.

Dove reperirlo

Disponibile nel record dei dati del nuovo assunto all'interno dei moduli Onboarding o Employee Central di SAP SuccessFactors.

Esempi
100523100524100525
Ora di fine
EndTime
Il timestamp che indica il completamento di un'attività, in particolare per le attività con una durata misurabile.
Descrizione

Mentre StartTime (EventTimestamp) indica quando un'attività inizia o si verifica, EndTime registra il momento in cui si conclude. Per gli eventi atomici, StartTime ed EndTime possono coincidere. Per attività come "Background Check", disporre di un'ora di inizio e di fine distinta è fondamentale.

Questo Attributo consente di calcolare direttamente il tempo di elaborazione delle singole attività, anziché soltanto il tempo di attesa tra un'attività e l'altra. Aiuta così a distinguere il tempo di lavoro effettivo dal tempo di inattività, offrendo insight più approfonditi sull'efficienza del processo.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività e di individuare quelle che richiedono più tempo.

Dove reperirlo

Può essere disponibile nel log di processo per le attività di lunga durata oppure può essere ricavato dall'ora di inizio dell'attività successiva.

Esempi
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
Reparto
Department
Il reparto o l'unità aziendale a cui entra a far parte il nuovo assunto.
Descrizione

Questo Attributo specifica l'unità organizzativa a cui viene assegnato il nuovo dipendente, come "Sales", "Engineering" o "Finance". È un elemento fondamentale dei dati organizzativi.

Analizzare il processo per reparto è un'esigenza comune. Consente di confrontare le performance, individuare i colli di bottiglia specifici dei reparti, ad esempio tempi più lunghi per il provisioning IT degli ingegneri, e comprendere come il processo di onboarding vari all'interno dell'organizzazione. Questa segmentazione è fondamentale per il Dashboard Departmental Onboarding Benchmarks.

Perché è importante

Consente di segmentare e confrontare in modo efficace il processo di onboarding tra le diverse aree dell'organizzazione.

Dove reperirlo

Queste informazioni fanno parte dei dati relativi alla richiesta di assunzione e al nuovo assunto in SAP SuccessFactors.

Esempi
Vendite e marketingRicerca e sviluppoFinanzaAssistenza clienti
Responsabile dell'assunzione
HiringManager
Il nome del responsabile a cui farà riferimento il nuovo assunto.
Descrizione

Questo attributo identifica il responsabile dell'assunzione incaricato del nuovo dipendente. Durante il processo di onboarding, al responsabile dell'assunzione vengono spesso assegnate attività specifiche, come organizzare le presentazioni al team o definire gli obiettivi per i primi 30 giorni.

L'analisi dei dati per responsabile dell'assunzione aiuta a individuare i colli di bottiglia legati alla gestione e a valutare il livello di coinvolgimento dei responsabili nel processo di onboarding. Supporta direttamente il Dashboard «Managerial Onboarding Task Delays», evidenziando i responsabili che potrebbero avere bisogno di ulteriore supporto o formazione.

Perché è importante

Aiuta a individuare i colli di bottiglia nelle attività che dipendono dai responsabili e a misurarne il coinvolgimento nel processo di onboarding.

Dove reperirlo

Fa parte delle informazioni principali sulla posizione e della struttura gerarchica definite in SAP SuccessFactors.

Esempi
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
Titolo della posizione
PositionTitle
Il titolo ufficiale della posizione del nuovo assunto, ad esempio «Software Engineer» o «Account Manager».
Descrizione

Il titolo della posizione descrive il ruolo specifico per cui il nuovo dipendente è stato assunto. Fornisce un livello di dettaglio più granulare rispetto al solo reparto.

Questo attributo viene utilizzato per analizzare se il processo di onboarding varia in base ai diversi ruoli. Ad esempio, il processo previsto per un dirigente potrebbe includere fasi o SLA diversi rispetto a quello previsto per una posizione entry-level. È fondamentale per il Dashboard «Onboarding Process Variant Analysis», che consente di comprendere le deviazioni del processo in base al ruolo.

Perché è importante

Consente di analizzare le variazioni del processo in base al ruolo, contribuendo a personalizzare e standardizzare le esperienze di onboarding.

Dove reperirlo

Si tratta di un campo standard della richiesta di assunzione e dei dati relativi all'impiego del nuovo assunto in SAP SuccessFactors.

Esempi
Ingegnere software seniorAnalista finanziarioHR Business PartnerSales Development Representative
Conformità oltre la scadenza
IsComplianceOverdue
Un indicatore calcolato che assume il valore true se un'attività di Conformità è stata completata dopo la relativa scadenza.
Descrizione

Questo attributo booleano viene ricavato confrontando il timestamp effettivo di completamento di un'attività legata alla Conformità, ad esempio «Background Check Completed», con la relativa «Compliance Due Date». Se il completamento avviene dopo la scadenza, all'indicatore viene assegnato il valore «true».

Questo attributo è essenziale per il Dashboard «Critical Compliance Monitoring». Consente di individuare e quantificare facilmente le violazioni degli obblighi di Conformità, aiutando l'organizzazione a mitigare i rischi e a migliorare il rispetto delle policy e delle normative.

Perché è importante

Fornisce un modo chiaro e immediato per individuare e segnalare le violazioni della Conformità, consentendo una gestione proattiva dei rischi.

Dove reperirlo

Viene calcolato nello strumento di process mining. La logica è: Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.

Esempi
truefalse
È automatizzata
IsAutomated
Un indicatore che segnala se un'attività è stata eseguita da un sistema o da un utente.
Descrizione

Questo attributo booleano distingue tra le attività eseguite automaticamente dal sistema, ad esempio «Pre-Day 1 Paperwork Sent», e quelle svolte manualmente da un utente, come «30-Day Check-in Performed».

L'analisi di questo attributo aiuta a comprendere il livello di automazione del processo. Può essere utilizzata per individuare opportunità di ulteriore automazione, evidenziando le attività manuali e ripetitive. Aiuta inoltre ad attribuire correttamente i tempi di elaborazione all'impegno del sistema o a quello umano.

Perché è importante

Aiuta a misurare il livello di automazione del processo e a individuare le opportunità per sostituire le attività manuali con Workflow automatizzati.

Dove reperirlo

Spesso può essere dedotto dall'«User» associato a un evento. Se l'utente è un account di sistema o di servizio, l'evento è automatizzato.

Esempi
truefalse
ID utente
UserId
L'identificativo dell'utente che ha eseguito l'attività.
Descrizione

Questo attributo registra l'ID della persona o dell'account di sistema che ha eseguito una specifica attività del processo. Può trattarsi del nuovo assunto, del responsabile dell'assunzione, di un coordinatore HR o di un utente di sistema per le fasi automatizzate.

Consente di analizzare la distribuzione del lavoro e le prestazioni a livello di singolo utente. Ad esempio, può aiutare a individuare quali coordinatori dell'onboarding gestiscono il maggior numero di attività o quali responsabili completano più rapidamente le attività assegnate. Costituisce la base per l'analisi delle risorse e delle prestazioni a livello di utente.

Perché è importante

Consente un'analisi dettagliata della distribuzione del carico di lavoro e delle prestazioni dei singoli utenti o dei gruppi di utenti.

Dove reperirlo

Queste informazioni sono generalmente disponibili nella traccia di audit o nell'Event Log del modulo SAP SuccessFactors Onboarding, spesso con l'etichetta «Completed By» o «User».

Esempi
jdoedleeSYSTEM
Nome del nuovo assunto
NewHireName
Il nome completo del nuovo dipendente che sta seguendo il processo di onboarding.
Descrizione

Questo Attributo memorizza il nome completo del nuovo assunto. Fornisce un identificativo leggibile del caso, facilitando la ricerca e la discussione di specifiche istanze di onboarding da parte di utenti come gli HR business partner o i coordinatori dell'onboarding.

Nei Dashboard e nei report, utilizzare il nome del nuovo assunto insieme all'ID del caso rende i dati più accessibili e comprensibili agli utenti operativi che devono monitorare l'avanzamento dei singoli casi.

Perché è importante

Fornisce un identificativo intuitivo per i singoli casi e migliora l'usabilità dei Dashboard per il monitoraggio operativo.

Dove reperirlo

Si tratta di un campo standard associato al profilo del nuovo assunto in SAP SuccessFactors Onboarding.

Esempi
John SmithMaria GarciaChen Wei
Pronto per il primo giorno
IsDayOneReady
Un indicatore calcolato che segnala se le risorse IT erano pronte entro la data di inizio del nuovo assunto o prima di tale data.
Descrizione

Questo attributo booleano viene ricavato confrontando i timestamp di completamento delle attività fondamentali di pre-onboarding, come «IT Provisioning Requested» e «Equipment Delivered», con la «Official Start Date». Il valore «true» indica che tutti gli elementi necessari erano pronti il primo giorno del nuovo assunto.

È un indicatore chiave delle prestazioni utilizzato nel Dashboard «IT Resource Readiness for Day One». Fornisce ai team IT e HR un obiettivo chiaro e misurabile e valuta direttamente la loro efficacia nella preparazione dei nuovi dipendenti.

Perché è importante

Misura direttamente il successo delle attività di pre-onboarding, che incidono in modo significativo sulla produttività e sull'esperienza iniziale del nuovo assunto.

Dove reperirlo

Non è un campo del sistema di origine. Viene calcolato nello strumento di process mining secondo la logica: (Timestamp('Equipment Delivered') <= OfficialStartDate) AND (Timestamp('IT Provisioning Completed') <= OfficialStartDate).

Esempi
truefalse
Scadenza per la Conformità
ComplianceDueDate
La scadenza entro la quale devono essere completate tutte le attività obbligatorie di Conformità.
Descrizione

Questo attributo specifica la data obiettivo per il completamento di attività di Conformità fondamentali, come i controlli dei precedenti o la formazione obbligatoria. La scadenza viene spesso determinata dalle policy aziendali o dai requisiti normativi.

Viene utilizzato per misurare il rispetto degli obblighi di Conformità ed è un componente fondamentale del KPI «Compliance Documentation Rate». Confrontando la data effettiva di completamento delle attività di Conformità con questa scadenza, il sistema può segnalare le attività in ritardo e misurare lo stato complessivo della Conformità del processo.

Perché è importante

Fornisce una scadenza chiara per misurare il rispetto delle policy di Conformità e aiuta a individuare proattivamente i casi a rischio.

Dove reperirlo

Questa data può essere impostata dinamicamente dal Workflow di Onboarding in base alla data di inizio del nuovo assunto e al tipo di attività, oppure può corrispondere a un campo fisso.

Esempi
2024-06-302024-07-142024-07-31
Sede
Location
La sede fisica di lavoro, l'ufficio o il Paese del nuovo assunto.
Descrizione

Questo attributo specifica l'area geografica in cui sarà basato il nuovo assunto. I requisiti di onboarding, come la documentazione necessaria per la Conformità o la spedizione delle apparecchiature IT, possono variare significativamente in base alla sede o al Paese.

L'analisi del processo per sede aiuta a individuare le variazioni regionali in termini di efficienza e Conformità. Ad esempio, in alcuni Paesi i controlli dei precedenti potrebbero richiedere più tempo oppure potrebbe essere necessaria una documentazione legale diversa. Questa segmentazione consente di personalizzare e migliorare i processi di onboarding regionali.

Perché è importante

Aiuta a individuare e affrontare le differenze regionali nei processi di onboarding, nei requisiti di Conformità e nelle prestazioni.

Dove reperirlo

Queste informazioni fanno parte dei dati relativi alla posizione lavorativa e alla sede del nuovo assunto in SAP SuccessFactors.

Esempi
New York, USALondra, Regno UnitoSingaporeBerlino, Germania
Stato del controllo dei precedenti
BackgroundCheckStatus
L'esito o lo stato attuale del controllo dei precedenti.
Descrizione

Questo attributo registra l'esito del processo di controllo dei precedenti, una fase fondamentale per la Conformità. I valori possibili potrebbero includere «Initiated», «In Progress», «Clear» o «Adverse Finding».

Questi dati sono essenziali per monitorare un potenziale collo di bottiglia e un rischio di Conformità rilevanti. I Dashboard «Background Check Cycle Time» e «Critical Compliance Monitoring» utilizzano questo stato per seguire l'avanzamento e segnalare i casi che richiedono un intervento immediato.

Perché è importante

Monitora l'avanzamento e l'esito di una fase di Conformità fondamentale e spesso lunga del processo di onboarding.

Dove reperirlo

Queste informazioni vengono generalmente aggiornate nel modulo Onboarding, spesso tramite un'integrazione con un fornitore esterno di servizi per il controllo dei precedenti.

Esempi
ConformeIn attesaEsito negativoNon avviato
Stato dell'onboarding
OnboardingStatus
Lo stato complessivo attuale del caso di onboarding, ad esempio «In Progress» o «Completed».
Descrizione

Questo attributo fornisce una sintesi di alto livello della fase del ciclo di vita in cui si trova il caso di onboarding. Indica se il processo è attivo, concluso o annullato per qualche motivo.

È utile per filtrare i dati nei Dashboard, concentrandosi solo sui casi attivi oppure analizzando gli esiti di quelli completati. Nel Dashboard «Individual New Hire Onboarding Progress», questo stato offre una panoramica immediata prima di esaminare in dettaglio la cronologia delle attività.

Perché è importante

Consente di filtrare e creare report con facilità sullo stato complessivo dei casi di onboarding, contribuendo a gestire i carichi di lavoro attivi.

Dove reperirlo

Questo stato viene generalmente gestito e aggiornato dal motore Workflow all'interno del modulo SAP SuccessFactors Onboarding.

Esempi
In corsoCompletatoAnnullatoIn sospeso
Tipo di impiego
EmploymentType
Indica lo stato occupazionale del nuovo assunto, ad esempio a tempo pieno, a tempo parziale o come collaboratore esterno.
Descrizione

Questo attributo classifica il nuovo assunto in base al contratto di lavoro. Il processo di onboarding può variare significativamente in funzione di questo tipo; ad esempio, per i collaboratori esterni potrebbe essere previsto un processo semplificato con un numero inferiore di fasi.

Viene utilizzato per la segmentazione nell'analisi del processo, così da confrontare i Workflow e l'efficienza relativi a diverse tipologie di assunzione. Aiuta a comprendere le varianti del processo e a garantire che per ogni tipo di impiego venga seguito il percorso di onboarding appropriato.

Perché è importante

Consente di confrontare e ottimizzare i processi di onboarding per diverse categorie di lavoratori, ad esempio dipendenti a tempo pieno e collaboratori esterni.

Dove reperirlo

È un campo standard delle informazioni sulla posizione del dipendente in SAP SuccessFactors.

Esempi
Dipendente a tempo pienoDipendente a tempo parzialeCollaboratore esternoTirocinante
Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di onboarding dei dipendenti

Questi sono i passaggi critici e le tappe significative del processo da monitorare nell’Event Log per una ricostruzione accurata e l’identificazione dei colli di bottiglia.
8 Consigliato 7 Facoltativo
Attività Descrizione
Attività del manager assegnate
Rappresenta il momento in cui al manager responsabile dell'assunzione viene assegnato un insieme di responsabilità di onboarding. Viene acquisito quando il sistema attiva e assegna automaticamente al manager attività come "Prepare Workspace" o "Schedule Team Welcome".
Perché è importante

Il coinvolgimento del manager è fondamentale per un'esperienza di onboarding efficace. Questa attività consente di analizzare la rapidità con cui i manager vengono informati e di misurare i tempi successivi di completamento delle loro attività.

Dove reperirlo

L'evento può essere identificato dal timestamp di assegnazione della prima attività assegnata al ruolo di manager responsabile dell'assunzione nel Workflow del processo di onboarding.

Acquisizione

Timestamp di creazione e assegnazione delle attività specifiche del manager nell'istanza di processo.

Tipo di evento explicit
Check-in dei 30 giorni effettuato
Rappresenta il completamento di un check-in programmato tra il nuovo assunto e il manager o il team HR, generalmente intorno al trentesimo giorno. Viene acquisito quando il manager o un rappresentante HR contrassegna come completato il relativo elemento della checklist.
Perché è importante

Questa attività viene spesso utilizzata come indicatore della conclusione del periodo iniziale e più intenso dell'onboarding. È una tappa fondamentale per misurare il tempo necessario al nuovo assunto per raggiungere la produttività e la durata complessiva del processo.

Dove reperirlo

L'evento viene dedotto dal timestamp di completamento di una specifica attività o di un modulo "30-Day Check-in" all'interno della checklist del processo di onboarding in SuccessFactors.

Acquisizione

Dedotto dal timestamp di completamento dell'attività "30-Day Check-in".

Tipo di evento inferred
Controllo dei precedenti completato
Segna il completamento del controllo dei precedenti e la ricezione dei risultati. L'evento viene acquisito quando lo stato dell'attività di controllo dei precedenti viene aggiornato a "Completed" o "Cleared" nel modulo SuccessFactors Onboarding.
Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale per la conformità e di un prerequisito per finalizzare un'offerta in molte organizzazioni. I ritardi in questa fase possono incidere significativamente sulla data di inizio del nuovo assunto e sulla durata complessiva dell'onboarding.

Dove reperirlo

Può essere dedotto dal timestamp relativo all'aggiornamento dello stato dell'attività di controllo dei precedenti a uno stato finale come "Completed". Spesso l'aggiornamento avviene tramite un'API del fornitore terzo.

Acquisizione

Dedotto dal timestamp di completamento associato all'attività di controllo dei precedenti nel piano di onboarding.

Tipo di evento inferred
Documentazione pre-Day 1 completata
Rappresenta il completamento, da parte del nuovo assunto, di tutti i moduli e le attività preassuntive obbligatori tramite il portale di onboarding. L'evento viene acquisito quando il sistema registra che tutte le attività della fase "Pre-Day 1" o "New Hire Paperwork" sono state completate.
Perché è importante

Questa è una tappa fondamentale, che indica il coinvolgimento del nuovo assunto e il completamento dei passaggi amministrativi essenziali. Sblocca le attività successive, come la creazione del profilo HR e la configurazione delle risorse IT.

Dove reperirlo

Viene registrato quando lo stato del processo di raccolta della documentazione o di un insieme di attività correlate passa a "Completed". È possibile utilizzare il timestamp di completamento dell'ultima attività obbligatoria.

Acquisizione

Dedotto dal timestamp relativo al momento in cui il gruppo di attività principale "Paperwork" viene contrassegnato come completato nel sistema.

Tipo di evento inferred
Primo giorno trascorso
Evento calcolato che rappresenta la data ufficiale di inizio del nuovo assunto. Non corrisponde a un'azione esplicita dell'utente, ma deriva dall'Attributo "Official Start Date" associato al caso di onboarding.
Perché è importante

Questa è una tappa fondamentale per analizzare le attività precedenti e successive al primo giorno. Costituisce un riferimento essenziale per valutare la puntualità di altre attività, come la configurazione IT e l'orientamento.

Dove reperirlo

Si tratta di un evento calcolato, derivato direttamente dal campo "Official Start Date" memorizzato nel record del nuovo assunto all'interno del modulo Onboarding o Employee Central.

Acquisizione

Derivato dall'Attributo "Official Start Date" del record del dipendente.

Tipo di evento calculated
Processo di onboarding avviato
Questa attività segna l'inizio del processo di onboarding per un nuovo assunto. In genere viene attivata automaticamente quando lo stato di un candidato passa a "Ready to Hire" nel modulo SAP SuccessFactors Recruiting e i relativi dati vengono trasferiti al modulo Onboarding.
Perché è importante

Questo è il principale evento di avvio del caso di onboarding. Consente di misurare la durata complessiva del ciclo di onboarding e costituisce il punto di riferimento per tutte le fasi successive del processo.

Dove reperirlo

Questo evento viene generalmente acquisito dal timestamp di creazione del record del nuovo assunto o dell'istanza di processo nel modulo SuccessFactors Onboarding, nell'oggetto Process. La data e l'ora di avvio vengono normalmente registrate in modo esplicito.

Acquisizione

Acquisito dal timestamp di creazione dell'istanza del processo di onboarding.

Tipo di evento explicit
Processo di onboarding completato
Questa è l'attività finale, che segna la chiusura corretta del caso di onboarding del nuovo assunto nel sistema. Viene acquisita quando un amministratore HR o un processo automatizzato porta lo stato del processo di onboarding allo stato finale "Completed".
Perché è importante

Questa attività conclude ufficialmente il processo e costituisce il principale evento di fine per l'analisi. Consente di calcolare la durata del ciclo end-to-end e i tassi di completamento.

Dove reperirlo

L'evento viene dedotto dal timestamp relativo al momento in cui lo stato complessivo del processo di onboarding viene aggiornato a "Completed" o "Hired" nel modulo SuccessFactors Onboarding.

Acquisizione

Dedotto dal timestamp dell'ultima modifica dello stato complessivo del processo di onboarding a uno stato terminale.

Tipo di evento inferred
Profilo HR creato
Questa attività indica la creazione del profilo ufficiale del nuovo assunto nel sistema HRIS principale, SAP SuccessFactors Employee Central. Viene acquisita quando il processo "Manage Pending Hires" è completato e il record del dipendente diventa attivo.
Perché è importante

La creazione del profilo HR è un punto di integrazione fondamentale, che abilita le funzioni principali di payroll, benefit e gestione HR. Il monitoraggio di questa attività aiuta a valutare l'efficienza amministrativa delle risorse umane e a individuare eventuali rilavorazioni, qualora l'operazione venga eseguita più volte.

Dove reperirlo

Questo evento viene registrato esplicitamente con un timestamp di creazione nel profilo del dipendente in Employee Central. L'operazione viene generalmente eseguita da un amministratore HR tramite lo strumento "Manage Pending Hires".

Acquisizione

Acquisito dalla data di creazione del profilo Employee Central dell'utente.

Tipo di evento explicit
Apparecchiatura consegnata
Conferma che l'apparecchiatura fisica del nuovo assunto è stata consegnata correttamente nella sede designata. L'evento viene acquisito quando un membro del team IT o il manager aggiorna lo stato dell'attività "Equipment Delivery" a "Completed".
Perché è importante

Questa attività è un indicatore fondamentale della preparazione per il primo giorno. Il confronto tra il timestamp di questo evento e la data di inizio del dipendente consente di misurare il KPI "Day One IT Resource Readiness Rate".

Dove reperirlo

Dedotto dal timestamp relativo al momento in cui lo stato di un'attività "Equipment Delivered" o "Equipment Setup" viene contrassegnato come "Completed" nel piano del processo di onboarding.

Acquisizione

Dedotto dal timestamp di completamento dell'attività di conferma della consegna dell'apparecchiatura.

Tipo di evento inferred
Apparecchiatura ordinata
Questa attività rappresenta il momento in cui viene inviata una richiesta di hardware fisico, come un laptop o un telefono. Viene acquisita dal timestamp dell'attività di richiesta dell'apparecchiatura nella checklist di SuccessFactors Onboarding.
Perché è importante

Garantire che l'apparecchiatura sia pronta per il primo giorno del nuovo assunto è fondamentale per la produttività e per un'esperienza positiva. Il monitoraggio di questa fase aiuta a individuare i ritardi nel processo di approvvigionamento e provisioning dell'hardware.

Dove reperirlo

Può essere dedotto dalla modifica di stato di un'attività "Order Equipment" nel processo di onboarding. Il timestamp della modifica di stato a "Submitted" o "Completed" identifica l'evento.

Acquisizione

Dedotto dal timestamp di completamento dell'attività "Order Equipment" nella checklist del manager o dell'IT.

Tipo di evento inferred
Controllo dei precedenti avviato
Questa attività indica il momento in cui il processo di controllo dei precedenti viene avviato formalmente, spesso tramite un servizio di terze parti integrato. Viene acquisita quando l'attività o la fase di processo corrispondente viene attivata nel Workflow SuccessFactors.
Perché è importante

Il controllo dei precedenti è una fase di conformità fondamentale e spesso lunga. Misurare la durata dall'avvio al completamento aiuta a individuare i colli di bottiglia nei processi interni o presso i fornitori esterni.

Dove reperirlo

In genere viene registrato come modifica di stato di una specifica attività "Background Check" nel Workflow di processo Onboarding. Il timestamp della modifica di stato identifica l'evento.

Acquisizione

Dedotto dal timestamp della modifica di stato dell'attività di controllo dei precedenti a "In Progress" o a uno stato analogo.

Tipo di evento inferred
Documentazione pre-Day 1 inviata
Rappresenta il momento in cui al nuovo assunto viene inviato il primo insieme di documenti e moduli obbligatori, come i moduli di conformità e quelli per la raccolta dei dati personali. Di norma si tratta di un passaggio automatizzato all'interno di un Workflow di onboarding predefinito in SuccessFactors.
Perché è importante

Il monitoraggio di questa attività aiuta a misurare l'efficienza della configurazione amministrativa. Il tempo compreso tra questo passaggio e "Documentazione completata" è un KPI fondamentale per individuare i ritardi causati dal sistema o dal nuovo assunto.

Dove reperirlo

Spesso si tratta di un evento esplicito o di una modifica di stato nell'attività "New Hire Activities" o in un'attività analoga dell'oggetto di processo Onboarding. In genere è disponibile il timestamp relativo all'assegnazione o all'attivazione dell'attività.

Acquisizione

Identificato dal timestamp di assegnazione o avvio dell'attività relativa alla documentazione nel portale di onboarding del nuovo assunto.

Tipo di evento explicit
Formazione obbligatoria assegnata
Rappresenta l'assegnazione della formazione obbligatoria in materia di conformità o legata al ruolo al piano di apprendimento del nuovo assunto. L'evento viene acquisito quando l'integrazione tra SuccessFactors Onboarding e il Learning Management System (LMS) assegna i corsi.
Perché è importante

Questa attività avvia il processo di formazione sulla conformità. Analizzare il tempo che intercorre tra questo momento e il completamento della formazione aiuta a comprendere il coinvolgimento nell'apprendimento e a individuare i rischi di non conformità.

Dove reperirlo

L'evento viene acquisito dal timestamp della data di assegnazione degli elementi formativi obbligatori nel modulo SuccessFactors Learning, collegati all'ID utente del nuovo assunto.

Acquisizione

Acquisito dalla data di assegnazione del corso nel modulo SuccessFactors Learning integrato.

Tipo di evento explicit
Formazione obbligatoria completata
Questa attività segna il completamento, da parte del nuovo assunto, di tutta la formazione obbligatoria assegnata. Viene acquisita quando il modulo SuccessFactors Learning aggiorna lo stato di tutti i corsi obbligatori a "Completed".
Perché è importante

Il completamento della formazione obbligatoria è un checkpoint fondamentale per la conformità. Il monitoraggio di questa tappa è essenziale ai fini degli audit e per garantire che l'azienda rispetti i propri obblighi normativi.

Dove reperirlo

L'evento viene acquisito dal timestamp della data di completamento dell'ultimo elemento formativo obbligatorio nel modulo SuccessFactors Learning.

Acquisizione

Acquisito dalla data di completamento del corso nel modulo SuccessFactors Learning integrato.

Tipo di evento explicit
Richiesta di provisioning IT inviata
Segna la richiesta formale delle risorse IT necessarie al nuovo assunto, come account utente, e-mail e accesso ai sistemi. Spesso viene attivata automaticamente dopo il completamento della documentazione e acquisita tramite un'integrazione o un'attività registrata manualmente.
Perché è importante

Questo è il punto di partenza di un percorso critico, che determina se il nuovo assunto sarà produttivo fin dal primo giorno. Il monitoraggio di questa fase aiuta a misurare e ottimizzare il tempo di configurazione IT.

Dove reperirlo

In genere si tratta di un'attività specifica all'interno del processo di onboarding. L'evento viene acquisito dal timestamp di creazione o avvio dell'attività "IT Provisioning", che può inviare una notifica a un sistema di service desk come ServiceNow.

Acquisizione

Acquisito dal timestamp di creazione della richiesta o dell'attività di provisioning IT.

Tipo di evento explicit
Consigliato Facoltativo

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