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Il template dei dati per l’onboarding dei dipendenti

Onboarding di SAP SuccessFactors

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Attributi dell’onboarding dei dipendenti(22) Attività di onboarding dei dipendenti(15) Guide all’estrazione(3)

Il template dei dati per l’onboarding dei dipendenti

Questo template offre indicazioni complete sui dati da raccogliere per analizzare il processo di onboarding dei dipendenti. Illustra gli attributi essenziali da acquisire, le attività principali da monitorare e le modalità pratiche per estrarre i dati dai sistemi. Utilizzi queste indicazioni per semplificare la preparazione dei dati e avviare l’analisi del processo.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l’estrazione

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Attributi dell’onboarding dei dipendenti

Questi sono i campi dati essenziali da includere nell’Event Log per ottenere un’analisi approfondita e significativa del processo di onboarding dei dipendenti.

5 Obbligatorio 7 Consigliato 10 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Caso di inserimento OnboardingCaseId	Identificativo univoco del processo di inserimento di un singolo nuovo dipendente, che raggruppa tutte le attività correlate.
Descrizione L’ID del caso di inserimento è l’identificativo centrale che collega tutti gli eventi e i dati relativi al percorso di inserimento di un singolo nuovo assunto. Il caso inizia con l’avvio del processo e si conclude quando il processo viene contrassegnato come completato. Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per ricostruire il flusso del processo dall’inizio alla fine per ogni nuovo assunto. Consente di analizzare i diversi percorsi (varianti), i tempi di ciclo e i risultati caso per caso, costituendo la base dell’intera analisi. Perché è importante È l’attributo fondamentale che definisce l’ambito dell’analisi. Senza di esso, non è possibile ricostruire il percorso di un nuovo assunto né misurare indicatori chiave come il tempo totale di inserimento. Dove reperirli In genere, si tratta dell’ID di un’istanza di processo generato nel modulo SAP SuccessFactors Onboarding all’avvio dell’inserimento di un nuovo assunto. Esempi ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
	Data e ora dell’evento EventTimestamp	Data e ora esatte in cui un’attività è stata completata o è stata raggiunta una tappa.
Descrizione La data e ora dell’evento registrano il momento preciso in cui si è verificata un’attività. Questi dati sono fondamentali per ordinare correttamente gli eventi e per tutte le analisi basate sul tempo, come il calcolo dei tempi di ciclo, dei tempi di attesa e della durata tra le diverse fasi. Nel Process Mining, le date e le ore vengono utilizzate per ordinare le attività all’interno di ogni caso e rappresentare con precisione l’andamento del processo nel tempo. Sono la base per l’analisi delle prestazioni, il monitoraggio degli SLA e l’individuazione dei colli di bottiglia. Perché è importante Questo attributo è essenziale per calcolare tutte le metriche temporali, inclusi i tempi di ciclo e la durata dei colli di bottiglia, fondamentali per l’analisi delle prestazioni. Dove reperirli In genere, viene registrato insieme a ogni attività nel registro degli eventi o nel registro di controllo del modulo SAP SuccessFactors Onboarding. Esempi 2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
	Nome dell’attività ActivityName	Nome dell’attività specifica o della tappa che si è verificata nel processo di inserimento.
Descrizione Questo attributo descrive un evento o una fase specifica del flusso di lavoro di inserimento, come «Avvio del controllo dei precedenti» o «Assegnazione delle attività al responsabile». Queste attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo. Analizzare la sequenza e la frequenza delle attività aiuta a individuare il flusso effettivo del processo, rilevare gli scostamenti dalla procedura standard e identificare i colli di bottiglia in cui il processo si blocca. È un elemento centrale per l’individuazione e l’analisi dei processi. Perché è importante Definisce le fasi della mappa del processo. Analizzare la sequenza delle attività è il modo principale per comprendere e ottimizzare il flusso di lavoro di inserimento. Dove reperirli Queste informazioni vengono registrate nella cronologia del processo o nelle tabelle del registro di controllo del modulo SAP SuccessFactors Onboarding per ogni caso. Esempi Avvio del processo di inserimentoCompletamento del controllo dei precedentiRichiesta di predisposizione delle risorse ITColloquio di verifica dopo 30 giorni
	Sistema di origine SourceSystem	Identifica il sistema da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione Questo attributo specifica l’origine dei dati, che in questo caso è «SAP SuccessFactors Onboarding». È particolarmente utile negli ambienti in cui si combinano dati provenienti da più sistemi per ottenere una visione più ampia del processo. Aiuta a gestire i dati, risolvere i problemi e verificare che i dati siano attribuiti correttamente alla fonte. Fornisce un contesto utile, soprattutto quando si confrontano processi o dati provenienti da applicazioni diverse. Perché è importante Fornisce un contesto essenziale sull’origine dei dati, importante per la governance e la convalida dei dati e per l’integrazione con altri sistemi. Dove reperirli In genere, è un valore statico aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati per identificare il set di dati. Esempi Onboarding di SAP SuccessFactorsSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdateTimestamp	Data e ora che indicano l’ultimo aggiornamento o l’ultima estrazione dei dati relativi a questo evento dal sistema di origine.
Descrizione Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultima estrazione dei dati dal sistema di origine. Non indica quando si è verificato l’evento, ma quando il relativo record è stato aggiornato l’ultima volta nel set di dati utilizzato per l’analisi. È un campo di metadati fondamentale per conoscere l’aggiornamento dei dati. Aiuta analisti e utenti aziendali a capire quanto siano aggiornate le analisi del processo e quando aspettarsi che i nuovi dati compaiano nelle Dashboard. Perché è importante Aiuta gli utenti a capire quanto siano aggiornati i dati, un aspetto fondamentale per prendere decisioni basate sull’analisi. Dove reperirli Questa data e ora viene in genere generata e aggiunta a ogni record durante l’estrazione dei dati. Esempi 2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
	Coordinatore dell’inserimento OnboardingCoordinator	Il professionista HR o il coordinatore responsabile della gestione del caso di inserimento.
Descrizione Questo attributo identifica la persona, in genere appartenente alle risorse umane, che segue il processo di inserimento del nuovo assunto. È responsabile del completamento puntuale delle attività e della risoluzione degli eventuali problemi. Questi dati sono essenziali per gestire il carico di lavoro e assegnare le risorse all’interno del team HR. La Dashboard «Carico di lavoro dei coordinatori dell’inserimento» utilizza questo attributo per distribuire i casi e individuare i coordinatori sovraccarichi o particolarmente efficienti. Perché è importante È fondamentale per analizzare il carico di lavoro del team HR, pianificare le capacità e individuare le buone pratiche tra i coordinatori. Dove reperirli Probabilmente corrisponde a un ruolo assegnato o a un campo utente nell’istanza del processo di inserimento di SAP SuccessFactors. Esempi Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
	Data ufficiale di inizio OfficialStartDate	Il primo giorno ufficiale di lavoro del nuovo assunto.
Descrizione Questo attributo indica la data di inizio concordata nel contratto del nuovo dipendente. È una scadenza fondamentale per molte attività preliminari all’inserimento, come la predisposizione delle risorse IT, la compilazione dei documenti e i controlli dei precedenti. Nell’analisi, questa data funge da riferimento per misurare la puntualità delle attività preliminari all’inserimento. È essenziale per il KPI «Percentuale di risorse IT pronte per il primo giorno» e per le Dashboard che monitorano la preparazione dell’azienda all’arrivo del nuovo assunto. Perché è importante È una scadenza e un riferimento fondamentale per valutare la puntualità e l’esito di tutte le attività preliminari all’inserimento. Dove reperirli È un campo data fondamentale nella scheda di impiego del nuovo assunto in SAP SuccessFactors. Esempi 2024-07-012024-07-152024-08-01
	ID dipendente del nuovo assunto NewHireEmployeeId	ID univoco assegnato al nuovo assunto.
Descrizione Questo attributo è l’identificativo ufficiale e permanente del nuovo assunto nel sistema HR aziendale. In genere, viene assegnato dopo la creazione del profilo HR e resta associato al dipendente per tutta la durata del rapporto di lavoro. Mentre l’ID del caso di inserimento tiene traccia del processo, l’ID dipendente collega il processo di inserimento al record permanente del dipendente. Questo consente analisi a lungo termine, ad esempio per correlare l’esperienza di inserimento con le prestazioni o la permanenza futura del dipendente. Perché è importante Collega il processo temporaneo di inserimento al record permanente del dipendente, consentendo di analizzarne l’impatto nel lungo periodo. Dove reperirli Disponibile nel record del nuovo assunto nei moduli Onboarding o Employee Central di SAP SuccessFactors. Esempi 100523100524100525
	Ora di fine EndTime	Data e ora che indicano il completamento di un’attività, in particolare quando la durata è misurabile.
Descrizione Mentre StartTime (EventTimestamp) indica quando un’attività inizia o si verifica, EndTime registra quando termina. Per gli eventi puntuali, StartTime ed EndTime possono coincidere. Per attività come «Controllo dei precedenti», disporre di un’ora di inizio e una di fine distinte è fondamentale. Questo attributo consente di calcolare direttamente il tempo di elaborazione delle singole attività, anziché limitarsi al tempo di attesa tra una fase e l’altra. Aiuta a distinguere il tempo di lavoro effettivo da quello di inattività e offre una visione più approfondita dell’efficienza del processo. Perché è importante Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività e di individuare quelle che richiedono più tempo. Dove reperirli Può essere disponibile nel registro del processo per le attività di lunga durata oppure può essere ricavata dall’ora di inizio dell’attività successiva. Esempi 2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
	Reparto Department	Reparto o unità aziendale in cui entrerà il nuovo assunto.
Descrizione Questo attributo specifica l’unità organizzativa a cui è assegnato il nuovo dipendente, ad esempio «Vendite», «Ingegneria» o «Finanza». È un dato organizzativo fondamentale. Analizzare il processo per reparto è un’esigenza comune. Consente di confrontare le prestazioni, individuare i colli di bottiglia specifici di un reparto, ad esempio tempi più lunghi per predisporre le risorse IT degli ingegneri, e capire come varia il processo di inserimento nell’organizzazione. Questa segmentazione è fondamentale per la Dashboard dei valori di riferimento dell’inserimento per reparto. Perché è importante Consente di segmentare e confrontare in modo efficace il processo di inserimento tra le diverse aree dell’organizzazione. Dove reperirli Queste informazioni fanno parte dei dati relativi alla richiesta di assunzione e al nuovo assunto in SAP SuccessFactors. Esempi Vendite e marketingRicerca e sviluppoFinanzaAssistenza clienti
	Responsabile delle assunzioni HiringManager	Il nome del responsabile a cui farà riferimento il nuovo assunto.
Descrizione Questo attributo identifica il responsabile delle assunzioni a cui è affidato il nuovo dipendente. Durante il processo di inserimento, a questa persona possono essere assegnate attività specifiche, come organizzare le presentazioni al team o definire gli obiettivi per i primi 30 giorni. L’analisi dei dati per responsabile delle assunzioni aiuta a individuare i colli di bottiglia legati alla gestione e a valutare il coinvolgimento dei responsabili nel processo di inserimento. La Dashboard «Ritardi nelle attività di inserimento a carico dei responsabili» utilizza questo dato per evidenziare chi potrebbe aver bisogno di ulteriore supporto o formazione. Perché è importante Aiuta a individuare i colli di bottiglia nelle attività che dipendono dai responsabili e a misurarne il coinvolgimento nel processo di inserimento. Dove reperirli Fa parte delle informazioni fondamentali sulla posizione e della struttura gerarchica definite in SAP SuccessFactors. Esempi Jane DoeDavid LeeSusan Chen
	Titolo della posizione PositionTitle	Il titolo ufficiale della posizione del nuovo assunto, ad esempio «Ingegnere software» o «Responsabile clienti».
Descrizione Il titolo della posizione descrive il ruolo specifico per cui è stato assunto il nuovo dipendente e offre un livello di dettaglio maggiore rispetto al solo reparto. Questo attributo consente di analizzare se il processo di inserimento varia in base al ruolo. Per esempio, l’inserimento di un dirigente può prevedere passaggi o SLA diversi rispetto a quello di una persona in una posizione iniziale. È fondamentale per la Dashboard di analisi delle varianti del processo di inserimento, che permette di individuare le deviazioni del processo legate ai diversi ruoli. Perché è importante Consente di analizzare le variazioni del processo in base al ruolo e di personalizzare e standardizzare l’esperienza di inserimento. Dove reperirli È un campo standard della richiesta di assunzione e dei dati relativi all’impiego del nuovo assunto in SAP SuccessFactors. Esempi Ingegnere software seniorAnalista finanziarioReferente HRAddetto allo sviluppo commerciale
	È automatizzata IsAutomated	Un indicatore che specifica se un’attività è stata eseguita da un sistema o da una persona.
Descrizione Questo attributo booleano distingue le attività eseguite automaticamente dal sistema, ad esempio «Invio dei documenti prima del primo giorno», da quelle svolte manualmente da una persona, come «Colloquio di verifica dopo 30 giorni». L’analisi di questo attributo aiuta a comprendere il livello di automazione del processo e a individuare opportunità per automatizzare ulteriormente le attività manuali e ripetitive. Consente inoltre di attribuire correttamente i tempi di elaborazione al sistema o all’intervento umano. Perché è importante Aiuta a misurare il livello di automazione del processo e a individuare opportunità per sostituire le attività manuali con flussi di lavoro automatizzati. Dove reperirli Spesso è possibile dedurlo dal campo «Utente» associato a un evento. Se l’utente è un account di sistema o di servizio, l’evento è automatizzato. Esempi truefalse
	È pronto per il primo giorno IsDayOneReady	Un indicatore calcolato che specifica se le risorse IT erano pronte entro la data di inizio del nuovo assunto.
Descrizione Questo attributo booleano si ottiene confrontando le date e gli orari di completamento delle attività fondamentali preliminari all’inserimento, come «Richiesta di predisposizione delle risorse IT» e «Consegna delle apparecchiature», con la «Data ufficiale di inizio». Il valore «true» indica che tutto il necessario era pronto per il primo giorno di lavoro del nuovo assunto. È un indicatore chiave di prestazione utilizzato nella Dashboard «Disponibilità delle risorse IT per il primo giorno». Definisce un obiettivo chiaro e misurabile per i team IT e HR e valuta direttamente la loro efficacia nella preparazione all’arrivo dei nuovi dipendenti. Perché è importante Misura direttamente l’esito delle attività preliminari all’inserimento, che incidono in modo significativo sulla produttività e sull’esperienza iniziale del nuovo assunto. Dove reperirli Non è un campo del sistema di origine. Viene calcolato nello strumento di Process Mining secondo la logica: (Timestamp('Apparecchiature consegnate') <= DataInizioUfficiale) AND (Timestamp('Predisposizione risorse IT completata') <= DataInizioUfficiale). Esempi truefalse
	ID utente UserId	L’identificativo dell’utente che ha eseguito l’attività.
Descrizione Questo attributo registra l’ID della persona o dell’account di sistema che ha eseguito una specifica attività del processo. Può trattarsi del nuovo assunto, del responsabile delle assunzioni, di un coordinatore HR o di un utente di sistema per le fasi automatizzate. Consente di analizzare la distribuzione del lavoro e le prestazioni a livello di utente. Per esempio, aiuta a individuare quali coordinatori dell’inserimento gestiscono più attività o quali responsabili completano più rapidamente i compiti assegnati. Fornisce la base per analizzare le risorse e le prestazioni dei singoli utenti. Perché è importante Consente di analizzare nel dettaglio la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni dei singoli utenti o gruppi di utenti. Dove reperirli Queste informazioni sono in genere disponibili nella traccia di controllo o nell’Event Log del modulo SAP SuccessFactors Onboarding, spesso con l’etichetta «Completato da» o «Utente». Esempi jdoedleeSYSTEM
	La conformità è in ritardo IsComplianceOverdue	Un indicatore calcolato che assume il valore true se un’attività relativa alla conformità è stata completata dopo la scadenza.
Descrizione Questo attributo booleano si ottiene confrontando la data e l’ora effettive di completamento di un’attività relativa alla conformità, ad esempio «Controllo dei precedenti completato», con la relativa «Scadenza per la conformità». Se il completamento avviene dopo la scadenza, l’indicatore assume il valore «true». Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Monitoraggio delle criticità di conformità». Consente di individuare e quantificare facilmente le violazioni dei requisiti di conformità, aiutando l’organizzazione a ridurre i rischi e a rispettare meglio le politiche e le normative. Perché è importante Consente di individuare e segnalare in modo chiaro e immediato le mancate conformità, favorendo una gestione proattiva dei rischi. Dove reperirli Viene calcolato nello strumento di Process Mining secondo la logica: Timestamp(AttivitàDiConformità) > ScadenzaConformità. Esempi truefalse
	Nome del nuovo assunto NewHireName	Nome completo del nuovo dipendente che sta seguendo il processo di inserimento.
Descrizione Questo attributo memorizza il nome completo del nuovo assunto. Fornisce un identificativo leggibile del caso e facilita la ricerca e la discussione di specifiche istanze di inserimento da parte di utenti come i partner HR o i coordinatori dell’inserimento. Nelle Dashboard e nei report, affiancare il nome del nuovo assunto all’ID del caso rende i dati più accessibili e comprensibili agli utenti operativi che devono monitorare i singoli progressi. Perché è importante Fornisce un identificativo intuitivo per i singoli casi e rende più agevole l’uso delle Dashboard per il monitoraggio operativo. Dove reperirli È un campo standard associato al profilo del nuovo assunto in SAP SuccessFactors Onboarding. Esempi John SmithMaria GarciaChen Wei
	Scadenza per la conformità ComplianceDueDate	La scadenza entro cui devono essere completate tutte le attività obbligatorie per la conformità.
Descrizione Questo attributo indica la data prevista per completare attività fondamentali per la conformità, come i controlli dei precedenti o la formazione obbligatoria. La scadenza è spesso stabilita dalle politiche aziendali o dai requisiti normativi. Viene utilizzato per misurare il rispetto dei requisiti di conformità ed è un elemento fondamentale del KPI «Percentuale di documentazione di conformità». Confrontando la data effettiva di completamento delle attività con la scadenza, il sistema può segnalare quelle in ritardo e misurare lo stato complessivo della conformità nel processo. Perché è importante Fornisce una scadenza chiara per misurare il rispetto delle politiche di conformità e aiuta a individuare in anticipo i casi a rischio. Dove reperirli Questa data può essere impostata automaticamente dal flusso di lavoro di Onboarding in base alla data di inizio del nuovo assunto e al tipo di attività, oppure può corrispondere a un campo con valore fisso. Esempi 2024-06-302024-07-142024-07-31
	Sede Location	La sede di lavoro, l’ufficio o il Paese in cui lavorerà il nuovo assunto.
Descrizione Questo attributo indica l’area geografica in cui lavorerà il nuovo assunto. I requisiti per l’inserimento, come la documentazione necessaria per la conformità o la spedizione delle apparecchiature IT, possono variare notevolmente in base alla sede o al Paese. L’analisi del processo per sede aiuta a individuare le differenze regionali in termini di efficienza e conformità. Per esempio, in alcuni Paesi i controlli dei precedenti possono richiedere più tempo o può essere necessaria una documentazione legale diversa. Questa segmentazione consente di adattare e migliorare i processi di inserimento a livello regionale. Perché è importante Aiuta a individuare e affrontare le differenze regionali nei processi di inserimento, nei requisiti di conformità e nelle prestazioni. Dove reperirli Queste informazioni fanno parte dei dati relativi alla posizione e alla sede del nuovo assunto in SAP SuccessFactors. Esempi New York, Stati UnitiLondra, Regno UnitoSingaporeBerlino, Germania
	Stato del controllo dei precedenti BackgroundCheckStatus	L’esito o lo stato attuale del controllo dei precedenti.
Descrizione Questo attributo registra l’esito del controllo dei precedenti, una fase fondamentale per la conformità. I valori possibili includono «Avviato», «In corso», «Senza criticità» o «Esito negativo». Questi dati sono essenziali per monitorare un potenziale collo di bottiglia e un rischio per la conformità. Le Dashboard «Tempo di ciclo del controllo dei precedenti» e «Monitoraggio delle criticità di conformità» utilizzano questo stato per seguire l’avanzamento e segnalare i casi che richiedono un intervento immediato. Perché è importante Monitora l’avanzamento e l’esito di una fase fondamentale, spesso lunga, del processo di inserimento e rilevante per la conformità. Dove reperirli Queste informazioni vengono in genere aggiornate nel modulo Onboarding, spesso tramite un’integrazione con un fornitore esterno di servizi per i controlli dei precedenti. Esempi Senza criticitàIn attesaEsito negativoNon avviato
	Stato dell’inserimento OnboardingStatus	Lo stato complessivo attuale del caso di inserimento, ad esempio «In corso» o «Completato».
Descrizione Questo attributo offre una sintesi dello stato del caso di inserimento nel suo ciclo di vita. Indica se il processo è attivo, concluso o annullato. È utile per filtrare i dati nelle Dashboard, concentrandosi solo sui casi attivi oppure analizzando gli esiti di quelli completati. Nella Dashboard «Avanzamento dell’inserimento del singolo nuovo assunto», questo stato offre una panoramica immediata prima di scendere di livello e consultare la cronologia dettagliata delle attività. Perché è importante Consente di filtrare e creare report sullo stato complessivo dei casi di inserimento, facilitando la gestione del carico di lavoro attivo. Dove reperirli Questo stato viene in genere gestito e aggiornato dal motore del flusso di lavoro nel modulo SAP SuccessFactors Onboarding. Esempi In corsoCompletatoAnnullatoIn sospeso
	Tipo di impiego EmploymentType	Indica la tipologia di impiego del nuovo assunto, ad esempio a tempo pieno, a tempo parziale o come collaboratore esterno.
Descrizione Questo attributo classifica il nuovo assunto in base al contratto di lavoro. Il processo di inserimento può variare notevolmente a seconda della tipologia: per esempio, per i collaboratori esterni può essere semplificato e prevedere meno passaggi. Viene utilizzato per segmentare l’analisi del processo e confrontare i flussi di lavoro e l’efficienza per le diverse tipologie di assunzione. Aiuta a comprendere le varianti del processo e a verificare che per ciascun tipo di impiego venga seguito il percorso di inserimento appropriato. Perché è importante Consente di confrontare e ottimizzare i processi di inserimento per diverse categorie di lavoratori, ad esempio dipendenti a tempo pieno e collaboratori esterni. Dove reperirli È un campo standard delle informazioni sulla posizione del dipendente in SAP SuccessFactors. Esempi Dipendente a tempo pienoDipendente a tempo parzialeCollaboratore esternoTirocinante

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di onboarding dei dipendenti

Questi sono i passaggi fondamentali del processo e le tappe più significative da monitorare nell’Event Log per individuare correttamente il processo e i colli di bottiglia.

8 Consigliato 7 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Assegnazione delle attività al responsabile	Indica il momento in cui vengono assegnate al responsabile dell’assunzione le attività di inserimento. L’evento viene acquisito quando il sistema attiva e assegna automaticamente al responsabile attività come «Preparare la postazione di lavoro» o «Organizzare il benvenuto del team».
Perché è importante Il coinvolgimento del responsabile è fondamentale per un inserimento efficace. Questa attività consente di analizzare la rapidità con cui i responsabili ricevono le notifiche e di misurare i tempi di completamento delle attività successive. Dove reperirli L’evento può essere individuato tramite la data e ora di assegnazione della prima attività al ruolo di responsabile dell’assunzione nel flusso di lavoro del processo di inserimento. Acquisizione Data e ora di creazione e assegnazione delle attività specifiche del responsabile nell’istanza di processo. Tipo di evento explicit
	Avvio del processo di inserimento	Questa attività segna l’inizio del processo di inserimento di un nuovo assunto. In genere, si attiva automaticamente quando lo stato del candidato viene modificato in «Pronto per l’assunzione» nel modulo SAP SuccessFactors Recruiting e i relativi dati vengono trasferiti al modulo Onboarding.
Perché è importante Questo è l’evento di inizio principale del caso di inserimento. Consente di misurare il tempo di ciclo complessivo e costituisce la base di riferimento per tutte le fasi successive del processo. Dove reperirli In genere, questo evento viene acquisito dalla data e ora di creazione del record del nuovo assunto o dell’istanza di processo nel modulo SuccessFactors Onboarding (oggetto Process). La data e l’ora di avvio vengono solitamente registrate in modo esplicito. Acquisizione Acquisito dalla data e ora di creazione dell’istanza del processo di inserimento. Tipo di evento explicit
	Colloquio di verifica dopo 30 giorni	Indica il completamento di un colloquio programmato tra il nuovo assunto e il responsabile o il reparto HR, in genere dopo circa 30 giorni. Viene acquisito quando il responsabile o un rappresentante HR contrassegna come completata la relativa voce della lista di controllo.
Perché è importante Questa attività viene spesso utilizzata come indicatore della fine del periodo iniziale e più intenso di inserimento. È una tappa importante per misurare il tempo necessario perché il nuovo assunto diventi produttivo e la durata complessiva del processo. Dove reperirli L’evento viene dedotto dalla data e ora di completamento di una specifica attività o modulo «Colloquio di verifica dopo 30 giorni» nella lista di controllo del processo di inserimento in SuccessFactors. Acquisizione Dedotto dalla data e ora di completamento dell’attività «Colloquio di verifica dopo 30 giorni». Tipo di evento inferred
	Completamento del controllo dei precedenti	Segna il completamento del controllo dei precedenti e la ricezione dei risultati. L’evento viene acquisito quando lo stato dell’attività passa a «Completato» o «Verificato» nel modulo SuccessFactors Onboarding.
Perché è importante È una tappa fondamentale per la conformità e, in molte organizzazioni, un prerequisito per finalizzare un’offerta. Eventuali ritardi possono incidere sensibilmente sulla data di inizio del nuovo assunto e sulla durata complessiva dell’inserimento. Dove reperirli Può essere dedotto dalla data e ora in cui lo stato dell’attività di controllo dei precedenti viene aggiornato a uno stato finale, come «Completato». Spesso l’aggiornamento avviene tramite un’API del fornitore terzo. Acquisizione Dedotto dalla data e ora di completamento associata all’attività di controllo dei precedenti nel piano di inserimento. Tipo di evento inferred
	Completamento del processo di inserimento	È l’attività finale, che segna la chiusura corretta nel sistema del caso di inserimento del nuovo assunto. Viene acquisita quando un amministratore HR o un processo automatizzato porta lo stato del processo di inserimento allo stato finale «Completato».
Perché è importante Questa attività conclude ufficialmente il processo e costituisce l’evento finale principale per l’analisi. Consente di calcolare il tempo di ciclo complessivo e i tassi di completamento. Dove reperirli L’evento viene dedotto dalla data e ora in cui lo stato complessivo del processo di inserimento viene aggiornato a «Completato» o «Assunto» nel modulo SuccessFactors Onboarding. Acquisizione Dedotto dalla data e ora dell’ultima modifica dello stato complessivo del processo di inserimento a uno stato terminale. Tipo di evento inferred
	Completamento delle pratiche prima del primo giorno	Indica che il nuovo assunto ha completato tutti i moduli e le attività preassuntivi richiesti tramite il portale di inserimento. L’evento viene acquisito quando il sistema registra il completamento di tutte le attività della fase «Prima del primo giorno» o «Pratiche del nuovo assunto».
Perché è importante È una tappa importante, che indica il coinvolgimento del nuovo assunto e il completamento delle attività amministrative essenziali. Consente di avviare le attività successive, come la creazione del profilo HR e la predisposizione delle risorse IT. Dove reperirli Viene registrato quando lo stato della raccolta delle pratiche o di un gruppo di attività correlate passa a «Completato». È possibile utilizzare la data e ora di completamento dell’ultima attività richiesta. Acquisizione Dedotto dalla data e ora in cui il gruppo di attività principale «Pratiche» viene contrassegnato come completato nel sistema. Tipo di evento inferred
	Creazione del profilo HR	Questa attività indica la creazione del profilo ufficiale del nuovo assunto nel sistema HR centrale, SAP SuccessFactors Employee Central. Viene acquisita quando il processo «Gestisci assunzioni in sospeso» è completato e il record del dipendente diventa attivo.
Perché è importante La creazione del profilo HR è un punto di integrazione fondamentale, che abilita le funzioni principali delle Risorse umane, come retribuzioni e benefit. Il monitoraggio consente di valutare l’efficienza amministrativa HR e di individuare eventuali rilavorazioni dovute a creazioni ripetute. Dove reperirli L’evento viene registrato esplicitamente con la data e ora di creazione del profilo del dipendente in Employee Central. In genere, l’azione viene eseguita da un amministratore HR tramite lo strumento «Gestisci assunzioni in sospeso». Acquisizione Acquisito dalla data di creazione del profilo dell’utente in Employee Central. Tipo di evento explicit
	Primo giorno di lavoro	Evento calcolato che rappresenta la data ufficiale di inizio del nuovo assunto. Non corrisponde a un’azione esplicita dell’utente, ma deriva dall’attributo «Data ufficiale di inizio» associato al caso di inserimento.
Perché è importante È una tappa fondamentale per analizzare le attività precedenti e successive al primo giorno. Costituisce un riferimento essenziale per valutare la puntualità di altre attività, come la configurazione IT e l’orientamento iniziale. Dove reperirli È un evento calcolato, derivato direttamente dal campo «Data ufficiale di inizio» memorizzato nel record del nuovo assunto nel modulo Onboarding o Employee Central. Acquisizione Derivato dall’attributo «Data ufficiale di inizio» nel record del dipendente. Tipo di evento calculated
	Assegnazione della formazione obbligatoria	Indica l’assegnazione al piano formativo del nuovo assunto dei corsi obbligatori di conformità o specifici per il ruolo. L’evento viene acquisito quando l’integrazione tra SuccessFactors Onboarding e il sistema di gestione della formazione (LMS) assegna i corsi.
Perché è importante Questa attività avvia il processo di formazione sulla conformità. Analizzare il tempo che intercorre tra questa fase e il completamento della formazione aiuta a comprendere il coinvolgimento nella formazione e a individuare i rischi di conformità. Dove reperirli L’evento viene acquisito dalla data e ora di assegnazione dei corsi obbligatori nel modulo SuccessFactors Learning, collegata all’ID utente del nuovo assunto. Acquisizione Acquisito dalla data di assegnazione del corso nel modulo SuccessFactors Learning integrato. Tipo di evento explicit
	Avvio del controllo dei precedenti	Questa attività indica il momento in cui viene avviato formalmente il controllo dei precedenti, spesso tramite un servizio di terze parti integrato. Viene acquisita quando la relativa attività o fase di processo viene attivata nel flusso di lavoro di SuccessFactors.
Perché è importante Il controllo dei precedenti è una fase di conformità critica e spesso lunga. Misurare il tempo che intercorre tra l’avvio e il completamento aiuta a individuare i colli di bottiglia nei processi interni o presso i fornitori esterni. Dove reperirli In genere, viene registrato come modifica di stato di una specifica attività «Controllo dei precedenti» nel flusso di lavoro del processo Onboarding. La data e ora della modifica identifica l’evento. Acquisizione Dedotto dalla data e ora in cui lo stato dell’attività di controllo dei precedenti passa a «In corso» o a uno stato analogo. Tipo di evento inferred
	Completamento della formazione obbligatoria	Questa attività segna il completamento di tutta la formazione obbligatoria assegnata al nuovo assunto. Viene acquisita quando il modulo SuccessFactors Learning aggiorna a «Completato» lo stato di tutti i corsi richiesti.
Perché è importante Il completamento della formazione obbligatoria è un passaggio fondamentale per la conformità. Il monitoraggio di questa tappa è essenziale ai fini degli audit e per garantire che l’azienda rispetti i propri obblighi normativi. Dove reperirli L’evento viene acquisito dalla data e ora di completamento dell’ultimo corso obbligatorio nel modulo SuccessFactors Learning. Acquisizione Acquisito dalla data di completamento del corso nel modulo SuccessFactors Learning integrato. Tipo di evento explicit
	Consegna delle attrezzature	Conferma che le attrezzature fisiche del nuovo assunto sono state consegnate correttamente nella sede prevista. L’evento viene acquisito quando un membro del team IT o il responsabile aggiorna lo stato dell’attività «Consegna delle attrezzature» a «Completato».
Perché è importante Questa attività è un indicatore importante della preparazione per il primo giorno. Confrontando la data e ora dell’evento con la data di inizio del dipendente, è possibile misurare il KPI «Tasso di disponibilità delle risorse IT per il primo giorno». Dove reperirli Dedotto dalla data e ora in cui l’attività «Attrezzature consegnate» o «Configurazione delle attrezzature» viene contrassegnata come «Completato» nel piano del processo di inserimento. Acquisizione Dedotto dalla data e ora di completamento dell’attività di conferma della consegna delle attrezzature. Tipo di evento inferred
	Invio delle pratiche prima del primo giorno	Indica il momento in cui viene inviato al nuovo assunto il primo gruppo di documenti e moduli richiesti, come i moduli di conformità e quelli per la raccolta dei dati personali. Di solito, è una fase automatizzata all’interno di un flusso di lavoro di inserimento predefinito in SuccessFactors.
Perché è importante Il monitoraggio di questa attività aiuta a misurare l’efficienza della configurazione amministrativa. Il tempo tra questa fase e «Pratiche completate» è un KPI importante per individuare i ritardi causati dal sistema o dal nuovo assunto. Dove reperirli Spesso si tratta di un evento esplicito o di una modifica di stato in «Attività del nuovo assunto» o in un’attività analoga nell’oggetto di processo Onboarding. In genere, è disponibile la data e ora di assegnazione o attivazione dell’attività. Acquisizione Individuato tramite la data e ora di assegnazione o avvio dell’attività relativa alle pratiche nel portale di inserimento del nuovo assunto. Tipo di evento explicit
	Ordine delle attrezzature	Questa attività indica il momento in cui viene inviata una richiesta di attrezzature fisiche, come un computer portatile o un telefono. Viene acquisita dalla data e ora dell’attività di richiesta delle attrezzature nella lista di controllo di SuccessFactors Onboarding.
Perché è importante Avere le attrezzature pronte per il primo giorno del nuovo assunto è fondamentale per la produttività e per un’esperienza positiva. Il monitoraggio aiuta a individuare i ritardi nell’approvvigionamento e nella predisposizione delle attrezzature. Dove reperirli Può essere dedotto dalla modifica di stato dell’attività «Ordinare le attrezzature» nel processo di inserimento. L’evento è identificato dalla data e ora in cui lo stato passa a «Inviato» o «Completato». Acquisizione Dedotto dalla data e ora di completamento dell’attività «Ordinare le attrezzature» nella lista di controllo del responsabile o del reparto IT. Tipo di evento inferred
	Richiesta di predisposizione delle risorse IT	Segna la richiesta formale delle risorse IT per il nuovo assunto, come account utente, e-mail e accesso ai sistemi. Spesso viene attivata automaticamente dopo il completamento delle pratiche e acquisita tramite un’integrazione o un’attività registrata manualmente.
Perché è importante È il punto di partenza di un percorso critico, che determina se il nuovo assunto sarà operativo fin dal primo giorno. Il monitoraggio aiuta a misurare e ottimizzare il tempo di attraversamento della configurazione IT. Dove reperirli In genere, si tratta di un’attività specifica nel processo di inserimento. L’evento viene acquisito dalla data e ora di creazione o avvio dell’attività «Predisposizione IT», che può inviare una notifica a un sistema Service Desk come ServiceNow. Acquisizione Acquisito dalla data e ora di creazione della richiesta o dell’attività di predisposizione IT. Tipo di evento explicit

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come estrarre i dati da SAP SuccessFactors Onboarding

Passaggi

Acceda a SAP SuccessFactors: acceda alla Sua istanza con un account utente autorizzato a utilizzare Admin Center e Integration Center.
Apra Integration Center: da Admin Center, utilizzi la barra di ricerca per trovare e aprire Integration Center.
Crei una nuova integrazione: selezioni "My Integrations", quindi "Create" e "More Integration Types". Scelga il formato "Scheduled Simple File Output Integration".
Selezioni l’entità iniziale per gli eventi di processo: per gli eventi principali del processo, scelga l’entità OData ONB2Process come punto di partenza. In questo modo acquisirà l’inizio e la fine dell’intero caso di onboarding.
Configuri l’integrazione degli eventi di processo: nella scheda "Configure Fields", crei un’integrazione per estrarre le attività 'Onboarding Process Initiated' e 'Onboarding Process Completed'. Dovrà creare campi calcolati che restituiscano in modo condizionale il nome dell’attività e la data e ora corretti in base al campo processStatus. Per esempio, la data e ora dell’evento 'Onboarding Process Initiated' corrisponde al valore createdDate dell’entità ONB2Process.
Selezioni l’entità iniziale per gli eventi delle attività: crei una seconda integrazione separata. Questa volta scelga l’entità OData ONB2ProcessTask come punto di partenza. Questa entità contiene i dati relativi alla maggior parte delle singole attività di onboarding.
Configuri l’integrazione degli eventi delle attività: nella scheda "Configure Fields", trascini i campi necessari. Dall’entità ONB2ProcessTask, risalga all’entità principale ONB2Process per recuperare gli attributi a livello di caso, come NewHireEmployeeId, Reparto e HiringManager. Il campo OnboardingCaseId corrisponde a process.processId.
Mappi le attività: crei un campo calcolato per ActivityName. Utilizzi una serie di istruzioni If/Then/Else oppure un blocco logico Choose/When per associare il valore tecnico taskName di SuccessFactors (per esempio, 'bgc_task', 'paperwork_sign') al nome descrittivo dell’attività richiesto (per esempio, 'Background Check Initiated', 'Pre-Day 1 Paperwork Sent').
Mappi le date e ore delle attività: crei un campo calcolato per EventTimestamp. Utilizzi una logica condizionale per selezionare il campo data appropriato in base al tipo o allo stato dell’attività. Per esempio, per le attività "Initiated" o "Sent", utilizzi la data di creazione dell’attività; per quelle "Completed", utilizzi la data di completamento (completedDate).
Gestisca gli eventi calcolati: l’evento 'First Day Occurred' non è un’attività standard. Nella prima integrazione basata su ONB2Process, crei un campo calcolato in cui ActivityName è 'First Day Occurred' e EventTimestamp corrisponde a targetDate (data ufficiale di inizio) dell’entità ONB2Process.
Configuri la destinazione e la pianificazione: per ciascuna integrazione, apra la scheda "Destination Settings" e configuri il server SFTP in cui verranno salvati i file CSV. Nella scheda "Scheduling", imposti la frequenza dell’estrazione, per esempio giornaliera o settimanale.
Combini e formatti i dati: dopo l’esecuzione di entrambe le integrazioni, disporrà di più file di output, per esempio uno per gli eventi di processo e uno per gli eventi delle attività. Utilizzi uno script esterno o uno strumento di preparazione dei dati per combinarli in un unico Event Log. Prima di caricarlo in ProcessMind, verifichi che le intestazioni delle colonne corrispondano agli attributi richiesti (OnboardingCaseId, ActivityName, EventTimestamp e così via).

Configurazione

Entità OData iniziali: le entità principali sono ONB2Process (per il caso complessivo) e ONB2ProcessTask (per le singole attività). Dovrà creare almeno due integrazioni separate e unire i file risultanti.
Tipo di integrazione: per creare file CSV su un server SFTP, si consiglia Scheduled Simple File Output Integration.
Formato del file di output: configuri l’output come file CSV con una riga di intestazione, separatore virgola e codifica UTF-8, per garantire un’ampia compatibilità.
Filtri: è fondamentale applicare filtri per gestire il volume dei dati. Nella scheda "Filter", filtri in base alla data dell’ultima modifica (lastModifiedDate) di ONB2Process, così da estrarre solo le modifiche recenti, per esempio degli ultimi 7 giorni. Per il primo caricamento completo, estragga i dati in intervalli più brevi, per esempio di 3-6 mesi.
Campi calcolati: sarà necessario utilizzare ampiamente i campi calcolati. Servono per associare i nomi tecnici delle attività ai nomi descrittivi e per selezionare la data e ora corretta per ciascun evento, per esempio quella di creazione o di completamento.
Prerequisiti: l’utente che configura l’integrazione deve disporre delle autorizzazioni amministrative per Integration Center e dell’accesso all’API OData. L’utente API deve avere accesso in lettura alle entità ONB2Process, ONB2ProcessTask, Utente ed EmpJob.

Query di esempio sql

/*
This SQL-like pseudo-code represents the logic to be built across multiple Integration Center jobs.
The final event log is created by combining the output of these logical blocks.
Replace '{StartDate}' and '{EndDate}' with the desired date range for the extraction.
*/

-- Block 1: From the ONB2Process based Integration
SELECT
  p.processId AS OnboardingCaseId,
  'Onboarding Process Initiated' AS ActivityName,
  p.createdDate AS EventTimestamp,
  'SAP SuccessFactors' AS SourceSystem,
  GETDATE() AS LastDataUpdateTimestamp,
  p.createdDate AS EndTime,
  u.userId AS NewHireEmployeeId,
  ej.department AS Department,
  ej.position AS PositionTitle,
  ej.managerId AS HiringManager,
  p.processor AS OnboardingCoordinator,
  p.targetDate AS OfficialStartDate
FROM ONB2Process AS p
LEFT JOIN User AS u ON p.processTrigger.userId = u.userId
LEFT JOIN EmpJob AS ej ON u.userId = ej.userId AND ej.isPrimary = 'true'
WHERE p.createdDate BETWEEN '{StartDate}' AND '{EndDate}'

UNION ALL

-- Block 2: From the ONB2Process based Integration (Calculated Event)
SELECT
  p.processId AS OnboardingCaseId,
  'First Day Occurred' AS ActivityName,
  p.targetDate AS EventTimestamp,
  'SAP SuccessFactors' AS SourceSystem,
  GETDATE() AS LastDataUpdateTimestamp,
  p.targetDate AS EndTime,
  u.userId AS NewHireEmployeeId,
  ej.department AS Department,
  ej.position AS PositionTitle,
  ej.managerId AS HiringManager,
  p.processor AS OnboardingCoordinator,
  p.targetDate AS OfficialStartDate
FROM ONB2Process AS p
LEFT JOIN User AS u ON p.processTrigger.userId = u.userId
LEFT JOIN EmpJob AS ej ON u.userId = ej.userId AND ej.isPrimary = 'true'
WHERE p.targetDate BETWEEN '{StartDate}' AND '{EndDate}'

UNION ALL

-- Block 3: From the ONB2ProcessTask based Integration (multiple mappings)
SELECT
  t.process.processId AS OnboardingCaseId,
  CASE 
    WHEN t.taskName = '[Task name for Paperwork Sent]' THEN 'Pre-Day 1 Paperwork Sent'
    WHEN t.taskName = '[Task name for Background Check]' AND t.taskStatus = 'STARTED' THEN 'Background Check Initiated'
    WHEN t.taskName = '[Task name for Background Check]' AND t.taskStatus = 'COMPLETED' THEN 'Background Check Completed'
    WHEN t.taskName = '[Task name for Paperwork Completion]' THEN 'Pre-Day 1 Paperwork Completed'
    WHEN t.taskName = '[Task name for HR Profile Creation]' THEN 'HR Profile Created'
    WHEN t.taskName = '[Task name for Manager Tasks]' AND t.taskStatus = 'STARTED' THEN 'Manager Tasks Assigned'
    WHEN t.taskName = '[Task name for IT Request]' THEN 'IT Provisioning Requested'
    WHEN t.taskName = '[Task name for Equipment Order]' THEN 'Equipment Ordered'
    WHEN t.taskName = '[Task name for Equipment Delivery]' THEN 'Equipment Delivered'
    WHEN t.taskName = '[Task name for Training Assignment]' THEN 'Mandatory Training Assigned'
    WHEN t.taskName = '[Task name for Training Completion]' THEN 'Mandatory Training Completed'
    WHEN t.taskName = '[Task name for 30-Day Check-in]' THEN '30-Day Check-in Performed'
  END AS ActivityName,
  t.completedDate AS EventTimestamp, -- Or t.createdDate depending on the activity
  'SAP SuccessFactors' AS SourceSystem,
  GETDATE() AS LastDataUpdateTimestamp,
  t.completedDate AS EndTime,
  t.process.processTrigger.userId AS NewHireEmployeeId,
  ej.department AS Department,
  ej.position AS PositionTitle,
  ej.managerId AS HiringManager,
  t.process.processor AS OnboardingCoordinator,
  t.process.targetDate AS OfficialStartDate
FROM ONB2ProcessTask AS t
LEFT JOIN User AS u ON t.process.processTrigger.userId = u.userId
LEFT JOIN EmpJob AS ej ON u.userId = ej.userId AND ej.isPrimary = 'true'
WHERE t.lastModifiedDate BETWEEN '{StartDate}' AND '{EndDate}' AND ActivityName IS NOT NULL

UNION ALL

-- Block 4: From the ONB2Process based Integration
SELECT
  p.processId AS OnboardingCaseId,
  'Onboarding Process Completed' AS ActivityName,
  p.lastModifiedDate AS EventTimestamp, -- Assuming last modification on a completed status marks the end
  'SAP SuccessFactors' AS SourceSystem,
  GETDATE() AS LastDataUpdateTimestamp,
  p.lastModifiedDate AS EndTime,
  u.userId AS NewHireEmployeeId,
  ej.department AS Department,
  ej.position AS PositionTitle,
  ej.managerId AS HiringManager,
  p.processor AS OnboardingCoordinator,
  p.targetDate AS OfficialStartDate
FROM ONB2Process AS p
LEFT JOIN User AS u ON p.processTrigger.userId = u.userId
LEFT JOIN EmpJob AS ej ON u.userId = ej.userId AND ej.isPrimary = 'true'
WHERE p.processStatus = 'COMPLETED' AND p.lastModifiedDate BETWEEN '{StartDate}' AND '{EndDate}';

Passaggi

Verifichi che siano abilitati SAP SuccessFactors Report Center, Ad Hoc Reporting, SAP SuccessFactors Onboarding e le eventuali integrazioni necessarie con Employee Central e Learning. Verifichi inoltre che l’utente che esegue i report possa visualizzare i dati dei processi di onboarding, gli stati delle attività, i dati dei dipendenti, le date di inizio e gli eventuali dati integrati relativi a controlli dei precedenti, IT, attrezzature o formazione.
In Report Center, crei un report tabellare personalizzato utilizzando le entità e i campi di Onboarding disponibili nel Suo tenant. La disponibilità di entità e campi varia in base all’implementazione: selezioni gli oggetti configurati corrispondenti al caso di onboarding, alle attività del processo, agli stati delle attività, al profilo del dipendente, al responsabile, al reparto, alla posizione, alla data di inizio, alla formazione e ai dati dei colloqui di verifica. Non dia per scontato che un campo sia disponibile solo perché è presente in un altro tenant SuccessFactors.
Imposti l’intervallo di estrazione del report, in genere da tre a sei mesi. Utilizzi [Start date parameter] e [End date parameter] come filtri configurabili del report. Includa i filtri pertinenti per società, entità giuridica, unità aziendale, tipo di documento, tipo di processo di onboarding e stato, secondo le esigenze dell’organizzazione. Se sono necessari anche i casi completati, eviti di filtrare solo i casi attualmente aperti.
Aggiunga le colonne di output richieste: OnboardingCaseId, ActivityName, EventTimestamp, SourceSystem e LastDataUpdateTimestamp. Aggiunga, se disponibili, anche le colonne consigliate: EndTime, NewHireEmployeeId, Reparto, PositionTitle, HiringManager, OnboardingCoordinator e OfficialStartDate. Utilizzi le etichette esatte e le mappature dei campi configurate nel Suo tenant.
Configuri una vista del report o un ramo di query specifico per ciascuna attività richiesta. Mappi il nome dell’attività all’evento, all’attività, alla transizione di stato o all’attributo data configurato corrispondente. Per First Day Occurred, utilizzi OfficialStartDate come EventTimestamp, poiché si tratta di una tappa derivata e non di un’azione esplicita dell’utente.
Verifichi che ciascun ramo restituisca una riga di evento per ogni caso di onboarding e occorrenza dell’attività. Se la fonte contiene più record per la stessa attività, applichi la regola di deduplicazione approvata per il tenant, in genere il primo record di avvio o completamento, in base alla definizione dell’attività. Mantenga le occorrenze ripetute solo quando rappresentano eventi aziendali distinti da analizzare separatamente.
Uniformi tutte le date e ore utilizzando un unico fuso orario e formato. Adotti una rappresentazione coerente, per esempio ISO 8601 con informazioni sul fuso orario. Imposti SourceSystem su SAP SuccessFactors Onboarding oppure sull’etichetta della fonte configurata, se la riga proviene da Employee Central, Learning o da un’altra fonte integrata approvata.
Compili LastDataUpdateTimestamp con la data e ora di aggiornamento della fonte, di estrazione o di esecuzione del report. Non utilizzi EventTimestamp per questo campo, a meno che la fonte non definisca esplicitamente la data e ora dell’evento come data e ora dell’ultimo aggiornamento dei dati.
Esporti in CSV la tabella completata da Report Center. Se il tenant non consente di includere tutti i rami delle attività in un unico report, esporti separatamente i report configurati per ciascuna attività e li combini in una fase di trasformazione controllata, mantenendo lo stesso ordine delle colonne e gli stessi tipi di dati.
Convalidi il file esportato secondo i controlli riportati di seguito. Verifichi che siano presenti tutti i 15 nomi di attività, che gli identificativi obbligatori siano compilati, che le date e ore siano valide e che gli eventi di ciascun caso di onboarding possano essere ricostruiti in una sequenza coerente.
Carichi il CSV normalizzato in ProcessMind come Event Log. Mappi OnboardingCaseId all’identificativo del caso, ActivityName all’attività ed EventTimestamp alla data e ora dell’evento; mappi le altre colonne come attributi dell’evento o del caso. ProcessMind legge l’Event Log così come viene fornito e non deduce le attività mancanti: ogni attività da visualizzare deve quindi essere presente esplicitamente in una riga.

Configurazione

Tipo di report: utilizzi un report tabellare personalizzato in Report Center, basato sulle entità e sui campi di Onboarding esposti dal Suo tenant. Verifichi i nomi esatti delle entità e dei campi e le relazioni tra le tabelle nel selettore dei campi di Report Center.
Identificativo del caso: associ l’identificativo del caso di onboarding configurato a OnboardingCaseId. Non lo sostituisca con un identificativo del candidato, del dipendente o dell’attività, a meno che quel valore non sia esplicitamente l’identificativo univoco del caso di onboarding.
Mappatura delle attività: configuri mappature esplicite per tutte le 15 attività: Onboarding Process Initiated, Pre-Day 1 Paperwork Sent, Background Check Initiated, Background Check Completed, Pre-Day 1 Paperwork Completed, HR Profile Created, Manager Tasks Assigned, IT Provisioning Requested, Equipment Ordered, Equipment Delivered, First Day Occurred, Mandatory Training Assigned, Mandatory Training Completed, 30-Day Check-in Performed e Onboarding Process Completed.
Intervallo di date: inizi con un periodo da tre a sei mesi. Lo estenda solo dopo aver verificato le prestazioni del report e il volume dei dati. Se l’analisi richiede il ciclo di vita completo dei casi, includa una cronologia sufficiente a comprendere i casi avviati prima del periodo del report ma completati al suo interno.
Filtri per data: applichi i filtri alla data dell’evento o del caso pertinente, non solo alla data di esecuzione del report. Utilizzi [Start date parameter] e [End date parameter] come segnaposto professionali per i valori configurabili.
Filtri aziendali: applichi filtri per codice società, entità giuridica, unità aziendale, tipo di processo di onboarding, tipo di documento, paese e stato solo se necessari per l’analisi. Verifichi i nomi esatti dei campi configurati prima di applicarli.
Gestione delle date e ore: utilizzi un fuso orario e un formato coerenti. Per First Day Occurred, imposti EventTimestamp usando OfficialStartDate. Se OfficialStartDate contiene solo una data, adotti la convenzione oraria approvata per il tenant e la documenti.
Attributi consigliati: includa EndTime, NewHireEmployeeId, Reparto, PositionTitle, HiringManager, OnboardingCoordinator e OfficialStartDate, se i campi corrispondenti sono disponibili e autorizzati.
Aggiornamento della fonte: compili LastDataUpdateTimestamp con la data e ora di aggiornamento del report o di estrazione. Se il report non espone una data e ora di aggiornamento a livello di riga, utilizzi una data e ora di estrazione controllata, applicata in modo uniforme all’esportazione, e documenti la convenzione.
Prestazioni: limiti l’intervallo di date, selezioni solo le colonne necessarie, eviti relazioni molti-a-molti non necessarie e suddivida l’estrazione per società, periodo o attività se il report diventa lento o supera i limiti di esportazione.
Prerequisiti: verifichi che le funzionalità necessarie di Onboarding, Employee Central, Recruiting e Learning siano concesse in licenza e configurate, ove applicabile. Verifichi inoltre le autorizzazioni per Report Center, i domini di reporting, i dati di onboarding e dei dipendenti, i dati delle attività e i risultati dei processi integrati.
Dipendenze dalle integrazioni: i controlli dei precedenti, il provisioning IT, le attrezzature e gli eventi di Learning possono essere registrati nei sistemi integrati oppure rappresentati solo dagli stati delle attività di SuccessFactors. Verifichi qual è la fonte autorevole e includa questi dati solo se disponibili tramite le entità configurate per i report.
Formato di esportazione: esporti un CSV con riga di intestazione, nomi di colonna stabili, codifica UTF-8 e valori di data e ora non ambigui. Mantenga i valori vuoti come campi vuoti, senza spostare le colonne.

Query di esempio sql

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Onboarding Process Initiated' AS ActivityName,
    OnboardingProcessInitiatedTimestamp AS EventTimestamp,
    OnboardingProcessInitiatedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE OnboardingProcessInitiatedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND OnboardingProcessInitiatedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Pre-Day 1 Paperwork Sent' AS ActivityName,
    PreDay1PaperworkSentTimestamp AS EventTimestamp,
    PreDay1PaperworkSentEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE PreDay1PaperworkSentTimestamp >= [Start date parameter]
  AND PreDay1PaperworkSentTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Background Check Initiated' AS ActivityName,
    BackgroundCheckInitiatedTimestamp AS EventTimestamp,
    BackgroundCheckInitiatedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE BackgroundCheckInitiatedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND BackgroundCheckInitiatedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Background Check Completed' AS ActivityName,
    BackgroundCheckCompletedTimestamp AS EventTimestamp,
    BackgroundCheckCompletedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE BackgroundCheckCompletedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND BackgroundCheckCompletedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Pre-Day 1 Paperwork Completed' AS ActivityName,
    PreDay1PaperworkCompletedTimestamp AS EventTimestamp,
    PreDay1PaperworkCompletedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE PreDay1PaperworkCompletedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND PreDay1PaperworkCompletedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'HR Profile Created' AS ActivityName,
    HRProfileCreatedTimestamp AS EventTimestamp,
    HRProfileCreatedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE HRProfileCreatedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND HRProfileCreatedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Manager Tasks Assigned' AS ActivityName,
    ManagerTasksAssignedTimestamp AS EventTimestamp,
    ManagerTasksAssignedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE ManagerTasksAssignedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND ManagerTasksAssignedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'IT Provisioning Requested' AS ActivityName,
    ITProvisioningRequestedTimestamp AS EventTimestamp,
    ITProvisioningRequestedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE ITProvisioningRequestedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND ITProvisioningRequestedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Equipment Ordered' AS ActivityName,
    EquipmentOrderedTimestamp AS EventTimestamp,
    EquipmentOrderedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE EquipmentOrderedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND EquipmentOrderedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Equipment Delivered' AS ActivityName,
    EquipmentDeliveredTimestamp AS EventTimestamp,
    EquipmentDeliveredEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE EquipmentDeliveredTimestamp >= [Start date parameter]
  AND EquipmentDeliveredTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'First Day Occurred' AS ActivityName,
    OfficialStartDate AS EventTimestamp,
    OfficialStartDate AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE OfficialStartDate >= [Start date parameter]
  AND OfficialStartDate < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Mandatory Training Assigned' AS ActivityName,
    MandatoryTrainingAssignedTimestamp AS EventTimestamp,
    MandatoryTrainingAssignedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE MandatoryTrainingAssignedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND MandatoryTrainingAssignedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Mandatory Training Completed' AS ActivityName,
    MandatoryTrainingCompletedTimestamp AS EventTimestamp,
    MandatoryTrainingCompletedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE MandatoryTrainingCompletedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND MandatoryTrainingCompletedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    '30-Day Check-in Performed' AS ActivityName,
    ThirtyDayCheckInPerformedTimestamp AS EventTimestamp,
    ThirtyDayCheckInPerformedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE ThirtyDayCheckInPerformedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND ThirtyDayCheckInPerformedTimestamp < [End date parameter]

UNION ALL

SELECT
    OnboardingCaseId,
    'Onboarding Process Completed' AS ActivityName,
    OnboardingProcessCompletedTimestamp AS EventTimestamp,
    OnboardingProcessCompletedEndTime AS EndTime,
    SourceSystem,
    LastDataUpdateTimestamp,
    NewHireEmployeeId,
    Department,
    PositionTitle,
    HiringManager,
    OnboardingCoordinator,
    OfficialStartDate
FROM [Your onboarding case source]
WHERE OnboardingProcessCompletedTimestamp >= [Start date parameter]
  AND OnboardingProcessCompletedTimestamp < [End date parameter];

Passaggi

Prerequisiti e configurazione dell’ambiente: verifichi che sul sistema sia installato Python 3.6 o una versione successiva. Installi le librerie necessarie, pandas e requests, eseguendo il comando pip install pandas requests. Richieda all’amministratore SuccessFactors le credenziali API necessarie: URL del server API, Company ID, un nome utente API dedicato e la relativa password o il client secret.
Configuri le autorizzazioni dell’utente API: in SAP SuccessFactors Admin Center, crei o verifichi un utente API dedicato. A tale utente devono essere concesse le autorizzazioni per accedere all’API OData. Gli assegni un ruolo di autorizzazione che consenta l’accesso a 'Onboarding 2.0 OData API' e in lettura alle entità specifiche necessarie per l’estrazione, come ONB2Process, ONB2ProcessTask e Utente.
Individui i nomi delle attività principali: i nomi di attività specifiche di onboarding, come i controlli dei precedenti, gli ordini di attrezzature o i colloqui di verifica dopo 30 giorni, sono configurati in modo specifico nella Sua istanza SuccessFactors. Apra la lista di controllo o la configurazione del processo Onboarding 2.0 in Admin Center per individuare i nomi esatti delle attività. Dovrà inserirli nelle condizioni di filtro dello script Python.
Personalizzi lo script Python: copi lo script Python fornito in un file, per esempio extract_onboarding.py. Aggiorni le variabili segnaposto all’inizio dello script con le credenziali API, il Company ID e i nomi delle attività individuati nel passaggio precedente. Modifichi le variabili start_date e end_date per definire il periodo di estrazione desiderato.
Esegua lo script di estrazione: esegua lo script dalla riga di comando con python extract_onboarding.py. Lo script si collegherà all’API SuccessFactors, effettuerà l’autenticazione e inizierà a recuperare i dati per ciascuna attività specificata. Durante l’elaborazione, mostrerà i messaggi di avanzamento nella console.
Gestisca la paginazione dell’API: lo script gestisce automaticamente la paginazione dell’API. Recupera i dati in blocchi e segue il collegamento __next fornito dall’API nella risposta, fino a ottenere tutti i dati per la query. In questo modo, l’estrazione del dataset è completa anche quando il volume dei dati è elevato.
Trasformi e consolidi i dati: per ciascuna attività, lo script recupera i dati JSON grezzi, li analizza e li trasforma in un formato strutturato (un DataFrame pandas). Uniforma i nomi delle colonne in base allo schema richiesto per l’Event Log. Al termine dell’elaborazione, combina i singoli DataFrame in un unico Event Log completo.
Riveda ed esporti l’Event Log: al termine dell’esecuzione, lo script salva l’Event Log finale in un file CSV denominato sfsf_onboarding_event_log.csv, nella stessa cartella. Apra il file e verifichi che i dati siano completi e corretti prima di caricarlo nello strumento di Process Mining.

Configurazione

Credenziali API: è necessario un utente API dedicato, protetto da una password complessa o da un client secret. L’utente deve essere configurato esclusivamente per l’accesso API.
Autorizzazioni per l’API OData: il ruolo di autorizzazione assegnato deve includere 'Onboarding 2.0 OData API' e l’accesso in lettura alle seguenti entità: ONB2Process, ONB2ProcessTask, Utente. Sono necessarie anche le autorizzazioni per visualizzare i campi relativi all’utente, come reparto, posizione e responsabile.
Filtro per intervallo di date: lo script applica un filtro basato sulla data di creazione del processo (createdDate). Per gestire il volume iniziale dei dati e verificare i risultati prima di un’estrazione storica più ampia, si consiglia di iniziare con un intervallo limitato, per esempio da 3 a 6 mesi.
Configurazione dei nomi delle attività: lo script contiene segnaposto come [Your Background Check Task Name]. Per consentire allo script di individuare gli eventi corretti, li sostituisca con i nomi esatti delle attività utilizzati nella configurazione del processo di onboarding aziendale.
URL dell’endpoint API: lo script richiede l’URL specifico di API Center per il data center SuccessFactors, per esempio apiX.successfactors.com. Verifichi di utilizzare l’URL corretto per la Sua istanza.
Prestazioni: l’estrazione dei dati relativi a un periodo lungo può richiedere tempo a causa dei limiti di frequenza dell’API e della latenza di rete. Per i caricamenti di grandi quantità di dati storici, è preferibile eseguire lo script nelle ore di minore attività.

Query di esempio python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime
import json
import sys

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration: Replace with your SuccessFactors details ---
SF_API_CENTER_URL = class="hl-string">"https://apiX.successfactors.com/odata/v2" class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., api2.successfactors.eu
COMPANY_ID = class="hl-string">"[Your Company ID]"
API_USERNAME = class="hl-string">"[Your API Username]"
API_PASSWORD = class="hl-string">"[Your API Password]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Date Range for Extraction ---
start_date = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
end_date = class="hl-string">"2023-12-31T23:59:59Z"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Customizable Task Names from your Onboarding Process ---
TASK_NAMES = {
    class="hl-string">"BACKGROUND_CHECK_INITIATED": class="hl-string">"[Your Background Check Task Name]",
    class="hl-string">"BACKGROUND_CHECK_COMPLETED": class="hl-string">"[Your Background Check Task Name]",
    class="hl-string">"MANAGER_TASKS_ASSIGNED": class="hl-string">"[Your Manager Welcome Tasks Group Name]",
    class="hl-string">"IT_PROVISIONING_REQUESTED": class="hl-string">"[Your IT Provisioning Task Name]",
    class="hl-string">"EQUIPMENT_ORDERED": class="hl-string">"[Your Equipment Order Task Name]",
    class="hl-string">"EQUIPMENT_DELIVERED": class="hl-string">"[Your Equipment Delivery Task Name]",
    class="hl-string">"TRAINING_ASSIGNED": class="hl-string">"[Your Mandatory Training Task Name]",
    class="hl-string">"TRAINING_COMPLETED": class="hl-string">"[Your Mandatory Training Task Name]",
    class="hl-string">"30_DAY_CHECKIN": class="hl-string">"[Your 30-Day Check-in Task Name]"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Helper function for paginated OData calls ---
def fetch_odata_records(endpoint_url):
    records = []
    url = endpoint_url
    print(fclass="hl-string">"Fetching from: {url.split('?')[0]}...")
    while url:
        try:
            response = requests.get(url, auth=(fclass="hl-string">"{API_USERNAME}@{COMPANY_ID}", API_PASSWORD), headers={class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'})
            response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise HTTPError for bad responses (4xx or 5xx)
            data = response.json()[class="hl-string">'d']
            records.extend(data.get(class="hl-string">'results', [data])) class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle single and multiple results
            url = data.get(class="hl-string">'__next', None)
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data: {e}", file=sys.stderr)
            if response:
                print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text}", file=sys.stderr)
            return [] class=class="hl-string">"hl-comment"># Return empty on error
    print(fclass="hl-string">"Fetched {len(records)} records.")
    return records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---
def main():
    all_events = []
    last_update_ts = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Base query for ONB2Process to get main case data
    process_query_url = (
        fclass="hl-string">"{SF_API_CENTER_URL}/ONB2Process?" 
        fclass="hl-string">"$select=processId,createdDateTime,processStatus,completionDate,subjectUser,hiringManager,onboardingCoordinator,onboardingExternalUser/startDate,subjectUser/userId,subjectUser/department,subjectUser/jobTitle&" 
        fclass="hl-string">"$expand=subjectUser,hiringManager,onboardingCoordinator,onboardingExternalUser&" 
        fclass="hl-string">"$filter=createdDateTime ge datetime'{start_date}' and createdDateTime le datetime'{end_date}'"
    )
    processes = fetch_odata_records(process_query_url)
    if not processes:
        print(class="hl-string">"No onboarding processes found for the given date range. Exiting.")
        return

    process_df = pd.json_normalize(processes)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Rename columns for clarity
    process_df.rename(columns={
        class="hl-string">'processId': class="hl-string">'OnboardingCaseId',
        class="hl-string">'subjectUser.userId': class="hl-string">'NewHireEmployeeId',
        class="hl-string">'subjectUser.department': class="hl-string">'Department',
        class="hl-string">'subjectUser.jobTitle': class="hl-string">'PositionTitle',
        class="hl-string">'hiringManager.fullName': class="hl-string">'HiringManager',
        class="hl-string">'onboardingCoordinator.fullName': class="hl-string">'OnboardingCoordinator',
        class="hl-string">'onboardingExternalUser.startDate': class="hl-string">'OfficialStartDate'
    }, inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure OfficialStartDate is a clean date string if it exists
    if class="hl-string">'OfficialStartDate' in process_df.columns:
        process_df[class="hl-string">'OfficialStartDate'] = process_df[class="hl-string">'OfficialStartDate'].apply(lambda x: pd.to_datetime(int(x.replace(class="hl-string">'/Date(',class="hl-string">'').replace(class="hl-string">')/',class="hl-string">'')), unit=class="hl-string">'ms').strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ') if pd.notna(x) else None)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Onboarding Process Initiated
    df = process_df[[class="hl-string">'OnboardingCaseId', class="hl-string">'createdDateTime']].copy()
    df[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Process Initiated'
    df.rename(columns={class="hl-string">'createdDateTime': class="hl-string">'EventTimestamp'}, inplace=True)
    all_events.append(df)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Pre-Day 1 Paperwork Sent (Approximated by process initiation)
    df = process_df[[class="hl-string">'OnboardingCaseId', class="hl-string">'createdDateTime']].copy()
    df[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Pre-Day 1 Paperwork Sent'
    df.rename(columns={class="hl-string">'createdDateTime': class="hl-string">'EventTimestamp'}, inplace=True)
    all_events.append(df)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Pre-Day 1 Paperwork Completed
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this corresponds to a specific process status change
    df = process_df.loc[process_df[class="hl-string">'processStatus'] == class="hl-string">'ONB2ProcessStatus/READY_TO_HIRE', [class="hl-string">'OnboardingCaseId', class="hl-string">'completionDate']].copy()
    if not df.empty:
        df[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Pre-Day 1 Paperwork Completed'
        df.rename(columns={class="hl-string">'completionDate': class="hl-string">'EventTimestamp'}, inplace=True)
        all_events.append(df)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 6. HR Profile Created (Approximated by completion of class="hl-string">'Manage Pending Hires' step)
    df = process_df.loc[process_df[class="hl-string">'processStatus'] == class="hl-string">'ONB2ProcessStatus/HIRED', [class="hl-string">'OnboardingCaseId', class="hl-string">'completionDate']].copy()
    if not df.empty:
        df[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'HR Profile Created'
        df.rename(columns={class="hl-string">'completionDate': class="hl-string">'EventTimestamp'}, inplace=True)
        all_events.append(df)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 11. First Day Occurred
    df = process_df[[class="hl-string">'OnboardingCaseId', class="hl-string">'OfficialStartDate']].dropna().copy()
    df[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'First Day Occurred'
    df.rename(columns={class="hl-string">'OfficialStartDate': class="hl-string">'EventTimestamp'}, inplace=True)
    all_events.append(df)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 15. Onboarding Process Completed
    df = process_df.loc[process_df[class="hl-string">'processStatus'] == class="hl-string">'ONB2ProcessStatus/COMPLETED', [class="hl-string">'OnboardingCaseId', class="hl-string">'completionDate']].copy()
    if not df.empty:
        df[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Process Completed'
        df.rename(columns={class="hl-string">'completionDate': class="hl-string">'EventTimestamp'}, inplace=True)
        all_events.append(df)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch all tasks for the relevant processes
    process_ids_str = class="hl-string">"'" + class="hl-string">"','".join(process_df[class="hl-string">'OnboardingCaseId'].astype(str)) + class="hl-string">"'"
    tasks_query_url = (
        fclass="hl-string">"{SF_API_CENTER_URL}/ONB2ProcessTask?"
        fclass="hl-string">"$select=process/processId,taskName,createdDate,completedDate,taskStatus&"
        fclass="hl-string">"$expand=process&"
        fclass="hl-string">"$filter=process/processId in [{process_ids_str}]"
    )
    tasks = fetch_odata_records(tasks_query_url)
    
    if tasks:
        tasks_df = pd.json_normalize(tasks)
        tasks_df.rename(columns={class="hl-string">'process.processId': class="hl-string">'OnboardingCaseId'}, inplace=True)

        def extract_task_events(task_name_key, activity_name, timestamp_col):
            task_name = TASK_NAMES[task_name_key]
            filter_condition = (tasks_df[class="hl-string">'taskName'] == task_name)
            if timestamp_col == class="hl-string">'completedDate':
                 filter_condition &= (tasks_df[class="hl-string">'taskStatus'] == class="hl-string">'ONB2TaskStatus/COMPLETED')

            df = tasks_df.loc[filter_condition, [class="hl-string">'OnboardingCaseId', timestamp_col]].copy()
            if not df.empty:
                df[class="hl-string">'ActivityName'] = activity_name
                df.rename(columns={timestamp_col: class="hl-string">'EventTimestamp'}, inplace=True)
                return df
            return None

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Background Check Initiated
        event_df = extract_task_events(class="hl-string">'BACKGROUND_CHECK_INITIATED', class="hl-string">'Background Check Initiated', class="hl-string">'createdDate')
        if event_df is not None: all_events.append(event_df)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Background Check Completed
        event_df = extract_task_events(class="hl-string">'BACKGROUND_CHECK_COMPLETED', class="hl-string">'Background Check Completed', class="hl-string">'completedDate')
        if event_df is not None: all_events.append(event_df)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 7. Manager Tasks Assigned
        event_df = extract_task_events(class="hl-string">'MANAGER_TASKS_ASSIGNED', class="hl-string">'Manager Tasks Assigned', class="hl-string">'createdDate')
        if event_df is not None: all_events.append(event_df)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 8. IT Provisioning Requested
        event_df = extract_task_events(class="hl-string">'IT_PROVISIONING_REQUESTED', class="hl-string">'IT Provisioning Requested', class="hl-string">'createdDate')
        if event_df is not None: all_events.append(event_df)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 9. Equipment Ordered
        event_df = extract_task_events(class="hl-string">'EQUIPMENT_ORDERED', class="hl-string">'Equipment Ordered', class="hl-string">'createdDate')
        if event_df is not None: all_events.append(event_df)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 10. Equipment Delivered
        event_df = extract_task_events(class="hl-string">'EQUIPMENT_DELIVERED', class="hl-string">'Equipment Delivered', class="hl-string">'completedDate')
        if event_df is not None: all_events.append(event_df)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 12. Mandatory Training Assigned
        event_df = extract_task_events(class="hl-string">'TRAINING_ASSIGNED', class="hl-string">'Mandatory Training Assigned', class="hl-string">'createdDate')
        if event_df is not None: all_events.append(event_df)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 13. Mandatory Training Completed
        event_df = extract_task_events(class="hl-string">'TRAINING_COMPLETED', class="hl-string">'Mandatory Training Completed', class="hl-string">'completedDate')
        if event_df is not None: all_events.append(event_df)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 14. 30-Day Check-in Performed
        event_df = extract_task_events(class="hl-string">'30_DAY_CHECKIN', class="hl-string">'30-Day Check-in Performed', class="hl-string">'completedDate')
        if event_df is not None: all_events.append(event_df)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Combine all events
    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Please check your configuration and API responses.")
        return

    final_df = pd.concat(all_events, ignore_index=True)
    final_df.dropna(subset=[class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'OnboardingCaseId'], inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Clean timestamp format
    final_df[class="hl-string">'EventTimestamp'] = final_df[class="hl-string">'EventTimestamp'].apply(lambda x: pd.to_datetime(int(x.replace(class="hl-string">'/Date(',class="hl-string">'').replace(class="hl-string">')/',class="hl-string">'')), unit=class="hl-string">'ms').strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ') if isinstance(x, str) and class="hl-string">'/Date(' in x else x)
    final_df[class="hl-string">'EventTimestamp'] = pd.to_datetime(final_df[class="hl-string">'EventTimestamp']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')[:-3] + class="hl-string">'Z'

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Merge with process attributes
    attributes_to_merge = [
        class="hl-string">'OnboardingCaseId', class="hl-string">'NewHireEmployeeId', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'PositionTitle',
        class="hl-string">'HiringManager', class="hl-string">'OnboardingCoordinator', class="hl-string">'OfficialStartDate'
    ]
    final_df = pd.merge(final_df, process_df[attributes_to_merge], on=class="hl-string">'OnboardingCaseId', how=class="hl-string">'left')
    final_df[class="hl-string">'EndTime'] = final_df[class="hl-string">'EventTimestamp']
    final_df[class="hl-string">'SourceSystem'] = class="hl-string">'SAP SuccessFactors Onboarding'
    final_df[class="hl-string">'LastDataUpdateTimestamp'] = last_update_ts

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns
    final_df = final_df[[
        class="hl-string">'OnboardingCaseId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'EndTime',
        class="hl-string">'NewHireEmployeeId', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'PositionTitle', class="hl-string">'HiringManager',
        class="hl-string">'OnboardingCoordinator', class="hl-string">'OfficialStartDate', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdateTimestamp'
    ]]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    final_df.to_csv(class="hl-string">'sfsf_onboarding_event_log.csv', index=False)
    print(class="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to 'sfsf_onboarding_event_log.csv'")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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