Il template dei dati per la gestione dei contratti

Questo attributo descrive una singola fase o tappa del processo di gestione dei contratti, ad esempio «Contratto redatto», «Avvio della revisione legale» o «Contratto sottoscritto». Queste attività costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo.

Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività è essenziale per il Process Mining. Consente di ricostruire il flusso effettivo del processo, individuare gli scostamenti dalla procedura standard e capire quali attività richiedono più tempo o vengono ripetute più spesso.

Definisce le fasi del processo e consente di visualizzare e analizzare il flusso di lavoro dei contratti, i colli di bottiglia e le variazioni.

In genere, queste informazioni provengono dall’Event Log o dai dati della traccia di audit di DocuSign CLM, che registrano le azioni eseguite su un documento contrattuale o su un flusso di lavoro.

Il Contract ID è l’identificativo univoco del caso e collega tutti gli eventi e le attività relativi a uno specifico contratto, dall’avvio alla conclusione. In DocuSign CLM può corrispondere all’ID della busta o a un campo personalizzato per l’identificazione del contratto.

Questo attributo è essenziale per il process mining, perché consente di ricostruire il percorso end-to-end di ogni singolo contratto. Raggruppando tutte le attività correlate sotto un unico Contract ID, gli analisti possono visualizzare il flusso completo del processo, misurare i tempi di ciclo e analizzare le differenze tra i contratti.

È la chiave primaria che collega tutti gli eventi di processo correlati e permette di ricostruire e analizzare l’intero ciclo di vita di un singolo contratto.

In genere è l’identificativo principale di un contratto o di una busta in DocuSign CLM. Può essere indicato come Envelope ID oppure corrispondere a un campo personalizzato configurato per identificare i contratti.

Questo attributo registra la data e l’ora esatte in cui si è verificata un’attività. Costituisce la base temporale per il Process Mining e permette di analizzare nel tempo le prestazioni del processo.

Ordinando gli eventi in base all’ora di inizio, si crea un registro cronologico per ogni caso. È così possibile calcolare i tempi di ciclo tra le attività, la durata di ogni fase e la durata complessiva del processo. Questo dato è fondamentale per individuare i colli di bottiglia, misurare i tempi di attesa e valutare l’efficienza del processo rispetto agli SLA.

Questo timestamp è essenziale per ordinare cronologicamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate.

Questa informazione è normalmente presente in ogni Event Log o traccia di audit di DocuSign CLM ed è associata a tutte le azioni registrate.

Questo attributo specifica l’origine dei dati del processo. In questa vista, il valore sarà sempre «DocuSign CLM» o un identificativo analogo.

Anche se in un’analisi basata su un solo sistema può sembrare ridondante, è buona prassi includere questo campo. Diventa essenziale quando si uniscono dati provenienti da più sistemi, ad esempio dati contrattuali di un CRM e dati del flusso di lavoro di DocuSign, perché garantisce una chiara tracciabilità dei dati e della loro provenienza.

Garantisce la tracciabilità dei dati ed è essenziale nelle analisi che combinano dati provenienti da più sistemi aziendali.

Di solito è un valore statico, aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati per indicare l’origine del set di dati.

Questo attributo indica quando è stato aggiornato il set di dati per l’ultima volta. Fornisce un contesto sulla sua attualità e tempestività, aiutando a capire quanto siano aggiornati i dati.

Nelle Dashboard e nei report, questa informazione è fondamentale per la governance dei dati e per la fiducia degli utenti. Aiuta gli analisti a capire se stanno consultando informazioni in tempo reale o un’istantanea riferita a un momento preciso, un aspetto essenziale per prendere decisioni tempestive e consapevoli.

Fornisce un contesto essenziale sull’aggiornamento dei dati e aiuta a capire quanto sia attuale l’analisi del processo.

È un attributo di metadati, in genere generato e memorizzato dallo strumento ETL (Extract, Transform, Load) o dalla pipeline dei dati durante l’acquisizione.

Questo attributo identifica l’altra organizzazione che partecipa all’accordo. Le diverse controparti possono avere modalità di negoziazione, requisiti legali e tempi di risposta differenti, con un impatto significativo sul ciclo di vita del contratto.

Analizzare le prestazioni del processo per controparte aiuta a capire con quali partner è più semplice collaborare e quali causano ritardi ricorrenti. Queste informazioni possono migliorare la gestione dei rapporti e aiutare a definire aspettative realistiche per le negoziazioni future. È una dimensione importante per l’analisi «Rilavorazioni e frequenza delle revisioni dei contratti».

Aiuta ad analizzare l’impatto delle diverse controparti sui tempi di negoziazione, sul numero di revisioni e sui tempi di ciclo complessivi.

Questa informazione è un elemento fondamentale della scheda del contratto e viene spesso memorizzata in un campo dedicato, come «Nome della controparte» o «Azienda».

Questo attributo registra la data di scadenza contrattuale. È un dato fondamentale per gestire in modo proattivo il portafoglio dei contratti, soprattutto nel caso di ricavi ricorrenti o accordi di servizio a lungo termine.

Questa data è il dato principale della Dashboard «Prospettive di rinnovo e scadenza dei contratti». Monitorando i contratti prossimi alla scadenza, le organizzazioni possono avviare per tempo i flussi di lavoro di rinnovo. È inoltre un dato essenziale per calcolare il KPI «Tasso di rinnovo puntuale dei contratti», contribuendo a prevenire perdite di ricavi e interruzioni del servizio.

È essenziale per una gestione proattiva dei contratti: consente di rinnovarli per tempo e di evitare scadenze involontarie.

È un campo standard dei metadati, da registrare per ogni contratto con una durata definita in DocuSign CLM.

Questo attributo registra la data e l’ora esatte in cui è terminata un’attività. Se l’ora di inizio ne indica l’avvio, l’ora di fine ne segna il completamento e consente di calcolare con precisione la durata delle singole attività.

Analizzare l’ora di fine è essenziale per calcolare il tempo di elaborazione delle attività, ovvero il tempo di lavoro effettivo dedicato a un task. In questo modo è possibile distinguere il lavoro attivo dai tempi di attesa e comprendere meglio l’efficienza nell’impiego delle risorse e il costo reale dei ritardi. Ad esempio, si può calcolare la durata esatta dell’attività «Revisione legale».

Consente di calcolare con precisione la durata delle singole attività e di distinguere il tempo di elaborazione effettivo dai tempi di attesa.

In sistemi come DocuSign CLM, questo dato può essere registrato esplicitamente nella traccia di audit oppure ricavato dall’ora di inizio dell’evento successivo.

Il responsabile del contratto è il principale referente e la persona responsabile dell’avanzamento del contratto. In genere, è chi ha avviato la richiesta oppure gestisce il rapporto commerciale.

Analizzare le prestazioni per responsabile del contratto può far emergere differenze in termini di efficienza, rilavorazioni e tempi di ciclo. L’analisi aiuta a individuare le persone o i team con i risultati migliori e chi potrebbe aver bisogno di ulteriore formazione o supporto. È una dimensione importante per segmentare i dati nelle Dashboard, ad esempio «Analisi dei tempi di ciclo dei contratti».

Consente di analizzare le prestazioni di singole persone o team e di individuare le buone pratiche e le aree di miglioramento nelle attività svolte dagli utenti.

Di solito è un campo utente associato all’oggetto contratto, spesso compilato con il nome della persona che ha creato il flusso di lavoro o ne è responsabile.

Questo attributo indica lo stato complessivo del contratto in un determinato momento, ad esempio «Bozza», «In revisione», «In attesa di firma» o «Sottoscritto». Offre una sintesi del punto in cui si trova il contratto nel processo.

Nel Process Mining, analizzare lo stato è utile per filtrare i casi e creare Dashboard che mostrano il numero di contratti nelle diverse fasi. La Dashboard «Monitoraggio dello stato dei contratti in tempo reale» si basa direttamente su questo attributo per offrire visibilità sul portafoglio dei contratti in corso e individuare dove si accumula il lavoro.

Fornisce un quadro dello stato di avanzamento dei contratti, essenziale per monitorarne lo stato, gestire i carichi di lavoro e individuare i colli di bottiglia.

Questa informazione è solitamente disponibile come attributo principale dell’oggetto contratto o del flusso di lavoro in DocuSign CLM.

Questo attributo classifica i contratti in base alla loro finalità legale o commerciale. I diversi tipi di contratto seguono spesso flussi di lavoro distinti, prevedono requisiti di approvazione diversi e presentano livelli di complessità differenti.

Segmentare l’analisi del processo per tipo di contratto è essenziale per comprendere le variazioni nelle prestazioni. Consente agli analisti di confrontare i tempi di ciclo, i livelli di conformità e le modalità di negoziazione dei diversi accordi. Ad esempio, un NDA dovrebbe avere un tempo di ciclo molto più breve rispetto a un complesso Master Services Agreement; questo attributo rende possibile il confronto.

Consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse categorie di contratti, che spesso presentano flussi di lavoro e livelli di complessità specifici.

È un campo chiave dei metadati, di solito selezionato da un elenco a discesa quando si crea un contratto in DocuSign CLM.

Questo attributo rappresenta il valore economico dell’accordo, che può essere un importo una tantum o ricorrente. Il valore del contratto spesso determina il livello di verifica richiesto e la complessità dell’iter di approvazione.

Analizzare il processo in base al valore del contratto è essenziale per dare priorità agli accordi di maggior valore e individuare eventuali ritardi ingiustificati. Il dato può anche essere usato per verificare la conformità, ad esempio controllando che i contratti oltre una determinata soglia abbiano ricevuto l’approvazione del CFO. Questo attributo aiuta a concentrare gli interventi di ottimizzazione sui contratti di maggiore rilevanza economica.

Consente di stabilire le priorità e valutare i rischi, poiché i contratti di valore più elevato richiedono spesso verifiche più rigorose e hanno un impatto maggiore sull’attività aziendale.

In DocuSign CLM, di solito è un campo numerico o valutario nei metadati del contratto.

Questo attributo identifica la persona specifica del reparto legale responsabile della revisione e dell’approvazione del contratto. Si distingue dal responsabile del contratto, che in genere appartiene all’area aziendale.

Assegnare le revisioni a un consulente legale specifico consente di analizzare nel dettaglio le prestazioni della fase di revisione legale. Aiuta a creare la Dashboard «Prestazioni della revisione legale» per misurare e confrontare il volume di lavoro e i tempi di ciclo dei diversi membri del team legale, fornendo indicazioni utili per bilanciare i carichi di lavoro e individuare opportunità di miglioramento dell’efficienza nel reparto.

Consente un’analisi dettagliata della fase di revisione legale, aiutando a bilanciare i carichi di lavoro e a misurare le prestazioni del team legale.

Questo dato proviene dalle assegnazioni dei task nel flusso di lavoro di DocuSign CLM e indica a chi è stato assegnato il task «Revisione legale».

Questa metrica calcola il tempo totale trascorso da un contratto nella fase di approvazione, dal momento in cui viene inviato per la prima approvazione interna fino all’ottenimento dell’ultima approvazione richiesta. Si può calcolare sommando la durata di tutte le attività di approvazione oppure misurando il tempo tra l’inizio della prima attività di approvazione e la fine dell’ultima.

Questo attributo è la misura principale del KPI «Durata media della fase di approvazione». Aiuta a isolare i ritardi dovuti specificamente al processo di approvazione, anziché alla redazione o alla negoziazione. Monitorando questa durata, le organizzazioni possono comprendere meglio l’impatto della propria matrice di approvazione e individuare opportunità per semplificarla.

Isola il tempo dedicato alle approvazioni e facilita l’individuazione e la risoluzione dei colli di bottiglia nell’iter di approvazione.

Si calcola nello strumento di Process Mining individuando tutti gli eventi relativi alle approvazioni, ad esempio «Approvazione interna inviata» e «Approvazione interna ricevuta», e misurando per ogni caso il tempo tra il primo e l’ultimo evento di questo tipo.

Questo attributo calcolato individua i contratti che hanno richiesto rilavorazioni, ad esempio perché sono stati rinviati per modifiche dopo aver già ottenuto un’approvazione interna. In genere, si ricava individuando specifiche sequenze di attività indesiderate.

L’indicatore semplifica l’analisi delle inefficienze del processo. Consente di calcolare direttamente il KPI «Tasso di rilavorazione dei contratti» e di filtrare e analizzare facilmente i soli contratti che hanno richiesto un impegno aggiuntivo. Aiuta così a individuare le cause profonde delle rilavorazioni, come requisiti iniziali poco chiari o punti di negoziazione complessi.

Aiuta a quantificare e analizzare la frequenza delle rilavorazioni, un indicatore chiave delle inefficienze del processo e dei costi nascosti.

Questo attributo si calcola nello strumento di Process Mining definendo regole che individuano i cicli di rilavorazione, ad esempio quando l’evento «Contratto modificato» si verifica dopo l’evento «Approvazione interna ricevuta».

Questo attributo indica se il contratto è stato firmato con uno strumento di firma elettronica integrato, come DocuSign eSignature, oppure con una modalità non digitale, ad esempio con firma autografa e scansione.

L’attributo contribuisce direttamente al KPI «Tasso di adozione della firma elettronica». Analizzando la percentuale di contratti firmati elettronicamente, un’azienda può misurare i risultati delle proprie iniziative di trasformazione digitale. Un tasso di adozione più elevato è in genere associato a tempi di sottoscrizione più brevi, minori costi amministrativi e una migliore conformità e tracciabilità dei documenti.

Misura l’adozione dei processi digitali e aiuta a quantificare i guadagni di efficienza derivanti dall’uso di funzionalità integrate di firma elettronica.

È possibile determinarlo verificando se l’evento «Contratto sottoscritto» proviene dal servizio integrato DocuSign eSignature.

Questo attributo specifica il reparto interno, ad esempio Vendite, Marketing o IT, che ha avviato il contratto o ne è responsabile. I processi e le esigenze possono variare da un reparto all’altro, dando origine a modalità diverse di gestione dei contratti.

Segmentare l’analisi per reparto è essenziale per capire come le diverse aree aziendali utilizzano il processo di gestione dei contratti. Consente di creare report mirati, come il «Report sui colli di bottiglia nell’approvazione dei contratti», per individuare eventuali ritardi concentrati in specifiche unità aziendali e adattare gli interventi di miglioramento alle esigenze dei singoli reparti.

Consente di confrontare le prestazioni delle diverse unità aziendali e di evidenziare le variazioni in termini di efficienza, conformità e carico di lavoro.

Può essere un campo dei metadati del contratto oppure essere ricavato dal reparto di appartenenza del responsabile del contratto.

Questo attributo indica in modo dettagliato lo stato della fase di approvazione nel ciclo di vita del contratto. Mentre lo stato del contratto fornisce una visione complessiva del caso, lo stato dell’approvazione registra l’esito delle singole attività di approvazione.

È essenziale per il «Report sui colli di bottiglia nell’approvazione dei contratti» e per la «Dashboard di monitoraggio dello stato dei contratti in tempo reale». Permette di vedere chiaramente quali contratti sono in attesa di approvazione, quali sono stati rifiutati e richiedono una rilavorazione e quali hanno superato la fase di approvazione. Analizzare i passaggi da uno stato all’altro aiuta a individuare i punti specifici in cui si verificano problemi o ritardi nell’iter di approvazione.

Fornisce informazioni dettagliate sulla fase di approvazione e permette di individuare quali contratti sono bloccati e per quale motivo.

Corrisponde all’esito di un task di approvazione o di una fase del flusso di lavoro in DocuSign CLM.

Questo attributo tiene traccia delle versioni del documento contrattuale durante le revisioni e le modifiche. Il numero dovrebbe aumentare ogni volta che viene caricata o salvata una nuova versione.

Tenere traccia delle versioni del documento è un modo diretto per misurare le rilavorazioni e la complessità delle negoziazioni. Un numero elevato di versioni indica un intenso scambio di modifiche tra le parti. Questo attributo è un dato fondamentale per calcolare il KPI «Numero medio di revisioni dei documenti» e analizzare la Dashboard «Rilavorazioni e frequenza delle revisioni dei contratti».

Misura direttamente le rilavorazioni e l’impegno richiesto dalle negoziazioni, contando quante volte è stato modificato un documento.

DocuSign CLM include il controllo delle versioni dei documenti. Questo attributo si ricava dalla cronologia delle versioni del documento.