Il Suo Template per i Dati di Gestione dei Contratti

Questo attributo descrive un singolo passaggio o una milestone all'interno del processo di gestione dei contratti, come "Contratto Redatto", "Revisione Legale Iniziata" o "Contratto Eseguito". Queste attività sono i blocchi costitutivi della mappa di processo.

Analizzare la sequenza e la frequenza di queste attività è fondamentale per il process mining. Aiuta a identificare il flusso di processo effettivo, a scoprire deviazioni dalla procedura standard e a individuare quali attività sono le più dispendiose in termini di tempo o frequentemente ripetute.

Definisce le fasi del processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del workflow del contratto, dei bottleneck e delle variazioni.

Questo è tipicamente derivato dall'event log o dai dati di audit trail in DocuSign CLM, che registra le azioni eseguite su un documento contrattuale o un workflow.

L'ID Contratto funge da identificatore definitivo del caso, collegando in modo univoco tutti gli eventi e le attività relative a un contratto specifico dalla sua creazione alla sua risoluzione. In DocuSign CLM, questo può corrispondere all'ID Inviluppo o a un campo identificativo di contratto personalizzato.

Questo attributo è essenziale per il process mining in quanto consente la ricostruzione del percorso end-to-end per ogni singolo contratto. Raggruppando tutte le attività correlate sotto un unico ID Contratto, gli analisti possono visualizzare il flusso di processo completo, misurare i tempi di ciclo e analizzare le variazioni tra diversi contratti.

È la chiave primaria che collega tutti gli eventi di processo correlati, rendendo possibile tracciare e analizzare l'intero ciclo di vita di un singolo contratto.

Questo è tipicamente l'identificatore principale per un oggetto contratto o inviluppo in DocuSign CLM. Potrebbe essere etichettato come ID Inviluppo o un campo personalizzato configurato per l'identificazione del contratto.

Questo attributo registra la data e l'ora precise in cui si è verificata un'attività. È la base temporale per il process mining, consentendo l'analisi delle prestazioni del processo nel tempo.

Ordinando gli eventi in base al loro Start Time, viene creato un log cronologico per ogni caso. Ciò consente il calcolo dei tempi di ciclo tra le attività, la durata di ogni passaggio e la durata complessiva del processo end-to-end. È cruciale per identificare i bottleneck, misurare i tempi di attesa e valutare l'efficienza del processo rispetto agli SLA.

Questo timestamp è fondamentale per ordinare gli event cronologicamente e calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e le durate.

Questa informazione è una parte standard di qualsiasi event log o audit trail in DocuSign CLM, associata a ogni azione registrata.

Questo attributo specifica l'origine dei dati di processo. Per questa visualizzazione, il valore sarebbe costantemente "DocuSign CLM" o un identificatore simile.

Anche se può sembrare ridondante in un'analisi a sistema singolo, è una best practice includere questo campo. Diventa fondamentale quando si uniscono dati da più sistemi, come la combinazione di dati contrattuali da un CRM con dati di workflow da DocuSign, garantendo una chiara lineage dei dati e tracciabilità.

Garantisce la tracciabilità dei dati ed è essenziale per le analisi che combinano dati provenienti da più sistemi aziendali.

Questo è tipicamente un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati per etichettare l'origine del dataset.

Questo attributo indica l'ultima volta che il dataset è stato aggiornato. Fornisce contesto sull'attualità e la tempestività dell'analisi, consentendo agli utenti di sapere quanto siano attuali i dati.

Nelle dashboard e nei report, questa informazione è vitale per la governance dei dati e la fiducia degli utenti. Aiuta gli analisti a capire se stanno guardando informazioni in tempo reale o un'istantanea da un punto specifico nel tempo, il che è cruciale per prendere decisioni informate e tempestive.

Fornisce un contesto cruciale sull'attualità dei dati, garantendo che gli utenti comprendano quanto sia aggiornata l'analisi del processo.

Questo è un attributo di metadati, tipicamente generato e archiviato dallo strumento ETL (Extract, Transform, Load) o dalla pipeline di dati durante il processo di ingestione dei dati.

Questo attributo identifica l'altra organizzazione che partecipa all'accordo. Diverse controparti possono avere diversi stili di negoziazione, requisiti legali e tempi di risposta, che possono influire significativamente sul ciclo di vita del contratto.

L'analisi delle prestazioni del processo per Controparte aiuta a identificare quali partner sono facili da gestire e quali causano costantemente ritardi. Questa informazione può essere utilizzata per migliorare la gestione delle relazioni e stabilire aspettative realistiche per le negoziazioni future. È una dimensione chiave per l'analisi della "Frequenza di Rilavorazione e Revisione del Contratto".

Aiuta ad analizzare come le interazioni con diverse parti esterne influiscono sui tempi di negoziazione, sul numero di revisioni e sui tempi di ciclo complessivi.

Questa informazione è una parte fondamentale del record del contratto, spesso memorizzata in un campo dedicato "Nome Controparte" o "Azienda".

Questo attributo memorizza la data di scadenza contrattuale. È un elemento critico di metadati per gestire il portafoglio contrattuale in modo proattivo, specialmente per ricavi ricorrenti o accordi di servizio a lungo termine.

Questa data è il driver principale per la dashboard "Prospettive di Rinnovo e Scadenza Contratti". Monitorando i contratti che si avvicinano alla data di scadenza, le organizzazioni can trigger renewal workflows in a timely manner. It is also a key input for calculating the "Timely Contract Renewal Rate" KPI, helping to prevent revenue leakage and service disruptions.

Cruciale per una gestione proattiva dei contratti, che consente rinnovi tempestivi e previene scadenza contrattuali involontarie.

Questo è un campo di metadati standard che dovrebbe essere acquisito per qualsiasi contratto con un termine definito in DocuSign CLM.

Questo attributo registra la data e l'ora precise in cui un'attività è stata completata. Mentre Start Time segna l'inizio, End Time segna il completamento, consentendo calcoli precisi della durata per le singole attività.

Analizzare l'End Time è cruciale per calcolare il tempo di elaborazione delle attività, ovvero il tempo di lavoro attivo dedicato a un'attività. Questo aiuta a distinguere tra lavoro attivo e tempo di attesa, fornendo insight più approfonditi sull'efficienza delle risorse e il vero costo dei ritardi. Ad esempio, può essere utilizzato per calcolare la durata esatta di un'attività di "Revisione Legale".

Consente il calcolo preciso delle durate delle singole attività, aiutando a distinguere il tempo di elaborazione attivo dal tempo di attesa inattivo.

In sistemi come DocuSign CLM, questo può essere registrato esplicitamente nel log di controllo (audit trail) o può essere inferito dall'ora di inizio dell'evento successivo.

Il Responsabile del Contratto è il punto di contatto principale e l'individuo responsabile dell'avanzamento di un contratto. Tipicamente è la persona che ha avviato la richiesta di contratto o che è responsabile della relazione commerciale.

Analizzare le prestazioni per Responsabile del Contratto può rivelare schemi di efficienza, tassi di rilavorazione e tempi di ciclo. Questa analisi aiuta a identificare individui o team ad alte prestazioni, così come coloro che potrebbero aver bisogno di formazione o supporto aggiuntivi. È una dimensione chiave per la segmentazione dei dati in dashboard come la "Analisi dei Tempi di Ciclo del Contratto".

Consente l'analisi delle prestazioni per individuo o team, aiutando a identificare le migliori pratiche e le aree di miglioramento nelle attività guidate dall'utente.

Questo è tipicamente un campo utente associato all'oggetto contratto, spesso popolato con il nome dell'utente che ha creato o possiede il workflow.

Questo attributo indica lo stato generale del contratto in un dato momento, ad esempio, "Bozza", "In Revisione", "In Attesa di Firma" o "Eseguito". Fornisce un riepilogo di alto livello su dove si trova il contratto nel processo.

Nel process mining, l'analisi dello stato è utile per filtrare i casi e costruire dashboard che tracciano il volume dei contratti in diverse fasi. La dashboard "Tracker dello Stato dei Contratti in Tempo Reale" si basa direttamente su questo attributo per fornire visibilità sul portafoglio contrattuale attivo e identificare dove il lavoro si sta accumulando.

Fornisce un'istantanea dell'avanzamento del contratto, essenziale per il monitoraggio dello stato, la gestione del carico di lavoro e l'identificazione dei bottleneck.

Questa informazione è solitamente disponibile come attributo primario sull'oggetto contratto o workflow all'interno di DocuSign CLM.

Questo attributo misura la durata end-to-end per ogni caso di contratto. Viene calcolato come la differenza di tempo tra il primo evento (ad es., "Richiesta Contratto Avviata") e l'ultimo evento (ad es., "Contratto Archiviato nel Repository").

Il tempo di ciclo è un KPI fondamentale per l'efficienza dei processi. Fornisce una visione olistica di quanto tempo ci vuole per completare un contratto. Questa metrica calcolata è la base per il KPI "Tempo di Ciclo Medio del Contratto" e la dashboard "Analisi dei Tempi di Ciclo del Contratto", consentendo approfondimenti sui fattori che, come il tipo o il valore del contratto, influenzano la velocità complessiva.

Questo è un KPI primario per l'efficienza complessiva del processo, che mostra il tempo totale impiegato per elaborare un contratto dall'inizio alla fine.

Questa metrica non è presente nel sistema sorgente ma è calcolata nello strumento di Process Mining basandosi sui timestamp di inizio e fine di un caso.

Questo attributo classifica i contratti in base al loro scopo legale o commerciale. Diversi tipi di contratto spesso seguono workflow diversi, hanno requisiti di approvazione differenti e variano in complessità.

La segmentazione dell'analisi di processo per Tipo di Contratto è fondamentale per comprendere le variazioni di performance. Permette agli analisti di confrontare i tempi di ciclo, i tassi di conformità e i modelli di negoziazione per diversi tipi di accordi. Ad esempio, un NDA dovrebbe avere un tempo di ciclo molto più breve rispetto a un complesso Master Services Agreement, e questo attributo rende possibile tale confronto.

Consente il confronto delle prestazioni dei processi tra diverse categorie di contratti, che spesso presentano workflow e livelli di complessità unici.

Questo è un campo di metadati chiave, solitamente selezionato da un elenco a discesa quando un contratto viene creato in DocuSign CLM.

Questo attributo rappresenta il valore finanziario dell'accordo, che può essere un importo una tantum o un valore ricorrente. Il valore di un contratto spesso detta il livello di controllo richiesto e la complessità del percorso di approvazione.

Analizzare il processo in base al Valore del Contratto è cruciale per dare priorità agli accordi di alto valore e identificare se sono inutilmente ritardati. Può anche essere utilizzato per verificare la conformità, ad esempio, verificando che i contratti al di sopra di una certa soglia abbiano ricevuto l'approvazione del CFO. Questo attributo aiuta a concentrare gli sforzi di ottimizzazione sui contratti finanziariamente più significativi.

Consente la prioritizzazione e la valutazione del rischio, poiché i contratti di valore più elevato richiedono spesso una revisione più rigorosa e hanno un maggiore impatto commerciale.

Questo è tipicamente un campo numerico o di valuta nei metadati del contratto all'interno di DocuSign CLM.

Questo attributo identifica la persona specifica del dipartimento legale responsabile della revisione e approvazione del contratto. Questo è distinto dal Responsabile del Contratto, che è tipicamente dal lato aziendale.

L'assegnazione delle revisioni a un consulente legale specifico consente un'analisi dettagliata delle prestazioni della fase di revisione legale. Aiuta a costruire la dashboard "Prestazioni della Revisione Legale" per misurare e confrontare il throughput e i tempi di ciclo dei diversi membri del team legale, il che può informare l'equilibrio del carico di lavoro e identificare opportunità di efficienza all'interno del dipartimento legale.

Consente un'analisi dettagliata della fase di revisione legale, aiutando a bilanciare i carichi di lavoro e a misurare le prestazioni del team legale.

Questo dato proverrebbe dai dati di assegnazione delle attività all'interno di un workflow DocuSign CLM, indicando a chi è stata assegnata l'attività 'Legal Review'.

Questo attributo specifica il dipartimento interno, come Vendite, Marketing o IT, che ha avviato o è responsabile del contratto. I processi e le esigenze a livello di dipartimento possono variare, portando a diversi modelli di gestione dei contratti.

La segmentazione dell'analisi per dipartimento è essenziale per comprendere how different parts of the business utilize the contract management process. It helps in creating targeted reports, such as the "Report sui Bottleneck di Approvazione dei Contratti", to identify if delays are concentrated in specific business units and allows for process improvements to be tailored to departmental needs.

Consente il confronto delle prestazioni tra diverse unità aziendali, evidenziando variazioni di efficienza, conformità e carico di lavoro.

Questo può essere un campo di metadati sul contratto o derivato dal dipartimento dell'utente Responsabile del Contratto.

Questa metrica calcola la durata totale che un contratto trascorre nella fase di approvazione, dal momento in cui viene inviato per la prima approvazione interna fino all'ottenimento dell'approvazione finale richiesta. Può essere calcolata sommando le durate di tutte le attività relative all'approvazione o calcolando il tempo tra l'inizio della prima attività di approvazione e la fine dell'ultima.

Questo attributo è la misura fondamentale per il KPI "Durata Media della Fase di Approvazione". Aiuta a isolare i ritardi dovuti specificamente al processo di approvazione, piuttosto che alla redazione o alla negoziazione. Monitorando questa durata, le organizzazioni possono comprendere meglio l'impatto della loro matrice di approvazione e identificare opportunità per ottimizzarla.

Isola il tempo trascorso nelle approvazioni, rendendo più facile identificare e affrontare specificamente i bottleneck all'interno della catena di approvazione.

Calcolato nello strumento di Process Mining identificando tutti gli eventi relativi alle approvazioni (es. 'Internal Approval Sent', 'Internal Approval Received') e misurando il tempo tra il primo e l'ultimo di tali eventi per ogni caso.

Questo attributo traccia se un contratto è stato firmato utilizzando uno strumento di firma elettronica integrato come DocuSign eSignature, o se è stato eseguito tramite un metodo offline (ad esempio, firma autografa e scansione).

Questo attributo supporta direttamente il KPI "Tasso di Adozione della Firma Elettronica". Analizzando la proporzione di contratti firmati elettronicamente, un'azienda può misurare il successo delle sue iniziative di trasformazione digitale. Un tasso di adozione più elevato tipicamente si correla con tempi di esecuzione più rapidi, costi amministrativi inferiori e una migliore conformità e tracciamento dei documenti.

Misura l'adozione dei processi digitali e aiuta a quantificare i guadagni di efficienza derivanti dall'uso di capacità di firma elettronica integrate.

Ciò può essere determinato verificando se l'evento "Contratto Eseguito" ha avuto origine dal servizio integrato DocuSign eSignature.

Questo attributo calcolato identifica i contratti che hanno subito rilavorazioni, come essere stati rinviati per modifiche dopo che un'approvazione interna era già stata ricevuta. Viene tipicamente derivato cercando sequenze specifiche e indesiderabili di attività.

Questo flag semplifica l'analisi delle inefficienze di processo. Consente il calcolo diretto del KPI "Tasso di Rilavorazione dei Contratti" e facilita il filtraggio e l'analisi solo dei contratti che hanno richiesto uno sforzo extra. Questo aiuta a individuare le cause profonde delle rilavorazioni, come requisiti iniziali poco chiari o punti di negoziazione difficili.

Aiuta a quantificare e analizzare la frequenza della rilavorazione, un indicatore chiave dell'inefficienza dei processi e dei costi nascosti.

Questo attributo viene calcolato all'interno dello strumento di Process Mining definendo regole che identificano i cicli di rilavorazione, come un evento di "Contratto Modificato" che si verifica dopo un evento di "Approvazione Interna Ricevuta".

Questo attributo fornisce uno stato granulare specifico per la fase di approvazione del ciclo di vita del contratto. Mentre lo Stato del Contratto è uno stato di caso di alto livello, lo Stato di Approvazione traccia il risultato delle singole attività di approvazione.

Questo è essenziale per il "Report sui Bottleneck di Approvazione dei Contratti" e il "Tracker dello Stato dei Contratti in Tempo Reale". Consente una visione chiara di quali contratti sono in attesa di approvazione, quali sono stati rifiutati e richiedono rilavorazioni, e quali hanno superato con successo la fase di approvazione. Analizzare le transizioni tra questi stati aiuta a individuare specifici punti di fallimento o di ritardo nella catena di approvazione.

Fornisce una visione dettagliata della fase di approvazione, rendendo possibile identificare quali contratti sono bloccati e perché.

Questo sarebbe il risultato di un'attività di approvazione o di una fase del workflow all'interno di DocuSign CLM.

Questo attributo traccia l'iterazione del documento contrattuale mentre attraversa revisioni e modifiche. Ogni volta che una nuova versione viene caricata o salvata, questo numero dovrebbe incrementare.

Il tracciamento della versione del documento è un modo diretto per misurare le rilavorazioni e la complessità delle negoziazioni. Un numero elevato di versioni per un contratto indica un'ampia interazione tra le parti. Questo attributo è un input primario per il calcolo del KPI "Numero Medio di Revisioni Documento" e l'analisi della dashboard "Frequenza di Rilavorazione e Revisione del Contratto".

Misura direttamente la quantità di rilavorazioni e sforzi di negoziazione tracciando quante volte un documento è stato rivisto.

DocuSign CLM ha un controllo di versione integrato per i documenti. Questo attributo verrebbe estratto dalla cronologia delle versioni del documento.