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Migliori il processo Hire to Retire, ciclo di vita dei dipendenti

La guida in 6 passaggi per ottimizzare l’Onboarding in Workday.
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Migliori il processo Hire to Retire, ciclo di vita dei dipendenti
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Ottimizzi il ciclo di vita del dipendente Hire to Retire in Workday Onboarding

Questa piattaforma aiuta a individuare con precisione i colli di bottiglia nel recruiting, i ritardi nell’onboarding e i problemi di conformità. Offre una visibilità chiara sui punti in cui i percorsi dei dipendenti possono subire rallentamenti o interruzioni. Analizzando questi flussi, è possibile semplificare i Workflow e migliorare l’esperienza complessiva dei dipendenti, aumentando l’efficienza operativa.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare il ciclo di vita dei dipendenti da Hire to Retire?

Comprendere e perfezionare il processo Hire to Retire - Employee Lifecycle è fondamentale per qualsiasi organizzazione che punti a un successo duraturo. Questo processo completo comprende ogni fase del percorso di un dipendente, dal reclutamento iniziale alla conclusione del rapporto di lavoro. Le inefficienze in qualsiasi punto, dall’acquisizione dei talenti all’esperienza di Workday Onboarding, dalla gestione delle prestazioni all’offboarding, possono comportare costi operativi significativi, rischi di conformità e un peggioramento dell’esperienza dei dipendenti. Un ciclo di vita frammentato o lento può determinare un maggiore turnover, un aumento del carico amministrativo e un impatto negativo sulla produttività complessiva e sulla cultura organizzativa. Ottimizzare questo processo complesso non significa soltanto ridurre i costi, ma anche creare le basi per una forza lavoro altamente coinvolta, efficiente e conforme.

Come il Process Mining migliora l’efficienza di Workday Onboarding

Il Process Mining offre una prospettiva efficace per analizzare le prestazioni reali del processo Hire to Retire - Employee Lifecycle, soprattutto quando questo interagisce con sistemi come Workday Onboarding. Anziché basarsi su supposizioni o testimonianze aneddotiche, il Process Mining utilizza i dati degli Event Log, facilmente disponibili in Workday e in altri sistemi HR, per ricostruire e visualizzare il flusso effettivo dei percorsi dei dipendenti. Questo approccio oggettivo e basato sui dati consente di individuare con precisione i colli di bottiglia, identificare le deviazioni dalle procedure standard e scoprire i cicli di rilavorazione che consumano tempo e risorse preziosi. È possibile, ad esempio, seguire visivamente quanto tempo occorra realmente per passare da "Offer Extended" a "Employee Onboarded" in Workday Onboarding, oppure individuare i reparti specifici in cui si verificano ritardi in "Payroll Setup Completed". Questa visualizzazione chiara è essenziale per migliorare il processo Hire to Retire - Employee Lifecycle, poiché mette in evidenza le inefficienze nascoste che incidono sui tempi di ciclo e sulla soddisfazione dei dipendenti. Comprendendo il comportamento reale dei processi, Lei ottiene gli insight necessari per ottimizzarli in modo efficace.

Principali aree di miglioramento per Hire to Retire

L’applicazione del Process Mining al processo Hire to Retire - Employee Lifecycle rivela diverse aree critiche di miglioramento:

  • Ritardi nel reclutamento e nell’onboarding: individui le fasi specifiche del processo Workday Onboarding che causano i ritardi più lunghi per i nuovi assunti, dai controlli dei precedenti all’assegnazione della formazione iniziale. Ridurre i tempi di ciclo dell’onboarding migliora significativamente l’esperienza dei nuovi dipendenti e accelera il raggiungimento della produttività.
  • Deviazioni dal processo e rilavorazioni: individui i casi in cui dipendenti o manager aggirano i Workflow standard di Workday, ricorrendo a soluzioni manuali che comportano rischi di conformità e rilavorazioni non necessarie. Comprendere queste deviazioni è fondamentale per standardizzare i processi e migliorare la qualità dei dati.
  • Incoerenze nella gestione delle prestazioni: analizzi l’esecuzione effettiva dei cicli di valutazione delle prestazioni, individuando i ritardi nella consegna dei feedback o nei processi di approvazione che incidono sullo sviluppo e sul coinvolgimento dei dipendenti.
  • Progressione professionale inefficiente: individui i colli di bottiglia nelle approvazioni delle promozioni, nei cambi di ruolo o nei passaggi laterali, assicurando che i processi di mobilità interna siano fluidi e tempestivi.
  • Efficienza e conformità dell’offboarding: valuti l’intero processo di offboarding, individuando lacune o ritardi in attività come i colloqui di uscita o l’elaborazione dell’ultima busta paga, per garantire una conclusione del rapporto fluida e conforme.

Risultati misurabili

L’ottimizzazione del processo Hire to Retire - Employee Lifecycle si traduce in vantaggi concreti e misurabili:

  • Riduzione dei tempi di ciclo: diminuisca significativamente il tempo necessario per le fasi critiche, ad esempio riducendo di giorni o persino settimane il tempo complessivo del ciclo di Workday Onboarding. In questo modo i nuovi assunti raggiungono più rapidamente la produttività e le richieste HR vengono risolte in tempi più brevi.
  • Risparmio sui costi: riduca i costi amministrativi eliminando le rilavorazioni, limitando le attività manuali e semplificando i processi inefficienti. Una migliore fidelizzazione dei talenti riduce inoltre i costi di reclutamento, con un impatto diretto sui risultati economici.
  • Migliore esperienza dei dipendenti: un percorso più fluido e prevedibile, dall’onboarding all’offboarding, aumenta la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti e, in ultima analisi, migliora la fidelizzazione. Questo contribuisce direttamente a ridurre il tempo di ciclo del processo Hire to Retire - Employee Lifecycle dal punto di vista del dipendente.
  • Migliore conformità e governance: assicuri che tutti i processi HR rispettino le policy interne e le normative esterne, riducendo i rischi e migliorando la preparazione agli audit.
  • Decisioni basate sui dati: superi l’intuizione e prenda decisioni strategiche in ambito HR sulla base di dati oggettivi, favorendo il miglioramento continuo e l’agilità organizzativa.

Il primo passo verso l’ottimizzazione

Ottimizzare il processo Hire to Retire - Employee Lifecycle con il Process Mining è una priorità strategica per le funzioni HR moderne. Sfruttando i dati presenti in Workday Onboarding e negli altri sistemi HR, Lei può ottenere una visibilità senza precedenti sulle attività operative, portare alla luce le inefficienze nascoste e introdurre miglioramenti mirati. Questo approccio consente ai team HR di passare dalla risoluzione reattiva dei problemi all’eccellenza proattiva dei processi, trasformando l’esperienza dei dipendenti e sostenendo il successo aziendale. Colga questa opportunità per perfezionare i processi e valorizzare appieno il potenziale della Sua forza lavoro.

Hire to Retire - Ciclo di vita del dipendente Processi delle risorse umane Gestione dei talenti Efficacia dell’onboarding Ottimizzazione del reclutamento Esperienza dei dipendenti Operazioni delle risorse umane Conformità Offboarding H2R Gestione del capitale umano HCM Percorso del dipendente

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nelle fasi di reclutamento e onboarding impediscono ai nuovi assunti di diventare rapidamente produttivi. Questo incide sulle tempistiche dei progetti, mette sotto pressione i team esistenti e genera una prima esperienza negativa per il dipendente, aumentando potenzialmente l’uscita anticipata e i costi legati alla perdita di produttività e a nuove assunzioni. ProcessMind individua i punti in cui si verificano i ritardi più significativi nel processo Hire to Retire, dall’accettazione dell’offerta al completamento di Workday Onboarding. Visualizzando i flussi effettivi, identifica le attività o i reparti responsabili dei colli di bottiglia, consentendo interventi mirati per accelerare l’integrazione dei nuovi dipendenti.

Nel corso del ciclo di vita, dall’assunzione al pensionamento, i dipendenti seguono spesso percorsi incoerenti o non standard. Queste deviazioni possono generare confusione, omissioni di passaggi fondamentali e un’esperienza frammentata, riducendo la soddisfazione e aumentando il carico amministrativo dei team HR, chiamati a gestire le eccezioni. ProcessMind visualizza tutti i percorsi effettivamente seguiti dai dipendenti nel ciclo Hire to Retire e identifica le deviazioni ricorrenti dai flussi previsti di Workday Onboarding. Evidenzia dove e perché i percorsi divergono, consentendo di standardizzare i processi, migliorare la conformità e garantire un’esperienza coerente e positiva per tutti.

Il processo di promozione interna e di cambio ruolo può essere lento e poco trasparente, generando frustrazione e aumentando il rischio di perdere dipendenti qualificati. Quando le persone attendono troppo a lungo un’evoluzione professionale, lo sviluppo dei talenti rallenta e la fidelizzazione interna diminuisce, rendendo necessario ricorrere a un reclutamento esterno più costoso. ProcessMind mappa l’intero percorso della mobilità interna nel processo Hire to Retire, dall’avvio all’approvazione in Workday. Identifica le fasi di approvazione o i passaggi di consegne che causano ritardi, mostrando dove ottimizzare i Workflow per accelerare le opportunità di crescita professionale e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.

Attività critiche di conformità, come i controlli dei precedenti, la formazione obbligatoria o le autorizzazioni di offboarding, vengono talvolta omesse o completate fuori sequenza. Questo espone l’organizzazione a rischi legali, sanzioni e danni reputazionali, soprattutto quando gli enti regolatori esaminano la gestione del ciclo di vita dei dipendenti. ProcessMind offre una visione end-to-end del processo Hire to Retire e verifica che tutte le attività essenziali di conformità, in particolare quelle gestite tramite Workday Onboarding e offboarding, vengano eseguite correttamente e nell’ordine previsto. Segnala immediatamente i casi di non conformità, consentendo interventi proattivi per ridurre i rischi.

Il processo di offboarding può essere disorganizzato e causare ritardi nel recupero degli asset, nella revoca degli accessi ai sistemi e nell’elaborazione dell’ultima busta paga. Questo crea vulnerabilità di sicurezza e discrepanze finanziarie, oltre a lasciare un’impressione negativa duratura che può incidere sul brand del datore di lavoro e sulle future attività di reclutamento. ProcessMind analizza l’intero percorso di offboarding nel processo Hire to Retire, evidenziando incoerenze e ritardi in attività come i colloqui di uscita o la configurazione dell’ultima busta paga. Indica le aree in cui intervenire per standardizzare e rendere più efficiente il processo, garantendo a ogni dipendente una conclusione fluida, sicura e rispettosa.

Le valutazioni delle prestazioni vengono spesso posticipate o saltate, ostacolando lo sviluppo dei dipendenti e l’adeguamento corretto della retribuzione. La mancanza di feedback e riconoscimenti tempestivi può causare disimpegno, riduzione della produttività e difficoltà nell’identificare i migliori talenti o le aree da migliorare nell’intera forza lavoro. ProcessMind mappa il ciclo completo di valutazione delle prestazioni all’interno del processo Hire to Retire, identificando i colli di bottiglia che causano ritardi. Analizzando i timestamp delle attività e i responsabili, evidenzia i punti in cui le valutazioni si bloccano, consentendo una gestione proattiva per garantire feedback tempestivi e promuovere una cultura del miglioramento continuo.

Gli errori manuali o i Workflow progettati in modo inadeguato costringono i team HR a ripetere attività o reinserire dati durante il ciclo di vita dei dipendenti. Questo consuma tempo prezioso, aumenta i costi operativi e crea frustrazione sia per i dipendenti sia per i professionisti HR, sottraendo risorse a iniziative HR più strategiche. ProcessMind porta alla luce visivamente le rilavorazioni e le attività ridondanti nel processo Hire to Retire, in particolare in Workday Onboarding. Identifica le cause alla radice di queste inefficienze, consentendo di semplificare i Workflow, eliminare i passaggi superflui e ridurre il lavoro manuale, con risparmi significativi sui costi.

I ritardi nei controlli dei precedenti possono prolungare significativamente il tempo necessario per l’onboarding di un nuovo dipendente, spingendo i candidati a rinunciare o posticipando l’avvio dei progetti. Questo incide direttamente sull’efficacia dell’acquisizione dei talenti e può comportare la perdita di opportunità commerciali a causa della carenza di personale. ProcessMind monitora con precisione l’attività "Background Check Initiated" nel processo Hire to Retire, individuando esattamente i punti in cui si verificano i tempi di attesa più lunghi. Evidenzia le dipendenze e i problemi di performance dei fornitori esterni, consentendo di intervenire e accelerare i controlli pre-assunzione critici.

I nuovi dipendenti che subiscono ritardi nella configurazione iniziale delle paghe possono provare frustrazione e difficoltà finanziarie, con un impatto negativo sull’esperienza dei primi mesi di lavoro. Per l’organizzazione, questo comporta un maggiore carico amministrativo e può compromettere la fiducia e la fidelizzazione dei dipendenti. ProcessMind analizza l’attività "Payroll Setup Completed" nel processo Hire to Retire, in particolare durante la fase di Workday Onboarding. Visualizza il tempo effettivamente impiegato e identifica le attività precedenti o i reparti responsabili dei ritardi, assicurando ai nuovi assunti una retribuzione puntuale e accurata.

Senza insight chiari sull’intero processo Hire to Retire, i responsabili HR faticano a individuare i problemi sistemici o a misurare l’impatto dei cambiamenti. Questa mancanza di trasparenza impedisce una gestione proattiva e rende difficile ottimizzare l’esperienza dei dipendenti o dimostrare il valore strategico della funzione HR. ProcessMind offre una panoramica visiva completa dell’intero ciclo di vita dei dipendenti Hire to Retire, da Workday Onboarding all’offboarding. Illumina ogni fase, mostrando i percorsi effettivi, le durate e i colli di bottiglia, e consente di prendere decisioni basate sui dati per migliorare l’efficienza e la soddisfazione dei dipendenti.

Le funzionalità complete di Workday Onboarding spesso non vengono sfruttate appieno, con conseguente ricorso a soluzioni manuali e acquisizione incompleta dei dati. Di conseguenza, le organizzazioni non ottengono il ROI previsto dall’investimento nella tecnologia HR e perdono opportunità di automatizzare e standardizzare i processi. ProcessMind analizza l’utilizzo effettivo di Workday Onboarding nel processo Hire to Retire monitorando l’esecuzione delle attività. Rivela i casi in cui vengono ancora eseguiti passaggi manuali invece di utilizzare le funzionalità del sistema, evidenziando le opportunità per massimizzare l’automazione e l’integrità dei dati.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Ridurre il tempo necessario per l’onboarding dei nuovi dipendenti è fondamentale per la continuità aziendale e per garantire una prima impressione positiva. I ritardi possono causare la perdita di talenti o una riduzione della produttività nel ciclo di vita dei dipendenti Hire to Retire. Raggiungere questo obiettivo significa rendere i nuovi assunti produttivi più rapidamente, riducendo i costi operativi e migliorando la prontezza della forza lavoro. ProcessMind individua le cause alla radice dei ritardi in Workday Onboarding, identificando i colli di bottiglia e i passaggi di consegne inefficienti. Offre percorsi chiari per ridurre i tempi di ciclo, monitorare i progressi rispetto agli SLA target e misurare l’impatto dei cambiamenti, con una possibile riduzione del time-to-hire del 20-30%.

Le deviazioni dai percorsi standard dei dipendenti nel processo Hire to Retire possono comportare rischi di conformità, esperienze incoerenti e un maggiore ricorso alle attività manuali. Garantire un’elevata aderenza riduce gli errori, rafforza la governance e crea un processo prevedibile ed equo per tutti i dipendenti. ProcessMind mappa visivamente i percorsi effettivi dei dipendenti in Workday Onboarding confrontandoli con i modelli ideali, ed evidenzia tutte le varianti e i percorsi non conformi. Questo consente di identificare i punti critici delle deviazioni e di attuare interventi mirati per migliorare i tassi di aderenza e garantire un’esecuzione coerente del processo.

I ritardi nelle approvazioni della mobilità interna e delle promozioni ostacolano lo sviluppo e la fidelizzazione dei talenti. Semplificare questi processi all’interno del ciclo di vita dei dipendenti Hire to Retire consente alle persone di progredire in modo efficiente, promuovendo una cultura della crescita e del coinvolgimento, fondamentale per la salute organizzativa a lungo termine. ProcessMind individua le fasi di approvazione e gli stakeholder specifici responsabili dei ritardi in Workday. Analizzando i tempi di ciclo e i passaggi di consegne, rivela le opportunità per automatizzare o eseguire le attività in parallelo, riducendo significativamente i tempi di approvazione e accelerando i percorsi di crescita professionale.

Le lacune nelle attività critiche di conformità, come i controlli dei precedenti o la formazione obbligatoria, espongono l’organizzazione a rischi legali e finanziari. Garantire il completamento del 100% delle attività protegge l’azienda e preserva l’integrità normativa lungo l’intero percorso Hire to Retire. ProcessMind monitora automaticamente il completamento delle fasi critiche di conformità in Workday Onboarding, segnalando le attività mancanti o scadute. Offre una panoramica in tempo reale dello stato di conformità, consentendo interventi correttivi proattivi e assicurando il rispetto di tutti i requisiti normativi.

Processi di offboarding incoerenti e prolungati creano rischi di sicurezza, problemi di conformità e un’impressione negativa duratura per i dipendenti in uscita. Standardizzare e accelerare l’offboarding assicura transizioni fluide, protegge gli asset aziendali e riduce le potenziali responsabilità legali. ProcessMind visualizza il flusso completo dell’offboarding, identificando variazioni e ritardi in Workday. Aiuta a progettare e applicare un processo di offboarding standardizzato ed efficiente, riducendo fino al 25% il tempo medio di completamento e migliorando la sicurezza dei dati.

I processi di valutazione delle prestazioni in ritardo incidono sullo sviluppo dei dipendenti, sugli adeguamenti retributivi e sul coinvolgimento complessivo. Migliorare la puntualità assicura feedback regolari, favorisce la crescita dei talenti e sostiene decisioni eque e tempestive all’interno del ciclo Hire to Retire. ProcessMind analizza il processo end-to-end di valutazione delle prestazioni in Workday, individuando i colli di bottiglia che causano ritardi. Consente di identificare proattivamente le valutazioni scadute e offre insight per ottimizzare i Workflow, assicurando che oltre il 90% delle valutazioni venga completato nei tempi previsti.

Le rilavorazioni non necessarie e i passaggi ridondanti nel ciclo di vita dei dipendenti Hire to Retire consumano risorse HR preziose e prolungano la durata dei processi. Eliminare queste inefficienze riduce i costi operativi, libera tempo del personale e migliora il flusso complessivo del processo. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del processo in Workday Onboarding, identificando chiaramente cicli e attività ripetute. Quantifica l’impatto dei passaggi ridondanti, consentendo ai team HR di eliminarli e semplificare i Workflow, con significativi risparmi di tempo e costi.

La durata eccessiva dei controlli dei precedenti ritarda assunzione e onboarding, aumentando il rischio di perdere i talenti migliori. Accelerare questa fase critica assicura ai nuovi assunti una transizione più rapida e fluida e mantiene il ritmo delle assunzioni nel processo Hire to Retire. ProcessMind mappa il Workflow dettagliato dei controlli dei precedenti in Workday, rivelando le fasi specifiche e le dipendenze esterne che causano ritardi. Offre insight basati sui dati per ottimizzare le interazioni con i fornitori e i passaggi di consegne interni, con una possibile riduzione del tempo di ciclo del 15-20%.

I ritardi nella configurazione e nell’attivazione delle paghe causano insoddisfazione dei dipendenti e un maggiore carico amministrativo. Accelerare questo processo assicura ai nuovi assunti una retribuzione accurata e puntuale, migliorando l’esperienza dei dipendenti fin dall’inizio del percorso Hire to Retire. ProcessMind visualizza le attività di configurazione delle paghe in Workday, evidenziando colli di bottiglia e dipendenze. Aiuta a individuare le opportunità per automatizzare i trasferimenti di dati o eseguire le attività in parallelo, assicurando l’attivazione tempestiva delle paghe per tutti i dipendenti.

La visibilità limitata sullo stato complessivo del ciclo di vita dei dipendenti Hire to Retire rende difficile gestire proattivamente le attività HR e individuare i problemi sistemici. Ottenere insight completi consente di prendere decisioni basate sui dati, ottimizzare l’allocazione delle risorse e migliorare la pianificazione strategica. ProcessMind offre una visione end-to-end del percorso di ogni dipendente in Workday, dalla richiesta di assunzione all’offboarding. Mette a disposizione Dashboard e analisi per monitorare i principali indicatori di performance, consentendo ai responsabili HR di comprendere lo stato del processo e individuare le aree di miglioramento continuo.

L’utilizzo non ottimale del modulo Workday Onboarding significa che le organizzazioni non sfruttano appieno il proprio investimento, con il possibile ricorso a soluzioni manuali o la perdita di opportunità di automazione. Massimizzare l’utilizzo garantisce maggiore efficienza e un ROI più elevato. ProcessMind analizza l’utilizzo effettivo di Workday Onboarding, identificando le funzionalità sottoutilizzate o i processi che si discostano dalle best practice del sistema. Offre insight per riconfigurare il modulo, assicurandone l’adozione completa e ottimizzando il contributo al processo Hire to Retire.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Hire to Retire, Employee Lifecycle

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Cosa fare

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Un Template standardizzato garantisce coerenza e accuratezza dei dati, semplifica la configurazione iniziale e previene i problemi più comuni durante l’analisi. Costituisce una base di riferimento solida.

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I SUOI INSIGHT

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ProcessMind visualizza l'intero percorso Hire to Retire, evidenziando con precisione le inefficienze e le aree critiche in cui l'esperienza dei dipendenti presenta criticità all'interno di Workday Onboarding. Ottenga insight approfonditi per trasformare le operazioni HR.
  • Visualizzi il flusso end-to-end di Workday Onboarding
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  • Migliori complessivamente l'esperienza dei dipendenti
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RISULTATI TIPICI

Miglioramenti concreti nella gestione del ciclo di vita dei dipendenti

Questi risultati dimostrano i vantaggi concreti che le organizzazioni ottengono ottimizzando i processi Hire to Retire e il ciclo di vita dei dipendenti. Sfruttando la process intelligence, le aziende possono individuare le inefficienze e semplificare le operazioni dall’onboarding all’offboarding.

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Ciclo di onboarding più rapido

Riduzione media dei tempi di inserimento dei nuovi assunti

Semplifichi il percorso dall’accettazione dell’offerta alla piena attivazione del dipendente, assicurando che i nuovi assunti siano produttivi in tempi più brevi. Il Process Mining individua ed elimina i ritardi, favorendo un avvio più fluido per tutti.
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Maggiore Conformità del processo

Aderenza ai flussi di onboarding standard

Assicuri che i percorsi dei nuovi assunti seguano con continuità le best practice definite in Workday Onboarding. In questo modo ridurrà variazioni ed errori, garantendo un’esperienza prevedibile per tutti i dipendenti.
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Riduzione delle attività di rilavorazione

Eliminazione dei passaggi ridondanti

Individui e rimuova i cicli non necessari e i nuovi invii nei processi critici, come l’onboarding. In questo modo risparmierà tempo prezioso al personale HR e ai dipendenti, riducendo direttamente i costi operativi.
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Conformità rafforzata

Tasso di completamento delle attività critiche

Garantisca che tutte le attività essenziali di Conformità, come la formazione obbligatoria o la documentazione, siano completate puntualmente durante l’intero ciclo di vita del dipendente. In questo modo ridurrà i rischi e assicurerà il rispetto dei requisiti normativi.
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Mobilità interna semplificata

Approvazioni più rapide dei cambi di ruolo

Acceleri il processo di approvazione per promozioni e trasferimenti interni, migliorando la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. I dipendenti potranno assumere più rapidamente nuovi ruoli, favorendo la crescita professionale.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e al contesto specifico dell’organizzazione. Le cifre riportate illustrano miglioramenti comuni osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi con gli attributi e le attività principali, quindi aggiunga gradualmente ulteriori elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L’identificativo univoco di un dipendente, che funge da ID principale del caso per l’intero ciclo di vita del dipendente all’interno dell’organizzazione.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per collegare tutti gli eventi del ciclo di vita di un singolo dipendente, consentendo una visione completa del processo end-to-end.

Il nome dell’evento o dell’attività specifica che si è verificata in un determinato momento del ciclo di vita del dipendente.

Perché è importante

Definisce i passaggi della mappa del processo, che costituisce la base di tutte le analisi e visualizzazioni di Process Mining.

La data e l’ora precise in cui l’attività o l’evento è stato registrato.

Perché è importante

Questo attributo è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di performance, come il tempo di ciclo e i colli di bottiglia.

Il timestamp che indica il completamento di un’attività, in particolare per le attività con una durata misurabile.

Perché è importante

Consente di calcolare il tempo effettivo di elaborazione di un’attività, aiutando a distinguere il tempo di lavoro attivo dal tempo di attesa inattivo.

L’utente o l’agente di sistema automatizzato che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Questo attributo aiuta ad analizzare la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni degli utenti e a identificare chi partecipa al processo, un elemento fondamentale per interventi di miglioramento mirati.

Il reparto organizzativo a cui appartiene il dipendente.

Perché è importante

Consente un’analisi comparativa approfondita, aiutando a identificare se le inefficienze del processo sono concentrate in specifiche aree aziendali.

L’identificativo univoco della richiesta di assunzione che ha avviato il processo di selezione.

Perché è importante

Raggruppa tutte le attività pre-assunzione sotto un unico identificativo, consentendo un’analisi dettagliata della parte di selezione del processo.

Classifica il processo in base ai principali tipi di ciclo di vita, come Onboarding, Promotion o Offboarding.

Perché è importante

Consente di suddividere il percorso complessivo del dipendente in sottoprocessi distinti, permettendo un’analisi mirata di onboarding, offboarding o promozioni.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio ufficiale del processo di selezione, quando una nuova richiesta di assunzione viene creata e approvata in Workday. L’evento viene acquisito esplicitamente al completamento del processo aziendale «Create Job Requisition».

Perché è importante

Questo è l’evento iniziale principale dell’intero ciclo di assunzione. Analizzare il tempo trascorso da questa attività a «Offer Accepted» è fondamentale per misurare il KPI Time-to-Hire.

Questa attività si verifica quando un candidato accetta formalmente l’offerta di lavoro, spesso firmando elettronicamente la lettera di offerta in Workday. Si tratta di una milestone fondamentale, acquisita quando il candidato completa il passaggio «Review and Sign» nel processo dell’offerta.

Perché è importante

Questa milestone conclude la fase centrale della selezione e attiva le attività pre-assunzione e di onboarding. È un elemento chiave per misurare il KPI Time-to-Hire.

Questa è un’attività decisiva, durante la quale il record del candidato viene ufficialmente convertito in un record dipendente in Workday HCM. L’evento viene acquisito esplicitamente al completamento del processo aziendale «Hire».

Perché è importante

Questo evento segna formalmente il passaggio da candidato a dipendente e rappresenta una milestone fondamentale per monitorare la durata del ciclo di onboarding. Indica che il dipendente è ufficialmente presente nel sistema HCM.

Segna l’avvio del percorso di onboarding del nuovo assunto nel modulo Workday Onboarding. Viene acquisito quando l’insieme delle attività e dei Workflow di onboarding viene assegnato al nuovo dipendente, in genere al completamento del processo Hire.

Perché è importante

Questo è il punto di partenza per analizzare l’efficienza del percorso di onboarding. Aiuta a misurare i tassi di completamento delle attività di onboarding e a individuare le deviazioni dal processo.

Rappresenta il completamento di tutte le attività di onboarding assegnate a un nuovo assunto. L’evento viene in genere desunto quando lo stato complessivo del processo aziendale di onboarding del dipendente passa a «Successfully Completed».

Perché è importante

Questa è una milestone fondamentale, che indica che il nuovo assunto ha completato l’onboarding. Costituisce il punto finale per misurare il KPI Onboarding Cycle Time e analizzare l’aderenza al percorso di onboarding.

Questa attività segna l’inizio del processo di offboarding per un dipendente in uscita. Viene acquisita esplicitamente quando un manager o un utente HR avvia il processo aziendale «Terminate Employee» in Workday.

Perché è importante

Questo è l’evento iniziale principale dell’intero ciclo di offboarding. Costituisce il punto di partenza per misurare il KPI Average Offboarding Cycle Time.

Questa è l’attività finale del ciclo di vita del dipendente e segna la conclusione ufficiale del rapporto di lavoro nel sistema. L’evento viene acquisito quando il processo aziendale «Terminate Employee» viene completato correttamente.

Perché è importante

Questo è l’evento finale definitivo del processo Hire to Retire. Costituisce il punto finale per misurare la durata del ciclo di offboarding e conferma la conclusione del processo.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati degli eventi provenienti da Workday Onboarding e da altri sistemi per mappare il percorso effettivo dei dipendenti. Identifica colli di bottiglia, deviazioni dai processi standard e aree di inefficienza, come controlli dei precedenti prolungati o configurazioni tardive delle paghe, aiutandoLa a raggiungere obiettivi come l’accelerazione dei tempi di assunzione e il miglioramento della conformità.

Per applicare il Process Mining sono necessari Event Log contenenti tre elementi fondamentali: un identificativo del caso, generalmente l’Employee ID; i nomi delle attività, come "Offer Extended" o "Background Check Initiated"; e timestamp precisi per ogni attività. Le funzionalità di reporting di Workday possono spesso fornire questi dati storici sugli eventi.

Dopo l’estrazione dei dati e la configurazione iniziale, che possono richiedere alcune settimane in base alla complessità dei dati, potrà ottenere le prime mappe di processo e l’identificazione dei colli di bottiglia entro altre poche settimane. Gli insight utilizzabili per miglioramenti specifici emergono spesso entro 2-3 mesi, favorendo una configurazione più rapida delle paghe o una riduzione dei tempi di assunzione.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come una riduzione dei tempi di assunzione, una maggiore aderenza ai percorsi standard dei dipendenti e un aumento del completamento delle attività di conformità. Il Process Mining contribuisce a eliminare le fasi ridondanti e a rendere più efficienti funzioni critiche come la mobilità interna e l’offboarding, favorendo un’operatività HR più efficiente e conforme.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace per il monitoraggio della conformità. Può visualizzare se le fasi obbligatorie, come specifici controlli dei precedenti o la presa visione delle politiche, vengono completate nei tempi previsti e nell’ordine corretto. Questo aiuta a identificare le lacune nelle attività critiche di conformità e garantisce il rispetto dei requisiti normativi, riducendo i rischi durante gli audit.

Sì, assolutamente. Il Process Mining è particolarmente efficace nei processi complessi proprio perché rivela tutte le varianti effettive del processo, inclusi i percorsi non standard e le deviazioni che altrimenti potrebbero rimanere nascoste. Aiuta a identificare le ragioni di tali deviazioni e il loro impatto su efficienza e conformità, offrendo insight chiari sulle aree da standardizzare.

I principali requisiti tecnici includono un metodo affidabile per estrarre gli Event Log da Workday, spesso tramite API o report personalizzati, e una piattaforma software di Process Mining. Sono inoltre necessarie risorse per la preparazione e la trasformazione dei dati, così da garantire un formato adatto all’analisi. La qualità dei dati è fondamentale.

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