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Migliori il processo di assunzione e uscita dei dipendenti

La guida in 6 passaggi per ottimizzare l’onboarding in Workday.

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Ciclo di vita dei dipendenti: dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro

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Ottimizzi il ciclo di vita dei dipendenti in Workday Onboarding, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro

Questa piattaforma La aiuta a individuare i colli di bottiglia nella selezione, i ritardi nell’onboarding e i problemi di conformità. Offre una visione chiara dei punti in cui il percorso dei dipendenti può incontrare difficoltà. Analizzando questi flussi, può semplificare i flussi di lavoro e migliorare l’esperienza complessiva dei dipendenti, aumentando l’efficienza operativa.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il ciclo di vita del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto?

Comprendere e migliorare il ciclo di vita del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, è fondamentale per qualsiasi organizzazione che punti a risultati duraturi. Questo processo articolato comprende tutte le fasi del percorso di una persona in azienda, dalla selezione iniziale fino alla conclusione del rapporto di lavoro. Le inefficienze in qualsiasi fase, che riguardino l’acquisizione di talenti, l’esperienza di inserimento in Workday, la gestione delle prestazioni o le procedure di uscita, possono comportare costi operativi significativi, rischi di conformità e un’esperienza meno positiva per il personale. Un percorso frammentato o lento può aumentare il ricambio del personale e il carico amministrativo, oltre a incidere negativamente sulla produttività complessiva e sulla cultura aziendale. Ottimizzare un processo così articolato non significa soltanto ridurre i costi: significa creare le basi per una forza lavoro coinvolta, efficiente e conforme alle regole.

Come il Process Mining migliora l’efficienza dell’inserimento in Workday

Il Process Mining consente di analizzare le prestazioni effettive del ciclo di vita del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, soprattutto nei passaggi che coinvolgono sistemi come Workday. Anziché basarsi su supposizioni o testimonianze isolate, utilizza i dati dell’Event Log, disponibili in Workday e in altri sistemi HR, per ricostruire e visualizzare il percorso effettivo delle persone in azienda. Questo approccio oggettivo, basato sui dati, permette di individuare con precisione i colli di bottiglia, rilevare le deviazioni dalle procedure standard e scoprire i cicli di rilavorazione che assorbono tempo e risorse preziose. Per esempio, è possibile visualizzare quanto tempo intercorre davvero tra «Offerta inviata» e «Inserimento completato» in Workday, oppure individuare i reparti in cui si verificano ritardi nel completamento della configurazione delle buste paga. Questa rappresentazione chiara aiuta a capire come migliorare il ciclo di vita del personale, mettendo in luce inefficienze nascoste che incidono sui tempi di ciclo e sulla soddisfazione del personale. Comprendere come si svolgono i processi nella realtà fornisce gli elementi necessari per intervenire in modo mirato.

Aree prioritarie di miglioramento

Applicare il Process Mining al ciclo di vita del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, permette di individuare diverse aree prioritarie di miglioramento:

Ritardi nella selezione e nell’inserimento: individui i passaggi del processo di inserimento in Workday che causano i ritardi più lunghi per le nuove assunzioni, dai controlli dei precedenti alle attività di formazione iniziale. Ridurre i tempi di inserimento migliora sensibilmente l’esperienza iniziale e accelera il raggiungimento della piena produttività.
Deviazioni dal processo e rilavorazioni: individui i casi in cui il personale o i responsabili non seguono i flussi di lavoro standard di Workday, ricorrendo a procedure manuali che comportano rischi di conformità e rilavorazioni evitabili. Comprendere queste deviazioni è essenziale per uniformare i processi e migliorare la qualità dei dati.
Disomogeneità nella gestione delle prestazioni: analizzi lo svolgimento effettivo dei cicli di valutazione, individuando ritardi nella comunicazione dei riscontri o nelle approvazioni che incidono sulla crescita e sul coinvolgimento del personale.
Percorsi di carriera poco efficienti: individui i colli di bottiglia nelle approvazioni delle promozioni, nei cambi di ruolo o nei trasferimenti laterali, così da rendere i processi di mobilità interna più fluidi e tempestivi.
Efficienza e conformità delle procedure di uscita: valuti l’intero processo di uscita, rilevando eventuali lacune o ritardi in attività come i colloqui di uscita o l’elaborazione dell’ultima busta paga, per garantire una conclusione del rapporto ordinata e conforme.

Risultati misurabili

Ottimizzare il ciclo di vita del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, può tradursi in vantaggi concreti e misurabili:

Riduzione dei tempi di ciclo: riduca sensibilmente la durata delle fasi più importanti, anche di giorni o settimane per l’intero processo di inserimento in Workday. Le nuove assunzioni raggiungono prima la piena produttività e le richieste HR vengono gestite più rapidamente.
Risparmio sui costi: riduca i costi amministrativi eliminando le rilavorazioni, limitando le attività manuali e semplificando i processi inefficienti. Una maggiore capacità di trattenere i talenti riduce inoltre i costi di selezione, con un effetto diretto sui risultati economici.
Esperienza migliore per il personale: un percorso più fluido e prevedibile, dall’inserimento alla cessazione del rapporto, favorisce la soddisfazione e il coinvolgimento e, in definitiva, la permanenza in azienda. In questo modo si riducono anche i tempi del ciclo di vita del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, dal punto di vista delle persone coinvolte.
Maggiore conformità e governance: assicuri che tutti i processi HR rispettino le politiche interne e le normative esterne, riducendo i rischi e mantenendo l’organizzazione sempre pronta per gli audit.
Decisioni basate sui dati: superi le valutazioni intuitive e prenda decisioni strategiche in ambito HR sulla base di dati oggettivi, favorendo il miglioramento continuo e la capacità dell’organizzazione di adattarsi.

Da dove iniziare

Ottimizzare con il Process Mining il ciclo di vita del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, è una priorità strategica per le funzioni HR moderne. Sfruttando i dati di Workday e degli altri sistemi HR, può ottenere una visione dettagliata delle attività, individuare inefficienze nascoste e introdurre miglioramenti mirati. In questo modo, i team HR possono passare dalla gestione reattiva dei problemi al miglioramento proattivo dei processi, trasformando l’esperienza del personale e contribuendo ai risultati aziendali. È un’opportunità per perfezionare i processi e valorizzare appieno il potenziale della forza lavoro.

Ciclo di vita dei dipendenti: dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro Processi delle risorse umane gestione dei talenti efficacia dell’onboarding ottimizzazione del reclutamento esperienza dei dipendenti Attività delle risorse umane conformità offboarding H2R Gestione del capitale umano HCM Percorso dei dipendenti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I ritardi nella selezione e nell’inserimento impediscono alle nuove assunzioni di diventare produttive in tempi brevi. Ne risentono le scadenze dei progetti e i team già operativi, mentre l’esperienza iniziale del personale peggiora, con il rischio di aumentare le uscite nei primi mesi e di sostenere costi per la perdita di produttività e una nuova selezione. ProcessMind individua i ritardi più significativi nel processo di assunzione e inserimento, dall’accettazione dell’offerta al completamento dell’inserimento in Workday. Visualizzando i flussi effettivi, mette in evidenza le attività o i reparti che generano colli di bottiglia e consente di intervenire in modo mirato per accelerare l’integrazione delle nuove persone.

Nel corso del rapporto di lavoro, dall’assunzione alla pensione, le persone seguono spesso percorsi diversi da quelli previsti. Queste deviazioni possono generare confusione, far saltare passaggi importanti e rendere frammentata l’esperienza del personale, riducendone la soddisfazione e aumentando il carico amministrativo dei team HR, chiamati a gestire le eccezioni. ProcessMind visualizza tutti i percorsi effettivi seguiti dalle persone nel ciclo di vita del personale, individuando le deviazioni più frequenti dai flussi di inserimento previsti in Workday. Mostra dove e perché si verificano, aiutando a uniformare i processi, migliorare la conformità e offrire a tutti un’esperienza coerente e positiva.

Le procedure per le promozioni interne e i cambi di ruolo possono essere lente e poco trasparenti, causando frustrazione e aumentando il rischio che le persone lascino l’azienda. Se le prospettive di crescita tardano ad arrivare, lo sviluppo dei talenti rallenta e diminuisce la capacità di trattenere le persone, rendendo necessario ricorrere a selezioni esterne più costose. ProcessMind ricostruisce l’intero percorso della mobilità interna nel ciclo di vita del personale, dall’avvio all’approvazione in Workday. Individua i passaggi di approvazione e i trasferimenti di responsabilità che causano ritardi, mostrando dove intervenire sui flussi di lavoro per accelerare le opportunità di crescita e favorire il coinvolgimento.

Talvolta attività essenziali per la conformità, come i controlli dei precedenti, la formazione obbligatoria o le autorizzazioni in fase di uscita, vengono omesse o completate nell’ordine sbagliato. Questo espone l’organizzazione a rischi legali, sanzioni e danni reputazionali, soprattutto in caso di verifiche da parte degli enti di controllo sulla gestione del ciclo di vita del personale. ProcessMind offre una visione completa del processo, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, e verifica che tutte le attività necessarie per la conformità, in particolare quelle gestite tramite le procedure di inserimento e uscita in Workday, siano svolte correttamente e nell’ordine previsto. Segnala subito i casi di mancata conformità, consentendo di intervenire tempestivamente per ridurre i rischi.

Le procedure di uscita possono essere disorganizzate e causare ritardi nel recupero dei beni aziendali, nella revoca degli accessi ai sistemi e nell’elaborazione dell’ultima busta paga. Oltre a creare vulnerabilità di sicurezza e discrepanze finanziarie, lasciano un’impressione negativa che può danneggiare la reputazione dell’azienda come datore di lavoro e rendere più difficile la selezione futura. ProcessMind analizza l’intero percorso di uscita nel ciclo di vita del personale, mettendo in luce disomogeneità e ritardi in attività come i colloqui di uscita o la preparazione dell’ultima busta paga. Evidenzia le opportunità per uniformare e rendere più efficienti le procedure, così da garantire a ogni persona una conclusione del rapporto ordinata, sicura e rispettosa.

Le valutazioni delle prestazioni vengono spesso rimandate o saltate, ostacolando la crescita del personale e gli adeguamenti retributivi. La mancanza di riscontri e riconoscimenti tempestivi può ridurre il coinvolgimento e la produttività, oltre a rendere più difficile individuare le persone con prestazioni eccellenti o le aree da migliorare. ProcessMind ricostruisce l’intero ciclo di valutazione delle prestazioni nel processo di assunzione e uscita, individuando i colli di bottiglia che causano ritardi. Analizzando le date delle attività e le responsabilità assegnate, mostra dove si bloccano le valutazioni e consente di intervenire per garantire riscontri tempestivi e promuovere una cultura del miglioramento continuo.

Gli errori manuali o i flussi di lavoro progettati male costringono i team HR a ripetere attività o inserire nuovamente i dati durante il ciclo di vita del personale. Questo sottrae tempo prezioso, aumenta i costi operativi e crea frustrazione sia per il personale sia per chi lavora nelle risorse umane, distogliendo l’attenzione da iniziative HR più strategiche. ProcessMind individua visivamente le rilavorazioni e le attività ridondanti nel processo di assunzione e uscita, in particolare nelle procedure di inserimento in Workday. Ne identifica le cause profonde, aiutando a semplificare i flussi di lavoro, eliminare i passaggi superflui e ridurre le attività manuali, con un conseguente risparmio sui costi.

I ritardi nei controlli dei precedenti possono allungare notevolmente i tempi di inserimento di una nuova persona, spingendo i candidati a ritirarsi o facendo slittare l’avvio dei progetti. Ne risentono direttamente l’efficacia della selezione e le opportunità di business, che possono andare perse per la mancanza di personale. ProcessMind monitora con precisione l’attività «Avvio del controllo dei precedenti» nel processo di assunzione e uscita, individuando i punti in cui si verificano le attese più lunghe. Fa emergere le dipendenze e i problemi legati alle prestazioni dei fornitori esterni, così da consentire interventi per accelerare i controlli preliminari all’assunzione.

I ritardi nella configurazione iniziale delle buste paga possono causare frustrazione e difficoltà economiche alle nuove persone, compromettendo l’esperienza dei primi mesi di lavoro. Per l’organizzazione comportano un maggiore carico amministrativo e possono minare la fiducia e la permanenza del personale. ProcessMind analizza l’attività «Configurazione delle buste paga completata» nel processo di assunzione e uscita, in particolare durante la fase di inserimento in Workday. Visualizza i tempi effettivi e individua le attività precedenti o i reparti responsabili dei ritardi, aiutando a garantire una retribuzione corretta e puntuale alle nuove assunzioni.

Senza una visione chiara dell’intero processo di assunzione e uscita, i responsabili HR faticano a individuare i problemi ricorrenti e a misurare l’impatto dei cambiamenti. Questa mancanza di trasparenza impedisce una gestione proattiva e rende difficile migliorare l’esperienza del personale o dimostrare il valore strategico delle risorse umane. ProcessMind offre una panoramica visiva completa del ciclo di vita del personale, dall’inserimento in Workday fino alla procedura di uscita. Mostra ogni passaggio, i percorsi effettivi, la durata e i colli di bottiglia, fornendo ai responsabili gli elementi per prendere decisioni basate sui dati e migliorare l’efficienza e la soddisfazione del personale.

Spesso non si sfruttano appieno le funzionalità delle procedure di inserimento in Workday, con il risultato di ricorrere a soluzioni manuali e raccogliere dati in modo incompleto. L’organizzazione potrebbe quindi non ottenere il ritorno atteso dall’investimento nella tecnologia HR e perdere opportunità per automatizzare e uniformare i processi. ProcessMind analizza l’utilizzo effettivo delle procedure di inserimento in Workday nel processo di assunzione e uscita, monitorando lo svolgimento delle attività. Individua i casi in cui si continuano a eseguire passaggi manuali invece di utilizzare le funzionalità del sistema, mettendo in luce le opportunità per sfruttare meglio l’automazione e garantire l’integrità dei dati.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Ridurre il tempo necessario per inserire le nuove persone è fondamentale per garantire la continuità operativa e offrire una buona prima impressione. Nel ciclo di vita del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, i ritardi possono far perdere talenti e ridurre la produttività. Un inserimento più rapido permette alle nuove persone di diventare produttive prima, riducendo i costi operativi e migliorando la disponibilità della forza lavoro. ProcessMind individua le cause profonde dei ritardi nelle procedure di inserimento in Workday, rilevando i colli di bottiglia e i passaggi di responsabilità inefficienti. Indica come ridurre i tempi di ciclo, monitorare i progressi rispetto agli SLA previsti e misurare l’impatto dei cambiamenti, con la possibilità di ridurre del 20-30% i tempi di assunzione.

Le deviazioni dai percorsi standard del personale nel processo di assunzione e uscita possono comportare rischi di conformità, esperienze disomogenee e un maggiore ricorso alle attività manuali. Un elevato rispetto delle procedure riduce gli errori, rafforza la governance e garantisce a tutti un processo prevedibile ed equo. ProcessMind confronta visivamente i percorsi effettivi in Workday con i modelli previsti, mettendo in evidenza tutte le varianti e i percorsi non conformi. In questo modo è possibile individuare i punti in cui le deviazioni sono più frequenti e intervenire in modo mirato per aumentare il rispetto delle procedure e garantire uno svolgimento coerente dei processi.

I ritardi nelle approvazioni per la mobilità interna e le promozioni ostacolano la crescita e la permanenza dei talenti. Semplificare queste procedure nel ciclo di vita del personale consente alle persone di progredire con maggiore facilità, promuovendo una cultura della crescita e del coinvolgimento, essenziale per la solidità dell’organizzazione nel lungo periodo. ProcessMind individua i passaggi di approvazione e le persone coinvolte che causano ritardi in Workday. Analizzando i tempi di ciclo e i passaggi di responsabilità, mostra dove è possibile automatizzare o svolgere attività in parallelo, riducendo sensibilmente i tempi di approvazione e accelerando i percorsi di crescita professionale.

Le lacune in attività essenziali per la conformità, come i controlli dei precedenti o la formazione obbligatoria, espongono l’organizzazione a rischi legali e finanziari. Completare tutte le attività previste protegge l’azienda e garantisce il rispetto delle normative durante l’intero percorso, dall’assunzione alla cessazione del rapporto. ProcessMind monitora automaticamente il completamento delle attività essenziali per la conformità nelle procedure di inserimento in Workday, segnalando quelle mancanti o in ritardo. Offre una panoramica aggiornata dello stato di conformità, consentendo di intervenire tempestivamente e verificare che tutti i requisiti normativi siano rispettati.

Procedure di uscita disomogenee e prolungate creano rischi per la sicurezza, problemi di conformità e un’impressione negativa duratura nelle persone che lasciano l’azienda. Uniformare e accelerare queste procedure permette di gestire il passaggio in modo ordinato, proteggere i beni aziendali e ridurre le potenziali responsabilità legali. ProcessMind visualizza l’intero flusso di uscita e individua le varianti e i ritardi in Workday. Aiuta a definire e applicare una procedura standard efficiente, riducendo fino al 25% il tempo medio di completamento e migliorando la sicurezza dei dati.

I ritardi nelle valutazioni delle prestazioni incidono sulla crescita del personale, sugli adeguamenti retributivi e sul coinvolgimento complessivo. Migliorare la puntualità garantisce riscontri regolari, favorisce la crescita dei talenti e sostiene decisioni eque e tempestive durante il ciclo di vita del personale. ProcessMind analizza l’intero processo di valutazione delle prestazioni in Workday e individua i colli di bottiglia che causano ritardi. Consente di rilevare in anticipo le valutazioni in scadenza e fornisce indicazioni per ottimizzare i flussi di lavoro, con l’obiettivo di completare puntualmente oltre il 90% delle valutazioni.

Le rilavorazioni e i passaggi ridondanti nel ciclo di vita del personale assorbono risorse preziose dei team HR e allungano i tempi dei processi. Eliminare queste inefficienze riduce i costi operativi, libera tempo del personale e migliora il flusso complessivo delle attività. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del processo nelle procedure di inserimento in Workday, mettendo chiaramente in evidenza i cicli e le attività ripetute. Quantifica l’impatto dei passaggi ridondanti, aiutando i team HR a eliminarli e semplificare i flussi di lavoro, con un risparmio significativo di tempo e costi.

Tempi troppo lunghi per i controlli dei precedenti ritardano le assunzioni e l’inserimento, aumentando il rischio di perdere i migliori talenti. Accelerare questa fase essenziale consente alle nuove persone di iniziare il percorso in azienda più rapidamente e senza intoppi, mantenendo il ritmo delle assunzioni. ProcessMind ricostruisce nel dettaglio il flusso di lavoro dei controlli dei precedenti in Workday, mostrando le fasi e le dipendenze esterne che causano ritardi. Fornisce indicazioni basate sui dati per migliorare la collaborazione con i fornitori e i passaggi interni di responsabilità, con la possibilità di ridurre i tempi di ciclo del 15-20%.

I ritardi nella configurazione e nell’attivazione delle buste paga causano insoddisfazione e aumentano il carico amministrativo. Accelerare il processo permette di retribuire le nuove persone in modo corretto e puntuale, migliorando la loro esperienza fin dall’inizio del percorso in azienda. ProcessMind visualizza le attività di configurazione delle buste paga in Workday e mette in evidenza i colli di bottiglia e le dipendenze. Aiuta a individuare le opportunità per automatizzare il trasferimento dei dati o svolgere attività in parallelo, così da attivare tempestivamente le buste paga per tutto il personale.

La scarsa visibilità sullo stato complessivo del ciclo di vita del personale rende difficile gestire proattivamente le attività HR e individuare i problemi ricorrenti. Una visione completa consente di prendere decisioni basate sui dati, ottimizzare l’allocazione delle risorse e pianificare le iniziative strategiche. ProcessMind offre una visione completa del percorso di ogni persona in Workday, dalla richiesta di assunzione alla procedura di uscita. Le Dashboard e le analisi permettono di monitorare gli indicatori chiave di prestazione, aiutando i responsabili HR a comprendere lo stato dei processi e a individuare le aree da migliorare.

Un utilizzo non ottimale del modulo di inserimento di Workday impedisce all’organizzazione di sfruttare appieno l’investimento e può comportare il ricorso a procedure manuali o la perdita di opportunità di automazione. Sfruttare al meglio il modulo migliora l’efficienza e il ritorno sull’investimento. ProcessMind analizza l’utilizzo effettivo delle procedure di inserimento in Workday, individuando le funzionalità poco utilizzate e i processi che non seguono le prassi consigliate del sistema. Fornisce indicazioni per riconfigurare il modulo, favorirne l’adozione e valorizzarne il contributo al processo di assunzione e uscita.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per il ciclo di vita del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto

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Cosa fare

Utilizzi il template Excel preconfigurato per il processo di assunzione e uscita, predisposto per i dati delle procedure di inserimento in Workday. In questo modo potrà iniziare l’analisi con una struttura dati adeguata.

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Perché è importante

Un template standardizzato garantisce coerenza e accuratezza dei dati, semplifica la configurazione iniziale e previene i problemi più comuni durante l’analisi, fornendo basi solide.

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I SUOI DATI

Scopra cosa accade davvero nel percorso di assunzione e uscita dei dipendenti

ProcessMind visualizza l’intero percorso di assunzione e uscita dei dipendenti, mettendo in evidenza inefficienze specifiche e i punti critici in cui l’esperienza dei dipendenti si interrompe in Workday Onboarding. Ottenga informazioni approfondite per trasformare le operazioni HR.

Visualizzi l’intero flusso di onboarding in Workday
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Migliori la conformità e riduca i rischi HR
Migliori l’esperienza complessiva dei dipendenti

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RISULTATI TIPICI

Miglioramenti concreti nella gestione del ciclo di vita dei dipendenti

Questi risultati mostrano i vantaggi concreti che le organizzazioni ottengono ottimizzando i processi di gestione del ciclo di vita dei dipendenti, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Grazie alla Process Intelligence, le aziende possono individuare le inefficienze e semplificare le attività, dall’inserimento alla conclusione del rapporto.

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Riduzione dei tempi di inserimento

Riduzione media del tempo necessario per l’inserimento dei nuovi assunti

Semplificare il percorso dall’accettazione dell’offerta all’inserimento completo del dipendente, affinché i nuovi assunti diventino produttivi prima. Il Process Mining individua ed elimina i ritardi, favorendo un avvio più agevole per tutti.

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Maggiore conformità del processo

Rispetto dei flussi standard di inserimento

Fare in modo che il percorso dei nuovi assunti segua con regolarità le migliori pratiche definite in Workday Onboarding. In questo modo si riducono le variazioni e gli errori e si offre a tutti i dipendenti un’esperienza prevedibile.

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Riduzione delle attività da rifare

Eliminazione dei passaggi ridondanti

Individuare ed eliminare cicli e nuovi invii non necessari in processi critici come l’inserimento. Si risparmia così tempo prezioso al personale delle risorse umane e ai dipendenti, riducendo direttamente i costi operativi.

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Maggiore conformità

Tasso di completamento delle attività critiche

Garantire che tutte le attività essenziali per la conformità, come la formazione obbligatoria o la documentazione, siano completate nei tempi previsti durante l’intero ciclo di vita del dipendente. In questo modo si riducono i rischi e si assicura il rispetto delle normative.

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Mobilità interna più agevole

Approvazione più rapida dei cambi di ruolo

Accelerare l’approvazione di promozioni e trasferimenti interni, migliorando la soddisfazione e la permanenza dei dipendenti. I dipendenti possono assumere più rapidamente nuovi ruoli, favorendo la crescita professionale.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e al contesto specifico dell’organizzazione. Le cifre riportate illustrano i miglioramenti più comuni osservati nelle diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività principali, quindi ne aggiunga altri gradualmente, secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco del dipendente, utilizzato come ID del caso principale per l’intero ciclo di vita nell’organizzazione.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per collegare tutti gli eventi del ciclo di vita di un singolo dipendente e ottenere una visione completa del processo dall’inizio alla fine.

Nome dell’evento o del task specifico che si è verificato in una determinata fase del ciclo di vita del dipendente.

Perché è importante

Definisce i passaggi della mappa del processo, che costituisce la base di tutte le analisi e visualizzazioni di Process Mining.

Data e ora esatte in cui è stata registrata l’attività o l’evento.

Perché è importante

È fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di prestazione, come il tempo di ciclo e i colli di bottiglia.

Marca temporale che indica il completamento di un’attività, in particolare dei task con una durata misurabile.

Perché è importante

Consente di calcolare il tempo effettivo di elaborazione di un’attività e di distinguere il tempo di lavoro attivo da quello di attesa.

Utente o agente di sistema automatizzato che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Questo attributo aiuta ad analizzare la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni degli utenti, oltre a identificare chi partecipa al processo, un’informazione essenziale per definire interventi mirati.

Reparto organizzativo di appartenenza del dipendente.

Perché è importante

Consente confronti approfonditi e aiuta a individuare se le inefficienze del processo sono concentrate in specifiche aree aziendali.

Identificativo univoco della richiesta di assunzione che ha avviato il processo di selezione.

Perché è importante

Raggruppa tutte le attività precedenti all’assunzione sotto un unico identificativo e consente un’analisi dettagliata della fase di selezione.

Classifica il processo in base alle principali tipologie di eventi del ciclo di vita, come inserimento, promozione o uscita.

Perché è importante

Consente di suddividere il percorso complessivo del dipendente in sottoprocessi distinti e di concentrarsi sull’analisi dell’inserimento, dell’uscita o delle promozioni.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio ufficiale del processo di selezione, quando in Workday viene creata e approvata una nuova richiesta di assunzione. L’evento viene registrato esplicitamente al completamento del processo aziendale 'Create Job Requisition'.

Perché è importante

È l’evento di inizio principale dell’intero processo di assunzione. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e 'Offer Accepted' è fondamentale per misurare il KPI Time-to-Hire.

Questa attività si verifica quando un candidato accetta formalmente l’offerta di lavoro, spesso firmando elettronicamente la lettera di offerta in Workday. È una tappa fondamentale, registrata quando il candidato completa il passaggio 'Review and Sign' del processo di offerta.

Perché è importante

Questa tappa conclude la fase centrale della selezione e avvia le attività precedenti all’assunzione e di inserimento. È un elemento essenziale per misurare il KPI Time-to-Hire.

È un’attività fondamentale in cui il record del candidato viene convertito ufficialmente in un record di dipendente in Workday HCM. L’evento viene registrato esplicitamente al completamento del processo aziendale 'Hire'.

Perché è importante

Questo evento segna formalmente il passaggio da candidato a dipendente ed è una tappa fondamentale per monitorare il tempo di inserimento. Indica che il dipendente è stato registrato ufficialmente nel sistema HCM.

Segna l’avvio del percorso di inserimento del nuovo assunto nel modulo Workday Onboarding. L’evento viene registrato quando al nuovo dipendente vengono assegnati i task e i flussi di lavoro previsti per l’inserimento, in genere dopo il completamento del processo Hire.

Perché è importante

È il punto di partenza per analizzare l’efficienza del percorso di inserimento. Aiuta a misurare il tasso di completamento dei task e a individuare le deviazioni del processo.

Indica il completamento di tutti i task di inserimento assegnati a un nuovo assunto. In genere l’evento viene dedotto quando lo stato complessivo del processo aziendale di inserimento del dipendente passa a 'Successfully Completed'.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che indica che il nuovo assunto ha completato l’inserimento. Segna il termine del periodo misurato dal KPI Onboarding Cycle Time e consente di analizzare il rispetto del percorso di inserimento.

Questa attività segna l’inizio del processo di uscita di un dipendente. Viene registrata esplicitamente quando un responsabile o un utente delle risorse umane avvia il processo aziendale 'Terminate Employee' in Workday.

Perché è importante

È l’evento di inizio principale dell’intero processo di uscita. Costituisce il punto di partenza per misurare il KPI Average Offboarding Cycle Time.

È l’attività finale del ciclo di vita del dipendente e segna la conclusione ufficiale del rapporto di lavoro nel sistema. L’evento viene registrato al completamento del processo aziendale 'Terminate Employee'.

Perché è importante

È l’evento finale definitivo del processo dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro. Segna il termine del periodo misurato per il processo di uscita e conferma che il processo è concluso.

Domande frequenti

In che modo il Process Mining può aiutarci a ottimizzare il ciclo di vita del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto, nelle procedure di inserimento in Workday?

Il Process Mining analizza i dati degli eventi provenienti dalle procedure di inserimento in Workday e da altri sistemi per ricostruire il percorso effettivo del personale. Individua i colli di bottiglia, le deviazioni dai processi standard e le inefficienze, come i controlli dei precedenti troppo lunghi o i ritardi nella configurazione delle buste paga, aiutando a ridurre i tempi di assunzione e a migliorare la conformità.

Quali dati specifici dobbiamo estrarre da Workday per applicare il Process Mining al ciclo di vita del personale?

Per applicare il Process Mining servono Event Log che contengano tre elementi essenziali: un identificativo del caso, in genere l’ID del dipendente; i nomi delle attività, come «Offerta inviata» o «Avvio del controllo dei precedenti»; e le date e gli orari precisi di ciascuna attività. Le funzionalità di reportistica di Workday consentono spesso di ottenere questi dati storici sugli eventi.

Quanto tempo occorre in genere per ottenere le prime informazioni dall’analisi del processo di assunzione e uscita con il Process Mining?

Dopo l’estrazione dei dati e la configurazione iniziale, che possono richiedere alcune settimane a seconda della complessità dei dati, le prime mappe dei processi e l’individuazione dei colli di bottiglia sono disponibili nel giro di qualche altra settimana. Le indicazioni utili per interventi specifici emergono spesso entro 2-3 mesi e possono contribuire ad accelerare la configurazione delle buste paga o ridurre i tempi di assunzione.

Quali miglioramenti possiamo realisticamente aspettarci applicando il Process Mining al ciclo di vita del personale?

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come la riduzione dei tempi di assunzione, un maggiore rispetto dei percorsi standard del personale e il completamento di un numero più elevato di attività necessarie per la conformità. Il Process Mining aiuta a eliminare i passaggi ridondanti e a semplificare funzioni essenziali, come la mobilità interna e le procedure di uscita, rendendo le attività HR più efficienti e conformi.

Il Process Mining può aiutarci a garantire il rispetto delle normative HR durante tutto il ciclo di vita del personale?

Sì. Il Process Mining è particolarmente utile per monitorare la conformità. Permette di visualizzare se i passaggi obbligatori, come specifici controlli dei precedenti o la presa visione delle politiche aziendali, vengono completati nei tempi previsti e nell’ordine corretto. Aiuta così a individuare le lacune nelle attività essenziali per la conformità e a verificare il rispetto dei requisiti normativi, riducendo i rischi in sede di audit.

Il Process Mining è adatto alle organizzazioni con percorsi del personale complessi e non standard?

Sì, certamente. Il Process Mining è particolarmente efficace con i processi complessi, proprio perché mostra tutte le varianti effettive, compresi i percorsi non standard e le deviazioni che altrimenti potrebbero restare nascoste. Aiuta a capire perché si verificano queste deviazioni e quale impatto hanno sull’efficienza e sulla conformità, fornendo indicazioni chiare sulle aree da uniformare.

Quali sono i principali requisiti tecnici per avviare un’iniziativa di Process Mining sul processo di assunzione e uscita?

I principali requisiti tecnici includono un metodo affidabile per estrarre i dati dell’Event Log da Workday, spesso tramite API o report personalizzati, e una piattaforma software di Process Mining. Servono inoltre risorse per preparare e trasformare i dati, così da renderli adatti all’analisi: garantirne la qualità è fondamentale.

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