> Průběžné zlepšování procesů > Zpracování plateb závazků > Microsoft Dynamics 365

Zlepšete zpracování plateb dodavatelům

Průvodce optimalizací Microsoft Dynamics 365 v 6 krocích

Stáhnout datovou šablonu

Zpracování plateb závazků

Microsoft Dynamics 365

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(12)Cíle(12)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(4)

Zlepšete zpracování plateb závazků v Microsoft Dynamics 365

Zpracování plateb často zpomalují prodlevy při schvalování a chyby při ručním zadávání, které zvyšují náklady. Naše řešení ukáže, kde přesně vznikají problémy a kde se workflow zadrhává. Když tato skrytá úzká místa odstraníte, můžete zrychlit zpracování a lépe kontrolovat své finanční závazky.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč je důležité zlepšovat proces závazků

Zpracování plateb závazků se často považuje za čistě administrativní činnost. Ve skutečnosti však zásadně ovlivňuje řízení likvidity organizace i důvěru dodavatelů. Když je proces pomalý nebo nepřehledný, dopady se neomezují jen na finanční oddělení. Pozdní platby mohou poškodit vaši pověst u důležitých dodavatelů, zhoršit úvěrové podmínky nebo dokonce narušit dodavatelský řetězec. Neefektivní zpracování navíc zvyšuje náklady na každou fakturu a snižuje marži celé firmy. Zlepšením procesu v Microsoft Dynamics 365 můžete z oddělení závazků udělat strategickou součást firmy, která chrání peněžní tok a pomáhá využít všechny dostupné slevy za včasnou platbu.

Odhalte skutečný průběh procesu pomocí process mining

Microsoft Dynamics 365 nabízí robustní nástroje pro finanční řízení, ale každodenní práce uživatelů se často liší od standardního postupu. Process mining funguje jako rentgen procesu zpracování plateb závazků. Ze záznamů událostí v entitách, jako jsou GeneralJournal a LedgerEntry, sestaví skutečný průběh každé faktury. Nemusíte se spoléhat na dohady o příčinách zpožděných plateb. Uvidíte přesně, kde vzniká úzké místo. Analýza dat odhalí například opakující se schvalovací kolečka, kdy faktura putuje mezi odděleními, nebo případy, kdy jsou kvůli chybám při zadávání dat nutné ruční zásahy. Zobrazení těchto cest vám pomůže přejít od řešení problémů až ve chvíli, kdy nastanou, k jejich předcházení. Zároveň ověříte, zda skutečný průběh odpovídá zamýšleným pravidlům.

Najděte hlavní neefektivní místa v Microsoft Dynamics 365

Zlepšení workflow závazků vyžaduje podrobnou analýzu aktivit, které zabírají nejvíce času. Jednou z hlavních oblastí je párování. Nesrovnalosti mezi fakturami, objednávkami a příjemkami často vedou k ručnému prověřování, které může platbu zdržet o několik dní. Process mining vám ukáže, kteří dodavatelé nebo kategorie produktů tyto nesrovnalosti způsobují nejčastěji. Pak můžete řešit jejich příčiny, například nepřesné kmenové údaje nebo nejednotný postup při příjmu zboží. Dalším častým zdrojem zdržení je schvalovací workflow. Analýzou doby zpracování na jednotlivých úrovních schvalování zjistíte, zda nejsou některé limity nastavené příliš nízko. Kvůli tomu mohou faktury s vysokým objemem a nízkým rizikem zbytečně čekat na schválení vedením. Odstraněním těchto systémových prodlev zajistíte předvídatelný harmonogram plateb, který odpovídá vaší strategii řízení hotovosti.

Měřte výsledky podle shody a rychlosti

Cílem zlepšování procesů je dosáhnout úsporného, přehledného a dobře kontrolovaného platebního cyklu. Nejrychleji uvidíte výsledky na zkrácení celkové doby zpracování. Kratší doba mezi přijetím faktury a provedením platby vám dává větší volnost při rozhodování, kdy peníze odeslat. Tým správy hotovosti tak může lépe řídit pracovní kapitál a rozhodnout, zda zaplatit dříve kvůli slevě, nebo si ponechat hotovost až do data splatnosti. Process mining zároveň výrazně zlepšuje kontrolu dodržování pravidel. Snadno odhalíte odchylky od standardních postupů, například platby bez odpovídající objednávky nebo ruční zrušení blokace platby bez dostatečné dokumentace. Tato zjištění jsou cenná při interních auditech a pomáhají zajistit jednotné dodržování finančních kontrol napříč kódy společností a obchodními jednotkami.

Udržujte vysokou úroveň provozu dlouhodobě

Zlepšování zpracování plateb závazků není jednorázový projekt, ale průběžná práce. S růstem firmy a vývojem vztahů s dodavateli se musí procesy přizpůsobovat vyššímu objemu i složitosti. Na základě dat z Microsoft Dynamics 365 si můžete stanovit výchozí úroveň výkonnosti a realistické cíle pro zlepšení. Ať už chcete zvýšit podíl faktur zpracovaných bez ručních zásahů, nebo omezit riziko duplicitních plateb, process mining vám ukáže, na co se zaměřit. Začněte analýzou současného průběhu, určete největší překážky a využijte data k cíleným změnám, které podpoří finanční zdraví celé organizace.

Zpracování plateb závazků Workflow faktur Platby dodavatelům Schvalování faktur Optimalizace peněžních toků Shoda při platbách Oddělení závazků Správa faktur Automatizace závazků Platební cyklus Od nákupu k platbě

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Dlouhé schvalování faktur patří mezi hlavní příčiny pozdních plateb a napjatých vztahů s dodavateli. Když faktury čekají ve frontě na schválení zaneprázdněných vedoucích, oddělení ztrácí možnost předvídatelně řídit peněžní tok a riskuje poplatky z prodlení, které přímo snižují zisk. Zaměstnanci pak často musí upřednostňovat naléhavé požadavky před běžným workflow.

ProcessMind analyzuje celý proces zpracování plateb závazků v Microsoft Dynamics 365 a přesně určí, kde ke zpožděním dochází. Zobrazením doby strávené na jednotlivých úrovních schvalování zjistíte, která oddělení nebo role fungují jako úzká místa. Na základě těchto dat můžete upravit schvalovací limity nebo automatizovat běžná schválení a zrychlit celý platební cyklus.

Ruční zásahy při párování faktur ukazují na nedostatečné propojení nákupu a financí. Když automatické párování v systému selže kvůli rozdílným cenám nebo množstvím, musí zaměstnanci nesrovnalosti řešit ručně. Zabere jim to čas a zvyšuje se riziko lidské chyby. Tyto zásahy často zakrývají hlubší systémové problémy s údaji o dodavatelích nebo nákupním chováním.

Process mining nad daty z Microsoft Dynamics 365 ukáže, jak často k ručním zásahům dochází a co je způsobuje. ProcessMind určí dodavatele nebo kategorie produktů, u kterých je ruční párování potřeba opakovaně. Když těmto vzorcům porozumíte, můžete odstranit příčiny nesrovnalostí a přejít k efektivnějšímu zpracování plateb závazků bez ručních zásahů.

Nevyužitím slev za včasnou platbu přicházíte o významnou úsporu. Neefektivní zpracování často způsobí, že do ověření a schválení faktury uplyne lhůta pro získání slevy. Firma tak zbytečně přichází o peníze a zvyšuje celkové náklady na nakupované zboží a služby.

ProcessMind porovnává rychlost zpracování plateb závazků s podmínkami slev uloženými v Microsoft Dynamics 365. Ukáže, ve kterých fázích se ztrácí čas a faktury se kvůli tomu nedostanou k platbě včas. Díky těmto poznatkům můžete upřednostnit faktury s vysokou slevou a zjednodušit cestu od přijetí faktury k zadání platby.

Když faktura neodpovídá objednávce nebo příjemce zboží, může se řešení nesrovnalosti stát černou dírou na čas. Faktury často putují mezi odděleními bez jasně určené odpovědnosti a dlouho se s nimi nic neděje. Tato prodleva ve zpracování plateb závazků zdržuje platby dodavatelům a vytváří nevyřízené případy, které se obtížně zvládají při uzávěrce měsíce.

ProcessMind zmapuje průběh řešení sporných faktur a ukáže, jak tento proces probíhá v Microsoft Dynamics 365. Uvidíte, jak dlouho faktury zůstávají ve stavu nesrovnalosti a které aktivity zdržení nejvíce prodlužují. Na základě toho můžete nastavit jasnější postupy eskalace a rychleji řešit rozdíly v cenách nebo množství.

Blokace plateb se často používají jako bezpečnostní opatření. Pokud se ale po vyřešení problému včas neodstraní, zbytečně zdržují platby. V systému se jich může nahromadit tolik, že při hromadném zpracování zůstanou bez jasného důvodu zablokované i faktury, u kterých už byly problémy vyřešeny. Kvůli nedostatečnému přehledu pak týmy závazků obtížně informují dodavatele o aktuálním stavu.

ProcessMind analyzuje zadávání a odstraňování blokací plateb v Microsoft Dynamics 365. Odhalí případy, kdy blokace zůstávají aktivní dlouho poté, co byl původní problém vyřešen. Zlepšením této části workflow závazků zajistíte, že platby po splnění všech požadavků na shodu plynule přejdou k provedení.

Duplicitní záznamy faktur představují vážné finanční riziko a jejich náprava zabere mnoho času. Do systému se mohou dostat různými kanály nebo být zadány s drobnými odchylkami, takže je běžné systémové kontroly nemusí zachytit. Zpracování a dvojí úhrada stejné faktury přímo snižují hotovostní rezervy a vyžadují značné úsilí při řešení situace s dodavatelem.

ProcessMind prohledá záznamy událostí v Microsoft Dynamics 365 a odhalí vzorce, které mohou ukazovat na duplicitní zpracování faktur v cyklu závazků. Označí možné duplicity, když faktury s podobnými atributy procházejí stejnými cestami procesem, ještě před provedením konečné platby. Tato analýza pomáhá chránit pracovní kapitál a omezuje potřebu následných auditů plateb.

Chybné finanční kódování na začátku procesu vede k opakovaným opravám v dalších fázích. Pokud je faktura přiřazena k nesprávnému účtu hlavní knihy nebo finanční dimenzi, je nutné původní zápis stornovat a zadat znovu. Tým závazků tak musí práci provést dvakrát. To zdržuje konečné zaúčtování a může vést k nepřesnostem ve finančních výkazech oddělení.

ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 odhalí, jak často se kódování mění a záznamy znovu zaúčtovávají. Analýzou dodavatelů nebo typů faktur, u kterých jsou opravy nejčastější, můžete řešit příčiny chyb. Přesnější zadávání údajů hned napoprvé zjednoduší zpracování plateb závazků a zajistí spolehlivější finanční data pro celou organizaci.

Načasování a četnost platebních dávek nemusí být vždy optimální, což vede ke kolísání peněžního toku nebo nedodržení termínů. Pokud se platby provádějí jen jednou týdně, faktury schválené krátce po zpracování dávky mohou několik dní čekat. Kvůli nepružnému harmonogramu se mohou opozdit i faktury schválené dlouho před datem splatnosti.

ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 analyzuje dobu mezi schválením platby a jejím skutečným provedením. Pomůže vám zjistit, zda četnost platebních dávek odpovídá průměrné rychlosti zpracování. Optimalizací harmonogramu v rámci procesu zpracování plateb závazků zajistíte plynulejší využití hotovosti a lepší dodržování podmínek dodavatelů.

Ve snaze urychlit platby mohou zaměstnanci někdy obcházet standardní schvalovací workflow, čímž vzniká značné riziko pro shodu a audit. Tyto nestandardní postupy často postrádají potřebný dohled a mohou vést k neoprávněným výdajům. Pokud vedení nevidí, jak schvalování skutečně probíhá, nemůže zaručit dodržování interních kontrol.

ProcessMind zobrazí skutečné cesty faktur v Microsoft Dynamics 365 a porovná je s vašimi interními pravidly. Upozorní na odchylky od standardního postupu zpracování plateb závazků, například na vynechané kroky schvalování nebo neoprávněná schválení. Díky tomuto přehledu můžete lépe zajistit shodu a připravit se na audity.

Doba mezi přijetím faktury a zadáním jejích údajů do systému bývá často nejvíce opomíjenou částí procesu. Pokud faktury několik dní leží v e-mailové schránce nebo na stole, celý platební cyklus začíná se zpožděním. Bez včasného přehledu nemůže finanční vedení přesně předvídat budoucí potřebu hotovosti.

ProcessMind sleduje dobu mezi přijetím faktury a zadáním údajů do Microsoft Dynamics 365 a odhalí skrytá zpoždění. Zkrácením prodlevy na začátku workflow závazků získáte více času na schvalování a párování a výrazně snížíte tlak na zbytek týmu.

I po úplném schválení faktury a jejím uvolnění k platbě často trvá překvapivě dlouho, než jsou peníze skutečně převedeny. Příčinou mohou být ruční kroky při zadávání platby, technické problémy s bankovním rozhraním nebo administrativní úzká místa. Dodavatel považuje platbu za včasnou až ve chvíli, kdy peníze obdrží, nikoli když ji interně schválíte.

ProcessMind sleduje závěrečné fáze zpracování plateb závazků v Microsoft Dynamics 365 a měří dobu od konečného schválení po provedení platby. Když tuto prodlevu odhalíte, můžete zlepšit komunikaci mezi finančním systémem a bankovními partnery. Zkrácením čekání splníte smluvní závazky a udržíte si dobrou úvěrovou pověst u dodavatelů.

Platby ve více měnách zvyšují složitost procesu a často vedou k chybám a zpožděním. Rozdíly v kurzech nebo nutnost ručně upravovat faktury v cizí měně mohou výrazně zpomalit průběh plateb. Řešení těchto problémů často vyžaduje specializované znalosti. Pokud jsou dostupné jen u několika lidí, mohou se mezinárodní platby zdržet o několik dní.

ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 rozčlení výkonnost zpracování plateb závazků podle měny a umístění dodavatele. Zjistíte, zda se faktury v cizí měně zpracovávají výrazně pomaleji nebo s větším počtem chyb než domácí faktury. Na základě těchto poznatků můžete sjednotit postup při řešení kurzových rozdílů a předejít tomu, aby neefektivní procesy ohrozily vztahy se zahraničními dodavateli.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Rychlejší schvalování pomáhá udržet důvěru dodavatelů a předcházet poplatkům z prodlení. Zpoždění často způsobuje nejasná odpovědnost nebo příliš mnoho úrovní schvalování, které brzdí workflow. Zkrácením schvalovacího cyklu zajistíte včasné uhrazení závazků, zlepšíte úvěrovou pověst organizace a usnadníte řízení peněžního toku.

ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 určí konkrétní fáze, ve kterých faktury čekají, a ukáže uživatele nebo oddělení, která zdržení způsobují. Když si zobrazíte cestu od přijetí faktury po její schválení k platbě, můžete cíleným školením nebo úpravou workflow zkrátit dobu schvalování až o 40 procent. Díky tomuto přehledu snadno porovnáte výsledky s interními dohodami o úrovni služeb.

Při vysokém podílu automatického párování přecházejí faktury od přijetí k platbě bez ručních zásahů. Tím se snižuje administrativní zátěž finančního týmu i náklady na zpracování každé faktury. Automatizace párování umožňuje zvládat rostoucí objem transakcí bez navyšování kapacity týmu a uvolňuje zaměstnancům čas na důležitější úkoly.

Pomocí process mining zjistíte, proč některé faktury v Microsoft Dynamics 365 neprojdou automatickým párováním. ProcessMind odhalí příčiny, ať už jde o nejednotné jednotkové ceny, nebo chybějící příjemky. Díky tomu můžete upravit pravidla párování a výrazně zvýšit podíl automaticky zpracovaných faktur, často na více než 85 procent celkového objemu.

Využití všech dostupných slev přímo zvyšuje zisk a pomáhá zlepšovat vztahy s dodavateli. Mnoho organizací každý měsíc přichází o tisíce dolarů, protože jejich interní procesy nestíhají termíny dodavatelů. Zjednodušením procesu můžete z oddělení závazků vytvořit zdroj úspor, nikoli pouze nákladové středisko.

ProcessMind sleduje, kolik času zbývá do konce lhůty pro slevu u každé zpracovávané faktury. Analýzou historických dat v Microsoft Dynamics 365 zjistíte, kteří dodavatelé nabízejí nejvýhodnější podmínky a ve kterých částech procesu se termíny obvykle nestíhají. Můžete tak upřednostnit faktury s vysokou hodnotou a využít dostupné slevy, čímž zvýšíte výnosnost pracovního kapitálu.

Nesrovnalosti mezi fakturami a objednávkami mohou zastavit celý průběh plateb a vytvářet nevyřízené případy. Jejich rychlé řešení omezuje administrativní komplikace a pomáhá předcházet napjatým vztahům s dodavateli. Kratší doba řešení přináší předvídatelnější odtok hotovosti a přesnější data v celé organizaci.

ProcessMind podrobnou analýzou cest faktur odhalí opakující se kolečka mezi nákupem a závazky. Když v Microsoft Dynamics 365 zjistíte nejčastější příčiny nesrovnalostí, například rozdíly v cenách nebo množství, můžete nastavit jasnější postupy a řešit tyto problémy za poloviční dobu. Zároveň omezíte potřebu ručních zásahů.

Blokace plateb slouží jako bezpečnostní opatření. Pokud se ale používají automaticky nebo nesprávně, vytvářejí závažná úzká místa. Odstraněním neodůvodněných blokací zachováte plynulý harmonogram plateb a předejdete zbytečnému zdržení oprávněných faktur. Zároveň omezíte ruční zásahy a nespokojenost dodavatelů.

ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 přehledně zobrazí každou aktivitu Payment Block Applied. Analýzou atributů blokací rozlišíte nezbytná opatření ke snížení rizika od neefektivních ručních zásahů. Poté můžete nastavit automatické odstranění blokací po splnění konkrétních podmínek a urychlit provedení konečné platby.

Dvojí úhrada stejné faktury představuje značné finanční riziko a její náprava je administrativně náročná. Jednotný a přehledný postup pro každé číslo faktury je zásadní pro zachování finanční kontroly a shody. Odstraněním duplicit ochráníte pracovní kapitál, omezíte zbytečnou komunikaci s dodavateli a zlepšíte auditní stopu.

ProcessMind v Microsoft Dynamics 365 odhalí případy, kdy se pro stejného dodavatele zpracovávají různé identifikátory případů nebo faktury s podobnými částkami. Historická analýza upozorní na tyto odchylky a pomůže najít mezery v procesu, například více míst pro zadávání faktur, kterými mohou duplicity projít. Tím snížíte finanční riziko a posílíte odpovědnost v oddělení.

Správné finanční kódování zajistí, že se náklady přiřadí správným oddělením a projektům a výkazy budou přesné. Časté opravy kódování nejen zabírají čas, ale vedou také k nesprávným finančním výkazům, které je nutné na konci měsíce upravovat. Přesnější údaje hned na začátku procesu omezí následné opravy a zjednoduší celý účetní workflow.

ProcessMind analyzuje aktivitu Invoice Coded a v Microsoft Dynamics 365 odhalí dodavatele nebo typy faktur, u kterých se často provádějí ruční opravy. Na základě těchto zjištění můžete upravit výchozí pravidla kódování nebo cíleně proškolit zaměstnance. Tím snížíte počet oprav a zvýšíte spolehlivost údajů v záznamech GeneralJournal a LedgerEntry.

Správné načasování a četnost platebních běhů pomáhají vyvažovat cash flow a efektivitu provozu. Nepravidelné nebo příliš časté platební běhy mohou zvýšit transakční náklady a zkomplikovat správu financí. Jednotný harmonogram usnadňuje plánování likvidity a pomáhá finančnímu týmu lépe rozložit práci.

ProcessMind analyzuje dávkování aktivit Payment Processed v Microsoft Dynamics 365. Ukáže vám, zda platební běhy odpovídají termínům splatnosti dodavatelů a dostupnosti interních zdrojů. Díky tomu můžete platby sloučit do efektivnějších cyklů, omezit ruční práci při jejich zpracování a snížit bankovní poplatky.

Rozdílné schvalovací postupy v jednotlivých regionech nebo odděleních zvyšují riziko nedodržení pravidel a vedou k nepředvídatelné délce zpracování. Jednotný workflow zajistí, že každá faktura projde předem stanoveným postupem v souladu s požadavky. Usnadní audit i řízení a pomůže zvládat zpracování závazků vůči dodavatelům ve větším měřítku.

ProcessMind pomocí kontroly shody porovnává skutečné cesty faktur v Microsoft Dynamics 365 s vaším zamýšleným modelem procesu. Upozorní na nestandardní schvalovací postupy, které obcházejí kontrolní mechanismy. Můžete tak sjednotit proces a zajistit soulad s předpisy, aniž by se zbytečně zpomalil provoz.

Doba, po kterou faktura čeká na zadání do systému, je obdobím, kdy organizace nemá přehled o svých závazcích. Její zkrácení je důležité pro přesné finanční prognózy i pro včasné zahájení schvalování. Lepší přehled v této fázi pomáhá vedení znát aktuální peněžní závazky.

ProcessMind měří prodlevu mezi aktivitami Invoice Received a Invoice Data Extracted podle časové osy identifikátoru čísla faktury. Odhalí úzká místa v počátečních fázích zpracování závazků v Microsoft Dynamics 365 a pomůže určit, zda zpoždění způsobuje nahromaděná pošta, nebo fronta ručního zadávání. Poté můžete přijmout nápravná opatření.

Po úplném schválení faktury už zdržení při provedení platby znamená zbytečnou administrativu a může vést k pozdní úhradě. Plynulý přechod od schválení k zaúčtování platby je důležitý pro efektivní zpracování. Jde o poslední krok procesu, který by měl proběhnout co nejrychleji a zajistit dobrou zkušenost dodavatelů.

ProcessMind sleduje dobu mezi aktivitami Invoice Approved for Payment a Payment Executed v Microsoft Dynamics 365. Ukáže, zda faktury váznou v závěrečné frontě, nebo zda je převod příliš závislý na ruční práci. Zjednodušení tohoto kroku může zkrátit celkovou dobu zpracování o několik dní a zajistit úhradu závazků v plánovaném termínu.

V mezinárodních organizacích může rozdílné zpracování kurzových výkyvů vést k nesrovnalostem v hlavní knize a zpožděným platbám. Jednotný způsob výpočtu a schvalování kurzových rozdílů zvyšuje přesnost účetnictví a omezuje ruční práci při odsouhlasování. Je důležitý také pro správné finanční záznamy napříč různými společnostmi.

ProcessMind analyzuje údaje FinancialDimension a LedgerEntry související s fakturami v cizí měně a odhalí, kde kurzové rozdíly vedou k odchylkám v procesu. Na základě těchto zjištění můžete v Microsoft Dynamics 365 automatizovat zpracování drobných rozdílů. Ruční kontrolu pak budou vyžadovat jen významné nesrovnalosti a zrychlí se zpracování mezinárodních plateb.

Šest kroků ke zlepšení procesu závazků vůči dodavatelům

Stáhněte si šablonu

Exportujte data

Nahrajte datovou sadu

Analyzujte proces

Zaveďte zlepšení

Sledujte proces

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Použijte excelovou šablonu připravenou pro účetní knihu a deníky v Microsoft Dynamics 365 Finance.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Předem namapovaná struktura zajistí správný formát finančních údajů a umožní rychlé zjištění průběhu procesu.

Očekávaný výsledek

Standardizovaná datová šablona připravená pro záznamy o fakturách.

VAŠE POZNATKY

Získejte přehled o celém workflow závazků vůči dodavatelům

ProcessMind ukáže, jak si vaše činnosti v oblasti závazků vůči dodavatelům skutečně vedou, od zadání faktury až po její zaplacení. Odhalíte příčiny prodlev a zjistíte, jak zlepšit cash flow.

Zobrazte celý průběh plateb od začátku do konce
Najděte konkrétní úzká místa při schvalování
Odhalte možnosti, jak využít slevy za včasnou platbu
Zajistěte soulad všech plateb s předpisy

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

DOLOŽENÉ VÝSLEDKY

Vyšší efektivita při zpracování závazků

Organizace využívají process mining v prostředí Microsoft Dynamics 365 k odhalení úzkých míst při schvalování faktur a provádění plateb. Uvedené metriky zachycují změny, které přináší přechod od ručního zpracování závazků k efektivnějšímu provozu založenému na datech.

~ 0 %

Kratší doba zpracování

Zkrácení celkové doby zpracování

Zjednodušení schvalovacího workflow a automatizace zadávání dat zkracují dobu od přijetí faktury po zaúčtování platby.

~ 0 %

Více slev za včasnou platbu

Vyšší podíl využitých slev

Odhalení zpoždění ve schvalovacím řetězci pomáhá finančním týmům využít více slev za včasnou platbu a přináší přímý finanční přínos.

0 %

Předcházejte duplicitám

Méně chyb při platbách

Odhalení duplicitních čísel faktur a referencí na dodavatele před provedením platby předchází finančním ztrátám a chrání proces zpracování závazků.

0 % increase

Zpracování bez ručních zásahů

Podíl faktur spárovaných napoprvé

Vyladění synchronizace s nákupními objednávkami zvýší počet faktur zpracovaných bez ručního zásahu.

0 %

Lepší vztahy s dodavateli

Podíl plateb provedených včas

Pravidelné dodržování termínů plateb pomáhá předcházet poplatkům z prodlení a pozastavení úvěrových podmínek, což zvyšuje spokojenost nákupních partnerů.

Výsledky se liší podle složitosti procesu a kvality dat. Uvedené hodnoty představují obvyklá zlepšení zaznamenaná při různých nasazeních process mining pro zpracování faktur.

Doporučená data

Začněte s těmito základními atributy a rychle získáte přehled o svém procesu.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor přidělený faktuře dodavatele.

Proč je to důležité

Je to základní klíč, který propojuje nesouvisející aktivity v oblasti závazků do jedné instance procesu.

Konkrétní úloha nebo změna stavu, ke které došlo.

Proč je to důležité

Určuje průběh procesu a pořadí událostí v mapě procesu.

Časové razítko udávající, kdy k aktivitě došlo.

Proč je to důležité

Nezbytný pro výpočet doby cyklu a zpracování i pro odhalování úzkých míst.

Jedinečné číslo účtu dodavatele.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkon procesu podle dodavatele.

Identifikátor právnické osoby nebo dceřiné společnosti.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat různé obchodní jednotky nebo země.

Celková peněžní hodnota faktury.

Proč je to důležité

Důležitý údaj pro analýzu objemu výdajů a finančních rizik.

Datum, do kterého má být faktura uhrazena.

Proč je to důležité

Základ pro měření včasnosti plateb.

Referenční číslo související objednávky.

Proč je to důležité

Nezbytné pro analýzu míry shody v procesu od nákupu po platbu.

Identifikátor uživatele, který provedl danou aktivitu.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat chování uživatelů a oddělení odpovědností.

Název dodavatelské organizace.

Proč je to důležité

Doplňuje číslo účtu dodavatele o kontext.

Datum uvedené na faktuře.

Proč je to důležité

Určuje začátek období, za které se sleduje stáří faktury.

Oddělení odpovědné za náklad.

Proč je to důležité

Umožňuje přejít na podrobnější úroveň podle organizační struktury a analyzovat odpovědnost.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

V systému se vytvoří záznam čekající faktury dodavatele. Tím faktura vstupuje do workflow Dynamics 365, ať už byla zadána ručně, nebo importována prostřednictvím datové entity.

Proč je to důležité

Určuje počáteční čas pro výpočet doby zpracování. Organizace tak mohou měřit, jak dlouho faktury zůstávají v systému před zpracováním nebo zaúčtováním.

Systém úspěšně propojí řádek faktury s nákupní objednávkou nebo příjemkou. Tato aktivita potvrzuje ověření faktury vůči nákupní objednávce.

Proč je to důležité

Důležité pro KPI podílu faktur spárovaných s nákupní objednávkou napoprvé. Rozlišuje zpracování bez ručních zásahů od faktur, které vyžadují ruční práci.

Instance workflow pro čekající fakturu dosáhne stavu dokončeno nebo schváleno. Fakturu lze nyní zaúčtovat do hlavní knihy.

Proč je to důležité

Vypočítává průměrnou dobu schválení. Zpoždění v této fázi přímo ovlivňuje možnost využít slevy za včasnou platbu.

Faktura se zaúčtuje do hlavní knihy a v systému vznikne závazek. Záznam se přesune z tabulek čekajících faktur do tabulek zaúčtovaných transakcí.

Proč je to důležité

Významný milník, který potvrzuje zaúčtování závazku. Po této aktivitě lze fakturu vybrat k úhradě.

Faktura se vybere a přidá na řádek platebního deníku. Tím se projeví záměr provést platbu a obvykle se spustí workflow její kontroly.

Proč je to důležité

Označuje přechod od evidence závazku ke zpracování výplaty. Používá se k měření doby provedení platby.

Systém vytvoří platební soubor (EFT, ISO20022) nebo vytiskne šeky. Stav platby na řádku deníku se změní na Sent nebo Generated.

Proč je to důležité

Slouží ke sledování KPI prodlevy mezi schválením a provedením. Potvrzuje, že byl vytvořen platební příkaz.

Platební deník se zaúčtuje do hlavní knihy, faktura se vypořádá a zůstatek dodavatele se vyrovná. Tím se finanční proces dokončí.

Proč je to důležité

Závěrečná aktivita pro výpočet průměrné doby od faktury po platbu. Potvrzuje dokončení účetních zápisů souvisejících se snížením hotovosti.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jak process mining zlepšuje zpracování závazků v Microsoft Dynamics 365?

Process mining poskytuje přehled o celém platebním cyklu, od přijetí faktury až po její úhradu. Odhalí konkrétní úzká místa, například zpoždění při schvalování nebo časté ruční zásahy, které proces zpomalují. Týmy pak mohou na základě vizualizace těchto problémů cíleně upravit proces a zvýšit jeho celkovou produktivitu.

Jaké technické kroky zahrnuje získávání dat z Dynamics 365?

Data se obvykle získávají připojením k podkladové databázi SQL nebo pomocí služeb OData, které načítají záznamy událostí. Je třeba exportovat tabulky s transakcemi dodavatelů, nákupními objednávkami a účetními deníky. Jako hlavní identifikátor případu použijte číslo faktury. Většina moderních nástrojů process mining nabízí předpřipravené konektory pro Dynamics 365, které integraci usnadňují.

Pomůže nám process mining využít více slev za včasnou platbu?

Ano. Technologie ukáže, kde se faktury zdržují ve schvalovacím řetězci a hrozí, že nestihnou termín pro získání slevy. Můžete analyzovat dobu od zadání faktury po její konečné schválení a lépe načasovat platební běhy. Díky tomuto přehledu může vedení upřednostnit faktury s vysokou hodnotou a nejvýhodnějšími podmínkami.

Za jak dlouho obvykle získáme využitelné poznatky?

Většina organizací získá první mapy procesů během dvou až čtyř týdnů od dokončení počátečního exportu dat. Jakmile se data z Dynamics 365 převedou do formátu záznamů událostí, software automaticky vytvoří vizualizace. Týmy tak mohou téměř okamžitě začít řešit úzká místa a problémy s dodržováním pravidel.

Dokážeme odhalit nestandardní schvalovací postupy a rizika nedodržení pravidel?

Process mining odhaluje nestandardní postupy, při kterých schvalování obchází běžné kontrolní mechanismy organizace. Porovnáním skutečného průběhu procesu s navrženým postupem zjistíte každý případ ručního zásahu. Tento přehled připravený pro audit je důležitý pro dodržování předpisů a omezení rizika podvodu.

Nahradí process mining náš stávající software pro automatizaci závazků?

Ne. Process mining je diagnostický nástroj, který doplňuje stávající automatizační a ERP systémy. Automatizační software provádí úlohy, zatímco process mining vyhodnocuje, jak dobře se tyto úlohy daří plnit. Pomůže vám zjistit, které části automatizace nefungují nebo kde by se vyplatilo zavést další automatizaci.

Jaké konkrétní údaje jsou potřeba pro úspěšnou analýzu?

Pro vytvoření přesné mapy procesu potřebujete číslo faktury jako ID případu, názvy aktivit, například Invoice Received nebo Payment Executed, a přesná časová razítka jednotlivých událostí. Můžete přidat také další údaje, například názvy dodavatelů, částky faktur a kódy oddělení. Díky nim lze data podrobněji filtrovat a lépe hledat příčiny problémů.

Lze zjistit příčinu duplicitních plateb faktur?

Process mining umožňuje sledovat historii každého čísla faktury a označit čísla, která se vyskytují vícekrát. Analýzou kroků zadávání a ověřování v Dynamics 365 zjistíte, zda duplicity způsobují chyby systému, nebo ruční zadávání. Na základě těchto poznatků můžete upravit pravidla ověřování a předcházet budoucím finančním ztrátám.

Začněte optimalizovat zpracování plateb dodavatelům

Zkraťte dobu zpracování o 30 % a odstraňte prodlevy v D365.

Začněte se zkušební verzí

Platební kartu zadávat nemusíte. Nastavení zabere pět minut.