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Il Suo Template dati per Hire to Retire - Position Management

Workday HCM

Attributi di Hire to Retire - Gestione delle posizioni (21) Attività di Hire to Retire - Gestione delle posizioni (13) Guide all'estrazione (3)

Il Suo Template dati per Hire to Retire - Position Management

Questo Template offre una roadmap chiara per raccogliere i dati essenziali necessari ad analizzare il processo Hire to Retire - Position Management. Indica gli attributi fondamentali da raccogliere, le attività chiave da monitorare e indicazioni pratiche per estrarre queste informazioni da Workday HCM. Utilizzi questa risorsa per assicurarsi che il Suo Event Log sia completo e pronto a fornire insight di Process Mining di grande valore.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività chiave da monitorare
Indicazioni per l'estrazione

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Attributi di Hire to Retire - Gestione delle posizioni

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa di Hire to Retire - Gestione delle posizioni.

3 Obbligatorio 7 Consigliato 11 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	ID posizione PositionId	L’identificativo univoco di una specifica posizione all’interno dell’organizzazione, che funge da identificativo principale del caso per il processo di Position Management.
Descrizione Il Position ID è il riferimento fondamentale per l’analisi del processo di Position Management. Ogni ID rappresenta il ciclo di vita di una singola posizione, dalla richiesta e creazione iniziali fino a eventuali modifiche, riclassificazioni e successiva disattivazione o chiusura. Nel Process Mining, questo Attributo viene utilizzato per correlare tutte le attività pertinenti, come approvazioni, modifiche dei dati e aggiornamenti dello stato, a uno specifico caso. Ciò consente di ottenere una visione completa end-to-end del percorso della posizione, analizzare i tempi di ciclo, identificare le varianti di processo e monitorare la conformità per ogni posizione. Perché è importante È essenziale per monitorare l’intero ciclo di vita di una posizione, consentendo l’analisi end-to-end del processo e aiutando a identificare colli di bottiglia o deviazioni per casi specifici. Dove reperirlo È un identificativo fondamentale in Workday HCM, generalmente disponibile nei report e nei dati dei business process relativi a Staffing e Position Management. Esempi POS-0012345POS-0067890POS-0112233
	Nome attività ActivityName	Il nome della specifica fase del business process o dell’evento che si è verificato, ad esempio 'Position Created' o 'Budget Approved'.
Descrizione Il Nome attività descrive una singola fase del ciclo di vita di Position Management. Questi eventi costituiscono gli elementi fondamentali della mappa di processo e mostrano la sequenza delle azioni eseguite per ogni posizione. Analizzare queste attività consente di visualizzare i flussi di processo, identificare i percorsi comuni e quelli rari e misurare il tempo trascorso tra le tappe principali. Tra gli esempi rientrano 'Position Request Initiated', 'Position Attributes Modified' e 'Position Closed', che insieme restituiscono una rappresentazione del flusso operativo. Perché è importante Questo Attributo è fondamentale per costruire la mappa di processo, visualizzare il flusso del processo e identificare gli eventi specifici che causano ritardi o rilavorazioni. Dove reperirlo Estratto dai log delle transazioni del framework dei business process di Workday. Ogni fase di una definizione di business process genera un record di evento. Esempi Richiesta di posizione avviataApprovazione del manager inviataPosizione creataPosizione disattivata
	Ora evento EventTime	Il timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività o un evento.
Descrizione L’Ora evento è un timestamp preciso che registra la data e l’ora di ogni attività del processo. Questi dati sono fondamentali per qualsiasi analisi basata sul tempo, inclusi il calcolo dei tempi di ciclo, dei tempi di attesa e delle durate. Nel Process Mining, questo timestamp viene utilizzato per ordinare cronologicamente gli eventi e formare la sequenza di attività che costituisce il flusso del processo. È la base per la diagnostica delle performance, poiché consente di identificare i colli di bottiglia, analizzare il throughput e monitorare gli SLA. Perché è importante È essenziale per ordinare gli eventi, calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come il tempo di ciclo e la durata, e diagnosticare i colli di bottiglia del processo. Dove reperirlo Questo timestamp viene registrato automaticamente per ogni transazione di business process in Workday HCM. Esempi 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
	Centro di costo CostCenter	Il centro di costo finanziario associato alla posizione, utilizzato per la pianificazione del budget e la reportistica finanziaria.
Descrizione Il Cost Center è una dimensione finanziaria che collega una posizione a uno specifico budget. È essenziale per monitorare i costi e garantire che il dimensionamento del personale sia coerente con i piani finanziari. Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per le analisi relative alle approvazioni di budget e all'impatto finanziario. Aiuta a comprendere come i tempi di approvazione del budget possano variare in base al centro di costo e a correlare le attività di gestione delle posizioni con i risultati finanziari. È inoltre importante per standardizzare gli attributi dei ruoli tra unità finanziarie simili. Perché è importante Fornisce una dimensione finanziaria per l'analisi, consentendo di visualizzare il processo per unità di budget e supportando l'analisi dei colli di bottiglia legati al budget. Dove reperirlo Fa parte delle informazioni finanziarie, o "Worktags", assegnate a una posizione in Workday HCM. Esempi CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
	Dipartimento Department	Il dipartimento o l'organizzazione gerarchica a cui appartiene la posizione.
Descrizione L'attributo Department, spesso denominato "Supervisory Organization" nella terminologia di Workday, fornisce il principale contesto organizzativo di una posizione. Definisce il team o l'area aziendale in cui la posizione è collocata. È una dimensione fondamentale per l'analisi, poiché consente di confrontare le prestazioni tra diverse aree dell'azienda. Per esempio, può confrontare i tempi del ciclo di approvazione di nuove posizioni nei dipartimenti Engineering e Marketing, così da individuare best practice o colli di bottiglia locali. Perché è importante Consente di filtrare e confrontare le prestazioni dei processi tra diverse unità organizzative, facendo emergere colli di bottiglia o livelli di efficienza specifici dei dipartimenti. Dove reperirlo Collegato alla posizione tramite l'assegnazione a una Supervisory Organization in Workday HCM. Esempi Vendite - Nord AmericaIngegneria - Sviluppo della piattaformaFinanza - FP&A aziendale
	Famiglia professionale JobFamily	Un raggruppamento di posizioni con caratteristiche, competenze e attività simili, come "Engineering" o "Human Resources".
Descrizione Una Job Family è una classificazione che raggruppa Job Profile correlati. Per esempio, i Job Profile "Software Engineer" e "Senior Software Engineer" potrebbero appartenere entrambi alla Job Family "Engineering". Questo consente di categorizzare e analizzare i ruoli a un livello più elevato. Questo attributo supporta analisi quali il monitoraggio delle riclassificazioni o la standardizzazione degli attributi delle posizioni. Analizzando le modifiche all'interno delle Job Family o tra famiglie diverse, un'organizzazione può ottenere informazioni sui percorsi di carriera, sulla coerenza nella definizione dei ruoli e sulle tendenze della forza lavoro. Perché è importante Consente un'analisi dei ruoli a un livello più elevato, supportando le iniziative di standardizzazione e l'analisi delle riclassificazioni tra categorie professionali correlate. Dove reperirlo Fa parte della struttura del catalogo professionale di Workday HCM ed è associata al Job Profile di una posizione. Esempi Tecnologie dell'informazioneFinanza e contabilitàProfessionisti delle vendite
	Motivo della modifica ReasonForChange	Il motivo indicato per un evento di modifica, ad esempio la riclassificazione, la modifica o la chiusura di una posizione.
Descrizione Questo attributo registra la giustificazione aziendale alla base di una determinata modifica apportata a una posizione. In Workday, i motivi vengono spesso selezionati da un elenco predefinito per garantire coerenza, ad esempio "Riorganizzazione", "Nuovo progetto" o "Adeguamento del budget". L'analisi di questo attributo fornisce un contesto prezioso sui flussi di processo. Aiuta a comprendere il "perché" alla base del "che cosa", ad esempio correlando gli eventi di riclassificazione con motivi specifici per individuare tendenze nella ristrutturazione organizzativa o nell'evoluzione dei ruoli. Perché è importante Spiega il contesto aziendale alla base di attività di processo quali modifiche e riclassificazioni, contribuendo ad analizzare le cause principali delle variazioni di processo. Dove reperirlo È un campo obbligatorio per molte transazioni di processo aziendale in Workday, come "Modifica delle restrizioni della posizione" o "Chiudi posizione". Esempi Creazione di un nuovo repartoRiorganizzazioneCorrezione dei datiConclusione del progetto
	Ora di fine EndTime	Il timestamp che indica quando un’attività è stata completata. Viene utilizzato per calcolare la durata delle singole attività.
Descrizione L’Ora di fine indica il completamento di una specifica attività. Mentre l’Ora di inizio mostra quando si è verificato un evento, la combinazione di Ora di inizio e Ora di fine consente di calcolare il tempo di elaborazione dell’evento. È particolarmente utile per le attività che non sono istantanee, come una fase di verifica della conformità. Confrontando l’Ora di fine di un’attività con l’Ora di inizio di quella successiva, è possibile misurare con precisione sia il tempo di elaborazione sia il tempo di attesa, ottenendo insight più approfonditi sull’efficienza del processo. Perché è importante È necessario per calcolare la durata precisa delle attività e aiuta a distinguere tra tempo di elaborazione effettivo e tempo di attesa inattivo. Dove reperirlo Alcune fasi dei business process di Workday possono avere orari di inizio e fine espliciti. In caso contrario, l’Ora di fine può essere ricavata dall’Ora di inizio dell’evento successivo nello stesso caso. Esempi 2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
	Stato della posizione PositionStatus	Lo stato attuale o storico della posizione, ad esempio 'Open', 'Filled', 'Frozen' o 'Closed'.
Descrizione Lo Stato della posizione indica la condizione della posizione in un determinato momento. Questo Attributo è fondamentale per comprendere la disponibilità attuale della posizione e la fase del suo ciclo di vita. Nell’analisi, filtrare per stato può aiutare a concentrarsi su specifiche parti del processo. Ad esempio, analizzare le posizioni con stato 'Frozen' consente di creare report sull’anzianità e verificare per quanto tempo le risorse rimangono vincolate. Monitorare le transizioni tra gli stati è fondamentale per comprendere il flusso del processo. Perché è importante Fornisce il contesto essenziale sullo stato di una posizione, consentendo di analizzare l'anzianità delle posizioni congelate e di monitorarne l'avanzamento lungo il ciclo di vita. Dove reperirlo Disponibile come campo standard nell'oggetto posizione di Workday HCM. Esempi Aperta - ApprovataCopertaCongelataChiusa
	Utente User	L’ID o il nome dell’utente che ha eseguito l’attività.
Descrizione Questo Attributo identifica il dipendente o l’utente di sistema responsabile del completamento di una specifica attività del processo, come l’invio di un’approvazione o la modifica degli Attributi della posizione. Può trattarsi di un manager, di un HR partner o di un analista Finance. Analizzare i dati per utente aiuta a individuare opportunità di formazione, squilibri nella distribuzione dei carichi di lavoro e differenze nelle performance individuali. Ad esempio, consente di identificare gli utenti più frequentemente coinvolti nelle attività di rilavorazione, suggerendo la necessità di istruzioni più chiare o di miglioramenti del sistema. Perché è importante Consente di analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro e i comportamenti specifici degli utenti, oltre a identificare le esigenze formative o gli utenti con performance elevate. Dove reperirlo Disponibile nei log delle transazioni dei business process in Workday, che registrano l’iniziatore o l’autore di ogni fase. Esempi jsmithdavis_janehr_admin_svc
	È rilavorazione IsRework	Un flag booleano impostato su true se un'attività è considerata una rilavorazione, ad esempio quando gli attributi della posizione vengono modificati più volte.
Descrizione Il flag Is Rework identifica le attività che rappresentano correzioni o ripetizioni del lavoro, spesso indicative di inefficienze di processo o problemi di qualità. In genere viene impostato su true per eventi come "Position Attributes Modified" che si verificano poco dopo la creazione o più volte nella stessa sequenza. Questo attributo calcolato è essenziale per il Dashboard "Position Data Rework Analysis". Consente di quantificare facilmente i tassi di rilavorazione, di individuarne le cause principali analizzando il contesto degli eventi segnalati e di supportare KPI come "Position Data Rework Rate". Perché è importante Segnala direttamente le attività di rilavorazione inefficienti, rendendo semplice quantificare, analizzare e indirizzare gli interventi di miglioramento per ridurre gli sprechi. Dove reperirlo È un flag derivato, calcolato in base alla sequenza e alla frequenza delle attività. Per esempio, viene impostato su true se "Position Attributes Modified" si verifica più di una volta per lo stesso caso. Esempi truefalse
	È stata verificata la conformità IsComplianceReviewed	Un flag booleano impostato su true se per un caso si è verificata l'attività "Position Compliance Reviewed".
Descrizione Questo flag indica se una posizione è stata sottoposta a una verifica formale della conformità in un momento qualsiasi del suo ciclo di vita. Viene determinato verificando l'esistenza dell'attività "Position Compliance Reviewed" per uno specifico Position ID. Questo attributo semplifica il monitoraggio della conformità e il calcolo dei KPI. Consente di filtrare facilmente tutti i casi sottoposti o non sottoposti a verifica e supporta direttamente il calcolo del KPI "Position Action Compliance Rate", rendendo semplice il conteggio della popolazione conforme. Perché è importante Semplifica la misurazione dei tassi di conformità e consente di filtrare facilmente le posizioni che hanno eluso le verifiche obbligatorie, così da analizzarle. Dove reperirlo È un flag derivato, calcolato a livello di caso. Viene impostato su true se nel log del caso è presente l'attività "Position Compliance Reviewed". Esempi truefalse
	Profilo professionale JobProfile	Il Template standardizzato di una posizione, che ne definisce le caratteristiche fondamentali, come responsabilità e qualifiche.
Descrizione Il Job Profile è un elemento fondamentale dell'architettura professionale di Workday. Funziona come Template che definisce una posizione, includendone il titolo predefinito, le qualifiche e il livello retributivo. Una posizione è un'istanza di un Job Profile all'interno di uno specifico dipartimento. Questo attributo è essenziale per comprendere la standardizzazione dei processi. L'analisi dei processi per Job Profile può rivelare se determinati tipi di ruolo presentano cicli di approvazione più lunghi o sono più soggetti a rilavorazioni. È inoltre fondamentale per monitorare le riclassificazioni in cui una posizione passa da un Job Profile a un altro. Perché è importante Collega una posizione a un Template professionale standard, consentendo di analizzare le variazioni di processo in base alle caratteristiche standardizzate del ruolo. Dove reperirlo Un campo obbligatorio per ogni posizione in Workday HCM. È un elemento fondamentale del modello dati Staffing. Esempi JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
	Sede Location	La sede fisica o logica di lavoro associata alla posizione.
Descrizione L'attributo Location specifica il sito geografico o l'ufficio in cui ha sede la posizione. Può indicare un indirizzo preciso, un Paese o una regione più ampia e può includere anche il valore "Remote". L'analisi per sede può far emergere differenze regionali nelle prestazioni dei processi, come variazioni nei tempi di approvazione o nei tassi di conformità. Aiuta a comprendere se i processi sono standardizzati a livello globale o se le pratiche locali generano deviazioni. Perché è importante Consente un'analisi geografica per individuare differenze regionali nei processi, variazioni nella conformità o colli di bottiglia specifici di una sede. Dove reperirlo Un attributo standard che può essere assegnato a una posizione in Workday HCM. Esempi New York, USALondra, Regno UnitoDa remoto (Germania)
	Sistema di origine SourceSystem	Il sistema da cui provengono i dati, che in questo caso è Workday HCM.
Descrizione Questo Attributo identifica l’applicazione di origine in cui sono stati generati i dati del processo di Position Management. Sebbene per questa analisi specifica l’origine sia sempre Workday HCM, si tratta di un campo fondamentale negli ambienti enterprise, in cui i dati possono essere uniti a partire da più sistemi. Includere questo Attributo garantisce la tracciabilità dei dati e aiuta a distinguere i processi che possono estendersi su piattaforme diverse. Fornisce il contesto necessario e rappresenta una best practice per la governance dei dati. Perché è importante Fornisce un contesto essenziale sull’origine dei dati, garantendo chiarezza negli ambienti multi-sistema e supportando gli standard di governance dei dati. Dove reperirlo In genere si tratta di un valore statico ('Workday HCM') aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati. Esempi Workday HCMWorkdayHCM_Prod
	Stato di conformità ComplianceStatus	Indica l'esito di una fase di verifica della conformità, ad esempio "Conforme" o "Non conforme".
Descrizione Questo attributo registra il risultato dell'attività formale "Position Compliance Reviewed". Conferma se gli attributi della posizione, la cronologia delle approvazioni o la giustificazione rispettano le policy interne o le normative esterne. È un attributo fondamentale per il Dashboard "Position Action Compliance Overview". Consente di monitorare direttamente i tassi di conformità e aiuta gli auditor o i team HR a identificare e analizzare rapidamente le posizioni segnalate come non conformi, favorendo l'adozione di azioni correttive e la mitigazione dei rischi. Perché è importante Misura direttamente l'esito dei controlli di conformità, consentendo di monitorare il rispetto delle policy e di segnalare i casi ad alto rischio da sottoporre a verifica. Dove reperirlo Probabilmente è l'output di una fase specifica e configurata di un processo aziendale Workday. Potrebbe essere memorizzato come commento o campo personalizzato. Esempi ConformeNon conformeRichiede un follow-up
	Tempo di approvazione di una nuova posizione NewPositionApprovalCycleTime	Il tempo complessivo che intercorre dall'avvio della richiesta di una posizione alla sua creazione nel sistema.
Descrizione Questo attributo misura il tempo di ciclo end-to-end del processo di approvazione di una nuova posizione. Viene calcolato come durata tra l'evento "Position Request Initiated" e l'evento "Position Created" per uno specifico Position ID. Supporta direttamente il KPI "Average New Position Approval Cycle Time" e i Dashboard correlati. Calcolandolo a livello di caso, è possibile analizzare la distribuzione dei tempi di ciclo, individuare gli outlier e verificare quali fattori siano correlati a durate di approvazione più lunghe o più brevi, come il dipartimento o il tipo di posizione. Perché è importante Misura direttamente un indicatore chiave di prestazione, consentendo di analizzare l'efficienza delle approvazioni e di individuare i fattori che causano ritardi. Dove reperirlo Calcolato a livello di caso all'interno dello strumento di Process Mining, determinando la differenza temporale tra specifiche attività iniziali e finali. Esempi P5DT6HP12DP2DT12H30M
	Tipo di posizione PositionType	Classifica la posizione in base alle condizioni contrattuali, ad esempio Full-Time, Part-Time o Contractor.
Descrizione Position Type, spesso denominato "Worker Type" o "Time Type" in Workday, classifica la natura del rapporto di lavoro associato alla posizione. È un attributo fondamentale per la pianificazione e la gestione della forza lavoro. Nel Process Mining, questa dimensione consente di confrontare il processo di gestione delle posizioni per diverse categorie di lavoratori. Per esempio, è possibile verificare se il processo di approvazione dei Contractor sia più rapido o meno complesso rispetto a quello dei dipendenti Full-Time, individuando potenziali opportunità di ottimizzazione. Perché è importante Consente di confrontare il processo di gestione delle posizioni tra diverse categorie di lavoratori, ad esempio Full-Time e Contractor, per individuare opportunità di ottimizzazione. Dove reperirlo Disponibile nella definizione della posizione, spesso come "Worker Type" o "Time Type". Esempi Tempo pieno ordinarioPart-time ordinarioCollaboratore a tempo determinato
	Titolo della posizione PositionTitle	Il titolo specifico della posizione, ad esempio "Senior Financial Analyst" o "Lead Software Engineer".
Descrizione Il Position Title è il nome ufficiale del ruolo, visibile agli utenti. È un descrittore più dettagliato rispetto alla Job Family o al Job Profile e normalmente compare negli annunci di lavoro o nell'organigramma. L'analisi di questo attributo è importante per comprendere nel dettaglio le modifiche alle posizioni. Per esempio, in un'analisi delle riclassificazioni, può verificare se il titolo è cambiato in modo significativo. Viene inoltre utilizzato nei Dashboard di standardizzazione per verificare la coerenza dei titoli di ruoli simili tra dipartimenti diversi. Perché è importante Fornisce un livello di dettaglio granulare sul ruolo, essenziale per analizzare le riclassificazioni e la standardizzazione dei ruoli. Dove reperirlo Un campo standard nell'oggetto posizione di Workday HCM. Esempi Senior Product ManagerHR Business Partner IIContabile associato
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Il timestamp che indica quando i dati sono stati estratti per l’ultima volta dal sistema di origine e aggiornati nello strumento di Process Mining.
Descrizione Questo Attributo fornisce il timestamp dell’aggiornamento più recente dei dati. Non fa parte dei dati di processo, ma costituisce un metadato relativo all’aggiornamento del dataset. È importante per tutti gli utenti dell’analisi, perché indica quanto sono aggiornati i dati. Aiuta a comprendere se gli insight riflettono lo stato operativo più recente o si basano su uno snapshot leggermente precedente, consentendo di valutare correttamente la tempestività dei risultati. Perché è importante Informa gli utenti sull’aggiornamento dei dati, assicurando che comprendano quanto siano attuali l’analisi del processo e i relativi insight. Dove reperirlo Questo timestamp viene generato dalla pipeline dei dati o dallo strumento ETL al termine del processo di caricamento dei dati. Esempi 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Unità aziendale BusinessUnit	La divisione o unità aziendale di alto livello a cui appartiene la posizione, come "Consumer Products" o "Enterprise Solutions".
Descrizione La Business Unit rappresenta un segmento rilevante dell'azienda e si colloca a un livello gerarchico superiore rispetto al dipartimento. Viene utilizzata per la reportistica strategica e finanziaria di alto livello. L'analisi del processo di gestione delle posizioni per Business Unit offre una visione strategica delle dinamiche della forza lavoro. Può evidenziare differenze nella velocità di assunzione, nei tassi di riclassificazione o nell'efficienza dei processi tra le principali divisioni aziendali, fornendo al management informazioni sulle disparità operative a livello macro. Perché è importante Consente un'analisi strategica e di alto livello delle prestazioni dei processi tra le principali divisioni aziendali, supportando le decisioni del management. Dove reperirlo In Workday viene generalmente implementato come "Worktag", assegnabile alle posizioni o ai relativi centri di costo. Esempi Prodotti di consumoSoluzioni aziendaliServizi aziendali

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Hire to Retire - Gestione delle posizioni

Questi sono i passaggi chiave e le tappe fondamentali del processo da acquisire nell’Event Log per una corretta individuazione del processo in Hire to Retire - Gestione delle posizioni.

6 Consigliato 7 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Attributi della posizione modificati	Indica che sono stati modificati uno o più Attributi di una posizione esistente, come il titolo o il dipartimento. L’evento viene registrato esplicitamente quando un utente completa con successo il business process 'Edit Position Restrictions'.
Perché è importante Modifiche frequenti possono indicare errori di inserimento dati, evoluzione dei ruoli o inefficienze di processo. Analizzare questa attività è fondamentale per la Dashboard 'Position Data Rework Analysis' e per migliorare la qualità dei dati. Dove reperirlo L’evento viene acquisito dal log di completamento del business process 'Edit Position Restrictions' o di un business process analogo in Workday. L’audit trail mostra quali campi sono stati modificati. Acquisizione Evento registrato al completamento con successo del business process 'Edit Position Restrictions'. Tipo di evento explicit
	Budget approvato	Una tappa fondamentale in cui il dipartimento Finance o un budget manager conferma la disponibilità dei fondi per la nuova posizione. L’evento viene acquisito quando l’approvatore designato completa la fase di approvazione del budget nel Workflow del business process.
Perché è importante L’approvazione del budget è spesso un importante collo di bottiglia. Misurare il tempo di ciclo di questa specifica attività aiuta le organizzazioni a semplificare le verifiche finanziarie e ad accelerare le assunzioni. Dove reperirlo L’evento viene registrato nella cronologia di audit del business process 'Create Position' in Workday. Corrisponde all’evento di completamento della fase di approvazione del budget. Acquisizione Timestamp di completamento della fase di approvazione finanziaria o del budget nel log del business process. Tipo di evento explicit
	Posizione chiusa	È l’attività finale del ciclo di vita e rappresenta l’eliminazione permanente della posizione dall’organizzazione. Workday registra l’evento al completamento con successo del business process 'Close Position'.
Perché è importante In quanto evento terminale per la maggior parte dei casi, questa attività definisce la fine del ciclo di vita della posizione. È fondamentale per comprendere la durata complessiva del processo e mantenere accurati i dati sull’organico. Dove reperirlo Acquisito dal timestamp di completamento del business process 'Close Position' nell’audit trail o nei log dei business process di Workday. Acquisizione Evento registrato al completamento del business process 'Close Position'. Tipo di evento explicit
	Posizione creata	Questa attività segna la creazione completata con successo e l’esistenza ufficiale della posizione nel sistema Workday. Viene registrata al completamento del business process 'Create Position'.
Perché è importante È una tappa fondamentale, che indica la conclusione della fase di approvazione e la disponibilità della posizione per l’assegnazione. È essenziale per misurare il KPI relativo al tempo complessivo del ciclo di approvazione. Dove reperirlo L’evento viene acquisito dal timestamp di completamento del business process 'Create Position' negli Event Log o nell’audit trail di Workday. Acquisizione Evento registrato al completamento con successo del business process 'Create Position'. Tipo di evento explicit
	Posizione disattivata	Indica che una posizione non è più attiva e non può essere coperta, spesso come fase preliminare alla chiusura formale. È un evento esplicito, acquisito al completamento del business process 'Inactivate Position'.
Perché è importante La disattivazione è una tappa fondamentale del ciclo di vita della posizione, distinta dalla chiusura definitiva. Il tempo che intercorre tra disattivazione e chiusura misura l’efficienza amministrativa nella pulizia delle strutture organizzative. Dove reperirlo L’evento viene registrato negli audit log di Workday al completamento con successo del business process 'Inactivate Position'. Acquisizione Evento registrato al completamento con successo del business process 'Inactivate Position'. Tipo di evento explicit
	Richiesta di posizione avviata	Segna l’inizio del ciclo di vita di Position Management, quando viene formalmente inviata una richiesta di creazione di una nuova posizione. L’evento viene acquisito esplicitamente quando un utente avvia il business process 'Create Position' in Workday.
Perché è importante Questa attività rappresenta il principale evento iniziale del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e le approvazioni successive è fondamentale per misurare l’efficienza dell’intero ciclo di creazione della posizione. Dove reperirlo L’evento viene registrato negli Event Log dei Business Process di Workday. Cerchi il timestamp di avvio della transazione del business process 'Create Position' per lo specifico Position ID. Acquisizione Evento registrato all’avvio del business process 'Create Position'. Tipo di evento explicit
	Approvazione del manager inviata	Rappresenta il completamento della fase di revisione e approvazione da parte dell’hiring manager o del manager dell’organizzazione gerarchica. Workday acquisisce questo evento come completamento distinto di una fase di approvazione all’interno del business process 'Create Position'.
Perché è importante È una tappa iniziale comune e un potenziale collo di bottiglia. Monitorare il tempo necessario per questa approvazione aiuta a individuare i ritardi nelle fasi iniziali del Workflow di creazione della posizione. Dove reperirlo Acquisito dall’audit trail del business process 'Create Position'. Corrisponde al completamento della fase specifica 'Manager Approval'. Acquisizione Timestamp di completamento della fase di approvazione del manager nel log del business process. Tipo di evento explicit
	Approvazione HR inviata	Indica che un HR partner o rappresentante ha esaminato e approvato la richiesta di posizione. L’evento viene registrato esplicitamente quando l’approvatore HR completa la fase assegnata nel business process di Workday.
Perché è importante Questa approvazione rappresenta un checkpoint fondamentale per garantire che la posizione sia in linea con le policy aziendali e con l’architettura dei ruoli. Eventuali ritardi in questa fase possono incidere significativamente sul tempo complessivo del ciclo. Dove reperirlo Proviene dall’audit trail di Workday relativo al business process pertinente. L’evento corrisponde al completamento della fase 'HR Approval'. Acquisizione Timestamp di completamento della fase di approvazione HR nel log del business process. Tipo di evento explicit
	Conformità della posizione verificata	Indica che una posizione è stata sottoposta a una verifica formale di conformità, ad esempio rispetto a policy interne o normative esterne. L’evento viene probabilmente acquisito come fase specifica 'To Do' o 'Checklist' all’interno di un business process principale.
Perché è importante Monitorare le verifiche di conformità è essenziale per ridurre i rischi e garantire il rispetto degli standard organizzativi. Questa attività supporta direttamente il KPI 'Position Action Compliance Rate'. Dove reperirlo L’evento viene probabilmente acquisito come fase 'To Do' completata o come specifica fase di approvazione all’interno di un business process come 'Create Position' o 'Edit Position'. È necessaria un’analisi del sistema per confermare il meccanismo esatto. Acquisizione Timestamp di completamento di una fase di approvazione o 'To Do' relativa alla conformità nel log del business process. Tipo di evento explicit
	Posizione congelata	Rappresenta l’azione di sospendere temporaneamente una posizione, impedendone la copertura. L’evento viene acquisito quando un utente completa con successo il business process 'Freeze Position' in Workday.
Perché è importante Questa attività è fondamentale per la gestione dell’organico e dei budget. Analizzare la durata del congelamento di una posizione aiuta a individuare decisioni bloccate e a ottimizzare la pianificazione delle risorse. Dove reperirlo Acquisito al completamento del business process 'Freeze Position'. In genere, a seguito di questo evento viene aggiornato il campo relativo allo stato della posizione. Acquisizione Evento registrato al completamento del business process 'Freeze Position'. Tipo di evento explicit
	Posizione riclassificata	Rappresenta una modifica formale del job profile o della classificazione associata alla posizione. L’evento viene acquisito quando il business process 'Change Job' viene completato con successo per una specifica posizione.
Perché è importante Questa attività aiuta a comprendere le ristrutturazioni organizzative o i cambiamenti significativi nelle responsabilità del ruolo. Monitorare le riclassificazioni supporta l’analisi dell’evoluzione della forza lavoro e della stabilità dell’architettura dei ruoli. Dove reperirlo Proviene dai log di completamento del business process 'Change Job' quando viene applicato a una posizione, distinguendolo dall’applicazione a un lavoratore. Acquisizione Evento registrato al completamento con successo del business process 'Change Job' su una posizione. Tipo di evento explicit
	Posizione scongelata	È l’azione inversa del congelamento: una posizione sospesa torna attiva e nuovamente disponibile per l’assegnazione. L’evento viene generalmente acquisito deducendo una modifica del campo di stato della posizione da 'Frozen' ad 'Active'.
Perché è importante Questo evento segna la risoluzione del congelamento della posizione. Misurare il tempo che intercorre tra 'Position Frozen' e questo evento è fondamentale per il KPI 'Frozen Position Resolution Time'. Dove reperirlo L’evento può essere dedotto dalle modifiche con data di efficacia nel campo di stato della posizione, all’interno della cronologia o dell’audit log della posizione. In alcune configurazioni può inoltre essere disponibile come evento esplicito del business process 'Unfreeze'. Acquisizione Rilevare la modifica dello stato della posizione da 'Frozen' ad 'Active' sulla base della cronologia con data di efficacia. Tipo di evento inferred
	Richiesta di posizione rifiutata	Questa attività rappresenta la conclusione negativa della richiesta di creazione della posizione, quando un approvatore la rifiuta. Workday registra l’evento con lo stato terminale 'Denied' del business process 'Create Position'.
Perché è importante Analizzare le richieste rifiutate aiuta a identificare le cause più frequenti del rifiuto, come vincoli di budget o mancato allineamento alle policy, consentendo di migliorare il processo e fornire indicazioni più efficaci ai richiedenti. Dove reperirlo L’evento viene acquisito dallo stato finale dell’istanza del business process 'Create Position'. Il timestamp dell’evento corrisponde al momento in cui è stata eseguita l’azione di rifiuto. Acquisizione Evento registrato quando un approvatore seleziona l’azione 'Deny' all’interno di una fase del business process. Tipo di evento explicit

Consigliato Facoltativo

Guide all'estrazione

Come ottenere i Suoi dati da Workday HCM

Passaggi

Acceda a Workday: acceda al Suo tenant Workday con un account utente che disponga delle autorizzazioni per creare report personalizzati e accedere ai domini dati HCM (Human Capital Management) necessari.
Crei un report personalizzato: utilizzi la barra di ricerca per trovare e aprire l’attività 'Create Custom Report'.
Selezioni il tipo di report e l’origine dei dati: assegni un nome al report, ad esempio 'ProcessMind Position Management Events'. Selezioni 'Advanced' come tipo di report. Per l’origine dei dati, scelga 'Business Process Transactions'. Questa origine fornisce informazioni dettagliate a livello di evento sui passaggi dei processi aziendali.
Definisca le colonne del report: nella scheda 'Columns', aggiunga i campi che diventeranno le colonne dell’Event Log. Dovrà associare gli oggetti e i campi Workday agli attributi richiesti. Ad esempio:
- PositionId: associ al contesto del processo aziendale il campo 'Position ID'.
- EventTime: associ a ogni passaggio il campo 'Completed Date' o 'Corrected Completed Moment'.
- Utente: associ alla transazione il campo 'Completed By'.
- PositionStatus, Reparto, CostCenter, JobFamily: associ ai campi corrispondenti dell’oggetto aziendale 'Position'.
Crei i campi calcolati per il nome dell’attività: il punto centrale di questa estrazione consiste nel convertire i passaggi dei processi aziendali in nomi standard delle attività. Acceda al menu 'Related Business Objects' e crei un 'Calculated Field'. Utilizzi il tipo 'Evaluate Expression' per creare un albero logico. Ad esempio:
- Se 'Business Process Type' è 'Create Position' e 'Transaction Status' è 'Successfully Completed', restituisca il testo 'Position Created'.
- Se 'Business Process Type' è 'Create Position', 'Step' è '[Your Manager Approval Step Name]' e 'Status' è 'Completed', restituisca il testo 'Manager Approval Submitted'.
- Crei una condizione per ciascuna delle 13 attività richieste.
Configuri i filtri del report: nella scheda 'Filter', aggiunga richieste e filtri per definire l’ambito dei dati. Crei una richiesta per 'Completed Date', così da consentire la selezione di un intervallo di date. Aggiunga un filtro per includere solo i 'Business Process Types' pertinenti, come 'Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position' e 'Close Position'.
Raffini l’ordinamento e l’output: nella scheda 'Sort', ordini i risultati prima per PositionId e poi per EventTime, così da garantire l’ordine cronologico per ogni caso.
Abiliti il servizio Web (RaaS): dopo avere verificato che il report venga eseguito correttamente nell’interfaccia, acceda a Actions > Web Service > Enable as Web Service. Nelle opzioni, imposti 'Content Type' su 'JSON' per semplificare l’integrazione.
Protegga e testi l’endpoint: configuri la sicurezza del servizio Web per definire quali utenti o sistemi possono accedervi. Annoti l’URL JSON o WSDL generato. Utilizzi uno strumento come Postman o uno script semplice per testare l’endpoint e verificare la ricezione dei dati.
Automatizzi l’estrazione: utilizzi la piattaforma di integrazione o uno script per chiamare l’URL RaaS secondo una pianificazione. Lo script dovrà trasmettere nell’URL della richiesta l’intervallo di date desiderato come parametro.
Formatti i dati per ProcessMind: lo script dovrà analizzare la risposta JSON di Workday e trasformarla in un file CSV piatto. Si assicuri che le intestazioni delle colonne nel CSV corrispondano ai nomi degli attributi richiesti: PositionId, ActivityName, EventTime, Utente e così via.
Carichi il file in ProcessMind: il file CSV finale, formattato correttamente, è pronto per essere caricato in ProcessMind per l’analisi.

Configurazione

Tipo di report: Advanced. Questo tipo è necessario per creare campi calcolati e unire dati provenienti da diversi oggetti aziendali.
Fonte dati primaria: 'Business Process Transactions'. Questa fonte dati è orientata agli eventi e contiene i dettagli necessari, come stato, timestamp e partecipanti, per ogni fase di un processo aziendale.
Filtri principali:
- Tipo di processo aziendale: filtri il report in modo da includere solo i processi pertinenti, come 'Create Position', 'Close Position', 'Freeze Position', 'Change Job', 'Edit Position Restrictions' e 'Inactivate Position'. Questo è fondamentale per le prestazioni.
- Data di completamento: utilizzi un filtro con richiesta di valore per consentire agli utenti di specificare l'intervallo di date per l'estrazione. Per il caricamento iniziale, consigliamo di utilizzare dati relativi a un periodo compreso tra 3 e 6 mesi.
Campi calcolati: è necessario fare ampio uso dei campi calcolati 'Evaluate Expression' e 'Lookup Related Value' per ricavare l'ActivityName standardizzato e importare nel flusso degli eventi gli attributi dell'oggetto principale 'Position'.
Output del servizio Web: configuri il formato di output RaaS come JSON. È disponibile anche XML, ma JSON è generalmente più semplice da analizzare per le applicazioni moderne.
Autorizzazioni: l'utente che crea il report deve disporre delle autorizzazioni di sicurezza per domini dati quali 'Business Process Transactions', 'Position Management' e 'Worker Data'. I dati restituiti dalla chiamata RaaS saranno limitati in base a tali autorizzazioni.

a Query di esempio sql

/*
 This is a logical representation of the Workday Advanced Report configuration.
 It is built using the Workday Report Writer UI, not by writing code.
 Each 'SELECT' block represents a set of conditions within a single 'Evaluate Expression' calculated field for the 'ActivityName' column.
 The report's primary data source is 'Business Process Transactions'.
*/

// Calculated Field for ActivityName: 'cf_ActivityName'
// Type: Evaluate Expression

// Condition 1: Position Request Initiated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Transaction'.Is First Step = true)
THEN 'Position Request Initiated'
// Column Mapping for this condition:
// PositionId: 'Position' From Business Process -> Position ID
// ActivityName: 'cf_ActivityName' (this calculated field)
// EventTime: 'Business Process' -> Initiation Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 2: Manager Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Manager Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Manager Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 3: HR Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'HR Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'HR Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 4: Budget Approved
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Budget Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Budget Approved'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 5: Position Request Denied
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Denied')
THEN 'Position Request Denied'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By (on the denial step)

// Condition 6: Position Created
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Created'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business process' -> Initiator

// Condition 7: Position Attributes Modified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Attributes Modified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 8: Position Reclassified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Change Job' AND 'Business Process'.Context.Is Position = true AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Reclassified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 9: Position Compliance Reviewed
WHEN ('Business Process Step'.Name CONTAINS 'Compliance Review' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Position Compliance Reviewed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 10: Position Frozen
WHEN ('Business Process'.Type = 'Freeze Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Frozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 11: Position Unfrozen
// Note: This often relies on a different data source, 'Position History', to track status changes.
// If using 'Business Process Transactions', this assumes an 'Unfreeze' BP exists or is part of another BP.
// The example below assumes an 'Edit Position' BP is used to change the status.
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Position'.Is Frozen (Prior) = true AND 'Position'.Is Frozen = false AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Unfrozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 12: Position Deactivated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Inactivate Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Deactivated'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 13: Position Closed
WHEN ('Business Process'.Type = 'Close Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Closed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Default case for the calculated field
ELSE 'Other Activity'

/*
Final Report Structure:
- Data Source: Business Process Transactions
- Columns:
  - Position ID (from Position)
  - cf_ActivityName
  - Event Time (Calculated field to pick correct timestamp based on activity)
  - User (Calculated field to pick correct user)
  - End Time (same as Event Time for discrete events)
  - Position Status (from Position)
  - Reason For Change (from Business Process -> Reason)
  - Department (Supervisory Organization from Position)
  - Cost Center (from Position)
  - Job Family (from Job Profile)
- Filter:
  - Business Process Type IN ('Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position', 'Close Position', ...)
  - Completed Date IS IN [Prompted Date Range]
  - cf_ActivityName IS NOT 'Other Activity'
*/

Passaggi

Prerequisito: crei un report personalizzato Workday. Prima di eseguire lo script, crei in Workday un report personalizzato che fornisca i dati necessari. Utilizzi la fonte dati 'Business Process Transactions'. Renda disponibili i campi richiesti per l'event log, tra cui Position ID, Business Process Type, Step Name, Status, Effective Date, Completed Date e Initiator. Abiliti il report come servizio Web selezionando 'Enable as Web Service' nella scheda 'Advanced' e configuri le autorizzazioni necessarie per il Suo Integration System User (ISU).
Prerequisito: configuri l'utente di integrazione Workday. Verifichi di disporre di un Integration System User (ISU) autorizzato ad accedere al report personalizzato creato nel passaggio precedente. Annoti il nome utente, la password e l'URL dell'endpoint JSON RaaS (Reports-as-a-Service) generato per il report.
Configuri l'ambiente Python. Installi Python sul computer che eseguirà l'estrazione. Installi le librerie necessarie con pip: pip install requests pandas.
Configuri lo script Python. Scarichi lo script Python fornito. Apra il file in un editor di testo e aggiorni le variabili segnaposto all'inizio dello script. Deve inserire l'URL RaaS Workday, il nome utente e la password. Imposti inoltre START_DATE e END_DATE in base al periodo di estrazione desiderato.
Comprenda la logica dello script. Lo script esegue l'autenticazione con Workday, richiama il servizio Web del report personalizzato e trasmette l'intervallo di date come parametro. Workday restituisce i dati in formato JSON. Se il report restituisce più di una pagina di risultati, lo script gestisce automaticamente la paginazione.
Esegua lo script. Apra un terminale o un prompt dei comandi, acceda alla directory in cui ha salvato lo script ed esegua il comando: python workday_extraction.py.
Mappatura delle attività. Lo script contiene un dizionario di mappatura (activity_map) che traduce le combinazioni di processi aziendali Workday e stati delle fasi nei nomi standard delle attività richiesti da ProcessMind. Potrebbe essere necessario modificare le chiavi di questo dizionario affinché corrispondano ai nomi esatti dei processi aziendali configurati nel Suo tenant Workday.
Trasformazione dei dati. Lo script esamina ogni record restituito dal report. Applica la mappatura delle attività, estrae gli attributi richiesti e formatta correttamente i timestamp. Ogni evento valido viene aggiunto a un elenco.
Generazione dell'output. Al termine dell'elaborazione, lo script converte l'elenco degli eventi in un DataFrame pandas. In questo modo i dati vengono organizzati in formato tabellare, con i nomi di colonna richiesti: PositionId, ActivityName, EventTime, User e altri.
Esporti il CSV per ProcessMind. Lo script salva il DataFrame finale in un file CSV denominato position_management_event_log.csv. Il file è codificato in UTF-8 ed è pronto per essere caricato in ProcessMind senza ulteriori modifiche.

Configurazione

Report personalizzato Workday (RaaS): la fonte dati primaria è un report Workday personalizzato abilitato come servizio Web. Il report deve essere basato sulla fonte dati 'Business Process Transactions'.
Campi del report: il report deve includere campi quali Position ID, Business Process Definition, Business Process Step, Transaction Status, Effective Timestamp, Completion Timestamp, Initiator e qualsiasi altro attributo richiesto, come Cost Center o Supervisory Organization.
Integration System User (ISU): per l'autenticazione è necessario un ISU con nome utente e password. L'utente deve appartenere a un gruppo di sicurezza autorizzato ad accedere all'endpoint del servizio Web del report personalizzato.
Intervallo di date: lo script utilizza i parametri START_DATE e END_DATE. Per l'estrazione iniziale, si consiglia un periodo compreso tra 3 e 6 mesi, così da mantenere gestibile il volume dei dati e velocizzare l'esecuzione. Le estrazioni successive possono utilizzare un periodo delta più breve.
Endpoint API: lo script richiede l'URL dell'endpoint JSON del report personalizzato. L'URL è disponibile nella scheda 'Web Service' della definizione del report personalizzato in Workday.
Mappatura delle attività: la logica dello script si basa su una mappatura configurabile dei nomi dei processi e degli stati Workday nei nomi finali delle attività. Potrebbe essere necessario personalizzarla in base alla configurazione specifica dei processi aziendali Workday.

a Query di esempio python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday RaaS endpoint, username, and password
WORKDAY_RAAS_URL = class="hl-string">'[Your_Workday_RaaS_JSON_Endpoint_URL]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_ISU_Username]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_ISU_Password]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Mapping --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># This dictionary maps Workday processes and statuses to standardized activity names.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The keys are tuples: (class="hl-string">'Business Process Name', class="hl-string">'Step Name / Status').
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MAY need to adjust the class="hl-string">'Business Process Name' to match your Workday configuration.
activity_map = {
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Initiation Step'): class="hl-string">'Position Request Initiated',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Manager Approval'): class="hl-string">'Manager Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'HR Approval'): class="hl-string">'HR Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Budget Approval'): class="hl-string">'Budget Approved',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Denied'): class="hl-string">'Position Request Denied',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Created',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Attributes Modified',
    (class="hl-string">'Change Job', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Reclassified',
    (class="hl-string">'Freeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Frozen',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming a business process exists for this. If not, this requires a different approach.
    (class="hl-string">'Unfreeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Unfrozen',
    (class="hl-string">'Inactivate Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Deactivated',
    (class="hl-string">'Close Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Closed',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping a class="hl-string">'To Do' step within a parent process for compliance review
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed'
}

def get_activity_name(process, step, status):
    class="hl-string">"""Determines the activity name based on the mapping."""
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Denied and successful completion are based on the overall process status
    if status == class="hl-string">'Denied':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Denied'))
    if status == class="hl-string">'Successfully Completed':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Successfully Completed'))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Other activities are based on specific steps
    return activity_map.get((process, step))

def fetch_workday_data():
    class="hl-string">"""Fetches data from the Workday RaaS endpoint with pagination."""
    all_entries = []
    page = 1
    while True:
        params = {
            class="hl-string">'format': class="hl-string">'json',
            class="hl-string">'page': page,
            class="hl-string">'StartDate': fclass="hl-string">'{START_DATE}T00:00:00Z',
            class="hl-string">'EndDate': fclass="hl-string">'{END_DATE}T23:59:59Z'
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching page {page}...")
        try:
            response = requests.get(
                WORKDAY_RAAS_URL,
                auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD),
                params=params
            )
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            entries = data.get(class="hl-string">'Report_Entry', [])
            if not entries:
                print(class="hl-string">"No more entries found. Concluding fetch.")
                break
            all_entries.extend(entries)
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if this is the last page
            if len(entries) < data.get(class="hl-string">'Report_Data', {}).get(class="hl-string">'Page_Size', 1000):
                 break
            page += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday: {e}")
            break
        except ValueError:
            print(class="hl-string">"Error parsing JSON response. Check the URL and credentials.")
            print(class="hl-string">"Response text:", response.text)
            break

    print(fclass="hl-string">"Total entries fetched: {len(all_entries)}")
    return all_entries

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save data."""
    report_entries = fetch_workday_data()
    if not report_entries:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    event_log = []
    for entry in report_entries:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming your RaaS report column names are aliased for clarity
        process_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessType')
        step_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessStep')
        status = entry.get(class="hl-string">'TransactionStatus')
        position_id = entry.get(class="hl-string">'PositionID')
        
        activity = get_activity_name(process_name, step_name, status)
        
        if not activity or not position_id:
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Skip records that don't map to a required activity or have no Position ID

        event_log.append({
            class="hl-string">'PositionId': position_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime', entry.get(class="hl-string">'EffectiveDateTime')),
            class="hl-string">'EndTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime'),
            class="hl-string">'User': entry.get(class="hl-string">'InitiatorName'),
            class="hl-string">'PositionStatus': entry.get(class="hl-string">'PositionStatus'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this field is in the report
            class="hl-string">'ReasonForChange': entry.get(class="hl-string">'Reason'),
            class="hl-string">'Department': entry.get(class="hl-string">'SupervisoryOrganization'),
            class="hl-string">'CostCenter': entry.get(class="hl-string">'CostCenter'),
            class="hl-string">'JobFamily': entry.get(class="hl-string">'JobFamily')
        })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No processable events found after mapping. Exiting.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'], errors=class="hl-string">'coerce')
    df.dropna(subset=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    final_columns = [
        class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'User', class="hl-string">'EndTime', 
        class="hl-string">'PositionStatus', class="hl-string">'ReasonForChange', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CostCenter', class="hl-string">'JobFamily'
    ]
    df = df.reindex(columns=final_columns)

    output_filename = class="hl-string">'position_management_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Passaggi

Verifichi che la piattaforma middleware o ETL selezionata, come MuleSoft, Boomi o Informatica, disponga di un connettore Workday con licenza e che il runtime di integrazione possa raggiungere Workday. Ottenga dall'amministratore Workday le credenziali dell'utente di sistema di integrazione, le assegnazioni ai gruppi di sicurezza, le autorizzazioni per report o API e la configurazione dell'endpoint del tenant.
In Workday, identifichi i report o le API approvati che espongono lo storico dei processi aziendali, il completamento delle fasi di approvazione, gli attributi delle posizioni, le variazioni di stato, i riferimenti a lavoratori o utenti e i timestamp effettivi. Utilizzi [Configure based on your system] per i nomi esatti dei report o delle API, poiché variano in base alla configurazione del tenant. Verifichi che la fonte esponga Position ID e un contesto sufficiente del processo aziendale per distinguere tutte le attività richieste.
Configuri il connettore nella piattaforma middleware con la connessione al tenant Workday, il metodo di autenticazione, il timeout delle richieste, la paginazione, la politica di nuovi tentativi e i parametri per l'estrazione incrementale. Utilizzi [Your start date] e [Your end date] come parametri di data e applichi gli eventuali filtri approvati per azienda o organizzazione gerarchica.
Estragga i dataset della fonte in oggetti di staging nella piattaforma middleware. Conservi gli identificativi della fonte, i timestamp degli eventi, i timestamp di completamento, gli identificativi degli esecutori, lo stato della posizione, il motivo, il reparto, il centro di costo, la famiglia professionale, il nome del processo aziendale, il nome della fase, lo stato della fase e gli attributi della posizione con validità temporale. Non faccia affidamento su ProcessMind per dedurre gli eventi.
Trasformi i dati in staging in una riga di evento per ogni attività esplicitamente supportata. Mappi l'avvio del processo aziendale della fonte a Position Request Initiated, le fasi di approvazione completate dal manager, dalle risorse umane e dal budget alle attività corrispondenti, lo stato terminale negato a Position Request Denied, il completamento corretto di Create Position a Position Created e il completamento corretto dei processi specifici di modifica della posizione alle attività corrispondenti. Mappi la revisione di conformità solo quando è disponibile una fase To Do o Checklist completata in modo esplicito. Mappi Position Unfrozen solo quando la fonte registra esplicitamente una transizione di stato da Frozen ad Active durante la trasformazione dell'estrazione.
Esegua la trasformazione SQL completa nel campo query sulle viste della fonte in staging, sostituendo esclusivamente i segnaposto relativi a connessione, credenziali, date e azienda. I nomi delle viste e delle colonne della fonte presenti nella query sono segnaposto professionali e devono essere sostituiti con gli oggetti e i campi effettivamente esposti dal connettore Workday configurato.
Convalidi che PositionId, ActivityName ed EventTime siano valorizzati per ogni riga di output, che i timestamp siano normalizzati in un unico fuso orario concordato e che i record duplicati della fonte siano rimossi utilizzando l'identificativo dell'evento della fonte o una chiave composta documentata. Conservi User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter e JobFamily quando disponibili.
Esporti il risultato come CSV UTF-8 o in un altro formato di event log supportato da ProcessMind. Utilizzi PositionId come identificativo del caso, ActivityName come colonna dell'attività ed EventTime come timestamp dell'evento. Includa gli attributi consigliati nelle colonne aggiuntive, conservi una riga per evento e carichi il file in ProcessMind senza aspettarsi che deduca le attività mancanti.

Configurazione

Connettore: configuri il connettore Workday approvato in MuleSoft, Boomi, Informatica o nella piattaforma ETL selezionata. Le operazioni esatte del connettore, i nomi dei report e le risorse API dipendono dal tenant e dalla versione del connettore.
Configurazione della fonte: utilizzi [Configure based on your system] per i report Workday o le API che espongono gli eventi dei processi aziendali, le fasi di approvazione, lo storico dello stato delle posizioni e gli attributi delle posizioni con validità temporale.
Intervallo di date: inizi con un periodo compreso tra 3 e 6 mesi di eventi completati. Estenda l'intervallo solo dopo aver convalidato tempi di esecuzione, paginazione, conservazione della fonte e limiti di acquisizione di ProcessMind.
Caricamento incrementale: utilizzi EventTime o il timestamp di modifica dell'evento della fonte come watermark. Includa una piccola sovrapposizione tra le esecuzioni ed elimini i duplicati tramite l'identificativo dell'evento della fonte o una chiave composta documentata.
Colonne obbligatorie dell'output: PositionId, ActivityName ed EventTime devono essere presenti e valorizzati. PositionId è l'identificativo del caso.
Colonne consigliate dell'output: User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter e JobFamily.
Filtri delle attività: filtri in base ai nomi configurati dei processi aziendali Create Position, Edit Position Restrictions, Change Job, Freeze Position, Inactivate Position e Close Position, oltre alla fase To Do o Checklist configurata per la conformità. Utilizzi i valori esatti del tenant, anziché etichette presunte.
Gestione degli stati: estragga Position Unfrozen solo da una transizione di stato Frozen ad Active disponibile in modo esplicito. Non crei un evento esclusivamente perché lo stato corrente è Active.
Prestazioni: abiliti la paginazione del connettore, filtri di data circoscritti, filtri lato fonte, l'estrazione parallela solo quando supportata e l'elaborazione incrementale in staging. Eviti estrazioni complete e senza restrizioni dell'intero tenant.
Sicurezza: l'utente di integrazione deve essere autorizzato a leggere lo storico dei processi aziendali, le fasi di approvazione, i dati delle posizioni, lo storico degli stati, gli attributi organizzativi e i riferimenti agli utenti. I domini di sicurezza e l'accesso ai report devono essere approvati dall'amministratore Workday.
Prerequisiti: verifichi la licenza del connettore Workday, il runtime middleware, la conservazione sicura delle credenziali, l'accesso alla rete, la disponibilità dei report o delle API della fonte e le autorizzazioni di importazione in ProcessMind.

a Query di esempio sql

WITH source_events AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Business Process Name] AS BusinessProcessName,
        [Step Name] AS StepName,
        [Step Status] AS StepStatus,
        [Event Type] AS EventType,
        [Event Timestamp] AS SourceEventTime,
        [Completion Timestamp] AS SourceEndTime,
        [Performed By] AS SourceUser,
        [Position Status] AS SourcePositionStatus,
        [Reason] AS SourceReasonForChange,
        [Department] AS SourceDepartment,
        [Cost Center] AS SourceCostCenter,
        [Job Family] AS SourceJobFamily,
        [Previous Position Status] AS PreviousPositionStatus,
        [Source Event ID] AS SourceEventId
    FROM [Your Workday staged event source]
    WHERE [Event Timestamp] >= CAST('[Your start date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[Your end date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Position ID] IS NOT NULL
),
position_attributes AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Position Status] AS PositionStatus,
        [Reason] AS ReasonForChange,
        [Department] AS Department,
        [Cost Center] AS CostCenter,
        [Job Family] AS JobFamily
    FROM [Your Workday staged position attribute source]
),
normalized_events AS (
    SELECT
        s.PositionId,
        'Position Request Initiated' AS ActivityName,
        s.SourceEventTime AS EventTime,
        s.SourceEndTime AS EndTime,
        s.SourceUser AS User,
        COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus) AS PositionStatus,
        s.SourceReasonForChange AS ReasonForChange,
        COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department) AS Department,
        COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter) AS CostCenter,
        COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily) AS JobFamily,
        s.SourceEventId AS SourceEventId
    FROM source_events s
    LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position'
      AND (s.EventType = 'Initiated' OR s.StepName = 'Create Position')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Manager Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Manager Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'HR Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'HR Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Budget Approved', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Budget Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Request Denied', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND (s.StepStatus = 'Denied' OR s.EventType = 'Denied')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Created', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepStatus = 'Completed' AND s.EventType = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Attributes Modified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Edit Position Restrictions' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Reclassified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Change Job' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Compliance Reviewed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.StepStatus = 'Completed' AND (s.StepName = 'Compliance Review' OR s.StepName = 'Compliance Checklist' OR s.StepName = 'Compliance To Do')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Frozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Freeze Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Unfrozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.PreviousPositionStatus = 'Frozen' AND s.SourcePositionStatus = 'Active'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Deactivated', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Inactivate Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Closed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Close Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
),
deduplicated_events AS (
    SELECT
        PositionId,
        ActivityName,
        EventTime,
        EndTime,
        User,
        PositionStatus,
        ReasonForChange,
        Department,
        CostCenter,
        JobFamily,
        ROW_NUMBER() OVER (
            PARTITION BY PositionId, ActivityName, EventTime, COALESCE(SourceEventId, '')
            ORDER BY EndTime DESC NULLS LAST
        ) AS duplicate_rank
    FROM normalized_events
)
SELECT
    PositionId,
    ActivityName,
    EventTime,
    EndTime,
    User,
    PositionStatus,
    ReasonForChange,
    Department,
    CostCenter,
    JobFamily
FROM deduplicated_events
WHERE duplicate_rank = 1
  AND PositionId IS NOT NULL
  AND ActivityName IS NOT NULL
  AND EventTime IS NOT NULL
ORDER BY PositionId, EventTime, ActivityName;

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