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Il Suo template dei dati per Hire to Retire, gestione delle posizioni

Workday HCM

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Attributi di Hire to Retire, gestione delle posizioni(21) Attività di Hire to Retire, gestione delle posizioni(13) Guide all’estrazione(3)

Il Suo template dei dati per Hire to Retire, gestione delle posizioni

Questo template offre indicazioni chiare per raccogliere i dati essenziali necessari ad analizzare il processo Hire to Retire, gestione delle posizioni. Specifica quali attributi raccogliere, quali attività monitorare e come estrarre queste informazioni da Workday HCM. Utilizzi questa risorsa per preparare un Event Log completo, da cui ricavare informazioni utili con il Process Mining.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l’estrazione

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

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Attributi di Hire to Retire, gestione delle posizioni

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa del processo Hire to Retire, gestione delle posizioni.

3 Obbligatorio 7 Consigliato 11 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	ID posizione PositionId	Identificativo univoco di una specifica posizione all’interno dell’organizzazione, utilizzato come identificativo principale del caso nel processo di gestione delle posizioni.
Descrizione L’ID posizione è il riferimento fondamentale per analizzare il processo di gestione delle posizioni. Ogni ID corrisponde al ciclo di vita di una singola posizione, dalla richiesta iniziale e dalla creazione fino alle eventuali modifiche e riclassificazioni, alla disattivazione o alla chiusura. Nel Process Mining, questo attributo consente di associare a uno specifico caso tutte le attività correlate, come approvazioni, modifiche dei dati e aggiornamenti di stato. In questo modo è possibile ricostruire l’intero percorso della posizione, analizzare i tempi di ciclo, individuare le varianti del processo e monitorare la conformità per ogni singola posizione. Perché è importante È essenziale per seguire l’intero ciclo di vita di una posizione, analizzare il processo dall’inizio alla fine e individuare colli di bottiglia o deviazioni nei singoli casi. Dove reperirli È un identificativo fondamentale in Workday HCM, generalmente disponibile nei report e nei dati dei processi aziendali relativi alla gestione del personale e delle posizioni. Esempi POS-0012345POS-0067890POS-0112233
	Nome attività ActivityName	Il nome della specifica fase o dell’evento del processo aziendale, ad esempio 'Posizione creata' o 'Budget approvato'.
Descrizione Il nome attività descrive una singola fase del ciclo di vita della gestione delle posizioni. Questi eventi costituiscono gli elementi fondamentali della mappa del processo e mostrano la sequenza di azioni svolte per ogni posizione. L’analisi delle attività consente di visualizzare i flussi del processo, individuare i percorsi più e meno frequenti e misurare il tempo che intercorre tra le tappe principali. Tra gli esempi figurano 'Richiesta di posizione avviata', 'Attributi della posizione modificati' e 'Posizione chiusa', che nel loro insieme descrivono il flusso operativo. Perché è importante Questo attributo è fondamentale per creare la mappa del processo, visualizzarne il flusso e individuare gli eventi specifici che causano ritardi o rilavorazioni. Dove reperirli Estratto dai registri delle transazioni del framework dei processi aziendali di Workday. Ogni fase definita in un processo aziendale genera un record di evento. Esempi Richiesta di posizione avviataApprovazione del responsabile inviataPosizione creataPosizione disattivata
	Ora dell’evento EventTime	La data e l’ora in cui si è verificata una specifica attività o un evento.
Descrizione L’ora dell’evento è un timestamp preciso che registra la data e l’ora di ogni attività del processo. Questi dati sono fondamentali per tutte le analisi temporali, compreso il calcolo dei tempi di ciclo, dei tempi di attesa e delle durate. Nel Process Mining, il timestamp serve a ordinare cronologicamente gli eventi e a ricostruire la sequenza di attività che compone il flusso del processo. È la base per diagnosticare le prestazioni, individuare i colli di bottiglia, analizzare la produttività e monitorare gli SLA. Perché è importante È essenziale per ordinare gli eventi, calcolare tutte le metriche temporali, come il tempo di ciclo e la durata, e diagnosticare i colli di bottiglia del processo. Dove reperirli Questo timestamp viene registrato automaticamente per ogni transazione dei processi aziendali in Workday HCM. Esempi 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
	Centro di costo CostCenter	Il centro di costo finanziario associato alla posizione, utilizzato per la pianificazione del budget e la rendicontazione finanziaria.
Descrizione Il centro di costo è una dimensione finanziaria che collega una posizione a uno specifico budget. È essenziale per monitorare i costi e verificare che il personale sia in linea con i piani finanziari. Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per le analisi relative alle approvazioni di budget e all’impatto finanziario. Aiuta a capire come variano i tempi di approvazione tra i centri di costo e a correlare le attività di gestione delle posizioni con i risultati finanziari. È inoltre utile per uniformare gli attributi dei ruoli tra unità finanziarie simili. Perché è importante Aggiunge una dimensione finanziaria all’analisi, consentendo di visualizzare il processo per unità di budget e di analizzare i colli di bottiglia legati al budget. Dove reperirli Fa parte delle informazioni finanziarie, o 'Worktag', assegnate a una posizione in Workday HCM. Esempi CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
	Famiglia professionale JobFamily	Un raggruppamento di mansioni con caratteristiche, competenze e attività simili, come 'Ingegneria' o 'Risorse umane'.
Descrizione Una famiglia professionale è una classificazione che raggruppa profili professionali correlati. Per esempio, i profili 'Ingegnere software' e 'Ingegnere software senior' possono appartenere entrambi alla famiglia professionale 'Ingegneria'. Questa classificazione permette di organizzare e analizzare i ruoli a un livello più ampio. Questo attributo supporta analisi come il monitoraggio delle riclassificazioni e l’uniformazione degli attributi delle posizioni. Analizzando le modifiche all’interno o tra diverse famiglie professionali, un’organizzazione può ottenere informazioni sui percorsi di carriera, sulla coerenza nella definizione dei ruoli e sulle tendenze della forza lavoro. Perché è importante Consente di analizzare i ruoli a un livello più ampio e supporta le iniziative di uniformazione e l’analisi delle riclassificazioni tra categorie professionali correlate. Dove reperirli Fa parte della struttura del catalogo delle mansioni in Workday HCM ed è associata al profilo professionale della posizione. Esempi Tecnologie dell’informazioneFinanza e contabilitàProfessionisti delle vendite
	Motivo della modifica ReasonForChange	Il motivo indicato per una modifica, ad esempio la riclassificazione, la modifica o la chiusura di una posizione.
Descrizione Questo attributo registra la motivazione aziendale di una specifica modifica apportata a una posizione. In Workday i motivi vengono spesso selezionati da un elenco predefinito per garantire coerenza, ad esempio 'Riorganizzazione', 'Nuovo progetto' o 'Adeguamento del budget'. L’analisi di questo attributo fornisce un contesto prezioso sui flussi del processo. Aiuta a capire le ragioni alla base delle attività e, per esempio, a correlare gli eventi di riclassificazione con motivazioni specifiche per individuare tendenze nella riorganizzazione aziendale o nell’evoluzione dei ruoli. Perché è importante Chiarisce il contesto aziendale di attività come le modifiche e le riclassificazioni, aiutando a individuare le cause profonde delle variazioni del processo. Dove reperirli È un campo obbligatorio per molte transazioni dei processi aziendali in Workday, come 'Modifica restrizioni della posizione' o 'Chiudi posizione'. Esempi Creazione di un nuovo repartoRiorganizzazioneCorrezione dei datiConclusione del progetto
	Ora di fine EndTime	Il timestamp che indica quando è stata completata un’attività. Serve a calcolare la durata delle singole attività.
Descrizione L’ora di fine indica il completamento di una specifica attività. L’ora di inizio mostra quando si è verificato un evento; utilizzando entrambi i valori è possibile calcolare il tempo di elaborazione dell’evento. È particolarmente utile per le attività che non si concludono istantaneamente, come una fase di revisione della conformità. Confrontando l’ora di fine di un’attività con l’ora di inizio della successiva, è possibile misurare con precisione sia il tempo di elaborazione sia quello di attesa e ottenere così informazioni più approfondite sull’efficienza del processo. Perché è importante È necessaria per calcolare la durata precisa delle attività e distinguere il tempo di elaborazione effettivo dai tempi di attesa. Dove reperirli Alcune fasi dei processi aziendali di Workday riportano esplicitamente l’ora di inizio e di fine. In caso contrario, l’ora di fine può essere ricavata dall’ora di inizio dell’evento successivo nello stesso caso. Esempi 2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
	Reparto Department	Il reparto o l’organizzazione gerarchica a cui appartiene la posizione.
Descrizione L’attributo reparto, spesso denominato 'Organizzazione gerarchica' nella terminologia di Workday, fornisce il principale contesto organizzativo di una posizione. Identifica il team o l’area aziendale in cui si colloca. È una dimensione fondamentale per confrontare le prestazioni tra le diverse aree dell’azienda. Per esempio, è possibile confrontare i tempi di ciclo di approvazione delle nuove posizioni nei reparti di ingegneria e marketing per individuare buone pratiche o colli di bottiglia specifici. Perché è importante Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità organizzative, mettendo in luce colli di bottiglia o efficienze specifici dei singoli reparti. Dove reperirli Collegato alla posizione tramite l’assegnazione a un’organizzazione gerarchica in Workday HCM. Esempi Vendite - Nord AmericaIngegneria - Sviluppo piattaformaFinanza - Pianificazione e analisi finanziaria aziendale
	Stato della posizione PositionStatus	Lo stato attuale o storico della posizione, ad esempio 'Aperta', 'Coperta', 'Congelata' o 'Chiusa'.
Descrizione Lo stato della posizione indica la condizione in cui si trova in un determinato momento. Questo attributo è fondamentale per comprenderne la disponibilità e la fase del ciclo di vita. Nell’analisi, filtrare per stato aiuta a concentrarsi su specifiche fasi del processo. Per esempio, analizzare le posizioni con stato 'Congelata' consente di creare report sull’anzianità e capire per quanto tempo le risorse restano impegnate. Monitorare i passaggi da uno stato all’altro è essenziale per comprendere il flusso del processo. Perché è importante Fornisce un contesto essenziale sullo stato della posizione, consentendo di analizzare da quanto tempo è congelata e di seguirne l’avanzamento nel ciclo di vita. Dove reperirli Disponibile come campo standard dell’oggetto posizione in Workday HCM. Esempi Aperta - ApprovataCopertaCongelataChiusa
	Utente User	L’ID o il nome dell’utente che ha svolto l’attività.
Descrizione Questo attributo identifica il dipendente o l’utente di sistema responsabile di una specifica attività del processo, ad esempio l’invio di un’approvazione o la modifica degli attributi della posizione. Può trattarsi di un responsabile, di un referente delle risorse umane o di un analista finanziario. L’analisi dei dati per utente aiuta a individuare esigenze formative, squilibri nella distribuzione del carico di lavoro e differenze nelle prestazioni individuali. Per esempio, può mostrare quali utenti partecipano più spesso alle attività di rilavorazione, segnalando la necessità di istruzioni più chiare o di miglioramenti al sistema. Perché è importante Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro e i comportamenti dei singoli utenti, nonché di individuare esigenze formative e persone con prestazioni elevate. Dove reperirli Disponibile nei registri delle transazioni dei processi aziendali di Workday, che riportano chi ha avviato o svolto ogni fase. Esempi jsmithdavis_janehr_admin_svc
	È stata verificata la conformità IsComplianceReviewed	Indicatore booleano impostato su vero se nel caso si è verificata l’attività 'Verifica della conformità della posizione'.
Descrizione Questo indicatore specifica se la posizione è stata sottoposta a una verifica formale della conformità in una qualsiasi fase del suo ciclo di vita. Il valore viene determinato controllando se l’attività 'Verifica della conformità della posizione' è presente per un determinato ID posizione. L’attributo semplifica il monitoraggio della conformità e il calcolo dei KPI. Consente di filtrare facilmente tutti i casi sottoposti o meno a verifica e supporta direttamente il calcolo del KPI 'Tasso di conformità delle azioni sulle posizioni', facilitando il conteggio dei casi conformi. Perché è importante Semplifica la misurazione dei livelli di conformità e consente di filtrare facilmente le posizioni che non sono state sottoposte alle verifiche obbligatorie, per isolarle e analizzarle. Dove reperirli È un indicatore derivato, calcolato a livello di caso. Viene impostato su vero se il registro del caso contiene l’attività 'Verifica della conformità della posizione'. Esempi truefalse
	È una rilavorazione IsRework	Indicatore booleano impostato su vero quando un’attività è considerata una rilavorazione, ad esempio se gli attributi della posizione vengono modificati più volte.
Descrizione L’indicatore di rilavorazione identifica le attività che corrispondono a correzioni o ripetizioni del lavoro e che spesso segnalano inefficienze del processo o problemi di qualità. In genere viene impostato su vero per eventi come 'Attributi della posizione modificati' che si verificano poco dopo la creazione o si ripetono più volte in sequenza. Questo attributo calcolato è essenziale per la Dashboard 'Analisi delle rilavorazioni dei dati delle posizioni'. Consente di quantificare facilmente i tassi di rilavorazione, aiuta a individuarne le cause profonde analizzando il contesto degli eventi segnalati e supporta KPI come 'Tasso di rilavorazione dei dati delle posizioni'. Perché è importante Segnala direttamente le attività di rilavorazione inefficienti, facilitandone la quantificazione e l’analisi e aiutando a orientare gli interventi di miglioramento per ridurre gli sprechi. Dove reperirli È un indicatore derivato, calcolato in base alla sequenza e alla frequenza delle attività. Per esempio, viene impostato su vero se 'Attributi della posizione modificati' si verifica più di una volta per lo stesso caso. Esempi truefalse
	Profilo professionale JobProfile	Il template standard di una mansione, che ne definisce le caratteristiche fondamentali, come responsabilità e qualifiche.
Descrizione Il profilo professionale è un elemento fondamentale dell’architettura delle mansioni di Workday. Funge da template che definisce una mansione, includendo il titolo predefinito, le qualifiche e la fascia retributiva. Una posizione è un’istanza di un profilo professionale all’interno di uno specifico reparto. Questo attributo è essenziale per comprendere il livello di uniformità del processo. Analizzare i processi per profilo professionale può rivelare se alcuni tipi di ruolo hanno cicli di approvazione più lunghi o sono più soggetti a rilavorazioni. È inoltre fondamentale per monitorare le riclassificazioni in cui una posizione passa da un profilo professionale a un altro. Perché è importante Collega una posizione a un template standard della mansione e consente di analizzare le variazioni del processo in base alle caratteristiche uniformate del ruolo. Dove reperirli Campo obbligatorio per ogni posizione in Workday HCM. È un elemento fondamentale del modello di dati per la gestione del personale. Esempi JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
	Sede Location	La sede fisica o logica di lavoro associata alla posizione.
Descrizione L’attributo sede specifica l’area geografica o l’ufficio in cui si trova la posizione. Può indicare un indirizzo preciso, un paese o una regione e può anche avere il valore 'Da remoto'. L’analisi per sede può far emergere differenze regionali nelle prestazioni del processo, come variazioni nei tempi di approvazione o nei livelli di conformità. Aiuta a capire se i processi sono uniformi a livello globale o se le prassi locali generano deviazioni. Perché è importante Consente di analizzare i dati per area geografica e individuare differenze regionali nei processi, variazioni nella conformità o colli di bottiglia specifici di una sede. Dove reperirli Attributo standard che può essere assegnato a una posizione in Workday HCM. Esempi New York, Stati UnitiLondra, Regno UnitoDa remoto (Germania)
	Sistema di origine SourceSystem	Il sistema da cui provengono i dati, in questo caso Workday HCM.
Descrizione Questo attributo identifica l’applicazione di origine in cui sono stati generati i dati del processo di gestione delle posizioni. In questa analisi specifica l’origine è sempre Workday HCM, ma il campo è fondamentale negli ambienti aziendali in cui i dati possono provenire da più sistemi. Includere questo attributo rende chiara la provenienza dei dati e aiuta a distinguere i processi che coinvolgono piattaforme diverse. Fornisce il contesto necessario ed è una buona pratica di governance dei dati. Perché è importante Fornisce informazioni essenziali sull’origine dei dati, chiarendo il contesto negli ambienti con più sistemi e supportando gli standard di governance dei dati. Dove reperirli In genere è un valore statico ('Workday HCM'), aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati. Esempi Workday HCMWorkdayHCM_Prod
	Stato di conformità ComplianceStatus	Indica l’esito di una fase di verifica della conformità, ad esempio 'Conforme' o 'Non conforme'.
Descrizione Questo attributo registra l’esito dell’attività formale 'Verifica della conformità della posizione'. Indica se gli attributi della posizione, la cronologia delle approvazioni o la motivazione rispettano le politiche interne o le normative esterne. È un attributo fondamentale per la Dashboard 'Panoramica della conformità delle azioni sulle posizioni'. Consente di monitorare direttamente i livelli di conformità e aiuta i revisori o i team delle risorse umane a individuare e verificare rapidamente le posizioni segnalate come non conformi, così da intervenire e ridurre i rischi. Perché è importante Misura direttamente l’esito dei controlli di conformità, consentendo di monitorare il rispetto delle politiche e segnalare i casi ad alto rischio da sottoporre a revisione. Dove reperirli Probabilmente è il risultato di una fase specifica configurata in un processo aziendale di Workday. Potrebbe essere registrato come commento o campo personalizzato. Esempi ConformeNon conformeRichiede un approfondimento
	Tempo di approvazione di una nuova posizione NewPositionApprovalCycleTime	Il tempo totale che intercorre tra l’avvio di una richiesta di posizione e la creazione della posizione nel sistema.
Descrizione Questo attributo misura il tempo di ciclo dall’inizio alla fine del processo di approvazione di una nuova posizione. Si calcola come intervallo tra l’evento 'Richiesta di posizione avviata' e l’evento 'Posizione creata' per un determinato ID posizione. Supporta direttamente il KPI 'Tempo medio di ciclo di approvazione di una nuova posizione' e le relative Dashboard. Calcolandolo a livello di caso, è possibile analizzare la distribuzione dei tempi di ciclo, individuare i valori anomali e verificare quali fattori sono associati a tempi di approvazione più o meno lunghi, come il reparto o il tipo di posizione. Perché è importante Misura direttamente un indicatore chiave di prestazione e consente di analizzare l’efficienza delle approvazioni e individuare i fattori che causano ritardi. Dove reperirli Calcolato a livello di caso nello strumento di Process Mining, misurando la differenza di tempo tra specifiche attività iniziali e finali. Esempi P5DT6HP12DP2DT12H30M
	Tipo di posizione PositionType	Classifica la posizione in base alle condizioni di impiego, ad esempio a tempo pieno, a tempo parziale o con contratto.
Descrizione In Workday, il tipo di posizione, spesso denominato 'Tipo di lavoratore' o 'Tipo di orario', classifica la natura del rapporto di lavoro associato alla posizione. È un attributo fondamentale per la pianificazione e la gestione della forza lavoro. Nel Process Mining, questa dimensione consente di confrontare il processo di gestione delle posizioni per diverse categorie di lavoratori. Per esempio, è possibile verificare se il processo di approvazione per i collaboratori a contratto è più rapido o meno complesso rispetto a quello per i dipendenti a tempo pieno, individuando possibili opportunità di miglioramento. Perché è importante Consente di confrontare il processo di gestione delle posizioni tra diverse categorie di lavoratori, ad esempio dipendenti a tempo pieno e collaboratori a contratto, e di individuare opportunità di miglioramento. Dove reperirli Disponibile nella definizione della posizione, spesso con il nome 'Tipo di lavoratore' o 'Tipo di orario'. Esempi A tempo pieno, contratto a tempo indeterminatoA tempo parziale, contratto a tempo indeterminatoCollaboratore a contratto a tempo determinato
	Titolo della posizione PositionTitle	Il titolo specifico della posizione, ad esempio 'Analista finanziario senior' o 'Responsabile ingegneria software'.
Descrizione Il titolo della posizione è il nome ufficiale del ruolo, visibile agli utenti. È più specifico della famiglia o del profilo professionale ed è in genere quello riportato negli annunci di lavoro e negli organigrammi. Analizzare questo attributo è importante per comprendere nel dettaglio le modifiche alle posizioni. Per esempio, nell’analisi delle riclassificazioni è possibile verificare se il titolo è cambiato in modo significativo. Viene inoltre utilizzato nelle Dashboard di uniformazione per controllare che i titoli di ruoli simili siano coerenti tra i diversi reparti. Perché è importante Fornisce informazioni dettagliate sul ruolo, essenziali per analizzare le riclassificazioni e uniformare i ruoli. Dove reperirli Campo standard dell’oggetto posizione in Workday HCM. Esempi Responsabile senior di prodottoReferente delle risorse umane IIContabile associato
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Il timestamp che indica quando i dati sono stati estratti per l’ultima volta dal sistema di origine e aggiornati nello strumento di Process Mining.
Descrizione Questo attributo riporta il timestamp dell’aggiornamento più recente dei dati. Non fa parte dei dati del processo, ma è un metadato che ne indica l’attualità. È un’informazione importante per chiunque utilizzi l’analisi, perché permette di capire quanto siano aggiornati i dati. Aiuta a valutare se le informazioni riflettono la situazione operativa più recente o si basano su una fotografia leggermente precedente, definendo così aspettative realistiche sulla tempestività dei risultati. Perché è importante Indica quanto sono aggiornati i dati, così che gli utenti possano valutare l’attualità dell’analisi del processo e dei relativi risultati. Dove reperirli Questo timestamp viene generato dalla pipeline dei dati o dallo strumento ETL al termine del caricamento. Esempi 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Unità aziendale BusinessUnit	La divisione o unità aziendale di alto livello a cui appartiene la posizione, ad esempio 'Prodotti di consumo' o 'Soluzioni aziendali'.
Descrizione L’unità aziendale rappresenta un segmento importante dell’azienda e si colloca a un livello gerarchico superiore rispetto al reparto. Viene utilizzata per la rendicontazione strategica e finanziaria di alto livello. Analizzare il processo di gestione delle posizioni per unità aziendale offre una visione strategica delle dinamiche della forza lavoro. Può mettere in luce differenze nella velocità di assunzione, nei tassi di riclassificazione o nell’efficienza del processo tra le principali divisioni aziendali, fornendo alla dirigenza un quadro delle disparità operative su larga scala. Perché è importante Consente di analizzare a livello strategico le prestazioni del processo nelle principali divisioni aziendali e supporta le decisioni della dirigenza. Dove reperirli In Workday viene in genere implementata come 'Worktag', assegnabile alle posizioni o ai relativi centri di costo. Esempi Prodotti di consumoSoluzioni aziendaliServizi aziendali

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Hire to Retire, gestione delle posizioni

Questi sono i passaggi e le tappe principali da registrare nell’Event Log per individuare con precisione il processo Hire to Retire, gestione delle posizioni.

6 Consigliato 7 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Attributi della posizione modificati	Indica che sono stati modificati uno o più attributi di una posizione esistente, come il titolo o il reparto. L’evento viene registrato esplicitamente quando un utente completa correttamente il processo aziendale «Edit Position Restrictions».
Perché è importante Modifiche frequenti possono indicare errori di inserimento dei dati, evoluzione dei ruoli o inefficienze del processo. Analizzare questa attività è fondamentale per la Dashboard «Analisi delle rilavorazioni sui dati delle posizioni» e per migliorare la qualità dei dati. Dove reperirli Il dato proviene dal registro di completamento del processo aziendale «Edit Position Restrictions» o di un processo simile in Workday. La traccia di audit mostra i campi modificati. Acquisizione Evento registrato al completamento del processo aziendale «Edit Position Restrictions». Tipo di evento explicit
	Budget approvato	È una tappa fondamentale in cui il reparto Finance o un responsabile del budget conferma la disponibilità dei fondi per la nuova posizione. L’evento viene registrato quando l’approvatore designato completa il passaggio di approvazione del budget nel flusso del processo aziendale.
Perché è importante L’approvazione del budget è spesso un importante collo di bottiglia. Misurare il tempo di ciclo di questa attività aiuta le organizzazioni a snellire le verifiche finanziarie e ad accelerare le assunzioni. Dove reperirli L’evento è registrato nella cronologia di audit del processo aziendale «Create Position» in Workday e corrisponde al completamento del passaggio di approvazione del budget. Acquisizione Data e ora di completamento dell’approvazione finanziaria o del budget nel registro del processo aziendale. Tipo di evento explicit
	Posizione chiusa	È l’attività finale del ciclo di vita e rappresenta l’eliminazione definitiva della posizione dall’organizzazione. Workday registra l’evento al completamento del processo aziendale «Close Position».
Perché è importante Per la maggior parte dei casi, questa attività è l’evento terminale e segna la fine del ciclo di vita della posizione. È fondamentale per comprendere la durata complessiva del processo e mantenere accurati i dati sull’organico. Dove reperirli Il dato proviene dalla data e dall’ora di completamento del processo aziendale «Close Position» nella traccia di audit o nei registri dei processi aziendali di Workday. Acquisizione Evento registrato al completamento del processo aziendale «Close Position». Tipo di evento explicit
	Posizione creata	Questa attività segna la creazione effettiva e l’attivazione ufficiale della posizione nel sistema Workday. Viene registrata al completamento del processo aziendale «Create Position».
Perché è importante È una tappa fondamentale, che segna la fine della fase di approvazione e indica che la posizione è pronta per essere coperta. È essenziale per misurare il KPI relativo al tempo di ciclo complessivo delle approvazioni. Dove reperirli L’evento viene ricavato dalla data e dall’ora di completamento del processo aziendale «Create Position» negli Event Log o nella traccia di audit di Workday. Acquisizione Evento registrato al completamento del processo aziendale «Create Position». Tipo di evento explicit
	Posizione disattivata	Indica che la posizione non è più attiva e non può essere assegnata; spesso è un passaggio preliminare alla chiusura formale. L’evento viene registrato esplicitamente al completamento del processo aziendale «Inactivate Position».
Perché è importante La disattivazione è una tappa importante del ciclo di vita della posizione, distinta dalla chiusura definitiva. Il tempo tra la disattivazione e la chiusura misura l’efficienza amministrativa nella revisione delle strutture organizzative. Dove reperirli L’evento viene registrato nei log di audit di Workday al completamento del processo aziendale «Inactivate Position». Acquisizione Evento registrato al completamento del processo aziendale «Inactivate Position». Tipo di evento explicit
	Richiesta di posizione avviata	Segna l’inizio del ciclo di vita della gestione delle posizioni, quando viene presentata formalmente una richiesta per crearne una nuova. In Workday, l’evento viene registrato quando un utente avvia il processo aziendale «Create Position».
Perché è importante Questa attività è il principale evento di inizio del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questo evento e le approvazioni successive è essenziale per misurare l’efficienza dell’intero ciclo di creazione della posizione. Dove reperirli L’evento è registrato negli Event Log dei processi aziendali di Workday. Cerchi la data e l’ora di avvio della transazione «Create Position» per l’ID posizione specifico. Acquisizione Evento registrato all’avvio del processo aziendale «Create Position». Tipo di evento explicit
	Approvazione del responsabile inviata	Indica il completamento della revisione e dell’approvazione da parte del responsabile delle assunzioni o del responsabile dell’organizzazione gerarchica. Workday registra un evento di completamento specifico per il passaggio di approvazione nel processo aziendale «Create Position».
Perché è importante È una tappa iniziale frequente e può rappresentare un collo di bottiglia. Monitorare il tempo necessario per questa approvazione aiuta a individuare i ritardi nelle prime fasi del flusso di lavoro di creazione della posizione. Dove reperirli Il dato proviene dalla traccia di audit del processo aziendale «Create Position» e corrisponde al completamento del passaggio specifico «Manager Approval». Acquisizione Data e ora di completamento dell’approvazione del responsabile nel registro del processo aziendale. Tipo di evento explicit
	Approvazione HR inviata	Indica che un partner o un rappresentante HR ha esaminato e approvato la richiesta della posizione. L’evento viene registrato esplicitamente quando l’approvatore HR completa il passaggio assegnato nel processo aziendale di Workday.
Perché è importante Questa approvazione è un controllo essenziale per verificare che la posizione sia in linea con le politiche aziendali e con l’architettura dei ruoli. Eventuali ritardi possono incidere sensibilmente sul tempo di ciclo complessivo. Dove reperirli Il dato proviene dalla traccia di audit di Workday relativa al processo aziendale. L’evento corrisponde al completamento del passaggio «HR Approval». Acquisizione Data e ora di completamento dell’approvazione HR nel registro del processo aziendale. Tipo di evento explicit
	Conformità della posizione verificata	Indica che la posizione è stata sottoposta a una verifica formale di conformità, ad esempio rispetto alle politiche interne o alle normative esterne. L’evento potrebbe essere registrato come passaggio specifico «To Do» o «Checklist» all’interno di un processo aziendale principale.
Perché è importante Monitorare le verifiche di conformità è essenziale per ridurre i rischi e assicurare il rispetto degli standard organizzativi. Questa attività contribuisce direttamente al KPI «Tasso di conformità delle azioni sulle posizioni». Dove reperirli L’evento potrebbe essere registrato come passaggio «To Do» completato o come passaggio di approvazione specifico all’interno di un processo aziendale come «Create Position» o «Edit Position». Per confermare il meccanismo esatto è necessaria un’analisi del sistema. Acquisizione Data e ora di completamento di un’approvazione relativa alla conformità o di un passaggio «To Do» nel registro del processo aziendale. Tipo di evento explicit
	Posizione congelata	Indica la sospensione temporanea di una posizione, che non può quindi essere assegnata. L’evento viene registrato quando un utente completa correttamente il processo aziendale «Freeze Position» in Workday.
Perché è importante Questa attività è fondamentale per gestire l’organico e i budget. Analizzare per quanto tempo una posizione resta congelata aiuta a individuare decisioni in sospeso e a ottimizzare la pianificazione delle risorse. Dove reperirli L’evento viene ricavato dal completamento del processo aziendale «Freeze Position». In genere, a seguito dell’evento viene aggiornato il campo relativo allo stato della posizione. Acquisizione Evento registrato al completamento del processo aziendale «Freeze Position». Tipo di evento explicit
	Posizione riattivata	È l’azione inversa al congelamento: la posizione sospesa viene riattivata e torna disponibile per l’assegnazione. In genere, l’evento si ricava dal passaggio dello stato della posizione da «Frozen» ad «Active».
Perché è importante Questo evento segna la risoluzione del congelamento della posizione. Misurare il tempo che intercorre tra «Posizione congelata» e questo evento è essenziale per il KPI «Tempo di risoluzione delle posizioni congelate». Dove reperirli L’evento può essere ricavato dalle modifiche con data di efficacia al campo dello stato della posizione nella cronologia o nel registro di audit. In alcune configurazioni può anche essere registrato esplicitamente come evento del processo aziendale «Unfreeze». Acquisizione Rilevare, sulla base della cronologia con data di efficacia, il passaggio dello stato della posizione da «Frozen» ad «Active». Tipo di evento inferred
	Posizione riclassificata	Indica una modifica formale del profilo professionale o della classificazione associata alla posizione. L’evento viene registrato quando il processo aziendale «Change Job» viene completato correttamente per una posizione specifica.
Perché è importante Questa attività aiuta a comprendere le riorganizzazioni aziendali o i cambiamenti significativi nelle responsabilità dei ruoli. Monitorare le riclassificazioni consente di analizzare l’evoluzione della forza lavoro e la stabilità dell’architettura dei ruoli. Dove reperirli Il dato proviene dai registri di completamento del processo aziendale «Change Job» quando viene applicato a una posizione, anziché a un lavoratore. Acquisizione Evento registrato al completamento del processo aziendale «Change Job» applicato a una posizione. Tipo di evento explicit
	Richiesta di posizione respinta	Questa attività segna l’esito negativo della richiesta di creazione della posizione: un approvatore l’ha respinta. Workday registra lo stato terminale «Denied» del processo aziendale «Create Position».
Perché è importante Analizzare le richieste respinte aiuta a individuare le cause ricorrenti, come vincoli di budget o mancata conformità alle politiche, e a migliorare il processo e le indicazioni fornite ai richiedenti. Dove reperirli L’evento viene ricavato dallo stato finale dell’istanza del processo aziendale «Create Position». La data e l’ora dell’evento corrispondono al momento in cui è stata respinta la richiesta. Acquisizione Evento registrato quando un approvatore seleziona l’azione «Deny» durante un passaggio del processo aziendale. Tipo di evento explicit

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come estrarre i dati da Workday HCM

Passaggi

Acceda a Workday: acceda al tenant Workday con un account Utente autorizzato a creare report personalizzati e ad accedere ai domini dati richiesti di Human Capital Management (HCM).
Crei un report personalizzato: utilizzi la barra di ricerca per trovare e aprire l’attività 'Create Custom Report'.
Selezioni il tipo di report e l’origine dei dati: assegni un nome al report, ad esempio 'ProcessMind Position Management Events'. Selezioni 'Advanced' come tipo di report. Per l’origine dei dati, scelga 'Business Process Transactions', che fornisce informazioni dettagliate sui singoli eventi e passaggi dei processi aziendali.
Definisca le colonne del report: nella scheda 'Columns', aggiunga i campi che diventeranno le colonne dell’Event Log. Dovrà associare gli oggetti e i campi Workday agli attributi richiesti. Ad esempio:
- PositionId: lo associ a 'Position ID' nel contesto del processo aziendale.
- EventTime: lo associ a 'Completed Date' o 'Corrected Completed Moment' per ciascun passaggio.
- User: lo associ a 'Completed By' per la transazione.
- PositionStatus, Department, CostCenter, JobFamily: li associ ai campi corrispondenti dell’oggetto aziendale 'Position'.
Crei campi calcolati per il nome dell’attività: per questa estrazione è necessario convertire i passaggi dei processi aziendali in nomi di attività standardizzati. Apra il menu 'Related Business Objects' e crei un 'Calculated Field'. Scelga il tipo 'Evaluate Expression' per definire una struttura logica. Ad esempio:
- Se 'Business Process Type' è 'Create Position' e 'Transaction Status' è 'Successfully Completed', restituisca il testo 'Position Created'.
- Se 'Business Process Type' è 'Create Position', 'Step' è '[Your Manager Approval Step Name]' e 'Status' è 'Completed', restituisca il testo 'Manager Approval Submitted'.
- Crei una condizione per ciascuna delle 13 attività richieste.
Configuri i filtri del report: nella scheda 'Filter', aggiunga prompt e filtri per definire l’ambito dei dati. Crei un prompt per 'Completed Date', così da poter selezionare un intervallo di date. Aggiunga un filtro per includere solo i 'Business Process Types' pertinenti, ad esempio 'Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position' e 'Close Position'.
Imposti l’ordinamento e l’output: nella scheda 'Sort', ordini i risultati prima per PositionId e poi per EventTime, così da mantenere l’ordine cronologico di ciascun caso.
Abiliti il report come servizio web (RaaS): dopo aver verificato che il report venga eseguito correttamente nell’interfaccia, selezioni Actions > Web Service > Enable as Web Service. Nelle opzioni, imposti 'Content Type' su 'JSON' per semplificare l’integrazione.
Protegga e testi l’endpoint: configuri la sicurezza del servizio web per stabilire quali utenti o sistemi possono accedervi. Annoti l’URL JSON o WSDL generato. Utilizzi uno strumento come Postman o un semplice script per testare l’endpoint e verificare che restituisca i dati.
Automatizzi l’estrazione: utilizzi la piattaforma di integrazione o uno script per richiamare l’URL RaaS secondo una pianificazione. Lo script deve passare nell’istanza di richiesta l’intervallo di date desiderato.
Prepari i dati per ProcessMind: lo script deve analizzare la risposta JSON di Workday e convertirla in un file CSV tabulare. Verifichi che le intestazioni delle colonne corrispondano ai nomi degli attributi richiesti: PositionId, ActivityName, EventTime, User e così via.
Carichi i dati in ProcessMind: il file CSV finale, già formattato, è pronto per essere caricato in ProcessMind e analizzato.

Configurazione

Tipo di report: Advanced. Questo tipo è necessario per creare campi calcolati e unire dati provenienti da oggetti aziendali diversi.
Origine primaria dei dati: 'Business Process Transactions'. Questa origine è basata sugli eventi e contiene i dettagli necessari, come stato, date e partecipanti di ogni passaggio di un processo aziendale.
Filtri principali:
- Tipo di processo aziendale: filtri il report in modo da includere solo i processi pertinenti, ad esempio 'Create Position', 'Close Position', 'Freeze Position', 'Change Job', 'Edit Position Restrictions' e 'Inactivate Position'. Questo è essenziale per le prestazioni.
- Completed Date: utilizzi un filtro con prompt per consentire agli utenti di specificare l’intervallo di date da estrarre. Per il caricamento iniziale, consigliamo di includere dati relativi a 3-6 mesi.
Campi calcolati: è necessario utilizzare ampiamente i campi calcolati 'Evaluate Expression' e 'Lookup Related Value' per ricavare ActivityName standardizzato e includere nel flusso degli eventi gli attributi dell’oggetto principale 'Position'.
Output del servizio web: configuri il formato di output RaaS come JSON. È disponibile anche XML, ma in genere le applicazioni moderne analizzano più facilmente JSON.
Autorizzazioni: l’Utente che crea il report deve disporre delle autorizzazioni di sicurezza per domini dati quali 'Business Process Transactions', 'Position Management' e 'Worker Data'. I dati restituiti dalla chiamata RaaS sono limitati dalle autorizzazioni assegnate.

Query di esempio sql

/*
 This is a logical representation of the Workday Advanced Report configuration.
 It is built using the Workday Report Writer UI, not by writing code.
 Each 'SELECT' block represents a set of conditions within a single 'Evaluate Expression' calculated field for the 'ActivityName' column.
 The report's primary data source is 'Business Process Transactions'.
*/

// Calculated Field for ActivityName: 'cf_ActivityName'
// Type: Evaluate Expression

// Condition 1: Position Request Initiated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Transaction'.Is First Step = true)
THEN 'Position Request Initiated'
// Column Mapping for this condition:
// PositionId: 'Position' From Business Process -> Position ID
// ActivityName: 'cf_ActivityName' (this calculated field)
// EventTime: 'Business Process' -> Initiation Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 2: Manager Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Manager Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Manager Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 3: HR Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'HR Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'HR Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 4: Budget Approved
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Budget Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Budget Approved'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 5: Position Request Denied
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Denied')
THEN 'Position Request Denied'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By (on the denial step)

// Condition 6: Position Created
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Created'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business process' -> Initiator

// Condition 7: Position Attributes Modified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Attributes Modified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 8: Position Reclassified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Change Job' AND 'Business Process'.Context.Is Position = true AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Reclassified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 9: Position Compliance Reviewed
WHEN ('Business Process Step'.Name CONTAINS 'Compliance Review' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Position Compliance Reviewed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 10: Position Frozen
WHEN ('Business Process'.Type = 'Freeze Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Frozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 11: Position Unfrozen
// Note: This often relies on a different data source, 'Position History', to track status changes.
// If using 'Business Process Transactions', this assumes an 'Unfreeze' BP exists or is part of another BP.
// The example below assumes an 'Edit Position' BP is used to change the status.
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Position'.Is Frozen (Prior) = true AND 'Position'.Is Frozen = false AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Unfrozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 12: Position Deactivated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Inactivate Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Deactivated'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 13: Position Closed
WHEN ('Business Process'.Type = 'Close Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Closed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Default case for the calculated field
ELSE 'Other Activity'

/*
Final Report Structure:
- Data Source: Business Process Transactions
- Columns:
  - Position ID (from Position)
  - cf_ActivityName
  - Event Time (Calculated field to pick correct timestamp based on activity)
  - User (Calculated field to pick correct user)
  - End Time (same as Event Time for discrete events)
  - Position Status (from Position)
  - Reason For Change (from Business Process -> Reason)
  - Department (Supervisory Organization from Position)
  - Cost Center (from Position)
  - Job Family (from Job Profile)
- Filter:
  - Business Process Type IN ('Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position', 'Close Position', ...)
  - Completed Date IS IN [Prompted Date Range]
  - cf_ActivityName IS NOT 'Other Activity'
*/

Passaggi

Prerequisito: crei un report personalizzato Workday. Prima di eseguire lo script, crei in Workday un report personalizzato che fornisca i dati necessari. Utilizzi l’origine dei dati 'Business Process Transactions'. Renda disponibili i campi richiesti per l’Event Log, tra cui Position ID, Business Process Type, Step Name, Status, Effective Date, Completed Date e Initiator. Abiliti il report come servizio web selezionando 'Enable as Web Service' nella scheda 'Advanced' e configuri le autorizzazioni necessarie per il Suo Integration System User (ISU).
Prerequisito: configuri l’Utente di integrazione Workday. Verifichi che sia disponibile un Integration System User (ISU) autorizzato ad accedere al report personalizzato creato nel passaggio precedente. Prenda nota del nome utente, della password e dell’URL dell’endpoint JSON RaaS (Reports-as-a-Service) generato per il report.
Configuri l’ambiente Python. Installi Python sulla macchina che eseguirà l’estrazione. Installi le librerie necessarie con pip: pip install requests pandas.
Configuri lo script Python. Scarichi lo script Python fornito. Apra il file con un editor di testo e aggiorni le variabili segnaposto all’inizio dello script. Dovrà inserire l’URL RaaS di Workday, il nome utente e la password. Imposti inoltre START_DATE e END_DATE per definire il periodo di estrazione.
Esamini la logica dello script. Lo script si autentica in Workday, richiama il servizio web del report personalizzato e passa l’intervallo di date come parametro. Workday restituisce i dati in formato JSON. Se il report restituisce più pagine di risultati, lo script gestisce automaticamente la paginazione.
Esegua lo script. Apra un terminale o il prompt dei comandi, raggiunga la cartella in cui ha salvato lo script e lo esegua con il comando: python workday_extraction.py.
Mappatura delle attività. Lo script contiene un dizionario di mappatura (activity_map) che converte le combinazioni di processi aziendali Workday e stati dei passaggi nei nomi standard delle attività richiesti da ProcessMind. Potrebbe essere necessario modificare le chiavi del dizionario affinché corrispondano ai nomi esatti dei processi aziendali configurati nel Suo tenant Workday.
Trasformazione dei dati. Lo script elabora ogni record restituito dal report Workday. Applica la mappatura delle attività, estrae gli attributi richiesti e formatta correttamente i timestamp. Ogni evento valido viene aggiunto a un elenco.
Generazione dell’output. Una volta elaborati tutti i dati, lo script converte l’elenco degli eventi in un DataFrame pandas. In questo modo i dati vengono organizzati in una tabella con i nomi di colonna richiesti: PositionId, ActivityName, EventTime, User e altri.
Esporti il CSV per ProcessMind. Lo script salva il DataFrame finale in un file CSV denominato position_management_event_log.csv. Il file è codificato in UTF-8 ed è pronto per essere caricato in ProcessMind senza ulteriori modifiche.

Configurazione

Report personalizzato Workday (RaaS): la fonte primaria dei dati è un report personalizzato Workday abilitato come servizio web. Il report deve basarsi sull’origine dei dati 'Business Process Transactions'.
Campi del report: il report deve includere campi quali Position ID, Business Process Definition, Business Process Step, Transaction Status, Effective Timestamp, Completion Timestamp e Initiator, oltre agli altri attributi richiesti, come Cost Center o Supervisory Organization.
Integration System User (ISU): per l’autenticazione sono necessari un ISU, un nome utente e una password. L’Utente deve appartenere a un gruppo di sicurezza autorizzato ad accedere all’endpoint del servizio web del report personalizzato.
Intervallo di date: lo script utilizza i parametri START_DATE e END_DATE. Per l’estrazione iniziale si consiglia un periodo di 3-6 mesi, così da mantenere gestibile il volume dei dati e ridurre i tempi di esecuzione. Le estrazioni successive possono coprire un periodo più breve e incrementale.
Endpoint API: lo script richiede l’URL dell’endpoint JSON del report personalizzato. L’URL si trova nella scheda 'Web Service' della definizione del report personalizzato in Workday.
Mappatura delle attività: la logica dello script si basa su una mappatura configurabile dei nomi e degli stati dei processi Workday nei nomi finali delle attività. Potrebbe essere necessario adattarla alla configurazione specifica dei processi aziendali Workday.

Query di esempio python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday RaaS endpoint, username, and password
WORKDAY_RAAS_URL = class="hl-string">'[Your_Workday_RaaS_JSON_Endpoint_URL]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_ISU_Username]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_ISU_Password]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Mapping --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># This dictionary maps Workday processes and statuses to standardized activity names.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The keys are tuples: (class="hl-string">'Business Process Name', class="hl-string">'Step Name / Status').
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MAY need to adjust the class="hl-string">'Business Process Name' to match your Workday configuration.
activity_map = {
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Initiation Step'): class="hl-string">'Position Request Initiated',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Manager Approval'): class="hl-string">'Manager Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'HR Approval'): class="hl-string">'HR Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Budget Approval'): class="hl-string">'Budget Approved',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Denied'): class="hl-string">'Position Request Denied',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Created',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Attributes Modified',
    (class="hl-string">'Change Job', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Reclassified',
    (class="hl-string">'Freeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Frozen',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming a business process exists for this. If not, this requires a different approach.
    (class="hl-string">'Unfreeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Unfrozen',
    (class="hl-string">'Inactivate Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Deactivated',
    (class="hl-string">'Close Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Closed',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping a class="hl-string">'To Do' step within a parent process for compliance review
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed'
}

def get_activity_name(process, step, status):
    class="hl-string">"""Determines the activity name based on the mapping."""
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Denied and successful completion are based on the overall process status
    if status == class="hl-string">'Denied':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Denied'))
    if status == class="hl-string">'Successfully Completed':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Successfully Completed'))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Other activities are based on specific steps
    return activity_map.get((process, step))

def fetch_workday_data():
    class="hl-string">"""Fetches data from the Workday RaaS endpoint with pagination."""
    all_entries = []
    page = 1
    while True:
        params = {
            class="hl-string">'format': class="hl-string">'json',
            class="hl-string">'page': page,
            class="hl-string">'StartDate': fclass="hl-string">'{START_DATE}T00:00:00Z',
            class="hl-string">'EndDate': fclass="hl-string">'{END_DATE}T23:59:59Z'
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching page {page}...")
        try:
            response = requests.get(
                WORKDAY_RAAS_URL,
                auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD),
                params=params
            )
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            entries = data.get(class="hl-string">'Report_Entry', [])
            if not entries:
                print(class="hl-string">"No more entries found. Concluding fetch.")
                break
            all_entries.extend(entries)
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if this is the last page
            if len(entries) < data.get(class="hl-string">'Report_Data', {}).get(class="hl-string">'Page_Size', 1000):
                 break
            page += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday: {e}")
            break
        except ValueError:
            print(class="hl-string">"Error parsing JSON response. Check the URL and credentials.")
            print(class="hl-string">"Response text:", response.text)
            break

    print(fclass="hl-string">"Total entries fetched: {len(all_entries)}")
    return all_entries

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save data."""
    report_entries = fetch_workday_data()
    if not report_entries:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    event_log = []
    for entry in report_entries:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming your RaaS report column names are aliased for clarity
        process_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessType')
        step_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessStep')
        status = entry.get(class="hl-string">'TransactionStatus')
        position_id = entry.get(class="hl-string">'PositionID')
        
        activity = get_activity_name(process_name, step_name, status)
        
        if not activity or not position_id:
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Skip records that don't map to a required activity or have no Position ID

        event_log.append({
            class="hl-string">'PositionId': position_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime', entry.get(class="hl-string">'EffectiveDateTime')),
            class="hl-string">'EndTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime'),
            class="hl-string">'User': entry.get(class="hl-string">'InitiatorName'),
            class="hl-string">'PositionStatus': entry.get(class="hl-string">'PositionStatus'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this field is in the report
            class="hl-string">'ReasonForChange': entry.get(class="hl-string">'Reason'),
            class="hl-string">'Department': entry.get(class="hl-string">'SupervisoryOrganization'),
            class="hl-string">'CostCenter': entry.get(class="hl-string">'CostCenter'),
            class="hl-string">'JobFamily': entry.get(class="hl-string">'JobFamily')
        })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No processable events found after mapping. Exiting.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'], errors=class="hl-string">'coerce')
    df.dropna(subset=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    final_columns = [
        class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'User', class="hl-string">'EndTime', 
        class="hl-string">'PositionStatus', class="hl-string">'ReasonForChange', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CostCenter', class="hl-string">'JobFamily'
    ]
    df = df.reindex(columns=final_columns)

    output_filename = class="hl-string">'position_management_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Passaggi

Verifichi che la piattaforma middleware o ETL scelta, ad esempio MuleSoft, Boomi o Informatica, disponga di una licenza per il connettore Workday e che l’ambiente di esecuzione dell’integrazione possa raggiungere Workday. Richieda all’amministratore Workday le credenziali dell’utente del sistema di integrazione, le assegnazioni ai gruppi di sicurezza, le autorizzazioni per report o API e la configurazione dell’endpoint del tenant.
In Workday, individui i report o le API approvati che espongono la cronologia dei processi aziendali, il completamento dei passaggi di approvazione, gli attributi delle posizioni, le variazioni di stato, i riferimenti a lavoratori o utenti e i timestamp di validità. Utilizzi [Configure based on your system] per indicare i nomi esatti dei report o delle API, poiché variano in base alla configurazione del tenant. Verifichi che la fonte esponga Position ID e un contesto del processo aziendale sufficiente a distinguere tutte le attività richieste.
Configuri il connettore nella piattaforma middleware con la connessione al tenant Workday, il metodo di autenticazione, il timeout delle richieste, la paginazione, i criteri di ripetizione e i parametri di estrazione incrementale. Utilizzi [Your start date] e [Your end date] come parametri di data e applichi gli eventuali filtri approvati per azienda o organizzazione gerarchica.
Estragga i dataset sorgente in oggetti di staging nella piattaforma middleware. Conservi identificativi sorgente, timestamp degli eventi e di completamento, identificativi degli esecutori, stato della posizione, motivo, reparto, centro di costo, famiglia professionale, nome del processo aziendale, nome del passaggio, stato del passaggio e attributi della posizione con data di validità. Non faccia affidamento su ProcessMind per dedurre gli eventi.
Trasformi i dati preparati in una riga evento per ogni attività supportata esplicitamente. Mappi l’avvio del processo aziendale sorgente su Position Request Initiated; i passaggi completati di approvazione del responsabile, delle risorse umane e del budget sulle rispettive attività; lo stato terminale di rifiuto su Position Request Denied; il completamento riuscito di Create Position su Position Created; e il completamento riuscito dei processi specificati di modifica della posizione sulle rispettive attività. Mappi la revisione della conformità solo quando è disponibile un passaggio To Do o Checklist completato in modo esplicito. Mappi Position Unfrozen solo quando la trasformazione registra esplicitamente una transizione di stato da Frozen ad Active.
Esegua la trasformazione SQL completa nel campo query sulle viste sorgente di staging, sostituendo esclusivamente i segnaposto relativi a connessione, credenziali, date e azienda. I nomi delle viste e delle colonne sorgente nella query sono segnaposto professionali e devono essere sostituiti con gli oggetti e i campi effettivamente esposti dal connettore Workday configurato.
Verifichi che PositionId, ActivityName ed EventTime siano valorizzati per ogni riga di output, che i timestamp siano normalizzati a un unico fuso orario concordato e che i record sorgente duplicati siano rimossi usando l’identificativo dell’evento sorgente o una chiave composta documentata. Conservi User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter e JobFamily quando disponibili.
Esporti il risultato in formato CSV UTF-8 o in un altro formato per Event Log supportato da ProcessMind. Utilizzi PositionId come identificativo del caso, ActivityName come colonna dell’attività ed EventTime come timestamp dell’evento. Includa gli attributi consigliati nelle colonne aggiuntive, mantenga una riga per evento e carichi il file in ProcessMind senza aspettarsi che vengano dedotte le attività mancanti.

Configurazione

Connettore: configuri il connettore Workday approvato in MuleSoft, Boomi, Informatica o nella piattaforma ETL selezionata. Le operazioni esatte del connettore, i nomi dei report e le risorse API dipendono dal tenant e dalla versione del connettore.
Configurazione della fonte: utilizzi [Configure based on your system] per indicare i report o le API Workday che espongono gli eventi dei processi aziendali, i passaggi di approvazione, la cronologia dello stato delle posizioni e gli attributi delle posizioni con data di validità.
Intervallo di date: inizi con 3-6 mesi di eventi completati. Estenda l’intervallo solo dopo aver verificato i tempi di esecuzione, la paginazione, la conservazione dei dati nella fonte e i limiti di acquisizione di ProcessMind.
Caricamento incrementale: utilizzi EventTime o il timestamp di modifica dell’evento sorgente come punto di riferimento. Includa una breve sovrapposizione tra le esecuzioni ed elimini i duplicati in base all’identificativo dell’evento sorgente o a una chiave composta documentata.
Colonne obbligatorie in output: PositionId, ActivityName ed EventTime devono essere presenti e valorizzati. PositionId è l’identificativo del caso.
Colonne consigliate in output: User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter e JobFamily.
Filtri delle attività: filtri i nomi configurati dei processi aziendali Create Position, Edit Position Restrictions, Change Job, Freeze Position, Inactivate Position e Close Position, oltre al passaggio To Do o Checklist configurato per la conformità. Utilizzi i valori esatti del tenant, senza presumere che le etichette siano uguali.
Gestione degli stati: estragga Position Unfrozen solo da una transizione di stato esplicitamente disponibile da Frozen ad Active. Non crei un evento basandosi unicamente sul fatto che lo stato attuale sia Active.
Prestazioni: abiliti la paginazione del connettore, i filtri di data con intervalli definiti, i filtri lato fonte, l’estrazione parallela solo se supportata e l’elaborazione incrementale in staging. Eviti estrazioni senza limiti sull’intero tenant.
Sicurezza: l’utente di integrazione deve essere autorizzato a leggere la cronologia dei processi aziendali, i passaggi di approvazione, i dati delle posizioni, la cronologia degli stati, gli attributi organizzativi e i riferimenti agli utenti. L’amministratore Workday deve approvare i domini di sicurezza e l’accesso ai report.
Prerequisiti: verifichi la licenza del connettore Workday, l’ambiente di esecuzione middleware, l’archiviazione sicura delle credenziali, l’accesso alla rete, la disponibilità del report o dell’API sorgente e le autorizzazioni di importazione in ProcessMind.

Query di esempio sql

WITH source_events AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Business Process Name] AS BusinessProcessName,
        [Step Name] AS StepName,
        [Step Status] AS StepStatus,
        [Event Type] AS EventType,
        [Event Timestamp] AS SourceEventTime,
        [Completion Timestamp] AS SourceEndTime,
        [Performed By] AS SourceUser,
        [Position Status] AS SourcePositionStatus,
        [Reason] AS SourceReasonForChange,
        [Department] AS SourceDepartment,
        [Cost Center] AS SourceCostCenter,
        [Job Family] AS SourceJobFamily,
        [Previous Position Status] AS PreviousPositionStatus,
        [Source Event ID] AS SourceEventId
    FROM [Your Workday staged event source]
    WHERE [Event Timestamp] >= CAST('[Your start date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[Your end date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Position ID] IS NOT NULL
),
position_attributes AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Position Status] AS PositionStatus,
        [Reason] AS ReasonForChange,
        [Department] AS Department,
        [Cost Center] AS CostCenter,
        [Job Family] AS JobFamily
    FROM [Your Workday staged position attribute source]
),
normalized_events AS (
    SELECT
        s.PositionId,
        'Position Request Initiated' AS ActivityName,
        s.SourceEventTime AS EventTime,
        s.SourceEndTime AS EndTime,
        s.SourceUser AS User,
        COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus) AS PositionStatus,
        s.SourceReasonForChange AS ReasonForChange,
        COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department) AS Department,
        COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter) AS CostCenter,
        COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily) AS JobFamily,
        s.SourceEventId AS SourceEventId
    FROM source_events s
    LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position'
      AND (s.EventType = 'Initiated' OR s.StepName = 'Create Position')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Manager Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Manager Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'HR Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'HR Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Budget Approved', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Budget Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Request Denied', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND (s.StepStatus = 'Denied' OR s.EventType = 'Denied')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Created', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepStatus = 'Completed' AND s.EventType = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Attributes Modified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Edit Position Restrictions' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Reclassified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Change Job' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Compliance Reviewed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.StepStatus = 'Completed' AND (s.StepName = 'Compliance Review' OR s.StepName = 'Compliance Checklist' OR s.StepName = 'Compliance To Do')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Frozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Freeze Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Unfrozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.PreviousPositionStatus = 'Frozen' AND s.SourcePositionStatus = 'Active'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Deactivated', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Inactivate Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Closed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Close Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
),
deduplicated_events AS (
    SELECT
        PositionId,
        ActivityName,
        EventTime,
        EndTime,
        User,
        PositionStatus,
        ReasonForChange,
        Department,
        CostCenter,
        JobFamily,
        ROW_NUMBER() OVER (
            PARTITION BY PositionId, ActivityName, EventTime, COALESCE(SourceEventId, '')
            ORDER BY EndTime DESC NULLS LAST
        ) AS duplicate_rank
    FROM normalized_events
)
SELECT
    PositionId,
    ActivityName,
    EventTime,
    EndTime,
    User,
    PositionStatus,
    ReasonForChange,
    Department,
    CostCenter,
    JobFamily
FROM deduplicated_events
WHERE duplicate_rank = 1
  AND PositionId IS NOT NULL
  AND ActivityName IS NOT NULL
  AND EventTime IS NOT NULL
ORDER BY PositionId, EventTime, ActivityName;

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