Il Suo Template dei dati per Purchase to Pay, elaborazione delle fatture

L'attributo Activity rappresenta una fase o un'azione distinta all'interno del Workflow di elaborazione delle fatture. Queste attività derivano da diversi eventi di sistema, come la creazione di documenti, le modifiche di stato, le approvazioni o le azioni degli utenti registrate nei log delle modifiche SAP.

L'analisi delle attività costituisce il fulcro del Process Mining. Consente di visualizzare le mappe di processo, identificare i colli di bottiglia, ad esempio le lunghe attese dopo «Invoice Sent For Approval», individuare i cicli di rilavorazione, come le ripetute sequenze «Payment Block Set» e «Payment Block Released», e rilevare le deviazioni di conformità. La sequenza e la frequenza delle attività mostrano il flusso di processo effettivo, così com'è.

Definisce i passaggi della mappa di processo, consentendo di visualizzare i flussi di processo, individuare i colli di bottiglia e identificare le rilavorazioni.

Questo attributo deriva generalmente da più fonti, tra cui i codici transazione (SY-TCODE), i campi di stato in tabelle come RBKP, ad esempio RBSTAT, e gli eventi di modifica delle tabelle CDHDR e CDPOS.

Il numero della fattura funge da identificativo univoco del caso per il percorso di elaborazione della fattura. Ogni numero corrisponde a una singola fattura ricevuta da un fornitore e consente di monitorare tutte le attività correlate, dall’acquisizione dei dati al pagamento finale, come parte di un’unica istanza di processo.

Nell’analisi di process mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire il ciclo di vita end-to-end di ogni fattura. Consente di collegare in una sequenza cronologica gli eventi distinti registrati in SAP, come parcheggio, registrazione, blocco e compensazione. Offre così una visione chiara di come viene gestita ogni fattura, del tempo necessario e dei punti in cui si verificano deviazioni dal processo standard.

Questa è la chiave primaria che collega tutti gli eventi relativi a una singola fattura, costituendo la base essenziale per l’analisi del processo e l’esplorazione delle varianti.

In genere si tratta del numero del documento della tabella SAP RBKP, campo BELNR, spesso concatenato con il codice società (BUKRS) e l’esercizio fiscale (GJAHR) per garantire l’univocità assoluta.

Event Time registra il momento esatto in cui un'attività aziendale è stata eseguita e registrata nel sistema di origine. Questo timestamp costituisce la struttura cronologica del processo e ordina tutte le attività di ciascuna fattura in una sequenza coerente.

Nell'analisi, Event Time è essenziale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo, i tempi di attesa e i tempi di elaborazione tra le attività. Alimenta Dashboard come «Invoice End-to-End Cycle Time» e «Payment Block Resolution Duration», fornendo i dati necessari per misurare il tempo trascorso tra due punti qualsiasi del processo. Timestamp accurati sono fondamentali per identificare ritardi e colli di bottiglia nelle prestazioni.

Questo timestamp è essenziale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di prestazione, come i tempi di ciclo e la durata dei colli di bottiglia.

In genere si ottiene combinando la data della modifica (UDATE) e l'ora della modifica (UTIME) della tabella di intestazione dei documenti di modifica, CDHDR. Per specifici eventi di creazione, può corrispondere alla data e all'ora di creazione delle tabelle come RBKP (ERNAM, ERZET).

Quando una fattura presenta una discrepanza o richiede ulteriori verifiche, viene applicato un blocco al pagamento. Il codice Payment Block Reason specifica il motivo del blocco, ad esempio una variazione della quantità, una variazione del prezzo o un blocco manuale.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Payment Block Resolution Duration». Analizzare la frequenza e la durata dei blocchi per causale aiuta a individuare le cause alla radice dei ritardi nei pagamenti. Ad esempio, se «Price Discrepancy» è la causale più frequente dei blocchi prolungati, ciò può indicare un problema nei dati anagrafici o nel processo dell'ordine di acquisto che deve essere risolto.

Spiega perché le fatture subiscono ritardi, consentendo l'analisi delle cause alla radice dei blocchi di pagamento e aiutando a definire le priorità per il miglioramento del processo.

La causale del blocco pagamento può essere reperita a livello di posizione nella tabella RSEG, campo SPGRS, oppure nella tabella dei documenti contabili BSEG, campo ZLSPR.

Clearing Date segna la fase finale del ciclo di vita della fattura: il pagamento. È la data in cui la posizione aperta della fattura viene compensata da un documento di pagamento nel sistema. Rappresenta il momento effettivo dell'esecuzione del pagamento.

Questo attributo costituisce il punto finale di numerosi KPI fondamentali, tra cui «Average Invoice Cycle Time» e «On-Time Payment Rate». Viene confrontato con Payment Due Date per misurare le prestazioni dei pagamenti. Nell'analisi degli sconti finanziari, viene confrontato con il periodo di sconto per verificare se il pagamento è stato effettuato in tempo per usufruire dello sconto.

Segna il completamento del processo e costituisce la base per calcolare il tempo di ciclo totale, i tassi di puntualità dei pagamenti e la realizzazione degli sconti finanziari.

Per le posizioni compensate, è il campo «Clearing Date» (AUGDT) della tabella delle posizioni fornitore compensate, BSAK.

Posting Date è una data fondamentale nel processo contabile. Determina il periodo fiscale nel quale il costo della fattura viene rilevato nella contabilità generale. In genere viene impostata dall'addetto alla contabilità fornitori durante l'elaborazione della fattura.

Nell'analisi dei processi, l'attività «Invoice Posted», contrassegnata da questa data, rappresenta una tappa fondamentale. La durata dalla ricezione della fattura alla Posting Date è una componente critica del tempo di ciclo complessivo. Questa data è inoltre essenziale per il reporting finanziario e per l'analisi del throughput, ad esempio per monitorare il volume di fatture registrate ogni settimana o mese.

Segna una tappa fondamentale del processo, determina il periodo finanziario della transazione ed è una componente essenziale del calcolo del tempo di ciclo.

È il campo «Posting Date» (BUDAT) della tabella di intestazione del documento fattura, RBKP.

Payment Due Date viene calcolata in base alla data di riferimento della fattura e alle condizioni di pagamento concordate. Rappresenta il termine entro il quale effettuare il pagamento per evitare ritardi, possibili penali o un deterioramento dei rapporti con il fornitore.

Questo attributo è fondamentale per KPI di prestazione e conformità come «On-Time Payment Rate» e «Cash Discount Opportunity Loss». Confrontando la data effettiva del pagamento (Clearing Date) con Payment Due Date, l'analisi può determinare automaticamente se il pagamento è stato effettuato puntualmente, in anticipo o in ritardo. È un elemento fondante della Dashboard Payment Terms Adherence.

Costituisce il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti e individuare le opportunità di usufruire degli sconti per pagamento anticipato.

Questa data viene spesso calcolata. La data di riferimento per il pagamento (ZFBDT) si trova nella tabella BSEG. La logica della scadenza dipende inoltre dalle condizioni di pagamento (BSEG-ZTERM).

Invoice Amount rappresenta il valore totale della fattura presentata dal fornitore. È una metrica finanziaria fondamentale per ogni caso relativo a una fattura.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per le analisi basate sul valore. Consente di filtrare e segmentare il processo in base all'importo della fattura, che spesso è correlato alla complessità del processo e ai requisiti di approvazione. Ad esempio, le fatture di importo elevato possono seguire un percorso di approvazione diverso e più rigoroso. Viene inoltre utilizzato nell'analisi della conformità, ad esempio per verificare se le fatture di importo elevato hanno bypassato fasi di approvazione obbligatorie.

Consente analisi basate sul valore, aiutando a dare priorità alle fatture di importo elevato e a comprendere l'impatto dell'importo della fattura sul flusso di processo e sulla conformità.

È il campo «Gross invoice amount» (RMWWR) della tabella di intestazione del documento fattura, RBKP.

L'attributo User Name identifica la persona specifica responsabile dell'esecuzione di una determinata attività nel processo. In genere corrisponde al nome utente SAP registrato con la transazione o l'evento di modifica.

Questo attributo è fondamentale per analizzare le prestazioni a livello di utente o di team. Aiuta a rispondere a domande come «Chi sono gli approvatori più rapidi?» o «Quali utenti generano più rilavorazioni?». Viene utilizzato nelle Dashboard per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, individuare le esigenze formative e comprendere le differenze di prestazione tra i dipendenti.

Consente di analizzare prestazioni e carico di lavoro per singolo utente o team, aiutando a individuare i migliori performer, le opportunità formative e gli squilibri nell'impiego delle risorse.

È il campo «Changed By» (USERNAME) della tabella di intestazione dei documenti di modifica, CDHDR. Per gli eventi di creazione può corrispondere al campo «Entered by» (ERNAM) di tabelle come RBKP.

Purchase Order Number collega una fattura al documento di approvvigionamento originale. È fondamentale per il three-way matching (PO, ricezione merci, fattura) e per analizzare l'efficienza del processo delle fatture associate a un PO.

Questo attributo è essenziale per Dashboard come «Invoice-PO Matching Discrepancy Rate». Consente di segmentare il processo tra fatture con PO e fatture senza PO, che spesso seguono percorsi di elaborazione e presentano livelli di complessità molto diversi. L'analisi dei problemi relativi a specifici PO può aiutare a diagnosticare criticità a monte nel processo di approvvigionamento.

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo di analizzare le fatture con e senza PO e di identificare le discrepanze nel matching.

In genere si trova a livello di riga. Il «Purchase Order Number» (EBELN) è presente nella tabella delle posizioni della fattura, RSEG. Potrebbe essere necessario aggregarlo a livello di intestazione.

Vendor Number è la chiave dei dati anagrafici che identifica il fornitore. Collega la transazione della fattura a uno specifico partner commerciale, consentendo analisi basate sulle caratteristiche del fornitore.

L'analisi del processo per Vendor Number può rivelare informazioni importanti sui rapporti con i fornitori e sulle loro prestazioni. Ad esempio, può aiutare a individuare i fornitori che presentano sistematicamente fatture problematiche, causando blocchi dei pagamenti o discrepanze, oppure quelli le cui fatture vengono elaborate con maggiore efficienza. Queste informazioni sono preziose per la gestione dei fornitori e per le iniziative di approvvigionamento strategico.

Consente analisi specifiche per fornitore, aiutando a individuare schemi, problemi o efficienze associati a determinati fornitori.

È il campo «Invoicing Party» (LIFNR) della tabella di intestazione del documento fattura, RBKP.

Company Code è un'unità organizzativa fondamentale di SAP Financials e rappresenta un'entità giuridica indipendente. Tutte le transazioni finanziarie, comprese le fatture, vengono registrate in uno specifico codice società.

Questo attributo consente di segmentare l'analisi del processo per entità giuridica. È fondamentale per confrontare prestazioni, conformità ed efficienza del processo tra società diverse appartenenti a un gruppo. Le Dashboard possono essere filtrate per Company Code per offrire una visione specifica dei KPI relativi all'elaborazione delle fatture.

Consente di confrontare i processi e valutare le prestazioni di riferimento tra diverse entità giuridiche all'interno dell'organizzazione.

È il campo «Company Code» (BUKRS) della tabella di intestazione del documento fattura, RBKP.

Payment Terms definisce le regole relative alla scadenza del pagamento di una fattura e agli eventuali sconti finanziari disponibili per i pagamenti anticipati. Gli esempi includono «Net 30 days» oppure «2% 10, Net 30», che significa uno sconto del 2% se il pagamento viene effettuato entro 10 giorni, mentre l'intero importo è dovuto entro 30 giorni.

Questo attributo costituisce la base della Dashboard «Cash Discount Opportunity Loss» e del KPI «Cash Discount Capture Rate». L'analisi utilizza le condizioni di pagamento insieme alle date di registrazione e pagamento per determinare se era disponibile uno sconto e se è stato effettivamente applicato. È inoltre fondamentale per la Dashboard Payment Terms Adherence.

È essenziale per analizzare i tassi di acquisizione degli sconti finanziari e comprendere l'impatto economico dei ritardi di processo.

È il campo «Terms of Payment Key» (ZTERM) della tabella di intestazione del documento fattura, RBKP.

General Ledger Account è il conto di destinazione nel piano dei conti sul quale viene registrato l'impatto finanziario della fattura. È un dato fondamentale per il reporting finanziario e la gestione dei costi.

Nel Process Mining, l'analisi del conto di contabilità generale aggiunge una dimensione finanziaria al flusso di processo. La Dashboard «General Ledger Account Usage Analysis» può rivelare schemi di spesa, individuare potenziali errori di codifica delle fatture e verificare che i costi siano allocati ai reparti o ai progetti corretti. Aiuta a collegare l'esecuzione del processo al suo impatto finanziario.

Aggiunge una dimensione finanziaria al processo, consentendo di analizzare l'allocazione dei costi, gli schemi di spesa e i potenziali errori di codifica delle fatture.

Si trova a livello di posizione. Il «G/L Account Number» (HKONT) è presente nella tabella delle posizioni della fattura RSEG per le fatture con PO oppure in BSEG per le fatture FI dirette.

È un attributo booleano calcolato confrontando «Clearing Date» (data effettiva del pagamento) con «Payment Due Date». Se la data di compensazione è successiva alla data di scadenza, il flag è true; in caso contrario è false. Fornisce una misura semplice e diretta della puntualità del pagamento per ogni fattura.

Questo attributo semplifica l'analisi e la visualizzazione nelle Dashboard. Consente di filtrare e aggregare facilmente i dati per calcolare il KPI «On-Time Payment Rate». Gli utenti possono segmentare rapidamente il processo per confrontare i flussi delle fatture scadute con quelli delle fatture pagate puntualmente, individuando potenzialmente gli schemi di processo che causano i ritardi nei pagamenti.

Semplifica l'analisi della puntualità dei pagamenti e consente di confrontare facilmente i processi relativi alle fatture pagate puntualmente e a quelle pagate in ritardo.

Questo attributo non è presente in SAP. Viene calcolato durante la trasformazione dei dati utilizzando la formula: ClearingDate > PaymentDueDate.

Quando un approvatore rifiuta una fattura, dovrebbe idealmente indicare il motivo del rifiuto. Può trattarsi di un codice standardizzato o di un commento in testo libero che segnala problemi come «Incorrect PO number», «Duplicate Invoice» o «Amount incorrect».

Questi dati sono fondamentali per la Dashboard «Invoice Rejection Reasons & Trends». Analizzando la frequenza dei diversi motivi di rifiuto, l'azienda può individuare i problemi più comuni e attuare azioni correttive. Ad esempio, se «Incorrect PO number» ricorre frequentemente, potrebbe essere necessario migliorare la comunicazione con i fornitori o formare il personale addetto all'inserimento dei dati. Questa analisi è essenziale per ridurre le rilavorazioni del processo.

Fornisce la causa alla radice dei rifiuti, consentendo miglioramenti mirati del processo per ridurre le rilavorazioni e aumentare il tasso di correttezza al primo tentativo.

Queste informazioni spesso non sono memorizzate in un unico campo standard. Possono trovarsi nei log del contenitore del Workflow, nei campi di testo esteso associati al documento o in campi specifici di una soluzione Workflow personalizzata.

L'attributo End Time indica il completamento di una specifica attività. Per molti eventi SAP, registrati come singoli istanti nel tempo, End Time coincide con Start Time. Tuttavia, per le attività caratterizzate da una durata misurabile, come una fase di approvazione in corso, può rappresentare la conclusione dell'attività.

Nell'analisi dei processi, disporre di un End Time distinto consente di misurare il tempo di elaborazione dell'attività separatamente dal tempo di attesa che la precede. Questo aiuta a distinguere il tempo necessario per eseguire un'attività dal tempo durante il quale un caso attende l'avvio dell'attività, offrendo una visione più approfondita dell'efficienza delle risorse.

Consente di calcolare il tempo di elaborazione delle attività, distinguendolo dal tempo di attesa tra le attività e migliorando l'analisi dei colli di bottiglia.

Spesso coincide con Start Time e deriva da CDHDR-UDATE e CDHDR-UTIME. In alcuni casi può essere ricavato dai log del Workflow, che registrano esplicitamente l'inizio e la fine di un'attività.

È un attributo booleano calcolato in base alle condizioni di pagamento e alla data effettiva del pagamento. Viene impostato su true se Payment Terms prevedeva uno sconto per il pagamento anticipato e Clearing Date è successiva alla scadenza del periodo di sconto. Misura direttamente la perdita finanziaria dovuta alle inefficienze del processo.

Questo attributo costituisce la base della Dashboard «Cash Discount Opportunity Loss». Consente di quantificare facilmente l'impatto economico dei ritardi di elaborazione. Filtrando i casi in cui il flag è true, gli analisti possono esaminare le specifiche varianti di processo e i colli di bottiglia che causano più frequentemente la perdita degli sconti, fornendo una solida motivazione aziendale per il miglioramento del processo.

Quantifica direttamente la perdita finanziaria dovuta ai ritardi di processo, creando una motivazione concreta per ottimizzare il Workflow di elaborazione delle fatture.

Questo attributo non è presente in SAP. Viene calcolato durante la trasformazione dei dati interpretando «PaymentTerms» e confrontando «ClearingDate» con la data di scadenza dello sconto.

L'attributo Source System indica l'origine dei dati degli eventi, ad esempio il nome di una specifica istanza SAP ECC. È particolarmente importante negli ambienti con più sistemi ERP o quando i dati vengono combinati da fonti diverse.

Nell'analisi, questo attributo aiuta a distinguere i processi e le prestazioni tra sistemi, aree geografiche o unità aziendali diversi che possono operare su istanze separate. Garantisce la tracciabilità dei dati e consente filtri e analisi specifici per sistema.

Fornisce un contesto essenziale negli ambienti con più sistemi, consentendo una corretta separazione dei dati e un'analisi delle prestazioni specifica per sistema.

In genere è un valore statico aggiunto durante l'estrazione dei dati, che rappresenta il SAP System ID (TADIR-SRCSYSTEM) o un identificativo assegnato manualmente alla specifica istanza SAP.

Document Type viene utilizzato per classificare i diversi tipi di transazioni aziendali in SAP. Nell'elaborazione delle fatture, i tipi più comuni includono «RE» per le fatture standard o «KG» per le note di credito dei fornitori. Il tipo di documento controlla aspetti della registrazione, come l'intervallo numerico utilizzato.

Nell'analisi, questo attributo consente di filtrare il processo in base a specifici tipi di transazione. Ad esempio, il processo di gestione di una nota di credito può essere significativamente diverso da quello di una fattura standard. Separare questi flussi utilizzando Document Type offre una visione del processo più accurata e significativa.

Consente di separare e analizzare transazioni aziendali diverse, come fatture e note di credito, che seguono processi differenti.

È il campo «Document Type» (BLART) della tabella di intestazione del documento fattura, RBKP.

Questo attributo registra la data e l'ora dell'estrazione o dell'aggiornamento dei dati più recente. Si applica all'intero dataset e non ai singoli eventi, fornendo un'indicazione chiara dell'aggiornamento dei dati.

È un attributo di metadati fondamentale per gli utenti delle Dashboard e per gli analisti. Li aiuta a comprendere il periodo coperto dall'analisi e garantisce che le decisioni si basino su informazioni aggiornate. In genere viene visualizzato in modo evidente nelle Dashboard per informare gli utenti della data di aggiornamento dei dati.

Informa gli utenti sull'aggiornamento dei dati, garantendo che analisi e decisioni si basino su informazioni aggiornate.

Questo valore viene generato e inserito nel dataset dallo strumento di estrazione dei dati o di ETL al momento dell'aggiornamento dei dati.

L'attributo Currency specifica la valuta nella quale è espresso l'importo della fattura, ad esempio USD, EUR o JPY.

Questo attributo fornisce il contesto essenziale per Invoice Amount. Consente di interpretare e aggregare correttamente i dati finanziari, soprattutto nelle organizzazioni internazionali che gestiscono più valute. L'analisi può essere filtrata per valuta per confrontare l'efficienza di elaborazione o i problemi nelle diverse aree valutarie. Per aggregazioni finanziarie significative, potrebbe essere necessario convertire gli importi in un'unica valuta di reporting.

Fornisce il contesto necessario per qualsiasi importo finanziario, garantendo un'interpretazione accurata e consentendo filtri e analisi basati sulla valuta.

È il campo «Currency Key» (WAERS) della tabella di intestazione del documento fattura, RBKP.