Il Suo template dei dati per il processo dal pagamento all’elaborazione delle fatture

L’attributo Attività rappresenta una fase o un’azione specifica del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture. Le attività derivano da diversi eventi di sistema, come la creazione di documenti, le modifiche di stato, le approvazioni o le azioni degli utenti registrate nei registri delle modifiche di SAP.

L’analisi delle attività è alla base del Process Mining. Consente di visualizzare le mappe dei processi, individuare i colli di bottiglia (ad esempio, lunghe attese dopo 'Fattura inviata per approvazione'), i cicli di rilavorazione (ad esempio, cicli ripetuti di 'Blocco di pagamento impostato' e 'Blocco di pagamento rimosso') e le deviazioni dai requisiti di conformità. La sequenza e la frequenza delle attività rivelano il flusso effettivo del processo.

Definisce le fasi nella mappa del processo e consente di visualizzare i flussi, individuare i colli di bottiglia e rilevare le rilavorazioni.

Questo attributo deriva in genere da più fonti, tra cui i codici di transazione (SY-TCODE), i campi di stato in tabelle come RBKP (ad esempio, RBSTAT) e gli eventi di modifica nelle tabelle CDHDR e CDPOS.

Il numero della fattura funge da identificativo univoco del caso per il percorso di elaborazione della fattura. Ogni numero corrisponde a una singola fattura ricevuta da un fornitore e consente di monitorare tutte le attività correlate, dall’acquisizione dei dati al pagamento finale, come parte di un’unica istanza di processo.

Nell’analisi di Process Mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire il ciclo di vita completo di ogni fattura. Permette di collegare in sequenza cronologica i diversi eventi registrati in SAP, come il salvataggio preliminare, la registrazione, il blocco e la compensazione. Offre così una visione chiara della gestione di ogni fattura, dei tempi necessari e dei punti in cui il processo effettivo si discosta da quello standard.

È la chiave primaria che collega tutti gli eventi relativi a una singola fattura e costituisce quindi la base essenziale per l’analisi del processo e l’esplorazione delle varianti.

In genere corrisponde al numero del documento nella tabella SAP RBKP, campo BELNR, spesso concatenato con il codice società (BUKRS) e l’esercizio fiscale (GJAHR) per garantire l’univocità assoluta.

L’ora dell’evento registra il momento esatto in cui un’attività aziendale è stata eseguita e registrata nel sistema di origine. Questo dato costituisce la base cronologica del processo e ordina tutte le attività di ciascuna fattura in una sequenza coerente.

Nell’analisi, l’ora dell’evento è essenziale per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo, di attesa e di elaborazione tra le attività. Alimenta Dashboard come 'Tempo di ciclo complessivo della fattura' e 'Durata della risoluzione dei blocchi di pagamento', fornendo i dati necessari per misurare il tempo trascorso tra due punti qualsiasi del processo. Le date e le ore precise sono fondamentali per individuare ritardi e colli di bottiglia nelle prestazioni.

Questo dato è essenziale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di prestazione, come i tempi di ciclo e la durata dei colli di bottiglia.

In genere si ottiene combinando la data di modifica (UDATE) e l’ora di modifica (UTIME) della tabella di intestazione dei documenti di modifica CDHDR. Per specifici eventi di creazione, può corrispondere alla data e all’ora di creazione nelle tabelle come RBKP (ERNAM, ERZET).

La data di compensazione segna l’ultima fase del ciclo di vita della fattura: il pagamento. È la data in cui la partita aperta della fattura viene compensata nel sistema tramite un documento di pagamento e corrisponde al momento in cui il pagamento è stato effettivamente eseguito.

Questo attributo è il punto di arrivo di numerosi KPI importanti, tra cui il «Tempo medio di ciclo della fattura» e il «Tasso di pagamenti puntuali». Viene confrontato con la data di scadenza per misurare la puntualità dei pagamenti. Per analizzare gli sconti, viene invece confrontato con il periodo previsto per lo sconto, così da verificare se il pagamento è avvenuto in tempo per ottenerlo.

Segna il completamento del processo e costituisce la base per calcolare il tempo di ciclo totale, la puntualità dei pagamenti e gli sconti effettivamente ottenuti.

Per le partite compensate, è il campo «Clearing Date» (AUGDT) della tabella delle partite fornitori compensate BSAK.

La data di registrazione è una data fondamentale del processo contabile, poiché determina il periodo fiscale in cui la spesa relativa alla fattura viene rilevata nel libro mastro. In genere, viene impostata dall’addetto alla contabilità fornitori durante l’elaborazione della fattura.

Nell’analisi dei processi, l’attività «Fattura registrata», identificata da questa data, rappresenta una tappa importante. Il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e la data di registrazione costituisce una componente essenziale del tempo di ciclo complessivo. Questa data è inoltre fondamentale per la rendicontazione finanziaria e l’analisi dei volumi, ad esempio per monitorare quante fatture vengono registrate ogni settimana o ogni mese.

Segna una tappa importante del processo, determina il periodo finanziario della transazione ed è un elemento essenziale per calcolare il tempo di ciclo.

È il campo «Posting Date» (BUDAT) della tabella di intestazione dei documenti fattura RBKP.

La data di scadenza del pagamento viene calcolata a partire dalla data di riferimento della fattura e dalle condizioni di pagamento concordate. Indica il termine entro cui effettuare il pagamento per evitare ritardi, eventuali penali o ripercussioni sul rapporto con il fornitore.

Questo attributo è essenziale per KPI relativi alle prestazioni e alla conformità, come il «Tasso di pagamenti puntuali» e le «Opportunità di sconto per pagamento anticipato perse». Confrontando la data effettiva del pagamento (data di compensazione) con la data di scadenza, l’analisi determina automaticamente se il pagamento è stato effettuato puntualmente, in anticipo o in ritardo. È inoltre un elemento fondamentale della Dashboard sul rispetto delle condizioni di pagamento.

Costituisce il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti e individuare le opportunità di ottenere sconti per pagamento anticipato.

Questa data è spesso calcolata. La data di riferimento per il pagamento (ZFBDT) si trova nella tabella BSEG. La logica di calcolo della scadenza dipende anche dalle condizioni di pagamento (BSEG-ZTERM).

L’importo della fattura rappresenta il valore totale della fattura inviata dal fornitore. È una metrica finanziaria fondamentale per ogni caso relativo a una fattura.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per le analisi basate sul valore. Consente di filtrare e segmentare il processo in base all’importo della fattura, spesso correlato alla complessità del processo e ai requisiti di approvazione. Ad esempio, le fatture di importo elevato potrebbero seguire un percorso di approvazione diverso e più rigoroso. L’attributo viene utilizzato anche nell’analisi della conformità, per esempio per verificare se le fatture di importo elevato saltano fasi di approvazione obbligatorie.

Consente di svolgere analisi basate sul valore, dando priorità alle fatture di importo elevato e aiutando a capire come l’importo influisce sul flusso del processo e sulla conformità.

È il campo 'Importo lordo della fattura' (RMWWR) dell’intestazione del documento della fattura, nella tabella RBKP.

Quando una fattura presenta una discrepanza o richiede ulteriori verifiche, viene applicato un blocco al pagamento. Il codice del motivo specifica perché è stato impostato il blocco, ad esempio per una differenza di quantità o di prezzo oppure per un blocco manuale.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard sulla durata della risoluzione dei blocchi di pagamento. Analizzare la frequenza e la durata dei blocchi per motivo aiuta a individuare le cause profonde dei ritardi nei pagamenti. Se, ad esempio, le «Discrepanze di prezzo» sono il motivo più frequente dei blocchi prolungati, potrebbe esserci un problema nei dati anagrafici o nel processo degli ordini di acquisto da risolvere.

Spiega perché i pagamenti delle fatture subiscono ritardi, consente di analizzare le cause profonde dei blocchi e aiuta a stabilire le priorità degli interventi di miglioramento del processo.

Il motivo del blocco del pagamento si trova a livello di riga nella tabella RSEG (campo SPGRS) oppure nella tabella dei documenti contabili BSEG (campo ZLSPR).

L’attributo Nome utente identifica la persona responsabile dell’esecuzione di una determinata attività del processo. In genere corrisponde al nome utente SAP registrato con la transazione o l’evento di modifica.

Questo attributo è fondamentale per analizzare le prestazioni dei singoli utenti o dei team. Aiuta a rispondere a domande come 'Chi sono gli approvatori più rapidi?' o 'Quali utenti generano più rilavorazioni?'. Nelle Dashboard viene utilizzato per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, individuare esigenze di formazione e comprendere le differenze di prestazione tra i dipendenti.

Consente di analizzare le prestazioni e il carico di lavoro di singoli utenti o team, aiutando a individuare le persone con i migliori risultati, le opportunità di formazione e gli squilibri nell’allocazione delle risorse.

È il campo 'Modificato da' (USERNAME) della tabella di intestazione dei documenti di modifica CDHDR. Per gli eventi di creazione, può corrispondere al campo 'Inserito da' (ERNAM) in tabelle come RBKP.

Il numero fornitore è la chiave dei dati anagrafici che identifica il fornitore. Collega la transazione della fattura a uno specifico partner commerciale e consente di svolgere analisi in base alle caratteristiche del fornitore.

Analizzare il processo per numero fornitore può rivelare informazioni importanti sui rapporti con i fornitori e sulle loro prestazioni. Ad esempio, aiuta a individuare i fornitori che inviano regolarmente fatture problematiche, causando blocchi di pagamento o discrepanze, e quelli le cui fatture vengono elaborate con maggiore efficienza. Queste informazioni sono utili per la gestione dei fornitori e le iniziative di approvvigionamento strategico.

Consente di analizzare i singoli fornitori e individuare schemi ricorrenti, problemi o opportunità di efficienza a loro associati.

È il campo 'Parte fatturante' (LIFNR) dell’intestazione del documento della fattura, nella tabella RBKP.

Il numero dell’ordine di acquisto collega la fattura al documento di approvvigionamento originale. È fondamentale per l’abbinamento a tre vie (ordine di acquisto, entrata merci e fattura) e per analizzare l’efficienza del processo di elaborazione delle fatture associate a un ordine.

Questo attributo è essenziale per Dashboard come 'Tasso di discrepanza tra fattura e ordine di acquisto'. Consente di distinguere le fatture associate a un ordine di acquisto da quelle che non lo sono, che spesso seguono percorsi di elaborazione molto diversi e presentano livelli di complessità differenti. Analizzare i problemi relativi a specifici ordini di acquisto può aiutare a individuare criticità a monte nel processo di approvvigionamento.

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo di analizzare le fatture associate a un ordine di acquisto e quelle che non lo sono, e di individuare le discrepanze di abbinamento.

In genere si trova a livello di riga. Il 'Numero ordine di acquisto' (EBELN) è nella tabella delle righe della fattura RSEG. Potrebbe essere necessario aggregarlo a livello di intestazione.

Le condizioni di pagamento definiscono entro quando deve essere pagata una fattura e gli eventuali sconti disponibili per il pagamento anticipato. Alcuni esempi sono «30 giorni netti» e «2% entro 10 giorni, netto a 30 giorni»: nel secondo caso, si applica uno sconto del 2% se il pagamento avviene entro 10 giorni; altrimenti, l’intero importo è dovuto entro 30 giorni.

Questo attributo è alla base della Dashboard sulle opportunità di sconto per pagamento anticipato perse e del KPI sul tasso di acquisizione degli sconti. L’analisi combina le condizioni di pagamento con le date di registrazione e di pagamento per determinare se era disponibile uno sconto e se è stato effettivamente ottenuto. È inoltre essenziale per la Dashboard sul rispetto delle condizioni di pagamento.

È essenziale per analizzare il tasso di acquisizione degli sconti e comprendere l’impatto finanziario dei ritardi nel processo.

È il campo «Terms of Payment Key» (ZTERM) della tabella di intestazione dei documenti fattura RBKP.

Il conto di contabilità generale è il conto del piano dei conti in cui viene registrato l’impatto finanziario della fattura. È un dato essenziale per la rendicontazione finanziaria e la gestione dei costi.

Nel Process Mining, l’analisi del conto di contabilità generale aggiunge una dimensione finanziaria al flusso del processo. La Dashboard sull’utilizzo dei conti di contabilità generale può rivelare modelli di spesa, individuare possibili errori di codifica delle fatture e verificare che i costi siano imputati ai reparti o ai progetti corretti. In questo modo, collega l’esecuzione del processo al suo impatto finanziario.

Aggiunge una dimensione finanziaria al processo e consente di analizzare l’allocazione dei costi, i modelli di spesa e gli eventuali errori di codifica delle fatture.

Si trova a livello di riga. Il «Numero del conto di contabilità generale» (HKONT) è nella tabella delle righe fattura RSEG per le fatture con ordine di acquisto oppure in BSEG per le fatture FI dirette.

Quando un approvatore rifiuta una fattura, idealmente ne indica il motivo. Può trattarsi di un codice standardizzato o di un commento libero che segnala problemi come «Numero dell’ordine di acquisto errato», «Fattura duplicata» o «Importo errato».

Questi dati sono fondamentali per la Dashboard sui motivi e le tendenze dei rifiuti delle fatture. Analizzando la frequenza dei diversi motivi, l’azienda può individuare i problemi ricorrenti e adottare misure correttive. Se, ad esempio, il motivo più frequente è «Numero dell’ordine di acquisto errato», potrebbe essere necessario migliorare la comunicazione con i fornitori o formare il personale addetto all’inserimento dei dati. Questa analisi è importante per ridurre le rilavorazioni.

Indica le cause profonde dei rifiuti e consente di intervenire in modo mirato per ridurre le rilavorazioni e aumentare la percentuale di pratiche corrette al primo tentativo.

Spesso queste informazioni non sono archiviate in un unico campo standard. Possono trovarsi nei log del contenitore del flusso di lavoro, nei campi di testo esteso associati al documento o in campi specifici di una soluzione di flusso di lavoro personalizzata.

L’attributo Ora di fine indica il completamento di una specifica attività. Per molti eventi SAP, registrati come singoli istanti, l’ora di fine coincide con l’ora di inizio. Per le attività di durata misurabile, come una fase di approvazione su cui si sta lavorando attivamente, può invece indicare la conclusione del lavoro.

Nell’analisi dei processi, disporre di un’ora di fine distinta consente di misurare il tempo di elaborazione dell’attività separatamente dal tempo di attesa che la precede. Aiuta così a distinguere il tempo necessario per eseguire un’attività da quello in cui un caso attende che inizi, offrendo informazioni più approfondite sull’efficienza delle risorse.

Consente di calcolare il tempo di elaborazione delle attività, distinguendolo dal tempo di attesa tra un’attività e l’altra, e migliora l’analisi dei colli di bottiglia.

Spesso coincide con l’ora di inizio, ricavata da CDHDR-UDATE e CDHDR-UTIME. In alcuni casi può essere ricavata dai registri del flusso di lavoro, che riportano esplicitamente l’inizio e la fine di un’attività.

È un attributo booleano calcolato confrontando la «Data di compensazione» (data effettiva del pagamento) con la «Data di scadenza del pagamento». Se la data di compensazione è successiva alla scadenza, il valore dell’indicatore è vero; altrimenti è falso. Fornisce una misura semplice e diretta della puntualità del pagamento per ogni fattura.

Questo attributo semplifica l’analisi e la visualizzazione nelle Dashboard. Consente di filtrare e aggregare facilmente i dati per calcolare il KPI sul tasso di pagamenti puntuali. Gli utenti possono confrontare rapidamente i flussi delle fatture scadute con quelli delle fatture pagate puntualmente e individuare eventuali modelli di processo che causano ritardi.

Semplifica l’analisi della puntualità dei pagamenti e consente di confrontare facilmente i processi relativi alle fatture pagate puntualmente e in ritardo.

Questo attributo non è presente in SAP. Viene calcolato durante la trasformazione dei dati con la formula: ClearingDate > PaymentDueDate.

È un attributo booleano calcolato in base alle condizioni di pagamento e alla data effettiva del pagamento. Il valore è vero se le «Condizioni di pagamento» prevedevano uno sconto per il pagamento anticipato e la «Data di compensazione» è successiva alla scadenza del periodo previsto per lo sconto. Misura direttamente la perdita finanziaria dovuta alle inefficienze del processo.

Questo attributo è alla base della Dashboard sulle opportunità di sconto per pagamento anticipato perse e consente di quantificare facilmente l’impatto finanziario dei ritardi di elaborazione. Filtrando i casi in cui l’indicatore è vero, gli analisti possono individuare le varianti di processo e i colli di bottiglia che più spesso causano la perdita degli sconti, fornendo motivazioni concrete per migliorare il processo.

Quantifica direttamente le perdite finanziarie dovute ai ritardi del processo e fornisce motivazioni concrete per ottimizzare il flusso di lavoro di elaborazione delle fatture.

Questo attributo non è presente in SAP. Viene calcolato durante la trasformazione dei dati interpretando «PaymentTerms» e confrontando «ClearingDate» con la data di scadenza dello sconto.

L’attributo Sistema di origine indica da dove provengono i dati degli eventi, ad esempio da una specifica istanza SAP ECC. È particolarmente importante negli ambienti con più sistemi ERP o quando si combinano dati provenienti da fonti diverse.

Nell’analisi, questo attributo aiuta a distinguere i processi e le prestazioni tra sistemi, aree geografiche o unità aziendali che utilizzano istanze separate. Garantisce la tracciabilità dei dati e consente di filtrare e analizzare i risultati in base al sistema.

Fornisce un contesto essenziale negli ambienti con più sistemi e consente di separare correttamente i dati e analizzare le prestazioni di ciascun sistema.

In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati, che rappresenta l’ID del sistema SAP (TADIR-SRCSYSTEM) o un identificativo assegnato manualmente alla specifica istanza SAP.

La società è un’unità organizzativa fondamentale in SAP Financials e rappresenta una persona giuridica indipendente. Tutte le transazioni finanziarie, comprese le fatture, vengono registrate in una società specifica.

Questo attributo consente di segmentare l’analisi dei processi per persona giuridica. È essenziale per confrontare le prestazioni, la conformità e l’efficienza dei processi tra le diverse società di un gruppo. È possibile filtrare le Dashboard per società, così da visualizzare i KPI di elaborazione delle fatture relativi a una singola entità.

Consente di confrontare i processi e le prestazioni delle diverse persone giuridiche di un’organizzazione.

È il campo «Company Code» (BUKRS) della tabella di intestazione dei documenti fattura RBKP.

In SAP, il tipo di documento serve a classificare le diverse transazioni aziendali. Nell’elaborazione delle fatture, tra i tipi più comuni figurano «RE» per le fatture standard e «KG» per le note di credito dei fornitori. Il tipo di documento determina alcuni aspetti della registrazione, ad esempio l’intervallo di numerazione utilizzato.

Nell’analisi, questo attributo consente di filtrare il processo in base al tipo di transazione. La gestione di una nota di credito, ad esempio, può differire sensibilmente da quella di una fattura standard. Separare i flussi in base al tipo di documento permette di ottenere una rappresentazione del processo più accurata e significativa.

Consente di distinguere e analizzare transazioni aziendali diverse, come le fatture e le note di credito, che seguono processi differenti.

È il campo «Document Type» (BLART) della tabella di intestazione dei documenti fattura RBKP.

Questo attributo registra la data e l’ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recente. Si applica all’intero insieme di dati, non ai singoli eventi, e indica chiaramente quanto siano aggiornati i dati.

È un metadato fondamentale per chi utilizza le Dashboard e per gli analisti. Aiuta a capire il periodo coperto dall’analisi e a prendere decisioni sulla base di informazioni aggiornate. In genere viene mostrato in evidenza nelle Dashboard per indicare la data di aggiornamento dei dati.

Indica quanto sono aggiornati i dati, affinché l’analisi e le decisioni si basino su informazioni recenti.

Questo valore viene generato e inserito nell’insieme di dati dallo strumento di estrazione o ETL al momento dell’aggiornamento.

L’attributo Valuta specifica la valuta in cui è espresso l’importo della fattura, ad esempio USD, EUR o JPY.

Questo attributo fornisce un contesto essenziale per l’importo della fattura e ne consente la corretta interpretazione e l’aggregazione dei dati finanziari, soprattutto nelle organizzazioni internazionali che operano con più valute. L’analisi può essere filtrata per valuta, così da confrontare l’efficienza di elaborazione o le criticità nelle diverse aree valutarie. Per aggregare i dati finanziari in modo significativo, può essere necessario convertire gli importi in un’unica valuta di rendicontazione.

Fornisce il contesto necessario per interpretare correttamente qualsiasi importo finanziario e consente di filtrare e analizzare i dati in base alla valuta.

È il campo «Currency Key» (WAERS) della tabella di intestazione dei documenti fattura RBKP.