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Migliori la Sua Gestione dei Pagamenti Fornitori

Ottimizza SAP ECC con la nostra semplice guida in 6 passaggi
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Migliori la Sua Gestione dei Pagamenti Fornitori
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Ottimizzare la Gestione dei Pagamenti Fornitori in SAP ECC

La nostra piattaforma offre una visibilità approfondita sui Suoi workflow di pagamento per individuare i bottleneck e i ritardi nascosti. Può facilmente identificare dove gli interventi manuali o i cicli di approvazione rallentano l'intero processo. Identificando questi punti di frizione, può ottimizzare le Sue operazioni e garantire un'esecuzione tempestiva per ogni transazione.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Il Valore Strategico della Semplificazione della Gestione dei Pagamenti Fornitori

In molte organizzazioni che utilizzano SAP ECC, la Gestione dei Pagamenti Fornitori è spesso considerata una funzione amministrativa standard. Tuttavia, rappresenta in realtà una leva strategica fondamentale che incide su aspetti cruciali, dalla gestione del capitale circolante alla solidità delle relazioni con i fornitori. Quando il Suo processo AP è inefficiente, i costi superano di gran lunga la semplice manodopera. Si trova di fronte a sconti per pagamenti anticipati non sfruttati, penali per ritardi nei pagamenti e un costo elevato per fattura che erode i Suoi margini. Concentrandosi sull'ottimizzazione dei processi, i dipartimenti finanziari possono trasformarsi da centri di costo reattivi in contributori proattivi alla salute finanziaria dell'azienda.

Ottimizzare questo processo all'interno dell'ambiente SAP ECC richiede una profonda comprensione del flusso dei dati attraverso i moduli di Contabilità Finanziaria (FI) e Contabilità Generale (GL). Poiché SAP è altamente personalizzabile, il modo in cui un'azienda elabora una fattura spesso differisce significativamente da un'altra, anche nello stesso settore. Questa variabilità maschera spesso inefficienze sottostanti difficili da individuare con la sola reportistica standard. Identificare dove si verificano interventi manuali e dove i workflow automatizzati si bloccano è il primo passo verso una significativa riduzione dei costi e l'eccellenza operativa.

Trasformare i Dati SAP ECC in Process Intelligence

Il Process Mining crea un ponte tra i dati transazionali grezzi e insight azionabili. Estraendo i dati dalle tabelle SAP principali come BKPF e BSEG, è possibile ricostruire l'intero percorso di una fattura. Questa visibilità Le consente di vedere il processo così come accade realmente, anziché come è stato progettato sulla carta. Utilizzando il Numero Fattura come identificatore del case, Lei può tracciare ogni cambio di stato, ogni approvazione e ogni blocco di pagamento applicato durante il ciclo di vita di quel documento.

Questo livello di trasparenza è essenziale per chiunque cerchi come migliorare la Gestione dei Pagamenti Fornitori. Invece di affidarsi a prove aneddotiche sui ritardi, può utilizzare dati concreti per vedere esattamente dove il processo devia dal percorso ottimale. Ad esempio, potrebbe scoprire che le fatture di fornitori specifici richiedono costantemente interventi manuali a causa di errori di matching, o che alcuni dipartimenti hanno cicli di approvazione tre volte più lunghi della media aziendale. Questa visione obiettiva è la base per miglioramenti mirati e basati sui dati.

Mirare ai Bottleneck per Ridurre i Tempi di Ciclo

Uno degli obiettivi primari di qualsiasi trasformazione finanziaria è comprendere come ridurre il tempo di ciclo della Gestione dei Pagamenti Fornitori. I colli di bottiglia (bottleneck) spesso si nascondono negli spazi tra le attività, come il tempo in cui una fattura rimane in attesa di approvazione da parte di un responsabile o la durata di un blocco di pagamento dopo che una discrepanza è stata risolta. Il Process Mining evidenzia questi tempi di inattività, consentendoLe di quantificare il loro impatto sulla Sua capacità di acquisire sconti.

Le principali aree di miglioramento spesso riguardano la risoluzione delle discrepanze tra fattura, ordine d'acquisto e ricevimento merce. In SAP ECC, questi fallimenti di corrispondenza a tre vie attivano workflow manuali che consumano risorse significative. Analizzando le cause profonde di queste mancate corrispondenze, siano esse differenze di prezzo o di quantità, è possibile implementare soluzioni a monte che prevengano il verificarsi del bottleneck in primo luogo. Questo passaggio dalla correzione manuale alla prevenzione automatizzata è un segno distintivo di un processo AP maturo.

Rafforzare la Conformità e l'Integrità Finanziaria

Oltre all'efficienza, il Process Mining svolge un ruolo vitale nel garantire la conformità e l'integrità finanziaria. In un ambiente SAP ECC complesso, mantenere una chiara traccia di audit è fondamentale. Può utilizzare il Process Mining per monitorare modifiche non autorizzate ai termini di pagamento, identificare casi in cui la separazione dei compiti potrebbe essere a rischio e assicurare che tutti i pagamenti siano abbinati a transazioni commerciali valide. Questo livello di supervisione aiuta a mitigare il rischio di frode e assicura che la Sua rendicontazione finanziaria sia accurata e tempestiva.

Inoltre, analizzando il flusso end-to-end, può ottimizzare la Sua strategia di esecuzione dei pagamenti. Può identificare quali metodi di pagamento sono i più efficienti e quali fornitori vengono costantemente pagati in anticipo o in ritardo. Ciò consente una migliore previsione del cash flow e fornisce al Suo team di approvvigionamento i dati necessari per negoziare condizioni migliori con i fornitori. La conformità non riguarda solo il rispetto delle regole, ma la creazione di un processo disciplinato che supporti gli obiettivi finanziari più ampi dell'organizzazione.

Far Progredire la Sua Trasformazione Finanziaria

Intraprendere il Suo percorso verso un processo di Contabilità Fornitori più efficiente non richiede una revisione completa del sistema. Utilizzando i template e gli insight forniti in questa guida, può iniziare a scoprire gli strati dei Suoi dati SAP ECC per trovare successi immediati. Sia che il Suo obiettivo sia automatizzare maggiormente la codifica delle fatture o eliminare i bottleneck che portano a penali per ritardi, il percorso è lastricato di dati. Man mano che acquisisce maggiore visibilità sulla Sua esecuzione dei pagamenti, scoprirà che i benefici del Process Mining si estendono in ogni angolo del Suo dipartimento finanziario, portando a un'organizzazione più agile e resiliente.

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Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Le fatture richiedono spesso aggiustamenti manuali dopo l'inserimento iniziale a causa di codifiche errate o informazioni mancanti. Questo intervento manuale ripetitivo rallenta il tempo di ciclo e aumenta il rischio di errori umani, il che porta in ultima analisi a ritardi nei pagamenti e a relazioni tese con i fornitori.

Le fatture si bloccano frequentemente a specifici livelli di approvazione, in attesa di autorizzazione manuale prima di poter procedere. Senza visibilità su dove si verificano questi ritardi, i manager non possono identificare quali dipartimenti o individui stanno causando i maggiori rallentamenti nel ciclo di pagamento.

Le organizzazioni spesso perdono preziosi sconti cassa perché le fatture non vengono elaborate abbastanza rapidamente per rispettare i termini del fornitore. Questi risparmi mancati rappresentano una perdita finanziaria diretta e riflettono una mancanza di controllo sulla tempistica di pagamento end-to-end.

Elaborare la stessa fattura più volte porta a pagamenti in eccesso e richiede complessi sforzi di recupero. Questi errori derivano spesso da un inserimento dati incoerente o dalla mancanza di una visione centralizzata tra i diversi codici azienda e account fornitore all'interno del sistema.

Tempi di elaborazione incoerenti spesso comportano l'esecuzione dei pagamenti dopo le date di scadenza contrattualmente concordate. Oltre alla sanzione finanziaria immediata, il ritardo cronico danneggia l'affidabilità creditizia dell'organizzazione e può portare i fornitori a trattenere servizi o a rinegoziare termini meno favorevoli.

Le discrepanze tra fattura, ordine d'acquisto e ricevimento merci spesso portano a blocchi di pagamento automatizzati che richiedono indagine manuale. Quando queste mancate corrispondenze non vengono affrontate rapidamente, creano un arretrato che interrompe l'intero dipartimento di contabilità fornitori.

L'elaborazione delle fatture senza un ordine di acquisto pre-approvato richiede un'ampia codifica manuale e passaggi di approvazione aggiuntivi. Questo approccio ad hoc rende difficile prevedere il flusso di cassa e aumenta l'onere amministrativo sia per i team finanziari che per quelli di acquisto.

Le fatture sono frequentemente contrassegnate con blocchi di pagamento a causa di varianze di prezzo o documentazione mancante, eppure questi blocchi spesso rimangono irrisolti per settimane. Questa mancanza di risoluzione crea una visione distorta delle passività e impedisce al team finanziario di eseguire i pagamenti in tempo.

Affidarsi ad assegni o bonifici manuali anziché a pagamenti elettronici automatizzati aumenta il costo per transazione e il rischio di frode. Questi metodi manuali offrono anche meno visibilità sullo stato dei fondi e rendono più difficile la riconciliazione bancaria per il team.

I fornitori contattano frequentemente il dipartimento del ciclo passivo per verificare lo stato dei loro pagamenti, il che consuma un tempo significativo del personale. Questo volume di richieste indica solitamente una mancanza di trasparenza e prevedibilità nel ciclo di pagamento end-to-end.

I leader finanziari spesso faticano a vedere l'intero percorso di una fattura attraverso diversi moduli. Questa frammentazione rende quasi impossibile identificare la vera fonte dei ritardi o misurare la performance complessiva del dipartimento di Gestione dei Pagamenti Fornitori.

Bypassare i protocolli di approvazione standard o non documentare le modifiche ai termini di pagamento può portare a significative constatazioni di audit. Senza una traccia digitale dettagliata, è difficile dimostrare che tutti i pagamenti in SAP ECC siano stati autorizzati secondo la politica aziendale.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Accelerare l'instradamento interno delle fatture è fondamentale per mantenere la fiducia dei fornitori ed evitare arretrati. Riducendo il tempo necessario ai manager per esaminare e approvare i pagamenti, le organizzazioni possono garantire che gli obblighi finanziari siano rispettati ben prima delle scadenze, portando a un flusso di cassa più prevedibile e a una maggiore produttività dipartimentale. Questo cambiamento consente al team finanziario di passare da una gestione reattiva a una gestione proattiva del calendario dei pagamenti.

ProcessMind fornisce approfondimenti dettagliati sul percorso di ogni fattura all'interno di SAP ECC, evidenziando le fasi specifiche in cui le approvazioni si bloccano. Gli utenti possono identificare quali centri di costo o livelli di approvazione causano la maggiore frizione, consentendo aggiustamenti mirati del processo che possono ridurre il tempo di ciclo totale del 30 percento o più. Identificando questi bottleneck, il sistema aiuta la direzione a ottimizzare il Processo di Pagamento del Ciclo Passivo per garantire workflow più fluidi.

Catturare gli sconti dinamici offerti dai fornitori rappresenta una significativa opportunità di risparmio sui costi che impatta direttamente sui margini. Elaborare in modo efficiente le fatture entro la finestra di sconto specificata trasforma il dipartimento Contabilità Fornitori da centro di costo a fonte di valore, risparmiando migliaia di dollari in costi di approvvigionamento annuali. Questo obiettivo si concentra sull'allineamento della velocità interna con gli incentivi finanziari offerti dai fornitori.

Analizzando il tempo trascorso tra la ricezione della fattura e la compensazione finale, la nostra piattaforma identifica workflow specifici che perdono costantemente le finestre di sconto. ProcessMind evidenzia le cause profonde di questi ritardi in SAP ECC, come la ricezione tardiva o la convalida lenta, consentendo ai team di prioritizzare le fatture di alto valore e aumentare significativamente i tassi di acquisizione degli sconti. Questa visibilità assicura che la Gestione dei Pagamenti Fornitori sia ottimizzata per il massimo beneficio finanziario.

Le penali per ritardi rappresentano uno spreco inutile che erode i margini di profitto e danneggia la reputazione. Assicurare che ogni pagamento venga eseguito entro o prima della data di scadenza previene questi costi evitabili e promuove relazioni più forti e collaborative con i fornitori chiave che fanno affidamento su pagamenti tempestivi. La coerenza nell'esecuzione dei pagamenti riduce anche il rischio di blocchi di credito o interruzioni della catena di approvvigionamento.

Utilizzando il Process Mining, le aziende possono monitorare in tempo reale l'invecchiamento di tutte le voci aperte. ProcessMind avvisa gli utenti delle fatture che si avvicinano alle loro date di scadenza ma sono ancora bloccate in fasi preliminari, consentendo un intervento immediato per superare i bottleneck e garantire una performance di pagamento tempestiva al 100%. Questo approccio obiettivo alla Gestione dei Pagamenti Fornitori in SAP ECC elimina le incertezze nel rispetto delle scadenze di pagamento.

Prevenire i pagamenti duplicati è essenziale per proteggere il capitale circolante e ridurre l'onere amministrativo legato agli sforzi di recupero. Intercettando le doppie registrazioni prima che vengano finalizzate, le organizzazioni evitano il compito complesso di recuperare i fondi e assicurano che i registri finanziari riflettano accuratamente le passività effettive. Questo obiettivo rafforza l'integrità della rendicontazione finanziaria e previene significative fuoriuscite di cassa.

ProcessMind analizza i dati storici all'interno delle tabelle SAP ECC come BKPF e BSEG per identificare schemi indicativi di registrazioni duplicate. Visualizzando la sequenza di attività che portano a questi errori, la piattaforma aiuta la direzione a implementare controlli di validazione più robusti al punto di inserimento, neutralizzando efficacemente il rischio di pagamenti in eccesso. Questa capacità trasforma il modo in cui il Processo di Pagamento del Ciclo Passivo gestisce i rischi di inserimento dati.

Ottenere un alto tasso di corrispondenza tra ordini d'acquisto, ricevimento merci e fatture riduce la necessità di interventi manuali e rilavorazioni. Un'elevata accuratezza di matching assicura che i pagamenti vengano effettuati solo per beni e servizi effettivamente ricevuti, mantenendo l'integrità del ciclo di approvvigionamento. Inoltre, accelera il percorso dalla ricezione della fattura al pagamento finale eliminando le comuni discrepanze nei dati.

La nostra soluzione traccia l'allineamento dei dati di ordine d'acquisto e fattura per individuare esattamente dove si verificano le discrepanze, sia a livello di prezzo che di quantità. Scoprendo le cause comuni dei fallimenti di matching, ProcessMind consente ai team di standardizzare l'inserimento dei dati e le comunicazioni con i fornitori, riducendo drasticamente il volume di fatture che richiedono indagine manuale. Questa attenzione all'accuratezza è una pietra angolare di un ciclo efficiente di Gestione dei Pagamenti Fornitori in SAP ECC.

Minimizzare il numero di volte in cui un membro del personale deve interagire manualmente con una fattura diminuisce la probabilità di errori e riduce il costo complessivo per transazione. Un processo snello e senza interventi manuali consente al team della Contabilità Fornitori di concentrarsi su attività strategiche piuttosto che sulla correzione ripetitiva dei dati. Questo obiettivo mira a eliminare l'attrito che rallenta le operazioni di pagamento standard.

ProcessMind mappa l'intero ciclo di vita di una fattura per rivelare i loop in cui i documenti vengono rimandati per correzioni. Identificando queste azioni manuali ripetitive all'interno della Gestione dei Pagamenti Fornitori, le organizzazioni possono automatizzare specifici passaggi di convalida ed eliminare fino al 40% delle rilavorazioni manuali. Questo approccio basato sui dati assicura che i workflow di SAP ECC siano il più snelli e automatizzati possibile.

Passare da fatture non legate a ordini di acquisto a quelle con PO fornisce un maggiore controllo sulla spesa e semplifica il processo di riconciliazione. Le fatture collegate a ordini di acquisto pre-approvati vengono elaborate più rapidamente e con una maggiore conformità, garantendo che tutte le spese siano autorizzate e correttamente categorizzate fin dall'inizio. Questa transizione è vitale per scalare efficacemente le operazioni finanziarie.

ProcessMind quantifica il rapporto tra fatture con PO e senza PO tra i diversi fornitori e reparti. Questa visibilità consente ai manager di identificare aree specifiche in cui le politiche di approvvigionamento vengono eluse, fornendo i dati necessari per applicare strategie "PO-first" e ottimizzare l'intero workflow di pagamento in SAP ECC. Migliorare questo rapporto è una metrica chiave per misurare la maturità del Processo di Pagamento del Ciclo Passivo.

I blocchi di pagamento spesso agiscono come ostacoli invisibili che impediscono il completamento tempestivo delle transazioni finanziarie. Ridurre la durata e la frequenza di questi blocchi garantisce che l'esecuzione dei pagamenti proceda senza intoppi, prevenendo ritardi inattesi che potrebbero influire sui livelli di servizio dei fornitori o sulla reportistica finanziaria interna. Una rapida risoluzione dei blocchi mantiene il flusso di cassa come previsto.

Analizzando gli attributi delle fatture bloccate, ProcessMind rivela le ragioni più comuni delle sospensioni, come differenze di prezzo o documentazione mancante. Questo permette la creazione di percorsi di risoluzione standardizzati, assicurando che i blocchi vengano eliminati rapidamente e non diventino ostacoli permanenti all'esecuzione dei pagamenti. Questo livello di dettaglio è essenziale per mantenere un'elevata velocità nel Processo di Pagamento del Ciclo Passivo in SAP ECC.

Abbandonare gli assegni cartacei e i bonifici manuali riduce i costi di transazione e aumenta la sicurezza del processo di pagamento. I metodi elettronici sono più veloci, più tracciabili e meno soggetti a frodi, fornendo una base moderna per le operazioni finanziarie e una migliore visibilità sui flussi di cassa in uscita. Questo obiettivo si concentra sulla modernizzazione e sull'efficienza dei costi.

ProcessMining evidenzia la prevalenza dei metodi di pagamento manuali analizzando i campi relativi al metodo di pagamento in SAP ECC. ProcessMind aiuta a identificare i fornitori che ricevono ancora assegni fisici, consentendo al team di approvvigionamento di mirare a questi fornitori per l'onboarding digitale e migrare la maggior parte dei pagamenti verso canali elettronici automatizzati. Questa strategia ottimizza il passaggio finale della Gestione dei Pagamenti Fornitori.

Una conformità robusta assicura che ogni pagamento segua le politiche aziendali e i requisiti normativi stabiliti. Mantenere una chiara traccia di audit e applicare rigorosamente la separazione dei compiti protegge l'organizzazione dalle frodi e assicura che i bilanci siano accurati e difendibili. Questo obiettivo offre tranquillità sia agli auditor interni che esterni.

ProcessMind ricostruisce la sequenza effettiva degli eventi per ogni fattura, confrontandola con il modello di processo previsto. Qualsiasi deviazione dalle gerarchie di approvazione standard o dalle regole di conformità viene immediatamente segnalata, dando al team finanziario la capacità di imporre l'esecuzione del "happy path" e di mantenere registrazioni sempre pronte per l'audit. Questo crea un ambiente altamente conforme per il Processo di Pagamento del Ciclo Passivo all'interno di SAP ECC.

Un elevato volume di richieste di stato da parte dei fornitori indica una mancanza di trasparenza e tempi di elaborazione lenti. Migliorando la velocità e la prevedibilità dei pagamenti, le organizzazioni possono ridurre significativamente il tempo amministrativo dedicato a rispondere a telefonate ed email sullo stato dei pagamenti. Ciò consente al personale di concentrarsi su analisi finanziarie più complesse e sulla gestione dei fornitori.

Identificando i bottleneck specifici che portano a ritardi nei pagamenti, ProcessMind aiuta a stabilizzare il ciclo di pagamento. Man mano che i tempi di elaborazione diventano più coerenti e trasparenti, i fornitori acquisiscono fiducia nella pianificazione, portando a una netta diminuzione del numero di richieste di supporto gestite dal personale della contabilità fornitori. Questo miglioramento nella Gestione dei Pagamenti Fornitori migliora direttamente la gestione delle relazioni con i fornitori.

La visibilità totale sul ciclo di vita dei pagamenti consente alla leadership di prendere decisioni informate sulla gestione della liquidità e sull'allocazione delle risorse. Comprendere esattamente dove si trova ogni dollaro nel processo fornisce un livello di controllo finanziario essenziale per la pianificazione aziendale moderna e la mitigazione del rischio. Questo obiettivo riguarda la creazione di un'unica fonte di verità per tutte le attività di pagamento.

ProcessMind fornisce una dashboard completa che traccia le fatture dalla ricezione in SAP ECC fino alla compensazione finale. Questa visione d'insieme consente agli stakeholder di monitorare le performance in tempo reale rispetto ai benchmark chiave, garantendo che l'intero Processo di Pagamento del Ciclo Passivo rimanga efficiente, conforme e prevedibile. La vera trasparenza trasforma il modo in cui la salute finanziaria viene monitorata in tutta l'organizzazione.

Il Percorso in 6 Fasi per il Miglioramento dei Pagamenti del Ciclo Passivo

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Esporta i Tuoi Dati
3

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Analizza il Tuo Processo
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Cosa fare

Ottenga il template Excel specializzato progettato per l'elaborazione AP di SAP ECC, inclusi campi per i dati di fattura e pagamento.

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Perché è importante

Iniziare con una struttura preconfigurata Le garantisce di acquisire i campi BKPF e BSEG corretti per un'analisi di successo.

Risultato atteso

Una struttura dati pronta all'uso per la Sua estrazione SAP.

COSA OTTERRAI

Ottenere Piena Visibilità nei Processi di Pagamento SAP

ProcessMind Le fornisce una chiara mappa del Suo ciclo di pagamento estraendo i dati direttamente da SAP ECC. Vedrà ogni deviazione e ritardo, consentendole di ottimizzare le approvazioni ed evitare penali per ritardi.
  • Mappare ogni fase del Suo ciclo di pagamento AP
  • Individuare i `bottleneck` di approvazione in SAP ECC
  • Identificare le cause delle penali per ritardi di pagamento
  • Confrontare le performance tra gruppi di fornitori
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI COMPROVATI

Miglioramenti Quantificabili nelle Performance del Ciclo Passivo

Visualizzando il ciclo di vita end-to-end delle fatture in SAP ECC, le organizzazioni identificano i `bottleneck` e automatizzano i punti di contatto manuali per generare significativi risparmi operativi. Queste metriche evidenziano il potenziale di trasformazione quando gli insight basati sui `dati` vengono applicati all'elaborazione dei pagamenti.

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Cicli di Approvazione Più Brevi

Riduzione del tempo di elaborazione

Il Process Mining identifica i bottleneck di approvazione nella tabella BSEG, consentendo alle organizzazioni di ottimizzare i workflow e accelerare il pagamento.
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Migliore Cattura Sconti

Termini di pagamento anticipato aumentati

Monitorando la tabella SKB1 per le scadenze degli sconti, i team possono prioritizzare le fatture di alto valore e massimizzare gli sconti cassa disponibili.
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Riduzione Contatti Manuali

Minore tasso di intervento umano

Eliminare la codifica manuale e la rimozione dei blocchi all'interno del modulo FI-GL riduce lo sforzo richiesto per fattura, aumentando al contempo l'automazione.
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Prevenire Pagamenti Duplicati

Eradicazione di case ridondanti

Il confronto incrociato degli attributi di fornitore e importo nei record BSEG aiuta a rilevare e prevenire pagamenti identici prima che vengano eseguiti.
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Maggiore conformità dei PO

Rapporto più elevato di fatture supportate da ordine d'acquisto

Aumentare l'allineamento tra ordini d'acquisto e fatture garantisce livelli di conformità più elevati e meno discrepanze manuali da risolvere.
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Minori Richieste Fornitori

Riduzione delle richieste di stato

Offrire una trasparenza dei pagamenti end-to-end riduce il volume delle richieste di stato manuali da parte dei fornitori, migliorando la salute complessiva delle relazioni.

I risultati effettivi dipendono dalla complessità delle Sue configurazioni di processo specifiche e dalla qualità dei Suoi `dati` sottostanti. Queste cifre riflettono i tipici miglioramenti di performance osservati durante le implementazioni aziendali.

Dati Consigliati

Inizi il Suo percorso selezionando le attività e gli attributi chiave necessari per la chiarezza del processo.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'unità organizzativa per la quale vengono creati i bilanci.

Perché è importante

Dimensione primaria per il benchmarking organizzativo.

Identificatore univoco per il fornitore o creditore.

Perché è importante

Abilita l'analisi delle performance incentrata sui fornitori.

Classifica il documento contabile (ad es. Fattura, Nota di Credito).

Perché è importante

Distingue tra diversi workflow finanziari come fatture e note di credito.

Il valore monetario totale della fattura in valuta locale.

Perché è importante

Quantifica la rilevanza finanziaria dell'istanza di processo.

Il riferimento al documento di acquisto collegato alla fattura.

Perché è importante

Collega la contabilità fornitori agli acquisti e identifica i workflow di matching.

Il codice che definisce le condizioni per il pagamento e gli sconti.

Perché è importante

Definisce la scadenza finanziaria e le opportunità di sconto.

Indica se e perché una fattura è bloccata per il pagamento.

Perché è importante

Indicatore primario di frizione del processo e necessità di interventi manuali.

Il metodo utilizzato per pagare la fattura (es. Assegno, Bonifico, ACH).

Perché è importante

Traccia l'efficienza e il costo della fase di esecuzione del pagamento.

L'ID dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Abilita l'analisi delle risorse e il calcolo del tasso di automazione.

La data in cui la fattura è stata saldata o pagata nel sistema.

Perché è importante

Segna il completamento del processo finanziario.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Cattura la data indicata sul documento della fattura del fornitore come data di riferimento. Questa è derivata dal campo Data Documento nell'intestazione del documento contabile.

Perché è importante

Stabilisce la base per l'analisi dell'invecchiamento e la conformità ai termini di pagamento dei fornitori. Le differenze tra questa data e la data di inserimento rivelano ritardi nella sala posta o nella scansione.

Segna il momento in cui i dati della fattura vengono tecnicamente inseriti in SAP ECC. Questo timestamp rappresenta l'inizio del processo digitale all'interno dell'ERP.

Perché è importante

Critico per il calcolo del tempo di elaborazione interno rispetto al tempo totale di attesa del fornitore. Un'elevata latenza tra Ricezione e Creazione indica bottleneck di acquisizione a monte.

Significa che la fattura è stata registrata con successo nel Libro Mastro e nei sottoconti. Questa azione crea la passività nel sistema.

Perché è importante

La fattura è ora ufficialmente riconosciuta come debito. Questo funge da innesco per il calcolo standard dell'invecchiamento dei pagamenti e delle date di scadenza.

Registra l'applicazione di un codice di blocco pagamento a una voce di fattura. Questo impedisce che la fattura venga rilevata dal programma di pagamento automatico.

Perché è importante

Una causa primaria di ritardi nei pagamenti e sconti persi. L'analisi del codice motivo del blocco aiuta a identificare se i ritardi sono dovuti a varianze di prezzo, ricevute di merci mancanti o blocchi manuali.

Registra la rimozione di un blocco pagamento, rendendo la fattura idonea per la successiva esecuzione dei pagamenti. Questo agisce come proxy per "Approvazione" in molte configurazioni SAP.

Perché è importante

Rappresenta la risoluzione dei problemi che impediscono il pagamento. La durata tra "Blocco Applicato" e "Blocco Rimosso" è il bottleneck del "tempo di risoluzione".

L'esecuzione del ciclo di pagamento in cui viene avviato il bonifico bancario o stampato l'assegno. Un documento di pagamento viene generato nel sistema.

Perché è importante

Il punto di non ritorno per il deflusso di cassa. Questo timestamp viene utilizzato per calcolare il tempo di ciclo di pagamento effettivo e verificare le scadenze degli sconti.

La registrazione contabile che abbina la voce della fattura al documento di pagamento, bilanciando la partita aperta a zero. Questo chiude il ciclo di vita della fattura.

Perché è importante

Indicatore di completamento del processo. Essenziale per il calcolo del "tempo di ciclo complessivo" e per confermare l'estinzione del debito.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining offre piena visibilità sull'intero ciclo di vita dei pagamenti, mappando ogni passaggio, dalla ricezione della fattura al pagamento finale. Aiuta a identificare esattamente dove si verificano i bottleneck, come cicli di approvazione lunghi o rilavorazioni manuali ripetitive, permettendo ai team di ottimizzare i workflow e ridurre i costi di elaborazione.

Per ottenere una visione completa, estraiamo principalmente i dati dalle tabelle finanziarie principali come BKPF per le informazioni di intestazione e BSEG per i dettagli delle voci. Esaminiamo anche tabelle come BSAK per le voci compensate e RSEG per i dettagli di ricezione delle fatture per tracciare la storia completa di ogni documento di fattura.

No, il Process Mining utilizza le tracce digitali già registrate nei Suoi log delle transazioni, quindi non sono necessarie modifiche alla Sua configurazione SAP ECC esistente. L'analisi viene eseguita su dati estratti, il che significa che il Suo ambiente di produzione live rimane intatto e opera come di consueto.

Sì, identificando le cause principali dei ritardi nelle fasi di approvazione e matching, il Process Mining Le consente di ottimizzare il percorso verso il pagamento. Ciò garantisce che le fatture vengano elaborate abbastanza rapidamente da sfruttare i termini favorevoli offerti dai fornitori, il che migliora direttamente i Suoi risultati.

La maggior parte delle organizzazioni può visualizzare le proprie prime process maps e i report sui bottleneck entro due-quattro settimane dalla fornitura dei dati. Una volta stabilita la connessione iniziale, il monitoraggio continuo fornisce insight in tempo reale sulle performance dei pagamenti e sulle problematiche di conformità man mano che si presentano.

Il Numero Fattura funge da riferimento univoco che collega tutte le attività correlate, dalla registrazione iniziale alla compensazione finale nel libro mastro. L'utilizzo di questo identificatore consente al software di unire ogni evento associato a una specifica obbligazione finanziaria, fornendo una chiara visione del suo percorso individuale.

L'analisi cerca schemi identici tra gli ID fornitore, gli importi e le date registrate nel libro mastro SAP. Segnalando queste somiglianze prima che avvenga l'esecuzione finale del pagamento, è possibile prevenire perdite di capitale e l'onere amministrativo di recuperare i fondi dai fornitori in seguito.

Il Process Mining traccia chi ha eseguito ogni azione e quando, permettendole di verificare che ogni pagamento abbia seguito i controlli interni stabiliti. Può individuare rapidamente i casi in cui i passaggi sono stati saltati o dove si sono verificate approvazioni non autorizzate, rafforzando la Sua preparazione complessiva agli audit.

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