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Migliori la gestione dei pagamenti ai fornitori

Ottimizzi SAP ECC con la nostra semplice guida in 6 passaggi
Migliori la gestione dei pagamenti ai fornitori
Processo di pagamento dei debiti verso fornitori
SAP ECC

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Ottimizzi il processo di pagamento dei debiti verso fornitori in SAP ECC

La nostra piattaforma offre una visione dettagliata dei flussi di lavoro dei pagamenti, facendo emergere colli di bottiglia e ritardi nascosti. Può individuare facilmente i punti in cui gli interventi manuali o i cicli di approvazione rallentano l’intero processo. Identificando questi ostacoli, può semplificare le operazioni e garantire che ogni transazione venga completata nei tempi previsti.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Il valore strategico dell’ottimizzazione del ciclo passivo

In molte organizzazioni che utilizzano SAP ECC, la gestione dei pagamenti ai fornitori è considerata una normale attività amministrativa. In realtà, rappresenta una leva strategica fondamentale, che incide su aspetti che vanno dalla gestione del capitale circolante alla solidità dei rapporti con i fornitori. Quando il processo di gestione dei debiti verso fornitori è inefficiente, i costi vanno ben oltre la semplice manodopera: si perdono sconti per pagamenti anticipati, si pagano penali per ritardi e aumenta il costo per fattura, con un impatto diretto sui margini. Ottimizzando i processi, le funzioni finanziarie possono passare da centri di costo reattivi a partner proattivi, capaci di contribuire alla solidità finanziaria dell’azienda.

Per ottimizzare questo processo in SAP ECC è necessario comprendere a fondo come i dati transitano nei moduli di contabilità finanziaria (FI) e di contabilità generale (GL). Poiché SAP è altamente personalizzabile, le modalità di gestione delle fatture possono variare notevolmente da un’azienda all’altra, anche nello stesso settore. Queste differenze spesso nascondono inefficienze che i report standard, da soli, non riescono a evidenziare. Individuare i passaggi manuali e i flussi di lavoro automatizzati che si bloccano è il primo passo per ridurre i costi e migliorare l’efficienza operativa.

Dai dati SAP ECC alla Process Intelligence

Il Process Mining collega i dati transazionali grezzi a informazioni utili per intervenire. Estraendo i dati dalle tabelle SAP principali, come BKPF e BSEG, è possibile ricostruire l’intero percorso di una fattura. Questa visibilità mostra come si svolge davvero il processo, anziché come era stato progettato sulla carta. Utilizzando il numero della fattura come identificativo del caso, è possibile seguire ogni cambio di stato, ogni approvazione e ogni blocco di pagamento applicato nel corso del ciclo di vita del documento.

Questa trasparenza è essenziale per chi desidera migliorare la gestione dei pagamenti ai fornitori. Invece di affidarsi a testimonianze occasionali sui ritardi, i dati consentono di individuare con precisione i punti in cui il processo si discosta dal percorso ottimale. Per esempio, si può scoprire che le fatture di alcuni fornitori richiedono sistematicamente interventi manuali a causa di errori di abbinamento, oppure che i cicli di approvazione di determinati reparti durano tre volte più della media aziendale. Questa visione oggettiva è il punto di partenza per miglioramenti mirati e basati sui dati.

Individuare i colli di bottiglia e ridurre i tempi di ciclo

Uno degli obiettivi principali di ogni trasformazione finanziaria è ridurre il tempo di ciclo dei pagamenti ai fornitori. I colli di bottiglia spesso si nascondono negli intervalli tra un’attività e l’altra, per esempio nel tempo che una fattura trascorre in attesa dell’approvazione di un responsabile o nella durata di un blocco di pagamento che resta attivo anche dopo la risoluzione di una discrepanza. Il Process Mining mette in evidenza questi tempi di inattività e ne quantifica l’impatto sulla possibilità di ottenere sconti.

Le opportunità di miglioramento riguardano spesso la risoluzione delle discrepanze tra fattura, ordine di acquisto e ricevimento della merce. In SAP ECC, gli errori nell’abbinamento a tre vie attivano flussi di lavoro manuali che assorbono risorse considerevoli. Analizzando le cause profonde di queste discrepanze, che si tratti di differenze di prezzo o di quantità, è possibile intervenire a monte per evitare che il collo di bottiglia si presenti. Passare dalle correzioni manuali alla prevenzione automatizzata è un segno distintivo di un processo di gestione dei debiti verso fornitori maturo.

Rafforzare la conformità e l’integrità finanziaria

Oltre a migliorare l’efficienza, il Process Mining svolge un ruolo importante nel garantire la conformità e l’integrità finanziaria. In un ambiente SAP ECC complesso, è fondamentale mantenere una traccia di audit chiara. Il Process Mining consente di monitorare le modifiche non autorizzate ai termini di pagamento, individuare i casi in cui la separazione dei compiti potrebbe essere a rischio e verificare che tutti i pagamenti corrispondano a transazioni aziendali valide. Questo livello di controllo contribuisce a ridurre il rischio di frode e a garantire che la rendicontazione finanziaria sia accurata e tempestiva.

Inoltre, analizzando il flusso dall’inizio alla fine, è possibile ottimizzare la strategia di esecuzione dei pagamenti. Si può individuare quali metodi di pagamento sono più efficienti e quali fornitori vengono pagati regolarmente in anticipo o in ritardo. Queste informazioni migliorano le previsioni dei flussi di cassa e forniscono al team acquisti i dati necessari per negoziare condizioni più vantaggiose con i fornitori. La conformità non consiste soltanto nel rispettare le regole: significa anche creare un processo disciplinato che sostenga gli obiettivi finanziari più ampi dell’organizzazione.

Proseguire la trasformazione della funzione finanziaria

Per avviare il percorso verso una gestione più efficiente dei debiti verso fornitori non è necessario riprogettare l’intero sistema. Utilizzando i template e le informazioni di questa guida, è possibile analizzare in dettaglio i dati SAP ECC e individuare rapidamente opportunità di miglioramento. Che l’obiettivo sia automatizzare una parte maggiore della codifica delle fatture o eliminare i colli di bottiglia che causano penali per ritardi, i dati indicano la strada da seguire. Man mano che aumenta la visibilità sull’esecuzione dei pagamenti, i vantaggi del Process Mining si estendono a tutte le aree della funzione finanziaria, contribuendo a rendere l’organizzazione più agile e resiliente.

Processo di pagamento dei debiti verso fornitori verifica delle fatture Ufficio debiti verso fornitori gestione dei fornitori ottimizzazione dei flussi di cassa abbinamento a tre vie conformità dei pagamenti Automazione dei debiti verso fornitori Ciclo di pagamento Dal procurement al pagamento

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Dopo la registrazione iniziale, spesso le fatture richiedono correzioni manuali a causa di una codifica errata o di informazioni mancanti. Questi interventi ripetitivi allungano il tempo di ciclo e aumentano il rischio di errore umano, causando ritardi nei pagamenti e compromettendo i rapporti con i fornitori.

Le fatture si bloccano spesso a determinati livelli di approvazione, in attesa di una convalida manuale prima di poter proseguire. Se non sanno dove si verificano i ritardi, i responsabili non possono individuare i reparti o le persone che causano i rallentamenti più significativi nel ciclo dei pagamenti.

Spesso le organizzazioni perdono sconti vantaggiosi perché le fatture non vengono elaborate in tempo per rispettare le condizioni dei fornitori. Questi mancati risparmi rappresentano una perdita finanziaria diretta e indicano uno scarso controllo sui tempi complessivi del ciclo di pagamento.

Elaborare più volte la stessa fattura comporta pagamenti in eccesso e complesse attività di recupero delle somme. Questi errori derivano spesso da dati inseriti in modo incoerente o dalla mancanza di una vista centralizzata sui diversi codici azienda e conti fornitori presenti nel sistema.

Tempi di elaborazione variabili fanno sì che i pagamenti vengano spesso eseguiti dopo le scadenze concordate contrattualmente. Oltre alla penale immediata, i ritardi ricorrenti danneggiano l’affidabilità creditizia dell’organizzazione e possono indurre i fornitori a sospendere i servizi o a rinegoziare condizioni meno favorevoli.

Le discrepanze tra fattura, ordine di acquisto e ricevimento della merce spesso attivano blocchi automatici dei pagamenti, che richiedono verifiche manuali. Se non vengono risolte rapidamente, queste discrepanze creano un arretrato che compromette il lavoro dell’intera funzione di gestione dei debiti verso fornitori.

Elaborare fatture prive di un ordine di acquisto approvato in precedenza richiede un’intensa attività di codifica manuale e ulteriori passaggi di approvazione. Questo approccio estemporaneo rende più difficile prevedere i flussi di cassa e aumenta il carico amministrativo sia per i team finanziari sia per quelli acquisti.

Le fatture vengono spesso bloccate a causa di differenze di prezzo o documentazione mancante, ma i blocchi possono restare irrisolti per settimane. La mancata risoluzione altera la visione delle passività e impedisce al team finanziario di eseguire i pagamenti nei tempi previsti.

Ricorrere ad assegni o bonifici manuali anziché a pagamenti elettronici automatizzati aumenta il costo per transazione e il rischio di frode. Questi metodi offrono inoltre minore visibilità sullo stato dei fondi e rendono più difficile la riconciliazione bancaria.

I fornitori contattano spesso la funzione di gestione dei debiti per chiedere aggiornamenti sui pagamenti, sottraendo molto tempo al personale. Un numero elevato di richieste indica di solito che il ciclo di pagamento è poco trasparente e imprevedibile.

Spesso i responsabili finanziari faticano a ricostruire l’intero percorso di una fattura nei diversi moduli. Questa frammentazione rende quasi impossibile individuare la vera origine dei ritardi o misurare le prestazioni complessive della funzione di gestione dei pagamenti ai fornitori.

Ignorare le procedure di approvazione standard o non documentare le modifiche ai termini di pagamento può comportare rilievi significativi in sede di audit. Senza una traccia digitale dettagliata, è difficile dimostrare che tutti i pagamenti in SAP ECC siano stati autorizzati secondo le politiche aziendali.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Accelerare l’instradamento interno delle fatture è fondamentale per mantenere la fiducia dei fornitori ed evitare arretrati. Riducendo il tempo necessario ai responsabili per rivedere e approvare i pagamenti, le organizzazioni possono adempiere agli obblighi finanziari con largo anticipo rispetto alle scadenze, rendere più prevedibili i flussi di cassa e aumentare la produttività dei reparti. In questo modo, il team finanziario può abbandonare la gestione reattiva dei solleciti e pianificare i pagamenti in modo proattivo.

ProcessMind offre una visione dettagliata del percorso di ogni fattura in SAP ECC e mette in evidenza le fasi in cui le approvazioni si bloccano. È possibile individuare i centri di costo o i livelli di approvazione che generano più attriti e apportare modifiche mirate al processo, riducendo il tempo di ciclo totale del 30% o più. Evidenziando questi colli di bottiglia, la piattaforma aiuta la direzione a semplificare la gestione dei pagamenti ai fornitori e a rendere più fluidi i flussi di lavoro.

Sfruttare gli sconti dinamici offerti dai fornitori può ridurre sensibilmente i costi e incidere direttamente sui margini. Elaborare le fatture entro il periodo previsto per lo sconto trasforma la funzione di gestione dei debiti verso fornitori da centro di costo a fonte di valore, con risparmi annui considerevoli sugli acquisti. L’obiettivo è allineare la rapidità dei processi interni agli incentivi finanziari offerti dai fornitori.

Analizzando il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e la sua liquidazione, la nostra piattaforma individua i flussi di lavoro che non rispettano regolarmente le scadenze per ottenere gli sconti. ProcessMind mette in luce le cause profonde dei ritardi in SAP ECC, come la ricezione tardiva o la lentezza delle verifiche, consentendo ai team di dare priorità alle fatture di importo elevato e aumentare in modo significativo gli sconti ottenuti. Questa visibilità permette di ottimizzare la gestione dei pagamenti ai fornitori per massimizzare i vantaggi finanziari.

Le penali per i ritardi sono costi evitabili che riducono i margini e danneggiano la reputazione. Eseguire ogni pagamento entro la scadenza consente di evitare queste spese e favorisce rapporti più solidi e collaborativi con i fornitori strategici, che fanno affidamento su pagamenti puntuali. La regolarità dei pagamenti riduce inoltre il rischio di blocchi del credito o interruzioni nella catena di fornitura.

Con il Process Mining, le aziende possono monitorare in tempo reale da quanto tempo sono aperte tutte le partite. ProcessMind segnala le fatture prossime alla scadenza che sono ancora bloccate nelle fasi iniziali, consentendo di intervenire subito per superare i colli di bottiglia e garantire pagamenti puntuali nel 100% dei casi. Questo approccio basato sui dati elimina le supposizioni e aiuta a rispettare le scadenze dei pagamenti in SAP ECC.

Prevenire i pagamenti duplicati è essenziale per proteggere il capitale circolante e ridurre il carico amministrativo legato al recupero delle somme. Individuando le doppie registrazioni prima che vengano finalizzate, le organizzazioni evitano le complesse procedure di recupero e garantiscono che i registri finanziari riflettano correttamente le passività effettive. Questo obiettivo rafforza l’integrità della rendicontazione finanziaria e previene perdite significative di liquidità.

ProcessMind analizza i dati storici nelle tabelle SAP ECC, come BKPF e BSEG, per individuare schemi che possono indicare registrazioni duplicate. Visualizzando la sequenza di attività che porta a questi errori, la piattaforma aiuta la direzione a introdurre controlli di convalida più efficaci al momento dell’inserimento, neutralizzando il rischio di pagamenti in eccesso. Questa funzionalità cambia il modo in cui la gestione dei pagamenti ai fornitori affronta i rischi legati all’inserimento dei dati.

Un’elevata percentuale di abbinamenti corretti tra ordini di acquisto, ricevimenti merci e fatture riduce la necessità di interventi manuali e rilavorazioni. Una maggiore precisione garantisce che i pagamenti riguardino soltanto beni e servizi effettivamente ricevuti, tutelando l’integrità del ciclo di acquisto. Inoltre, accelera il percorso dalla ricezione della fattura al pagamento finale, eliminando le discrepanze più comuni nei dati.

La nostra soluzione verifica la corrispondenza tra i dati degli ordini di acquisto e quelli delle fatture, individuando con precisione le discrepanze, che riguardino i prezzi o le quantità. Facendo emergere le cause più frequenti degli errori di abbinamento, ProcessMind consente ai team di uniformare l’inserimento dei dati e le comunicazioni con i fornitori, riducendo drasticamente il numero di fatture che richiedono verifiche manuali. Questa attenzione alla precisione è fondamentale per rendere efficiente il ciclo di gestione dei pagamenti ai fornitori in SAP ECC.

Ridurre il numero di interventi manuali sulle fatture diminuisce la probabilità di errori e abbassa il costo complessivo per transazione. Un processo snello, senza interventi manuali, permette al team che gestisce i debiti verso fornitori di concentrarsi sulle attività strategiche anziché sulle correzioni ripetitive dei dati. L’obiettivo è eliminare gli attriti che rallentano le normali operazioni di pagamento.

ProcessMind ricostruisce l’intero ciclo di vita di una fattura e mette in evidenza i passaggi in cui i documenti vengono restituiti per essere corretti. Individuando queste azioni manuali ripetitive nella gestione dei pagamenti ai fornitori, le organizzazioni possono automatizzare specifiche fasi di convalida ed eliminare fino al 40% delle rilavorazioni manuali. Questo approccio basato sui dati contribuisce a rendere i flussi di lavoro in SAP ECC il più snelli e automatizzati possibile.

Ridurre il ricorso alle fatture senza ordine di acquisto offre un maggiore controllo sulla spesa e semplifica la riconciliazione. Le fatture collegate a ordini di acquisto approvati in precedenza vengono elaborate più rapidamente e nel rispetto delle regole, garantendo che tutte le spese siano autorizzate e classificate correttamente fin dall’inizio. Questa transizione è essenziale per ampliare efficacemente le operazioni finanziarie.

ProcessMind calcola il rapporto tra fatture associate e non associate a ordini di acquisto per i diversi fornitori e reparti. Questa visibilità consente ai responsabili di individuare le aree in cui le politiche di acquisto vengono aggirate e fornisce i dati necessari per applicare strategie che privilegiano gli ordini di acquisto e semplificare l’intero flusso di lavoro dei pagamenti in SAP ECC. Il miglioramento di questo rapporto è un indicatore importante della maturità del processo di gestione dei pagamenti ai fornitori.

I blocchi di pagamento possono diventare ostacoli invisibili che impediscono di completare tempestivamente le transazioni finanziarie. Ridurne la durata e la frequenza permette di eseguire senza intoppi i cicli di pagamento, evitando ritardi imprevisti che potrebbero compromettere i livelli di servizio dei fornitori o la rendicontazione finanziaria interna. Risolvere rapidamente i blocchi aiuta a mantenere i flussi di cassa in movimento secondo i piani.

Analizzando gli attributi delle fatture bloccate, ProcessMind individua le cause più frequenti, come differenze di prezzo o documentazione mancante. Queste informazioni consentono di definire procedure standard per la risoluzione, così da rimuovere rapidamente i blocchi ed evitare che diventino ostacoli permanenti all’esecuzione dei pagamenti. Questo livello di dettaglio è essenziale per mantenere un processo di gestione dei pagamenti ai fornitori rapido ed efficiente in SAP ECC.

Abbandonare gli assegni cartacei e i bonifici manuali riduce i costi di transazione e aumenta la sicurezza dei pagamenti. I metodi elettronici sono più rapidi, tracciabili e meno esposti alle frodi, offrendo una base moderna per le operazioni finanziarie e una maggiore visibilità sulle uscite di cassa. L’obiettivo è modernizzare i processi e ridurne i costi.

Process Mining mette in evidenza la diffusione dei metodi di pagamento manuali analizzando i relativi campi in SAP ECC. ProcessMind aiuta a individuare i fornitori che ricevono ancora assegni cartacei, consentendo al team acquisti di coinvolgerli nell’attivazione dei pagamenti digitali e trasferire la maggior parte dei pagamenti su canali elettronici automatizzati. Questa strategia ottimizza la fase finale del processo di gestione dei pagamenti ai fornitori.

Una conformità solida garantisce che ogni pagamento rispetti le politiche aziendali e i requisiti normativi. Mantenere una traccia di audit chiara e applicare rigorosamente la separazione dei compiti protegge l’organizzazione dalle frodi e assicura che i rendiconti finanziari siano accurati e verificabili. Questo obiettivo offre maggiori garanzie sia ai revisori interni sia a quelli esterni.

ProcessMind ricostruisce la sequenza effettiva degli eventi per ogni fattura e la confronta con il modello di processo previsto. Ogni scostamento dalle gerarchie di approvazione standard o dalle regole di conformità viene segnalato tempestivamente, consentendo al team finanziario di far rispettare il percorso ottimale e mantenere la documentazione sempre pronta per gli audit. In questo modo, la gestione dei pagamenti ai fornitori in SAP ECC si svolge in un contesto di elevata conformità.

Un numero elevato di richieste dei fornitori sullo stato dei pagamenti indica scarsa trasparenza e tempi di elaborazione lunghi. Rendendo i pagamenti più rapidi e prevedibili, le organizzazioni possono ridurre sensibilmente il tempo dedicato a rispondere a telefonate ed e-mail sullo stato dei pagamenti. Il personale può così concentrarsi su analisi finanziarie più complesse e sulla gestione dei fornitori.

Individuando i colli di bottiglia che causano i ritardi, ProcessMind aiuta a rendere più regolare il ciclo dei pagamenti. Quando i tempi di elaborazione diventano più costanti e trasparenti, i fornitori acquisiscono fiducia nelle scadenze e diminuiscono le richieste di assistenza gestite dal personale che si occupa dei debiti. Questo miglioramento nella gestione dei pagamenti ai fornitori rafforza direttamente i rapporti con i fornitori.

La visibilità completa sul ciclo di vita dei pagamenti consente alla direzione di prendere decisioni informate sulla gestione della liquidità e sull’allocazione delle risorse. Sapere con precisione a che punto si trova ogni importo nel processo offre il controllo finanziario necessario per la pianificazione aziendale e la gestione dei rischi. L’obiettivo è creare un’unica fonte di riferimento per tutte le attività di pagamento.

ProcessMind offre una Dashboard completa che segue le fatture dalla ricezione in SAP ECC fino alla liquidazione finale. Questa visione d’insieme consente alle parti interessate di confrontare in tempo reale le prestazioni con i principali valori di riferimento, assicurando che l’intero processo di gestione dei pagamenti ai fornitori resti efficiente, conforme e prevedibile. Una trasparenza effettiva cambia il modo in cui si monitora la salute finanziaria dell’organizzazione.

Il percorso in 6 passaggi per migliorare i pagamenti ai fornitori

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Scaricare il template
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Esportare i dati
3

Caricare il Suo insieme di dati
4

Analizzare il processo
5

Introdurre miglioramenti
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Monitorare il processo
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Cosa fare

Scarichi il template Excel specifico per la gestione dei pagamenti ai fornitori in SAP ECC, che include i campi relativi alle fatture e ai pagamenti.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template
Perché è importante

Partire da una struttura preconfigurata consente di acquisire i campi corretti di BKPF e BSEG e di condurre un’analisi efficace.

Risultato atteso

Una struttura dati pronta all’uso per l’estrazione da SAP.

COSA OTTERRÀ

Tenga sotto controllo l’intero processo dei pagamenti in SAP

ProcessMind ricostruisce con chiarezza il ciclo dei pagamenti estraendo i dati direttamente da SAP ECC. Potrà individuare ogni scostamento e ritardo, ottimizzare le approvazioni ed evitare penali per i pagamenti tardivi.
  • Mappare ogni passaggio del ciclo dei pagamenti ai fornitori
  • Individuare i colli di bottiglia nelle approvazioni in SAP ECC
  • Individuare le cause delle penali per i pagamenti tardivi
  • Confrontare i risultati tra gruppi di fornitori
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI DIMOSTRATI

Miglioramenti misurabili nelle prestazioni della contabilità fornitori

Visualizzando l’intero ciclo di vita delle fatture in SAP ECC, le organizzazioni individuano i colli di bottiglia e automatizzano le attività manuali, ottenendo risparmi operativi significativi. Queste metriche mostrano il potenziale di trasformazione offerto dall’analisi dei dati applicata all’elaborazione dei pagamenti.

0 %
Cicli di approvazione più brevi

Riduzione dei tempi di elaborazione

Il Process Mining individua i colli di bottiglia nelle approvazioni nella tabella BSEG, consentendo alle organizzazioni di semplificare i flussi di lavoro e accelerare i pagamenti.
0 %
Più sconti ottenuti

Maggiore utilizzo delle condizioni di pagamento anticipato

Monitorando le scadenze degli sconti nella tabella SKB1, i team possono dare priorità alle fatture di importo elevato e sfruttare al massimo gli sconti disponibili.
0 %
Meno interventi manuali

Riduzione degli interventi umani

Eliminare la codifica manuale e la rimozione dei blocchi nel modulo FI-GL riduce il lavoro necessario per ogni fattura e aumenta l’automazione.
0 %
Prevenire i pagamenti duplicati

Eliminazione dei casi duplicati

Il confronto tra gli attributi dei fornitori e gli importi nei record BSEG aiuta a individuare e prevenire i pagamenti identici prima che vengano eseguiti.
0 %
Migliore conformità agli ordini di acquisto

Maggiore quota di fatture associate a ordini di acquisto

Un maggiore allineamento tra ordini di acquisto e fatture garantisce livelli di conformità più elevati e riduce le discrepanze manuali da risolvere.
0 %
Meno richieste da parte dei fornitori

Riduzione delle richieste di aggiornamento sullo stato

La trasparenza sull’intero ciclo di pagamento riduce le richieste manuali di aggiornamento sullo stato da parte dei fornitori e migliora la qualità complessiva del rapporto.

I risultati effettivi dipendono dalla complessità delle configurazioni specifiche del processo e dalla qualità dei dati sottostanti. Questi valori riflettono i miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni aziendali.

Dati consigliati

Per iniziare, selezioni le attività e gli attributi fondamentali per comprendere il processo.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Unità organizzativa per la quale viene redatto il bilancio.

Perché è importante

Dimensione principale per il confronto delle prestazioni tra unità organizzative.

Identificativo univoco del fornitore o creditore.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni dal punto di vista dei fornitori.

Classifica il documento contabile, ad esempio come fattura o nota di credito.

Perché è importante

Distingue i diversi flussi di lavoro finanziari, ad esempio quelli relativi alle fatture e alle note di credito.

Valore monetario totale della fattura nella valuta locale.

Perché è importante

Quantifica l’entità finanziaria dell’istanza di processo.

Riferimento al documento di acquisto collegato alla fattura.

Perché è importante

Collega la contabilità fornitori agli approvvigionamenti e individua i flussi di lavoro con abbinamento.

Codice che definisce le condizioni di pagamento e gli sconti.

Perché è importante

Definisce le scadenze finanziarie e le opportunità di sconto.

Indica se e perché una fattura è bloccata per il pagamento.

Perché è importante

Indicatore principale degli ostacoli nel processo e della necessità di interventi manuali.

Metodo utilizzato per pagare la fattura, ad esempio assegno, bonifico o ACH.

Perché è importante

Monitora l’efficienza e i costi della fase di esecuzione del pagamento.

ID dell’utente che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare le risorse e calcolare il tasso di automazione.

Data in cui la fattura è stata compensata o pagata nel sistema.

Perché è importante

Segna il completamento del processo finanziario.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Registra come data di riferimento quella riportata sul documento della fattura del fornitore. Il dato proviene dal campo Document Date nell’intestazione del documento contabile.

Perché è importante

Fornisce la base di riferimento per l’analisi dell’anzianità e per verificare il rispetto dei termini di pagamento dei fornitori. Le differenze tra questa data e la data di registrazione evidenziano eventuali ritardi nella gestione della posta o nella scansione.

Indica il momento in cui i dati della fattura vengono inseriti tecnicamente in SAP ECC. Questa data e ora segnano l’inizio del processo digitale nell’ERP.

Perché è importante

È essenziale per calcolare il tempo di elaborazione interno rispetto al tempo totale di attesa del fornitore. Un intervallo lungo tra la ricezione e la creazione indica colli di bottiglia nelle fasi iniziali di acquisizione.

Indica che la fattura è stata registrata correttamente nella contabilità generale e nei sottoconti. Questa operazione crea la passività nel sistema.

Perché è importante

La fattura è ora riconosciuta ufficialmente come debito. Questo passaggio avvia il calcolo standard dell’anzianità del pagamento e della data di scadenza.

Registra l’applicazione di un codice di blocco al pagamento a una riga della fattura. In questo modo la fattura non viene inclusa nel programma automatico di pagamento.

Perché è importante

È una delle cause principali dei pagamenti in ritardo e degli sconti non ottenuti. Analizzare il codice del motivo del blocco aiuta a capire se i ritardi dipendono da differenze di prezzo, entrate merci mancanti o blocchi manuali.

Registra la rimozione di un blocco al pagamento, rendendo la fattura idonea a essere inclusa nella successiva esecuzione dei pagamenti. In molte configurazioni SAP, questo evento funge da indicatore dell’approvazione.

Perché è importante

Segna la risoluzione dei problemi che impedivano il pagamento. L’intervallo tra l’applicazione e la rimozione del blocco rappresenta il collo di bottiglia nei tempi di risoluzione.

Esecuzione del ciclo di pagamento, con avvio del bonifico bancario o stampa dell’assegno. Nel sistema viene generato un documento di pagamento.

Perché è importante

È il momento in cui il denaro esce effettivamente dal conto. Questa data e ora servono a calcolare il tempo effettivo del ciclo di pagamento e a verificare il rispetto delle scadenze per gli sconti.

Registrazione contabile che abbina la riga della fattura al documento di pagamento, portando a zero la partita aperta. In questo modo si conclude il ciclo di vita della fattura.

Perché è importante

Segna il completamento del processo. È essenziale per calcolare il tempo di ciclo end-to-end e confermare l’estinzione del debito.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining offre visibilità completa sull’intero ciclo di pagamento, mappando ogni passaggio dalla ricezione della fattura al pagamento finale. Aiuta a individuare con precisione i colli di bottiglia, come cicli di approvazione lunghi o rilavorazioni manuali ripetute, consentendo ai team di ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre i costi di elaborazione.

Per ottenere una visione completa, estraiamo principalmente i dati dalle tabelle finanziarie principali, come BKPF per le informazioni di testata e BSEG per i dettagli delle singole voci. Analizziamo anche tabelle come BSAK, per le partite compensate, e RSEG, per i dettagli di ricezione delle fatture, così da ricostruire l’intera cronologia di ogni documento.

No. Il Process Mining utilizza le tracce digitali già registrate nei log delle transazioni, quindi non è necessario modificare la configurazione SAP ECC esistente. L’analisi viene eseguita sui dati estratti: l’ambiente di produzione attivo non viene modificato e continua a funzionare normalmente.

Sì. Individuando le cause profonde dei ritardi nelle fasi di approvazione e abbinamento, il Process Mining consente di semplificare il percorso verso il pagamento. Le fatture possono così essere elaborate abbastanza rapidamente da sfruttare le condizioni vantaggiose offerte dai fornitori, con un impatto diretto sui margini.

La maggior parte delle organizzazioni può visualizzare le prime mappe dei processi e i report sui colli di bottiglia entro due-quattro settimane dalla fornitura dei dati. Una volta stabilita la connessione iniziale, il monitoraggio continuo offre informazioni in tempo reale sulle prestazioni dei pagamenti e sui problemi di conformità man mano che si verificano.

Il numero della fattura è un riferimento univoco che collega tutte le attività correlate, dalla registrazione iniziale alla liquidazione finale nella contabilità generale. Utilizzando questo identificativo, il software può ricomporre tutti gli eventi associati a una specifica obbligazione finanziaria e mostrarne chiaramente il percorso.

L’analisi cerca schemi identici negli ID dei fornitori, negli importi e nelle date registrati nel libro mastro SAP. Segnalando queste corrispondenze prima dell’esecuzione del ciclo di pagamento finale, è possibile prevenire perdite di liquidità ed evitare il lavoro amministrativo necessario per recuperare in seguito le somme dai fornitori.

Il Process Mining registra chi ha eseguito ogni azione e quando, consentendo di verificare che tutti i pagamenti rispettino i controlli interni stabiliti. È possibile individuare rapidamente i passaggi saltati o le approvazioni non autorizzate, rafforzando la preparazione agli audit.

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