Migliori l’elaborazione delle fatture fornitori

Perché ottimizzare l’elaborazione delle fatture fornitori?

L’elaborazione delle fatture fornitori è una funzione essenziale, ma spesso complessa e dispendiosa in termini di risorse, per qualsiasi organizzazione, soprattutto quando deve gestire grandi volumi di transazioni in sistemi ERP articolati come Microsoft Dynamics 365. Processi inefficienti possono causare perdite finanziarie significative, tra cui sconti per pagamenti anticipati non sfruttati, penali per ritardi e maggiori costi operativi dovuti agli interventi manuali e alla correzione degli errori. Oltre alle conseguenze economiche dirette, un flusso di lavoro lento o soggetto a errori può compromettere i rapporti con i fornitori, danneggiare la reputazione dell’azienda ed esporla a rischi di conformità. Per garantire solidità finanziaria ed eccellenza operativa, è fondamentale conoscere il tempo di ciclo effettivo dall’inizio alla fine e individuare i punti in cui si verificano i ritardi. Senza una visione chiara dell’intero ciclo di vita della fattura, dalla ricezione al pagamento in Dynamics 365, le organizzazioni faticano a risalire alle cause profonde delle inefficienze e a migliorare concretamente l’elaborazione delle fatture fornitori.

Come il Process Mining aiuta a migliorare il flusso di lavoro dei debiti verso fornitori

Il Process Mining consente di analizzare il flusso di lavoro per l’elaborazione delle fatture fornitori sulla base dei dati, rendendone più chiaro il funzionamento. Estraendo gli Event Log direttamente dal modulo Finance GL di Microsoft Dynamics 365, utilizzando entità come GeneralJournal, LedgerEntry e FinancialDimension, ricostruisce il percorso effettivo di ogni fattura. Invece di basarsi su processi presunti o osservazioni manuali, il Process Mining rappresenta visivamente tutte le varianti esistenti e mostra gli scostamenti dal percorso standard e i punti in cui si concentrano le inefficienze. È possibile individuare i colli di bottiglia, ad esempio le fasi di approvazione che causano regolarmente ritardi o le attività che richiedono un eccessivo lavoro manuale di correzione. Potrebbe emergere, per esempio, che le fatture soggette a un determinato tipo di verifica dell’ordine di acquisto (PO) restano spesso bloccate, oppure che alcuni approvatori impiegano molto più tempo di altri. Queste analisi aiutano a capire come migliorare l’elaborazione delle fatture fornitori, offrendo una visione oggettiva di ciò che accade realmente. È inoltre possibile approfondire i singoli casi per capire perché alcune fatture vengono elaborate in pochi minuti e altre richiedono settimane, ottenendo dati utili per intervenire sulle differenze.

Principali aree di miglioramento per i debiti verso fornitori in Dynamics 365

Le informazioni ricavate dall’ottimizzazione dei processi tramite Process Mining consentono di intervenire su aree specifiche di Microsoft Dynamics 365. Tra le più comuni:

• Riduzione del tempo di ciclo delle fatture: individui le fasi con i tempi di attesa più lunghi, dalla registrazione iniziale dei dati alla convalida e alle singole approvazioni. Capendo dove si bloccano le fatture, può introdurre modifiche per ridurre sensibilmente il tempo di ciclo dell’elaborazione.
• Miglioramento della conformità e dei controlli: monitori il rispetto delle condizioni di pagamento, delle gerarchie interne di approvazione e dei requisiti normativi. Individui i pagamenti effettuati senza le dovute approvazioni o i casi ricorrenti di mancato rispetto delle condizioni, che possono comportare penali evitabili o sconti persi.
• Automazione delle attività manuali: individui le attività manuali ripetitive che si prestano all’automazione in Dynamics 365, come l’abbinamento automatico di fatture, ordini di acquisto e ricevute merci, oppure l’instradamento intelligente delle approvazioni in base a criteri specifici.
• Ottimizzazione dell’allocazione delle risorse: individui le situazioni in cui le risorse sono sovraccariche o sottoutilizzate. Se un team o una persona costituisce regolarmente un collo di bottiglia, potrebbe essere necessario intervenire con formazione, redistribuzione del carico di lavoro o semplificazione del processo.
• Miglioramento dei rapporti con i fornitori: pagamenti puntuali e corretti incidono direttamente sulla soddisfazione dei fornitori. Semplificando il processo dei debiti verso fornitori, può garantire pagamenti puntuali e costruire rapporti commerciali più solidi e affidabili.

Risultati attesi e vantaggi misurabili

Applicando ai processi di elaborazione delle fatture fornitori in Microsoft Dynamics 365 le strategie di ottimizzazione individuate con il Process Mining, la Sua organizzazione può ottenere vantaggi concreti e misurabili:

• Riduzione significativa dei costi: riduca le penali per ritardi, sfrutti più sconti per pagamenti anticipati e abbassi i costi del lavoro legati all’elaborazione manuale, alla correzione degli errori e alla gestione delle contestazioni.
• Tempi di ciclo delle fatture più brevi: riduca drasticamente il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e il pagamento finale, migliorando la prevedibilità dei flussi di cassa e l’agilità operativa.
• Maggiore conformità e minori rischi: assicuri il rispetto costante delle politiche di pagamento, dei controlli interni e degli obblighi normativi, riducendo i rischi finanziari e reputazionali.
• Maggiore efficienza operativa: semplifichi i flussi di lavoro, riduca le rilavorazioni e consenta al team che gestisce i debiti verso fornitori di concentrarsi su attività più strategiche, anziché intervenire continuamente per risolvere problemi operativi.
• Rapporti migliori con i fornitori: rafforzi la fiducia e le collaborazioni pagando con regolarità e puntualità, con possibili vantaggi anche in fase di negoziazione.

Nel complesso, questi miglioramenti rendono le operazioni finanziarie più solide, efficienti e conformi, con effetti diretti sui risultati economici e sulla capacità di attuare le strategie aziendali.

Come iniziare con il Process Mining per i debiti verso fornitori

Per ottimizzare l’elaborazione delle fatture fornitori non è necessario avere già esperienza di Process Mining. Questa soluzione La guida nell’analisi dei dati di Microsoft Dynamics 365 per individuare le inefficienze e promuovere cambiamenti concreti. Seguendo un approccio strutturato, può passare rapidamente dall’estrazione dei dati a informazioni utili per intervenire, trasformando le operazioni di gestione dei debiti verso fornitori in un processo snello, efficiente e conforme. Scopra il potenziale ancora inesplorato dei dati di Dynamics 365 e inizi oggi il percorso di ottimizzazione dei processi.