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Migliora la Tua Gestione delle Fatture Fornitori

Massimizza l'efficienza con la nostra guida in 6 passi per Dynamics 365.
Migliora la Tua Gestione delle Fatture Fornitori
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (4)
Processo: Elaborazione Fatture Fornitore
Sistema: Microsoft Dynamics 365
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Ottimizzate l'Elaborazione Fatture della Contabilità Fornitori in Dynamics 365

L'automazione dei processi di contabilità fornitori può aumentare significativamente l'efficienza, ma i colli di bottiglia nascosti spesso ostacolano il progresso. La nostra piattaforma ti aiuta a scoprire esattamente dove si verificano i ritardi, dalla ricezione della fattura al pagamento finale. Identificando queste inefficienze, puoi implementare miglioramenti mirati, ottimizzando le tue operazioni e migliorando il flusso di cassa.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché Ottimizzare il Processo di Gestione delle Fatture Passive?

Il Processo di Gestione delle Fatture Passive è una funzione critica, spesso complessa e ad alta intensità di risorse all'interno di qualsiasi organizzazione, in particolare per quelle che gestiscono volumi transazionali elevati con sistemi ERP sofisticati come Microsoft Dynamics 365. Processi AP inefficienti possono portare a significative perdite finanziarie, inclusi sconti per pagamenti anticipati non sfruttati, penali per ritardato pagamento e maggiori costi operativi dovuti a interventi manuali e risoluzione degli errori. Al di là degli impatti finanziari diretti, un workflow di elaborazione delle fatture lento o soggetto a errori può mettere a dura prova le relazioni con i fornitori, danneggiare la reputazione dell'azienda e persino esporla a rischi di conformità. Comprendere il reale tempo di ciclo end-to-end e identificare dove si verificano i ritardi è fondamentale per raggiungere una solida salute finanziaria e l'eccellenza operativa. Senza una chiara visibilità sull'intero ciclo di vita di una fattura, dalla ricezione al pagamento all'interno di Dynamics 365, le organizzazioni faticano a individuare le cause profonde di queste inefficienze, rendendo difficile migliorare efficacemente il Processo di Gestione delle Fatture Passive.

Come il Process Mining Supporta il Tuo Workflow AP

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per demistificare il tuo workflow di gestione delle fatture passive. Estraendo gli event logs direttamente dal modulo GL di Microsoft Dynamics 365 Finance – utilizzando entità come GeneralJournal, LedgerEntry e FinancialDimension – ricostruisce il percorso reale di ogni singola fattura. Invece di basarsi su processi presunti o osservazioni manuali, il Process Mining mappa visivamente tutte le varianti di processo esistenti, rivelando deviazioni dal percorso standard e mettendo in evidenza dove risiedono realmente le inefficienze. Puoi identificare colli di bottiglia critici, come specifiche fasi di approvazione che causano costantemente ritardi, o attività che richiedono un'eccessiva rielaborazione manuale. Per esempio, potresti scoprire che le fatture che richiedono una corrispondenza con un tipo specifico di Ordine d'Acquisto (PO) si bloccano frequentemente, o che certi approvatori hanno tempi di ciclo di approvazione significativamente più lunghi. Questa capacità analitica è fondamentale per capire come migliorare il Processo di Gestione delle Fatture Passive, fornendo insight oggettivi su ciò che accade concretamente. Lo strumento ti permette di approfondire singole istanze di fattura, comprendendo perché alcune vengono elaborate in pochi minuti mentre altre richiedono settimane, fornendoti dati azionabili per affrontare queste discrepanze.

Aree di Miglioramento Chiave per l'AP in Dynamics 365

Grazie agli insight ottenuti dall'ottimizzazione dei processi tramite Process Mining, potrai focalizzarti su specifiche aree di miglioramento all'interno del tuo ambiente Microsoft Dynamics 365. Le aree di miglioramento comuni includono:

  • Ridurre il Tempo di Ciclo delle Fatture: Individua le fasi con i tempi di permanenza più lunghi, che si tratti di acquisizione dati iniziale, convalida o specifiche fasi di approvazione. Comprendendo dove le fatture si bloccano, puoi implementare modifiche per ridurre significativamente il tempo di ciclo del Processo di Gestione delle Fatture Passive.
  • Migliorare la Conformità e il Controllo: Monitora l'aderenza ai termini di pagamento, alle gerarchie di approvazione interne e ai requisiti normativi. Identifica i casi in cui i pagamenti vengono effettuati senza le dovute approvazioni o in cui i termini di pagamento vengono sistematicamente violati, spesso con conseguenti penali non necessarie o la perdita di sconti.
  • Automatizzare le Attività Manuali: Scopri le attività manuali ripetitive che si prestano all'automazione all'interno di Dynamics 365, come la corrispondenza automatica delle fatture con gli Ordini d'Acquisto (PO) e le ricevute di merci, o il routing intelligente per le approvazioni basate su criteri specifici.
  • Ottimizzare l'Allocazione delle Risorse: Identifica dove le risorse sono sovrautilizzate o sottoutilizzate. Se un team o un individuo specifico è costantemente un collo di bottiglia, ciò potrebbe indicare la necessità di formazione, una ridistribuzione del carico di lavoro o una semplificazione del processo.
  • Migliorare le Relazioni con i Fornitori: Pagamenti tempestivi e accurati influenzano direttamente la soddisfazione dei fornitori. Ottimizzando il tuo processo AP, assicuri che i fornitori vengano pagati in tempo, promuovendo partnership commerciali più solide e affidabili.

Risultati Attesi e Benefici Misurabili

Applicando le strategie di ottimizzazione dei processi identificate tramite Process Mining alla gestione delle fatture passive in Microsoft Dynamics 365, la tua organizzazione può aspettarsi benefici tangibili e misurabili:

  • Significative Riduzioni dei Costi: Riduci al minimo le penali per pagamenti in ritardo, cogli maggiori opportunità di sconti per pagamenti anticipati e abbatti i costi di manodopera associati alla gestione manuale, alla correzione degli errori e alla risoluzione delle controversie.

  • Tempi di Ciclo delle Fatture Più Rapidi: Accorcia drasticamente il tempo dalla ricezione della fattura al pagamento finale, migliorando la prevedibilità del flusso di cassa e l'agilità operativa.

  • Conformità Migliorata e Rischio Ridotto: Assicura una costante aderenza alle politiche di pagamento, ai controlli interni e ai mandati normativi, mitigando i rischi finanziari e reputazionali.

  • Maggiore Efficienza Operativa: Semplifica i workflow, riduci le rilavorazioni e libera il tuo team AP per concentrarsi su attività più strategiche anziché sulla gestione delle emergenze transazionali.

  • Migliorate Relazioni con i Fornitori: Costruisci fiducia e promuovi partnership più solide grazie a pagamenti costanti e puntuali, il che può anche portare a un maggiore potere negoziale.

In definitiva, questi miglioramenti si traducono in un'operazione finanziaria più robusta, efficiente e conforme, con un impatto diretto sul tuo bilancio e sulle tue capacità strategiche.

Iniziare con il Process Mining AP

Intraprendere il percorso per ottimizzare la gestione delle tue fatture passive non richiede una precedente esperienza nel Process Mining. Questa soluzione è progettata per guidarti nello sfruttare i tuoi dati di Microsoft Dynamics 365 per scoprire le inefficienze e promuovere un cambiamento significativo. Utilizzando un approccio strutturato, puoi passare rapidamente dall'estrazione dei dati a insight azionabili, trasformando le tue operazioni AP in un motore snello, efficiente e conforme. Scopri il potenziale nascosto nei tuoi dati Dynamics 365 e inizia oggi il tuo percorso di ottimizzazione dei processi.

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Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Le fatture si bloccano frequentemente nelle code di approvazione, con conseguenti scadenze di pagamento mancate e penali di ritardo. Ciò influisce sulle relazioni con i fornitori e immobilizza inutilmente il capitale circolante. I ritardi nelle fasi di approvazione critiche spesso creano un effetto a cascata lungo l'intero ciclo di vita dell'Elaborazione Fatture della Contabilità Fornitori.
ProcessMind identifica dove le fatture si bloccano, chi sono i colli di bottiglia e perché si verificano i ritardi nell'Elaborazione Fatture della Contabilità Fornitori all'interno di Microsoft Dynamics 365. Visualizzando i percorsi di approvazione e le relative durate, individua gli approvatori o i passaggi specifici che causano tempi di consegna prolungati, consentendo un'ottimizzazione mirata dei processi.

Il tempo impiegato per elaborare le fatture dalla ricezione al pagamento varia significativamente, creando imprevedibilità e rendendo difficile la previsione del flusso di cassa. Questa incoerenza può portare a fornitori insoddisfatti, sconti per pagamento anticipato persi e incapacità di standardizzare le operazioni all'interno del team AP.
ProcessMind visualizza l'intero percorso di elaborazione delle fatture fornitori in Microsoft Dynamics 365, rivelando i tempi di ciclo medi, identificando le deviazioni ed evidenziando le cause principali della variabilità. Può segmentare l'analisi per fornitore, tipo di fattura o approvatore, fornendo insight attuabili per stabilizzare e ottimizzare le durate di elaborazione.

È richiesto un intervento manuale significativo per l'abbinamento degli ordini di acquisto, delle ricevute merce e delle fatture. Ciò consuma tempo prezioso del team di Contabilità Fornitori, aumenta il rischio di errori e rallenta l'intero processo di gestione delle fatture fornitori. L'incapacità di automatizzare l'abbinamento a 3 vie per un'ampia percentuale di fatture aumenta i costi operativi.
ProcessMind analizza la frequenza e la durata delle attività di abbinamento manuale e delle discrepanze in Microsoft Dynamics 365, individuando le aree specifiche in cui l'automazione o la standardizzazione dei processi possono ridurre lo sforzo. Evidenzia i problemi comuni di abbinamento, consentendo modifiche proattive ai processi di acquisto o di ricevimento.

Gli errori nell'acquisizione o nella validazione dei dati delle fatture portano a eccezioni, rilavorazioni e tempi di elaborazione prolungati. Dati errati possono causare pagamenti non corretti, problemi di riconciliazione finanziaria e rischi di conformità, compromettendo in definitiva la fiducia con fornitori e stakeholder interni.
ProcessMind identifica i punti comuni di generazione e risoluzione degli errori all'interno della Gestione Fatture Fornitori in Microsoft Dynamics 365, come la ridigitazione o le validazioni ripetute. Ciò consente alle organizzazioni di indirizzare la formazione, migliorare i metodi di acquisizione dati o ottimizzare le configurazioni di sistema per ridurre l'imprecisione dei dati alla fonte.

I ritardi nell'elaborazione delle fatture fanno sì che le organizzazioni perdano frequentemente preziosi sconti per pagamento anticipato offerti dai fornitori. Ciò influisce direttamente sulla redditività e aumenta il costo complessivo di beni o servizi, rappresentando una significativa opportunità finanziaria persa.
ProcessMind evidenzia le fatture che non rispettano i termini di pagamento anticipato tracciando gli eventi 'Data di Scadenza Fattura' e 'Pagamento Eseguito' in Microsoft Dynamics 365. Rivela le fasi esatte che causano i ritardi, consentendo ai team AP di prioritizzare fatture specifiche o ottimizzare le attività che causano colli di bottiglia per catturare questi sconti in modo più efficace.

Le fatture non vengono pagate costantemente secondo i termini di pagamento concordati con i fornitori, causando penali per ritardato pagamento e relazioni tese. Ciò può anche influire sul merito creditizio, sul potere negoziale futuro ed esporre l'azienda a rischi legali o finanziari.
ProcessMind monitora il rispetto dei 'Termini di Pagamento' confrontando la 'Data di Scadenza Fattura' con le date di 'Pagamento Eseguito' in Microsoft Dynamics 365. Il sistema segnala i pagamenti non conformi e le loro cause, come ritardi specifici nell'approvazione o colli di bottiglia nella lavorazione, garantendo una maggiore conformità nell'Elaborazione Fatture della Contabilità Fornitori.

Un elevato volume di fatture richiede significative rilavorazioni a causa di discrepanze tra ordini d'acquisto, ricevute di merci o dati iniziali della fattura. Ciò consuma risorse eccessive, estende il ciclo complessivo di Elaborazione Fatture Fornitore e influisce negativamente sul morale del personale.
ProcessMind mappa i percorsi delle attività 'Discrepanza Risolta' in Microsoft Dynamics 365, quantificando i cicli di rilavorazione e identificando le fonti primarie delle discrepanze per una prevenzione mirata. Comprendendo dove e perché si verificano le rilavorazioni, le organizzazioni possono implementare azioni correttive nei processi a monte.

Il team della Contabilità Fornitori fatica a fornire aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle singole fatture, generando richieste frustranti da parte di fornitori e stakeholder interni. Questa mancanza di trasparenza ostacola la gestione efficiente delle richieste e quella proattiva di potenziali problemi di pagamento.
ProcessMind offre una visualizzazione end-to-end del percorso di ogni fattura in Microsoft Dynamics 365, fornendo insight immediati sul suo stato attuale e su eventuali ritardi nel processo di elaborazione delle fatture fornitori. Questa maggiore visibilità permette al personale AP di rispondere rapidamente alle richieste e di gestire in modo proattivo le eccezioni.

Le fatture vengono pagate senza considerare strategicamente l'ottimizzazione del flusso di cassa, come massimizzare i termini di pagamento o consolidare i pagamenti. Ciò può portare a un utilizzo subottimale del capitale circolante e a opportunità mancate per gestire strategicamente la liquidità.
ProcessMind analizza gli schemi di pianificazione dei pagamenti rispetto alla 'Data di Scadenza Fattura' e ai 'Termini di Pagamento' in Microsoft Dynamics 365, identificando opportunità per pianificare strategicamente i pagamenti e migliorare il flusso di cassa nell'Elaborazione Fatture della Contabilità Fornitori. Il sistema rivela dove i pagamenti potrebbero essere posticipati per trattenere liquidità senza incorrere in penali.

Il costo complessivo associato all'elaborazione di ogni fattura è elevato a causa di passaggi inefficienti, interventi manuali e rilavorazioni. Ciò incide sulla redditività e sull'efficienza dell'intera operazione finanziaria, rendendo difficile la scalabilità senza incorrere in costi sproporzionati.
ProcessMind analizza in dettaglio l'intero workflow di elaborazione delle fatture fornitori in Microsoft Dynamics 365, identificando deviazioni costose, attività ridondanti e tempi di ciclo lunghi che contribuiscono a un costo per fattura gonfiato. Questa analisi consente alle organizzazioni di individuare aree per la riduzione dei costi e l'automazione dei processi.

Passaggi di approvazione critici o risoluzioni avvengono al di fuori di Microsoft Dynamics 365, creando punti ciechi nel flusso di processo ufficiale e complicando gli audit. Questa mancanza di un'impronta digitale completa introduce rischi di conformità e ostacola un'analisi di processo esaustiva.
ProcessMind identifica lacune e durate insolitamente lunghe tra le attività registrate nell'Elaborazione delle Fatture Fornitori, indicando potenziali attività fuori sistema che devono essere digitalizzate o integrate in Microsoft Dynamics 365. Aiuta a far emergere questi passaggi di processo nascosti per portarli sotto controllo e visibilità formali.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo mira a ridurre la durata dal momento in cui una fattura è pronta per l'approvazione fino alla sua autorizzazione finale. I ritardi nelle approvazioni possono causare pagamenti tardivi, danneggiare le relazioni con i fornitori e far perdere sconti per pagamenti anticipati nel processo di elaborazione delle fatture di Contabilità Fornitori. Il raggiungimento di questo obiettivo migliora l'efficienza e la salute finanziaria. ProcessMind identifica con precisione i colli di bottiglia e gli specifici approvatori che causano ritardi all'interno di Microsoft Dynamics 365, mappando i percorsi di approvazione effettivi. Evidenzia le deviazioni dai workflow standard e quantifica il tempo trascorso in ogni fase di approvazione, consentendo interventi mirati a ridurre i tempi di ciclo dal 30% al 50%.

L'obiettivo è garantire che una percentuale maggiore di fatture venga pagata entro i termini che danno diritto a sconti per pagamento anticipato. La perdita di queste opportunità incide direttamente sul bilancio finale, aumentando il costo effettivo di beni e servizi per la vostra organizzazione. ProcessMind analizza l'intero flusso di elaborazione delle fatture fornitori in Microsoft Dynamics 365 per individuare i punti in cui si verificano ritardi che impediscono il pagamento tempestivo per beneficiare degli sconti. Identifica le fatture idonee agli sconti che non vengono elaborate in modo efficiente, aiutandovi a recuperare il 5-10% del potenziale di sconto perso.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione dello sforzo manuale richiesto per l'abbinamento delle fatture con gli ordini di acquisto e le ricevute merce. Un elevato intervento manuale porta a un'elaborazione più lenta, a un aumento degli errori e a costi operativi più elevati all'interno della Contabilità Fornitori. ProcessMind mappa tutte le attività di matching in Microsoft Dynamics 365, evidenziando eccezioni e casi di intervento manuale. Identifica opportunità per una maggiore automazione, come il miglioramento dei tassi di matching a 2 o 3 vie, potendo potenzialmente ridurre lo sforzo di matching manuale dal 20% al 40%.

Raggiungere questo obiettivo significa ridurre la variabilità nel tempo impiegato per elaborare le fatture, dal ricevimento al pagamento. Tempi di elaborazione coerenti portano a flussi di cassa in uscita più prevedibili, una migliore pianificazione finanziaria e una maggiore fiducia dei fornitori nel tuo processo di Elaborazione Fatture Fornitore.ProcessMind visualizza tutte le varianti di processo in Microsoft Dynamics 365, quantificando i tempi di attraversamento per ogni percorso. Identifica le cause profonde di ritardi e variazioni, consentendo la reingegnerizzazione dei processi e la definizione di chiari accordi sui livelli di servizio (SLA), riducendo la varianza dei tempi di attraversamento fino al 25%.

Questo obiettivo consiste nel garantire che tutte le fatture siano pagate in base ai termini di pagamento concordati con i fornitori, evitando penali per ritardato pagamento e favorendo relazioni positive con gli stessi. La non conformità può comportare costi aggiuntivi e danni alla reputazione per le vostre operazioni di Contabilità Fornitori. ProcessMind monitora l'esecuzione dei pagamenti rispetto ai termini di pagamento definiti e alle scadenze delle fatture all'interno di Microsoft Dynamics 365. Segnala i pagamenti non conformi e identifica le inefficienze di processo sottostanti, contribuendo a ridurre i pagamenti in ritardo dal 15% al 30% ed evitando le commissioni associate.

L'obiettivo è minimizzare o eliminare completamente gli errori introdotti durante l'inserimento manuale o l'acquisizione dei dati della fattura. Le imprecisioni dei dati portano a rilavorazioni, ritardi nei pagamenti, problemi di riconciliazione e aumento dei costi operativi nella gestione delle fatture fornitori. ProcessMind individua l'origine degli errori nei dati all'interno del workflow di Microsoft Dynamics 365, analizzando i log di eventi. Identifica attività specifiche o gruppi di utenti inclini agli errori, consentendo formazione mirata o soluzioni di automazione per ridurre gli errori di inserimento dati del 50% o più.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione del costo complessivo associato all'elaborazione di una singola fattura, dal ricevimento al pagamento finale. Costi operativi elevati influiscono sulla redditività e riflettono inefficienze nel dipartimento di Contabilità Fornitori. ProcessMind fornisce una visione dettagliata del consumo di risorse e della durata delle attività lungo l'intero processo di elaborazione delle fatture di Contabilità Fornitori in Microsoft Dynamics 365. Aiuta a identificare passaggi non necessari, cicli di rilavorazione e interventi manuali che aumentano i costi, portando a una riduzione dal 10% al 20% dei costi di elaborazione per fattura.

L'obiettivo è migliorare la precisione delle previsioni di flusso di cassa rendendo i pagamenti delle fatture più prevedibili. Cicli di pagamento imprevedibili ostacolano la pianificazione finanziaria e possono influenzare la gestione del capitale circolante per l'organizzazione. ProcessMind analizza i tempi di elaborazione delle fatture storici e i pattern di pagamento in Microsoft Dynamics 365 per prevedere le date di pagamento future con maggiore accuratezza. Riducendo la variabilità di elaborazione, consente ai team di tesoreria di prevedere i deflussi di cassa in modo più affidabile, migliorando la gestione del flusso di cassa del 15-25%.

Questo obiettivo mira a ridurre il numero di volte in cui un processo di fatturazione deve essere riavviato o corretto a causa di mancate corrispondenze o problemi. Un'eccessiva rilavorazione consuma risorse preziose, prolunga i tempi di elaborazione e frustra sia il personale della Contabilità Fornitori che i fornitori. ProcessMind identifica i tipi e le fonti più frequenti di discrepanze in Microsoft Dynamics 365 (ad esempio, ordini di acquisto vs. ricevute merce, discrepanze di quantità). Rivela i percorsi e le attività specifiche coinvolte nella risoluzione delle discrepanze, consentendo la riprogettazione del processo per ridurre la rilavorazione dal 20% al 35%.

Questo obiettivo mira a fornire alle parti interessate informazioni chiare e aggiornate sullo stato di ogni fattura in qualsiasi fase del processo di Contabilità Fornitori. La mancanza di visibilità comporta un aumento delle richieste, incertezza e difficoltà nella gestione delle aspettative dei fornitori. ProcessMind ricostruisce il percorso effettivo di ogni fattura in Microsoft Dynamics 365, consentendo una visione completa del suo stato attuale e del suo percorso storico. Questa supervisione trasparente riduce il tempo di gestione delle richieste dal 10% al 20% e favorisce una gestione proattiva del ciclo di vita delle fatture.

L'obiettivo è portare tutte le attività di approvazione delle fatture in un sistema tracciabile, eliminando i "processi oscuri" o le approvazioni che avvengono al di fuori di Microsoft Dynamics 365. Le approvazioni non tracciate comportano rischi di conformità, creano ritardi di elaborazione e portano alla perdita di tracce di audit. ProcessMind scopre e visualizza tutti i percorsi di approvazione effettivi, inclusi quelli che si discostano dallo standard o avvengono al di fuori del sistema. Evidenziando queste attività non tracciate, fornisce le prove necessarie per imporre approvazioni basate sul sistema, migliorando la conformità rilevando il 90% dei percorsi fuori sistema.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Fasi per la Gestione delle Fatture Fornitori

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Scarica il Modello

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Esporta i Tuoi Dati

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Carica il tuo Dataset

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Analizza il Tuo Processo

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Implementa Miglioramenti

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Monitorate il vostro processo

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Scarica il Modello

Cosa fare

Ottenete il template Excel predefinito strutturato per l'Elaborazione Fatture della Contabilità Fornitori, garantendo la compatibilità con le esportazioni di dati di Microsoft Dynamics 365.

Visualizza Guida al Template Dati Scarica Template
Perché è importante

L'utilizzo di un template standardizzato assicura che i tuoi dati siano formattati correttamente per l'analisi, prevenendo errori e accelerando il processo di configurazione iniziale.

Risultato atteso

Un modello Excel precompilato e personalizzato per il tuo processo di Elaborazione Fatture Fornitore in Microsoft Dynamics 365.

COSA OTTERRAI

Migliorate l'efficienza di Dynamics 365 AP grazie a insight

ProcessMind offre una mappa chiara e visiva dell'intero processo di fatturazione della Contabilità Fornitori, rivelando ogni passaggio e interazione. Scopri inefficienze nascoste, lacune di conformità e opportunità di automazione all'interno del tuo ambiente Dynamics 365.
  • Visualizza il workflow end-to-end delle fatture fornitori
  • Identifica i colli di bottiglia del processo e i cicli di rilavorazione
  • Monitorare i tempi di ciclo delle fatture e i pagamenti in ritardo
  • Confronta le varianti di processo per le best practice
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Realizzare Valore Tangibile nella Contabilità Fornitori

Questi risultati illustrano i miglioramenti misurabili ottenuti dalle organizzazioni che utilizzano il Process Mining per ottimizzare l'elaborazione delle fatture fornitori all'interno di sistemi come Microsoft Dynamics 365. Identificando colli di bottiglia e inefficienze, le aziende possono ottenere significativi miglioramenti operativi e risparmi sui costi.

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Approvazioni Fatture Più Veloci

Ridurre i colli di bottiglia nelle fasi di approvazione

Identificare ed eliminare i ritardi nel workflow di approvazione delle fatture, accelerando significativamente il tempo necessario affinché le fatture vengano approvate e pronte per il pagamento. Questo porta a migliori relazioni con i fornitori e previene le penali per ritardato pagamento.

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Maggiore Acquisizione di Sconti

Massimizzare i risparmi per pagamento anticipato

Individuate le opportunità per elaborare le fatture più rapidamente, per catturare una maggiore percentuale degli sconti per pagamento anticipato disponibili e realizzare significativi risparmi sui costi.

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Maggiore Abbinamento al Primo Passaggio

Automatizza l'elaborazione delle fatture

Migliorare l'accuratezza dell'abbinamento automatizzato identificando le cause profonde delle anomalie, portando a una percentuale più elevata di fatture elaborate senza intervento manuale o rilavorazioni. Questo aumenta l'efficienza e riduce i costi operativi.

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Migliore Conformità ai Pagamenti

Rispetto dei termini di pagamento

Garantire che una percentuale più elevata di fatture sia pagata entro o prima della data di scadenza, secondo i termini di pagamento. Questo riduce al minimo le penali per ritardato pagamento, rafforza la fiducia dei fornitori e diminuisce il rischio finanziario.

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Tempo di Ciclo Complessivo Ridotto

Dalla ricezione al pagamento

Ottimizza l'intero processo dalla fattura al pagamento scoprendo e risolvendo i colli di bottiglia end-to-end. Ciò riduce il tempo dal ricevimento della fattura al pagamento finale, migliorando il flusso di cassa e la velocità operativa.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e alle specificità organizzative. Questi dati rappresentano miglioramenti tipici osservati in implementazioni simili di Process mining per la Contabilità Fornitori.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo unico per ogni documento di fattura fornitore.

Perché è importante

Questa è la chiave essenziale per tracciare l'intero ciclo di vita di una fattura, rendendola la base per tutte le analisi di Process Mining nella Contabilità Fornitori.

L'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Assegna il lavoro a individui specifici, consentendo l'analisi del carico di lavoro, delle performance e l'identificazione di opportunità di formazione.

Il nome del fornitore che ha presentato la fattura.

Perché è importante

Consente di segmentare il processo per identificare problemi specifici dei fornitori, come frequenti discrepanze o ritardi nei pagamenti.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Offre un contesto finanziario per analizzare il comportamento dei processi in base al valore. Permette di capire se le fatture di alto importo sono gestite diversamente.

La data entro cui è dovuto il pagamento della fattura, calcolata in base ai termini di pagamento.

Perché è importante

Cruciale per misurare le performance di pagamento puntuale, gestire le relazioni con i fornitori ed evitare commissioni per ritardi nei pagamenti.

I termini concordati per il pagamento della fattura con il fornitore.

Perché è importante

Definisce le scadenze di pagamento e le opportunità di sconto, influenzando direttamente la gestione del flusso di cassa e i risparmi sui costi.

L'identificativo unico per l'ordine di acquisto associato alla fattura.

Perché è importante

Distingue tra fatture con e senza ordine di acquisto (PO), che seguono processi diversi, ed è essenziale per analizzare l'efficienza dell'abbinamento.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna la creazione iniziale di un record fattura nel sistema, sia tramite inserimento manuale, scansione OCR o scambio elettronico di dati (EDI). Questo è il punto di partenza del ciclo di vita dell'elaborazione delle fatture.

Perché è importante

Questa attività è l'evento di inizio primario per il processo. Analizzare il tempo da questo punto al pagamento fornisce il tempo di ciclo complessivo della fattura, che è un indicatore chiave di performance.

La fattura viene formalmente inserita in un workflow per la revisione e l'approvazione da parte del personale autorizzato. Questo segna l'inizio del ciclo di approvazione.

Perché è importante

Questo è un momento fondamentale che fa partire il conteggio per misurare il tempo di ciclo di approvazione della fattura. Aiuta a distinguere il tempo di inserimento dati/matching dalla latenza di approvazione.

Rappresenta l'approvazione finale nel workflow, autorizzando la contabilizzazione per il pagamento. Una tappa chiave prima dell'ingresso in fase di pagamento.

Perché è importante

Segna la fine del ciclo di approvazione. Il tempo tra 'Fattura Inviata per Approvazione' e questa attività è un KPI chiave per identificare i colli di bottiglia nell'approvazione e i workflow di lunga durata.

La fattura approvata viene ufficialmente registrata nel libro mastro, creando una passività finanziaria. Si tratta di una transazione contabile critica e spesso irreversibile.

Perché è importante

La contabilizzazione è una tappa chiave che rende la fattura pagabile. Convalida la completezza delle validazioni e approvazioni e il riconoscimento della passività.

Il pagamento viene ufficialmente effettuato tramite la registrazione di un giornale dei pagamenti. Questa transazione estingue la passività creata dalla fattura registrata.

Perché è importante

Questo è un evento finale primario per il processo. Viene utilizzato per calcolare la conformità ai termini di pagamento, identificare i pagamenti in ritardo e misurare il tempo di ciclo finale end-to-end.

FAQ

Domande frequenti

Il Process mining analizza i log di eventi da Dynamics 365 per ricostruire il flusso reale delle tue fatture fornitori. Identifica colli di bottiglia, deviazioni dal processo standard e aree ad alto sforzo manuale. Queste informazioni aiutano a ottimizzare i workflow, ridurre i tempi di approvazione e migliorare la conformità.

Tipicamente, hai bisogno di log di eventi contenenti un Case ID (es. Numero Fattura), un'Attività (es. "Fattura Ricevuta", "Approvazione Iniziata") e un Timestamp per ogni evento. Attributi aggiuntivi come 'Approvatore', 'Importo Fattura' o 'Fornitore' migliorano l'analisi. Questi dati consentono di ricostruire il percorso completo della fattura.

Puoi aspettarti miglioramenti quantificabili come tempi di ciclo di approvazione delle fatture ridotti e una maggiore acquisizione degli sconti per pagamento anticipato. Il Process Mining rivela opportunità per automatizzare l'abbinamento, eliminare le rilavorazioni e garantire una migliore compliance con i termini di pagamento. Fornisce inoltre una maggiore visibilità in tempo reale sulle tue operazioni di Contabilità Fornitori.

L'estrazione iniziale dei dati e la configurazione del modello possono richiedere solitamente alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta costruito il modello, è possibile generare rapidamente insight iniziali su colli di bottiglia e deviazioni, spesso in pochi giorni. Il monitoraggio continuo fornisce quindi opportunità di ottimizzazione costanti.

Sebbene una conoscenza di base di SQL o della reportistica di Dynamics 365 sia utile, molti strumenti di Process Mining offrono connettori o template per i sistemi ERP più comuni. Principalmente, avrai bisogno dell'accesso al database sottostante o alle entità di dati pertinenti. Collaborare con il tuo team IT può garantire un'estrazione dei dati efficiente e accurata.

Sì, confrontando la mappa di processo scoperta con il processo standard atteso, il Process Mining può evidenziare deviazioni che indicano soluzioni manuali o approvazioni che avvengono al di fuori di Dynamics 365. Questo aiuta a portare alla luce processi nascosti e a migliorare l'integrità dei dati. Queste attività non tracciate spesso introducono ritardi e rischi di compliance.

Il Process mining tipicamente non si integra direttamente con Dynamics 365 in modo transazionale e in tempo reale. Invece, importa dati storici di eventi estratti da Dynamics 365. Le informazioni ottenute dal Process mining vengono poi utilizzate per informare e ottimizzare configurazioni o modifiche di processo all'interno della tua configurazione Dynamics 365 esistente.

Le sfide comuni includono la garanzia della qualità dei dati, la mappatura corretta delle varie attività di sistema ai passaggi di processo e la gestione di grandi set di dati. La definizione di un ambito chiaro e l'accesso a esperti di dominio aziendale sono cruciali per un'implementazione di successo. Affrontare queste sfide in modo proattivo può fluidificare l'avanzamento del progetto.

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