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Migliori il processo Record to Report - Registrazione contabile

Ottimizzi le registrazioni contabili in BlackLine: guida in 6 passaggi

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Ottimizzi le registrazioni contabili in BlackLine per rendere più efficiente il ciclo dalla registrazione alla rendicontazione e garantire la conformità

I ritardi nelle fasi del processo possono compromettere la chiusura contabile. La nostra soluzione La aiuta a individuare le inefficienze, comprendere le lacune di conformità e semplificare le attività. Scopra come migliorare i processi e ottenere rendicontazioni più rapide e accurate.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare con BlackLine il processo di registrazione contabile dalla registrazione alla rendicontazione?

Il processo di registrazione contabile dalla registrazione alla rendicontazione, o R2R, è fondamentale per garantire l’accuratezza della rendicontazione finanziaria. BlackLine offre solide funzionalità per automatizzare la chiusura, ma le inefficienze nei flussi di lavoro delle registrazioni contabili possono comunque rallentare notevolmente la chiusura finanziaria, introdurre rischi di conformità e aumentare i costi operativi. Ogni registrazione contabile elaborata in ritardo o in modo errato può avere ripercussioni sull’intero ciclo R2R, incidendo su tutto, dalle riconciliazioni di bilancio alla rendicontazione gestionale. Comprendere le prestazioni effettive di questo processo fondamentale nell’ambiente BlackLine non significa soltanto chiudere più rapidamente: significa anche garantire l’integrità dei dati e rispettare i requisiti normativi.

Come il Process Mining migliora l’analisi delle registrazioni contabili in BlackLine

Il Process Mining offre un metodo efficace per analizzare le operazioni di registrazione contabile dalla registrazione alla rendicontazione in BlackLine. Invece di basarsi su osservazioni manuali o diagrammi di flusso statici, il Process Mining estrae i dati degli eventi direttamente da BlackLine e dai sistemi di origine integrati. Può così visualizzare il percorso effettivo, dall’inizio alla fine, di ogni singola registrazione contabile, dalla creazione iniziale fino alla registrazione definitiva e alla riconciliazione. Ottiene una rappresentazione oggettiva del processo basata sui dati, che mostra con precisione dove si concentra la maggior parte dei tempi di attesa, individua i cicli di rilavorazione nascosti dovuti a rifiuti o correzioni e quantifica il tempo di ciclo effettivo di ogni fase, ad esempio revisione e approvazione. Questa analisi approfondita delle attività operative in BlackLine Le consente di superare le supposizioni e basare gli interventi di ottimizzazione su dati concreti sulle prestazioni.

Principali aree di miglioramento individuate dal Process Mining

Con il Process Mining può individuare e risolvere problemi specifici nel processo di registrazione contabile in BlackLine. Può identificare con precisione i colli di bottiglia, che si tratti di tipi di registrazione contabile soggetti sistematicamente a ritardi, di approvatori con un carico eccessivo o di reparti che incontrano difficoltà con la documentazione di supporto. La tecnologia evidenzia con chiarezza le rilavorazioni e le deviazioni dal processo previsto, mostrando la frequenza con cui le registrazioni contabili vengono rifiutate, corrette e inviate di nuovo, oltre alle cause profonde di queste inefficienze. Il Process Mining aiuta inoltre a individuare lacune di conformità, rilevando i casi in cui le registrazioni non seguono passaggi di controllo fondamentali o si discostano dalle procedure operative standard. Queste informazioni dettagliate consentono anche di individuare opportunità per sfruttare ulteriormente le funzionalità di automazione di BlackLine, semplificare i passaggi manuali e ridurre il tempo di ciclo dalla registrazione alla rendicontazione.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del processo R2R di registrazione contabile

Ottimizzare con il Process Mining il processo R2R di registrazione contabile in BlackLine produce vantaggi concreti e misurabili. Può aspettarsi una chiusura finanziaria sensibilmente più rapida grazie alla riduzione dei tempi di elaborazione delle registrazioni contabili, dall’inizio alla fine. L’accuratezza migliora riducendo al minimo gli errori e le rilavorazioni, con rendiconti finanziari più affidabili. Una maggiore conformità è un risultato diretto, perché consente di rispettare rigorosamente le politiche interne e le normative esterne. I costi operativi diminuiscono grazie alla riduzione delle attività manuali e dei ritardi e a una migliore allocazione delle risorse. Infine, i team finanziari possono contare su informazioni basate sui dati per migliorare continuamente i processi, promuovere una cultura dell’efficienza e disporre di solide basi per le decisioni strategiche.

Come iniziare a ottimizzare il processo di registrazione contabile

Per avviare l’ottimizzazione del processo di registrazione contabile dalla registrazione alla rendicontazione in BlackLine non è necessaria una vasta esperienza di Process Mining. Con un approccio strutturato, può ottenere rapidamente informazioni preziose sulle operazioni attuali. Inizi dai dati delle registrazioni contabili in BlackLine, estragga gli Event Log e applichi le tecniche di Process Mining per visualizzare e analizzare il processo reale. Le informazioni ottenute offriranno indicazioni chiare su come migliorare il processo di registrazione contabile dalla registrazione alla rendicontazione e ridurne il tempo di ciclo, trasformando la chiusura finanziaria. Faccia oggi il primo passo verso un ciclo R2R più efficiente, conforme e accurato.

Dalla registrazione alla rendicontazione - Registrazione contabile Elaborazione delle registrazioni contabili Chiusura finanziaria Operazioni contabili Gestione della conformità Libro mastro generale Team finanziario Accuratezza della rendicontazione R2R Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Molte registrazioni contabili restano in attesa di approvazione a lungo, incidendo direttamente sulla rapidità e sull’accuratezza del ciclo dalla registrazione alla rendicontazione. Questi ritardi possono posticipare le scadenze della chiusura finanziaria, causando rendicontazioni tardive e facendo perdere occasioni per prendere decisioni tempestive. Nel complesso, le attese possono ostacolare gravemente le operazioni finanziarie e aumentare i rischi legati agli audit.
ProcessMind individua con precisione i punti in cui le registrazioni contabili si bloccano, identificando gli approvatori o le fasi di approvazione responsabili dei ritardi. Analizzando le attività "Registrazione contabile inviata per la revisione" e "Registrazione contabile approvata", insieme all’attributo "Utente approvatore", ProcessMind visualizza i colli di bottiglia e ne quantifica l’impatto, consentendo di intervenire in modo mirato in BlackLine.

Un’elevata percentuale di registrazioni contabili rifiutate segnala problemi alla base dei processi di creazione o revisione e comporta notevoli rilavorazioni per i team finanziari. Ogni rifiuto richiede tempo aggiuntivo per correggere, inviare nuovamente e approvare la registrazione, allungando il ciclo dalla registrazione alla rendicontazione e assorbendo risorse preziose. Questa inefficienza può incidere sul morale del personale e distogliere l’attenzione dalle analisi più importanti.
ProcessMind ricostruisce tutti i percorsi che includono le attività "Registrazione contabile rifiutata" e "Registrazione contabile corretta e inviata di nuovo", quantificando il volume e la frequenza dei rifiuti. Individua le cause profonde più comuni, come determinati utenti, tipi di registrazione contabile o attributi mancanti, consentendo alle organizzazioni di introdurre formazione mirata o modifiche al processo in BlackLine per ridurre gli errori.

Il tempo necessario alle registrazioni contabili per attraversare il processo dalla registrazione alla rendicontazione varia notevolmente, rendendo difficile prevedere le attività di chiusura e gestire efficacemente i carichi di lavoro. Questa variabilità crea incertezza, complica l’allocazione delle risorse e può causare corse dell’ultimo minuto o ritardi, compromettendo la prevedibilità e l’accuratezza della rendicontazione finanziaria.
ProcessMind analizza l’intero ciclo di vita di ogni "ID registrazione contabile", dalla creazione alla registrazione definitiva, e mette in evidenza le differenze significative nei tempi di ciclo per i diversi "Tipi di registrazione contabile" o "Codici società". Confrontando percorsi e durate, individua le attività o i gateway che introducono variabilità e fornisce informazioni basate sui dati per standardizzare e ottimizzare il flusso di lavoro in BlackLine.

Le registrazioni contabili dello stesso tipo o dello stesso reparto seguono percorsi diversi, spesso non ufficiali, durante l’approvazione e la registrazione definitiva. Questa mancanza di standardizzazione genera inefficienze, aumenta il rischio di errori e rende più difficile garantire la conformità o ampliare le operazioni nell’ambito della funzione R2R. Ostacola inoltre la condivisione delle conoscenze e la formazione.
ProcessMind mostra tutte le varianti effettive del processo per le registrazioni contabili e le confronta con i percorsi previsti o ideali. Analizzando le sequenze delle "Attività tipiche", individua le deviazioni e ne quantifica la frequenza e l’impatto, consentendo ai team di consolidare, semplificare e applicare flussi di lavoro standardizzati in BlackLine, migliorando efficienza e controllo.

Anche dopo aver ottenuto tutte le approvazioni, le registrazioni contabili spesso subiscono notevoli ritardi prima di essere registrate ufficialmente nel libro mastro. Questo intervallo crea una discrepanza tra lo stato di approvazione e i dati finanziari effettivi, incidendo sulla visibilità in tempo reale, sull’accuratezza finanziaria e sul completamento tempestivo del ciclo dalla registrazione alla rendicontazione. Può inoltre complicare le riconciliazioni.
ProcessMind misura il tempo che intercorre tra le attività "Registrazione contabile approvata" e "Registrazione contabile registrata", individuando i ritardi maggiori e gli attributi, come "Libro mastro" o "Sistema di origine", associati alle attese. Questa analisi aiuta a ottimizzare il passaggio dall’approvazione alla registrazione definitiva, rendendo più fluide le operazioni in BlackLine.

I team Finance dedicano molto tempo a correggere o stornare manualmente le registrazioni contabili dopo la contabilizzazione, spesso a causa di errori iniziali o modifiche successive. Questo lavoro reattivo è costoso, soggetto a errori e sottrae risorse ad attività più strategiche, aumentando i costi operativi e ritardando la chiusura dei bilanci nel processo Record to Report.
ProcessMind individua la frequenza e la natura delle attività «Storno della registrazione contabile elaborato» e delle altre rettifiche successive alla contabilizzazione. Mettendole in relazione con le attività precedenti e con attributi come «Utente che ha creato la registrazione» o «Tipo di registrazione contabile», fa emergere le cause profonde degli errori e consente di intervenire in modo proattivo per migliorare l’accuratezza a monte in BlackLine.

Alcune persone o alcuni team sono costantemente sovraccarichi di attività di revisione e approvazione delle registrazioni contabili, mentre altri hanno capacità inutilizzata. Questo squilibrio può causare esaurimento, tempi di elaborazione disomogenei e colli di bottiglia nelle fasi critiche del ciclo Record to Report. Impedisce di utilizzare al meglio le risorse umane e riduce l’efficienza complessiva dei team in BlackLine.
ProcessMind analizza la distribuzione delle attività «Registrazione contabile inviata per la revisione» e «Registrazione contabile approvata» in base agli attributi «Utente che ha creato la registrazione» e «Utente che ha approvato la registrazione». Quantifica la distribuzione del carico di lavoro e individua le risorse sovrautilizzate o sottoutilizzate, aiutando i responsabili a ribilanciare le attività e ad aumentare la capacità di elaborazione delle registrazioni contabili.

Le deviazioni non individuate dalle procedure operative standard o dalle linee guida normative durante l’elaborazione delle registrazioni contabili espongono l’organizzazione a notevoli rischi di non conformità. Scorciatoie o variazioni non approvate possono comportare rilievi di audit, sanzioni finanziarie e danni alla reputazione, soprattutto in un contesto fortemente regolamentato come il processo Record to Report.
ProcessMind confronta automaticamente i flussi effettivi delle registrazioni contabili con modelli conformi predefiniti o percorsi attesi. Evidenzia ogni deviazione, ad esempio il mancato svolgimento di una revisione obbligatoria o un’azione non autorizzata di «Registrazione contabile contabilizzata», fornendo una traccia di audit chiara e consentendo di far rispettare la conformità in BlackLine.

Le registrazioni contabili non vengono riconciliate tempestivamente dopo la contabilizzazione, creando un arretrato che complica la chiusura finanziaria e aumenta il rischio di discrepanze. I ritardi nella riconciliazione fanno sì che gli errori potenziali restino più a lungo inosservati e richiedano più tempo per essere analizzati e risolti, allungando così il ciclo Record to Report complessivo in BlackLine.
ProcessMind misura il tempo trascorso tra le attività «Registrazione contabile contabilizzata» e «Registrazione contabile riconciliata». Individua le registrazioni, i conti o i periodi in cui si verificano regolarmente ritardi nella riconciliazione, aiutando i team Finance a stabilire le priorità e ad affrontarne le cause profonde per accelerare la chiusura.

Spesso le parti interessate non hanno visibilità in tempo reale sullo stato e sull’avanzamento delle registrazioni contabili nel processo Record to Report. Questa mancanza di trasparenza genera frequenti richieste di aggiornamento, impedisce di intervenire in anticipo sui possibili ritardi e riduce il controllo su un’attività finanziaria fondamentale. Diventa difficile rispondere anche a domande semplici come «Dov’è questa registrazione contabile?».
ProcessMind offre una mappa visiva completa del ciclo di vita di ogni «ID registrazione contabile», mostrando tutte le «Attività tipiche» e la loro sequenza. Consente di seguire le registrazioni in tempo reale, comprenderne la fase corrente e individuare con precisione il punto in cui si trovano nel flusso di lavoro di BlackLine, trasformando l’incertezza in informazioni operative chiare.

Spesso le registrazioni contabili vengono inviate senza documentazione di supporto adeguata o completa, causando ritardi mentre i revisori richiedono le informazioni mancanti. Ne derivano scambi ripetuti, cicli di approvazione più lunghi e maggiori rischi di non conformità, perché la traccia di audit risulta incompleta; tutto questo compromette l’efficienza e l’integrità del processo Record to Report.
ProcessMind può individuare i casi in cui l’attività «Registrazione contabile inviata per la revisione» non è seguita, entro un determinato intervallo di tempo, dall’attività «Documentazione di supporto allegata», oppure in cui l’evento «Registrazione contabile rifiutata» si verifica spesso per mancanza di documenti. In questo modo emerge dove rafforzare i requisiti di documentazione in BlackLine.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Accelerare l’approvazione delle registrazioni contabili è fondamentale per una chiusura finanziaria efficiente e incide direttamente sul ciclo Record to Report. L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo trascorso dalle registrazioni nelle code di approvazione, così da velocizzare la rendicontazione finanziaria e ridurre i colli di bottiglia operativi in BlackLine. Il risultato si misura nella riduzione della durata media di approvazione di tutte le registrazioni contabili. ProcessMind individua i colli di bottiglia specifici nel flusso di lavoro di approvazione, gli utenti o i gruppi che causano ritardi e le deviazioni dai percorsi di approvazione standard. Analizzando il processo dal punto di vista dell’ID registrazione contabile, mostra dove si verificano gli stalli e permette di intervenire in modo mirato, ad esempio automatizzando il flusso di lavoro o ribilanciando le risorse, per ridurre del 20-30% i tempi di approvazione.

Un tasso elevato di rifiuto delle registrazioni contabili segnala inefficienze e rilavorazioni, che assorbono tempo e risorse preziosi nel processo Record to Report. Ridurre il numero di registrazioni rinviate per correzioni migliora direttamente la capacità di elaborazione, riduce gli errori e aumenta la qualità dei dati in BlackLine. Ne derivano una chiusura finanziaria più fluida e meno rettifiche successive alla chiusura. ProcessMind individua le cause profonde dei rifiuti, come errori ricorrenti, documentazione mancante o approvatori che respingono le registrazioni più spesso. Analizzando l’ID registrazione contabile e le attività associate, chiarisce perché le registrazioni vengono rifiutate e consente ai responsabili del processo di intervenire con formazione mirata, istruzioni di invio più chiare o controlli iniziali più efficaci, riducendo i rifiuti del 15-25%.

Percorsi di elaborazione diversi per registrazioni contabili simili possono causare incoerenze, rischi di non conformità e tempi di ciclo imprevedibili nel processo Record to Report. Uniformare il processo significa fare in modo che le registrazioni dello stesso tipo seguano flussi di lavoro predefiniti e ottimali, riducendo le variazioni e rendendo più prevedibili le operazioni in BlackLine. Questo aumenta il controllo e la tracciabilità ai fini dell’audit. ProcessMind rappresenta visivamente tutti i percorsi effettivi delle registrazioni contabili e li confronta con i modelli di processo ideali. Analizzando il processo dal punto di vista dell’ID registrazione contabile, evidenzia dove si verificano le deviazioni e ne quantifica l’impatto su tempi e risorse. Questa visibilità consente di applicare le migliori pratiche, individuare opportunità per automatizzare i flussi di lavoro e fare in modo che l’80-90% delle registrazioni rispetti le procedure operative standard.

Dopo l’approvazione, le registrazioni contabili dovrebbero essere contabilizzate rapidamente, così da garantire l’accuratezza finanziaria e il rispetto dei tempi del ciclo Record to Report. I ritardi tra approvazione e contabilizzazione possono alterare i bilanci e prolungare la chiusura in BlackLine. L’obiettivo è ridurre sensibilmente i tempi di attesa, affinché i dati finanziari siano registrati nel libro mastro il prima possibile. ProcessMind misura con precisione, per ogni ID registrazione contabile, il tempo tra le attività «Registrazione contabile approvata» e «Registrazione contabile contabilizzata». Può far emergere le cause dei ritardi, che dipendano dalle code di sistema, da colli di bottiglia manuali o dalla disponibilità delle risorse. Individuando questi punti di stallo, ProcessMind aiuta le organizzazioni a rendere più fluidi i passaggi di consegne e a ridurre del 30-40% le attese dopo l’approvazione.

Le frequenti rettifiche manuali dopo la contabilizzazione di una registrazione indicano errori a monte o carenze nel processo, generano rilavorazioni evitabili e compromettono l’accuratezza del ciclo Record to Report. L’obiettivo è ottenere registrazioni corrette al primo tentativo, complete e accurate prima della contabilizzazione, evitando così correzioni successive in BlackLine. ProcessMind segue l’intero ciclo di vita di ogni ID registrazione contabile e individua i casi in cui, dopo la contabilizzazione, si verificano l’attività «Storno della registrazione contabile elaborato» o attività simili. Mettendo queste rettifiche in relazione con le attività precedenti e con i relativi attributi, ProcessMind fa emergere i punti specifici in cui si verificano gli errori e gli errori di inserimento dati più comuni, consentendo interventi mirati per ridurre le rettifiche manuali del 50% o più.

Garantire che tutte le attività relative alle registrazioni contabili rispettino le politiche interne e le normative esterne è essenziale per l’integrità finanziaria e per essere sempre pronti per gli audit nel processo Record to Report. L’obiettivo è individuare e ridurre le deviazioni dal processo che potrebbero causare non conformità, rafforzando i controlli e riducendo l’esposizione ai rischi in BlackLine. Utilizzando l’ID registrazione contabile, ProcessMind offre una visione dettagliata dei percorsi effettivi e li confronta con le regole di conformità e i controlli interni definiti. Segnala automaticamente i casi in cui le attività vengono saltate, svolte fuori sequenza o prive della documentazione richiesta. Questo consente di individuare in anticipo le lacune di conformità e di far rispettare il processo, raggiungendo un livello di conformità superiore al 95% rispetto alle linee guida normative e interne.

Una distribuzione disomogenea del carico di lavoro tra i membri del team può causare colli di bottiglia, esaurimento e ritardi nell’elaborazione delle registrazioni contabili, riducendo l’efficienza complessiva del processo Record to Report. L’obiettivo è bilanciare il carico di elaborazione e utilizzare le risorse in modo efficace, mantenendo una capacità di elaborazione costante e riducendo la pressione nei periodi di punta delle attività in BlackLine. ProcessMind analizza gli attributi «Utente che ha creato la registrazione» e «Utente che ha approvato la registrazione» per ogni ID registrazione contabile, insieme alla durata delle attività, per visualizzare i carichi di lavoro individuali e di team. Individua gli utenti costantemente sovraccarichi o sottoutilizzati, facendo emergere opportunità per ribilanciare le attività o offrire formazione mirata. Ne risulta una distribuzione più equa del lavoro e un aumento della produttività del team del 10-15%.

Una riconciliazione lenta o prolungata delle registrazioni contabili allunga il ciclo di chiusura finanziaria, ritarda informazioni essenziali e compromette la tempestività del processo Record to Report. L’obiettivo è rendere più efficiente la riconciliazione, verificando e abbinando le registrazioni in modo rapido e accelerando così la chiusura finanziaria complessiva in BlackLine. ProcessMind monitora l’attività «Registrazione contabile riconciliata» per ogni ID registrazione contabile e misura il tempo trascorso dalla contabilizzazione alla riconciliazione. Individua gli schemi che contribuiscono ai ritardi, ad esempio determinati tipi di registrazione, conti o periodi che richiedono più tempo per la riconciliazione. Facendo emergere queste inefficienze, ProcessMind aiuta a ottimizzare i flussi di lavoro di riconciliazione e può ridurre il ciclo di chiusura di diversi giorni.

Tempi di elaborazione imprevedibili per le registrazioni contabili rendono difficile pianificare la chiusura finanziaria e gestire efficacemente le risorse nel processo Record to Report. L’obiettivo è ridurre la variabilità dei tempi di elaborazione end-to-end, per pianificare con maggiore affidabilità e mantenere prestazioni costanti nelle operazioni in BlackLine. Questo rende più prevedibili le scadenze della rendicontazione finanziaria. ProcessMind analizza l’intero percorso di ogni ID registrazione contabile, dalla creazione alla contabilizzazione o alla riconciliazione, per calcolare i tempi di ciclo medi e la loro variabilità. Individua le attività o i percorsi che introducono variazioni, come i rifiuti frequenti o le lunghe attese. Queste informazioni consentono di migliorare il processo e ridurre di almeno il 20% gli scostamenti nei tempi di ciclo, ottenendo risultati più prevedibili.

Quando il processo delle registrazioni contabili è poco trasparente, è difficile conoscere in tempo reale lo stato di una registrazione. Ne conseguono ritardi nel rispondere alle richieste e scarsa visibilità per le parti interessate nel ciclo Record to Report. L’obiettivo è fornire informazioni chiare e aggiornate su ogni fase del ciclo di vita delle registrazioni, migliorando la comunicazione e la chiarezza delle responsabilità in BlackLine. ProcessMind offre una mappa visiva completa del processo effettivo per ogni ID registrazione contabile. Consente di seguire lo stato corrente, il responsabile e il tempo trascorso per ogni registrazione, eliminando l’incertezza e la necessità di aggiornamenti manuali. Questa maggiore trasparenza favorisce decisioni più efficaci e riduce del 15-20% il tempo dedicato alle richieste di aggiornamento sullo stato.

La documentazione di supporto mancante o incompleta è una causa frequente di ritardi e rifiuti nell’approvazione delle registrazioni contabili e incide direttamente sull’efficienza del ciclo Record to Report. L’obiettivo è assicurarsi che tutta la documentazione richiesta venga allegata e verificata nelle prime fasi del processo, semplificando le approvazioni e riducendo le rilavorazioni in BlackLine. ProcessMind individua le registrazioni contabili che si bloccano durante le attività «Registrazione contabile inviata per la revisione» o «Registrazione contabile revisionata» perché manca l’attività «Documentazione di supporto allegata». Mettendo questi casi in relazione con gli schemi di rifiuto, chiarisce quando e perché la documentazione manca spesso. Queste informazioni consentono di introdurre controlli più rigorosi prima dell’invio o promemoria automatici, aumentando del 25% la completezza della documentazione.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Record to Report - Registrazioni contabili

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Perché è importante

Partire dalla struttura dati corretta consente di ottenere un’analisi accurata ed efficiente, evita rilavorazioni e garantisce che vengano acquisite tutte le informazioni essenziali sul processo.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all’uso, formattato appositamente per i dati delle registrazioni contabili di BlackLine.

LE SUE ANALISI

Scopra le informazioni chiave sulle registrazioni contabili in BlackLine

ProcessMind ricostruisce il percorso effettivo delle registrazioni contabili in BlackLine e lo presenta con visualizzazioni chiare e informazioni rilevanti. Comprenda dove il processo R2R incontra difficoltà e individui opportunità di miglioramento rapido.

Visualizzi il flusso effettivo delle registrazioni contabili
Individui colli di bottiglia e ritardi in BlackLine
Individui i rischi di conformità nelle attività R2R
Riduca i tempi del ciclo di chiusura contabile

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Miglioramenti concreti nella gestione delle registrazioni contabili

L’analisi del processo delle registrazioni contabili, basata sui dati di BlackLine, fa emergere chiare opportunità di ottimizzazione. Questi risultati illustrano i benefici concreti ottenuti rendendo più efficienti le operazioni Record to Report grazie a informazioni basate sui dati.

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Approvazioni più rapide

Riduzione media dei tempi di approvazione

Il Process Mining individua i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di approvazione, velocizzando le approvazioni e riducendo i ritardi nella chiusura finanziaria.

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Meno rifiuti

Riduzione dei rifiuti delle registrazioni contabili

Individuando le cause profonde dei rifiuti, le organizzazioni possono migliorare la qualità dei dati e l’accuratezza degli invii, riducendo sensibilmente le rilavorazioni e il lavoro manuale.

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Maggiore conformità

Aumento della conformità del processo

Il Process Mining aiuta a far rispettare le procedure operative standard, assicurando che le registrazioni contabili seguano il percorso corretto e rafforzando la preparazione agli audit e il rispetto delle normative.

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Meno rettifiche

Riduzione delle correzioni successive alla contabilizzazione

Comprendere le cause delle rettifiche successive alla contabilizzazione consente di intervenire in anticipo, migliorando l’accuratezza e riducendo la necessità di storni costosi e dispendiosi in termini di tempo.

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Tempi di ciclo più brevi

Riduzione media del tempo dalla creazione alla contabilizzazione

Individuare ed eliminare i colli di bottiglia nell’intero processo delle registrazioni contabili riduce sensibilmente il tempo che intercorre tra l’avvio e la contabilizzazione finale, migliorando l’efficienza.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla configurazione dei sistemi esistenti e alla qualità dei dati. I miglioramenti presentati rappresentano risultati tipici osservati in diverse implementazioni presso i clienti.

Dati consigliati

Parta dagli attributi e dalle attività più importanti, poi aggiunga altri elementi secondo necessità.

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco di una singola registrazione contabile, utilizzato come identificativo principale del caso per monitorarne il ciclo di vita.

Perché è importante

È l’identificativo principale del caso, che consente di tracciare l’intero ciclo di vita di una singola registrazione contabile e di analizzarne le prestazioni.

Nome dello specifico evento aziendale che si è verificato in un determinato momento del processo di registrazione contabile.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, indispensabili per visualizzare la mappa del processo, analizzare il flusso e individuare deviazioni o colli di bottiglia.

Data e ora precise in cui si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questo dato temporale è alla base di tutte le metriche relative alle prestazioni, compresi il tempo di ciclo e l’analisi dei colli di bottiglia, e consente di ricostruire il processo in ordine cronologico.

Nome o ID dell’utente che ha svolto l’attività.

Perché è importante

Consente di analizzare il carico di lavoro e confrontare le prestazioni dei membri del team, oltre ad aiutare a individuare colli di bottiglia legati alle risorse o esigenze di formazione.

Classificazione della registrazione contabile, ad esempio standard, ricorrente o di storno.

Perché è importante

Consente di segmentare l’analisi per capire se i diversi tipi di registrazione contabile seguono percorsi differenti o presentano caratteristiche diverse in termini di prestazioni.

Identificativo univoco della persona giuridica o della società per cui viene effettuata la registrazione contabile.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni e promuovere la standardizzazione dei processi tra diverse persone giuridiche o unità aziendali.

Valore monetario totale della registrazione contabile, in genere pari alla somma degli addebiti.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario che consente di analizzare i dati in base alla rilevanza economica, ad esempio dando priorità alle registrazioni di importo elevato o individuando deviazioni del processo legate al valore.

Stato corrente della registrazione contabile nel suo ciclo di vita, ad esempio 'In Progress', 'Approved' o 'Posted'.

Perché è importante

Fornisce un’istantanea dello stato corrente delle registrazioni, utile per analizzare il lavoro arretrato e comprendere le attività in corso.

Motivo indicato da un revisore quando una registrazione contabile viene respinta.

Perché è importante

È essenziale per analizzare le cause profonde della rilavorazione e capire perché le registrazioni contabili vengono respinte, così da poter definire interventi mirati.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio di un caso relativo a una registrazione contabile. Viene registrata quando un utente crea un nuovo record in BlackLine; il sistema genera un ID registrazione contabile univoco e registra la data e l’ora di creazione e l’utente.

Perché è importante

È il principale evento di inizio del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e le successive permette di calcolare il tempo di ciclo complessivo e di individuare eventuali ritardi nelle prime fasi del flusso di lavoro.

Questa attività si verifica quando chi prepara la registrazione la invia formalmente al flusso di lavoro di revisione e approvazione. In genere viene registrata come modifica di stato, ad esempio da «In preparazione» a «Inviata», insieme alla data e ora.

Perché è importante

Segna la fine della fase di preparazione e l’inizio del ciclo di approvazione. È una tappa fondamentale per misurare la durata di entrambe le fasi.

Questa attività segna il rifiuto di una registrazione contabile da parte di un revisore o di un approvatore. Viene registrata quando un utente seleziona l’azione «Rifiuta», che aggiorna lo stato della registrazione a «Rifiutata» e viene riportata nel registro di audit.

Perché è importante

È un’attività fondamentale per individuare rilavorazioni, problemi di qualità e necessità di formazione. Analizzare la frequenza e le cause dei rifiuti, insieme alle successive fasi di rilavorazione, è essenziale per migliorare il processo e ridurre i tempi di ciclo.

Questa attività indica che la registrazione contabile ha superato tutte le fasi di revisione e approvazione previste. Viene rilevata quando l’ultimo utente autorizzato approva la registrazione, determinando il passaggio di stato ad 'Approved'.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il processo di approvazione. L’intervallo tra 'Journal Entry Submitted' e questo evento corrisponde al 'tempo di ciclo dell’approvazione', un KPI essenziale per misurare l’efficienza del flusso di lavoro.

Indica il momento in cui la registrazione contabile approvata viene registrata ufficialmente nel libro mastro. In BlackLine si tratta spesso di un’azione esplicita, che aggiorna lo stato della registrazione ad 'Posted'.

Perché è importante

È una tappa fondamentale, spesso considerata la conclusione operativa del processo. Il tempo che intercorre tra 'Journal Entry Approved' e questa attività è un indicatore chiave dell’efficienza successiva all’approvazione.

Segna il completamento del ciclo di vita, quando la registrazione contabile viene inclusa in una riconciliazione dei conti finalizzata e certificata. In BlackLine corrisponde alla certificazione della riconciliazione che include la registrazione.

Perché è importante

Questa attività rappresenta la fase conclusiva del processo end-to-end. L’intervallo tra 'Journal Entry Posted' e 'Reconciled' misura l’efficienza della riconciliazione dei conti nell’ambito della chiusura finanziaria.

Domande frequenti

Quali informazioni può fornire il Process Mining sul processo delle registrazioni contabili in BlackLine?

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo delle registrazioni contabili in BlackLine, dalla creazione alla contabilizzazione. Evidenzia i colli di bottiglia, come approvazioni lente o rifiuti frequenti, individua i percorsi non standard e fa emergere le cause profonde dei ritardi. Questo aiuta a capire dove è possibile aumentare l’efficienza e migliorare la conformità.

In che modo il Process Mining aiuta ad accelerare l’approvazione delle registrazioni contabili?

Analizzando i percorsi e i tempi di approvazione, il Process Mining individua con precisione le fasi e le persone che causano ritardi. Può far emergere carichi di lavoro disomogenei o specifici passaggi di approvazione che risultano regolarmente lenti. Questi dati consentono interventi mirati per semplificare il processo di approvazione e ridurre i tempi di ciclo.

Quali dati di BlackLine servono per applicare il Process Mining alle registrazioni contabili?

Servono principalmente registri degli eventi che descrivano ogni passaggio di una registrazione contabile, compresi l’ID registrazione contabile, il nome dell’attività, la relativa data e ora e la risorsa o l’utente che l’ha svolta. Altri attributi, come il tipo di registrazione, l’importo o lo stato, possono arricchire l’analisi. In genere, questi dati vengono estratti dalle tracce di audit o dai registri delle transazioni di BlackLine.

Quanto tempo occorre in genere per iniziare e ottenere i primi risultati?

La configurazione iniziale e l’estrazione dei dati possono richiedere da alcuni giorni a qualche settimana, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta preparati i dati, le prime informazioni, come le mappe di processo e l’individuazione dei colli di bottiglia, possono spesso essere generate in pochi giorni. A questa fase iniziale seguono analisi più approfondite e indagini sulle cause profonde.

Il Process Mining può aiutarci a uniformare i percorsi di elaborazione delle registrazioni contabili?

Certamente. Il Process Mining visualizza tutte le varianti del processo delle registrazioni contabili e fa emergere le deviazioni dal percorso ideale o previsto. Mostra dove e perché si verificano percorsi non standard, consentendo di correggere le incoerenze. In questo modo è possibile applicare le migliori pratiche e migliorare la prevedibilità del processo e la conformità.

Quali miglioramenti possiamo aspettarci nel processo delle registrazioni contabili dopo aver applicato il Process Mining?

È possibile ottenere miglioramenti misurabili, come tempi di approvazione più brevi, un tasso di rifiuto inferiore e meno rettifiche successive alla contabilizzazione. Tra i risultati più comuni figurano anche una maggiore conformità e una distribuzione più equilibrata del carico di lavoro. In definitiva, il Process Mining rende il ciclo Record to Report più efficiente, trasparente e prevedibile.

Il Process Mining è difficile da implementare o richiede competenze IT specialistiche?

La preparazione iniziale dei dati può richiedere competenze tecniche, ma gli strumenti di Process Mining moderni sono sempre più semplici da usare. Molte piattaforme offrono connettori per sistemi diffusi come BlackLine, semplificando l’estrazione dei dati. Gli utenti aziendali possono quindi esplorare e analizzare i processi con una formazione tecnica minima.

Il Process Mining può contribuire a ridurre le frequenti rettifiche manuali dopo la contabilizzazione delle registrazioni?

Sì. Il Process Mining può individuare i tipi di registrazione contabile o le fasi del processo che portano spesso a rettifiche successive alla contabilizzazione. Analizzando le attività precedenti e le cause profonde, aiuta a individuare e correggere i problemi a monte, riducendo sensibilmente la necessità di correzioni manuali in seguito.

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