> Miglioramento continuo dei processi > Record to Report Registrazione contabile > BlackLine

Migliori il Suo Record to Report - Journal Entry

Ottimizzi Journal Entry in BlackLine: la guida in 6 passaggi
Scarichi il template dei dati
Migliori il Suo Record to Report - Journal Entry
Record to Report - Registrazione contabile
BlackLine
Processi
Sistemi
Selezioni un processo.
259 Processi
Annulla
Seleziona
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 passaggi Anteprima Risultati Dati Domande frequenti (5)

Ottimizzi le registrazioni contabili in BlackLine per migliorare l’efficienza e la conformità R2R

I passaggi di processo che subiscono ritardi possono compromettere la chiusura contabile. La nostra soluzione La aiuta a individuare le inefficienze, comprendere le lacune di conformità e semplificare le operazioni. Scopra come trasformare i Suoi processi e ottenere report più rapidi e accurati.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

Mostri la descrizione dettagliata

Perché ottimizzare Record to Report - Journal Entry con BlackLine?

Il processo Record to Report, R2R, Journal Entry è un elemento fondamentale per garantire l’accuratezza della reportistica finanziaria. Sebbene BlackLine offra solide funzionalità per automatizzare la chiusura, le inefficienze nei Workflow delle scritture contabili possono ancora rallentare significativamente la chiusura finanziaria, introdurre rischi di conformità e aumentare i costi operativi. Ogni scrittura contabile elaborata in ritardo o in modo errato può propagarsi lungo il ciclo R2R, influenzando tutto, dalle riconciliazioni dello stato patrimoniale alla reportistica gestionale. Comprendere le prestazioni effettive di questo processo critico nell’ambiente BlackLine non significa soltanto ottenere una chiusura più rapida, ma anche garantire l’integrità dei dati e mantenere la conformità normativa.

Come il Process Mining potenzia l’analisi delle scritture contabili in BlackLine

Il Process Mining offre un approccio senza precedenti all’analisi delle operazioni Record to Report - Journal Entry in BlackLine. Anziché basarsi su osservazioni manuali o diagrammi di flusso statici, il Process Mining estrae i dati degli eventi direttamente da BlackLine e dai sistemi di origine integrati. Questo consente di visualizzare il percorso effettivo, completo e end-to-end di ogni singola scrittura contabile, dalla creazione iniziale fino alla registrazione e alla riconciliazione finali. Ottiene così una mappa oggettiva del processo basata sui dati, che rivela con precisione dove le scritture trascorrono più tempo, individua cicli di rilavorazione nascosti causati da rifiuti o correzioni e quantifica il tempo di ciclo effettivo di ogni fase, come la revisione e l’approvazione. Questa analisi approfondita della realtà operativa del processo Journal Entry in BlackLine Le consente di superare le ipotesi e basare gli interventi di ottimizzazione su dati concreti relativi alle prestazioni.

Principali aree di miglioramento individuate dal Process Mining

Con il Process Mining può intervenire in modo mirato su numerosi problemi del processo Journal Entry in BlackLine. Potrà individuare i colli di bottiglia esatti, ad esempio specifici tipi di scritture contabili soggetti sistematicamente a ritardi, determinati approvatori sovraccarichi o reparti in difficoltà nella gestione della documentazione di supporto. La tecnologia evidenzia chiaramente le rilavorazioni e le deviazioni dal processo ideale, mostrando con quale frequenza le scritture vengono rifiutate, corrette e inviate nuovamente, oltre a quantificare le cause principali di queste inefficienze. Il Process Mining aiuta inoltre a individuare le lacune di conformità, rilevando i casi in cui le scritture bypassano fasi di controllo essenziali o si discostano dalle procedure operative standard. Questo livello di dettaglio consente anche di identificare ulteriori opportunità per sfruttare le funzionalità di automazione di BlackLine, semplificare le fasi manuali e, in definitiva, ridurre il tempo di ciclo Record to Report.

Risultati attesi dall’ottimizzazione del processo R2R Journal Entry

L’ottimizzazione del processo Record to Report - Journal Entry con il Process Mining in BlackLine produce vantaggi concreti e misurabili. Può aspettarsi una chiusura finanziaria significativamente più rapida grazie alla riduzione dei tempi di elaborazione end-to-end delle scritture contabili. L’accuratezza migliorerà poiché errori e rilavorazioni saranno ridotti, con conseguenti prospetti finanziari più affidabili. Una maggiore conformità sarà il risultato diretto della rigorosa aderenza alle policy interne e alle normative esterne. I costi operativi diminuiranno grazie alla riduzione del lavoro manuale e dei ritardi e a un’allocazione più efficiente delle risorse. In definitiva, fornirà ai team Finance insight basati sui dati per il miglioramento continuo dei processi, promuovendo una cultura dell’efficienza e creando solide basi per decisioni strategiche.

Come iniziare a ottimizzare il processo Journal Entry

Avviare il percorso di ottimizzazione del processo Record to Report - Journal Entry con BlackLine non richiede una vasta esperienza di Process Mining. Seguendo un approccio strutturato, può ottenere rapidamente insight preziosi sulle operazioni attuali. Inizi concentrandosi sui dati Journal Entry di BlackLine, estragga gli Event Log e applichi tecniche di Process Mining per visualizzare e analizzare il processo reale. Gli insight ottenuti offriranno una roadmap chiara per migliorare i processi Record to Report e ridurne il tempo di ciclo, trasformando la chiusura finanziaria. Compia oggi il primo passo verso un ciclo R2R più efficiente, conforme e accurato.

Record to Report - Registrazione contabile Elaborazione delle registrazioni contabili Chiusura finanziaria Operazioni contabili Gestione della conformità Libro mastro Team finanziario Accuratezza della reportistica R2R Contabilità

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Molte scritture contabili rimangono nelle code di approvazione per periodi prolungati, influenzando direttamente la velocità e l’accuratezza del ciclo Record to Report. Questi ritardi possono posticipare le scadenze della chiusura finanziaria, causando ritardi nella reportistica e la perdita di opportunità per decisioni tempestive. L’effetto cumulativo di queste attese può ostacolare gravemente le operazioni finanziarie e aumentare il rischio di audit.
ProcessMind rivela con precisione dove le scritture contabili si bloccano, identificando gli approvatori o le fasi di approvazione responsabili dei ritardi. Analizzando le attività "Journal Entry Submitted for Review" e "Journal Entry Approved", insieme all’Attributo "Approved By User", ProcessMind visualizza i colli di bottiglia e ne quantifica l’impatto, consentendo interventi mirati in BlackLine.

Un’elevata percentuale di scritture contabili rifiutate indica problemi alla base del processo di creazione o revisione e comporta una notevole rilavorazione per i team Finance. Ogni rifiuto richiede tempo aggiuntivo per correggere, inviare nuovamente e approvare la scrittura, prolungando il ciclo Record to Report e consumando risorse preziose. Questa inefficienza può influire sul morale del personale e distogliere l’attenzione dalle analisi più importanti.
ProcessMind mappa tutti i percorsi che includono le attività "Journal Entry Rejected" e "Journal Entry Corrected and Resubmitted", quantificando il volume e la frequenza dei rifiuti. Identifica le cause principali più comuni, come utenti specifici, tipi di scritture contabili o Attributi mancanti, consentendo alle organizzazioni di introdurre formazione mirata o modifiche al processo in BlackLine per ridurre gli errori.

Il tempo necessario affinché le scritture contabili attraversino il processo Record to Report varia notevolmente, rendendo difficile prevedere le attività di chiusura e gestire efficacemente il carico di lavoro. Questa incoerenza crea incertezza, complica l’allocazione delle risorse e può causare accelerazioni o ritardi dell’ultimo minuto, influenzando la prevedibilità e l’accuratezza complessive della reportistica finanziaria.
ProcessMind analizza l’intero ciclo di vita di ogni "Journal Entry ID", dalla creazione alla registrazione, evidenziando variazioni significative nei tempi di ciclo per diversi "Journal Entry Type" o "Company Code". Confrontando percorsi e durate, individua le attività o i Gateway che introducono variabilità e fornisce insight basati sui dati per standardizzare e ottimizzare il Workflow BlackLine.

Le scritture contabili dello stesso tipo o provenienti dallo stesso reparto seguono percorsi diversi, spesso non ufficiali, attraverso il processo di approvazione e registrazione. Questa mancanza di standardizzazione genera inefficienze, aumenta il rischio di errori e rende difficile applicare la conformità o scalare le operazioni della funzione Record to Report. Ostacola inoltre il trasferimento delle conoscenze e la formazione.
ProcessMind rivela visivamente tutte le varianti effettive del processo per le scritture contabili e le confronta con i percorsi ideali o attesi. Analizzando le sequenze di "Typical Activities", identifica le deviazioni e ne quantifica frequenza e impatto, consentendo ai team di consolidare, semplificare e applicare Workflow standardizzati in BlackLine per ottenere maggiore efficienza e controllo.

Anche dopo essere state approvate completamente, le scritture contabili subiscono spesso ritardi significativi prima di essere registrate ufficialmente nel libro mastro. Questo intervallo crea una disconnessione tra lo stato di approvazione e i dati finanziari effettivi, influenzando la visibilità in tempo reale, l’accuratezza finanziaria e il completamento tempestivo del ciclo Record to Report. Può inoltre generare difficoltà nelle riconciliazioni.
ProcessMind monitora il tempo tra le attività "Journal Entry Approved" e "Journal Entry Posted", identificando dove si verificano i ritardi maggiori e quali Attributi, come "Ledger" o "Source System", sono associati a queste attese. Questa analisi aiuta a ottimizzare il passaggio dall’approvazione alla registrazione, garantendo operazioni più fluide in BlackLine.

I team Finance dedicano molto tempo a eseguire correzioni o storni manuali sulle scritture contabili dopo la registrazione, spesso a causa di errori iniziali o modifiche successive. Questo lavoro reattivo è costoso, soggetto a errori e sottrae risorse ad attività più strategiche, aumentando la spesa operativa e ritardando la finalizzazione dei prospetti finanziari nel processo Record to Report.
ProcessMind identifica la frequenza e la natura delle attività "Journal Entry Reversal Processed" e delle altre rettifiche successive alla registrazione. Mettendole in correlazione con le attività precedenti e con Attributi come "Created By User" o "Journal Entry Type", individua le cause principali di questi errori e consente di adottare misure preventive per migliorare l’accuratezza a monte in BlackLine.

Alcune persone o alcuni team sono costantemente sovraccarichi di attività di revisione e approvazione delle scritture contabili, mentre altri dispongono di capacità inutilizzata. Questo squilibrio causa esaurimento, velocità di elaborazione non uniformi e colli di bottiglia nelle fasi critiche del ciclo Record to Report. Impedisce di utilizzare al meglio il capitale umano e influisce sull’efficienza complessiva del team in BlackLine.
ProcessMind analizza la distribuzione delle attività "Journal Entry Submitted for Review" e "Journal Entry Approved" tra "Created By User" e "Approved By User". Quantifica la distribuzione del carico di lavoro e identifica le risorse sovrautilizzate o sottoutilizzate, consentendo ai responsabili di riequilibrare le attività e migliorare la produttività dell’elaborazione delle scritture contabili.

Le deviazioni non identificate dalle procedure operative standard o dalle linee guida normative espongono l’organizzazione a significativi rischi di conformità nella gestione delle registrazioni contabili. Queste scorciatoie o variazioni non approvate possono portare a rilievi di audit, sanzioni finanziarie e danni reputazionali, soprattutto in un ambiente di Record to Report fortemente regolamentato.
ProcessMind confronta automaticamente i flussi effettivi del processo di registrazione contabile con modelli conformi predefiniti o percorsi attesi. Evidenzia ogni deviazione, ad esempio il mancato completamento di fasi di revisione obbligatorie o l’esecuzione non autorizzata dell’attività "Journal Entry Posted", fornendo una traccia di audit chiara e consentendo di rafforzare la conformità in BlackLine.

Le registrazioni contabili non vengono riconciliate tempestivamente dopo la contabilizzazione, creando un arretrato che complica il processo di chiusura finanziaria e aumenta il rischio di discrepanze. Una riconciliazione tardiva fa sì che i potenziali errori rimangano inosservati più a lungo, richiedendo maggiori sforzi per essere analizzati e risolti e prolungando così il ciclo complessivo di Record to Report in BlackLine.
ProcessMind monitora il tempo trascorso tra le attività "Journal Entry Posted" e "Journal Entry Reconciled". Identifica le singole registrazioni, i conti o i periodi che presentano sistematicamente ritardi nella riconciliazione, aiutando i team Finance a stabilire le priorità e ad affrontare le cause alla radice per accelerare la chiusura.

Gli stakeholder spesso non dispongono di una visibilità in tempo reale sullo stato e sull’avanzamento delle registrazioni contabili nel processo di Record to Report. Questa scarsa trasparenza genera frequenti richieste di aggiornamento, impedisce di affrontare proattivamente i potenziali ritardi e riduce il controllo su un’operazione finanziaria critica. Diventa difficile rispondere anche a domande semplici, come "dove si trova questa registrazione contabile?".
ProcessMind offre una mappa visiva end-to-end del ciclo di vita di ogni "Journal Entry ID", mostrando tutte le "Typical Activities" e la relativa sequenza. Consente agli utenti di monitorare le registrazioni in tempo reale, comprenderne la fase attuale e individuare con precisione il punto in cui si trovano nel Workflow di BlackLine, trasformando l’incertezza in una visione operativa chiara.

Le registrazioni contabili vengono spesso inviate senza una documentazione di supporto adeguata o completa, causando ritardi quando i revisori richiedono le informazioni mancanti. Ne derivano comunicazioni ripetute, un ciclo di approvazione più lungo e un aumento del rischio di conformità, poiché la traccia di audit risulta indebolita, con un impatto diretto sull’efficienza e sull’integrità del processo di Record to Report.
ProcessMind può identificare i casi in cui l’attività "Journal Entry Submitted for Review" si verifica senza una corrispondente attività "Supporting Documentation Attached" entro un determinato intervallo di tempo, oppure in cui un evento "Journal Entry Rejected" segue frequentemente a causa della documentazione mancante. In questo modo evidenzia dove rafforzare i requisiti documentali in BlackLine.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Accelerare le approvazioni delle registrazioni contabili è fondamentale per una chiusura finanziaria efficiente e incide direttamente sul ciclo di Record to Report. L’obiettivo è ridurre drasticamente il tempo trascorso dalle registrazioni nelle code di approvazione, ottenendo una reportistica finanziaria più rapida e riducendo i colli di bottiglia operativi in BlackLine. Ciò significa conseguire una riduzione misurabile della durata media dell’approvazione per tutte le registrazioni contabili. ProcessMind individua i colli di bottiglia specifici nel Workflow di approvazione, identifica gli utenti o i gruppi che causano ritardi ed evidenzia le deviazioni dai percorsi di approvazione standard. Analizzando la prospettiva Journal Entry ID, mostra dove il processo si arresta, consentendo miglioramenti mirati, come l’automazione del Workflow o il riequilibrio delle risorse, per ottenere un ciclo di approvazione più rapido del 20-30%.

Un tasso elevato di rifiuto delle registrazioni contabili segnala inefficienze e rilavorazioni, consumando tempo e risorse preziosi nel processo di Record to Report. Raggiungere questo obiettivo significa ridurre al minimo il numero di registrazioni restituite per la correzione, migliorando direttamente la produttività, riducendo gli errori e aumentando la qualità dei dati in BlackLine. Il risultato è una chiusura finanziaria più fluida e un minor numero di rettifiche successive alla chiusura. ProcessMind identifica le cause alla radice dei rifiuti, come errori ricorrenti, schemi di documentazione mancante o specifici approvatori con una maggiore propensione al rifiuto. Analizzando il Journal Entry ID e le attività associate, fornisce informazioni sui motivi del rifiuto delle registrazioni e consente ai responsabili del processo di introdurre formazione mirata, migliorare le linee guida per l’invio o rafforzare le fasi di revisione iniziale, riducendo i rifiuti del 15-25%.

Percorsi di elaborazione non standard per registrazioni contabili simili possono generare incoerenze, rischi di conformità e tempi di ciclo imprevedibili nel processo di Record to Report. Standardizzare significa fare in modo che le registrazioni dello stesso tipo seguano Workflow predefiniti e ottimali, riducendo le variazioni e migliorando la prevedibilità operativa in BlackLine. Questo rafforza il controllo e la verificabilità. ProcessMind mappa visivamente tutti i percorsi effettivi delle registrazioni contabili e li confronta con i modelli di processo ideali. Utilizzando la prospettiva Journal Entry ID, evidenzia dove si verificano le deviazioni e ne quantifica l’impatto su tempi e risorse. Questa visibilità consente di applicare le best practice, individuare opportunità di automazione del Workflow e fare in modo che l’80-90% delle registrazioni sia conforme alle procedure operative standard.

Una volta approvate, le registrazioni contabili devono essere contabilizzate rapidamente per garantire l’accuratezza finanziaria e un ciclo di Record to Report tempestivo. I ritardi tra approvazione e contabilizzazione possono distorcere i bilanci e prolungare il processo di chiusura in BlackLine. L’obiettivo è ridurre significativamente i tempi di attesa, assicurando che i dati finanziari siano riportati nel libro mastro il prima possibile. ProcessMind misura con precisione il ritardo tra le attività "Journal Entry Approved" e "Journal Entry Posted" per ogni Journal Entry ID. Può individuare le cause di questi ritardi, che siano riconducibili a code di sistema, colli di bottiglia manuali o disponibilità delle risorse. Identificando questi ostacoli specifici, ProcessMind consente alle organizzazioni di ottimizzare i passaggi di consegne e ridurre del 30-40% i tempi di attesa successivi all’approvazione.

Le frequenti rettifiche manuali dopo la contabilizzazione di una registrazione contabile indicano errori a monte o carenze del processo, aggiungono rilavorazioni non necessarie e compromettono l’accuratezza del ciclo di Record to Report. L’obiettivo è ottenere un’elaborazione corretta al primo tentativo, assicurando che le registrazioni siano corrette e complete prima della contabilizzazione e rimuovendo così la necessità di correzioni successive in BlackLine. ProcessMind può monitorare l’intero ciclo di vita di un Journal Entry ID, identificando i casi in cui, dopo la contabilizzazione, si verificano attività come "Journal Entry Reversal Processed". Correlando queste rettifiche con le attività e gli Attributi precedenti, ProcessMind individua i punti specifici di errore o gli errori comuni di inserimento dati, consentendo interventi mirati per ridurre le rettifiche manuali del 50% o più.

Garantire che tutte le attività relative alle registrazioni contabili siano conformi alle policy interne e alle normative esterne è fondamentale per l’integrità finanziaria e la preparazione agli audit nel processo di Record to Report. L’obiettivo è identificare e mitigare le deviazioni del processo che potrebbero portare a non conformità, rafforzando il controllo e riducendo l’esposizione al rischio in BlackLine. ProcessMind offre una visione a raggi X dei percorsi effettivi delle registrazioni contabili rispetto alle regole di conformità e ai controlli interni definiti, utilizzando il Journal Entry ID. Segnala automaticamente i casi in cui le attività vengono saltate, eseguite fuori sequenza o prive della documentazione richiesta. Questa funzionalità consente di individuare proattivamente le lacune di conformità e di applicare il processo, assicurando un’aderenza superiore al 95% alle linee guida normative e interne.

Una distribuzione non equilibrata del carico di lavoro tra i membri del team può causare colli di bottiglia, sovraccarico e ritardi nell’elaborazione delle registrazioni contabili, compromettendo l’efficienza complessiva del processo di Record to Report. L’obiettivo è bilanciare il carico di elaborazione, assicurando un utilizzo efficace delle risorse per mantenere una produttività costante e ridurre la pressione nei periodi di picco delle operazioni BlackLine. ProcessMind analizza gli Attributi "Created By User" e "Approved By User" per ogni Journal Entry ID, insieme alla durata delle attività, per visualizzare i modelli di carico di lavoro individuali e del team. Identifica gli utenti costantemente sovraccarichi o sottoutilizzati, evidenziando le opportunità di riequilibrio delle attività o di formazione mirata. Il risultato è una distribuzione più equa, con un aumento della produttività del team del 10-15%.

Una riconciliazione lenta o prolungata delle registrazioni contabili estende il ciclo di chiusura finanziaria, ritarda le informazioni critiche e compromette la tempestività del processo di Record to Report. L’obiettivo è semplificare il processo di riconciliazione, assicurando che le registrazioni siano abbinate e convalidate in modo efficiente e accelerando così la chiusura finanziaria complessiva in BlackLine. ProcessMind monitora l’attività "Journal Entry Reconciled" per ogni Journal Entry ID, misurando la durata dalla contabilizzazione alla riconciliazione. Può identificare i modelli che contribuiscono ai ritardi, come specifici tipi di registrazione, conti o periodi che richiedono più tempo per essere riconciliati. Individuando queste inefficienze, ProcessMind aiuta a ottimizzare i Workflow di riconciliazione e può ridurre il ciclo di chiusura di diversi giorni.

Durate di elaborazione imprevedibili per le registrazioni contabili rendono difficile prevedere le tempistiche della chiusura finanziaria e gestire efficacemente le risorse nel processo di Record to Report. L’obiettivo è ridurre la variabilità dei tempi di elaborazione end-to-end, consentendo una pianificazione più affidabile e prestazioni costanti nelle operazioni BlackLine. Questo offre maggiore certezza sulle tempistiche della reportistica finanziaria. ProcessMind analizza il percorso completo di ogni Journal Entry ID, dalla creazione alla contabilizzazione o riconciliazione, per calcolare i tempi di ciclo medi e variabili. Identifica le attività o i percorsi specifici che introducono variabilità, come rifiuti frequenti o lunghi tempi di attesa. Queste informazioni consentono miglioramenti del processo in grado di ridurre di almeno il 20% la deviazione dei tempi di ciclo, portando a risultati più prevedibili.

Un processo poco trasparente per le registrazioni contabili rende difficile conoscere lo stato effettivo di una registrazione in tempo reale, causando ritardi nella risposta alle richieste e una scarsa visibilità per gli stakeholder nel ciclo di Record to Report. L’obiettivo è fornire informazioni chiare e aggiornate su ogni fase del ciclo di vita di una registrazione, migliorando la comunicazione e la responsabilità in BlackLine. ProcessMind offre una mappa visiva completa del processo effettivo delle registrazioni contabili per ogni Journal Entry ID. Consente agli utenti di monitorare lo stato attuale, il responsabile e il tempo trascorso per qualsiasi registrazione, eliminando l’incertezza e la necessità di aggiornamenti manuali sullo stato. Questa maggiore trasparenza favorisce decisioni migliori e riduce del 15-20% il tempo dedicato alle richieste di aggiornamento.

La documentazione di supporto mancante o incompleta è una causa frequente di ritardi e rifiuti nel processo di approvazione delle registrazioni contabili e incide direttamente sull’efficienza del ciclo di Record to Report. L’obiettivo è assicurare che tutta la documentazione richiesta sia allegata e convalidata nelle prime fasi del processo, semplificando le approvazioni e riducendo le rilavorazioni in BlackLine. ProcessMind può identificare le registrazioni contabili che si bloccano durante le attività "Journal Entry Submitted for Review" o "Journal Entry Reviewed" a causa dell’assenza di "Supporting Documentation Attached". Correlando queste informazioni con i modelli di rifiuto, individua quando e perché la documentazione manca più spesso. Queste informazioni consentono di introdurre controlli più rigorosi prima dell’invio o promemoria automatici, migliorando del 25% la completezza della documentazione.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Record to Report - Journal Entry

1

Scarichi il Template
2

Esporti i dati
3

Carichi il dataset
4

Analizzi il processo
5

Attui i miglioramenti
6

Monitora il processo
1

Scarichi il Template

Cosa fare

Scarichi il Template Excel preconfigurato, personalizzato per i dati di BlackLine Journal Entry. Questo Template fornisce la struttura esatta necessaria per l’analisi del processo.

Visualizza la Guida al template dei dati Scarica il Template
Perché è importante

Utilizzare fin dall’inizio la struttura dati corretta garantisce un’analisi accurata ed efficiente. Previene le rilavorazioni e assicura l’acquisizione di tutte le informazioni fondamentali sul processo.

Risultato previsto

Un Template Excel pronto all’uso, formattato specificamente per i dati Journal Entry provenienti da BlackLine.

I SUOI INSIGHT

Scopra gli insight principali per le registrazioni contabili in BlackLine

ProcessMind porta alla luce il percorso reale delle Sue registrazioni contabili in BlackLine, offrendo visualizzazioni chiare e insight essenziali. Comprenda dove il processo R2R presenta criticità e individui opportunità di miglioramento rapido.
  • Visualizzi il flusso effettivo del processo di registrazione contabile
  • Individui colli di bottiglia e ritardi in BlackLine
  • Faccia emergere i rischi di conformità nelle operazioni R2R
  • Accelera il ciclo di chiusura contabile
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Miglioramenti concreti nella gestione delle registrazioni contabili

La nostra analisi del Suo processo Journal Entry, basata sui dati di BlackLine, evidenzia chiare opportunità di ottimizzazione. Questi risultati mostrano i vantaggi pratici ottenuti semplificando le operazioni di Record to Report attraverso informazioni basate sui dati.

0 %
Approvazioni più rapide

Riduzione media del tempo di approvazione

Il Process Mining identifica i colli di bottiglia nel Workflow di approvazione, portando a convalide più rapide e a una riduzione dei ritardi nella chiusura finanziaria.
0 %
Tasso di rifiuto più basso

Riduzione dei rifiuti delle registrazioni contabili

Individuando le cause alla radice dei rifiuti, le organizzazioni possono migliorare la qualità dei dati e l’accuratezza degli invii, riducendo significativamente le rilavorazioni e l’impegno manuale.
0 %
Conformità più elevata

Aumento della conformità del processo

Il Process Mining aiuta ad applicare le procedure operative standard, assicurando che le registrazioni contabili seguano il percorso corretto e rafforzando così la preparazione agli audit e l’aderenza alle normative.
0 %
Meno rettifiche

Riduzione delle correzioni successive alla contabilizzazione

Comprendere le cause delle rettifiche successive alla contabilizzazione consente correzioni proattive, migliora l’accuratezza e riduce la necessità di storni costosi e dispendiosi in termini di tempo.
0 %
Tempi di ciclo più brevi

Riduzione media dalla creazione alla contabilizzazione

Identificare e rimuovere i colli di bottiglia lungo l’intero processo delle registrazioni contabili riduce significativamente il tempo dall’avvio alla contabilizzazione finale, migliorando l’efficienza.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alle configurazioni di sistema esistenti e alla qualità dei dati. I miglioramenti presentati rappresentano i progressi tipicamente osservati nelle implementazioni presso diversi clienti.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificativo univoco di una singola registrazione contabile, utilizzato come identificativo principale del caso per monitorarne il ciclo di vita.

Perché è importante

È l'identificativo fondamentale del caso, che consente di tracciare l'intero ciclo di vita di una singola registrazione contabile e di analizzarne le prestazioni.

Il nome dello specifico evento aziendale verificatosi in un determinato momento del processo di registrazione contabile.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, elemento essenziale per visualizzare la mappa del processo, analizzare il flusso e individuare deviazioni o colli di bottiglia.

Il timestamp preciso che indica quando si è verificata una specifica attività o un determinato evento.

Perché è importante

Questo timestamp è alla base di tutte le metriche di performance, inclusi il tempo di ciclo e l'analisi dei colli di bottiglia, e consente di ricostruire cronologicamente il processo.

Il nome o l'ID dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente di analizzare il carico di lavoro, confrontare le prestazioni dei membri del team e individuare colli di bottiglia legati alle risorse o necessità di formazione.

La classificazione della registrazione contabile, ad esempio standard, ricorrente o di storno.

Perché è importante

Consente un'analisi segmentata per comprendere se i diversi tipi di registrazione contabile seguono percorsi differenti o presentano caratteristiche di performance diverse.

L'identificativo univoco dell'entità giuridica o della società per la quale viene effettuata la registrazione contabile.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni e supporta le iniziative di standardizzazione del processo tra entità giuridiche o unità aziendali diverse.

Il valore monetario totale della registrazione contabile, generalmente pari alla somma degli addebiti.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario che consente analisi basate sulla rilevanza, ad esempio per dare priorità alle registrazioni di importo elevato o individuare deviazioni di processo legate al valore.

Lo stato attuale della registrazione contabile nel suo ciclo di vita, ad esempio «In Progress», «Approved» o «Posted».

Perché è importante

Fornisce una fotografia dello stato attuale delle registrazioni, utile per analizzare l'arretrato e comprendere il lavoro in corso.

Il motivo indicato da un revisore quando una registrazione contabile viene rifiutata.

Perché è importante

È essenziale per l'analisi delle cause principali della rielaborazione, poiché aiuta a comprendere perché le registrazioni contabili vengono rifiutate e consente di definire miglioramenti mirati.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l’avvio di un caso relativo a una registrazione contabile. Viene acquisita quando un utente crea un nuovo record di registrazione contabile in BlackLine, generando un Journal Entry ID univoco e registrando il timestamp di creazione e l’utente.

Perché è importante

Questo è l’evento iniziale principale del processo. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e le altre consente di determinare il tempo di ciclo complessivo del processo e aiuta a identificare i ritardi già nelle fasi iniziali del Workflow.

Questa attività si verifica quando il preparatore invia formalmente la registrazione contabile al Workflow di revisione e approvazione. In genere viene acquisita come modifica di stato, ad esempio da "In Preparation" a "Submitted", insieme a un timestamp.

Perché è importante

Segna la fine della fase di preparazione e l’inizio del ciclo di approvazione. È una tappa fondamentale per misurare la durata sia della preparazione sia delle fasi di approvazione.

Questa attività segna il rifiuto di una registrazione contabile da parte di un revisore o di un approvatore. Viene acquisita quando un utente seleziona l’azione "Reject", che aggiorna lo stato della registrazione a "Rejected" e viene registrata nel log di audit.

Perché è importante

È un’attività fondamentale per identificare rilavorazioni, problemi di qualità e necessità formative. Analizzare la frequenza dei rifiuti, le relative motivazioni e il successivo ciclo di rilavorazione è essenziale per migliorare il processo e ridurre i tempi di ciclo.

Questa attività indica che la registrazione contabile ha superato tutte le fasi di revisione e approvazione richieste. Viene acquisita quando l’utente finale autorizzato approva la registrazione, attivando una modifica di stato a "Approved".

Perché è importante

È una tappa fondamentale che conclude il processo di approvazione. Il tempo tra "Journal Entry Submitted" e questo evento costituisce l’"Approval Cycle Time", un KPI essenziale per misurare l’efficienza del Workflow.

Rappresenta il momento in cui la registrazione contabile approvata viene registrata ufficialmente nel libro mastro. In BlackLine si tratta spesso di un'azione esplicita, che aggiorna quindi lo stato della registrazione a «Posted».

Perché è importante

Si tratta di una milestone critica, spesso considerata la conclusione operativa del processo. Il tempo trascorso da «Journal Entry Approved» a questa attività è un indicatore chiave dell'efficienza successiva all'approvazione.

Segna il completamento del ciclo di vita, quando la registrazione contabile viene inclusa in una riconciliazione dei conti finalizzata e certificata. In BlackLine corrisponde alla certificazione della riconciliazione che contiene questa registrazione.

Perché è importante

Questa attività costituisce il punto finale del processo end-to-end. Il tempo da «Journal Entry Posted» a «Reconciled» misura l'efficienza della fase di riconciliazione dei conti nel processo di chiusura finanziaria.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo delle registrazioni Journal Entry in BlackLine, dalla creazione alla contabilizzazione. Evidenzia colli di bottiglia come approvazioni lente o rifiuti frequenti, individua percorsi non standard e porta alla luce le cause profonde dei ritardi. Questo aiuta a capire dove sia possibile ottenere miglioramenti di efficienza e rafforzare la conformità.

Analizzando i percorsi e le durate delle approvazioni, il Process Mining identifica con precisione le fasi e le persone che causano ritardi. Può evidenziare carichi di lavoro distribuiti in modo non uniforme o specifiche fasi di approvazione che risultano costantemente lente. Questi dati consentono di attuare interventi mirati per semplificare il processo di approvazione e ridurre i tempi di ciclo.

Sono necessari principalmente Event Log che descrivano ogni fase attraversata da una registrazione contabile, inclusi l’ID della registrazione contabile, il nome dell’attività, il timestamp dell’attività e la risorsa o l’utente che la esegue. Attributi aggiuntivi, come il tipo di registrazione, l’importo o lo stato, possono arricchire l’analisi. In genere, questi dati vengono estratti dai percorsi di audit o dai log delle transazioni di BlackLine.

La configurazione iniziale e l’estrazione dei dati possono richiedere da alcuni giorni ad alcune settimane, in base alla disponibilità e alla complessità dei dati. Una volta preparati i dati, i primi insight, come le mappe dei processi e l’individuazione dei colli di bottiglia, possono spesso essere generati nell’arco di pochi giorni. A questa fase iniziale seguono analisi più approfondite e indagini sulle cause profonde.

Certamente. Il Process Mining visualizza tutte le varianti del processo delle registrazioni contabili, evidenziando le deviazioni dal percorso ideale o previsto. Mostra dove e perché si verificano percorsi non standard, consentendo di intervenire su queste incoerenze. In questo modo è possibile applicare le best practice e migliorare la prevedibilità del processo e la conformità.

Può aspettarsi miglioramenti quantificabili, come la riduzione dei tempi di approvazione delle registrazioni contabili, un minor tasso di rifiuto e un numero inferiore di rettifiche successive alla contabilizzazione. Anche una maggiore conformità e una migliore distribuzione dei carichi di lavoro sono risultati frequenti. In definitiva, il Process Mining porta a un ciclo Record to Report più efficiente, trasparente e prevedibile.

Sebbene l’ingegneria iniziale dei dati possa richiedere competenze tecniche, gli strumenti moderni di Process Mining sono sempre più semplici da utilizzare. Molte piattaforme offrono connettori per sistemi comuni come BlackLine, semplificando l’estrazione dei dati. Gli utenti aziendali possono quindi esplorare e analizzare i processi con una formazione tecnica minima.

Sì, può farlo. Il Process Mining è in grado di identificare i tipi specifici di registrazioni contabili o le fasi del processo che portano frequentemente a rettifiche successive alla contabilizzazione. Analizzando le attività precedenti e le cause profonde, aiuta a individuare e correggere i problemi a monte, riducendo significativamente la necessità di correzioni manuali successive.

Ottimizzi oggi l'efficienza di Record to Report Journal Entry

Riduca del 30% la durata del ciclo delle registrazioni contabili e ottenga chiusure più rapide e accurate.

Inizi la prova gratuita

Non è richiesta alcuna carta di credito • Configurazione in pochi minuti