Il Suo template dei dati per l’inserimento dei clienti KYC

L’ID della richiesta del cliente è una chiave univoca assegnata a ogni nuova richiesta di onboarding, dal momento in cui viene avviata fino al completamento o all’interruzione. Questo identificativo funge da riferimento centrale che collega tutte le singole attività, gli eventi e i dati relativi a uno specifico percorso di onboarding, ed è quindi l’attributo più importante per il Process Mining.

Nell’analisi, questo ID consente di ricostruire il processo end-to-end di ogni cliente. Permette di seguire l’avanzamento della richiesta, calcolarne il tempo di ciclo complessivo e confrontarne il percorso con quello degli altri casi. Le varianti di processo, i colli di bottiglia e le metriche di prestazione vengono analizzati per singola richiesta, operazione possibile solo identificando e utilizzando correttamente questo attributo come ID del caso.

È essenziale per raggruppare tutti gli eventi correlati in un unico processo end-to-end e costituisce la base di ogni analisi di Process Mining.

In genere si trova nell’intestazione o nella tabella principale dell’applicazione cliente o del sistema di gestione dei casi.

Il nome dell’attività descrive una fase o una tappa specifica del percorso di onboarding del cliente, ad esempio 'Richiesta inviata', 'Revisione della conformità avviata' o 'Richiesta approvata'. Ogni attività rappresenta un’azione specifica eseguita da un utente o da un sistema che fa avanzare la richiesta nel processo.

Questo attributo è fondamentale per visualizzare la mappa del processo, elemento centrale del Process Mining. Analizzando la sequenza e la frequenza delle diverse attività, gli analisti possono comprendere il flusso effettivo del processo, individuare i percorsi più comuni, rilevare le deviazioni e identificare le fasi che richiedono rilavorazioni o si ripetono. Nomi delle attività chiari e coerenti sono indispensabili per creare un modello di processo significativo e comprensibile.

Definisce le fasi del processo e ne consente la visualizzazione e l’analisi del flusso, dei colli di bottiglia e delle variazioni.

Si trova negli Event Log, nelle tracce di audit o nelle tabelle delle transazioni che registrano le fasi dei processi aziendali.

L’ora di inizio dell’evento indica la data e l’ora esatte in cui ha inizio un’attività. Insieme all’ID del caso e al nome dell’attività, è uno dei tre elementi fondamentali del Process Mining. Questi dati temporali consentono di ordinare cronologicamente gli eventi di ogni caso, operazione necessaria per ricostruire il flusso del processo così come si è svolto nella realtà.

Questo attributo è alla base di tutte le analisi temporali. Viene utilizzato per calcolare la durata delle attività, quando è disponibile anche l’ora di fine, i tempi di attesa tra un’attività e l’altra, ovvero i tempi di passaggio, e il tempo di ciclo complessivo del processo di onboarding. L’analisi di queste durate aiuta a individuare i colli di bottiglia, misurare il rispetto degli SLA e monitorare le prestazioni complessive del processo.

Fornisce l’ordine cronologico degli eventi, indispensabile per individuare il modello di processo e calcolare tutte le metriche di prestazione basate sul tempo.

Si trova negli Event Log, nelle tracce di audit delle richieste o nelle tabelle delle transazioni; può essere indicata con etichette come 'Timestamp', 'Data di creazione' o 'Ora di inizio'.

L’attributo del sistema di origine specifica l’applicazione o la piattaforma che ha generato i dati di una determinata attività. In ambienti complessi, il processo KYC può coinvolgere più sistemi, ad esempio un CRM per l’invio della richiesta, una piattaforma KYC dedicata alla valutazione del rischio e un sistema bancario centrale per la creazione del conto.

Analizzare il processo in base al sistema di origine aiuta a comprendere l’architettura tecnologica e il suo impatto sul processo. Può mettere in evidenza problemi di integrazione, ritardi nei dati tra i sistemi o differenze nel modo in cui i vari sistemi registrano le informazioni. Questa prospettiva è utile ai team IT e ai responsabili del miglioramento dei processi che intendono semplificare l’architettura dei sistemi a supporto del percorso di onboarding.

Indica in quale sistema si svolge ogni fase del processo e aiuta a individuare inefficienze tra sistemi e difficoltà di integrazione dei dati.

È spesso incluso nelle estrazioni di dati o negli Event Log, soprattutto negli ambienti con più sistemi integrati.

Questo attributo registra la data e l’ora dell’estrazione o dell’aggiornamento più recenti. Non fa parte del processo aziendale, ma è un metadato fondamentale per la convalida e la governance dei dati, perché indica con chiarezza quanto siano aggiornati i dati analizzati.

Nell’analisi dei processi, conoscere l’ora dell’ultimo aggiornamento dei dati è essenziale per valutare l’attualità delle informazioni ottenute. Aiuta gli utenti a fidarsi dei dati, mostrando quanto siano recenti, e previene interpretazioni errate basate su informazioni obsolete. Nel monitoraggio continuo, questo attributo può essere utilizzato per impostare avvisi in caso di ritardi o errori negli aggiornamenti, così da garantire l’affidabilità costante delle Dashboard di Process Mining.

Garantisce la trasparenza sui dati indicando quanto è aggiornato il dataset, un aspetto determinante per la pertinenza e l’accuratezza dell’analisi.

Viene generato durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL) e si trova spesso nei metadati del dataset.

L’ID utente identifica la persona o il bot di sistema responsabile dell’esecuzione di una specifica attività del processo. Può trattarsi, ad esempio, di un responsabile della conformità, di un addetto all’inserimento dei dati o di un motore automatizzato di valutazione del rischio. Identificare gli utenti in modo coerente è fondamentale per un’analisi accurata delle risorse.

Questo attributo offre una prospettiva del processo incentrata sulle persone. È essenziale per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni individuali e di gruppo e l’allocazione delle risorse. Filtrando la mappa del processo per ID utente, i responsabili possono capire come i diversi dipendenti gestiscono le attività, individuare esigenze di formazione e assicurare una distribuzione equilibrata del lavoro. L’attributo è utile anche per analizzare la collaborazione e capire come il lavoro passa da una persona all’altra.

Consente di analizzare il carico di lavoro, le prestazioni delle risorse e le modalità di collaborazione, favorendo una gestione delle risorse e una formazione più efficaci.

È disponibile nelle tracce di audit del sistema o nei registri delle transazioni, spesso associato all’utente che ha creato o modificato per ultimo un record.

Il livello di rischio è uno degli esiti fondamentali del processo KYC e classifica i clienti in base a fattori quali settore, area geografica e modalità delle transazioni. Questa classificazione determina il livello di controllo e di adeguata verifica richiesto per la richiesta.

Nel Process Mining, questo attributo è una dimensione importante per il controllo di conformità e l’analisi delle varianti. Per definizione, il processo relativo a un cliente ad alto rischio dovrebbe essere diverso e più rigoroso rispetto a quello previsto per un cliente a basso rischio. Confrontando i flussi effettivi per i diversi livelli di rischio con le procedure previste, le organizzazioni possono verificare il rispetto delle politiche interne e delle normative. L’analisi aiuta a rispondere a domande come: 'I clienti ad alto rischio sono sempre sottoposti a una verifica rafforzata?' oppure 'Dedichiamo troppo tempo ai clienti a basso rischio?'.

È essenziale per la conformità e la gestione del rischio, perché consente di verificare se i processi di adeguata verifica variano in modo appropriato in base ai diversi profili di rischio.

Viene calcolato da un motore di valutazione del rischio o assegnato manualmente da un responsabile della conformità. È memorizzato nel record principale del cliente o della richiesta.

L’ora di fine dell’evento indica la data e l’ora esatte in cui si è conclusa un’attività. Se associata all’ora di inizio dell’evento, consente di calcolare con precisione il tempo di elaborazione di ogni singola attività. Non tutti i sistemi forniscono sia l’ora di inizio sia quella di fine: alcuni registrano un solo timestamp, che indica il completamento.

L’ora di fine è molto utile per l’analisi delle prestazioni. Permette di creare metriche dettagliate, come il 'Tempo medio di revisione della conformità', distinguendo il tempo dedicato effettivamente da un dipendente a un’attività dal tempo in cui questa è rimasta in attesa in una coda. Questo livello di dettaglio è fondamentale per individuare con precisione i colli di bottiglia e concentrare gli interventi di miglioramento sulla capacità delle risorse o sui passaggi di consegne nel processo.

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività e di distinguere il tempo di lavoro effettivo dai tempi di attesa.

Si trova negli Event Log o nelle tabelle delle transazioni, insieme all’ora di inizio. Può essere indicata con etichette come 'Ora di fine', 'Data di completamento' o 'Modificato il'.

Il reparto dell’utente indica l’area funzionale o il team a cui appartiene l’utente che ha svolto l’attività, ad esempio 'Conformità', 'Onboarding clienti' o 'Operazioni'. Offre un contesto organizzativo più ampio rispetto al singolo ID utente.

Analizzare il processo per reparto è fondamentale per comprendere la collaborazione tra funzioni e individuare i colli di bottiglia sistemici. Aiuta a visualizzare i passaggi di consegne tra i diversi team, spesso all’origine di ritardi e inefficienze. Queste informazioni sono essenziali per ottimizzare la struttura dei team, chiarire le responsabilità e migliorare i canali di comunicazione, rendendo più fluido il percorso di onboarding.

Consente di analizzare le prestazioni del processo e i passaggi di consegne tra i team, mettendo in luce le opportunità per migliorare la collaborazione tra funzioni.

È spesso disponibile nei dati del profilo utente associati all’ID utente, oppure può essere registrato direttamente nella transazione.

Lo stato della richiesta indica l’esito finale, ad esempio 'Approvata', 'Respinta' o 'Ritirata'. Rappresenta il risultato aziendale del processo ed è una dimensione fondamentale per misurarne le prestazioni.

Questo attributo è essenziale per le analisi basate sugli esiti. Consente di confrontare i percorsi di processo che portano a un esito positivo con quelli che si concludono con un rifiuto. Gli analisti possono utilizzarlo per individuare gli schemi di processo associati a un’elevata percentuale di rifiuti, calcolare KPI come il 'Tasso di rifiuto delle richieste' e creare un’'Analisi del funnel di onboarding' per capire in quale fase i richiedenti abbandonano il percorso. Comprendere perché le richieste non vanno a buon fine è il primo passo per migliorare il processo e aumentare il tasso di successo.

Definisce l’esito aziendale di ogni caso e consente di analizzare i motivi del rifiuto delle richieste e le modalità per aumentare il tasso di approvazione.

Si trova in genere nella tabella principale dei casi o delle richieste e indica lo stato finale del record.

Il tipo di cliente classifica il richiedente in categorie distinte, ad esempio 'Persona fisica', 'Azienda', 'Trust' o 'Organizzazione senza scopo di lucro'. I requisiti di onboarding e la complessità del processo possono variare notevolmente in base al tipo di cliente.

È un attributo di segmentazione importante per l’analisi. Filtrando la mappa del processo e i KPI per tipo di cliente, le organizzazioni possono individuare differenze significative. Per esempio, l’onboarding di un cliente aziendale prevede in genere fasi più complesse, come la verifica della titolarità effettiva, non necessarie per una persona fisica. Questa analisi aiuta a rendere ogni variante del processo il più efficiente possibile per il segmento di riferimento e a definire interventi di miglioramento mirati.

Consente di segmentare il processo per confrontare e ottimizzare il percorso di onboarding in base alle diverse tipologie di cliente.

Di solito viene acquisito all’inizio del processo di richiesta e memorizzato nella tabella principale del cliente o della richiesta.

Questo attributo identifica il canale utilizzato dal cliente per inviare la richiesta, ad esempio 'Portale web', 'App mobile' o 'Filiale'. I diversi canali possono prevedere modalità differenti di acquisizione dei dati e offrire esperienze diverse ai clienti.

Analizzare il processo per canale aiuta a valutare le prestazioni e l’efficienza di ogni punto di contatto con il cliente. Permette di rispondere a domande come: 'Le richieste inviate da dispositivi mobili vengono elaborate più rapidamente di quelle inviate tramite il portale web?' oppure 'Le richieste presentate in filiale richiedono più spesso una rilavorazione?'. Queste informazioni sono utili per ottimizzare il percorso del cliente su tutti i canali e allocare le risorse in modo efficace.

Consente di confrontare l’efficienza del processo e l’esperienza del cliente nei diversi canali di invio, come web, dispositivi mobili o di persona.

Di solito viene registrato all’inizio del processo, quando viene creata la richiesta.

La data obiettivo dello SLA (accordo sul livello del servizio) è la scadenza prevista per completare il processo di onboarding del cliente. Spesso è stabilita da politiche interne o obblighi contrattuali e funge da riferimento per misurare la puntualità.

Questo attributo è alla base della Dashboard 'Monitoraggio delle prestazioni SLA'. Confrontando la data effettiva di completamento di una richiesta con la relativa data obiettivo SLA, è possibile calcolare il 'Tasso di rispetto degli SLA'. L’analisi dei casi che non hanno rispettato lo SLA aiuta a individuare le attività o i reparti responsabili dei ritardi. In questo modo è possibile gestire in modo proattivo le code di lavoro e l’allocazione delle risorse, riducendo al minimo le violazioni degli SLA e migliorando la soddisfazione dei clienti.

Fornisce un riferimento per misurare le prestazioni, verificare il rispetto degli SLA e individuare i casi a rischio di ritardo.

Spesso viene calcolata e memorizzata nel record principale della richiesta al momento della creazione del caso, in base al tipo di richiesta o ad altri criteri.

Questo attributo booleano distingue le attività eseguite da software o bot da quelle svolte da utenti. Tra le attività automatizzate possono rientrare la convalida iniziale dei dati, il controllo delle sanzioni o l’invio di comunicazioni standard.

Analizzare questo attributo è fondamentale per valutare l’efficacia delle iniziative di automazione. Confrontando la velocità e gli esiti delle fasi automatizzate con quelli delle fasi manuali, le aziende possono individuare ulteriori opportunità di automazione per ridurre i costi e i tempi di ciclo. L’attributo aiuta inoltre a monitorare le prestazioni dei sistemi automatizzati e a verificare che funzionino come previsto nel processo end-to-end.

Aiuta a misurare l’impatto e l’efficienza dell’automazione nel processo e a individuare opportunità per ulteriori miglioramenti tramite robot o sistemi automatizzati.

Può essere un campo dedicato nell’Event Log oppure essere ricavato dall’ID utente, ad esempio quando l’ID è 'SYSTEM' o 'BOT'.

L’ID cliente è un identificativo univoco che rimane associato al cliente nel corso di più interazioni o richieste. Mentre l’ID della richiesta del cliente segue un singolo percorso di onboarding, l’ID cliente può collegare più tentativi di onboarding o altri processi relativi allo stesso cliente.

Questo attributo offre una prospettiva incentrata sul cliente che va oltre il singolo caso. È utile per individuare i richiedenti ricorrenti, analizzare la relazione a lungo termine con un cliente o collegare il processo di onboarding ad altri processi, come la 'Richiesta di prestito' o la 'Gestione del conto'. Non è indispensabile per analizzare un singolo processo, ma arricchisce i dati e consente analisi di Process Mining più complesse, incentrate sugli oggetti.

Consente di adottare una prospettiva incentrata sul cliente, collegando più tentativi di onboarding o processi diversi relativi allo stesso cliente.

Di solito si trova in un sistema centrale di gestione dei dati anagrafici dei clienti ed è collegato al record della richiesta.

Quando lo stato di una richiesta è 'Respinta', il motivo del rifiuto ne specifica la causa, ad esempio 'Documentazione incompleta', 'Profilo di rischio elevato' o 'Corrispondenza con un soggetto sanzionato'. Questo attributo fornisce un contesto fondamentale sui processi non riusciti.

Analizzare i motivi del rifiuto è essenziale per la Dashboard 'Analisi dei rifiuti delle richieste'. Aiuta le aziende a individuare le cause profonde e a comprendere i problemi più frequenti nel processo di onboarding. Classificando e quantificando questi motivi, le organizzazioni possono stabilire le priorità degli interventi di miglioramento. Se, ad esempio, la 'Documentazione incompleta' è uno dei motivi più frequenti, l’azienda può concentrarsi sul rendere più chiare le istruzioni per i clienti o sul migliorare il portale per l’invio dei documenti.

Indica la causa profonda delle richieste non riuscite e consente interventi mirati per ridurre i rifiuti e migliorare l’esperienza del cliente.

Di solito è memorizzato nella tabella principale delle richieste o dei casi e viene spesso compilato quando lo stato passa a 'Respinta'.

Il paese del cliente indica la posizione geografica del richiedente. È un’informazione fondamentale nei processi KYC, poiché le normative e i fattori di rischio possono variare notevolmente da un paese all’altro.

L’analisi geografica offre un ulteriore livello di approfondimento. I requisiti legali specifici di ciascun paese possono determinare differenze nei processi di onboarding. Filtrando per paese del cliente, le aziende possono verificare che le varianti previste per ogni giurisdizione siano applicate correttamente. L’analisi può inoltre evidenziare differenze nelle prestazioni, ad esempio tempi di ciclo più lunghi per le richieste provenienti da paesi ad alto rischio, che possono essere giustificati da requisiti di adeguata verifica più rigorosi.

Consente di analizzare le variazioni e le prestazioni del processo in base all’area geografica, un aspetto fondamentale per garantire il rispetto delle normative locali.

Viene acquisito dal cliente durante la procedura di richiesta e memorizzato nel record del cliente o della richiesta.