> Continue procesverbetering > Betalingsverwerking crediteuren > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je crediteurenbetalingen

Een 6-stappengids voor het optimaliseren van Microsoft Dynamics 365
Datatemplate downloaden
Verbeter je crediteurenbetalingen
Betalingsverwerking crediteuren
Microsoft Dynamics 365
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Betalingsverwerking voor crediteuren optimaliseren in Microsoft Dynamics 365

Bij het verwerken van betalingen ontstaan vaak vertragingen bij goedkeuringen en handmatige fouten die de kosten verhogen. Onze oplossing maakt deze knelpunten zichtbaar, zodat je precies ziet waar workflows vastlopen. Door deze verborgen bottlenecks aan te pakken, kun je betalingen sneller verwerken en houd je beter grip op je financiële verplichtingen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Het strategische belang van een beter crediteurenproces

De cyclus voor crediteurenbetalingen wordt vaak gezien als puur administratief werk. Toch heeft dit proces veel invloed op je liquiditeit en het vertrouwen van leveranciers. Wordt het traag of ondoorzichtig, dan blijven de gevolgen niet beperkt tot de financiële afdeling. Te late betalingen kunnen je reputatie bij belangrijke leveranciers schaden. Dat kan leiden tot minder gunstige kredietvoorwaarden of zelfs verstoringen in de toeleveringsketen. Inefficiënte verwerking verhoogt bovendien de kosten per factuur en drukt zo op de marge van de hele organisatie. Door je proces in Microsoft Dynamics 365 te optimaliseren, maak je van crediteurenbeheer meer dan een kostenpost. Je beschermt je cashflow en benut beschikbare kortingen voor vroege betaling.

De werkelijkheid zichtbaar maken met process mining

Microsoft Dynamics 365 biedt een goed kader voor financieel beheer. In de dagelijkse praktijk wijkt de manier waarop medewerkers het systeem gebruiken echter vaak af van de standaardwerkwijze. Process mining werkt als een digitale röntgenfoto van je crediteurenproces. Het haalt event logs uit entiteiten zoals GeneralJournal en LedgerEntry en brengt de werkelijke route van elke factuur in kaart. In plaats van af te gaan op aannames over vertraagde betalingen, zie je precies waar een bottleneck ontstaat. Zo vind je bijvoorbeeld goedkeuringslussen waarin een factuur tussen afdelingen heen en weer gaat, of situaties waarin handmatig ingrijpen nodig is door fouten bij het invoeren van data. Door deze routes te visualiseren, ga je van reactief problemen oplossen naar proactief procesbeheer. Je ziet dan of je digitale proces overeenkomt met de bedoelde bedrijfslogica.

De belangrijkste inefficiënties in Microsoft Dynamics 365 aanpakken

Om je workflow voor crediteurenbetalingen te verbeteren, moet je kijken naar de activiteiten die de meeste tijd kosten. Een belangrijk aandachtspunt is het matchen van facturen. Verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten leiden vaak tot handmatig onderzoek. Daardoor kan een betaling dagen vertraging oplopen. Met process mining zie je welke leveranciers of productcategorieën deze verschillen het vaakst veroorzaken. Zo kun je oorzaken aanpakken, zoals onjuiste stamdata of een inconsistente ontvangstregistratie. Ook de goedkeuringsworkflow veroorzaakt vaak vertraging. Door doorlooptijden per goedkeuringsniveau te analyseren, ontdek je of bepaalde drempelbedragen te laag zijn. Facturen met een hoog volume en laag risico wachten dan onnodig op goedkeuring door het management. Door deze structurele vertragingen weg te nemen, blijft je betalingsplanning voorspelbaar en sluit deze beter aan op je cashmanagementstrategie.

Succes meten met betere compliance en snelheid

Het doel van procesoptimalisatie is een efficiënt, transparant en compliant betalingsproces. Een kortere totale doorlooptijd is de meest directe graadmeter. Minder tijd tussen ontvangst van de factuur en uitvoering van de betaling geeft je meer vrijheid om te bepalen wanneer je geld vrijgeeft. Je treasuryteam kan het werkkapitaal daardoor beter beheren, bijvoorbeeld door vroeg te betalen voor korting of het geld tot de vervaldatum beschikbaar te houden. Process mining verbetert daarnaast je compliance. Je detecteert eenvoudig afwijkingen van standaardprocedures, zoals betalingen zonder bijbehorende inkooporder of een handmatig opgeheven betalingsblokkade zonder voldoende documentatie. Deze inzichten zijn waardevol voor interne audits en helpen je financiële controles consistent toe te passen in alle bedrijfscodes en bedrijfsonderdelen.

Langdurige operationele verbetering vasthouden

Het verbeteren van crediteurenbetalingen is geen eenmalig project, maar een continu proces. Naarmate je organisatie groeit en leveranciersrelaties veranderen, moeten je processen meer complexiteit en volume aankunnen. Met inzichten uit je Microsoft Dynamics 365-data stel je een prestatiebasis vast en bepaal je realistische verbeterdoelen. Misschien wil je het percentage facturen zonder handmatige handelingen verhogen. Of je wilt het risico op dubbele betalingen wegnemen. Process mining maakt duidelijk waar je inspanningen het meeste effect hebben. Begin met het onderzoeken van je huidige flow, bepaal de grootste obstakels en gebruik de data om gerichte verbeteringen door te voeren die bijdragen aan de financiële gezondheid van je organisatie.

Betalingsverwerking crediteuren Factuurworkflow Leveranciersbetalingen Factuurgoedkeuring Cashflow optimaliseren Betalingscompliance Afdeling crediteuren Factuurbeheer Automatisering crediteuren Betalingscyclus Van inkoop tot betaling

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Lange goedkeuringscycli voor facturen zijn een belangrijke oorzaak van te late betalingen en gespannen leveranciersrelaties. Wanneer facturen in een wachtrij blijven liggen omdat drukbezette managers ze nog moeten goedkeuren, verliest de afdeling grip op de cashflow. Ook loop je het risico op kosten voor te late betaling, die direct op het resultaat drukken. Hierdoor ontstaat vaak een reactieve werkomgeving waarin medewerkers urgente verzoeken voorrang geven boven de standaardworkflow.

ProcessMind analyseert de volledige workflow voor crediteurenbetalingen in Microsoft Dynamics 365 en laat precies zien waar de vertraging ontstaat. Door de tijd per goedkeuringsniveau te visualiseren, vind je de afdelingen of rollen die als bottleneck werken. Met deze inzichten kun je goedkeuringslimieten aanpassen of standaardgoedkeuringen automatiseren, zodat de hele betalingscyclus sneller verloopt.

Handmatig ingrijpen bij het matchen van facturen wijst op een gebrekkige afstemming tussen inkoop en financiën. Als het automatische matchen in het systeem mislukt door prijs- of hoeveelheidsverschillen, moeten medewerkers deze problemen handmatig oplossen. Dat kost veel tijd en vergroot de kans op menselijke fouten. Deze handmatige handelingen verbergen vaak dieperliggende problemen met leveranciersdata of inkoopgedrag.

Process mining op je Microsoft Dynamics 365-data laat zien hoe vaak handmatige overschrijvingen voorkomen en waardoor ze ontstaan. ProcessMind identificeert welke leveranciers of productcategorieën steeds handmatig matchen vereisen. Met die patronen kun je de oorzaak van de verschillen aanpakken en toewerken naar een efficiënter proces voor crediteurenbetalingen zonder handmatige handelingen.

Kortingen voor vroege betaling mislopen betekent dat je een belangrijke besparingskans laat liggen. Door inefficiënte verwerking is de kortingstermijn vaak al verstreken voordat een factuur is gecontroleerd en goedgekeurd. Daarmee laat je geld liggen en stijgen de totale kosten van de ingekochte goederen en diensten.

ProcessMind vergelijkt de snelheid van je crediteurenbetalingen met de kortingstermijnen in Microsoft Dynamics 365. Het laat zien in welke processtappen tijd verloren gaat, waardoor facturen niet op tijd de betalingsfase bereiken. Met deze inzichten kun je facturen met een hoge korting voorrang geven en de route van ontvangst tot betalingsinitiatie verbeteren.

Wanneer een factuur niet overeenkomt met de inkooporder of goederenontvangst, kan het oplossen van het verschil een zwart gat voor productiviteit worden. Facturen gaan vaak zonder duidelijke eigenaar heen en weer tussen afdelingen en blijven daardoor lang liggen. Deze stilstand in de cyclus voor crediteurenbetalingen vertraagt leveranciersbetalingen en zorgt voor een achterstand die tijdens de maandafsluiting lastig te beheren is.

Door de flow van betwiste facturen in kaart te brengen, geeft ProcessMind inzicht in de oplossingscyclus binnen Microsoft Dynamics 365. Je ziet hoe lang facturen in een status met een verschil blijven staan en welke activiteiten de meeste vertraging veroorzaken. Zo kun je duidelijkere escalatieroutes invoeren en prijs- of hoeveelheidsverschillen sneller oplossen.

Betalingsblokkades worden vaak als veiligheidsmaatregel ingesteld. Als ze na het oplossen van een probleem niet snel worden verwijderd, veroorzaken ze onnodige vertraging. Blokkades kunnen zich in het systeem opstapelen, waardoor veel vrijgegeven facturen zonder duidelijke reden worden tegengehouden tijdens een betalingsrun. Door dit gebrek aan transparantie kunnen teams van de crediteurenadministratie leveranciers moeilijk een betrouwbare status geven.

ProcessMind analyseert het instellen en verwijderen van betalingsblokkades in Microsoft Dynamics 365. Het identificeert gevallen waarin blokkades actief blijven lang nadat het onderliggende probleem is opgelost. Door dit onderdeel van de cyclus voor crediteurenbetalingen te verbeteren, zorg je dat betalingen naar de uitvoeringsfase gaan zodra aan alle compliance-eisen is voldaan.

Dubbele facturen vormen een serieus financieel risico en leiden tot tijdrovende herstelacties. Ze komen bijvoorbeeld via verschillende kanalen het systeem binnen of worden met kleine variaties ingevoerd. Daardoor zijn ze met standaardvalidaties moeilijk te herkennen. Een factuur twee keer verwerken en betalen raakt je kaspositie direct. Ook kost het veel handmatig werk om dit met de leverancier te herstellen.

ProcessMind scant je Microsoft Dynamics 365-event logs op patronen die wijzen op dubbele verwerking in de cyclus voor crediteurenbetalingen. Door facturen met vergelijkbare attributen te herkennen die dezelfde procesroute volgen, markeert het systeem mogelijke duplicaten voordat de betaling wordt uitgevoerd. Deze proactieve analyse beschermt je werkkapitaal en vermindert de behoefte aan controles achteraf.

Een onjuiste financiële codering aan het begin van het proces leidt later tot veel herstelwerk. Als een factuur aan de verkeerde grootboekrekening of financiële dimensie is gekoppeld, moet deze worden teruggedraaid en opnieuw ingevoerd. Dat verdubbelt het werk voor de crediteurenadministratie. Ook vertraagt het de definitieve boeking en kan het leiden tot onjuiste financiële rapportages per afdeling.

ProcessMind identificeert hoe vaak coderingen in Microsoft Dynamics 365 worden gewijzigd en opnieuw geboekt. Door te analyseren welke leveranciers of factuurtypen de meeste correcties nodig hebben, kun je de oorzaken van coderingsfouten aanpakken. Een nauwkeurigere eerste invoer maakt de cyclus voor crediteurenbetalingen efficiënter en zorgt voor betrouwbaardere financiële data.

De timing en frequentie van betalingsruns zijn vaak niet optimaal. Dat kan leiden tot schommelingen in de cashflow of gemiste deadlines. Als betalingen slechts wekelijks worden uitgevoerd, kunnen facturen die vlak na een run zijn goedgekeurd meerdere dagen blijven liggen. Door deze starre planning ontstaan te late betalingen, zelfs bij facturen die ruim voor de vervaldatum zijn goedgekeurd.

ProcessMind onderzoekt het verschil tussen goedkeuring van de betaling en de daadwerkelijke uitvoering in Microsoft Dynamics 365. Zo krijg je inzicht in de vraag of de frequentie van je betalingsruns aansluit op je gemiddelde verwerkingstijd. Door deze planning binnen de cyclus voor crediteurenbetalingen te verbeteren, gebruik je je cash consistenter en voldoe je beter aan betalingstermijnen van leveranciers.

Om betalingen sneller uit te voeren, slaan medewerkers soms standaardgoedkeuringsworkflows over. Dat brengt aanzienlijke compliance- en auditrisico's met zich mee. Deze afwijkende processen hebben vaak onvoldoende toezicht en kunnen leiden tot ongeautoriseerde uitgaven. Zonder duidelijk zicht op de werkelijke goedkeuringsroutes kan het management niet garanderen dat interne controles worden gevolgd.

ProcessMind visualiseert de routes die facturen in Microsoft Dynamics 365 daadwerkelijk volgen en vergelijkt deze met je interne beleid. Het markeert afwijkingen van de standaardroute voor crediteurenbetalingen, zoals overgeslagen goedkeuringsstappen of ongeautoriseerde goedkeuringen. Deze transparantie helpt je compliance af te dwingen en audits goed voor te bereiden.

De tijd tussen ontvangst van een factuur en het invoeren van de data is vaak het meest verwaarloosde onderdeel van het proces. Als facturen meerdere dagen in een inbox of op een bureau blijven liggen voordat ze in het systeem worden ingevoerd, loopt de hele betalingscyclus meteen achter. Door dit gebrek aan vroeg inzicht kan de financiële leiding toekomstige cashbehoeften niet goed voorspellen.

ProcessMind volgt de tijd tussen de eerste ontvangstactiviteit en de data-extractie naar Microsoft Dynamics 365 en maakt deze verborgen vertraging zichtbaar. Door de achterstand aan het begin van de workflow voor crediteurenbetalingen te verkleinen, houd je meer tijd over voor goedkeuring en matching. Dat verlaagt de druk op de rest van het team aanzienlijk.

Zelfs nadat een factuur volledig is goedgekeurd en vrijgegeven voor betaling, duurt het vaak verrassend lang voordat het geld daadwerkelijk wordt overgemaakt. Dat kan komen door handmatige stappen voor het starten van de betaling, technische problemen met bankkoppelingen of administratieve knelpunten. Voor een leverancier is een betaling pas op tijd wanneer het geld is ontvangen, niet wanneer de interne goedkeuring is gegeven.

ProcessMind bewaakt de laatste stappen van de cyclus voor crediteurenbetalingen in Microsoft Dynamics 365 en meet de tijd tussen definitieve goedkeuring en betalingsuitvoering. Als je deze specifieke vertraging vindt, kun je de communicatie tussen je financiële systeem en bankpartners verbeteren. Door de vertraging te beperken, voldoe je aan contractuele verplichtingen en behoud je een goede kredietwaardigheid bij je leveranciers.

Betalingen in meerdere valuta maken het proces complexer en leiden daardoor vaak tot fouten en vertragingen. Verschillen in wisselkoersen of handmatige correcties voor facturen in vreemde valuta kunnen de betalingsflow aanzienlijk vertragen. Hiervoor is vaak specifieke kennis nodig. Als die kennis niet beschikbaar is, kunnen internationale betalingen dagenlang blijven liggen.

ProcessMind deelt de prestaties van je crediteurenbetalingen in Microsoft Dynamics 365 in naar valuta en locatie van de leverancier. Zo zie je of facturen in vreemde valuta een veel langzamere of foutgevoeligere route volgen dan lokale facturen. Met deze inzichten kun je de verwerking van valutaverschillen standaardiseren en voorkomen dat inefficiënte processen internationale leveranciersrelaties schaden.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Snellere goedkeuringen zijn belangrijk om het vertrouwen van leveranciers te behouden en kosten voor te late betaling te voorkomen. Vertraging ontstaat vaak door onduidelijk eigenaarschap of meerdere managementlagen die de workflow ophouden. Kortere cycli zorgen dat verplichtingen sneller worden afgehandeld. Dat verbetert direct de kredietwaardigheid van de organisatie en het beheer van de cashflow.

ProcessMind identificeert de stappen waarin facturen in Microsoft Dynamics 365 blijven liggen en laat zien welke gebruikers of afdelingen de vertraging veroorzaken. Door de route van Invoice Received naar Invoice Approved for Payment te visualiseren, kun je gerichte training of workflowaanpassingen inzetten. Zo kun je goedkeuringstijden met maximaal 40 procent verkorten. Je volgt de voortgang eenvoudig aan de hand van interne service level agreements.

Een hoog percentage automatische matching betekent dat facturen zonder handmatige tussenkomst van ontvangst naar betaling gaan. Dat verlaagt de administratieve last voor het financiële team en de kosten per verwerkte factuur. Automatisering zorgt er bovendien voor dat de cyclus voor crediteurenbetalingen kan meegroeien met het transactievolume. Medewerkers houden zo tijd over voor werk met meer toegevoegde waarde.

Met process mining zie je waarom bepaalde facturen het automatische matchingsproces in Microsoft Dynamics 365 niet doorlopen. Of het nu gaat om inconsistente stukprijzen of ontbrekende goederenontvangsten, ProcessMind laat de oorzaken zien. Zo kun je je matchingsregels verbeteren en een veel hoger percentage automatische afrondingen bereiken, vaak meer dan 85 procent van het totale volume.

Elke beschikbare korting benutten draagt direct bij aan het resultaat en verbetert leveranciersrelaties. Veel organisaties lopen maandelijks duizenden euro's mis omdat hun interne processen te traag zijn om deadlines van leveranciers te halen. Door dit proces te verbeteren, kan de crediteurenafdeling meer opleveren dan alleen kosten veroorzaken.

ProcessMind volgt voor elke verwerkte factuur hoeveel tijd er nog is tot de korting vervalt. Op basis van historische data in Microsoft Dynamics 365 identificeert het platform welke leveranciers de beste voorwaarden bieden en waar het proces deadlines meestal niet haalt. Zo kun je facturen met een hoge waarde prioriteit geven, geen korting missen en meer rendement uit je werkkapitaal halen.

Verschillen tussen facturen en inkooporders kunnen de hele betalingsflow stilleggen en achterstanden veroorzaken. Een snelle oplossing voorkomt administratieve vertraging en houdt leveranciersrelaties gezond. Kortere oplossingscycli zorgen voor voorspelbaardere uitgaande cashflow en betere datakwaliteit in de hele organisatie.

Met gedetailleerde routeanalyse brengt ProcessMind de lussen aan het licht waarin facturen heen en weer gaan tussen inkoop en de crediteurenadministratie. Door de meest voorkomende oorzaken van verschillen in Microsoft Dynamics 365 te identificeren, zoals prijs- of hoeveelheidsverschillen, kun je duidelijkere werkwijzen invoeren. Zo los je problemen sneller op en heb je minder handmatige overschrijvingen nodig.

Betalingsblokkades worden vaak als veiligheidsmaatregel ingesteld. Als ze de standaard worden of verkeerd worden toegepast, veroorzaken ze echter grote knelpunten. Door onterechte blokkades te verwijderen, blijft de betalingsplanning soepel verlopen en worden geldige facturen niet door bureaucratische stappen vertraagd. Dat vermindert handmatig werk en voorkomt frustratie bij leveranciers.

ProcessMind geeft een transparant overzicht van elke activiteit Payment Block Applied in Microsoft Dynamics 365. Door de bijbehorende attributen te analyseren, maak je onderscheid tussen noodzakelijke risicobeperking en inefficiënte handmatige overschrijvingen. Je kunt de verwijdering van blokkades automatiseren zodra aan specifieke criteria is voldaan en zo de uiteindelijke betalingsuitvoering versnellen.

Dezelfde factuur twee keer betalen is een groot financieel risico en lastig administratief te herstellen. Voor financiële controle en compliance is het belangrijk dat elk factuurnummer één duidelijke route volgt. Het voorkomen van dubbele betalingen beschermt je werkkapitaal, beperkt onnodige communicatie met leveranciers en verbetert het auditspoor.

ProcessMind detecteert in Microsoft Dynamics 365 patronen waarbij meerdere case-identifiers of vergelijkbare factuurbedragen voor dezelfde leverancier worden verwerkt. Door deze afwijkingen zichtbaar te maken in historische controles, vind je proceshiaten, zoals meerdere invoerpunten, waardoor duplicaten kunnen doorglippen. Zo beperk je het financiële risico en vergroot je de verantwoordelijkheid binnen afdelingen.

Een correcte financiële codering zorgt dat kosten aan de juiste afdelingen en projecten worden toegewezen voor betrouwbare rapportages. Veel herstelwerk bij codering kost niet alleen tijd, maar leidt ook tot onjuiste financiële overzichten die aan het einde van de maand moeten worden aangepast. Door de nauwkeurigheid aan het begin van het proces te verbeteren, voorkom je latere correcties en vereenvoudig je de hele boekhoudworkflow.

Door de activiteit Invoice Coded te analyseren, identificeert ProcessMind welke leveranciers of factuurtypen in Microsoft Dynamics 365 vaak handmatige correcties nodig hebben. Met deze inzichten kun je betere standaardcoderingsregels maken of medewerkers gericht trainen. Zo verlaag je het herstelwerk en verbeter je de betrouwbaarheid van data in GeneralJournal- en LedgerEntry-records.

Bepalen wanneer en hoe vaak betalingsruns plaatsvinden is belangrijk voor de balans tussen cashflow en efficiënte bedrijfsvoering. Inconsistente of te frequente betalingsruns kunnen leiden tot hogere transactiekosten en versnipperd treasurybeheer. Met een vast schema kun je de liquiditeitsplanning verbeteren en de werklast van het financiële team beter verdelen.

ProcessMind analyseert hoe activiteiten van het type Payment Processed worden gebundeld binnen Microsoft Dynamics 365. Zo zie je of je huidige betalingsruns aansluiten op vervaldata van leveranciers en de beschikbare capaciteit van interne medewerkers. Met dit overzicht kun je betalingen bundelen in efficiëntere cycli. Dat vermindert handmatig werk bij de uitvoering van betalingen en verlaagt bankkosten.

Inconsistente goedkeuringsroutes tussen regio's of afdelingen leiden tot compliancerisico's en onvoorspelbare doorlooptijden. Met een gestandaardiseerde workflow volgt elke factuur een vooraf bepaalde route die aan de compliance-eisen voldoet. Dat vereenvoudigt audits en verbetert de beheersing. Zo kun je Accounts Payable Payment Processing op grotere schaal beheren.

Met conformance checking vergelijkt ProcessMind de werkelijke routes van facturen in Microsoft Dynamics 365 met jouw beoogde procesmodel. Het markeert niet-standaard goedkeuringsroutes die controles omzeilen. Zo kun je een uniforme werkwijze afdwingen die aan wettelijke eisen voldoet, zonder de snelheid van moderne bedrijfsvoering te verliezen.

De tijd die een factuur wacht voordat deze in het systeem wordt ingevoerd, is een blinde vlek. In die periode heeft de organisatie geen goed zicht op haar verplichtingen. Deze periode verkorten is belangrijk voor een betrouwbare financiële prognose en zorgt ervoor dat het goedkeuringsproces zo snel mogelijk start. Met beter inzicht krijgt het management een actueel beeld van de werkelijke betalingsverplichtingen.

ProcessMind meet de vertraging tussen Invoice Received en Invoice Data Extracted door de tijdlijn van het factuurnummer te volgen. Door bottlenecks in de eerste stappen van Accounts Payable Payment Processing binnen Microsoft Dynamics 365 zichtbaar te maken, zie je of de vertraging ontstaat door achterstanden in de postkamer of wachtrijen voor handmatige invoer. Daarna kun je gericht ingrijpen.

Zodra een factuur volledig is goedgekeurd, is elke vertraging bij de uiteindelijke betaling puur administratief werk dat tot te late betalingen kan leiden. De overgang van goedkeuring naar het verwerken van de betaling moet daarom soepel verlopen. Dit is de laatste horde in het proces en die wil je zo snel mogelijk nemen voor een betere leverancierservaring.

ProcessMind bewaakt de tijd tussen Invoice Approved for Payment en Payment Executed in Microsoft Dynamics 365. Je ziet of facturen in een laatste wachtrij blijven hangen of dat het overdrachtsproces te veel handmatig werk vraagt. Door deze laatste stap te verbeteren, kun je de totale doorlooptijd met meerdere dagen verkorten en je financiële verplichtingen precies op tijd voldoen.

Voor internationale organisaties kan een inconsistente verwerking van valutaschommelingen leiden tot verschillen in het grootboek en vertraagde betalingen. Door vast te leggen hoe deze verschillen worden berekend en goedgekeurd, verbeter je de financiële nauwkeurigheid en verminder je handmatig werk bij reconciliaties. Dit is belangrijk voor betrouwbare financiële administratie over meerdere entiteiten.

Door de FinancialDimension- en LedgerEntry-data van facturen in vreemde valuta te onderzoeken, laat ProcessMind zien waar verschillen tot afwijkingen in het proces leiden. Je kunt deze inzichten gebruiken om kleine verschillen in Microsoft Dynamics 365 automatisch af te handelen. Alleen grote afwijkingen hoeven dan handmatig te worden beoordeeld, waardoor de wereldwijde betalingsstroom sneller verloopt.

Het 6-stappenverbeterpad voor de crediteurenadministratie

1

De template downloaden
2

Data exporteren
3

Dataset uploaden
4

Proces analyseren
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

De template downloaden

Wat je moet doen

Open de Excel-template die speciaal is ontworpen voor ledger- en journal-entiteiten in Microsoft Dynamics 365 Finance.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met een vooraf gemapte structuur wordt je financiële data meteen in het juiste formaat gezet voor procesontdekking.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde datatemplate die klaarstaat voor je factuurgegevens.

JOUW INZICHTEN

Krijg volledig zicht op je crediteurenworkflows

ProcessMind maakt zichtbaar hoe je crediteurenactiviteiten echt presteren, van het invoeren van een factuur tot de definitieve betaling. Je ontdekt de oorzaken van betalingsvertragingen en ziet hoe je je cashflow kunt verbeteren.
  • Breng de volledige betalingslevenscyclus in beeld
  • Identificeer specifieke knelpunten bij goedkeuringen
  • Ontdek mogelijkheden voor vroegbetalingskortingen
  • Zorg dat alle betalingen aan wet- en regelgeving voldoen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEWEZEN RESULTATEN

Efficiëntere Accounts Payable-processen

Door process mining toe te passen in je Microsoft Dynamics 365-omgeving, identificeren organisaties bottlenecks in factuurgoedkeuringscycli en betalingsuitvoering. Deze cijfers laten zien hoe handmatige AP-workflows veranderen in efficiënte, datagedreven processen.

~ 0 %
Kortere doorlooptijden

Kortere end-to-end-doorlooptijd

Door goedkeuringsworkflows te optimaliseren en data-invoer te automatiseren, verkort je de tijd tussen ontvangst van de factuur en het verwerken van de uiteindelijke betaling.
~ 0 %
Meer vroegbetalingskortingen

Verbetering van het benuttingspercentage

Door vertragingen in de goedkeuringsketen te identificeren, kunnen treasuryteams meer vroegbetalingskortingen benutten. Dat levert direct financieel voordeel op.
0 %
Duplicaten voorkomen

Minder betalingsfouten

Door dubbele factuurnummers en leveranciersreferenties vóór de betaling te detecteren, voorkom je financieel verlies en bescherm je het crediteurenproces.
0 % increase
Verwerking zonder handmatige tussenkomst

First-pass-matchingpercentage

Door het synchronisatieproces van inkooporders te verbeteren, neemt het aantal facturen toe dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt.
0 %
Betere leveranciersrelaties

Percentage betalingen op tijd

Door betalingstermijnen consequent te halen, voorkom je boetes voor te late betaling en kredietblokkades. Dat verbetert de tevredenheid van je inkooppartners.

Resultaten verschillen per organisatie en hangen af van de complexiteit van het proces en de kwaliteit van de data. Deze cijfers geven typische verbeteringen weer die zijn waargenomen bij uiteenlopende process mining-implementaties voor factuurverwerking.

Aanbevolen data

Begin met deze belangrijkste attributen om meteen zicht te krijgen op je proces.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie die aan de leveranciersfactuur is toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de basis voor het koppelen van losse AP-activiteiten aan één procesinstantie.

De specifieke taak of statuswijziging die heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Het bepaalt de procesflow en volgorde van gebeurtenissen voor de proceskaart.

De timestamp waarop de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het berekenen van doorlooptijden en wachttijden en voor het identificeren van bottlenecks.

Het unieke rekeningnummer van de leverancier.

Waarom dit belangrijk is

Maakt segmentatie van procesprestaties per leverancier mogelijk.

De identificatie van de juridische entiteit of dochteronderneming.

Waarom dit belangrijk is

Maakt vergelijkende analyses tussen verschillende bedrijfsonderdelen of landen mogelijk.

De totale geldwaarde van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het analyseren van uitgavenvolume en financieel risico.

De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald.

Waarom dit belangrijk is

De benchmark voor het meten van tijdige betalingen.

Het referentienummer van de bijbehorende inkooporder.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het analyseren van het matchingpercentage van inkoop tot betaling.

De identificatie van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van gedrag van medewerkers en functiescheiding mogelijk.

De naam van de leveranciersorganisatie.

Waarom dit belangrijk is

Geeft context bij het leveranciersrekeningnummer.

De documentdatum die op de factuur staat.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt het begin van de ouderdomsperiode van de factuur.

De afdeling die verantwoordelijk is voor de kosten.

Waarom dit belangrijk is

Maakt organisatorische drill-down en analyse van verantwoordelijkheden mogelijk.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

De eerste aanmaak van een openstaande leveranciersfactuur in het systeem. Hiermee komt de factuur in de Dynamics 365-workflow, handmatig of via import van een data-entiteit.

Waarom dit belangrijk is

Dit bepaalt het startmoment voor berekeningen van de doorlooptijd. Zo kunnen organisaties meten hoe lang facturen in het systeem blijven staan voordat ze worden verwerkt of geboekt.

Het systeem koppelt de factuurregel succesvol aan een Purchase Order of Product Receipt. Deze activiteit bevestigt dat de factuur is gevalideerd tegen de inkooporder.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de KPI First-Pass PO Matching Rate. Hiermee maak je onderscheid tussen verwerking zonder handmatige tussenkomst en facturen waarvoor handmatige actie nodig is.

De workflowinstantie voor de openstaande factuur bereikt de status voltooid of goedgekeurd. De factuur kan nu naar het grootboek worden geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Berekent de gemiddelde goedkeuringsdoorlooptijd. Vertragingen in deze stap hebben direct invloed op de mogelijkheid om vroegbetalingskortingen te benutten.

De factuur wordt geboekt in het General Ledger, waardoor een verplichting in het systeem ontstaat. Het record gaat van openstaande tabellen naar tabellen met geboekte transacties.

Waarom dit belangrijk is

Een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat de schuld financieel is verwerkt. Dankzij deze activiteit kan de factuur voor betaling worden geselecteerd.

De factuur wordt geselecteerd en toegevoegd aan een regel in het betalingsjournaal. Dit geeft aan dat de betaling gepland is en start meestal de workflow voor betalingsbeoordeling.

Waarom dit belangrijk is

Markeert de overgang van een verplichting naar de verwerking van de uitgaande betaling. Wordt gebruikt om doorlooptijden van betalingsuitvoering te meten.

Het systeem genereert het betalingsbestand (EFT, ISO20022) of drukt cheques af. De betalingsstatus op de journaalregel wordt bijgewerkt naar Sent of Generated.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt de KPI Approved-to-Executed Lag Time. Bevestigt dat de betaalopdracht is gegenereerd.

Het betalingsjournaal wordt geboekt in het General Ledger. Daarmee wordt de factuur vereffend en het leverancierssaldo afgeboekt. Hiermee is het financiële proces voltooid.

Waarom dit belangrijk is

De laatste activiteit voor de gemiddelde doorlooptijd van factuur tot betaling. Bevestigt dat de boekingen voor de afname van liquide middelen zijn afgerond.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining geeft een transparant overzicht van de volledige betalingslevenscyclus, van ontvangst van de factuur tot de uiteindelijke betaling. Het identificeert specifieke bottlenecks, zoals vertragingen bij goedkeuringen of veelvuldige handmatige overrides die de doorlooptijd verlengen. Door deze inefficiënties zichtbaar te maken, kunnen teams gerichte verbeteringen doorvoeren en de productiviteit verhogen.

Bij data-extractie maak je meestal verbinding met de onderliggende SQL-database of gebruik je OData-services om event logs op te halen. Je moet tabellen met leverancierstransacties, inkooporders en grootboekjournalen exporteren. Gebruik Invoice Number als primaire case-ID. De meeste moderne process mining-tools hebben voorgebouwde connectors voor Dynamics 365, waardoor deze integratie eenvoudiger wordt.

Ja. De technologie laat precies zien waar facturen in de goedkeuringsketen blijven hangen voordat de termijn voor korting verloopt. Je kunt de doorlooptijd tussen invoer van de factuur en de definitieve goedkeuring analyseren, zodat betaalruns op het juiste moment plaatsvinden. Met dit inzicht kan het management facturen met een hoge waarde en het beste financiële rendement voorrang geven.

De meeste organisaties zien hun eerste procesmaps binnen twee tot vier weken nadat de eerste data-extractie is afgerond. Zodra de data uit Dynamics 365 is omgezet naar het event-logformaat, genereert de software automatisch visualisaties. Dankzij deze korte doorlooptijd kunnen teams vrijwel meteen bottlenecks en complianceproblemen aanpakken.

Process mining brengt afwijkende processen aan het licht waarbij goedkeuringen buiten de standaardcontroles van de organisatie om gaan. Door de werkelijke procesflow te vergelijken met het beoogde ontwerp, kun je elke handmatige override identificeren. Dit inzicht, geschikt voor audits, is belangrijk om aan regelgeving te voldoen en het frauderisico te verkleinen.

Nee. Process mining is een diagnostische tool die naast je bestaande automatisering en ERP-systemen werkt. Je automatiseringssoftware voert taken uit, terwijl process mining beoordeelt hoe goed die taken worden uitgevoerd. Zo zie je welke onderdelen van de automatisering niet goed werken en waar nieuwe automatisering het meeste effect kan hebben.

Voor een nauwkeurige procesmap heb je Invoice Number als case-ID nodig, activiteitnamen zoals Invoice Received of Payment Executed en een precieze timestamp voor elke gebeurtenis. Je kunt ook aanvullende data opnemen, zoals leveranciersnamen, factuurbedragen en afdelingscodes. Deze extra context maakt uitgebreidere filters en een gedetailleerdere oorzaakanalyse mogelijk.

Met process mining kun je de geschiedenis van elk factuurnummer volgen en reeksen markeren die meer dan één keer voorkomen. Door de stappen voor data-invoer en validatie in Dynamics 365 te analyseren, zie je of duplicaten worden veroorzaakt door systeemfouten of handmatige invoerfouten. Met dit inzicht kun je validatieregels aanscherpen en financieel verlies in de toekomst voorkomen.

Verbeter je crediteurenbetalingen nu

Verkort doorlooptijden met 30 procent en voorkom vertragingen in D365.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in vijf minuten klaar met instellen.