> Continu verbeteren van processen > Verwerking van crediteurenbetalingen > Microsoft Dynamics 365

Verbeter de verwerking van crediteurenbetalingen

Een gids in 6 stappen voor optimalisatie van Microsoft Dynamics 365

Datatemplate downloaden

Verwerking van crediteurenbetalingen

Microsoft Dynamics 365

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(12)Doelen(12)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(4)

Optimaliseer de verwerking van crediteurenbetalingen in Microsoft Dynamics 365

Bij de verwerking van betalingen ontstaan vaak vertragingen bij goedkeuringen en handmatige fouten die de kosten verhogen. Met onze oplossing zie je waar het proces vastloopt. Zo kun je precies bepalen waar de workflow stokt. Pak deze verborgen bottlenecks aan om betalingen sneller te verwerken en meer grip te houden op je financiële verplichtingen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom het belangrijk is om crediteurenbetalingen te verbeteren

De verwerking van crediteurenbetalingen wordt vaak gezien als een puur administratieve taak. Toch speelt dit proces een belangrijke rol bij het beheer van de liquiditeit en het vertrouwen van leveranciers. Als het traag of ondoorzichtig verloopt, zijn de gevolgen merkbaar tot buiten de financiële afdeling. Te late betalingen kunnen de reputatie bij belangrijke leveranciers schaden. Dat kan leiden tot minder gunstige betalingsvoorwaarden of zelfs verstoringen in de toeleveringsketen. Inefficiënte verwerking verhoogt bovendien de kosten per factuur en drukt zo de marges van de hele organisatie. Door het proces in Microsoft Dynamics 365 te verbeteren, maak je van crediteurenbeheer meer dan een kostenpost: je beschermt de kasstroom en benut kortingen voor vroege betaling.

De werkelijke procesgang ontdekken met process mining

Microsoft Dynamics 365 biedt veel mogelijkheden voor financieel beheer, maar in de dagelijkse praktijk wijkt de manier waarop medewerkers het systeem gebruiken vaak af van de standaardprocedure. Process mining brengt de verwerking van crediteurenbetalingen in kaart aan de hand van event logs uit onder meer GeneralJournal en LedgerEntry. Zo zie je welke route elke factuur werkelijk aflegt. In plaats van af te gaan op vermoedens over betalingsvertragingen, zie je precies waar een bottleneck ontstaat. Met deze data kun je bijvoorbeeld terugkerende goedkeuringsrondes opsporen, waarbij een factuur tussen afdelingen heen en weer gaat. Ook wordt zichtbaar wanneer handmatig ingrijpen nodig is door fouten bij het invoeren van data. Door deze routes in beeld te brengen, kun je problemen eerder aanpakken en controleren of de praktijk overeenkomt met de beoogde werkwijze.

Veelvoorkomende inefficiënties in Microsoft Dynamics 365 aanpakken

Om de workflow voor crediteurenbetalingen te verbeteren, kijk je eerst naar de activiteiten die de meeste tijd kosten. Een belangrijk aandachtspunt is het matchen van facturen. Verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten leiden vaak tot handmatige controles die een betaling dagen kunnen vertragen. Met process mining zie je welke leveranciers of productcategorieën vaak zulke verschillen veroorzaken. Zo kun je de oorzaken aanpakken, zoals onjuiste stamgegevens of wisselende werkwijzen bij ontvangst. Ook de goedkeuringsworkflow kan vertraging opleveren. Door de doorlooptijden per goedkeuringsniveau te analyseren, zie je of bepaalde drempelwaarden te laag zijn. Daardoor moeten facturen met een hoog volume en een laag risico soms onnodig wachten op goedkeuring van een leidinggevende. Als je deze structurele vertragingen wegneemt, wordt de betalingsplanning voorspelbaarder en sluit die beter aan op je kasstroombeheer.

Resultaten meten met betere compliance en kortere doorlooptijden

Het doel van procesverbetering is een efficiënte, transparante betalingscyclus die aan de regels voldoet. Een kortere totale doorlooptijd is een duidelijke eerste maatstaf voor succes. Als er minder tijd zit tussen de ontvangst en betaling van een factuur, kun je beter bepalen wanneer je geld overmaakt. Zo kan het treasuryteam het werkkapitaal beter beheren en kiezen tussen vroeg betalen voor korting of het geld tot de vervaldatum beschikbaar houden. Process mining helpt ook om compliance te verbeteren. Je kunt eenvoudig afwijkingen van de standaardprocedures opsporen, zoals betalingen zonder bijbehorende inkooporder of een handmatig opgeheven betalingsblokkade zonder voldoende documentatie. Deze inzichten zijn waardevol voor interne audits en helpen je controleren of de financiële beheersmaatregelen in alle bedrijfscodes en bedrijfseenheden worden gevolgd.

Blijvend goed presteren

De verwerking van crediteurenbetalingen verbeteren is geen eenmalig project, maar vraagt om voortdurende bijsturing. Naarmate je organisatie groeit en relaties met leveranciers veranderen, moeten processen meegroeien met de toenemende complexiteit en volumes. Met inzichten uit Microsoft Dynamics 365-data stel je een uitgangspunt vast en bepaal je haalbare verbeterdoelen. Misschien wil je het aandeel facturen dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt verhogen, of dubbele betalingen voorkomen. Process mining laat zien waar je inspanningen het meeste effect hebben. Begin met het bekijken van de huidige procesgang, bepaal waar de grootste obstakels zitten en gebruik de data om verbeteringen door te voeren die de financiële gezondheid van je organisatie ondersteunen.

Verwerking van crediteurenbetalingen Factuurworkflow Leveranciersbetalingen Factuurgoedkeuring Kasstroom optimaliseren Compliance bij betalingen Crediteurenafdeling Factuurbeheer Automatisering van crediteurenbetalingen Betalingscyclus Van inkoop tot betaling

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Lange goedkeuringscycli voor facturen zijn een belangrijke oorzaak van te late betalingen en gespannen relaties met leveranciers. Als facturen in een wachtrij blijven staan tot drukbezette managers ze goedkeuren, kan de afdeling de kasstroom minder goed voorspellen. Ook bestaat het risico op boetes voor te late betaling, die direct op het resultaat drukken. Medewerkers moeten dan vaak dringende verzoeken voorrang geven boven de normale workflow.

ProcessMind analyseert de volledige workflow voor crediteurenbetalingen in Microsoft Dynamics 365 en laat precies zien waar vertragingen ontstaan. Door de wachttijd op elk goedkeuringsniveau in beeld te brengen, kun je zien welke afdelingen of functies bottlenecks veroorzaken. Op basis van deze data kun je goedkeuringslimieten aanpassen of standaardgoedkeuringen automatiseren om de betalingscyclus te versnellen.

Handmatig ingrijpen bij het matchen van facturen wijst erop dat inkoop en financiën niet goed op elkaar aansluiten. Als het systeem facturen niet automatisch kan matchen door prijs- of hoeveelheidsverschillen, moeten medewerkers die handmatig oplossen. Dat kost veel tijd en vergroot de kans op menselijke fouten. Zulke handmatige stappen kunnen ook wijzen op onderliggende problemen met leveranciersdata of inkoopgedrag.

Met process mining op basis van Microsoft Dynamics 365-data zie je hoe vaak en waarom medewerkers handmatig ingrijpen. ProcessMind laat zien welke leveranciers of productcategorieën steeds opnieuw handmatige matching vereisen. Als je deze patronen begrijpt, kun je de oorzaak van de verschillen aanpakken en toewerken naar een efficiëntere verwerking van crediteurenbetalingen zonder handmatige tussenkomst.

Kortingen voor vroege betaling mislopen betekent dat je een kans op aanzienlijke besparingen laat liggen. Door inefficiënte verwerking is de kortingsperiode soms al voorbij voordat een factuur is gecontroleerd en goedgekeurd. Zo laat je geld liggen en stijgen de totale kosten van de goederen en diensten die je organisatie inkoopt.

ProcessMind vergelijkt de snelheid van de verwerking van crediteurenbetalingen met de kortingsvoorwaarden in Microsoft Dynamics 365. Je ziet in welke processtappen tijd verloren gaat, waardoor facturen niet op tijd bij de betaling terechtkomen. Met deze inzichten kun je facturen met hoge kortingen voorrang geven en de route van ontvangst tot betaling verkorten.

Als een factuur niet overeenkomt met de inkooporder of goederenontvangst, kan het oplossen van het verschil veel tijd kosten. Facturen gaan soms zonder duidelijke eigenaar heen en weer tussen afdelingen en blijven daardoor lang liggen. Dat vertraagt betalingen aan leveranciers en zorgt voor een achterstand die tijdens de maandafsluiting lastig weg te werken is.

ProcessMind brengt de route van betwiste facturen in kaart en laat zien hoe verschillen in Microsoft Dynamics 365 worden opgelost. Je ziet hoelang facturen in een status met een verschil blijven staan en welke activiteiten de meeste vertraging veroorzaken. Zo kun je duidelijkere escalatieroutes invoeren en prijs- of hoeveelheidsverschillen sneller oplossen.

Een betalingsblokkade is vaak bedoeld als veiligheidsmaatregel. Maar als de blokkade niet snel wordt opgeheven nadat een probleem is opgelost, loopt de betaling onnodig vertraging op. Blokkades kunnen zich opstapelen, waardoor goedgekeurde facturen zonder duidelijke reden in een betalingsrun blijven staan. Door dit gebrek aan inzicht kunnen crediteurenteams leveranciers moeilijk een betrouwbare status geven.

ProcessMind analyseert hoe betalingsblokkades in Microsoft Dynamics 365 worden ingesteld en opgeheven. Het systeem signaleert gevallen waarin een blokkade actief blijft nadat het onderliggende probleem is opgelost. Door dit onderdeel van de workflow voor crediteurenbetalingen te verbeteren, zorg je dat betalingen naar de uitvoeringsfase gaan zodra aan alle compliance-eisen is voldaan.

Dubbele facturen vormen een serieus financieel risico en vergen veel tijd om betalingen terug te vorderen. Ze komen soms via verschillende kanalen het systeem binnen of worden met kleine verschillen ingevoerd. Daardoor vallen ze niet altijd op bij de standaardcontroles. Dezelfde factuur twee keer verwerken en betalen raakt de beschikbare kasmiddelen en kost veel handmatig herstelwerk met de leverancier.

ProcessMind doorzoekt de event logs van Microsoft Dynamics 365 op patronen die wijzen op dubbele verwerking in de betalingscyclus. Het systeem signaleert mogelijke duplicaten door facturen met vergelijkbare attributen en dezelfde procesroute te herkennen voordat de betaling wordt uitgevoerd. Zo bescherm je het werkkapitaal en zijn er minder controles achteraf nodig.

Onjuiste financiële codering aan het begin van het proces leidt later tot veel herstelwerk. Als een factuur aan de verkeerde grootboekrekening of financiële dimensie is gekoppeld, moet de boeking worden teruggedraaid en opnieuw ingevoerd. Dat verdubbelt het werk voor het crediteurenteam. Ook loopt de definitieve boeking vertraging op en kunnen fouten ontstaan in de financiële rapportage per afdeling.

ProcessMind laat zien hoe vaak coderingen in Microsoft Dynamics 365 worden gewijzigd en boekingen opnieuw worden uitgevoerd. Door te analyseren welke leveranciers of factuurtypen de meeste correcties vereisen, kun je de oorzaken van coderingsfouten aanpakken. Nauwkeurigere invoer aan het begin verbetert de verwerking van crediteurenbetalingen en levert betrouwbaardere financiële data op.

De timing en frequentie van betalingsruns zijn niet altijd optimaal. Dat kan leiden tot schommelingen in de kasstroom of gemiste deadlines. Als betalingen maar één keer per week worden uitgevoerd, kunnen facturen die net na een betalingsrun zijn goedgekeurd nog dagen blijven liggen. Door zo’n starre planning kunnen betalingen te laat zijn, ook als de facturen ruim voor de vervaldatum zijn goedgekeurd.

ProcessMind onderzoekt hoeveel tijd er in Microsoft Dynamics 365 zit tussen goedkeuring en uitvoering van de betaling. Zo zie je of de frequentie van betalingsruns past bij de gemiddelde verwerkingstijd. Een betere planning binnen de verwerking van crediteurenbetalingen zorgt voor een gelijkmatiger gebruik van kasmiddelen en helpt je de betalingsvoorwaarden van leveranciers na te leven.

Om betalingen te versnellen, slaan medewerkers soms standaardgoedkeuringsstappen over. Dat brengt aanzienlijke risico’s voor compliance en audits met zich mee. Zulke afwijkende werkwijzen worden niet altijd goed gecontroleerd en kunnen leiden tot uitgaven zonder toestemming. Zonder duidelijk beeld van de werkelijke goedkeuringsroutes kan het management niet controleren of de interne beheersmaatregelen worden gevolgd.

ProcessMind brengt de routes van facturen in Microsoft Dynamics 365 in beeld en vergelijkt die met het interne beleid. Het signaleert afwijkingen van de standaardroute voor crediteurenbetalingen, zoals overgeslagen goedkeuringsstappen of onbevoegde goedkeuringen. Zo kun je compliance bewaken en audits met zekerheid voorbereiden.

De tijd tussen ontvangst van een factuur en het invoeren van de data is vaak het meest verwaarloosde deel van het proces. Als facturen dagenlang in een inbox of op een bureau blijven liggen voordat ze in het systeem worden ingevoerd, loopt de betalingscyclus meteen vertraging op. Zonder vroeg inzicht kan de financiële leiding de verwachte kasbehoefte niet nauwkeurig voorspellen.

ProcessMind volgt de tijd tussen de eerste ontvangst en het uitlezen van de data in Microsoft Dynamics 365. Zo worden verborgen vertragingen zichtbaar. Als je de achterstand aan het begin van de workflow voor crediteurenbetalingen verkleint, is er meer tijd voor goedkeuring en matching. Dat verlaagt de druk op de rest van het team.

Ook nadat een factuur volledig is goedgekeurd en klaarstaat voor betaling, duurt het soms verrassend lang voordat het geld daadwerkelijk wordt overgemaakt. Dat kan komen door handmatige stappen voor het starten van de betaling, technische problemen met bankkoppelingen of administratieve bottlenecks. Voor een leverancier is een betaling pas op tijd als het geld is ontvangen, niet zodra de interne goedkeuring is gegeven.

ProcessMind volgt de laatste stappen van de betalingscyclus in Microsoft Dynamics 365 en meet de tijd tussen de definitieve goedkeuring en de uitvoering van de betaling. Als je deze vertraging opspoort, kun je de communicatie tussen het financiële systeem en de bank verbeteren. Zo voldoe je op tijd aan contractuele verplichtingen en behoud je een goede kredietwaardigheid bij leveranciers.

Betalingen in meerdere valuta’s verwerken maakt het proces ingewikkelder en leidt soms tot fouten en vertragingen. Verschillen in wisselkoersen of handmatige correcties voor facturen in vreemde valuta kunnen de betaling flink vertragen. Hiervoor is vaak specifieke kennis nodig. Als die kennis ontbreekt, kunnen internationale betalingen dagenlang blijven liggen.

ProcessMind deelt de prestaties van de verwerking van crediteurenbetalingen in Microsoft Dynamics 365 in naar valuta en locatie van de leverancier. Zo zie je of facturen in vreemde valuta veel trager of foutgevoeliger worden verwerkt dan lokale facturen. Met deze inzichten kun je de afhandeling van valutaverschillen standaardiseren en voorkomen dat inefficiënte processen de relatie met internationale leveranciers schaden.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Snellere goedkeuringen helpen het vertrouwen van leveranciers te behouden en boetes voor te late betaling te voorkomen. Vertragingen ontstaan vaak doordat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is of doordat facturen langs meerdere hiërarchische niveaus moeten. Kortere cycli zorgen dat openstaande bedragen sneller worden voldaan. Dat verbetert de kredietwaardigheid van de organisatie en het beheer van de kasstroom.

ProcessMind laat zien in welke stappen facturen in Microsoft Dynamics 365 blijven liggen en welke gebruikers of afdelingen de vertraging veroorzaken. Door de route van Ontvangen factuur tot Factuur goedgekeurd voor betaling in beeld te brengen, kun je gerichte trainingen geven of de workflow aanpassen. Zo kun je de goedkeuringstijd met maximaal 40 procent verkorten. Je kunt de voortgang eenvoudig volgen aan de hand van interne servicenormen.

Bij automatische matching gaat een factuur van ontvangst tot betaling zonder handmatige tussenkomst. Dat verlaagt de administratieve last voor het financiële team en de kosten per verwerkte factuur. Zo kan de verwerking van crediteurenbetalingen meegroeien met het aantal transacties en houdt het team meer tijd over voor ander werk.

Met process mining spoor je op waarom bepaalde facturen in Microsoft Dynamics 365 niet automatisch worden gematcht. Of het nu gaat om wisselende stukprijzen of ontbrekende goederenontvangsten, ProcessMind laat de oorzaken zien. Zo kun je de matchregels aanpassen en het aandeel automatisch verwerkte facturen verhogen. Dat kan oplopen tot meer dan 85 procent van het totale volume.

Elke beschikbare korting benutten verbetert het resultaat en de relatie met leveranciers. Veel organisaties lopen maandelijks duizenden euro’s mis omdat interne processen te traag zijn om deadlines van leveranciers te halen. Door dit proces te verbeteren, kan de crediteurenafdeling bijdragen aan het resultaat in plaats van alleen kosten te maken.

ProcessMind volgt voor elke factuur hoelang het nog duurt voordat de korting vervalt. Op basis van historische data in Microsoft Dynamics 365 laat het platform zien welke leveranciers de gunstigste voorwaarden bieden en waar het proces deadlines niet haalt. Zo kun je facturen met hoge kortingen voorrang geven, geen korting mislopen en meer rendement halen uit het werkkapitaal.

Verschillen tussen facturen en inkooporders kunnen de betalingsstroom stilleggen en achterstanden veroorzaken. Als je deze problemen snel oplost, voorkom je administratieve vertragingen en houd je de relatie met leveranciers goed. Een kortere oplostijd maakt uitgaande kasstromen voorspelbaarder en verbetert de kwaliteit van de data in de organisatie.

Met een gedetailleerde analyse van procesroutes ontdekt ProcessMind waar facturen heen en weer gaan tussen inkoop en crediteurenbeheer. Als je de meest voorkomende oorzaken van verschillen in Microsoft Dynamics 365 opspoort, zoals afwijkende prijzen of hoeveelheden, kun je duidelijkere afspraken maken. Zo los je problemen sneller op en is er minder handmatig ingrijpen nodig.

Een betalingsblokkade is vaak bedoeld als veiligheidsmaatregel, maar als die standaard wordt toegepast of onterecht wordt ingesteld, ontstaan er bottlenecks. Door onterechte blokkades op te heffen, blijft de betalingsplanning op gang en lopen geldige facturen geen vertraging op door bureaucratische obstakels. Dat vermindert handmatig ingrijpen en voorkomt frustratie bij leveranciers.

ProcessMind geeft een helder overzicht van elke activiteit waarbij in Microsoft Dynamics 365 een betalingsblokkade wordt ingesteld. Door de bijbehorende attributen te analyseren, kun je noodzakelijke risicobeperking onderscheiden van inefficiënt handmatig ingrijpen. Vervolgens kun je blokkades automatisch laten opheffen zodra aan bepaalde criteria is voldaan, zodat betalingen sneller worden uitgevoerd.

Dezelfde factuur twee keer betalen is een groot financieel risico en kost veel tijd om te herstellen. Voor een goede financiële controle en compliance moet elke factuur een eigen, duidelijke verwerkingsroute hebben. Door dubbele betalingen te voorkomen, bescherm je het werkkapitaal, beperk je onnodige communicatie met leveranciers en verbeter je het auditspoor.

ProcessMind spoort in Microsoft Dynamics 365 patronen op waarbij meerdere case-ID’s of vergelijkbare factuurbedragen voor dezelfde leverancier worden verwerkt. Door zulke afwijkingen in historische audits te signaleren, kun je procesproblemen opsporen, zoals meerdere invoerkanalen waardoor duplicaten door de controles glippen. Zo beperk je het financiële risico en vergroot je de verantwoordelijkheid binnen de afdeling.

Een juiste financiële codering zorgt ervoor dat kosten aan de juiste afdelingen en projecten worden toegewezen, zodat rapportages kloppen. Veel herstelwerk bij het coderen kost niet alleen tijd, maar leidt ook tot onjuiste financiële overzichten die aan het einde van de maand moeten worden aangepast. Door de nauwkeurigheid aan het begin van het proces te verbeteren, voorkom je correcties achteraf en wordt de volledige boekhoudkundige workflow eenvoudiger.

Door de activiteit Invoice Coded te analyseren, laat ProcessMind zien bij welke leveranciers of factuurtypen in Microsoft Dynamics 365 vaak handmatige correcties nodig zijn. Met deze inzichten kun je betere standaardcoderingsregels opstellen of medewerkers gericht trainen. Zo neemt het herstelwerk af en worden de gegevens in GeneralJournal- en LedgerEntry-records betrouwbaarder.

Het is belangrijk om te bepalen wanneer en hoe vaak betaalruns plaatsvinden. Zo houd je de cashflow en de efficiëntie van de bedrijfsvoering in balans. Onregelmatige of te frequente betaalruns kunnen leiden tot hogere transactiekosten en versnipperd kasbeheer. Met een vast schema kun je de liquiditeit beter plannen en de werklast van het financiële team beter verdelen.

ProcessMind analyseert hoe activiteiten van het type Payment Processed in Microsoft Dynamics 365 worden gebundeld. Zo zie je of de huidige betaalruns aansluiten op de vervaldatums van leveranciers en de beschikbare capaciteit. Met dit inzicht kun je betalingen bundelen in efficiëntere cycli. Dat vraagt minder handmatig werk bij de uitvoering van betalingen en verlaagt de bankkosten.

Verschillende goedkeuringsroutes per regio of afdeling vergroten het compliancerisico en maken doorlooptijden onvoorspelbaar. Met een gestandaardiseerde workflow volgt elke factuur een vooraf bepaalde route die aan de regels voldoet. Dat maakt audits eenvoudiger en verbetert de governance. Zo kun je de verwerking van crediteurenfacturen ook op grote schaal beter beheren.

Met conformancechecks vergelijkt ProcessMind de routes die facturen in Microsoft Dynamics 365 daadwerkelijk volgen met het beoogde procesmodel. Het brengt afwijkende goedkeuringsroutes aan het licht die controles omzeilen. Zo kun je een uniforme werkwijze invoeren die aan de regelgeving voldoet, zonder onnodig tijd te verliezen in de bedrijfsvoering.

Zolang een factuur wacht op invoer in het systeem, heeft de organisatie weinig zicht op de openstaande verplichtingen. Een kortere wachttijd is belangrijk voor nauwkeurige financiële prognoses en zorgt ervoor dat de goedkeuring zo snel mogelijk kan beginnen. Met beter zicht op deze fase kan het management de werkelijke betalingsverplichtingen realtime volgen.

ProcessMind meet de tijd tussen Invoice Received en Invoice Data Extracted aan de hand van de tijdlijn van het factuurnummer. Door bottlenecks in de eerste fasen van de verwerking van crediteurenfacturen in Microsoft Dynamics 365 te vinden, zie je of vertraging ontstaat door achterstanden in de postkamer of wachtrijen voor handmatige invoer. Daarna kun je gericht ingrijpen.

Als een factuur volledig is goedgekeurd, is vertraging bij de uiteindelijke betaling onnodig administratief werk en kan die tot te late betalingen leiden. Een vlotte overgang van goedkeuring naar betaling is belangrijk voor goede prestaties. Dit is de laatste stap in het proces en hoort zo snel mogelijk te verlopen, zodat leveranciers goed worden geholpen.

ProcessMind meet de tijd tussen Invoice Approved for Payment en Payment Executed in Microsoft Dynamics 365. Zo zie je of facturen in een laatste wachtrij blijven hangen of dat de overdracht te veel handmatig werk vraagt. Door deze laatste stap efficiënter te maken, kun je de totale doorlooptijd met meerdere dagen verkorten en betalingen op het geplande moment uitvoeren.

Bij internationale organisaties kan een verschillende aanpak van valutaschommelingen leiden tot afwijkingen in het grootboek en vertraagde betalingen. Door vast te leggen hoe valutaverschillen worden berekend en goedgekeurd, verbeter je de financiële nauwkeurigheid en beperk je handmatig werk bij aansluitingen. Zo blijven financiële gegevens van verschillende entiteiten betrouwbaar.

ProcessMind analyseert de FinancialDimension- en LedgerEntry-gegevens van facturen in vreemde valuta en laat zien waar valutaverschillen tot procesafwijkingen leiden. Met deze inzichten kun je kleine verschillen in Microsoft Dynamics 365 automatisch laten verwerken. Alleen grotere afwijkingen hoeven dan handmatig te worden beoordeeld, waardoor het internationale betalingsproces sneller verloopt.

Het verbetertraject in 6 stappen voor crediteurenbeheer

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de Excel-template die speciaal is ontworpen voor grootboek- en journaalentiteiten in Microsoft Dynamics 365 Finance.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met een vooraf gemapte structuur zijn je financiële gegevens meteen goed opgemaakt voor process discovery.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde datatemplate voor je factuurrecords.

JOUW INZICHTEN

Krijg helder zicht op je crediteurenworkflows

ProcessMind laat zien hoe de verwerking van crediteurenbetalingen in de praktijk verloopt, van het invoeren van een factuur tot de uiteindelijke betaling. Je ontdekt waardoor betalingen vertraging oplopen en hoe je de cashflow kunt verbeteren.

Breng de volledige levenscyclus van betalingen in beeld
Spoor specifieke bottlenecks bij goedkeuringen op
Ontdek mogelijkheden voor kortingen bij vroege betaling
Controleer of alle betalingen aan de regelgeving voldoen

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

BEWEZEN RESULTATEN

Efficiënter crediteurenbeheer

Met process mining in Microsoft Dynamics 365 kunnen organisaties bottlenecks in factuurgoedkeuringen en betalingen opsporen. Deze cijfers laten zien hoe handmatige AP-workflows veranderen in efficiëntere, datagedreven processen.

~ 0 %

Kortere doorlooptijden

Kortere totale doorlooptijd

Door goedkeuringsworkflows te optimaliseren en gegevensinvoer te automatiseren, verkort je de tijd tussen ontvangst van de factuur en de uiteindelijke betaling.

~ 0 %

Meer vroegbetalingskorting

Hoger kortingspercentage

Als je vertragingen in de goedkeuringsketen opspoort, kunnen treasuryteams meer vroegbetalingskorting krijgen. Dat levert direct financieel voordeel op.

0 %

Voorkom dubbele betalingen

Minder betalingsfouten

Door dubbele factuurnummers en leveranciersreferenties vóór de betaling op te sporen, voorkom je financieel verlies en bescherm je het crediteurenproces.

0 % increase

Verwerking zonder handmatige tussenkomst

Percentage matching in één keer

Door de synchronisatie van inkooporders te verbeteren, worden meer facturen verwerkt zonder handmatige tussenkomst.

0 %

Betere relaties met leveranciers

Percentage tijdige betalingen

Door betalingsdeadlines steeds te halen, voorkom je boetes en kredietblokkades. Dat verbetert de samenwerking met inkooppartners.

Resultaten verschillen per organisatie en zijn afhankelijk van de procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven een beeld van verbeteringen die vaak worden gezien bij uiteenlopende implementaties van process mining voor factuurverwerking.

Aanbevolen data

Begin met deze kernattributen om meteen zicht te krijgen op het proces.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van de leveranciersfactuur.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste sleutel om losse activiteiten in de crediteurenadministratie aan één procesinstantie te koppelen.

De specifieke taak of statuswijziging die heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit bepaalt de processtroom en de volgorde van gebeurtenissen op de proceskaart.

De timestamp waarop de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor het berekenen van doorlooptijden en het opsporen van bottlenecks.

Het unieke rekeningnummer van de leverancier.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om procesprestaties per leverancier te vergelijken.

De identificatiecode van de juridische entiteit of dochteronderneming.

Waarom dit belangrijk is

Maakt vergelijkingen tussen bedrijfseenheden of landen mogelijk.

Het totale bedrag van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het analyseren van uitgaven en financiële risico’s.

De datum waarop de factuur uiterlijk moet worden betaald.

Waarom dit belangrijk is

De norm voor het meten van tijdige betalingen.

Het referentienummer van de bijbehorende inkooporder.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor het analyseren van het matchpercentage van inkooporders en facturen.

De identificatie van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van het gedrag van medewerkers en functiescheiding mogelijk.

De naam van de leveranciersorganisatie.

Waarom dit belangrijk is

Geeft context bij het leveranciersrekeningnummer.

De documentdatum op de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt vanaf wanneer de ouderdom van de factuur wordt berekend.

De afdeling die verantwoordelijk is voor de kosten.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse per organisatieniveau en van verantwoordelijkheden mogelijk.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

De eerste aanmaak van een record voor een nog niet verwerkte leveranciersfactuur in het systeem. Dit markeert de invoer van de factuur in de workflow van Dynamics 365, handmatig of via het importeren van een data-entiteit.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de starttijd voor berekeningen van de doorlooptijd. Zo kunnen organisaties meten hoelang facturen in het systeem staan voordat ze worden verwerkt of geboekt.

Het systeem koppelt de factuurregel aan een inkooporder of productontvangst. Deze activiteit geeft aan dat de factuur is gecontroleerd aan de hand van de inkooporder.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de KPI voor matching met inkooporders in één keer. Hiermee maak je onderscheid tussen verwerking zonder handmatige tussenkomst en facturen waarvoor handmatig werk nodig is.

De workflowinstantie voor de openstaande factuur krijgt de status voltooid of goedgekeurd. De factuur kan nu naar het grootboek worden geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Berekent de gemiddelde goedkeuringsdoorlooptijd. Vertragingen in deze fase kunnen ervoor zorgen dat vroegbetalingskorting misloopt.

De factuur wordt in het grootboek geboekt, waardoor een verplichting in het systeem ontstaat. Het record wordt verplaatst van de tabellen voor openstaande posten naar de tabellen met geboekte transacties.

Waarom dit belangrijk is

Een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat de schuld financieel is verwerkt. Na deze activiteit kan de factuur voor betaling worden geselecteerd.

De factuur wordt geselecteerd en toegevoegd aan een regel in het betalingsjournaal. Dit geeft aan dat de betaling is gepland en start meestal de workflow voor de betalingscontrole.

Waarom dit belangrijk is

Markeert de overgang van een betalingsverplichting naar de verwerking van een uitgaande betaling. Wordt gebruikt om de doorlooptijd van de betalingsuitvoering te meten.

Het systeem maakt het betalingsbestand aan (EFT, ISO20022) of drukt cheques af. De betalingsstatus op de journaalregel verandert in Sent of Generated.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt de KPI voor de vertraging tussen goedkeuring en uitvoering. Bevestigt dat de betalingsopdracht is aangemaakt.

Het betalingsjournaal wordt in het grootboek geboekt. De factuur wordt vereffend en het saldo van de leverancier wordt bijgewerkt. Hiermee is het financiële proces afgerond.

Waarom dit belangrijk is

De laatste activiteit voor de gemiddelde doorlooptijd van factuur tot betaling. Bevestigt dat de boekingen voor de afname van liquide middelen zijn afgerond.

Veelgestelde vragen

Hoe verbetert process mining het crediteurenbeheer in Microsoft Dynamics 365?

Process mining geeft een transparant beeld van de volledige betalingslevenscyclus, van ontvangst van de factuur tot de uiteindelijke betaling. Het brengt specifieke bottlenecks aan het licht, zoals vertragingen bij goedkeuringen of veel handmatige aanpassingen. Die vertragen het proces. Door deze inefficiënties zichtbaar te maken, kunnen teams gericht verbeteringen doorvoeren en de productiviteit verhogen.

Welke technische stappen zijn nodig om data uit Dynamics 365 te halen?

Data-extractie gebeurt meestal via een verbinding met de onderliggende SQL-database of met OData-services om event logs op te halen. Exporteer de tabellen met leverancierstransacties, inkooporders en grootboekjournaals. Gebruik het factuurnummer als primaire case-ID. De meeste moderne process mining-tools hebben voorgebouwde connectors voor Dynamics 365 die deze koppeling eenvoudiger maken.

Helpt process mining ons om meer vroegbetalingskorting te krijgen?

Ja. De technologie laat precies zien waar facturen in de goedkeuringsketen blijven hangen en daardoor de deadline voor korting dreigen te missen. Analyseer de doorlooptijd tussen invoer van de factuur en de definitieve goedkeuring om de betaalruns goed te plannen. Zo kan het management voorrang geven aan facturen met de hoogste financiële opbrengst.

Hoe lang duurt het meestal voordat je bruikbare inzichten ziet?

De meeste organisaties zien hun eerste proceskaarten binnen twee tot vier weken nadat de eerste data-extractie is afgerond. Zodra de data uit Dynamics 365 is omgezet naar het formaat van een event log, maakt de software automatisch visualisaties. Teams kunnen daardoor snel aan de slag met bottlenecks en complianceproblemen.

Kunnen we afwijkende goedkeuringsroutes en compliancerisico’s opsporen?

Process mining brengt afwijkende processen aan het licht waarbij goedkeuringen buiten de standaardcontroles van de organisatie om verlopen. Door de werkelijke processtroom te vergelijken met het beoogde ontwerp, kun je elke handmatige aanpassing opsporen. Dit overzicht is geschikt voor audits en helpt te voldoen aan regelgeving en het risico op fraude te verkleinen.

Vervangt process mining onze bestaande software voor AP-automatisering?

Nee. Process mining is een analysetool die naast bestaande automatiserings- en ERP-systemen werkt. De automatiseringssoftware voert taken uit; process mining laat zien hoe goed dat gebeurt. Zo ontdek je welke onderdelen van de automatisering niet goed werken en waar nieuwe automatisering het meeste effect kan hebben.

Welke gegevens zijn nodig voor een goede analyse?

Voor een nauwkeurige proceskaart heb je het factuurnummer als case-ID nodig, activiteitnamen zoals Invoice Received of Payment Executed en een nauwkeurige timestamp voor elke gebeurtenis. Je kunt ook aanvullende gegevens opnemen, zoals leveranciersnamen, factuurbedragen en afdelingscodes. Met die context kun je gerichter filteren en de oorzaken van problemen nauwkeuriger analyseren.

Kun je de oorzaak van dubbele factuurbetalingen achterhalen?

Met process mining kun je de geschiedenis van elk factuurnummer volgen en reeksen opsporen die meer dan eens voorkomen. Door de stappen voor gegevensinvoer en validatie in Dynamics 365 te analyseren, zie je of dubbele facturen ontstaan door systeemfouten of invoerfouten. Met dit inzicht kun je validatieregels aanscherpen en toekomstige financiële verliezen voorkomen.

Verbeter nu de verwerking van crediteurenbetalingen

Verkort doorlooptijden met 30 procent en voorkom vertragingen in D365.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen vijf minuten ingesteld.