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Il Suo template dei dati per l’elaborazione delle fatture nel processo di acquisto e pagamento

Coupa

Attributi per l’elaborazione delle fatture nel processo di acquisto e pagamento (20) Attività di elaborazione delle fatture nel processo di acquisto e pagamento (14) Guide all’estrazione (3)

Il Suo template dei dati per l’elaborazione delle fatture nel processo di acquisto e pagamento

Questo template La guida nell’individuazione dei dati essenziali per analizzare efficacemente l’elaborazione delle fatture in Coupa. Indica gli attributi da raccogliere e le attività principali da registrare nell’Event Log. Include inoltre indicazioni pratiche per estrarre questi dati dal sistema Coupa e avviare agevolmente il percorso di Process Mining.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l’estrazione dei dati da Coupa

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Attributi per l’elaborazione delle fatture nel processo di acquisto e pagamento

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per analizzare in modo completo l’elaborazione delle fatture nel processo di acquisto e pagamento.

3 Obbligatorio 6 Consigliato 11 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Numero fattura InvoiceNumber	Identificativo univoco della fattura di un fornitore. È la chiave primaria per monitorare la fattura durante tutto il suo ciclo di vita.
Descrizione Il numero fattura è il riferimento univoco assegnato dal fornitore al documento. Nel Process Mining funge da ID del caso e collega tutte le attività correlate, dalla ricezione e convalida fino all’approvazione e al pagamento finale. Analizzare i processi in base al numero fattura consente di ricostruire l’intero percorso di ogni fattura. Aiuta a individuare le variazioni nei percorsi di elaborazione, misurare con precisione i tempi di ciclo e identificare le singole fatture soggette a ritardi, blocchi o eccezioni. È l’attributo fondamentale per comprendere nel dettaglio le prestazioni dell’elaborazione delle fatture. Perché è importante È l’identificativo essenziale del caso, che collega tutti gli eventi relativi a una singola fattura e consente un’analisi coerente del processo end-to-end. Dove reperirli È un campo principale dell’oggetto Invoice in Coupa. È disponibile nei dettagli dell’intestazione della fattura nell’interfaccia utente o tramite l’API Invoices. Esempi INV-2023-00123785549-APO45001-INV
	Ora dell’evento EventTime	Timestamp preciso che indica quando si è verificata una specifica attività o un evento.
Descrizione L’ora dell’evento, o timestamp, registra la data e l’ora esatte in cui è stata eseguita un’attività. Costituisce la base temporale del registro del processo e ordina cronologicamente tutti gli eventi di ciascun caso. Questo attributo è essenziale per tutte le analisi temporali nel Process Mining. Serve a calcolare i tempi di ciclo tra le attività, individuare la durata dei colli di bottiglia, misurare i tempi di attesa e analizzare le prestazioni del processo in periodi diversi. Timestamp precisi sono fondamentali per creare modelli di processo realistici e ricavare KPI di prestazione significativi. Perché è importante Fornisce i dati cronologici necessari per calcolare durate, tempi di ciclo e tempi di attesa, elementi fondamentali per l’analisi delle prestazioni. Dove reperirli Questi dati sono registrati nella traccia di audit o nei registri della cronologia degli oggetti Invoice in Coupa. Ogni azione o modifica di stato registrata è associata a un timestamp. Esempi 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-05T14:32:15Z2023-11-15T09:01:45Z
	Attività ActivityName	Nome di uno specifico evento aziendale o di un’attività che si è verificata durante il ciclo di elaborazione della fattura.
Descrizione Il nome dell’attività descrive una fase del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture, ad esempio ‘Fattura creata’, ‘Fattura inviata per l’approvazione’ o ‘Pagamento eseguito’. Ogni attività rappresenta un momento distinto in cui è cambiato lo stato della fattura o il soggetto responsabile. Nel Process Mining, la sequenza delle attività forma la mappa del flusso di processo. Analizzarle aiuta a visualizzare il processo effettivo, individuare i percorsi più e meno frequenti, rilevare i colli di bottiglia in cui le attività richiedono troppo tempo e identificare le fasi non conformi o inefficienti, come i cicli di rilavorazione. Perché è importante Questo attributo è fondamentale per costruire la mappa del processo e visualizzare e analizzare il flusso di lavoro effettivo di elaborazione delle fatture. Dove reperirli In genere, questo attributo si ricava dagli Event Log, dalle tracce di audit o dalle modifiche di stato nel modulo Invoice di Coupa. Spesso è necessario associare le modifiche di stato o specifiche azioni degli utenti a nomi di attività definiti. Esempi Fattura inviata per l’elaborazioneFattura approvataFattura bloccataPagamento eseguito
	Data di scadenza del pagamento PaymentDueDate	Data entro cui la fattura deve essere pagata per evitare che risulti scaduta.
Descrizione La data di scadenza del pagamento è una data fondamentale, calcolata in base alla data della fattura e ai termini di pagamento concordati. Indica la scadenza entro cui pagare il fornitore. Questo attributo è il valore di riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti. Serve direttamente a calcolare il KPI Percentuale di pagamenti puntuali, confrontandolo con la data effettiva di esecuzione del pagamento. Analizzare gli scostamenti da questa data aiuta a individuare problemi sistemici che causano ritardi e a valutarne l’impatto sui rapporti con i fornitori e sulle eventuali penali per ritardato pagamento. Perché è importante È il principale valore di riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti ed è essenziale per gestire i rapporti con i fornitori ed evitare penali. Dove reperirli In genere, Coupa calcola questa data in base ai campi ‘Invoice Date’ e ‘Payment Terms’. Dovrebbe essere disponibile nel record della fattura. Esempi 2023-11-302023-12-152024-01-10
	Importo totale della fattura InvoiceTotalAmount	Valore monetario totale della fattura, comprese le imposte e gli altri oneri.
Descrizione Questo attributo rappresenta l’importo totale dovuto per la fattura. È un dato finanziario fondamentale, utilizzato in numerose analisi. L’analisi del processo in base all’importo della fattura può rivelare schemi importanti. Per esempio, le fatture di importo elevato potrebbero seguire un percorso di approvazione diverso e più rigoroso, con tempi di ciclo potenzialmente più lunghi. L’importo serve anche a valutare l’impatto finanziario delle inefficienze del processo, ad esempio il valore delle fatture attualmente bloccate o in ritardo. Perché è importante Fornisce un contesto finanziario essenziale e consente di analizzare come cambia il processo in base al valore della fattura e quale impatto economico hanno i ritardi. Dove reperirli È un campo standard dell’oggetto Invoice in Coupa, solitamente denominato ‘Total’ o ‘Total Amount’. Esempi 1500.75250.0012345.50
	Nome del fornitore VendorName	Nome del fornitore che ha inviato la fattura.
Descrizione Il nome del fornitore identifica il partner commerciale da cui sono stati acquistati beni o servizi. È un dato contestuale fondamentale per analizzare le prestazioni dei pagamenti e i rapporti con i fornitori. Questo attributo consente di segmentare il processo delle fatture per fornitore. Aiuta a rispondere a domande come ‘Quali fornitori hanno i tempi di elaborazione delle fatture più lunghi?’ o ‘Paghiamo puntualmente alcuni fornitori strategici con regolarità?’. L’analisi per fornitore è fondamentale per la Dashboard sulla puntualità dei pagamenti ai fornitori e per gestire efficacemente i rapporti con loro. Perché è importante Consente di segmentare e analizzare il processo per fornitore, un aspetto fondamentale per gestire i rapporti con i fornitori e individuare problemi specifici. Dove reperirli Questa informazione fa parte dei dati principali della fattura in Coupa ed è collegata all’oggetto Supplier/Vendor. Esempi Forniture per ufficio globaliTech Solutions Inc.Agenzia di marketing creativo
	Numero dell’ordine di acquisto PurchaseOrderNumber	Identificativo dell’ordine di acquisto (PO) a cui viene addebitata la fattura.
Descrizione Il numero dell’ordine di acquisto collega una fattura al documento di acquisto originale. Questo collegamento è fondamentale per l’abbinamento con l’ordine di acquisto, una fase chiave della convalida delle fatture in molte organizzazioni. Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per analizzare l’abbinamento con gli ordini di acquisto e la risoluzione delle discrepanze. Consente di filtrare le fatture associate a ordini specifici ed è indispensabile per la Dashboard Panoramica delle discrepanze nell’abbinamento degli ordini di acquisto. Una percentuale elevata di fatture senza numero d’ordine può indicare acquisti non autorizzati o non conformi. Perché è importante Collega la fattura al processo di acquisto e consente di analizzare l’efficienza dell’abbinamento con gli ordini di acquisto e la gestione delle discrepanze. Dove reperirli È un campo standard dell’oggetto Invoice Line in Coupa, utilizzato per associare le righe della fattura a quelle dell’ordine di acquisto. Esempi PO4500123PO4500456PO4500789
	Stato della fattura InvoiceStatus	Stato corrente della fattura nel flusso di lavoro di elaborazione.
Descrizione Lo stato della fattura indica a che punto si trova in un determinato momento, ad esempio ‘pending approval’, ‘approved’, ‘on hold’ o ‘paid’. È un attributo dinamico che cambia man mano che la fattura avanza nel processo. È un attributo chiave per le Dashboard di monitoraggio operativo, come quella relativa al volume e allo stato di elaborazione delle fatture. Consente di monitorare il numero di fatture aperte e la loro distribuzione tra le diverse fasi. L’analisi delle transizioni di stato nel tempo è anche una delle principali fonti per ricavare l’attributo ‘ActivityName’. Perché è importante Fornisce una visione aggiornata della posizione della fattura nel flusso di lavoro, essenziale per le Dashboard operative e il monitoraggio dello stato. Dove reperirli È un campo di stato principale dell’oggetto Invoice in Coupa. Esempi In attesa di approvazioneApprovatoAnnullataPagata
	Utente User	Utente o agente di sistema che ha eseguito l’attività.
Descrizione Questo attributo identifica la persona o il sistema automatizzato responsabile di una specifica fase del processo, ad esempio l’approvazione di una fattura o la rimozione di un blocco. Spesso è rappresentato da un ID utente, un nome o un indirizzo e-mail. Analizzare il processo per utente è fondamentale per comprendere le prestazioni del team e la distribuzione del carico di lavoro, oltre che per individuare opportunità di formazione. È essenziale per l’analisi dei colli di bottiglia, perché può rivelare se i ritardi si concentrano su specifici approvatori o team. Aiuta inoltre a distinguere le attività manuali da quelle automatizzate. Perché è importante Consente di analizzare il carico di lavoro, individuare i colli di bottiglia causati da utenti o team specifici e valutare le prestazioni e la conformità degli utenti. Dove reperirli Le informazioni sugli utenti sono in genere registrate nella traccia di audit o nella cronologia di una fattura in Coupa e associate a ogni azione eseguita. Esempi john.doe@company.comjane.smithSystem.Automation
	Codice azienda CompanyCode	L’identificativo della persona giuridica o dell’azienda responsabile della fattura.
Descrizione Il codice azienda identifica una specifica persona giuridica all’interno di un’organizzazione più ampia. Le fatture vengono registrate a carico di un codice azienda per la contabilità e la rendicontazione finanziaria. Questo attributo è indispensabile per filtrare e segmentare l’analisi del processo in base alla persona giuridica. Consente di confrontare il processo nelle diverse aree dell’azienda e di rispondere, ad esempio, a domande come: «Il processo di approvazione delle fatture della società statunitense è diverso da quello della società tedesca?». È un aspetto fondamentale per le grandi organizzazioni multinazionali. Perché è importante Consente di confrontare i processi e i valori di riferimento tra le diverse persone giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione. Dove reperirli In Coupa è un campo contabile fondamentale dell’oggetto Invoice, spesso necessario per la registrazione contabile. Esempi 1000US01DE01
	Data della fattura InvoiceDate	La data riportata sulla fattura del fornitore.
Descrizione La data della fattura è quella assegnata dal fornitore. In genere segna l’inizio ufficiale del ciclo di pagamento e costituisce il riferimento per calcolare la data di scadenza in base ai termini di pagamento. Questo attributo è il punto di partenza per numerosi calcoli del tempo di ciclo. È essenziale per determinare la data di scadenza del pagamento e verificare se la fattura dà diritto a uno sconto per pagamento anticipato. Analizzando lo scarto tra la data della fattura e quella in cui è stata registrata nel sistema, è possibile individuare ritardi nell’invio o nella ricezione delle fatture. Perché è importante È la data di riferimento per calcolare le scadenze dei pagamenti e misurare la puntualità dei pagamenti e la possibilità di usufruire degli sconti. Dove reperirli In Coupa è un campo standard obbligatorio dell’oggetto Invoice. Esempi 2023-10-152023-11-012023-12-20
	È automatizzata IsAutomated	Indicatore che specifica se un’attività è stata eseguita da un sistema automatizzato o da un utente.
Descrizione Questo attributo booleano distingue le attività eseguite automaticamente dal sistema, come l’abbinamento automatico agli ordini di acquisto o le registrazioni generate dal sistema, da quelle svolte manualmente da un utente. Analizzando questo attributo è possibile misurare il livello di automazione del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture. Il dato serve a valutare i risultati delle iniziative di automazione, individuare le attività manuali che potrebbero essere automatizzate e confrontare l’efficienza e il tasso di errore delle attività automatiche e manuali. È un elemento essenziale per comprendere i costi effettivi e l’efficienza del processo. Perché è importante Aiuta a misurare il livello di automazione del processo, a individuare ulteriori opportunità di automazione e a valutare l’impatto dei bot già in uso. Dove reperirli In genere si determina verificando se l’Utente associato a un’attività è un account di sistema o di servizio, anziché un account utente personale. Esempi truefalse
	Motivo del blocco HoldReason	Il motivo specifico per cui una fattura è stata sospesa o bloccata ai fini del pagamento.
Descrizione Il motivo del blocco indica perché una fattura non può procedere al pagamento. Tra gli esempi figurano «Quantità non corrispondente» o «In attesa della ricezione della merce». Queste informazioni sono fondamentali per capire le cause dei ritardi nei pagamenti. Questo attributo è essenziale per la Dashboard dell’analisi delle cause profonde dei blocchi di pagamento. Classificando e contando i diversi motivi di blocco, l’azienda può individuare i problemi più frequenti che ostacolano il processo di pagamento. In questo modo è possibile intervenire in modo mirato per evitare nuovi blocchi e accelerare i pagamenti. Perché è importante Spiega i motivi dei ritardi nei pagamenti e consente di analizzarne le cause profonde in modo mirato, riducendo la frequenza e la durata dei blocchi. Dove reperirli Quando una fattura viene sospesa in Coupa, in genere si seleziona o si inserisce un motivo. Il dato è associato allo stato di sospensione della fattura. Esempi Prezzo dell’ordine di acquisto non corrispondenteIn attesa della ricezione della merceFattura duplicata
	Motivo del rifiuto RejectionReason	Il motivo indicato quando una fattura viene rifiutata durante il processo di approvazione.
Descrizione Quando un approvatore rifiuta una fattura, di norma ne indica il motivo, ad esempio «Importo errato» o «Fattura duplicata». Questo attributo registra il motivo, inserito come testo libero o selezionato da un elenco di codici. Questi dati sono preziosi per individuare le cause profonde dei ritardi nelle approvazioni e delle rilavorazioni. Analizzando la frequenza dei diversi motivi di rifiuto, le organizzazioni possono rilevare problemi sistemici nelle fasi precedenti del processo, come imprecisioni negli ordini di acquisto o abitudini di fatturazione dei fornitori. Queste informazioni alimentano la Dashboard dell’analisi dei colli di bottiglia nell’approvazione delle fatture. Perché è importante Consente di individuare direttamente le cause profonde dei rifiuti delle fatture, aiutando a identificare gli ambiti in cui intervenire per migliorare il processo e ridurre le rilavorazioni. Dove reperirli Queste informazioni vengono registrate quando un utente seleziona l’azione «Rifiuta» in un flusso di lavoro di approvazione. Spesso sono salvate nei commenti o nel registro di controllo. Esempi Quantità errataIl prezzo non corrisponde all’ordine di acquistoInvio di una fattura duplicata
	Pagamento puntuale IsOnTimePayment	Indicatore booleano che specifica se la fattura è stata pagata entro la data di scadenza.
Descrizione Questo attributo calcolato indica in modo semplice, con un valore vero o falso, se il pagamento di ciascuna fattura è stato effettuato puntualmente. Si ottiene confrontando la data e l’ora dell’attività «Pagamento eseguito» con la «Data di scadenza del pagamento». Se il pagamento è stato effettuato entro la scadenza, il valore è vero. Questo indicatore semplifica il calcolo del KPI relativo alla percentuale di pagamenti puntuali. Consente di filtrare e segmentare facilmente i dati per analizzare le caratteristiche dei pagamenti in ritardo, ad esempio i fornitori, i reparti o gli importi delle fatture più spesso associati ai ritardi. Perché è importante Semplifica l’analisi dei risultati dei pagamenti e costituisce la base per calcolare il KPI fondamentale relativo alla percentuale di pagamenti puntuali. Dove reperirli È un attributo calcolato. La logica è: «Data di esecuzione del pagamento» <= «Data di scadenza del pagamento». Il calcolo viene eseguito nello strumento di Process Mining. Esempi truefalse
	Sconto usufruito EarlyPaymentDiscountCaptured	Indicatore che specifica se è stato applicato uno sconto disponibile per il pagamento anticipato.
Descrizione Questo attributo è un valore booleano che indica se l’organizzazione ha pagato la fattura entro il periodo previsto per lo sconto dai termini di pagamento, ad esempio entro 10 giorni per i termini «2% 10, Net 30». È la metrica principale della Dashboard di monitoraggio degli sconti per pagamento anticipato e del relativo KPI. Analizzare i casi in cui il valore è falso aiuta a individuare le occasioni di risparmio perse. L’azienda può verificare perché le fatture che danno diritto allo sconto non vengono elaborate abbastanza rapidamente e apportare modifiche per usufruire di più sconti e ottimizzare il capitale circolante. Perché è importante Misura direttamente il beneficio finanziario ottenuto grazie a un’elaborazione efficiente delle fatture e aiuta a individuare le occasioni di risparmio perse. Dove reperirli È un attributo calcolato. La logica verifica se la data del pagamento rientra nel periodo di sconto previsto dai «Termini di pagamento» e se lo sconto è stato effettivamente applicato. Esempi truefalse
	Sistema di origine SourceSystem	Sistema di provenienza da cui sono stati estratti i dati dell’evento.
Descrizione L’attributo Sistema di origine identifica l’applicazione o la piattaforma in cui è stata registrata l’attività di elaborazione della fattura. Il sistema principale è Coupa, ma le fatture o i dati correlati possono provenire anche da altri sistemi integrati, come un ERP o un portale fornitori. Questa informazione è utile negli ambienti IT complessi per capire in che modo i diversi sistemi contribuiscono al processo complessivo. Aiuta a diagnosticare i problemi di qualità dei dati, comprendere i passaggi tra sistemi e analizzare i processi che coinvolgono più applicazioni. Perché è importante Chiarisce la provenienza dei dati, un aspetto essenziale per la risoluzione dei problemi e l’analisi dei processi che coinvolgono più sistemi integrati. Dove reperirli In genere, è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati per identificarne la provenienza. Per Coupa, il valore sarebbe ‘Coupa’. Esempi CoupaSAP S/4HANAOracle Fusion
	Termini di pagamento PaymentTerms	Condizioni concordate per il pagamento della fattura, ad esempio ‘Net 30’ o ‘2% 10, Net 30’.
Descrizione I termini di pagamento definiscono le condizioni per pagare un fornitore, compresa la data di scadenza e gli eventuali sconti disponibili per il pagamento anticipato. Di solito sono stabiliti nei dati anagrafici del fornitore e applicati alle fatture. Questo attributo è essenziale per calcolare la data di scadenza del pagamento e individuare le opportunità di sconto per pagamento anticipato. È un dato di input diretto per la Dashboard sul monitoraggio degli sconti per pagamento anticipato e per il relativo KPI. L’analisi per termini di pagamento può rivelare se determinate condizioni sono associate a ritardi nei pagamenti. Perché è importante È la base per calcolare le date di scadenza dei pagamenti e individuare opportunità di sconto per pagamento anticipato, con un impatto diretto sul capitale circolante. Dove reperirli È un campo standard di Coupa, in genere precompilato nell’oggetto Invoice a partire dal record Supplier/Vendor. Esempi Net 30Net 602% 10, Net 30
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Timestamp che indica l’ultimo aggiornamento dei dati di questo evento dal sistema di origine.
Descrizione Questo attributo registra quando i dati sono stati estratti e caricati l’ultima volta nello strumento di Process Mining. Indica quanto sono aggiornate le analisi ed è fondamentale per valutare l’attualità delle informazioni mostrate nelle Dashboard. Conoscere l’ora dell’ultimo aggiornamento dei dati è importante per il monitoraggio operativo. Aiuta gli utenti a fidarsi dei dati, chiarendo quanto siano aggiornate le informazioni, e assicura che le decisioni non si basino su una rappresentazione obsoleta del processo. Perché è importante Fornisce un contesto essenziale sull’attualità e la pertinenza dei dati di processo, aiutando gli utenti a capire quanto siano aggiornate le analisi. Dove reperirli Questo timestamp viene generato e aggiunto al set di dati durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL). Esempi 2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
	Valuta CurrencyCode	Codice ISO della valuta dell’importo della fattura.
Descrizione Il codice valuta specifica l’unità monetaria degli importi della fattura, ad esempio USD, EUR o GBP. È essenziale per le organizzazioni che operano a livello internazionale e gestiscono fatture in più valute. Nelle analisi, questo attributo è necessario per interpretare e aggregare correttamente i dati finanziari. Le Dashboard e i KPI devono filtrare o convertire le valute per fornire riepiloghi finanziari significativi. In questo modo si evita di sommare erroneamente importi espressi in valute diverse e si possono analizzare i processi per singola valuta. Perché è importante Garantisce l’accuratezza delle analisi e dei report finanziari, fornendo il contesto necessario per interpretare tutti gli importi in un ambiente multivaluta. Dove reperirli È un campo standard dell’oggetto Invoice in Coupa, in genere collegato al fornitore o specificato direttamente nella fattura. Esempi USDEURGBP

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di elaborazione delle fatture nel processo di acquisto e pagamento

Questi sono i passaggi e le tappe fondamentali del processo da registrare nell’Event Log per individuare e analizzare il processo con precisione.

5 Consigliato 9 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Fattura approvata	Questa attività indica che la fattura ha superato tutte le fasi di approvazione richieste. Viene registrata nella cronologia delle approvazioni quando l’ultimo approvatore richiesto dà esito positivo.
Perché è importante Questa tappa fondamentale segna la fine del ciclo di approvazione e rende la fattura disponibile per l’elaborazione del pagamento. È essenziale per misurare la durata dell’approvazione e l’efficienza complessiva del processo. Dove reperirli È un evento esplicito registrato nel registro della cronologia delle approvazioni oppure tramite una modifica dello stato dell’intestazione della fattura a ‘approved’. L’azione di approvazione finale nel registro fornisce un timestamp preciso. Acquisizione Registrare il timestamp dell’azione di approvazione finale nella cronologia delle approvazioni. Tipo di evento explicit
	Fattura creata	Questa attività segna la creazione iniziale di una fattura nel sistema Coupa. L’evento viene registrato quando viene creato un nuovo oggetto fattura, tramite inserimento manuale, una rete integrata di fornitori come Coupa Supplier Portal oppure una scansione OCR automatizzata.
Perché è importante Essendo il punto di avvio del ciclo di vita della fattura, questa attività è essenziale per misurare il tempo totale di elaborazione end-to-end. Costituisce la base di riferimento per tutte le successive analisi del tempo di ciclo e del volume elaborato. Dove reperirli È un evento esplicito, registrato a partire dalla data e ora di creazione della fattura. Nel modello dati di Coupa corrisponde al timestamp ‘created-at’ nell’oggetto intestazione della fattura. Acquisizione Utilizzare il timestamp di creazione della fattura. Tipo di evento explicit
	Fattura inviata per l’approvazione	Segna il momento in cui una fattura che ha superato i controlli iniziali viene avviata nel flusso di lavoro formale di approvazione. In genere, si deduce da una modifica di stato che indica che la fattura è in attesa dell’intervento di uno o più approvatori.
Perché è importante Questa attività è il punto di partenza per misurare il tempo di ciclo dell’approvazione. È fondamentale per analizzare i colli di bottiglia nella gerarchia di approvazione e alimenta la Dashboard ‘Analisi dei colli di bottiglia nell’approvazione delle fatture’. Dove reperirli Si deduce dal passaggio dello stato della fattura a ‘pending approval’ o a uno stato simile. Anche la creazione del primo record di approvazione nella cronologia della fattura segnala questo evento. Acquisizione Registrare il timestamp del passaggio dello stato della fattura a ‘Pending Approval’ o della creazione del primo record di approvazione. Tipo di evento inferred
	Fattura registrata per il pagamento	La fattura approvata viene contrassegnata come pronta per il pagamento e i relativi dati finanziari vengono spesso registrati in un sistema ERP esterno. In genere, l’evento si deduce da un indicatore dello stato dell’integrazione o da una modifica dello stato principale della fattura.
Perché è importante Questa tappa segna il passaggio dall’elaborazione della contabilità fornitori alla tesoreria o alla funzione pagamenti. I ritardi che precedono questo momento incidono sull’efficienza della contabilità fornitori; quelli successivi, invece, sulla tesoreria e sui rapporti con i fornitori. Dove reperirli Spesso si deduce dal passaggio dello stato a ‘approved for payment’ o dall’attivazione di un indicatore come ‘exported’. L’informazione è disponibile nell’oggetto intestazione della fattura. Acquisizione Rilevare il timestamp del passaggio dello stato della fattura a ‘Approved for Payment’ o dell’attivazione dell’indicatore di esportazione. Tipo di evento inferred
	Pagamento eseguito	Questa attività segna la fase finale del processo: il pagamento viene eseguito e inviato al fornitore. L’evento si rileva dallo stato del record di pagamento associato in Coupa Payments o in un sistema di pagamento integrato.
Perché è importante Essendo la conclusione effettiva del processo, questa attività è essenziale per calcolare il tempo di ciclo completo end-to-end e misurare il KPI ‘Percentuale di pagamenti puntuali’. Dove reperirli L’evento si deduce dal record di pagamento associato alla fattura. Uno stato ‘paid’ o ‘completed’, oppure la compilazione del campo ‘payment date’, indica che il pagamento è stato eseguito. Acquisizione Utilizzare il campo ‘payment date’ del record di pagamento collegato alla fattura. Tipo di evento inferred
	Avviata la risoluzione della discrepanza	Indica l’inizio dell’intervento manuale per risolvere una discrepanza nell’abbinamento con un ordine di acquisto. È difficile registrare direttamente questa attività, che spesso si deduce dalla prima azione dell’utente dopo la segnalazione della mancata corrispondenza, ad esempio l’aggiunta di un commento o la modifica della fattura.
Perché è importante Monitorare il tempo che intercorre tra l’identificazione della discrepanza e l’avvio della risoluzione aiuta a mettere in evidenza i ritardi nell’assegnazione o nella gestione delle eccezioni. È un elemento importante della Dashboard ‘Panoramica delle discrepanze nell’abbinamento degli ordini di acquisto’. Dove reperirli È difficile reperire questa informazione e potrebbe essere necessario ricavarla con tecniche di inferenza avanzate. Si può individuare il timestamp del primo commento, della prima modifica o della prima assegnazione di un’attività relativa alla fattura dopo che lo stato di abbinamento ne ha segnalato l’esito negativo. Acquisizione Individuare la prima modifica avviata da un utente dopo l’evento ‘Rilevata discrepanza nell’abbinamento’. Tipo di evento inferred
	Blocco della fattura rimosso	Un blocco applicato in precedenza alla fattura è stato rimosso, consentendole di proseguire verso il pagamento. Come l’applicazione del blocco, anche la sua rimozione è un’azione esplicita registrata nella traccia di audit della fattura.
Perché è importante L’intervallo tra l’applicazione e la rimozione di un blocco è fondamentale per il KPI ‘Durata media del blocco del pagamento’. Questa attività segna la fine del ritardo; analizzarne le cause può rivelare opportunità per risolvere i blocchi più rapidamente. Dove reperirli È un evento esplicito presente nella cronologia della fattura o nei registri di audit. Viene registrato come azione distinta dell’utente o del sistema. Acquisizione Filtrare i record della cronologia delle fatture in base a ‘hold released’ o a eventi di sistema simili. Tipo di evento explicit
	Fattura abbinata all’ordine di acquisto	Questa attività indica che il sistema ha abbinato correttamente le righe della fattura alle corrispondenti righe dell’ordine di acquisto. L’evento si deduce da una modifica del campo relativo allo stato dell’abbinamento, che segnala la convalida corretta rispetto a un ordine di acquisto.
Perché è importante Un abbinamento automatico riuscito è un indicatore importante di un processo efficiente e senza interventi manuali. Monitorare questa attività aiuta a misurare l’efficacia dell’automazione e la percentuale di elaborazione senza interruzioni. Dove reperirli Si deduce dal passaggio del campo relativo allo stato dell’abbinamento della fattura allo stato ‘matched’. L’oggetto fattura di Coupa contiene indicatori e stati che segnalano l’esito del tentativo di abbinamento con l’ordine di acquisto. Acquisizione Rilevare il timestamp del passaggio dello stato di abbinamento della fattura all’ordine di acquisto a ‘Matched’. Tipo di evento inferred
	Fattura annullata	La fattura è stata annullata e non verrà elaborata né pagata. Si tratta di una modifica esplicita e definitiva dello stato della fattura, rilevata direttamente dal relativo campo nel sistema.
Perché è importante Rappresenta una conclusione alternativa e non riuscita del processo. Analizzare i motivi dell’annullamento delle fatture può far emergere problemi nelle fasi precedenti, legati agli acquisti o alla comunicazione con i fornitori. Dove reperirli È un evento esplicito, registrato quando lo stato della fattura passa a ‘voided’. Si tratta di uno stato standard nella gestione delle fatture di Coupa. Acquisizione Registrare il timestamp dell’aggiornamento dello stato della fattura a ‘Voided’. Tipo di evento explicit
	Fattura bloccata	Indica il blocco di una fattura, che ne impedisce il pagamento. È un evento esplicito, in genere registrato nella cronologia o nella traccia di audit della fattura, spesso con la relativa motivazione.
Perché è importante Questa attività, equivalente a un blocco del pagamento, è una delle principali cause di ritardo. Monitorare quando vengono applicati i blocchi è il primo passo per analizzarne le cause profonde e la durata, e supporta il KPI ‘Percentuale di pagamenti bloccati’. Dove reperirli È un evento esplicito presente nella cronologia della fattura o nei registri di audit. Coupa registra le azioni degli utenti o del sistema, compresa l’applicazione dei blocchi. Acquisizione Filtrare i record della cronologia delle fatture in base a ‘hold placed’ o a eventi di sistema simili. Tipo di evento explicit
	Fattura inviata per l’elaborazione	Indica l’invio formale di una fattura appena creata nel flusso di lavoro di elaborazione. In genere, l’evento viene avviato da un utente dopo l’inserimento e la verifica dei dati iniziali. È registrato nella traccia di audit quando lo stato della fattura passa da bozza a inviato.
Perché è importante Questa attività distingue il tempo dedicato all’inserimento dei dati da quello di elaborazione effettiva. Analizzare l’intervallo tra ‘Fattura creata’ e questo evento aiuta a individuare i ritardi nella fase iniziale di gestione dei dati. Dove reperirli Monitorare il passaggio dello stato della fattura da ‘draft’ o ‘new’ a ‘submitted’ o ‘pending approval’. L’informazione è disponibile nelle tabelle della cronologia delle fatture o del registro di audit di Coupa. Acquisizione Registrare il timestamp del primo passaggio della fattura allo stato ‘submitted’. Tipo di evento explicit
	Fattura rifiutata	Un approvatore ha rifiutato formalmente la fattura, interrompendone l’avanzamento nel flusso di lavoro. L’azione è registrata esplicitamente nella cronologia delle approvazioni della fattura, con i dettagli su chi l’ha rifiutata e quando.
Perché è importante I rifiuti comportano rilavorazioni e aumentano sensibilmente i tempi di ciclo. Analizzarne la frequenza e le motivazioni è fondamentale per migliorare il processo e calcolare il KPI ‘Percentuale di approvazione al primo passaggio’. Dove reperirli È un evento esplicito registrato nel registro della cronologia delle approvazioni della fattura. Ogni fase di approvazione ha un record con lo stato, il timestamp e l’azione dell’approvatore. Acquisizione Filtrare i record della cronologia delle approvazioni in base alle azioni ‘reject’ o ‘rejected’. Tipo di evento explicit
	Pagamento pianificato	La fattura è stata inclusa in un lotto di pagamenti programmato per una data futura. L’evento si deduce dall’associazione della fattura a un’esecuzione o a un lotto di pagamenti nel sistema.
Perché è importante Questa attività offre visibilità sulla fase finale del processo e distingue tra una fattura pronta per il pagamento e un pagamento effettivamente avviato. Aiuta a prevedere i flussi di cassa. Dove reperirli Si deduce dalla creazione di un record di pagamento o di un lotto che include l’ID della fattura. La ‘scheduled payment date’ nell’oggetto pagamento fornisce l’indicazione temporale pertinente. Acquisizione Utilizzare la data di creazione del record del lotto di pagamenti associato alla fattura. Tipo di evento inferred
	Rilevata discrepanza nell’abbinamento	Si verifica quando il sistema automatico non riesce ad abbinare una fattura a un ordine di acquisto a causa di discrepanze nelle quantità, nei prezzi o in altri dettagli. L’evento si deduce dal passaggio della fattura a uno stato che richiede un intervento manuale, come ‘unmatched’ o ‘mismatched’.
Perché è importante Questa attività segna l’inizio della gestione delle eccezioni, una causa frequente di ritardi. Analizzarne la frequenza e le cause profonde è fondamentale per migliorare la percentuale di abbinamenti corretti al primo tentativo e ridurre il carico di lavoro manuale. Dove reperirli Si deduce dallo stato di abbinamento della fattura. Uno stato ‘unmatched’, ‘mismatched’ o simile indica una discrepanza che richiede una revisione manuale. L’informazione è registrata nell’oggetto fattura. Acquisizione Rilevare il timestamp del passaggio dello stato di abbinamento con l’ordine di acquisto a un valore che indica un errore. Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come estrarre i dati da Coupa

Passaggi

Prerequisiti: Verifichi di disporre di un account utente Coupa con ruoli e autorizzazioni che consentano di creare, modificare e pianificare report. Dovrà inoltre poter accedere ai seguenti oggetti dati di Coupa: Invoice Header, Invoice Audit Trail, Approval e Payment Information.
Accedere alla sezione dei report: Acceda alla Sua istanza Coupa e apra la sezione Report, che in genere si trova nel menu principale o in una scheda dedicata all’analisi.
Creare il report principale delle fatture: Selezioni «Crea report». Scelga «Invoice Header» come origine dei dati principale. Questo report costituirà la base per diverse attività basate sullo stato. Gli assegni un nome descrittivo, ad esempio «ProcessMind - Dati principali delle fatture».
Aggiungere gli oggetti dati correlati: Nel generatore di report, unisca l’oggetto «Invoice Header» agli oggetti correlati per arricchire i dati. Aggiunga «Supplier», «Created By User» e «Updated By User» per includere i dettagli dei fornitori e degli utenti. Questo passaggio è fondamentale per compilare gli attributi consigliati.
Creare report specifici per gli eventi: Data la natura degli Event Log, non è possibile generare tutte le righe necessarie da un unico report. Crei più report, ciascuno dedicato a un tipo di evento, da unire in seguito.
- Report A: eventi di stato delle fatture: Crei un report basato sull’oggetto «Invoice Audit Trail», unito a «Invoice Header». Il report registrerà attività come «Fattura creata», «Fattura inviata», «Fattura sospesa», «Blocco fattura rimosso» e «Fattura annullata», filtrando il registro di controllo in base a specifiche modifiche di stato.
- Report B: eventi di approvazione: Crei un report basato sull’oggetto «Approval», unito a «Invoice Header». Il report registrerà le attività «Fattura inviata per l’approvazione», «Fattura approvata» e «Fattura rifiutata».
- Report C: eventi di pagamento: Crei un report basato sull’oggetto «Payment Information», unito a «Invoice Header». Il report registrerà gli eventi «Pagamento pianificato» e «Pagamento eseguito».
Configurare le colonne di ciascun report: Aggiunga le colonne necessarie a ogni report. Dovrà associare manualmente i campi Coupa allo schema richiesto per l’Event Log. Ad esempio, nel report sugli eventi di approvazione, aggiunga «Approval > Created At» e lo rinomini «EventTime»; aggiunga una colonna personalizzata con il testo «Invoice Approved» e la chiami «ActivityName»; infine, aggiunga «Invoice Header > Invoice Number» come «InvoiceNumber».
Impostare i filtri dei report: Nella sezione dei filtri di ciascun report, aggiunga un filtro per data per limitare il volume dei dati. Per l’analisi iniziale, si consiglia di filtrare «Invoice Header > Created At» agli ultimi 3-6 mesi. Se necessario, aggiunga anche filtri per specifici codici azienda o persone giuridiche.
Eseguire ed esportare i report: Salvi ed esegua ciascun report separatamente. Esporti i risultati di ogni report in un file CSV. Verifichi che i dati siano corretti e che includano le colonne configurate.
Pianificare le esportazioni: Dopo aver verificato che i report siano corretti, ne pianifichi l’esecuzione a intervalli regolari, ad esempio ogni giorno. Configuri la pianificazione affinché i file CSV vengano esportati in una posizione prestabilita, preferibilmente su un server SFTP, per consentirne il recupero automatico.
Unire e trasformare i dati: Utilizzi uno script esterno, ad esempio in Python o PowerShell, oppure uno strumento ETL per completare la trasformazione dei dati. Lo script dovrà:
- Scaricare tutti i file CSV dal server SFTP.
- Uniformare i nomi delle colonne in tutti i file affinché corrispondano allo schema dell’Event Log (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime e così via).
- Unire tutte le righe dei singoli file in un unico Event Log consolidato.
Formattare e caricare il file finale: Salvi il file consolidato finale in formato CSV con codifica UTF-8. Il file sarà pronto per essere caricato in ProcessMind e analizzato.

Configurazione

Oggetti dati principali: L’estrazione si basa su diversi oggetti Coupa fondamentali, ai quali è necessario poter accedere. Sono inclusi: Invoice Header, Invoice Audit Trail, Approval, Payment Information e Fornitore.
Filtro per intervallo di date: Per gestire le prestazioni e il volume dei dati, è fondamentale applicare un filtro per data. Per l’analisi iniziale si consiglia di impostare un intervallo mobile di 3-6 mesi sul campo Invoice Header > Created At.
Filtri essenziali: Applichi sempre un filtro per Company Code o Legal Entity, così da includere solo i dati pertinenti all’unità aziendale analizzata. Se alcuni stati delle fatture, come «bozza», non sono rilevanti per il processo, può anche escluderli.
Pianificazione dei report: Coupa consente di pianificare l’esecuzione dei report con frequenza giornaliera, settimanale o mensile. Per il Process Mining si consiglia un’esportazione giornaliera, così da mantenere aggiornata l’analisi. Configuri l’esportazione per inviare un file CSV a un server SFTP e automatizzare il trasferimento.
Autorizzazioni utente: L’account utente utilizzato per configurare ed eseguire i report deve avere un ruolo che consenta di crearli e pianificarli, oltre all’accesso in lettura a tutti gli oggetti dati elencati sopra.

a Query di esempio config

// This is a configuration guide for creating multiple Coupa reports. These reports must be combined externally to form the final event log.

// --- Report 1: Invoice Creation Event ---
// Primary Object: Invoice Header
// Columns:
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Created' (Static Value)
//   'EventTime' = Invoice Header > Created At
//   'User' = Invoice Header > Created By > Login
//   'VendorName' = Invoice Header > Supplier > Name
//   'InvoiceTotalAmount' = Invoice Header > Total
//   'PaymentDueDate' = Invoice Header > Payment Due Date
//   'PurchaseOrderNumber' = Invoice Header > PO Number
//   'InvoiceStatus' = Invoice Header > Status

// --- Report 2: Invoice Status Change Events ---
// Primary Object: Invoice Audit Trail
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// Columns:
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = CASE WHEN (Field Name = 'status' AND Old Value = 'new' AND New Value = 'pending_approval') THEN 'Invoice Submitted for Processing' WHEN (Field Name = 'po_match_status' AND New Value = 'matched') THEN 'Invoice Matched to PO' WHEN (Field Name = 'po_match_status' AND New Value = 'unmatched') THEN 'Matching Discrepancy Identified' WHEN (Field Name = 'status' AND New Value = 'on_hold') THEN 'Invoice Hold Placed' WHEN (Field Name = 'status' AND Old Value = 'on_hold') THEN 'Invoice Hold Released' WHEN (Field Name = 'exported' AND New Value = 't') THEN 'Invoice Posted for Payment' WHEN (Field Name = 'status' AND New Value = 'voided') THEN 'Invoice Voided' END
//   'EventTime' = Invoice Audit Trail > Created At
//   'User' = Invoice Audit Trail > Updated By > Login
//   'VendorName', 'InvoiceTotalAmount', etc. from joined Invoice Header.
// Filters:
//   Field Name IN ('status', 'po_match_status', 'exported')

// --- Report 3: Invoice Approval Events ---
// Primary Object: Approval
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// This report will create multiple rows from one source object. This logic needs to be applied in the external transformation script.
// Logic Block 1: Invoice Sent for Approval (First Approver Record for the Invoice)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Sent for Approval'
//   'EventTime' = MIN(Approval > Created At) GROUP BY InvoiceNumber
//   'User' = Approver associated with the MIN(Created At) timestamp.
// Logic Block 2: Invoice Rejected
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Rejected'
//   'EventTime' = Approval > Created At
//   'User' = Approval > Approver > Login
//   Filter: Approval > Status = 'rejected'
// Logic Block 3: Invoice Approved (Final Approver Record)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Approved'
//   'EventTime' = MAX(Approval > Created At) where Status is 'approved'
//   'User' = Approver associated with the MAX(Created At) timestamp.

// --- Report 4: Discrepancy Resolution Event ---
// Primary Object: Invoice Audit Trail
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Discrepancy Resolution Started'
//   'EventTime' = Invoice Audit Trail > Created At
//   'User' = Invoice Audit Trail > Updated By > Login
// Filter:
//   This event is difficult. A common proxy is the first user comment or field change after the PO match status changes to 'unmatched'.
//   Logic: Find the MIN(Created At) from the audit trail where the timestamp is greater than the timestamp of the 'Matching Discrepancy Identified' event.

// --- Report 5: Payment Events ---
// Primary Object: Payment Information
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// Logic Block 1: Payment Scheduled
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Payment Scheduled'
//   'EventTime' = Payment Information > Payment Date
//   'User' = 'System'
// Logic Block 2: Payment Executed
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Payment Executed'
//   'EventTime' = Payment Information > Paid At
//   'User' = 'System'
// Filter:
//   Payment Information > Paid At IS NOT NULL

Passaggi

Generare una chiave API Coupa: Acceda alla Sua istanza Coupa come amministratore. Apra Setup > Company Setup > Chiavi API. Crei una nuova chiave API e verifichi che disponga delle autorizzazioni di lettura per i seguenti ambiti: core.invoice.read, core.user.read, core.supplier.read, core.approval.read e core.payment.read.
Configurare l’ambiente Python: Verifichi di avere installato Python 3.6 o una versione successiva. Crei una nuova cartella di progetto e installi le librerie necessarie con pip: pip install requests pandas.
Configurare lo script Python: Crei un nuovo file Python, ad esempio extract_coupa_invoices.py, e vi copi lo script fornito. Sostituisca i valori segnaposto YOUR_COUPE_INSTANCE_URL, YOUR_API_KEY e START_DATE con i dati specifici della Sua istanza e la data di inizio desiderata per l’estrazione.
Eseguire lo script: Avvii lo script dal terminale con il comando python extract_coupa_invoices.py. Lo script inizierà a recuperare i dati dall’API Coupa.
Monitorare l’estrazione: Lo script mostrerà nella console gli aggiornamenti sull’avanzamento, compreso il numero di fatture elaborate. A seconda dell’intervallo di date e del volume dei dati, l’operazione potrebbe richiedere molto tempo a causa dei limiti di frequenza dell’API.
Comprendere la logica principale: Per prima cosa, lo script interroga l’endpoint /api/invoices per recuperare l’elenco delle fatture aggiornate nell’intervallo di date specificato. Gestisce automaticamente la paginazione per acquisire tutti i record.
Elaborare ogni fattura: Per ogni fattura recuperata, lo script genera più voci dell’Event Log utilizzando le date e le informazioni correlate disponibili. Ad esempio, created-at viene utilizzato per «Fattura creata» e submitted-at per «Fattura inviata per l’elaborazione».
Recuperare i dettagli delle approvazioni: Per registrare gli eventi di approvazione e rifiuto, lo script effettua una seconda chiamata API all’endpoint /api/invoices/{invoice_id}/approvals per ciascuna fattura. Elabora quindi l’elenco per creare le attività «Fattura inviata per l’approvazione», «Fattura approvata» e «Fattura rifiutata».
Recuperare i dettagli dei pagamenti: Se servono informazioni sui pagamenti, lo script interroga l’endpoint /api/payments e filtra i risultati in base all’ID della fattura per individuare i record di pagamento correlati agli eventi «Pagamento pianificato» e «Pagamento eseguito».
Trasformare e aggregare i dati: Tutti gli eventi generati vengono raccolti in un elenco di dizionari. Ogni dizionario rappresenta una riga del file Event Log finale.
Creare il file Event Log: Dopo aver elaborato tutte le fatture, lo script converte i dati aggregati in un DataFrame pandas e lo salva nella stessa cartella in un file CSV chiamato coupa_invoice_event_log.csv, pronto per essere caricato in ProcessMind.

Configurazione

Autorizzazioni della chiave API: La chiave API deve disporre almeno dell’accesso in sola lettura agli oggetti Invoices, Approvals, Users, Suppliers e Payments in Coupa. Se mancano le autorizzazioni necessarie, lo script genererà errori o restituirà dati incompleti.
Intervallo di date: Lo script utilizza il filtro updated-at[gt] per recuperare solo le fatture create o modificate dopo la data START_DATE specificata. Per la prima estrazione si consiglia un periodo di 3-6 mesi, così da bilanciare il volume dei dati e le prestazioni. Per i caricamenti incrementali successivi, imposti START_DATE sulla data e ora dell’ultima estrazione completata correttamente.
Limiti di frequenza dell’API: Coupa applica limiti di frequenza alle richieste API. Lo script fornito include una chiamata time.sleep(0.5) tra l’elaborazione di una fattura e l’altra, per evitare di superare tali limiti. Potrebbe essere necessario modificare questo valore in base alla configurazione della Sua istanza Coupa.
Campi personalizzati: Lo script di estrazione include solo i campi standard di Coupa. Se l’organizzazione utilizza campi personalizzati nelle fatture necessari per l’analisi, dovrà modificare lo script affinché elabori l’elemento custom-fields nella risposta dell’API e li aggiunga come colonne nel file di output.

a Query di esempio python

import requests
import pandas as pd
import time
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Coupa instance URL (e.g., class="hl-string">'https://mycompany.coupahost.com')
COUPE_INSTANCE_URL = class="hl-string">'YOUR_COUPE_INSTANCE_URL' 
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Coupa API Key
API_KEY = class="hl-string">'YOUR_API_KEY'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the start date for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Setup ---
API_BASE_URL = fclass="hl-string">"{COUPE_INSTANCE_URL}/api"
HEADERS = {
    class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json',
    class="hl-string">'X-COUPA-API-KEY': API_KEY
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Event Log Storage ---
event_log_records = []

def get_paginated_data(endpoint_url, params=None):
    class="hl-string">"""Fetches all pages of data from a Coupa API endpoint."""
    all_data = []
    url = fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/{endpoint_url}"
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Coupa uses offset-based pagination, 50 is a common limit
    offset = 0
    while True:
        paginated_params = params.copy() if params else {}
        paginated_params[class="hl-string">'offset'] = offset
        paginated_params[class="hl-string">'limit'] = 50
        
        try:
            response = requests.get(url, headers=HEADERS, params=paginated_params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            if not data: class=class="hl-string">"hl-comment"># Break if the page is empty
                break
            all_data.extend(data)
            offset += len(data)
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {url}: {e}")
            break
    return all_data

def add_event(invoice, activity_name, event_time, user_info=None):
    class="hl-string">"""Helper function to create and add an event record."""
    if not event_time:
        return class=class="hl-string">"hl-comment"># Do not add events without a timestamp

    record = {
        class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice.get(class="hl-string">'invoice-number'),
        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
        class="hl-string">'EventTime': event_time,
        class="hl-string">'User': user_info.get(class="hl-string">'login') if user_info else None,
        class="hl-string">'VendorName': invoice.get(class="hl-string">'supplier', {}).get(class="hl-string">'name'),
        class="hl-string">'InvoiceTotalAmount': invoice.get(class="hl-string">'total-with-taxes'),
        class="hl-string">'PaymentDueDate': invoice.get(class="hl-string">'payment-date'),
        class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': invoice.get(class="hl-string">'purchase-order', {}).get(class="hl-string">'number') if invoice.get(class="hl-string">'purchase-order') else None,
        class="hl-string">'InvoiceStatus': invoice.get(class="hl-string">'status')
    }
    event_log_records.append(record)

def main():
    class="hl-string">"""Main extraction function."""
    print(class="hl-string">"Starting Coupa invoice data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch all invoices updated since the start date
    invoice_params = {class="hl-string">'updated-at[gt]': START_DATE}
    invoices = get_paginated_data(class="hl-string">'invoices', invoice_params)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(invoices)} invoices to process.")

    for i, invoice in enumerate(invoices):
        print(fclass="hl-string">"Processing invoice {i+1}/{len(invoices)}: {invoice.get('invoice-number')}")
        invoice_id = invoice.get(class="hl-string">'id')

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Created
        add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Created', invoice.get(class="hl-string">'created-at'), invoice.get(class="hl-string">'created-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Submitted for Processing
        add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Submitted for Processing', invoice.get(class="hl-string">'submitted-at'), invoice.get(class="hl-string">'submitted-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities related to matching status
        if invoice.get(class="hl-string">'po-match-status') == class="hl-string">'matched':
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Matched to PO', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        elif invoice.get(class="hl-string">'po-match-status') in [class="hl-string">'unmatched', class="hl-string">'mismatched']:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Matching Discrepancy Identified', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Inference for Discrepancy Resolution Started is complex. We approximate it as the next update.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># A more robust solution would track status changes over time.
            add_event(invoice, class="hl-string">'Discrepancy Resolution Started', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Approvals endpoint
        approvals = get_paginated_data(fclass="hl-string">'invoices/{invoice_id}/approvals')
        if approvals:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Sent for Approval is often the creation of the first approval object
            first_approval = approvals[0]
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Sent for Approval', first_approval.get(class="hl-string">'created-at'), first_approval.get(class="hl-string">'created-by'))
            
            for approval in approvals:
                approver = approval.get(class="hl-string">'approver')
                if approval.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'approved':
                    add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Approved', approval.get(class="hl-string">'updated-at'), approver)
                elif approval.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'rejected':
                    add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Rejected', approval.get(class="hl-string">'updated-at'), approver)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities based on status and flags
        if invoice.get(class="hl-string">'on-hold'):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># This timestamp is an approximation, representing the last update time when the hold was active.
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Hold Placed', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        class=class="hl-string">"hl-comment"># We canclass="hl-string">'t reliably detect 'Hold Released' without historical data, so we omit it for accuracy.

        if invoice.get(class="hl-string">'exported') == True:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Posted for Payment', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))

        if invoice.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'void':
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Voided', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Payments endpoint
        payments = get_paginated_data(class="hl-string">'payments', {class="hl-string">'invoice-id': invoice_id})
        for payment in payments:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Payment Scheduled', payment.get(class="hl-string">'created-at'), payment.get(class="hl-string">'created-by'))
            if payment.get(class="hl-string">'payment-date'):
                add_event(invoice, class="hl-string">'Payment Executed', payment.get(class="hl-string">'payment-date'), payment.get(class="hl-string">'updated-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># A short delay to respect API rate limits
        time.sleep(0.5)

    if not event_log_records:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Exiting.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame and save to CSV
    df = pd.DataFrame(event_log_records)
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
    
    output_filename = class="hl-string">'coupa_invoice_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {os.path.abspath(output_filename)}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Passaggi

Verifichi che la Sua istanza Coupa supporti le esportazioni pianificate dei dati verso SFTP e che siano disponibili per l’esportazione gli oggetti dati necessari relativi a fatture, cronologia o audit delle fatture, ordini di acquisto, approvazioni, pagamenti e fornitori. Verifichi i nomi esatti degli oggetti e dei campi nella configurazione Coupa. Se un oggetto o un campo necessario non è disponibile, utilizzi [Your object name] o [Configure based on your system], senza presumere che esista un nome Coupa corrispondente.
Crei o verifichi una destinazione SFTP dedicata all’esportazione. Configuri host, porta, directory, metodo di autenticazione, requisiti di crittografia, criteri di conservazione e convenzione per i nomi dei file utilizzando [Your SFTP connection details]. Conceda all’account di integrazione l’autorizzazione a scrivere i file e consenta al processo di estrazione a valle di leggerli.
Configuri un’esportazione Coupa ricorrente per i dati di intestazione delle fatture. Includa numero fattura, fornitore, importo totale, data di scadenza, numero dell’ordine di acquisto, stato corrente e data e ora di creazione della fattura. Aggiunga i filtri per azienda, tipo di documento e data configurati e richiesti dalla Sua organizzazione.
Configuri le esportazioni della cronologia del ciclo di vita delle fatture, delle approvazioni, dei risultati di abbinamento, dei blocchi, dei pagamenti o dei lotti di pagamento e degli annullamenti. Ogni esportazione deve includere il numero della fattura, la data e ora dell’evento, l’utente o l’agente di sistema che ha eseguito l’azione, se disponibile, il relativo stato o valore dell’azione e gli attributi necessari per associare l’evento alla fattura.
Pianifichi le esportazioni con una frequenza adeguata al processo, ad esempio giornaliera o oraria. Utilizzi una finestra di estrazione coerente, con una breve sovrapposizione tra un’esecuzione e l’altra, per ridurre il rischio di perdere record tardivi o corretti. Memorizzi l’ora dell’ultima estrazione completata correttamente nello strumento di orchestrazione a valle.
Recuperi i file CSV da SFTP e ne convalidi l’arrivo, i nomi, la codifica, il delimitatore, la struttura delle intestazioni, il numero di righe e la gestione dei file duplicati. Conservi i file originali per garantire la tracciabilità ai fini di audit. Rifiuti i file privi di colonne obbligatorie e li indirizzi a una cartella dedicata alle eccezioni per la revisione.
Normalizzi i file di origine prima di creare gli eventi. Elimini gli spazi superflui, uniformi le date e le ore a un unico fuso orario, analizzi i campi monetari e le date, mantenga i numeri delle fatture come stringhe e associ i valori di stato o azione di origine ai nomi esatti delle attività: Invoice Created, Invoice Submitted for Processing, Invoice Matched to PO, Matching Discrepancy Identified, Discrepancy Resolution Started, Invoice Sent for Approval, Invoice Rejected, Invoice Approved, Invoice Hold Placed, Invoice Hold Released, Invoice Posted for Payment, Payment Scheduled, Payment Executed e Invoice Voided.
Crei una riga del registro eventi per ogni evento di origine pertinente. Non faccia affidamento su ProcessMind per dedurre gli eventi. Se un’attività è rappresentata da una transizione di stato, crei la riga a partire dal record corrispondente della cronologia o delle modifiche di stato. Per le attività rappresentate da un’azione dell’utente, utilizzi il record esplicito di audit o della cronologia. Per le attività di pagamento, utilizzi, se disponibile, il record del pagamento o del lotto di pagamento.
Unisca le righe degli eventi all’intestazione della fattura utilizzando l’identificativo della fattura configurato. Compili InvoiceNumber, ActivityName ed EventTime per ogni riga. Compili User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber e InvoiceStatus utilizzando la fonte dell’evento o lo snapshot della fattura pertinente. Mantenga gli eventi legittimi ripetuti con la stessa attività e fattura, se si sono verificati in date e ore diverse.
Convalidi il registro eventi risultante, lo ordini per InvoiceNumber ed EventTime e verifichi che le date e le ore siano valide e che i campi obbligatori non siano vuoti. Esporti un file CSV UTF-8 con le colonne obbligatorie InvoiceNumber, ActivityName ed EventTime, oltre agli attributi consigliati. Carichi il file risultante in ProcessMind, utilizzando InvoiceNumber come identificativo del caso e ActivityName come colonna delle attività.

Configurazione

Metodo di esportazione: configuri le esportazioni pianificate di Coupa verso il server SFTP designato. I nomi esatti degli oggetti e dei campi Coupa, così come le posizioni delle relative impostazioni, devono essere verificati nel tenant di destinazione, poiché variano in base ai moduli attivi e alla configurazione.
Fonti degli eventi obbligatorie: includa i dati di creazione delle fatture, la cronologia o i dati di audit delle fatture, i risultati di abbinamento, la cronologia delle approvazioni e dei blocchi, i dati dei pagamenti o dei lotti di pagamento e la cronologia degli annullamenti. Un’esportazione contenente solo le intestazioni non è sufficiente: ProcessMind legge il registro eventi così com’è e non ricava gli eventi.
Colonne obbligatorie: ogni riga dell’evento finale deve contenere InvoiceNumber, ActivityName ed EventTime. InvoiceNumber deve essere trattato come testo per preservare gli zeri iniziali e la formattazione.
Colonne consigliate: includa User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber e InvoiceStatus. Mantenga i valori di origine quando è disponibile un valore specifico per l’evento.
Intervallo di date: inizi con una finestra di estrazione mobile da tre a sei mesi. Tra un’esecuzione pianificata e l’altra, utilizzi una sovrapposizione, ad esempio ripartendo dal limite dell’ultima estrazione completata correttamente e aggiungendo un periodo di sovrapposizione configurato, così da acquisire i record della cronologia che arrivano in ritardo. Elimini i duplicati utilizzando, se disponibile, l’identificativo dell’evento di origine; in alternativa, utilizzi una chiave composta documentata.
Filtri: applichi solo i filtri richiesti dall’ambito aziendale, ad esempio [Your company filter], [Your document type filter], l’ambito dei fornitori, l’unità aziendale, la valuta o l’intervallo di date delle fatture. Si assicuri che i filtri non escludano fatture create prima del periodo di rendicontazione ma aggiornate o pagate durante tale periodo.
Mappatura delle attività: mantenga una mappatura controllata dei valori configurati in Coupa per stati, azioni e pagamenti, associandoli a tutti e 14 i nomi di attività obbligatori. Non crei un’attività solo perché il suo verificarsi è implicito in uno stato successivo.
Pianificazione: scelga una frequenza adeguata alle esigenze operative, ad esempio oraria o giornaliera. Pianifichi il recupero dei file dipendenti dopo il completamento dell’esportazione Coupa e monitori i file mancanti, incompleti o in ritardo.
Prestazioni: suddivida gli intervalli di date più ampi, utilizzi l’estrazione incrementale se supportata, limiti le colonne non necessarie, comprima i file se possibile e li elabori in batch. Eviti di scaricare ripetutamente l’intero storico.
Sicurezza: utilizzi l’autenticazione SFTP con chiave, se supportata, limiti le autorizzazioni delle directory, protegga le credenziali, crittografi i file durante il trasferimento e applichi i criteri di conservazione ed eliminazione dell’organizzazione.
Prerequisiti: disponibilità della funzionalità di esportazione Coupa richiesta, accesso ai moduli pertinenti per fatture e pagamenti, autorizzazione a visualizzare la cronologia delle fatture e i dati delle approvazioni, autorizzazione a configurare o richiedere integrazioni pianificate, un endpoint SFTP e accesso a valle per recuperare e trasformare i file. Verifichi la disponibilità con [Your Coupa administrator].

a Query di esempio config

-- This extraction template is designed for CSV files delivered by a configured Coupa SFTP export.
-- Replace only the connection, credential, date, file path, and company-specific filter placeholders.
-- Replace bracketed object and column references with the exact names configured in your Coupa tenant.

WITH
invoice_header AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        [Vendor Name] AS VendorName,
        [Invoice Total Amount] AS InvoiceTotalAmount,
        [Payment Due Date] AS PaymentDueDate,
        [Purchase Order Number] AS PurchaseOrderNumber,
        [Invoice Status] AS InvoiceStatus,
        [Invoice Created Timestamp] AS InvoiceCreatedTimestamp
    FROM [Your invoice header export]
    WHERE [Invoice Created Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Invoice Created Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Company Filter Column] IN ([Your company filter])
),
created_events AS (
    SELECT
        h.InvoiceNumber,
        'Invoice Created' AS ActivityName,
        h.InvoiceCreatedTimestamp AS EventTime,
        CAST('[System agent or source]' AS VARCHAR(255)) AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM invoice_header h
    WHERE h.InvoiceCreatedTimestamp IS NOT NULL
),
submitted_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Submitted for Processing' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your submitted values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
matched_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Matched to PO' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice matching export] m
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(m.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Matching Result] IN ([Your successful matching values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
discrepancy_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Matching Discrepancy Identified' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice matching export] m
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(m.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Matching Result] IN ([Your discrepancy values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
resolution_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Discrepancy Resolution Started' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your discrepancy resolution action values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
sent_for_approval_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Sent for Approval' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your sent for approval values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
rejected_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Rejected' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your rejection values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
approved_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Approved' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your approval values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Is Final Required Approval] = [Your true value]
),
hold_placed_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Hold Placed' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice hold history export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Hold Action] IN ([Your hold placed values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
hold_released_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Hold Released' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice hold history export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Hold Action] IN ([Your hold released values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
posted_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Posted for Payment' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice posting or integration status export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Posting or Integration Status] IN ([Your posted values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
payment_scheduled_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Payment Scheduled' AS ActivityName,
        [Payment Batch Scheduled Timestamp] AS EventTime,
        [Scheduled By User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM [Your payment or payment batch export] q
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(q.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Payment Batch Status] IN ([Your scheduled payment values])
      AND [Payment Batch Scheduled Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Payment Batch Scheduled Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
payment_executed_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Payment Executed' AS ActivityName,
        [Payment Executed Timestamp] AS EventTime,
        [Executed By User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM [Your payment or payment batch export] q
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(q.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Payment Status] IN ([Your executed payment values])
      AND [Payment Executed Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Payment Executed Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
voided_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Voided' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your voided values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
)
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM created_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM submitted_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM matched_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM discrepancy_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM resolution_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM sent_for_approval_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM rejected_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM approved_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM hold_placed_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM hold_released_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM posted_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM payment_scheduled_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM payment_executed_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM voided_events
ORDER BY InvoiceNumber, EventTime, ActivityName;

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