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Il Suo Template dati Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Coupa

Attributi di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture (20) Attività di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture (14) Guide all’estrazione (3)

Il Suo Template dati Purchase to Pay - Elaborazione delle fatture

Questo Template guida Lei attraverso i dati essenziali necessari per analizzare efficacemente l’elaborazione delle fatture in Coupa. Illustra gli attributi fondamentali da raccogliere e le attività principali da monitorare nel Suo Event Log. Inoltre, offre indicazioni pratiche per estrarre questi dati dal Suo sistema Coupa, così da consentirLe di iniziare il percorso di Process Mining senza difficoltà.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l’estrazione da Coupa

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Attributi di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’Event Log per un’analisi completa dell’elaborazione delle fatture Procure to Pay.

3 Obbligatorio 6 Consigliato 11 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Numero fattura InvoiceNumber	L'identificativo univoco della fattura di un fornitore. Funge da chiave primaria per monitorare la fattura durante l'intero ciclo di vita.
Descrizione Il Numero fattura è il riferimento univoco assegnato dal fornitore a un documento di fattura. Nel Process Mining, svolge la funzione di Case ID, collegando tutte le attività correlate, dalla ricezione e convalida fino all'approvazione e al pagamento finale. Analizzare i processi per Numero fattura consente di ottenere una visione completa end-to-end del percorso di ogni fattura. Ciò aiuta a individuare le variazioni nei percorsi di elaborazione, misurare con precisione i tempi di ciclo e identificare le fatture specifiche che subiscono ritardi, blocchi o eccezioni. È l'Attributo fondamentale per comprendere le prestazioni dell'elaborazione delle fatture a livello granulare. Perché è importante È l'identificativo essenziale del caso che collega tutti gli eventi di una singola fattura, consentendo un'analisi coerente del processo end-to-end. Dove reperirlo È un campo principale dell'oggetto Invoice in Coupa. È disponibile nei dettagli dell'intestazione della fattura nell'interfaccia utente o tramite l'API Invoices. Esempi INV-2023-00123785549-APO45001-INV
	Ora dell'evento EventTime	Il timestamp preciso che indica quando si è verificata una specifica attività o un determinato evento.
Descrizione L'Ora dell'evento, o timestamp, registra la data e l'ora esatte in cui è stata eseguita un'attività. Costituisce la base temporale del registro di processo e ordina cronologicamente tutti gli eventi per ciascun caso. Questo Attributo è essenziale per tutte le analisi basate sul tempo nel Process Mining. Viene utilizzato per calcolare i tempi di ciclo tra le attività, individuare la durata dei colli di bottiglia, misurare i tempi di attesa e analizzare le prestazioni del processo in periodi diversi. Timestamp accurati sono fondamentali per costruire modelli di processo realistici e ricavare KPI di prestazione significativi. Perché è importante Fornisce i dati cronologici necessari per calcolare tutte le durate, i tempi di ciclo e i tempi di attesa, elementi fondamentali per l'analisi delle prestazioni. Dove reperirlo Questi dati vengono acquisiti nel registro di audit o nei log della cronologia degli oggetti Invoice in Coupa. Ogni azione registrata o modifica di stato presenta un timestamp associato. Esempi 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-05T14:32:15Z2023-11-15T09:01:45Z
	Attività ActivityName	Il nome di uno specifico evento aziendale o di una specifica attività che si è verificata durante il ciclo di elaborazione della fattura.
Descrizione Il Nome attività descrive una fase del Workflow di elaborazione della fattura, come 'Fattura creata', 'Fattura inviata per l'approvazione' o 'Pagamento eseguito'. Ogni attività rappresenta un momento distinto in cui lo stato o la responsabilità della fattura è cambiato. Nel Process Mining, la sequenza delle attività forma la mappa del flusso di processo. Analizzare queste attività aiuta a visualizzare il processo effettivo, individuare i percorsi comuni e quelli rari, rilevare i colli di bottiglia in cui le attività richiedono troppo tempo e identificare fasi non conformi o inefficienti, come i cicli di rilavorazione. Perché è importante Questo Attributo è fondamentale per costruire la mappa del processo, consentendo di visualizzare e analizzare l'effettivo Workflow di elaborazione delle fatture. Dove reperirlo Questo Attributo deriva generalmente dagli Event Log, dai registri di audit o dalle modifiche di stato all'interno del modulo Invoice di Coupa. Spesso richiede la mappatura delle modifiche di stato o di specifiche azioni degli utenti verso nomi di attività definiti. Esempi Fattura inviata per l'elaborazioneFattura approvataBlocco della fattura applicatoPagamento eseguito
	Data di scadenza del pagamento PaymentDueDate	La data entro la quale la fattura deve essere pagata per evitare che risulti scaduta.
Descrizione La Data di scadenza del pagamento è una data fondamentale, calcolata in base alla data della fattura e ai termini di pagamento concordati. Rappresenta il termine entro il quale il fornitore deve essere pagato. Questo Attributo costituisce il riferimento per misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali. Viene utilizzato direttamente per calcolare il KPI On-Time Payment Rate, confrontandolo con la data effettiva di esecuzione del pagamento. Analizzare gli scostamenti rispetto a questa data aiuta a individuare i problemi sistemici che causano ritardi nei pagamenti e a valutarne l'impatto sui rapporti con i fornitori e sulle eventuali penali per ritardato pagamento. Perché è importante È il principale riferimento per misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali ed è essenziale per gestire i rapporti con i fornitori ed evitare penali. Dove reperirlo Questa data viene generalmente calcolata da Coupa in base ai campi 'Invoice Date' e 'Payment Terms'. Dovrebbe essere disponibile nel record della fattura. Esempi 2023-11-302023-12-152024-01-10
	Importo totale della fattura InvoiceTotalAmount	Il valore monetario totale della fattura, comprese imposte e altri oneri.
Descrizione Questo Attributo rappresenta l'importo totale dovuto per la fattura. È un dato finanziario fondamentale, utilizzato in numerose analisi. Analizzare il processo in base all'importo della fattura può far emergere schemi importanti. Ad esempio, le fatture di importo elevato potrebbero seguire un percorso di approvazione diverso e più rigoroso, con conseguenti tempi di ciclo più lunghi. L'importo viene inoltre utilizzato per valutare l'impatto finanziario delle inefficienze di processo, come il valore delle fatture attualmente bloccate o in ritardo. Perché è importante Fornisce un contesto finanziario essenziale, consentendo di analizzare come cambia il comportamento del processo in funzione del valore della fattura e quale sia l'impatto finanziario dei ritardi. Dove reperirlo È un campo standard dell'oggetto Invoice in Coupa, generalmente denominato 'Total' o 'Total Amount'. Esempi 1500.75250.0012345.50
	Nome fornitore VendorName	Il nome del fornitore che ha inviato la fattura.
Descrizione Il Nome fornitore identifica il partner commerciale dal quale sono stati acquistati beni o servizi. Si tratta di un dato contestuale fondamentale per analizzare le prestazioni dei pagamenti e i rapporti con i fornitori. Questo Attributo consente di segmentare il processo delle fatture per fornitore. Aiuta a rispondere a domande come «Quali fornitori presentano i tempi di elaborazione delle fatture più lunghi?» oppure «Paghiamo regolarmente e puntualmente determinati fornitori strategici?». L'analisi per fornitore è fondamentale per la Dashboard Vendor Payment Timeliness e per gestire efficacemente i rapporti con i fornitori. Perché è importante Consente di segmentare e analizzare il processo per fornitore, un elemento fondamentale per gestire i rapporti con i fornitori e individuare problemi specifici. Dove reperirlo Questa informazione fa parte dei dati principali della fattura in Coupa ed è collegata all'oggetto Supplier/Vendor. Esempi Global Office SuppliesTech Solutions Inc.Creative Marketing Agency
	Numero dell'ordine di acquisto PurchaseOrderNumber	L'identificativo dell'ordine di acquisto (PO) al quale viene addebitata la fattura.
Descrizione Il Numero dell'ordine di acquisto collega la fattura al documento di acquisto originale. Questo collegamento è fondamentale per il processo di abbinamento con il PO, una fase chiave della convalida delle fatture per molte organizzazioni. Nel Process Mining, questo Attributo è essenziale per analizzare il processo di abbinamento con il PO e di risoluzione delle discrepanze. Consente di filtrare le fatture associate a specifici PO ed è indispensabile per la Dashboard PO Matching Discrepancy Overview. Un'elevata percentuale di fatture prive di numero d'ordine di acquisto può indicare acquisti non autorizzati o approvvigionamenti non conformi. Perché è importante Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo di analizzare l'efficienza dell'abbinamento con il PO e la gestione delle discrepanze. Dove reperirlo È un campo standard dell'oggetto Invoice Line in Coupa, utilizzato per associare le righe della fattura alle righe del PO. Esempi PO4500123PO4500456PO4500789
	Stato della fattura InvoiceStatus	Lo stato attuale della fattura nel relativo Workflow di elaborazione.
Descrizione Lo Stato della fattura fornisce una fotografia della posizione della fattura in un determinato momento, ad esempio 'pending approval', 'approved', 'on hold' o 'paid'. Questo Attributo è dinamico e cambia man mano che la fattura avanza nel processo. È un Attributo fondamentale per le Dashboard di monitoraggio operativo, come la Dashboard Invoice Processing Throughput & Status. Consente di monitorare l'inventario corrente delle fatture aperte e la loro distribuzione nelle diverse fasi. Analizzare nel tempo le transizioni di stato è inoltre una fonte primaria per ricavare l'Attributo 'ActivityName'. Perché è importante Fornisce una visione in tempo reale della posizione della fattura nel Workflow, fondamentale per le Dashboard operative e il monitoraggio degli stati. Dove reperirlo È un campo di stato principale dell'oggetto Invoice in Coupa. Esempi In attesa di approvazioneApprovataAnnullataPagata
	Utente User	L'utente o l'agente di sistema che ha eseguito l'attività.
Descrizione Questo Attributo identifica la persona o il sistema automatizzato responsabile dell'esecuzione di una specifica fase del processo, come l'approvazione di una fattura o la rimozione di un blocco. Spesso è rappresentato da un ID utente, un nome o un indirizzo e-mail. Analizzare il processo per utente è fondamentale per comprendere le prestazioni del team, la distribuzione del carico di lavoro e le opportunità di formazione. È essenziale per l'analisi dei colli di bottiglia, poiché può rivelare se i ritardi sono concentrati presso specifici approvatori o team. Aiuta inoltre a distinguere le attività manuali da quelle automatizzate. Perché è importante Consente di analizzare il carico di lavoro, individuare i colli di bottiglia causati da utenti o team specifici e valutare le prestazioni e la Conformità degli utenti. Dove reperirlo Le informazioni sull'utente sono generalmente registrate nel registro di audit o nella cronologia di una fattura in Coupa, associate a ogni azione eseguita. Esempi john.doe@company.comjane.smithSystem.Automation
	Codice azienda CompanyCode	L’identificativo dell’entità giuridica o dell’azienda responsabile della fattura.
Descrizione Il Codice azienda rappresenta una specifica entità giuridica all’interno di un’organizzazione più ampia. Le fatture vengono registrate a fronte di un codice azienda ai fini della contabilità e della reportistica finanziaria. Questo attributo è essenziale per filtrare e segmentare l’analisi del processo in base all’entità giuridica. Consente di confrontare le prestazioni del processo tra diverse aree dell’azienda e di rispondere a domande come: «Il processo di approvazione delle fatture dell’entità statunitense differisce da quello dell’entità tedesca?». Si tratta di un aspetto cruciale per le organizzazioni multinazionali di grandi dimensioni. Perché è importante Consente di confrontare i processi e valutare le prestazioni di riferimento tra diverse entità giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione. Dove reperirlo È un campo contabile fondamentale dell’oggetto Invoice in Coupa, spesso obbligatorio per la registrazione contabile. Esempi 1000US01DE01
	Data fattura InvoiceDate	La data riportata sulla fattura del fornitore.
Descrizione La Data fattura è la data assegnata alla fattura dal fornitore. In genere rappresenta l’inizio ufficiale del ciclo di pagamento e viene utilizzata come base per calcolare la data di scadenza del pagamento in funzione dei termini di pagamento. Questo attributo costituisce un punto di partenza fondamentale per numerosi calcoli dei tempi di ciclo. È un dato essenziale per calcolare la data di scadenza del pagamento e determinare l’idoneità agli sconti per pagamento anticipato. Analizzando lo scarto tra la Data fattura e la data di inserimento nel sistema è possibile individuare ritardi nell’invio o nella ricezione delle fatture. Perché è importante È la data principale utilizzata per calcolare le scadenze dei pagamenti e rappresenta un riferimento essenziale per misurare la puntualità dei pagamenti e acquisire gli sconti. Dove reperirlo È un campo standard e obbligatorio dell’oggetto Invoice in Coupa. Esempi 2023-10-152023-11-012023-12-20
	È automatizzato IsAutomated	Un indicatore che segnala se un’attività è stata eseguita da un sistema automatizzato o da un utente umano.
Descrizione Questo attributo booleano distingue tra le attività eseguite dall’automazione di sistema, come il matching automatico dei PO o le registrazioni generate dal sistema, e quelle svolte manualmente da un utente. L’analisi di questo attributo aiuta a quantificare il livello di automazione del Workflow di elaborazione delle fatture. Viene utilizzato per misurare il successo delle iniziative di automazione, individuare i punti di intervento manuale ancora automatizzabili e confrontare l’efficienza e i tassi di errore delle attività automatizzate e manuali. È fondamentale per comprendere il costo effettivo e l’efficienza del processo. Perché è importante Aiuta a misurare il livello di automazione del processo, individuando opportunità per estenderla e valutando l’impatto dei bot già presenti. Dove reperirlo In genere viene determinato verificando se lo «User» associato a un’attività è un account di sistema o di servizio, anziché un account utente umano. Esempi truefalse
	Motivo del blocco HoldReason	Il motivo specifico per cui una fattura è stata messa in sospeso o bloccata per il pagamento.
Descrizione Il Motivo del blocco spiega perché una fattura non può procedere verso il pagamento. Tra gli esempi rientrano «Quantità non corrispondente» o «In attesa della ricezione della merce». Queste informazioni sono fondamentali per comprendere le cause dei ritardi nei pagamenti. Questo attributo è alla base della Dashboard Payment Block Root Cause Analysis. Categorizzando e contando le occorrenze dei diversi motivi di blocco, un’azienda può individuare i problemi più frequenti che interrompono il processo di pagamento. In questo modo è possibile definire interventi mirati per prevenire nuovi blocchi e accelerare i pagamenti. Perché è importante Spiega perché i pagamenti subiscono ritardi, consentendo un’analisi mirata delle cause principali per ridurre la frequenza e la durata dei blocchi di pagamento. Dove reperirlo Quando una fattura viene messa in sospeso in Coupa, in genere viene selezionato o inserito un motivo. Questi dati sono associati allo stato di sospensione della fattura. Esempi Discrepanza del prezzo dell'ordine di acquistoIn attesa della ricezione della merceFattura duplicata
	Motivo del rifiuto RejectionReason	Il motivo indicato quando una fattura viene rifiutata durante il processo di approvazione.
Descrizione Quando un approvatore rifiuta una fattura, in genere indica il motivo del rifiuto, ad esempio «Importo errato» o «Fattura duplicata». Questo attributo registra il motivo, inserito come testo libero o tramite un codice. Questi dati sono preziosi per l’analisi delle cause principali dei ritardi nelle approvazioni e delle rilavorazioni. Analizzando la frequenza dei diversi motivi di rifiuto, le organizzazioni possono individuare problemi sistemici nelle fasi a monte del processo, come errori nei PO o modalità ricorrenti di fatturazione dei fornitori. Queste informazioni supportano la Dashboard Invoice Approval Bottleneck Analysis. Perché è importante Fornisce una visione diretta delle cause principali dei rifiuti delle fatture, aiutando a individuare le aree di miglioramento del processo e a ridurre le rilavorazioni. Dove reperirlo Queste informazioni vengono registrate quando un utente esegue l’azione «Reject» in un Workflow di approvazione. Spesso sono archiviate nei commenti o nel registro di audit. Esempi Quantità errataIl prezzo non corrisponde all'ordine di acquistoInvio duplicato della fattura
	Pagamento puntuale IsOnTimePayment	Un indicatore booleano che segnala se la fattura è stata pagata entro la data di scadenza.
Descrizione Questo attributo calcolato fornisce un semplice indicatore vero o falso della puntualità del pagamento per ogni fattura. Viene determinato confrontando il timestamp dell’attività «Payment Executed» con la «Payment Due Date». Se il timestamp del pagamento è uguale o precedente alla data di scadenza, il valore è true. Questo indicatore semplifica il calcolo del KPI On-Time Payment Rate. Consente di filtrare e segmentare facilmente i dati per analizzare le caratteristiche dei pagamenti in ritardo, ad esempio i fornitori, i reparti o gli importi delle fatture più frequentemente associati ai ritardi. Perché è importante Semplifica l’analisi delle prestazioni dei pagamenti e costituisce la base per calcolare il KPI On-Time Payment Rate. Dove reperirlo È un attributo calcolato. La logica è: «Payment Executed Date» <= «Payment Due Date». Viene implementata nello strumento di Process Mining. Esempi truefalse
	Sconto acquisito EarlyPaymentDiscountCaptured	Un indicatore che segnala se è stato effettivamente applicato uno sconto disponibile per il pagamento anticipato.
Descrizione Questo attributo è un valore booleano che indica se un’organizzazione ha pagato una fattura entro la finestra temporale prevista per lo sconto dai termini di pagamento, ad esempio entro 10 giorni con termini «2% 10, Net 30». È la metrica principale della Dashboard Early Payment Discount Tracking e del relativo KPI. Analizzare i casi in cui questo indicatore è false aiuta a individuare le opportunità di risparmio non sfruttate. Consente all’azienda di verificare perché le fatture che danno diritto allo sconto non vengano elaborate abbastanza rapidamente e di introdurre modifiche per acquisire più sconti, ottimizzando il capitale circolante. Perché è importante Misura direttamente il beneficio finanziario ottenuto grazie all’elaborazione efficiente delle fatture e aiuta a individuare le opportunità di risparmio non sfruttate. Dove reperirlo È un attributo calcolato. La logica consiste nel verificare se la data del pagamento rientra nel periodo di sconto definito nei «Payment Terms» e se lo sconto è stato effettivamente applicato. Esempi truefalse
	Sistema di origine SourceSystem	Il sistema di origine dal quale sono stati estratti i dati dell'evento.
Descrizione L'Attributo Sistema di origine identifica l'applicazione o la piattaforma in cui è stata registrata l'attività di elaborazione della fattura. Sebbene il sistema principale sia Coupa, le fatture o i dati correlati possono provenire da altri sistemi integrati, come un ERP o un portale fornitori. Questa informazione è preziosa nei paesaggi IT complessi per comprendere il contributo dei diversi sistemi al processo complessivo. Aiuta a diagnosticare i problemi di qualità dei dati, comprendere i passaggi tra sistemi e analizzare i processi che coinvolgono più applicazioni. Perché è importante Chiarisce l'origine dei dati, un elemento essenziale per la risoluzione dei problemi e per l'analisi dei processi che coinvolgono più sistemi integrati. Dove reperirlo Si tratta generalmente di un valore statico aggiunto durante l'estrazione dei dati per identificarne l'origine. Per Coupa, dovrebbe essere impostato su 'Coupa'. Esempi CoupaSAP S/4HANAOracle Fusion
	Termini di pagamento PaymentTerms	I termini concordati per il pagamento della fattura, come 'Net 30' o '2% 10, Net 30'.
Descrizione I Termini di pagamento definiscono le regole per pagare un fornitore, inclusa la data di scadenza e gli eventuali sconti disponibili per il pagamento anticipato. Queste informazioni vengono generalmente stabilite nei dati anagrafici del fornitore e applicate alle fatture. Questo Attributo è essenziale per calcolare la Data di scadenza del pagamento e individuare le opportunità di ottenere sconti per pagamento anticipato. Costituisce un input diretto per la Dashboard Early Payment Discount Tracking e per il relativo KPI. Analizzare i dati per termini di pagamento può rivelare se determinate condizioni sono associate a ritardi nei pagamenti. Perché è importante Costituisce la base per calcolare le date di scadenza dei pagamenti e individuare le opportunità di sconto per pagamento anticipato, incidendo direttamente sul capitale circolante. Dove reperirlo È un campo standard di Coupa, generalmente precompilato nel record Invoice a partire dal record Supplier/Vendor. Esempi 30 giorni netti60 giorni netti2% 10, 30 giorni netti
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Il timestamp che indica l'ultima volta in cui i dati relativi a questo evento sono stati aggiornati dal sistema di origine.
Descrizione Questo Attributo registra il momento in cui i dati sono stati estratti e caricati l'ultima volta nello strumento di Process Mining. Fornisce il contesto relativo all'aggiornamento dell'analisi ed è fondamentale per comprendere l'attualità degli insight presentati nelle Dashboard. Conoscere l'ora dell'ultimo aggiornamento dei dati è importante nei casi d'uso di monitoraggio operativo. Aiuta gli utenti a fidarsi dei dati, rendendo chiaro quanto siano aggiornate le informazioni, e garantisce che le decisioni non vengano prese sulla base di una visione del processo obsoleta. Perché è importante Fornisce un contesto essenziale sull'attualità e sulla rilevanza dei dati di processo, assicurando che gli utenti comprendano quanto sia aggiornata l'analisi. Dove reperirlo Questo timestamp viene generato e aggiunto al dataset durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati (ETL). Esempi 2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
	Valuta CurrencyCode	Il codice valuta ISO dell'importo della fattura.
Descrizione Il Codice valuta specifica l'unità monetaria dei valori finanziari della fattura, ad esempio USD, EUR o GBP. È essenziale per le organizzazioni che operano a livello globale e gestiscono fatture in più valute. Nell'analisi, questo Attributo è necessario per interpretare e aggregare correttamente i dati finanziari. Le Dashboard e i KPI devono filtrare o convertire le valute per fornire riepiloghi finanziari significativi. In questo modo si evita di aggregare erroneamente valori espressi in valute diverse e si consente un'analisi del processo specifica per valuta. Perché è importante Garantisce l'accuratezza delle analisi e dei report finanziari fornendo il contesto necessario per tutti i valori monetari in un ambiente multi-valuta. Dove reperirlo È un campo standard dell'oggetto Invoice in Coupa, generalmente collegato al fornitore o specificato direttamente sulla fattura. Esempi USDEURGBP

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Procure to Pay - Elaborazione delle fatture

Questi sono i passaggi chiave del processo e le tappe fondamentali da acquisire nell’Event Log per un’individuazione e un’analisi accurate del processo.

5 Consigliato 9 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Fattura approvata	Questa attività indica che la fattura ha superato correttamente tutte le fasi richieste del Workflow di approvazione. Viene acquisita dalla cronologia delle approvazioni quando l'ultimo approvatore richiesto compie un'azione positiva.
Perché è importante Questa tappa fondamentale segna la fine del ciclo di approvazione e rende la fattura disponibile per l'elaborazione del pagamento. È essenziale per misurare la durata dell'approvazione e l'efficienza complessiva del processo. Dove reperirlo Si tratta di un evento esplicito acquisito dal registro della cronologia delle approvazioni o da una modifica dello stato dell'intestazione della fattura a 'approved'. L'azione di approvazione finale nel registro fornisce un timestamp preciso. Acquisizione Acquisire il timestamp dell'azione di approvazione finale nella cronologia delle approvazioni. Tipo di evento explicit
	Fattura creata	Questa attività indica la creazione iniziale del record di una fattura nel sistema Coupa. L'evento viene acquisito quando viene creato un nuovo oggetto fattura, tramite inserimento manuale, una rete fornitori integrata come Coupa Supplier Portal oppure una scansione OCR automatizzata.
Perché è importante In quanto attività iniziale del ciclo di vita della fattura, questa attività è essenziale per misurare il tempo totale di elaborazione end-to-end. Costituisce la base di riferimento per tutte le analisi successive del tempo di ciclo e della produttività. Dove reperirlo Si tratta di un evento esplicito acquisito dal timestamp di creazione del record della fattura. Nel modello dati di Coupa, corrisponde al timestamp 'created-at' dell'oggetto intestazione della fattura. Acquisizione Utilizzare il timestamp di creazione del record della fattura. Tipo di evento explicit
	Fattura inviata per l'approvazione	Indica il momento in cui una fattura, dopo aver superato i controlli iniziali, viene inserita in un Workflow formale di approvazione. In genere viene dedotto da una modifica dello stato che indica che la fattura è in attesa dell'intervento di uno o più approvatori.
Perché è importante Questa attività costituisce il punto di partenza per misurare il tempo di ciclo dell'approvazione. È essenziale per analizzare i colli di bottiglia nella gerarchia di approvazione e supporta la Dashboard 'Invoice Approval Bottleneck Analysis'. Dove reperirlo Deducibile dal passaggio dello stato della fattura a 'pending approval' o a uno stato simile. Anche la creazione del primo record di approvazione nella cronologia delle approvazioni della fattura indica il verificarsi di questo evento. Acquisizione Acquisire il timestamp in cui lo stato della fattura passa a 'Pending Approval' oppure viene creato il primo record di approvazione. Tipo di evento inferred
	Fattura registrata per il pagamento	La fattura approvata viene contrassegnata come pronta per il pagamento e i relativi dati finanziari vengono spesso registrati in un sistema ERP esterno. In genere l'evento viene dedotto da un flag dello stato dell'integrazione o da una modifica dello stato principale della fattura.
Perché è importante Questa tappa rappresenta il passaggio dall'elaborazione da parte della funzione AP alla tesoreria o alla funzione pagamenti. I ritardi precedenti a questo punto incidono sull'efficienza di AP, mentre quelli successivi influenzano la tesoreria e i rapporti con i fornitori. Dove reperirlo Spesso viene dedotto dal passaggio dello stato a 'approved for payment' o dall'impostazione su true di un flag come 'exported'. Questa informazione è disponibile sull'oggetto intestazione della fattura. Acquisizione Rilevare il timestamp in cui lo stato della fattura diventa 'Approved for Payment' o viene impostato un flag di esportazione. Tipo di evento inferred
	Pagamento eseguito	Questa attività segna la fase finale del processo, nella quale il pagamento viene eseguito e inviato al fornitore. L'informazione viene acquisita dallo stato del record di pagamento associato in Coupa Payments o in un sistema di pagamento integrato.
Perché è importante In quanto conclusione definitiva del processo, questa attività è essenziale per calcolare il tempo di ciclo completo end-to-end e misurare il KPI 'On-Time Payment Rate'. Dove reperirlo L'evento viene dedotto dal record di pagamento associato alla fattura. Uno stato 'paid', 'completed' o un campo 'payment date' valorizzato indica l'esecuzione. Acquisizione Utilizzare la 'payment date' del record di pagamento collegato alla fattura. Tipo di evento inferred
	Anomalia nell'abbinamento rilevata	Si verifica quando il sistema automatico non riesce ad abbinare una fattura a un ordine di acquisto a causa di discrepanze nella quantità, nel prezzo o in altri dettagli. L'evento viene dedotto dal passaggio dello stato della fattura a uno stato che richiede un intervento manuale, come 'unmatched' o 'mismatched'.
Perché è importante Questa attività rappresenta il punto di ingresso nella gestione delle eccezioni, una fonte frequente di ritardi. Analizzarne la frequenza e le cause principali è fondamentale per migliorare i tassi di abbinamento al primo tentativo e ridurre il carico di lavoro manuale. Dove reperirlo Deducibile dallo stato dell'abbinamento della fattura. Uno stato 'unmatched', 'mismatched' o simile indica una discrepanza che richiede una verifica manuale. L'informazione è registrata sull'oggetto fattura. Acquisizione Rilevare il timestamp in cui lo stato dell'abbinamento della fattura con il PO passa a un valore che indica un errore. Tipo di evento inferred
	Avvio della risoluzione della discrepanza	Rappresenta l'inizio dell'intervento manuale per risolvere una discrepanza nell'abbinamento con il PO. Questa attività è difficile da acquisire direttamente e spesso viene dedotta dalla prima azione dell'utente, ad esempio l'aggiunta di un commento o la modifica della fattura, dopo la segnalazione di un mancato abbinamento.
Perché è importante Monitorare il tempo che intercorre tra l'identificazione della discrepanza e l'avvio della risoluzione aiuta a evidenziare i ritardi nell'assegnazione o nella gestione delle eccezioni. È una componente fondamentale della Dashboard 'PO Matching Discrepancy Overview'. Dove reperirlo Questa informazione è difficile da reperire e può richiedere tecniche avanzate di deduzione. Potrebbe essere ricavata individuando il timestamp del primo commento, della prima modifica o della prima assegnazione di un'attività da parte di un utente in relazione alla fattura, dopo che lo stato dell'abbinamento ne ha indicato l'esito negativo. Acquisizione Individuare il primo evento di modifica avviato da un utente dopo un evento 'Anomalia nell'abbinamento rilevata'. Tipo di evento inferred
	Blocco della fattura applicato	Rappresenta un'azione eseguita per applicare un blocco alla fattura, impedendone il pagamento. Si tratta di un evento esplicito, generalmente registrato nella cronologia o nel registro di audit della fattura, spesso con la relativa motivazione.
Perché è importante Questa attività, equivalente a un blocco di pagamento, è una delle principali cause dei ritardi nei pagamenti. Monitorare il momento in cui vengono applicati i blocchi è il primo passo per analizzarne le cause principali e la durata, a supporto del KPI 'Payment Block Rate'. Dove reperirlo Si tratta di un evento esplicito presente nella cronologia della fattura o nei registri di audit. Coupa registra le azioni degli utenti o del sistema, inclusa l'applicazione dei blocchi. Acquisizione Filtrare i record della cronologia della fattura per gli eventi di sistema 'hold placed' o simili. Tipo di evento explicit
	Blocco della fattura rimosso	Un blocco precedentemente applicato alla fattura è stato rimosso, consentendole di procedere verso il pagamento. Come l'applicazione del blocco, anche questa è un'azione esplicita acquisita nel registro di audit della fattura.
Perché è importante Il tempo che intercorre tra l'applicazione e la rimozione di un blocco è fondamentale per il KPI 'Average Payment Block Duration'. Questa attività segna la fine del ritardo e l'analisi dei fattori che la attivano può rivelare opportunità per una risoluzione più rapida. Dove reperirlo Si tratta di un evento esplicito presente nella cronologia della fattura o nei registri di audit. Viene registrato come un'azione distinta dell'utente o del sistema. Acquisizione Filtrare i record della cronologia della fattura per gli eventi di sistema 'hold released' o simili. Tipo di evento explicit
	Fattura abbinata all'ordine di acquisto	Questa attività indica che il sistema ha abbinato correttamente le righe della fattura alle corrispondenti righe dell'ordine di acquisto. L'evento viene dedotto da una modifica del campo relativo allo stato dell'abbinamento della fattura, che indica una convalida riuscita rispetto a un PO.
Perché è importante L'abbinamento automatico riuscito è un indicatore fondamentale di un processo efficiente e senza interventi manuali. Monitorare questa attività aiuta a misurare l'efficacia dell'automazione e i tassi di elaborazione straight-through. Dove reperirlo Deducibile dal passaggio del campo relativo allo stato dell'abbinamento della fattura allo stato 'matched'. L'oggetto fattura di Coupa contiene flag e stati che indicano l'esito del tentativo di abbinamento con il PO. Acquisizione Rilevare il timestamp in cui lo stato dell'abbinamento della fattura con il PO passa a 'Matched'. Tipo di evento inferred
	Fattura annullata	La fattura è stata annullata e non verrà elaborata né pagata. Si tratta di una modifica esplicita e terminale dello stato della fattura, acquisita direttamente dal relativo campo di stato nel sistema.
Perché è importante Rappresenta una conclusione alternativa e non riuscita del processo. Analizzare le ragioni per cui le fatture vengono annullate può far emergere problemi a monte negli acquisti o nelle comunicazioni con i fornitori. Dove reperirlo Si tratta di un evento esplicito acquisito quando lo stato della fattura passa a 'voided'. È uno stato standard nella gestione delle fatture di Coupa. Acquisizione Acquisire il timestamp in cui lo stato della fattura viene aggiornato a 'Voided'. Tipo di evento explicit
	Fattura inviata per l'elaborazione	Rappresenta l'invio formale di una fattura appena creata nel Workflow di elaborazione. In genere viene attivato da un utente dopo l'inserimento e la verifica di tutti i dati iniziali. L'evento viene acquisito dal registro di audit quando lo stato della fattura passa da bozza a inviata.
Perché è importante Questa attività distingue il tempo di inserimento dei dati dal tempo di elaborazione effettiva. Analizzare la durata tra 'Fattura creata' e questo evento aiuta a individuare i ritardi nella fase iniziale di gestione dei dati. Dove reperirlo Monitorare il passaggio dello stato della fattura da 'draft' o 'new' a 'submitted' o 'pending approval'. Questa informazione è disponibile nelle tabelle della cronologia o del registro di audit delle fatture di Coupa. Acquisizione Acquisire il timestamp in cui lo stato della fattura diventa per la prima volta 'submitted'. Tipo di evento explicit
	Fattura rifiutata	Un approvatore ha rifiutato formalmente la fattura, interrompendone l'avanzamento nel Workflow. Si tratta di un'azione esplicita acquisita nella cronologia delle approvazioni della fattura, con i dettagli relativi a chi l'ha rifiutata e quando.
Perché è importante I rifiuti generano rilavorazioni e aumentano significativamente i tempi di ciclo. Analizzare la frequenza e le cause dei rifiuti è fondamentale per migliorare il processo e calcolare il KPI 'First-Pass Approval Rate'. Dove reperirlo Si tratta di un evento esplicito registrato nel registro della cronologia delle approvazioni della fattura. Ogni fase di approvazione dispone di un record con stato, timestamp e azione dell'approvatore. Acquisizione Filtrare i record della cronologia delle approvazioni per le azioni 'reject' o 'rejected'. Tipo di evento explicit
	Pagamento pianificato	La fattura è stata inclusa in un lotto di pagamenti programmato per essere eseguito in una data futura. L'evento viene dedotto dall'associazione della fattura a un'esecuzione o a un lotto di pagamenti presente nel sistema.
Perché è importante Questa attività offre visibilità sulla fase finale del processo, distinguendo tra una fattura pronta per il pagamento e un pagamento effettivamente avviato. Aiuta a prevedere i flussi di cassa. Dove reperirlo Deducibile dalla creazione di un record di pagamento o di un record di lotto che include l'ID della fattura. La 'scheduled payment date' dell'oggetto pagamento fornisce l'indicazione temporale pertinente. Acquisizione Utilizzare la data di creazione del record del lotto di pagamenti associato alla fattura. Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come ottenere i Suoi dati da Coupa

Passaggi

Prerequisiti: verifichi di disporre di un account utente Coupa con ruoli e autorizzazioni che consentano di creare, modificare e pianificare i report. Le occorrerà inoltre l’accesso ai seguenti oggetti dati Coupa: Invoice Header, Invoice Audit Trail, Approval e Payment Information.
Acceda alla reportistica: acceda alla Sua istanza Coupa e apra la sezione Reports. In genere si trova nel menu principale o in una scheda di analisi dedicata.
Crei il report principale delle fatture: faccia clic su «Create Report». Selezioni «Invoice Header» come origine dati principale. Questo report costituirà la base per diverse attività basate sullo stato. Gli assegni un nome descrittivo, ad esempio «ProcessMind - Invoice Master Data».
Aggiunga gli oggetti dati correlati: nel generatore di report, colleghi l’oggetto «Invoice Header» agli oggetti correlati per arricchire i dati. Aggiunga «Supplier», «Created By User» e «Updated By User» per ottenere i dettagli relativi a fornitori e utenti. Questo passaggio è fondamentale per valorizzare gli attributi consigliati.
Crei i report degli eventi specifici: data la natura degli Event Log, non è possibile generare tutte le righe necessarie da un unico report. Deve quindi creare più report, progettati per acquisire diversi tipi di eventi, che verranno combinati in seguito.
- Report A: eventi di stato della fattura: crei un report basato sull’oggetto «Invoice Audit Trail», collegato a «Invoice Header». Questo report acquisirà attività come «Invoice Created», «Invoice Submitted», «Invoice Hold Placed», «Invoice Hold Released» e «Invoice Voided», filtrando il registro di audit in base a specifiche variazioni di stato.
- Report B: eventi di approvazione: crei un report basato sull’oggetto «Approval», collegato a «Invoice Header». Questo report acquisirà le attività «Invoice Sent for Approval», «Invoice Approved» e «Invoice Rejected».
- Report C: eventi di pagamento: crei un report basato sull’oggetto «Payment Information», collegato a «Invoice Header». Questo report acquisirà gli eventi «Payment Scheduled» e «Payment Executed».
Configuri le colonne per ogni report: per ciascun report creato, aggiunga le colonne necessarie. Dovrà mappare manualmente i campi Coupa allo schema richiesto per l’Event Log. Ad esempio, nel report degli eventi di approvazione, aggiunga «Approval > Created At» e lo rinomini in «EventTime», aggiunga una colonna personalizzata con il testo «Invoice Approved» e la denomini «ActivityName», quindi aggiunga «Invoice Header > Invoice Number» come «InvoiceNumber».
Definisca i filtri dei report: nella sezione dei filtri di ciascun report, aggiunga un filtro per data per limitare il volume dei dati. È consigliabile filtrare «Invoice Header > Created At» sugli ultimi 3-6 mesi. Se necessario, aggiunga anche filtri per specifici codici azienda o entità giuridiche.
Esegua ed esporti i report: salvi ed esegua ogni report singolarmente. Esporti i risultati di ciascun report in un file CSV. Verifichi che i dati di ogni file siano corretti e contengano le colonne configurate.
Pianifichi le esportazioni: dopo aver verificato la correttezza dei report, ne pianifichi l’esecuzione regolare, ad esempio giornaliera. Configuri la pianificazione in modo che i file CSV vengano esportati in una posizione designata, preferibilmente un server SFTP, per il recupero automatico.
Combini e trasformi i dati: utilizzi uno script esterno, ad esempio Python o PowerShell, oppure uno strumento ETL per eseguire la trasformazione finale. Lo script deve:
- scaricare tutti i file CSV dal server SFTP;
- standardizzare i nomi delle colonne in tutti i file affinché corrispondano allo schema dell’Event Log (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, ecc.);
- unire tutte le righe dei singoli file in un unico Event Log consolidato.
Completi la formattazione e il caricamento: verifichi che il file consolidato finale sia salvato come CSV codificato in UTF-8. Il file sarà quindi pronto per essere caricato nell’applicazione ProcessMind per l’analisi.

Configurazione

Oggetti dati principali: l’estrazione si basa su diversi oggetti Coupa fondamentali, che devono essere accessibili. Tra questi rientrano: Invoice Header, Invoice Audit Trail, Approval, Payment Information e Fornitore.
Filtro per intervallo di date: per gestire prestazioni e volume dei dati, è fondamentale applicare un filtro per data. Per l’analisi iniziale è consigliato filtrare Invoice Header > Created At su un periodo mobile di 3-6 mesi.
Filtri essenziali: applichi sempre un filtro per Company Code o Legal Entity per assicurarsi che i dati siano pertinenti all’unità aziendale analizzata. Può inoltre escludere determinati stati delle fatture, come 'draft', se non sono rilevanti per il processo.
Pianificazione dei report: Coupa consente di pianificare l’esecuzione dei report con frequenza giornaliera, settimanale o mensile. Per il Process Mining è consigliata un’esportazione giornaliera, così da mantenere aggiornata l’analisi. Configuri l’esportazione per consegnare un file CSV a un server SFTP, in modo da automatizzare il processo.
Autorizzazioni dell’utente: l’account utente che configura ed esegue questi report deve disporre di un ruolo con autorizzazioni per creare e pianificare report, oltre che di accesso in lettura a tutti gli oggetti dati elencati sopra.

a Query di esempio config

// This is a configuration guide for creating multiple Coupa reports. These reports must be combined externally to form the final event log.

// --- Report 1: Invoice Creation Event ---
// Primary Object: Invoice Header
// Columns:
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Created' (Static Value)
//   'EventTime' = Invoice Header > Created At
//   'User' = Invoice Header > Created By > Login
//   'VendorName' = Invoice Header > Supplier > Name
//   'InvoiceTotalAmount' = Invoice Header > Total
//   'PaymentDueDate' = Invoice Header > Payment Due Date
//   'PurchaseOrderNumber' = Invoice Header > PO Number
//   'InvoiceStatus' = Invoice Header > Status

// --- Report 2: Invoice Status Change Events ---
// Primary Object: Invoice Audit Trail
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// Columns:
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = CASE WHEN (Field Name = 'status' AND Old Value = 'new' AND New Value = 'pending_approval') THEN 'Invoice Submitted for Processing' WHEN (Field Name = 'po_match_status' AND New Value = 'matched') THEN 'Invoice Matched to PO' WHEN (Field Name = 'po_match_status' AND New Value = 'unmatched') THEN 'Matching Discrepancy Identified' WHEN (Field Name = 'status' AND New Value = 'on_hold') THEN 'Invoice Hold Placed' WHEN (Field Name = 'status' AND Old Value = 'on_hold') THEN 'Invoice Hold Released' WHEN (Field Name = 'exported' AND New Value = 't') THEN 'Invoice Posted for Payment' WHEN (Field Name = 'status' AND New Value = 'voided') THEN 'Invoice Voided' END
//   'EventTime' = Invoice Audit Trail > Created At
//   'User' = Invoice Audit Trail > Updated By > Login
//   'VendorName', 'InvoiceTotalAmount', etc. from joined Invoice Header.
// Filters:
//   Field Name IN ('status', 'po_match_status', 'exported')

// --- Report 3: Invoice Approval Events ---
// Primary Object: Approval
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// This report will create multiple rows from one source object. This logic needs to be applied in the external transformation script.
// Logic Block 1: Invoice Sent for Approval (First Approver Record for the Invoice)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Sent for Approval'
//   'EventTime' = MIN(Approval > Created At) GROUP BY InvoiceNumber
//   'User' = Approver associated with the MIN(Created At) timestamp.
// Logic Block 2: Invoice Rejected
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Rejected'
//   'EventTime' = Approval > Created At
//   'User' = Approval > Approver > Login
//   Filter: Approval > Status = 'rejected'
// Logic Block 3: Invoice Approved (Final Approver Record)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Approved'
//   'EventTime' = MAX(Approval > Created At) where Status is 'approved'
//   'User' = Approver associated with the MAX(Created At) timestamp.

// --- Report 4: Discrepancy Resolution Event ---
// Primary Object: Invoice Audit Trail
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Discrepancy Resolution Started'
//   'EventTime' = Invoice Audit Trail > Created At
//   'User' = Invoice Audit Trail > Updated By > Login
// Filter:
//   This event is difficult. A common proxy is the first user comment or field change after the PO match status changes to 'unmatched'.
//   Logic: Find the MIN(Created At) from the audit trail where the timestamp is greater than the timestamp of the 'Matching Discrepancy Identified' event.

// --- Report 5: Payment Events ---
// Primary Object: Payment Information
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// Logic Block 1: Payment Scheduled
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Payment Scheduled'
//   'EventTime' = Payment Information > Payment Date
//   'User' = 'System'
// Logic Block 2: Payment Executed
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Payment Executed'
//   'EventTime' = Payment Information > Paid At
//   'User' = 'System'
// Filter:
//   Payment Information > Paid At IS NOT NULL

Passaggi

Generi la chiave API Coupa: acceda alla Sua istanza Coupa come amministratore. Vada a Setup > Company Setup > API Keys. Crei una nuova chiave API. Verifichi che la chiave disponga delle autorizzazioni di lettura per i seguenti ambiti: core.invoice.read, core.user.read, core.supplier.read, core.approval.read e core.payment.read.
Configuri l’ambiente Python: verifichi di avere installato Python 3.6 o una versione successiva. Crei una nuova directory di progetto e installi le librerie necessarie con pip: pip install requests pandas.
Configuri lo script Python: crei un nuovo file Python, ad esempio extract_coupa_invoices.py. Copi lo script fornito in questo file. Sostituisca i valori segnaposto YOUR_COUPE_INSTANCE_URL, YOUR_API_KEY e START_DATE con i dati specifici della Sua istanza e con la data di inizio desiderata per l’estrazione.
Esegua lo script: esegua lo script dal terminale utilizzando il comando python extract_coupa_invoices.py. Lo script inizierà a recuperare i dati dalla Coupa API.
Monitori l’estrazione: lo script mostrerà nella console gli aggiornamenti sull’avanzamento, indicando quante fatture sono state elaborate. A seconda dell’intervallo di date e del volume dei dati, l’operazione potrebbe richiedere molto tempo a causa dei limiti di frequenza dell’API.
Comprenda la logica principale: lo script interroga innanzitutto l’endpoint /api/invoices per recuperare l’elenco di tutte le fatture aggiornate nell’intervallo di date specificato. Gestisce automaticamente la paginazione per recuperare tutti i record.
Elabori ogni fattura: per ogni fattura recuperata, lo script genera più voci dell’Event Log sulla base dei timestamp disponibili e dei dati correlati. Ad esempio, created-at viene utilizzato per «Invoice Created» e submitted-at per «Invoice Submitted for Processing».
Recuperi i dettagli delle approvazioni: per acquisire gli eventi di approvazione e rifiuto, lo script esegue una chiamata API secondaria all’endpoint /api/invoices/{invoice_id}/approvals per ogni fattura. Elabora quindi questo elenco per creare le attività «Invoice Sent for Approval», «Invoice Approved» e «Invoice Rejected».
Recuperi i dettagli dei pagamenti: se sono necessarie informazioni sui pagamenti, lo script interroga l’endpoint /api/payments, filtrando per ID fattura per trovare i record di pagamento correlati agli eventi «Payment Scheduled» e «Payment Executed».
Trasformi e aggreghi i dati: tutti gli eventi generati vengono raccolti in un elenco di dizionari. Ogni dizionario rappresenta una singola riga dell’Event Log finale.
Crei il file Event Log: una volta elaborate tutte le fatture, lo script converte i dati aggregati in un DataFrame pandas. Il DataFrame viene quindi salvato come file CSV denominato coupa_invoice_event_log.csv nella stessa directory, pronto per essere caricato in ProcessMind.

Configurazione

Autorizzazioni della chiave API: la chiave API deve disporre almeno dell’accesso in sola lettura agli oggetti Invoices, Approvals, Users, Suppliers e Payments in Coupa. L’assenza di autorizzazioni provocherà errori nello script o dati incompleti.
Intervallo di date: lo script utilizza un filtro updated-at[gt] per recuperare solo le fatture create o modificate dopo la START_DATE specificata. Per la prima estrazione si consiglia un periodo di 3-6 mesi, così da bilanciare il volume dei dati e le prestazioni. Per i caricamenti delta successivi, imposti START_DATE sul timestamp dell’ultima estrazione completata correttamente.
Limiti di frequenza dell’API: Coupa applica limiti di frequenza alla propria API. Lo script fornito include una chiamata time.sleep(0.5) tra l’elaborazione di una fattura e l’altra per evitare di superare tali limiti. Potrebbe essere necessario modificare questo valore in base alla configurazione specifica della Sua istanza Coupa.
Campi personalizzati: questo script di estrazione include solo i campi Coupa standard. Se la Sua organizzazione utilizza campi personalizzati sulle fatture necessari per l’analisi, dovrà modificare lo script per analizzare l’elemento custom-fields nella risposta API e aggiungerli come colonne all’output.

a Query di esempio python

import requests
import pandas as pd
import time
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Coupa instance URL (e.g., class="hl-string">'https://mycompany.coupahost.com')
COUPE_INSTANCE_URL = class="hl-string">'YOUR_COUPE_INSTANCE_URL' 
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Coupa API Key
API_KEY = class="hl-string">'YOUR_API_KEY'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the start date for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Setup ---
API_BASE_URL = fclass="hl-string">"{COUPE_INSTANCE_URL}/api"
HEADERS = {
    class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json',
    class="hl-string">'X-COUPA-API-KEY': API_KEY
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Event Log Storage ---
event_log_records = []

def get_paginated_data(endpoint_url, params=None):
    class="hl-string">"""Fetches all pages of data from a Coupa API endpoint."""
    all_data = []
    url = fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/{endpoint_url}"
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Coupa uses offset-based pagination, 50 is a common limit
    offset = 0
    while True:
        paginated_params = params.copy() if params else {}
        paginated_params[class="hl-string">'offset'] = offset
        paginated_params[class="hl-string">'limit'] = 50
        
        try:
            response = requests.get(url, headers=HEADERS, params=paginated_params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            if not data: class=class="hl-string">"hl-comment"># Break if the page is empty
                break
            all_data.extend(data)
            offset += len(data)
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {url}: {e}")
            break
    return all_data

def add_event(invoice, activity_name, event_time, user_info=None):
    class="hl-string">"""Helper function to create and add an event record."""
    if not event_time:
        return class=class="hl-string">"hl-comment"># Do not add events without a timestamp

    record = {
        class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice.get(class="hl-string">'invoice-number'),
        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
        class="hl-string">'EventTime': event_time,
        class="hl-string">'User': user_info.get(class="hl-string">'login') if user_info else None,
        class="hl-string">'VendorName': invoice.get(class="hl-string">'supplier', {}).get(class="hl-string">'name'),
        class="hl-string">'InvoiceTotalAmount': invoice.get(class="hl-string">'total-with-taxes'),
        class="hl-string">'PaymentDueDate': invoice.get(class="hl-string">'payment-date'),
        class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': invoice.get(class="hl-string">'purchase-order', {}).get(class="hl-string">'number') if invoice.get(class="hl-string">'purchase-order') else None,
        class="hl-string">'InvoiceStatus': invoice.get(class="hl-string">'status')
    }
    event_log_records.append(record)

def main():
    class="hl-string">"""Main extraction function."""
    print(class="hl-string">"Starting Coupa invoice data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch all invoices updated since the start date
    invoice_params = {class="hl-string">'updated-at[gt]': START_DATE}
    invoices = get_paginated_data(class="hl-string">'invoices', invoice_params)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(invoices)} invoices to process.")

    for i, invoice in enumerate(invoices):
        print(fclass="hl-string">"Processing invoice {i+1}/{len(invoices)}: {invoice.get('invoice-number')}")
        invoice_id = invoice.get(class="hl-string">'id')

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Created
        add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Created', invoice.get(class="hl-string">'created-at'), invoice.get(class="hl-string">'created-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Submitted for Processing
        add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Submitted for Processing', invoice.get(class="hl-string">'submitted-at'), invoice.get(class="hl-string">'submitted-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities related to matching status
        if invoice.get(class="hl-string">'po-match-status') == class="hl-string">'matched':
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Matched to PO', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        elif invoice.get(class="hl-string">'po-match-status') in [class="hl-string">'unmatched', class="hl-string">'mismatched']:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Matching Discrepancy Identified', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Inference for Discrepancy Resolution Started is complex. We approximate it as the next update.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># A more robust solution would track status changes over time.
            add_event(invoice, class="hl-string">'Discrepancy Resolution Started', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Approvals endpoint
        approvals = get_paginated_data(fclass="hl-string">'invoices/{invoice_id}/approvals')
        if approvals:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Sent for Approval is often the creation of the first approval object
            first_approval = approvals[0]
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Sent for Approval', first_approval.get(class="hl-string">'created-at'), first_approval.get(class="hl-string">'created-by'))
            
            for approval in approvals:
                approver = approval.get(class="hl-string">'approver')
                if approval.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'approved':
                    add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Approved', approval.get(class="hl-string">'updated-at'), approver)
                elif approval.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'rejected':
                    add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Rejected', approval.get(class="hl-string">'updated-at'), approver)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities based on status and flags
        if invoice.get(class="hl-string">'on-hold'):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># This timestamp is an approximation, representing the last update time when the hold was active.
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Hold Placed', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        class=class="hl-string">"hl-comment"># We canclass="hl-string">'t reliably detect 'Hold Released' without historical data, so we omit it for accuracy.

        if invoice.get(class="hl-string">'exported') == True:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Posted for Payment', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))

        if invoice.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'void':
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Voided', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Payments endpoint
        payments = get_paginated_data(class="hl-string">'payments', {class="hl-string">'invoice-id': invoice_id})
        for payment in payments:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Payment Scheduled', payment.get(class="hl-string">'created-at'), payment.get(class="hl-string">'created-by'))
            if payment.get(class="hl-string">'payment-date'):
                add_event(invoice, class="hl-string">'Payment Executed', payment.get(class="hl-string">'payment-date'), payment.get(class="hl-string">'updated-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># A short delay to respect API rate limits
        time.sleep(0.5)

    if not event_log_records:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Exiting.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame and save to CSV
    df = pd.DataFrame(event_log_records)
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
    
    output_filename = class="hl-string">'coupa_invoice_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {os.path.abspath(output_filename)}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Passaggi

Verifichi che la Sua istanza Coupa supporti esportazioni pianificate dei dati verso SFTP e che gli oggetti dati richiesti relativi a fatture, cronologia o audit delle fatture, ordini di acquisto, approvazioni, pagamenti e fornitori siano disponibili per l'esportazione. Verifichi i nomi esatti degli oggetti e dei campi nella configurazione Coupa. Se un oggetto o un campo richiesto non è disponibile, utilizzi [Your object name] o [Configure based on your system] invece di presumere un nome Coupa.
Crei o verifichi una destinazione SFTP dedicata per l'esportazione. Configuri host, porta, directory, metodo di autenticazione, requisiti di crittografia, criteri di conservazione e convenzione di denominazione dei file utilizzando [Your SFTP connection details]. Conceda all'account di integrazione l'autorizzazione a scrivere i file e consenta al processo di estrazione a valle di leggerli.
Configuri un'esportazione Coupa ricorrente per i dati di intestazione delle fatture. Includa numero della fattura, fornitore, importo totale, data di scadenza, numero dell'ordine di acquisto, stato corrente e timestamp di creazione della fattura. Aggiunga i filtri relativi a società, tipo di documento e date configurati e richiesti dalla Sua organizzazione.
Configuri le esportazioni per la cronologia del ciclo di vita delle fatture, la cronologia delle approvazioni, i risultati del matching, la cronologia dei blocchi, le informazioni sui pagamenti o sui lotti di pagamento e la cronologia degli annullamenti o delle revoche. Ogni esportazione deve includere il numero della fattura, il timestamp dell'evento, l'utente o l'agente di sistema che ha eseguito l'azione, ove disponibile, il valore pertinente di stato o azione e gli attributi necessari per associare l'evento alla fattura.
Pianifichi le esportazioni con una frequenza adeguata al processo, ad esempio giornaliera o oraria. Utilizzi una finestra di estrazione coerente, con una piccola sovrapposizione tra un'esecuzione e l'altra, per ridurre il rischio di perdere record arrivati in ritardo o corretti successivamente. Memorizzi il timestamp dell'ultima estrazione completata correttamente nello strumento di orchestrazione a valle.
Recuperi i file CSV da SFTP e convalidi l'arrivo dei file, i nomi, la codifica, il delimitatore, la struttura dell'intestazione, il numero di righe e la gestione dei file duplicati. Conservi i file originali per garantire l'auditabilità. Rifiuti i file privi delle colonne obbligatorie e li indirizzi a una posizione per le eccezioni, affinché vengano esaminati.
Normalizzi i file di origine prima di costruire gli eventi. Elimini gli spazi superflui, uniformi i timestamp a un unico fuso orario, analizzi i campi monetari e le date, normalizzi i numeri delle fatture come stringhe e associ i valori di stato o azione dell'origine ai nomi esatti delle attività Invoice Created, Invoice Submitted for Processing, Invoice Matched to PO, Matching Discrepancy Identified, Discrepancy Resolution Started, Invoice Sent for Approval, Invoice Rejected, Invoice Approved, Invoice Hold Placed, Invoice Hold Released, Invoice Posted for Payment, Payment Scheduled, Payment Executed e Invoice Voided.
Costruisca una riga dell'event log per ogni evento qualificante dell'origine. Non faccia affidamento su ProcessMind per dedurre gli eventi. Se un'attività è rappresentata da una transizione di stato, crei la riga a partire dal record corrispondente della cronologia o della modifica di stato. Per le attività rappresentate da un'azione dell'utente, utilizzi il record esplicito di audit o della cronologia. Per le attività di pagamento, utilizzi, ove disponibile, il record del pagamento o del lotto di pagamento.
Unisca le righe degli eventi all'intestazione della fattura utilizzando l'identificativo della fattura configurato. Compili InvoiceNumber, ActivityName ed EventTime per ogni riga. Compili User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber e InvoiceStatus a partire dall'origine dell'evento o dall'istantanea applicabile della fattura. Mantenga gli eventi legittimi multipli con la stessa attività e la stessa fattura quando si sono verificati in timestamp diversi.
Convalidi l'event log risultante, lo ordini per InvoiceNumber ed EventTime e verifichi che i timestamp siano validi e che i campi obbligatori non siano vuoti. Esporti un CSV UTF-8 con le colonne obbligatorie InvoiceNumber, ActivityName ed EventTime, oltre agli attributi consigliati. Carichi quindi il file risultante in ProcessMind utilizzando InvoiceNumber come identificativo del caso e ActivityName come colonna delle attività.

Configurazione

Metodo di esportazione: configuri le esportazioni pianificate di Coupa verso il server SFTP designato. I nomi esatti degli oggetti e dei campi Coupa, così come le relative posizioni nella configurazione, devono essere verificati nel tenant di destinazione, poiché variano in base ai moduli abilitati e alla configurazione.
Origini degli eventi richieste: includa i dati di creazione delle fatture, i dati della cronologia o dell'audit delle fatture, i risultati del matching, la cronologia delle approvazioni, la cronologia dei blocchi, i dati dei pagamenti o dei lotti di pagamento e la cronologia degli annullamenti o delle revoche. Un'esportazione contenente solo le intestazioni non è sufficiente, perché ProcessMind legge l'event log così com'è e non deduce gli eventi.
Colonne obbligatorie: ogni riga finale dell'evento deve contenere InvoiceNumber, ActivityName ed EventTime. InvoiceNumber deve essere trattato come testo per preservare gli zeri iniziali e la formattazione.
Colonne consigliate: includa User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber e InvoiceStatus. Mantenga i valori dell'origine quando è disponibile un valore specifico per l'evento.
Intervallo di date: inizi con una finestra di estrazione mobile da tre a sei mesi. Utilizzi una sovrapposizione tra le esecuzioni pianificate, ad esempio il limite dell'ultima estrazione completata correttamente più un periodo di sovrapposizione configurato, per acquisire i record della cronologia arrivati in ritardo. Elimini i duplicati utilizzando l'identificativo dell'evento di origine, quando disponibile; in caso contrario, utilizzi una chiave composta documentata.
Filtri: applichi esclusivamente i filtri richiesti dall'ambito aziendale, come [Your company filter], [Your document type filter], ambito dei fornitori, unità aziendale, valuta o intervallo di date delle fatture. Si assicuri che i filtri non escludano le fatture create prima del periodo di reporting ma aggiornate o pagate durante tale periodo.
Mappatura delle attività: mantenga una mappatura controllata dai valori configurati di stato, azione e pagamento di Coupa a tutti i 14 nomi di attività obbligatori. Non crei un'attività esclusivamente perché uno stato successivo lascia intendere che si sia verificata.
Pianificazione: utilizzi una frequenza coerente con i requisiti operativi, ad esempio oraria o giornaliera. Pianifichi il recupero dei file dipendenti dopo il completamento dell'esportazione Coupa e monitori i file mancanti, parziali o in ritardo.
Prestazioni: suddivida gli intervalli di date estesi, utilizzi l'estrazione incrementale ove supportata, limiti le colonne non necessarie, comprima i file quando possibile ed elabori i file in batch. Eviti di scaricare ripetutamente l'intero dataset storico.
Sicurezza: utilizzi l'autenticazione tramite chiavi SFTP ove supportata, limiti le autorizzazioni sulle directory, protegga le credenziali, crittografi i file durante il trasferimento e applichi i criteri dell'organizzazione in materia di conservazione e cancellazione.
Prerequisiti: capacità di esportazione Coupa richiesta, accesso ai moduli pertinenti relativi a fatture e pagamenti, autorizzazione a visualizzare la cronologia delle fatture e i dati delle approvazioni, autorizzazione a configurare o richiedere integrazioni pianificate, un endpoint SFTP e accesso a valle per recuperare e trasformare i file. Verifichi la disponibilità con [Your Coupa administrator].

a Query di esempio config

-- This extraction template is designed for CSV files delivered by a configured Coupa SFTP export.
-- Replace only the connection, credential, date, file path, and company-specific filter placeholders.
-- Replace bracketed object and column references with the exact names configured in your Coupa tenant.

WITH
invoice_header AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        [Vendor Name] AS VendorName,
        [Invoice Total Amount] AS InvoiceTotalAmount,
        [Payment Due Date] AS PaymentDueDate,
        [Purchase Order Number] AS PurchaseOrderNumber,
        [Invoice Status] AS InvoiceStatus,
        [Invoice Created Timestamp] AS InvoiceCreatedTimestamp
    FROM [Your invoice header export]
    WHERE [Invoice Created Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Invoice Created Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Company Filter Column] IN ([Your company filter])
),
created_events AS (
    SELECT
        h.InvoiceNumber,
        'Invoice Created' AS ActivityName,
        h.InvoiceCreatedTimestamp AS EventTime,
        CAST('[System agent or source]' AS VARCHAR(255)) AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM invoice_header h
    WHERE h.InvoiceCreatedTimestamp IS NOT NULL
),
submitted_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Submitted for Processing' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your submitted values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
matched_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Matched to PO' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice matching export] m
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(m.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Matching Result] IN ([Your successful matching values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
discrepancy_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Matching Discrepancy Identified' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice matching export] m
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(m.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Matching Result] IN ([Your discrepancy values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
resolution_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Discrepancy Resolution Started' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your discrepancy resolution action values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
sent_for_approval_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Sent for Approval' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your sent for approval values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
rejected_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Rejected' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your rejection values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
approved_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Approved' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your approval values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Is Final Required Approval] = [Your true value]
),
hold_placed_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Hold Placed' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice hold history export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Hold Action] IN ([Your hold placed values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
hold_released_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Hold Released' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice hold history export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Hold Action] IN ([Your hold released values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
posted_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Posted for Payment' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice posting or integration status export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Posting or Integration Status] IN ([Your posted values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
payment_scheduled_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Payment Scheduled' AS ActivityName,
        [Payment Batch Scheduled Timestamp] AS EventTime,
        [Scheduled By User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM [Your payment or payment batch export] q
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(q.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Payment Batch Status] IN ([Your scheduled payment values])
      AND [Payment Batch Scheduled Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Payment Batch Scheduled Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
payment_executed_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Payment Executed' AS ActivityName,
        [Payment Executed Timestamp] AS EventTime,
        [Executed By User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM [Your payment or payment batch export] q
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(q.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Payment Status] IN ([Your executed payment values])
      AND [Payment Executed Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Payment Executed Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
voided_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Voided' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your voided values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
)
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM created_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM submitted_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM matched_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM discrepancy_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM resolution_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM sent_for_approval_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM rejected_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM approved_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM hold_placed_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM hold_released_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM posted_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM payment_scheduled_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM payment_executed_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM voided_events
ORDER BY InvoiceNumber, EventTime, ActivityName;

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