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Migliori la gestione dei crediti verso clienti

Ottimizzi HighRadius con questa guida in 6 passaggi
Migliori la gestione dei crediti verso clienti
Template dei dati: Crediti verso clienti
HighRadius

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Ottimizzi la gestione dei crediti verso clienti in HighRadius per migliorare il flusso di cassa

La nostra piattaforma La aiuta a individuare colli di bottiglia nascosti e attriti nei processi che causano ritardi nei pagamenti. Può visualizzare l’intero percorso della fattura e capire dove le attività manuali rallentano le operazioni finanziarie. Questa visibilità Le consente di semplificare i flussi di lavoro e migliorare la gestione complessiva dei flussi di cassa.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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L’importanza strategica di una gestione eccellente dei crediti verso clienti

Nelle imprese moderne, la gestione della liquidità non è una semplice attività amministrativa: è una leva strategica per la crescita. Quando le attività legate ai crediti verso clienti sono efficienti, l’organizzazione dispone di un flusso costante di capitale circolante da reinvestire nell’innovazione e nell’espansione sul mercato. Molti team, tuttavia, devono fare i conti con dati frammentati e processi manuali che rendono difficile conoscere la situazione effettiva delle fatture. HighRadius offre un ambiente basato sull’AI per gestire queste transazioni, ma l’elevato volume di dati può nascondere inefficienze sottostanti. Analizzando sistematicamente come migliorare la gestione dei crediti verso clienti, è possibile trasformare il ciclo dal credito all’incasso da centro di costo a vantaggio competitivo. Non si tratta solo di accelerare i pagamenti, ma di costruire basi finanziarie più solide e prevedibili.

Analizzare i cicli complessi delle fatture con il Process Mining

Il Process Mining offre una prospettiva unica sui flussi di lavoro in HighRadius. I report tradizionali indicano che cosa è accaduto, mentre il Process Mining mostra come si è svolto il processo. Estraendo le tracce digitali da HighRadius, è possibile ricostruire ogni fase del percorso di una fattura, dalla sua emissione alla riconciliazione bancaria finale. Questa visibilità è fondamentale perché fa emergere le deviazioni nascoste che rallentano il flusso di cassa. Potrebbe, ad esempio, scoprire che le fatture di determinati segmenti di clientela subiscono ritardi ricorrenti per documentazione mancante, oppure che alcuni codici di contestazione avviano cicli di revisione lunghi che potrebbero essere automatizzati. Questo approccio basato sui dati consente di superare le impressioni e prendere decisioni fondate sul comportamento effettivo dei processi finanziari, indirizzando gli interventi di ottimizzazione dove possono avere il maggiore impatto.

Intervenire sulle aree più importanti per ottimizzare i processi

Uno dei principali vantaggi del Process Mining in un ambiente HighRadius è la possibilità di individuare con precisione i colli di bottiglia. La gestione delle contestazioni, ad esempio, è spesso una fonte significativa di rallentamenti. Quando un cliente contesta una fattura, il pagamento si ferma e il tempo di ciclo si allunga. Il Process Mining aiuta a capire se le contestazioni sono bloccate in una coda, in attesa di un’approvazione interna, oppure se dipendono da errori di fatturazione ricorrenti che possono essere corretti alla fonte. È inoltre possibile analizzare l’efficacia delle strategie di incasso per ridurre il tempo di ciclo dei crediti verso clienti. Confrontando i risultati di diverse sequenze di sollecito e condizioni di pagamento, può perfezionare le comunicazioni, dando priorità ai clienti con importi elevati o con maggiore probabilità di pagare, e ridurre così i giorni medi di incasso. Queste informazioni dettagliate consentono di definire strategie di incasso più efficaci e personalizzate, che tutelano il rapporto con i clienti e accelerano gli incassi.

Ottenere risultati concreti per l’azienda

L’obiettivo finale dell’ottimizzazione dei processi è migliorare in modo misurabile i risultati finanziari. Rendendo più efficienti i processi di gestione dei crediti in HighRadius, si incide direttamente sui risultati economici. Ridurre il tempo necessario per risolvere le contestazioni e registrare i pagamenti abbassa sensibilmente il costo del capitale. Inoltre, individuando ed eliminando le rilavorazioni manuali, come la correzione di pagamenti registrati in modo errato o il reinvio delle fatture, il team può concentrarsi su attività strategiche prioritarie. Migliorano anche la conformità e la preparazione agli audit, grazie a una traccia di controllo trasparente e completa per ogni transazione. Questo livello di controllo contribuisce a garantire l’accuratezza dei dati finanziari e il rispetto delle politiche interne e delle normative esterne, riducendo il rischio di rilievi in sede di audit e di rettifiche dei bilanci.

Avviare il percorso di trasformazione

Migliorare i risultati della gestione dei crediti verso clienti è un percorso iterativo, che inizia dalla comprensione dello stato attuale. Affiancando le funzionalità di HighRadius alle informazioni dettagliate offerte dal Process Mining, può iniziare a fare chiarezza sulla complessità delle attività di fatturazione e incasso. Parta da una specifica unità aziendale o da un segmento di clientela in cui sospetta la presenza di inefficienze. Utilizzi i dati per verificare le ipotesi, attuare modifiche mirate e monitorare costantemente l’impatto sugli indicatori chiave di prestazione. Questo approccio proattivo consente alle attività di gestione dei crediti di restare flessibili e di rispondere alle esigenze aziendali, tutelando la solidità finanziaria anche in un mercato in continua evoluzione. Perfezionando questi processi, potrà definire un modello scalabile di eccellenza, applicabile a tutta l’organizzazione finanziaria.

Template dei dati: Crediti verso clienti Dal ciclo ordine-incasso Gestione degli incassi Riduzione dei giorni medi di incasso Gestione del credito Ciclo di vita delle fatture Registrazione degli incassi Ufficio finanziario Gestione dei crediti verso clienti Incasso dei ricavi Saldo delle fatture

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Spesso le fatture restano in sospeso senza un responsabile chiaramente individuato, facendo aumentare sensibilmente i giorni medi di incasso. Questa mancanza di progressi incide direttamente sul capitale circolante e costringe il team finanziario a gestire il flusso di cassa in modo reattivo. L’incertezza che ne deriva rende difficile per la direzione prevedere con precisione la liquidità del trimestre successivo.

Quando viene aperta una contestazione, spesso si avvia un lungo ciclo di revisioni e ritardi amministrativi che impedisce di chiudere la fattura. Questi ritardi immobilizzano i fondi e possono compromettere il rapporto con i clienti, costringendo a ripetuti solleciti. Senza una visione chiara delle tempistiche, i responsabili faticano a individuare i reparti che causano il blocco.

Anche con strumenti automatizzati, molti pagamenti richiedono un intervento manuale per abbinare gli estratti conto bancari alle fatture aperte. Questo lavoro dispendioso in termini di tempo rallenta la riconciliazione e può portare a una rappresentazione imprecisa dei crediti in essere. Spesso i team si ritrovano sommersi dai fogli di calcolo per risolvere errori di abbinamento che il sistema avrebbe dovuto gestire.

Spesso i clienti promettono di pagare per interrompere le attività di recupero, ma molti non rispettano l’impegno nei tempi previsti. Questo crea un’illusione di sicurezza nelle previsioni di cassa e rende meno efficiente la definizione delle priorità di incasso. Chi utilizza HighRadius spesso non dispone dello storico necessario per capire quali clienti potrebbero non mantenere gli impegni di pagamento.

Inviare i solleciti troppo presto o troppo tardi può infastidire i clienti puntuali o non influire su chi paga abitualmente in ritardo. Senza tempistiche basate sui dati, il team dedicato agli incassi spreca risorse per sollecitare clienti che avrebbero pagato comunque. Questa mancanza di precisione riduce l’efficacia complessiva della strategia di gestione dei crediti verso clienti.

Quando i clienti effettuano pagamenti parziali, il saldo residuo spesso resta in una situazione indefinita: non è né contestato formalmente né oggetto di un’attività di recupero. Questa frammentazione complica la contabilità e rende difficile valutare l’effettivo ammontare dei crediti insoluti. Il tempo necessario per recuperare questi piccoli importi residui può superare il beneficio economico.

Piccole discrepanze nelle spedizioni o nei prezzi generano spesso numerose contestazioni di importo ridotto, che assorbono una quantità sproporzionata di tempo del personale. Talvolta, il costo per risolverle supera il valore stesso della fattura. Le organizzazioni hanno bisogno di distinguere i rischi finanziari prioritari dalle questioni amministrative di minore entità.

Anche dopo aver risolto una contestazione a favore del cliente, la fattura resta aperta in contabilità finché non viene emessa e registrata una nota di credito. I ritardi in questa fase amministrativa fanno aumentare l’anzianità dei crediti nei report e restituiscono un quadro distorto della situazione finanziaria. Questo collo di bottiglia impedisce al team che gestisce i crediti verso clienti di mantenere una contabilità accurata e aggiornata.

I diversi segmenti di clientela mostrano spesso livelli variabili di rispetto delle condizioni di pagamento concordate. Senza una visione chiara di questi schemi, è difficile negoziare condizioni migliori o adeguare i rating creditizi sulla base dei comportamenti effettivi. Le aziende rinunciano spesso a opportunità di migliorare il capitale circolante perché non verificano con coerenza il rispetto delle condizioni.

I grandi account aziendali, con centinaia di fatture aperte, possono nascondere singole posizioni bloccate da piccoli errori tecnici. Con il passare del tempo, queste fatture non individuate diventano sempre più difficili da incassare. Senza una visione dettagliata, le singole perdite si sommano e causano una significativa dispersione dei ricavi.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Ridurre il tempo necessario per incassare i pagamenti migliora direttamente il capitale circolante e la liquidità. Accelerando la conversione delle fatture in denaro, l’organizzazione riduce la dipendenza dai finanziamenti esterni e rafforza il proprio stato patrimoniale. Questo indicatore è il principale riferimento per valutare la salute dei crediti verso clienti.

ProcessMind individua le fasi specifiche in cui le fatture si bloccano in HighRadius, facendo emergere i colli di bottiglia nelle approvazioni o nelle risposte dei clienti. Monitorare questi ritardi consente di intervenire in modo mirato e rendere più rapido il percorso dalla fatturazione alla registrazione dell’incasso in banca, così da riscuotere i pagamenti nel minor tempo possibile.

Le contestazioni che si protraggono a lungo immobilizzano i ricavi e frustrano i clienti. Ridurre la durata dei cicli consente di esaminare rapidamente le richieste fondate e di sbloccare i pagamenti dovuti, evitando di compromettere il rapporto con i clienti e migliorando il ciclo di cassa.

La piattaforma mappa il ciclo di vita delle contestazioni per individuare passaggi ripetuti o ritardi nei trasferimenti tra reparti. Monitorare queste interazioni aiuta i team a risolvere più rapidamente le discrepanze e impedisce che piccoli problemi diventino ostacoli rilevanti ai pagamenti, con ripercussioni sui risultati finanziari.

Abbinare manualmente i pagamenti alle fatture richiede molto lavoro ed è soggetto a errori. Un’elevata quota di elaborazione automatica riduce il carico amministrativo e garantisce che i saldi dei clienti siano aggiornati in tempo reale, offrendo un quadro più accurato della situazione finanziaria.

Analizzando le cause profonde degli errori di abbinamento, ProcessMind evidenzia le incoerenze nei dati. Queste informazioni consentono di perfezionare le regole di automazione nella piattaforma per la gestione dei crediti e aumentare la quota di abbinamenti senza intervento umano, riducendo sensibilmente il costo per transazione.

Quando i clienti si impegnano a pagare entro una data specifica, il rispetto dell’impegno è fondamentale per prevedere con precisione i flussi di cassa. Una quota più elevata di promesse mantenute rende i ricavi più prevedibili e riduce il lavoro sprecato degli addetti agli incassi, che altrimenti dovrebbero sollecitare i clienti dopo il mancato rispetto degli accordi.

ProcessMind confronta lo storico degli impegni dei clienti con i pagamenti effettivi per individuare gli schemi ricorrenti di promesse non mantenute. Queste analisi aiutano a dare priorità ai solleciti per gli account a rischio prima che scada la data di pagamento, favorendo una gestione proattiva del credito.

Inviare i solleciti troppo presto può infastidire i clienti, mentre inviarli troppo tardi aumenta il rischio di ritardi nei pagamenti. Individuare la cadenza ottimale permette di rendere efficaci le attività di incasso e, al tempo stesso, di tutelare il rapporto con i clienti, bilanciando rapidità e qualità del servizio.

Con il Process Mining, i team possono vedere quali sequenze di sollecito portano ai pagamenti più rapidi nei diversi segmenti di clientela. Questo approccio basato sui dati consente di adeguare le comunicazioni per massimizzarne l’efficacia e concentrare le risorse dove producono i risultati migliori.

Le fatture non pagate da oltre 90 giorni aumentano sensibilmente il rischio di perdite su crediti. Smaltire l’arretrato ripristina un flusso di cassa sano e migliora l’accuratezza complessiva dei dati finanziari, riducendo la necessità di accantonamenti elevati per crediti inesigibili.

Lo strumento visualizza il flusso delle posizioni scadute per individuare perché sono state trascurate nei normali flussi di lavoro di incasso. Questa trasparenza consente ai responsabili di destinare risorse agli account bloccati che richiedono un’escalation manuale o un accordo, evitando che diventino inesigibili.

I ritardi nell’emissione delle note di credito spesso impediscono di chiudere le fatture, anche quando il cliente ha già pagato il saldo residuo. Un’emissione tempestiva mantiene allineate le registrazioni contabili ed evita solleciti di pagamento non necessari, che potrebbero compromettere la fiducia dei clienti.

ProcessMind mostra i percorsi di approvazione interni delle richieste di credito, evidenziando i passaggi superflui e le revisioni lente. Semplificare questi flussi di lavoro riduce il tempo tra la risoluzione della contestazione e la riconciliazione finale della fattura, rendendo la contabilità più ordinata ed efficiente.

Una gestione disomogenea dei pagamenti inferiori all’importo dovuto crea confusione e complica il percorso del cliente. Processi standardizzati garantiscono che ogni pagamento parziale venga registrato correttamente e che il saldo residuo sia monitorato con trasparenza, facilitando l’accordo sull’importo finale dovuto.

Analizzando le deviazioni dei pagamenti parziali rispetto al percorso standard, ProcessMind individua i casi in cui si ricorre a procedure manuali alternative. Definire un flusso coerente riduce la complessità della gestione degli account con volumi elevati e semplifica le attività di chiusura di fine mese.

Spesso i clienti non rispettano le condizioni di pagamento concordate, generando costi nascosti per il fornitore. Farle rispettare con coerenza garantisce all’azienda il valore negoziato in fase di vendita e contribuisce a mantenere flussi di cassa regolari.

La piattaforma confronta le date effettive dei pagamenti con le condizioni contrattuali per individuare gli scostamenti ricorrenti. Rilevare questi schemi consente al team che gestisce il credito di rinegoziare le condizioni o adeguare le strategie di incasso per i segmenti di clientela che pagano abitualmente in ritardo.

Un numero elevato di contestazioni di importo ridotto può sovraccaricare il team che gestisce i crediti verso clienti, anche quando l’impatto finanziario di ciascun caso è limitato. Ridurle consente al personale di concentrarsi sulle attività di riconciliazione di maggior valore, più rilevanti per i risultati economici.

ProcessMind classifica le cause delle contestazioni minori per individuare schemi ricorrenti, come errori di prezzo o discrepanze nelle spedizioni. Correggere le cause profonde all’origine impedisce che le contestazioni entrino nel sistema e riduce le attività superflue nella gestione finanziaria.

Massimizzare l’efficacia di ogni interazione con i clienti riduce il costo complessivo degli incassi. Quando il personale si concentra sulle fatture giuste al momento giusto, l’intero reparto lavora con maggiore efficienza e ottiene risultati migliori con meno risorse.

Individuando i percorsi che portano più spesso al pagamento, ProcessMind offre un modello per definire flussi di lavoro di incasso efficaci. La direzione può così formare gli addetti sulle sequenze che hanno dato prova di efficacia e automatizzare le attività di scarso valore, riservando le competenze del personale alla risoluzione dei problemi complessi.

Una visione completa del ciclo di vita delle fatture è essenziale per prendere decisioni strategiche. Sapere esattamente dove sono immobilizzati i fondi consente alla direzione di allocare il capitale in modo più efficace e pianificare con sicurezza la crescita futura.

ProcessMind offre una mappa completa del percorso dei crediti, dalla creazione alla chiusura. Questa visibilità sostituisce le supposizioni con dati concreti, consentendo previsioni precise e una gestione proattiva dell’intera funzione dei crediti verso clienti in tutte le unità aziendali.

Il percorso in 6 passaggi per migliorare la gestione dei crediti verso clienti

1

Scarichi il template
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Esporti i Suoi dati
3

Carichi il Suo insieme di dati
4

Analizzi il processo
5

Attui i miglioramenti
6

Monitori il processo
1

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Cosa fare

Scarichi il template Excel preconfigurato per HighRadius, così da assicurarsi che la struttura dei dati rispetti il formato richiesto per il Process Mining.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template
Perché è importante

Partire da un template standardizzato evita errori di mappatura e garantisce l’acquisizione di tutti gli eventi essenziali dei crediti verso clienti, come l’emissione delle note di credito e la chiusura delle fatture.

Risultato atteso

Una struttura Excel pronta all’uso, progettata per i dati di HighRadius.

LE INFORMAZIONI SUI PROCESSI

Individui le inefficienze nascoste nei flussi di crediti verso clienti di HighRadius

Ottenga una visione completa dell’intero ciclo di vita della fattura, dalla creazione al pagamento finale. Potrà individuare con precisione dove si bloccano le contestazioni e capire come accelerare il ciclo di recupero crediti.
  • Mappi ogni passaggio del percorso effettivo della fattura
  • Individui le cause specifiche dei ritardi nei pagamenti
  • Confronti i risultati del recupero crediti tra le diverse aree geografiche
  • Monitori l’andamento dei Giorni medi di incasso e gli indicatori dei flussi di cassa
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI DIMOSTRATI

L’impatto di Process Intelligence sulla gestione dei crediti verso clienti

Le organizzazioni che utilizzano il Process Mining con HighRadius ottengono una visione dettagliata dell’intero ciclo di vita di una fattura, identificando i colli di bottiglia che ritardano i pagamenti. Questi valori di riferimento mostrano come le informazioni basate sui dati possano accelerare il recupero crediti e migliorare la gestione del capitale circolante.

0 %
Riduzione dei giorni medi di incasso

Riduzione del DSO medio

Individuando i colli di bottiglia tra la creazione e la chiusura delle fatture, le organizzazioni accelerano la conversione in liquidità e migliorano la gestione complessiva del capitale circolante.
+ 0 %
Registrazione automatica degli incassi

Aumento del tasso di abbinamento

Ottimizzare il motore di abbinamento di HighRadius riduce le rilavorazioni manuali e consente di riconciliare automaticamente gli estratti conto bancari, senza intervento umano.
0 days
Risoluzione più rapida delle contestazioni

Riduzione dei tempi di ciclo

Semplificare il processo di verifica fin dall’apertura della contestazione consente di risolvere rapidamente le fatture contestate e di evitare che restino insolute a lungo.
+ 0 %
Maggiore conformità dei pagamenti

Aumento dei pagamenti puntuali

Una maggiore visibilità sul comportamento dei clienti aiuta i team a far rispettare le condizioni contrattuali e a individuare i segmenti che non rispettano spesso le scadenze.
+ 0 %
Maggiore rispetto degli impegni di pagamento

Affidabilità degli impegni

Ottimizzare i tempi di invio dei promemoria di pagamento rende più affidabili gli impegni dei clienti e aumenta in misura significativa il tasso di rispetto delle promesse di pagamento.
0 %
Meno rilavorazioni manuali

Riduzione dei pagamenti parziali

Standardizzare le procedure di riconciliazione dei pagamenti parziali riduce il carico amministrativo degli addetti al recupero crediti e semplifica la tracciabilità ai fini degli audit.

I risultati variano in base alla complessità dei processi e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati in implementazioni diverse.

Dati consigliati

Inizi l’analisi dai dati e dalle attività più importanti.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco del documento di fatturazione, utilizzato come ID del caso.

Perché è importante

Identifica il caso in modo univoco e garantisce che tutti gli eventi siano associati correttamente alla specifica transazione finanziaria.

Nome dell’evento o dell’azione eseguita sulla fattura.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo ed è essenziale per l’individuazione dei processi e l’analisi delle varianti.

Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività.

Perché è importante

Per calcolare tutti i KPI basati sulla durata e ordinare correttamente gli eventi, è necessario disporre di orari precisi.

Nome del cliente associato alla fattura.

Perché è importante

È essenziale per segmentare l’analisi per conto e individuare i clienti con problemi di pagamento.

Importo monetario totale della fattura.

Perché è importante

Consente di ponderare l’analisi in base all’impatto finanziario, anziché limitarsi a contare i casi.

Data entro la quale il cliente è tenuto contrattualmente a pagare.

Perché è importante

Il riferimento per determinare i ritardi e calcolare i giorni medi di incasso (DSO).

Nome dell’addetto o dell’utente responsabile dell’attività di recupero crediti.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni a livello di risorsa.

Indicatore che specifica se l’attività è stata eseguita dal sistema senza intervento umano.

Perché è importante

Misura l’efficienza dell’implementazione di HighRadius.

Numero di giorni tra la data di scadenza e quella del pagamento.

Perché è importante

Misura direttamente il rispetto delle condizioni contrattuali da parte del cliente.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Creazione iniziale della fattura o acquisizione della stessa nella piattaforma HighRadius dal sistema ERP. Questo evento segna l’inizio del ciclo di recupero crediti.

Perché è importante

Definisce il timestamp di riferimento per il calcolo dell’anzianità dei crediti e delle metriche dei giorni medi di incasso (DSO).

Comunicazione automatica (e-mail o lettera) inviata al cliente tramite il modulo Collections. Consente di tracciare l’esecuzione della strategia di sollecito.

Perché è importante

È fondamentale per la Dashboard «Efficacia dei promemoria di pagamento», che misura se le comunicazioni inducono effettivamente il pagamento.

Impegno formale registrato nel sistema, con cui il cliente promette di pagare un importo specifico entro una data stabilita.

Perché è importante

È essenziale per l’«Indice di affidabilità delle promesse di pagamento», che consente di prevedere i flussi di cassa e misurare l’affidabilità dei clienti.

Creazione di una pratica di detrazione o contestazione collegata alla fattura, che indica il rifiuto del cliente di pagare una parte o la totalità del saldo.

Perché è importante

Avvia l’analisi delle «Prestazioni nella risoluzione delle contestazioni» e sospende i solleciti standard per l’importo contestato.

Conclusione dell’indagine sulla contestazione, con una decisione finale, ad esempio il riconoscimento di una detrazione valida o il rigetto della richiesta.

Perché è importante

Evento che arresta il conteggio del «Tempo di ciclo di risoluzione delle contestazioni». I ritardi in questa fase incidono direttamente sull’anzianità dei crediti.

Il motore Cash Application, oppure un utente, collega correttamente una riga dell’estratto conto bancario a questa specifica fattura.

Perché è importante

Metrica fondamentale per il «Tasso di registrazione automatica degli incassi». Distingue la ricezione dei fondi dalla loro registrazione.

Ricezione dei fondi che estingue interamente il debito. Ai fini del calcolo dell’anzianità, questa è la data effettiva del pagamento.

Perché è importante

Utilizzato per calcolare il «Tasso di rispetto delle promesse di pagamento» e confrontare i flussi di cassa effettivi con quelli previsti.

Modifica finale dello stato, con cui il saldo della fattura diventa zero e la fattura viene chiusa nel sistema.

Perché è importante

Timestamp finale per il calcolo dei «Giorni medi di incasso». Segna il completamento del processo.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining utilizza gli Event Log di HighRadius per ricostruire ogni fase del ciclo di vita delle fatture, dalla loro emissione alla chiusura finale. Utilizzando il numero della fattura come identificativo univoco, mostra con precisione dove si verificano colli di bottiglia, come le contestazioni gestite manualmente o i ritardi nei pagamenti. In questo modo offre una visione trasparente del flusso effettivo del processo, anziché basarsi su diagrammi teorici.

Per iniziare, occorre estrarre i log delle attività che includono il numero della fattura, un timestamp e l’azione specifica eseguita, ad esempio l’emissione di una fattura o la ricezione di un pagamento. La maggior parte delle organizzazioni si collega tramite API o esportazioni standard dal database per acquisire i record dei moduli di fatturazione e incasso. Questi dati consentono al software di mappare la sequenza degli eventi nell’intero ciclo dal credito all’incasso.

Sì. Il Process Mining individua i punti critici che ritardano i pagamenti, come tempistiche inefficaci per i solleciti o la lentezza nella risoluzione delle contestazioni. Facendo emergere le cause profonde, i team possono attuare modifiche mirate per accelerare il flusso di cassa e raggiungere l’obiettivo di ridurre del 20% i giorni medi di incasso. Invece di sollecitare ogni fattura, permette di concentrarsi sulla risoluzione dei problemi sistemici che causano i ritardi.

I report standard forniscono istantanee dell’anzianità dei crediti o dei saldi complessivi in sospeso, mentre il Process Mining mostra i passaggi da uno stato all’altro. Evidenzia i percorsi non lineari, come le promesse di pagamento ripetute o i pagamenti parziali frammentati, che spesso sfuggono ai report statici. Questa prospettiva consente di osservare nel tempo il comportamento effettivo dei clienti e degli addetti agli incassi.

La maggior parte delle organizzazioni può visualizzare le prime mappe dei processi entro due-quattro settimane dalla configurazione dell’estrazione dei dati. In questa fase iniziale si individuano i colli di bottiglia più rilevanti nei flussi di lavoro di registrazione degli incassi e gestione delle contestazioni. In seguito, il monitoraggio continuo consente di ottimizzare i processi e tenere sotto controllo obiettivi di miglioramento come il tasso di abbinamento automatico.

Il software traccia il percorso di ogni fattura contestata e mostra in quale fase si blocca, ad esempio durante la convalida interna o in attesa di un riscontro del cliente. Consente di individuare se un volume elevato di contestazioni di importo ridotto assorbe risorse in misura sproporzionata e, successivamente, di automatizzarne la risoluzione. Questa visibilità aiuta a standardizzare l’emissione delle note di credito e a chiudere i saldi più rapidamente.

Analizzando le fasi che richiedono un intervento manuale, il Process Mining individua i motivi per cui alcuni pagamenti non vengono abbinati automaticamente. Fa emergere schemi ricorrenti nelle attività manuali di registrazione degli incassi, che indicano dove è necessario migliorare la configurazione di HighRadius o la qualità dei dati in ingresso. Intervenire su questi aspetti aiuta ad aumentare il tasso di registrazione senza intervento manuale e riduce il carico di lavoro del team finanziario.

Durante l’estrazione, i dati possono essere pseudonimizzati o mascherati, così da proteggere le informazioni sensibili dei clienti mantenendo visibili gli schemi dei processi. In genere, le organizzazioni applicano protocolli di sicurezza conformi agli audit finanziari interni e alle normative internazionali sulla protezione dei dati. In questo modo, l’analisi può concentrarsi sull’efficienza dei processi senza compromettere l’integrità dei dati.

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