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Migliori la gestione dei pagamenti dei debiti verso fornitori

Guida in 6 passaggi per ottimizzare i pagamenti in Oracle Fusion
Migliori la gestione dei pagamenti dei debiti verso fornitori
Elaborazione dei pagamenti dei debiti verso fornitori
Oracle Fusion

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Ottimizzi i pagamenti dei debiti verso fornitori in Oracle Fusion Financials

La nostra piattaforma individua i colli di bottiglia nascosti e le deviazioni dal processo che rallentano i cicli di pagamento. Visualizzando ogni fase del flusso di lavoro, può individuare procedure manuali alternative e approvazioni ridondanti che incidono sull’efficienza. Questa visibilità Le consente di semplificare le operazioni e pagare puntualmente tutti i fornitori.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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L’importanza strategica dell’efficienza nell’elaborazione dei pagamenti

L’elaborazione dei pagamenti dei debiti verso fornitori è una fase essenziale per qualsiasi organizzazione e rappresenta il passaggio conclusivo del ciclo di approvvigionamento. Quando il processo è efficiente in Oracle Fusion Financials, non si limita al pagamento delle fatture: tutela il capitale circolante, consolida i rapporti con i fornitori e garantisce l’integrità delle rendicontazioni finanziarie. Al contrario, un processo non ottimizzato può comportare la perdita degli sconti per pagamento anticipato, penali per ritardi e un notevole carico amministrativo per il team finanziario. Concentrandosi sull’ottimizzazione dei processi, si passa dalla gestione reattiva dei problemi a un approccio proattivo e strategico alla gestione della liquidità. Comprendere come si muovono i fondi e quali ostacoli ne rallentano il trasferimento è il primo passo per trasformare la funzione dei debiti verso fornitori da centro di costo a fonte di valore.

Maggiore trasparenza con il Process Mining

Il Process Mining offre un nuovo modo di analizzare i dati di Oracle Fusion Financials. Invece di affidarsi a report statici o a testimonianze sulle cause dei ritardi nei pagamenti, il Process Mining ricostruisce le tracce digitali lasciate da ogni fattura durante il passaggio nel sistema. Questa tecnologia consente di visualizzare il percorso effettivo di una fattura, inclusi cicli ripetuti, colli di bottiglia e interventi manuali che potrebbero sfuggire ai report standard. È possibile seguire l’intero percorso, dalla ricezione della fattura fino alla compensazione e alla registrazione del pagamento. Questa trasparenza è essenziale per individuare le cause profonde degli ostacoli, ad esempio perché alcune approvazioni richiedono giorni anziché ore o perché determinati tipi di fattura necessitano spesso di correzioni manuali dei dati. Sfruttando i dati già disponibili, si ottiene una visione oggettiva e dettagliata delle operazioni.

Interventi mirati per accelerare i tempi

Per migliorare l’elaborazione dei pagamenti dei debiti verso fornitori, occorre concentrarsi sulle attività che assorbono più tempo e risorse. Una delle aree principali è il flusso di approvazione. In molte organizzazioni le fatture restano in attesa di firme o approvazioni elettroniche, spesso a causa di gerarchie complesse o regole di instradamento poco chiare in Oracle Fusion. Il Process Mining mette in evidenza questi punti di stallo e permette di semplificare i percorsi di approvazione. Un altro ambito importante è la riduzione delle rilavorazioni manuali. Analizzando le discrepanze più frequenti nel processo di abbinamento, ad esempio tra fatture e ordini di acquisto, è possibile migliorare la convalida dei dati al momento dell’inserimento. Inoltre, individuare le cause dei blocchi dei pagamenti aiuta a ridurre il tempo di ciclo tra la ricezione della fattura e l’esecuzione del pagamento. Eliminando questi ostacoli, aumenta la quota di elaborazione automatica senza interventi, si riducono gli errori umani e si accelera l’intero ciclo di pagamento.

Risultati misurabili e vantaggi operativi

Ottimizzare i processi di pagamento porta vantaggi misurabili che incidono sui risultati economici. Il primo è la riduzione del tempo di ciclo complessivo, che consente di elaborare e pagare le fatture più rapidamente. In questo modo l’organizzazione può beneficiare appieno degli sconti per pagamento anticipato, che possono tradursi in risparmi annuali considerevoli. Una maggiore efficienza riduce anche il costo per fattura, perché il team dedica meno tempo all’inserimento manuale dei dati e alla risoluzione delle discrepanze. Dal punto di vista della conformità, un processo chiaro e ottimizzato garantisce che i pagamenti rispettino le politiche interne e i requisiti normativi. Questa trasparenza è preziosa durante gli audit, poiché ogni azione è documentata e facilmente rintracciabile nell’ambiente Oracle. In definitiva, questi miglioramenti favoriscono rapporti più solidi con i fornitori, che apprezzano pagamenti puntuali e affidabili.

I primi passi verso l’ottimizzazione

Per avviare il percorso di ottimizzazione è necessario impegnarsi a prendere decisioni basate sui dati. Con questa guida e i relativi template di Process Mining, può iniziare a far emergere ciò che i dati di Oracle Fusion Financials rivelano sul processo. L’obiettivo non è soltanto visualizzare il processo, ma capire le ragioni di ogni ritardo e inefficienza. Man mano che individua e risolve questi problemi, i benefici si riflettono progressivamente sulla salute operativa. Le consigliamo di analizzare con attenzione i flussi di lavoro attuali, approfondire i dati e introdurre piccoli interventi mirati. Questo ciclo di miglioramento continuo non solo renderà più efficiente l’elaborazione dei pagamenti, ma contribuirà anche a creare una funzione finanziaria più resiliente e flessibile.

Elaborazione dei pagamenti dei debiti verso fornitori approvazione delle fatture cicli di pagamento pagamenti ai fornitori operazioni finanziarie ottimizzazione del flusso di cassa gestione della conformità team dei debiti verso fornitori Automazione dei debiti verso fornitori Ciclo di pagamento Dal procurement al pagamento

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I flussi di lavoro di approvazione su più livelli spesso si bloccano quando i responsabili non sono disponibili o le soglie non sono chiare. Ne derivano fornitori insoddisfatti, possibili interruzioni del servizio e un notevole carico amministrativo per il team dei debiti verso fornitori, costretto a sollecitare le firme. ProcessMind monitora ogni passaggio di approvazione in Oracle Fusion Financials per individuare i punti in cui le fatture si fermano. Visualizzando il percorso effettivo delle fatture, è possibile ridefinire i limiti di approvazione e automatizzare l’instradamento per garantire pagamenti puntuali.

Molte organizzazioni non riescono a ottenere gli sconti vantaggiosi per pagamento anticipato perché i tempi di elaborazione interni superano quelli previsti dalle condizioni dei fornitori. Questi risparmi mancati incidono direttamente sui risultati economici e rappresentano un’occasione persa per gestire il capitale in modo efficiente. Analizzando il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e la pianificazione del pagamento in Oracle Fusion Financials, ProcessMind mette in evidenza i fornitori che offrono gli sconti migliori e i punti in cui si verificano ritardi. È così possibile dare priorità alle fatture di maggior valore e accelerare il ciclo di pagamento.

Le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute merci spesso comportano lunghi cicli di risoluzione. Queste rilavorazioni assorbono molto tempo del personale e ritardano la contabilizzazione, con il rischio di rendicontazioni finanziarie inesatte. La nostra piattaforma mappa il passaggio dall’abbinamento alla risoluzione delle discrepanze, mostrando con precisione perché le fatture vengono segnalate. Queste informazioni consentono di migliorare la qualità dei dati all’origine e semplificare la risoluzione dei record non corrispondenti nell’elaborazione dei pagamenti dei debiti verso fornitori.

Le fatture vengono spesso sospese per informazioni mancanti o per blocchi precauzionali che non vengono mai rimossi. Queste fatture in stallo appesantiscono il report di anzianità e richiedono interventi manuali per proseguire, riducendo la produttività e l’efficienza complessive. ProcessMind visualizza il ciclo di vita dei blocchi dei pagamenti nel flusso di elaborazione dei debiti verso fornitori. È possibile individuare i blocchi più frequenti e automatizzarne la rimozione quando nel sistema si verificano determinate condizioni.

Il mancato rispetto sistematico delle scadenze di pagamento comporta penali e danneggia i rapporti di lungo periodo con i fornitori strategici. Se vengono pagati in ritardo, i fornitori potrebbero dare la priorità ad altri clienti o restringere le condizioni di credito, aumentando ulteriormente la pressione operativa sull’azienda. Monitorando la durata complessiva del processo di pagamento, ProcessMind individua le cause profonde dei ritardi. Può impostare avvisi preventivi per le fatture prossime alla scadenza, così da rispettare le condizioni concordate in Oracle Fusion Financials.

Spesso i reparti che gestiscono i debiti verso fornitori faticano a fornire aggiornamenti in tempo reale sullo stato dei pagamenti. Questa mancanza di trasparenza genera numerose richieste di informazioni che distolgono il personale dalle attività operative e strategiche. ProcessMind offre una visione chiara di ogni fattura durante il suo percorso in Oracle Fusion Financials. Conoscendo lo stato aggiornato di ciascun pagamento, il team può fornire informazioni precise alle parti interessate e ridurre le richieste manuali.

In situazioni urgenti, il personale può cercare di aggirare i percorsi di approvazione standard per garantire l’esecuzione di un pagamento. Sebbene possa risolvere un problema nell’immediato, questa pratica crea notevoli rischi di conformità e aggira i controlli interni progettati per prevenire le frodi. La piattaforma rileva i percorsi anomali che si discostano dal flusso di lavoro stabilito per l’elaborazione dei pagamenti dei debiti verso fornitori. È possibile individuare con precisione dove e perché si verificano queste deviazioni e intervenire con una formazione mirata o le necessarie modifiche al sistema Oracle Fusion Financials.

Inserire manualmente i dettagli delle fatture richiede tempo ed espone a errori umani. Gli errori nei nomi dei fornitori o negli importi possono causare pagamenti non riusciti e richiedere correzioni urgenti nelle fasi finali del ciclo. ProcessMind individua le fasi in cui l’estrazione manuale dei dati rallenta il processo. Quantificando il tempo dedicato a queste attività, è possibile motivare l’introduzione di strumenti OCR o di convalida automatica a supporto dell’elaborazione dei pagamenti dei debiti verso fornitori.

Le organizzazioni globali riscontrano spesso notevoli differenze nell’efficienza dei pagamenti tra unità aziendali o aree geografiche. Questa disomogeneità rende difficile uniformare le operazioni finanziarie globali e mantenere una strategia comune per la gestione dei flussi di cassa. Con l’analisi multidimensionale di ProcessMind, è possibile confrontare le prestazioni dei diversi codici aziendali. In questo modo emergono le prassi efficaci delle aree con i risultati migliori, che possono essere estese all’intera organizzazione tramite Oracle Fusion Financials.

Le frequenti esecuzioni straordinarie o fuori ciclo dei pagamenti interrompono la pianificazione finanziaria standard e aumentano i costi delle transazioni. Spesso queste misure reattive segnalano una pianificazione carente o colli di bottiglia nel processo ordinario. Analizziamo la frequenza e le cause delle esecuzioni di pagamento non standard in Oracle Fusion Financials. In questo modo è possibile intervenire sui ritardi a monte che rendono necessarie le esecuzioni straordinarie e ripristinare una pianificazione prevedibile e conveniente.

In assenza di controlli rigorosi, la stessa fattura può essere inserita più volte nel sistema tramite canali diversi. Se i duplicati non vengono individuati, l’organizzazione rischia perdite finanziarie considerevoli a causa di pagamenti in eccesso ai fornitori. ProcessMind segnala schemi che possono indicare fatture duplicate o attività sospette. Analizzando gli attributi univoci di ogni transazione, il sistema aiuta a individuare ed eliminare questi rischi prima che venga eseguito un pagamento nell’ambito dell’elaborazione dei debiti verso fornitori.

Elaborare una fattura da cinquanta dollari può costare quanto elaborarne una da cinquemila. Se i team dedicano troppo tempo alle transazioni di importo ridotto, hanno meno capacità da riservare alla gestione finanziaria strategica e alle attività prioritarie. La nostra analisi suddivide i tempi di elaborazione delle fatture per importo e fornitore. È possibile individuare opportunità per introdurre un’elaborazione automatica senza interventi per le fatture a basso rischio, liberando tempo per le attività più importanti in Oracle Fusion Financials.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

Approvazioni rapide sono essenziali per mantenere la fiducia dei fornitori ed evitare penali per ritardi. Riducendo il tempo che intercorre tra la ricezione e l’approvazione, il team finanziario può gestire meglio il flusso di cassa e registrare tempestivamente tutte le passività. Questa accelerazione migliora direttamente la salute complessiva della catena di fornitura e riduce il carico amministrativo dei responsabili di reparto.

ProcessMind individua i reparti o i ruoli in Oracle Fusion Financials in cui le fatture restano in attesa a lungo. Visualizzando il percorso di approvazione, è possibile identificare i punti in cui si verificano ritardi e introdurre promemoria automatici o percorsi di escalation per ridurre i tempi di ciclo fino al 40%.

Sfruttare gli sconti concessi dai fornitori è un modo semplice per ridurre il costo del venduto e migliorare i risultati economici. Tuttavia, procedure complesse possono far sì che le fatture non vengano pagate entro le scadenze previste, facendo perdere risparmi. Fissare l’obiettivo di usufruire di tutti gli sconti disponibili aiuta l’organizzazione a considerare la funzione fornitori come un centro di valore, anziché di costo.

La nostra piattaforma analizza il rapporto tra le date di ricezione delle fatture e le scadenze degli sconti registrate nel sistema. Segnalando le fatture che rischiano di non rientrare nei termini, ProcessMind consente ai responsabili di dare priorità ai pagamenti più vantaggiosi e di semplificare i flussi di lavoro che permettono di ottenere questi risparmi.

Le fatture che non superano il controllo iniziale a tre vie richiedono verifiche manuali, assorbono molto tempo del personale e ritardano i pagamenti. Aumentare la percentuale di fatture abbinate correttamente al primo tentativo riduce i costi operativi e previene gli arretrati nella contabilità fornitori. Questa regolarità è fondamentale per mantenere efficiente la gestione finanziaria.

Analizzando le cause profonde delle discrepanze negli abbinamenti in Oracle Fusion Financials, ProcessMind mette in evidenza i problemi ricorrenti legati a determinati fornitori o tipi di ordini di acquisto. Potrà quindi intervenire sulle modalità di inserimento dei dati o sulle imprecisioni nei dati anagrafici, con l’obiettivo di raggiungere una percentuale del 90% di abbinamenti corretti al primo tentativo e ridurre sensibilmente gli interventi manuali.

Le penali per i ritardi sono costi evitabili che assorbono risorse e compromettono la reputazione creditizia presso i fornitori strategici. Per eliminarle occorre pianificare i pagamenti in modo proattivo e capire con chiarezza in quali punti il processo si inceppa. L’obiettivo è creare un processo di pagamento affidabile, che rispetti tutte le condizioni contrattuali.

Con un’analisi dettagliata dell’andamento, ProcessMind individua gli schemi che portano ai pagamenti in ritardo, dovuti a errori nei dati dei fornitori o a colli di bottiglia interni. Queste informazioni consentono al team finanziario di riprogettare i flussi di lavoro e predisporre avvisi tempestivi per le fatture in prossimità della scadenza, così da assicurare pagamenti puntuali in tutti i casi.

I blocchi e le deroghe manuali aumentano il rischio di errore umano e rallentano l’esecuzione dei pagamenti. Ridurre la necessità di questi interventi permette al team della contabilità fornitori di concentrarsi su attività strategiche, anziché sulla risoluzione di problemi amministrativi. Un processo altamente automatizzato è più facilmente scalabile e meno esposto a errori costosi.

ProcessMind mappa ogni intervento manuale effettuato da un utente durante il ciclo di pagamento in Oracle Fusion Financials. Capendo le cause più frequenti dei blocchi, come coordinate bancarie mancanti o codici fiscali errati, potrà correggere i problemi nei dati alla radice e automatizzare con maggiore efficacia lo sblocco dei pagamenti.

Ignorare le procedure di approvazione standard espone l’organizzazione a rischi finanziari e rende più complessa la tracciabilità ai fini degli audit. Rispettare rigorosamente i controlli interni è necessario per la conformità normativa e la prevenzione delle frodi. L’obiettivo è fare in modo che ogni fattura segua il percorso previsto, indipendentemente dalla provenienza o dall’importo.

La nostra soluzione ricostruisce il percorso di ogni fattura e confronta il comportamento effettivo con il modello di processo previsto. ProcessMind segnala le deviazioni in tempo reale, consentendo alla direzione di intervenire sulle approvazioni non autorizzate e aggiornare la formazione del personale, così da mantenere al 100% gli indicatori di conformità per tutte le attività di pagamento.

L’automazione riduce la dipendenza dall’inserimento manuale dei dati, un’attività lenta e soggetta a errori. Passando a un’elaborazione senza interventi manuali, le organizzazioni possono gestire volumi maggiori senza aumentare il personale. Questa efficienza è fondamentale per sostenere la crescita aziendale e gestire le attività a livello globale.

ProcessMind analizza i punti di intervento previsti per ogni fattura nel sistema e individua i passaggi ancora svolti manualmente. Identificando le opportunità di automazione, come lo scambio elettronico di dati o strumenti OCR più efficaci, potrà ridurre gli interventi manuali e i costi di elaborazione per fattura.

Prassi diverse da una regione all’altra generano tempi di attraversamento imprevedibili e livelli di qualità dei dati disomogenei. Uniformare il processo di pagamento consente a tutte le unità aziendali di adottare gli stessi parametri di efficienza. Questa coerenza semplifica il consolidamento della rendicontazione finanziaria e l’introduzione di miglioramenti a livello di sistema.

Confrontando i risultati dei diversi codici società in Oracle Fusion Financials, ProcessMind evidenzia le regioni in ritardo e quelle con i risultati migliori. Potrà quindi estendere a tutta l’organizzazione le prassi più efficaci delle unità con le prestazioni migliori, rendendo la gestione globale della contabilità fornitori più coerente e prevedibile.

I pagamenti urgenti o non pianificati interrompono la normale operatività e spesso costano più dei cicli regolari. Un calendario dei pagamenti stabile e prevedibile migliora le previsioni di cassa e riduce la pressione sul team finanziario. La regolarità nell’esecuzione è un segno di una gestione matura ed efficace della contabilità fornitori.

ProcessMind monitora la frequenza e le cause dei pagamenti fuori ciclo. Analizzando i dati, potrà individuare i fattori che innescano queste esecuzioni urgenti e modificare il calendario standard dei pagamenti o le condizioni concordate con i fornitori, per rispondere meglio alle esigenze aziendali e ridurre di oltre il 50% le attività non pianificate.

Pagare due volte la stessa fattura comporta una perdita finanziaria significativa e richiede un notevole impegno per recuperare le somme. Per tutelare l’integrità finanziaria è essenziale individuare i duplicati al momento dell’inserimento o durante la fase di convalida. Un sistema di rilevamento efficace protegge la liquidità dell’organizzazione e semplifica la riconciliazione.

La nostra piattaforma analizza gli schemi nei dati delle fatture per individuare i possibili duplicati prima che arrivino alla fase di pagamento. ProcessMind aiuta a rafforzare le regole di convalida nel sistema, segnalando immediatamente le corrispondenze tra attributi, come il numero della fattura e l’ID del fornitore, ed eliminando così il rischio di doppi pagamenti.

Dedicare a una fattura di importo ridotto lo stesso impegno richiesto da una fattura di importo elevato è inefficiente. Prevedere un percorso semplificato per le fatture di importo ridotto e a basso rischio libera il team, che può così concentrarsi sulle attività finanziarie più rilevanti. Questo approccio mirato ottimizza l’allocazione delle risorse e accelera il flusso complessivo delle attività del reparto.

ProcessMind aiuta a definire soglie per le fatture di importo ridotto che possono seguire un percorso accelerato nel sistema. Monitorando i risultati di questi percorsi semplificati, potrà tenere sotto controllo i rischi e ridurre sensibilmente i tempi di ciclo per la maggior parte delle fatture.

La scarsa visibilità sullo stato dei pagamenti aumenta le richieste dei fornitori e genera confusione all’interno dell’organizzazione. Disporre di una visione chiara e aggiornata dello stato di ogni fattura migliora la comunicazione e favorisce decisioni più efficaci. La trasparenza è alla base di una funzione finanziaria reattiva e professionale.

ProcessMind offre una Dashboard che monitora ogni fattura dalla ricezione alla compensazione finale. Questa visibilità permette alle parti interessate di individuare i colli di bottiglia non appena si formano e fornisce al team della contabilità fornitori i dati necessari per rispondere alle richieste dei fornitori con precisione e rapidità, migliorando i rapporti con loro e riducendo le interruzioni dovute alle richieste di aggiornamento.

Percorso di miglioramento in 6 passaggi per l’elaborazione dei pagamenti fornitori

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Scarichi il template
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Esporti i dati
3

Carichi il set di dati
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Analizzi il processo
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Introduca i miglioramenti
6

Monitori il processo
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Cosa fare

Acceda al template Excel standardizzato per i flussi di lavoro della contabilità fornitori in Oracle Fusion, così da allineare i dati al formato richiesto.

Consulta la guida al template dei dati Scarica il template
Perché è importante

Partire da un template strutturato previene gli errori di mappatura dei dati e assicura che tutti gli attributi necessari delle fatture e dei pagamenti siano acquisiti correttamente.

Risultato atteso

Un file Excel preformattato, pronto per i Suoi dati Oracle Fusion.

LE SUE SCOPERTE

Ottenga una visione completa dei flussi di lavoro dei pagamenti

Acceda a una visione completa del ciclo di pagamento in Oracle Fusion Financials e individui con precisione dove si verificano i ritardi. Potrà vedere chiaramente come le fatture passano dall’approvazione all’erogazione finale.
  • Mappi il processo di pagamento effettivo, dall’inizio alla fine
  • Individui i colli di bottiglia nei singoli passaggi di approvazione
  • Rilevi le deviazioni dalle regole standard di pagamento
  • Misuri i tempi di ciclo per categoria di fornitore
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI DIMOSTRATI

Ottimizzi la gestione della contabilità fornitori in Oracle Fusion

Analizzando i numeri delle fatture nell’ambiente Oracle Fusion, il nostro approccio di Process Mining individua i colli di bottiglia e semplifica l’intero ciclo di pagamento. Questi indicatori illustrano i miglioramenti di efficienza e le riduzioni dei costi che si osservano comunemente nei reparti finanziari con i risultati migliori.

0 %
Tempi di ciclo più brevi

Riduzione media del tempo di ciclo

Ridurre il tempo che intercorre tra la ricezione della fattura e l’esecuzione del pagamento aiuta i team a mantenere una maggiore liquidità e a rafforzare la fiducia dei fornitori.
0 %
Più sconti ottenuti

Aumento dei risparmi sui pagamenti anticipati

Accelerare le approvazioni interne permette a un maggior numero di fatture di beneficiare degli sconti per pagamento anticipato, con un impatto diretto sui risultati economici.
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Più automazione

Aumento dell’elaborazione interamente automatizzata

Ottimizzare il motore di abbinamento in Oracle Fusion riduce gli interventi manuali e abbassa sensibilmente il costo per fattura elaborata.
0 %
Meno penali per i pagamenti in ritardo

Riduzione delle fatture scadute

Eliminare i colli di bottiglia del processo previene costose penali e riduce il rischio che i fornitori strategici sospendano le forniture per insolvenza.
0 %
Eliminazione dei cicli di rilavorazione

Riduzione del tempo necessario per risolvere le discrepanze

Individuare le cause profonde degli errori di abbinamento consente di inserire dati più accurati e ridurre gli interventi manuali del team della contabilità fornitori.

I risultati effettivi dipendono dalla complessità del processo, dall’integrità dei dati e dai flussi di lavoro specifici dell’organizzazione. Questi valori illustrano i miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni presso i nostri clienti.

Dati consigliati

Inizi con questi attributi e attività fondamentali, quindi ampli l’analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Il nome del venditore o del fornitore che ha emesso la fattura.

Perché è importante

Consente di segmentare i risultati del processo per fornitore e di gestire i rapporti con ciascuno di essi.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Quantifica l’impatto finanziario del caso e aiuta a definire le priorità in base al rischio.

La data riportata sulla fattura dal fornitore.

Perché è importante

È il riferimento per calcolare i termini di pagamento e l’analisi dell’anzianità.

L’unità operativa o l’entità aziendale responsabile della fattura.

Perché è importante

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse entità organizzative.

Le condizioni concordate per le scadenze di pagamento e gli sconti.

Perché è importante

Definisce gli obiettivi relativi alla puntualità dei pagamenti e all’applicazione degli sconti.

La data entro cui effettuare il pagamento per evitare penali.

Perché è importante

È la data obiettivo fondamentale per misurare la puntualità dei pagamenti.

La data in cui il pagamento è stato effettivamente eseguito o contabilizzato.

Perché è importante

Segna il completamento della transazione finanziaria e del ciclo di vita del processo.

Il numero di riferimento dell’ordine di acquisto associato.

Perché è importante

Permette di distinguere le fatture associate a un ordine di acquisto da quelle che ne sono prive, caratterizzate da comportamenti di processo diversi.

L’ID utente o il nome della persona che ha inserito la fattura.

Perché è importante

Consente di analizzare le prestazioni a livello di risorsa e di verificare la separazione dei compiti.

La classificazione della fattura, ad esempio standard o nota di credito.

Perché è importante

Consente di confrontare correttamente le prestazioni dei processi, distinguendo situazioni diverse.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

Creazione iniziale del record della fattura nel sistema Oracle Fusion Payables. Registra la data e l’ora in cui l’intestazione della fattura viene inserita per la prima volta nel database, manualmente oppure tramite importazione con IDR/interfaccia.

Perché è importante

Definisce l’ora di inizio del processo per il calcolo del tempo di ciclo e l’analisi dell’anzianità. È essenziale per misurare il tempo che intercorre tra la ricezione e l’inserimento.

Associazione di una riga della fattura a un ordine di acquisto (PO) o a una ricevuta. Indica che durante l’inserimento della riga è stato eseguito un abbinamento a tre o a due vie.

Perché è importante

È fondamentale per analizzare la percentuale di abbinamenti corretti al primo tentativo e individuare i casi in cui l’abbinamento automatico non riesce. Una percentuale bassa comporta rilavorazioni manuali.

Lo stato della fattura passa a 'Validated', a indicare che ha superato i controlli di integrità del sistema, il calcolo delle imposte e le regole di abbinamento. È un requisito preliminare per l’approvazione e il pagamento.

Perché è importante

Segna il passaggio dall’inserimento dei dati al flusso di lavoro di approvazione e pagamento. Eventuali ritardi in questa fase indicano problemi nella qualità dei dati o errori di configurazione.

Alla fattura viene applicato un blocco manuale o di sistema che ne impedisce il pagamento. Può trattarsi di differenze nelle quantità o nei prezzi oppure di blocchi manuali come 'Invoice Needs Review'.

Perché è importante

È il principale indicatore di ostacoli nel processo. Analizzare i motivi dei blocchi aiuta a individuare problemi di conformità dei fornitori o lacune nei processi interni.

Nel flusso di lavoro viene concessa l’approvazione finale. Lo stato della fattura diventa 'Workflow Approved' o 'Manually Approved'.

Perché è importante

È una tappa fondamentale che rende la fattura disponibile per la selezione dei pagamenti. Intervalli lunghi prima di questa fase indicano colli di bottiglia nell’approvazione.

Viene generato il documento di pagamento (assegno, EFT o bonifico). La passività si riduce e il pagamento risulta eseguito.

Perché è importante

L’ora di fine per il calcolo del tempo di ciclo. Il confronto con la data di scadenza consente di calcolare gli indicatori relativi ai pagamenti in ritardo e agli sconti ottenuti.

La fattura viene stornata o annullata, terminando di fatto l’istanza del processo senza che venga effettuato il pagamento.

Perché è importante

Rappresenta uno spreco di lavoro. Un tasso elevato di annullamenti è spesso riconducibile all’inserimento di duplicati nelle fasi precedenti o a dati dei fornitori di scarsa qualità.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining si collega alle tabelle di Oracle Fusion Financials per visualizzare ogni passaggio del ciclo di vita della fattura, dalla creazione al pagamento finale. Utilizzando il numero della fattura come identificativo del caso, potrà individuare con precisione i punti in cui si formano i colli di bottiglia, ad esempio per ritardi nelle approvazioni o errori di abbinamento, senza ricorrere a verifiche manuali.

Occorre estrarre i dati delle transazioni da tabelle come AP INVOICES ALL e AP INVOICE LINES ALL, insieme alla cronologia delle azioni associate. I dati essenziali sono il numero della fattura, le descrizioni delle attività, come Invoice Validated o Payment Created, e le relative date e ore per ciascun evento.

Una volta stabilita la connessione ai dati, la maggior parte delle organizzazioni può consultare le prime mappe di processo entro due-quattro settimane. Questo periodo comprende l’estrazione iniziale dei dati, la mappatura degli Event Log e la convalida dei flussi di processo rispetto alla logica aziendale prevista.

Sì. Lo strumento individua i rapporti con i fornitori per i quali gli sconti vengono spesso persi a causa di ritardi interni nell’elaborazione. Segnalando questi colli di bottiglia in tempo reale, potrà dare priorità alle fatture di importo elevato e modificare i flussi di lavoro, così da eseguire i pagamenti entro i termini previsti per lo sconto.

No. Il Process Mining analizza i dati già presenti nel sistema senza intervenire sulla configurazione. Legge i log e le tabelle delle transazioni per ricostruire il processo, quindi non è necessario modificare i flussi di lavoro o le impostazioni di Oracle.

La piattaforma registra l’applicazione e la rimozione dei blocchi di pagamento come eventi distinti nella cronologia della fattura. In questo modo potrà misurare la durata esatta di ogni blocco e capire se gli interventi manuali causano penali per ritardi o tensioni nei rapporti con i fornitori.

Analizzando gli schemi nei metadati delle fatture, come nomi dei fornitori, importi e date, il Process Mining può segnalare i possibili duplicati che sfuggono ai controlli standard del sistema. Questa analisi preventiva aiuta a evitare perdite finanziarie e riduce il lavoro necessario per le verifiche di recupero.

In genere serve una connessione sicura all’ambiente Oracle Cloud per estrarre i file di dati necessari oppure un connettore basato su API. L’elaborazione avviene di norma in un ambiente cloud dedicato, quindi i requisiti per l’infrastruttura IT locale sono minimi.

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