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Migliori il processo Purchase to Pay - Richiesta

La guida in 6 passaggi per ottimizzare le richieste in Dynamics 365.
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Migliori il processo Purchase to Pay - Richiesta
Purchase to Pay - Requisition
Microsoft Dynamics 365
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Ottimizzi le richieste d’acquisto in Dynamics 365 per approvazioni più rapide

I processi di richiesta spesso sono caratterizzati da frustranti ritardi nelle approvazioni e problemi di Conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare rapidamente i punti in cui si verificano questi colli di bottiglia nella creazione delle richieste e nei Workflow di approvazione. Identificando queste inefficienze, Lei può introdurre miglioramenti concreti per aumentare l'efficienza e garantire approvvigionamenti puntuali in tutta l'organizzazione.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché è fondamentale ottimizzare il processo delle richieste di acquisto

Il processo Purchase to Pay - Requisition rappresenta il primo passaggio fondamentale del ciclo di approvvigionamento della Sua organizzazione. È il momento in cui le esigenze aziendali si trasformano in richieste formali di beni e servizi. Un processo di richiesta efficiente, conforme e trasparente è essenziale per una gestione finanziaria efficace e per l’agilità operativa. In Microsoft Dynamics 365, gestire queste richieste in modo efficiente può talvolta essere complesso a causa di Workflow articolati, molteplici fasi di approvazione e un volume elevato di richieste.

Le inefficienze in questa fase possono propagarsi all’intero processo Purchase to Pay, generando impatti significativi sull’attività aziendale. I ritardi nell’approvazione delle richieste ritardano l’acquisizione delle risorse necessarie, con possibili ripercussioni sui progetti, sulla produzione e persino sulla soddisfazione dei clienti. Inoltre, una visibilità insufficiente può causare spese non conformi, perdita di opportunità di risparmio e un carico amministrativo superfluo. Comprendere e migliorare il processo Purchase to Pay - Requisition si traduce direttamente in operazioni più rapide, costi ridotti e un controllo finanziario più solido.

Come il Process Mining trasforma l’analisi delle richieste

I metodi tradizionali di analisi delle prestazioni dei processi si basano spesso su ipotesi o sulla raccolta manuale dei dati e offrono quindi una visione incompleta. Il Process Mining propone un approccio innovativo, sfruttando i dati effettivi dell’Event Log provenienti dal Suo sistema Microsoft Dynamics 365. Invece di affidarsi a supposizioni, ottiene una visione oggettiva e basata sui dati del funzionamento reale del processo Purchase to Pay - Requisition.

La nostra soluzione estrae le attività e gli Attributi principali associati a ogni richiesta di acquisto, dalla creazione alla conclusione, fornendo una mappa visiva completa di ogni percorso. L’analisi approfondita dei dati di Dynamics 365 Le consente di identificare con precisione le variazioni nei percorsi di approvazione, portare alla luce i colli di bottiglia nascosti che rallentano il processo e rilevare cicli di rilavorazione o modifiche non autorizzate che potrebbero verificarsi senza essere individuati. Mostrando il flusso reale, il Process Mining La aiuta a superare le valutazioni basate su singoli episodi e a individuare con precisione i momenti e le cause di ritardi, rifiuti o deviazioni dalle procedure operative standard.

Principali aree di miglioramento del Suo Workflow delle richieste

Il Process Mining rivela indicazioni concrete in diverse dimensioni critiche del processo Purchase to Pay - Requisition:

  • Riduzione dei tempi del ciclo di approvazione: individui le fasi e le persone che causano esattamente i ritardi nella catena di approvazione. Identifichi le richieste che rimangono in attesa di approvazione per un tempo eccessivo, a causa di Workflow complessi su più livelli o di specifici approvatori. Questa visione Le consente di intervenire in modo mirato per semplificare il processo di approvazione.
  • Garanzia della Conformità: rilevi automaticamente i casi in cui le richieste si discostano dalle politiche di acquisto stabilite, ad esempio quando vengono saltate fasi di approvazione obbligatorie, vengono superati i limiti di spesa senza la necessaria autorizzazione o vengono inseriti dati errati. Si assicuri che tutte le richieste rispettino i controlli interni e i requisiti normativi della Sua organizzazione in Microsoft Dynamics 365.
  • Semplificazione della creazione delle richieste: comprenda perché alcune richieste richiedono numerose modifiche o vengono rifiutate frequentemente nelle prime fasi del processo. Questa visione aiuta a individuare lacune nella formazione, chiarire le istruzioni per l’invio o semplificare i campi dei moduli, riducendo errori e rilavorazioni fin dall’inizio del ciclo P2P.
  • Ottimizzazione dell’allocazione delle risorse: visualizzando il flusso, può individuare i casi in cui le risorse umane vengono impiegate in modo inefficiente, ad esempio per interventi manuali non necessari, attività ripetitive o continui solleciti. Ottimizzare queste aree libera tempo prezioso da dedicare ad attività strategiche.

Risultati e vantaggi misurabili

Applicando al processo Purchase to Pay - Requisition le indicazioni ottenute dal Process Mining, può conseguire miglioramenti significativi e misurabili:

  • Riduzione del tempo del ciclo dalla richiesta all’ordine di acquisto: acceleri il processo complessivo di approvvigionamento e ottenga più rapidamente beni e servizi.
  • Riduzione dei costi operativi: minimizzi il carico amministrativo, riduca le rilavorazioni ed elimini le inefficienze che assorbono risorse, ottenendo risparmi diretti.
  • Miglioramento dei livelli di Conformità: garantisca in modo proattivo che tutte le richieste rispettino le politiche aziendali e i requisiti normativi, riducendo i rischi di audit e rafforzando la governance.
  • Maggiore soddisfazione degli stakeholder: approvazioni più rapide e un processo più trasparente aumentano la soddisfazione di richiedenti, approvatori e team di approvvigionamento.
  • Decisioni strategiche più solide: ottenga indicazioni affidabili e basate sui dati per supportare decisioni consapevoli sulla progettazione futura dei processi e sugli investimenti tecnologici in Microsoft Dynamics 365.

Inizi oggi il percorso di ottimizzazione delle richieste

Smetta di basarsi su ipotesi sulle cause alla radice dei ritardi nelle richieste e dei problemi di Conformità. Il nostro approccio di Process Mining Le offre la chiarezza e le informazioni operative necessarie per trasformare il processo Purchase to Pay - Requisition in Microsoft Dynamics 365. Faccia il primo passo verso un’attività di approvvigionamento più efficiente, conforme e conveniente, sfruttando la potenza dei dati. Porti alla luce il valore nascosto e promuova il miglioramento continuo in tutta la Sua organizzazione.

Purchase to Pay - Requisition P2P Requisition Approvazione della richiesta d’acquisto Efficienza degli acquisti Conformità alle policy di acquisto Gestione della catena di approvvigionamento Ufficio acquisti Ciclo di vita della richiesta d’acquisto Procure to Pay Gestione della spesa Controllo del budget

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Le richieste rimangono spesso bloccate nelle code di approvazione, causando il mancato rispetto delle scadenze e un aumento dei tempi di attraversamento per beni e servizi. Questo compromette l’efficienza operativa, può danneggiare i rapporti con i fornitori e ritardare attività aziendali critiche. ProcessMind individua le specifiche fasi di approvazione o i singoli approvatori che creano colli di bottiglia nel processo Purchase to Pay - Requisition, mostrando dove semplificare i Workflow e accelerare l’evasione delle richieste in Microsoft Dynamics 365.

Molte richieste vengono modificate più volte dopo l’invio iniziale, segnalando errori iniziali, informazioni mancanti o requisiti variabili. Questa rilavorazione iterativa consuma tempo e risorse preziosi, prolunga il ciclo di approvvigionamento e aumenta il carico amministrativo. ProcessMind mappa i cicli di modifica e individua le cause più comuni nel processo Purchase to Pay - Requisition, aiutando a ottimizzare i campi dei moduli e le condizioni di approvazione per ottenere maggiore accuratezza in Microsoft Dynamics 365.

Le richieste possono saltare fasi di approvazione obbligatorie o seguire percorsi non standard, generando rischi di Conformità, spese non autorizzate e carenze in fase di audit. Questo indebolisce i controlli interni, espone l’organizzazione a rischi finanziari e rende difficile garantire il rispetto delle politiche. ProcessMind visualizza tutti i percorsi effettivi delle richieste e li confronta con le politiche definite nel processo Purchase to Pay - Requisition, evidenziando deviazioni e approvazioni non conformi in Microsoft Dynamics 365.

Molte richieste sono soggette a interventi manuali non necessari o a ripetuti inserimenti di dati, impedendo un’elaborazione automatica end-to-end e introducendo potenziali errori. Ne derivano inefficienze significative, costi operativi più elevati e una sottrazione di tempo prezioso alle attività strategiche. ProcessMind analizza le attività per individuare opportunità di automazione nel processo Purchase to Pay - Requisition, riducendo i punti di intervento manuale e accelerando l’avvio in Microsoft Dynamics 365.

Un numero significativo di richieste viene rifiutato in diverse fasi di approvazione, costringendo i richiedenti a ricominciare o a inviare nuovamente le richieste. Questo genera frustrazione per tutte le persone coinvolte, ritarda l’approvvigionamento degli articoli necessari e spreca il lavoro di richiedenti e approvatori. ProcessMind individua le ragioni e le fasi in cui si concentrano i rifiuti nel processo Purchase to Pay - Requisition, consentendo di intervenire con formazione mirata o adeguamenti delle politiche in Microsoft Dynamics 365.

Dopo l’approvazione, le richieste subiscono spesso ritardi significativi prima della creazione del relativo ordine di acquisto, con ripercussioni sui programmi di consegna e sugli impegni verso i fornitori. Questo collo di bottiglia può causare carenze di scorte, perdita di opportunità e, in ultima analisi, compromettere la continuità operativa. ProcessMind misura il tempo tra l’approvazione della richiesta e la creazione dell’ordine di acquisto nel processo Purchase to Pay - Requisition, portando alla luce le cause alla radice di questi ritardi critici in Microsoft Dynamics 365.

Alcune fasi di approvazione o singoli approvatori creano costantemente colli di bottiglia, causando tempi di attesa sproporzionatamente lunghi per le richieste. Questo rallenta l’intero ciclo di approvvigionamento, genera frustrazione tra gli stakeholder e compromette l’efficienza complessiva della funzione acquisti. ProcessMind visualizza i percorsi del Workflow di approvazione e individua le fasi o le persone responsabili dei ritardi nel processo Purchase to Pay - Requisition, consentendo interventi mirati in Microsoft Dynamics 365.

Molte richieste vengono ritirate dopo l’invio o dopo essere state approvate parzialmente, segnalando cambiamenti nelle esigenze aziendali, richieste iniziali errate o ritardi eccessivi. Questo rappresenta uno spreco di lavoro e un’allocazione inefficiente delle risorse del team di approvvigionamento, che ha investito tempo in richieste poi non portate a termine. ProcessMind analizza i modelli che portano al ritiro delle richieste nel processo Purchase to Pay - Requisition, aiutando a comprendere i problemi sottostanti e a migliorare la qualità delle richieste iniziali in Microsoft Dynamics 365.

Le richieste seguono spesso numerosi percorsi non documentati e inefficienti, discostandosi in modo significativo dal flusso standard stabilito. Questa mancanza di standardizzazione genera imprevedibilità, aumenta i rischi di Conformità e accresce la complessità operativa, rendendo difficile gestire le prestazioni. ProcessMind individua tutte le varianti effettive del processo Purchase to Pay - Requisition, portando alla luce le deviazioni dal percorso ideale e le aree da standardizzare in Microsoft Dynamics 365.

I richiedenti contrassegnano spesso le richieste come "urgenti" anche quando non è realmente giustificato, aggirando le code standard e sovraccaricando i canali ad alta priorità. Questo svuota di significato la reale urgenza, crea inefficienze per le richieste effettivamente urgenti e può compromettere il sistema di prioritizzazione stabilito. ProcessMind mette in relazione i livelli di urgenza con i tempi effettivi di elaborazione e individua i modelli di utilizzo improprio nel processo Purchase to Pay - Requisition in Microsoft Dynamics 365.

Il processo delle richieste comporta spesso comunicazioni ripetute, ad esempio richieste di informazioni aggiuntive o modifiche successive, tra richiedenti e approvatori. Questo prolunga i tempi di attraversamento, genera frustrazione per tutte le persone coinvolte e riduce significativamente la soddisfazione complessiva degli utenti nei confronti del processo di acquisto. ProcessMind individua le fasi e gli Attributi che causano cicli iterativi nel processo Purchase to Pay - Requisition, aiutando a migliorare l’esperienza complessiva dei richiedenti in Microsoft Dynamics 365.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo necessario affinché le richieste di acquisto passino dall’invio all’approvazione finale. Raggiungerlo riduce significativamente i tempi di approvvigionamento, garantendo l’acquisizione più rapida di beni e servizi necessari, con un impatto diretto sulle tempistiche dei progetti e sulla continuità operativa in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analizza il flusso end-to-end di approvazione delle richieste, individuando le attività, gli utenti o i reparti che causano ritardi. Visualizzando le variazioni e identificando i colli di bottiglia, ProcessMind aiuta a ottimizzare i Workflow di approvazione e può ridurre i tempi di approvazione del 20-40%, individuando opportunità per semplificare le fasi o riallocare le risorse.

L’obiettivo è aumentare la percentuale di richieste approvate senza modifiche o nuovi invii. Un tasso più elevato di approvazione al primo invio riduce al minimo le rilavorazioni, alleggerisce il carico amministrativo e previene i ritardi nel processo Purchase to Pay, rendendo più efficienti le attività di approvvigionamento in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind individua le ragioni più comuni di rifiuti e modifiche analizzando gli Event Log. Evidenzia i modelli presenti nei dati delle richieste, ad esempio reparti o categorie di articoli che causano frequentemente non conformità o invii incompleti, consentendo di definire formazione mirata e adeguamenti del processo per aumentare le approvazioni al primo invio.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione dei percorsi non ufficiali o deviati seguiti dalle richieste, per garantire un processo coerente ed efficiente per tutte le richieste. I processi standardizzati migliorano la prevedibilità, riducono gli errori e rafforzano la Conformità lungo l’intero ciclo di vita Purchase to Pay - Requisition in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind individua automaticamente tutte le variazioni effettive del processo e le confronta con i modelli ideali. Visualizza la frequenza e l’impatto di ogni deviazione, aiutando a individuarne le cause alla radice. Queste informazioni consentono alle organizzazioni di applicare le best practice e progettare Workflow delle richieste più solidi e standardizzati.

Questo obiettivo mira a ridurre l’intervallo tra l’approvazione finale di una richiesta e la creazione del relativo ordine di acquisto. Accelerare questo passaggio fondamentale riduce i ritardi negli acquisti effettivi, garantisce l’evasione puntuale delle esigenze aziendali e ottimizza l’efficienza complessiva del processo Purchase to Pay in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind mappa il percorso completo dalla richiesta approvata alla creazione dell’ordine di acquisto, individuando eventuali code, trasferimenti manuali o condizioni specifiche che causano ritardi. Evidenziando questi colli di bottiglia nella transizione, ProcessMind offre indicazioni concrete per semplificare il passaggio e può ridurre i tempi di conversione fino al 30%.

L’obiettivo è garantire che tutte le richieste di acquisto rispettino rigorosamente le politiche aziendali di acquisto e i requisiti normativi stabiliti. Una maggiore Conformità riduce i rischi finanziari, previene le spese non autorizzate e rafforza i controlli interni nel processo Purchase to Pay - Requisition in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind monitora ogni fase del ciclo di vita della richiesta rispetto a regole e politiche predefinite, rilevando automaticamente percorsi o attività non conformi. Individua i casi specifici in cui le approvazioni saltano fasi obbligatorie o i dati sono incompleti, fornendo evidenze chiare per gli audit e consentendo un’applicazione proattiva degli standard di Conformità.

Questo obiettivo mira a ridurre la frequenza con cui le richieste di acquisto vengono modificate dopo l’invio iniziale. Meno modifiche significano meno rilavorazioni, tempi di elaborazione più brevi e maggiore efficienza, con un risparmio di tempo e risorse per l’ufficio acquisti che utilizza Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind porta alla luce i punti specifici del processo e le cause sottostanti che attivano le modifiche, come l’inserimento iniziale di dati errati o requisiti poco chiari. Analizzando questi modelli, ProcessMind aiuta a individuare opportunità per migliorare la qualità dei dati a monte, progettare moduli più efficaci o rafforzare la formazione, riducendo il tasso di modifica intervenendo sulle cause alla radice.

L’obiettivo è individuare ed eliminare gli interventi manuali non necessari nel processo delle richieste, sostituendoli con Workflow automatizzati. Automatizzare le attività ripetitive riduce gli errori umani, accelera l’elaborazione e libera il personale, che può dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto nel modulo Microsoft Dynamics 365 Finance GL.
ProcessMind rappresenta visivamente tutti i punti di intervento e le attività manuali nel processo Purchase to Pay - Requisition. Quantifica il tempo e le risorse assorbiti da queste fasi manuali, evidenziando i candidati prioritari per l’automazione. ProcessMind La aiuta inoltre a misurare l’impatto delle iniziative di automazione e a convalidare i miglioramenti di efficienza.

Questo obiettivo si concentra sull’individuazione e sulla risoluzione delle fasi di approvazione o delle persone che causano costantemente ritardi nel Workflow delle richieste. Eliminare questi colli di bottiglia mirati garantisce un processo di approvazione più fluido e rapido, evitando che le richieste si blocchino nei passaggi critici in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind offre informazioni dettagliate sulla durata di ogni attività e sui tempi di attesa tra le fasi, individuando con precisione i colli di bottiglia nel percorso del Workflow di approvazione. Può evidenziare le fasi o gli approvatori che ritardano frequentemente le richieste, consentendo alle organizzazioni di applicare soluzioni mirate, come il riequilibrio dei carichi di lavoro o ulteriore formazione.

L’obiettivo è garantire che i livelli di urgenza assegnati alle richieste vengano utilizzati in modo appropriato ed efficace, evitando che siano impiegati impropriamente per accelerare richieste non giustificate. Un utilizzo corretto dei livelli di urgenza semplifica gli approvvigionamenti critici, mantenendo al contempo un’elaborazione equa per tutte le richieste in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analizza la correlazione tra i livelli di urgenza assegnati e i tempi effettivi di elaborazione, rivelando i casi in cui un’urgenza elevata non comporta un’elaborazione più rapida o in cui richieste con urgenza bassa vengono accelerate. La soluzione aiuta a individuare i modelli di utilizzo improprio e offre indicazioni basate sui dati per perfezionare le politiche e garantire che i livelli di urgenza riflettano realmente le esigenze aziendali.

Questo obiettivo mira a ridurre il numero di richieste di acquisto ritirate dopo l'invio. Un tasso di ritiro più basso indica una valutazione iniziale delle esigenze più accurata e un processo più efficiente, evitando sprechi di tempo e risorse nelle prime fasi dell'approvvigionamento in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind traccia i percorsi delle richieste ritirate, identificando le attività o i ritardi che più frequentemente precedono il ritiro. Comprendendo questi eventi precedenti, le organizzazioni possono intervenire sulle cause alla radice, come cicli di approvazione troppo lunghi o variazioni nell'ambito del progetto, per ridurre il tasso di richieste ritirate.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per Purchase to Pay - Requisition

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2

Esporti i Suoi dati P2P
3

Carichi i dati delle Sue richieste
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Analizzi il Suo processo P2P
5

Implementi le ottimizzazioni P2P
6

Monitori i progressi P2P
1

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Cosa fare

Acceda e scarichi il Template Excel preconfigurato per l’estrazione dei dati, progettato specificamente per i processi Purchase to Pay Requisition in Microsoft Dynamics 365.

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In questo modo raccoglierà tutti i dati necessari con la struttura corretta da Microsoft Dynamics 365, semplificando la configurazione dell’analisi.

Risultato previsto

Un Template di dati strutturato, pronto per guidare l’estrazione dei dati da Microsoft Dynamics 365.

COSA OTTIENE

Scopra i colli di bottiglia nelle richieste di Dynamics 365

ProcessMind rivela il percorso effettivo delle Sue richieste di acquisto, mostrandoLe con precisione dove si verificano i ritardi e si bloccano le approvazioni. Ottenga una visione chiara e visuale di ogni fase, dalla creazione alla finalizzazione.
  • Visualizzi il flusso effettivo del processo di richiesta
  • Individui con precisione i ritardi nelle approvazioni e i colli di bottiglia
  • Identifichi le lacune di Conformità nelle richieste
  • Riduca i tempi di ciclo Purchase to Pay
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Trasformare l'efficienza delle Purchase Requisition

Questi risultati evidenziano i significativi miglioramenti che le organizzazioni ottengono generalmente utilizzando il process mining per analizzare e ottimizzare i propri Workflow Purchase to Pay - Requisition in Microsoft Dynamics 365. Identificando ed eliminando i colli di bottiglia, le aziende possono rendere più fluido il ciclo dalla richiesta all'ordine.

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Ciclo di approvazione più rapido

Riduzione media dei tempi di approvazione

Semplifichi il processo di approvazione delle Sue richieste identificando ed eliminando i colli di bottiglia, così da ottenere approvazioni più rapide e avviare prima le attività di acquisto.
0 %
Più approvazioni al primo passaggio

Aumento delle richieste approvate inizialmente

Migliori la qualità delle richieste iniziali comprendendo le cause più comuni dei rifiuti e riducendo la rilavorazione sia per i richiedenti sia per gli approvatori. In questo modo aumentano l'efficienza e la soddisfazione dei dipendenti.
0 %
Migliore Conformità del processo

Riduzione dei percorsi non standard

Garantisca che le richieste seguano le policy di acquisto e i Workflow standard definiti. Il process mining porta alla luce le deviazioni, consentendo di realizzare interventi formativi mirati e rafforzare i controlli.
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Conversione in ordine di acquisto più rapida

Riduzione del tempo da richiesta a ordine di acquisto

Riduca il percorso critico che separa una richiesta approvata dalla generazione di un ordine di acquisto. In questo modo l'approvvigionamento diventa più rapido e favorisce la consegna puntuale di beni e servizi.
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Meno rilavorazioni delle richieste

Riduzione del tasso di modifica

Riduca al minimo il numero di volte in cui le richieste vengono modificate o rifiutate, diminuendo significativamente il lavoro manuale, risparmiando tempo e riducendo i costi operativi associati alle rilavorazioni.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e alle specifiche attività di implementazione. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni Purchase to Pay - Requisition.

Dati consigliati

Inizi dai principali attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

L'identificatore univoco di una richiesta di acquisto, utilizzato come identificatore principale del caso.

Perché è importante

È essenziale per raggruppare tutti gli eventi correlati in una singola istanza di processo, consentendo un'analisi completa end-to-end del ciclo di vita di ogni richiesta.

Il nome dello specifico evento o passaggio aziendale che si è verificato nel processo di richiesta.

Perché è importante

Questo attributo definisce i passaggi nella mappa di processo, rendendo possibile visualizzare, analizzare e comprendere il Workflow delle richieste.

Il timestamp preciso in cui si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Fornisce l'ordine cronologico degli eventi, necessario per calcolare le durate del processo, identificare i colli di bottiglia e analizzare le prestazioni nel tempo.

L'ID o il nome dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente di analizzare il comportamento, il carico di lavoro e le prestazioni specifici degli utenti, elementi fondamentali per la gestione delle risorse e l'identificazione delle opportunità formative.

Il reparto del richiedente o il centro di costo associato alla richiesta.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità aziendali, facendo emergere schemi, colli di bottiglia o inefficienze specifici dei reparti.

Lo stato attuale o finale della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Fornisce un esito chiaro per ogni caso, consentendo di analizzare i tassi di approvazione, rifiuto e ritiro, che sono indicatori chiave delle prestazioni.

Il valore monetario complessivo della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Aggiunge una dimensione finanziaria all'analisi, consentendo di dare priorità ai casi di valore elevato e di comprendere in che modo il valore monetario influisce sul comportamento del processo.

Una classificazione dell'urgenza della richiesta, ad esempio «Alta», «Media» o «Bassa».

Perché è importante

Aiuta a valutare se le impostazioni di priorità accelerano effettivamente le richieste critiche e fa emergere possibili utilizzi impropri della classificazione dell'urgenza.

Il nome o la fase di una specifica fase di approvazione nel Workflow.

Perché è importante

Consente un'analisi dettagliata del Workflow di approvazione, rendendo possibile l'identificazione delle fasi specifiche che causano colli di bottiglia.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questo evento indica la creazione iniziale del record della richiesta di acquisto in stato di bozza. Viene rilevato identificando il timestamp di creazione dell'intestazione della richiesta di acquisto.

Perché è importante

In quanto punto di avvio del processo, questa attività è essenziale per misurare la durata complessiva del ciclo di vita della richiesta e analizzare i volumi giornalieri di richieste gestite.

L'utente invia la richiesta completata, avviando il Workflow formale di approvazione. Si tratta di un'azione esplicita registrata dal motore Workflow del sistema.

Perché è importante

Questa attività è una tappa fondamentale che avvia il ciclo di approvazione. Costituisce il punto di partenza per misurare il 'Requisition Approval Cycle Time' e il 'First-Pass Approval Rate'.

L'approvatore completa l'attività assegnata, approvando la richiesta per la fase di processo di sua competenza. La richiesta passa così al passaggio successivo o all'approvazione finale.

Perché è importante

Misura il tempo di elaborazione di ogni fase di approvazione e aiuta a individuare le parti più efficienti del Workflow. È un elemento fondamentale dell'analisi delle varianti.

La richiesta ha superato con successo tutti i passaggi di approvazione richiesti dal Workflow. Questa attività viene acquisita quando l'istanza Workflow termina con uno stato finale di approvazione.

Perché è importante

Si tratta di una tappa fondamentale, che segna la fine del ciclo di approvazione e l'inizio della fase di approvvigionamento. È l'evento finale per il KPI 'Requisition Approval Cycle Time'.

La richiesta è stata rifiutata durante il Workflow di approvazione e non verrà elaborata ulteriormente. Rappresenta uno stato terminale di esito negativo per la richiesta.

Perché è importante

Questo evento finale è fondamentale per analizzare i tassi complessivi di rifiuto e comprendere l'impatto finanziario o operativo delle richieste non andate a buon fine.

Una riga di richiesta di acquisto approvata viene convertita in una riga d'ordine di acquisto, segnando il passaggio al team di approvvigionamento. L'evento viene acquisito collegando la riga della richiesta alla riga dell'ordine di acquisto.

Perché è importante

Questa è una tappa fondamentale che collega la richiesta al processo di approvvigionamento a valle. È essenziale per misurare il KPI 'Requisition to PO Conversion Time'.

L'intera richiesta di acquisto è considerata completata, poiché tutte le sue righe sono state trasformate in ordini di acquisto o annullate. Si tratta di uno stato finale positivo.

Perché è importante

Questa attività segna il completamento positivo del ciclo di vita della richiesta. È il punto finale per misurare la durata complessiva del processo end-to-end.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati dell’ID Purchase Requisition in Dynamics 365 per visualizzare il flusso effettivo del processo di richiesta. Identifica colli di bottiglia, fasi non conformi e rilavorazioni, come cicli di approvazione lunghi o modifiche frequenti. Questo consente di comprendere le cause profonde e di concentrare gli interventi sulle aree specifiche in cui aumentare l’efficienza e ridurre i costi.

Per analizzare efficacemente il processo Purchase to Pay Requisition, sono necessari principalmente gli Event Log relativi all’ID Purchase Requisition. I dati principali includono l’ID dell’evento, il nome dell’attività, il timestamp e l’utente o il sistema responsabile. Questo consente di ricostruire la sequenza precisa delle fasi per ogni richiesta.

L’estrazione dei dati può generalmente essere eseguita utilizzando strumenti di reporting standard, query personalizzate o l’accesso diretto al database nell’ambiente Dynamics 365. Ci concentriamo sulle tabelle che contengono la creazione delle richieste, le modifiche di stato, gli eventi di approvazione e la conversione in Purchase Order. I nostri esperti possono guidare il Suo team IT durante il processo, per garantire l’integrità dei dati.

Può aspettarsi una riduzione significativa dei tempi di ciclo dell’approvazione delle richieste e un aumento del tasso di approvazione al primo passaggio. Il Process Mining aiuta a standardizzare i flussi di processo, accelerare la conversione da richiesta a PO e rafforzare la conformità alle politiche di acquisto. Questi miglioramenti portano a una maggiore efficienza operativa e a risparmi sui costi.

La fase iniziale di estrazione e configurazione dei dati richiede generalmente alcune settimane, a seconda della disponibilità dei dati e della configurazione del Suo sistema. Una volta caricati e modellati i dati, l’analisi può fornire informazioni utili per intervenire già nel giro di pochi giorni. Il monitoraggio continuo consente quindi di individuare costantemente nuove opportunità di ottimizzazione.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare specifici colli di bottiglia nelle approvazioni, perché visualizza il tempo effettivamente impiegato in ogni fase di approvazione e i percorsi seguiti dalle richieste. Può evidenziare i punti in cui le richieste subiscono frequentemente ritardi o vengono reindirizzate, ad esempio determinate fasi di approvazione o specifiche persone. Queste informazioni consentono di intervenire in modo mirato per rendere più efficienti i cicli di approvazione.

Il Process Mining è utile per organizzazioni di qualsiasi dimensione che gestiscono processi ripetitivi e ricchi di dati, come Purchase to Pay Requisition. Sebbene le grandi aziende possano avere processi più complessi, anche le organizzazioni più piccole possono ottenere significativi incrementi di efficienza e risparmi sui costi ottimizzando le proprie attività operative fondamentali. Il requisito essenziale è disporre di dati sugli eventi sufficienti per l’analisi.

Il requisito tecnico principale è l’accesso agli Event Log di Dynamics 365 relativi al Purchase Requisition ID, generalmente disponibili in un formato strutturato come file CSV o tabelle SQL. Oltre ai dati, è necessario uno strumento di Process Mining, che può essere basato sul cloud oppure installato on-premise, e disporre di funzionalità di base per l’integrazione dei dati. In genere non è richiesta una programmazione complessa.

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