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Il Suo template dei dati per acquisto e pagamento - elaborazione delle fatture

Oracle Fusion Financials

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Attributi per acquisto e pagamento - elaborazione delle fatture(20) Attività per acquisto e pagamento - elaborazione delle fatture(15) Guide all’estrazione(3)

Il Suo template dei dati per acquisto e pagamento - elaborazione delle fatture

Questo template La guida nella raccolta dei dati essenziali per analizzare il processo di acquisto e pagamento, in particolare l’elaborazione delle fatture, in Oracle Fusion Financials. Illustra gli attributi fondamentali e le attività principali e spiega come estrarre queste informazioni dal sistema. Utilizzando il template, potrà preparare un event log accurato e completo per il Process Mining.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare
Indicazioni per l’estrazione dei dati da Oracle Fusion Financials

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Attributi per acquisto e pagamento - elaborazione delle fatture

Questi sono i campi dati consigliati da includere nell’event log per un’analisi completa dell’elaborazione delle fatture nel processo di acquisto e pagamento.

3 Obbligatorio 7 Consigliato 10 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Numero della fattura InvoiceNumber	Identificativo univoco di una fattura del fornitore.
Descrizione Il numero della fattura funge da identificativo principale del caso e collega tutte le attività e gli eventi relativi a una singola fattura del fornitore, dalla creazione al pagamento finale. Nell’analisi del processo, ogni fattura è considerata un caso distinto. Nel Process Mining, questo attributo è fondamentale per ricostruire l’intero percorso di ogni fattura. Consente di analizzare i flussi del processo, i tempi di ciclo e le variazioni per singola fattura. È l’elemento chiave per collegare attività diverse, come la convalida, l’approvazione e il pagamento, in un quadro coerente del processo. Perché è importante È l’identificativo essenziale del caso che collega tutti i passaggi correlati del processo e consente di ricostruire l’intero ciclo di vita di una fattura. Dove reperirli In genere si trova nella colonna INVOICE_NUM della tabella AP_INVOICES_ALL. Esempi INV-2023-001987654321ACME-FIN-5501
	Attività ActivityName	Nome dell’attività aziendale o dell’evento che si è verificato nel processo di elaborazione della fattura.
Descrizione Questo attributo descrive un passaggio specifico o una variazione di stato nel ciclo di vita della fattura, ad esempio 'Fattura creata', 'Fattura approvata' o 'Pagamento eseguito'. La sequenza di questi eventi costituisce il flusso del processo. Analizzare la sequenza e la frequenza delle attività è il fulcro del Process Mining. Aiuta a individuare il percorso effettivo del processo, i colli di bottiglia che causano ritardi e le deviazioni o i cicli di rilavorazione, ad esempio quando una fattura viene respinta dopo l’approvazione. Perché è importante Definisce i passaggi del processo, indispensabili per visualizzare la mappa del processo, analizzare le variazioni del flusso e individuare i colli di bottiglia. Dove reperirli In genere, questo attributo deriva dalla combinazione di campi di stato, tabelle di audit o registri del flusso di lavoro in Oracle Fusion Financials, come AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS o le tabelle correlate del flusso di lavoro. Esempi Fattura convalidataFattura bloccataFattura approvataPagamento eseguito
	Ora di inizio EventTime	Data e ora in cui si è verificata un’attività o un evento.
Descrizione Questo attributo indica la data e l’ora di ogni attività nel processo di elaborazione delle fatture. È fondamentale per tutte le analisi basate sul tempo, compreso il calcolo dei tempi di ciclo, delle durate e dei tempi di attesa tra un passaggio e l’altro. Ordinando gli eventi cronologicamente in base a questo timestamp, gli strumenti di Process Mining possono ricostruire l’esatta sequenza delle attività per ogni fattura. Ciò consente di calcolare indicatori chiave di prestazione, come il tempo medio di ciclo delle fatture, e di individuare le fasi del processo che richiedono più tempo. Perché è importante Questo timestamp è fondamentale per calcolare tutte le metriche relative alla durata e al tempo, come i tempi di ciclo e i colli di bottiglia. Dove reperirli Questo timestamp deriva da diversi campi data nelle tabelle di Oracle Fusion, come CREATION_DATE o LAST_UPDATE_DATE nelle tabelle AP_INVOICES_ALL o nelle tabelle correlate del flusso di lavoro e dei pagamenti. Esempi 2023-04-15T10:00:00Z2023-04-16T14:35:10Z2023-04-20T09:05:00Z
	Codice società CompanyCode	L’identificativo della persona giuridica o della società che elabora la fattura.
Descrizione Il codice società identifica la specifica entità aziendale responsabile della fattura dal punto di vista finanziario. Nelle organizzazioni composte da più società, è un dato organizzativo fondamentale. Questo attributo consente di segmentare l’analisi del processo per persona giuridica. È utile per confrontare le prestazioni del processo tra diverse aree dell’azienda, individuare colli di bottiglia o problemi di conformità specifici di una singola entità e presentare i KPI a livello di società. Spesso è anche uno dei fattori che determinano il flusso di lavoro di approvazione corretto. Perché è importante Consente di confrontare i processi e le prestazioni tra diverse persone giuridiche o unità aziendali dell’organizzazione. Dove reperirli In genere è rappresentato dal campo LEGAL_ENTITY_ID o da un campo analogo in AP_INVOICES_ALL, collegabile alle tabelle della contabilità generale per ricavarne il codice o il nome. Esempi 1001US01DE01
	Data di scadenza del pagamento PaymentDueDate	La data entro cui il pagamento della fattura deve essere effettuato al fornitore.
Descrizione La data di scadenza del pagamento viene calcolata in base ai termini concordati con il fornitore. Rappresenta il termine ultimo per effettuare il pagamento, evitare penali, mantenere buoni rapporti con il fornitore e usufruire di eventuali sconti per pagamento anticipato. Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Prestazioni dei pagamenti puntuali» e per il relativo KPI. Confrontando il timestamp effettivo del pagamento con la data di scadenza, l’analisi può classificare i pagamenti come puntuali o in ritardo, aiutando l’organizzazione a monitorare e migliorare la puntualità dei pagamenti. Perché è importante È il riferimento per misurare la puntualità dei pagamenti, un KPI fondamentale per la gestione dei fornitori e la salute finanziaria. Dove reperirli Questa data è spesso disponibile in tabelle delle scadenze di pagamento come AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, collegate alla fattura. Esempi 2023-05-152023-06-012023-06-30
	Importo della fattura InvoiceAmount	Il valore monetario totale della fattura.
Descrizione L’importo della fattura corrisponde alla somma totale dovuta al fornitore, come indicato nel documento. È un attributo finanziario fondamentale, che influisce sull’intero processo e spesso determina il percorso di approvazione, il livello di verifica e la priorità del pagamento. Nell’analisi di Process Mining, l’importo della fattura è una dimensione importante per filtrare e segmentare i dati. Per esempio, gli analisti possono confrontare il processo delle fatture di importo elevato con quello delle fatture di importo ridotto, per verificare se seguono percorsi diversi o se i tempi di ciclo variano in misura significativa. Questo dato è inoltre essenziale per calcolare i KPI finanziari e valutare l’impatto economico delle inefficienze, come i pagamenti in ritardo. Perché è importante Questo valore è fondamentale per l’analisi finanziaria, per comprendere le deviazioni del processo in base all’importo e per calcolare KPI come il tasso di conformità delle approvazioni. Dove reperirli Si trova nella colonna INVOICE_AMOUNT della tabella AP_INVOICES_ALL. Esempi 1500.00250.75125000.50
	Nome del fornitore VendorName	Il nome del fornitore che ha emesso la fattura.
Descrizione Questo attributo identifica il fornitore che ha emesso la fattura. Le informazioni sul fornitore forniscono un contesto aziendale essenziale per la transazione finanziaria. L’analisi del processo per fornitore può far emergere informazioni importanti sui rapporti con i fornitori e sulle loro prestazioni. Per esempio, può evidenziare se le fatture di determinati fornitori presentano più spesso discrepanze di abbinamento, blocchi o ritardi. Queste informazioni possono contribuire a migliorare l’inserimento dei fornitori, la comunicazione e l’efficienza complessiva della catena di approvvigionamento. Sono utili anche per individuare potenziali pagamenti duplicati. Perché è importante Consente di analizzare il processo per singolo fornitore e di individuare i problemi legati a fornitori specifici che causano ritardi o eccezioni. Dove reperirli Si trova nella tabella POZ_SUPPLIERS. La tabella delle fatture AP_INVOICES_ALL contiene VENDOR_ID, che può essere utilizzato per collegarla alla tabella dei fornitori. Esempi Acme CorporationGlobal Tech Inc.Office Supplies Co.
	Nome utente UserName	Il nome dell’utente che ha eseguito l’attività.
Descrizione Questo attributo identifica l’utente o l’agente di sistema responsabile dell’esecuzione di un’attività, per esempio convalidare una fattura, bloccarla o approvare un pagamento. Aggiunge al processo una dimensione relativa alle risorse umane o di sistema. L’analisi per utente aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro, individuare chi ottiene i risultati migliori e rilevare eventuali esigenze di formazione o problemi di conformità. Può, per esempio, mostrare se alcuni utenti sono spesso coinvolti in cicli di rilavorazione o se determinate fasi di approvazione sono sempre gestite dalla stessa persona, creando un potenziale punto singolo di vulnerabilità. Perché è importante Consente di analizzare le prestazioni delle risorse, bilanciare i carichi di lavoro e individuare gli utenti o i team coinvolti nelle diverse fasi del processo. Dove reperirli Queste informazioni sono spesso registrate in colonne di audit come CREATED_BY o LAST_UPDATED_BY, in tabelle quali AP_INVOICES_ALL, oppure nei log dei flussi di lavoro correlati. Esempi john.doejane.smithSystem.Admin
	Ora di fine EndTime	Data e ora in cui un’attività o un evento è stato completato.
Descrizione L’ora di fine indica il completamento di una specifica attività. Se l’ora di inizio ne segna l’avvio, l’ora di fine ne definisce la conclusione e permette di calcolare con precisione la durata di ogni passaggio. In fase di analisi, la differenza tra l’ora di fine e l’ora di inizio corrisponde al tempo di elaborazione di ciascuna attività. Questo dato è essenziale per un’analisi dettagliata delle prestazioni, perché consente di distinguere il tempo di lavoro effettivo dai tempi di attesa. Per esempio, permette di misurare quanto tempo un approvatore ha dedicato all’approvazione e quanto, invece, l’attività è rimasta in attesa nella sua coda. Perché è importante Permette di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, distinguendo il tempo di lavoro effettivo da quello di attesa. Dove reperirli È un attributo concettuale ricavato dall’ora di inizio dell’evento successivo nella sequenza relativa a un determinato caso. Esempi 2023-04-15T10:05:12Z2023-04-16T15:00:00Z2023-04-20T09:15:30Z
	Stato della fattura InvoiceStatus	Lo stato corrente della fattura nel suo ciclo di vita.
Descrizione Questo attributo indica l’ultimo stato noto della fattura, per esempio «Convalidata», «Da convalidare nuovamente», «Pagata» o «Annullata». Mostra in quale fase del processo si trova la fattura in un determinato momento. Lo stato della fattura è fondamentale per la Dashboard «Distribuzione dello stato corrente delle fatture», che aiuta i responsabili operativi a individuare gli arretrati e monitorare lo stato complessivo dell’elaborazione delle fatture. Analizzare come cambiano gli stati nel tempo offre inoltre una rappresentazione semplificata del flusso di processo. Perché è importante Fornisce una fotografia aggiornata dello stato delle fatture, essenziale per le Dashboard operative che monitorano gli arretrati e il carico di lavoro. Dove reperirli Consultare la documentazione di Oracle Fusion Financials. Lo stato può essere ricavato da campi come WFAPPROVAL_STATUS in AP_INVOICES_ALL o da tabelle correlate alle approvazioni e ai pagamenti. Esempi ConvalidataPagataAnnullataÈ necessaria una nuova convalida
	Data della fattura InvoiceDate	La data riportata sulla fattura del fornitore.
Descrizione Questo attributo indica la data in cui il fornitore ha emesso ufficialmente la fattura. È un’informazione fondamentale riportata sul documento di origine e viene utilizzata come punto di partenza per calcolare la data di scadenza del pagamento in base ai termini concordati. Anche se non coincide sempre con l’inizio del processo interno, la data della fattura fornisce un contesto essenziale. Insieme al nome del fornitore e all’importo della fattura, aiuta a individuare potenziali duplicati. Analizzare il tempo che intercorre tra la data della fattura e quella in cui viene registrata nel sistema può inoltre far emergere inefficienze nella gestione della posta o nell’acquisizione delle fatture. Perché è importante È un dato fondamentale per individuare le fatture duplicate e calcolare le date di scadenza dei pagamenti. Dove reperirli È un campo standard della tabella AP_INVOICES_ALL, denominato INVOICE_DATE. Esempi 2023-04-102023-05-012023-05-25
	Motivo del blocco HoldReason	Il motivo per cui è stato bloccato il pagamento di una fattura.
Descrizione Quando una fattura viene bloccata, questo attributo ne specifica il motivo, per esempio «Prezzo non corrispondente», «Quantità non corrispondente» o «In attesa di ricezione della merce». Fornisce il contesto necessario per capire perché il normale flusso di processo è stato interrotto. Questo attributo è la dimensione principale della Dashboard «Tendenze e analisi dei blocchi di pagamento». Analizzando la frequenza dei diversi motivi di blocco, l’azienda può individuare e affrontare le cause profonde dei blocchi, per esempio problemi nei processi di approvvigionamento o imprecisioni nelle fatture dei fornitori, riducendo così i ritardi di elaborazione. Perché è importante Indica le cause profonde dei blocchi di pagamento e consente di intervenire in modo mirato per ridurre la frequenza dei blocchi e dei ritardi nei pagamenti. Dove reperirli Le informazioni sui blocchi sono in genere registrate nella tabella AP_HOLDS_ALL, collegata alla fattura e contenente il motivo o il codice del blocco. Esempi Prezzo non corrispondenteQuantità fatturata superiore a quella ricevutaNumero dell’ordine di acquisto non valido
	Motivo della discrepanza di abbinamento MatchingDiscrepancyReason	Il motivo specifico della mancata corrispondenza tra una fattura, un ordine di acquisto e una ricevuta.
Descrizione Questo attributo specifica perché una fattura non ha superato il processo di abbinamento automatico. Tra i motivi più comuni figurano differenze di prezzo, quantità o codici articolo tra la fattura e il relativo ordine di acquisto o la ricevuta della merce. Queste informazioni sono fondamentali per la Dashboard «Tasso di discrepanza nell’abbinamento delle fatture». Classificando e analizzando i motivi delle discrepanze, le aziende possono individuare problemi sistemici nei processi di approvvigionamento o di ricezione. In questo modo possono adottare misure correttive per aumentare la quota di fatture elaborate senza interventi manuali. Perché è importante Spiega perché le fatture non superano l’abbinamento automatico e fornisce le informazioni necessarie per migliorare il tasso di abbinamento al primo tentativo e ridurre le rilavorazioni manuali. Dove reperirli Consultare la documentazione di Oracle Fusion Financials. Il motivo potrebbe essere registrato come tipo specifico di blocco in AP_HOLDS_ALL o in tabelle correlate ai dettagli dell’abbinamento. Esempi Prezzo unitario diverso da quello dell’ordine di acquistoQuantità fatturata > quantità ricevutaArticolo non valido in fattura
	Nome dell’approvatore ApproverName	Il nome della persona che ha approvato o respinto la fattura.
Descrizione Questo attributo registra l’identità della persona che ha preso una decisione durante la fase di approvazione, per esempio nelle attività «Fattura approvata» o «Fattura respinta». In fase di analisi, il nome dell’approvatore permette di comprendere i carichi di lavoro legati alle approvazioni, misurare i tempi di ciclo dei singoli approvatori e verificare la conformità alle politiche di approvazione. Per il KPI «Tasso di conformità delle approvazioni», questo attributo può essere confrontato con le regole di delega dei poteri, in base all’importo della fattura e al codice società. Perché è importante È essenziale per analizzare i tempi di ciclo delle approvazioni, verificare la conformità alle politiche della matrice di approvazione e comprendere la distribuzione dei carichi di lavoro. Dove reperirli Queste informazioni si trovano nelle tabelle della cronologia dei flussi di lavoro o delle approvazioni di Oracle Fusion associate all’oggetto fattura. Esempi David WilsonSarah JohnsonMichael Brown
	Numero dell’ordine di acquisto PurchaseOrderNumber	L’identificativo dell’ordine di acquisto associato alla fattura.
Descrizione Questo attributo collega la fattura al relativo ordine di acquisto (PO), che autorizza l’acquisto di beni o servizi. Le fatture possono essere associate a un PO oppure non esserlo. L’analisi per PO collega il processo P2P alla fase di approvvigionamento. Aiuta a capire quanto il processo di approvvigionamento sia conforme e se i problemi di fatturazione, come le discrepanze di abbinamento, derivino da problemi nell’ordine di acquisto iniziale. La presenza o l’assenza del numero di PO è un criterio fondamentale per segmentare e analizzare i diversi percorsi di elaborazione delle fatture. Perché è importante Ricollega la fattura al processo di approvvigionamento ed è un attributo fondamentale per analizzare i flussi delle fatture associate a un PO rispetto a quelle non associate. Dove reperirli Queste informazioni si ottengono collegando le righe della fattura in AP_INVOICE_LINES_ALL alle distribuzioni del PO tramite PO_DISTRIBUTION_ID. Esempi PO-2023-5001600789PO-FIN-9981
	Pagamento puntuale IsOnTimePayment	Indicatore booleano che specifica se la fattura è stata pagata entro la data di scadenza.
Descrizione L’indicatore è impostato su true se il pagamento è stato eseguito entro la data di scadenza, inclusa, e su false in caso contrario. Fornisce una classificazione semplice e chiara per ogni fattura pagata. Questo attributo calcolato supporta direttamente il KPI del tasso di puntualità dei pagamenti e la relativa Dashboard. Semplifica l’analisi perché consente di filtrare, conteggiare e visualizzare facilmente la quota di pagamenti in ritardo rispetto a quelli puntuali, senza dover confrontare le date ogni volta. Aiuta così a individuare rapidamente l’entità dei ritardi e a monitorare i progressi nel tempo. Perché è importante Semplifica l’analisi della puntualità dei pagamenti ed è il dato utilizzato direttamente per calcolare il KPI del tasso di puntualità dei pagamenti. Dove reperirli È un attributo calcolato confrontando il timestamp dell’attività «Pagamento eseguito» con l’attributo «PaymentDueDate». Esempi truefalse
	Rilavorazione IsRework	Indicatore booleano che identifica le attività appartenenti a un ciclo di rilavorazione.
Descrizione L’indicatore è impostato su true per le attività che segnalano una deviazione dal flusso di processo previsto, come «Fattura corretta» o una seconda occorrenza di «Fattura convalidata» dopo un rifiuto. Consente di contrassegnare e quantificare esplicitamente i cicli di processo inefficienti. Questo attributo è essenziale per la Dashboard «Tasso di rilavorazione e gestione delle eccezioni». Contrassegnando le attività di rilavorazione, gli analisti possono quantificarne facilmente il volume e i costi, individuarne le cause profonde e misurare l’impatto delle iniziative di miglioramento volte a ottenere risultati corretti al primo tentativo. Perché è importante Identifica e quantifica in modo esplicito le rilavorazioni, facilitando l’analisi della frequenza, delle cause e dell’impatto delle inefficienze di processo. Dove reperirli È un attributo calcolato. La logica viene definita durante la trasformazione dei dati per individuare le sequenze di attività che costituiscono una rilavorazione. Esempi truefalse
	Sistema di origine SourceSystem	Identifica il sistema di origine in cui sono stati registrati i dati dell’evento.
Descrizione Questo attributo specifica l’applicazione o il modulo di origine che ha generato i dati, ad esempio Oracle Fusion Financials. Negli ambienti con più sistemi integrati, consente di distinguere l’origine dei diversi passaggi del processo. Conoscere il sistema di origine è utile per convalidare i dati, risolvere i problemi e analizzare le variazioni del processo specifiche di un determinato sistema. Nei complessi ambienti IT, chiarisce il percorso di una fattura che può coinvolgere più applicazioni. Perché è importante Fornisce informazioni sull’origine dei dati, importanti per la governance dei dati, la risoluzione dei problemi e l’analisi del comportamento del processo nei singoli sistemi. Dove reperirli Spesso è un valore statico aggiunto durante l’estrazione dei dati per indicare l’origine del set di dati. Esempi Oracle Fusion FinancialsOracle Payables Cloud
	Ultimo aggiornamento dei dati LastUpdateDate	Data e ora dell’ultimo aggiornamento del record nel sistema di origine.
Descrizione Questo attributo indica quando sono stati modificati più di recente i dati sottostanti in Oracle Fusion Financials. Viene utilizzato per gestire i caricamenti incrementali e mantenere aggiornato il modello di Process Mining. Pur non essendo utilizzato direttamente per analizzare i flussi di processo, questo timestamp tecnico è fondamentale per garantire che i dati siano aggiornati e integri. Consente alle pipeline di dati di recuperare in modo efficiente solo i record nuovi o modificati dall’ultimo aggiornamento, riducendo il carico sul sistema di origine. Perché è importante Consente di eseguire le pipeline di dati in modo efficiente e incrementale, mantenendo aggiornata l’analisi del processo senza ricorrere a ricaricamenti completi. Dove reperirli È spesso presente come LAST_UPDATE_DATE in numerose tabelle Oracle Fusion, tra cui AP_INVOICES_ALL. Esempi 2023-05-20T11:00:00Z2023-05-21T16:45:00Z
	Valuta InvoiceCurrencyCode	La valuta dell’importo della fattura.
Descrizione Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso l’importo della fattura, per esempio USD, EUR o GBP. Fornisce un contesto essenziale per il campo dell’importo della fattura. Nelle organizzazioni internazionali, analizzare le fatture per valuta è importante per la rendicontazione finanziaria e per comprendere le differenze tra le varie aree geografiche. Consente di interpretare correttamente gli importi e di analizzare le prassi di pagamento o le soglie di approvazione per ciascuna valuta. Perché è importante Fornisce il contesto necessario per interpretare e analizzare correttamente gli importi, soprattutto nelle attività internazionali. Dove reperirli Si trova nella colonna INVOICE_CURRENCY_CODE della tabella AP_INVOICES_ALL. Esempi USDEURGBPCAD

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività per acquisto e pagamento - elaborazione delle fatture

Questi sono i passaggi e le tappe fondamentali da registrare nell’event log per individuare correttamente il processo.

6 Consigliato 9 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Fattura abbinata all’ordine di acquisto	Questa attività indica che una riga della fattura è stata abbinata correttamente alla corrispondente riga dell’ordine di acquisto, confermando che i beni o i servizi fatturati erano stati ordinati. In genere, si tratta di un’azione automatica o manuale registrata nel sistema.
Perché è importante È fondamentale per l’abbinamento a tre vie, che coinvolge l’ordine di acquisto, la ricevuta e la fattura. Gli errori in questa fase sono una delle principali cause di eccezioni e ritardi. Dove reperirli È possibile dedurlo dalla creazione di record nella tabella AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL, che collegano la fattura a una distribuzione dell’ordine di acquisto (PO_DISTRIBUTION_ID). È possibile utilizzare anche lo stato di abbinamento a livello di riga in AP_INVOICE_LINES_ALL. Acquisizione Si deduce dalla compilazione dei dati di distribuzione dell’ordine di acquisto sulle righe della fattura. Tipo di evento inferred
	Fattura approvata	La fattura ha ricevuto tutte le approvazioni richieste nel flusso di lavoro. È pronta per la contabilizzazione e la pianificazione del pagamento.
Perché è importante È una tappa fondamentale che segna il completamento del processo di approvazione. I ritardi prima di questa fase sono spesso dovuti a colli di bottiglia. Dove reperirli Si deduce dalla variazione di APPROVAL_STATUS nella tabella AP_INVOICES_ALL a uno stato finale di approvazione, come 'Approved' o 'Workflow Approved'. La cronologia di audit del campo fornisce la data e l’ora. Acquisizione Si deduce dalla variazione di AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS in 'Approved'. Tipo di evento inferred
	Fattura contabilizzata	La fattura viene registrata correttamente nel libro mastro generale, con la creazione delle scritture contabili. Questo evento conferma che l’impatto finanziario della fattura è stato registrato ufficialmente.
Perché è importante È un punto di controllo finanziario fondamentale e un prerequisito per il pagamento. Conferma che la fattura è stata convalidata e approvata completamente ed è pronta per il saldo. Dove reperirli Si deduce dallo stato nella tabella AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL (ACCRUAL_POSTED_FLAG = 'Y') oppure verificando la presenza delle relative scritture nelle tabelle del libro mastro generale, come XLA_AE_HEADERS. Acquisizione Si deduce dai flag in AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL o dalle scritture collegate nel libro mastro generale. Tipo di evento inferred
	Fattura creata	Indica la creazione iniziale di una fattura nel sistema, tramite inserimento manuale, scansione o invio elettronico. In genere, l’evento viene registrato quando viene inserita una nuova riga nella tabella principale delle fatture.
Perché è importante Segna l’inizio del ciclo di elaborazione della fattura. Analizzare il tempo trascorso da questo evento aiuta a comprendere l’efficienza dell’inserimento dei dati e i ritardi complessivi nell’avvio del processo. Dove reperirli In Oracle Fusion Financials, corrisponde alla data e all’ora di creazione del record nella tabella AP_INVOICES_ALL, in particolare nella colonna CREATION_DATE. Acquisizione Data e ora di creazione del record in AP_INVOICES_ALL. Tipo di evento explicit
	Fattura inviata per l’approvazione	La fattura viene sottoposta a un flusso di lavoro di approvazione, in base alle regole aziendali configurate. Questo segna l’inizio del ciclo formale di approvazione.
Perché è importante Avvia una fase fondamentale del processo. Registrare l’ora di inizio è essenziale per misurare e ottimizzare il 'Tempo di ciclo di approvazione delle fatture'. Dove reperirli Si deduce da una variazione dello stato nella tabella AP_INVOICES_ALL, quando APPROVAL_STATUS passa a uno stato come 'Initiated' o 'Pending Approval'. L’evento può essere presente anche nelle tabelle del flusso di lavoro. Acquisizione Si deduce dalla variazione di AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS in 'Initiated'. Tipo di evento inferred
	Pagamento eseguito	È la conferma finale che il pagamento è stato effettuato e incassato. Per gli assegni, corrisponde alla data di incasso; per i pagamenti elettronici, alla conferma della banca.
Perché è importante È l’ultima attività del ciclo di vita della fattura e segna il completamento del processo. Costituisce il punto finale per calcolare il 'Tempo medio di ciclo delle fatture' e il 'Tasso di puntualità dei pagamenti'. Dove reperirli Si deduce dall’aggiornamento dello stato del pagamento in 'Cleared' o 'Reconciled' nella tabella AP_CHECKS_ALL, utilizzando CLEARED_DATE, oppure dai dati della riconciliazione bancaria nel modulo Cash Management (CE_STATEMENT_LINES). Acquisizione Si deduce dagli aggiornamenti di stato in AP_CHECKS_ALL o dalla riconciliazione nel modulo CE. Tipo di evento inferred
	Blocco rimosso dalla fattura	Questo evento segna la risoluzione di un blocco applicato in precedenza alla fattura. Un utente o un processo automatico interviene per rimuoverlo, consentendo alla fattura di proseguire il proprio ciclo.
Perché è importante Il tempo che intercorre tra l’applicazione e la rimozione di un blocco è un indicatore fondamentale dell’efficienza nella gestione delle eccezioni. Questo dato supporta il KPI 'Tempo medio di risoluzione delle eccezioni'. Dove reperirli Registrato nella tabella AP_HOLDS_ALL. Quando un blocco viene rimosso, vengono compilati i campi RELEASE_LOOKUP_CODE e RELEASE_REASON, insieme a LAST_UPDATE_DATE. Acquisizione Aggiornamento di un record nella tabella AP_HOLDS_ALL per indicare che il blocco è stato rimosso. Tipo di evento explicit
	Discrepanza di abbinamento individuata	Si verifica quando il sistema o un utente rileva una mancata corrispondenza tra la fattura, l’ordine di acquisto e i dati della ricevuta, ad esempio per il prezzo o la quantità. Spesso il sistema blocca la fattura.
Perché è importante Evidenzia le eccezioni del processo che richiedono un intervento manuale. Registrare questi eventi è essenziale per il KPI 'Tasso di discrepanze nell’abbinamento delle fatture' e per l’analisi delle cause profonde. Dove reperirli Spesso viene registrato un blocco specifico sulla fattura. Verifichi nella tabella AP_HOLDS_ALL i tipi di blocco relativi all’abbinamento, ad esempio 'QTY REC' o 'PRICE'. HOLD_DATE indica la data e l’ora. Acquisizione Creazione di un record in AP_HOLDS_ALL con un tipo di blocco relativo all’abbinamento. Tipo di evento explicit
	Fattura annullata	La fattura è stata stornata o annullata e non verrà elaborata ulteriormente né pagata. Questo rappresenta uno stato finale del processo.
Perché è importante È un punto finale importante per le fatture che non vengono pagate. Analizzare gli annullamenti può rivelare problemi legati a fatture duplicate o a invii errati da parte dei fornitori. Dove reperirli Si deduce da una variazione di stato in AP_INVOICES_ALL. La colonna CANCELLED_DATE viene compilata con la data e l’ora dell’annullamento. Acquisizione Il campo CANCELLED_DATE nella tabella AP_INVOICES_ALL viene compilato. Tipo di evento explicit
	Fattura bloccata	Attività generica che indica l’applicazione di un blocco alla fattura, impedendone il passaggio alla fase di pagamento. Il blocco può dipendere da diversi motivi, come problemi di abbinamento, fondi insufficienti o un intervento manuale.
Perché è importante Influisce direttamente sul tempo di ciclo e può causare ritardi nei pagamenti. Analizzare i blocchi è fondamentale per individuare e risolvere i problemi sistemici del processo e supporta l’analisi delle 'Tendenze dei blocchi di pagamento'. Dove reperirli Registrato esplicitamente nella tabella AP_HOLDS_ALL. Ogni riga rappresenta un blocco e ne riporta la data di creazione (HOLD_DATE) e il motivo. Acquisizione Creazione di un record nella tabella AP_HOLDS_ALL. Tipo di evento explicit
	Fattura convalidata	Indica che la fattura ha superato i controlli di convalida del sistema, che verificano la completezza e la correttezza delle informazioni di intestazione e di riga. Spesso si deduce da una variazione dello stato del record della fattura.
Perché è importante È una tappa fondamentale prima dell’abbinamento e dell’approvazione. Eventuali ritardi in questa fase possono indicare problemi nella qualità dei dati della fattura o nella configurazione del sistema. Dove reperirli Si deduce dalla variazione dello stato della fattura in 'Validated' nella tabella AP_INVOICES_ALL. È possibile utilizzare la cronologia delle modifiche o il registro di audit della colonna VALIDATION_STATUS. Acquisizione Si deduce dalla variazione del campo AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS. Tipo di evento inferred
	Fattura corretta	Si verifica quando un utente modifica una fattura, spesso in seguito a un respingimento o per correggere un errore di inserimento dei dati. Rappresenta una fase di rilavorazione manuale del processo.
Perché è importante Questa attività è un chiaro indicatore di rilavorazione. Analizzarne la frequenza aiuta a quantificare le inefficienze del processo e supporta il KPI 'Tasso di rilavorazione delle fatture'. Dove reperirli È possibile dedurlo monitorando gli aggiornamenti significativi del record della fattura in AP_INVOICES_ALL, dopo che è già stata convalidata o inviata per l’approvazione. Sono necessari il timestamp LAST_UPDATE_DATE e i dati del registro di audit. Acquisizione Si deduce confrontando LAST_UPDATE_DATE dopo un respingimento o un blocco. Tipo di evento inferred
	Fattura respinta	Un approvatore ha respinto la fattura durante il flusso di lavoro di approvazione. In genere, la fattura viene rinviata per una correzione o un annullamento, avviando un ciclo di rilavorazione.
Perché è importante Indica un esito negativo ed è una delle principali cause di rilavorazioni e tempi di ciclo più lunghi. Registrare i respingimenti aiuta a individuare problemi nella qualità delle fatture o nella conformità agli ordini di acquisto. Dove reperirli Si deduce dalla variazione di APPROVAL_STATUS nella tabella AP_INVOICES_ALL in 'Rejected'. La cronologia del flusso di lavoro contiene i dettagli su chi ha respinto la fattura e quando. Acquisizione Si deduce dalla variazione di AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS in 'Rejected'. Tipo di evento inferred
	Pagamento creato	Il sistema ha generato l’istruzione di pagamento della fattura. Può trattarsi della creazione di un assegno, di un file per un trasferimento elettronico di fondi (EFT) o di un altro strumento di pagamento.
Perché è importante È il momento in cui l’organizzazione impegna i fondi per il pagamento, una tappa fondamentale appena prima che il denaro venga addebitato sul conto bancario. Dove reperirli Registrato nella tabella AP_CHECKS_ALL, che contiene informazioni su tutti i pagamenti. CHECK_DATE indica la data di creazione del documento di pagamento. Acquisizione Creazione di un record nella tabella AP_CHECKS_ALL. Tipo di evento explicit
	Pagamento pianificato	La fattura viene selezionata e inclusa in una richiesta di elaborazione dei pagamenti, spesso chiamata ciclo o lotto di pagamento. A questo punto è in coda per il pagamento.
Perché è importante È la fase tra la contabilizzazione e il pagamento effettivo. La sua durata influisce sulle previsioni dei flussi di cassa e sulla possibilità di usufruire degli sconti per pagamento anticipato. Dove reperirli Viene registrato nella tabella AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL quando viene creato un record di pagamento, ma prima che il pagamento sia confermato. Può essere presente anche nelle tabelle dei lotti di pagamento, come IBY_PAYMENT_PROCESS_REQUESTS. Acquisizione Creazione di un record in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL per un pagamento pianificato. Tipo di evento explicit

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come ottenere i dati da Oracle Fusion Financials

Passaggi

Acceda a Oracle Fusion Cloud: acceda all’ambiente Oracle Fusion Cloud con un utente che dispone del ruolo BI Cloud Connector Administrator (BICC_ADMIN).
Apra BI Cloud Connector: dal menu di navigazione principale, selezioni Tools > BI Cloud Connector. Si aprirà la console BICC.
Selezioni l’offerta: nella console BICC, scelga l’offerta corrispondente ai dati Financials, in genere denominata 'Financials'.
Configuri l’archiviazione esterna: apra la sezione 'Configure External Storage'. Configuri la connessione all’archiviazione cloud in cui verranno salvati i file CSV estratti, ad esempio Oracle Cloud Infrastructure (OCI) Object Storage.
Abiliti le offerte per l’estrazione: apra la sezione 'Manage Offerings and PVOs' o una sezione equivalente. Selezioni l’offerta 'Financials' e la abiliti per l’estrazione.
Selezioni gli oggetti Public View (PVO): cerchi e selezioni i PVO specifici richiesti per il processo delle fatture. I PVO principali sono: FscmTopModelAM.FinApInvQuickInvoicesAM.InvoiceHeaderPVO, FscmTopModelAM.FinApInvHoldAM.InvoiceHoldPVO, FscmTopModelAM.FinApInvSharedAM.InvoiceApprovalHistoryPVO e FscmTopModelAM.FinApPmtsInvPmtsAM.PaymentPVO.
Pianifichi il processo di estrazione: apra 'Manage Extract Schedules'. Crei un nuovo processo, gli assegni un nome descrittivo e selezioni tutti i PVO abilitati nel passaggio precedente. Pianifichi l’esecuzione. Per il caricamento iniziale, imposti l’intervallo storico desiderato. Per le esecuzioni successive, configuri estrazioni incrementali basate su LastUpdateDate.
Monitori e recuperi i dati: controlli l’avanzamento del processo nella console BICC. Al termine dell’esecuzione, apra la posizione di archiviazione cloud configurata. I dati estratti saranno disponibili in una serie di file CSV compressi, uno per ciascun PVO.
Carichi i dati in un’area di staging: decomprima i file e carichi i CSV in un database di staging o in una piattaforma di elaborazione dati, come un data warehouse o un data lake, in cui sia possibile eseguire query SQL. Carichi ogni file CSV in una tabella distinta.
Trasformi i dati in un event log: esegua la query SQL fornita sulle tabelle nell’area di staging. La query unisce i dati delle diverse tabelle per creare un’unica tabella event log.
Esporti i dati per ProcessMind: esporti il risultato della query SQL in un unico file CSV. Verifichi che le intestazioni delle colonne corrispondano agli attributi richiesti (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime e così via) prima di caricare il file nell’applicazione ProcessMind.

Configurazione

Oggetti Public View (PVO) principali: l’estrazione si basa su diversi PVO fondamentali dell’offerta Financials. È necessario includere almeno:
- FscmTopModelAM.FinApInvQuickInvoicesAM.InvoiceHeaderPVO: per i dati principali delle fatture e gli eventi di creazione, convalida e annullamento.
- FscmTopModelAM.FinApInvHoldAM.InvoiceHoldPVO: per tutti gli eventi di blocco e sblocco delle fatture.
- FscmTopModelAM.FinApInvSharedAM.InvoiceApprovalHistoryPVO: per registrare nel dettaglio i passaggi del flusso di lavoro di approvazione, come invio, approvazione e rifiuto.
- FscmTopModelAM.FinApPmtsInvPmtsAM.PaymentPVO: per gli eventi di creazione ed esecuzione dei pagamenti.
- FscmTopModelAM.FinApInvPmtsAM.InstallmentPVO: per individuare quando è previsto il pagamento di una fattura.
Estrazioni incrementali: per il monitoraggio continuativo, configuri il processo BICC in modo da eseguire estrazioni incrementali. Utilizzi la colonna LastUpdateDate, disponibile nella maggior parte dei PVO, come criterio di filtro per estrarre solo i record nuovi o modificati dall’ultima esecuzione.
Filtro per intervallo di date: per il caricamento iniziale dei dati storici, è consigliabile estrarre un periodo gestibile, ad esempio gli ultimi 6-12 mesi. Può applicare un filtro globale nella pianificazione del processo BICC per limitare l’estrazione a un intervallo di date specifico.
Filtro per unità aziendale: per limitare l’ambito dell’estrazione, applichi un filtro su BusinessUnitName o su un attributo equivalente nella configurazione del processo BICC. È essenziale negli ambienti con più entità per gestire il volume dei dati.
Prerequisiti: l’account utente deve disporre dei ruoli necessari, principalmente BICC Administrator (BICC_ADMIN) e Functional Setup User (FSM_IMPLEMENTATION_CONSULTANT), per configurare ed eseguire i processi di estrazione. È inoltre necessario disporre di una posizione di archiviazione cloud configurata e accessibile, come OCI Object Storage o UCM.

Query di esempio sql

-- This script is designed to be run on the CSV files after they have been extracted by BICC and loaded into a staging database.
-- Each CTE (e.g., Invoices, Holds) represents a table created from a corresponding PVO's CSV file.

WITH Invoices AS (
    SELECT 
        InvoiceId,
        InvoiceNumber,
        InvoiceAmount,
        SupplierName AS VendorName,
        CreationDate,
        CreatedBy AS UserName, 
        LastUpdateDate, 
        LastUpdatedBy, 
        ValidatedDate,
        ApprovalStatus,
        WfApprovalStatus,
        PayablesAccountingStatus,
        CancelledDate,
        CancelledBy,
        BusinessUnitName AS CompanyCode
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvQuickInvoicesAM_InvoiceHeaderPVO
    WHERE LastUpdateDate >= '[Specify Start Date]'
),
Holds AS (
    SELECT 
        InvoiceId,
        HoldDate,
        ReleasedDate,
        HoldReason,
        CreatedBy,
        LastUpdatedBy
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvHoldAM_InvoiceHoldPVO
),
ApprovalHistory AS (
    SELECT
        InvoiceId,
        ActionDate,
        Action,
        Performer AS UserName
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvSharedAM_InvoiceApprovalHistoryPVO
),
Installments AS (
    SELECT 
        InvoiceId,
        DueDate AS PaymentDueDate,
        PaymentStatusFlag,
        LastUpdateDate
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvPmtsAM_InstallmentPVO
),
Payments AS (
    SELECT
        InvoiceId,
        PaymentId,
        CreationDate,
        CreatedBy AS UserName,
        PaymentDate
    FROM FscmTopModelAM_FinApPmtsInvPmtsAM_PaymentPVO
)

-- 1. Invoice Created
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Created' AS "ActivityName",
    i.CreationDate AS "EventTime",
    i.CreationDate AS "EndTime",
    i.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId

UNION ALL

-- 2. Invoice Validated
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Validated' AS "ActivityName",
    i.ValidatedDate AS "EventTime",
    i.ValidatedDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Validated' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.ValidatedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 3. Invoice Matched to PO (Inferred from hold release)
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Matched to PO' AS "ActivityName",
    h.ReleasedDate AS "EventTime",
    h.ReleasedDate AS "EndTime",
    h.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE h.HoldReason IN ('QTY ORD', 'AMT ORD', 'PRICE') AND h.ReleasedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4. Matching Discrepancy Identified
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Matching Discrepancy Identified' AS "ActivityName",
    h.HoldDate AS "EventTime",
    h.HoldDate AS "EndTime",
    h.CreatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'On Hold' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE h.HoldReason IN ('QTY ORD', 'AMT ORD', 'PRICE')

UNION ALL

-- 5. Hold Placed on Invoice
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Hold Placed on Invoice' AS "ActivityName",
    h.HoldDate AS "EventTime",
    h.HoldDate AS "EndTime",
    h.CreatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'On Hold' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId

UNION ALL

-- 6. Hold Released from Invoice
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Hold Released from Invoice' AS "ActivityName",
    h.ReleasedDate AS "EventTime",
    h.ReleasedDate AS "EndTime",
    h.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE h.ReleasedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 7. Invoice Sent for Approval
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Sent for Approval' AS "ActivityName",
    ah.ActionDate AS "EventTime",
    ah.ActionDate AS "EndTime",
    ah.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Initiated' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN ApprovalHistory ah ON i.InvoiceId = ah.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE ah.Action = 'SUBMITTED'

UNION ALL

-- 8. Invoice Approved
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Approved' AS "ActivityName",
    ah.ActionDate AS "EventTime",
    ah.ActionDate AS "EndTime",
    ah.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Workflow approved' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN ApprovalHistory ah ON i.InvoiceId = ah.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE ah.Action = 'APPROVED'

UNION ALL

-- 9. Invoice Rejected
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Rejected' AS "ActivityName",
    ah.ActionDate AS "EventTime",
    ah.ActionDate AS "EndTime",
    ah.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Rejected' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN ApprovalHistory ah ON i.InvoiceId = ah.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE ah.Action = 'REJECTED'

UNION ALL

-- 10. Invoice Corrected (Inferred from update after rejection)
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Corrected' AS "ActivityName",
    i.LastUpdateDate AS "EventTime",
    i.LastUpdateDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.WfApprovalStatus = 'WORKFLOW_REJECTED' AND i.LastUpdatedBy <> 'FUSION_APPS_PRC_SOA_APPID'

UNION ALL

-- 11. Invoice Accounted
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Accounted' AS "ActivityName",
    i.LastUpdateDate AS "EventTime",
    i.LastUpdateDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Accounted' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.PayablesAccountingStatus = 'ACCOUNTED'

UNION ALL

-- 12. Payment Scheduled
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Payment Scheduled' AS "ActivityName",
    inst.LastUpdateDate AS "EventTime",
    inst.LastUpdateDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName", -- User who ran the PPR is not in this PVO
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Selected for Payment' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE inst.PaymentStatusFlag = 'Y'

UNION ALL

-- 13. Payment Created
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Payment Created' AS "ActivityName",
    p.CreationDate AS "EventTime",
    p.CreationDate AS "EndTime",
    p.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Paid' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Payments p ON i.InvoiceId = p.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId

UNION ALL

-- 14. Payment Executed
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Payment Executed' AS "ActivityName",
    p.PaymentDate AS "EventTime",
    p.PaymentDate AS "EndTime",
    p.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Paid' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Payments p ON i.InvoiceId = p.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE p.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 15. Invoice Canceled
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Canceled' AS "ActivityName",
    i.CancelledDate AS "EventTime",
    i.CancelledDate AS "EndTime",
    i.CancelledBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Cancelled' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.CancelledDate IS NOT NULL;

Passaggi

Acceda a Oracle BI Publisher: acceda a Oracle Fusion Applications con un utente che dispone del ruolo BI Administrator o di un ruolo equivalente. Apra lo strumento Reports and Analytics dal menu Navigator, selezionando Tools e poi Reports and Analytics.
Apra il catalogo: nell’area di lavoro Reports and Analytics, selezioni il pulsante Browse Catalog per aprire l’interfaccia Oracle BI Publisher.
Crei un nuovo modello dati: nel catalogo BI Publisher, apra una cartella appropriata, ad esempio Shared Folders > Custom. Selezioni il menu a discesa New e poi Data Model.
Definisca il set di dati della query SQL: nell’editor del modello dati, selezioni l’icona '+' per aggiungere un nuovo set di dati, quindi scelga SQL Query dall’elenco.
Configuri il set di dati: nella finestra New Data Set, inserisca un nome, ad esempio P2P_Invoice_Events. Selezioni l’origine dei dati appropriata, in genere ApplicationDB_FSCM per i dati finanziari. Verifichi che il campo Type of SQL sia impostato su Standard SQL.
Inserisca la query SQL: copi la query SQL completa fornita nella sezione query di questo documento e la incolli nell’area di testo SQL Query.
Definisca i parametri: la query utilizza parametri di filtro. Nelle proprietà del modello dati, crei tre parametri: p_start_date, p_end_date e p_bu_name. Imposti il tipo di dati su String. Quando esegue il report, l’utente dovrà inserire i valori, ad esempio '2023-01-01' per le date e il nome dell’unità aziendale specifica.
Salvi il modello dati: salvi il modello dati nella cartella personalizzata. Può visualizzare dati di esempio selezionando la scheda 'Data' e inserendo i valori dei parametri creati.
Crei un report: torni al catalogo, selezioni il menu a discesa New e poi Report. Nella procedura guidata di creazione del report, scelga l’opzione 'Use Data Model' e individui il modello dati appena salvato.
Configuri il layout e il formato di output del report: nell’editor del report è sufficiente un semplice layout tabellare. Il passaggio più importante consiste nel configurare il formato di output predefinito. Selezioni 'View a List' e verifichi che CSV sia il formato predefinito e l’unico abilitato. In questo modo si ottiene un file di dati pulito e non formattato.
Pianifichi il report: salvi il report. Può eseguirlo su richiesta oppure, per ottenere prestazioni migliori, pianificarne l’esecuzione nelle fasce orarie di minore attività. Può configurare la pianificazione per inviare il file CSV a una destinazione specifica, come il server Universal Content Management (UCM), da cui sarà possibile recuperarlo per il caricamento.
Esporti e prepari i dati: al termine del processo del report, scarichi il file CSV risultante. Prima di caricarlo nello strumento di Process Mining, verifichi che le intestazioni delle colonne corrispondano agli attributi richiesti (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime e così via).

Configurazione

Origine dei dati: la query deve essere eseguita sul database applicativo Fusion Financials, in genere collegato tramite l’origine dati JNDI ApplicationDB_FSCM in BI Publisher.
Parametri: il modello dati deve essere configurato con i seguenti parametri per consentire un’estrazione flessibile:
- p_start_date: data di inizio del periodo di estrazione, nel formato 'YYYY-MM-DD'.
- p_end_date: data di fine del periodo di estrazione, nel formato 'YYYY-MM-DD'.
- p_bu_name: nome dell’unità aziendale (codice società) da usare per filtrare i dati. Utilizzi un carattere jolly come '%' per estrarre i dati di tutte le unità aziendali.
Intervallo di date: per l’estrazione iniziale, è consigliabile utilizzare un intervallo di 3-6 mesi. In questo modo si ottiene un insieme di dati rappresentativo senza compromettere le prestazioni dell’estrazione.
Considerazioni sulle prestazioni: estrarre dati relativi a periodi lunghi o a tutte le unità aziendali contemporaneamente può richiedere molte risorse e causare timeout. È consigliabile suddividere le estrazioni più ampie in lotti sequenziali più piccoli, ad esempio un mese alla volta, oppure pianificarle nelle fasce orarie di minore attività.
Prerequisiti: l’utente che crea ed esegue il report deve disporre di un ruolo che consenta di accedere a BI Publisher, ad esempio BI Administrator, e dei privilegi di sicurezza necessari per visualizzare le tabelle sottostanti di Accounts Payable (AP_INVOICES_ALL, AP_PAYMENTS_ALL e così via) per le unità aziendali interessate.

Query di esempio sql

WITH INVOICE_BASE AS (
    SELECT 
        AIA.INVOICE_ID,
        AIA.INVOICE_NUM,
        AIA.INVOICE_AMOUNT,
        AIA.CREATION_DATE,
        AIA.CREATED_BY,
        AIA.LAST_UPDATE_DATE,
        AIA.LAST_UPDATED_BY,
        AIA.CANCELLED_DATE,
        AIA.CANCELLED_BY,
        AIA.WFAPPROVAL_STATUS,
        AIA.TERMS_DATE AS PAYMENT_DUE_DATE,
        PSV.VENDOR_NAME,
        FABUV.BU_NAME AS COMPANY_CODE
    FROM 
        AP_INVOICES_ALL AIA
    JOIN 
        POZ_SUPPLIERS_V PSV ON AIA.VENDOR_ID = PSV.VENDOR_ID
    JOIN
        FUN_ALL_BUSINESS_UNITS_V FABUV ON AIA.ORG_ID = FABUV.BU_ID
    WHERE 
        AIA.CREATION_DATE BETWEEN TO_DATE(:p_start_date, 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE(:p_end_date, 'YYYY-MM-DD')
        AND FABUV.BU_NAME LIKE :p_bu_name
)
-- 1. Invoice Created
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Created' AS "ActivityName",
    CAST(IB.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(IB.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = IB.CREATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    INVOICE_BASE IB

UNION ALL

-- 2. Invoice Validated
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Validated' AS "ActivityName",
    CAST(AIA.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AIA.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AIA.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    AIA.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_INVOICES_ALL AIA
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AIA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE 
    AIA.WFAPPROVAL_STATUS IN ('VALIDATED', 'NEEDS REVALIDATION', 'STOPPED')

UNION ALL

-- 3. Invoice Matched to PO
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Matched to PO' AS "ActivityName",
    CAST(MIN(AID.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(MIN(AID.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = MIN(AID.CREATED_BY) AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL AID
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AID.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE
    AID.PO_DISTRIBUTION_ID IS NOT NULL
GROUP BY
    IB.INVOICE_NUM, IB.INVOICE_AMOUNT, IB.VENDOR_NAME, IB.PAYMENT_DUE_DATE, IB.WFAPPROVAL_STATUS, IB.COMPANY_CODE

UNION ALL

-- 4. Matching Discrepancy Identified & 5. Hold Placed on Invoice
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    CASE 
        WHEN AH.HOLD_LOOKUP_CODE IN ('QTY ORD', 'QTY REC', 'PRICE', 'AMT ORD', 'AMT REC') THEN 'Matching Discrepancy Identified'
        ELSE 'Hold Placed on Invoice'
    END AS "ActivityName",
    CAST(AH.HOLD_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AH.HOLD_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AH.CREATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_HOLDS_ALL AH
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID

UNION ALL

-- 6. Hold Released from Invoice
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Hold Released from Invoice' AS "ActivityName",
    CAST(AH.RELEASE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AH.RELEASE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AH.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_HOLDS_ALL AH
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE 
    AH.RELEASE_LOOKUP_CODE IS NOT NULL AND AH.RELEASE_DATE IS NOT NULL

UNION ALL

-- 7. Invoice Sent for Approval, 8. Invoice Approved, 9. Invoice Rejected
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    CASE 
        WHEN AAH.ACTION = 'INITIATED' THEN 'Invoice Sent for Approval'
        WHEN AAH.ACTION = 'APPROVED' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN AAH.ACTION = 'REJECTED' THEN 'Invoice Rejected'
    END AS "ActivityName",
    CAST(AAH.RESPONSE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AAH.RESPONSE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AAH.RESPONSE_ID AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_INV_APRVL_HIST_ALL AAH
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AAH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE
    AAH.ACTION IN ('INITIATED', 'APPROVED', 'REJECTED') AND AAH.RESPONSE_DATE IS NOT NULL

UNION ALL

-- 10. Invoice Corrected
SELECT DISTINCT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Corrected' AS "ActivityName",
    CAST(IB.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(IB.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = IB.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    INVOICE_BASE IB
WHERE
    IB.LAST_UPDATE_DATE > IB.CREATION_DATE
    AND IB.LAST_UPDATED_BY <> IB.CREATED_BY 
    AND EXISTS (
        SELECT 1 FROM AP_INV_APRVL_HIST_ALL AAH 
        WHERE AAH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID AND AAH.ACTION = 'REJECTED' AND IB.LAST_UPDATE_DATE > AAH.RESPONSE_DATE
    )

UNION ALL

-- 11. Invoice Accounted
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Accounted' AS "ActivityName",
    CAST(MIN(XAH.ACCOUNTING_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(MIN(XAH.ACCOUNTING_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = MIN(XAH.CREATED_BY) AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM XLA_AE_HEADERS XAH
JOIN XLA_TRANSACTION_ENTITIES XTE ON XAH.ENTITY_ID = XTE.ENTITY_ID
JOIN INVOICE_BASE IB ON XTE.SOURCE_ID_INT_1 = IB.INVOICE_ID
WHERE XTE.APPLICATION_ID = 200
AND XTE.ENTITY_CODE = 'AP_INVOICES'
AND XAH.ACCOUNTING_ENTRY_STATUS_CODE = 'F' -- Final
GROUP BY
    IB.INVOICE_NUM, IB.INVOICE_AMOUNT, IB.VENDOR_NAME, IB.PAYMENT_DUE_DATE, IB.WFAPPROVAL_STATUS, IB.COMPANY_CODE

UNION ALL

-- 12. Payment Scheduled
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Payment Scheduled' AS "ActivityName",
    CAST(MIN(APISC.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(MIN(APISC.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = MIN(APISC.CREATED_BY) AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM AP_INV_SELECTION_CRITERIA_ALL APISC
JOIN AP_INVOICES_ALL AIA ON APISC.CHECKRUN_NAME = AIA.PAYMENT_STATUS_FLAG
JOIN INVOICE_BASE IB ON AIA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
GROUP BY
    IB.INVOICE_NUM, IB.INVOICE_AMOUNT, IB.VENDOR_NAME, IB.PAYMENT_DUE_DATE, IB.WFAPPROVAL_STATUS, IB.COMPANY_CODE

UNION ALL

-- 13. Payment Created
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Payment Created' AS "ActivityName",
    CAST(AIPA.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AIPA.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AIPA.CREATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL AIPA
JOIN INVOICE_BASE IB ON AIPA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID

UNION ALL

-- 14. Payment Executed
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Payment Executed' AS "ActivityName",
    CAST(AC.CLEARED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AC.CLEARED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AC.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL AIPA
JOIN AP_CHECKS_ALL AC ON AIPA.CHECK_ID = AC.CHECK_ID
JOIN INVOICE_BASE IB ON AIPA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE AC.CLEARED_DATE IS NOT NULL

UNION ALL

-- 15. Invoice Canceled
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Canceled' AS "ActivityName",
    CAST(IB.CANCELLED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(IB.CANCELLED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = IB.CANCELLED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    INVOICE_BASE IB
WHERE
    IB.CANCELLED_DATE IS NOT NULL

Passaggi

Prerequisiti: verifichi che sul sistema sia installato Python 3.6 o versione successiva, insieme alle librerie requests e pandas. Può installarle con pip: pip install requests pandas.
Configurazione dell’API Oracle Fusion: nell’istanza Oracle Fusion, apra Security Console. Crei una nuova applicazione riservata per ottenere l’accesso all’API. Prenda nota del Client ID e del Client Secret assegnati. Verifichi che l’utente dell’applicazione disponga dei ruoli necessari per leggere i dati delle fatture e dei pagamenti, ad esempio il ruolo Financials - Payables Invoice Inquiry Duty.
Configuri lo script Python: copi lo script Python fornito in un file, ad esempio extract_fusion_invoices.py. Apra il file e inserisca i valori nelle variabili segnaposto all’inizio dello script, tra cui CLIENT_ID, CLIENT_SECRET, TOKEN_URL, FUSION_HOST, START_DATE e END_DATE. FUSION_HOST deve contenere l’URL di base delle applicazioni Oracle Cloud.
Imposti il periodo di estrazione: modifichi le variabili START_DATE e END_DATE per definire l’intervallo temporale dei dati da estrarre. È consigliabile iniziare con un periodo breve, ad esempio un mese, per testare lo script e verificare il risultato.
Esegua lo script: dalla riga di comando o dal terminale, raggiunga la cartella dello script e digiti python extract_fusion_invoices.py. Lo script eseguirà l’autenticazione, recupererà i dati e mostrerà l’avanzamento nella console.
Processo di autenticazione: inizialmente, lo script invia le credenziali client al provider di identità Oracle (TOKEN_URL) per ottenere un token di accesso OAuth. Il token viene quindi incluso nell’intestazione di tutte le successive richieste API per autenticarsi presso l’API Fusion Financials.
Recupero dei dati e paginazione: lo script interroga l’endpoint REST API invoices per recuperare i record creati nell’intervallo di date specificato. Gestisce automaticamente la paginazione controllando il flag hasMore nella risposta dell’API e inviando richieste successive con il parametro offset aggiornato, finché non recupera tutti i dati delle fatture.
Recupero dei dati dettagliati: per ogni fattura recuperata, lo script effettua ulteriori chiamate API per ottenere i dettagli associati. Interroga l’endpoint /child/holds per le informazioni sui blocchi e sugli sblocchi e l’endpoint /payments, filtrato per numero di fattura, per recuperare i dati dei pagamenti.
Generazione dell’event log: la logica principale dello script elabora i dati JSON grezzi. Verifica date, stati e record secondari specifici per generare righe distinte per ciascuna delle 15 attività aziendali richieste. Ad esempio, la presenza di CancelledDate genera un evento 'Invoice Canceled'.
Riveda il risultato: al termine dell’esecuzione, lo script crea il file invoice_event_log.csv nella stessa cartella. Apra il file CSV con un’applicazione per fogli di calcolo e riveda i dati. Verifichi che siano presenti tutte le colonne richieste (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime) e gli attributi consigliati.
Prepari il caricamento: verifichi che le intestazioni delle colonne nel file CSV corrispondano ai nomi degli attributi richiesti. In genere non sono necessarie altre operazioni di formattazione. Il file è pronto per essere caricato nello strumento di Process Mining.

Configurazione

Credenziali di autenticazione: sono necessari un Client ID e un Client Secret di un’applicazione riservata registrata in Security Console di Oracle Fusion. È inoltre necessario specificare il Token URL del dominio di identità.
URL host dell’API: la variabile FUSION_HOST deve contenere l’URL di base dell’istanza Oracle Fusion, ad esempio https://[your-instance].fa.us2.oraclecloud.com.
Intervallo di date: le variabili START_DATE e END_DATE sono essenziali per definire l’ambito dell’estrazione. Per l’analisi iniziale, è consigliabile estrarre 3-6 mesi di dati, così da bilanciare il volume dei dati e le prestazioni.
Endpoint API utilizzati: lo script interagisce principalmente con gli endpoint fscmRestApi/resources/11.13.18.05/invoices e fscmRestApi/resources/11.13.18.05/payments. Utilizza anche la sottorisorsa /invoices/{InvoiceId}/child/holds.
Limite di paginazione: la variabile LIMIT nello script determina il numero di record recuperati per ogni richiesta API. Il valore predefinito è 100. Un valore più alto può ridurre il numero di chiamate API, ma aumenta il consumo di memoria per richiesta. Se si verificano errori di timeout, potrebbe essere necessario ridurlo.
Autorizzazioni richieste: l’account utente associato alle credenziali API deve avere accesso in lettura alle fatture da pagare, ai blocchi delle fatture, ai pagamenti e alle informazioni sui fornitori. In genere, il ruolo Payables Invoice Inquiry Duty offre autorizzazioni sufficienti.

Query di esempio python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Oracle Fusion credentials and instance details
CLIENT_ID = class="hl-string">'[Your Client ID]'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'[Your Client Secret]'
TOKEN_URL = class="hl-string">'[Your Oracle Identity Cloud Service Token URL, e.g., https://idcs-....identity.oraclecloud.com/oauth2/v1/token]'
FUSION_HOST = class="hl-string">'[Your Fusion Host URL, e.g., https://your-fusion-instance.fa.ocs.oraclecloud.com]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the invoice extraction (YYYY-MM-DD)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'

class=class="hl-string">"hl-comment"># API request settings
LIMIT = 100

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Helper Functions ---
def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates and retrieves an OAuth2 access token."""
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'scope': class="hl-string">'urn:opc:resource:consumer::all'
    }
    try:
        response = requests.post(TOKEN_URL, headers=headers, data=data, auth=(CLIENT_ID, CLIENT_SECRET))
        response.raise_for_status()
        return response.json().get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error getting access token: {e}")
        return None

def fetch_data(api_url, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches data from a given API endpoint with pagination handling."""
    all_items = []
    offset = 0
    has_more = True

    while has_more:
        params[class="hl-string">'offset'] = offset
        try:
            response = requests.get(api_url, headers=headers, params=params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            items = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_items.extend(items)
            has_more = data.get(class="hl-string">'hasMore', False)
            offset += len(items)
            print(fclass="hl-string">"Fetched {len(all_items)} records so far...")
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {api_url}: {e}")
            print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text}")
            break
    return all_items

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---
def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save invoice data."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">"Could not obtain access token. Exiting.")
        return

    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/vnd.oracle.adf.resourceitem+json'
    }

    event_log = []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Invoices
    print(class="hl-string">"Starting invoice extraction...")
    invoice_url = fclass="hl-string">'{FUSION_HOST}/fscmRestApi/resources/11.13.18.05/invoices'
    invoice_params = {
        class="hl-string">'q': fclass="hl-string">'CreationDate between \'{START_DATE}T00:00:00.000Z\class="hl-string">' and \'{END_DATE}T23:59:59.999Z\class="hl-string">'',
        class="hl-string">'onlyData': class="hl-string">'true',
        class="hl-string">'limit': LIMIT,
        class="hl-string">'fields': class="hl-string">'InvoiceId,InvoiceNumber,InvoiceAmount,CreationDate,CreatedBy,LastUpdateDate,LastUpdatedBy,SupplierName,ValidationDate,CancelledDate,ApprovalStatus,AccountingDate,PaymentStatus,DueDate,InvoiceStatus,BusinessUnitName'
    }
    invoices = fetch_data(invoice_url, headers, invoice_params)
    print(fclass="hl-string">"Total invoices fetched: {len(invoices)}")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Process each invoice to create events
    for inv in invoices:
        case_id = inv.get(class="hl-string">'InvoiceNumber')
        if not case_id:
            continue

        base_event = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'EndTime': None,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': inv.get(class="hl-string">'InvoiceAmount'),
            class="hl-string">'VendorName': inv.get(class="hl-string">'SupplierName'),
            class="hl-string">'PaymentDueDate': inv.get(class="hl-string">'DueDate'),
            class="hl-string">'InvoiceStatus': inv.get(class="hl-string">'InvoiceStatus'),
            class="hl-string">'CompanyCode': inv.get(class="hl-string">'BusinessUnitName')
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Created
        if inv.get(class="hl-string">'CreationDate'):
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Created', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'CreationDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'CreatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Validated
        if inv.get(class="hl-string">'ValidationDate'):
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Validated', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'ValidationDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities based on Approval Status
        if inv.get(class="hl-string">'ApprovalStatus') in [class="hl-string">'Initiated', class="hl-string">'Required']:
             event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Sent for Approval', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        elif inv.get(class="hl-string">'ApprovalStatus') in [class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Not required', class="hl-string">'Workflow approved']:
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        elif inv.get(class="hl-string">'ApprovalStatus') == class="hl-string">'Rejected':
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is an inference, might represent corrections after rejection or validation failure
        if inv.get(class="hl-string">'InvoiceStatus') == class="hl-string">'Needs revalidation':
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Corrected', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Accounted
        if inv.get(class="hl-string">'AccountingDate'):
             event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Accounted', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'AccountingDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Canceled
        if inv.get(class="hl-string">'CancelledDate'):
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Canceled', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'CancelledDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Matched to PO - Inference based on PaymentStatus which can indicate matching holds resolved
        if inv.get(class="hl-string">'PaymentStatus') == class="hl-string">'Available':
             event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', class="hl-string">'EventTime': inv.get(class="hl-string">'ValidationDate') or inv.get(class="hl-string">'LastUpdateDate'), class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Holds for the Invoice
        holds_url = fclass="hl-string">'{FUSION_HOST}/fscmRestApi/resources/11.13.18.05/invoices/{inv["InvoiceId"]}/child/holds'
        holds = fetch_data(holds_url, headers, {class="hl-string">'onlyData': class="hl-string">'true'})
        for hold in holds:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Hold Placed on Invoice
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Hold Placed on Invoice', class="hl-string">'EventTime': hold[class="hl-string">'HoldDate'], class="hl-string">'UserName': hold.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
            if hold.get(class="hl-string">'HoldReason') in [class="hl-string">'Price', class="hl-string">'Qty Ord', class="hl-string">'Qty Rec', class="hl-string">'Quality']:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Matching Discrepancy Identified', class="hl-string">'EventTime': hold[class="hl-string">'HoldDate'], class="hl-string">'UserName': hold.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Hold Released from Invoice
            if hold.get(class="hl-string">'ReleaseDate'):
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Hold Released from Invoice', class="hl-string">'EventTime': hold[class="hl-string">'ReleaseDate'], class="hl-string">'UserName': hold.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Fetch Payments for the Invoice
        if inv.get(class="hl-string">'PaymentStatus') in [class="hl-string">'Paid', class="hl-string">'Partially paid']:
            payment_url = fclass="hl-string">'{FUSION_HOST}/fscmRestApi/resources/11.13.18.05/payments'
            payment_params = {
                class="hl-string">'q': fclass="hl-string">'InvoiceNumber=\'{case_id}\class="hl-string">'',
                class="hl-string">'onlyData': class="hl-string">'true',
                class="hl-string">'fields': class="hl-string">'PaymentId,CreationDate,CreatedBy,ClearedDate,PaymentDate'
            }
            payments = fetch_data(payment_url, headers, payment_params)
            for pmt in payments:
                 class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Payment Scheduled (Approximation using Payment Creation Date)
                 event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': pmt[class="hl-string">'CreationDate'], class="hl-string">'UserName': pmt.get(class="hl-string">'CreatedBy')})
                 class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Payment Created
                 event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Created', class="hl-string">'EventTime': pmt[class="hl-string">'PaymentDate'], class="hl-string">'UserName': pmt.get(class="hl-string">'CreatedBy')})
                 class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Payment Executed
                 if pmt.get(class="hl-string">'ClearedDate'):
                     event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': pmt[class="hl-string">'ClearedDate'], class="hl-string">'UserName': pmt.get(class="hl-string">'CreatedBy')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Create and Save DataFrame
    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Please check your date range and API responses.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    if class="hl-string">'EndTime' in df.columns:
         df[class="hl-string">'EndTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EndTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')

    output_filename = class="hl-string">'invoice_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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