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Migliori il processo Purchase to Pay - Purchase Order

Ottimizzi il processo P2P Purchase Order con la nostra guida in 6 passaggi
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Purchase to Pay - Ordine di acquisto
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Ottimizzi gli ordini di acquisto in Oracle Fusion Financials

I flussi di lavoro complessi degli approvvigionamenti spesso nascondono inefficienze e rischi di conformità. La nostra piattaforma aiuta a individuare i ritardi negli ordini e nelle ricezioni, a valutare i tempi di consegna dei fornitori e a migliorare l’efficienza complessiva degli approvvigionamenti. Può scoprire modi pratici per ottimizzare le operazioni e soddisfare le esigenze nei tempi previsti.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide più comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la guida al template dei dati per trasformare le Sue attività.

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Perché ottimizzare il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto?

Nel complesso ambito degli approvvigionamenti, il processo Purchase to Pay (P2P), e in particolare la fase degli ordini di acquisto (PO), è fondamentale per qualsiasi organizzazione. Nei sistemi finanziari articolati come Oracle Fusion Financials, la complessità delle transazioni e delle configurazioni può nascondere inefficienze con conseguenze rilevanti sul piano finanziario e operativo. Un processo degli ordini di acquisto non ottimizzato può allungare i tempi di attraversamento, aumentare i costi operativi, compromettere i rapporti con i fornitori e comportare rischi di conformità.

I ritardi nella creazione, nell’approvazione o nell’elaborazione degli ordini di acquisto incidono direttamente sulle tempistiche dei progetti e sui livelli delle scorte. I colli di bottiglia possono accumularsi in diverse fasi, dalla richiesta iniziale alla ricezione della merce, impedendo di soddisfare le esigenze nei tempi previsti e costringendo potenzialmente a ricorrere a ordini urgenti più costosi. Inoltre, senza una visione chiara del processo, è difficile capire perché alcuni ordini richiedano più tempo, quali reparti incontrino maggiori difficoltà o dove l’automazione potrebbe essere più utile. Ottimizzare in modo efficace il ciclo Purchase to Pay - Ordine di acquisto in Oracle Fusion Financials non significa soltanto ridurre i costi, ma anche migliorare l’efficienza operativa complessiva e la capacità di risposta dell’organizzazione.

Individuare opportunità di miglioramento con il Process Mining per gli ordini di acquisto

Il Process Mining offre un nuovo modo per comprendere e migliorare il processo degli ordini di acquisto in Oracle Fusion Financials. Invece di basarsi su ipotesi o report aggregati, utilizza i dati degli eventi, come le date e gli orari e i registri delle attività, per ricostruire il percorso effettivo di ogni singolo ordine di acquisto. Consente così di visualizzare il flusso reale del processo e di vedere come gli ordini attraversano il sistema: dalla creazione a partire da una richiesta o da un ordine diretto, passando per approvazioni e modifiche, fino alla ricezione di beni o servizi.

Applicando il Process Mining, può individuare con precisione i punti in cui si formano i colli di bottiglia nel ciclo di vita degli ordini di acquisto. Il ritardo si verifica durante l’approvazione o dopo l’invio dell’ordine al fornitore? L’analisi permette di identificare i passaggi o le persone che causano rallentamenti, comprendere le deviazioni ricorrenti dal processo previsto e rilevare i cicli di rilavorazione più frequenti. Otterrà una visione oggettiva delle operazioni basata sui dati, utile per capire come ridurre il tempo di ciclo di Purchase to Pay - Ordine di acquisto e migliorare l’efficienza complessiva.

Aree chiave per migliorare il processo degli ordini di acquisto

Con il Process Mining può intervenire su diverse aree critiche del flusso Purchase to Pay - Ordine di acquisto per ottenere miglioramenti significativi:

  • Individuazione e risoluzione dei colli di bottiglia: scopra esattamente in quali punti gli ordini di acquisto si bloccano. Potrebbe trattarsi di approvazioni lente, ritardi nella registrazione della merce ricevuta o controlli di qualità prolungati. Individuare questi punti consente di intervenire in modo mirato, ad esempio automatizzando le approvazioni di routine o formando nuovamente il personale sui passaggi critici.
  • Valutazione delle prestazioni dei fornitori: analizzi i tempi di attraversamento effettivi dei fornitori, dal momento dell’invio dell’ordine fino alla ricezione e alla registrazione della merce. Queste informazioni aiutano a individuare i fornitori affidabili e a negoziare condizioni migliori, rendendo più prevedibile la catena di approvvigionamento.
  • Analisi delle rilavorazioni e delle deviazioni: molti ordini di acquisto vengono modificati dopo la creazione o l’approvazione iniziale. Il Process Mining mostra con quale frequenza accade, per quali motivi e con quale impatto sul tempo di ciclo. Riducendo le rilavorazioni non necessarie, può semplificare le operazioni e risparmiare risorse preziose.
  • Conformità e preparazione agli audit: verifichi che ogni ordine di acquisto rispetti le politiche interne di approvvigionamento e le normative esterne. Il Process Mining può evidenziare i casi in cui le procedure vengono aggirate o ignorate, fornendo dati preziosi per gli audit interni e contribuendo a mantenere una governance solida nell’ambiente Oracle Fusion Financials.

Risultati concreti per gli approvvigionamenti

Applicando in modo strategico il Process Mining al processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto, l’organizzazione può ottenere risultati misurabili e significativi:

  • Riduzione del tempo di ciclo degli ordini di acquisto: semplifichi l’intero processo, dalla richiesta alla ricezione della merce, accelerando l’evasione e migliorando la capacità di risposta operativa.
  • Riduzione dei costi operativi: elimini le inefficienze, riduca le rilavorazioni e limiti il ricorso agli ordini urgenti, con un impatto diretto sui risultati economici.
  • Maggiore conformità: individui e corregga in modo proattivo le deviazioni dalle politiche di approvvigionamento, rafforzando i controlli interni e riducendo i rischi legati agli audit.
  • Rapporti migliori con i fornitori: grazie a una visione più chiara dei tempi di attraversamento e delle prestazioni, può gestire meglio le aspettative, consolidare le collaborazioni con i fornitori e garantire la consegna puntuale di beni e servizi.
  • Migliore utilizzo delle risorse: liberi il team acquisti dalle attività manuali di monitoraggio e dalla gestione continua delle emergenze, consentendogli di concentrarsi su iniziative strategiche e attività a maggior valore.

Questi miglioramenti contribuiscono a rendere gli approvvigionamenti più agili, efficienti in termini di costi e conformi, con effetti positivi diretti sui risultati complessivi dell’organizzazione.

Come iniziare a ottimizzare gli ordini di acquisto

Per ottimizzare con il Process Mining il processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto non è necessaria una vasta competenza tecnica. Il nostro approccio offre un metodo chiaro e concreto per ricavare informazioni dai dati già presenti in Oracle Fusion Financials e trasformare informazioni complesse sui processi in visualizzazioni comprensibili e indicazioni utili. Grazie a queste analisi, potrà superare le supposizioni e introdurre miglioramenti basati sui dati, con risultati concreti e misurabili. Scopra oggi come migliorare l’efficacia di Purchase to Pay - Ordine di acquisto e ottenere una significativa ottimizzazione dei processi nella Sua organizzazione.

Purchase to Pay - Ordine di acquisto Ottimizzazione degli approvvigionamenti Elaborazione degli ordini Tempi di attraversamento dei fornitori Ricezione della merce Approvazione della richiesta Contabilità fornitori Ufficio acquisti Procure to Pay Gestione dei fornitori Gestione degli acquisti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

I tempi prolungati per approvare le richieste e gli ordini di acquisto ritardano gli approvvigionamenti e incidono sulle tempistiche dei progetti e sull’efficienza operativa. Possono causare mancate consegne nei tempi previsti o costi più elevati per le spedizioni urgenti.
ProcessMind visualizza l’intero processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto in Oracle Fusion Financials e mette in evidenza i ritardi nelle approvazioni. Individua gli approvatori o i reparti che causano i colli di bottiglia, consentendo di intervenire in modo mirato sul processo.

Le numerose modifiche agli ordini di acquisto dopo la prima approvazione comportano rilavorazioni e un maggiore carico amministrativo, e possono confondere i fornitori o causare consegne errate. Spesso sono il segnale di requisiti poco chiari o di una pianificazione insufficiente nelle fasi precedenti.
Monitorando ogni evento 'Purchase Order Changed' in Oracle Fusion Financials, ProcessMind individua la frequenza e gli schemi delle modifiche nel processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto. In questo modo emergono le cause profonde, come specifiche iniziali insufficienti o una comunicazione carente.

I ritardi nella conferma dei fornitori e nella successiva registrazione della ricezione delle merci incidono direttamente sui livelli delle scorte, sui programmi di produzione e sulla capacità di risposta operativa complessiva. Tempi di attraversamento imprevedibili rendono difficile pianificare la domanda e possono causare esaurimenti delle scorte.
ProcessMind analizza il tempo che intercorre tra «Ordine di acquisto inviato al fornitore» e «Ricezione delle merci registrata» nel flusso Purchase to Pay - Ordine di acquisto di Oracle Fusion Financials. L’analisi consente di valutare le prestazioni dei fornitori e di individuare quelli che contribuiscono maggiormente ai ritardi.

Una registrazione lenta o errata della ricezione delle merci crea discrepanze tra le scorte fisiche e i dati di sistema, ritardando la riconciliazione delle fatture e i pagamenti ai fornitori. Questo può compromettere i rapporti con i fornitori e rendere meno accurata la rendicontazione finanziaria.
ProcessMind ricostruisce il tempo che intercorre tra «Ricezione delle merci avviata» e «Ricezione delle merci registrata» oppure «Conferma dei servizi inserita» in Oracle Fusion Financials. In questo modo emergono i colli di bottiglia nella fase di ricezione delle merci del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto e le opportunità per rendere più efficienti le attività.

Gli ordini di acquisto creati al di fuori dei canali di approvvigionamento previsti o senza la necessaria approvazione della richiesta possono comportare violazioni delle regole, una minore capacità di controllo della spesa e rischi finanziari. Inoltre, riducono il potere negoziale con i fornitori preferenziali.
ProcessMind individua tutte le varianti del flusso Purchase to Pay - Ordine di acquisto e rileva le deviazioni in cui «Ordine di acquisto redatto» o «Ordine di acquisto approvato» si verifica senza una precedente «Richiesta di acquisto approvata» in Oracle Fusion Financials. In questo modo mette in evidenza i percorsi non conformi.

I resi frequenti comportano costi aggiuntivi di spedizione, spese di riassortimento e lavoro amministrativo, e possono segnalare problemi di qualità dei prodotti, ordini errati o una selezione inadeguata dei fornitori. Ne risentono la redditività e la soddisfazione dei clienti.
ProcessMind quantifica la frequenza dell’attività «Merci restituite» nel ciclo Purchase to Pay - Ordine di acquisto di Oracle Fusion Financials. L’analisi aiuta a individuare i fornitori, i prodotti o le fasi di processo che causano un aumento dei resi.

Senza una visione chiara e aggiornata dello stato di ogni ordine di acquisto, le persone coinvolte faticano a fornire aggiornamenti accurati, prevedere problemi di consegna e gestire efficacemente le dipendenze. Di conseguenza, gli interventi tendono a essere reattivi.
ProcessMind offre una rappresentazione visiva completa di ogni percorso Purchase to Pay - Ordine di acquisto registrato in Oracle Fusion Financials. Dalla richiesta al completamento, garantisce piena trasparenza e favorisce una gestione e una comunicazione proattive.

I colli di bottiglia e gli interventi manuali nel processo degli ordini di acquisto possono creare carichi di lavoro disomogenei, costringendo il personale a dedicare troppo tempo ad alcune attività o ad attendere che altre vengano completate. Ne risultano un’allocazione inefficiente delle risorse e costi operativi più elevati.
ProcessMind individua le attività e le fasi di approvazione del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto in Oracle Fusion Financials che assorbono una quantità sproporzionata di tempo o risorse. Queste informazioni aiutano a bilanciare meglio i carichi di lavoro e a individuare opportunità di automazione.

Le differenze tra l’importo iniziale dell’ordine di acquisto e l’importo finale fatturato o il valore delle merci ricevute complicano la riconciliazione, ritardano i pagamenti e possono causare perdite finanziarie. Per individuare l’origine delle discrepanze sono necessarie verifiche manuali.
ProcessMind individua gli eventi «Ordine di acquisto modificato» in cui l’attributo «Importo dell’ordine» cambia nelle fasi finali del processo, segnalando possibili problemi. Inoltre, mostra in quali punti del flusso Purchase to Pay - Ordine di acquisto di Oracle Fusion Financials gli importi possono divergere.

Le differenze nelle prestazioni dei fornitori, come ritardi frequenti, consegne incomplete o problemi di qualità, incidono direttamente sull’efficienza del processo Purchase to Pay e sulle attività aziendali nel loro complesso. Ne possono derivare catene di approvvigionamento inaffidabili.
ProcessMind utilizza attributi come «Fornitore» e attività quali «Ricezione delle merci registrata» e «Merci restituite» nei dati Purchase to Pay - Ordine di acquisto di Oracle Fusion Financials. Ciò consente di confrontare in modo oggettivo le prestazioni dei diversi fornitori.

Il tempo che intercorre tra la ricezione delle merci e il controllo di qualità ne ritarda la disponibilità per l’uso o la vendita, con ripercussioni sui programmi di produzione e sulla tempestività della gestione delle fatture. Inoltre, può immobilizzare capitale circolante prezioso.
ProcessMind misura il tempo tra «Ricezione delle merci registrata» e «Controllo di qualità eseguito» nel processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto di Oracle Fusion Financials. In questo modo individua i punti in cui si verificano questi ritardi e ne mostra l’impatto.

Obiettivi tipici

Definisca i criteri di successo

L’obiettivo è ridurre sensibilmente il tempo necessario agli ordini di acquisto per completare il flusso di approvazione. Approvazioni più rapide abbreviano i cicli di approvvigionamento, favoriscono la disponibilità tempestiva di merci e servizi, riducono i ritardi operativi e migliorano la capacità di risposta dell’azienda in Oracle Fusion Financials. ProcessMind ricostruisce tutti i percorsi di approvazione effettivi e individua i colli di bottiglia, i rifiuti e i cicli di rilavorazione che allungano i tempi di ciclo. Fornisce indicazioni basate sui dati per ottimizzare i flussi di lavoro e può contribuire a ridurre del 20-40% i tempi di approvazione, mostrando dove e per quanto tempo le richieste restano bloccate.

Ridurre il numero di modifiche apportate a un ordine di acquisto dopo la sua creazione iniziale migliora l’efficienza e l’accuratezza. Le modifiche frequenti possono segnalare problemi nelle fasi precedenti, generare rilavorazioni per i team di approvvigionamento, ritardare le consegne e compromettere i rapporti con i fornitori, aggiungendo costi nascosti al processo Purchase to Pay. ProcessMind ricostruisce l’intero ciclo di vita di ogni ordine di acquisto e mostra quando e perché vengono apportate modifiche. Individuandone le cause profonde, come richieste iniziali incomplete o variazioni tardive dell’ambito, aiuta a definire misure preventive che possono ridurre le modifiche del 15-30%.

L’obiettivo è fare in modo che i fornitori rispettino con regolarità le scadenze concordate per le consegne e le conferme, così da rendere più prevedibili i livelli delle scorte e la pianificazione operativa. Prestazioni affidabili dei fornitori sono essenziali per mantenere efficiente la produzione, rispettare gli impegni con i clienti e prevenire l’esaurimento delle scorte, con effetti diretti sui risultati economici. ProcessMind monitora con precisione i tempi di attraversamento effettivi, dalla conferma dell’ordine di acquisto alla ricezione delle merci, per tutti i fornitori. Le organizzazioni possono così individuare i fornitori con prestazioni insufficienti, negoziare condizioni migliori sulla base di dati oggettivi e stimare con maggiore precisione le date di consegna, rendendo più affidabili gli approvvigionamenti.

L’obiettivo è rendere più rapida ed efficiente la ricezione e la registrazione di merci o servizi. I ritardi in questa fase possono causare imprecisioni nelle scorte, ritardare i pagamenti ai fornitori e ridurre la visibilità aggiornata sulle giacenze disponibili, ostacolando le attività successive in Oracle Fusion Financials. ProcessMind ricostruisce visivamente l’intero flusso di lavoro di ricezione delle merci e individua le attività o i ruoli che causano ritardi. Rilevando i colli di bottiglia e le opportunità di automazione o parallelizzazione, può contribuire a ridurre del 25-50% i tempi medi di ricezione, migliorando la gestione della liquidità e delle scorte.

È fondamentale che tutti gli ordini di acquisto rispettino rigorosamente le politiche interne e i requisiti normativi, per tutelare l’integrità finanziaria e ridurre i rischi. I processi Purchase to Pay non conformi possono causare spese non autorizzate, frodi e problemi in sede di audit, con rischi finanziari e reputazionali significativi. ProcessMind monitora costantemente ogni ordine di acquisto confrontandolo con i modelli di processo e le regole di conformità definiti. Segnala automaticamente le deviazioni, come approvazioni mancanti o codici GL errati, consentendo di intervenire tempestivamente e di rispettare con regolarità gli standard di governance in Oracle Fusion Financials.

Ridurre la frequenza e il volume dei resi ai fornitori permette di contenere i costi logistici, le attività necessarie per effettuare nuovi ordini e le potenziali svalutazioni delle scorte. Un tasso di reso più basso indica approvvigionamenti di qualità superiore, una selezione più accurata dei fornitori e processi di ordinazione più precisi. ProcessMind collega gli eventi di reso agli ordini di acquisto da cui hanno origine e alle attività correlate, come il controllo di qualità o la ricezione iniziale. L’analisi aiuta a individuare le cause ricorrenti, ad esempio determinati fornitori, problemi di qualità o ordini errati, e a definire interventi mirati che possono ridurre i resi del 10-20%.

L’obiettivo è consentire alle persone coinvolte di seguire facilmente lo stato e l’avanzamento aggiornati di ogni ordine di acquisto, dalla creazione al completamento. Una maggiore visibilità elimina le incertezze, riduce le richieste manuali di aggiornamento e migliora la pianificazione e la comunicazione tra i reparti, soprattutto nei processi Purchase to Pay complessi. ProcessMind offre una visione completa del ciclo di vita di ogni ordine di acquisto, evidenziandone lo stato attuale, l’attività successiva prevista e gli eventuali ritardi. Questa Dashboard trasparente mette a disposizione dei team informazioni utili per agire, trasformando i solleciti reattivi in una gestione proattiva e migliorando il processo decisionale.

L’obiettivo è utilizzare in modo efficace le risorse dei team di approvvigionamento e delle altre persone coinvolte, evitando sia il sovraccarico sia il sottoutilizzo. Un’allocazione efficiente delle risorse riduce i costi operativi, previene il sovraccarico del personale e assicura il completamento tempestivo delle attività essenziali del processo Purchase to Pay. ProcessMind analizza i volumi delle attività e i tempi di elaborazione nei diversi ruoli e reparti coinvolti nel processo degli ordini di acquisto. Mostra dove le risorse specifiche causano colli di bottiglia, individua opportunità per riequilibrare i carichi di lavoro e può orientare le decisioni sul personale, contribuendo a migliorare l’efficienza fino al 15%.

L’obiettivo è eliminare discrepanze ed errori negli importi e nelle quantità indicati negli ordini di acquisto. Dati accurati sono essenziali per una corretta pianificazione del budget e rendicontazione finanziaria, nonché per garantire la correttezza delle fatture e dei pagamenti in Oracle Fusion Financials, evitando costose attività di riconciliazione. ProcessMind individua i casi in cui gli importi o le quantità degli ordini di acquisto si discostano dai valori consueti o da quelli registrati nelle fasi successive, come la ricezione delle merci. Risalendo all’origine delle incongruenze, fa emergere cause profonde quali errori di inserimento manuale o problemi di configurazione del sistema, contribuendo a ridurre sensibilmente le imprecisioni nei dati.

L’obiettivo è definire criteri chiari e misurabili per valutare e gestire in modo uniforme le prestazioni di tutti i fornitori. Indicatori standardizzati garantiscono valutazioni eque, favoriscono il miglioramento continuo e rafforzano le collaborazioni nell’ecosistema Purchase to Pay. ProcessMind estrae e analizza automaticamente gli indicatori chiave delle prestazioni di ciascun fornitore, come il tempo medio di consegna, l’accuratezza delle fatture e il tasso di reso. Consente confronti oggettivi e aiuta a definire accordi sui livelli di servizio, favorendo una gestione dei rapporti con i fornitori basata sui dati e una maggiore efficienza della catena di approvvigionamento.

L’obiettivo è ridurre il tempo necessario per sottoporre merci e servizi ai controlli di qualità previsti prima dell’accettazione. Controlli più rapidi rendono disponibili prima gli articoli per l’uso o la vendita, limitano i costi di giacenza e migliorano il flusso operativo complessivo in Oracle Fusion Financials. ProcessMind ricostruisce nel dettaglio le fasi del controllo di qualità, individuando dove si verificano i ritardi, chi è coinvolto e se sono presenti cicli di rilavorazione. Le informazioni sui colli di bottiglia specifici e sulle variazioni del processo aiutano a ottimizzare i flussi di lavoro dei controlli, con una possibile riduzione dei tempi del 20-35% e un aumento della capacità di elaborazione.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay - Ordine di acquisto

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Cosa fare

Scarichi il template Excel predefinito, progettato per estrarre i dati degli ordini di acquisto da sistemi come Oracle Fusion Financials e garantire la coerenza dei dati.

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Partire dalla struttura dati corretta evita problemi di riformattazione e semplifica l’analisi, consentendo di ottenere informazioni accurate.

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Un template Excel pronto da compilare, strutturato appositamente per i dati degli ordini di acquisto P2P.

COSA OTTERRÀ

Individui le inefficienze nascoste negli ordini di acquisto in Oracle Fusion

ProcessMind offre una rappresentazione visiva chiara del processo degli ordini di acquisto, mostrando i flussi di lavoro effettivi e individuando le aree prioritarie di miglioramento. Ottenga informazioni utili per semplificare le operazioni e garantire la conformità.
  • Visualizzi i flussi effettivi del processo degli ordini di acquisto
  • Individui i colli di bottiglia costosi e i ritardi
  • Valuti le variazioni nei tempi di consegna dei fornitori
  • Migliori l’efficienza degli approvvigionamenti e la conformità
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Migliorare la gestione degli ordini di acquisto

Questi risultati rappresentano miglioramenti comuni ottenuti dalle organizzazioni che utilizzano il Process Mining per analizzare e ottimizzare il processo degli ordini di acquisto in Oracle Fusion Financials. Individuando i colli di bottiglia, le rilavorazioni e le lacune di conformità, le aziende possono migliorare sensibilmente l’efficienza operativa e ridurre i costi.

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Approvazioni più rapide degli ordini di acquisto

Riduzione media dei tempi di approvazione

Individuando e rimuovendo i colli di bottiglia, le organizzazioni riducono sensibilmente i tempi di approvazione degli ordini di acquisto e accelerano i cicli di approvvigionamento.
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Meno rilavorazioni sugli ordini di acquisto

Riduzione del tasso di modifica degli ordini

Il Process Mining individua le cause profonde delle modifiche agli ordini di acquisto, contribuendo a ridurne il numero, a diminuire il carico amministrativo e a migliorare l’accuratezza dei dati.
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Migliore puntualità delle consegne

Aumento del rispetto delle scadenze di consegna da parte dei fornitori

Le informazioni sulle differenze nelle prestazioni dei fornitori favoriscono una collaborazione più efficace e aiutano a ricevere le merci nei tempi previsti, riducendo al minimo i ritardi di produzione.
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Maggiore conformità degli ordini di acquisto

Aumento delle approvazioni prima dell’invio al fornitore

Il monitoraggio automatizzato individua gli ordini di acquisto non conformi e verifica che tutte le approvazioni siano state ottenute prima di contattare il fornitore, riducendo i rischi e mantenendo i dati sempre pronti per gli audit.
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Ricezione delle merci più efficiente

Riduzione dei tempi di ricezione

Analizzando il processo di ricezione delle merci, le organizzazioni possono individuare ed eliminare i ritardi, rendere le merci disponibili più rapidamente e migliorare la gestione delle scorte.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e agli obiettivi specifici dell’organizzazione. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi aggiunga altri elementi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Dati chiave da acquisire per l’analisi

Identificativo univoco del documento dell’ordine di acquisto, utilizzato come ID del caso principale per monitorare il ciclo di vita degli acquisti.

Perché è importante

È l’ID del caso essenziale che collega tutti gli eventi correlati e consente di ricostruire e analizzare l’intero ciclo di vita dell’ordine di acquisto.

Nome di uno specifico evento aziendale o passaggio avvenuto durante il ciclo di vita dell’ordine di acquisto.

Perché è importante

Le attività sono gli elementi costitutivi della mappa del processo. Monitorarle consente di visualizzare e analizzare il flusso del processo, i colli di bottiglia e gli scostamenti.

Data e ora che indicano quando si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questo dato temporale è fondamentale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i colli di bottiglia.

Data e ora in cui un’attività è stata completata. Per gli eventi atomici, spesso coincidono con l’ora di inizio.

Perché è importante

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, un dato fondamentale per analizzare l’efficienza delle risorse e individuare le attività che richiedono più tempo.

ID utente o nome della persona che ha eseguito l’attività.

Perché è importante

Collega le azioni degli utenti a persone specifiche, consentendo di analizzare il carico di lavoro e le prestazioni e di individuare opportunità di formazione.

Nome del reparto che ha avviato l’ordine di acquisto o ne è responsabile.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità aziendali, facendo emergere problemi o buone pratiche specifici dei singoli reparti.

Nome del fornitore da cui si acquistano le merci o i servizi.

Perché è importante

È essenziale per analizzare le prestazioni dei fornitori e confrontare i tempi di consegna, i tassi di reso e l’affidabilità complessiva.

Valore monetario complessivo dell’ordine di acquisto.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario per il processo e consente analisi basate sul valore monetario, ad esempio concentrandosi sugli ordini di importo elevato o valutando l’impatto finanziario dei ritardi.

Data entro la quale il richiedente prevede che le merci o i servizi siano consegnati.

Perché è importante

Costituisce la base di riferimento per misurare le prestazioni di consegna puntuale, un KPI fondamentale per valutare l’affidabilità dei fornitori e l’efficienza della catena di approvvigionamento.

Nome dell’utente che ha approvato o respinto l’ordine di acquisto.

Perché è importante

Identifica le persone coinvolte nell’iter di approvazione e consente di analizzare i colli di bottiglia, il carico di lavoro e i tempi di ciclo per approvatore.

Attività

Fasi del processo da monitorare e ottimizzare

È l’inizio ufficiale del ciclo di vita dell’ordine di acquisto: viene generato un documento dell’ordine con stato di bozza o incompleto. Il sistema registra l’evento memorizzando la data e l’ora di creazione del nuovo record di intestazione dell’ordine.

Perché è importante

In quanto evento di inizio principale del caso relativo all’ordine di acquisto, questa attività è fondamentale per tutti i calcoli dei tempi di ciclo. Fornisce la base di riferimento per misurare l’efficienza delle fasi successive, come l’approvazione e la comunicazione con il fornitore.

L’ordine di acquisto ha ricevuto tutte le approvazioni necessarie ed è autorizzato per l’invio al fornitore. Questa tappa fondamentale viene registrata esplicitamente nella cronologia delle azioni del documento.

Perché è importante

Questa tappa fondamentale autorizza l’invio dell’ordine di acquisto al fornitore. È essenziale per misurare i tempi del ciclo di approvazione e verificare il rispetto delle politiche di spesa.

L’ordine di acquisto approvato viene comunicato ufficialmente al fornitore, ad esempio tramite e-mail o EDI. Spesso l’evento viene dedotto da una modifica dello stato o dalla data e ora registrate nel record di comunicazione dell’ordine.

Perché è importante

Questo evento segna l’inizio del tempo di attraversamento del fornitore. È un riferimento essenziale per misurarne le prestazioni, dalla conferma alla consegna finale.

Le merci sono state ricevute fisicamente, conteggiate e registrate sull’ordine di acquisto. Si tratta di un evento transazionale che aggiorna le scorte e lo stato dell’ordine.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per misurare le prestazioni di consegna puntuale del fornitore e il tempo di attraversamento complessivo. Avvia inoltre attività successive, come il controllo qualità e l’abbinamento delle fatture.

L’ordine di acquisto è stato annullato definitivamente e non sono previste altre transazioni. Si tratta di un’azione esplicita che modifica lo stato finale del documento.

Perché è importante

Questa attività rappresenta un esito negativo del processo. Analizzare gli annullamenti può far emergere problemi quali ordini duplicati, variazioni di budget o cambiamenti nei requisiti del progetto.

L’ordine di acquisto è considerato completo: le merci sono state ricevute e/o fatturate interamente e non sono previste altre attività. Un’azione esplicita imposta lo stato finale dell’ordine.

Perché è importante

Questa attività segna il completamento corretto del ciclo di vita dell’ordine di acquisto. È il principale esito positivo del processo e monitorarla è essenziale per misurare il volume complessivo e il tasso di completamento.

Domande frequenti

Domande frequenti

Analizza gli Event Log per visualizzare il flusso effettivo del processo e far emergere inefficienze nascoste, come approvazioni lente o modifiche frequenti. In questo modo è possibile individuare i colli di bottiglia specifici e le deviazioni non conformi che ostacolano le prestazioni operative.

In genere servono i dati degli Event Log relativi agli ordini di acquisto, inclusi gli ID caso, i nomi delle attività, le date e gli orari e le informazioni sulle risorse. Questi dati vengono estratti dalle tabelle Oracle Fusion pertinenti, come PO_HEADERS_ALL, PO_LINES_ALL e le tabelle correlate alle approvazioni e ai flussi di lavoro, per ricostruire il processo completo.

Nel giro di alcune settimane è possibile individuare i colli di bottiglia specifici, quantificarne l’impatto e risalire alle cause profonde dei ritardi o delle mancate conformità. Nel giro di pochi mesi, le organizzazioni spesso registrano miglioramenti misurabili nei tempi di approvazione, una riduzione delle rilavorazioni manuali e una maggiore efficienza del processo.

Sì. Il Process Mining consente di visualizzare e analizzare i flussi di approvazione, individuando le fasi precise che causano ritardi e facendo emergere schemi ricorrenti. Mostra quali risorse o condizioni allungano i cicli, permettendo di ottimizzare in modo mirato i flussi di lavoro.

Il Process Mining ricostruisce l’esecuzione effettiva del processo degli ordini di acquisto e la confronta con le regole e i percorsi previsti. Rileva automaticamente le deviazioni, come passaggi non autorizzati o approvazioni saltate, fornendo evidenze chiare delle mancate conformità e indicando dove rafforzare i controlli.

In genere, gli strumenti di Process Mining non si integrano direttamente con i flussi di lavoro Oracle Fusion Financials in uso e non li modificano. Estraggono invece i dati storici degli Event Log per analizzarli. Le informazioni ottenute possono quindi orientare miglioramenti mirati al sistema e ai processi esistenti.

Per estrarre i dati è necessario accedere al database Oracle Fusion Financials e spesso disporre di competenze SQL. Il software di Process Mining viene in genere eseguito su piattaforme dedicate, in cloud o in sede, e richiede un impegno tecnico locale limitato, oltre alla gestione dei dati.

Sì. Ricostruendo ogni fase del percorso di un ordine di acquisto, dalla creazione alla ricezione, il Process Mining offre una visione completa del processo. Consente di monitorare lo stato preciso, individuare gli ordini bloccati e conoscere i tempi di ciclo medi per i diversi tipi di ordine di acquisto.

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