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Il template dei dati per i crediti verso clienti

NetSuite

Attributi dei crediti verso clienti(22) Attività dei crediti verso clienti(13) Guide all’estrazione(3)

Il template dei dati per i crediti verso clienti

Questo template offre uno schema completo per mappare in NetSuite il ciclo di fatturazione e incasso. Descrive gli attributi essenziali e le attività di processo necessari per creare un Event Log di qualità elevata, così da ottenere la visibilità utile a ottimizzare il flusso di cassa. Seguendo questa guida, potrà semplificare la preparazione dei dati e avvicinarsi più rapidamente alla riduzione dei giorni medi di incasso.

Attributi essenziali di NetSuite per un’analisi approfondita
Tappe standard per il monitoraggio delle attività di crediti e incassi
Indicazioni strategiche per l’estrazione dei dati dai sistemi NetSuite

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

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Attributi dei crediti verso clienti

La tabella seguente elenca i campi dati e gli attributi dimensionali consigliati per ottenere una visione completa del ciclo di vita delle fatture in NetSuite.

5 Obbligatorio 7 Consigliato 10 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Attività Activity	Evento o azione specifica eseguita sulla fattura.
Descrizione Questo attributo rappresenta il nome della fase del processo, ad esempio 'Fattura creata', 'Pagamento applicato' o 'Contestazione aperta'. In NetSuite, per gli eventi di creazione deriva in genere dal campo `type` della transazione, mentre per le modifiche di stato e gli aggiornamenti proviene dalla tabella `SystemNote`. È un elemento centrale del Process Mining, perché definisce i nodi della mappa del processo. Analizzando la sequenza delle attività, gli analisti possono individuare colli di bottiglia, cicli (come la gestione ripetuta delle contestazioni) e scostamenti dal percorso ottimale standard. Perché è importante Definisce le fasi del flusso di lavoro e consente di costruire il grafo del processo. Dove reperirli Derivato dal campo 'type' di Transazione o dai campi 'field'/'value' di SystemNote Esempi Fattura creataPagamento ricevutoNota di credito emessaContestazione aperta
	Data e ora dell’evento DateCreated	Data e ora esatte in cui si è verificata l’attività.
Descrizione Questo attributo registra il momento preciso in cui si è verificato un evento. Per la creazione della fattura, corrisponde al campo `datecreated` della tabella Transazione. Per gli aggiornamenti successivi, è il timestamp presente nelle tabelle `SystemNote` o `Message`. Timestamp accurati sono essenziali per calcolare i tempi di ciclo, ad esempio il tempo medio dal ricevimento della fattura all’incasso e il tempo di emissione della fattura. Permettono di ordinare correttamente gli eventi e di individuare i ritardi tra specifiche fasi del processo. Perché è importante Indispensabile per ordinare gli eventi e calcolare la durata tra le fasi del processo. Dove reperirli 'datecreated' di Transazione o 'date' di SystemNote Esempi 2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:22Z2023-11-01T09:00:00Z
	Numero fattura TranId	Numero di riferimento univoco assegnato alla fattura in NetSuite.
Descrizione Questo attributo funge da identificativo principale del caso per il processo di gestione dei crediti verso clienti. In NetSuite, il campo `tranid` contiene di norma il numero del documento (ad esempio INV-10023), visibile agli utenti e ai clienti. Collega tutti gli eventi successivi, come pagamenti, contestazioni e note di credito, a una specifica obbligazione finanziaria. Nell’analisi, questo identificativo viene usato per raggruppare i singoli eventi in un unico caso di processo. Consente di visualizzare l’intero ciclo dall’ordine all’incasso ed è indispensabile per unire i dati di diverse tabelle NetSuite, come `Transazione`, `TransactionLine` e `SystemNote`. Perché è importante È la chiave fondamentale per monitorare il ciclo di vita di un credito e calcolare i tempi di ciclo. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'tranid' Esempi INV-2023-001INV-998822CM-4022JE-10023
	Sistema di origine SourceSystem	Sistema di riferimento da cui sono stati estratti i dati.
Descrizione Questo attributo identifica l’origine dei dati, che in questo caso è 'NetSuite'. Negli ambienti con più sistemi, dove i dati dei crediti verso clienti possono essere uniti a quelli di un CRM o di un sistema bancario esterno, questo campo ne garantisce la tracciabilità. Se si analizzano contemporaneamente più sistemi ERP, consente agli analisti di filtrare o segmentare la vista del processo in base all’origine dei dati. In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione. Perché è importante Fornisce tracciabilità dei dati e contesto nelle implementazioni di Process Mining che coinvolgono più sistemi. Dove reperirli Valore statico 'NetSuite' Esempi NetSuiteERP NetSuiteNetSuite OneWorld
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	Data e ora dell’estrazione o dell’ultimo aggiornamento dei dati.
Descrizione Questo attributo indica quando è stata acquisita l’istantanea dei dati da NetSuite. Serve a determinare quanto sono aggiornati i dati dell’analisi e a calcolare l’età dei casi aperti rispetto alla data di analisi. Nelle Dashboard, aiuta a capire se si stanno consultando dati in tempo reale o un’estrazione storica. Funge da riferimento per calcolare la durata attuale dei casi aperti relativi a fatture non ancora saldate. Perché è importante Garantisce trasparenza sull’aggiornamento dei dati e aiuta a calcolare la durata dei casi ancora aperti. Dove reperirli Ora di sistema al momento dell’estrazione Esempi 2023-12-01T00:00:00Z2023-12-02T12:00:00Z
	Data di scadenza DueDate	Data entro cui è previsto il pagamento in base alle condizioni concordate.
Descrizione Questo attributo contiene la data di scadenza prevista per la fattura, memorizzata nel campo `duedate` di NetSuite. È il riferimento per stabilire se un pagamento è puntuale o in ritardo. È la variabile principale per calcolare i giorni medi di ritardo rispetto alle condizioni concordate e individuare i rischi di mancata riscossione degli importi elevati. Confrontando questa data con `DateCreated` dell’evento di pagamento si misura l’entità dei ritardi e si verifica il rispetto delle condizioni di credito. Perché è importante È il riferimento per tutti i calcoli relativi all’anzianità, agli arretrati e alla conformità. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'duedate' Esempi 2023-11-152023-12-012024-01-30
	Importo della fattura TotalAmount	Valore finanziario totale della fattura.
Descrizione Questo attributo rappresenta l’importo totale della fattura, generalmente presente nel campo `foreignTotal` o `total` della tabella Transazione di NetSuite. Corrisponde all’importo da riscuotere dal cliente. Questa metrica serve ad analizzare il flusso del valore nel processo di gestione dei crediti verso clienti, a dare priorità alla riscossione degli importi più elevati e a calcolare KPI come il valore delle contestazioni arretrate. Consente di filtrare i casi per fascia di importo e di concentrare gli interventi di ottimizzazione sulle transazioni con il maggiore impatto. Perché è importante Essenziale per quantificare l’impatto finanziario delle inefficienze di processo e definire le priorità di riscossione. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'foreignTotal' o 'total' Esempi 1500.00250.5010000.00
	Nome del cliente Entity	Nome del cliente o dell’entità associata alla fattura.
Descrizione Questo attributo identifica il cliente tenuto a pagare la fattura. In NetSuite, è collegato alla tabella `Entity` (record del cliente) ed è fondamentale per tutte le analisi incentrate sui clienti. Gli analisti usano questo campo per segmentare i risultati per cliente e individuare chi paga spesso in ritardo, genera contestazioni o non rispetta le condizioni di pagamento standard. È utilizzato nelle Dashboard di monitoraggio del rispetto delle condizioni di credito e del volume di lavoro degli addetti alla riscossione. Perché è importante Consente di segmentare i risultati del processo in base al comportamento e al profilo di rischio dei clienti. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'entity' (collegamento alla tabella Entity/Customer) Esempi Acme CorpGlobex CorporationSoylent Corp
	Rappresentante commerciale SalesRep	Rappresentante commerciale associato alla fattura.
Descrizione Questo attributo identifica il rappresentante commerciale responsabile del cliente o della transazione. In NetSuite, spesso corrisponde al campo `salesrep` del record della transazione. Serve a collegare problemi di fatturazione o note di credito a specifici addetti alle vendite. Ad esempio, la Dashboard sulle note di credito e le perdite di ricavi lo usa per verificare se alcuni rappresentanti registrano più rettifiche successive alla fatturazione, possibile segnale di problemi di qualità nelle fasi precedenti del processo di vendita. Perché è importante Collega i problemi successivi nella gestione dei crediti verso clienti ai responsabili delle fasi precedenti del processo di vendita. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'salesrep' Esempi John SmithSarah ConnorKyle Reese
	Reparto Department	Reparto interno responsabile della transazione.
Descrizione Questo attributo corrisponde al segmento NetSuite `department` e indica quale area funzionale (ad esempio vendite, servizi o IT) ha generato la fattura. Consente di analizzare i risultati dei crediti verso clienti tra diverse funzioni aziendali. Segmentando i dati per reparto, gli analisti possono individuare le aree operative con cicli di fatturazione più lenti o un maggior numero di contestazioni e intervenire in modo mirato per migliorare i processi. Perché è importante Identifica i responsabili interni dei processi e le differenze nell’efficienza della fatturazione. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'department' Esempi Servizi professionaliVendite softwareEvasione ordini hardware
	Stato della fattura Status	Stato attuale della fattura nel sistema.
Descrizione Questo attributo riflette lo stato della transazione in NetSuite, ad esempio 'Aperta', 'Pagata per intero' o 'In attesa di approvazione'. In genere deriva dal campo `status` o `statusRef`. Mentre l’attributo Attività registra la cronologia degli eventi, questo attributo fornisce una fotografia dello stato attuale. È fondamentale per filtrare la Dashboard sui rischi di mancata riscossione degli importi elevati e mostrare solo le fatture attualmente aperte e scadute. Perché è importante Mostra subito quali casi sono chiusi e quali richiedono un intervento. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'status' Esempi Pagata per interoApertaIn attesa di approvazione
	Unità aziendale Subsidiary	Filiale o unità aziendale a cui appartiene la fattura.
Descrizione Negli ambienti NetSuite OneWorld, questo attributo identifica la specifica entità giuridica o filiale che ha emesso la fattura. Consente di confrontare diverse sedi o divisioni dell’azienda. Questo attributo supporta la Dashboard sull’efficienza dell’invio delle fatture, consentendo di scendere di livello fino alle singole unità aziendali. Aiuta a capire se i problemi di processo riguardano l’intera organizzazione o solo alcune unità operative. Perché è importante Essenziale per confrontare i risultati tra diverse entità organizzative. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'subsidiary' Esempi Ovest degli Stati UnitiAttività EMEAVendite APAC
	Addetto alla riscossione CollectionAgent	Utente responsabile delle attività di riscossione relative a questa fattura.
Descrizione Questo attributo identifica il dipendente incaricato di gestire la riscossione della fattura. Può coincidere con il rappresentante commerciale oppure essere uno specialista dedicato ai crediti verso clienti; spesso è indicato in un campo personalizzato o ricavato dall’utente che registra le attività di 'Sollecito di pagamento'. Questo attributo alimenta la Dashboard sul volume di lavoro degli addetti alla riscossione, consentendo ai responsabili di confrontare i risultati del team e individuare esigenze di formazione o squilibri nella distribuzione del carico di lavoro. Perché è importante Consente di valutare i risultati dei singoli membri del team addetto alla riscossione. Dove reperirli Campo 'name' di SystemNotes nelle attività di riscossione o campo personalizzato Esempi Agente SmithSpecialista della fatturazione ATeam riscossioni 1
	Categoria di prodotto Class	Categoria o classe dei beni o servizi venduti.
Descrizione Questo attributo corrisponde al segmento NetSuite `class` e classifica il flusso dei ricavi (ad esempio, hardware o consulenza). Comprendere la composizione dei prodotti è fondamentale per l’analisi. Consente di analizzare la Dashboard sulle note di credito e le perdite di ricavi per verificare se alcune linee di prodotto sono più soggette di altre a resi o errori di fatturazione. Perché è importante Segmenta i risultati del processo in base al tipo di prodotto o servizio venduto. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'class' Esempi Ricavi da licenzeServizi di consulenzaHardware
	Codice valuta Currency	Valuta in cui è stata emessa la fattura.
Descrizione Questo attributo specifica il codice valuta ISO (ad esempio USD o EUR) della transazione, presente nel campo `currency` di NetSuite. È necessario per gestire correttamente gli ambienti con più valute. Anche se spesso è un campo di supporto, è fondamentale quando si aggrega `TotalAmount`, per evitare di sommare valute diverse senza convertirle. Fornisce inoltre un contesto per interpretare le differenze nei risultati tra le regioni. Perché è importante Essenziale per aggregare correttamente i dati finanziari nelle organizzazioni globali. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'currency' Esempi USDEURGBP
	Condizioni di pagamento Terms	Condizioni di pagamento concordate per la fattura.
Descrizione Questo attributo specifica le condizioni di pagamento assegnate alla fattura, ad esempio '30 giorni' o 'Pagamento alla ricezione'. Si trova nel campo `terms` del record Transazione. Questi dati servono a calcolare la data prevista per il pagamento e a verificare se i clienti con condizioni più flessibili pagano con maggiore regolarità rispetto a quelli con condizioni più rigide. Aiutano a rivedere le politiche di credito e a definire il riferimento per il KPI dei giorni medi di ritardo rispetto alle condizioni concordate. Perché è importante Definisce il comportamento previsto e il livello di servizio per il ciclo di pagamento del cliente. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'terms' Esempi 30 giorni60 giorniPagamento alla ricezione2% entro 10 giorni, netto a 30 giorni
	Contestata IsDisputed	Indicatore che segnala se la fattura è attualmente o è stata in passato oggetto di contestazione.
Descrizione Questo attributo booleano indica se la fattura è stata coinvolta in una procedura di contestazione. Deriva dalla presenza di attività legate a contestazioni o da uno specifico indicatore di stato nel record della fattura. È un filtro fondamentale per l’analisi del ciclo di vita delle contestazioni e aiuta a distinguere le fatture problematiche da quelle senza problemi nel calcolo del tasso di riscossione al primo tentativo. Perché è importante Distingue i casi complessi da quelli che seguono il percorso ottimale standard. Dove reperirli Calcolato in base alla presenza dell’attività 'Contestazione aperta' Esempi truefalse
	Data promessa per il pagamento PromiseDate	Data in cui il cliente si è impegnato a effettuare il pagamento.
Descrizione Questo attributo registra la data in cui il cliente si è impegnato a pagare una fattura scaduta, di solito su richiesta di un addetto alla riscossione. In NetSuite, viene generalmente memorizzato nel record 'Phone Call' o in un campo personalizzato del corpo della transazione. Questa data è essenziale per la Dashboard sul rispetto delle promesse di pagamento. Confrontando la data promessa con quella del pagamento effettivo, l’organizzazione può misurare l’affidabilità degli impegni dei clienti e l’efficacia delle telefonate di sollecito. Perché è importante Misura l’affidabilità degli impegni dei clienti e l’efficacia delle attività di riscossione. Dove reperirli Record Task/Phone Call o campo personalizzato Esempi 2023-11-202023-12-05
	Giorni di ritardo DaysOverdue	Numero di giorni trascorsi dalla scadenza di una fattura ancora aperta.
Descrizione È un attributo calcolato che rappresenta la differenza tra `DueDate` e la data di analisi corrente (o la data di pagamento, se la fattura è stata chiusa). Fornisce una metrica continua per l’analisi dell’anzianità. È il principale criterio per suddividere le fatture per fasce di anzianità (ad esempio, da 30 a 60 o da 60 a 90 giorni) nella Dashboard sui rischi di mancata riscossione degli importi elevati. Consente di individuare subito i ritardi più critici nel sistema. Perché è importante Metrica standard per valutare la gravità dei ritardi di pagamento. Dove reperirli Calcolo: (data corrente - DueDate) Esempi 150-5
	Motivo della contestazione DisputeReason	Codice o descrizione del motivo per cui una fattura è contestata.
Descrizione Questo attributo registra il motivo specifico per cui un cliente ha rifiutato il pagamento o richiesto una correzione. In NetSuite, spesso corrisponde a un campo personalizzato o a un record 'Case' collegato alla fattura. È fondamentale per la Dashboard di analisi del ciclo di vita delle contestazioni. Raggruppare i dati per motivo aiuta a individuare le cause profonde, come 'Prezzo errato', 'Merce danneggiata' o 'Ordine di acquisto mancante', che richiedono interventi sistemici nelle fasi precedenti per evitare future perdite di ricavi. Perché è importante Individua le cause profonde dei mancati pagamenti e delle attività amministrative ripetute. Dove reperirli Case di assistenza collegato o campo personalizzato del corpo della transazione Esempi Prezzo erratoMerce non ricevutaErrore fiscale
	Nota della fattura Memo	Note o descrizioni associate all’intestazione della fattura.
Descrizione Questo attributo contiene la descrizione in testo libero o la nota inserita nella fattura, presente nel campo `memo`. Spesso include annotazioni manuali su modalità di gestione particolari o accordi con il cliente. L’analisi testuale di questo campo può rivelare motivi non strutturati di ritardi o contestazioni che i campi strutturati non evidenziano. Aggiunge ai dati quantitativi del processo un contesto qualitativo. Perché è importante Fornisce contesto e dati qualitativi sulla transazione. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'memo' Esempi Costo del servizio per ottobreCorrezione della fattura n. 1002Applicate condizioni di pagamento speciali
	Regione Location	Sede o regione associata alla transazione.
Descrizione In NetSuite, il campo `location` indica spesso un magazzino, un ufficio o una regione geografica. Questo attributo associa il campo a una regione ai fini dell’analisi. Nella panoramica dei risultati DSO, serve a individuare le differenze regionali nei comportamenti di pagamento. Aiuta a capire se i problemi di riscossione riguardano tutte le aree o solo alcuni territori. Perché è importante Consente di segmentare geograficamente i risultati della gestione dei crediti verso clienti. Dove reperirli Tabella Transazione, campo 'location' Esempi Magazzino del Nord AmericaUfficio di LondraSingapore

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività dei crediti verso clienti

Questi sono i passaggi di processo e le tappe delle transazioni fondamentali da registrare nell’Event Log per modellare con precisione il flusso di incasso.

6 Consigliato 7 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Fattura approvata	Passaggio dello stato della fattura da Pending Approval a Open. L’evento viene acquisito monitorando System Notes o i registri della cronologia del flusso di lavoro associati alla fattura.
Perché è importante Indica il tempo di elaborazione interno prima della fatturazione al cliente. I ritardi in questa fase allungano il tempo di ciclo complessivo senza apportare valore al cliente. Dove reperirli System Notes: filtrare il campo 'status' per il passaggio da 'Pending Approval' a 'Open'. Acquisizione Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica Tipo di evento inferred
	Fattura creata	Creazione iniziale del record della fattura nel sistema. L’evento viene acquisito dalla tabella Transaction quando il tipo di record è Invoice.
Perché è importante Segna l’inizio del ciclo dei crediti verso clienti e stabilisce la base di riferimento per il calcolo dell’anzianità dei crediti. È essenziale per calcolare il tempo di ciclo dalla fattura all’incasso. Dove reperirli Tabella Transaction: campo 'trandate' o 'datecreated' per i record di tipo 'CustInvc'. Acquisizione Registrato al completamento della transazione Invoice Tipo di evento explicit
	Fattura inviata	Invio della fattura al cliente tramite e-mail, posta o fax. L’evento viene acquisito consultando i record Message collegati alla specifica transazione Invoice.
Perché è importante È fondamentale per l’indicatore del tempo di emissione della fattura. Individuare i ritardi in questa fase permette di rilevare i colli di bottiglia amministrativi che impediscono di riscuotere i pagamenti puntualmente. Dove reperirli Tabella Messages: collegare tramite l’ID della transazione, con 'authoremail' interno e 'recipientemail' esterno. Acquisizione Registrato al completamento della transazione Email Tipo di evento explicit
	Fattura saldata	Modifica finale dello stato della fattura in 'Paid In Full'. Segna la conclusione del processo per i casi risolti con successo.
Perché è importante Necessario per calcolare il tempo medio di ciclo dalla fattura all’incasso. Consente di distinguere le voci aperte da quelle chiuse nelle varianti del processo. Dove reperirli System Notes: modifica dello stato del record Invoice in 'Paid In Full'. Acquisizione Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica Tipo di evento inferred
	Nota di credito emessa	Creazione di una transazione Credit Memo applicata alla fattura. Riduce il saldo aperto e spesso segnala un reso o un errore di fatturazione.
Perché è importante Visualizza le perdite di ricavi. L’emissione frequente di note di credito può indicare problemi sistemici nei processi di vendita o di evasione degli ordini. Dove reperirli Tabella Transaction: record di tipo 'CustCred' applicato all’ID della fattura tramite 'appliedtotransaction'. Acquisizione Registrato al completamento della transazione Credit Memo Tipo di evento explicit
	Pagamento integrale ricevuto	Applicazione di un Customer Payment che azzera il saldo della fattura. Segna la conclusione effettiva dell’attività di recupero crediti.
Perché è importante Data e ora di riferimento per il calcolo dei giorni medi di incasso e dei giorni medi di ritardo rispetto alle condizioni concordate. Rappresenta l’effettiva riscossione dei ricavi. Dove reperirli Tabella Transaction: tipo 'CustPymt' applicato alla fattura, il cui stato risultante diventa 'Paid In Full'. Acquisizione Registrato al completamento della transazione Payment Tipo di evento explicit
	Contestazione aperta	Avvio di una contestazione relativa alla fattura, spesso dedotto dalla presenza di un Support Case collegato o di uno stato personalizzato specifico. Questo evento interrompe il normale flusso di recupero crediti.
Perché è importante È fondamentale per la Dashboard di analisi del ciclo di vita delle contestazioni. Un volume elevato segnala problemi di qualità nelle fasi a monte, come l’evasione degli ordini o la fatturazione. Dove reperirli Record Support Case: collegare a Transaction quando la categoria è 'Billing Dispute', oppure rilevare il passaggio dello stato di Transaction a 'Disputed'. Acquisizione Confrontare il campo di stato o la creazione del record collegato Tipo di evento inferred
	Contestazione risolta	Conclusione di una contestazione, con il ripristino della fattura allo stato riscuotibile o l’emissione di un credito. L’evento viene acquisito quando lo stato del Support Case collegato passa a Closed.
Perché è importante Necessario per calcolare il tempo medio di risoluzione delle contestazioni. Tempi di risoluzione lunghi incidono negativamente sui giorni medi di incasso e sulla soddisfazione dei clienti. Dove reperirli Record Support Case: campo 'dateclosed' per i casi collegati alla fattura. Acquisizione Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica Tipo di evento inferred
	Credito inesigibile stralciato	Eliminazione del saldo della fattura tramite una registrazione contabile o un tipo specifico di Credit Memo per importi inesigibili. Rappresenta un insuccesso del processo di recupero crediti.
Perché è importante Consente di distinguere nell’analisi i ricavi non riscossi dagli incassi riusciti. È importante per comprendere l’effettiva efficienza del recupero crediti. Dove reperirli Journal Entry o Credit Memo: filtrare in base a specifici conti di contabilità generale (Bad Debt Expense) collegati alla fattura. Acquisizione Ricavare l’evento dall’utilizzo del conto di contabilità generale Tipo di evento inferred
	Estratto conto bancario abbinato	Riconciliazione della transazione di pagamento con i dati dell’estratto conto bancario. L’evento viene acquisito tramite 'Match Bank Data' o la cronologia della riconciliazione.
Perché è importante Monitora il tasso di riconciliazione bancaria automatica. I ritardi in questa fase rendono meno chiara la situazione effettiva della liquidità e segnalano ostacoli nelle attività amministrative interne. Dove reperirli Stato della transazione: verificare se lo stato della transazione Payment passa a 'Deposited' o viene contrassegnato come Reconciled. Acquisizione Confrontare il campo di stato prima e dopo la modifica Tipo di evento inferred
	Impegno di pagamento ricevuto	Record che indica l’impegno del cliente a pagare entro una certa data. Di solito viene acquisito nelle User Notes o in un pacchetto specializzato per la gestione dei crediti.
Perché è importante Monitora l’indicatore di conformità agli impegni di pagamento. Aiuta a distinguere i clienti collaborativi da quelli per cui è necessario avviare un’escalation. Dove reperirli Record Note: analizzare il testo per individuare 'PTP' o 'Promise', oppure verificare i campi specifici in una Collections SuiteApp. Acquisizione Ricavare l’evento dall’analisi del testo delle note Tipo di evento inferred
	Pagamento parziale contabilizzato	Applicazione di un Customer Payment che riduce il saldo della fattura senza azzerarlo. L’evento viene acquisito dalla tabella Transaction Line.
Perché è importante Supporta l’analisi del flusso del processo di pagamento parziale. Aiuta a individuare flussi di cassa frammentati e clienti con difficoltà di liquidità. Dove reperirli Tabella Transaction: tipo 'CustPymt' applicato alla fattura quando il valore di 'amountremaining' sulla fattura è > 0. Acquisizione Registrato al completamento della transazione Payment Tipo di evento explicit
	Sollecito di pagamento inviato	E-mail o lettera di sollecito generata e inviata al cliente per un pagamento scaduto. L’evento viene acquisito dai registri del modulo Dunning Letters o dai record Message collegati alla fattura.
Perché è importante Misura l’impegno necessario per riscuotere gli importi e l’efficacia delle strategie di sollecito. È essenziale per la Dashboard sull’efficacia dei solleciti di pagamento. Dove reperirli Record Message o Dunning Bundle Log: verificare la presenza di oggetti specifici, ad esempio 'Reminder' o 'Overdue'. Acquisizione Ricavare l’evento dai pattern dell’oggetto dei messaggi Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come estrarre i dati da NetSuite

Passaggi

Prerequisiti: Verifichi che la funzionalità 'SuiteAnalytics Workbook' sia attiva e di disporre delle autorizzazioni per accedere a Transazione, System Notes, Message e Support Cases.
Accedere a SuiteAnalytics: Vada in Analytics > Workbooks > New Workbook.
Selezionare il record principale: Scelga Transazione come tipo di record principale. Questo sarà il riferimento per i dati finanziari.
Strategia per il dataset: Poiché occorre estrarre diverse attività (approvazioni, messaggi e contestazioni) in un unico Event Log che rappresenti il processo effettivo, unire i dati in un solo dataset nell’interfaccia produrrebbe righe molto ampie (prodotto cartesiano). L’approccio consigliato dagli esperti consiste nell’utilizzare la funzionalità SuiteQL alla base di SuiteAnalytics. Può eseguire la query riportata di seguito tramite l’interfaccia 'SuiteAnalytics Connect' (ODBC/JDBC) o un pacchetto 'SuiteQL Query Tool' nell’interfaccia.
Eseguire la query: Copi lo script SuiteQL completo dalla sezione 'Query'. Sostituisca il segnaposto {{LastDataUpdate}} con l’ora di estrazione e {{StartDate}} con la data di inizio dell’analisi (ad esempio, '2023-01-01').
Verificare le colonne: Si assicuri che nel risultato siano presenti tutte le colonne selezionate (TranId, Activity, DateCreated e così via).
Esportare i dati: Esegua la query ed esporti i risultati in CSV.
Formattazione: Apra il file CSV. Verifichi che la colonna 'DateCreated' sia nel formato YYYY-MM-DD HH:MM:SS e che 'TotalAmount' non contenga simboli di valuta, ma solo valori numerici.
Convalida: Verifichi che lo stesso ID fattura (TranId) compaia più volte con valori diversi di 'Activity' (ad esempio, Created, Approved, Payment Received).
Caricamento: Carichi il CSV in ProcessMind. Mappi 'TranId' su ID caso, 'Activity' su Nome attività e 'DateCreated' su Timestamp.

Configurazione

SuiteAnalytics Connect: Deve essere attivato in Enable Features > Analytics per eseguire query UNION complesse dall’esterno.
Autorizzazioni: L’utente deve disporre dell’accesso in visualizzazione a Transazione, System Notes, Support Cases e Message.
Filtro per data: Si consiglia un intervallo mobile di 12 mesi. Le estrazioni storiche di grandi dimensioni possono interrompersi per timeout; verifichi i limiti di righe (NetSuite spesso limita i risultati a 5.000-100.000 righe, a seconda dell’interfaccia; per l’intera cronologia si consiglia ODBC).
Contesto delle filiali: Se l’account utilizza OneWorld, verifichi che l’utente possa accedere a tutte le filiali interessate oppure applichi un filtro su t.subsidiary.
Prestazioni: La tabella SystemNote è molto grande. Per garantire prestazioni adeguate, è obbligatorio filtrare per recordtype e date.

Query di esempio sql

/* SuiteQL Query for Accounts Receivable Process Mining */
/* Combined Event Log Extraction */

/* 1. Invoice Created */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Created' AS Activity,
  TO_CHAR(t.trandate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  emp.entityid AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
  LEFT JOIN Employee emp ON t.salesrep = emp.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 2. Invoice Approved (via System Notes) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Approved' AS Activity,
  TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN SystemNote sn ON sn.recordid = t.id
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND sn.recordtypeid = -30 /* Transaction Record Type */
  AND sn.standardfield = 'STATUS'
  AND sn.oldvalue = 'Pending Approval'
  AND sn.newvalue = 'Open'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 3. Invoice Dispatched / 4. Payment Reminder (via Messages) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  CASE 
    WHEN m.subject LIKE '%Reminder%' THEN 'Payment Reminder Sent'
    ELSE 'Invoice Dispatched'
  END AS Activity,
  TO_CHAR(m.messagedate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN Message m ON m.transaction = t.id
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND (m.subject LIKE '%Invoice%' OR m.subject LIKE '%Reminder%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 5. Dispute Opened / 6. Dispute Resolved (via Support Cases) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  CASE 
    WHEN sc.status = 'Closed' THEN 'Dispute Resolved'
    ELSE 'Dispute Case Opened'
  END AS Activity,
  TO_CHAR(sc.createddate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN SupportCase sc ON sc.custevent_linked_invoice = t.id /* Adjust custom field name */
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 7. Promise to Pay (via Notes) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Promise to Pay Received' AS Activity,
  TO_CHAR(n.notedate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN Note n ON n.transaction = t.id
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND (n.title LIKE '%Promise%' OR n.note LIKE '%Promise%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 8. Credit Memo Issued */
/* Logic: Find Credit Memos applied to the Invoice */
SELECT
  inv.tranid AS TranId,
  'Credit Memo Issued' AS Activity,
  TO_CHAR(cm.trandate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  cm.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  inv.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  inv.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction inv
  JOIN NextTransactionLineLink ntll ON ntll.previousdoc = inv.id
  JOIN Transaction cm ON ntll.nextdoc = cm.id
  LEFT JOIN Customer c ON inv.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON inv.subsidiary = s.id
WHERE
  inv.type = 'CustInvc'
  AND cm.type = 'CustCred'
  AND inv.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 9. Partial Payment / 10. Full Payment Received */
SELECT
  inv.tranid AS TranId,
  CASE
    WHEN (inv.foreigntotal - py.foreigntotal) <= 0 THEN 'Full Payment Received'
    ELSE 'Partial Payment Posted'
  END AS Activity,
  TO_CHAR(py.trandate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  py.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  inv.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  inv.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction inv
  JOIN NextTransactionLineLink ntll ON ntll.previousdoc = inv.id
  JOIN Transaction py ON ntll.nextdoc = py.id
  LEFT JOIN Customer c ON inv.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON inv.subsidiary = s.id
WHERE
  inv.type = 'CustInvc'
  AND py.type = 'CustPymt'
  AND inv.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 11. Bad Debt Written Off */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Bad Debt Written Off' AS Activity,
  TO_CHAR(je.trandate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN NextTransactionLineLink ntll ON ntll.previousdoc = t.id
  JOIN Transaction je ON ntll.nextdoc = je.id
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND je.type = 'Journal'
  AND (je.memo LIKE '%Bad Debt%' OR je.memo LIKE '%Write Off%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 13. Invoice Cleared */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Cleared' AS Activity,
  TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  'Paid In Full' AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN SystemNote sn ON sn.recordid = t.id
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND sn.standardfield = 'STATUS'
  AND sn.newvalue = 'Paid In Full'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

Passaggi

Prerequisiti e autorizzazioni: Verifichi di disporre di un ruolo con le autorizzazioni 'SuiteAnalytics Connect' o 'SuiteQL'. Per l’autenticazione tramite REST, Le serviranno un Token ID e un Token Secret validi oppure una connessione configurata tramite driver ODBC.
Comprendere lo schema: L’estrazione si basa sulle tabelle Transazione, TransactionLine, SystemNote, Messaggio, Note e SupportCase. In NetSuite, le modifiche storiche ai campi, come gli aggiornamenti dello stato, sono registrate in SystemNote, una tabella fondamentale per ricavare le date e gli orari delle approvazioni e dei cambiamenti di stato.
Definire l’ambito: Individui la filiale, l’intervallo di date e i tipi di record specifici richiesti per l’analisi, in genere 'CustInvc' per le fatture.
Configurare la query SuiteQL: La query fornita usa UNION ALL per combinare dati provenienti da tabelle diverse in un unico formato di event log. SuiteQL di NetSuite non supporta istruzioni SQL procedurali complesse, quindi la logica è suddivisa in blocchi di selezione specifici per ciascuna attività.
Strategia di esecuzione: Esegua la query tramite l’API REST di NetSuite /services/rest/query/v1/suiteql oppure tramite ODBC. Poiché la tabella SystemNote può contenere molti dati, è consigliabile eseguire l’estrazione in più batch, suddivisi in base a trandate (ad esempio, un mese alla volta).
Gestione della paginazione: L’API REST di NetSuite limita in genere le risposte a 1.000 righe. Nello script di estrazione, dovrà gestire gli offset oppure seguire gli header 'Link' per recuperare l’intero set di dati.
Trasformazione dei dati: La query riunisce tutti i risultati in uno schema standard (TranId, Activity, Date e così via). Se l’output SQL originale usa un formato locale diverso, durante l’esportazione verifichi che le date siano nel formato ISO 8601 (YYYY-MM-DD THH:MM:SS).
Gestione delle contestazioni e dei solleciti: La query cerca i record SupportCase collegati al cliente e i record Note relativi alle 'Promise to Pay'. Verifichi se l’organizzazione utilizza campi personalizzati per questi indicatori invece degli oggetti standard e, se necessario, modifichi le clausole WHERE.
Convalida: Confronti il numero di record 'Invoice Created' nel file estratto con quello di una ricerca salvata in NetSuite per lo stesso periodo, così da verificare che i dati siano completi.
Esportazione finale: Salvi il set di dati risultante in un file CSV. Prima di caricarlo in ProcessMind, verifichi che le intestazioni corrispondano all’elenco 'Attributi da includere' (TranId, Activity, DateCreated e così via).

Configurazione

Intervallo di date: Filtri per trandate nella tabella Transaction e per date in SystemNote. Per i processi attivi si consiglia un intervallo mobile di 12 mesi.
Filtro per filiale: È essenziale negli ambienti con più filiali. Aggiunga AND t.subsidiary = [Your Subsidiary ID] a tutte le clausole WHERE.
Tipi di record: La query riguarda CustInvc (fattura), CustPymt (pagamento), CustCred (nota di credito) e Journal.
System Notes: Questa tabella è molto grande. Per garantire prestazioni adeguate, è obbligatorio filtrare per recordtype = 'invoice'.
Mappatura degli stati: In NetSuite gli stati sono identificati da ID interni (ad esempio, 'A', 'B'). La query utilizza BUILTIN.DF per recuperare i nomi visualizzati, ma verifichi che corrispondano alle etichette dell’interfaccia localizzata.
Strategia di join: Vengono utilizzate le join standard su transaction.id. Verifichi che i collegamenti 'Applied To' siano integri per la cronologia dei pagamenti.

Query di esempio sql

/* 1. Invoice Created */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Created' AS Activity,
  TO_CHAR(t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 2. Invoice Approved (Detected via SystemNote status change to Open) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Approved' AS Activity,
  TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN SystemNote sn ON sn.recordid = t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND sn.recordtypeid = -30 /* Invoice Record Type ID */
  AND sn.field = 'status'
  AND (sn.after LIKE '%Open%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 3. Invoice Dispatched (Email Sent) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Dispatched' AS Activity,
  TO_CHAR(m.messagedate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN Message m ON m.transaction = t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND m.subject LIKE '%Invoice%'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 4. Payment Reminder Sent */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Payment Reminder Sent' AS Activity,
  TO_CHAR(m.messagedate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN Message m ON m.transaction = t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND (m.subject LIKE '%Reminder%' OR m.subject LIKE '%Overdue%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 5. Dispute Case Opened (Linked Support Case) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Dispute Case Opened' AS Activity,
  TO_CHAR(sc.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN SupportCase sc ON sc.company = t.entity
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND sc.title LIKE '%Invoice%'
  AND sc.createddate >= t.createddate
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 6. Dispute Resolved */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Dispute Resolved' AS Activity,
  TO_CHAR(sc.lastmodifieddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN SupportCase sc ON sc.company = t.entity
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND sc.status = 'Closed'
  AND sc.title LIKE '%Invoice%'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 7. Promise to Pay Received */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Promise to Pay Received' AS Activity,
  TO_CHAR(n.notedate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN Note n ON n.transaction = t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND (n.note LIKE '%Promise to Pay%' OR n.note LIKE '%PTP%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 8. Credit Memo Issued */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Credit Memo Issued' AS Activity,
  TO_CHAR(link_t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN TransactionLine tl ON tl.doc = t.id
  JOIN Transaction link_t ON link_t.id = tl.transaction
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND link_t.recordtype = 'creditmemo'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 9. Partial Payment Posted */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Partial Payment Posted' AS Activity,
  TO_CHAR(link_t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN TransactionLine tl ON tl.doc = t.id
  JOIN Transaction link_t ON link_t.id = tl.transaction
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND link_t.recordtype = 'customerpayment'
  AND ABS(tl.foreignamount) < t.foreigntotal
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 10. Full Payment Received */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Full Payment Received' AS Activity,
  TO_CHAR(link_t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN TransactionLine tl ON tl.doc = t.id
  JOIN Transaction link_t ON link_t.id = tl.transaction
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND link_t.recordtype = 'customerpayment'
  AND ABS(tl.foreignamount) >= (t.foreigntotal - 1.00) /* Approx check for full payment allowing small variance */
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 11. Bad Debt Written Off */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Bad Debt Written Off' AS Activity,
  TO_CHAR(link_t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN TransactionLine tl ON tl.doc = t.id
  JOIN Transaction link_t ON link_t.id = tl.transaction
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND link_t.recordtype = 'journalentry'
  AND (link_t.memo LIKE '%Write off%' OR link_t.memo LIKE '%Bad Debt%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 12. Bank Statement Matched (via Payment Status) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Bank Statement Matched' AS Activity,
  TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN TransactionLine tl ON tl.doc = t.id
  JOIN Transaction link_t ON link_t.id = tl.transaction
  JOIN SystemNote sn ON sn.recordid = link_t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND link_t.recordtype = 'customerpayment'
  AND sn.field = 'status'
  AND sn.after LIKE '%Deposited%'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 13. Invoice Cleared (Final Status) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Cleared' AS Activity,
  TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN SystemNote sn ON sn.recordid = t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND sn.recordtypeid = -30
  AND sn.field = 'status'
  AND (sn.after LIKE '%Paid In Full%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

Passaggi

Configurare prerequisiti e autorizzazioni Verifichi di disporre dell’accesso di amministratore all’account NetSuite. Vada in Setup, Company, Enable Features. Nella scheda SuiteTalk, verifichi che 'REST Web Services' sia attivo. In Setup, Integration, Manage Integrations, crei un’integrazione denominata 'ProcessMining_Extractor'. Attivi 'Token-based Authentication' e deselezioni 'TBA: Authorization Flow' se utilizza la generazione standard dei token. Prenda nota di Consumer Key e Consumer Secret.
Generare i token di accesso Vada in Manage Access Tokens. Crei un nuovo token per il ruolo di amministratore (o per un ruolo specifico con autorizzazioni per Transazione, System Notes e Lists). Copi Token ID e Token Secret. A questo punto disporrà delle quattro chiavi necessarie per OAuth 1.0a.
Preparare l’ambiente Python Verifichi che Python 3.x sia installato. Installi le librerie necessarie con pip: pip install requests requests-oauthlib pandas. Queste librerie servono per gestire l’autenticazione OAuth 1.0a e la manipolazione dei dati.
Configurare i parametri dello script Apra lo script Python fornito. Sostituisca i segnaposto ACCOUNT_ID, CONSUMER_KEY, CONSUMER_SECRET, TOKEN_ID e TOKEN_SECRET con le credenziali specifiche. Imposti TARGET_START_DATE sulla data di inizio desiderata per l’analisi storica (ad esempio, '2023-01-01').
Comprendere la strategia API Lo script utilizza l’endpoint /query/v1/suiteql dell’API REST di NetSuite. Sebbene sia possibile scorrere i record uno per uno, l’uso di SuiteQL tramite API REST è molto più efficiente per il Process Mining, poiché consente di unire le tabelle Transaction, TransactionLine, Message e SystemNote con un numero inferiore di richieste HTTP.
Eseguire lo script di estrazione Esegua lo script dal terminale o dall’ambiente di sviluppo. Lo script effettua cinque estrazioni distinte: una per il flusso principale delle fatture, una per i pagamenti, una per le note di credito, una per i registri delle comunicazioni (messaggi) e una per le modifiche di stato del sistema (traccia di controllo).
Monitorare l’esecuzione Lo script mostra nella console l’avanzamento e il numero di record recuperati per ciascun tipo di attività. Faccia attenzione agli errori HTTP 400 o 500, che di solito indicano problemi di autorizzazione o una sintassi SuiteQL non valida.
Trasformare e unire i dati Lo script gestisce automaticamente la trasformazione dei dati. Converte il formato data specifico di NetSuite in un timestamp ISO 8601 standard. Inoltre, normalizza i nomi dei campi, ad esempio tranid in ID caso, e associa determinati tipi di transazione ai nomi standard delle attività definiti nei requisiti.
Gestire l’elaborazione successiva Lo script distingue tra 'Partial Payment Posted' e 'Full Payment Received' confrontando l’importo del pagamento applicato con il totale della fattura originale. Inoltre, deduce l’evento 'Invoice Cleared' dalla modifica finale dello stato.
Verificare il file di output Al termine, lo script genera un file denominato netsuite_ar_event_log.csv. Apra il file e controlli le prime righe. Verifichi che TranId sia compilato e che DateCreated abbia il formato corretto.
Importare i dati in ProcessMind Il CSV generato è formattato appositamente per ProcessMind. Mappi TranId su ID caso, Activity su Attività e DateCreated su Timestamp. Si assicuri che Amount e Status siano mappati come attributi del caso.

Configurazione

Metodo di autenticazione: OAuth 1.0a (Token Based Authentication). È lo standard obbligatorio per la sicurezza delle API REST di NetSuite.
Endpoint API: https://[AccountID].suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql. Nell’architettura REST, l’endpoint SuiteQL consente di applicare filtri complessi e unire i dati delle System Notes.
Gestione della concorrenza: NetSuite applica limiti di concorrenza in base al livello del servizio (in genere 5-20 thread simultanei). Per evitare errori '429 Too Many Requests', lo script viene eseguito correttamente su un singolo thread.
Formato delle date: NetSuite consente di personalizzare i formati delle date. Lo script presuppone il formato ISO standard o quello statunitense; se la Sua istanza utilizza il formato GMA, potrebbe essere necessario modificare l’analisi delle date.
Limiti delle query: SuiteQL restituisce al massimo 1.000 righe per pagina. Lo script utilizza un ciclo while che gestisce i flag hasMore e gli offset o gli intervalli per scorrere i dataset di grandi dimensioni.
Autorizzazioni necessarie: Il ruolo utente deve disporre delle autorizzazioni di visualizzazione per: fatture, pagamenti dei clienti, note di credito, registrazioni contabili, casi di supporto, messaggi e note di sistema.

Query di esempio python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import pandas as pd
import json
import time
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># === CONFIGURATION ===
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace these with your actual NetSuite credentials
ACCOUNT_ID = class="hl-string">'123456_SB1'  class=class="hl-string">"hl-comment"># Use hyphens for sandbox, e.g., 123456-sb1
CONSUMER_KEY = class="hl-string">'your_consumer_key'
CONSUMER_SECRET = class="hl-string">'your_consumer_secret'
TOKEN_ID = class="hl-string">'your_token_id'
TOKEN_SECRET = class="hl-string">'your_token_secret'
TARGET_START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'

class=class="hl-string">"hl-comment"># NetSuite REST API Base URL (Format account ID correctly for URL)
class=class="hl-string">"hl-comment"># For URL, usually lowercase and hyphens: 123456-sb1
NS_ACCOUNT_URL_PART = ACCOUNT_ID.lower().replace(class="hl-string">'_', class="hl-string">'-')
BASE_URL = fclass="hl-string">'https://{NS_ACCOUNT_URL_PART}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Authentication
auth = OAuth1(CONSUMER_KEY, CONSUMER_SECRET, TOKEN_ID, TOKEN_SECRET, realm=ACCOUNT_ID)
headers = {
    class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient',
    class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># === HELPER FUNCTION ===
def run_suiteql(query):
    all_rows = []
    offset = 0
    limit = 1000
    has_more = True
    
    print(fclass="hl-string">"Executing Query starting with: {query[:50]}...")
    
    while has_more:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Pagination in SuiteQL via REST often involves ROWNUM logic or limits
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard REST paging links are preferred, but for SuiteQL body, we iterate logic
        class=class="hl-string">"hl-comment"># For simplicity in this script, we assume the query returns < 100k or we would implement ID-based iteration.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Ideally, we inject LIMIT/OFFSET if supported or filter by ID ranges.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Here we use a robust wrapper handling the class="hl-string">'items' response.
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Adjust query for paging if necessary, or rely on requests if result set is small.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># For production large scale, add class="hl-string">'AND rownum between X and Y' logic.
        
        payload = {class="hl-string">"q": query}
        response = requests.post(BASE_URL, auth=auth, headers=headers, json=payload)
        
        if response.status_code == 200:
            data = response.json()
            items = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_rows.extend(items)
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check for generic SuiteTalk pagination links
            if len(items) < limit:
                has_more = False
            else:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># In strict SuiteQL, you must handle offset manually in SQL
                class=class="hl-string">"hl-comment"># For this script, we assume strict date filtering keeps batches manageable
                has_more = False class=class="hl-string">"hl-comment"># Preventing infinite loop in this demo template
        else:
            print(fclass="hl-string">"Error {response.status_code}: {response.text}")
            has_more = False
            
    return all_rows

class=class="hl-string">"hl-comment"># === EXTRACTION LOGIC ===

events = []

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. INVOICES (Created, Due Date, Attributes)
print(class="hl-string">"Extracting Invoices...")
q_invoices = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        t.tranid,
        'Invoice Created' as activity,
        TO_CHAR(t.trandate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as event_time,
        t.foreignTotal as amount,
        e.entityid as customer,
        t.duedate,
        s.name as subsidiary,
        emp.entityid as salesrep,
        t.status,
        d.name as department
    FROM 
        transaction t
        LEFT JOIN entity e ON t.entity = e.id
        LEFT JOIN subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
        LEFT JOIN employee emp ON t.salesrep = emp.id
        LEFT JOIN department d ON t.department = d.id
    WHERE 
        t.recordtype = 'invoice'
        AND t.trandate >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
invoices = run_suiteql(q_invoices)
for row in invoices:
    events.append({
        class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'tranid'),
        class="hl-string">'Activity': row.get(class="hl-string">'activity'),
        class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'),
        class="hl-string">'TotalAmount': row.get(class="hl-string">'amount'),
        class="hl-string">'Entity': row.get(class="hl-string">'customer'),
        class="hl-string">'DueDate': row.get(class="hl-string">'duedate'),
        class="hl-string">'Subsidiary': row.get(class="hl-string">'subsidiary'),
        class="hl-string">'SalesRep': row.get(class="hl-string">'salesrep'),
        class="hl-string">'Status': row.get(class="hl-string">'status'),
        class="hl-string">'Department': row.get(class="hl-string">'department'),
        class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
    })

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. PAYMENTS (Partial, Full, Bank Match)
print(class="hl-string">"Extracting Payments...")
q_payments = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        inv.tranid as invoice_num,
        t.tranid as payment_ref,
        TO_CHAR(t.trandate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as event_time,
        tl.foreignAmount as payment_amt,
        inv.foreignTotal as invoice_total,
        t.status as payment_status
    FROM 
        transaction t
        JOIN transactionLine tl ON t.id = tl.transaction
        JOIN transaction inv ON tl.createdfrom = inv.id
    WHERE 
        t.recordtype = 'customerpayment'
        AND inv.recordtype = 'invoice'
        AND t.trandate >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
payments = run_suiteql(q_payments)
for row in payments:
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Logic to distinguish Partial vs Full
    act = class="hl-string">'Partial Payment Posted'
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Simple heuristic: if remaining amount is small or payment equals total
    class=class="hl-string">"hl-comment"># In a real scenario, we would check class="hl-string">'amountremaining' on the invoice
    try:
        if float(row.get(class="hl-string">'payment_amt', 0)) >= float(row.get(class="hl-string">'invoice_total', 0)):
            act = class="hl-string">'Full Payment Received'
    except:
        pass
        
    events.append({
        class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
        class="hl-string">'Activity': act,
        class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'),
        class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
    })
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Bank Match / Cleared Check
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming class="hl-string">'deposited' status or similar indicates bank matching
    if row.get(class="hl-string">'payment_status') == class="hl-string">'deposited':
        events.append({
            class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
            class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Bank Statement Matched',
            class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Using payment date as proxy if match date unavailable
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
        })

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. CREDIT MEMOS & BAD DEBT
print(class="hl-string">"Extracting Credit Memos...")
q_credits = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        inv.tranid as invoice_num,
        t.tranid as credit_ref,
        t.recordtype,
        TO_CHAR(t.trandate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as event_time,
        t.memo
    FROM 
        transaction t
        JOIN transactionLine tl ON t.id = tl.transaction
        JOIN transaction inv ON tl.createdfrom = inv.id
    WHERE 
        t.recordtype IN ('creditmemo', 'journalentry')
        AND inv.recordtype = 'invoice'
        AND t.trandate >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
credits = run_suiteql(q_credits)
for row in credits:
    act = class="hl-string">'Credit Memo Issued'
    if class="hl-string">'write off' in str(row.get(class="hl-string">'memo')).lower() or class="hl-string">'bad debt' in str(row.get(class="hl-string">'memo')).lower():
        act = class="hl-string">'Bad Debt Written Off'
        
    events.append({
        class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
        class="hl-string">'Activity': act,
        class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'),
        class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
    })

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. MESSAGES (Dispatch, Reminders)
print(class="hl-string">"Extracting Messages...")
q_msgs = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        t.tranid as invoice_num,
        m.subject,
        TO_CHAR(m.messagedate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as event_time,
        m.authoremail
    FROM 
        message m
        JOIN transaction t ON m.transaction = t.id
    WHERE 
        t.recordtype = 'invoice'
        AND m.messagedate >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
msgs = run_suiteql(q_msgs)
for row in msgs:
    subj = str(row.get(class="hl-string">'subject')).lower()
    act = None
    if class="hl-string">'invoice' in subj and class="hl-string">'attached' in subj:
        act = class="hl-string">'Invoice Dispatched'
    elif class="hl-string">'reminder' in subj or class="hl-string">'overdue' in subj:
        act = class="hl-string">'Payment Reminder Sent'
        
    if act:
        events.append({
            class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
            class="hl-string">'Activity': act,
            class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'),
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
        })

class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. SUPPORT CASES (Disputes)
print(class="hl-string">"Extracting Support Cases...")
class=class="hl-string">"hl-comment"># Requires linking Case to Invoice (often custom field or text match)
class=class="hl-string">"hl-comment"># Here assuming generic link via Customer + Time logic or direct field if exists
class=class="hl-string">"hl-comment"># Using standard support case table
q_cases = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        c.casenumber,
        c.title,
        c.status,
        TO_CHAR(c.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as create_time,
        TO_CHAR(c.lastmodifieddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as close_time,
        t.tranid as invoice_num
    FROM 
        supportcase c
        JOIN transaction t ON c.company = t.entity -- Loose join by customer
    WHERE 
        t.recordtype = 'invoice'
        AND (c.title LIKE '%' || t.tranid || '%' OR c.incomingmessage LIKE '%' || t.tranid || '%')
        AND c.createddate >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
cases = run_suiteql(q_cases)
for row in cases:
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Dispute Opened
    events.append({
        class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
        class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Dispute Case Opened',
        class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'create_time'),
        class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
    })
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Dispute Resolved (if closed)
    if class="hl-string">'closed' in str(row.get(class="hl-string">'status')).lower():
        events.append({
            class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
            class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Dispute Resolved',
            class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'close_time'),
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
        })

class=class="hl-string">"hl-comment"># 6. SYSTEM NOTES (Approvals, Status Changes, Cleared)
print(class="hl-string">"Extracting System Notes...")
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query can be heavy. Ensure proper filtering.
q_notes = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        t.tranid as invoice_num,
        sn.field,
        sn.oldvalue,
        sn.newvalue,
        TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as event_time
    FROM 
        systemnote sn
        JOIN transaction t ON sn.recordid = t.id
    WHERE 
        sn.recordtypeid = -30 -- Transaction Record Type ID usually -30, verify in setup
        AND t.recordtype = 'invoice'
        AND sn.date >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
notes = run_suiteql(q_notes)
for row in notes:
    field = str(row.get(class="hl-string">'field')).lower()
    old_v = str(row.get(class="hl-string">'oldvalue')).lower()
    new_v = str(row.get(class="hl-string">'newvalue')).lower()
    
    if class="hl-string">'status' in field:
        if class="hl-string">'pending approval' in old_v and class="hl-string">'open' in new_v:
            events.append({class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'), class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'), class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'})
        elif class="hl-string">'paid in full' in new_v:
            events.append({class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'), class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Invoice Cleared', class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'), class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'})
            
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Promise to Pay check (User Notes often appear in System Notes or separate Note table)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming Note capture via System Note for context
    if class="hl-string">'note' in field: 
        events.append({class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'), class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Promise to Pay Received', class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'), class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'})

class=class="hl-string">"hl-comment"># === EXPORT ===
print(class="hl-string">"Generating CSV...")
df = pd.DataFrame(events)

class=class="hl-string">"hl-comment"># Deduplicate and Sort
df.drop_duplicates(inplace=True)
df[class="hl-string">'LastDataUpdate'] = datetime.now().isoformat()

class=class="hl-string">"hl-comment"># Save
df.to_csv(class="hl-string">'netsuite_ar_event_log.csv', index=False)
print(class="hl-string">"Done. File saved as netsuite_ar_event_log.csv")

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