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Migliorare il Suo Processo di Pagamento dei Fornitori

La Sua guida in 6 fasi per l'ottimizzazione di Sage Intacct
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Migliorare il Suo Processo di Pagamento dei Fornitori
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Ottimizzare il Processo di Pagamento dei Fornitori in Sage Intacct

La nostra piattaforma identifica i colli di bottiglia del processo e le inefficienze nascoste che rallentano le Sue operazioni finanziarie. Mappando ogni passaggio, Lei può scoprire esattamente dove si verificano le rilavorazioni manuali e i ritardi di approvazione. Questi insight aiutano il Suo team a eliminare l'attrito e a raggiungere una maggiore coerenza in tutte le Sue transazioni aziendali.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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L'Importanza Strategica di Perfezionare il Ciclo di Pagamento

Il Processo di Pagamento dei Fornitori è il battito cardiaco della Sua organizzazione, riflettendone la salute finanziaria e la disciplina operativa. Sebbene molti lo considerino un compito amministrativo di routine, è in realtà un ecosistema complesso dove si intersecano la gestione del flusso di cassa, le relazioni con i fornitori e i controlli interni. All'interno dell'ambiente Sage Intacct, la flessibilità della piattaforma consente di personalizzare ampiamente i workflow, ma questa stessa complessità può talvolta mascherare inefficienze sottostanti. Quando l'elaborazione dei pagamenti è subottimale, i costi si estendono ben oltre le semplici penali per ritardato pagamento. Si rischia di perdere sconti per pagamenti anticipati, di danneggiare la reputazione con i fornitori chiave e di aumentare l'onere manuale per il team finanziario. Concentrandosi sull'ottimizzazione dei processi, Lei trasforma i Conti Fornitori da centro di costo a funzione strategica che protegge la liquidità e supporta la crescita aziendale.

Visualizzare il Percorso delle Fatture all'interno di Sage Intacct

Il Process Mining offre una lente trasparente attraverso cui Lei può visualizzare l'intero ciclo di vita dei pagamenti. Utilizzando il Numero Fattura come identificatore unico, gli strumenti di Process Mining estraggono i dati da Sage Intacct per mappare ogni punto di contatto, dalla ricezione iniziale di una fattura alla registrazione finale nel libro mastro. Questa visibilità è cruciale per identificare dove la realtà si discosta dalle procedure che ha progettato. Potrebbe scoprire che una fattura segue un percorso diverso da quello previsto, magari bypassando controlli automatizzati o rimanendo bloccata in un ciclo di approvazioni ripetitive che non aggiungono valore.

Invece di affidarsi a prove aneddotiche o audit manuali, Lei ottiene una visione basata sui dati di come il lavoro si svolge realmente. Questo Le permette di vedere il momento esatto in cui una fattura entra nel sistema, quanto tempo rimane in una coda di approvazione e i trigger specifici che causano ritardi. Comprendendo questi schemi, Lei può passare da una risoluzione dei problemi reattiva a una gestione proattiva dei processi, garantendo che ogni fattura segua il percorso più efficiente possibile.

Aree Chiave per un Miglioramento Sostenibile

Analizzando il Suo Processo di Pagamento dei Fornitori, emergono tipicamente diverse aree chiave candidate all'ottimizzazione. Una delle più significative è il workflow di approvazione. In molte configurazioni di Sage Intacct, le approvazioni sono instradate in base a reparto, progetto o centro di costo. Il Process Mining può rivelare se questi workflow sono inutilmente complessi, come nei casi in cui una fattura richiede cinque approvazioni quando due sarebbero sufficienti per la conformità. L'identificazione di questi colli di bottiglia Le consente di ottimizzare le regole di instradamento e ridurre il tempo di ciclo complessivo.

Un'altra area critica riguarda la risoluzione delle discrepanze. Quando una fattura non corrisponde a un ordine di acquisto o a un documento di ricezione, l'indagine che ne consegue può bloccare il processo. Analizzando queste eccezioni, Lei può identificare se determinati fornitori forniscono costantemente dati errati o se gli errori di inserimento dati interni sono la causa principale. Inoltre, può esaminare i tempi di esecuzione dei pagamenti. Ottimizzare il divario tra l'approvazione di una fattura e l'effettivo pagamento garantisce che Lei mantenga il denaro il più a lungo possibile senza compromettere le condizioni dei fornitori o perdere sconti vantaggiosi. Ridurre gli interventi manuali in queste aree è il modo più rapido per migliorare l'efficienza del Processo di Pagamento dei Fornitori.

Misurare il Successo e Prevedere i Risultati

L'obiettivo di migliorare il tempo di ciclo del Suo Processo di Pagamento dei Fornitori è creare un'operazione prevedibile, efficiente e scalabile. Implementando modifiche basate sugli insight del Process Mining, Lei dovrebbe osservare una riduzione misurabile del tempo necessario per far progredire una fattura attraverso il suo ciclo di vita. Questa efficienza si traduce direttamente in costi operativi inferiori, poiché il Suo team dedica meno tempo ai follow-up manuali e più tempo all'analisi finanziaria strategica.

Oltre alla velocità, Lei può aspettarsi un notevole incremento della conformità. Il Process Mining agisce come uno strumento di audit continuo, evidenziando qualsiasi pagamento che avvenga al di fuori delle politiche stabilite o che bypassi i controlli obbligatori. Questo livello di supervisione è inestimabile durante i periodi di audit formali e aiuta a mantenere l'integrità del Suo reporting finanziario all'interno di Sage Intacct. Infine, la capacità di prevedere accuratamente i fabbisogni di cassa migliora perché Lei ha una chiara comprensione di quando esattamente i pagamenti saranno elaborati ed eseguiti, consentendo una migliore allocazione del capitale in tutta l'azienda.

Verso una Gestione dei Conti Fornitori Basata sui Dati

Iniziare con l'ottimizzazione dei processi non richiede una revisione completa dei Suoi sistemi esistenti. Al contrario, inizia con la curiosità di capire come i Suoi workflow stanno attualmente funzionando. Sfruttando i dati già memorizzati all'interno di Sage Intacct, Lei può iniziare a svelare gli strati del Suo processo dei Conti Fornitori per trovare piccoli ma significativi cambiamenti che producono risultati importanti. Sia che stia cercando di ridurre gli interventi manuali, accelerare le approvazioni o semplicemente ottenere una migliore visibilità sulla Sua spesa, il Process Mining Le fornisce la roadmap per il Suo viaggio verso un futuro finanziario più efficiente. Concentrarsi su questi insight basati sui dati garantisce che ogni modifica che apporterà sia supportata da prove e allineata con i Suoi obiettivi organizzativi più ampi.

Processo di Pagamento dei Fornitori Verifica Fattura Dipartimento Fornitori Corrispondenza a Tre Vie Gestione Fornitori Workflow di Approvazione Pagamento Gestione del Flusso di Cassa

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Gerarchie di approvazione complesse e a più livelli spesso bloccano le fatture per giorni, in particolare quando i manager sono assenti o i ruoli sono configurati in modo errato. Questi ritardi aumentano il rischio di penali per ritardato pagamento e impediscono al team finanziario di mantenere una pianificazione dei pagamenti prevedibile, influenzando direttamente la liquidità organizzativa.

ProcessMind analizza i dati dei timestamp attraverso ogni livello di approvazione in Sage Intacct per individuare esattamente dove il flusso si interrompe. Visualizzando questi colli di bottiglia, le organizzazioni possono ridefinire i limiti di approvazione e automatizzare l'instradamento standard per accelerare il ciclo end-to-end.

L'elaborazione inefficiente spesso significa che le fatture raggiungono la fase di pagamento dopo che le finestre di sconto sono già scadute. Non riuscire a cogliere queste condizioni rappresenta una perdita diretta di capitale che avrebbe potuto essere preservata attraverso una gestione interna più rapida e una migliore prioritizzazione dei fornitori di alto valore.

Mappiamo il Suo Processo di Pagamento dei Fornitori per correlare la velocità di elaborazione con i termini dei fornitori. Questo rivela quali passaggi specifici stanno causando i ritardi più significativi, consentendoLe di dare priorità alle fatture di alto valore e di cogliere ogni sconto disponibile in Sage Intacct.

Frequenti correzioni alla codifica delle fatture o ai dettagli fiscali creano un ciclo di rilavorazioni che prosciuga la produttività del team dei Conti Fornitori. Quando i dati vengono reinseriti o corretti manualmente dopo l'estrazione, si introducono errori che potrebbero non essere rilevati fino alla fase finale di liquidazione, portando a inesattezze finanziarie.

Tracciando attività come la codifica delle fatture e la risoluzione delle discrepanze, ProcessMind identifica le cause principali delle inesattezze dei dati. La aiutiamo a vedere quali fornitori o categorie richiedono il maggior intervento manuale in modo da poter migliorare la qualità dell'ingestione dei dati e snellire il processo complessivo.

Le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevute di merci spesso innescano lunghi cicli di risoluzione. Queste mancate corrispondenze costringono il personale a indagare manualmente quantità e prezzi, creando un significativo sovraccarico amministrativo e rallentando il processo di pagamento per i fornitori critici.

La nostra piattaforma visualizza il percorso di risoluzione per le fatture corrispondenti rispetto a quelle non corrispondenti in Sage Intacct. Identificando errori di corrispondenza ricorrenti, Lei può semplificare la fase di convalida e spostare le fatture allo stato approvato molto più rapidamente, mantenendo al contempo rigorosi controlli finanziari.

La scarsa visibilità sullo stato dei pagamenti genera un elevato volume di richieste da parte dei fornitori, distraendo il personale da attività a maggior valore. I continui solleciti indicano un'interruzione nel ciclo di comunicazione esterno e una percezione di inaffidabilità del processo interno da parte dei partner della Sua supply chain.

ProcessMind offre una visione trasparente dell'intero percorso di elaborazione dei pagamenti dei conti fornitori, dalla ricezione all'esecuzione. Comprendendo i tempi di consegna per ogni fornitore, Lei potrà stabilire aspettative realistiche e ottimizzare il flusso per garantire date di pagamento coerenti.

I blocchi di pagamento vengono spesso applicati automaticamente ma poi dimenticati, portando a scadenze mancate e fornitori frustrati. Senza una chiara panoramica di questi blocchi, le fatture possono rimanere in sospeso anche dopo che i problemi sottostanti sono stati risolti, creando colli di bottiglia artificiali nel Suo flusso di cassa.

Monitoriamo l'applicazione e la rimozione dei blocchi di pagamento durante tutto il ciclo di vita del pagamento. Questo Le consente di identificare le fatture bloccate pronte per l'elaborazione, assicurando che nessun pagamento venga trattenuto più a lungo del necessario per ragioni di conformità all'interno di Sage Intacct.

Metodi decentralizzati di presentazione delle fatture possono comportare l'inserimento della stessa fattura più volte attraverso canali diversi. Ciò aumenta il rischio di pagamenti duplicati, difficili da recuperare e che complicano la riconciliazione finanziaria durante la chiusura di fine mese.

Analizzando le attività di ricezione e convalida delle fatture, ProcessMind segnala schemi che suggeriscono l'inserimento di voci duplicate nel Suo ambiente Sage Intacct. Lei può quindi rafforzare i Suoi controlli di acquisizione per intercettare questi errori prima che raggiungano la fase di esecuzione del pagamento.

Scadenze di pagamento rigide che non si allineano con le date di scadenza effettive delle fatture possono portare a pagamenti mancati o a una gestione del flusso di cassa inefficiente. Se i cicli di pagamento sono troppo infrequenti o mal sincronizzati, l'organizzazione potrebbe non riuscire a ottimizzare il proprio capitale circolante e perdere influenza con i fornitori chiave.

La nostra analisi valuta la tempistica tra la programmazione e l'esecuzione dei pagamenti. Questo La aiuta ad allineare l'elaborazione batch in Sage Intacct con i termini dei fornitori e i requisiti interni di flusso di cassa, massimizzando la Sua flessibilità finanziaria e garantendo erogazioni tempestive.

Le fatture che arrivano senza un ordine di acquisto corrispondente spesso richiedono approvazione e codifica manuale, bypassando i controlli di approvvigionamento stabiliti. Questi flussi non standard sono più inclini agli errori e rendono più difficile mantenere la conformità del budget tra i diversi dipartimenti.

ProcessMind distingue tra flussi supportati da Ordine di Acquisto e flussi senza Ordine di Acquisto all'interno del Suo Processo di Pagamento dei Fornitori. Quantificando l'impatto della spesa non autorizzata, Lei può implementare controlli più severi e incoraggiare i dipartimenti a seguire il percorso di approvvigionamento standard per una migliore supervisione.

Quando utenti o dipartimenti diversi seguono procedure non ufficiali, l'intero processo di pagamento diventa imprevedibile. Un'elevata variabilità nel modo in cui le fatture vengono codificate o approvate rende impossibile prevedere con precisione i tempi di pagamento e allocare le risorse in modo efficace.

Confrontiamo i percorsi di elaborazione tra diversi utenti e codici aziendali per identificare le migliori pratiche e le anomalie. La standardizzazione di questi workflow all'interno di Sage Intacct garantisce un processo più prevedibile ed efficiente per tutti coloro che sono coinvolti nel ciclo di pagamento.

Quando le fatture non vengono registrate tempestivamente al ricevimento, il team finanziario non ha visibilità sulle passività future. Questa spesa nascosta rende difficile gestire il flusso di cassa in modo efficace e spesso porta a cicli di pagamento d'emergenza per evitare penali o interruzioni del servizio.

Monitorando il divario tra la data della fattura e la data di inserimento in Sage Intacct, ProcessMind evidenzia dove si stanno verificando ritardi nell'acquisizione delle fatture. Questa visibilità La aiuta a ottimizzare il processo di acquisizione e a migliorare l'accuratezza delle Sue previsioni finanziarie.

La mancanza di tracce di audit per modifiche ai pagamenti o override manuali può portare a problemi di conformità e potenziali frodi. Se non esiste una registrazione chiara di chi ha autorizzato un pagamento o ha modificato i dettagli bancari di un fornitore, l'organizzazione è esposta a significativi rischi finanziari e reputazionali.

La nostra piattaforma ricostruisce ogni fase del percorso di pagamento, fornendo una traccia di audit completa delle attività e delle interazioni degli utenti. Questa trasparenza garantisce che tutte le azioni del Processo di Pagamento dei Fornitori siano conformi alle politiche interne e ai regolamenti esterni.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Ridurre il tempo necessario per spostare una fattura dalla ricezione all'approvazione è fondamentale per mantenere relazioni sane con i fornitori ed evitare penali per ritardi. Approvazioni più rapide significano che il team finanziario può gestire il capitale circolante in modo più efficace e prevenire colli di bottiglia amministrativi che spesso si verificano durante i cicli di chiusura di fine mese. Questa velocità assicura che il Suo dipartimento rimanga all'avanguardia anche durante i periodi di picco.

ProcessMind identifica passaggi specifici all'interno di Sage Intacct in cui le approvazioni si bloccano, ad esempio quando specifici manager non sono disponibili o vengono raggiunte determinate soglie. Visualizzando il percorso di approvazione, Lei può scoprire passaggi superflui e automatizzare l'instradamento per le fatture a basso rischio, riducendo potenzialmente i tempi di ciclo di oltre il 40 percento. Questo Le consente di misurare e mantenere un'elevata velocità di esecuzione dei pagamenti.

Perdere gli sconti per pagamento anticipato rappresenta capitale perso che impatta direttamente sul profitto. Assicurare che le fatture di alto valore siano prioritizzate ed elaborate entro la finestra di sconto consente all'organizzazione di trasformare il dipartimento dei Conti Fornitori da centro di costo a fonte di risparmio. Un successo costante in questo ambito rafforza la Sua posizione negoziale con i fornitori chiave per futuri contratti.

La nostra piattaforma monitora il tempo rimanente per ogni fattura idonea allo sconto nel Suo ambiente Sage Intacct. Evidenziando gli elementi che si avvicinano alla scadenza e scoprendo le cause profonde dei ritardi, come una lenta estrazione dei dati o errori di convalida, Lei può garantire che i pagamenti siano eseguiti in modo coerente entro la finestra ottimale. Questa visibilità in tempo reale La aiuta a prioritizzare il lavoro in base al ritorno finanziario.

Un elevato tasso di corrispondenza a tre vie assicura che fatture, ordini di acquisto e ricevute di merci si allineino perfettamente senza intervento umano. Questa coerenza riduce la necessità di risoluzione manuale delle discrepanze, che è spesso la parte più dispendiosa in termini di tempo del processo dei conti fornitori. Raggiungere alti tassi di corrispondenza porta a workflow più prevedibili e a minore attrito amministrativo.

ProcessMind offre una profonda visibilità su dove i fallimenti di corrispondenza si verificano più frequentemente, sia a causa di variazioni di prezzo unitario che di discrepanze di quantità. Analizzando queste deviazioni, Lei può affinare le Sue regole di corrispondenza automatizzata e migliorare l'accuratezza, portando a una significativa riduzione dei punti di contatto manuali. Questa analisi La aiuta a individuare se i problemi risiedono nei dati dei fornitori o nelle pratiche di ricezione interne.

I pagamenti duplicati sono errori costosi che richiedono uno sforzo significativo per essere recuperati e possono danneggiare la Sua reputazione con i fornitori. Proteggere il processo di pagamento contro le sottomissioni ridondanti assicura che ogni dollaro speso sia legittimo e contabilizzato all'interno del sistema finanziario. L'eliminazione di questi rischi snellisce anche il processo di audit e migliora l'integrità finanziaria complessiva.

Analizzando il flusso end-to-end dei numeri di fattura e dei dati dei fornitori, la nostra soluzione segnala i casi in cui transazioni simili seguono percorsi paralleli. Questo Le consente di identificare le lacune del sistema in Sage Intacct dove i duplicati bypassano i controlli standard, permettendoLe di implementare controlli preventivi prima che i fondi vengano trasferiti. Lei può tracciare esattamente quanti potenziali duplicati sono stati intercettati prima dell'esecuzione finale.

Minimizzare il numero di volte in cui un essere umano deve interagire con una fattura riduce la probabilità di errori di inserimento dati e abbassa il costo complessivo per fattura. Processi di inserimento altamente automatizzati consentono al team dei Conti Fornitori di concentrarsi sull'analisi strategica piuttosto che su compiti amministrativi ripetitivi. Questo cambiamento aumenta la soddisfazione dei dipendenti e riduce il costo totale del dipartimento finanziario.

Tracciamo l'impronta digitale di ogni fattura per vedere esattamente quante correzioni manuali si verificano dopo l'estrazione iniziale dei dati. Identificando i campi comuni che richiedono correzioni manuali, Lei può ottimizzare le Sue impostazioni OCR e la logica dell'interfaccia per raggiungere un tasso più elevato di elaborazione straight-through. Questo approccio basato sui dati La aiuta a individuare i fornitori specifici che causano la maggior parte delle rilavorazioni manuali.

Le organizzazioni con più entità spesso affrontano performance dei Conti Fornitori incoerenti, portando a difficoltà di reporting e esperienze dei fornitori variabili. La standardizzazione dei workflow assicura che ogni dipartimento segua gli stessi benchmark di efficienza e standard di conformità indipendentemente dalla loro posizione. Questa coerenza è vitale per scalare le operazioni e mantenere una strategia finanziaria unificata.

Utilizzando il Process Mining, Lei può confrontare le performance di elaborazione dei pagamenti di diversi codici aziendali affiancati. ProcessMind evidenzia le migliori pratiche dalle Sue unità più performanti, consentendoLe di replicare quei modelli di successo in tutta l'organizzazione per armonizzare le operazioni. Lei può impostare KPI globali e monitorare come ogni unità aderisce al flusso di processo standard.

I blocchi di pagamento vengono spesso applicati automaticamente ma frequentemente dimenticati, portando a workflow bloccati e fornitori frustrati. Assicurare che i blocchi siano applicati solo quando necessario e rimossi prontamente dopo la risoluzione è fondamentale per mantenere una pipeline di pagamento fluida. Questa gestione proattiva previene ritardi inutili nella fase finale di esecuzione del pagamento.

Il nostro strumento visualizza la durata e la ragione di ogni blocco di pagamento applicato in Sage Intacct. Lei può identificare specifici fornitori o tipi di fattura che tendono a rimanere bloccati, consentendoLe di semplificare il processo di risoluzione e ridurre il tempo medio in cui una fattura rimane in sospeso. Questa visibilità assicura che nessun pagamento venga ritardato senza una ragione chiara e valida.

Le fatture che arrivano senza un ordine di acquisto corrispondente spesso mancano di un'adeguata autorizzazione di budget e richiedono molto più tempo per essere elaborate. Spostarsi verso una cultura che privilegia gli Ordini di Acquisto rafforza la gestione interna della spesa e assicura che ogni passività sia pre-approvata e facilmente tracciabile. Ciò migliora la visibilità finanziaria e facilita la gestione dei budget dipartimentali.

ProcessMind mappa il rapporto tra fatture con Ordine di Acquisto e senza Ordine di Acquisto e identifica i dipartimenti che più frequentemente bypassano i protocolli di approvvigionamento standard. Questa visibilità La aiuta a far rispettare la conformità e a muoversi verso un ambiente finanziario più controllato, dove le fatture a sorpresa sono un ricordo del passato. Lei può tracciare il successo delle iniziative di conformità monitorando la percentuale di fatture che fanno correttamente riferimento a un Ordine di Acquisto.

L'esecuzione di batch di pagamento troppo frequente o troppo sporadica può interrompere la previsione del flusso di cassa e aumentare le commissioni di transazione bancaria. Trovare il ritmo ideale per l'esecuzione dei pagamenti bilancia la necessità di pagamenti tempestivi ai fornitori con l'efficienza operativa del team finanziario. Questa ottimizzazione aiuta a mantenere un deflusso di cassa costante e prevedibile.

Analizzando i modelli storici di compensazione dei pagamenti, La aiutiamo a determinare il programma più efficiente per avviare i trasferimenti. Può vedere come le diverse strategie di raggruppamento influenzano il Suo carico di lavoro e la Sua posizione di cassa, consentendo un approccio più basato sui dati alla gestione della tesoreria. Ciò Le garantisce di eseguire i pagamenti nel momento migliore sia per l'azienda che per i fornitori.

Quando le fatture vengono ricevute molto tempo dopo l'erogazione del servizio, si creano punti ciechi nella previsione finanziaria e nella contabilità per competenza. Incoraggiare fornitori e stakeholder interni a presentare le fatture tempestivamente assicura che le Sue passività siano sempre accuratamente riflesse nel libro mastro. Questa riduzione dei tempi di consegna è essenziale per una reportistica di fine mese accurata.

Misuriamo il divario tra la data della fattura e la data in cui viene inserita nel Suo sistema. Identificando le fonti dei ritardi di arrivo, può collaborare con i fornitori per implementare metodi di presentazione elettronica, fornendo al Suo team una visibilità più precoce sugli impegni di pagamento futuri. Questo Le consente di passare da una gestione dei conti fornitori reattiva a una proattiva.

Fornire ai fornitori scadenze di pagamento chiare e prevedibili riduce il volume delle richieste che il Suo team deve gestire e migliora la Sua reputazione come partner commerciale affidabile. Questa stabilità permette ai fornitori di gestire il proprio flusso di cassa in modo più efficace, portando spesso a migliori condizioni di servizio. Un processo prevedibile riduce l'onere amministrativo della gestione delle richieste di stato ad hoc.

ProcessMind calcola la varianza tra le date di scadenza promesse e le date effettive di esecuzione del pagamento. Rilevando le cause profonde della volatilità dei pagamenti, Lei può stabilizzare i Suoi workflow interni e fornire aggiornamenti di stato più precisi ai Suoi fornitori in modo automatico. Può misurare le Sue prestazioni rispetto ai termini di pagamento specifici del fornitore per garantire la piena conformità con i contratti.

Mantenere controlli rigorosi su chi può approvare ed eseguire i pagamenti è essenziale per prevenire frodi e garantire la conformità normativa. Controlli interni robusti proteggono gli asset dell'organizzazione e forniscono una chiara traccia di audit per ogni transazione elaborata. Questa sicurezza è la base di un sistema di gestione finanziaria affidabile e degno di fiducia.

ProcessMind monitora ogni attività e interazione utente all'interno del flusso di pagamento per rilevare deviazioni dalle politiche stabilite. Lei può facilmente individuare casi in cui la segregazione dei compiti viene bypassata o dove i pagamenti vengono eseguiti senza la dovuta autorizzazione, assicurando che il Suo ambiente Sage Intacct rimanga sicuro e conforme. Questo monitoraggio continuo agisce come uno strato di audit permanente su tutto il Suo processo dei Conti Fornitori.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Fasi per l'Elaborazione dei Pagamenti AP

1

Scaricare il Template per i Fornitori
2

Esporta Dati da Sage Intacct
3

Carica su ProcessMind
4

Scoprire Lacune di Ottimizzazione
5

Eseguire Modifiche al Processo
6

Monitora la Performance AP
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Scaricare il Template per i Fornitori

Cosa fare

Scaricare il template Excel standardizzato progettato per i workflow dei conti fornitori di Sage Intacct per assicurarsi che la mappatura dei Suoi dati si allinei con la nostra piattaforma.

Visualizza Guida al Template Dati Scarica Template
Perché è importante

Iniziare con la struttura corretta previene errori nei dati e assicura che tutte le fasi di pagamento siano acquisite con precisione per la discovery dei processi.

Risultato atteso

Un template di dati pronto all'uso mappato ai campi di Sage Intacct.

I SUOI INSIGHT SUI PROCESSI

Sblocchi la Piena Visibilità sul Suo Percorso di Pagamento

Ottenere trasparenza completa su come le fatture si muovono attraverso Sage Intacct dall'inserimento al pagamento finale. Le nostre visualizzazioni individuano esattamente dove i passaggi manuali e gli errori dei dati rallentano le Sue operazioni dei Conti Fornitori.
  • Mappare ogni percorso della fattura dall'inserimento al pagamento
  • Identificare le cause specifiche delle penali per ritardato pagamento
  • Individuare soluzioni manuali in Sage Intacct
  • Individua opportunità per cogliere sconti per pagamento anticipato
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Accelerare le Performance dei Conti Fornitori

Le organizzazioni che sfruttano il Process Mining per i workflow di Sage Intacct riscontrano tipicamente miglioramenti significativi nei tempi del ciclo di pagamento e nella trasparenza operativa. Questi risultati sono guidati dall'identificazione dei colli di bottiglia e dall'eliminazione delle rilavorazioni manuali a livello di numero di fattura.

~ 0 %
Tempi di Ciclo Più Brevi

Riduzione del tempo end-to-end

Il Process Mining rivela i ritardi nella catena di approvazione, aiutando i team a passare dalla ricezione della fattura all'esecuzione del pagamento molto più rapidamente.
0 %
Migliore Cattura Sconti

Miglioramento dei risparmi realizzati

Identificando le opportunità perse in Sage Intacct, le organizzazioni possono dare priorità alle fatture con termini di pagamento anticipato per massimizzare i risparmi di cassa.
+ 0 %
Tasso di Processo Senza Contatto Aumentato

Guadagni di efficienza dall'automazione

Eliminare le rilavorazioni manuali e le fasi di inserimento dati consente a più fatture di fluire attraverso il sistema senza alcun intervento umano.
0 % improvement
Maggiore conformità dei PO

Aderenza alla politica di approvvigionamento

Il tracciamento del collegamento tra fatture e ordini d'acquisto assicura che tutte le spese seguano le regole di approvvigionamento interne e i protocolli di autorizzazione.
+ 0 %
Crescita dei Pagamenti Puntuali

Prevedibilità dei pagamenti ai fornitori

Migliorare l'affidabilità dell'esecuzione dei pagamenti aiuta a evitare penali per ritardato pagamento e a costruire fiducia con i partner fornitori attraverso una pianificazione prevedibile.
0 % reduction
Meno Pagamenti Duplicati

Prevenzione di rischi e perdite

Il monitoraggio in tempo reale degli attributi della fattura, come fornitore e importo, previene costosi doppi pagamenti prima che vengano eseguiti.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco per il documento di fattura fornitore.

Perché è importante

È la chiave fondamentale per collegare tutte le attività di processo a una singola istanza di caso.

L'azione o l'evento specifico che si verifica nel ciclo di vita della fattura.

Perché è importante

Definisce i passaggi nella mappa di processo ed è obbligatorio per qualsiasi analisi di Process Mining.

La data e l'ora specifiche in cui si è verificata un'attività.

Perché è importante

Necessario per sequenziare gli eventi e calcolare le durate tra le fasi del processo.

Il nome del fornitore o del prestatore di servizi che emette la fattura.

Perché è importante

Critico per segmentare l'analisi in base alle performance e al comportamento dei fornitori.

Il valore monetario totale della fattura.

Perché è importante

Essenziale per l'analisi dell'impatto finanziario e la valutazione del rischio.

Il numero di riferimento dell'ordine d'acquisto correlato.

Perché è importante

Distingue tra fatture supportate da Ordine di Acquisto e fatture senza Ordine di Acquisto per l'analisi di conformità.

La data di emissione della fattura da parte del fornitore.

Perché è importante

Il punto di partenza per l'analisi dell'invecchiamento e il calcolo dei termini di pagamento.

La scadenza contrattuale per il pagamento.

Perché è importante

Linea di base per determinare le performance puntuali e l'aderenza agli SLA.

Il dipartimento interno responsabile della spesa.

Perché è importante

Consente il drill-down organizzativo e l'analisi delle cause principali.

L'ID utente della persona che ha inserito la fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance delle risorse e identifica opportunità di formazione.

Lo stato del ciclo di vita corrente della fattura nel sistema.

Perché è importante

Identifica rapidamente lo stato del caso.

La data in cui il pagamento è stato eseguito.

Perché è importante

Contrassegna il completamento del ciclo di processo principale.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

La creazione iniziale del record della fattura AP in Sage Intacct, di solito in stato di bozza. Questo cattura il punto di ingresso dei dati della fattura prima che entri nei workflow di approvazione o registrazione.

Perché è importante

Stabilisce il timestamp più antico per il tempo di ciclo del processo e identifica l'inizio della registrazione della passività.

Identifica quando una fattura fornitore viene creata convertendo o collegando un Ordine di Acquisto o una Ricevuta. Questa attività convalida l'efficienza della corrispondenza a 3 vie.

Perché è importante

Critico per il KPI 'Tasso di Corrispondenza al Primo Passaggio' e per determinare la conformità agli ordini di acquisto rispetto alla spesa senza ordine di acquisto.

La transizione della fattura da uno stato di Bozza a uno stato Inviato, attivando il workflow di approvazione. Questo segna la fine dell'inserimento dati e l'inizio del ciclo di approvazione.

Perché è importante

Essenziale per segmentare la durata di 'Data Entry' dalla durata di 'Approvazione' nell'analisi del tempo di ciclo.

Un'azione di approvazione distinta registrata all'interno del workflow di approvazione designato. Ciò significa che un utente con autorità sufficiente ha autorizzato la fattura per il pagamento.

Perché è importante

Critico per il KPI 'Durata Media Approvazione' e per identificare i colli di bottiglia nell'approvazione della direzione.

Il punto in cui la fattura viene registrata nel libro mastro. Nei sistemi senza workflow di approvazione, questo può avvenire contemporaneamente all'invio.

Perché è importante

Indica che la passività finanziaria è ufficialmente riconosciuta nei libri contabili.

La creazione del record di Pagamento (Assegno, ACH, EFT) collegato alla fattura. Questo è il momento in cui il trasferimento di fondi viene avviato nel sistema.

Perché è importante

Il timestamp principale per 'Tempo di Ciclo Medio Fattura' e 'Percentuale Pagamenti Puntuali'.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining estrae gli event log da Sage Intacct tracciando la cronologia delle transazioni per ogni numero di fattura. Crea una mappa visiva di ogni fase, dalla ricezione al pagamento finale, rivelando esattamente dove i colli di bottiglia e le soluzioni manuali rallentano le Sue operazioni.

Dovrà estrarre la cronologia delle transazioni e i log di audit specificamente relativi ai conti fornitori. I punti dati essenziali includono un numero di fattura univoco, i nomi delle attività eseguite e i timestamp che indicano quando ogni fase è stata completata.

Aiuta evidenziando le fasi esatte in cui le approvazioni delle fatture sono ritardate. Riducendo questi specifici punti di attrito, il Suo team può elaborare le fatture più rapidamente e assicurarsi che i pagamenti siano rilasciati in tempo per approfittare degli sconti offerti dai fornitori.

Il software identifica i rischi di duplicazione confrontando gli attributi della fattura, come ID fornitore, importi e date, nell'intera Sua cronologia delle transazioni. Questa analisi proattiva segnala potenziali doppi pagamenti prima che vengano finalizzati, risparmiando tempo e sforzi necessari per il recupero.

La maggior parte delle piattaforme di Process Mining utilizza connettori API o esportazioni di dati standard per estrarre informazioni da Sage Intacct senza interrompere le Sue operazioni quotidiane. Poiché lo strumento richiede solo una copia dei Suoi event log, non è necessario modificare i Suoi workflow o le configurazioni finanziarie sottostanti.

Solitamente, può aspettarsi di vedere una visualizzazione iniziale del Suo processo di contabilità fornitori entro due o tre settimane. Una volta che i dati sono collegati, le intuizioni sui colli di bottiglia e i fallimenti di corrispondenza sono disponibili immediatamente, consentendo un rapido processo decisionale.

Il Process Mining traccia il flusso degli ordini d'acquisto, delle bolle di consegna e delle fatture per identificare dove il processo di corrispondenza si interrompe. Questo Le permette di capire se i problemi sono causati da variazioni di prezzo, differenze di quantità o problemi di tempistica, così da poter affrontare la causa principale con i fornitori o i team interni.

Agisce come un auditor automatizzato monitorando ogni transazione per deviazioni dalle Sue regole aziendali stabilite. Aiuta a garantire che tutti i pagamenti seguano il percorso di approvazione corretto e che le fatture senza Ordine di Acquisto siano adeguatamente documentate, il che riduce significativamente il Suo profilo di rischio.

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