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Il template dei dati per la gestione dei contratti

SAP Ariba Contracts

Attributi per la gestione dei contratti(19) Attività di gestione dei contratti(14) Guide all’estrazione(2)

Il template dei dati per la gestione dei contratti

Questo template fornisce indicazioni complete per raccogliere i dati necessari all’analisi del processo di gestione dei contratti. Descrive gli attributi essenziali da acquisire, le attività principali da monitorare e le modalità pratiche per estrarre queste informazioni dai sistemi di origine. Utilizzi queste indicazioni per semplificare la preparazione dei dati e avviare il percorso di Process Mining.

Attributi consigliati da raccogliere
Attività principali da monitorare nella gestione dei contratti
Indicazioni pratiche per l’estrazione

Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

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Attributi per la gestione dei contratti

Questi sono i campi dati essenziali consigliati per l’Event Log, necessari per analizzare in modo completo il processo di gestione dei contratti.

3 Obbligatorio 6 Consigliato 10 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	Attività ActivityName	Nome della specifica fase o dell’evento aziendale che si è verificato.
Descrizione Questo attributo descrive l’attività o il traguardo completato in un determinato momento, ad esempio 'Contratto redatto' o 'Revisione legale avviata'. La sequenza di queste attività costituisce la base della mappa del processo. Analizzare le attività è fondamentale per capire quale lavoro viene svolto, con quale frequenza si verificano le diverse fasi e in quale ordine. Consente di individuare i percorsi più comuni, le deviazioni e i cicli di rilavorazione, come le ripetute attività di 'Revisione del contratto'. Perché è importante Definisce le fasi del processo e consente di visualizzarne il flusso e individuare i colli di bottiglia e le rilavorazioni. Dove reperirli In genere si ricava dalle modifiche dello stato delle attività, dai log di audit o dalle tabelle degli eventi del modulo SAP Ariba Contracts. Esempi Avvio della revisione internaContratto sottoscrittoModifica contrattuale avviataContratto chiuso
	Data e ora dell’evento EventTime	La data e l’ora esatte in cui si è verificata un’attività o un evento.
Descrizione Questa data e ora segnano l’inizio di ogni attività nel processo di gestione dei contratti. Sono fondamentali per tutte le analisi temporali, compreso il calcolo dei tempi di ciclo, delle durate e dei tempi di attesa tra una fase e l’altra. Ordinando gli eventi in base a questa data e ora, gli strumenti di Process Mining possono ricostruire con precisione la sequenza delle attività per ciascun contratto. Ciò consente di analizzare l’andamento del processo nel tempo e individuare i colli di bottiglia legati ai tempi, ad esempio i ritardi nella fase di revisione legale. Perché è importante Questo attributo è fondamentale per calcolare tutte le metriche temporali, come i tempi di ciclo e di attesa, e per ordinare correttamente gli eventi del processo. Dove reperirli Si trova nei log degli eventi, nelle tracce di audit o nelle tabelle con la cronologia delle modifiche di stato, insieme alle informazioni sulle attività in SAP Ariba Contracts. Esempi 2023-04-15T10:22:05Z2023-05-01T14:00:12Z2023-05-20T09:30:00Z
	ID del contratto ContractId	Identificativo univoco di ogni area di lavoro del contratto, utilizzato come identificativo principale del caso.
Descrizione Questo attributo è l’identificativo principale del caso e collega tutte le attività e gli eventi lungo il ciclo di vita del contratto. Consente di ricostruire il percorso completo di ogni singolo contratto, dalla creazione alla chiusura. Nel Process Mining, tutti gli eventi con lo stesso ID del contratto sono considerati parte della stessa istanza di processo. Questo è fondamentale per analizzare le varianti del processo, calcolare i tempi di ciclo e individuare i colli di bottiglia specifici dei singoli contratti o delle diverse tipologie contrattuali. Perché è importante È la chiave essenziale per seguire l’intero percorso di un contratto e consente tutte le analisi a livello di caso e la visualizzazione del flusso del processo. Dove reperirli È un identificativo fondamentale in SAP Ariba Contracts, presente in genere in tutte le tabelle e viste relative ai contratti con il nome di ID dell’area di lavoro del contratto. Esempi CW2023-00123CW-MSA-45892CW2024-FIN-001CW19876
	Consulente legale LegalCounsel	Il membro del team legale assegnato alla revisione del contratto.
Descrizione Questo attributo identifica specificamente l’avvocato o il professionista legale incaricato delle attività di revisione del contratto. Spesso si tratta di un ruolo più specifico rispetto a quello dell’utente generico che svolge altre attività. È essenziale per la Dashboard 'Carico di lavoro ed efficienza delle revisioni legali'. Consente di monitorare il numero di contratti assegnati a ciascun consulente, il tempo medio di revisione e il volume complessivo di lavoro dell’ufficio legale. Queste informazioni aiutano a bilanciare i carichi di lavoro, individuare le persone o le prassi più efficaci e ottimizzare l’assegnazione delle risorse legali. Perché è importante Consente un’analisi dettagliata della fase di revisione legale, aiutando a gestire il carico di lavoro del team legale, individuare i colli di bottiglia e migliorare l’efficienza. Dove reperirli Consultare la documentazione di SAP Ariba Contracts. Queste informazioni potrebbero essere registrate nei dettagli dell’assegnazione delle attività o come ruolo specifico nel flusso di approvazione. Esempi s.jonesm.riverad.chen
	Ora di fine dell’evento EventEndTime	La data e l’ora in cui un’attività è stata completata.
Descrizione Questo attributo registra l’ora di completamento di un’attività. Mentre StartTime ne indica l’inizio, EndTime ne segna la conclusione, consentendo di misurare con precisione la durata delle attività che non si esauriscono in un istante. In fase di analisi, la differenza tra EndTime e StartTime corrisponde al tempo di elaborazione dell’attività. Questo dato è essenziale per un’analisi dettagliata dei colli di bottiglia, perché permette di distinguere il tempo dedicato al lavoro effettivo dal tempo di attesa tra un’attività e l’altra. Ad esempio, consente di misurare con precisione la durata dell’attività 'Revisione legale'. Perché è importante Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, un dato fondamentale per individuare i colli di bottiglia e misurare l’efficienza nell’impiego delle risorse. Dove reperirli Consultare la documentazione di SAP Ariba Contracts. Queste informazioni potrebbero essere disponibili nei log di audit o nei record di completamento delle attività. Esempi 2023-04-16T11:45:10Z2023-05-03T17:21:09Z2023-05-20T10:05:00Z
	Reparto Department	Il reparto aziendale che ha avviato il contratto o ne è responsabile.
Descrizione Questo attributo specifica il reparto, ad esempio Vendite, IT o Approvvigionamenti, responsabile del contratto. Fornisce un contesto aziendale essenziale per l’analisi del processo. Segmentare l’analisi per reparto aiuta a individuare comportamenti, colli di bottiglia o problemi di conformità specifici. Ad esempio, può rivelare se il processo di approvazione dei contratti è significativamente più lento per il reparto Vendite rispetto agli altri, suggerendo di approfondire le prassi adottate. Perché è importante Consente di segmentare il processo per area aziendale e individuare i colli di bottiglia e le differenze nelle prestazioni specifici di ciascun reparto. Dove reperirli In genere si trova nell’intestazione del contratto o nei dettagli dell’area di lavoro in SAP Ariba Contracts. Può essere collegato al profilo utente del responsabile del contratto. Esempi VenditeTecnologie dell’informazioneApprovvigionamentiUfficio legale
	Tipo di contratto ContractType	La classificazione del contratto, ad esempio MSA, NDA o SOW.
Descrizione Questo attributo classifica i contratti in base alla loro finalità giuridica o aziendale. Tra le tipologie più comuni figurano l’accordo quadro per servizi (MSA), l’accordo di riservatezza (NDA) e la dichiarazione di lavoro (SOW). Analizzare il processo in base al tipo di contratto è essenziale per comprenderne le varianti. Tipologie diverse seguono spesso percorsi di approvazione, SLA e livelli di complessità differenti. Ad esempio, un NDA può seguire un processo semplice e rapido, mentre un MSA può richiedere più livelli di revisione legale e finanziaria. Questo attributo è un filtro importante nelle Dashboard per confrontare i tempi di ciclo e i tassi di conformità tra le diverse categorie di contratto. Perché è importante Consente di segmentare l’analisi e mostrare come le diverse tipologie di contratto influiscono sul flusso, sulla complessità e sulla durata del processo. Dove reperirli È un campo di classificazione standard disponibile nei dettagli dell’area di lavoro del contratto in SAP Ariba Contracts. Esempi Accordo quadro per serviziAccordo di riservatezzaDichiarazione di lavoroContratto di vendita
	Utente UserName	Il nome o l’ID dell’utente che ha eseguito l’attività.
Descrizione Questo attributo identifica la persona responsabile del completamento di una specifica attività nel ciclo di vita del contratto, ad esempio il responsabile del contratto, un revisore legale o un approvatore. L’analisi per utente aiuta a comprendere la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni individuali, oltre a individuare opportunità di formazione mirata. Ad esempio, in una Dashboard sul carico di lavoro delle revisioni legali, questo attributo mostra quanti contratti gestisce ciascun consulente legale e qual è il tempo medio di revisione. Perché è importante Offre visibilità sulla distribuzione del carico di lavoro e sulle prestazioni degli utenti, consentendo di gestire le risorse e analizzare l’efficienza. Dove reperirli Si trova nelle tabelle delle tracce di audit o dei log degli eventi di SAP Ariba Contracts, spesso associato a un campo 'Modificato da' o 'ID utente'. Esempi john.doejane.smithlegal_team_member_1
	Valore del contratto ContractAmount	Il valore monetario complessivo del contratto.
Descrizione Questo attributo rappresenta il valore economico dell’accordo contrattuale. È una metrica importante per comprendere l’impatto aziendale e i rischi associati a ciascun contratto. In fase di analisi, il valore del contratto può essere utilizzato per dare priorità al monitoraggio dei contratti di importo elevato o individuare tendenze nei volumi d’affari. La Dashboard 'Andamento del valore dei contratti sottoscritti' usa questo attributo per aggregare nel tempo il valore dei contratti firmati e offrire indicazioni sull’andamento dell’attività. È utile anche per analizzare le cause profonde e verificare se i contratti di valore elevato seguono un processo diverso, magari più lento. Perché è importante Quantifica l’impatto economico dei contratti e consente analisi basate sul valore, la definizione delle priorità e il monitoraggio dell’andamento aziendale. Dove reperirli Consultare la documentazione di SAP Ariba Contracts. Si tratta di un campo standard nell’area di lavoro del contratto, spesso denominato 'Importo' o 'Valore del contratto'. Esempi 150000.0025000.501200000.00
	Area geografica Region	L’area geografica associata al contratto o alla controparte.
Descrizione Questo attributo definisce l’area geografica a cui si applica il contratto, ad esempio Nord America, EMEA o APAC. Spesso è determinata dalla sede della controparte o dell’unità aziendale responsabile del contratto. Segmentare il processo per area geografica consente di individuare differenze regionali nelle prestazioni, nella conformità e nelle modalità operative. Ad esempio, l’analisi potrebbe mostrare che i tempi di ciclo dei contratti nell’area APAC sono più lunghi a causa di specifiche fasi di revisione normativa. Queste informazioni aiutano ad adattare i miglioramenti del processo e l’assegnazione delle risorse alle esigenze locali. Perché è importante Consente di analizzare i dati per area geografica e individuare differenze regionali nelle prestazioni del processo, nei tempi di ciclo e nella conformità. Dove reperirli Consultare la documentazione di SAP Ariba Contracts. Potrebbe trattarsi di un campo dell’area di lavoro del contratto oppure di un dato ricavato dall’indirizzo della controparte. Esempi Nord AmericaEMEAAPACLATAM
	Data di scadenza del contratto ContractExpirationDate	La data prevista per la scadenza del contratto.
Descrizione Questo attributo memorizza la data ufficiale di scadenza del contratto sottoscritto. È un dato fondamentale per gestire il ciclo di vita del contratto dopo la sottoscrizione. Questa data costituisce la base della Dashboard 'Stato degli obblighi e dei rinnovi contrattuali'. Viene utilizzata per inviare avvisi in vista di rinnovi o scadenze, evitando che i contratti cessino involontariamente. L’analisi di questi dati aiuta le organizzazioni a gestire il portafoglio contratti in modo proattivo, ridurre i rischi legati agli accordi scaduti e cogliere le opportunità di rinnovo. Perché è importante È fondamentale per gestire il ciclo di vita in modo proattivo, rinnovare i contratti tempestivamente, evitare scadenze involontarie e monitorare gli obblighi. Dove reperirli È un campo standard dell’area di lavoro del contratto, generalmente presente nell’intestazione o nella sezione dedicata ai termini in SAP Ariba Contracts. Esempi 2025-12-31T23:59:59Z2024-08-15T23:59:59Z2026-06-30T23:59:59Z
	È una rilavorazione IsRework	Indicatore che segnala se un’attività è una rilavorazione o la ripetizione di una fase precedente.
Descrizione Questo attributo booleano assume il valore true se un’attività, come 'Revisione del contratto', si verifica più di una volta nello stesso caso contrattuale. Aiuta a individuare e quantificare esplicitamente i cicli di rilavorazione nel processo. L’indicatore è fondamentale per calcolare il KPI 'Tasso di rilavorazione dei contratti' e visualizzare le rilavorazioni nella mappa del processo. Filtrando in base a questo attributo, gli analisti possono individuare rapidamente i contratti che hanno richiesto revisioni significative, analizzarne le cause profonde e misurare l’impatto delle rilavorazioni sui tempi di ciclo complessivi. Evidenzia le inefficienze nelle fasi di redazione e negoziazione. Perché è importante Quantifica le rilavorazioni e facilita la misurazione delle inefficienze del processo, l’analisi delle cause profonde e il monitoraggio dei miglioramenti nel tempo. Dove reperirli È un attributo derivato, calcolato durante la trasformazione dei dati rilevando le attività ripetute all’interno dello stesso caso. Esempi truefalse
	Nome della controparte CounterpartyName	Il nome della parte esterna al contratto, ad esempio un fornitore o un cliente.
Descrizione Questo attributo identifica l’altra parte coinvolta nel contratto, che può essere un fornitore, un cliente o un partner. Aggiunge un contesto aziendale essenziale al processo di gestione dei contratti. L’analisi per controparte può aiutare a individuare schemi ricorrenti legati a partner specifici. Ad esempio, le trattative con alcune controparti potrebbero richiedere sistematicamente più tempo, segnalando la necessità di adottare template standardizzati o condizioni negoziate in anticipo. L’attributo può inoltre essere utilizzato per valutare la solidità dei rapporti e le prestazioni dei fornitori nell’intero portafoglio contratti. Perché è importante Consente di analizzare le prestazioni del processo in base alla parte esterna, individuare le difficoltà nelle trattative e gestire i rapporti con i fornitori. Dove reperirli Queste informazioni sono in genere memorizzate nella sezione dedicata ai dati del fornitore o del cliente dell’area di lavoro del contratto in SAP Ariba Contracts. Esempi Acme CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	Sistema di origine SourceSystem	Il sistema di registrazione da cui provengono i dati.
Descrizione Questo attributo identifica il sistema di origine in cui sono stati generati i dati dell’evento. Per questo processo, il valore sarà sempre 'SAP Ariba Contracts'. Includere questo attributo è una buona pratica di governance e tracciabilità dei dati. È particolarmente importante quando si uniscono dati provenienti da più sistemi, perché chiarisce la provenienza dei dati e aiuta a risolvere i problemi di qualità. Perché è importante Fornisce un contesto essenziale sull’origine dei dati, ne garantisce la tracciabilità e consente analisi che coinvolgono più sistemi. Dove reperirli In genere è un valore statico aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati per indicare l’origine del set di dati. Esempi SAP Ariba Contracts
	SLA per la revisione SlaForReview	La durata o la scadenza prevista per completare un’attività di revisione.
Descrizione Questo attributo definisce il livello di servizio concordato (SLA) per specifiche attività di revisione, come la 'Revisione interna' o la 'Revisione legale'. Indica il tempo entro cui la revisione dovrebbe essere completata. È essenziale per la Dashboard e il KPI 'Rispetto degli SLA per le revisioni interne e legali'. Confrontando il tempo effettivo impiegato per la revisione con l’obiettivo previsto, le organizzazioni possono misurare il rispetto dei livelli di servizio interni. Ciò aiuta a individuare ritardi sistematici, chiarire le responsabilità dei team e impedire che la revisione diventi un importante collo di bottiglia. Perché è importante Definisce l’obiettivo temporale delle attività di revisione, consentendo di misurare il rispetto degli SLA e individuare i ritardi. Dove reperirli Consultare la documentazione di SAP Ariba Contracts. Il valore potrebbe essere configurato nelle regole o nei template del flusso di approvazione. Esempi P3DP5DP10D
	Stato del contratto ContractStatus	Lo stato generale corrente del contratto nel suo ciclo di vita.
Descrizione Questo attributo indica lo stato generale corrente del contratto, ad esempio 'Bozza', 'In revisione', 'Sottoscritto', 'Scaduto' o 'Risolto'. Si distingue dall’attività, che rappresenta un singolo evento, mentre lo stato descrive una condizione che permane nel tempo. È fondamentale per Dashboard come 'Stato degli obblighi e dei rinnovi contrattuali', che offrono una fotografia aggiornata del portafoglio contratti. Aiuta a individuare i contratti bloccati e a gestire eventi del ciclo di vita come rinnovi e scadenze. Analizzare i passaggi da uno stato all’altro può inoltre rivelare colli di bottiglia o inefficienze nel processo. Perché è importante Offre una visione d’insieme dello stato corrente del contratto, essenziale per la gestione del portafoglio, il monitoraggio degli stati e l’analisi del ciclo di vita. Dove reperirli È il campo principale relativo allo stato, presente nell’intestazione dell’area di lavoro del contratto in SAP Ariba Contracts. Esempi BozzaIn approvazioneSottoscrittoScaduto
	Stato di rispetto dello SLA SlaAdherenceStatus	Indica se un’attività di revisione è stata completata entro i tempi previsti dallo SLA.
Descrizione Questo attributo classifica le attività di revisione come 'Rispettato', 'Non rispettato' o 'Non applicabile', in base al tempo di completamento rispetto allo 'SLA per la revisione'. Viene calcolato confrontando 'ActivityProcessingTime' con la durata prevista dallo SLA. Offre una valutazione chiara e immediata delle prestazioni rispetto agli accordi sui livelli di servizio. È la metrica principale per il KPI e la Dashboard 'Rispetto degli SLA per le revisioni interne e legali'. Visualizzando questo stato, i responsabili possono verificare rapidamente la percentuale di revisioni conformi e approfondire i casi di mancato rispetto per individuarne le cause. Perché è importante Misura direttamente le prestazioni rispetto agli obiettivi di servizio, consentendo di monitorare con chiarezza il rispetto degli SLA e individuare rapidamente i casi di mancato rispetto. Dove reperirli È un attributo derivato, calcolato durante la trasformazione dei dati confrontando ActivityProcessingTime con SlaForReview. Esempi RispettatoViolatoN/D
	Tempo totale di ciclo dei contratti TotalContractCycleTime	Tempo totale trascorso dalla creazione dell’area di lavoro del contratto fino alla sua stipula definitiva.
Descrizione Questo attributo calcolato misura la durata complessiva del ciclo di un singolo contratto, dall’inizio alla fine. In genere si calcola come differenza tra la prima e l’ultima attività, spesso «Area di lavoro del contratto creata» e «Contratto stipulato». È un indicatore chiave di prestazione, il «tempo di ciclo del contratto dall’inizio alla fine». Fornisce una misura complessiva dell’efficienza del processo di gestione dei contratti. Le Dashboard lo utilizzano per monitorare l’andamento nel tempo e confrontare i tempi di ciclo tra tipologie di contratto, reparti o aree geografiche, così da individuare i principali ambiti di miglioramento. Perché è importante Fornisce una misura complessiva della velocità e dell’efficienza del processo, sintetizzando in un’unica metrica le prestazioni dell’intero ciclo di vita del contratto. Dove reperirli È una metrica calcolata a livello di caso nello strumento di Process Mining o durante la trasformazione dei dati. Esempi P35DP12DT5HP90D
	Ultimo aggiornamento dei dati LastDataUpdate	La data e l’ora dell’ultimo aggiornamento o dell’ultima estrazione dei dati relativi a questo evento.
Descrizione Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultima estrazione dei dati dal sistema di origine. Non indica quando si è verificato l’evento, ma quando il record è stato caricato nella piattaforma di Process Mining. Questa informazione è fondamentale per la governance dei dati e per valutarne l’aggiornamento. Consente agli utenti di capire se stanno consultando i dati più recenti ed è essenziale per gestire i caricamenti incrementali. Perché è importante Consente agli utenti di sapere quanto sono aggiornati i dati, un aspetto fondamentale per analizzare e monitorare i processi in modo accurato e tempestivo. Dove reperirli Questa data e ora viene generata e aggiunta durante l’acquisizione dei dati nello strumento di Process Mining. Esempi 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di gestione dei contratti

Queste sono le fasi fondamentali del processo e le tappe cruciali da registrare nell’Event Log per ricostruire con precisione il processo di gestione dei contratti.

6 Consigliato 8 Facoltativo

	Attività	Descrizione
	Avvio della revisione legale	Indica che il contratto è stato formalmente inviato all’ufficio legale per la revisione. Spesso si tratta di un’attività distinta e obbligatoria nel flusso di lavoro complessivo di approvazione.
Perché è importante La revisione legale è spesso un importante collo di bottiglia. Misurarne la durata è essenziale per il KPI «Tempo medio di ciclo della revisione legale» e per ottimizzare l’allocazione delle risorse legali. Dove reperirli L’evento viene registrato all’avvio di una specifica attività di revisione legale nel flusso di lavoro di Ariba. Il sistema registra la data e l’ora in cui l’attività viene assegnata o avviata. Acquisizione Individuare la data e l’ora di avvio delle attività assegnate specificamente al team o al ruolo legale. Tipo di evento explicit
	Completamento dell’approvazione interna	Segna il completamento di tutte le attività di approvazione interna richieste per il contratto. Indica che il contratto è pronto per la firma finale, in attesa dell’accordo della controparte.
Perché è importante È una tappa fondamentale prima della stipula. Il tempo che intercorre tra questo evento e la stipula finale mette in evidenza eventuali ritardi nell’ottenimento delle firme esterne o nella finalizzazione del documento. Dove reperirli L’evento viene registrato alla data e ora di completamento dell’ultima attività di approvazione nel flusso di lavoro di Ariba. Il sistema registra il momento in cui l’intero flusso di approvazione si conclude correttamente. Acquisizione Utilizzare la data e l’ora di completamento del gruppo di attività del flusso di approvazione complessivo. Tipo di evento explicit
	Contratto attivato	Indica il momento in cui un contratto sottoscritto diventa attivo e i relativi obblighi entrano in vigore. Spesso l’attivazione è determinata da una modifica dello stato successiva alla sottoscrizione, talvolta in una data di decorrenza prestabilita.
Perché è importante Segna l’inizio della fase di gestione successiva alla sottoscrizione. Avvia il monitoraggio degli obblighi ed è essenziale per il KPI 'Tasso di adempimento degli obblighi'. Dove reperirli In genere si deduce dalla modifica del campo 'Stato' dell’area di lavoro del contratto in 'Attivo'. La modifica può avvenire automaticamente dopo la sottoscrizione oppure essere eseguita manualmente. Acquisizione Registrare la data e l’ora in cui il campo 'Stato' del contratto passa a 'Attivo'. Tipo di evento inferred
	Contratto chiuso	È un’attività terminale che indica la chiusura formale del contratto nel sistema. Può verificarsi dopo la scadenza, la risoluzione o il completamento di tutti gli obblighi.
Perché è importante Segna la conclusione definitiva del ciclo di vita del contratto. È un evento finale fondamentale per misurare la durata complessiva del ciclo e verificare che le procedure di chiusura siano state seguite correttamente. Dove reperirli Si deduce dalla modifica del campo 'Stato' dell’area di lavoro del contratto in 'Chiuso', 'Risolto' o 'Scaduto'. La modifica dello stato può avvenire automaticamente o manualmente. Acquisizione Registrare la data e l’ora in cui il campo 'Stato' del contratto passa a uno stato terminale. Tipo di evento inferred
	Contratto sottoscritto	La sottoscrizione formale del contratto, una volta raccolte tutte le firme richieste. In questo momento il documento in lavorazione diventa un accordo giuridicamente vincolante.
Perché è importante È il principale risultato atteso del processo che precede la firma. È fondamentale per calcolare il 'Tempo di ciclo end-to-end del contratto' e il 'Tempo medio di ciclo per l’approvazione del contratto'. Dove reperirli L’evento viene acquisito dallo stato di completamento dell’attività di firma in Ariba, soprattutto quando è integrata con uno strumento di firma elettronica. Anche lo stato dell’area di lavoro del contratto passa a 'Sottoscritto'. Acquisizione Utilizzare la data e l’ora di completamento dell’attività di firma finale oppure la modifica dello stato in 'Sottoscritto'. Tipo di evento explicit
	Creazione dell’area di lavoro del contratto	Questa attività segna l’avvio del processo di gestione dei contratti. In SAP Ariba viene creata un’area di lavoro del contratto, che funge da archivio centrale per tutti i documenti, le attività e le comunicazioni relativi a un contratto specifico.
Perché è importante È il principale evento di inizio del processo completo. Analizzare il tempo che intercorre tra questa attività e la stipula è essenziale per misurare la durata complessiva del ciclo di vita del contratto. Dove reperirli L’evento viene registrato alla data di creazione dell’oggetto progetto dell’area di lavoro del contratto. La data e l’ora sono disponibili nell’intestazione del contratto o nei dati del progetto. Acquisizione Utilizzare la data e l’ora di creazione dell’oggetto area di lavoro del contratto. Tipo di evento explicit
	Attività di conformità completata	Indica il completamento di un’attività programmata successiva alla sottoscrizione, come una revisione di conformità o una verifica degli obblighi. Queste attività sono predisposte per garantire una governance continuativa.
Perché è importante Monitorare il completamento di queste attività è essenziale per misurare il 'Tasso di adempimento degli obblighi' e verificare che l’organizzazione rispetti gli impegni contrattuali. Dove reperirli L’evento viene acquisito dalla data e ora di completamento di specifiche attività di follow-up o relative agli obblighi nell’area di lavoro del contratto. Acquisizione Utilizzare la data e l’ora di completamento delle attività successive alla sottoscrizione configurate nell’area di lavoro. Tipo di evento explicit
	Avvio della revisione interna	Questa attività segna l’inizio del flusso di lavoro di revisione e approvazione interna della bozza contrattuale. Il documento viene inoltrato alle parti interessate, ad esempio ai reparti finanza o operations, per raccoglierne i commenti.
Perché è importante Segna l’inizio di una possibile fase critica. Analizzarne la durata è essenziale per individuare i ritardi nella revisione interna e monitorare il KPI relativo al rispetto degli SLA per la revisione interna. Dove reperirli In genere, l’evento viene registrato quando nel motore dei flussi di lavoro di SAP Ariba viene creata e assegnata un’attività di revisione. Lo stato dell’attività passa a «In corso» o a uno stato equivalente. Acquisizione Registrare la data e l’ora di avvio di un’attività di revisione nel flusso di lavoro di approvazione del contratto. Tipo di evento explicit
	Contratto rinnovato	Indica che un contratto attivo è stato rinnovato con esito positivo. Spesso il processo comporta la creazione di una nuova area di lavoro del contratto, che subentra a quella originale.
Perché è importante Consente di analizzare la fidelizzazione dei clienti e l’efficienza dei rinnovi contrattuali. È un risultato importante nel ciclo di vita del contratto e indica la prosecuzione del rapporto commerciale. Dove reperirli L’evento può essere acquisito quando viene creato un nuovo contratto collegato a quello in scadenza tramite una relazione, ad esempio 'rinnovo di'. Spesso si tratta di un’azione esplicita avviata da un utente. Acquisizione Individuare la creazione di un nuovo contratto collegato a un contratto esistente come relativo rinnovo. Tipo di evento explicit
	Modifica contrattuale avviata	Questa attività segna l’avvio di una modifica formale a un contratto attivo. In genere comporta la creazione di una nuova versione o di un sottoprogetto collegato all’area di lavoro del contratto originale.
Perché è importante La frequenza e la tempistica delle modifiche offrono indicazioni sulla stabilità dei contratti e sull’evoluzione delle esigenze aziendali. Sono dati fondamentali per la Dashboard 'Tendenze delle modifiche e delle risoluzioni'. Dove reperirli Si tratta di un’azione esplicita con cui un utente avvia il processo di 'Modifica' per un contratto esistente; l’azione viene registrata dal sistema. Acquisizione Acquisire l’evento di creazione dell’area di lavoro o dell’attività relativa a una modifica contrattuale. Tipo di evento explicit
	Negoziazione con la controparte	Indica la fase in cui il contratto viene condiviso con la controparte esterna per la negoziazione e la revisione delle clausole. L’attività può essere registrata modificando manualmente lo stato nell’area di lavoro.
Perché è importante Offre visibilità sui cicli di negoziazione con le controparti esterne, spesso imprevedibili. Misurare questa fase aiuta a quantificare il numero medio di cicli di negoziazione e a individuare le trattative più complesse. Dove reperirli Spesso l’evento si deduce quando lo stato dell’area di lavoro viene modificato manualmente in un valore come «Negoziazione» o «Con il fornitore». In alternativa, può essere dedotto dal momento in cui il documento viene inviato a un contatto esterno. Acquisizione Monitorare le modifiche al campo dello stato dell’area di lavoro del contratto per individuare i valori che indicano una revisione esterna. Tipo di evento inferred
	Redazione del contratto	Indica la creazione iniziale o il caricamento del documento contrattuale principale nell’area di lavoro. Spesso è la prima attività sostanziale dopo la configurazione dell’area di lavoro.
Perché è importante Monitorare questa attività aiuta a capire quanto tempo occorre per preparare la bozza iniziale. I ritardi in questa fase possono incidere sensibilmente sui tempi di ciclo complessivi. Dove reperirli È possibile dedurre l’evento dalla data e ora di creazione della prima versione del documento contrattuale principale nella cartella documenti dell’area di lavoro. Acquisizione Individuare la data e l’ora di caricamento della prima versione del documento nell’area di lavoro. Tipo di evento inferred
	Revisione del contratto	Questa attività si verifica quando viene creata o caricata una nuova versione del documento contrattuale principale. In genere segue i commenti ricevuti durante la revisione interna o legale oppure le negoziazioni con la controparte.
Perché è importante La frequenza delle revisioni misura direttamente il lavoro di rielaborazione. Monitorare questa attività è essenziale per calcolare il tasso di rielaborazione dei contratti e individuare opportunità per standardizzare il linguaggio o i processi. Dove reperirli L’evento si deduce dal sistema di gestione documentale dell’area di lavoro del contratto. Ogni volta che viene salvata una nuova versione del documento contrattuale principale, viene registrata una data e un’ora. Acquisizione Utilizzare le date e le ore di creazione delle versioni del documento successive alla prima. Tipo di evento inferred
	Ricezione dell’approvazione della controparte	Indica che la controparte esterna ha accettato formalmente le condizioni del contratto. In genere, l’evento viene registrato tramite una soluzione integrata di firma elettronica oppure aggiornando manualmente lo stato dopo aver ricevuto il documento firmato.
Perché è importante Questa attività conferma l’accordo tra le parti ed è l’ultimo passaggio prima che il contratto sia considerato formalmente sottoscritto. Rappresenta una tappa fondamentale per finalizzare l’accordo. Dove reperirli Può trattarsi di un evento esplicito registrato da uno strumento di firma elettronica come DocuSign, che riporta lo stato 'Completato'. In alternativa, l’evento può essere dedotto da una modifica manuale dello stato in 'Firmato dalla controparte'. Acquisizione Acquisire l’evento di completamento dai log del provider di firma elettronica integrato. Tipo di evento explicit

Consigliato Facoltativo

Guide all’estrazione

Come estrarre i dati da SAP Ariba Contracts

Passaggi

Acceda al reporting analitico: acceda al sistema SAP Ariba. Apra la sezione dei report dal menu principale e selezioni Analytical Reports oppure un percorso simile, ad esempio Manage > Analytical Reports.
Crei un nuovo report: faccia clic sul pulsante Crea e selezioni New Report. Scelga di creare un report con più fatti.
Selezioni il fatto principale: nel generatore di report, selezioni Contract Workspace (Projects) come fatto principale. Questo fatto contiene le informazioni fondamentali su ogni caso contrattuale.
Aggiunga altri fatti: per acquisire tutte le attività e gli attributi necessari, unisca i seguenti fatti a Contract Workspace (Projects). Utilizzi il campo comune Project Id o Contract Id come condizione di unione:
- Approval History: per ottenere i dettagli delle attività di approvazione, comprese le richieste, le approvazioni e i rifiuti.
- Task: per informazioni su tutte le attività del flusso di lavoro, le rispettive date di inizio e fine e gli assegnatari.
- Documenta: per monitorare le versioni dei documenti, essenziale per individuare le attività Contract Drafted e Contract Revised.
Definisca i campi del report (logica di pivot): l’obiettivo è creare una riga distinta per ogni attività aziendale. Poiché l’interfaccia di Ariba genera in genere una riga per contratto, occorre definire manualmente i campi calcolati oppure esportare una tabella larga e trasformarla in seguito. Si consiglia di aggiungere una colonna per ogni possibile data e ora di evento, ad esempio:
- Workspace Creation Date dal fatto Contract Workspace (Projects).
- Main Document Create Date dal fatto Document (filtrato per l’accordo principale e la prima versione).
- Legal Review Start Date dal fatto Task (filtrato per l’attività specifica di revisione legale).
- Execution Date dal fatto Contract Workspace (Projects).
- Continui aggiungendo una colonna dedicata alla data e ora di ciascuna delle 14 attività richieste.
Selezioni i campi degli attributi: aggiunga al report tutti gli attributi richiesti e consigliati, ad esempio Contract Id, Project Owner (per UserName), Department, Amount (per ContractAmount) e Contract Type.
Applichi i filtri: apra la scheda Filtri. Imposti un filtro Time Created per il fatto Contract Workspace (Projects) per limitare l’estrazione a un periodo gestibile, ad esempio gli ultimi 6-12 mesi. Aggiunga altri filtri pertinenti, come Project Type, per includere solo le aree di lavoro dei contratti.
Esegua il report ed esporti i dati: esegua il report. Il risultato sarà una tabella larga, con una riga per contratto e numerose colonne per le diverse date degli eventi. Esporti il report in un file CSV o Microsoft Excel.
Trasformi i dati: il file esportato non è un Event Log e deve essere trasformato. Utilizzi uno strumento come Power Query di Microsoft Excel, Python o un’applicazione ETL dedicata per convertire le colonne in righe. Per ogni riga del file esportato, crei più righe nel nuovo file, una per ciascuna colonna di data creata al passaggio 5. In questo modo, il formato largo diventa il formato lungo dell’Event Log richiesto da ProcessMind.
Formatti l’Event Log: nel file trasformato, verifichi che le colonne abbiano esattamente i nomi richiesti: ContractId, ActivityName, EventTime, EventEndTime, UserName e così via. Formatti le colonne con data e ora in modo uniforme, ad esempio YYYY-MM-DD HH:MI:SS. Salvi il file finale in formato CSV.
Carichi i dati in ProcessMind: il file CSV ottenuto è pronto per essere caricato nello strumento di Process Mining.

Configurazione

Fatti da includere: il report deve unire diversi fatti dei dati. Parta da Contract Workspace (Projects) e aggiunga i fatti Approval History, Task e Documenta per ricostruire la cronologia completa.
Intervallo di date: per l’analisi iniziale, imposti sul campo Time Created del fatto Contract Workspace (Projects) un filtro che includa gli ultimi 6-12 mesi. Se i volumi sono elevati, valuti di esportare i dati in lotti trimestrali o mensili più piccoli.
Filtri principali: è fondamentale filtrare per Project Type per assicurarsi di estrarre solo le aree di lavoro dei contratti, escludendo altri tipi di progetto come quelli di approvvigionamento. Può inoltre filtrare per Reparto o Commodity per circoscrivere l’analisi.
Granularità dei dati: selezioni campi che forniscano la data e l’ora di eventi specifici, come l’attivazione delle attività, le approvazioni e la creazione dei documenti. Eviti di utilizzare soltanto la data dell’ultima modifica, perché non offre informazioni sul contesto specifico dell’evento.
Prerequisiti: l’account utente SAP Ariba deve disporre delle autorizzazioni necessarie per creare ed eseguire report analitici. Spesso queste autorizzazioni sono assegnate a ruoli come Analysis User o Reporting Administrator.
Considerazioni sulle prestazioni: unire più fatti ed esportare numerosi campi su un intervallo di date esteso può rallentare notevolmente il report o causarne l’interruzione per timeout. Attenda il completamento e valuti di eseguire il report fuori dagli orari di punta o in lotti più piccoli.

Query di esempio sql

-- This is a logical representation of the report configuration in the SAP Ariba Analytical Reporting UI.
-- The tool does not use a direct query language; you build this logic by selecting facts, fields, and filters.
-- The final step requires transforming the wide export file into this long format.

-- FACT: Contract Workspace (Projects) as c
-- JOIN: Approval History as a ON c."Project Id" = a."Project Id"
-- JOIN: Task as t ON c."Project Id" = t."Project Id"
-- JOIN: Document as d ON c."Project Id" = d."Project Id"

-- Each of the following SELECT blocks represents a set of rows for a specific activity.

SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Workspace Created' AS ActivityName, c."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Drafted' AS ActivityName, d."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, d."Created By" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Document" AS d ON c."Project Id" = d."Project Id" WHERE d."Is Main Agreement" = TRUE AND d.Version = 1
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Internal Review Started' AS ActivityName, t."Activated Date" AS EventTime, t."Completed Date" AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Internal Review%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Legal Review Started' AS ActivityName, t."Activated Date" AS EventTime, t."Completed Date" AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Legal Review%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Revised' AS ActivityName, d."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, d."Created By" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Document" AS d ON c."Project Id" = d."Project Id" WHERE d."Is Main Agreement" = TRUE AND d.Version > 1
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Negotiation With Counterparty' AS ActivityName, t."Activated Date" AS EventTime, t."Completed Date" AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Negotiation%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Internal Approval Completed' AS ActivityName, a."Time Completed" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, a."Approver" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Approval History" AS a ON c."Project Id" = a."Project Id" WHERE a."Approval Task Name" LIKE '%Internal Approval Flow%' AND a.Status = 'Approved' AND a."Is Last Approver" = TRUE
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Counterparty Approval Received' AS ActivityName, t."Completed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Counterparty Signature%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Executed' AS ActivityName, c."Executed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Executed Date" IS NOT NULL
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Activated' AS ActivityName, c."Activated Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Activated Date" IS NOT NULL
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Compliance Task Completed' AS ActivityName, t."Completed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Compliance%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Amendment Initiated' AS ActivityName, c."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Is Amendment" = TRUE
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Renewed' AS ActivityName, c."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Is Renewal" = TRUE
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Closed' AS ActivityName, c."Completed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c.Status = 'Completed'

Passaggi

Prerequisito: registri un’applicazione nel portale per sviluppatori SAP Ariba. Prima di estrarre i dati, deve registrare una nuova applicazione nel portale per sviluppatori SAP Ariba. Al termine della procedura, riceverà una Application Key, un OAuth Client ID e un OAuth Client Secret. Verifichi che all’applicazione siano state assegnate le autorizzazioni necessarie per accedere all’API Contract Workspaces.
Configuri l’ambiente Python. Installi Python 3 sul computer. Installi quindi le librerie necessarie per inviare richieste API e gestire i dati. Apra un terminale o il prompt dei comandi ed esegua: pip install requests pandas.
Configuri lo script Python. Copi lo script Python fornito in un file, ad esempio ariba_extraction.py. Apra il file e aggiorni i valori segnaposto nella sezione di configurazione iniziale. Dovrà inserire il realm Ariba, la API Key, l’OAuth Client ID e il Client Secret. Dovrà inoltre impostare l’intervallo di date desiderato per l’estrazione.
Comprenda il flusso di autenticazione. Per prima cosa, lo script chiama l’endpoint di autenticazione dell’API SAP Ariba usando le Sue credenziali, così da ottenere un token di accesso temporaneo. Il token è necessario per tutte le successive richieste di dati e viene aggiunto automaticamente alle intestazioni delle chiamate API effettuate dallo script.
Esegua lo script per recuperare le aree di lavoro dei contratti. Avvii lo script dal terminale: python ariba_extraction.py. Lo script recupererà l’elenco di tutte le aree di lavoro dei contratti aggiornate nell’intervallo di date specificato. La paginazione viene gestita automaticamente per recuperare tutti i record pertinenti.
Recuperi i dati dettagliati delle aree di lavoro. Per ogni area di lavoro del contratto individuata al passaggio precedente, lo script effettua un’ulteriore chiamata API per recuperare i dettagli. La chiamata restituisce gli oggetti associati, come attività, documenti, membri del team e cronologia delle modifiche di stato dell’area di lavoro, necessari per creare l’Event Log.
Trasformi le risposte API in eventi. La logica principale dello script esamina la risposta JSON dettagliata di ciascun contratto. Associa in modo mirato diversi dati, come la data di creazione dell’area di lavoro, le modifiche di stato delle attività, il caricamento delle versioni dei documenti e i campi sullo stato del contratto (contractStatus), ai nomi delle attività richiesti nell’Event Log.
Strutturi e arricchisca l’Event Log. Man mano che vengono individuati, gli eventi sono aggiunti a un DataFrame pandas. Lo script compila le colonne obbligatorie (ContractId, ActivityName, EventTime) e quelle consigliate (UserName, ContractAmount, ContractType e così via) estraendo i valori pertinenti dai dati dell’API.
Esporti l’Event Log finale. Dopo aver elaborato tutte le aree di lavoro dei contratti, lo script salva l’Event Log completo in un file CSV denominato ariba_contract_management_event_log.csv nella stessa cartella. Il file è formattato e pronto per essere caricato in ProcessMind.

Configurazione

Credenziali API: deve ottenere quanto segue dal portale per sviluppatori SAP Ariba:
- API_KEY: la chiave dell’applicazione generata per l’applicazione registrata.
- CLIENT_ID: l’ID client OAuth, una stringa codificata in base64.
- CLIENT_SECRET: il client secret OAuth.
Realm: il nome specifico del realm SAP Ariba della Sua azienda, ad esempio «mycompany-T». Indica alle chiamate API il centro dati corretto.
Filtri per l’intervallo di date: è fondamentale impostare i parametri UPDATED_DATE_FROM e UPDATED_DATE_TO per limitare l’ambito dell’estrazione. Come punto di partenza, si consiglia di includere gli ultimi 3-6 mesi, così da mantenere gestibili i volumi di dati e i tempi di esecuzione dello script.
Filtri per le aree di lavoro: può modificare lo script per aggiungere altri filtri alla chiamata API nella funzione fetch_workspaces. Può filtrare in base a campi come contractStatus (ad esempio, «Attivo» o «Stipulato») o projectType per selezionare specifiche tipologie di contratto.
Prerequisiti: l’accesso richiede un abbonamento attivo a SAP Ariba Contracts con la funzionalità API abilitata. È inoltre necessario disporre di un account utente con autorizzazioni sufficienti per registrare applicazioni nel portale per sviluppatori e consultare i dati delle aree di lavoro dei contratti.

Query di esempio python

import requests
import pandas as pd
import base64
from datetime import datetime, timedelta

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Ariba realm and API credentials
REALM = class="hl-string">'[Your Ariba Realm]'
API_KEY = class="hl-string">'[Your Application Key]'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The OAUTH_CLIENT_ID is your Application Key and a hyphen, base64 encoded.
class=class="hl-string">"hl-comment"># Example: class="hl-string">'yourappkey:' -> class="hl-string">'eW91cmFwcGtleTo='
OAUTH_CLIENT_ID = class="hl-string">'[Your Base64 Encoded OAuth Client ID]'
OAUTH_CLIENT_SECRET = class="hl-string">'[Your OAuth Client Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- FILTERS --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for contracts to extract (based on last modified date)
UPDATED_DATE_TO = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ')
UPDATED_DATE_FROM = (datetime.now() - timedelta(days=180)).strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ')

class=class="hl-string">"hl-comment"># API Endpoints
AUTH_URL = fclass="hl-string">'https://api.ariba.com/v2/oauth/token'
BASE_API_URL = fclass="hl-string">'https://{REALM}.api.ariba.com/api/contracts/v1/workspaces'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- AUTHENTICATION --- #
def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Ariba API to get an access token."""
    auth_header = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Basic {OAUTH_CLIENT_ID}'}
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_secret': OAUTH_CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(AUTH_URL, headers=auth_header, data=payload)
        response.raise_for_status()
        return response.json().get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error getting access token: {e}")
        return None

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- DATA FETCHING --- #
def fetch_paginated_data(url, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches data from a paginated Ariba API endpoint."""
    all_records = []
    page = 0
    while True:
        params[class="hl-string">'page'] = page
        response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_records.extend(data)
        if len(data) == 0: class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming empty list means last page
            break
        page += 1
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- EVENT DERIVATION LOGIC --- #
def derive_events_from_workspace(workspace_details):
    class="hl-string">"""Derives multiple event log rows from a single workspace's detailed data."""
    events = []
    case_id = workspace_details.get(class="hl-string">'contractId')
    if not case_id:
        return []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper function to create a standard event dictionary
    def create_event(activity, timestamp, user=class="hl-string">'System'):
        return {
            class="hl-string">'ContractId': case_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': timestamp,
            class="hl-string">'EventEndTime': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Populate if available
            class="hl-string">'UserName': user,
            class="hl-string">'Department': workspace_details.get(class="hl-string">'custom', {}).get(class="hl-string">'Department', None),
            class="hl-string">'ContractAmount': workspace_details.get(class="hl-string">'amount', {}).get(class="hl-string">'amount', None),
            class="hl-string">'ContractType': workspace_details.get(class="hl-string">'contractType', {}).get(class="hl-string">'name', None),
            class="hl-string">'LegalCounsel': next((member.get(class="hl-string">'name') for member in workspace_details.get(class="hl-string">'team', []) if member.get(class="hl-string">'role') == class="hl-string">'Legal Counsel'), None)
        }

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Contract Workspace Created
    if workspace_details.get(class="hl-string">'createDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Workspace Created', workspace_details[class="hl-string">'createDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Contract Drafted & 5. Contract Revised
    if workspace_details.get(class="hl-string">'documents'):
        main_doc_versions = sorted([v for doc in workspace_details[class="hl-string">'documents'] if doc.get(class="hl-string">'isMainAgreement') for v in doc.get(class="hl-string">'versions', [])], key=lambda x: x[class="hl-string">'createDate'])
        if main_doc_versions:
            events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Drafted', main_doc_versions[0][class="hl-string">'createDate'], main_doc_versions[0].get(class="hl-string">'createdBy')))
            for version in main_doc_versions[1:]:
                events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Revised', version[class="hl-string">'createDate'], version.get(class="hl-string">'createdBy')))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3, 4, 7, 11. Task-based activities
    if workspace_details.get(class="hl-string">'tasks'):
        for task in workspace_details[class="hl-string">'tasks']:
            task_name = task.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower()
            if class="hl-string">'internal review' in task_name and task.get(class="hl-string">'startDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Internal Review Started', task[class="hl-string">'startDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))
            if class="hl-string">'legal review' in task_name and task.get(class="hl-string">'startDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Legal Review Started', task[class="hl-string">'startDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))
            if class="hl-string">'internal approval' in task_name and task.get(class="hl-string">'completionDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Internal Approval Completed', task[class="hl-string">'completionDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))
            if class="hl-string">'compliance' in task_name and task.get(class="hl-string">'completionDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Compliance Task Completed', task[class="hl-string">'completionDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 6, 8. Status-based manual activities
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This requires interpreting status history, which can be complex. Simplified here.
    if workspace_details.get(class="hl-string">'statusHistory'):
        for status_change in workspace_details.get(class="hl-string">'statusHistory'):
            status = status_change.get(class="hl-string">'status', class="hl-string">'').lower()
            if class="hl-string">'negotiation' in status:
                events.append(create_event(class="hl-string">'Negotiation With Counterparty', status_change[class="hl-string">'date'], status_change.get(class="hl-string">'user')))
            if class="hl-string">'counterparty approval' in status:
                events.append(create_event(class="hl-string">'Counterparty Approval Received', status_change[class="hl-string">'date'], status_change.get(class="hl-string">'user')))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 9. Contract Executed
    if workspace_details.get(class="hl-string">'executionDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Executed', workspace_details[class="hl-string">'executionDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 10. Contract Activated
    if workspace_details.get(class="hl-string">'effectiveDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Activated', workspace_details[class="hl-string">'effectiveDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 12. Amendment Initiated
    if workspace_details.get(class="hl-string">'isAmendment'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Amendment Initiated', workspace_details[class="hl-string">'createDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 13. Contract Renewed
    if workspace_details.get(class="hl-string">'renewalOfWorkspaceId'):
         events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Renewed', workspace_details[class="hl-string">'createDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 14. Contract Closed
    if workspace_details.get(class="hl-string">'closeDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Closed', workspace_details[class="hl-string">'closeDate']))

    return events

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- MAIN EXECUTION --- #
def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Attempting to get access token...")
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">"Failed to get access token. Exiting.")
        return

    print(class="hl-string">"Successfully obtained access token.")
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'apiKey': API_KEY
    }

    print(fclass="hl-string">"Fetching contract workspaces updated from {UPDATED_DATE_FROM} to {UPDATED_DATE_TO}...")
    workspace_params = {
        class="hl-string">'filters': fclass="hl-string">'updatedDateFrom={UPDATED_DATE_FROM}&updatedDateTo={UPDATED_DATE_TO}'
    }
    try:
        workspaces = fetch_paginated_data(BASE_API_URL, headers, workspace_params)
        print(fclass="hl-string">"Found {len(workspaces)} workspaces.")

        all_events = []
        for i, ws_summary in enumerate(workspaces):
            ws_id = ws_summary.get(class="hl-string">'contractId')
            print(fclass="hl-string">"Processing workspace {i+1}/{len(workspaces)}: {ws_id}")
            detail_url = fclass="hl-string">"{BASE_API_URL}/{ws_id}"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Add parameters to get full details
            detail_params = {class="hl-string">'include': class="hl-string">'tasks,documents,team,statusHistory'}
            try:
                ws_details_response = requests.get(detail_url, headers=headers, params=detail_params)
                ws_details_response.raise_for_status()
                ws_details = ws_details_response.json()
                
                events = derive_events_from_workspace(ws_details)
                all_events.extend(events)
            except requests.exceptions.RequestException as e:
                print(fclass="hl-string">"Could not fetch details for workspace {ws_id}: {e}")

        if not all_events:
            print(class="hl-string">"No events were generated. Check API responses and derivation logic.")
            return

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert to DataFrame and save to CSV
        event_log_df = pd.DataFrame(all_events)
        event_log_df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(event_log_df[class="hl-string">'EventTime'])
        event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'EventTime'])
        
        output_filename = class="hl-string">'ariba_contract_management_event_log.csv'
        event_log_df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
        print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"An error occurred during API request: {e}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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Il template dei dati per la gestione dei contratti

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