Il suo Template per i Dati di Gestione delle Spese

L'ID del Report Spese è la pietra angolare del processo di gestione delle spese. Raggruppa tutte le attività correlate, dalla creazione e invio all'approvazione e rimborso, in un unico caso.

Nel Process Mining, questo ID consente l'analisi end-to-end del percorso di ogni report spese. Viene utilizzato per ricostruire il percorso esatto che un report ha seguito, misurare i tempi di ciclo totali, identificare i cicli di rilavoro quando i report vengono rimandati per revisione e analizzare le varianti di processo per comprendere i flussi comuni ed eccezionali.

Questo ID è essenziale per tracciare l'intero ciclo di vita di un report spese, consentendo l'analisi dei tempi di ciclo, dei bottleneck e delle deviazioni di processo.

Questo è un identificatore primario nel modulo di gestione delle spese di Brex, tipicamente disponibile in tutte le esportazioni di dati relative ai report spese e negli endpoint API.

Il Nome Attività descrive un passaggio nel processo, come 'Report Spese Inviato', 'Approvato dal Manager' o 'Rimborso Eseguito'. Questi eventi formano la sequenza di azioni che costituiscono il flusso di processo.

L'analisi di queste attività consente la visualizzazione della mappa di processo, l'identificazione di bottleneck tra i passaggi e il calcolo delle frequenze per diversi esiti come approvazioni o rifiuti. È la base per comprendere cosa accade durante il processo di gestione delle spese.

Questo attributo è critico per la costruzione della mappa di processo e per comprendere la sequenza di eventi che ogni report spese attraversa.

Queste informazioni sono derivate da log di eventi o stati delle transazioni all'interno del sistema Brex. Potrebbe richiedere una mappatura da codici di stato o tipi di evento a nomi user-friendly.

Il Tempo Evento fornisce la data e l'ora precise per ogni attività nel processo. Questa informazione temporale è fondamentale per il Process Mining, poiché stabilisce l'ordine cronologico degli eventi.

Questo timestamp viene utilizzato per calcolare i tempi di ciclo tra le attività, identificare i tempi di attesa e i ritardi, e analizzare le prestazioni del processo in diversi periodi di tempo. Alimenta metriche chiave come 'Tempo Medio di Revisione del Manager' e 'Ritardo nell'Esecuzione del Rimborso', supportando direttamente l'analisi dei bottleneck e il monitoraggio delle prestazioni.

Il timestamp è essenziale per il calcolo di tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e i tempi di attesa, cruciali per identificare i ritardi.

Ogni evento o record di transazione in Brex dovrebbe avere un timestamp associato. Questo può essere trovato nelle risposte API o nelle esportazioni di dati per i resoconti spese.

Questo attributo identifica il dipartimento aziendale, come Vendite, Ingegneria o Marketing, a cui appartiene il dipendente che presenta il report. È una dimensione organizzativa chiave per l'analisi.

L'analisi dei dati per dipartimento aiuta a identificare variazioni di processo, bottleneck o problemi di conformità specifici per determinate parti dell'organizzazione. Ad esempio, può rivelare se un dipartimento ha un tasso di rifiuto significativamente più alto o tempi di approvazione più lunghi rispetto ad altri, indicando la necessità di formazione mirata o aggiustamenti di processo. È anche vitale per il monitoraggio del budget dipartimentale e l'allocazione dei costi.

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità aziendali, aiutando a identificare problemi o tendenze specifiche dei dipartimenti.

Queste informazioni sono solitamente ottenute dal profilo del dipendente in Brex, che è spesso sincronizzato da un sistema informativo HR.

Questo attributo è un semplice indicatore vero o falso che viene impostato quando il motore di policy automatizzato di Brex rileva una potenziale violazione, come una spesa che supera un limite di categoria o una ricevuta mancante.

Questo flag è fondamentale per l'analisi della conformità ed è la base per il KPI 'Tasso di Violazione Policy'. Consente un rapido filtraggio dei report non conformi per comprenderne l'impatto sui tempi di elaborazione e sui tassi di rifiuto. L'analisi di questi report segnalati aiuta a perfezionare le policy aziendali e a identificare le aree in cui i dipendenti necessitano di maggiore orientamento.

Supporta direttamente il monitoraggio della conformità e aiuta a quantificare l'impatto delle violazioni delle policy sull'efficienza del processo e sulle rilavorazioni.

Questo è probabilmente un campo booleano o un indicatore di stato all'interno dei dati del report spese in Brex, spesso gestito dal suo motore di policy.

Questo attributo rappresenta l'importo totale richiesto nel report spese. È una metrica finanziaria critica per comprendere i modelli di spesa e l'impatto finanziario del processo di gestione delle spese.

Nell'analisi, l'importo totale può essere utilizzato per segmentare i report spese in diverse fasce di valore, come report di alto valore rispetto a report di basso valore, che potrebbero avere percorsi di approvazione o livelli di controllo diversi. È anche essenziale per la rendicontazione finanziaria, l'analisi del budget e l'identificazione delle tendenze di spesa per dipartimento o categoria.

Questo attributo consente l'analisi finanziaria, come l'identificazione di report spese di alto valore che potrebbero richiedere maggiore controllo o avere tempi di approvazione più lunghi.

Questo è un campo standard associato a ogni report spese in Brex. Si trova nell'oggetto principale del report spese nelle risposte API o nelle esportazioni.

Lo Stato del Report fornisce un'istantanea della posizione attuale del report spese nel processo, ad esempio, 'In Attesa di Approvazione del Manager', 'Approvato', 'Pagato' o 'Rifiutato'.

Questo attributo è cruciale per il monitoraggio operativo, in particolare per il dashboard 'Monitoraggio Stato Report Spese Aperti'. Permette ai manager e ai team finanziari di visualizzare rapidamente il carico di lavoro attuale, identificare i report bloccati in un determinato stato e prioritizzare le loro azioni. Analizzare il tempo trascorso in ogni stato aiuta a individuare ritardi e inefficienze nel processo.

Fornisce un'istantanea attuale della posizione di un report spese nel workflow, essenziale per i dashboard operativi e il monitoraggio dello stato.

Questo è un campo di stato chiave sull'oggetto del report spese all'interno di Brex.

L'attributo Utente Evento identifica l'individuo specifico responsabile di un'attività. Questo potrebbe essere il dipendente che invia il report, il manager che lo revisiona o il membro del team finanziario che elabora il rimborso.

Questo attributo è essenziale per l'analisi del carico di lavoro e il monitoraggio delle performance, come mostrato nel dashboard 'Performance e Carico di Lavoro degli Approvatori'. Aiuta a identificare quali approvatori gestiscono il maggior numero di report, chi ha i tempi di approvazione più rapidi e se ci sono individui che potrebbero rappresentare un bottleneck nel processo. Ciò consente una distribuzione del lavoro più equilibrata e un supporto mirato dove necessario.

Identifica la persona specifica responsabile di un'azione, consentendo l'analisi del carico di lavoro, il monitoraggio delle prestazioni e l'identificazione dei bottleneck a livello individuale.

Questi dati sono tipicamente acquisiti nell'audit trail o nella cronologia degli eventi di un report spese in Brex.

Questo attributo booleano calcolato identifica le istanze di processo più efficienti. È impostato su 'vero' solo se un report spese attraversa l'intero processo dalla presentazione all'approvazione finale senza mai essere rifiutato o rimandato per revisione.

Questa è la base per il KPI 'Tasso di Approvazione al Primo Passaggio', una misura chiave della qualità e dell'efficienza del processo. Un tasso elevato indica che i dipendenti stanno presentando report di alta qualità e conformi e che il processo di approvazione è semplice. L'analisi delle caratteristiche dei report che falliscono l'approvazione al primo passaggio aiuta a individuare le fonti di attrito ed errore nel processo.

Misura la qualità delle presentazioni iniziali e l'efficienza del workflow principale identificando i resoconti che fluiscono senza attriti.

Questo attributo viene calcolato all'interno della piattaforma di Process Mining analizzando la sequenza di attività per ogni caso per verificare l'assenza di attività di rifiuto o revisione.

La Categoria di Spesa è una classificazione scelta dal dipendente per descrivere la natura della spesa. Questa è utilizzata per la contabilità, la definizione del budget e l'applicazione delle policy.

Nel Process Mining, la categorizzazione delle spese consente una visione più granulare del processo. Può aiutare a determinare se determinate categorie di spese, come i viaggi internazionali, hanno cicli di approvazione più lunghi o tassi di rifiuto più elevati. Questa analisi supporta il perfezionamento delle policy e dei processi per specifici tipi di spesa.

Consente l'analisi del processo basata sul tipo di spesa, il che può rivelare comportamenti o bottleneck diversi per vari tipi di spesa.

Questo è un campo standard sulle voci di spesa, che dovrebbe essere aggregato al livello del report spese se un report contiene più categorie.

Mentre il Flag Violazione Policy indica che si è verificata una violazione, questo attributo fornisce il 'perché'. Contiene dettagli sulla regola specifica che è stata infranta, come 'Superato il limite di $50 per i pasti' o 'Ricevuta richiesta per spese superiori a $25'.

Questo livello di dettaglio è inestimabile per il dashboard 'Analisi Violazioni Policy e Rilavorazioni'. Consente l'analisi delle cause profonde identificando i tipi più comuni di violazioni. Questo approfondimento può guidare azioni mirate, come chiarire una policy specifica, inviare promemoria ai dipendenti o regolare le regole automatizzate del sistema.

Fornisce la causa principale delle violazioni delle policy, consentendo miglioramenti mirati a policy, formazione degli utenti e configurazioni di sistema.

Queste informazioni sarebbero disponibili nella sezione delle note di conformità o revisione associata a una spesa segnalata in Brex.

Questo attributo identifica se un'attività è stata eseguita automaticamente dal sistema, come un controllo policy automatizzato, o da un utente umano, come un'approvazione manuale.

Distinguere tra attività automatizzate e manuali è cruciale per comprendere il livello di automazione nel processo. Aiuta a valutare l'efficacia dei sistemi basati su regole e a identificare opportunità per ulteriore automazione. Ad esempio, può mostrare quanti report vengono approvati automaticamente rispetto a quanti richiedono intervento manuale, guidando gli sforzi per aumentare l'elaborazione "touchless".

Aiuta a misurare il livello di automazione nel processo e identifica quali passaggi vengono eseguiti da persone rispetto al sistema.

Questo è tipicamente derivato controllando l'utente associato a un evento. Gli eventi generati dal sistema sono spesso collegati a un utente generico 'system' o 'bot'.

Questo attributo booleano è derivato dal flusso di processo. È impostato su 'vero' per qualsiasi report spese che include l'attività 'Report Inviato per Revisione' nella sua cronologia. Questo fornisce un modo semplice per taggare e analizzare i casi che hanno subito rilavorazioni.

Questo flag viene utilizzato per calcolare il KPI 'Tasso di Rilavorazione Report Spese' e alimentare il dashboard 'Analisi Violazioni Policy e Rilavorazioni'. Consente un facile confronto tra i casi che fluiscono attraverso il processo senza intoppi e quelli che vengono rimandati, contribuendo a quantificare il tempo e il costo associati al rilavoro.

Identifica i resoconti spese che hanno richiesto lavoro extra e correzioni, consentendo un'analisi delle cause e dei costi delle rilavorazioni.

Questo attributo non è presente nel sistema sorgente. Viene calcolato verificando se la sequenza di attività per un caso contiene 'Report Inviato per Revisione' o attività di rilavoro simili.

Questo attributo distingue tra spese addebitate a una carta Brex aziendale e quelle pagate di tasca propria da un dipendente che richiedono rimborso.

Questa distinzione è importante perché il processo può variare significativamente in base al metodo di pagamento. Le transazioni con carta aziendale possono seguire un processo di verifica e riconciliazione, mentre i rimborsi seguono un processo di richiesta e pagamento. L'analisi per metodo di pagamento può aiutare a isolare problemi unici per ogni flusso e ottimizzarli in modo indipendente.

Il flusso di processo e i passaggi richiesti spesso differiscono per le spese con carta aziendale rispetto ai rimborsi per spese anticipate, rendendo questo un attributo chiave per l'analisi delle varianti.

Queste informazioni sono inerenti ai dati di transazione all'interno di Brex.

Questo attributo cattura la ragione in formato libero o predefinita fornita quando un report spese viene rifiutato. Questo è distinto da un flag di policy automatizzato e rappresenta una decisione manuale da parte di un approvatore.

L'analisi delle ragioni di rifiuto è fondamentale per comprendere le cause dei fallimenti di processo e del rilavoro. Aiuta a identificare errori comuni di invio, policy poco chiare o incomprensioni da parte di dipendenti o manager. Questa informazione può essere utilizzata per migliorare i materiali di formazione e le FAQ, riducendo in ultima analisi i tassi di rifiuto e di rilavoro.

Spiega perché si verificano i rifiuti manuali, fornendo un feedback diretto che può essere utilizzato per migliorare la formazione degli utenti e ridurre errori futuri.

Questo è tipicamente un campo commenti che gli approvatori possono compilare quando eseguono l'azione 'Rifiuta' nell'interfaccia utente di Brex.

Questo attributo specifica il nome del dipendente per conto del quale è stato presentato il report spese. Mentre Utente Evento identifica chi ha eseguito un'azione, Nome Dipendente identifica il soggetto del caso di report spese.

Nell'analisi, questo consente di tracciare le spese su base per dipendente. Può aiutare a identificare individui che presentano frequentemente report con violazioni di policy o quelli che vedono costantemente i loro report rifiutati, indicando la necessità di formazione aggiuntiva. Aiuta anche a comprendere i modelli di spesa per diversi dipendenti o ruoli all'interno dell'organizzazione.

Identifica il proprietario del resoconto spese, consentendo l'analisi della qualità della presentazione e della conformità a livello del singolo dipendente.

Questa è un'informazione fondamentale su ogni report spese, collegata dal profilo utente del creatore in Brex.

Mentre StartTime (EventTime) segna l'inizio di un'attività, EndTime ne segna la conclusione. Questo è più rilevante per le attività che hanno una durata, come 'Revisione Manager Avviata' e 'Approvato dal Manager'.

La presenza sia di un orario di inizio che di fine per un'attività consente il calcolo preciso del suo tempo di elaborazione, separandolo dal tempo di attesa che lo precede. Questo aiuta a misurare con precisione quanto tempo ci vuole per eseguire il lavoro stesso, che è una componente chiave dell'analisi dei bottleneck.

Consente il calcolo di tempi di elaborazione precisi per le attività, distinti dai tempi di attesa, portando a un'analisi dei bottleneck più accurata.

EndTime è spesso lo StartTime dell'attività successiva nella sequenza. Può anche essere un campo dedicato nei dati di origine per le attività con una durata definita.

Questo attributo indica il paese dell'ufficio principale o del centro di costo del dipendente. Per le aziende globali, questa è una dimensione essenziale per l'analisi comparativa.

Analizzare il processo per paese può evidenziare differenze regionali nelle prestazioni del processo, nei tassi di conformità o nel comportamento di spesa. Ad esempio, i tempi di approvazione potrebbero essere più lunghi in un paese a causa di regolamenti locali o diverse strutture di gestione. Questo approfondimento è prezioso per standardizzare i processi a livello globale pur adattandosi alle esigenze locali.

Consente l'analisi delle prestazioni e della conformità del processo in diverse regioni geografiche, un aspetto critico per le organizzazioni multinazionali.

Proveniente dalle informazioni del profilo del dipendente all'interno di Brex, che sono spesso sincronizzate da un sistema HR centrale.

Questo attributo booleano calcolato è progettato per misurare l'adesione a una buona pratica di processo comune: allegare tutte le ricevute necessarie prima di presentare un report spese per la revisione. È impostato su 'vero' se l'attività 'Ricevute Allegato' si verifica prima dell'attività 'Report Spese Inviato' per un dato caso.

Questo flag supporta direttamente il dashboard 'Aderenza Ricevute e Impatto' e il KPI 'Aderenza Allegato Ricevute'. L'analisi di questo attributo aiuta a quantificare la frequenza con cui si verificano ricevute in ritardo o mancanti e a correlare questo comportamento con gli esiti del processo come ritardi, rifiuti e rilavorazioni.

Misura la conformità con le policy di presentazione delle ricevute, aiutando a identificare una causa comune di ritardi e rifiuti del processo.

Questo viene calcolato all'interno dello strumento di Process Mining confrontando i timestamp delle attività 'Ricevute Allegato' e 'Report Spese Inviato' all'interno di ciascun caso.

Questo attributo identifica l'origine dei dati di processo, che in questo contesto è 'Brex'. È importante per la governance dei dati e la tracciabilità, specialmente in ambienti dove dati provenienti da più sistemi potrebbero essere combinati per una visione olistica del processo.

Nell'analisi, aiuta a filtrare e segmentare i dati quando sono coinvolti più sistemi sorgente, garantendo che metriche e mappe di processo siano interpretate correttamente in base alla loro origine. Per una visione a sistema singolo, serve come convalida costante dell'origine dei dati.

Fornisce un contesto essenziale sull'origine dei dati, garantendo la tracciabilità e consentendo un filtraggio corretto dei dati in ambienti multi-sistema.

Questo è un valore statico, 'Brex', che viene tipicamente aggiunto durante la fase di estrazione e trasformazione dei dati.

Il Tempo di Ciclo è una metrica calcolata che misura la durata end-to-end per ogni caso di resoconto spese. È tipicamente calcolato come la differenza tra il timestamp del primo evento (es. 'Resoconto Spese Creato') e l'ultimo evento (es. 'Rimborso Eseguito' o 'Contabilità Registrata').

Questo è uno degli KPI più fondamentali per misurare l'efficienza complessiva del processo, supportando direttamente il dashboard 'Tempo di Ciclo End-to-End del Resoconto Spese'. L'analisi del tempo di ciclo aiuta a identificare i casi a lunga esecuzione, a comprendere le tendenze nelle prestazioni del processo e a misurare l'impatto delle iniziative di miglioramento del processo.

Questo è un indicatore chiave di performance che misura la velocità e l'efficienza complessive del processo di gestione delle spese dall'inizio alla fine.

Questo viene calcolato all'interno dello strumento di Process Mining sottraendo il timestamp dell'evento più antico dal timestamp dell'evento più recente per ogni caso.

Questo attributo indica la freschezza dei dati analizzati. Registra la data e l'ora dell'ultima estrazione di dati riuscita da Brex.

Conoscere l'ora dell'ultimo aggiornamento dei dati è cruciale per gli utenti al fine di comprendere la tempestività degli approfondimenti. Aiuta a determinare se i dashboard riflettono lo stato più attuale delle operazioni o se sono basati su dati più vecchi, gestendo le aspettative sull'accuratezza in tempo reale dell'analisi.

Informa gli utenti sulla tempestività dei dati, che è fondamentale per prendere decisioni operative accurate e aggiornate.

Questo timestamp viene generato dallo strumento o dal processo di estrazione dati al termine di un'estrazione dati riuscita da Brex.

L'attributo Valuta specifica l'unità dell'Importo Totale, come USD, EUR o GBP. Questo è cruciale per un'analisi finanziaria accurata, specialmente per le organizzazioni multinazionali che gestiscono più valute.

Questo attributo garantisce che i dati finanziari siano interpretati correttamente. Consente una corretta aggregazione e confronto degli importi delle spese, spesso richiedendo la conversione a una valuta di reporting comune. Previene l'errore analitico di sommare valori monetari da diverse valute.

Garantisce l'accuratezza finanziaria in un ambiente multivaluta e consente l'aggregazione e la rendicontazione corrette dei valori delle spese.

Questo campo è tipicamente disponibile insieme al campo dell'importo nei dati dei report spese di Brex.