Il template dei dati per la gestione delle note spese

La data e ora dell’evento indicano con precisione quando si è verificata ciascuna attività del processo. Questa informazione temporale è fondamentale per il Process Mining, perché stabilisce l’ordine cronologico degli eventi.

Viene utilizzata per calcolare i tempi di ciclo tra le attività, individuare i tempi di attesa e i ritardi e analizzare le prestazioni del processo in periodi diversi. Consente di calcolare metriche chiave come il “Tempo medio di revisione del responsabile” e il “Ritardo nell’erogazione del rimborso”, supportando direttamente l’analisi dei colli di bottiglia e il monitoraggio delle prestazioni.

La data e ora sono essenziali per calcolare tutte le metriche basate sul tempo, come i tempi di ciclo e di attesa, fondamentali per individuare i ritardi.

Ogni evento o record di transazione in Brex dovrebbe avere una data e ora associata. È possibile reperirla nelle risposte API o nelle esportazioni dei dati delle note spese.

L’ID della nota spese è il riferimento centrale del processo di gestione delle spese. Riunisce in un unico caso tutte le attività correlate, dalla creazione e dall’invio fino all’approvazione e al rimborso.

Nel Process Mining, questo ID consente di analizzare l’intero percorso di ogni nota spese. Viene utilizzato per ricostruire il percorso seguito, misurare i tempi di ciclo complessivi, individuare i cicli di rilavorazione quando le note vengono restituite per la revisione e analizzare le varianti del processo, così da comprendere i flussi più frequenti e quelli eccezionali.

Questo ID è essenziale per tracciare l’intero ciclo di vita di una nota spese e analizzare i tempi di ciclo, i colli di bottiglia e le deviazioni del processo.

È un identificativo principale nel modulo di gestione delle note spese di Brex, in genere disponibile in tutte le esportazioni di dati e negli endpoint API relativi alle note spese.

Il nome dell’attività descrive una fase del processo, ad esempio “Nota spese inviata”, “Approvata dal responsabile” o “Rimborso erogato”. Questi eventi formano la sequenza di azioni che costituisce il flusso del processo.

L’analisi delle attività consente di visualizzare la mappa del processo, individuare i colli di bottiglia tra una fase e l’altra e calcolare la frequenza dei diversi esiti, come le approvazioni o i rifiuti. È la base per comprendere cosa accade durante la gestione delle note spese.

Questo attributo è fondamentale per creare la mappa del processo e comprendere la sequenza di eventi che caratterizza ogni nota spese.

Queste informazioni derivano dagli Event Log o dagli stati delle transazioni nel sistema Brex. Potrebbe essere necessario associare i codici di stato o i tipi di evento a nomi chiari per gli utenti.

Questo attributo rappresenta l’importo totale richiesto nella nota spese. È una metrica finanziaria fondamentale per comprendere le abitudini di spesa e l’impatto economico del processo.

Nell’analisi, l’importo totale consente di suddividere le note spese in fasce di valore, ad esempio importi elevati e ridotti, che possono seguire percorsi di approvazione o livelli di controllo diversi. È inoltre essenziale per la rendicontazione finanziaria, l’analisi del budget e l’individuazione delle tendenze di spesa per reparto o categoria.

Questo attributo consente di svolgere analisi finanziarie, ad esempio individuando le note spese di importo elevato che potrebbero richiedere controlli più approfonditi o tempi di approvazione più lunghi.

È un campo standard associato a ogni nota spese in Brex. Si trova nell’oggetto principale della nota spese, nelle risposte API o nelle esportazioni.

Questo attributo identifica il reparto aziendale di appartenenza del dipendente che ha inviato la nota spese, ad esempio vendite, ingegneria o marketing. È una dimensione organizzativa fondamentale per l’analisi.

L’analisi dei dati per reparto aiuta a individuare differenze nel processo, colli di bottiglia o problemi di conformità specifici di alcune aree dell’organizzazione. Ad esempio, può rivelare se un reparto registra un tasso di rifiuto o tempi di approvazione sensibilmente più elevati rispetto agli altri, indicando la necessità di una formazione mirata o di modifiche al processo. È inoltre essenziale per monitorare i budget dei reparti e ripartire i costi.

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse unità aziendali, aiutando a individuare problemi o tendenze specifici di un reparto.

Queste informazioni provengono in genere dal profilo del dipendente in Brex, spesso sincronizzato con un sistema informativo delle risorse umane.

Questo attributo è un semplice indicatore vero o falso, impostato quando il motore automatico di Brex rileva una possibile violazione, ad esempio una spesa superiore al limite previsto per una categoria o una ricevuta mancante.

La segnalazione è fondamentale per l’analisi della conformità e costituisce la base del KPI “Tasso di violazione delle regole”. Consente di filtrare rapidamente le note spese non conformi e valutarne l’impatto sui tempi di elaborazione e sui tassi di rifiuto. Analizzare le note segnalate aiuta a perfezionare le regole aziendali e a individuare gli aspetti per cui i dipendenti necessitano di indicazioni più chiare.

Supporta direttamente il monitoraggio della conformità e aiuta a quantificare l’impatto delle violazioni delle policy sull’efficienza del processo e sulle rilavorazioni.

Probabilmente si tratta di un campo booleano o di un indicatore di stato nei dati delle note spese di Brex, spesso gestito dal motore delle policy.

Lo stato della nota spese indica a che punto si trova nel processo, ad esempio “In attesa di approvazione del responsabile”, “Approvata”, “Pagata” o “Respinta”.

Questo attributo è fondamentale per il monitoraggio operativo, in particolare per la Dashboard “Monitoraggio dello stato delle note spese aperte”. Consente ai responsabili e ai team finanziari di visualizzare rapidamente il carico di lavoro corrente, individuare le note bloccate in un determinato stato e stabilire le priorità. Analizzare il tempo trascorso in ciascuno stato aiuta a individuare ritardi e inefficienze nel processo.

Fornisce una fotografia aggiornata della posizione della nota spese nel flusso di lavoro, essenziale per le Dashboard operative e il monitoraggio degli stati.

È un campo di stato fondamentale nell’oggetto della nota spese in Brex.

L’attributo Utente che ha eseguito l’evento identifica la persona responsabile di una specifica attività. Può trattarsi del dipendente che invia la nota spese, del responsabile che la esamina o di un membro dell’ufficio finanziario che elabora il rimborso.

Questo attributo è essenziale per analizzare il carico di lavoro e monitorare le prestazioni, come nella Dashboard “Prestazioni e carico di lavoro degli approvatori”. Aiuta a individuare quali approvatori gestiscono il maggior numero di note spese, chi le approva più rapidamente e se qualcuno rappresenta un collo di bottiglia nel processo. In questo modo è possibile distribuire il lavoro in modo più equilibrato e offrire supporto mirato dove serve.

Identifica la persona responsabile di un’azione e consente di analizzare il carico di lavoro, monitorare le prestazioni e individuare i colli di bottiglia a livello individuale.

Questi dati vengono in genere registrati nel registro di controllo o nella cronologia degli eventi di una nota spese in Brex.

Questo attributo booleano calcolato individua le istanze di processo più efficienti. Viene impostato su 'true' solo se una nota spese completa l’intero processo, dall’invio all’approvazione finale, senza essere mai rifiutata o rinviata per una revisione.

È la base del KPI 'Tasso di approvazione al primo tentativo', una misura importante della qualità e dell’efficienza del processo. Un tasso elevato indica che i dipendenti inviano note spese complete e conformi e che il processo di approvazione è chiaro. Analizzare le caratteristiche delle note che non vengono approvate al primo tentativo aiuta a individuare le cause di attrito e di errore nel processo.

Misura la qualità delle note inviate inizialmente e l’efficienza del flusso di lavoro principale, individuando quelle che procedono senza intoppi.

Questo attributo viene calcolato nella piattaforma di Process Mining analizzando la sequenza di attività di ogni caso e verificando che non siano presenti attività di rifiuto o revisione.

La categoria di spesa è una classificazione scelta dal dipendente per descrivere la natura della spesa. Viene utilizzata per la contabilità, la definizione del budget e l’applicazione delle policy.

Nel Process Mining, classificare le spese permette di analizzare il processo con maggiore dettaglio. Può aiutare a stabilire se alcune categorie, come i viaggi internazionali, comportano cicli di approvazione più lunghi o un maggior numero di rifiuti. Questa analisi contribuisce a perfezionare le policy e i processi per specifici tipi di spesa.

Consente di analizzare il processo in base al tipo di spesa e di individuare comportamenti o colli di bottiglia diversi a seconda della categoria.

È un campo standard delle singole voci di spesa. Se una nota spese include più categorie, occorre aggregare i dati a livello di nota.

Mentre il flag di violazione della policy indica che si è verificata una violazione, questo attributo ne spiega il motivo. Contiene i dettagli della regola specifica non rispettata, ad esempio 'Limite di 50 $ per i pasti superato' oppure 'Ricevuta obbligatoria per spese superiori a 25 $'.

Questo livello di dettaglio è prezioso per la Dashboard 'Analisi delle violazioni delle policy e delle rilavorazioni'. Consente di individuare le cause profonde, identificando i tipi di violazione più frequenti. Queste informazioni possono guidare interventi mirati, come chiarire una policy specifica, inviare promemoria ai dipendenti o modificare le regole automatiche del sistema.

Individua le cause profonde delle violazioni delle policy e consente di intervenire in modo mirato sulle policy, sulla formazione degli utenti e sulla configurazione dei sistemi.

Queste informazioni sono disponibili nella sezione delle note di conformità o di revisione associata a una spesa segnalata in Brex.

Questo attributo indica se un’attività è stata eseguita automaticamente dal sistema, come un controllo automatico delle policy, oppure da una persona, come nel caso di un’approvazione manuale.

Distinguere le attività automatiche da quelle manuali è fondamentale per comprendere il livello di automazione del processo. Aiuta a valutare l’efficacia dei sistemi basati su regole e a individuare ulteriori opportunità di automazione. Ad esempio, permette di vedere quante note spese vengono approvate automaticamente e quante richiedono un intervento manuale, orientando gli interventi per aumentare l’elaborazione senza interventi manuali.

Aiuta a misurare il livello di automazione del processo e a distinguere i passaggi svolti dalle persone da quelli eseguiti dal sistema.

In genere si determina controllando l’utente associato a un evento. Gli eventi generati dal sistema sono spesso collegati a un utente generico denominato 'system' o 'bot'.

Questo attributo booleano è ricavato dal flusso del processo. Viene impostato su 'true' per ogni nota spese che include nella propria cronologia l’attività 'Nota spese rinviata per revisione'. Consente di identificare e analizzare facilmente i casi che hanno richiesto una rilavorazione.

Il flag serve a calcolare il KPI 'Tasso di rilavorazione delle note spese' e alimenta la Dashboard 'Analisi delle violazioni delle policy e delle rilavorazioni'. Permette di confrontare facilmente i casi che procedono senza intoppi con quelli che vengono rinviati, quantificando il tempo e i costi associati alle rilavorazioni.

Individua le note spese che hanno richiesto ulteriori interventi e correzioni, consentendo di analizzare le cause e i costi delle rilavorazioni.

Questo attributo non è presente nel sistema di origine. Si calcola verificando se la sequenza di attività di un caso include 'Nota spese rinviata per revisione' o attività di rilavorazione analoghe.

Questo attributo distingue le spese addebitate su una carta Brex aziendale da quelle anticipate di tasca propria dal dipendente, per le quali è necessario un rimborso.

La distinzione è importante perché il processo può variare notevolmente in base al metodo di pagamento. Le transazioni con carta aziendale possono prevedere verifiche e riconciliazioni, mentre i rimborsi seguono un processo di richiesta e pagamento. Analizzare i dati per metodo di pagamento aiuta a isolare i problemi specifici di ciascun flusso e a ottimizzarli separatamente.

Il flusso del processo e i passaggi richiesti spesso differiscono tra le spese con carta aziendale e i rimborsi di spese anticipate. Per questo, l’attributo è fondamentale per analizzare le varianti.

Queste informazioni sono già presenti nei dati delle transazioni in Brex.

Questo attributo registra il motivo, inserito come testo libero o selezionato da un elenco, per cui una nota spese è stata rifiutata. A differenza di un flag automatico relativo alle policy, rappresenta una decisione manuale di chi approva.

Analizzare i motivi dei rifiuti è fondamentale per comprendere le cause degli errori di processo e delle rilavorazioni. Aiuta a individuare errori ricorrenti nell’invio delle note, policy poco chiare o incomprensioni da parte dei dipendenti o dei responsabili. Queste informazioni possono essere utilizzate per migliorare i materiali formativi e le domande frequenti, riducendo così i rifiuti e le rilavorazioni.

Spiega perché si verificano i rifiuti manuali e fornisce indicazioni utili per migliorare la formazione degli utenti e ridurre gli errori futuri.

In genere è un campo per i commenti che chi approva può compilare selezionando l’azione 'Rifiuta' nell’interfaccia di Brex.

Questo attributo indica il nome del dipendente per conto del quale è stata presentata la nota spese. Mentre l’utente che ha eseguito l’evento identifica chi ha svolto un’azione, il nome del dipendente identifica la persona a cui si riferisce il caso.

L’analisi consente di monitorare le spese per singolo dipendente e di individuare chi invia spesso note spese con violazioni delle regole o riceve ripetutamente rifiuti, segnalando la necessità di una formazione aggiuntiva. Aiuta inoltre a comprendere le abitudini di spesa dei diversi dipendenti o ruoli dell’organizzazione.

Identifica il titolare della nota spese e consente di analizzare la qualità delle richieste e la conformità a livello di singolo dipendente.

È un’informazione essenziale presente in ogni nota spese, collegata al profilo utente del creatore in Brex.

Mentre StartTime (EventTime) indica l’inizio di un’attività, EndTime ne indica la conclusione. È particolarmente utile per le attività che hanno una durata, come 'Revisione del responsabile avviata' e 'Approvazione del responsabile'.

La disponibilità dell’ora di inizio e di fine di un’attività consente di calcolarne con precisione il tempo di elaborazione, distinguendolo dal tempo di attesa che la precede. In questo modo è possibile misurare con accuratezza il tempo necessario per svolgere il lavoro, un elemento fondamentale nell’analisi dei colli di bottiglia.

Consente di calcolare con precisione i tempi di elaborazione delle attività, distinguendoli dai tempi di attesa e rendendo più accurata l’analisi dei colli di bottiglia.

EndTime spesso corrisponde allo StartTime dell’attività successiva nella sequenza. Può anche essere un campo dedicato nei dati di origine per le attività con una durata definita.

Questo attributo indica il paese della sede principale o del centro di costo del dipendente. Per le aziende internazionali, è una dimensione essenziale per l’analisi comparativa.

Analizzare il processo per paese può mettere in luce differenze regionali nelle prestazioni, nei tassi di conformità o nelle abitudini di spesa. Ad esempio, i tempi di approvazione potrebbero essere più lunghi in un paese a causa delle normative locali o di una diversa struttura manageriale. Queste informazioni sono utili per uniformare i processi a livello globale, tenendo conto delle esigenze locali.

Consente di analizzare le prestazioni e la conformità dei processi nelle diverse aree geografiche, un aspetto fondamentale per le organizzazioni multinazionali.

Proviene dal profilo del dipendente in Brex, spesso sincronizzato con un sistema HR centrale.

Questo attributo booleano calcolato misura il rispetto di una buona prassi comune: allegare tutte le ricevute necessarie prima di inviare una nota spese per la revisione. Viene impostato su 'true' se, per un determinato caso, l’attività 'Ricevute allegate' precede l’attività 'Nota spese inviata'.

Il flag supporta direttamente la Dashboard 'Rispetto delle regole sulle ricevute e relativo impatto' e il KPI 'Rispetto delle regole di allegazione delle ricevute'. Analizzare questo attributo aiuta a quantificare la frequenza delle ricevute tardive o mancanti e a correlare questo comportamento con gli esiti del processo, come ritardi, rifiuti e rilavorazioni.

Misura il rispetto delle policy di invio delle ricevute e aiuta a individuare una causa profonda frequente di ritardi e rifiuti nel processo.

Si calcola nello strumento di Process Mining confrontando, per ogni caso, le date e le ore delle attività 'Ricevute allegate' e 'Nota spese inviata'.

Questo attributo identifica l’origine dei dati di processo, che in questo caso è “Brex”. È importante per la governance e la tracciabilità dei dati, soprattutto quando si combinano dati provenienti da più sistemi per ottenere una visione completa del processo.

Nell’analisi, consente di filtrare e segmentare i dati quando sono coinvolti più sistemi di origine, assicurando che le metriche e le mappe dei processi siano interpretate correttamente in base alla loro provenienza. Se si considera un solo sistema, permette di verificare che i dati provengano effettivamente dalla fonte prevista.

Fornisce informazioni essenziali sull’origine dei dati, ne garantisce la tracciabilità e consente di filtrarli correttamente negli ambienti con più sistemi.

È un valore statico, “Brex”, che in genere viene aggiunto durante la fase di estrazione e trasformazione dei dati.

Questo attributo indica quanto sono aggiornati i dati analizzati. Registra la data e l’ora dell’ultima estrazione dei dati completata correttamente da Brex.

Conoscere il momento dell’ultimo aggiornamento è fondamentale per valutare l’attualità delle informazioni. Consente di capire se le Dashboard riflettono lo stato più recente delle operazioni o si basano su dati meno aggiornati, e di valutare di conseguenza quanto l’analisi sia vicina alla situazione in tempo reale.

Indica quanto sono aggiornati i dati, un’informazione essenziale per prendere decisioni operative accurate e basate sulle informazioni più recenti.

Questa data e ora viene generata dallo strumento o dal processo di estrazione dei dati al termine di un’estrazione completata correttamente da Brex.

L’attributo Valuta specifica l’unità monetaria dell’importo totale, ad esempio USD, EUR o GBP. È fondamentale per un’analisi finanziaria accurata, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali che utilizzano più valute.

Questo attributo assicura che i dati finanziari siano interpretati correttamente. Consente di aggregare e confrontare gli importi delle note spese in modo appropriato, spesso previa conversione in un’unica valuta di rendicontazione, ed evita l’errore di sommare importi espressi in valute diverse.

Garantisce l’accuratezza finanziaria in un contesto con più valute e consente di aggregare e rendicontare correttamente gli importi delle spese.

In genere questo campo è disponibile insieme a quello dell’importo nei dati delle note spese di Brex.