Il Suo template dei dati per Order to Cash - Fatturazione ed emissione delle fatture

Questo attributo registra il momento esatto in cui si è svolta un’attività. È fondamentale per ordinare gli eventi cronologicamente e per tutte le analisi basate sul tempo.

Nel Process Mining, la data e ora dell’evento serve a calcolare i tempi di ciclo tra le attività, la durata dei casi e i tempi di attesa. È essenziale per individuare i colli di bottiglia, misurare le prestazioni del processo rispetto agli SLA e comprendere le dinamiche temporali della fatturazione. Per esempio, viene utilizzata per calcolare il tempo di ciclo di generazione della fattura e i Giorni medi di incasso (DSO).

Definisce l’ordine cronologico degli eventi, indispensabile per calcolare tutte le metriche basate sulla durata, individuare i colli di bottiglia e analizzare nel tempo le prestazioni del processo.

In NetSuite, le informazioni su data e ora si trovano in genere nelle note di sistema, nelle tracce di controllo o nei campi «Date Created» delle registrazioni correlate a ciascuna transazione di fattura.

Il nome dell’attività descrive un passaggio o un evento specifico del processo di fatturazione, come «Fattura creata», «Fattura approvata» o «Pagamento del cliente ricevuto». Queste attività costituiscono i passaggi in sequenza della mappa del processo.

Analizzare la sequenza e la frequenza delle attività è fondamentale nel Process Mining. Consente di visualizzare il flusso effettivo del processo, individuare i percorsi più comuni e quelli meno frequenti (varianti) e identificare le attività ripetute spesso, che possono indicare rilavorazioni o inefficienze.

Questo attributo è fondamentale per costruire la mappa del processo e visualizzare e analizzare i diversi passaggi e percorsi seguiti da una fattura.

Ricavato dai log di sistema, dalle modifiche di stato o da specifiche registrazioni di eventi associate alla transazione di fattura in NetSuite. Spesso è necessario associare le modifiche dello stato della transazione o la creazione di registrazioni correlate a nomi di attività definiti.

Il numero della fattura è il riferimento centrale per l’analisi del processo di fatturazione, perché identifica in modo univoco ogni fattura dalla creazione alla chiusura. Riunisce in un unico caso tutte le attività correlate, come l’approvazione, l’invio e la registrazione del pagamento.

Nel Process Mining, analizzare il percorso di ciascun numero di fattura consente di ottenere una visione completa dell’intero ciclo di fatturazione. In questo modo è possibile individuare varianti del processo, colli di bottiglia e scostamenti dalla procedura standard, ricavando informazioni utili per ottimizzare la liquidità e l’efficienza operativa.

È essenziale per seguire l’intero ciclo di vita di ogni fattura, ricostruire il processo completo di fatturazione e svolgere analisi dettagliate delle prestazioni.

In genere corrisponde al campo «Transaction ID» o a un altro campo identificativo univoco della registrazione della transazione di fattura in NetSuite.

Questo attributo identifica l’origine dei dati del processo. In questa vista, il valore sarebbe sempre «NetSuite».

In un contesto di analisi più ampio, soprattutto nelle organizzazioni che utilizzano più sistemi ERP o sistemi integrati, questo attributo è fondamentale per la tracciabilità dei dati e la governance. Aiuta a distinguere i processi che coinvolgono piattaforme diverse e garantisce che l’analisi sia attribuita correttamente al sistema di registrazione pertinente.

Fornisce un contesto essenziale sull’origine dei dati e sulla governance, soprattutto negli ambienti in cui sono integrati più sistemi.

È un valore statico («NetSuite») aggiunto durante l’estrazione e la trasformazione dei dati.

Questo attributo registra la data dell’ultimo aggiornamento del set di dati e fornisce un contesto sulla freschezza e sulla pertinenza dell’analisi di Process Mining.

Analisti e referenti aziendali utilizzano questa informazione per capire se i risultati riflettono la situazione operativa più recente. È un metadato essenziale per qualsiasi Dashboard o report: indica l’età dei dati su cui si basano le decisioni e impedisce di interpretarli erroneamente come dati in tempo reale.

Indica quanto sono aggiornati i dati, così che gli utenti possano comprendere il periodo a cui si riferisce l’analisi e la pertinenza dei risultati.

La data e l’ora vengono generate e registrate dallo strumento o dalla pipeline di estrazione dei dati al momento dell’aggiornamento.

L’attributo Area geografica classifica le fatture in base alla zona geografica, ricavabile dall’indirizzo del cliente o dall’unità aziendale che ha emesso la fattura.

È una dimensione utile per le analisi comparative. La Dashboard «Confronto dei processi di fatturazione per area geografica» utilizza questo attributo per confrontare KPI come i tempi di ciclo, i tassi di errore e le varianti del processo nelle diverse aree. Aiuta così a individuare differenze nei risultati, far emergere le buone pratiche delle aree più efficienti e promuovere la standardizzazione dei processi nell’organizzazione.

Consente di confrontare diverse aree geografiche, un aspetto fondamentale per individuare differenze nei risultati e standardizzare le buone pratiche.

In NetSuite, questi dati sono spesso memorizzati in un segmento personalizzato o in un campo di classificazione dell’anagrafica cliente o della registrazione della transazione.

La data della fattura, o data della transazione, è il punto di partenza di molti calcoli finanziari relativi alla fatturazione. Da questa data vengono in genere calcolati i termini di pagamento e le scadenze.

Nelle analisi, costituisce il riferimento principale per calcolare KPI finanziari importanti, come i Giorni medi di incasso (DSO) e l’anzianità delle fatture. Consente inoltre di analizzare le coorti e confrontare i risultati della fatturazione in periodi diversi, per esempio mese su mese o anno su anno.

È la base di riferimento per metriche finanziarie fondamentali, come i Giorni medi di incasso (DSO) e l’anzianità delle fatture, e incide direttamente sull’analisi del capitale circolante.

Corrisponde al campo «Date» (trandate) della registrazione della transazione di fattura in NetSuite.

La data di scadenza viene calcolata in base alla data della fattura e ai termini di pagamento concordati. Indica il termine entro il quale il cliente deve pagare per non risultare in ritardo.

Questo attributo è essenziale per monitorare i crediti verso clienti e gestire la liquidità. È il valore di riferimento per calcolare il KPI «Tasso di pagamento puntuale» e analizzare le abitudini di pagamento dei clienti. Monitorare gli scostamenti dalla scadenza aiuta a individuare i clienti che pagano spesso in ritardo e a valutare l’efficacia delle strategie di recupero crediti.

È fondamentale per misurare la puntualità dei pagamenti e analizzare le abitudini di pagamento dei clienti, supportando direttamente il recupero crediti e le previsioni di liquidità.

Corrisponde al campo «Due Date» (duedate) della registrazione della transazione di fattura in NetSuite.

Questo attributo booleano distingue le attività svolte manualmente da un utente da quelle eseguite automaticamente da un flusso di lavoro, uno script o un’integrazione di sistema.

È fondamentale per misurare il livello di automazione del processo di fatturazione e contribuisce direttamente al KPI 'Rapporto di fatturazione automatizzata'. Filtrando le attività automatizzate o manuali, gli analisti possono individuare i colli di bottiglia dovuti agli interventi manuali e identificare le opportunità per aumentare l’automazione, ridurre gli errori umani e migliorare l’efficienza.

Consente di misurare il livello di automazione del processo e di individuare le opportunità per ridurre il lavoro manuale e aumentare l’efficienza.

In genere, si determina controllando l’'Utente' associato a un’attività. Gli eventi avviati da utenti denominati 'SYSTEM', 'Workflow' o 'Integration' vengono contrassegnati come automatizzati.

Questo attributo rappresenta l’importo complessivo che il cliente deve pagare. È un dato finanziario fondamentale per ogni caso di fatturazione.

Analizzare il processo in base all’importo della fattura consente di confrontare i casi per valore. Per esempio, può mostrare se le fatture di importo elevato seguono un processo diverso e più complesso rispetto a quelle di importo ridotto. Il dato serve anche a stabilire le priorità delle attività di recupero crediti e a comprendere l’impatto finanziario dei ritardi di pagamento o degli errori nelle fatture.

Consente di analizzare i processi in base al valore, stabilire le priorità per le fatture di importo elevato e comprendere l’impatto finanziario delle inefficienze.

Corrisponde al campo «Total» (total) della registrazione della transazione di fattura in NetSuite.

Questo attributo identifica la persona fisica o giuridica a cui è intestata la fattura e collega il processo di fatturazione alla gestione delle relazioni con i clienti.

Analizzare il processo di fatturazione per cliente aiuta a individuare abitudini di pagamento, contestazioni o complessità ricorrenti per specifici clienti. Queste informazioni possono orientare la segmentazione della clientela, le decisioni sui limiti di credito e le strategie di recupero crediti. Per esempio, possono rivelare se un determinato cliente richiede spesso la rilavorazione delle fatture.

Consente un’analisi incentrata sui clienti, utile per individuare abitudini di pagamento, problemi ricorrenti o scostamenti dal processo specifici di determinati clienti.

Corrisponde al campo del nome «Customer» o «Entity» della registrazione della transazione di fattura in NetSuite.

L’ora di fine dell’evento indica il completamento di un’attività. Molte attività sono istantanee, quindi l’ora di inizio coincide con quella di fine, mentre altre, come una fase di approvazione, possono avere una durata misurabile.

Insieme alla data e ora dell’evento (ora di inizio), questo attributo consente di calcolare direttamente il tempo di elaborazione dell’attività. Analizzarlo aiuta a individuare i passaggi che richiedono più tempo e risorse e a distinguerli dai tempi di attesa tra un’attività e l’altra. È un dato essenziale per individuare le inefficienze nelle singole attività.

Consente di calcolare con precisione il tempo necessario per completare ogni attività, un dato essenziale per analizzare l’efficienza nell’impiego delle risorse e individuare le attività che richiedono più tempo.

Come per StartTime, il dato può essere ricavato dalle tracce di controllo di sistema in NetSuite. Potrebbe essere necessario associare un evento di «inizio» al corrispondente evento di «fine».

Questo attributo identifica il dipendente o l’utente di sistema responsabile di una specifica fase del processo, per esempio chi ha creato o approvato la fattura oppure registrato il pagamento.

Analizzare il processo per utente aiuta a comprendere la distribuzione dei carichi di lavoro e le prestazioni individuali, oltre a individuare le esigenze di formazione. Può inoltre far emergere opportunità di automazione, mostrando quali attività manuali vengono svolte dal maggior numero di utenti. È un dato fondamentale anche per la conformità e l’analisi delle tracce di controllo.

Consente di analizzare la distribuzione dei carichi di lavoro, le prestazioni dei singoli utenti e il rispetto del processo, aspetti essenziali per la gestione delle risorse e una formazione mirata.

Disponibile nella scheda secondaria System Notes o in specifici campi «Modified By» delle registrazioni di fattura e delle transazioni correlate in NetSuite.

Questo indicatore booleano è impostato su true per le attività che rappresentano rilavorazioni senza valore aggiunto, come 'Fattura corretta' o un secondo evento 'Fattura approvata' nello stesso caso. In genere, viene calcolato in base al nome dell’attività o alla sua ripetizione.

Questo attributo è essenziale per la Dashboard 'Analisi delle rilavorazioni e dei rifiuti delle fatture' e per il KPI 'Tasso di errore delle fatture'. Permette di quantificare facilmente le rilavorazioni e di mettere in luce i problemi di qualità del processo. Filtrando le attività di rilavorazione, i team possono individuare rapidamente le cause profonde degli errori e misurare l’impatto delle iniziative di miglioramento.

Misura direttamente la qualità del processo segnalando i cicli di rilavorazione inefficienti e consente di analizzare le cause profonde e l’impatto economico degli errori di fatturazione.

È un attributo derivato, calcolato durante la trasformazione dei dati. La logica individua le rilavorazioni, ad esempio contrassegnando nomi di attività specifici ('Fattura corretta') o attività ripetute.

I giorni medi di incasso (DSO) sono un indicatore finanziario fondamentale che misura il numero medio di giorni necessari per incassare un pagamento dopo l’emissione di una fattura. Questo attributo viene calcolato per ogni singola fattura, così da consentire analisi dettagliate.

Sebbene venga spesso aggregato in un KPI di alto livello, disporre del DSO per ogni fattura permette analisi approfondite, ad esempio per individuare i clienti, le aree geografiche o le tipologie di fattura con il DSO più elevato. La Dashboard 'Andamento del DSO' utilizza questo indicatore per visualizzare nel tempo l’efficienza del recupero crediti e fornire informazioni essenziali sulla gestione del capitale circolante.

Quantifica l’efficienza del recupero crediti per ogni fattura e permette di analizzare nel dettaglio le cause profonde di un DSO elevato e il relativo impatto sui flussi di cassa.

Si calcola sottraendo 'InvoiceDate' dalla data e ora dell’attività 'Pagamento del cliente ricevuto'.

Questo attributo collega direttamente la fattura all’ordine di vendita da cui ha origine, mettendo in relazione il processo di fatturazione con le precedenti fasi di vendita ed evasione dell’ordine.

Includere il numero dell’ordine di vendita offre una visione più completa dell’intero ciclo dall’ordine all’incasso. Consente di ricondurre i problemi di fatturazione alla loro origine nel processo di vendita. Per esempio, le frequenti correzioni delle fatture potrebbero essere collegate a errori di inserimento dati in specifiche tipologie di ordini di vendita.

Collega il processo di fatturazione a quello di vendita e consente un’analisi più ampia, dall’ordine all’incasso, per individuare le cause profonde dei problemi di fatturazione.

Indicato nel campo 'Created From' o nella scheda secondaria 'Related Records' di una transazione Invoice in NetSuite.

Questo indicatore booleano calcolato confronta la data e l’ora dell’attività 'Pagamento del cliente ricevuto' con l’attributo 'DueDate' della fattura. È impostato su true se il pagamento è avvenuto entro la scadenza o in anticipo, e su false se è avvenuto in ritardo.

Questo attributo è alla base del KPI 'Tasso di pagamenti puntuali' e della Dashboard 'Rispetto dei termini di pagamento'. Fornisce una misura chiara e binaria del comportamento di pagamento dei clienti, semplificando analisi e report. Aiuta a individuare rapidamente le tendenze nella puntualità dei pagamenti e a valutare l’efficacia delle strategie di recupero crediti.

Fornisce una misura chiara dei risultati delle attività di recupero crediti, supportando direttamente il calcolo del KPI sul tasso di pagamenti puntuali e l’analisi del comportamento dei clienti.

È un attributo calcolato. Richiede il confronto tra la data e l’ora dell’evento di pagamento e l’attributo 'DueDate' a livello di caso.

Questo attributo indica il reparto interno, ad esempio Vendite, Servizi o una specifica linea di business, responsabile della transazione. In NetSuite è un segmento di classificazione standard.

L’analisi del processo per reparto consente di confrontare le prestazioni interne e di capire se alcuni reparti gestiscono la fatturazione in modo più efficiente di altri. Può mettere in luce differenze nel rispetto del processo o nell’allocazione delle risorse, fornendo indicazioni utili per interventi mirati di miglioramento in specifiche aree dell’organizzazione.

Consente di confrontare le prestazioni del processo tra i diversi reparti interni, mettendo in evidenza le differenze e le opportunità di standardizzazione.

Corrisponde al campo di classificazione 'Department', che in NetSuite può essere impostato a livello di intestazione o di riga di una transazione Invoice.

Questo attributo riflette lo stato corrente della fattura, per esempio «Open», «Paid in Full» o «Voided». Fornisce una fotografia della posizione della fattura nel processo in un determinato momento.

La Dashboard «Panoramica dello stato delle fatture aperte» si basa direttamente su questo attributo. Consente di valutare in tempo reale i crediti verso clienti, aiutando i team finanziari a monitorare i saldi in sospeso, gestire il recupero crediti e prevedere gli incassi. Analizzare lo stato finale aiuta inoltre a comprendere gli esiti del processo.

Fornisce una fotografia dello stato corrente dei crediti verso clienti e permette di creare Dashboard per monitorare le fatture aperte e l’avanzamento complessivo della fatturazione.

Corrisponde al campo «Status» della registrazione della transazione di fattura in NetSuite.

I termini di pagamento definiscono quando e come il cliente deve pagare la fattura, per esempio «30 giorni» o «Pagamento alla ricezione». Queste informazioni vengono utilizzate per calcolare automaticamente la data di scadenza.

Questo attributo è fondamentale per la Dashboard «Rispetto dei termini di pagamento». Analizzare i tassi di pagamento puntuale in base ai diversi termini consente di valutarne l’efficacia. Per esempio, permette di capire se i clienti con termini di 15 giorni pagano prima di quelli con termini di 30 giorni, fornendo indicazioni utili per le future trattative contrattuali e le politiche di credito.

È essenziale per valutare l’efficacia delle diverse condizioni di pagamento e il loro impatto sulla puntualità dei clienti.

Corrisponde al campo «Terms» della registrazione della transazione di fattura in NetSuite.

Questo attributo specifica la valuta in cui è espresso l’importo della fattura, per esempio USD, EUR o GBP. Fornisce un contesto essenziale per interpretare qualsiasi valore monetario.

Per le organizzazioni multinazionali, analizzare i dati per valuta è importante per comprendere i risultati finanziari nei diversi mercati. Consente di interpretare correttamente gli importi e, se necessario, di aggregarli e confrontarli dopo la conversione valutaria.

Fornisce il contesto necessario per interpretare tutti gli importi, un aspetto fondamentale per una rendicontazione e un’analisi finanziaria accurate, soprattutto nelle attività internazionali.

Corrisponde al campo «Currency» della registrazione della transazione di fattura in NetSuite.