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Ottimizzi l'onboarding in Workday con la nostra guida in 6 passaggi
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Ottimizzi l’onboarding dei dipendenti in Workday

I processi di onboarding dei dipendenti sono spesso soggetti a ritardi, rischi di non conformità e Workflow inefficienti. La nostra piattaforma La aiuta a individuare con precisione i colli di bottiglia e La guida attraverso miglioramenti concreti. Semplifichi il percorso dei nuovi assunti, aumenti la soddisfazione e garantisca la conformità, per un inserimento più fluido nella Sua organizzazione.

Scarichi il nostro template dei dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i Suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei passaggi e consulti la Guida al template dei dati per trasformare le Sue operazioni.

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Perché ottimizzare l’onboarding dei dipendenti in Workday è essenziale

Un onboarding efficace dei dipendenti è molto più di una semplice attività burocratica: costituisce la base per il successo e la permanenza a lungo termine di ogni nuova risorsa. Un processo di onboarding ben strutturato consente ai nuovi dipendenti di diventare rapidamente produttivi e di integrarsi nel team, contribuendo alla crescita complessiva dell’azienda. Al contrario, un’esperienza di onboarding inefficiente o complessa può causare ritardi nella produttività, abbandono precoce dei dipendenti, rischi di conformità e un aumento dei costi amministrativi. Sebbene Workday Onboarding offra strumenti avanzati per gestire attività e percorsi dei nuovi assunti, l’esecuzione effettiva e il flusso di questi processi contengono spesso inefficienze nascoste, individuabili soltanto attraverso un’analisi approfondita. Comprendere e ottimizzare l’onboarding dei dipendenti in Workday non significa soltanto migliorare l’efficienza delle risorse umane, ma anche proteggere l’investimento nei nuovi talenti e promuovere una cultura aziendale positiva fin dal primo giorno.

Come il Process Mining rende visibile il processo di onboarding in Workday

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per comprendere realmente il percorso di onboarding dei dipendenti. Estraendo gli Event Log dal sistema Workday, ricostruisce il percorso completo, dall’inizio alla fine, seguito da ogni nuovo assunto, dal momento dell’accettazione dell’offerta fino alla piena integrazione. Questa rappresentazione visiva mostra i flussi di processo effettivi, non soltanto quelli previsti. È possibile vedere con chiarezza quando iniziano attività come "Background Check Initiated", "IT Account Provisioning Initiated" o "Equipment Ordered", quanto durano e quali attività seguono. Questa prospettiva è fondamentale per individuare variazioni del processo, rilavorazioni impreviste e, soprattutto, i colli di bottiglia esatti che ostacolano un’esperienza di onboarding fluida. Il Process Mining aiuta a rispondere a domande cruciali, come "Perché la configurazione IT richiede più tempo in alcuni reparti?" oppure "La formazione obbligatoria viene sempre completata prima del check-in a 30 giorni?". È proprio questo livello di dettaglio che consente di ridurre il tempo di ciclo dell’onboarding e migliorarne l’efficienza.

Principali aree di miglioramento individuate attraverso l’analisi dei dati

L’analisi del processo Workday Onboarding mediante il Process Mining porta spesso alla luce diverse aree di miglioramento ricorrenti:

  • Individuazione dei colli di bottiglia: identifichi le attività o le sequenze di Task che causano costantemente ritardi, ad esempio l’intervallo tra "Pre-employment Paperwork Completed" e "HR Profile Created". In questo modo potrà concentrare con precisione gli interventi di ottimizzazione.
  • Individuazione delle deviazioni di processo: scopra i casi in cui il processo effettivo si discosta dal percorso standard previsto. Queste deviazioni possono rappresentare soluzioni alternative inefficienti oppure indicare una scarsa aderenza alle best practice, con possibili conseguenze sulla conformità.
  • Ottimizzazione dei passaggi di consegne: valuti l’efficienza delle transizioni tra team diversi, ad esempio da HR a IT o da IT a Facilities. I ritardi in questi passaggi critici contribuiscono spesso in modo significativo all’allungamento dei tempi di ciclo dell’onboarding.
  • Garanzia di conformità e coerenza: verifichi che tutti i passaggi obbligatori, come i controlli dei precedenti, l’assegnazione di formazioni specifiche o l’invio di documenti essenziali, siano completati entro i tempi richiesti per ogni nuovo assunto, garantendo la piena conformità in tutta l’organizzazione.
  • Individuazione delle opportunità di automazione: i dati possono evidenziare le attività manuali ripetitive più adatte all’automazione in Workday, liberando il personale HR e gli altri team da attività operative e consentendo loro di concentrarsi su iniziative più strategiche.

Risultati attesi da un’esperienza di onboarding ottimizzata

Utilizzando il Process Mining per ottimizzare il processo di onboarding dei dipendenti in Workday, potrà ottenere diversi vantaggi significativi e misurabili:

  • Riduzione del tempo di ciclo dell’onboarding: riduca drasticamente il tempo necessario affinché un nuovo assunto diventi pienamente operativo, accelerando il contributo alla produttività e il ritorno sull’investimento.
  • Maggiore soddisfazione dei nuovi assunti: un’esperienza di onboarding fluida e organizzata migliora sensibilmente la prima percezione dell’azienda da parte del nuovo dipendente, rafforzando coinvolgimento e motivazione fin dal primo giorno.
  • Maggiore efficienza HR: semplifichi le attività HR e amministrative, riducendo il carico di lavoro dei team HR e recruiting e consentendo loro di concentrarsi sulle iniziative strategiche per i talenti anziché sul monitoraggio manuale dei processi.
  • Conformità rafforzata: garantisca che tutti i requisiti legali, normativi e previsti dalle policy aziendali siano rispettati in modo coerente per ogni nuovo assunto, riducendo i rischi e assicurando un’esperienza standardizzata.
  • Migliore allocazione delle risorse: ottenga una visione chiara dell’impiego delle risorse nel processo di onboarding, così da pianificare e distribuire in modo più efficace personale e strumenti.

Come iniziare a ottimizzare il processo di onboarding dei dipendenti

È pronto a trasformare il processo di onboarding dei dipendenti? Questa guida Le consente di avviare un percorso di analisi e miglioramento. Applicando le tecniche di Process Mining ai dati Workday, potrà individuare le inefficienze, affrontare i colli di bottiglia e creare, in definitiva, un’esperienza di onboarding migliore per ogni nuovo dipendente. Cominci da qui per offrire ai Suoi talenti un ingresso più efficiente, conforme e accogliente.

Onboarding dei dipendenti Esperienza dei nuovi assunti Conformità HR Processo di onboarding Acquisizione dei talenti Dipartimento HR Riduzione dei tempi di ciclo Efficienza HR Nuovo assunto Automazione HR Preboarding Integrazione dei dipendenti

Problemi e sfide comuni

Individui le sfide che La riguardano

Molti nuovi assunti devono attendere a lungo tra l’accettazione dell’offerta e il primo giorno di lavoro, oppure anche dopo l’inizio, prima di ricevere risorse essenziali. Questo prolungamento del tempo di ciclo incide sulla produttività e sul morale dei dipendenti e può favorire l’abbandono precoce, con costi significativi in termini di tempo e denaro per l’organizzazione.
ProcessMind analizza gli Event Log di Workday Onboarding per mappare il percorso effettivo, individuando con precisione dove si verificano i ritardi e quali sono le cause principali. In questo modo è possibile semplificare i passaggi e ridurre il tempo complessivo di ciclo dell’onboarding.

Dopo il primo giorno di lavoro, i nuovi dipendenti devono spesso attendere a lungo la creazione degli account IT, il software necessario o persino le apparecchiature fisiche. Questo impedisce loro di essere immediatamente produttivi e genera frustrazione, dando un’immagine negativa della preparazione e dell’efficienza dell’organizzazione nel processo di onboarding.
Utilizzando i dati di Workday Onboarding, ProcessMind individua le attività specifiche, come "IT Account Provisioning Initiated" o "Equipment Delivered", che causano costantemente ritardi. Evidenzia questi colli di bottiglia, consentendo di intervenire in modo mirato sul processo e di coordinare meglio le risorse.

Il percorso di onboarding varia spesso in modo significativo tra reparti o ruoli, generando un’esperienza incoerente e talvolta insoddisfacente per i nuovi dipendenti. Questa mancanza di standardizzazione può creare confusione e frustrazione e ostacolare l’integrazione nella cultura aziendale e nelle attività di Workday Onboarding.
ProcessMind individua tutte le variazioni presenti nel processo di onboarding, evidenziando i percorsi non standard e le deviazioni dal flusso ideale. Questa trasparenza consente di standardizzare le best practice e garantire un’esperienza coerente e positiva per ogni nuovo assunto.

Le attività critiche ai fini della conformità, come i controlli dei precedenti o la formazione obbligatoria, vengono spesso omesse o completate oltre la scadenza. Questo espone l’organizzazione a rischi legali, sanzioni normative e inefficienze operative nel processo Workday Onboarding, mettendo a rischio la sicurezza e l’integrità operativa.
ProcessMind monitora il completamento delle principali attività di conformità, come "Background Check Completed" o "Mandatory Training Completed", confrontandolo con le relative scadenze. Individua e segnala proattivamente gli elementi in ritardo, consentendo di intervenire immediatamente e garantendo il rispetto delle policy HR nell’onboarding.

Molti passaggi dell’onboarding dei dipendenti si basano ancora sull’inserimento manuale dei dati o richiedono revisioni ripetute a causa di errori o informazioni incomplete. Ne derivano un maggiore carico amministrativo, costi operativi più elevati e ritardi nel rendere pienamente produttivi i nuovi assunti, nonostante l’utilizzo di sistemi come Workday Onboarding.
ProcessMind visualizza tutti i loop di processo e identifica le attività che vengono ripetute frequentemente o che generano rilavorazioni, spesso a causa di incoerenze nei dati o di passaggi manuali tra team. Evidenziando queste inefficienze, aiuta ad automatizzare le attività ed eliminare gli interventi manuali non necessari.

I team HR e i responsabili delle assunzioni spesso non dispongono di una visione chiara e aggiornata in tempo reale della posizione dei nuovi assunti nel percorso di onboarding. Questa mancanza di trasparenza rende difficile affrontare proattivamente i problemi, prevedere i ritardi o fornire supporto tempestivo, favorendo un approccio reattivo all’onboarding.
ProcessMind offre una visione a raggi X dell’intero processo Workday Onboarding, da "Offer Accepted" a "30-Day Check-in Performed". Crea una mappa dinamica del processo, fornendo visibilità completa su ogni passaggio, durata e partecipante e consentendo di prendere decisioni basate sui dati.

Passaggi critici dell’onboarding, come l’approvazione delle richieste di apparecchiature o l’avvio delle presentazioni al team, vengono spesso ritardati perché i responsabili delle assunzioni non completano tempestivamente le attività assegnate. Questi ritardi incidono direttamente sull’esperienza e sulla produttività del nuovo assunto, prolungandone l’integrazione nel team.
ProcessMind analizza le tempistiche delle attività specifiche dei manager in Workday Onboarding, come "Workspace Setup Completed" o "Team Introduction Completed". Identifica i manager o i reparti che causano costantemente ritardi, consentendo di pianificare formazione mirata o modifiche al processo per migliorare il coinvolgimento dei manager nell’onboarding.

Un numero significativo di nuovi dipendenti lascia l’azienda nei primi mesi, spesso a causa di un’esperienza di onboarding insoddisfacente o poco chiara. Questo abbandono precoce comporta costi di recruiting sprecati, perdita di produttività e un impatto negativo sull’employer brand, rendendo essenziale un onboarding efficiente.
ProcessMind mette in relazione le variazioni e i ritardi del processo di onboarding con i dati sulla permanenza dei nuovi assunti, individuando i modelli che contribuiscono alle uscite precoci. Comprendendo queste cause principali, le organizzazioni possono ottimizzare Workday Onboarding e creare un’esperienza di accoglienza più coinvolgente ed efficace.

I nuovi assunti subiscono spesso ritardi nell’assegnazione o nel completamento della formazione obbligatoria essenziale, con conseguenze sulla capacità di svolgere le proprie mansioni e di rispettare i requisiti di conformità. Questo collo di bottiglia può dipendere da assegnazioni tardive o dalla mancanza di promemoria, creando rischi per l’organizzazione.
ProcessMind monitora il flusso da "Mandatory Training Assigned" a "Mandatory Training Completed", mostrando dove l’assegnazione o il completamento della formazione subiscono rallentamenti. Aiuta a ottimizzare le tempistiche e i trigger per l’erogazione della formazione in Workday Onboarding, garantendo conformità e sviluppo delle competenze nei tempi previsti.

Dati inesatti o incompleti inseriti durante la creazione del profilo HR causano problemi a valle, richiedendo correzioni manuali e potenzialmente ritardando l’elaborazione delle paghe, l’iscrizione ai benefit e l’accesso ai sistemi. Ne derivano inefficienze e un’esperienza frustrante sia per il nuovo assunto sia per il team HR.
ProcessMind può identificare modifiche o rilavorazioni frequenti associate alle attività "HR Profile Created" analizzando gli Attributi dell’Event Log. Evidenzia i punti in cui si verificano più spesso errori di inserimento, consentendo di migliorare i moduli di input dei dati o i passaggi del processo in Workday Onboarding e di aumentarne la qualità.

Nonostante l’utilizzo di un sistema avanzato come Workday Onboarding, molte attività di routine e ripetitive del processo di onboarding vengono ancora svolte manualmente. Questo limita la scalabilità, aumenta la probabilità di errore umano e assorbe risorse HR preziose che potrebbero essere dedicate a iniziative strategiche.
ProcessMind mappa l’intero percorso di onboarding dei dipendenti, rendendo visibili tutti i passaggi manuali tra team e tutte le attività automatizzabili. Individua le opportunità di miglioramento tramite RPA o integrazioni nei Workflow di Workday Onboarding, aiutando a massimizzare l’efficienza e ridurre i costi operativi.

Obiettivi tipici

Definisca come si presenta il successo

Ottimizzare il processo Workday Onboarding per ridurre significativamente il tempo che intercorre tra l’accettazione dell’offerta e il raggiungimento della piena produttività da parte del nuovo assunto è fondamentale. Questo obiettivo mira a migliorare l’esperienza del dipendente, ridurre il carico amministrativo e portare più rapidamente i nuovi talenti a contribuire, con effetti sull’efficienza complessiva e sul vantaggio competitivo dell’organizzazione. ProcessMind aiuta visualizzando il percorso completo, individuando i colli di bottiglia esatti e le relative cause principali e quantificando l’impatto di ogni ritardo. Consente di definire obiettivi e monitorare continuamente i miglioramenti del tempo di ciclo in Workday Onboarding, assicurando progressi misurabili verso un’integrazione più rapida.

Garantire che i nuovi assunti ricevano le risorse necessarie, come apparecchiature IT e accesso ai sistemi, prima o il primo giorno di lavoro è fondamentale per offrire una buona esperienza iniziale e consentire una produttività immediata. I ritardi nella fornitura possono generare frustrazione e perdita di tempo. ProcessMind offre una visione chiara del sottoprocesso di fornitura delle risorse in Workday Onboarding, monitorando il tempo esatto richiesto da ogni passaggio. Individua i responsabili e i ritardi specifici, consentendo interventi mirati e modifiche al processo per accelerare significativamente la consegna.

Esperienze di onboarding incoerenti possono generare livelli diversi di soddisfazione, percezioni di equità e rischi di conformità tra le varie aree dell’organizzazione. Garantire un’esperienza standardizzata e di alta qualità consente a tutti i dipendenti di iniziare il proprio percorso su basi paritarie, rafforzando la cultura aziendale. ProcessMind individua tutte le varianti di processo esistenti in Workday Onboarding, permettendo di confrontare i percorsi di onboarding tra reparti o ruoli diversi. Questa analisi dettagliata aiuta a identificare le deviazioni dalle best practice e a definire uno standard globale coerente e ottimizzato.

La mancata conformità alle attività obbligatorie di onboarding, come i controlli dei precedenti o la presa visione delle policy, comporta rischi legali e operativi significativi. Questo obiettivo garantisce che tutti i passaggi critici siano completati nei tempi previsti e in conformità alle normative, proteggendo l’organizzazione e offrendo ai nuovi assunti un inizio sicuro. ProcessMind monitora continuamente lo stato di completamento di tutte le attività obbligatorie in Workday Onboarding, evidenziando le attività in ritardo e le potenziali lacune di conformità in tempo reale. Fornisce gli insight necessari per affrontare proattivamente le non conformità e mantenere la preparazione agli audit.

Molti processi di onboarding dei dipendenti si basano ancora sull’inserimento manuale dei dati o su attività ripetitive, con conseguenti inefficienze, errori e costi più elevati. Individuare e automatizzare questi passaggi può liberare il personale HR, ridurre i tempi di ciclo e migliorare l’accuratezza dei dati. ProcessMind mappa visivamente l’intero processo Workday Onboarding, evidenziando con chiarezza tutte le attività manuali. Quantifica il tempo e le risorse impiegati in questi passaggi, facendo emergere le opportunità di automazione a maggiore impatto e fornendo una solida motivazione aziendale per la Robotic Process Automation (RPA) o altre soluzioni digitali.

Una visibilità limitata sullo stato dei percorsi di onboarding dei nuovi assunti può rendere difficile per HR e responsabili delle assunzioni fornire supporto tempestivo o individuare proattivamente i potenziali ritardi. Una maggiore visibilità migliora la comunicazione e consente di gestire il processo in modo più fluido e trasparente. ProcessMind offre una panoramica completa e in tempo reale dell’avanzamento di ogni nuovo assunto in Workday Onboarding. Fornisce Dashboard e report dettagliati che mostrano con precisione lo stato di ogni caso, consentendo ai team HR di anticipare i problemi e garantire un supporto proattivo per un’esperienza migliore.

I ritardi causati da attività dipendenti dai manager, come approvazioni o assegnazioni di Task, possono prolungare significativamente il processo complessivo di onboarding e incidere sull’esperienza iniziale del nuovo assunto. Ridurre questi colli di bottiglia è fondamentale per semplificare il percorso. ProcessMind individua le attività specifiche dipendenti dai manager che causano ritardi e ne quantifica l’impatto sul tempo di ciclo dell’onboarding. Aiuta a identificare i modelli ricorrenti e a fornire insight basati sui dati per ottimizzare il coinvolgimento dei manager e migliorare l’efficienza del Workflow in Workday Onboarding.

Un’esperienza di onboarding frammentata o prolungata può contribuire in modo significativo all’abbandono precoce dei dipendenti, aumentando i costi di recruiting e causando una perdita di produttività. Migliorare il processo di onboarding contribuisce direttamente ad aumentare la soddisfazione e la permanenza dei nuovi assunti. ProcessMind aiuta ad analizzare i percorsi di onboarding dei dipendenti che lasciano prematuramente l’azienda, individuando i punti critici di attrito o ritardo in Workday Onboarding che possono contribuire all’insoddisfazione. Comprendendo questi modelli, le organizzazioni possono introdurre miglioramenti mirati per aumentare la permanenza.

I ritardi nel completamento della formazione obbligatoria non creano soltanto rischi di conformità, ma ostacolano anche la capacità del nuovo assunto di svolgere efficacemente il proprio lavoro. Accelerare questo processo consente ai dipendenti di acquisire più rapidamente le qualifiche necessarie e di operare nel rispetto dei requisiti. ProcessMind monitora l’intero ciclo di vita, dall’assegnazione al completamento della formazione obbligatoria, in Workday Onboarding, evidenziando dove si verificano i ritardi e quali sono le cause principali. Ciò consente interventi mirati, come la modifica della pianificazione delle notifiche o la rivalutazione delle modalità di erogazione della formazione, per migliorare significativamente i tassi di completamento.

Gli errori nei dati dei profili HR dei nuovi assunti possono causare problemi a cascata, tra cui paghe errate, difficoltà nell’iscrizione ai benefit e discrepanze di conformità. Eliminarli migliora l’integrità dei dati e riduce le costose rilavorazioni per i team HR. ProcessMind identifica i loop di rilavorazione e le eccezioni nel processo Workday Onboarding direttamente collegati agli errori di inserimento dei dati. Analizzando la frequenza e l’origine di questi errori, le organizzazioni possono introdurre misure preventive, come controlli di validazione più rigorosi o l’automazione, per ridurre drasticamente le discrepanze nei dati.

Molti passaggi manuali del processo di onboarding dei dipendenti rappresentano importanti opportunità di automazione, con vantaggi in termini di efficienza, riduzione dei costi operativi e accuratezza. Individuare sistematicamente queste aree è fondamentale per trasformare il processo. ProcessMind analizza Event Log dettagliati per individuare tutte le attività manuali e le relative dipendenze in Workday Onboarding, quantificando i potenziali risparmi di tempo e costi derivanti dall’automazione. Stabilisce la priorità dei candidati all’automazione in base a frequenza, durata e impatto, offrendo una roadmap chiara per le iniziative di trasformazione digitale.

Il percorso di miglioramento in 6 passaggi per l’onboarding dei dipendenti

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Cosa fare

Ottenga il Template Excel progettato specificamente per i dati del processo di onboarding dei dipendenti. Questo Template garantisce la raccolta di tutte le informazioni necessarie per un’analisi efficace.

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Perché è importante

Utilizzare fin dall’inizio la struttura dati corretta previene le rilavorazioni e garantisce una modellazione accurata del processo. Inoltre, semplifica la preparazione dei dati per ottenere analisi più efficaci.

Risultato previsto

Un Template Excel vuoto e preformattato, adattato ai dati del processo di onboarding in Workday.

COSA OTTERRÀ

Scopra il flusso effettivo dell'onboarding dei Suoi dipendenti

ProcessMind trasforma i Suoi dati di onboarding in Workday in visualizzazioni chiare e interattive. Individui con precisione i ritardi, porti alla luce i rischi di non conformità e osservi il percorso reale di ogni nuovo dipendente.
  • Visualizzi il percorso reale dell'onboarding in Workday
  • Individui con precisione i ritardi nell'onboarding
  • Identifichi i rischi di non conformità in Workday
  • Aumenti la soddisfazione dei nuovi assunti e acceleri il loro inserimento
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Raggiungere l'eccellenza nell'onboarding dei dipendenti

Questi risultati illustrano i vantaggi concreti che le organizzazioni possono ottenere applicando il Process Mining ai Workflow di onboarding dei dipendenti. Utilizziamo gli insight ricavati dai dati di Workday Onboarding per individuare colli di bottiglia e inefficienze, promuovendo miglioramenti misurabili.

0 %
Onboarding più rapido

Riduzione dei tempi end-to-end

Acceleri l'intero percorso del nuovo assunto, dall'accettazione dell'offerta al check-in dopo 30 giorni, così da rendere i nuovi dipendenti produttivi più rapidamente. In questo modo migliora l'efficienza complessiva e riduce il carico amministrativo.
0 %
Consegna più rapida delle risorse

Configurazione essenziale dell'IT e della postazione di lavoro

Semplifichi la consegna degli account IT, delle apparecchiature e della postazione di lavoro, assicurando ai nuovi assunti tutto ciò che serve per iniziare a lavorare in modo efficiente fin dal primo giorno. Questo migliora l'esperienza del primo giorno.
0 %
Conformità completa raggiunta

Attività obbligatorie completate nei tempi previsti

Garantisca che tutte le attività obbligatorie critiche, come i controlli dei precedenti e la documentazione, siano completate entro le rispettive scadenze. In questo modo riduce i rischi di non conformità e assicura il rispetto dei requisiti normativi per ogni nuovo assunto.
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Riduzione delle rielaborazioni dei dati HR

Meno errori nella creazione dei profili HR

Riduca drasticamente la frequenza delle correzioni e dei reinserimenti dei dati nei profili HR. Questo consente al personale HR di risparmiare tempo prezioso, migliora l'accuratezza dei dati e riduce i problemi nelle fasi successive.
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Pronti per il primo giorno

Risorse essenziali disponibili nei tempi previsti

Assicuri che un'elevata percentuale di nuovi assunti disponga di tutti gli account IT, delle apparecchiature e delle postazioni di lavoro essenziali prima della data ufficiale di inizio. In questo modo garantisce la produttività fin dal primo giorno e aumenta la soddisfazione dei nuovi assunti.
0 %
Completamento più rapido della formazione

Tempo medio per i moduli obbligatori

Riduca il tempo medio necessario ai nuovi assunti per completare tutti i moduli di formazione obbligatori. In questo modo i dipendenti acquisiscono più rapidamente le competenze necessarie per il ruolo e le conoscenze fondamentali, accelerando il raggiungimento della produttività.

I risultati variano in base alla complessità specifica del processo di onboarding, al livello di maturità dell'implementazione di Workday Onboarding e alla qualità dei dati. Questi valori rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse organizzazioni che utilizzano il Process Mining per processi analoghi.

Dati consigliati

Inizi dagli attributi e dalle attività più importanti, quindi ampli l'analisi secondo necessità.
Non conosce ancora gli Event Log? Scopra come creare un Event Log per il Process Mining.

Attributi

Punti dati fondamentali da acquisire per l’analisi

Un identificativo univoco per il processo di onboarding di ogni nuovo dipendente, dall'accettazione dell'offerta al suo inserimento iniziale.

Perché è importante

È l'attributo fondamentale che collega tutte le attività correlate in una singola istanza di processo end-to-end, consentendo la process discovery e l'analisi.

Il nome di una specifica attività o milestone verificatasi nel processo di onboarding.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, consentendo di visualizzare il flusso di processo e analizzarne la struttura e le variazioni.

La data e l'ora precise in cui un'attività di onboarding è stata completata o il suo stato è cambiato.

Perché è importante

Fornisce il contesto temporale di tutte le attività, essenziale per calcolare metriche di performance come il tempo di ciclo e individuare i ritardi.

L'identificativo univoco assegnato al nuovo assunto.

Perché è importante

Funge da chiave primaria per collegare i dati del processo di onboarding ai dati più ampi del ciclo di vita del dipendente, consentendo analisi HR più complete.

Il nome del responsabile incaricato del nuovo assunto.

Perché è importante

Consente di analizzare le performance di uno stakeholder chiave, evidenziando colli di bottiglia e incoerenze nelle attività dipendenti dal responsabile.

Il reparto o l'unità aziendale in cui entrerà il nuovo dipendente.

Perché è importante

È una dimensione primaria per il benchmarking e l'individuazione di variazioni di processo e best practice all'interno dell'organizzazione.

Lo stato attuale del caso di onboarding complessivo, ad esempio 'In Progress', 'Completed' o 'Canceled'.

Perché è importante

Consente di segmentare i casi in base al loro esito, permettendo un'analisi mirata dei processi completati, in corso o annullati.

Il primo giorno ufficiale di lavoro del nuovo dipendente.

Perché è importante

Costituisce una scadenza critica per le attività di pre-onboarding e viene utilizzata per misurare il KPI 'First Day Readiness Rate'.

La scadenza entro la quale deve essere completata una specifica attività obbligatoria o relativa alla conformità.

Perché è importante

Consente di monitorare le attività di conformità soggette a scadenza e calcolare i tassi di completamento puntuale.

Il sistema o il tipo di utente che ha avviato una determinata attività, utilizzato per distinguere i passaggi automatici da quelli manuali.

Perché è importante

Aiuta a distinguere tra attività automatiche e manuali, un aspetto fondamentale per individuare opportunità di automazione e misurare l'efficienza del processo.

Attività

Passaggi del processo da monitorare e ottimizzare

Questa attività segna l'avvio ufficiale del caso di onboarding e viene attivata quando un candidato accetta la propria offerta di lavoro. In Workday, viene generalmente registrata come completamento del passaggio 'Make Offer' o 'Offer' nel processo aziendale di recruiting, che avvia quindi il Workflow di onboarding.

Perché è importante

Questo è l'evento iniziale principale del processo di onboarding end-to-end. Analizzare il tempo a partire da questo momento offre una visione completa del percorso del nuovo assunto e del tempo di ciclo complessivo.

Segna il completamento del processo di verifica dei precedenti del candidato. Si tratta di una milestone critica, spesso registrata quando i risultati vengono ricevuti dal fornitore e aggiornati nel profilo del candidato in Workday.

Perché è importante

Questa è una milestone fondamentale per la conformità. I ritardi nel completamento del controllo dei precedenti possono posticipare la data ufficiale di inizio e influire sulla pianificazione delle risorse.

Questa attività indica la creazione formale del record del dipendente nel sistema HCM, con il passaggio da candidato a pre-assunto o dipendente. In Workday, corrisponde all'ultimo passaggio del processo aziendale 'Hire'.

Perché è importante

Questa è una milestone fondamentale che stabilisce ufficialmente il dipendente nel sistema, consentendo l'attivazione delle paghe, dei benefit e delle altre funzioni HR principali. È un prerequisito per la maggior parte delle attività di provisioning.

Questa milestone conferma che tutti gli account IT e i diritti di accesso necessari sono stati creati correttamente per il nuovo assunto. L'evento viene acquisito quando il team IT completa l'attività di provisioning assegnata in Workday.

Perché è importante

Assicurarsi che gli account IT siano pronti prima della data di inizio è fondamentale per un'esperienza di onboarding positiva e per una produttività immediata. Questa milestone contribuisce a misurare la 'First Day Readiness'.

Questa attività rappresenta il primo giorno ufficiale di lavoro del nuovo assunto. Non si tratta di un evento esplicito, ma di un attributo di data fondamentale associato al profilo del dipendente.

Perché è importante

Questa è una data critica per la conformità e l'analisi del processo. Consente di misurare la 'First Day Readiness' confrontando le date di completamento del provisioning con questa data di inizio.

Rappresenta il completamento di un check-in programmato tra il nuovo assunto e il suo responsabile, generalmente intorno al trentesimo giorno. Di norma viene acquisito quando il responsabile completa la relativa attività 'To Do' in Workday.

Perché è importante

Questa è un'attività finale fondamentale del processo iniziale di onboarding, incentrata sul coinvolgimento e sulla fidelizzazione del dipendente. Costituisce un punto finale affidabile per misurare il tempo di ciclo complessivo dell'onboarding.

Domande frequenti

Domande frequenti

Il Process Mining individua colli di bottiglia, lacune di conformità e variazioni nel processo di onboarding in Workday. Evidenzia i punti in cui si verificano ritardi, ad esempio nella predisposizione delle risorse essenziali o nel completamento delle attività obbligatorie, consentendo miglioramenti mirati. Questo aiuta a standardizzare l’esperienza dei nuovi assunti e a ridurre l’eccessivo lavoro manuale.

Il Process Mining utilizza gli Event Log di Workday Onboarding, in cui ogni evento comprende un Onboarding Case ID, un’attività e un timestamp. Analizzando queste sequenze, ricostruisce il flusso effettivo del processo dall’inizio alla fine. Questo approccio basato sui dati rivela le deviazioni dal percorso ideale e individua le aree di ottimizzazione e automazione.

Avrà principalmente bisogno di Event Log contenenti un identificativo del caso, il nome di un’attività e un timestamp per ogni passaggio del processo di onboarding. Per Workday, ciò significa individuare le tabelle e i campi pertinenti relativi agli Onboarding Cases, agli stati delle attività e ai tempi di completamento. Attributi aggiuntivi, come il reparto o la tipologia di nuovo assunto, possono arricchire l’analisi.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come una riduzione del 25% dei tempi di ciclo dell’onboarding e una predisposizione delle risorse essenziali più rapida del 30%. Il Process Mining aiuta a raggiungere una conformità del 100% per le attività obbligatorie e individua le opportunità di automatizzare i passaggi manuali. In definitiva, contribuisce a rendere più fluida l’esperienza dei nuovi assunti e a migliorarne la fidelizzazione.

La configurazione iniziale, inclusi l’estrazione dei dati e il setup del modello, può spesso essere completata in 4-6 settimane, a seconda dell’accessibilità e della complessità dei dati. I tempi dipendono soprattutto dalla facilità con cui gli Event Log possono essere estratti e trasformati in un formato pronto per il Process Mining. Una volta disponibili i dati, è possibile generare rapidamente gli insight.

Sì, il Process Mining è particolarmente efficace nell’individuare attività manuali e rilavorazioni frequenti all’interno del Workflow di onboarding. Visualizzando il processo effettivo, evidenzia i passaggi soggetti a errori umani o inefficienze, rendendoli candidati ideali all’automazione. Questo aiuta a stabilire dove implementare la robotic process automation, RPA o altre soluzioni digitali.

Il Process Mining offre vantaggi alle organizzazioni di qualsiasi dimensione che desiderano ottimizzare i propri processi. Anche le aziende più piccole, con un numero ridotto di nuovi assunti, possono ottenere insight preziosi sull’efficienza dell’onboarding, sulla conformità e sull’esperienza dei dipendenti. L’elemento fondamentale è disporre di dati sugli eventi sufficienti, non necessariamente di un numero elevato di casi.

I principali requisiti tecnici includono l’accesso alle funzionalità di reporting o alle API di Workday per l’estrazione dei dati, una soluzione di archiviazione dei dati e una piattaforma di Process Mining. Sarà inoltre necessaria competenza nella trasformazione dei dati per convertire i log grezzi di Workday nel formato Event Log richiesto. La collaborazione con l’IT è fondamentale per gestire i dati in modo sicuro e garantire l’integrazione.

Il Process Mining visualizza ogni percorso seguito nel processo di onboarding, mostrando chiaramente le deviazioni dai Workflow conformi. Può segnalare i casi in cui attività obbligatorie, come i controlli dei precedenti o la presa visione delle policy, vengono saltate o ritardate. Questa individuazione proattiva consente di affrontare le lacune di conformità prima che diventino problemi critici.

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