Il Suo template dei dati per Record to Report, chiusura periodica e riconciliazione

Il nome dell’attività descrive una singola fase del processo di chiusura e riconciliazione, ad esempio 'Registrazione contabile inserita', 'Riconciliazione approvata' o 'Periodo chiuso'. Queste attività compongono la sequenza di eventi che costituisce il processo end-to-end per un determinato periodo finanziario.

L’analisi della sequenza e della durata di queste attività è alla base del Process Mining. Consente di ricostruire il flusso effettivo del processo, individuare i colli di bottiglia in cui le attività richiedono troppo tempo e rilevare gli scostamenti dalla procedura standard. I diversi nomi delle attività permettono di segmentare il processo e concentrarsi su sottoprocessi specifici, come la riconciliazione o il consolidamento.

Questo attributo è fondamentale per visualizzare la mappa del processo, individuare i colli di bottiglia e comprendere la sequenza degli eventi nel ciclo di chiusura.

Deriva dai codici delle transazioni, dagli event log, dalle descrizioni delle attività in uno strumento di flusso di lavoro o dalle variazioni di stato dei documenti nel sistema finanziario.

L’ora dell’evento registra la data e l’ora esatte di inizio di un’attività. Questo dato temporale è indispensabile per ordinare cronologicamente gli eventi e ricostruire il flusso del processo per ciascun periodo finanziario. Costituisce il punto di partenza di tutte le analisi temporali di Process Mining.

La precisione dell’ora dell’evento è fondamentale per calcolare indicatori chiave come i tempi di ciclo e i tempi di attesa tra le attività. Analizzando gli intervalli tra eventi consecutivi, le aziende possono individuare i ritardi e comprendere le dinamiche temporali del processo di chiusura. Queste informazioni sono essenziali per individuare opportunità di accelerare la chiusura e migliorare l’efficienza.

Questo dato temporale obbligatorio serve a ordinare correttamente gli eventi, calcolare i tempi di ciclo tra le attività e misurare la durata complessiva del processo di chiusura.

Di solito è indicato come 'Data di creazione', 'Data di registrazione' o 'Data di inizio' nei log delle transazioni, nelle intestazioni dei documenti o nelle tabelle degli eventi del sistema di flusso di lavoro.

Il periodo finanziario indica lo specifico periodo contabile, ad esempio '2023-12' o 'Q4-2023', a cui fanno riferimento tutte le attività di chiusura. Costituisce il caso centrale che collega in un’unica istanza di processo end-to-end eventi distinti, dalla chiusura dei sottosistemi contabili alla generazione del rendiconto finale.

Nel Process Mining, analizzare le attività raggruppate per periodo finanziario consente di misurare il tempo di ciclo complessivo della chiusura. È inoltre possibile confrontare periodi diversi per individuare tendenze, miglioramenti o peggioramenti delle prestazioni. Utilizzando questo dato come ID del caso, tutte le registrazioni contabili, le riconciliazioni e le approvazioni correlate vengono ricondotte alla stessa attività di chiusura.

È l’identificativo essenziale del caso, che raggruppa tutte le attività correlate e consente di analizzare end-to-end il tempo di ciclo e l’efficienza del processo di chiusura del periodo.

Si trova in genere nell’intestazione o nelle sezioni dei dati generali dei documenti finanziari e dei sistemi di gestione delle attività relativi alla chiusura del periodo.

L’attributo Sistema di origine indica l’applicazione o il modulo in cui è stata registrata l’attività. In un ambiente IT complesso, il processo di chiusura coinvolge spesso più sistemi, ad esempio un ERP per le registrazioni contabili, uno strumento di riconciliazione per la verifica dei conti e un sistema di consolidamento per la rendicontazione.

Tenere traccia del sistema di origine di ogni evento aiuta a comprendere l’impronta tecnologica del processo. Può mettere in evidenza le dipendenze tra sistemi e individuare problemi di integrazione dei dati o di prestazioni specifici di un sistema. Questa prospettiva è utile ai responsabili IT e finanziari che intendono semplificare l’architettura applicativa o diagnosticare ritardi causati da un determinato sistema.

Indica dove si svolge ogni fase del processo e aiuta a comprendere i passaggi tra sistemi e a individuare i colli di bottiglia legati alla tecnologia.

Questa informazione fa spesso parte del processo di estrazione dei dati oppure si trova nei campi dei metadati tecnici delle tabelle di origine.

Questo attributo registra la data e l’ora dell’ultimo aggiornamento del set di dati. Fornisce un contesto essenziale per l’analisi, indicando quanto sono aggiornati i dati e fino a quale momento sono inclusi gli eventi. Per un processo dinamico come la chiusura del periodo, è un dato fondamentale per le Dashboard di monitoraggio in tempo reale.

Conoscere l’attualità dei dati è essenziale per chi si affida all’analisi di Process Mining per prendere decisioni. Permette di capire se si sta consultando una vista storica completa o un’istantanea quasi in tempo reale di un processo di chiusura ancora in corso. Questo dato temporale è un metadato importante per preservare l’integrità dei dati e la fiducia degli utenti.

Fornisce un contesto sull’aggiornamento dei dati e permette di capire quanto è attuale l’analisi del processo.

In genere si tratta di metadati generati durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Il codice società identifica l’entità giuridica o la società controllata del gruppo per cui viene eseguita la chiusura del periodo. Per il consolidamento finanziario, spesso è necessario chiudere i conti di più entità prima di redigere i rendiconti a livello di gruppo.

Questo attributo è fondamentale per applicare filtri organizzativi e confrontare i risultati. Consente agli analisti di confrontare l’efficienza e la puntualità del processo di chiusura tra le diverse società dell’organizzazione. In questo modo è possibile individuare le pratiche efficaci adottate dalle entità con i risultati migliori, da replicare altrove, e quelle che potrebbero aver bisogno di ulteriore supporto o di miglioramenti del processo.

Consente di confrontare e valutare il processo di chiusura tra diverse entità giuridiche, aiutando a individuare le pratiche efficaci e le aree da migliorare.

Campo organizzativo standard, presente nell’intestazione di quasi tutte le tabelle delle transazioni finanziarie di un sistema ERP.

L’ID della registrazione contabile è un numero o codice univoco che identifica un singolo documento contabile. Questi documenti sono il principale strumento per registrare le transazioni finanziarie, comprese le registrazioni standard, gli accantonamenti e le rettifiche effettuate durante la chiusura del periodo.

Questo attributo consente di analizzare in dettaglio l’elaborazione delle registrazioni contabili. Collegando le attività a uno specifico ID, è possibile seguire il ciclo di vita di una registrazione dalla creazione alla contabilizzazione, comprese le fasi di revisione e approvazione. È essenziale per le Dashboard dedicate alle rettifiche manuali, perché aiuta a quantificarne il volume, il valore e l’impatto sul processo di chiusura.

Identifica in modo univoco i documenti contabili e consente di analizzare nel dettaglio il volume delle registrazioni, le rilavorazioni e i tempi del ciclo di approvazione.

Campo chiave principale nelle tabelle di intestazione dei documenti contabili, spesso denominato 'Numero documento' o 'ID registrazione'.

L’importo della transazione rappresenta il valore finanziario di un evento, generalmente associato a registrazioni contabili o rettifiche. Può corrispondere al valore totale del documento, al valore di una singola riga o all’importo di una rettifica in una riconciliazione.

Questo attributo aggiunge un contesto aziendale essenziale all’analisi del processo e consente di dare priorità ai problemi in base al loro impatto finanziario. Ad esempio, analizzare il valore delle registrazioni contabili manuali può aiutare a concentrare gli interventi di automazione sulle rettifiche più significative. È utile anche per valutare i rischi, individuando le transazioni di importo elevato che potrebbero richiedere controlli o approvazioni più rigorosi.

Fornisce un contesto finanziario agli eventi del processo, consente di analizzare l’impatto monetario delle rettifiche e aiuta a definire le priorità di miglioramento in base al valore.

Si trova nelle tabelle delle righe o delle intestazioni dei documenti finanziari, spesso nei campi relativi alla valuta locale e alla valuta di gruppo.

L’ora di fine indica la data e l’ora esatte in cui si è conclusa una specifica attività. Mentre l’ora di inizio indica quando è cominciata, quella di fine permette di stabilire quanto tempo è stato necessario per completarla. È particolarmente utile per le attività di durata misurabile, come la generazione di un report complesso o una riconciliazione manuale.

Nel Process Mining, combinare l’ora di inizio e l’ora di fine consente di calcolare i tempi di elaborazione delle attività. Si tratta di una metrica fondamentale per individuare inefficienze e fasi che assorbono molte risorse. L’analisi dei tempi di elaborazione aiuta a distinguere il tempo dedicato al lavoro effettivo da quello trascorso in attesa della fase successiva, offrendo una visione più dettagliata delle prestazioni del processo.

Consente di calcolare il tempo di elaborazione delle attività, un dato fondamentale per individuare attività inefficienti e colli di bottiglia nell’impiego delle risorse.

Può essere indicata come 'Data di completamento', 'Data ultima modifica' o come data e ora di una variazione di stato nelle tabelle delle transazioni o dei log del sistema di origine.

Lo stato della riconciliazione indica la condizione di una riconciliazione contabile in un determinato momento. Tra gli stati più comuni figurano 'Non avviata', 'In corso', 'Inviata per la revisione', 'Respinta' e 'Approvata'. Spesso questi stati corrispondono alle attività del processo.

Analizzare le variazioni di stato è uno dei principali metodi per ricostruire il flusso del processo di riconciliazione. Lo stato è fondamentale per misurare indicatori come il tasso di riconciliazioni approvate al primo tentativo, che rileva la percentuale di riconciliazioni approvate senza respingimenti. Aiuta inoltre a individuare i conti o i reparti con un tasso elevato di respingimenti, possibile segnale di problemi di qualità o di formazione.

Monitora l’avanzamento delle riconciliazioni e consente di misurare i tassi di rilavorazione, i tempi di approvazione e l’efficienza complessiva del sottoprocesso di riconciliazione.

Campo di stato dell’attività o dell’oggetto di riconciliazione in un sistema di gestione delle riconciliazioni.

Questo attributo identifica il dipendente o l’utente di sistema responsabile dell’esecuzione di una specifica attività nel processo di chiusura del periodo. Può trattarsi del contabile che ha inserito una registrazione, del responsabile che ha approvato una riconciliazione o dell’analista che ha generato i rendiconti finanziari.

Analizzare il processo per utente responsabile è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro e le prestazioni del team, nonché per individuare esigenze di formazione. Può rivelare se alcune persone costituiscono un collo di bottiglia o se il lavoro è distribuito in modo disomogeneo nel team. Questa analisi incentrata sulle persone aiuta a gestire le risorse e a ottimizzare la produttività del team durante il periodo di chiusura, particolarmente intenso.

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro e la produttività del team, nonché di individuare opportunità di formazione individuale o vincoli legati alle risorse.

Si trova in campi come 'Nome utente', 'Creato da', 'ID dipendente' o 'Proprietario' nelle intestazioni dei documenti finanziari e nei log delle attività del flusso di lavoro.

Il conto di contabilità generale è un elemento fondamentale della contabilità finanziaria e rappresenta una specifica categoria di attività, passività, patrimonio netto, ricavi o costi. Nel contesto della chiusura del periodo, attività come le registrazioni contabili e le riconciliazioni fanno sempre riferimento a uno o più conti Co.Ge.

Analizzare il processo per conto Co.Ge. offre una visione più dettagliata delle attività di chiusura. Aiuta a individuare i conti più complessi o lunghi da riconciliare e quelli che richiedono il maggior numero di rettifiche. Queste informazioni possono orientare gli interventi per semplificare il piano dei conti o migliorare le pratiche contabili relative a conti specifici ad alto rischio o con volumi elevati.

Consente un’analisi dettagliata per individuare i conti più complessi o lunghi da riconciliare e orientare interventi mirati di miglioramento del processo.

Si trova nei dettagli delle righe delle tabelle delle registrazioni contabili e come attributo chiave nei sistemi di riconciliazione dei conti.

La data di completamento pianificata, o data obiettivo, è la scadenza stabilita per completare l’intera chiusura del periodo o le principali tappe previste. È un elemento fondamentale del calendario di chiusura utilizzato dai team finanziari per pianificare le attività.

Confrontando la data effettiva di completamento del processo con quella pianificata, le organizzazioni possono misurare il tasso di chiusure puntuali, un KPI fondamentale per la funzione finanziaria. Analizzare gli scostamenti dal piano aiuta i team a comprendere le cause profonde dei ritardi e a migliorare la pianificazione e l’esecuzione nei periodi successivi. In questo modo, l’analisi del processo non si limita a descrivere ciò che è accaduto, ma aiuta anche a rispettare le scadenze.

Consente di misurare la puntualità rispetto al calendario di chiusura, individuare ritardi ricorrenti e migliorare la pianificazione futura.

È gestita nelle applicazioni per la gestione delle chiusure o delle attività, oppure può essere memorizzata in un calendario centralizzato o in un foglio di calcolo.

L’attributo È automatizzata è un valore booleano (vero/falso) che distingue le attività eseguite da una persona da quelle svolte da un processo di sistema, ad esempio un processo batch pianificato o un bot di automazione robotica dei processi (RPA). È fondamentale per comprendere il livello di automazione del processo di chiusura.

Analizzare il processo secondo questa dimensione aiuta a quantificare l’impatto delle iniziative di automazione. Consente alle aziende di misurare la percentuale di attività automatizzate rispetto a quelle manuali, individuare le attività più adatte a una futura automazione e verificare che le automazioni esistenti funzionino come previsto. Questa prospettiva è essenziale per le organizzazioni che puntano alla trasformazione digitale e a una maggiore efficienza della funzione finanziaria.

Distingue le attività svolte da persone da quelle eseguite dai sistemi, consentendo di misurare il livello di automazione e individuare nuove opportunità di automazione.

Può derivare dall’ID utente, ad esempio per gli utenti di sistema o i bot, dai codici delle transazioni associati ai processi batch o da indicatori specifici degli strumenti di flusso di lavoro.

L’ID di riconciliazione identifica in modo univoco una singola attività di riconciliazione, ad esempio quella di uno specifico conto bancario per un determinato periodo. Funge da sottocaso all’interno del processo complessivo di chiusura del periodo e raggruppa le attività di preparazione, revisione e approvazione relative a quella riconciliazione.

Tenere traccia di questo ID è fondamentale per analizzare nel dettaglio il sottoprocesso di riconciliazione. Consente di misurare il tempo di ciclo end-to-end, dall’avvio all’approvazione finale, e di calcolare i tassi di rilavorazione individuando le riconciliazioni respinte e rinviate per la correzione.

Consente di analizzare nel dettaglio il sottoprocesso di riconciliazione, inclusi i tempi di ciclo, i tassi di rilavorazione e i colli di bottiglia a livello di singola riconciliazione.

Identificativo principale nei sistemi o moduli specializzati per la riconciliazione dei conti.

L’attributo Reparto specifica l’unità aziendale, ad esempio Finanza, Controllo di gestione o Contabilità fornitori, responsabile di una determinata attività. Offre una prospettiva funzionale del processo, complementare a quella dell’entità giuridica fornita dal codice società.

Analizzare il processo per reparto aiuta a comprendere i passaggi di consegne e la collaborazione tra i diversi team. Può mettere in evidenza i ritardi causati dall’attesa che un altro reparto completi un’attività preliminare. Queste informazioni sono utili per migliorare la comunicazione tra le funzioni e semplificare i flussi di lavoro che coinvolgono più team.

Aiuta ad analizzare i passaggi di consegne e le prestazioni tra diversi team funzionali, mettendo in evidenza le opportunità per migliorare la collaborazione tra reparti.

Può derivare dai dati anagrafici degli utenti, dalle informazioni sui centri di costo associate alle transazioni oppure essere specificato direttamente nei sistemi di gestione dei flussi di lavoro.

Il tipo di registrazione contabile classifica i documenti in base alla loro finalità o natura. Tra i tipi più comuni figurano le registrazioni standard provenienti dai sottosistemi contabili, le rettifiche manuali, gli accantonamenti, le riclassificazioni e le registrazioni di storno. Questa classificazione fornisce un contesto importante sul motivo per cui è stata creata una registrazione.

Analizzare il processo per tipo di registrazione contabile aiuta a distinguere le contabilizzazioni ordinarie e automatizzate dagli interventi manuali non standard. Un numero elevato di registrazioni 'Di rettifica' o 'Manuali' può indicare problemi nei processi a monte o un livello di automazione insufficiente. Questa analisi è utile per individuare opportunità di standardizzazione del processo e ridurre il lavoro manuale durante la chiusura.

Classifica le registrazioni contabili per distinguere quelle ordinarie da quelle eccezionali e aiuta a quantificare e analizzare l’impatto delle rettifiche manuali.

Di solito è memorizzato in un campo di classificazione dell’intestazione del documento contabile, denominato 'Tipo documento' o in modo simile.

Questo attributo classifica le riconciliazioni in gruppi logici in base alla loro natura. Tra i tipi più comuni figurano le riconciliazioni patrimoniali, bancarie, intercompany, delle immobilizzazioni o economiche. Ogni tipo può presentare un diverso livello di complessità e rischio e seguire una procedura standard specifica.

Segmentare l’analisi per tipo di riconciliazione consente confronti più significativi delle prestazioni. Ad esempio, è prevedibile che le riconciliazioni intercompany siano più complesse e richiedano più tempo rispetto a semplici riconciliazioni bancarie. Questo attributo aiuta a definire obiettivi di prestazione realistici e a individuare le difficoltà specifiche di ciascuna categoria di riconciliazione.

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse categorie di riconciliazioni e offre una visione più articolata delle difficoltà e dell’efficienza del processo.

Deriva dalle proprietà del conto Co.Ge. oppure è memorizzato come campo di categoria specifico in uno strumento di gestione delle riconciliazioni.