Il Suo Template dati per Record to Report - Chiusura del periodo e riconciliazione

Il Nome dell'attività descrive un passaggio distinto della chiusura del periodo e del processo di riconciliazione, come 'Registrazione della scrittura contabile', 'Riconciliazione approvata' o 'Periodo chiuso'. Queste attività formano la sequenza di eventi che costituisce il processo end-to-end per un determinato periodo finanziario.

L'analisi della sequenza e della durata di queste attività è il fulcro del Process Mining. Aiuta a far emergere il flusso effettivo del processo, a individuare i colli di bottiglia nei quali le attività richiedono troppo tempo e a rilevare le deviazioni dalla procedura standard. I diversi nomi delle attività consentono di segmentare il processo e concentrarsi su sottoprocessi specifici, come la riconciliazione o il consolidamento.

Questo attributo è fondamentale per visualizzare la mappa del processo, individuare i colli di bottiglia e comprendere la sequenza degli eventi nel ciclo di chiusura.

Deriva dai codici delle transazioni, dagli event log, dalle descrizioni delle attività in uno strumento Workflow o dalle modifiche dello stato dei documenti nel sistema finanziario.

L'Orario dell'evento registra la data e l'ora precise in cui è iniziata un'attività. Questo timestamp è fondamentale per ordinare cronologicamente gli eventi e ricostruire il flusso del processo per ciascun periodo finanziario. Costituisce il punto di partenza per tutte le analisi temporali di Process Mining.

L'accuratezza dell'Orario dell'evento è essenziale per calcolare indicatori chiave come i tempi di ciclo e di attesa tra le attività. Analizzando le differenze temporali tra eventi consecutivi, le aziende possono individuare i ritardi e comprendere le dinamiche temporali del processo di chiusura. Queste informazioni sono indispensabili per identificare opportunità di accelerazione della chiusura e miglioramento dell'efficienza.

Questo timestamp obbligatorio è necessario per ordinare correttamente gli eventi, calcolare i tempi di ciclo tra le attività e misurare la durata complessiva del processo di chiusura.

Si trova generalmente come 'Data di creazione', 'Data di contabilizzazione' o 'Data di inizio' nei log delle transazioni, nelle intestazioni dei documenti o nelle tabelle degli eventi del sistema Workflow.

Il Periodo finanziario rappresenta lo specifico periodo contabile, ad esempio '2023-12' o 'Q4-2023', nel quale vengono eseguite tutte le attività di chiusura. Funge da caso centrale che collega eventi distinti, dalla chiusura dei sottolibri alla generazione dei prospetti finali, in un'unica istanza di processo end-to-end.

Nel Process Mining, l'analisi delle attività raggruppate per Periodo finanziario consente di misurare la durata totale del ciclo di fine periodo. Permette di confrontare periodi diversi per individuare tendenze, miglioramenti o peggioramenti delle prestazioni. Utilizzando questo valore come ID del caso, tutte le scritture contabili, riconciliazioni e approvazioni correlate vengono contestualizzate all'interno dello stesso processo di chiusura.

È l'identificativo essenziale del caso che raggruppa tutte le attività correlate e consente l'analisi end-to-end della durata e dell'efficienza del ciclo di chiusura del periodo.

Si trova in genere nelle sezioni di intestazione o nei dati generali dei documenti finanziari e dei sistemi di gestione delle attività relativi alla chiusura del periodo.

L'attributo Sistema di origine indica l'applicazione o il modulo di provenienza nel quale è stata registrata un'attività. In un panorama IT complesso, il processo di chiusura del periodo coinvolge spesso più sistemi, ad esempio un ERP per le scritture contabili, uno strumento di riconciliazione per la verifica dei conti e un sistema di consolidamento per la reportistica.

Monitorare il sistema di origine di ogni evento aiuta a comprendere l'impronta tecnologica del processo. Può evidenziare le dipendenze tra sistemi e individuare problemi legati all'integrazione dei dati o alle prestazioni specifiche di un sistema. Questa prospettiva è utile ai responsabili IT e Finance che desiderano semplificare il panorama applicativo o diagnosticare ritardi di processo causati da un determinato sistema.

Identifica il sistema nel quale si svolge ogni passaggio del processo, aiutando a comprendere i passaggi tra sistemi e a diagnosticare i colli di bottiglia legati alla tecnologia.

Queste informazioni fanno spesso parte del framework di estrazione dei dati oppure si trovano nei campi dei metadati tecnici delle tabelle di origine.

Questo attributo registra la data e l'ora dell'ultimo aggiornamento del dataset. Fornisce un contesto essenziale per qualsiasi analisi, indicando l'aggiornamento dei dati e il punto di cutoff degli eventi inclusi. Per un processo dinamico come la chiusura del periodo, è fondamentale per i Dashboard di monitoraggio in tempo reale.

Comprendere l'attualità dei dati è essenziale per gli stakeholder che si affidano all'analisi di Process Mining per prendere decisioni. Consente di sapere se si sta osservando una vista storica completa o un'istantanea quasi in tempo reale di un processo di chiusura ancora in corso. Questo timestamp è un elemento chiave dei metadati per preservare l'integrità dei dati e la fiducia degli utenti.

Fornisce il contesto sull'aggiornamento dei dati e garantisce che gli utenti comprendano quanto sia attuale l'analisi del processo.

Si tratta in genere di metadati generati durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Il Codice società rappresenta l'entità giuridica o la società controllata specifica all'interno di un gruppo aziendale per la quale viene eseguita la chiusura del periodo. Il consolidamento finanziario richiede spesso la chiusura dei libri contabili di più entità prima della creazione dei report a livello di gruppo.

Questo attributo è fondamentale per i filtri organizzativi e il benchmarking. Consente agli analisti di confrontare l'efficienza e la puntualità del processo di chiusura tra le diverse società dell'organizzazione. Aiuta a individuare le best practice delle entità più performanti, da replicare altrove, nonché le entità che potrebbero richiedere ulteriore supporto o miglioramenti di processo.

Consente di confrontare e valutare tramite benchmarking il processo di chiusura tra diverse entità giuridiche, aiutando a individuare best practice e aree di miglioramento.

Un campo organizzativo standard presente nell'intestazione di quasi tutte le tabelle delle transazioni finanziarie di un sistema ERP.

L'ID della scrittura contabile è un numero o codice univoco che identifica un singolo documento contabile. Questi documenti sono il principale strumento per registrare le transazioni finanziarie, comprese le scritture standard, gli accantonamenti e le rettifiche effettuate durante la chiusura del periodo.

Questo attributo consente un'analisi dettagliata dell'elaborazione delle scritture contabili. Collegando le attività a uno specifico ID della scrittura contabile, è possibile monitorare il ciclo di vita di una scrittura dalla creazione alla contabilizzazione, comprese eventuali fasi di revisione e approvazione. È essenziale per i Dashboard dedicati alle rettifiche manuali, poiché aiuta a quantificarne volume, valore e impatto sul processo di chiusura.

Identifica univocamente i documenti contabili e consente un'analisi dettagliata del volume delle scritture, della rilavorazione e dei tempi del ciclo di approvazione.

Un campo chiave primario nelle tabelle di intestazione dei documenti contabili, spesso denominato 'Numero documento' o 'ID scrittura'.

Importo della transazione rappresenta il valore finanziario di un evento, generalmente associato a registrazioni contabili o rettifiche. Può corrispondere al valore totale del documento, al valore di una singola riga o all’importo di una rettifica in una riconciliazione.

Questo attributo aggiunge un importante livello di contesto aziendale all’analisi del processo, consentendo di stabilire la priorità delle criticità in base al loro impatto finanziario. Analizzare il valore delle registrazioni contabili manuali, ad esempio, può aiutare a concentrare gli interventi di automazione sulle rettifiche più rilevanti. Inoltre, supporta la valutazione dei rischi individuando le transazioni di importo elevato che potrebbero richiedere controlli o approvazioni più rigorosi.

Fornisce il contesto finanziario degli eventi di processo, consentendo di analizzare l’impatto monetario delle rettifiche e di stabilire le priorità di miglioramento in base al valore.

Presente nelle tabelle delle righe o delle intestazioni dei documenti finanziari, spesso nei campi relativi alla valuta locale e alla valuta di gruppo.

L'Orario di fine indica la data e l'ora precise in cui si è conclusa una specifica attività. Mentre l'Orario di inizio indica quando è iniziata un'attività, l'Orario di fine è necessario per comprenderne la durata. È particolarmente rilevante per le attività con una durata misurabile, come la generazione di un report complesso o l'esecuzione di una riconciliazione manuale.

Nel Process Mining, la combinazione di Orario di inizio e Orario di fine consente di calcolare i tempi di elaborazione delle attività. Si tratta di una metrica fondamentale per individuare le inefficienze e le attività che richiedono molte risorse. L'analisi dei tempi di elaborazione aiuta a distinguere il tempo dedicato effettivamente al lavoro da quello trascorso in attesa dell'avvio del passaggio successivo, offrendo una visione più dettagliata delle prestazioni del processo.

Consente di calcolare il tempo di elaborazione delle attività, fondamentale per individuare le attività inefficienti e i colli di bottiglia nell'impiego delle risorse.

Può essere presente come 'Data di completamento', 'Data ultima modifica' o timestamp della modifica dello stato nelle tabelle delle transazioni o dei log del sistema di origine.

Lo Stato della riconciliazione indica la condizione di una riconciliazione contabile in un determinato momento. Gli stati più comuni includono 'Non avviata', 'In corso', 'Inviata per revisione', 'Rifiutata' e 'Approvata'. Questi stati corrispondono spesso alle attività del processo.

Analizzare le modifiche dello stato è uno dei principali metodi per ricostruire il flusso del processo di riconciliazione. Lo stato è fondamentale per misurare indicatori come il tasso di riconciliazione al primo passaggio, che rileva la percentuale di riconciliazioni approvate senza rifiuti. Aiuta inoltre a individuare i conti o i reparti con un'elevata frequenza di rifiuti, segnalando potenziali problemi di qualità o formazione.

Monitora l'avanzamento delle riconciliazioni e consente di misurare i tassi di rilavorazione, i tempi di approvazione e l'efficienza complessiva del sottoprocesso di riconciliazione.

Un campo di stato dell'attività o dell'oggetto di riconciliazione all'interno di un sistema di gestione delle riconciliazioni.

Questo attributo identifica il dipendente o l'utente di sistema responsabile dell'esecuzione di una specifica attività nel processo di chiusura del periodo. Può trattarsi del contabile che ha contabilizzato una scrittura, del manager che ha approvato una riconciliazione o dell'analista che ha generato i prospetti finanziari.

Analizzare il processo per Utente responsabile è essenziale per comprendere la distribuzione del carico di lavoro, le prestazioni del team e le esigenze formative. Può rivelare se determinate persone costituiscono colli di bottiglia o se il lavoro è distribuito in modo non equilibrato all'interno del team. Questa analisi incentrata sulle persone aiuta a gestire le risorse e a ottimizzare la produttività del team durante il periodo di chiusura, caratterizzato da una forte pressione.

Consente di analizzare la distribuzione del carico di lavoro e la produttività del team, nonché di individuare opportunità formative individuali o vincoli di risorse.

Si trova in campi come 'Nome utente', 'Creato da', 'ID dipendente' o 'Proprietario' nelle intestazioni dei documenti finanziari e nei log delle attività Workflow.

Il conto del libro mastro è un elemento fondamentale della contabilità finanziaria e rappresenta una specifica categoria di attività, passività, patrimonio netto, ricavi o costi. Nel contesto della chiusura del periodo, attività come le scritture contabili e le riconciliazioni sono sempre associate a uno o più conti del libro mastro.

Analizzare il processo per conto del libro mastro consente di ottenere una visione più granulare del lavoro di chiusura. Può aiutare a individuare i conti più complessi o dispendiosi da riconciliare e quelli che richiedono il maggior numero di scritture di rettifica. Queste informazioni possono orientare gli interventi per semplificare il piano dei conti o migliorare le pratiche contabili relative a conti specifici ad alto rischio o ad alto volume.

Consente un'analisi granulare per individuare i conti più complessi o dispendiosi da riconciliare e orientare miglioramenti mirati del processo.

Si trova nei dettagli delle singole righe delle tabelle delle scritture contabili e come attributo chiave nei sistemi di riconciliazione dei conti.

La data di completamento pianificata, o data obiettivo, è la scadenza stabilita per completare l’intera chiusura del periodo o specifiche milestone principali al suo interno. È un elemento fondamentale del calendario di chiusura utilizzato dai team Finance per gestire le proprie attività.

Confrontando la data effettiva di completamento del processo con questa data pianificata, le organizzazioni possono misurare il tasso di chiusura puntuale, un KPI fondamentale per la funzione Finance. L’analisi degli scostamenti rispetto al piano aiuta i team a comprenderne le cause alla radice e a migliorare la pianificazione e l’esecuzione nei periodi successivi. In questo modo, l’analisi del processo non si limita a descrivere ciò che è accaduto, ma fornisce indicazioni concrete per rispettare le scadenze.

Consente di misurare le prestazioni puntuali rispetto al calendario di chiusura, aiutando a individuare i ritardi ricorrenti e a migliorare la pianificazione futura.

Gestita nelle applicazioni per la gestione della chiusura o delle attività, oppure potenzialmente archiviata in un calendario centrale o in un foglio di calcolo.

L’attributo È automatizzato è un indicatore booleano (vero/falso) che distingue tra le attività eseguite da una persona e quelle svolte da un processo di sistema, come un job batch pianificato o un bot di robotic process automation (RPA). È fondamentale per comprendere il livello di automazione del processo di chiusura.

L’analisi del processo secondo questa dimensione aiuta a quantificare l’impatto delle iniziative di automazione. Consente alle aziende di monitorare la percentuale di attività automatizzate rispetto a quelle manuali, individuare le attività più adatte a future automazioni e verificare che quelle già esistenti funzionino come previsto. Questa prospettiva è essenziale per le organizzazioni impegnate nella trasformazione digitale e nell’aumento dell’efficienza della funzione Finance.

Distingue tra attività umane e attività di sistema, consentendo di misurare il livello di automazione e individuare nuove opportunità di automazione.

Può essere derivato dall’ID utente, ad esempio per gli utenti di sistema o i bot, dai codici transazione associati ai job batch oppure da indicatori specifici degli strumenti Workflow.

L'ID della riconciliazione identifica univocamente una singola attività di riconciliazione, ad esempio quella di uno specifico conto bancario per un determinato periodo. Funge da sottocaso all'interno del processo complessivo di chiusura del periodo e raggruppa le attività di preparazione, revisione e approvazione relative a quella riconciliazione.

Monitorare questo ID è fondamentale per qualsiasi analisi dettagliata del sottoprocesso di riconciliazione. Consente di misurare la durata del ciclo end-to-end della riconciliazione, dall'avvio all'approvazione finale. Permette inoltre di calcolare i tassi di rilavorazione individuando le riconciliazioni rifiutate e restituite per la correzione.

Consente un'analisi dettagliata del sottoprocesso di riconciliazione, compresi tempi di ciclo, tassi di rilavorazione e colli di bottiglia a livello della singola riconciliazione.

Un identificativo principale nei sistemi o moduli specializzati per la riconciliazione dei conti.

L'attributo Reparto specifica l'unità aziendale, come Finance, Controlling o Accounts Payable, responsabile di una determinata attività. Fornisce una prospettiva funzionale del processo, complementare a quella dell'entità giuridica offerta dal Codice società.

Analizzare il processo per reparto aiuta a comprendere i passaggi di consegne e la collaborazione tra team diversi. Può evidenziare ritardi causati dall'attesa che un altro reparto completi un'attività preliminare. Queste informazioni sono utili per migliorare la comunicazione interfunzionale e semplificare i Workflow che coinvolgono più team.

Aiuta ad analizzare i passaggi di consegne e le prestazioni tra diversi team funzionali, evidenziando opportunità per una migliore collaborazione interdipartimentale.

Può essere ricavato dai dati anagrafici degli utenti, dalle informazioni sui centri di costo collegate alle transazioni oppure specificato direttamente nei sistemi di gestione del Workflow.

Questa classe di attributi raggruppa le riconciliazioni in categorie logiche in base alla loro natura. Tra i tipi più comuni rientrano le riconciliazioni di stato patrimoniale, bancarie, intercompany, delle immobilizzazioni e di conto economico e stato patrimoniale. Ogni tipo può presentare un diverso livello di complessità e rischio, oltre a richiedere una procedura standard specifica.

Segmentare l’analisi per tipo di riconciliazione consente di confrontare le prestazioni in modo più significativo. È ragionevole, ad esempio, aspettarsi che le riconciliazioni intercompany siano più complesse e richiedano più tempo rispetto alle semplici riconciliazioni bancarie. Questo attributo aiuta a definire obiettivi di prestazione realistici e a individuare le sfide specifiche di ciascuna categoria di attività di riconciliazione.

Consente di confrontare le prestazioni tra diverse categorie di riconciliazioni, offrendo una visione più articolata delle criticità e dell’efficienza del processo.

Derivato dalle proprietà del conto di contabilità generale oppure memorizzato come campo di categoria specifico in uno strumento di gestione delle riconciliazioni.

Il Tipo di scrittura contabile classifica i documenti contabili in base alla loro finalità o natura. I tipi più comuni comprendono le scritture standard provenienti dai sottolibri, le rettifiche manuali, gli accantonamenti, le riclassificazioni e le scritture di storno. Questa classificazione fornisce un contesto importante sul motivo per cui è stata creata una scrittura.

Analizzare il processo per Tipo di scrittura contabile aiuta a distinguere le contabilizzazioni ricorrenti e automatizzate dagli interventi manuali non standard. Un volume elevato di scritture 'Di rettifica' o 'Manuali' può indicare problemi nei processi a monte o una carenza di automazione. Questa analisi è fondamentale per individuare opportunità di standardizzazione del processo e ridurre l'impegno manuale durante la chiusura.

Classifica le scritture per distinguere quelle ricorrenti da quelle eccezionali e aiuta a quantificare e analizzare l'impatto delle rettifiche manuali.

In genere è memorizzato in un campo di classificazione denominato 'Tipo documento' o simile nell'intestazione del documento contabile.