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Il suo Template per i Dati di Gestione delle Spese

SAP Concur

`Attributi` di Gestione delle Spese (19) Attività di Gestione delle Spese (14) Guide all'Estrazione (2)

Il suo Template per i Dati di Gestione delle Spese

Questo `template` fornisce una guida completa per la raccolta dei `dati` necessari per ottimizzare il Suo processo di gestione delle spese. Descrive gli `attributes` essenziali da catturare, le `activities` chiave da tracciare e una guida pratica per estrarre queste informazioni dai Suoi sistemi sorgente. Utilizzi questa risorsa per costruire un `event log` robusto, consentendo `insights` approfonditi sulle prestazioni del Suo processo.

Attributi raccomandati per un'analisi dettagliata
Attività chiave da tracciare durante il ciclo di vita delle spese
Guida all'estrazione dei `dati` da SAP Concur

È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

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`Attributi` di Gestione delle Spese

Questi sono i campi di `dati` raccomandati da includere nel Suo `event log` per un'analisi completa del Suo processo di gestione delle spese.

5 Obbligatorio 6 Consigliato 8 Facoltativo

	Nome	Descrizione
	ID Rapporto di Spesa ExpenseReportId	L'identificatore unico per una nota spese, che funge da identificatore primario del `case`.
Descrizione L'ID della Nota Spese è la chiave unica che raggruppa tutte le `activities` correlate per una singola richiesta di rimborso. Consente il tracciamento completo del ciclo di vita di una nota spese, dalla sua creazione da parte di un dipendente fino al rimborso finale e alla registrazione contabile. Nel `Process Mining`, questo ID è essenziale per ricostruire il percorso end-to-end di ogni nota spese, formando la base per tutte le analisi di processo e l'esplorazione delle varianti. Perché è importante Questo è il fondamento dell'analisi, in quanto collega tutti i singoli `event` in un flusso di processo coeso per ogni nota spese. Dove trovare Questa è una chiave primaria nella maggior parte delle estrazioni di `dati` di reporting delle spese e delle API di SAP Concur, spesso trovata come 'ID Nota Spese' o 'Chiave Nota Spese'. Esempi C6B2F1A8-4D4F-4C8D-9E9C-1F0D5B5A4B3CER-2023-08-1001400012345
	Nome attività ActivityName	Il nome dell'`event` aziendale che si è verificato in un momento specifico all'interno del processo di gestione delle spese.
Descrizione Il nome dell'`Activity` descrive un passo specifico o una `milestone` nel ciclo di vita della nota spese, come 'Nota Spese Inviata' o 'Approvato dal Manager'. Questo `attribute` è fondamentale per il `Process Mining`, in quanto definisce i nodi nella mappa del processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del flusso di processo. Analizzare la sequenza e la frequenza delle `activities` aiuta a identificare percorsi comuni, deviazioni e `bottleneck`. Perché è importante Definisce i passi nella mappa di processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del percorso del rapporto di spesa. Dove trovare Derivato dagli `Event Log` o dagli `audit trail` all'interno di SAP Concur, che tracciano i cambiamenti di stato e le azioni eseguite su un rapporto di spesa. Esempi Rapporto di Spesa InviatoApprovato dal ManagerApprovato dalla FinanzaRimborso Eseguito
	Timestamp Evento EventTimestamp	La data e l'ora precise in cui si è verificata una specifica `activity`.
Descrizione Questo `timestamp` segna il momento esatto in cui si è verificato un `event` nel processo di gestione delle spese. È un componente critico per il `Process Mining`, in quanto stabilisce l'ordine cronologico delle `activities`. L'accuratezza di questi `dati` è fondamentale per calcolare i tempi di ciclo, le durate e i tempi di attesa tra i diversi passi, il che è essenziale per identificare ritardi e `bottleneck` di performance nel processo. Perché è importante Fornisce la sequenza cronologica per tutti gli `eventi`, rendendo possibile calcolare le durate e analizzare le prestazioni del processo nel tempo. Dove trovare Disponibile nei `dati` dell'`audit trail` o dell'`Event Log` per ogni rapporto di spesa in SAP Concur, associato a ogni azione registrata. Esempi 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	Sistema di Origine SourceSystem	Identifica il sistema da cui provengono i dati.
Descrizione Questo `attribute` specifica l'applicazione sorgente dove sono stati generati i `dati` del processo di gestione delle spese, che in questo `case` è SAP Concur. È importante per la `data governance` e il contesto, specialmente in ambienti dove i `dati` da più sistemi potrebbero essere combinati per un'analisi più ampia. Etichettare esplicitamente la sorgente aiuta a mantenere la `data lineage` e a risolvere i problemi di qualità dei `dati`. Perché è importante Garantisce la linea di origine e la chiarezza dei `dati`, il che è cruciale quando si integrano `dati` da più sistemi aziendali. Dove trovare Questo è tipicamente un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati per etichettare l'origine del dataset. Esempi SAP ConcurProfessionista delle Spese ConcurConcur Standard
	Ultimo `Data Update` LastDataUpdate	Il timestamp che indica l'ultimo aggiornamento dei dati per questo record dal sistema sorgente.
Descrizione Questo `attribute` registra la data e l'ora dell'ultima estrazione o aggiornamento dei `dati` da SAP Concur. È un pezzo cruciale di metadati per comprendere l'attualità dei `dati` analizzati. Questo aiuta gli analisti e gli utenti aziendali a sapere quanto siano attuali gli `insights` del processo ed è vitale per mantenere l'integrità dei `dati` e programmare gli aggiornamenti dei `dati`. Perché è importante Fornisce un contesto cruciale sulla freschezza dei `dati`, garantendo che le analisi siano basate su informazioni aggiornate. Dove trovare Questo `timestamp` viene generato e aggiunto al set di `dati` durante il processo di acquisizione dei `dati`. Esempi 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	Categoria di Spesa ExpenseCategory	La classificazione della spesa, come Viaggi, Pasti o Forniture per Ufficio.
Descrizione La Categoria di Spesa, nota anche come Tipo di Spesa, classifica la natura della spesa. Questi `dati` sono fondamentali per la budgetizzazione finanziaria, la rendicontazione e l'analisi. Nel `Process Mining`, aiuta ad analizzare se determinate categorie sono più soggette a violazioni delle politiche, tempi di approvazione più lunghi o rilavorazione. Questo `attribute` è la base per la `dashboard` 'Accuratezza Categorizzazione Spese'. Perché è importante Fornisce un modo per analizzare il comportamento del processo per tipo di spesa, che può rivelare problemi specifici di categoria relativi alla `conformità` o all'efficienza. Dove trovare Questo è un dettaglio a livello di riga in SAP Concur. Per l'analisi a livello di `case`, può essere aggregato o può essere utilizzata la categoria più frequente. Esempi Biglietto AereoHotelPasto ClienteAbbonamento Software
	Dipartimento Dipendente EmployeeDepartment	Il dipartimento o centro di costo a cui appartiene il dipendente che presenta la nota spese.
Descrizione Questo `attribute` identifica l'unità organizzativa del dipendente che ha presentato la nota spese. Viene utilizzato per l'allocazione finanziaria e per analizzare le prestazioni dei processi in diverse parti dell'azienda. Filtrando o confrontando i dipartimenti, i manager possono identificare variazioni nei tempi di approvazione, nella `conformità` alle politiche e nei tassi di rilavorazione, aiutando a mirare le iniziative di miglioramento dei processi dove sono più necessarie. Perché è importante Consente l'analisi dei processi per unità aziendale, aiutando a identificare comportamenti specifici del dipartimento, `bottleneck` o problemi di `conformità`. Dove trovare Queste informazioni sono tipicamente ottenute dai `dati` del profilo del dipendente all'interno di SAP Concur, che spesso si sincronizzano con un sistema HRIS. Esempi VenditeMarketingRicerca e SviluppoFinanza
	Flag di Violazione della Politica PolicyViolationFlag	Indica se il rapporto di spesa è stato segnalato per una violazione della politica.
Descrizione Un `attributo` booleano che è vero se un controllo automatico o manuale ha rilevato una violazione della politica all'interno del rapporto di spesa. Questo potrebbe riferirsi al superamento dei limiti di spesa, all'utilizzo di fornitori non preferiti o alla mancanza della documentazione richiesta. Questo flag è cruciale per la `dashboard` 'Panoramica sulla Conformità delle Politiche di Spesa' e il KPI 'Tasso di Violazione delle Politiche', aiutando le organizzazioni a monitorare e far rispettare le proprie politiche di spesa. Perché è importante Supporta direttamente l'analisi della `conformità`, aiutando a misurare e migliorare l'adesione alle politiche di spesa aziendali e a ridurre il rischio finanziario. Dove trovare Questo è spesso un `flag` generato dal sistema in SAP Concur basato sulle politiche di spesa configurate. Può essere trovato nei `dati` a livello di nota spese. Esempi truefalse
	ID Approvatore ApproverId	L'identificatore del manager o dell'utente finanziario responsabile dell'approvazione della nota spese.
Descrizione Questo `attribute` cattura l'ID utente della persona che esegue un'`activity` di approvazione. È distinto dall'ID utente generico del 'Processore' in quanto si riferisce specificamente ai passi di approvazione. Questi `dati` sono essenziali per la `dashboard` 'Performance e Routing degli Approvatori', consentendo l'analisi dei tempi di approvazione, dei tassi di rifiuto e dei carichi di lavoro per approvatore. Aiuta a identificare routing incoerenti e opportunità per bilanciare i carichi di lavoro. Perché è importante Consente un'analisi dettagliata delle prestazioni dei responsabili delle approvazioni, aiutando a ottimizzare i `workflow` di approvazione e a identificare le opportunità di formazione. Dove trovare Queste informazioni fanno parte dei `dati` del `workflow` o della traccia di `audit`, collegati ai passi di approvazione in SAP Concur. Esempi m.joness.lee987654
	ID Utente Elaboratore ProcessorUserId	L'identificatore del dipendente o dell'utente di sistema che ha eseguito l'`activity`.
Descrizione Questo `attribute` identifica la persona responsabile di una data `activity`, come il dipendente che presenta la nota spese, il manager che la approva o il membro del team finanziario che la elabora. L'analisi del processore consente l'analisi della distribuzione del carico di lavoro, i confronti delle prestazioni tra utenti o team e la comprensione di come il lavoro viene instradato. È fondamentale per le `dashboard` relative alle prestazioni degli approvatori e al carico di lavoro finanziario. Perché è importante Consente l'analisi della distribuzione del carico di lavoro, delle prestazioni degli utenti e dell'allocazione delle risorse, il che è fondamentale per identificare le esigenze di formazione e i miglioramenti di processo. Dove trovare Trovato nei `dati` dell'`audit trail` di un rapporto di spesa, spesso associato a passi del `workflow` come approvazione o presentazione. Esempi j.doe789123asmith
	Importo Totale Nota Spese ReportTotalAmount	Il valore monetario totale della nota spese.
Descrizione Questo `attribute` cattura la somma di tutte le spese dichiarate in una singola nota spese. È una metrica fondamentale per l'analisi finanziaria, consentendo la stratificazione delle note spese per valore. Le note spese di alto valore potrebbero seguire percorsi di approvazione diversi o richiedere maggiore controllo, e l'analisi di questo importo aiuta a comprendere i driver di costo, i rischi di `conformità` e l'impatto finanziario. Perché è importante Fornisce un contesto finanziario critico, consentendo l'analisi basata sul valore monetario, come l'identificazione di rapporti ad alto costo che potrebbero richiedere un audit aggiuntivo. Dove trovare Questo è un campo a livello di intestazione sulla nota spese, disponibile nelle estrazioni di `dati` standard da SAP Concur. Esempi 150.752500.0089.50
	È una Rilavorazione IsRework	Un flag calcolato che indica se il rapporto è stato rimandato indietro per revisione in qualsiasi momento.
Descrizione Questo è un `attribute` booleano derivato che è vero se una nota spese ha subito almeno un ciclo di revisione, identificato dal verificarsi dell'`activity` 'Nota Spese Rimandata per Revisione'. Questo `flag` semplifica il calcolo del KPI 'Tasso di Rilavorazione Nota Spese' e consente un facile filtraggio e confronto tra le note spese approvate al primo passaggio e quelle che hanno richiesto rilavorazione. Analizzare questi `case` aiuta a individuare le ragioni comuni di rifiuto e a migliorare la qualità al primo tentativo. Perché è importante Semplifica l'analisi dell'inefficienza dei processi segnalando direttamente i `case` che hanno richiesto lavoro aggiuntivo, contribuendo a quantificare e ridurre la rilavorazione. Dove trovare Questo `attribute` non è presente nel sistema sorgente. Viene calcolato durante la trasformazione dei `dati` verificando se l'`activity` 'Nota Spese Rimandata per Revisione' esiste per un dato ID `Case`. Esempi truefalse
	Esito dell'Audit AuditOutcome	Il risultato di un `audit` manuale o automatizzato della nota spese.
Descrizione Questo `attribute` registra la decisione finale di una revisione `audit`, che può essere 'Superato', 'Fallito', o 'Superato con Avviso'. È un input diretto per il KPI 'Frequenza dei Rilievi di Audit'. L'analisi degli esiti degli `audit` aiuta a identificare le ragioni comuni dei fallimenti degli `audit`, come ricevute mancanti o non-`conformità` alle politiche, e fornisce un `feedback loop` per migliorare i controlli `front-end` e la formazione dei dipendenti. Perché è importante Misura direttamente l'efficacia dei controlli di `conformità` ed è essenziale per monitorare e ridurre i rischi e i costi legati all'audit. Dove trovare Queste informazioni provengono dal modulo `audit` o dal servizio di `audit` all'interno di SAP Concur. Sono disponibili se l'organizzazione utilizza questa funzionalità. Esempi ApprovatoFallito - Ricevuta MancanteSuperato con AvvisoNon Audito
	Paese del dipendente EmployeeCountry	Il paese del dipendente che presenta la nota spese.
Descrizione Questo `attribute` identifica il paese in cui ha sede il dipendente. È una dimensione chiave per l'analisi nelle organizzazioni globali, consentendo confronti delle prestazioni dei processi, dei tassi di `conformità` e dei costi tra diverse regioni. Regolamenti, politiche e comportamenti degli utenti specifici del paese possono portare a significative variazioni di processo che sono importanti da comprendere. Perché è importante Consente il benchmarking a livello regionale e nazionale delle prestazioni di processo e della `conformità`, il che è vitale per l'armonizzazione globale dei processi. Dove trovare Questi `dati` fanno parte del profilo utente del dipendente in SAP Concur, tipicamente sincronizzati da un sistema HR centrale. Esempi Stati UnitiDEUGBRJPN
	Stato della Nota Spese ReportStatus	Lo stato attuale della nota spese nel suo ciclo di vita.
Descrizione Questo `attribute` indica lo stato attuale del `case` della nota spese, come 'In Attesa di Approvazione', 'Approvato per Pagamento', o 'Pagato'. Mentre il `Process Mining` utilizza principalmente la sequenza delle `activities`, lo stato finale di un `case` è utile per filtrare e segmentare le note spese. Ad esempio, l'analisi potrebbe concentrarsi solo sulle note spese completate ('Pagato') o indagare su note spese bloccate in un particolare stato per lungo tempo. Perché è importante Fornisce un'istantanea dello stato attuale di un `case`, utile per filtrare i rapporti in corso rispetto a quelli completati e per il monitoraggio operativo. Dove trovare Questo è un campo di stato primario a livello di intestazione di una nota spese in SAP Concur. Esempi Inviato e in Attesa di ApprovazioneApprovato e in Revisione ContabilePagatoRifiutato
	Tempo del Ciclo di Approvazione ApprovalCycleTime	La durata calcolata da quando una nota spese viene inviata fino a quando non è completamente approvata dal dipartimento finanziario.
Descrizione Questa metrica calcolata misura il tempo totale trascorso tra le `activities` 'Nota Spese Inviata' e 'Approvata dalla Finanza'. È una misura diretta del KPI 'Tempo del Ciclo di Approvazione delle Spese'. L'analisi di questa durata aiuta a identificare i `bottleneck` nella catena di approvazione, sia a livello di manager che di finanza, ed è critica per le iniziative volte ad accelerare il processo di approvazione. Perché è importante Quantifica l'efficienza del processo di approvazione principale, influenzando direttamente la velocità con cui i dipendenti vengono rimborsati e quanto sforzo manuale viene impiegato nell'attesa. Dove trovare Questa metrica viene calcolata durante l'analisi dei `dati` prendendo la differenza di `timestamp` tra gli `event` 'Approvata dalla Finanza' e 'Nota Spese Inviata' per ogni `case`. Esempi 2 giorni 4 ore1 giorno 8 ore 30 minuti5 giorni
	Tempo di Ciclo End-to-End EndToEndCycleTime	Il tempo totale dalla creazione della nota spese alla registrazione contabile finale.
Descrizione Questa metrica calcolata misura l'intera durata del processo di gestione delle spese per una singola nota spese. Viene tipicamente calcolata come la differenza di tempo tra il primo `event`, 'Nota Spese Creata', e l'ultimo `event`, 'Contabilità Registrata'. Questo fornisce una visione olistica delle prestazioni del processo ed è la base per il KPI 'Tempo Medio del Ciclo End-to-End', utilizzato per tracciare i miglioramenti complessivi dell'efficienza del processo. Perché è importante Fornisce una misura di alto livello della velocità dell'intero processo, dall'inizio alla fine, che è un indicatore chiave dell'efficienza complessiva. Dove trovare Questa metrica viene calcolata durante l'analisi dei `dati` prendendo la differenza di `timestamp` tra gli `event` più antico e più recente per ogni `case` completato. Esempi 10 giorni 2 ore15 giorni8 giorni 12 ore
	Tipo di Pagamento PaymentType	Indica il metodo di pagamento per le spese, come Carta Aziendale o Anticipate di Tasca Propria.
Descrizione Questo `attribute` distingue tra le spese pagate con una carta di credito aziendale e quelle pagate personalmente dal dipendente (di tasca propria) in attesa di rimborso. Il tipo di pagamento può influenzare significativamente il flusso del processo. Ad esempio, le transazioni con carta aziendale possono richiedere passaggi di riconciliazione aggiuntivi, mentre le spese anticipate sono direttamente legate alla soddisfazione del dipendente tramite la velocità del rimborso. Perché è importante Aiuta a differenziare tra varianti di processo per le spese con carta aziendale e quelle anticipate di tasca propria, che spesso hanno requisiti di elaborazione e rischi diversi. Dove trovare Questo è un campo standard a livello di voce di spesa all'interno di SAP Concur. Esempi Carta AziendaleAnticipo di Tasca PropriaAnticipo Contante
	Valuta della Nota Spese ReportCurrency	La valuta in cui è stata inviata la nota spese.
Descrizione Questo `attribute` specifica il codice valuta, come USD o EUR, per l'importo totale richiesto nella nota spese. È essenziale per qualsiasi analisi finanziaria assicurare che gli importi siano correttamente interpretati e confrontati. Nelle organizzazioni globali, l'analisi delle spese per valuta può fornire `insights` sui modelli di spesa regionali e sugli impatti del cambio valuta. Perché è importante È essenziale per una rendicontazione e un'analisi finanziaria accurate, specialmente per le aziende multinazionali che gestiscono più valute. Dove trovare Questo è un campo standard a livello di intestazione sulla nota spese in SAP Concur. Esempi USDEURGBPJPY

Obbligatorio Consigliato Facoltativo

Attività di Gestione delle Spese

Questi sono i passi chiave del processo e le `milestone` da catturare nel Suo `event log` per una scoperta e ottimizzazione accurate del Suo processo di gestione delle spese.

6 Consigliato 8 Facoltativo

	Activity	Descrizione
	Approvato dal Manager	Il responsabile di linea esamina la nota spese e la approva, facendola avanzare al passo successivo nel `workflow`. Questa azione è catturata come un cambio di stato ed è registrata con i dettagli dell'approvatore e un `timestamp`.
Perché è importante Questa è una `milestone` chiave di approvazione. Tracciare questo aiuta ad analizzare i tempi del ciclo di approvazione del manager e a identificare i `bottleneck` nel primo livello di revisione. Dove trovare Registrato nelle tabelle di cronologia del `workflow` o di approvazione in SAP Concur, collegato all'ID della nota spese. Include l'identità dell'approvatore e un `timestamp` di approvazione. Acquisisci `Evento` registrato nella cronologia delle approvazioni in seguito all'azione di approvazione del manager. Tipo di evento explicit
	Approvato dalla Finanza	Il team finanziario o di `audit` completa la revisione e concede l'approvazione finale per il rimborso. Questa è una `milestone` critica catturata come un `event` esplicito nella cronologia delle approvazioni.
Perché è importante Questo `event` segna la fine dell'intero ciclo di approvazione. È il punto finale per misurare il tempo complessivo del ciclo di approvazione e il `trigger` per il processo di rimborso. Dove trovare Registrato nelle tabelle di cronologia del `workflow` in SAP Concur. Questo `event` include l'identità dell'approvatore e un `timestamp` di approvazione finale. Acquisisci `Evento` registrato nella cronologia delle approvazioni in seguito all'azione di approvazione del team finanziario. Tipo di evento explicit
	Rapporto di Spesa Creato	Segna l'avvio di un nuovo rapporto di spesa da parte di un dipendente. Questo `evento` viene catturato quando un utente salva un nuovo rapporto di spesa per la prima volta, generando un ID Rapporto di Spesa univoco.
Perché è importante Questo è il punto di partenza per tutti i calcoli del tempo del ciclo end-to-end. Fornisce la `baseline` per misurare la durata totale del processo. Dove trovare Tipicamente registrato esplicitamente nelle tabelle di `audit trail` di SAP Concur, come una tabella di intestazione nota spese, con un `timestamp` di creazione quando viene generato un nuovo ID nota spese. Acquisisci `Evento` registrato alla creazione di una nuova voce del rapporto. Tipo di evento explicit
	Rapporto di Spesa Inviato	Il dipendente invia formalmente la nota spese compilata per l'approvazione. Questa è un'azione chiave guidata dall'utente che cambia lo stato della nota spese da 'Bozza' a 'Inviata' e attiva il `workflow` di approvazione.
Perché è importante Questa `activity` è una `milestone` critica che segna l'inizio del ciclo di approvazione. È essenziale per misurare i tempi di approvazione del manager e del dipartimento finanziario. Dove trovare Registrato esplicitamente nell'`audit trail` di SAP Concur. Lo stato dell'intestazione del rapporto cambia e viene registrato un `timestamp` di invio. Acquisisci `Evento` catturato dal campo `timestamp` di invio del rapporto o dal `log` del `workflow`. Tipo di evento explicit
	Registrato in Contabilità	La transazione finanziaria per il rimborso viene ufficialmente registrata nel libro mastro generale dell'azienda. Questo passo finale viene spesso registrato quando i `dati` vengono estratti e caricati nel sistema ERP.
Perché è importante Questa è l'`activity` finale nel processo end-to-end. È essenziale per misurare il tempo completo del ciclo di processo e il ritardo di registrazione contabile. Dove trovare Tipicamente proviene dal sistema ERP finanziario collegato. L'`event` viene catturato dalla data di registrazione associata alla voce di diario della nota spese. Acquisisci `Evento` catturato dalla `data` di registrazione nel sistema finanziario, collegato all'ID del rapporto. Tipo di evento explicit
	Rimborso Eseguito	Il pagamento viene elaborato e i fondi vengono erogati al dipendente. Questo è tipicamente un `event` esplicito attivato dal sistema di pagamento, che poi aggiorna lo stato in SAP Concur.
Perché è importante Segna il completamento del passaggio di pagamento ed è fondamentale per la soddisfazione dei dipendenti. È il punto finale per misurare l'efficienza del rimborso. Dove trovare Catturato dal campo della `data` di elaborazione del pagamento o da un aggiornamento di stato da un sistema di pagamento integrato. Viene spesso utilizzata la 'Data di Pagamento' sul rapporto. Acquisisci Catturato dal campo della `data` di elaborazione del pagamento o da un aggiornamento di stato da un sistema di pagamento integrato. Tipo di evento explicit
	Immagine delle Ricevute Allegata	Rappresenta l'azione di un utente che carica un'immagine di una ricevuta e la allega a una nota spese. Questo viene tipicamente registrato come un `event` esplicito nei log di `audit` del sistema per ogni allegato.
Perché è importante L'analisi della tempistica e della frequenza di questa attività aiuta a comprendere il comportamento degli utenti e a identificare i ritardi tra la creazione del rapporto e la sua prontezza per la presentazione. Dove trovare Registrato nei log di immagini o allegati di SAP Concur, collegato all'ID specifico della nota spese. La traccia di controllo del sistema spesso cattura questa azione dell'utente con un `timestamp`. Acquisisci `Evento` registrato quando un file immagine viene caricato con successo e collegato al rapporto. Tipo di evento explicit
	Manager Rifiutato	Il responsabile di linea rifiuta la nota spese, interrompendo tipicamente il processo a meno che non possa essere risottomessa. Questo è un `event` terminale per il `workflow` corrente, catturato con uno stato finale 'Rifiutato'.
Perché è importante Questa `activity` rappresenta un'eccezione o un fallimento del processo. Analizzare i rifiuti aiuta a comprendere le ragioni della non-`conformità` o delle richieste non valide. Dove trovare Registrato nella cronologia delle approvazioni di SAP Concur con stato 'Rifiutato' e un `timestamp`. Il `workflow` per il rapporto è terminato. Acquisisci `Evento` registrato nella cronologia delle approvazioni in seguito all'azione di rifiuto del manager. Tipo di evento explicit
	Nota Spese Rimandata per Revisione	Un responsabile delle approvazioni, sia esso un manager o un revisore finanziario, restituisce il rapporto di spesa al dipendente per la correzione. Questa è un'azione esplicita che riporta lo stato del rapporto a uno stato di bozza o in sospeso per il dipendente.
Perché è importante Questa `activity` è l'indicatore primario di rilavorazione e inefficienza del processo. Analizzare la sua frequenza aiuta a identificare errori comuni e a migliorare i tassi di approvazione al primo passaggio. Dove trovare Catturato nella cronologia del `workflow` di SAP Concur. Il sistema registra l'azione 'Rimanda Indietro' con un `timestamp` e spesso richiede un commento dal responsabile delle approvazioni. Acquisisci `Evento` catturato dal `log` del `workflow` quando un responsabile delle approvazioni esegue l'azione 'Rimanda Indietro'. Tipo di evento explicit
	Revisione Audit Richiesta	La nota spese viene instradata a un team di `audit` o `conformità` per un ulteriore esame. Questo è spesso attivato da tipi o importi specifici di spese ed è catturato da un cambio di stato che indica l'ingresso nella coda di `audit`.
Perché è importante Identifica un passaggio aggiuntivo, spesso dispendioso in termini di tempo, nel processo. L'analisi di questo percorso è importante per comprendere i ritardi per tipi di rapporto specifici. Dove trovare Dedotto da un cambio di stato nel `workflow` del rapporto, come il passaggio a uno stato di 'Audit in Sospeso' o 'In Coda Audit'. Acquisisci Derivato da un cambio nel campo dello stato del rapporto a un valore relativo all'audit. Tipo di evento inferred
	Revisione Finanziaria Avviata	La nota spese entra nella coda del team finanziario o di contabilità fornitori per la revisione finale. Questo `event` è dedotto dal `timestamp` quando lo stato della nota spese cambia in 'In Attesa di Revisione Finanziaria' o uno stato simile.
Perché è importante Segna l'inizio del ciclo di revisione finanziaria. Questo è un punto di partenza chiave per misurare il carico di lavoro e l'efficienza del team finanziario. Dove trovare Dedotto dal `log` del `workflow` o dalla cronologia dello stato, specificamente dal `timestamp` associato al rapporto che entra in uno stato di 'Revisione Contabile in Sospeso' o simile. Acquisisci Dedotto dal `timestamp` del cambio di stato a 'Revisione Finanziaria in Sospeso'. Tipo di evento inferred
	Rifiutato dalla Finanza	Il team finanziario rifiuta la nota spese, il che di solito termina il processo per quella richiesta. Questo è un risultato negativo finale catturato come stato 'Rifiutato' dall'approvatore finanziario.
Perché è importante Rappresenta un arresto definitivo del processo da parte dell'approvatore finale. L'analisi di questi rifiuti è fondamentale per migliorare la `conformità` e la qualità dei `dati`. Dove trovare Registrato nella cronologia delle approvazioni di SAP Concur con stato 'Rifiutato', `timestamp` e l'identità del responsabile finanziario. Acquisisci `Evento` registrato nella cronologia delle approvazioni in seguito all'azione di rifiuto del team finanziario. Tipo di evento explicit
	Rimborso Pianificato	Dopo l'approvazione finale, il rapporto di spesa viene inviato a un sistema di pagamento e messo in coda per il rimborso. Questo è spesso dedotto quando il rapporto passa allo stato di 'Pagamento in Sospeso' o 'Approvato per il Pagamento'.
Perché è importante Questa `activity` segna la transizione dall'approvazione al pagamento. È il punto di partenza per misurare il tempo di esecuzione del rimborso. Dove trovare Può essere dedotto da un cambio di stato a 'Inviato per il Pagamento'. Nei sistemi integrati, questo potrebbe essere un `evento` esplicito dalla creazione di un lotto di pagamento. Acquisisci Dedotto dal `timestamp` del cambio di stato a uno stato di pagamento in sospeso. Tipo di evento inferred
	Violazione della Politica Segnalata	Una regola di sistema automatizzata o un revisore manuale segnala il rapporto di spesa per una violazione della politica. Questo può essere dedotto da un flag specifico o un codice di eccezione applicato al rapporto o a una singola voce.
Perché è importante Questo `event` è critico per la `dashboard` Panoramica della `Conformità` alle Politiche. Consente l'analisi dei tipi di violazione frequenti e aiuta a migliorare l'adesione alle politiche. Dove trovare Dedotto da modifiche in un flag di violazione delle politiche o in un campo codice di eccezione all'interno dei `dati` del rapporto. Potrebbe non essere un `evento` discreto ma un cambiamento nello stato di un `attributo`. Acquisisci Dedotto da un cambiamento nell'`attributo` 'Policy Violation Flag' da falso a vero. Tipo di evento inferred

Consigliato Facoltativo

Guide all'Estrazione

Come ottenere i Suoi `dati` da SAP Concur

Fasi

Accedere a SAP Concur: Effettui il login a SAP Concur con un account utente che abbia i permessi richiesti, come Web Services Administrator o Expense Processor, per configurare ed eseguire gli estratti.
Navigare alla Configurazione dell'Estratto: Vada al menu Amministrazione. Selezioni Azienda, quindi navighi a Strumenti. Dall'elenco degli strumenti, scelga Standard Accounting Extract.
Definire l'Estratto: Crei una nuova definizione di estratto o selezioni una esistente da modificare. Dia all'estratto un nome descrittivo, ad esempio, ProcessMind_Event_Log_Extract.
Configurare i Campi dell'Estratto: Questo è il passo più critico. Esamini le schede di configurazione e selezioni i campi necessari per costruire l'Event Log. Si assicuri di includere:
- Dati Intestazione Rapporto: Report ID, Report Create Date, Report Submit Date, Report Total, campi Employee Org Unit, Paid Date, Processing Payment Date.
- Storico del Workflow: Abiliti l'esportazione dei dati dell'audit trail del workflow. Questo è cruciale per catturare eventi di approvazione, rifiuto e invio indietro. Includa campi come Workflow Step Code, Workflow Step Date e Approver Login ID.
- Dati Eccezioni: Includa campi come Has Exception o codici di eccezione specifici per identificare violazioni delle politiche.
Impostare il Formato File e la Consegna: Configuri il formato del file di output come file di testo delimitato, come delimitato da pipe (|) o da virgola. Si assicuri che la codifica dei caratteri sia impostata su UTF-8. Specifichi il metodo di consegna, che è tipicamente al sito SFTP designato dell'azienda.
Pianificare l'Estratto: Configuri una pianificazione ricorrente per l'estrazione in modo che venga eseguita automaticamente. Si raccomanda una pianificazione giornaliera per mantenere i dati di processo aggiornati.
Eseguire l'Estratto Iniziale: Per il caricamento iniziale dei dati, esegua manualmente l'estrazione per un periodo storico, ad esempio, gli ultimi 3-6 mesi. Questo viene fatto dalla schermata 'Run Extract'.
Scaricare i File dell'Estratto: Una volta completata l'esecuzione dell'estratto, i file di output saranno disponibili sul Suo server SFTP. L'output può consistere in più file, come un file di intestazione del rapporto, un file di voci di diario e un file di storico del workflow.
Trasformare i Dati: I file estratti grezzi non sono in formato Event Log. Utilizzi uno script (es. Python, PowerShell) o uno strumento ETL per elaborare e combinare questi file. Lo script deve eseguire il pivot dei dati, creando una riga distinta per ogni attività aziendale (es. Creato, Inviato, Approvato) basata sulle date e sui passi del workflow nei file.
Generare l'Event Log: Lo script di trasformazione dovrebbe produrre un singolo file CSV con le colonne specificate nei requisiti dei dati, includendo ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp e altri attributi.
Caricare su ProcessMind: Carichi il file CSV finale e trasformato nel Suo progetto ProcessMind per l'analisi.

Configurazione

Definizione dell'Estratto: Utilizzi la funzione Standard Accounting Extract disponibile in Amministrazione > Strumenti.
Fonti di Dati Chiave: La configurazione deve estrarre dati da più tipi di record all'interno di Concur. Si assicuri che i seguenti siano abilitati nella Sua definizione di estratto:
- Record Intestazione Rapporto: Per i dettagli principali del rapporto e le date chiave.
- Record Audit Trail del Workflow: Essenziale per catturare tutte le fasi di approvazione, rifiuto e revisione con i loro timestamp specifici e gli ID utente.
- Dati del Profilo Dipendente: Per includere attributi come EmployeeDepartment.
Intervallo di Date: L'estrazione viene eseguita per i record modificati entro un intervallo di date specifico. Per il caricamento iniziale, configuri un periodo storico di 3-6 mesi. Per gli aggiornamenti continui, l'estrazione dovrebbe essere eseguita quotidianamente per i dati del giorno precedente.
Formato File: Si raccomanda un file di testo delimitato da pipe (|) per evitare conflitti con le virgole nei campi di testo. Utilizzi la codifica UTF-8.
Prerequisiti: L'utente che configura ed esegue l'estrazione deve avere ruoli amministrativi in Concur, tipicamente 'Web Services Administrator' o permessi per 'Expense Configuration' e 'Processor'. È richiesto anche l'accesso al server SFTP dove Concur consegna i file.

a Query di Esempio config

-- This is a logical representation of the transformation required to convert the
-- SAP Concur Standard Accounting Extract files into a process mining event log.
-- The source files (e.g., ReportHeader.csv, WorkflowHistory.csv) are the output of the extract.

-- Activity: Expense Report Created
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Created' AS ActivityName,
    ReportCreateDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv

UNION ALL

-- Activity: Expense Report Submitted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Manager Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Report Sent Back for Revision
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Report Sent Back for Revision' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Send Back'

UNION ALL

-- Activity: Manager Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Finance Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Finance Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Scheduled
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
    PaymentProcessingDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaymentProcessingDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Executed
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
    PaidDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaidDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Accounting Posted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Accounting Posted' AS ActivityName,
    ExtractDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ExtractDate IS NOT NULL

-- The following activities are more complex and may require specific configuration or inference.
-- The logic provided is a common approach.

UNION ALL

-- Activity: Receipts Image Attached (inferred from first submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Receipts Image Attached' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp, -- This is an approximation; precise time is not in standard extracts
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasImage = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Policy Violation Flagged (inferred from exception flag at time of submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasException = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Audit Review Required (inferred from workflow step)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Audit Review Required' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Audit%'

UNION ALL

-- Activity: Finance Review Started (inferred from entering Processor queue)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Review Started' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Processor Review%';

Fasi

Prerequisiti e Configurazione dell'Ambiente: Si assicuri di avere Python 3.6 o versione successiva installato sul Suo sistema. Installi le librerie Python richieste, pandas per la manipolazione dei dati e requests per effettuare chiamate API, eseguendo il comando: pip install pandas requests.
Ottenere le Credenziali API: Effettui il login alla Sua istanza SAP Concur con un utente che abbia il ruolo di "Web Services Administrator". Navighi in Amministrazione > Azienda > Web Services per registrare una nuova applicazione. Prenda nota del Client ID, del Client Secret e del Base URI della Sua azienda (es. https://us.api.concursolutions.com). Queste credenziali sono necessarie per l'autenticazione OAuth 2.0.
Configurare lo Script Python: Copi lo script Python fornito in un file, ad esempio, extract_concur_events.py. Nello script, individui le variabili placeholder nella sezione di configurazione e le sostituisca con il Suo Client ID, Client Secret e Base URI effettivi.
Impostare i Parametri di Estrazione: Definisca l'intervallo di date per l'estrazione dei dati impostando le variabili START_DATE e END_DATE nello script. Si raccomanda di iniziare con un intervallo di date più piccolo, ad esempio un mese, per testare il processo di estrazione.
Eseguire lo Script: Esegua lo script dal Suo terminale utilizzando il comando: python extract_concur_events.py. Lo script si autenticherà con l'API di SAP Concur, recupererà un elenco di rapporti di spesa entro l'intervallo di date specificato e quindi recupererà informazioni dettagliate per ogni rapporto.
Elaborazione Dati API: Lo script itera attraverso l'intestazione, le voci e l'audit trail di ogni rapporto. Mappa i punti dati API, come CreateDate, SubmitDate, gli stati di pagamento e le voci di audit trail, alle attività di processo richieste come 'Expense Report Created', 'Manager Approved' e 'Reimbursement Executed'.
Gestione della Paginazione API: L'API Concur Reports v4 restituisce risultati paginati. Lo script gestisce automaticamente questo aspetto controllando la presenza di un URL nextPage nella risposta API ed effettuando richieste successive fino a quando tutti i rapporti per il periodo dato non sono stati recuperati.
Assemblaggio dell'Event Log: Per ogni attività identificata, lo script costruisce un record contenente ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp e tutti gli altri attributi richiesti e raccomandati. Questi record sono raccolti in un'unica lista.
Trasformare ed Esportare i Dati: Una volta che tutti i rapporti sono stati elaborati, lo script utilizza la libreria pandas per convertire l'elenco dei record di evento in un DataFrame strutturato. Questo DataFrame viene quindi esportato in un file CSV chiamato concur_event_log.csv nella stessa directory in cui è stato eseguito lo script.
Preparare per il Caricamento: Il file concur_event_log.csv generato è formattato e pronto per il caricamento nella piattaforma ProcessMind. Non sono necessarie ulteriori modifiche strutturali.

Configurazione

Credenziali API: Deve avere un'applicazione client registrata nell'amministrazione dei Servizi Web di SAP Concur. Lo script richiede quanto segue per l'autenticazione:
- Client ID: L'identificatore univoco per la Sua applicazione.
- Client Secret: La chiave segreta per la Sua applicazione.
- Base URI: L'URL di base per l'API della Sua istanza Concur (es. https://us.api.concursolutions.com).
Filtri Intervallo di Date: Lo script utilizza un filtro lastModifiedDate per estrarre i rapporti modificati entro un periodo di tempo specifico. È cruciale impostare i parametri START_DATE e END_DATE per controllare il volume dei dati. Per un'estrazione iniziale, si raccomanda un periodo di 3-6 mesi.
Endpoint API: Lo script interagisce principalmente con i seguenti endpoint dell'API REST v4 della Piattaforma SAP Concur:
- POST /oauth2/v0/token: Per ottenere un token di accesso OAuth 2.0.
- GET /expensereports/v4/reports: Per recuperare un elenco di rapporti di spesa basati su filtri.
- GET /expensereports/v4/reports/{reportId}: Per recuperare i dettagli completi di uno specifico rapporto di spesa, inclusi l'audit trail e le informazioni di pagamento.
Considerazioni sulle Prestazioni: L'estrazione di dati per lunghi periodi può comportare un gran numero di chiamate API. L'API Concur applica limiti di frequenza. Per set di dati molto grandi, potrebbe essere necessario migliorare lo script con intervalli di attesa o una gestione degli errori più robusta per gestire questi limiti e prevenire i timeout.
Permessi Utente: I dati restituiti dall'API sono limitati dai permessi dell'account utente associato alle credenziali API. Si assicuri che l'utente abbia permessi sufficienti per visualizzare tutti i dati necessari dei rapporti di spesa in tutta l'organizzazione.

a Query di Esempio python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Section --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Concur API credentials and settings
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'
BASE_URI = class="hl-string">'https://us.api.concursolutions.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># Or your specific regional URI

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00.000Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30T23:59:59.000Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- End Configuration Section --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Concur API to get an OAuth 2.0 access token."""
    token_url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/oauth2/v0/token'
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(token_url, headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        token_data = response.json()
        return token_data.get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error getting access token: {e}')
        return None

def get_reports(token, next_page_url=None):
    class="hl-string">"""Fetches a paginated list of expense reports."""
    if next_page_url:
        url = next_page_url
    else:
        url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports?lastModifiedDateAfter={START_DATE}&lastModifiedDateBefore={END_DATE}'
    
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching reports list: {e}')
        return None

def get_report_details(token, report_id):
    class="hl-string">"""Fetches the full details for a single expense report."""
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports/{report_id}'
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching details for report {report_id}: {e}')
        return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">'Could not obtain access token. Exiting.')
        return

    print(class="hl-string">'Successfully obtained access token. Starting report extraction...')
    event_log = []
    last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    next_page = None
    page_count = 1

    while True:
        print(fclass="hl-string">'Fetching page {page_count} of reports...')
        reports_data = get_reports(access_token, next_page)
        if not reports_data or not reports_data.get(class="hl-string">'value'):
            print(class="hl-string">'No more reports found or API error.')
            break

        for report_summary in reports_data[class="hl-string">'value']:
            report_id = report_summary.get(class="hl-string">'id')
            if not report_id:
                continue

            details = get_report_details(access_token, report_id)
            if not details:
                continue

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Base Attributes for all events related to this report --- #
            base_event = {
                class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                class="hl-string">'ReportTotalAmount': details.get(class="hl-string">'approvedAmount', {}).get(class="hl-string">'value'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': details.get(class="hl-string">'orgUnit', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PolicyViolationFlag': details.get(class="hl-string">'hasExceptions'),
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'SAP Concur',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
            }

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity: Expense Report Created --- #
            event_log.append({
                **base_event,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
                class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'createDate'),
                class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ApproverId': None,
                class="hl-string">'ExpenseCategory': None
            })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Audit Trail --- #
            for audit_entry in details.get(class="hl-string">'auditTrail', []):
                action = audit_entry.get(class="hl-string">'action')
                activity_name = None
                processor = audit_entry.get(class="hl-string">'processor', {}).get(class="hl-string">'id')
                approver = audit_entry.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'id')
                
                if action == class="hl-string">'Submit':
                    activity_name = class="hl-string">'Expense Report Submitted'
                elif action == class="hl-string">'Approve':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic assumes any approval is class="hl-string">'Manager Approved'. 
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># A more complex system might check processor roles.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Approved'
                elif action == class="hl-string">'Reject':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiating manager vs finance rejection may require checking processor role.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Rejected'
                elif action == class="hl-string">'Recall':
                    activity_name = class="hl-string">'Report Sent Back for Revision'
                
                if activity_name:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': audit_entry.get(class="hl-string">'entryDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': processor,
                        class="hl-string">'ApproverId': approver,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Statuses and Dates --- #
            if details.get(class="hl-string">'approvalStatus', {}).get(class="hl-string">'code') == class="hl-string">'A_APPR': class=class="hl-string">"hl-comment"># Approved
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring Finance Approval from final approval date
                event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'approvedDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ApproverId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            payment_status = details.get(class="hl-string">'paymentStatus', {}).get(class="hl-string">'code')
            if payment_status == class="hl-string">'P_PROC': class=class="hl-string">"hl-comment"># Processing Payment
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paymentProcessingDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            if payment_status == class="hl-string">'P_PAID': class=class="hl-string">"hl-comment"># Paid
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paidDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'isPosted'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'postDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Other Inferred Activities --- #
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The following are examples and may need adjustment based on specific Concur configuration.
            if details.get(class="hl-string">'hasExceptions'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Best guess timestamp
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'workflow', {}).get(class="hl-string">'currentStep', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower().find(class="hl-string">'audit') != -1:
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Audit Review Required',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for activities not directly available via standard fields
            class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">'Receipts Image Attached', class="hl-string">'Finance Review Started' may require parsing specific audit trail descriptions

        next_page = reports_data.get(class="hl-string">'nextPage')
        if not next_page:
            break
        page_count += 1
    
    print(fclass="hl-string">'Extraction complete. Total events generated: {len(event_log)}')

    if event_log:
        df = pd.DataFrame(event_log)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        cols = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'ProcessorUserId', 
                class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'PolicyViolationFlag', class="hl-string">'ApproverId', 
                class="hl-string">'ExpenseCategory', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate']
        df = df[cols]
        df.to_csv(class="hl-string">'concur_event_log.csv', index=False)
        print(class="hl-string">'Event log saved to concur_event_log.csv')
    else:
        print(class="hl-string">'No events were generated.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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